Indice ICO Ultimo

NDICE ICO: COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL PARTICIPATIVO, RPIDO Y EFICIENTE
Gua para facilitar su aplicacin
NDICE ICO
Programa Ms Inversin para el Desarrollo Alternativo Sostenible -MIDAS-*

Brian D. Rudert Carlos Federico Espinal Francisco Bautista Victoria Mara del Castillo Director General Gerente Agronegocios Gerente Planeacin Gerente Comunicaciones y Relaciones Externas
* El Programa MIDAS fue operado por ARD Inc.
Sucursal Colombia bajo los trminos del Contrato No 514-C-00-06-00301-00.
ndice ICO: Competencias Organizacionales Diagnstico organizacional participativo, rpido y eciente -Gua para facilitar su aplicacinComit Editorial Carlos Federico Espinal Marta Ins Rivas Roberto Albornoz Marta Ins Rivas Unidad de Fortalecimiento Organizacional Componente Agronegocios Programa MIDAS de USAID nica Edicin - Octubre 2010 ISBN 978-958-98599-6-4 www.usaid.gov Mara Cristina Mora Marta Ins Rivas Yaneth Piedrahita USAID/Programa MIDAS Grcas Ducal 341 7434 Bogot
Elaboracin de la Gua
Coordinacin Tcnica Edicin y Correccin de Estilo Diseo y Concepto Grco Fotografa Impresin
Agencia del gobierno de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional -USAIDKen Yamashita Nadereh Lee Margaret Enis David Cano Director de Misin Subdirectora de Misin (Acting) Directora Ocina de Consolidacin, Medios de Vida y Ambiente Ocial de Desarrollo Alternativo
Esta publicacin fue posible gracias al apoyo del gobierno de Estados Unidos, a travs de su Agencia para el Desarrollo Internacional, USAID, bajo los trminos del Contrato No. 514-C-00-06-00301-00. Las opiniones expresadas en este material son responsabilidad de sus autores y no representan las posiciones u opiniones de USAID y/o las del gobierno de Esatdos Unidos de Amrica.
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l desarrollo de capital social es un medio y un n dentro del modelo MIDAS a travs de la asociatividad. Promover asociatividad de pequeos productores es un elemento clave para su inclusin en procesos esenciales en su favor y promover una cultura de legalidad. En una encuesta, realizada en 2009, sobre calidad de vida de 2.500 familias, divididas en beneciarias del Programa MIDAS de USAID y familias que no han recibido ningn benecio del Programa, el 71% de las familias beneciarias participaron en algn tipo de asociacin, comparado con el 50% del grupo de no beneciarias. Este nivel de asociatividad, segn la encuesta, fue un factor importante en el incremento de la actividad econmica familiar beneciaria del Programa MIDAS de USAID. El fortalecimiento organizacional ha promovido la asociatividad y ha resultado en ms eciencias y economas de escala para el acceso a servicios de asistencia tcnica, crdito y mercados. El ndice ICO ha sido una herramienta poderosa para el Programa en la determinacin de cmo canalizar recursos y apoyos limitados, en la forma ms ptima, para la inclusin del nmero ms grande posible de pequeos productores.
BRIAN RUDERT Director Programa MIDAS de USAID
RECONOCIMIENTOS
RECONOCIMIENTOS
l ndice de Competencias Organizacionales -ndice ICO- ha logrado desarrollarse y evolucionar en Colombia, gracias a la propuesta inicial que hizo el proyecto piloto Zonas de Reserva Campesina del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, en el marco del convenio del Banco Mundial con el Instituto Interamericano de Cooperacin para la Agricultura -IICA- en Colombia (1998 a 2003), y a la aplicacin que hizo la Agencia del gobierno de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional -USAID- a travs de su programa reas de Desarrollo Alternativo Municipal -ADAM- cuyo operador en Colombia fue ARD Inc. Desde 2008, la incorporacin del ndice ICO al programa Ms Inversin para el Desarrollo Alternativo Sostenible -MIDAS- de USAID, cuyo operador en Colombia fue ARD Inc, ha permitido interactuar con diferentes instancias y actores, a quienes queremos expresar nuestro reconocimiento, ya que con sus aportes hicieron posible los avances que hoy son, provechosamente, registrados en este documento gua:
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Al Programa reas de Desarrollo Alternativo Municipal -ADAM de USAID, por compartir sus experiencias y materiales producidos en la aplicacin del ndice ICO, ya que sobre ellos se bas el ajuste metodolgico y operativo en desarrollo organizacional rural para el componente de Agronegocios del Programa MIDAS de USAID. A las organizaciones de productores rurales vinculadas, a los proyectos del Programa MIDAS de USAID, por haber tenido la conanza de compartir sus conocimientos, experiencias e informacin, para aplicar la herramienta ndice ICO y proponerse mejorar con base en los resultados obtenidos y las sugerencias hechas. A los facilitadores, tcnicos y profesionales, que se han capacitado para hacer uso de la herramienta de diagnstico, que la han aplicado y que, con mucha generosidad, han propuesto estrategias de desarrollo organizacional participativas e innovadoras, al alcance de las organizaciones vinculadas. A las entidades operadoras de los proyectos del Programa MIDAS de USAID, que con optimismo, han aplicado el ndice ICO, promoviendo en las organizaciones de productores, el inters por participar de su propio desarrollo, con buena disposicin y actitud de pertenencia. A la institucionalidad en Colombia, responsable del desarrollo productivo y organizacional del sector agropecuario, porque han facilitado y apoyado, en la medida de sus posibilidades, el desarrollo de las estrategias de fortalecimiento propuestas con base en el ndice ICO. Por ltimo, un especial agradecimiento a los coordinadores de proyectos del Programa MIDAS de USAID, por el apoyo brindado para ajustar e implementar el ndice de Competencias Organizacionales -ndice ICO- en Colombia.
