GOVERNO DO ESTADO DO MATO GROSSO

SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO
SUPERINTENDÊNCIA DO SISTEMA DE PATRIMÔNIO, MATERIAIS
E SERVIÇOS

MANUAL DE GERENCIAMENTO DE
UNIDADES DE PATRIMÔNIO,
MATERIAIS E SERVIÇOS

Cuiabá/MT, julho de 2001.

MANUAL DE GERENCIAMENTO DE UNIDADES DE PATRIMÔNIO, MATERIAIS
E SERVIÇOS

AGRADECIMENTOS:

- A DEUS, pois, sem a sua providência divina,

impossível seria a realização deste trabalho.

- À Auditoria Geral do Estado, à Secretaria de

Estado de Fazenda e demais Órgãos Oficiais,
pela valiosa contribuição.

2
MANUAL DE GERENCIAMENTO DE UNIDADES DE PATRIMÔNIO, MATERIAIS
E SERVIÇOS

Equipe Técnica:

- Adriane Benedita Delamônica de Mattos - SAD

- Amílcar Freitas de Almeida – METAMAT
- Antonio Nunes Barbosa Filho – DEP/UFPE
- Arnaldo Barreto Filho – INTERMAT
- Davi Ferreira Botelho – AGE
- Dílson Benedito Alves da Costa – SAGEC-/SEFAZ
- Gonçalo Ferreira de Arruda – SAD
- Ivonildo Caetano Monteiro – INTERMAT
- José Borges de Menezes – EMPAER
- Maria Elaine de Castro – SAD
- Maria de Lourdes Gonçalves P. de Lima – PGE
- Maria Luiza Salustiano – SAD
- Miguel Leite Costa – MP/MT
- Sandra Maria Castilho Ribeiro de Miranda - SEET
- Willians Gonçalves de Oliveira - SAD

Coordenação Técnica/e Redação:

- Prof. Eng. Antonio Nunes Barbosa Filho

Universidade Federal de Pernambuco
Departamento de Engenharia de Produção
Endereço para contato:
Av. Prof. Moraes Rego, 1235 – CEP 50.670-901
Cidade Universitária – Recife/PE
Correio eletrônico: nunes@npd.ufpe.br

Coordenação Administrativa:

- Maria Luiza Salustiano

Secretaria de Estado de Administração de Mato
Grosso/Superintendência do Sistema de
Patrimônio, Materiais e Serviços

Correção textual:

- Profª. Cleonice Nobre de Miranda

ÍNDICE

3
MENSAGEM DO SECRETÁRIO DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO..........................................5

PRIMEIRAS PALAVRAS..........................................................................................................................6

APRESENTAÇÃO......................................................................................................................................7

INTRODUÇÃO...........................................................................................................................................8
1.FATORES QUE INTERFEREM NA POLÍTICA DE AQUISIÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE BENS
PATRIMONIAIS......................................................................................................................................10
1.1. FONTES DE INFORMAÇÃO.......................................................................................................11
1.2 CONCEITOS BÁSICOS.................................................................................................................12
1.3. SOBERANIA DAS CARACTERÍSTICAS DOS MATERIAIS........................................................14
1.4. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS..........................................................................................15
1.5. CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS..............................................................................................18
1.6. DA CARGA E IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS......................................................................21
1.7. DA REQUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO.........................................................................................22
1.8. COMPRAS E SUA PREVISÃO.....................................................................................................23
1.9. FORNECEDORES........................................................................................................................25
1.10. CONTRATOS..............................................................................................................................26
1.11. DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO.........................................................................................28
1.12. DA ARMAZENAGEM.................................................................................................................31
1.13. SANEAMENTO DE MATERIAL.................................................................................................32
1.14. CUIDADOS ESPECIAIS............................................................................................................33
1.15. CONTROLE E RENOVAÇÃO DE ESTOQUES.........................................................................34
1.16. DOS INVENTÁRIOS...................................................................................................................36
1.17. DO DESFAZIMENTO.................................................................................................................37
1.18. A RESPONSABILIDADE AMBIENTAL DO GESTOR DE PATRIMÔNIO................................39
2. DÚVIDAS MAIS FREQÜENTES E SUAS RESPOSTAS................................................................40
CONCLUSÃO...........................................................................................................................................62

BIBLIOGRAFIA.......................................................................................................................................63

ANEXOS....................................................................................................................................................65
COMUNICAÇÃO INTERNA.................................................................................................................66
PEDIDO DE COMPRA...........................................................................................................................66
PEDIDO DE AUTORIZAÇÃO PRÉVIA PARA DESPESAS COM MATERIAL PERMANENTE.....66
CARTA CONVITE..................................................................................................................................66
RECIBO DE CARTA CONVITE............................................................................................................66
MAPA COMPARATIVO DE PREÇOS...................................................................................................66
AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO..............................................................................................66
GUIA DE REMESSA..............................................................................................................................66
REQUISIÇÃO DE MATERIAIS SOLICITADOS E NÃO CONSUMIDOS.........................................66
GUIA DE PRODUÇÃO..........................................................................................................................66
FICHA DE CONTROLE DE ENTRADA E SAÍDA DE MATERIAIS NO ALMOXARIFADO..........66
FICHA DE PRATELEIRA......................................................................................................................66
TERMO DE RESPONSABILIDADE SOBRE BENS MÓVEIS...........................................................66
TERMO DE TRANSFERÊNCIA INTERNA.........................................................................................66
FICHA DE RETIRADA PARA MANUTENÇÃO..................................................................................66

4
DEMONSTRATIVO DO INVENTÁRIO FÍSICO E FINANCEIRO DE BENS MÓVEIS...................66
REQUISIÇÃO DE MATERIAL..............................................................................................................66
TERMO DE DOAÇÃO DE BENS MÓVEIS.........................................................................................66
TERMO DE BAIXA................................................................................................................................66
TERMO DE BAIXA DE PRODUTOS ESPECIAIS...............................................................................66
TERMO DE RECEBIMENTO E INCORPORAÇÃO............................................................................66

MENSAGEM DO SECRETÁRIO DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO

5
 O Governo do Estado de Mato Grosso vem desenvolvendo,
paulatinamente, um Processo de Modernização em todos os setores da
Administração Pública.

No que tange ao gerenciamento das atividades de Patrimônio,

Materiais e Serviços, vale ressaltar que, de 1.980 até os nossos dias, a
metodologia utilizada é procedimental, aquém das exigências atuais para o
desencadeamento de uma administração eficiente, voltada à transparência
e a economicidade.

Neste contexto e após reflexões, o então Secretário de Estado de

Administração Dr. Fausto de Souza Faria tomou a iniciativa de formar uma
equipe com técnicos de vários Órgãos Oficiais, objetivando a proceder
estudos para a elaboração do presente “Manual de Gerenciamento de
Unidades de Patrimônio, Materiais e Serviços”, como instrumento norteador
para a prática ou operacionalização das atividades de aquisição e
administração de bens patrimoniais.

Ao tomar posse no cargo de Secretário de Estado de Administração

em 06 de abril de 2002, e tendo conhecimento de tão importante trabalho,
que disciplina a Política de Administração de Controle de Bens Materiais e
Serviços, assumimos o compromisso de dar continuidade ao mesmo, ou
seja, buscar condições para implantar e operacionalizar os procedimentos
propostos no Manual de Gerenciamento de Unidades de Patrimônio,
Materiais e Serviços, dentro de um Sistema Integrado e Informatizado a ser
adquirido e implantado.

MARCOS HENRIQUE MACHADO

Secretário de Estado de Administração

PRIMEIRAS PALAVRAS...

6
 Há muito tempo, a mim fora solicitado escrever um texto sobre
“Planejamento e Controle do Patrimônio e Material na Empresa Pública”. A
experiência acumulada, ao longo de vários cursos ministrados para
profissionais de organizações públicas e nas muitas turmas da disciplina
“Administração de Materiais” da Universidade Federal de Pernambuco –
UFPE, me dava o suporte para tal tarefa. Faltava apenas um último
incentivo. E ele chegou através de contato com Maria Luiza Salustiano que,
mesmo após a aposentadoria, aceitou o desafio de “pôr em ordem a casa”
no Estado de Mato Grosso. A confiança e o entusiasmo que transmitia a
cada contato foram os últimos incentivos necessários.

Não diria, em realidade, que este escrito pudesse ser considerado um

livro didático, no sentido estrito da palavra livro. Trata-se, tão somente, do
ordenamento do conhecimento básico para gestores de patrimônio público,
escrito com especial atenção à sua forma e na expectativa de que o seu
conteúdo pudesse ser facilmente compreendido, mesmo por aqueles que
não tivessem conhecimentos prévios sobre a temática. O texto foi escrito
como uma conversa simples e sincera sobre aspectos teóricos e sobre a
legislação aplicada.

Espero, sinceramente, que este possa atingir seus objetivos e, quem

sabe, segundo palavras de Maria Luiza, estaremos, com isso, entrando para
a história do patrimônio público neste Estado.

Bondade sua, Maria Luiza. De parabéns, estão você e toda a sua

equipe!

Cuiabá, maio/2002.

ANTONIO NUNES BARBOSA FILHO

APRESENTAÇÃO

A finalidade do presente “Manual de Gerenciamento de Unidades de

Patrimônio” é dar suporte ao bom desenvolvimento das atividades dos
gestores de patrimônio público do Estado de Mato Grosso. Neste sentido, o

7
manual foi estruturado tendo como diretrizes três dimensões, a saber: o
aspecto legal (que diz respeito ao conjunto de normas, que regem o
assunto, nos âmbitos federal e estadual); o aspecto técnico (que coloca
como princípio básico o conhecimento das características dos materiais por
parte desse gestor) e o aspecto de gestão (que diz respeito à tomada de
decisão relativa aos materiais, em termos de seu planejamento e controle).
A ação do gestor, em consonância com essas dimensões, deve resultar na
otimização da relação entre a disponibilidade dos materiais requeridos ao
adequado funcionamento das organizações públicas e ao capital utilizado
para tal fim.

Entendemos como gestor de patrimônio público, todo servidor

responsável pela aquisição, guarda e conservação do patrimônio, material
ou não, de unidades da administração pública direta e indireta.

A estrutura deste documento está composta de blocos de

informações visando a atender a resolução das dúvidas e questionamentos
que possam surgir no cotidiano dos gestores. Assim, em seu conteúdo,
buscamos colocar à disposição destes um breve embasamento teórico, que
julgamos como necessário para o entendimento dos conceitos e de alguns
termos específicos: a lógica do funcionamento do sistema estadual de
gerenciamento do patrimônio, as competências e as formas de contato com
os responsáveis de cada Órgão, no tocante à questão dos materiais, que
abrange uma coletânea da legislação pertinente (em meio magnético –
disquetes), para uso pessoal de cada um dos gestores, bem como a
indicação de onde obter informações atualizadas sobre essa legislação, que
seria condição fundamental para o seu trabalho e, ainda, um conjunto de
perguntas e respostas mais freqüentes sobre a temática.

Esperamos que este trabalho atenda bem aos seus propósitos e que
todos os gestores de patrimônio do Estado de Mato Grosso contribuam para
a sua melhoria, através das sucessivas revisões que, daqui por diante,
deverão ser realizadas.

A COORDENAÇÃO

INTRODUÇÃO

O presente trabalho tem como conseqüência às preocupações

decorrentes de observações e constatações, de que pouco se sabe acerca
da dimensão das atividades do gestor de patrimônio materiais e serviços.

Preocupações estas que foram ampliadas ainda mais, a partir de

questionamentos e reflexões feitas, durante e após a realização do Curso de

8
Planejamento e Controle de Patrimônio, o que conseqüentemente,
desencadeou uma busca de possíveis respostas a este problema.

Considerou-se, importante dizer que, apesar de ser um assunto

tratado por muitos profissionais da área de Patrimônio da atualidade,
sempre que se buscou resposta, encontrou-se mais e mais perguntas,
gerando situações conflituosas e angustiantes.

Os profissionais desta área vêm vivenciando experiências, onde

detectam dificuldades ou entraves dos mais adversos, impedindo a prática
das atividades, tais como: inexistência de procedimentos, que disciplinem o
controle e a movimentação dos bens, faltando, principalmente, informações
que possam refletir a real situação e disposição patrimonial dos mesmos e,
também, de um sistema informatizado e integrado que venha compatibilizar
as informações entre o físico e o contábil.

Por sua vez, a metodologia utilizada é procedimental, amparada pelos

seguintes instrumentos normativos: Portaria nº 426/80, de 17/11/1980,
Decreto nº 16/91, de 15 de março de 1991, Instrução Normativa Conjunta
SAD/AGE/MT nº 01/99, de 01/10/1999, D.O. de 05/10/1999 e Decreto nº
1260, de 29/03/2000 – D.O de 29/03/2000.

Convêm salientar que, de 1980 até os dias atuais, criaram-se outros

documentos legais, voltados para a alteração da estrutura organizacional,
sendo que a SAD se ateve apenas ao controle interno do seu patrimônio.

Neste ideário é que se propõe a elaboração deste Manual, como um

instrumento que atende ao Decreto nº 182/99, de 20 de maio de 1999, que:
“Dispõe sobre implantação do Cadastro Geral dos Bens Móveis da
Administração Direta e Indireta, do Poder Executivo”, e mais precisamente,
o seu artigo 2º que assim prescreve: “Fica o Secretário de Estado de
Administração autorizado a baixar os atos necessários à aplicação do
presente Decreto”.

Finalmente, sinaliza a necessidade da implantação do Sistema

Informatizado do Patrimônio, como fator principal, para se atingir de forma
coordenada, com transparência, economicidade e eficácia, as atividades de
aquisição, controle, guarda e distribuição, objetivo este, da Modernização
Administrativa que vem sendo implantado no Estado de Mato Grosso.

MARIA LUIZA SALUSTIANO

9
 1. FATORES QUE INTERFEREM NA POLÍTICA DE AQUISIÇÃO E
ADMINISTRAÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS

A Unidade de Patrimônio de uma Empresa seja estatal ou não, é de

grande importância, visto que é dentro dela que se processa toda a política
de aquisição, controle, conservação e distribuição de bens, agindo assim em
uma inter-relação com outros seguimentos internos e externos à empresa
em sua totalidade.
Em consonância, com a dimensão de suas atividades, necessária se faz
a demanda por maior qualidade com menor custo, a fim de atender não
apenas às necessidades da sociedade como também às exigências legais
que norteiam estas ações.

10
 Nesta assertiva, é que, a seguir, procurou-se destacar alguns fatores
relevantes a fim de bem delinear a prática da política de aquisição e
administração de Bens Patrimoniais.

1.1. FONTES DE INFORMAÇÃO

O gestor de patrimônio, como todo o bom profissional, deve estar

sempre bem atualizado, no que se refere ao desempenho do seu trabalho,
seja no que diz respeito às suas próprias atividades, e, também, sobre as
tendências futuras, a fim de que possa adequar a sua rotina bem como a de
todos aqueles que interagem nesse sentido, de forma a não ter um
direcionamento, que venha causar prejuízos à organização que representa
ou a terceiros.

Pode-se dizer que o conhecimento das fontes de informação

representa a atualização e a consolidação das informações disponíveis nas
organizações.

A seguir algumas fontes de informação foram selecionadas,

notadamente, aquelas que estão disponíveis na Internet. Entre as mais
importantes neste sentido, destacam-se:

1.1.1.www.senado.gov.br/portal - que é uma base de pesquisa

legislativa atrelada ao Senado Federal. Permite a procura por tipo
de documento, data de publicação, bem como o
acompanhamento de propostas de legislação, inclusive
alterações, em andamento;

1.1.2.www.comprasnet.gov.br - que trata exclusivamente das

compras do governo federal, com informações disponíveis sobre
legislação, fornecedores e atualidades de interesse para os
gestores de patrimônio público estadual;

1.1.3.www.planejamento.gov.br - que traz todas as informações sobre

as atividades desenvolvidas a cargo do Ministério do
Planejamento, Orçamento e Gestão do Governo Federal;

1.1.4.www.interlegis.gov.br - que é uma outra base de dados

legislativos do Governo Federal;

1.1.5.www.redegoverno.gov.br - que traz informações sobre a

estrutura e as competências de cada unidade do Governo
Federal, e ainda, as formas de contato com os responsáveis em
cada uma destas. É bastante útil quando se deseja saber onde
obter informações a respeito de assuntos específicos
relacionados ao Poder Público.

Uma última sugestão de fonte de informação é entrar em contato

com a unidade central de patrimônio ou diretamente com a

11
Superintendência do Sistema de Patrimônio, Materiais e Serviços (SAD).

Formas de contato:

Superintendência do Sistema de Patrimônio, Materiais e Serviços (SAD).

Endereço: Centro Político Administrativo – Palácio Paiaguás
Telefone: 613-3639Fax: 613-3616
Internet: http://www.sad.mt.gov.br/

1.2 CONCEITOS BÁSICOS

Todos os anos o poder público em suas diversas esferas, seja federal,

estadual ou municipal, destina significativa parcela de recursos à aquisição
de materiais que serão utilizados com as mais diferentes finalidades visando
o atendimento da população.

Todo esse conjunto de materiais adquiridos com recursos públicos

custou dinheiro, valem dinheiro e devem ser tratados como se dinheiro
fossem. Assim, integram importante parcela do patrimônio público.

