Modelamiento de Datos

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Archivo Principal de Access = Base de Datos (*.accdb , *.mdb)

Tablas (Objeto Principal)

QU ES UNA BASE DE DATOS?

Es un Sistema de Informacin compuesta por un conjunto de tablas que se encuentran relacionadas entre s. La informacin de una Base de Datos permite al usuario tomar decisiones a partir del anlisis de los datos. Las Bases de Datos permiten dar mantenimiento a la informacin de determinados procesos de negocio o empresa.

OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS

El objeto principal de una base de datos es la Tabla. Una Tabla est compuesta de Campos (columnas) y Registros (filas).

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Las Bases de Datos pueden tener objetos secundarios; stos son creados a partir de las tablas y sern usados en Proyectos de Base de Datos. Los objetos secundarios de una Base de Datos suelen ser: Consultas, Formularios, Informes.

QU ES MICROSOFT ACCESS?
Es un Gestor de Base de Datos Relacional, nos permite disear y administrar Tablas de informacin; realizar consultas, crear interfaces grficas (formularios) para el ingreso dinmico de informacin y la creacin de informes o reportes. Se dice Base de Datos Relacional por que las Tablas se encuentran vinculadas entre s.

OBJETO TABLAS
Para crear Tablas, lo ms recomendable es usar la Vista Diseo, ya que sta nos permite indicar el tipo de datos de los campos y establecer las propiedades de los campos. Para crear una Tabla en Vista Diseo, seleccione la ficha Crear y Objeto Tabla, elija Nueva Tabla
A continuacin tendr que ingresar los nombres de los campos y al lado derecho indicar el

Tipo de Datos de cada campo. Opcionalmente puede colocar una descripcin para aquellos campos cuyos nombres no sean comunes. Ejm.

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Modelamiento de Datos Nota:

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La desventaja de la creacin de una Tabla en Vista Hoja de Datos es que no permite indicar el Tipo de Datos de cada campo
ni sus propiedades.

Si desea editar las tablas en vista diseo, debe dar click sobre el botn Diseo (Barra de Herramientas de la Base de Datos) Es recomendable que los nombres de los campos se escriban en minsculas, sin tildes y sin espacios en blanco por cuestiones de
compatibilidad con otros idiomas y tambin para facilitar las consultas en SQL.

ASIGNAR CLAVE PRINCIPAL

La Clave Principal es el campo ms importante de la tabla, generalmente es aquel campo que contiene datos nicos (sin duplicados), aunque en algunas ocasiones se puede crear ms de una clave principal en un tabla, esto se da en tablas donde todos los datos no son nicos (con duplicados). Estando dentro de la Vista Diseo, dar click en el botn de seleccin, para seleccionar el campo o los campos que sern clave principal. Dar click en el botn Clave Principal Guardar los cambios con Ctrl+G

TIPOS DE DATOS:
1. Texto (alfanumrico): Este campo admite letras y nmeros con una longitud mxima de 256 caracteres. 2. Memo: Nos permite almacenar informacin alfanumrica a grandes proporciones que supere los 256 caracteres de longitud. Se utiliza para colocar descripciones, observaciones, comentarios, o bibliografa. 3. Numrico: Almacena informacin numrica de todo tipo, para tener acceso a las variantes numricas la propiedad Tamao del Campo que se encuentra en la parte inferior de la vista diseo. 4. Fecha/Hora : Almacena informacin de tipo fecha u hora.

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5. 6.

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Moneda: Guarda informacin numrica pero antepone el smbolo monetario. Autonumrico: Almacena informacin numrica pero tiene la caracterstica de auto incrementarse.

7. 8. 9.

SI / NO: Almacena tipos de datos lgicos en donde los valores sern verdaderos o falsos. Objeto Ole: Almacena grficos, imgenes y archivos de cualquier tipo. Hipervnculo: Nos permite guardar informacin de tipo URL (direccin web)

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS:

1. Tamao de Campo.- Determina la longitud de un campo para evitar consumir mucha

memoria

2. Formato.- Es usado en la mayora de campos para mostrar algunos formatos predefinidos.

Ejm. Fecha Corta Moneda > convierte la expresin a maysculas < convierte la expresin a minsculas.