PRESENTACIN
PRESENTACIN
a Agencia del Gobierno de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, USAID, a travs de su programa Ms Inversin para el Desarrollo Alternativo Sostenible, MIDAS, genera en Colombia, nuevas fuentes de ingreso y empleo con el sector privado, promueve la creacin de negocios o la ampliacin de los existentes, apoyando la capacidad tcnica y nanciera, con la condicin de que sean lcitos, integrales y sostenibles. El Programa MIDAS de USAID, con el componente de Agronegocios, conancia proyectos productivos, a travs de operadores, en cumplimiento de los propsitos de estimular el desarrollo de negocios agrcolas y/o agroindustriales del sector privado con enfoque de cadena de valor, que involucren hectreas y familias en la produccin agropecuaria lcita y generen empleo e ingresos alternativos sostenibles. La base de desarrollo de los proyectos, conanciados por el Programa MIDAS de USAID en Colombia, es la organizacin, entendida como la operacin de
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un sistema integrado de reas estratgicas de trabajo para lograr metas u objetivos, comunes de negocio, denidos, preferiblemente, por la comunidad productiva vinculada. El xito de los proyectos depende, en buena medida, de la capacidad y desarrollo de las organizaciones de productores que participan. Para fortalecer esas capacidades organizacionales el Programa MIDAS de USAID, desde el componente de Agronegocios, adopt y ajust la herramienta ndice de Capacidad Organizacional ICO1, transformndola en el ndice de Competencias Organizacionales ndice ICO2 como base para la realizacin de diagnsticos, en los requerimientos de fortalecimiento de organizaciones rurales apoyadas3. El ndice de Competencias Organizacionales ndice ICO diagnostica, con medicin cuantitativa, de manera integral, el grado de desempeo de las organizaciones y, de manera especca, cada una de sus reas de desempeo funcional productivo y gerencial. La experiencia del Programa MIDAS de USAID en la orientacin del fortalecimiento de ms de 150 organizaciones rurales responsables de negocios productivos de cacao, palma y frutales, entre otros, durante cerca de dos aos, ha permitido analizar, con base en el ndice ICO, el rol de las organizaciones de productores rurales en torno a los negocios, para redireccionar el camino de su propio desarrollo institucional. Como parte de las actividades de gestin del conocimiento, el componente de Agronegocios del Programa MIDAS de USAID, presenta esta publicacin ndice de Competencias Organizacionales ndice ICO. Diagnstico
ndice de Capacidad Organizacional ICO. Instrumento de diagnstico del estado organizativo de las comunidades campesinas locales diseado y elaborado por el proyecto piloto Zonas de Reserva Campesina, del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, en el marco del convenio Banco Mundial IICA oficina en Colombia (Aos 1998 a 2003). Posteriormente, su gestora, la sociloga Myriam Gutierrez, tambin lo aplic de manera extensa en el Programa ADAM de USAID.
2 Se acogi el trmino Competencias, porque, adems de la capacidad administrativa y tcnica, se tiene en el diagnstico ajustado, una aproximacin analtica sobre habilidades, atributos y destrezas en el desempeo organizacional, por reas, desde la visin de los equipos de trabajo, los equipos directivos y, desde la percepcin misma de la comunidad vinculada.
PRESENTACIN
organizacional participativo, rpido y eciente. gua para facilitar su aplicacin en la cual, los responsables del desarrollo organizacional y las mismas comunidades organizadas, encuentran deniciones, propsitos, formas de aplicacin, instrumentos requeridos e identicacin de los momentos adecuados tanto para la aplicacin, como para la realizacin de los anlisis correspondientes. La gua ofrece, tambin, orientacin para la elaboracin de planes de fortalecimiento, socializacin y desarrollo de los mismos, con base en el ndice ICO.
3 Es de destacar que este instrumento ICO fue presentado por el Programa ADAM de la USAID y, es de quien el Componente de Agronegocios del Programa MIDAS, tambin de la USAID, lo ha adoptado y ajustado, a los propsitos misionales, como base para la realizacin de diagnsticos organizacionales participativos, rpidos y eficientes.
CARLOS FEDERICO ESPINAL Gerente Componente de Agronegocios Programa MIDAS de USAID
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CONTENIDO
INTRODUCCIN
ANTECEDENTES
EL NDICE ICO: CONCEPTO
PROPSITOS DE LA APLICACIN DEL NDICE ICO
ALCANCES DE LA APLICACIN DEL NDICE ICO
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CONTENIDO
9 9
10
11 11
QUINES SE INVOLUCRAN EN LA GESTIN DEL NDICE ICO Y CULES SON SUS RESPONSABILIDADES?
PROCESO DE APLICACIN DEL NDICE ICO
LA GESTIN DOCUMENTOS Y ORGANIZATIVA: MATERIALES PARA VENTAJAS LA APLICACIN DEL Y RETOS NDICE ICO COMUNITARIOS
BIBLIOGRAFA
ANEXOS
26 34 64 76 78 81
NDICE ICO
1 INTRODUCCIN
ste documento constituye una gua que provee las bases en el camino de la consolidacin de un buen desempeo de organizaciones productivas rurales, con o sin nimo de lucro, tales como Asociaciones, Fundaciones, Corporaciones, Cooperativas, compaas limitadas o annimas, Sociedades Agrcolas de Transformacin -SAT- entre otras. El acompaamiento en el fortalecimiento organizacional ha sido una de las estrategias del componente de Agronegocios del Programa MIDAS4 de USAID, para apoyar los proyectos agropecuarios y forestales productivos. El proceso ha incluido el desarrollo o adopcin de herramientas que orienten y faciliten la gestin de fortalecimiento de las organizaciones rurales beneciarias, promoviendo que, sus socios y directivos, denan y reconozcan los roles de la organizacin, junto con sus obligaciones y compromisos, para que dichos roles se cumplan y, de esta manera, contribuyan a que las organizaciones puedan apoyar efectivamente la sostenibilidad econmica y social de los negocios productivos.