O dicionário Aurélio1 traz, em sua página 1282, uma precisa definição

de patrimônio: “complexo de bens, materiais ou não, direitos e ações, posse
e tudo o mais que pertença a uma pessoa ou empresa e seja suscetível de
apreciação econômica”.

Cabe ao gestor de patrimônio público uma série de atividades que

envolva os bens sob seus cuidados ou mesmo antes, quando da aquisição
destes para o atendimento das diversas necessidades da população,
conforme fora frisado anteriormente. Pode fazer parte de sua rotina a
elaboração de orçamentos e o controle das respectivas contas públicas, a
guarda e conservação desses materiais, além de sua distribuição para os
requerentes. Para isso deverá exercer atividades de planejamento e
controle.

Como planejamento pode-se definir a tomada de todas as

providências requeridas, em termos de verificação das necessidades (seja
de pessoal, de materiais, de equipamentos etc.) e para o atendimento
dessas necessidades, para que um dado projeto ou objetivo possa ser
realizado ou alcançado. Pode-se dizer que é o caminho a ser seguido para
assegurar que todas as expectativas e demandas possam ser atendidas.

O controle é a contínua verificação do planejamento, corrigindo os

desvios entre o que está sendo efetivamente obtido e aquilo que se deseja
ou se espera.

Então, o planejamento e o controle do patrimônio material na

empresa pública envolvem atividades antes de sua entrada na organização,
1
FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo dicionário da língua portuguesa. 2ª. ed. Rio de Janeiro:
Nova Fronteira, 1986. 36ª. reimpressão.

12
durante a sua presença nesta e, também, para a sua saída dos registros
desta.

Como material pode-se definir todo o conjunto de bens tangíveis, isto

é, móveis e imóveis que compõem o patrimônio de uma organização.

Bens imóveis é todo o conjunto de edificações e espaços, terrenos

etc. que não podem ser deslocados de seu local de instalação. Por sua vez,
os bens móveis têm essa característica de mobilidade potencial. Estas
definições são importantes para o controle físico desses bens e sua
respectiva avaliação.

Para fins de elaboração e controle dos orçamentos e das contas

públicas duas definições são fundamentais. Material de consumo e material
permanente.

Por material de consumo, pode-se definir aquele que, em razão de

seu uso corrente e de definição da Lei n°. 4.320/64, perde sua identidade
física e/ou tem sua utilização limitada em dois anos. São definidos como
despesas de custeio, da categoria econômica despesas correntes.

Por sua vez, material permanente pode ser entendido como aquele que,
igualmente em razão de seu uso corrente e de definição legal, não perde a
sua identidade física, mesmo quando incorporado a outro bem e/ou tem
uma durabilidade superior a dois anos. São definidos como despesas de
investimento, da categoria econômica despesas de capital.

Na classificação de despesa orçamentária, para a identificação do material

permanente, são adotados os seguintes parâmetros:

durabilidade – quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as

suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;

fragilidade – quando a estrutura do material está sujeita à modificação, por

ser quebradiço ou deformável, caracterizando-o pela perda e/ou
irrecuperabilidade de sua identidade;

perecibilidade – quando o material está sujeito a modificações em sua

natureza (química ou física), sendo passível de deterioração ou perda de
suas características normais de uso;

incorporabilidade – quando o material for destinado a ser incorporado a

outro bem. Assim, este não pode ser retirado sem prejuízo das
características do principal;

transformabilidade – quando adquirido para fins de transformação,

produção ou fabricação de partes, elementos ou de outros bens completos.

É importante destacar que tais parâmetros devem ser considerados em

conjunto e são conhecidos como parâmetros excludentes para materiais
permanentes, ou seja, em caso de dúvida sobre a classificação de um dado
material como permanente ou de consumo deve-se verificar, como meio de

13
elucidação ou de esclarecimento, se o material apresenta ou não as
características definidas pelos parâmetros durabilidade, fragilidade,
perecibilidade, incorporabilidade ou transformabilidade. Se o material ou os
materiais em análise se enquadrarem em tal descrição, a decisão do gestor
tenderá a classificá-los como de consumo, ou seja, tenderá a decidir por
excluí-los da possibilidade de os classificar como permanentes. Por isso, são
chamados de parâmetros excludentes de classificação de materiais
permanentes.

A observação de que a decisão tenderá é para alertar para o fato de que a

classificação de um dado material, exclusivamente, em função de sua
natureza pode ensejar erros de planejamento e controle desse material. Por
exemplo: se considerar um copo de vidro por sua natureza, a decisão será a
de colocá-lo como material de consumo, devido à fragilidade. Por outro lado,
se observar a função desse bem junto ao patrimônio poder-se-á classificá-lo
como material permanente. Explica-se: o copo de vidro pode ser uma peça
de museu e como tal integrará um patrimônio duradouro. Ainda que, para o
seu registro e controle não seja efetuada qualquer aposição de etiqueta ou
similar. Ainda que seja apenas um bem relacionado.

Tal alerta serve para indicar que, antes da natureza e do material,

propriamente dito, com que foi fabricado um dado bem, a sua função para a
sociedade é que deve servir de indicador para a sua classificação e esta
para as atividades de planejamento e controle associadas a este patrimônio
material.

1.3. SOBERANIA DAS CARACTERÍSTICAS DOS MATERIAIS

Se possível fosse resumir em uma única frase toda a filosofia da

gestão de patrimônio e material na empresa pública, certamente consistiria
em dizer que: “As características dos materiais são soberanas!”.

Isto significa que, para o gestor de patrimônio desempenhar

adequadamente suas funções é de fundamental importância, que ele seja
conhecedor das características dos materiais sob seus cuidados, visto que
elas nortearão a tomada de decisões.

Nesta ótica, pode-se afirmar que este gestor deverá ser um

profissional com formação específica a fim de que possa desempenhar as
funções que lhe competem. Ao contrário, dificuldades poderão ser
encontradas, colocando em risco o patrimônio público, sob os seus
cuidados, a si mesmo e às pessoas que trabalharem sob sua orientação,
bem como o meio-ambiente e a população em geral.

O patrimônio material custa e vale dinheiro. Segundo a Lei 6.404/76

os estoques são classificados como ativo circulante, que rapidamente pode
ser transformado em capital; e pela Lei 4.320/64, em ativo permanente,
devendo, portanto, ser tratado como se dinheiro fosse. Servem, por vezes,

14
como garantia de empréstimos aplicados para o desenvolvimento local. Daí,
a necessidade de bem conhecê-los para o seu uso adequadamente.

Com o crescimento da consciência da profissionalização do

gerenciamento dos recursos públicos, destaca-se que não há mais espaço
para uma subvalorização das atribuições relativas a estoques ou patrimônio
público de maneira geral.

O reconhecimento de um profissional não está relacionado à função

que desempenha na sociedade, mas pela forma como ele a desempenha.
Afinal, a todos os profissionais tornam-se necessária a convivência
harmoniosa da sociedade, sem a qual seria quase impossível a própria
existência dela.

O conhecimento de como e, em que condições adquirir, transportar, e

armazenar e, quais os cuidados necessários nestes procedimentos, bem
como a importância de cada material para os processos produtivos de sua
organização e das unidades que esta deve prover, em outras organizações
públicas, traduz um pouco da amplitude do trabalho, que deve ser
desempenhado por este profissional.

Afinal, sem a sua presença, certamente, haveria a falta de materiais,

o que poderia significar a interrupção de atividades nas organizações
públicas e, também, a má aplicação de recursos na busca de seu
suprimento.

Isto tudo, caracteriza a importância desses profissionais nas

organizações e a necessidade de sua valorização!

1.4. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS

O gestor de materiais pode ordenar, adequadamente, os seus

conhecimentos sobre os materiais e as suas características utilizando uma
sistemática que resulte em uma lógica para a diferenciação destes e do
tratamento que deve ser dispensado a cada um.

Tal instrumento para a estruturação dessa diferenciação, pode ser

obtido através do cadastramento de materiais.

Através de um exemplo de solicitação de materiais a um gestor de

patrimônio, poder-se-á explicar esta sistemática.

Severino (S) precisa de materiais e se dirige a Agenor (A) que é o

responsável pelo patrimônio material de seu órgão. Veja como será o
diálogo entre eles e o que se poderá aprender:

S – Bom dia, Ageno Preciso de papel!

A – Bom dia, Severino. Verei como posso atendê-lo.

15
E se dirige para o interior do almoxarifado. Em seguida, volta para o balcão
sem nada nas mãos.

A – Severino, não posso atender você. Existem muitos tipos de papel no

almoxarifado e também existe uma ordem expressa de que não serão
aceitas devoluções. Ajude-me a não errar no que pede!

S – Por que não disse logo. Preciso de papel tipo “off-set” para impressão.

Agenor se dirige novamente para o interior do almoxarifado. Outra vez,

volta para o balcão sem nada nas mãos.

A – Severino, ainda não posso atender você. Existem muitos tipos de papel
no almoxarifado. Ajude-me a não errar no que pede!

S – Preciso de papéis “off-set” em folhas.

A – Ah, bom! Tem também papel em bobinas, rolos de todos os tamanhos!

S – Isso, você também me ajudou a pedir melhor Quero folhas no formato

ofício!

E Agenor se dirige mais uma vez para o interior do almoxarifado. Em

seguida, retorna ao balcão sem nada nas mãos.

S – O que foi dessa vez, Agenor?!?

A – Tem papel azul, verde, branco, amarelo e até rosa...

Antes que Agenor conclua o que estava dizendo, Severino o interrompe.

S – Preciso de papel “off-set”, em folhas, no formato ofício e brancas. Ah,

antes que me esqueça, duas resmas, 75 de gramatura, por favor!

Disse Severino em tom irritado, querendo a todo custo ter o seu pedido
atendido.

E lá vai Agenor para o interior do almoxarifado e... retorna com as duas

resmas de papel “off-set”, formato ofício, em folhas branquinhas e de
75g/m2.

A – Se você tivesse pedido assim logo da primeira vez eu já o teria

atendido...

Olhou para a fila que já se formava atrás de Severino. E continuou...

A – Enquanto eu tivesse qualquer dúvida sobre o que realmente você

precisava, eu não poderia atendê-lo. E isso serve para qualquer um de
vocês aí na fila!...

16
Foi logo aproveitando a oportunidade para dar a lição a todos os que se
encontravam esperando a vez. E concluiu...

A – E é bom dizer para todos que pretendem vir aqui buscar material, que
só atendo a pedidos quando não houver qualquer chance de errar no que se
pede. Para não haver erros vocês têm que fazer o pedido através da correta
especificação do material! Entenderam?!?

Vamos recapitular o que Agenor ensinou a Severino e aos outros que

se encontravam próximos:

• quando Severino disse que precisava de papel, ele apresentou

apenas a denominação principal do material. Agenor teve dúvidas
e não pôde atendê-lo.

• quando Severino disse que precisava de papel “off-set”, ele

acrescentou ao pedido a referência básica do material. Agenor
continuou com dúvidas e não pôde atendê-lo.

• quando Severino acrescentou a informação “ em folhas”, ele

informou a forma de apresentação do material de que necessitava.
Agenor ainda teve dúvidas e não pôde atendê-lo.

• mas quando ele disse que queria no formato ofício, ele informou
as dimensões do material desejado.

• assim, quando ele disse que queria folhas brancas e de gramatura

75 (ou 75g/m2), apresentou outras especificações que ainda se
faziam necessárias para a perfeita caracterização de seu pedido e
de sua necessidade. Desta forma, Agenor, pôde finalmente
atendê-lo.

O cadastramento de materiais, através de suas especificações, dá

meios ao gestor de patrimônio a fim de que possa diferenciar os materiais
uns dos outros e, dessa forma, para distinguir os cuidados específicos para
cada um destes.

Tem como níveis:

1. Denominação principal,
2. Referência básica,
3. Forma de apresentação,
4. Dimensões,
5. Outras formas de especificação.

Mas será que todas as vezes que apresentar um pedido terá que
relacionar todas as características dos materiais, através de suas
especificações?

Claro que não! Se o cadastramento dos materiais for bem feito,

poderá utilizar códigos que representarão o conjunto de características de

17
cada material. Para não ocorrer à possibilidade de erros, entende-se que
cada material somente poderá ser demonstrado por um código que, por sua
vez, representará um único material. Uma relação de um para um!

1.5. CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS

Os materiais, através do cadastramento, podem ser organizados em

classes ou categorias.

Esta divisão dará origem ao sistema de codificação, que servirá como

um meio rápido e eficiente de recuperar o conjunto de especificações que
caracteriza cada material. Nesta assertiva, quando qualquer característica
for relevante na diferenciação de dois materiais, implica dizer que estes são
distintos no tratamento a ser dispensado e que, portanto, devem ter
códigos diferentes.

Em resumo, o código será a melhor forma de comunicação para a

apresentação das características de um dado material.

Entre os principais sistemas de codificação de materiais destacam-se:

1.1. Sistema alfabético – utiliza o conjunto de algarismos do alfabeto

para a diferenciação de um conjunto de materiais. Por exemplo,
RM pode significar régua de madeira. RMA poderá significar
régua de madeira de 30 cm. RMB poderá significar régua de
madeira de 50 cm e assim por diante. Tem como principais
restrições: a possibilidade de erros de transcrição e o reduzido
número de variações que podem ser obtidas a partir da
combinação das letras. (Além do fato da difícil memorização de
um número elevado de códigos e do agrupamento de novos
materiais similares a outros já cadastrados e que venham a ser
inseridos posteriormente na relação geral de patrimônio).

1.2. Numérico – podem-se tecer considerações semelhantes. Por

exemplo, material da classe 1000 pode significar régua de
madeira. Material 1030 poderá significar régua de madeira de 30
cm. Material 1050 poderá significar régua de madeira de 50 cm e
assim por diante. Tem como principais restrições: a possibilidade
de erros de transcrição e a eventual dificuldade do agrupamento
de novos materiais similares a outros já cadastrados e que
venham a ser inseridos, posteriormente, na relação geral de
patrimônio.

1.3. Alfanumérico – numa tentativa de ampliar as vantagens dos dois

métodos, anteriormente descritos, foi criado o sistema
alfanumérico, agregando letras e números. RM30 poderá
significar régua de madeira de 30 cm. RM50 poderá significar
régua de madeira de 50 cm e assim por diante. Contudo, apesar
do ganho evidente nas possibilidades deste novo sistema de

18
 codificação, as desvantagens dos sistemas originais ainda
permanecem.

1.4. Como forma de ampliar a utilidade da codificação, pela

estratificação dos materiais em grupos, classes e categorias,
surgiu o sistema decimal simplificado ou universal que tem a
seguinte estrutura em três chaves: 1ª . 2ª . 3ª ,
sendo a primeira aglutinadora, a segunda individualizadora e a
terceira descritiva.

Tomando, por exemplo, os seguintes números de matrícula de

universitários:

871.11.283 – 871 estará presente em todo o conjunto de matrículas do ano

de 1987, para alunos que foram aprovados para o 1° semestre letivo; 11 –
por exemplo, significa engenharias, estará em todos os códigos de alunos
aprovados para as engenharias; 283, por sua vez, identificará um aluno em
questão, apesar de todos os outros alunos aprovados, para aquele
semestre, terem matrícula iniciando com 871 e mesmo os alunos das
engenharias desse ano que tenham matrícula 871.11.XXX.

Agora a matrícula 921.11.320. O que se pode dizer a respeito? Sabe-

se que o aluno foi aprovado para o 1° semestre do ano de 1992, pertence à
área de engenharia e... O que mais? Os últimos três números o diferenciam
dos demais alunos dessa instituição, em todos os tempos. Afinal, cada
elemento da relação geral, somente será representado por um código e este
representará apenas um, e somente um elemento dessa relação.

Nesta estrutura de codificação, XX.11.XXX representa uma

semelhança para conjunto de alunos, por área de conhecimento,
independentemente do ano de ingresso na instituição. Por isto, estará
presente em todas as matrículas de alunos dos cursos de engenharia.

Os três últimos dígitos podem representar um conjunto de

informações suplementares e que serão necessárias para a perfeita
identificação do aluno na relação geral dos discentes, seja o seu curso e
engenharia mecânica, elétrica ou civil, entre outras. O grau de seu curso, se
graduação ou pós-graduação, e assim por diante.

1.5. O sistema de codificação por barras, para o controle de

patrimônio e material, foi introduzido, visando facilitar o
levantamento e a localização dos bens, durante a realização de
um inventário.

Este sistema permite a identificação do código por meio de

equipamentos de leitura ótica. Seu princípio baseia-se na transformação dos
dígitos do código em uma representação binária (de combinações de dois
algarismos – zeros e uns, o que permite a sua utilização por meio
informatizado). Quando um feixe de luz incide sobre as barras, o leitor
percebe a existência de combinações de dois grupos de barras. As barras
refletivas ou “brancas” (zeros) e as barras não refletivas ou “escuras” (uns).

19
 Em realidade, o sistema de codificação por barras é utilizado para fins
diversos em automação. Seja para o controle de acesso (como em crachás),
seja na área comercial (como em produtos que se adquire em
supermercados e outros produtos comerciais em geral), controle de cargas
(como na aviação comercial), na prestação de serviços em geral (como na
identificação de exames clínicos), entre outros usos.

1.6. Os produtos comerciais brasileiros utilizam um sistema de

codificação chamado EAN-13 e que tem 13 dígitos, assim
distribuídos em quatro chaves:

1ª . 2ª . 3ª - 4ª .

