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SESION I
01/04/2013
ESTRATEGICO
SEMI ESTRUCTURADO
TACTICO
INFORMACIN
ESTRUCTURADO
OPERATIVO
DATOS
01/04/2013
INFORMACIN
LARGO PLAZO
LINEAMIENTOS DE ACCION
ESTRATEGIAS
CURSOS DE ACCION
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SESION II
GESTIN DE PROCESOS
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Ing. Alberto Mendoza De los Santos
Concepto de proceso
1. Norma internacional ISO-9001:
Una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados (ISO, 2000; pp. 6).
2. Oscar Barros:
Un proceso es un conjunto de tareas lgicamente relacionadas que existen para conseguir un resultado bien definido dentro de un negocio; por lo tanto, toman una entrada y le agregan valor para producir una salida. Los procesos tienen entonces clientes que pueden ser internos o externos, los cuales reciben a la salida, lo que puede ser un producto fsico o un servicio. Estos establecen las condiciones de satisfaccin o declaran que el producto o servicio es aceptable o no (Barros, 1994; pp.56).
3. Jos Prez:
Secuencia [ordenada] de actividades [repetitivas], cuyo producto tiene valor intrnseco para su usuario o cliente Actividades: secuenciadas, repetitivas y conectadas. Producto: Destinado a un usuario (cliente) y que le aade valor.
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Ejemplo de Proceso
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Ejemplo de Proceso
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Tamao de un proceso
Sistema Gestin econmica y financiera Pagos a proveedores, gestin de tesorera Registro de facturas (previsin de pagos) Comprobacin de facturas con pedidos
Procesos
Actividades Tareas
Lo que para una persona es un proceso, para su superior es solamente una actividad de un proceso ms amplio
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Caractersticas de un proceso
Pueden ser medidos y estn orientados al rendimiento Tienen resultados especficos Entregan resultados a clientes o stakeholders Responden a alguna accin o evento especfico
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Elementos de un proceso
Todo proceso tiene tres elementos:
a. b. c. Entrada (input) Secuencia de actividades (entradas laterales / sistema de control) Salida (output)
Recursos Entrada
(Producto)
Salida
(Producto)
Gestin Causa
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Efecto
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Elementos de un proceso
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Lmites de un proceso
Criterios a considerar para determinar los lmites de un proceso: a. Los lmites del proceso determinan una unidad adecuada para gestionarlo, en sus diferentes niveles de responsabilidad. b. Estn fuera del proceso para poder interactuar con el resto de procesos (proveedores y clientes) c. El lmite inferior sea un producto con valor
ENTRADA Necesidad (competencias, fecha, sueldo) PROCESO Incorporacin de personal SALIDA Persona con el perfil requerido, el da previsto y con el sueldo estimado. Persona integrada: pasado un cierto tiempo su cliente interno ha podido percibir el valor
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Factores de un proceso
1. Personas:
Un responsable y los miembros del equipo del proceso, con las competencias adecuadas. (Proceso Gestin de Personal)
2. Materiales:
Materias primas o semi elaboradas, informacin, con las caractersticas adecuadas para su uso. (Proceso de compras)
3. Recursos fsicos:
Instalaciones, maquinarias, hardware, software en adecuadas condiciones de uso. (Proceso Gestin de proveedores / Proceso mantenimiento de infraestructura)
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Un proceso est BAJO CONTROL cuando su resultado es estable y predecible En caso de funcionamiento incorrecto, poder saber cul es el factor que lo ha ocasionado es de capital importancia para orientar la accin de mejora (Gestin de calidad)
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SALIDA PROCESO
PERSONAS Responsable del proceso Miembros del equipo MATERIALES Materias Primas Informacin RECURSOS FSICOS Maquinaria y utillaje Hardware y software MTODO DE: Operacin Medicin / evaluacin
PROVEEDOR*
PRODUCTO
CARACTERSTICAS OBJETIVAS (Requisitos QSP) CRITERIOS DE EVALUACIN
CLIENTE*
SATISFACCIN
MEDIDAS DE
EFICIENCIA Y EFICACIA
CUMPLIMIENTO
SATISFACIN
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* Proveedor y Cliente pueden ser varios, internos o externos
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FUNCIN 1
FUNCIN 2
FUNCIN 3
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FUNCIN 1
FUNCIN 2
FUNCIN 3
PROCESO
1. Analizar el proceso. 2. Limpiar el proceso (lo que no agrega valor) 3. Automatizar el proceso. 25
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Requisitos previos
La comprensin del funcionamiento del proceso y de su entorno. Contar con referencias para su observacin del entorno y con elementos de medicin (feedback) que le oriente durante su desempeo. Entender la lgica de sus acciones.