4 Programa MIDAS Ms Inversin para el Desarrollo Alternativo Sostenible, operado por ARD INC en Colombia, para USAID.
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INTRODUCCIN
Esta gua se propone entregar a los profesionales y tcnicos responsables del desarrollo organizacional, elementos bsicos de anlisis, con instrumentos e indicaciones de aplicacin, que les facilitarn orientar procesos de fortalecimiento organizacional productivo participativo, rpido y eciente. El objetivo de la aplicacin del ndice de Competencias Organizacionales ndice ICO-, es lograr que las comunidades sean artces de su propio desarrollo y sean capaces de analizar, de manera colectiva y objetiva, lo que quieren de sus organizaciones y lo que deben hacer para lograrlo, en un contexto y con unas capacidades dadas.
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2 ANTECEDENTES
5 Ms Inversin para el Desarrollo Alternativo Sostenible MIDAS, operado por ARD INC en Colombia. 6
n la fase inicial del Programa MIDAS5 de USAID, la prioridad de los esfuerzos del componente de Agronegocios, se enfoc en el desarrollo de estrategias de formacin de productores, para incrementar sus habilidades en el manejo agronmico y ambiental de sus cultivos, a travs de mtodos participativos que contribuyeron a la promocin del desarrollo de capital social relacionado con dichos proyectos6. Como efecto inmediato de los procesos de formacin participativos, los productores identicaron la necesidad de contar con organizaciones que respaldaran sus gestiones de produccin, con acciones que garantizaran la sostenibilidad de los negocios. Paralelamente, el componente de Agronegocios del Programa MIDAS de USAID, identic la necesidad de que en el mediano plazo las comunidades locales asumieran o participaran en el manejo de sus propios negocios, para lo cual se requera desarrollar procesos de fortalecimiento organizacional de tipo
La metodologa implementada por el Programa MIDAS de USAID, para la formacin de productores se denomina Escuelas de Campo de Agricultores -ECAS-, a travs de la cual se ha impactado positivamente el aprendizaje y se han obtenido resultados satisfactorios, como aporte al proceso de mejoramiento de la agricultura colombiana.
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ANTECEDENTES
social y empresarial, orientados a consolidar una gestin productiva y comercial efectiva, basada en trabajo asociativo. Luego de considerar y analizar algunas experiencias particulares e institucionales en Colombia, se decidi adoptar y ajustar la herramienta ndice de Capacidad organizacional -ICO-, como una herramienta para la construccin de una lnea base en fortalecimiento. El ICO se transform en el ndice de Competencias Organizacionales ndice ICO7 como base para la realizacin de diagnsticos, para denir los requerimientos de fortalecimiento de las organizaciones rurales apoyadas por el Programa. Es necesario reconocer, como se mencion anteriormente, que este instrumento ICO fue presentado por el Programa ADAM de USAID8 y, es de quien el componente de Agronegocios del Programa MIDAS de USAID, lo ha adaptado a los propsitos misionales, como base para la realizacin de diagnsticos organizacionales participativos, rpidos y ecientes. Por otra parte, es muy importante manifestar que las investigaciones hechas por el componente de Agronegocios del Programa MIDAS de USAID, sobre el origen de la herramienta, muestran que el ndice de Capacidad Organizacional ICO fue diseado y aplicado por el proyecto piloto Zonas de Reserva Campesina, del Ministerio de Agricultura y
7 Se adopt el trmino Competencias, porque, adems de la capacidad administrativa y tcnica, se tiene en el diagnstico ajustado, una aproximacin analtica sobre habilidades, atributos y destrezas en el desempeo organizacional, por reas, desde los equipos de trabajo, los equipos directivos y, desde la percepcin misma de la comunidad vinculada. 8
El Programa ADAM de USAID, hizo una induccin conceptual sobre la herramienta y proporcion los modelos de formatos de recoleccin de informacin de diagnstico, que fueron ajustados.
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Desarrollo Rural, en el marco del convenio Banco Mundial - IICA ocina en Colombia (Aos 1998 a 2003). La validacin del instrumento, se hizo mediante la conformacin de dos paneles: uno de nivel central con participacin de expertos temticos y otro de nivel regional con participacin de representantes de organizaciones comunitarias. Para mayor ilustracin, se sugiere consultar el documento ndice de Capacidad Organizacional ICO. Instrumento de diagnstico del estado organizativo de las comunidades campesinas locales. Serie documentos Proyecto Piloto Zonas de Reserva Campesina, en donde se recoge la experiencia, las lecciones aprendidas y, se describe el instrumento con los resultados de aplicacin y validacin. Desde entonces, la aplicacin de la herramienta de diagnstico ICO, en Colombia, ha tenido una evolucin importante, dada la exibilidad para adaptar los instrumentos a organizaciones formalmente constituidas o no y, con modelos societarios diferentes. Se puede recolectar informacin con amplio detalle sobre la capacidad en los mbitos externo e interno de una organizacin comunitaria de carcter social, o se puede focalizar la recoleccin de informacin a procesos comunitarios productivos con nes de comercializacin. El Programa MIDAS de USAID aporta elementos de ajuste o avance metodolgico a la evolucin del ICO, presentando, a los profesionales o tcnicos responsables del desarrollo organizacional y a las instituciones interesadas, este documento gua para facilitar la aplicacin del ndice de Competencias Organizacionales ndice ICO.