1.1. A primeira com três dígitos, conhecidos como bandeira ou

“flag” (bandeira em inglês), representa a origem ou país
de origem do produto.

1.2. A segunda indica o fabricante. Assim, todos os produtos

fabricados pelo mesmo fabricante terão a mesma segunda
chave, ainda que confeccionados em países distintos
(diferenciação pela bandeira). Unidades distintas de um
mesmo fabricante em um mesmo país terão dígitos de
identificação de fabricante distintos. Tal medida é para
permitir a rastreabilidade do produto, ou seja, saber a sua
origem desde a sua produção e até a sua chegada ao
consumidor final, bem como em caminho inverso – do
consumidor até a unidade que o produziu.

1.3. A terceira chave serve para diferenciar os vários produtos

produzidos por um mesmo produto A lógica do sistema é a
mesma do exemplo do sistema decimal anteriormente
descrito (matrículas dos alunos).

1.4. A quarta chave é uma proteção do sistema. Serve para

verificar se um código percebido pelo leitor ótico
realmente corresponde à representação numérica
equivalente. É um dígito verificado Sua função é a mesma
daqueles dois últimos dígitos da identificação de pessoas
junto à Receita Federal (o nosso CPF, que tem formato
XXX.XXX.XXX-AA), onde AA são os dígitos verificadores e
os demais são dígitos de informação. Estes últimos
servem, tão somente, para verificar se o conjunto dos
demais, realmente, corresponde a um registro válido e são
formados a partir de uma combinação específica destes.

Para produtos que têm pequenas dimensões é utilizada uma versão

reduzida chamada de EAN-8 e que tem apenas oito dígitos. O sistema EAN é
utilizado em todo mundo. Nos Estados Unidos (EUA) e Canadá, e também
nos países que mantêm estreitas relações comerciais com estes. É comum
um outro sistema de codificação por barras, chamado de UPC, que guarda
os mesmos princípios, e tem formatos diferentes para grandes e pequenas
embalagens. Por força da integração dos mercados mundiais estes sistemas

20
– EAN e UPC – estão passando por um processo de integração que resultará,
em breve, no sistema UCC-EAN já em testes.

Uma dúvida comum dos gestores de patrimônio é quanto à utilização

interna de códigos de barras para o controle do patrimônio material na
empresa. Pode-se dizer que existem sistemas de codificação comercial,
unificados em todo o país, e que existem outros internos às empresas.
Atualmente, os leitores óticos já conseguem processar as leituras, fazendo
as conversões de um para outro sistema, sem perda de eficiência. Assim,
não há a necessidade da duplicidade de listagens para conversão e controle
sob os códigos comerciais externos e internos da empresa.

1.6. DA CARGA E IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS

Quando um material passa a integrar o patrimônio de uma

organização uma das primeiras atividades, após a verificação de sua
regularidade (física e fiscal), é o seu registro na relação geral de patrimônio,
anotando-se a data e o valor de sua incorporação, a forma e a
documentação de sua origem, a sua destinação, bem como o número pelo
qual deverá ser localizado nessa relação (o seu cadastro ou registro
propriamente dito).

Ao verificar a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de um

material, afirma-se que foi estabelecida a carga do bem. Sendo o mesmo
transferido, anotam-se os dados e as condições dessa responsabilidade pelo
novo consignatório. Desta forma, constata-se que ocorreu a descarga do
material, em relação ao primeiro, com a respectiva carga para o segundo.

Toda transferência de materiais, em uma organização, deve dar

origem a um novo termo de carga, quando houver a mudança de
responsabilidade sobre estes. Pode-se dizer que a carga é condição
obrigatória para esta transferência, sendo que, para a sua realização, o bem
deverá estar perfeitamente caracterizado e avaliado, quanto ao seu estado
ou condição de uso, bem como, devidamente, valorado, a fim de que se
possa estabelecer a dimensão da responsabilidade que assume o novo
consignatário.

A descarga também ocorrerá quando o material se tornar

irrecuperável pelas perdas de sua funcionalidade, por consumo e demais
transferências (cessão, venda, permuta, doação, inutilização e abandono) e,
ainda, por furto ou roubo, observadas as particularidades do caso.

Eventualmente, partes ou peças de um conjunto podem ter a sua

descarga isolada, fazendo-se as devidas anotações no registro patrimonial,
e, ainda, a atualização do valor desse bem.

21
 - O método mais comum utilizado para identificar o bem patrimonial é
o da oposição de plaquetas. Porém, existem outros, tais como: gravação ou
tatuagem (animais, bens metálicos, plásticos...); aposição de anéis, colares
ou similares (animais) tarja magnética, carimbos (livros), etc.

Um dos problemas mais comuns é a perda da seqüência da

numeração de plaquetas. Vale lembrar que a numeração deve seguir uma
ordem cronológica. Assim, será errado efetuar hoje o registro de um bem
com uma placa de número 10 e amanhã proceder ao registro de outro cuja
placa for menor que 10. A origem mais comum desse erro é reservar placas
para um pedido ainda não entregue ou produtos que ainda aguardam
inspeção para o seu recebimento final. Não agir assim, contribuirá para a
redução deste erro. Também não é correto usar uma placa que, porventura,
tenha sido “pulada”. A ação correta é dar baixa nessa numeração, através
de processo específico para tal fim.
1.7. DA REQUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO

Uma das funções do gestor de patrimônio é tomar todas as

providências que contribuam para o pleno atendimento das necessidades
dos vários requisitantes de materiais sob seus cuidados. Cabe a ele verificar
a consistência dos pedidos, a possibilidade de seu atendimento e a
condução dos materiais cujas necessidades devem e podem ser atendidas.
Este processo de encaminhamento dos materiais aos seus respectivos
requisitantes é o que se chama de distribuição.

Para que o material chegue ao solicitante, em perfeitas condições, em

termos de quantidade e qualidade, o gestor deverá tomar uma série de
providências que envolvam, entre outras medidas, a escolha do meio de
transporte do mesmo até o local onde é esperado (que pode ser diferente
daquele do solicitante), das proteções requeridas para garantir a sua
integridade durante este transporte (embalagens), a seleção do
transportador, bem como a contratação de seguros, quando pertinente.
Certamente, a maior fonte de erros e atrasos na entrega de materiais
solicitados é a divergência entre a linguagem utilizada para a caracterização
dos materiais.

A fim de que o pedido corresponda fielmente às necessidades de

consumo necessário se faz que o solicitante e quem vai distribuir o material
estejam “falando” sobre a mesma coisa. Isto é, que a descrição do material
esteja em perfeita sintonia para ambos. A causa mais comum disto é a
inexistência de um cadastro único de materiais, com sua respectiva
codificação, para todas as unidades do Estado. Por isso, com absoluta
prioridade, deve ser adotado o método descritivo, que consiste na
especificação técnica do conjunto de características do material. O método
referencial que consiste no uso de meios auxiliares (fotos, figuras, amostras
e, até mesmo, embalagens de compras ou entregas anteriores etc.) para a
caracterização do material desejado, pode resultar em problemas na sua
entrega ou aquisição. Estes problemas podem ocorrer porque, por exemplo,
a amostra utilizada caracterizava apenas referência de fabricação e não de

22
marca, o que, na maioria dos casos, não é permitido quando se tratar de
aquisições pelo Poder Público.

Um outro problema muito comum quando da compra ou solicitação

de fornecimento por referência é a possibilidade de caducidade desta, ou
seja, atrelar-se a uma alternativa obsoleta de um produto, quando podem já
existir produtos de melhor desempenho, inclusive a preços menores no
mercado, como no caso de equipamentos de informática.

A fim de minimizar ainda mais essa possibilidade, cabe ao gestor de

materiais estar sempre em busca de atualização sobre os materiais
disponíveis no mercado.

Para a distribuição dos materiais nas organizações, dois processos de

fornecimento podem ser utilizados. O primeiro, ou por pressão, consiste no
fornecimento de quantidades uniformes em intervalos de tempo
determinados, uma vez que as características da demanda ao longo do
tempo já são bem definidas, não havendo, desta maneira, a mínima
possibilidade de falhas no atendimento. Mesmo sendo os materiais bastante
simples não requerem a apresentação de requisição a cada fornecimento
(copos de água e café, por exemplo).
O segundo processo é aquele em que o fornecimento é realizado após
a apresentação de cada requisição, quer seja pela variabilidade do material
de consumo, que não permite uma distribuição uniforme, o que
possibilitaria perdas por obsolescência, inatividade ou ociosidade, quer seja
pelo valor mais expressivo, fazendo-se necessário um controle mais rigoroso
de sua distribuição.

Convém, finalmente, destacar que sempre caberá ao gestor, realizar

julgamento sobre o que lhe é apresentado como solicitação. Nenhum
material deverá ser distribuído sem que a devida solicitação tenha sido
encaminhada. Mesmo para produtos distribuídos sob pressão, em algum
momento deve ter havido a previsão de seu consumo e seus respectivos
consumidores, bem como, a autorização para esta distribuição.

1.8. COMPRAS E SUA PREVISÃO

Em muitas organizações públicas, as atividades relacionadas ao

planejamento de compras (planejamento das quantidades, seleção e
avaliação de fornecedores, negociação etc.) estão dissociadas das
atividades relativas ao processamento dessas compras (atividades de
licitação, documentação e registro), bem como, de seu recebimento. Tal
fato, por muitas vezes, gera problemas entre as reais necessidades do
solicitante e do que efetivamente é entregue à organização. A falta de
entrosamento entre estas atividades (compras, licitação e almoxarifado)
pode comprometer o suprimento de materiais para a empresa.

Nesta ótica, pode-se resumir o parágrafo anterior em uma única

frase: “As compras representam a porta de saída da maior parte dos

23
recursos de uma organização ou a sua plena capacidade de operação”. Com
a escassez de recursos públicos, uma boa compra é condição fundamental
para a manutenção dos níveis de atendimento que o Estado pode oferecer
aos cidadãos.

Uma boa compra, então, é aquela que atende, ao mesmo tempo, as

exigências técnicas do solicitante e de quem vai recebê-la (que devem estar
expressas como especificações), os requisitos legais de sua aquisição
(licitação, por exemplo) e de sua entrega (locais, prazos e datas). Para que
isso possa ser alcançado necessário se faz, que as pessoas, que exercem
atividades associadas a tais funções trabalhem de forma integrada,
diferentemente, do que ainda acontece hoje em muitas organizações
públicas, conforme fora falado no início deste tema.
Para que o planejamento de compras seja bem realizado, é
importante que o responsável por esta função busque ao máximo introduzir
em sua rotina o estabelecimento de previsões. Antecipar-se sobre possíveis
necessidades de materiais e das necessidades associadas a esta (área e
condições requeridas à sua armazenagem, pessoal para a distribuição,
recursos, à sua aquisição, entre outras) é de fundamental importância para
o pleno funcionamento da empresa pública. Todavia, nem sempre é possível
ter previsões confiáveis sobre determinadas necessidades. Por outro lado,
também podem ocorrer imprevistos que alterem a regularidade das
compras.

Previsões podem ser entendidas como expectativas acerca de um

futuro, por vezes, incerto. Assim, quanto mais conhecimento o gestor de
patrimônio tiver sobre as compras (do consumo dos materiais, do intervalo
entre compras sucessivas, dos fornecedores, da variação de preços no
mercado, do tempo decorrido entre o pedido e a disponibilidade do material
ao solicitante etc.), maiores chances terá para minimizar as incertezas
desse futuro e com mais segurança poderá realizar o seu trabalho e, assim,
contribuir para a maximização do desempenho de sua organização.

Como regra básica, as compras devem ser regulares, o que significa

um planejamento estruturado (com as suas respectivas previsões) e um
bom funcionamento do setor. A ocorrência de compras emergenciais dará
elementos para o gestor de patrimônio repensar o seu planejamento, seja
pela identificação e levantamento de falhas ocorridas neste, seja porque
“imprevistos” apontaram potenciais fragilidades ou despreparo do setor
para lidar com estes. Uma vez, devidamente autorizado, em conformidade
com a previsão orçamentária e a disponibilidade financeira, o gestor de
patrimônio também poderá antecipar suas compras, visando obter ganhos
de oportunidades (ofertas de mercado ou pela tendência de alta dos preços
do produto), o que em empresas privadas poder-se-ia chamar de compras
especulativas. Por fim, quando são necessárias compras, devido à
obsolescência de materiais, pode-se dizer que ocorreram falhas anteriores
no planejamento, resultando aquisições de quantidades desnecessárias ou
excessivas.

Conclui-se, então, que é através do planejamento de compras, que a

organização busca estabelecer a maximização da utilização dos recursos
disponíveis em atendimento às demandas.

24
 Como elementos do planejamento de compras, é necessário
estabelecer as quantidades, os locais e as datas para as entregas de cada
um dos materiais a serem adquiridos, bem como o processo de seleção e
avaliação de fornecedores, o conteúdo de informações para a negociação
junto a estes e, ainda, o conjunto de rotinas e documentos necessários para
a operação do sistema interno. Também, caberá a definição de critérios para
a racionalização da aquisição orientada pelos requisitos de conservação dos
materiais, vez que é comum a realização de compras para a substituição de
materiais que perderam, precocemente, suas características (deterioração)
devido à sua inadequada armazenagem.

Assim, para evitar a perda dos materiais adquiridos, por deterioração,

é importante que o responsável pelas compras conheça as condições
disponíveis para a armazenagem, pois que este poderá decidir sobre as
embalagens e sobre os meios de transporte, o que poderá contribuir para a
redução dessas perdas.

A fim de melhor estabelecer as previsões, o gestor de patrimônio

poderá se valer do histórico das compras (observando sua variação ao longo
do tempo), bem como recorrer ao auxílio de outros profissionais, que
detenham maiores conhecimentos sobre a variação da demanda e dos
preços praticados no mercado.

A demanda e a oferta de materiais podem concentrar em certos

períodos do ano, ou terem um comportamento irregular. Então, o gestor
deverá adotar estratégias de ação específica para cada situação, de modo
que, apesar da ausência de estabilidade na demanda e na oferta, o que
seria ideal para o seu trabalho, ele consiga aplicar adequadamente os
recursos disponíveis e assegurar o atendimento das necessidades de
material em sua organização. Quanto mais conhecimentos o gestor detiver
sobre o seu papel, estará melhor preparado para lidar com esta variação de
situações. Isto implica em dizer que a melhoria de seu desempenho e do
resultado que seu trabalho representará para a sua organização, dependerá
de sua contínua atualização profissional, obtida pela constante leitura e pela
troca de experiência com outros profissionais do seu ramo de atividades.

1.9. FORNECEDORES

Não existe verdade maior do que dizer que: “O problema do seu

fornecedor hoje, poderá tornar-se seu no amanhã!”. Falhas técnicas ou
mesmo administrativas de seu fornecedor podem comprometer o
funcionamento de sua organização. Assim, em alguns casos, melhor que os
abandonar ou trocá-los, será desenvolvê-los!

Não basta que o fornecedor tenha a capacidade de apresentar um

bom produto. Mas, necessário se faz que tenha condições de fazê-lo através
de um bom fornecimento, que envolva: preços, prazos, condições de

25
pagamento, regularidade e pontualidade de entrega, entre outros aspectos
relevantes.

A qualidade técnica de um fornecedor representa a competência em

fornecer um bom produto e deve ser verificada através da qualificação do
seu quadro profissional e, em alguns casos, da tecnologia disponível na
empresa. Por sua vez, a qualidade administrativa diz respeito à competência
com que a empresa é gerenciada, sendo possível que esta influencie de
forma negativa ou positiva na qualidade técnica.

Para evitar problemas indesejáveis é interessante que a organização

mantenha em seu poder um cadastro atualizado sobre potenciais
fornecedores. Assim, poderá em pouco tempo ter informações sobre estes e
proceder a um julgamento justo sobre as alternativas disponíveis para o
fornecimento, quando pertinente. Esta condição mínima para que uma
empresa possa se candidatar a fornecedor denomina-se qualificação. Por
sua vez, a ordem de prioridade para o fornecimento entre aqueles
considerados habilitados intitula-se de classificação.

A fim de evitar abusos, por parte de fornecedores, cada unidade

poderá formalizar sanções relativas a falhas ou problemas em
fornecimentos sucessivos. De acordo com a gravidade das falhas (atrasos,
trocas no material entregue, faltas nas quantidades, etc), podem ser
estabelecidos pontos negativos (ou deméritos) e ao total de uma
quantidade limite de deméritos para um certo intervalo de tempo (20
pontos acumulados em um ano, por exemplo) estará, devido a esse
conjunto de falhas, proibido de concorrer ao fornecimento por um certo
período ou, ainda, poderá ser desqualificado, o que implicará efetivamente
na impossibilidade de fornecimento. Tal providência pode ser executada,
através do condicionamento de cada fornecimento, à qualificação prévia.
Uma opção, para tanto, é exigir, quando cabível, a qualificação do pretenso
fornecedor junto ao Cadastro Geral de Contribuintes do Estado, ou, ainda,
junto ao Cadastro de Fornecedores do Ministério de Planejamento (SICAF),
que faz parte de um sistema integrado de informações relativas a compras
disponibilizadas na Internet (www.comprasnet.gov.br).