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Existen diversos motivos que mueven la gestin de Procesos de Negocio, entre los cuales se encuentran: Extensin del programa institucional de calidad Cumplimiento de legislaciones Crear nuevos y mejores procesos Entender qu se est haciendo bien o mal a travs de la comprensin de los procesos Documentar procesos para subcontratacin y definicin del Service Level Agreement (SLA) Automatizacin de procesos Crear y mantener la cadena de valor
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Para el cliente
Para la organizacin
El proceso se disea en funcin a sus necesidades Prioriza los objetivos globales de los parciales por actividad. Permite conocer el valor que aporta cada tarea al producto (bien o servicio) Reduce el tiempo de respuesta Permite mayor flexibilidad para adaptarse al cambio.
Conocen cmo su trabajo contribuye al objetivo global. Permite el desarrollo profesional al conocer todo el proceso Permite organizarse internamente en funcin al cliente
TIPOS DE ORGANIZACION
Organizacin Funcional Organizacin por Procesos
Organizacin por procesos Autoridad responsables del proceso. Principio de autonoma y de autocontrol Orientacin hacia el cliente Ejercicio del mando por excepcin apoyo o supervisin. Principio de eficacia: ser ms competitivos Para quien lo hacemos y que debemos hacer.
Una compaa que est organizada funcionalmente, separa el trabajo sobre la base de pasos, procesos o actividades que se llevan a cabo para obtener un determinado resultado final.
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Gestin de Procesos
Objetivos
salida
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Niveles de Gestin
Gerentes Estratgicos: Definen, administran y mejoran el modelo de negocios. Gerentes Tcticos:
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PLAN ESTRATGICO
Segn la decisin estratgica que tome la organizacin, el proceso va a cambiar
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Decisiones centralizadas Organizacin: Sociedad en la cadena de suministros Variable de los procesos claves: Bajos costos Tiempo de aprovisionamiento reducido Relacin con clientes Administracin de sistemas Mejoramiento de costos Costeo basado en actividad Costo a tiempo real
Analizar el impacto de la estrategia sobre los procesos. Analizar si todos los clientes perciben lo mismo.
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Arquitectura de procesos
Objetivos generales Principios generales Directrices de procesos Modelo de procesos Modelos de procesos end to end Modelos de procesos detallados Procedimientos
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Productos Servicios
Organizacin
Informacin
Tecnologa
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Asegura:
Los procesos por redisear o desarrollar estn subordinados a los objetivos de la empresa y encajan en la estrategia organizacional. Los procesos estn alineados con el modelo de negocios y sean capaces de ofrecer los productos y servicios al cliente. Los procesos se alineen con la arquitectura TI y aplicaciones, as como la TI soporte los procesos actuales y futuros. Los procesos estn alineados con otros procesos relacionados. La informacin relevante y las decisiones en progreso estn agrupados. Las decisiones relevantes y procesos de alto nivel se presenten de fcil comprensin.
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Fuentes de Referencia
[LIB] Gestin por procesos, 2da. Ed.
Jos Antonio Prez Fernndez de Velasco
ESIC EDITORIAL, Espaa, 2007
[LIB] Organizacin basada en procesos, 2da. Ed. Jorge Macazaga y Alejandra Pascual
ALFAOMEGA GRUPO EDITOR, S.A. DE C.V., Mxico, 2007
[URL] Wikipedia
http://es.wikipedia.org/wiki/Proceso_de_negocio
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