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ANTECEDENTES
Como se describe en esta gua, los aportes del Programa MIDAS de USAID se ven reejados en la manera prctica y eciente de construir opciones de mejoramiento organizacional participativo. Como se ilustra, el proceso de recoleccin de informacin tiene una duracin de cuatro (4) horas en promedio; el proceso de anlisis y formulacin de estrategias de fortalecimiento tiene una duracin aproximada de cuatro das en promedio, lo cual indica que en un tiempo mximo de una (1) semana, se suple el proceso para cada organizacin y se puede proceder a socializar y desarrollar las estrategias de fortalecimiento con las comunidades vinculadas.
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3 EL NDICE ICO: CONCEPTO
l ndice de Competencias Organizacionales ndice ICO es una medicin objetiva expresada en nmeros, en una escala prejada, de los niveles de desarrollo de una organizacin de productores, desde el punto de vista de: la democracia en el manejo de la organizacin, la prestacin de servicios a los asociados, el desarrollo econmico y nanciero, el desarrollo humano y los aspectos de gerencia, administracin y gestin. La aplicacin del ndice ICO, en la organizacin, arroja puntajes de desempeo, que identican cules son las reas de mayor fortaleza en gestin y cules aquellas reas en las que se requiere mayor atencin para fortalecer la gestin de la organizacin.
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EL NDICE ICO: CONCEPTO
A continuacin, en el siguiente cuadro, se ilustra el modelo resumen del ndice ICO con puntajes, totales y por rea especca de desempeo, obtenidos:
FORMATO PARA LA ASIGNACIN DE PUNTAJES

PROGRAMA MIDAS de USAID - Componente de Agronegocios ndice de Competencias Organizacionales - ndice ICO - Formato de asignacin de puntajes
Organizacin: ICO I ICO II

Fecha DD/MM/AA
"Diligencie solo la columna de este color. El formato calcula el puntaje obtenido" Democracia (20) Gerencia, administracin y gestin (20) Servicios (35) Desarrollo humano (10)
PUNTAJE TOTAL OBTENIDO (100) Econmica y financiera (15)
43
5
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10
Como herramienta de diagnstico, el ndice ICO facilita analizar con pertinencia el contexto de desempeo de la organizacin, orientar la generacin de propuestas de ajuste al desempeo organizacional y proveer los lineamientos y prioridades en la formulacin de estrategias y actividades de fortalecimiento, en concordancia con los recursos disponibles, de manera tal que le permita a la organizacin consolidar su gestin empresarial efectiva en el mediano plazo.
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4 PROPSITOS DE LA APLICACIN
DEL NDICE ICO
on el n de diagnosticar organizaciones, de manera participativa, rpida y eciente, la aplicacin del ndice de Competencias Organizacionales ndice ICO tiene los siguientes propsitos fundamentales: Establecer, con la participacin de directivos y asociados, el nivel de desempeo real de la organizacin Identicar los puntos fuertes y dbiles de la organizacin para proponer estrategias pertinentes de mejoramiento Incentivar el cambio de actitud de los directivos y asociados, con relacin a su organizacin, para proponerse mejorar Orientar la elaboracin de un plan de fortalecimiento de la organizacin con acciones, responsabilidades y tiempos denidos
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PROPSITOS DE APLICACIN
Orientar la adecuacin eciente de los recursos econmicos, humanos, tcnicos y administrativos, disponibles para desarrollar el plan de fortalecimiento propuesto Facilitar la identicacin de fuentes institucionales, pblicas o privadas, pertinentes, que apoyen el desarrollo del plan de fortalecimiento formulado Facilitar la formulacin de indicadores de mejoramiento continuo, por reas de desempeo en la organizacin, en torno al negocio productivo, de acuerdo con el plan formulado.
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5 ALCANCES DE LA APLICACIN
DEL NDICE ICO
a herramienta ndice de Competencias Organizacionales -ndice ICO-, tiene un alcance amplio. Dependiendo del provecho que quieran obtener quienes lo aplican, el ndice ICO permite, de manera prctica y participativa, diagnosticar el desempeo de la organizacin, formular planes de fortalecimiento consecuentes con el diagnstico y, hasta desarrollar dichos planes de fortalecimiento con los correspondientes monitoreo y evaluacin oportunos. La herramienta, mediante la promocin del buen desempeo de las organizaciones, contribuye a consolidar las acciones que hacen sostenibles los proyectos, para que sean ms ecientes en la administracin de negocios rentables en el tiempo y busquen el mejoramiento de la calidad de vida de las familias vinculadas. Por otra parte, con un diagnstico, participativo, rpido y eciente, las organizaciones productivas agropecuarias o de prestacin de servicios,
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ALCANCES DE APLICACIN
identican con mayor precisin, las metas que deben alcanzar, lo cual les ayuda a proponer planes estratgicos para consolidarse como empresas (misin, visin, objetivos, estrategias, etc). La ventaja de tener planes estratgicos es que se facilita la permanente atencin en los propsitos de crecimiento productivo, social y econmico de las organizaciones, sin que sea desviada dicha atencin por situaciones coyunturales. por el contrario, apoyos externos temporales y acciones correctivas oportunas, pueden gestionarse con base en dichos planes, para continuar con el desarrollo de las metas propuestas desde el diagnstico organizacional.
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6 QUINES SE INVOLUCRAN EN
LA GESTIN DEL NDICE ICO Y CULES SON SUS RESPONSABILIDADES?