3. Mscara de Entrada.- Viene a ser la forma de cmo se mostraran e ingresaran los datos
en los campos.

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Mscara ? L 9 0 a A C & > < Significado Letra (opcional) Letra (obligatorio) Nmero (opcional) Nmero (obligatorio) Alfanumrico (opcional) Alfanumrico (obligatorio) Caracter (opcional) Caracter (obligatorio) Maysculas Minsculas

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Contrasea ************* para contraseas Ejemplos :

>AA??? >L&09
A4abc E-52 S-3 sa43 s-342 7-12 X X 11ab X

AA1AC X 11APC A2ABC 33AB P-AB

4. Ttulo.- Viene a ser el Alias de un campo; el texto que ingrese ser mostrado como
etiqueta cuando trabaje con formularios y tambin ser visto en el lugar del nombre del campo.

5. Valor Predeterminado.- Introduce automticamente un valor especifico al campo

=ahora( ) =S- &medio(NmAleat( ),3,2)

6. Regla de Validacin.- Es una expresin que limita los valores que pueden introducirse en
un campo.

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>=0 and <=20 20 or 40

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ingresar un numero entre 0 y 20 ingresa un valor

>=15 and <=20 or >=30 and <=40 ingresa un valor entre 15 y 20 o entre 30 y 40. <> 0 >= 1000 o es nulo como a???? en a >=#1/1/96# and <# 1/1/97# ingresar una fecha del ao 1996 dato diferente de cero que el nmero sea mayor a 1000 o que est vaco. ingresar una cadena de 5 caracteres, que comience

7. Texto de validacin.- Viene a ser el mensaje de error que se mostrar cuando no se

cumpla la regla de validacin

8. Requerido.- Si elige la opcin Si, hace obligatoria la entrada de datos en este campo

ORDENAR TABLA
Dar clic derecho en el nombre del campo.

Seleccionar orden ascendente u orden descendente

FILTROS
Los filtros seleccionan informacin en base a criterios.

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Cuando trabaja con filtros puede usar caracteres comodines y rtulos lgicos AND, OR y NOT; tambin puede trabajar con operadores de comparacin > ; >= ; < ; <= ; < > Para realizar filtros, debe dar click derecho en cualquier registro del campo que desea filtrar; elegir la opcin Filtrar por e introducir los criterios deseados. Para restaurar toda la tabla, dar click derecho en cualquier registro de un campo y elegir la opcin Quitar Filtro u Orden

EJERCICIOS:
Tabla Clientes (B.D. neptuno) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Pas Polonia Ciudad sea Lion, Gnova y Londres Pas no sea Alemania Pas no sea Francia y Brasil Pas que comienzan con E y con F Cargo de Contacto que comienza en A Cargo de Contacto que comienza en A y termina en S

Tabla Pedidos (B.D. neptuno) 8. 9. Cargo de compra sea menor a 100 Cargo de compra que este en el rango de 300 a 500

10. Cargo de compra con rango de 200-300 y de 400-500 11. Filtrar las Fechas de pedido correspondientes a Agosto de 1996 (31 das) y abril del 1997. (30 das) Respuestas: 1. 1. 2. 3. Polonia Pol*a Lion or Gnova or Londres L*n or G* or Lo*s (Filtra clientes de Polonia) (Filtra clientes de Polonia) (Filtra las Ciudades Lion, Gnova y Londres) (Filtra las Ciudades Lion, Gnova y Londres)

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3. 3. 4. 4. 4. 5. 6. 7. S) 8. 9. < 100 >=300 and <=500 < > Alemania not Ale* not Fran* and not Br*l < > Francia and < >Brasil not (Francia or Brasil) E* or F* A* A*S

