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ARCHIVO PERMANENTE El archivo permanente es el conjunto de documentos relativos a los antecedentes, organizacin, operacin, normatividad jurdica y contable e informacin

financiera y programtico presupuestal de los sujetos de fiscalizacin. Estos documentos son necesarios tanto para realizar auditoras como revisiones o simplemente un estudio previo de los sujetos de fiscalizacin, as como para conocer su naturaleza, estructura y caractersticas operativas. El archivo permanente se integrar a partir de la fase de planeacin de la auditora, cuando se obtenga informacin general sobre el sujeto de fiscalizacin, y se actualizar con la informacin que resulte de otras revisiones o del seguimiento de las recomendaciones. as unidades administrativas de auditora integrarn y actualizarn la informacin de los archivos en carpetas blancas de dos pulgadas de grosor y con tres arillos y utilizarn separadores para dividir la documentacin de cada apartado y en la medida de lo posible entregarn esta informacin en medios electrnicos. El archivo permanente se integrar con los siguientes documentos! "ntecedentes Escritura constitutiva o decreto de creacin y sus modificaciones #ontrato de fideicomiso $elaciones de comit%s o subcomit%s, integrantes, periodo de sesiones y objetivos. &ormatividad interna correspondiente 'rganizacin (anual administrativo )ictamen de la estructura orgnica 'peracin (anual administrativo *procedimientos y polticas+ $eglas de operacin (anuales de integracin y funcionamiento de comit%s $elacin de oficinas, mdulos, almacenes. $elacin de principales programas de cmputo. #atlogo de firmas autorizadas. )irectorio de los servidores p,blicos. -nformacin jurdica, administrativa y fiscal. .oderes especiales otorgados $elacin de impuestos que se encuentra obligado. #onvenios. 'ficios de beneficios fiscales. #onvenios para el pago de impuestos en parcialidades. -nformacin financiera #atlogo de cuentas. /ua contabilizadoras. -nstructivo para el manejo de cuentas. -nformacin programtica y presupuestal .rograma operativo anual .rograma anual de adquisiciones, arrendamientos y prestacin de servicios. "nteproyectos de presupuesto de egresos. .resupuesto autorizado. $evisin de rganos de control interno y e0terno y de otras instancias

$esultados de las auditorias. $eporte de observaciones relevantes de auditora interna. 1eguimiento de observaciones y recomendaciones de auditora interna. )ictamen de estados financieros de auditores e0ternos. 1eguimiento de observaciones y sugerencias de auditores e0ternos. -nforme de trabajos especiales encomendados a auditores e0ternos u otros profesionistas.

PAPELES DE TRABAJO Concepto.- 1on el conjunto de documentos, planillas o c%dulas, en las cuales el auditor registra los datos y la informacin obtenida durante el proceso de "uditora, los resultados y las pruebas realizadas. os papeles de trabajo tambi%n pueden constituir la informacin almacenada en cintas, pelculas u otros medios *dis2ettes+, y puede habilitarse sobre listados, y fotocopias de documentos claves de la organizacin, sin incurrir a e0ceso de copiar todo el archivo. "l preparar el auditor los papeles de trabajo debe evitar acumular e0ceso de documentacin, *#alidad 3s #antidad+, esto se simplifica utilizando marcas de auditoria, es decir, certificando o validando informacin o actuaciones fsicas que se tuvo a la vista, mediante marcas y referencias previamente definidas, tales como! 4 3erificado y cruzado contra registros contables. 5 1umado 6 .orcentaje observado. 7 8otalizado 9 #ifras verificadas. : 1oportes originales vistos. ... entre otras. os papeles de trabajo tienen los siguientes propsitos! 1oportar por escrito la planeacin del trabajo de auditora. -nstrumento o medio de supervisin y revisin del trabajo de auditora. $egistra la evidencia como respaldo de la auditoria y de informe 1e constituye en soporte legal en la medida de requerir pruebas. (emoria escrita de la auditora. En los papeles de trabajo se registran!