9 Se habla de equipo, en el caso que la organizacin est siendo apoyada por algn operador de proyectos que cuente con equipos interdisciplinares de apoyo. En caso que la organizacin haga la gestin directa, en busca de mejoramiento de su desempeo, es ideal que procure asesoras para la formulacin de planes de fortalecimiento con visin integral.
a gestin del ndice ICO vincula un facilitador u orientador, el equipo directivo de la organizacin, el grupo de productores activos asociados a la organizacin y un equipo interdisciplinario con competencias en desarrollo empresarial productivo9. Este equipo apoya la formulacin y desarrollo de estrategias de mejoramiento. Todas estas personas, conversan, comparten y hacen consensos para proveer las bases en el camino de la consolidacin de un buen desempeo organizacional. La siguiente tabla relaciona la vinculacin para la gestin del ndice ICO:
Momentos claves de la gestin del ndice ICO

Aplicacin del ndice ICO (Elaboracin del Diagnstico) Formulacin de estrategias o planes de fortalecimiento Desarrollo de estrategias o planes
Vinculacin
Un facilitador u orientador El equipo directivo de la organizacin Un grupo representativo de productores asociados Equipo interdisciplinario, responsable del proceso de fortalecimiento Grupo de productores asociados Equipo interdisciplinario e instituciones de apoyo Equipo directivo de la organizacin Grupo de productores asociados
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QUINES SE INVOLUCRAN EN EL NDICE ICO
Los responsables directos de aplicar la herramienta en las organizaciones de productores son los operadores10, para el caso de los proyectos apoyados por el Programa MIDAS de USAID. Sin embargo, el ndice ICO, es una herramienta sencilla y amigable, que puede ser utilizada por personas responsables de procesos de fortalecimiento de organizaciones, sean tcnicos o profesionales de diferentes disciplinas. La manera como se realizan los ejercicios de recoleccin de informacin, tanto la encuesta organizacional denominada Encuesta a Directivos como el Bingo Organizacional es determinante en la obtencin de resultados efectivos de diagnstico11, por ello, es ideal que quienes apliquen el ndice ICO tengan induccin previa en el uso de la herramienta, mediante un ejercicio prctico en campo, para que puedan iniciar sus acciones de fortalecimiento. Para el caso del Programa MIDAS de USAID, la induccin la hace quien tenga la competencia suciente, tanto en el equipo de coordinadores de proyectos como en la Unidad de Fortalecimiento Organizacional12. Igualmente, esta gua facilita la preparacin de materiales, aplicacin, anlisis de resultados y formulacin de planes de fortalecimiento de las organizaciones13. Quienes se involucran en el proceso tienen responsabilidades, para cada caso, como se describe a continuacin:
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Los operadores, para el caso del Programa MIDAS de USAID, son los mismos donatarios dado que son ellos quienes firman los convenios de apoyo en donacin. Estos dos ejercicios se detallan ms adelante, con la correspondiente descripcin del proceso de aplicacin y de los documentos para realizar los ejercicios del ndice ICO.
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12 Se refiere a la experiencia en formulacin y desarrollo de programas de fortalecimiento de organizaciones, con experticia en la aplicacin del ndice ICO, en planeacin estratgica de organizaciones y, preferiblemente, con conocimientos de modelos societarios en desarrollo de negocios productivos. 13 En caso de querer aplicar la herramienta con base en esta gua, sin recibir orientacin prctica en campo, se sugiere hacer un ensayo previo de actividades por parte del facilitador u orientador, de tal manera que tenga la oportunidad de aclarar inquietudes y hacer correcciones o consultas de apoyo oportunas.
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NDICE ICO
6.1 El facilitador u orientador
El facilitador del ndice ICO es la persona quien orienta y dirige la realizacin de los dos ejercicios de recoleccin de informacin, la Encuesta a directivos y el Bingo Organizacional14. Debe tener facilidad de expresin y saber leer y escribir. Se sugiere que quien oriente los ejercicios, sea apoyado por otra persona en la toma de notas correspondientes a observaciones adicionales o en el registro de inferencias iniciales de propuestas de fortalecimiento. El facilitador debe preparar con anterioridad el material que requiere para la aplicacin de los ejercicios en el ndice ICO; debe contrastar y comparar la coherencia de la informacin que entregar a los participantes de los ejercicios, de acuerdo con la realidad de la organizacin que se est analizando, sea una Asociacin de productores, una Cooperativa, una Sociedad Agrcola de Transformacin o cualquier otra.
14
Como se mencion, los dos ejercicios se detallan ms adelante, con la correspondiente descripcin del proceso de aplicacin y de los documentos para realizar los ejercicios del ndice ICO.
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Es necesario, antes de aplicar los ejercicios de recoleccin de informacin, constatar la veracidad de la informacin bsica de la organizacin, como son los lineamientos formales de legalidad y de operacin. Si el facilitador, que es quien orienta los ejercicios, tiene referencia previa de la organizacin a diagnosticar, sean sus estatutos, su objeto social, sus principales dicultades productivas o de gestin y, las caractersticas generales del tipo de organizacin, podr preparar con precisin el material de trabajo. Adems, tendr mayor seguridad para hacer preguntas, para hacer aportes y para promover la discusin y la buena participacin de los asistentes, sean directivos o productores socios de la organizacin (En el anexo 1 se presenta, como apoyo al facilitador, un cuadro comparativo de caracterizacin bsica para algunos modelos societarios en Colombia). Por otra parte, es fundamental que el facilitador conozca muy bien los instrumentos que va a aplicar, que estudie el orden y tipo de preguntas que va a hacer, tanto en la Encuesta a directivos, como en el Bingo Organizacional. El diagnstico se debe hacer con el mayor provecho de participacin de los asistentes, dado que desde all se incentiva el cambio de actitud de los directivos y asociados, con relacin a su organizacin. En este sentido, diligenciar la encuesta o hacer el Bingo, no es solo hacer preguntas para responder cuestionarios; cada rea de preguntas debe incluir un espacio de conversacin con solicitud de ejemplos, a los participantes, para generar reexin o expresiones de acuerdo o desacuerdo en relacin con la gestin de la organizacin y, de su propia participacin en ella.