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(Filtra todos los pases menos Alemania) (Filtra todos los pases menos Alemania) (Filtra todos los pases excepto Francia y Brasil) (Filtra todos los pases excepto Francia y Brasil) (Filtra todos los pases excepto Francia y Brasil) (Filtra los pases que comienzan con E y con F) (Filtra Cargo de Contacto que comienza en A) (Cargos de Contacto que comienzan en A y terminan en

(Cargo de Compra que sea menor a $100) (Cargo de Compra que este en el rango de $300 a $500) (Cargo de Compra que este en el rango de $200 a $300 y de $400 a $500 )

10. >=200 and <=300 or >=400 and <=500

11. >= #1/8/1996# and <= #31/8/96# or >= #1/4/1997# and <= #30/4/97#

PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS

Para dar inicio a la creacin de cualquier Base de Datos, debe seguir los siguientes pasos:

1. Definir las Entidades (Tablas que conformarn a la Base de Datos). 2. Indicar cules sern los Atributos de cada entidad (Campos de cada Tabla). 3. Elaborar el Diseo de la Base de Datos en papel estableciendo las claves principales. 4. Crear la Base de Datos en Access llevando a la computadora todo lo que se diseo en
papel.

5. Relacionar las Tablas. 6. Crear Campos de Bsqueda. 7. Finalmente ingresar los datos en las tablas principales y despus en las tablas de datos
externos.

Nota:

Las Tablas Principales son aquellas que no requieren extraer informacin de otras Tablas. Las Tablas de Datos Externos, extraen informacin de otras tablas.
CREACIN DE LA BASE DE DATOS LIBRERA ABC
Una Librera podra tener las siguientes entidades:

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1. Informacin de Autores 2. Informacin de Editoriales 3. Informacin de Clientes 4. Informacin de Empleados 5. Informacin de Libros 6. Informacin de Ventas 7. Informacin de los Detalles de Venta
Ahora debemos indicar cuales sern los atributos de cada entidad: Ejm. Atributos de la Tabla Autores

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1. Cdigo del Autor 2. Nombre del Autor 3. Nacionalidad 4. Biografia 5. Fotografia

A continuacin elaboramos el Diseo de la Base de Datos: en Papel:

1. Tabla Autores:
Nombre Campo Tipo Tamao del Campo Valor Predeterminado 8 35 15 =AU-&medio(NmAleat();3;5) > > > Formato

idautor nombre nacionalidad biografia fotografia

Texto Texto Texto Memo Objeto Ole

2. Tabla Editoriales:

Nombre Campo

Tipo Texto Texto Texto Texto Texto

Tamao del Campo Valor Predeterminado 7 35 50 11 45 =ED-&medio(NmAleat();3;4)

Formato

ideditorial nombre direccion ruc email

> >

<

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telefono Texto 10

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3. Tabla Clientes:
Nombre Campo Tipo Tamao del Campo Valor Predeterminado 9 35 byte =CL-&medio(NmAleat();3;6) > Formato

idcliente nombre edad sexo direccion ciudad dni ruc telefono fechains fotografia

Texto Texto Numrico Si/No Texto Texto Texto Texto Texto Fecha/Hora Objeto Ole

50 20 8 11 10 =ahora( )

> >

Fecha corta

4. Tabla Empleados:
Nombre Campo Tipo Tamao del Campo Valor Predeterminado 5 35 Byte =EM-&medio(NmAleat();3;2) > Formato

idempleado nombre edad sexo direccion ciudad fechaing dni ruc telefono cargo sueldo fotografia

Texto Texto Numrico Si/No Texto Texto Fecha/Hora Texto Texto Texto Texto Moneda Objeto Ole

50 20 =ahora( ) 8 11 10 15

> > Fecha corta

>

5. Tabla Libros:
Nombre Campo Tipo Tamao del Campo Valor Predeterminado Formato

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10 50 8 7 Entero Byte =LI-&medio(NmAleat();3;7) >

idlibro titulo idautor ideditorial fechaimp edicion precio stock 6.