Complementam este sistema o Cadastro de Materiais e Serviços

(SICAM) e a Divulgação Eletrônica de Compras (SIDEC).

1.10. CONTRATOS

Uma das definições clássicas de contrato é que este “é a convenção

estabelecida entre duas ou mais pessoas para constituir, regular ou
extinguir entre elas uma relação jurídica”. Esta definição é bem
interessante, porque coloca em poucas linhas a orientação sobre todos os
elementos que devem constar em um contrato bem elaborado. São eles:

1.1. a qualificação das partes envolvidas e de seus representantes

legais para aquele efeito;

26
 1.2. o objeto – que apresenta a motivação da elaboração do contrato,
aquilo que deverá ser buscado ou atingido;
1.3. a constituição – que formaliza os interesses de cada uma das
partes, a duração e os meios necessários para tanto;

1.4. a regulação – que estabelece os direitos e obrigações de cada

uma das partes em relação ao outro e a terceiros, bem como
orientações para a resolução de conflitos que, porventura,
venham a se estabelecer;

1.5. a extinção – que determina os motivos para o encerramento do

contrato, seja pelo atingimento de seus propósitos, seja pelo
descumprimento dos termos da regulação ou, ainda, pela
limitação de tempo prevista em sua constituição.

Quando o contrato envolve, como uma das partes, o poder público,

este recebe o nome de contrato administrativo e se caracteriza pela
predominância deste em relação às demais partes, face à finalidade do
atendimento de interesses públicos.

O gestor de patrimônio ou o responsável pela elaboração dos

contratos administrativos, como representante do poder público, no
momento da contratação da aquisição de bens e serviços, deve sempre
considerar que estes contratos têm como principais características:

1.6. licitação prévia – visa maximizar a utilização do recurso público

(ou a seleção da proposta mais vantajosa para o Estado), e que,
para tanto, deve ser realizado o processo com a respectiva
documentação necessária;

1.7. publicidade – dar a mais ampla ciência a possíveis interessados

no processo de licitação e, também, para caracterizar a
transparência e a isenção do agente público, em relação a esta,
o que garantirá o princípio de isonomia de direitos;

1.8. prazo determinado – que todos os contratos tenham um prazo de

vigência definido, visando criar a oportunidade de novas ofertas
ao Estado e, assim, otimizar os recursos empregados na
contratação, bem como impossibilitar a transferência de
responsabilidades sobre esta, com o advento da Lei de
Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar 101, de 04/05/2000);

1.9. prorrogabilidade – apesar do que reza o parágrafo anterior,

haverá ocasiões onde o contrato poderá ser prorrogado, visto
que a sua continuidade se constituirá como vantagem adicional,
através da obtenção de preços e condições mais vantajosas.
Todavia, tal condição deverá ser prevista quando da contratação
inicial, assim como limitações de tempo em conformidade com o
item acima;

27
 1.10.cláusulas exorbitantes – são aquelas que caracterizam a
predominância do poder público neste tipo de contrato. Entre
elas mencionam-se:

1.1. Modificação e rescisão unilateral dos contratos – em nome

do interesse público, há a possibilidade da alteração das
quantidades, inicialmente, previstas para o fornecimento,
dentro de limites previstos na legislação e mesmo do
encerramento do anteriormente contratado por aquele;

1.2. Fiscalização – compete aos representantes do poder público

realizar a fiscalização das competências técnica e
administrativa dos contratados, bem como do próprio
fornecimento de materiais e serviços. Cabe ressaltar que
cláusulas, referentes à fiscalização, devem constar do termo
de contrato, inclusive quanto à extinção deste;

1.3. Aplicação de sanções – decorrente da atribuição de

fiscalização, a aplicação de sanções representa uma forma
de coibir a inobservância do acordado, bem como uma
forma de educar o fornecedor público a respeito dos
aspectos constantes neste acordo;

1.4. Ocupações provisórias de móveis e imóveis – prerrogativa

específica do interesse público face à propriedade privada;

1.5. Inaplicabilidade de exceção de contrato não cumprido –

ainda que o poder público, por intermédio de seus
representantes, não cumpra o que cabe a este no
contratado, não há de imediato a extinção deste. Tal
condição obrigaria o fornecedor a arcar com todas as suas
obrigações independente do fato do poder público cumprir
com as suas.
Visando coibir o uso abusivo desta prerrogativa, restrições
quanto ao fornecimento de materiais e serviços, fazem
constar da Lei de Responsabilidade Fiscal.

Entre outras características do contrato administrativo destaca-se a

possibilidade de ser cobrado do fornecedor, além das exigências formais
para a sua qualificação, que este apresente ou deposite uma garantia de
até 5% do valor do contrato, sendo aceitos caução em dinheiro e títulos da
dívida pública, bem como seguro-garantia e fiança bancária.

Para a sua efetiva validade, os contratos devem ter seus termos

previamente publicados, para amplo conhecimento dos interessados, e,
após o seu estabelecimento, os prazos previstos na legislação, de acordo
com o tipo de processo em execução.

1.11. DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO

28
 Uma das mais importantes etapas do trabalho do gestor de
patrimônio é o recebimento dos materiais em sua organização. Para tanto,
uma série de pré-requisitos devem ser observados. O primeiro deles, diz
respeito à competência para este recebimento: significa dizer que o gestor
de materiais, sozinho ou em equipe, terá plenas condições de julgar a
conformidade daquilo que lhe é entregue. Este julgamento tem duas
dimensões: o aspecto quantitativo e o qualitativo, ou seja, as quantidades e
as características ou especificações do material em recebimento.
Além disso, deve ser observada a regularidade desse material, no que
se refere aos aspectos fiscais, (documentação emitida pelo fornecedor, nota
fiscal ou similar) e à compatibilidade do que é entregue com a
documentação que originou o pedido (licitação, empenho, autorização de
despesa etc.).

A fim de evitar julgamentos diferentes para um mesmo produto, por

diferentes recebedores ou por um mesmo, em datas diferentes, faz-se
necessário que se estabeleça um procedimento padrão, contendo as formas
de inspecionar o material a ser recebido, bem como verificar sobre quais os
aspectos este deve ser avaliado (pontos de inspeção no produto).

A elaboração de uma relação geral sobre os itens a ser verificada

evitaria essa variação avaliativa, bem como o esquecimento de algum ponto
a ser avaliado, tem-se mostrado um instrumento adequado. Adicionalmente,
justificam-se a elaboração de listas de verificação e a sua adoção formal
pelos órgãos públicos, vez que permite que o conhecimento sobre os
materiais possa estar disponível para todos na organização, diminuindo a
dependência do conhecimento centrado nas pessoas.

Assim, quando o titular de uma função sair de férias ou, por algum
motivo, não puder exercer suas atribuições, outra pessoa poderá assumi-
las, sem maiores perdas de desempenho.

Outrossim, a existência de procedimentos escritos servirá de

memória técnica da evolução desse conhecimento na organização; ou seja,
a contínua revisão e redação de procedimentos permitirão a melhoria
desses a cada nova edição, resultando assim em um trabalho mais ágil e
eficiente para o gestor de materiais.

Um dos problemas mais comuns do gestor de patrimônio é a

assinatura do canhoto de recebimento, sem a prévia conferência das
características do produto que recebe. Agir dessa forma, a princípio significa
atestar a condição do material entregue.

A justificativa mais comum para tal atitude é que, por vezes, a

quantidade de material a receber é bastante grande, não havendo como
verificar a totalidade do material entregue.

Porém, algumas providências podem e precisam ser tomadas para a

minimização de oportunidades de conflitos entre o fornecedor e o
recebedor, neste caso, os gestores de patrimônio. Uma das medidas mais
simples é o estabelecimento de uma norma instituindo o recebimento
provisório de todos os materiais entregues. É claro que tal condição deva

29
ser colocada ao conhecimento dos fornecedores, no respectivo documento,
que apresenta a necessidade de fornecimento (edital, autorização de
despesa etc.).

Assim, o gestor de patrimônio poderá ter algum tempo a mais para a

verificação das condições em que um dado material lhe é entregue.
Vale ressaltar que, também, deve constar da publicação,
anteriormente citada, que a liberação da autorização de pagamento
somente será efetuada após a inspeção realizada nesse recebimento
provisório.

A fim de que o material em recebimento não seja utilizado,

indevidamente, enquanto uma parte do lote recebido ainda esteja em
verificação, recomenda-se a segregação (separação física) dessa parcela do
estoque, em uma área reservada, pois que o consumo de parte do material
entregue, poderá implicar na aceitação de todo o lote.

Igualmente, os materiais que foram recebidos e se verificados que

não estão em condições de uso, também devem ser segregados e
convenientemente sinalizados para que não ocorra o seu consumo
indevidamente ou, que sejam posteriormente agregados a um outro lote
que já tenha sido aprovado para o consumo, resultando daí em trabalho
extra para o gestor de patrimônio e sua equipe.

Vale afirmar que, quando aplicável, pois nem todos os materiais

podem passar por recepção provisória, é sempre favorável ao patrimônio a
recepção, após a qual, será considerado como recebido, em definitivo, o
material entregue.

O local de entrega dos materiais, em regra geral, deve ser o

almoxarifado da unidade. Todavia, nem sempre será possível fazer o
depósito dos mesmos, no referido espaço. Neste caso, o gestor de
patrimônio deve dirigir-se até o local (canteiro de obras, unidade agrícola
etc.) para onde o material foi encaminhado e, somente, após a sua
autorização, é que este deve ser liberado para uso.

O recebimento dos materiais poderá ser feito pelo almoxarife ou

gestor de patrimônio, isoladamente, ou com o auxílio de outros
profissionais, de reconhecida competência técnica ou domínio do
conhecimento, sobre as características dos materiais, formando assim uma
comissão de recebimento.

Ressalta-se, então, que não há nenhum desmerecimento em buscar

auxílio de outros profissionais. Afinal, é praticamente impossível que uma
única pessoa detenha conhecimentos sobre a totalidade de materiais, que
podem ser entregues em um patrimônio. Pelo contrário, será sinal de
maturidade e consciência profissional, reconhecer a importância desse
auxílio, quando necessário.

Deve-se, também, lembrar que existem outras formas de

recebimento de materiais no patrimônio além das compras regulares, tais
como: por cessão, doação, permuta, transferências, produção interna e,

30
ainda, pelo pagamento de dívidas para com o Estado. Em cada uma dessas
situações existirão os documentos pertinentes que deverão ser,
devidamente, verificados para a carga do patrimônio e a devida atualização
de seu valor (termo de cessão ou doação, declaração de permuta, guia de
remessa ou nota de transferência e guia de produção, conforme o caso).

1.12. DA ARMAZENAGEM

A armazenagem é demasiadamente importante para a

disponibilidade dos materiais, em atendimento às demandas. É, através
dela, que se busca manter a integridade das características dos materiais.
Para tanto, mister se faz que os locais reservados para esta função – os
almoxarifados – tenham as condições necessárias, ou seja, se possível,
tenham sido edificados para tal propósito ou adequadamente adaptados.
Caso contrário, a tarefa de conservar as características dos materiais,
poderá ser prejudicada colocando-os em risco para a finalidade a que se
destinam.

Junto à função de armazenar os materiais em um almoxarifado,

também cabe ao gestor tomar todos os cuidados requeridos para a
preservação do patrimônio. Deste modo, todas as unidades deverão contar
com programas de manutenção e conservação. A realização contínua
dessas atividades contribuirá para que o patrimônio público seja transferido,
em boas condições, às gerações futuras. Para que tal expectativa seja
alcançada, é necessário que o material possa ser, prontamente, localizado
no almoxarifado; isto é, possa ser identificado dentre os demais, em pouco
tempo, o que implica a adequada organização dos espaços destinados para
este fim.

Os cuidados na armazenagem, que se iniciam com a perfeita

localização dos materiais, devem-se estender aos aspectos de segurança
que, no trato com os materiais, assume dois caminhos.
1.1. O primeiro diz respeito à própria segurança das pessoas, que
trabalham no almoxarifado, nas atividades de movimentação de
materiais, devendo para isso serem observadas regras como:
materiais pesados devem ser armazenados no piso ou nas
prateleiras inferiores, visando reduzir a possibilidade de quedas
destes, quando da sua movimentação; materiais de maior
volume serem estocados próximo à entrada do almoxarifado,
para facilitar a sua retirada; a compatibilidade entre materiais
(por exemplo, não estocar inflamáveis junto a combustíveis); os
cuidados necessários para o trato de materiais tóxicos ou
venenosos (por exemplo, o uso de equipamentos de proteção –
luvas, máscaras, botas etc.); existência de material de socorro e
um plano de ação na ocorrência de acidentes, além de haver
pessoal habilitado na equipe para atuar em caso de
emergência,;existência de uma listagem de substâncias químicas
armazenadas, contendo sua descrição (composição) e forma de
atuação em caso de vazamento ou contato acidental; entre

31
 outras medidas de segurança para o próprio gestor, de sua
equipe e de pessoas que, esporadicamente, possam visitar a
unidade.

1.2. O segundo aspecto refere-se à segurança das pessoas, que

usarão o material, após a sua armazenagem. Se o produto for
deteriorado, durante uma armazenagem inadequada, poderá
ocorrer um acidente, quando de seu uso. Por exemplo:
imaginem o que poderá acontecer com um policial que
utilizar munição indevidamente armazenada. Do mesmo
modo e que acontecerá com escolares, que recebam
merenda deteriorada?

Diante destas indagações, pode-se afirmar como se torna

fundamental a observância destes dois aspectos, por parte da equipe de
armazenagem.

O gestor de materiais poderá ser responsabilizado pelos danos que

possam vir a ocorrer por falta de adequada conservação dos materiais.
Poderá responder pela perda dos materiais em si e pelos danos decorrentes
de seu uso em condições deterioradas, o que pode ensejar complicações de
maior gravidade.

Assim, é dever do gestor de patrimônio exigir condições adequadas

para a execução das atribuições que lhe competem.

1.13. SANEAMENTO DE MATERIAL

Ainda é comum nos almoxarifados, das organizações públicas, a

presença de materiais sem serventia, que foram adquiridos há muito tempo
atrás e que, por algum motivo, não foram consumidos. Estão lá e
representam capital público empatado e que, de certa forma, desvaloriza-se
dia após dia. Entre as prováveis explicações que se podem buscar, para tal
descontrole, estão o superdimensionamento de compras e a falta de
controle físico do material em estoque.

Quanto ao problema das compras superdimensionadas pode-se

apontar, como causa fundamental, a falta de planejamento na aquisição de
origem diversa. Por outro lado, o controle da presença física de materiais na
organização, que também contribui para o planejamento, não sendo
regularmente realizado, também contribui para o agravamento da situação
acima descrita. São atividades que devem ser executadas em conjunto.

No controle de estoques, uma das falhas mais freqüentes é o fato de

os gestores de patrimônio, comumente, entenderem que almoxarifado é
sinônimo de estoque. Assim, acreditam, que a simples verificação dos
saldos de materiais, nos almoxarifados, representam os estoques destes na
empresa. Neste aspecto, reside uma das principais origens para o
superdimensionamento de estoques.

32
 Almoxarifado é o local reservado para a guarda e a conservação de
materiais, ou seja, um local que, em princípio, foi estruturado para
assegurar o atendimento dessas funções.

Estoque, por sua vez, é toda e qualquer presença de materiais na

empresa. Deve-se, inclusive, considerar como estoque os materiais em
trânsito, sejam aqueles, que estão em processo de recebimento, bem como,
os que foram distribuídos para os vários setores da empresa e, ainda, não
foram consumidos.
Exemplificando-se: como o gestor de patrimônio, em um hotel, deve
apresentar seu relatório de inventário de materiais ao gerente? Devem-se
considerar apenas os materiais no almoxarifado central? ou deverá
acrescentar a estes, toda a presença de materiais similares distribuídos nos
quartos, cozinhas, bares e demais dependências do hotel? Imagine, então,
que alguém deseje levantar as quantidades de bebidas, sendo que seus
estoques estejam distribuídos pelo almoxarifado central, pelos bares e
restaurantes, nos frigobares dos quartos, nas copas e também nos carrinhos
para reabastecimento do quarto. Em quantos locais encontrará “latas” ou
“garrafas” de bebidas a contar? As quantidades encontradas, em cada um
desses locais, representam, em conjunto, o estoque de bebidas desse hotel.
Se limitasse a verificar apenas as quantidades no almoxarifado, estaria
cometendo um erro muito grande. E pior, estaria fornecendo informações
erradas a pessoas, que precisariam de informações confiáveis para a boa
execução de seu trabalho. Imaginem o prejuízo que o hotel teria caso
adquirisse uma quantidade de bebidas, pensando que dispusesse, apenas,
de uma parte menor do que em realidade a tem. De igual forma deve-se
pensar o que ocorre com as organizações públicas. Esta é uma das funções
do gestor de patrimônio público: minimizar os desperdícios de recursos,
através da aquisição indevida de materiais.

A atividade de otimizar as quantidades em estoque, verificando-as no

seu respectivo estado ou condição de uso, chama-se saneamento de
material. Visa também, à liberação de áreas nos almoxarifados e dos
materiais considerados inativos, cujo estoque na organização for muito
superior às necessidades de consumo, ou seja, o seu giro é muito baixo,
incorrendo ao risco de que o mesmo perca a sua validade, se deteriore ou
se torne obsoleto, porque não haverá consumo suficiente para as
quantidades estocadas.