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NDICE ICO
La percepcin del facilitador, durante la realizacin de los ejercicios, es un apoyo fundamental a la hora de asignar puntajes de desempeo en el formato correspondiente y en el momento mismo de formular estrategias de fortalecimiento. Dos actividades cuya sistematizacin est a cargo del facilitador. El facilitador debe programar y preparar una sesin de socializacin, con directivos y productores asociados, de los resultados del diagnstico y de las estrategias o planes de fortalecimiento formulados y, si es el caso, hacer los ajustes correspondientes luego de la socializacin.
6.2 El equipo directivo de la organizacin
Se reere al equipo que dirige la organizacin de productores. Por ejemplo, la Junta Directiva, para el caso de las asociaciones de productores o el Consejo de Administracin para el caso de las cooperativas. Los equipos directivos de las organizaciones estn integrados por 10 personas, en promedio, contando los cargos principales, suplentes o vocales. Al equipo directivo de la organizacin, le concierne principalmente, responder, de manera grupal, a las preguntas que haga el facilitador en el diligenciamiento de la encuesta; procedimiento que tiene una duracin mxima de dos (2) horas, el cual se ilustra ms adelante tanto en el proceso, como en la descripcin de los documentos del ndice ICO.
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Equipos directivos, diligenciando la encuesta, con el facilitador.
Con la orientacin del facilitador, el equipo directivo tambin participa, junto con el grupo de socios, en la realizacin del ejercicio Bingo organizacional. Adicionalmente, es necesario que el equipo directivo de la organizacin conozca, los resultados y productos de la aplicacin del ndice ICO, para lo cual es necesario que participe en la sesin de socializacin que hace el facilitador. Es de destacar, que con la aplicacin del ndice ICO, el equipo directivo se convierte en el principal promotor del desarrollo de las iniciativas de fortalecimiento organizacional.
6.3 El grupo de asociados a la organizacin
Se reere a un grupo representativo de productores asociados a la organizacin, el cual tiene como responsabilidad, participar exclusivamente en el ejercicio Bingo Organizacional bajo la orientacin
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de un facilitador. Se preere que en este grupo, participen 25 personas que representen, igualmente, las diferentes zonas de cobertura geogrca de la organizacin. El desarrollo de la actividad con el grupo de productores, garantiza la realizacin de ejercicios participativos, para complementar la informacin recibida de los equipos directivos en la construccin del diagnstico. Es ideal, que este grupo representativo de los productores asociados participe, adems, de la sesin que hace el facilitador para socializar los resultados y productos de la aplicacin del ndice ICO.
Grupo de asociados participando en el bingo
6.4
El equipo responsable del proceso de fortalecimiento

Se reere al equipo, interdisciplinario (social, empresarial, tcnico y ambiental), responsable del desarrollo del proyecto, para el caso de los convenios del Programa MIDAS de USAID15. Este equipo tiene la responsabilidad de analizar los resultados del diagnstico y proponer conjuntamente, aprovechando las disciplinas particulares, estrategias de fortalecimiento de la organizacin, de acuerdo con los recursos disponibles y con las gestiones interinstitucionales, locales o regionales que considere pertinentes.
15 Se refiere al equipo del operador del proyecto.
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Equipo de trabajo analizando y diseando estrategias
El coordinador del rea social empresarial del proyecto o el equipo responsable, para tal efecto, en la organizacin de productores, se encarga de consolidar las propuestas y formular el plan de fortalecimiento de la organizacin. El facilitador de los ejercicios, en la aplicacin del ndice ICO, puede tambin, encargarse de la formulacin del plan, con base en los aportes del equipo interdisciplinario. Por otra parte, el equipo responsable del fortalecimiento organizacional, es tambin el responsable de desarrollar las estrategias descritas en el plan y, si lo requiere, hace las gestiones para solicitar apoyos adicionales disponibles en las zonas de cobertura o de nivel nacional que considere pertinentes16. Por supuesto, cada integrante del equipo, es responsable de registrar los datos de avance, que den a las directivas, informacin oportuna para la toma de decisiones y denicin de correctivos, que garanticen el fortalecimiento de la organizacin previsto en los planes.
16 En el anexo 2, se presenta la Gua del PC para el acompaamiento de los procesos de fortalecimiento de organizaciones que utilizan la herramienta ndice ICO. El Programa MIDAS cuenta con Coordinaciones de Proyectos (PC) regionales que acompaan a los operadores. Como referente, esta gua bsica orienta entidades o profesionales responsables del desempeo de equipos en desarrollo organizacional.
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7 PROCESO DE APLICACIN
DEL NDICE ICO
ara obtener el mejor provecho de la aplicacin del ndice de Competencias Organizacionales -ndice ICO- en el diagnstico, formulacin de planes y hasta desarrollo de dichos planes, es necesario cumplir el proceso completo, que tiene las siguientes siete (7) fases, las cuales se deben realizar en estricto orden.