Texto Texto Texto Texto Numrico Numrico Moneda Numrico Tabla Ventas:

Entero

Nombre Campo Tipo

Tamao Campo

del

Valor Predeterminado

Formato

nventa nboleta nfactura idcliente idempleado fecha

Autonumrico Texto Texto Texto Texto Fecha/hora 10 10 9 5 =ahora( )

7. Tabla Detalles de Ventas:

Nombre Campo Tipo Tamao del Campo Valor Predeterminado Entero largo 10 Moneda Entero Formato

* *

nventa idlibro preciouni cantidad

Numrico Texto Numrico Numrico

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RELACIONAR TABLAS

Las tablas deben estar interrelacionadas con la informacin de ests, las relaciones vinculan una tabla con otra. Universalmente existen tres tipos de Relacin:

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Relacin de uno a Muchos.- Este es el tipo de relacin que se da con mayor frecuencia para ello

se relaciona una clave primaria (principal) con su respectiva clave fornea. La tabla principal tendr una Clave Principal sin Duplicado, qu estar relacionada con un campo de la tabla de datos externos cuyo tipo de datos sea el mismo. Ejm

Tabla Principal

Tabla de Datos Externos

2. Relacin de uno a uno.- Es una relacin poco frecuente donde se vincula un campo de datos sin Duplicados con otro campo que tambin tiene datos sin Duplicados. Este tipo de relacin se da para fraccionar una tabla en 02, cuando la tabla posee muchos campos. Algunos no emplean este tipo de relacin y prefieren colocar todos los datos en una misma y nica tabla.

Tabla Clientes

Tabla Detalle de Cliente

3. Relacin de Muchos a Muchos.- Se da solo en un mbito lgico, por tanto para que sea efectivo en un modelo fsico se requiere de una "Tabla de Unin" que permitir relacionar las 02 entidades. Las tablas principales tendrn claves principales (Sin Duplicados) y la tabla de unin tendr claves compuestas pero con duplicados para efectuar esta relacin la clave principal de la tabla principal estar relacionada con la clave principal de la tabla de Unin

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4.

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Tabla 1

Tabla de Unin

Tabla 2

PASOS PARA RELACIONAR TABLAS

-Cerrar todas las tablas. -Dar Click en el botn Relaciones (Barra Estndar) -Mostrar las Tablas que desea relacionar. -Cerrar la ventana Mostrar Tablas. -Para Relacionar, ubique el puntero del Mouse sobre el campo objetivo y arrastrar el puntero del mouse hacia el campo de destino que desea relacionar. -Marcar la opcin Exigir Integridad Referencial y marcar las otras dos opciones siempre y cuando quiera actualizar o eliminar datos en cascada.. -Click en Crear.

CREAR CAMPOS DE BSQUEDA

-Seleccionar la tabla en donde desea crear campos de bsqueda. -Dar click derecho y abrirlo en vista Diseo" -Dar click en el campo donde desea crear el Campo de Bsqueda. -Click en Ficha Bsqueda

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-En la opcin "Mostrar Control" elegir "Cuadro combinado. -En la opcin Origen de la fila, debe indicar el nombre de la tabla de donde desea extraer informacin; tambin puede introducir una sentencia SQL -En la opcin "Numero de Columnas" indicar cuantas columnas desea mostrar en el "combo box". -En "Ancho de Columnas" debe colocar la longitud de cada columna en cm. -La opcin "Ancho de la Lista" debe contener la sumatoria del ancho de cada columna. -Finalmente Guardar los cambios pulsando Ctrl+G.