a planeacin. a naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditora desarrollados. os resultados as conclusiones e0tradas y las evidencias obtenidas. -ncluyen slo asuntos importantes que se requieran junto con la conclusin del auditor y los hechos que fueron conocidos por el auditor durante el proceso de auditora. a &-" ;)ocumentacin; se<ala que la e0tensin de los papeles de trabajo es un caso de juicio profesional por lo que es necesario y prctico documentar todos los asuntos importantes que el auditor considere. a 1"1 y &-" indican que los papeles de trabajo incluyen, entre otros, las siguientes informaciones! -nformacin referente a la estructura orgnica de la entidad e0aminada. E0tractos o copias de documentos legales importantes, convenios, y estatutos. -nformacin concerniente al entorno econmico y legislativo dentro de los que opera la entidad. Evidencia del proceso de planeamiento incluyendo programas de auditora y cualquier cambio al respecto. Evidencia de la comprensin de los sistemas de contabilidad y de control interno. Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control. Evidencia sobre la evaluacin del trabajo de auditores internos y las conclusiones alcanzadas. Evidencia de que los trabajos realizados por los au0iliares fue supervisado y revisado. "nlisis de transacciones y balances. "nlisis de tendencias e ndice importantes. =n registro de la naturaleza, tiempo y grado de los procedimientos de auditora desarrollados y de los resultados de dichos procedimientos. =na indicacin sobre quien desarroll los procedimientos de auditora y cuando fueron desarrollados. #opias de comunicaciones con otros auditores, e0pertos y otras terceras partes. #opias de cartas o notas referentes a asuntos de auditora comunicados, o discutidos con la entidad, incluyendo los t%rminos del trabajo y las debilidades sustanciales en control interno. #artas de presentacin recibidas de la entidad. #onclusiones alcanzadas por el auditor, concernientes a aspectos importantes de la auditora, incluyendo cmo se resolvieron los asuntos e0cepcionales o inusuales, revelados por los procedimientos del auditor. #opias de los estados financieros, dictamen u otros informes del auditor, etc%tera. Propiedad y custodia de los papeles de trabajo .> os papeles de trabajo son de propiedad de los rganos o firmas de auditora. El auditor debe custodiar con cuidado y vigilancia la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento, y bajo cualquier circunstancia, el carcter secreto de la informacin contenida en los mismos.

Es difcil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo, pero es recomendable conservarlos porque son importantes para auditorias futuras y para cumplir con los requerimientos legales en caso de litigios. Los archivos de papeles de trabajo para cada e0amen pueden dividirse en dos grupos bsicos! "rchivos corrientes y archivos permanentes. os archivos corrientes contiene las informaciones relacionadas con la planificacin y supervisin que no son de uso continuo en auditorias posteriores tales como! $evisiones corrientes de controles administrativos. Estados financieros motivo de auditoria. "nlisis de informacin financiera &otas a los estados financieros. #orrespondencia corriente. *Entrada y salida+ .rogramas de auditora y otros papeles que respaldan las observaciones y .reparacin del informe, inclusive el borrador del informe. os archivos permanentes debern contener informaciones importantes para utilizar en auditorias futuras tales como! El historial legislativo sobre la creacin de la entidad y sus programas y actividades a legislacin de aplicabilidad contin,a en la entidad, polticas y procedimientos de la entidad. ?inanciamiento, organizacin y personal .olticas y procedimientos de presupuestos. #ontabilidad e informes, estatutos, memorias anuales, etc. (anuales, *#ontable, presupuesto, tesoreria, contratacin, almac%n, procesos misionales, entre otros+. En general la informacin que no varia con el tiempo. " manera de ejemplo, a continuacin planteo tres clases de planillas a construir como papeles de trabajo! @/A .lanilla 1umaria> ."1-3' a cual descompone las cifras de @alance y se le asigna referenciacin a todas y cada una de las cuentas. BB 1ubplanilla de disponible. a cual descompone la cuenta de disponible. BBBCD .lanilla analtica> la cual detalla el rubro de @ancos e0presamente. o anterior supone que los papeles de trabajo realizan una descomposicin de los registros de manera deductiva, es decir de lo general a lo particular.