Fase VI Fase V Fase IV
Fase III Fase II Fase I
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7.1
Fase I Preparacin del material para la aplicacin del ndice ICO
Para el efecto de aplicacin del ndice ICO se tienen tres (3) instrumentos de recoleccin y validacin de la informacin. Los instrumentos son: i) el Formato encuesta a directivos, ii) el Bingo Organizacional y, iii) el formato de asignacin de puntajes y ponderacin de la informacin.
Material para la aplicacin del ndice ICO
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i)
Formato encuesta a directivos. Es el primer instrumento utilizado para la aplicacin del ndice ICO. La encuesta debe ser diligenciada por los directivos de la organizacin, de manera grupal, con la orientacin de un facilitador, quien guiar el anlisis y la discusin sobre cada pregunta. La preparacin de este instrumento requiere precisin, de acuerdo con el tipo de organizacin que se va a diagnosticar, dado que las estructuras organizacionales, junto con las reas de desempeo, pueden variar, dependiendo de la naturaleza jurdica y del negocio productivo al cual se dediquen. Por ejemplo, la directriz de una asociacin de productores est regida por una Junta Directiva y para el caso de una cooperativa, la directriz est dada por un Consejo de Administracin. Para este ejemplo, la preparacin del material requiere escribir, en cada tem del formato encuesta a directivos, los datos que correspondan segn sea el caso, Junta Directiva o Consejo de Administracin.
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El facilitador, es quien registra las respuestas en el instrumento encuesta a directivos, razn por la cual, debe preparar y conocer muy bien el material de trabajo que va a utilizar. En el siguiente tem, 7.2, se ilustra sobre la forma y tiempo requerido para la aplicacin de la encuesta y, ms adelante, en el captulo 8, se describe el paquete de documentos para la aplicacin del ndice ICO17.
ii)
El Bingo Organizacional es un juego en el que participa un grupo representativo de los productores asociados junto con el equipo directivo de la organizacin. El material del Bingo consta de 20 chas de preguntas, 20 chas de respuestas y 20 cartones de respuestas, que facilitan la buena disposicin del grupo que participa. Se debe revisar y ajustar, el material del Bingo organizacional, principalmente, en las preguntas nmeros: 3, 4, 13, 14 y 18 con sus correspondientes respuestas, para cada ejercicio, ya que son aspectos especcos para cada tipo de cultivo, de producto o de organizacin por diagnosticar. Este bingo, que tambin es orientado por un facilitador, es, en estricto orden metodolgico, la segunda actividad que se realiza en la aplicacin del ndice ICO. Resulta de mucha utilidad, para el facilitador, en la aplicacin del bingo, preparar y conocer el material especco del bingo en relacin con cada organizacin que diagnostica18.
17 Ver todos los detalles en el anexo 3, formato de encuesta a directivos y, en el anexo 4 el correspondiente protocolo de aplicacin del formato encuesta a directivos. 18 Ver en detalle el material del Bingo organizacional en el anexo 5
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NDICE ICO
En el siguiente tem, 7.2, se ilustra sobre la forma y el tiempo requerido para la aplicacin del bingo y, posteriormente, en el captulo 8, se describen en detalle los documentos para la aplicacin del ndice ICO.
iii)
19 En el anexo 6 se presenta el formato para la asignacin de puntajes y ponderacin de la informacin recolectada. En el anexo 7 se presenta el protocolo de aplicacin del formato para la asignacin de puntajes.
El formato de asignacin de puntajes y ponderacin de la informacin, es el documento en el que se atribuyen y registran los puntajes (1 o 0), segn sea el caso, en concordancia con la informacin recolectada para cada rea de desempeo organizacional19. En el siguiente tem, 7.2, se ilustra sobre la forma y el tiempo requerido para la aplicacin de este instrumento y, ms adelante, en el captulo 8, se describen en detalle los documentos para la aplicacin del ndice ICO.


Fecha DD/MM/AA
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5
16
10
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7.2
Fase II Realizacin de ejercicios participativos de recoleccin de la informacin de diagnstico
La recoleccin de informacin para el diagnstico, debe ser orientada por un facilitador, que conozca la metodologa junto con los formatos de aplicacin y, preferiblemente, tenga habilidades en el manejo de grupos. La informacin de diagnstico, en la aplicacin del ndice ICO, se obtiene mediante la realizacin de dos (2) ejercicios participativos. El primero, es el diligenciamiento de una encuesta con el grupo directivo de la organizacin. El segundo, es la realizacin del Bingo Organizacional con un grupo de productores representativo de la organizacin y de sus zonas de cobertura. A continuacin se detallan los dos ejercicios de recoleccin de informacin de diagnstico:
i)
Diligenciamiento de la encuesta a directivos. El alcance de este ejercicio es el de recolectar informacin, de manera ordenada, sobre la gestin de la organizacin y, sobre la percepcin del equipo directivo, del desempeo de la misma. El ejercicio es desarrollado con la orientacin de un facilitador, tiene una duracin mxima de dos horas y, se caracteriza por el trabajo grupal. Es decir, el facilitador diligencia una sola encuesta para la totalidad del grupo directivo de la organizacin.