Ressalta-se que o gestor de materiais deverá executar,

rotineiramente, a atividade de classificar em ativos ou inativos os materiais
em estoque. Esta atividade é de fundamental importância, para o correto
planejamento das futuras aquisições.
1.14. CUIDADOS ESPECIAIS

O gestor de patrimônio tem como função primeira manter a

integridade do patrimônio público, ou seja, preservá-lo. Para tanto deverá
realizar ações, visando à conservação das características dos materiais,
equipamentos e imóveis sob os seus cuidados, estruturar programas de
conservação de cada um desses bens, observadas as particularidades

33
individuais e, também, fornecer subsídios para a tomada de decisão a
respeito da recuperação dos mesmos, quando a sua funcionalidade puder
ser restaurada. Tal decisão deve ser orientada, em princípio, pela viabilidade
econômica da recuperação.
Serão considerados bens antieconômicos, quando o custo de sua
recuperação superar 50% de seu valor, depois de recuperado. Entretanto,
existem bens, cujos custos sobre sua perda podem trazer prejuízos ao
patrimônio público, superiores àqueles de sua recuperação, por maiores que
sejam. É o caso, por exemplo, de bens de valor histórico.

A responsabilidade do gestor de patrimônio sobre os bens a seus

cuidados enseja três níveis de obrigações, por danos causados a estes:

1.1. o primeiro é a reposição do bem e da funcionalidade que este

representa, ou seja, o atendimento da demanda social, a que o
bem se destina, deve ser mantida sem prejuízo à população;
1.2. o segundo é a recuperação do bem para assegurar o
atendimento da demanda;

1.3. o terceiro diz respeito à indenização ou ao ressarcimento do valor

que o bem representa no patrimônio público.

Deve-se ressaltar que a legislação estabelece essa ordem para as

responsabilidades do gestor, em relação ao patrimônio que estiver a seu
encargo.

1.15. CONTROLE E RENOVAÇÃO DE ESTOQUES

Após o devido registro do bem no patrimônio, com a respectiva

atualização de seu valor, cabe ao gestor o contínuo acompanhamento desse
material, bem como o de seus similares, verificando todos os eventos
relativos a estes (entradas e saídas), isoladamente ou em conjunto,
enquanto pertencentes à organização.

Esse controle é fundamental para que não ocorram excessos ou falta

de materiais de qualquer natureza. A otimização da relação, entre a
disponibilidade dos materiais e o custo desta, também é obtida por esse
controle. A compra ou renovação de estoques, igualmente, deve ser
orientada por seu controle.

Existem dois métodos básicos de acompanhamento e controle de

estoques, segundo os quais o gestor realizará avaliações das quantidades
disponíveis:

1.1. O método periódico que consiste na avaliação do estoque em

intervalos regulares de tempo (semanal, mensal, semestral ou
outra freqüência apropriada para as características do material),
independente das movimentações realizadas no período.

34
 Este método tem como vantagem o fato de concentrar a atividade de
avaliação do estoque em datas únicas, servindo para o planejamento das
datas e da duração dessa avaliação, bem como para o estabelecimento dos
recursos necessários para tanto (pessoas e meios).

Todavia, em função da quantidade de itens a serem avaliados

(variedade ou diversidade), este método pode representar concentração
significativa de esforços. Tal situação é muito comum, na realização de
inventários anuais, quando não houver a atualização dos saldos e valores do
estoque. Apresenta ainda a desvantagem de dar margem a uma maior
probabilidade de falta de materiais, vez que estes serão verificados apenas
em datas fixas. Isto pode sinalizar um grande risco de paralisação das
atividades da organização, em função da importância do material para os
processos produtivos desta.

A seguir, um demonstrativo para melhor ilustração:

MÉTODO DE CONTROLE PERIÓDICO:

Representação Gráfica:

Quantidade
em estoque

Tempo

t1 t2 t3 (F)

Intervalo entre levantamento dos estoques (t1 = t2 = t3 = ... = tn).

Os inventários são feitos em intervalos de tempo regulares
(constantes), o que pode resultar em faltas ( F ) como no intervalo 3.
1.2. O método de controle por níveis de estoques, em que o gestor
utiliza, como elemento de tomada de decisão, quantidades, que
lhe servirão como referências, independente de quanto tempo
levem para ser atingidas.

A utilização deste método implica na dispersão de esforços desse

controle ao longo do período, podendo resultar num elevado número de
aquisições e custo de compras pela colocação de sucessivos pedidos, o que
não ocorre quando do controle por períodos fixos.

A seguir, um demonstrativo para melhor ilustração:

35
 MÉTODO DE CONTROLE POR NÍVEIS DE ESTOQUE:

Representação Gráfica:

Quantidade
em estoque

(f)
(c)
(b)

(a)

(d) (e)

Legenda:
(a) – Estoque mínimo ou de segurança.
(b) – Ponto de pedido.
(c) – Estoque máximo.
(d) – Tempo de reposição ou de ressuprimento.
(e) – Intervalo entre reposições consecutivas.
(f) – Lote de compras ou de encomenda.

Conclui-se, então, que existem vantagens relativas de um e outro

método. Neste contexto, deve-se conjugá-los, unindo as vantagens,
buscando minimizar as desvantagens.

Convém ressaltar que, de forma alguma, as fichas de

acompanhamento de movimentação de materiais (fichas de prateleira)
devam ser abolidas, ainda que o controle de estoques da unidade utilize
recursos de informática. Nunca é demais ter à disposição um elemento
extra de controle, que possa demonstrar sua serventia, quando da
ocorrência de falhas nesse recurso informatizado (microcomputador ou seus
programas).

1.16. DOS INVENTÁRIOS

O inventário é o instrumento através do qual os gestores de

patrimônio verificam características específicas dos materiais sob os
seus cuidados. Podem, através deste, levantar os saldos e a
disponibilidade dos estoques, as condições de guarda e conservação,
bem como obter, após a execução destas atividades, os meios
necessários para a valoração dos estoques. Estes devem ser
continuamente realizados, visando manter atualizadas as informações,

36
acima descritas, para a tomada de decisões pelo gestor e por seus
superiores.

A atualização das informações dos estoques facilita a rotina do gestor

de patrimônio, sendo, inclusive, a única forma efetiva de evitar a
concentração dessas atividades, em curto período de tempo, o que
comumente acontece em organizações, que não mantêm esse hábito. Além
disso, é conveniente que se lembre, de que a legislação coloca a
obrigatoriedade da apresentação do inventário anual, como forma de o
Estado manter controle sobre a variação de seu patrimônio, ano após ano,
representado pelas quantidades de materiais e seus respectivos valores
individuais e/ou em conjunto.

Também existem outras situações que ensejam a necessidade da

realização de inventários de quantidades e valores.

São elas:

1.1. quando do início de atividades de um órgão ou unidade de

patrimônio (visando ao adequado estabelecimento de seu
patrimônio e das responsabilidades em relação a este);

1.2. quando da transferência de responsabilidade (pela mudança do

gestor do patrimônio da unidade ou, de seus superiores). Tal
medida é fundamental, pois, vem dar suporte ao devido
estabelecimento de responsabilidades, no que se refere ao
patrimônio e à comprovação do cumprimento pleno das
expectativas, por parte daquele que deixa a função;

1.3. quando da extinção ou transformação da unidade – similarmente

ao parágrafo anterior, contribui para a verificação do
cumprimento das expectativas no que diz respeito à função e ao
estabelecimento das responsabilidades;

1.4. situações eventuais como a ocorrência de sinistros (incêndios,

enchentes, furtos etc.) também podem provocar a realização de
inventários para o estabelecimento de perdas e a verificação das
quantidades, servindo ao ajuste do patrimônio e à tomada de
providências, que se fizerem necessárias.

Realizam-se os inventários, a fim de uma verificação integral ou

parcial das características dos materiais, no que tange à sua totalidade ou
apenas parte do estoque, em razão dos objetivos a que este visa atender.
Podem, de acordo com esses objetivos, ser realizados pelo próprio gestor ou
por uma equipe especialmente designada.

1.17. DO DESFAZIMENTO

37
 Da mesma forma que o gestor é responsável pela documentação e
registro da entrada de materiais na organização, também está sob a sua
responsabilidade a tomada de providências para a regularização das saídas
no patrimônio. Estas podem ocorrer por consumo, no caso de materiais, ou
pelo desfazimento desse patrimônio, quando se tratar de material ou bem
de outra natureza.

O desfazimento pode acontecer em três situações:

1.1. pela transferência do bem a uma outra unidade, caracterizando a

transferência das obrigações e responsabilidades para outras do
Poder Público;

1.2. pela cessão a outra unidade, para que esta possa fazer uso do
bem, mas com a manutenção da posse pelo órgão original;

1.3. pela alienação, que consiste na transferência do poder sobre o

bem, para novos proprietários externos ou não ao Poder Público.

Entre as formas de desfazimento destacam-se:

1.4. a venda (que pode ser realizada por concorrência, leilão ou

convite);

1.5. a permuta;

1.6. a doação;

1.7. a inutilização e o abandono, cada uma destas com suas

especificidades processuais.

Consideram-se motivos para inutilização do bem, a sua contaminação

por agentes patológicos (que podem causar doenças nos homens, animais
ou plantas), a infestação por insetos nocivos, contaminação por
radioatividade, natureza tóxica ou venenosa (embalagens de agrotóxicos,
inseticidas, por exemplo) e o perigo de utilização fraudulenta (como no caso
de modelos e cópias de formulários, carimbos e outros elementos que
podem dar origem a falsificações).

Torna-se importante destacar que, em razão da natureza dos

materiais a serem inutilizados, por vezes, haverá a necessidade da
contratação de empresas especializadas e de reconhecida competência
para a execução dos serviços, face à possibilidade de danos ambientais e à
saúde de pessoas que, por ventura, tenham contato com estes.

Por outro lado, também, em razão da natureza dos materiais, existe a

previsão legal do abandono, que caracteriza a simples renúncia ao direito de
propriedade.

Convém lembrar que, somente após a conclusão dos devidos

processos, é que se poderá verificar o respectivo ajuste patrimonial com a
anotação das baixas e a atualização dos valores devidos.

38
 1.18. A RESPONSABILIDADE AMBIENTAL DO GESTOR DE
PATRIMÔNIO

A responsabilidade do gestor de patrimônio vai além de suas

atribuições diretas com os materiais, sob os seus cuidados. Sua atenção
deve-se estender também aos possíveis impactos, que o trato inadequado
destes pode causar ao meio ambiente e, assim, à própria humanidade.

Cuidados com as embalagens, a armazenagem e a disposição final

dos materiais, entre outras atividades do cotidiano desse gestor, devem ser
orientadas nesse sentido.

Suas ações têm, por princípio, ser orientadas quanto à redução da

geração de resíduos, a fim do reaproveitamento e da reciclagem dos
materiais.

Muito embora cresça a consciência da população em geral, no que se

refere a questões ambientais e, por conseqüência, às exigências dos
cidadãos concernentes a estas, muitos desses gestores ainda não
conseguem compreender, adequadamente, a importância de seu papel
neste contexto. Acredita-se que, tal fato, venha em decorrência, em grande
parte, da omissão de uma política ambiental estruturada, que envolva todos
os escalões dos órgãos públicos.

Felizmente, as últimas ações do Conselho Nacional do Meio Ambiente

(CONAMA) sinalizam que tal situação deverá ser alterada em um futuro
próximo. Assim, convém aos gestores de patrimônio antecipar e
implementar, entre outras medidas exigíveis da dimensão ambiental de seu
trabalho, programas de coleta seletiva, que darão suporte à reciclagem de
materiais, que, por sua vez, poderão gerar recursos para o Estado,
igualmente aos que existem em andamento nas empresas privadas.

Poder-se-ão também traçar estratégias, objetivando melhorar a

condição ambiental de seus fornecedores, com a inclusão de exigências
referentes ao licenciamento ambiental pertinente, com vistas à sua
qualificação, enquanto fornecedor do Estado, bem como o estabelecimento
de responsabilidades sobre o retorno de produtos e de suas embalagens,
após o seu uso.

Todas essas providências podem resultar em significativas

contribuições para um Estado mais responsável, quanto às questões
ambientais, cujas organizações sirvam de exemplo para toda a população,
favorecendo a economia de recursos e melhorando a vida dos seus
habitantes, em geral, através de um meio-ambiente de melhor qualidade.

Informações adicionais podem ser buscadas junto às representações

estaduais do Ministério do Meio-Ambiente, dos Recursos Renováveis e da

39
Amazônia Legal (www.mma.gov.br) e nos órgãos estadual e local, quando
houver.
A referência estadual sobre a temática é a Fundação Estadual do Meio
Ambiente – FEMA.
Endereço: Centro Político Administrativo – Palácio Paiaguás
Telefone: 613-7200
Internet: www.fema.mt.gov.br

2. DÚVIDAS MAIS FREQÜENTES E SUAS RESPOSTAS

As atividades do Patrimônio, Materiais e Serviços estão disciplinadas

por uma vasta legislação específica exigindo do gestor constantes leitura e
reflexões bem como a atualização de seu conhecimento sobre a temática.

Devido à natureza de sua rotina diária e a complexidade e dinâmica

das normas legais pertinentes, torna-se impraticável a busca em
compêndios, a fim de sanar dúvidas momentâneas.

40
 Neste contexto, visando auxiliar o desempenho das atividades do
gestor de patrimônio, foram selecionadas algumas das dúvidas mais
freqüentes, para as quais se apresentam as respectivas respostas.

2.1. Com quais setores da organização o setor de compras se

relaciona com maior freqüência?
Compras são de fundamental importância para a organização e, através de
suas atribuições ou necessidades, relaciona-se com os setores de
planejamento, almoxarifado e licitação, contábil e financeiro, bem como
com as demais atividades fim da empresa pública.

2.2. Quais as vantagens da centralização e da descentralização do

setor de compras?
2.2.1. Centralização:
a. Oportunidade de negociar maiores quantidades de
materiais;
b. Homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos;
c. Controle de materiais e estoques.

2.2.2. Descentralização:
a. Distância geográfica;
b. Tempo necessário para a aquisição de materiais;
c. Facilidade de diálogo.

2.3. Como se dá a operação do setor de compras?

Em princípio, as compras não podem ser realizadas por iniciativa própria do
gestor de patrimônio. Isto é, devem ser provocadas pela necessidade de
algum setor que encaminhará uma comunicação interna a apresentando.
Assim, caso não haja a disponibilidade imediata do material a ser entregue,
o gestor providenciará a apresentação de fornecimento ou pedido de
compras. Para investimentos e bens permanentes deverá ser formalizado o
pedido prévio de autorização para estas despesas. Em seguida, conforme o
caso, são tomadas as providências relativas à licitação, que encerra o ciclo
de atividades relacionadas a compras pela qualificação e classificação de
fornecedores.

2.4. Que elementos fazem parte das condições de compra?

Fazem parte das condições de compras, além das quantidades e preços
contratados, as formas e prazos de pagamento, inclusive quanto ao
recebimento de outros bens como parte do capital devido, o local e a
programação das entregas (seqüência e datas), bem como as informações
pertinentes às embalagens, meios (rodoviário, ferroviário, aéreo, etc.), frete
e demais elementos referentes ao transporte dos materiais dos
fornecedores até as unidades do Poder Público.

2.5. Como avaliar bem os fornecedores?

Os fornecedores devem ser avaliados segundo dois aspectos: o técnico e o
administrativo. A qualidade técnica de um fornecedor representa a
competência de fornecer um bom produto e deve ser verificada através da
qualificação do seu quadro profissional e, em alguns casos, da tecnologia do
fornecedor. Por sua vez, a qualidade administrativa diz respeito à

41
competência com que a empresa é gerenciada (preços, regularidade e
entregas de acordo com o que foi pedido etc.), sendo possível que esta
influencie negativamente a qualidade técnica.

2.6. Como a organização pública pode obter redução de custos

através do setor de compras?
Compras bem realizadas significa que o recurso de capital foi bem
empregado. Como uma organização pública não visa lucro com a aquisição
de bens e serviços, não há como recuperar o capital desperdiçado em
compras mal realizadas, o que implica a premente necessidade da
maximização do recurso público utilizado em suas compras. Compras,
então, contribuirá com tal finalidade através de seu adequado planejamento
e negociação com fornecedores visando a obtenção do fornecimento mais
vantajoso ao interesse público.

2.7. Quais as prioridades ou métodos para aquisição e

conservação de materiais inflamáveis?
Devido às suas características, o material inflamável exige cuidados
especiais para a sua guarda e conservação. Por isso, não é recomendada a
sua aquisição em quantidades acima da capacidade de estocagem segura,
tampouco por unidades que não disponham de condições adequadas para
tal finalidade. Devem ser observadas recomendações para o trato de
materiais inflamáveis (assim como para explosivos, conforme o caso)
relativas à segurança do trabalho. Orientações específicas sobre as
características das substâncias podem ser obtidas junto ao Corpo de
Bombeiros e/ou junto a instituições como Universidades ou Institutos de
pesquisa. Nunca é demais acrescentar que o pessoal dessas unidades deve
estar preparado para a intervenção no caso de sinistros, como princípios de
incêndios, e que estas devem ter um plano de contingências (indicando que
providencias tomar, a quem comunicar fatos, como socorrer vítimas etc)
para possíveis ocorrências desses sinistros.
2.8. Quais as medidas a serem tomadas na aquisição, em casos de
emergências?
Compra direta, tendo as justificativas dentro das medidas legais.