CONSULTAS EN SQL
Abrir la Base de Datos Neptuno.mdb La ruta de la B.D:(c:/Archivos de Programa/ Microsoft Office/ Office/ Samples/ Neptuno.mdb) Seleccionar el Objeto Consultas

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Dar 2click sobre en el vnculo Crear una consulta en vista Diseo Cerrar la ventana Mostrar Tabla

Dar click en el botn SQL (Barra de Herramientas)

Proceder a digitar la sentencia en SQL

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SENTENCIAS MAS COMUNES EN SQL

SELECT * FROM Tabla
El asterisco muestra todos los campos de una tabla especfica. Ejm

Select * from Clientes

SELECT Campo1, Campo2, Campon FROM Tabla SELECT Tabla.Campo, Tabla.Campo FROM Tabla
Muestra ciertos campos de una tabla especfica. Ejm

Select Idcliente, NombreContacto, Ciudad, Pas from Clientes

SELECT Tabla.Campo, Tabla.Campo FROM Tabla1, Tabla2

Muestra campos especficos de una o varias tablas. Ejm

Select Clientes.Idcliente, Clientes.NombreContacto, Proveedores.Idproveedor, Proveedores.NombreCompaa from Clientes, Proveedores

SELECT Campo1 As [Alias], Campo2 As [Alias] FROM Tabla1

Muestra campos mediante un alias; el alias debe ir entre corchetes y puede usar espacios en blanco. Ejm

Select Idcliente as [Cdigo del Cliente], NombreContacto as [Nombre del Contacto], CargoContacto from Clientes

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SELECT Campo1, Campo2, CampoN FROM Tabla WHERE Campo="Criterio"

Muestra uno o varios campos en base a condiciones

Select * from clientes where ciudad=Buenos Aires

SELECT Campo1, Campo2, CampoN FROM Tabla WHERE [texto de la ventana de dilogo]=campo
Muestra consultas en donde el usuario puede introducir datos a travs de una ventana de dilogo; stos sern buscados en las tablas. Ejm

Select * from Clientes where [Ingrese Ciudad]=clientes.ciudad

SELECT Campo1, Campo2 FROM Tabla WHERE Campo LIKE "Comodn"

Muestra campos y filtra datos usando comodines. Ejm

Select Idcliente, NombreContacto, NombreCompaa, CargoContacto from Clientes where NombreContacto like"a*"

Select * from clientes where ciudad like B*

SELECT Campo1, Campo2, CampoX FROM Tabla WHERE campo LIKE [texto de la ventana de dilogo]
Muestra consultas en donde el usuario puede introducir datos a travs de una ventana de dilogo; stos sern buscados en las tablas. La ventaja es que con esta modalidad puede usar comodines, es decir el asterisco y el signo de interrogacin. Ejm

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SELECT * FROM Clientes where clientes.ciudad like [Ingrese Ciudad]

SELECT Campo1, Campo2, CampoX * CampoZ As [Alias] FROM Tabla

Muestra campos especficos y permite crear campos calculados realizando cualquier operacin entre estos campos. Ejm

Select idlibro, cant, precio, cant*precio As [Importe] from Libros

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Modelamiento de Datos ndice

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QU ES UNA BASE DE DATOS? .......................................................................................................... 1 OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS ...................................................................................................... 1 QU ES MICROSOFT ACCESS?............................................................................................................ 2 OBJETO TABLAS ................................................................................................................................... 2 ASIGNAR CLAVE PRINCIPAL ................................................................................................................. 3 TIPOS DE DATOS: ................................................................................................................................. 3 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS: ......................................................................................................... 4 ORDENAR TABLA ................................................................................................................................. 6 FILTROS................................................................................................................................................ 6 EJERCICIOS:.......................................................................................................................................... 7 PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS .......................................................................................... 8 CREACIN DE LA BASE DE DATOS LIBRERA ABC ................................................................................ 8 RELACIONAR TABLAS......................................................................................................................... 12 PASOS PARA RELACIONAR TABLAS ................................................................................................... 14 CREAR CAMPOS DE BSQUEDA ........................................................................................................ 14 CONSULTAS EN SQL ........................................................................................................................... 15 SENTENCIAS MAS COMUNES EN SQL................................................................................................ 17

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