2.9. Na aquisição, quais as principais formas para a descrição de

bens?
2.9.1. Descritiva: identifica com absoluta clareza, vez que caracteriza
o bem, através de suas especificações (técnica, estética,
histórico-cultural, etc).
2.9.2. Referencial: identifica, indiretamente, o item (nome, símbolo,
etc).

2.10. Na aquisição, com Recurso Próprio, qual a legislação a ser

seguida: Federal ou Estadual?
Deverá ser seguida a Legislação Federal.

2.11. Como proceder para a aquisição de semoventes?

A aquisição de animais segue as mesmas orientações da aquisição de
outros bens. Para tanto, é necessário solicitar opinião técnica especializada,
se verificar a finalidade do órgão, bem como a formalização prévia da
necessidade e a observação dos atestados de sanidade dos animais e,

42
ainda, quando pertinente, obter certificado de linhagem (registro genético,
por exemplo, para melhoramento de plantel ou outro caso onde tal
informação seja requerida).

2.12. A aquisição nas Empresas da Administração Direta e Indireta

deve ser feita pela própria empresa ou por uma Comissão de
Licitação do Estado, que é unidade centralizada para este
fim?
Quando for recurso próprio é pela própria empresa. Quando for recurso do
Tesouro é pela unidade centralizada.

2.13. Quais as modalidades de licitação para aquisição de materiais

e serviços?
2.13.1.Carta Convite – modalidade de licitação mais simples, visa à
contratação de pequenos valores referentes à aquisição de
materiais e serviços, bens ou obras. Devem ser buscadas, pelo
menos, ofertas de três fornecedores.
Valores: materiais e serviços – de R$ 8.000,00 a R$ 80.000,00; obras
e serviços de engenharia – até R$ 150.000,00.
2.13.2.Tomada de preços – licitação junto a fornecedores,
previamente, cadastrados (qualificados), publicação no Diário
Oficial e em jornal de grande circulação.
Valores: materiais e serviços – até R$ 650.000,00; obras e serviços
de engenharia – até R$ 1500.000,00.
2.13.3.Concorrência – licitação que admite a participação de
quaisquer interessados, previamente, cadastrados ou não.
Valores: materiais e serviços – acima de R$ 650.000,00; obras e
serviços de engenharia – acima de R$ 1500.000,00
2.13.4.Concurso – permite a seleção e a escolha de trabalho técnico
ou artístico, onde a predominância é a intelectualidade.
2.13.5.Leilão – utilizada especificamente na venda de bens móveis e
imóveis.
2.13.6. Pregão – É uma modalidade de licitação em que a obtenção
pelo fornecimento de bens e serviços comuns, é realizada em
sessão pública, por meio de propostas de preços escritos e
verbais, que garantam por meio de pleito justo entre os
interessados, a compra mais econômica, segura e eficiente.

Nas autorizações de despesas referentes a serviços, materiais, bens ou

obras, antes do ato de empenhar faz-se necessário enquadrá-las, no que
prescreve os artigos 14, 15 e 16 da Lei nº. 8.666/93, de 21 de junho de
1.993, alterada pela Lei 9.648/98, de 27 de maio de 1.998, que rege as
Licitações e Contratos Administrativos no Brasil.

2.14. Quais os critérios para a habilitação de fornecedores?

Probidade administrativa, habilitação jurídica, qualificação técnica,
econômico-financeira e regularidade fiscal.

2.15. Quais os documentos necessários para participar de uma

licitação?
Todos os documentos citados nos art. 27 a 32 da Lei 8.666/93, sendo os
principais: CPF - se pessoa física ou CNPJ - se pessoa jurídica; Inscrição

43
Estadual – para material e, Inscrição Municipal – para serviços; Certidão de
Regularidade Fiscal - CRF (emitido pela Receita Federal), Estadual (emitido
pela SEFAZ) e Municipal (emitido pela Prefeitura); certidão de regularidade
do FGTS (emitido pela Caixa Econômica Federal); inscrição na entidade
profissional competente.

2.16. Quando a licitação poderá ser dispensada?

Com valor inferior a R$ 8.000,00; em caso de emergências, sinistro ou
calamidade pública, conforme previsto no art. 24 da Lei 8.666/93, incisos I a
XXIV. Sempre se apresentando a justificativa pertinente no respectivo
processo.

2.17. Quais os períodos mínimo e máximo de duração de um

contrato?
Ficará adstrita à vigência dos respectivos créditos orçamentários; exceto:
aos projetos cujos produtos estejam contemplados nas metas estabelecidas
no plano plurianual, os quais poderão ser prorrogados, desde que isso tenha
sido previsto no ato convocatório. A prestação de serviços a serem
executados, de forma contínua, está limitada a 60 meses.

2.18. Quais as principais prerrogativas do contrato?

Segurança ao contratante e contratado, em caso de não cumprimento de
uma das partes.

2.19. Quais garantias e exigências podem ser cobradas num

contrato?
2.19.1.Objetos e seus elementos;
2.19.2.Execução e forma de fornecimento;
2.19.3.Preços e condições de pagamentos;
2.19.4.Prazos de início e conclusão da execução;
2.19.5.Créditos da dispensa e da categoria econômica;
2.19.6.Garantias exigidas para execução;
2.19.7.Responsabilidade das partes;
2.19.8.Casos de rescisão;
2.19.9.Reconhecimento dos direitos em caso de rescisão;
2.19.10.Condições de importação, data e taxa de câmbio para
conversão, quando for o caso;
2.19.11.Vinculação ao edital de licitação, ao convite e à proposta do
licitante vencedor;
2.19.12.Legislação aplicável à execução do contrato e,
especialmente, aos casos omissos;
2.19.13.Obrigação do contratado em manter, durante toda a
execução do contrato, a compatibilidade com as obrigações por
ele assumidas.

2.20. A partir do momento em que os serviços não estão de acordo

com o contrato, nem sendo satisfatório, qual procedimento
tomar?
Rescisão do contrato, conforme o que preceituam os arts. 77 e 78 da Lei
8.666/93.

44
2.21. Como deve ser o julgamento de uma proposta num processo
de Licitação? E se houver empate qual o critério usado para o
desempate?
O julgamento, conforme dispõe o art. 45 da lei 8.666/93, será objetivo,
devendo a Comissão de Licitação ou o responsável pelo Convite realizá-lo de
acordo com o tipo de licitação e os critérios estabelecidos no ato da
convocação; quanto à ocorrência do empate, deverá ser obedecido o
disposto no § 2º., do art. 3º, que estabelece igualdade de condições entre os
participantes, tendo assegurada para critério de desempate a preferência
aos bens e serviços produzidos ou prestados por empresas brasileiras de
capital nacional; produzidos no país; produzidos ou prestados por empresas
brasileiras, persistindo o desempate a classificação será feita
obrigatoriamente por sorteio, em ato público, para qual todos os licitantes
deverão ser convocados, sendo vedado qualquer outro processo de
desempate.

2.22. Na modalidade convite, quando um dos participantes pode

pedir anulação da Licitação?
Quando houver irregularidades, do tipo: benefício.

2.23. Quais medidas a serem tomadas quando uma determinada

quantidade dos produtos adquiridos apresentarem defeitos?
Existem duas possibilidades para a detecção desses defeitos. A primeira
quando o material é entregue. Ou seja, uma parte está adequada para
consumo imediato e a outra não (a que apresentou defeitos). Para a devida
solução desse problema recomenda-se adotar a recepção provisória para a
conferencia da qualidade e da quantidade dos produtos entregues. Tal
condição deve estar previamente estabelecida no edital de fornecimento. A
outra oportunidade é quando se percebe o defeito algum tempo após a
entrega e já tendo sido consumida parte do material recebido. Nesta última,
a comprovação de uma possível má intenção do fornecedor pode ficar
prejudicada devido à, entre outros fatos, armazenagem indevida, mistura
entre lotes oriundos de diferentes fornecedores etc. Sempre que possível,
deve-se verificar amostras do produto entregue na presença do fornecedor
e fazer constar cláusulas sobre penalidades para o fornecimento de
materiais defeituosos, inclusive com a restrição de fornecimento ou da
participação de certames licitatórios.

2.24. Poderão ser exigidas prestação de garantia nas contratações

de obras, serviços e compras?
A critério da autoridade competente, dependendo do caso, e desde que
prevista no instrumento convocatório, caberá ao contratado optar por uma
das seguintes modalidades de garantia: caução em dinheiro ou títulos da
dívida pública; seguro-garantia; fiança bancária.
Obs.: não poderá exceder a 5% do valor do contrato. A garantia será
liberada ou restituída após a execução do contrato e, quando em dinheiro,
atualizada monetariamente (art. 56, § 1º. da Lei 8.666/93).

2.25. O contrato poderá ser modificado?

Unilateralmente, para melhor adequação às finalidades de interesse público,
respeitados os direitos do contratado (art. 58. Inciso I da Lei nº. 8.666/93).

45
2.26. Quais os critérios para ser “pregoeiro”?
Assim como para ser “leiloeiro” há a necessidade de habilitação específica,
para ser “pregoeiro” o servidor deve realizar capacitação para que possa
exercer esta função. Portanto, não é possível ser pregoeiro pela simples
designação por seus superiores.

2.27. Numa licitação, quando houver um fornecedor com “Melhor

Preço” (com qualidade inferior) e outro com “Melhor Técnica”
(com preço superior); qual procedimento adotar para
justificar a decisão que indicará o vencedor do certame? Que
argumentos poderão ser usados?
Somente ocorrerão dúvidas dessa natureza quando no edital não forem
previamente definidos todos os critérios para a seleção do fornecimento, o
que poderá causar transtornos de diversas naturezas. Se as regras não
forem estabelecidas com antecedência qualquer decisão tomada pela
comissão de licitação poderá ser questionada, independente da
argumentação utilizada como justificativa. Ao ser publicado um edital e
verificada qualquer pendência a melhor providencia é a sua republicação
para a inclusão do aspecto em falta ou para a devida correção.

2.28. Qual o objetivo do pregão?

A modalidade pregão destina-se a garantir, por meio de pleito justo entre os
interessados, a compra mais econômica, segura e eficiente.

2.29. Como proceder no caso de bens em regime de cessão de uso

em que foram leiloados pelo cessionário?
O cessionário não é o proprietário do bem, logo não poderia se desfazer
deste. O que implica o descumprimento das cláusulas do contrato, ficando
ele, sujeito a execução das sanções previstas a ao ressarcimento do bem de
origem.
2.30. O que são bens e serviços comuns?
São aqueles cujos padrões, desempenho e qualidade possam ser concisos e,
claramente definidos no objetivo do edital, em perfeita conformidade com
as especificações usuais praticadas no mercado.

2.31. O que é inventário físico?

É a tomada de todas as providências, visando obter a avaliação ou
valoração dos estoques. Para isso, devem ser levantados as quantidades e o
estado (condição de uso ou conservação dos materiais em análise), para a
sua posterior avaliação individual ou em conjunto.

2.32. O inventário deve ter data programada para o início e fim de

suas atividades?
Sim, deve ser em datas programadas, visando a contribuir para o seu
melhor planejamento e execução.

2.33. Qual o procedimento para receber materiais adquiridos

através de convite, quando seus valores forem superiores ao
estabelecido no art. 23, da Lei n° 8.666/93?
O recebimento deverá ser confiado a uma comissão composta de, no
mínimo, 03 (três) pessoas, observadas as disposições do art. 15, § 8°, da Lei
n° 8.666/93.

46
2.34. O que se exige para participar de modalidade de pregão?
2.34.1.Habilitação jurídica;
2.34.2.Qualificação técnica e econômico-financeira;
2.34.3.Regularidade fiscal, com base na legislação em vigor.

2.35. Qual o procedimento a ser adotado com os bens inativos,

considerados ociosos?
Inicialmente deve ser procurada a sua destinação para outra unidade a fim
de que possa fazer uso imediato deste (disponibilizado para cessão ou
permuta). Se não for possível, deverá ser colocado à venda (na tentativa de
tentar recuperar parte do capital empregado em sua aquisição). E, por
último, deverá ser disponibilizado para doação.

2.36. Que orientações a seguir quando da realização de

inventários?
2.36.1.oportunidade – os inventários devem ser realizados em época
planejada, oportuna, visando a não causar transtornos ao
andamento normal das atividades da unidade;
2.36.2.uniformidade – os procedimentos de avaliação devem ser
uniformes, de preferência padronizados e realizados,
integralmente, pela mesma equipe, visando a assegurar os
mesmos critérios e resultados similares para materiais em
condições semelhantes;
2.36.3.instantaneidade – itens similares devem ser avaliados em um
menor espaço de tempo entre o início e o final de sua
contagem e valoração, se possível, nas mesmas datas, com
vistas a assegurar que o tempo não influirá nessa avaliação e
resultará em diferenças sensíveis para o conjunto;
2.36.4.integridade – preferencialmente, deve ser avaliada a totalidade
dos itens em estoque. Todavia, por dificuldades de ordem
econômica, de tempo ou de pessoal podem ser tomadas, como
expressão da realidade, aproximações como a amostragem;
2.36.5.especificação – os materiais devem ser identificados e
avaliados pelo conjunto de características que formam a sua
especificação.

2.37. O que é inventário analítico?

É a forma de controle em que se devem figurar todas as informações
necessárias para a perfeita identificação e caracterização do material.

2.38. Quais são as providências do gestor de patrimônio, caso o

Órgão possua estoque de materiais comprovado fisicamente
como suficiente para atender a uma demanda de 3 meses,
mais o encarregado de compras ou ordenador de despesas
determinar a abertura de novas licitações?
Verificar, antes de tudo, o estado do material, observando as suas
características (perecibilidade, prazo de validade etc). Em seguida,
comunicar a posição do estoque ao setor de compras ou ordenador de
despesas, incluindo opinião sobre a possibilidade de emprego indevido de
recursos públicos.

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2.39. Os inventários gerenciais devem ser feitos por um gestor
apenas?
Não, devido às suas características em ter uma finalidade específica
(verificação de saldos e qualidades, identificação de desvios etc.), deverão
ser efetuados por uma comissão, especialmente, designada.

2.40. Quais os prazos máximo e mínimo para a entrega do material?

Os prazos mínimos e máximos deverão estar fixados em Edital.

2.41. O que é recebimento de material e quais as particularidades

que se deve destacar neste ato administrativo?
O recebimento é o ato pelo qual o material é entregue ao órgão público no
local previamente designado, não implicando em aceitação, transfere
apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do fornecedor ao
órgão. Deve-se observar a especificação técnica, a quantidade e a
documentação do material (nota fiscal, empenho etc.).

2.42. Todo o material deverá ser entregue no almoxarifado?

Sim, salvo quando o produto não possa ou não deva ser estocado ou
recebido. Nestes casos a entrega far-se-á nos locais designados. Qualquer
que seja o local de recebimento, o registro de entrada deverá ocorrer no
almoxarifado.

2.43. Quais as penalidades para o gestor, quando ocorrer o

desaparecimento de materiais sob os seus cuidados?
Caracterizado o fato, o gestor estará sujeito à pena de substituição,
reparação ou indenização, de acordo com o caso, respondendo,
administrativamente e, após manifestação do Ministério Público, poderá,
inclusive, ser julgado criminalmente.
2.44. Quando é que se deve considerar irrecuperável um material?
Quando estes perder suas características funcionais.

2.45. Qual o objetivo do planejamento e controle de estoques?

Otimizar a relação entre a disponibilidade dos materiais e o seu custo.

2.46. De que forma deve ser feito o controle de um estoque?

Através das requisições, de maneira periódica e pelo acompanhamento de
cada movimentação (entradas e saídas na ficha de prateleira).

2.47. Como calcular o tempo de reposição de um material?

2.47.1.Seleção e avaliação de fornecedor, trâmites legais;
2.47.2.Fabricação;
2.47.3.Transporte;
2.47.4.Inspeção de recebimento, etc., o que for pertinente, conforme
cada caso, levando em consideração o tempo decorrido, entre
a colocação de um pedido, sendo tomadas todas as
providências para o seu atendimento até a sua disponibilização
para uso do solicitante.

2.48. O que é estoque de segurança ou mínimo?

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É uma quantidade de materiais reservada para fazer face aos possíveis
aumentos no consumo ou no tempo de reposição ou, ainda, de ambos
(consumo e tempo de reposição), que é a situação mais desfavorável.

2.49. De quem é a responsabilidade dos bens existentes no setor?

Do gestor de cada ambiente ou unidade de trabalho.

2.50. Quais as informações obrigatórias nas notas fiscais, que

deverão ser observadas pelo gestor quando do recebimento
de materiais?
2.50.1.Data de emissão;
2.50.2.Descrição do material;
2.50.3.Quantidades;
2.50.4.Unidades de medida (dúzia, quilo, etc.);
2.50.5.Preços (unitários e total);
2.50.6.Bem como o destaque das alíquotas dos impostos (ICMS e IPI);
2.50.7.Caracterização do fornecedor (CGC, inscrições estadual e
municipal, entre outras).

2.51. O exame qualitativo de um material deverá ser feito somente

pelo gestor do almoxarifado?
Não, deverá ser realizado por uma comissão, na qual ele deverá tomar
parte.

2.52. O almoxarifado poderá receber pedido fracionado (entregas

por etapas)?
Em princípio não, mas entre as finalidades das atividades do gestor está a
de colocar à disposição da população os materiais necessários ao seu
atendimento, cuja necessidade de demanda, por vezes pode-se caracterizar
como mais importante do que o próprio capital, que aquele bem ou material
representa. Assim, em algumas ocasiões, podem ser justificados os
recebimentos fracionados.

2.53. Como proceder no controle de materiais e quais métodos

deverão ser aplicados?
O controle de materiais é uma atividade de grande importância para o
gerenciamento do patrimônio. É através dele que o gestor verifica
continuamente o saldo, o estado e as medidas requeridas para a
manutenção dos materiais prontamente disponíveis para o atendimento às
necessidades de consumo das unidades com as quais o seu setor se
relaciona. Para tanto, deve realizar tal função através de atividades
periódicas (controle periódico ou por intervalos de tempo fixos) e de acordo
com a variação do consumo ocorrida ao longo do tempo (o que resulta no
controle por quantidades de referência ou por níveis de estoques).

2.54. O que é armazenagem e quais os cuidados que se deve ter

com o armazenamento dos materiais?
A armazenagem compreende a guarda, conservação, segurança e
preservação do material adquirido, a fim de suprir, adequadamente, falhas
operacionais das unidades integrantes da estrutura do órgão ou entidade.
Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros são:

49
 2.54.1.Os materiais devem ser resguardados contra furto ou roubo, e
protegido contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças
climáticas, bem como de animais daninhos;
2.54.2.Os materiais estocados há mais tempo, devem ser fornecidos
em primeiro lugar (primeiro a entrar, primeiro a sair – PEPS),
com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque;
2.54.3.Os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma
fácil inspeção e um rápido inventário;
2.54.4.Os materiais que possuem grande movimentação devem ser
estocados em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de
expedição; o material que possui pequena movimentação deve
ser estocado na parte mais afastada das áreas de expedição;
2.54.5.Os materiais jamais devem ser estocados em contato direto
com o piso. É preciso utilizar corretamente os acessórios de
estocagem para os proteger;
2.54.6.A disposição dos materiais não deve prejudicar o acesso às
partes de emergência, aos extintores de incêndio ou à
circulação de pessoal especializado para combatê-lo (Corpo de
Bombeiros);
2.54.7.Os materiais da mesma classe devem ser concentrados em
locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentação e
inventário;
2.54.8.Os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados
nas partes inferiores das estantes e porta-estrados, a fim de
eliminar os riscos de acidentes e avarias, facilitando a
movimentação;
2.54.9.Os materiais devem ser conservados nas embalagens originais
e somente abertos, quando houver necessidade de
fornecimento parcelado, ou por ocasião da sua utilização;
2.54.10.A disposição dos materiais deve ser feita de modo a manter,
a face de embalagem (ou etiqueta), voltada para o lado de
acesso ao local de armazenagem, contendo a marcação do
item de modo a permitir a fácil e rápida leitura da identificação
e das demais informações registradas;
2.54.11.Quanto ao material a ser empilhado, deve-se atentar para a
segurança e altura das pilhas, a fim de não afetar sua
qualidade e o seu arejamento (distância de 70 cm
aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das
paredes), pelo efeito da pressão decorrente.

2.55. No momento da recepção provisória do material, qual o prazo,

no caso de produto defeituoso, para a devolução ou troca?
Os prazos para troca e devolução do produto defeituoso devem constar do
respectivo edital de aquisição.

2.56. A armazenagem inadequada altera a forma ou a qualidade do

material?
Sim, como qualquer outro cuidado indevido (embalagem, deslocamento
etc.), a armazenagem pode levar o material a perder as suas características
e, assim, seu valor (total ou parcialmente). Pode haver deterioração, por
exemplo, quando as condições ambientais (umidade, temperatura,
insolação, iluminação etc) alterarem as suas características físicas ou

50
químicas. Ainda poderão haver danos aos materiais quando não for
observada a orientação sobre empilhamento máximo dos volumes (não é
observada a capacidade da embalagem suportar carga e, por isto, ocorrem
danos ao material em seu interior).

2.57. Quem é o responsável pela guarda e conservação de

materiais permanentes em manutenção?
Como toda movimentação de materiais, salvo expressão em contrário, o
responsável por ela o é, também, pela guarda e conservação do bem. Se
houver a mudança da responsabilidade, durante a atividade específica de
manutenção, deverá ser emitido um novo termo de carga.

2.58. Como proceder a armazenagem de materiais de grande

movimentação?
Materiais de consumo elevado devem, observadas as restrições, devido a
outras características, ser colocados à entrada do almoxarifado, visando a
facilitar o seu deslocamento e o trânsito em seu interior.

2.59. A armazenagem inadequada altera a forma ou a qualidade do

material?
Sim, como qualquer outro cuidado indevido (embalagem, deslocamento
etc.), a armazenagem pode levar o material a perder as suas características
e, assim, seu valor (total ou parcial).

2.60. Quem deverá atestar as Notas Fiscais, para liberar os

pagamentos?
Será feita pelo gestor de almoxarifado, e na sua ausência o servidor por ele
designado.

2.61. Onde se armazenarão os materiais permanentes comprados

sem destinação e quem se responsabilizará por eles?
Deverão ficar armazenados no almoxarifado, sob a responsabilidade do
gestor de patrimônio.

2.62. Quais os principais sistemas de estocagem?

Sistema de estocagem:
a) Fixa onde se determina número de áreas de estocagem para um
tipo de material, definindo-se, assim, que somente material deste
tipo poderá ser estocado nos locais marcados.

b) Sistema de estocagem livre – em o qual não existem locais fixos

de armazenagem, a não ser, é óbvio, para materiais de
estocagem especial.

2.63. Quais as formas de classificação de estoques?

São as seguintes:
2.63.1.Estocagem de matéria-prima – que pode ser armazenagem
centralizada, onde facilita o planejamento da produção, pois
que permite um melhor controle sobre as peças ou produtos
defeituosos, tornando o ato de rejeição mais simples.

51
 2.63.2.A armazenagem descentralizada - possibilita um inventário
mais rápido, por meios visuais, e, por estar localizada junto aos
pontos de utilização, minimiza os atrasos ocasionados, por
enganos no envio de materiais a outros locais, que não o de
utilização.

2.63.3.Estocagem intermediária - que também pode ser centralizada

ou descentralizada, é a estocagem de materiais ou produtos já
transformados, processados ou fabricados parcial ou
totalmente que entram na etapa seguinte da produção.

2.63.4.Estocagem de produtos acabados – é aquela realizada para

atender ao usuário, seja o da entrega imediata, seja o de
encomendas sob pedido.

2.64. Quais os principais cuidados a serem tomados na recepção de

materiais?
A conferência da mercadoria, por ocasião do ato da entrega, é operação
importante e, antes de ser dada quitação, assinando a respectiva nota
fiscal, deve-se proceder a uma conferência rigorosa, conforme as indicações
abaixo:
2.64.1.Antes de abrir os volumes, deve-se verificar se as indicações
contidas nas notas de entrega, endereços, números, marcas,
etc., constantes dos volumes, conferem;

2.64.2.Obtida a certeza de que os volumes mencionados nas notas

fiscais são aqueles que estão sendo conferidos, deve-se
também, ter o cuidado de abrir os volumes na presença do
representante da firma fornecedora, que poderá ser o
entregador ou outra pessoa, devidamente, credenciada;

2.64.3.Confronto de tipos: encomendado e recebido;

2.64.4.Conferência quanto à quantidade: quebras, faltas;

2.64.5.Conferência quanto à qualidade: apresentação, boa ou má;

2.64.6.Conferência quanto ao peso: certo ou errado.

Outros aspectos poderão ser examinados e confrontados. Constatando

alguma falta ou algum defeito, deve-se, imediatamente, comunicar este
detalhe ao representante, ou, na falta deste, ao entregador, declarando no
verso do canhoto os motivos por que deixou de acusar o recebimento total
e, ainda comunicar, as razões através de ofício, à firma fornecedora, a fim
de que a ocorrência fique perfeitamente documentada.

2.65. Qual a diferença entre estoque e almoxarifado?

a) Estoque – é toda e qualquer presença de materiais na empresa,
inclusive aqueles em trânsito, seja os que estão em processo de
recebimento, como aqueles que foram distribuídos.

52
 b) Almoxarifado – é o local reservado para a guarda e a conservação
de materiais, isto é, um local que, em princípio, foi estruturado
para assegurar o atendimento dessas funções.

2.66. Qual a finalidade do layout do almoxarifado?

Cercar o projeto de todas as condições, que possibilitem uma operação,
dentro de um ótimo de economia e rendimento. Ele ocorre quando da
implantação de um depósito, e está presente desde a fase inicial do projeto
até a etapa de operacionalização, influindo na seleção do local, projeto de
construção, localização de equipamentos e estações de trabalho, seleção do
equipamento de transporte e movimentação de materiais, estocagem,
expedição de dezenas de detalhes, que vão desde a topografia do terreno
até a presença ou número de janelas.

2.67. Quais os principais cuidados na estocagem de alimentos?

Em razão de suas características e aplicações, os alimentos, sejam para
consumo humano ou animal, devem receber atenções especiais desde a sua
aquisição até a sua liberação para uso. Devem ser observados os requisitos
ambientais (umidade, temperatura, ventilação, insolação, iluminação etc)
visando garantir a integridade de suas características, bem como os prazos
para o seu consumo (validade) e forma de preparo, se pertinente. Devem
também ser tomadas todas as providências para que não haja absorção de
odores ou vapores e, ainda, que os alimentos não fiquem expostos a insetos
ou roedores que podem contribuir para a sua contaminação ou deterioração.

2.68. O que é rotação ideal de estoques?

Rotação de estoques pode ser entendida como uma relação entre as
entradas e saídas de um dado material, levando-se em conta as
quantidades estocadas e o tempo necessário para o seu consumo (ou taxa
de cobertura). Essa relação orienta o gestor no tocante ao planejamento das
aquisições, bem como ao dimensionamento dos níveis de estoque daquele
material (em razão de seu consumo e do tempo para a sua reposição). Essa
relação deve ser tão próxima quanto possível de 1:1, que é a condição ideal.
Ou seja, tudo o que entra, sai. Não havendo acúmulos (excessos) ou falta de
materiais, mantendo-se, também, uma condição ótima de taxa de
cobertura.

2.69. Qual a legislação relativa ao aspecto segurança na

armazenagem e manuseio de materiais?
No aspecto segurança do trabalho para o trato manual de cargas deve ser
observada as orientações da Norma Regulamentadora n° 11 (NR-11), da
Portaria 3.214/78, do Ministério do Trabalho e Emprego.

2.70. Quais as principais formas de identificação de materiais em

estoque?
Podemos nos valer dos meios de armazenamento (sejam prateleiras, caixas,
paletes etc.) como formas de identificação dos materiais, pela associação da
identificação de cada um destes ao seu conteúdo, marcando-os com
códigos numéricos e alfanuméricos, pelo uso combinado de cores, figuras
geométricas e símbolos, que servem, inclusive, para a demarcação de áreas
reservadas para cada material, segundo suas características.

53
2.71. Como deveremos estabelecer a distribuição de um produto?
Antes de distribuir um material solicitado, o gestor de patrimônio tem por
obrigação avaliar a real necessidade de seu fornecimento para o solicitante.
Uma vez verificada a necessidade daquele usuário, o gestor deverá decidir
pelo fornecimento do material levando em conta não apenas aquele
consumidor específico, mas todo o conjunto de potenciais consumidores do
produto em sua organização, de modo que o atendimento em questão não
venha a trazer prejuízos para outro solicitante ou à sua organização em
conjunto. Isto verificado, escolherá o meio mais adequado para fazer chegar
o material a quem o solicita. Para tanto, deverá tomar como elementos de
decisão as características do pedido (quantidade, volume e massa do
material a ser deslocado, urgência, prazos de atendimento, locais de
entrega desse e de outros pedidos, os requisitos de segurança para a
integridade do material e de quem o conduzirá, etc.), visando atendê-lo e a
outros pedidos a um menor custo para a organização.

2.72. Qual a finalidade da ficha de prateleira?

É fornecer a posição exata dos saldos dos materiais em estoque, servindo
como um meio de controle adicional aos demais controles da organização.
Deve assegurar o registro de toda a movimentação dos materiais (entradas
e saídas), pois está junto aos locais em que estes se encontram
depositados.

2.73. Como é feita a saída de bens de consumo do almoxarifado,

cuja entrada não existe registro?
Há a obrigação do registro patrimonial de todos os bens públicos, ainda que
pelo simples relacionamento. Um bem não registrado, formalmente, não
existe e, portanto, não integra o patrimônio. Logo, não haverá a
possibilidade de registros relativos a saídas, enquanto não houver a entrada
ou registro patrimonial do bem.

2.74. Qual o procedimento a ser adotado pelo almoxarifado,

quando a saída de mercadorias para governos estrangeiros?
A autorização para fornecimento de materiais no intuito de ajuda
humanitária a governos estrangeiros, sobretudo para municípios ou cidades
próximas a fronteiras obedecerá autorização ou legislação específica para
tal fim.

2.75. Como se deve ocorrer à saída de material do almoxarifado, se

o mesmo estiver disponível para permuta?
Se o mesmo for considerado como parte de pagamento de um outro bem a
ser adquirido, deverá constar da adequada publicação.

2.76. Como proceder à saída de mercadoria, onde a fabricação é

interna?
Ainda que os produtos sejam obtidos por fabricação ou produção interna,
deverá haver o respectivo registro de sua entrada no patrimônio público. A
guia de produção é o documento hábil para tal finalidade. Após a
formalização de sua entrada, esses materiais podem ter a sua baixa
normalmente.

54
2.77. O almoxarifado pode dar saída em mercadoria, cuja nota
fiscal ainda se encontra a pagar no setor financeiro?
Como orientação geral o gestor de patrimônio deverá observar a liquidação
da aquisição, que consolida a plena propriedade do bem pelo Estado.
Todavia, a emissão de empenho implica em assumir responsabilidades sobre
a aquisição, de onde, de acordo com a Lei de Responsabilidade Fiscal, após
a entrega do material e sua entrada no patrimônio público, se caracteriza a
impossibilidade do cancelamento da operação. Ou seja, esta despesa
consta, obrigatoriamente, do orçamento anteriormente estabelecido e da
programação para a sua execução associada à disponibilidade financeira.

2.78. Como proceder a baixa no estoque do almoxarifado?

Através da distribuição feita aos setores requerentes, por meio de
requisições.

2.79. Quando ocorre a Saída Parcial de um material?

Quando não se pode atender ao pedido por completo, se caracterizado o
baixo nível de estoque de um determinado material, ocorre a possibilidade
do atendimento parcelado da aquisição.

2.80. Pode-se proceder à saída de um material, em virtude do

desfazimento ou renúncia?
Sim, desde que comprovada a inutilização ou abandono do material
considera-se desfazimento.
2.81. O almoxarifado deve emitir mensalmente balancetes,
informando à contabilidade, a real situação do estoque?
Sim, para que a contabilidade possa acompanhar a movimentação de
estoque (entrada e saída).

2.82. Qual o procedimento a ser adotado pelo setor de

almoxarifado para saída de mercadorias, quando o Órgão
tiver cronograma de encerramento para a elaborar do
movimento de almoxarifado?
A maioria dos problemas relacionados à gestão de estoques está
relacionada com a falta do estabelecimento prévio de condições para a sua
entrega e recebimento. Ou seja, ainda na contratação do fornecimento. Para
que sejam sanados estes problemas o contrato deve prever claramente
quais as condições necessárias para que o fornecimento seja realizado de
modo a atender todas as expectativas do órgão ou unidade a(o) qual se
destina. Para evitar problemas numa unidade que tiver que apresentar
mensalmente relatórios de movimentação, devem ser adotados
procedimentos como o recebimento de entregas no máximo até o 2° dia útil
anterior ao final do mês (ou outra antecedência, conforme necessidade da
unidade) e recebimento prévio para posterior processamento, seguindo as
mesmas diretrizes de quaisquer outros fornecimentos com esta condição.

2.83. Em que consiste o inventário rotativo?

Consiste no levantamento contínuo e seletivo dos materiais existentes em
estoques ou daqueles permanentes, distribuídos para uso, feito de acordo
com uma programação, a permitir que todos os itens sejam recenseados ao
longo do exercício.

55
2.84. Quando um material é considerado antieconômico?
Quando o custo de sua recuperação superar a 50% de seu valo

2.85. Que destinação deve ser dada aos materiais obtidos, através
de convênio, após o término deste?
Em regra, deverão ser destinados para a respectiva entidade, salvo
expresso, de outra forma, no próprio convênio.

2.86. Qual o método de avaliação a ser adotado para a atualização

do valor do patrimônio?
Os materiais deverão ser avaliados pela média ponderada das compras e os
equipamentos e materiais permanentes pelo custo de aquisição ou
construção, conforme determina o art. 106, da Lei n° 4.320/64.

2.87. Como proceder para a valoração de itens do patrimônio

obtidos por produção interna?
Preferencialmente, com base no valor de similares do mercado. Se não for
possível, devem ser valorados pelo seu custo de produção.

2.88. O que é inventário por amostragem?

Consiste no levantamento das características de uma parcela dos materiais
em estoque, buscando, a partir dos resultados obtidos, o comportamento
dessas características no restante do grupo em análise. Pode-se ocorrer em
intervalos regulares de tempo, por exemplo, mensal, ou, segundo uma
finalidade específica.

2.89. Como deve ser feita a depreciação de equipamentos e

material permanente e de quantos em quantos anos?
Deverá ser feita, anualmente, atualizando o valor de cada item do
patrimônio, fazendo-a constar do inventário anual da unidade. Para cada
tipo de equipamento e material permanente, deve ser consultada a Norma
de Execução 06/93 (publicada no DOU de 30/12/93), onde se extraiu a
tabela abaixo:
TAXA ANUAL
• Aeronaves 5%
• Aparelhos de medição 10 %
• Aparelhos e equipamentos de Comunicação 10 %
• Aparelhos e equipamentos de Medicina, Odontologia e
10 %
Laboratórios Hospitalares
• Aparelhos e equipamentos para Esportes e Diversões 10 %
• Aparelhos e utensílios domésticos 10 %
• Armamentos 10 %
• Bandeiras, flâmulas e insígnias 20 %
• Coleções e material bibliográfico 10 %
• Embarcações 5%
• Equipamentos de manobra e patrulhamento 10 %
• Equipamentos de proteção, patrulhamento e socorro 10 %
• Instrumentos musicais e artísticos 10 %
• Máquinas e equipamentos de natureza industrial 10 %
• Máquinas e equipamentos energéticos 20 %

56
 • Máquinas e equipamentos gráficos 10 %
• Equipamentos para áudio, vídeo e foto 20 %
• Máquinas, utensílios e equipamentos diversos 10 %
• Equipamentos de processamento de dados 20 %
• Máquinas, instalações e utensílios de escritório 10 %
• Máquinas, ferramentas e utensílios de oficina 10 %
• Equipamentos hidráulicos e elétricos 20 %
• Máquinas e equipamentos agrícolas e rodoviários 20 %
• Mobiliário em geral 10%
• Obras de arte e peças de museu 5%
• Semoventes e equipamentos de montaria 20 %
• Veículos diversos 20 %
• Veículos ferroviários 20 %
• Peças não incorporáveis a imóveis 10 %
• Veículos de tração mecânica 20 %
• Carros de combate 20 %
• Equipamentos, peças e acessórios aeronáuticos 10 %
• Equipamentos, peças e acessórios de proteção de vôo 20 %
• Equipamentos de mergulho e salvamento 20 %
• Equipamentos, peças e acessórios marítimos 10 %
• Equipamentos sobressalente de máquinas e motor de navios
20 %
e esquadra
• Outros materiais permanentes 10 %

2.90. O que é inventário anual?

Entende-se como inventário anual, o levantamento de todos os bens numa
determinada data, em geral, correspondente ao fim de ano fiscal, com o
detalhamento dos materiais e dos bens, com a respectiva indicação das
quantidades e valores de cada item, em razão de seu estado ou qualidade
(conforme sua depreciação). Os resultados desse inventário devem ser
analisados, em conjunto, pelos setores de patrimônio e de contabilidade da
unidade.

2.91. Como podem ser classificados os inventários?

Podem ser classificados em:
2.91.1.inicial – quando do início das atividades de uma unidade de
patrimônio, servindo de base para o estabelecimento do valor
dos bens e das responsabilidades em relação a estes;

2.91.2.de transferência de responsabilidade – quando da mudança do

gestor da unidade de patrimônio ou do próprio órgão a que
está subordinado;

2.91.3.encerramento de atividades – quando ocorre o encerramento

de atividades por extinção ou incorporação da unidade de
patrimônio;

2.91.4.anual ou de encerramento de exercício – aquele exigido para o

controle interno e externo, que permite a comparação da
movimentação de entradas e saídas do estoque e o seu
controle físico/financeiro.

57
2.92. O que é fornecimento por pressão?
Processo, através, do qual se entrega o material ao usuário, mediante a
apresentação de uma solicitação, não obedecendo às condições pré-
estabelecidas.

2.93. O que é vida útil física (VUF) e vida útil econômica (VUE) de
máquinas e equipamentos?
VUF e VUE são dois conceitos associados à substituição de máquinas e
equipamentos.
• VUF diz respeito ao período da vida útil dos materiais em que o seu
desempenho é compatível com o desempenho para o qual foi
adquirido ou projetado.
• VUE diz respeito ao período da vida útil do material em que o seu
custo operacional ou de funcionamento é compatível com o de
similares encontrados no mercado, para um dado desempenho
tomado como referência.
2.94. Como estabelecer adequadamente a classificação da divisória
de ambientes para efeito de baixa?
Classificar como material de consumo devido à fragilidade do mesmo.
Sugere-se a inclusão dessa alteração na classificação orçamentária, manual
técnico de orçamento, visando uniformizar tal procedimento por todos os
gestores de patrimônio do Estado.
2.95. Como efetuar a baixa de um bem encaminhado para leilão?
Proceder à baixa mediante termo de transferência para o órgão responsável
pelo leilão, que assumirá a carga do bem.

2.96. Como dar saída de um bem, que existe, fisicamente, mas que
pela falta de controle não se sabe a origem deste, pois, o
mesmo não foi localizado na relação geral de bens do
patrimônio?
Proceder avaliação para, em seguida, dar entrada no patrimônio e baixar
conforme valor avaliado.

2.97. Em caso de comodato, como proceder à baixa, quando o

comodatário não mais tem o objeto em seu poder, não oficiou
o comodante a falta do referido bem ou comunicou o seu
extravio?
Elaborar memorando para os superiores informando:
2.97.1.da não existência ou da não localização dos bens;

2.97.2.propor a formalização de processo para efetuar a baixa dos

bens não localizados, notificando o comodatário, inclusive, com
a publicação da citação para esclarecimentos a respeito do
fato;

2.97.3.comunicar o fato à Superintendência do Sistema de

Patrimônio, Materiais e Serviços (SAD) para a apuração de
responsabilidades, conforme cláusulas do contrato.

58
2.98. Como dar a saída de livros técnicos extraviados em uma
unidade, quando o órgão não possui informações sobre a
aquisição destes, em seu patrimônio?
Bens que não foram devidamente registrados como integrantes do
patrimônio público ficam mais susceptíveis a extravio, furto ou outras
formas de perda. Todavia, o responsável por este patrimônio poderá
responder, administrativamente, caso comprove a existência de omissão
por sua parte, não procedendo aos devidos registros, em tempo hábil.

2.99. Bens públicos foram colocadas à venda através de leilão,

sendo arrematados ao final do exercício fiscal de um ano.
Todavia, a documentação comprobatória da operação,
somente, chegou à unidade de patrimônio no exercício
seguinte. Como proceder a baixa?
A baixa acontecerá no exercício atual, tomando por base a documentação,
mesmo que esta seja de períodos anteriores.

2.100.Como efetuar a baixa de material de distribuição gratuita,

quando o órgão não possui registro desses materiais?
Em razão das características do material deve haver procedimentos
específicos para a sua distribuição e, por meio desta, sua baixa. Em caso de
dúvidas sobre a destinação e o atendimento dos propósitos a que se
destinaria o material, formar comissão para levantamento dos fatos.

2.101.Como efetuar, adequadamente, a baixa de bens quando o

órgão não tem referência do seu valor histórico?
A unidade somente perde a referência de valor de um bem, quando esta
não cumpre, adequadamente, as suas finalidades entre as quais está a de
manter atualizado o valor do patrimônio aos seus cuidados. Para a
regularização da situação e a adequada baixa do material do patrimônio,
este deverá estar, devidamente valorado, seja por avaliação técnica de
especialista ou por intermédio de uma comissão de avaliação (equipe de
especialistas).

2.102.Quando que os bens se tornam obsoletos?

Bens se tornam obsoletos principalmente por dois motivos.
a) a aquisição de quantidades desnecessárias superiores às
necessidades de consumo da unidade.

b) quando o gestor de materiais está desatualizado, em relação aos

materiais existentes no mercado e, mesmo que não adquira
quantidades excessivas, pode adquirir materiais que possam
perder a sua funcionalidade, onerando, também assim, o
patrimônio publico.

2.103.Como proceder a baixa de bens semoventes por morte?

Obter atestado ou certidão emitida por profissional habilitado (veterinário)
ou, quando não for possível, buscar o atestado de veracidade dos fatos
junto à, pelo menos, três testemunhas. (Art. 63, inciso 5° da Portaria SAD n°
426, de 17/12/80).

59
2.104. Como proceder à saída de bens, que serão dados em
permuta por outro, de forma a realizar os ajustes no sistema de
patrimônio?
Os bens somente poderão ter sua baixa realizada após a formalização da
permuta, inclusive, quando dados em pagamento por outro, fato este que
deve estar corretamente registrado, nos processos e publicações
pertinentes.

2.105. Quais os procedimentos legais para a baixa de um bem que

foi dado em pagamento?
Após a execução da dívida, atualizar o valor do bem incorporando-o ao
patrimônio e proceder a baixa normalmente..

2.106.Se um órgão entregar um bem em garantia de dívidas, como

dar a baixa?
Após findar-se o processo de execução da dívida. Enquanto isso não
acontece, o bem continuará de propriedade do Órgão de origem.

2.107.Como fazer a baixa de um bem cedido para um órgão público

sem contrato de cessão de uso?
Nenhuma movimentação de materiais deverá ser feita sem o devido registro
e autorização competente. Há a necessidade de se estabelecer um processo
de responsabilidade pela inobservância dos requisitos formais.

2.108.Como proceder a baixa de um veículo roubado na residência

ou em poder de um servidor?
Proceder o registro policial da ocorrência e comunicar o fato às instâncias
competentes da unidade de patrimônio, à qual o bem está vinculado para a
tomada das providências pertinentes, se a posse do veículo estiver,
devidamente, autorizada para o servido

2.109.Como proceder a baixa de arma de fogo considerada bem

inativo?
Armas e munições necessitam de procedimentos específicos para o seu
desfazimento, somente após o que poderá ser realizada a devida baixa. Se,
em condições de uso, deverá destiná-la a outra unidade (prioritariamente
para as Secretarias de Justiça ou de Segurança), procedimento similar
dever-se-á adotar para outros materiais.

2.110.Como proceder a baixa de medicamento com validade

vencida?
Medicamento é um tipo de material, que exige cuidados específicos para o
seu desfazimento, visto que colocam em risco a população e o meio
ambiente. No que se refere a sua baixa, deve-se relacionar os que se
encontram vencidos e suas respectivas quantidades, obter a autorização do
gestor da unidade para a sua liberação e posterior encaminhamento a uma
unidade de reconhecida competência visando ao seu tratamento ou
destinação final. Uma outra opção seria buscar auxílio junto, à
representação do órgão ambiental de sua localidade.

60
2.111.Como proceder a saída de material considerado
antieconômico?
Através de doações a instituições de utilidade pública, por ex.: PROSOL,
Associações de Pequenos Produtores Rurais, etc.

2.112.Como proceder a baixa de materiais contaminados, por

agentes patológicos ou radioativos?
O gestor do órgão deve solicitar através de ofício, laudo da vigilância
sanitária, que irá orientar o processo, para a devida baixa.

2.113.Quais são as penalidades para o gestor de patrimônio que

não obedecer aos procedimentos para levantamento de
inventários mensais, a fim de atender às prestações de
contas mensais do governo?
Como qualquer servidor, estará sujeito às penalidades administrativas e até
mesmo à perda das funções.

2.114.Quais os critérios para doação?

Quando, está inativo ou obsoleto, deve ser doado para outro Órgão
governamental ou Entidade Filantrópica.

2.115.Quando se utiliza a modalidade concurso?

Para contratação de trabalho técnico, científico ou artístico.

2.116.Em que caso deve ser aplicada a inutilização de materiais?

A inutilização se faz, quando do desfazimento ou renúncia ao direito de
propriedade e quando a sua existência se caracteriza como de risco. Por
exemplo, materiais contaminados, tóxicos ou venenosos, formulários e
carimbos, que podem ser utilizados de forma fraudulenta. Nestes casos, o
desfazimento deve seguir procedimentos específicos.

61
 CONCLUSÃO

Senhores(as) Gestores(as) de Patrimônio Público,espera-se que o

conteúdo destas breves páginas tenha atingido o seu objetivo de servir
como ponto de partida para o adequado desenvolvimento de suas
atividades.

Àqueles(as) já detentores de conhecimentos prévios, que este

instrumento sirva de norteador à recapitulação e à retirada de algumas
dúvidas que, porventura ainda existam. Caso não forem completamente
sanadas, a equipe de elaboração coloca-se ao dispor para as respostas
necessárias.

Àqueles que, pela primeira vez tomaram contato com o assunto,

espera-se que o texto tenha sido convidativo e consiga despertar interesse
em continuar, cada vez mais, estudando e aprofundando-se nesta temática.

A todos os que tomarem contato com este instrumento, espera-se

que ele seja capaz de revelar a importância do gestor de patrimônio para o
Estado, reconhecendo os seus esforços.

62
 Aos dirigentes fica a expectativa desse reconhecimento e de que as
condições requeridas para o bom desempenho desses gestores, seja
através de sua capacitação constante, através da disponibilidade, ou das
condições estruturais dos ambientes onde desenvolverão suas atividades.

Este é um trabalho sem maiores pretensões. Por isso mesmo deve ser
sempre considerado factível de análises e adequações, inclusive, porque a
sua própria concepção já prevê a realização e a edição de revisões
periódicas.

Pelo papel que cabe aos gestores de patrimônio, espera-se, também,

enfatizar que em “coisa pública” não há mais espaço para meros servidores
ou não-profissionais públicos. O servidor público tem uma função específica
na sociedade na qual está inserido. É servidor porque deve servir à
sociedade com o seu profissionalismo, conquistado através de sua
habilitação. Esta é a melhor forma de serví-la e, por isto, deve se orgulhar!

BIBLIOGRAFIA

CRUZ, Flávio da Cruz e Outros. Comentários à Lei 4.320. São Paulo: Atlas,
1999.

PIRES, João Batista Fontes de Souza. Contabilidade Pública – teoria e prática.

6ª. ed. Franco e Fortes, 2001.

MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Administrativo Brasileiro. 22ª. ed. Malheiros

Editores Ltda, atualizada por Eurico de Andrade Azevedo, Délcio Balestero
Aleixo e José Emmanuel Burle Filho, 1997.

MENDES, Renato Geraldo. Lei de Licitações e Contratos Anotada. 3ª. ed. Znt,
1998.

FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo Dicionário da Língua

Portuguesa. 2ª. ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1986. 36ª. Impressão.

Manual de Procedimentos de Controle Patrimonial do Estado do Paraná,

1991.

Lei nº. 4.320/64 de 17/03/1964.

63
Lei nº. 8.666/93 de 21/06/1993.

Lei nº. 8.883/94 de 08/06/1994.

Lei de Responsabilidade Fiscal – Lei Complementar nº. 101 de 04/05/2000.

Lei Complementar nº. 04 de 15/10/1990 – Estadual/MT.

Decreto-Lei nº. 200 de 25/02/1967.

Decreto nº. 83.937 de 06/09/1979.

Decreto nº. 99.184 de 15/03/1990.

Decreto nº. 99.658 de 30/10/1990.

Decreto nº. 99.509 de 05/09/1990.

Decreto nº. 1.094 de 23/03/1994.

Decreto nº. 3.555 de 08/08/2000.

Decreto nº. 3.693 de 20/12/2000.

Decreto nº. 3.697 de 21/12/2000.

Decreto nº. 3.722 de 09/01/2001.

Instrução Normativa nº. 142 de 05/08/1993.

64
 ANEXOS

Procurando melhor nortear o trabalho cotidiano do gestor foram

elaborados alguns instrumentos, os quais deverão ser utilizados quando da
prática da administração e controle de patrimônio, materiais e serviços.

Todos eles deverão ser preenchidos conforme as instruções contidas

no verso de cada instrumento.

Com a aplicação dos mesmos, propõe-se um trabalho mais racional,

dinâmico, com economicidade, transparência e eficácia.

65
COMUNICAÇÃO INTERNA
PEDIDO DE COMPRA
PEDIDO DE AUTORIZAÇÃO PRÉVIA PARA DESPESAS COM MATERIAL PERMANENTE
CARTA CONVITE
RECIBO DE CARTA CONVITE
MAPA COMPARATIVO DE PREÇOS
AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO
GUIA DE REMESSA
REQUISIÇÃO DE MATERIAIS SOLICITADOS E NÃO CONSUMIDOS
GUIA DE PRODUÇÃO
FICHA DE CONTROLE DE ENTRADA E SAÍDA DE MATERIAIS NO ALMOXARIFADO
FICHA DE PRATELEIRA
TERMO DE RESPONSABILIDADE SOBRE BENS MÓVEIS
TERMO DE TRANSFERÊNCIA INTERNA
FICHA DE RETIRADA PARA MANUTENÇÃO
DEMONSTRATIVO DO INVENTÁRIO FÍSICO E FINANCEIRO DE BENS MÓVEIS
REQUISIÇÃO DE MATERIAL
TERMO DE DOAÇÃO DE BENS MÓVEIS
TERMO DE BAIXA
TERMO DE BAIXA DE PRODUTOS ESPECIAIS
TERMO DE RECEBIMENTO E INCORPORAÇÃO

66