Directivos diligenciando la encuesta
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NDICE ICO
El valor agregado de este ejercicio participativo de diligenciamiento de la encuesta organizacional a directivos, es el hecho de que, ms que llenar unos datos de respuesta a cada pregunta, el facilitador abre un conversatorio para cada aspecto a tratar, promueve la participacin de todos los integrantes de la directiva y registra las observaciones o conclusiones obtenidas para cada una de las seis (6) secciones, que tiene el formato, relacionadas con las reas de desempeo de la organizacin. Ms adelante, en el tem 8.1. se describe el formato e ilustra sobre el contenido de la encuesta a directivos. En los anexos 3 y 4 se presentan en detalle, tanto el formato como el protocolo de diligenciamiento respectivamente. El formato de Encuesta a directivos, en sus seis secciones, referencia aspectos de informacin general de la organizacin; manejo democrtico y de participacin; situacin econmica y nanciera; capacidad gerencial; administrativa y de gestin; servicios ofrecidos a los asociados o a la comunidad y, habilidades o capacidades en desarrollo humano. En la medida que se conversa sobre cada pregunta de la encuesta a directivos, el facilitador debe solicitar ejemplos que ilustren situaciones particulares en los temas tratados. De igual manera, es ideal que el facilitador solicite soportes documentales, en caso que lo considere, para aanzar las discusiones o comentarios de los directivos. Por otra parte, se requiere que el facilitador conozca los formatos con la totalidad de las preguntas relacionadas, previa la realizacin del ejercicio, lo cual le ayuda a tener mayor habilidad en la promocin de la participacin. Se sugiere, para este ejercicio de diligenciamiento
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de la Encuesta a directivos, que el facilitador est acompaado por otra persona que le asista en el registro de comentarios frente a cada tema, dado que los conversatorios arrojan, de manera rpida, percepciones, desde dicultades, hasta posibles soluciones que vale la pena recopilar en detalle, para los anlisis posteriores. Es necesario raticar que la encuesta se diligencia solamente con el equipo directivo de la organizacin. Se recomienda al facilitador, que una vez se termine el ejercicio, pregunte al equipo directivo su apreciacin sobre la realizacin de la actividad y la utilidad que le representa haber participado en ella. As, el facilitador podr mejorar los prximos ejercicios y har evidente que se genera mayor pertenencia de los equipos directivos, por su rol directivo, desde el momento inicial de recoleccin de informacin de diagnstico con la aplicacin ndice ICO.
ii)
20 El juego de azar, Bingo, se hace entre varias personas, en el cual cada jugador tiene un cartn con una lista de nmeros, los cuales va marcando en la medida que coincide con la seleccin de una balota al azar, con el mismo nmero que anuncia un promotor del juego. Gana la persona que logra marcar, primero que todos, la totalidad de los nmeros de su cartn.
Realizacin del Bingo organizacional. Es un juego que, adaptado del juego de azar20, se hace, en estricto orden, luego de diligenciar la encuesta con los directivos. El Bingo, se realiza con varias personas asociadas a la organizacin. Debe participar del juego, un grupo no mayor de 25 personas, en el cual est incluido, el grupo directivo de la organizacin; el ideal es que
Jugando al Bingo organizacional.
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NDICE ICO
sean personas representativas de los asociados y de las zonas de cobertura geogrca de la organizacin. El Bingo Organizacional, tiene como n complementar la informacin recolectada con el equipo directivo de la organizacin. La participacin de los productores asociados, junto con el equipo directivo, facilita la comprensin de la realidad del desempeo organizacional, no solo por parte del facilitador, sino de los mismos asociados, quienes son los principales artces de desarrollo del negocio empresarial comunitario que se han propuesto. En el transcurso del juego, tanto productores asociados, como directivos, tambin asociados, hacen evidentes sus percepciones, responsabilidades o roles en el cometido organizacional. La descripcin del material del Bingo Organizacional, se presenta en el siguiente captulo, documentos para la aplicacin del ndice ICO, tem 8.2. En el anexo 5 se presenta, en detalle, el contenido de las chas y cartones del Bingo organizacional. La actividad ldica del Bingo Organizacional tiene una duracin mxima de dos (2) horas y se desarrolla de la siguiente manera:
El facilitador, previa la llegada del grupo participante, pega en una pared o un tablero, cada una de las 20 chas grandes que contienen las respuestas a las preguntas que se harn. Cada cha grande debe ser pegada a la pared con cinta de enmascarar y de forma que la respuesta quede oculta. En el lado que ve el pblico, el lado anverso de la cha, se ver el nmero de la respuesta solamente. Como se ilustra en las siguientes fotografas
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Fichas de respuestas en el escenario.
Una vez llegan los participantes, luego de saludarlos, e instalar la reunin, el facilitador organiza al azar, a los 25 participantes, distribuyndolos en cinco (5) subgrupos de trabajo, 5 personas por cada subgrupo. Para tal efecto, el facilitador organiza el saln de tal manera que cada subgrupo est ubicado en sillas, de manera circular, para que puedan conversar mirndose unos a otros.
El facilitador, entrega a cada subgrupo, un resaltador y un cartn de respuestas para participantes, con diferentes opciones de respuesta, en el mismo cartn. La fotografa de la derecha muestra el cartn de respuestas. En el captulo 8 documentos para la aplicacin del ndice ICO, en el tem 8.2.3., se describen los cartones de respuesta y, ms adelante, en el anexo 5 se detallan los contenidos de dichos cartones.
Cartn de respuestas.
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NDICE ICO
Disposicin de las fichas de preguntas.
El facilitador coloca las chas de preguntas en una bolsa en donde no puedan ser vistas por los participantes. Se revuelven las chas en la bolsa la cual tendr el facilitador, permanentemente, en la mano. En el captulo 8 documentos para la aplicacin del ndice ICO, se describen las chas de preguntas y en el anexo 5 se detallan los contenidos.
El facilitador inicia el juego del Bingo:
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Hace una explicacin muy breve sobre el momento en el cual los participantes (grupos) marcan sus cartones de respuesta
El facilitador dirige la bolsa que contiene las chas de preguntas, a un participante y le pide que saque una cha al azar
El facilitador lee, en voz alta, el nmero de la cha y, pregunta a los grupos, cul de ellos tiene ese nmero en el cartn de respuestas
Una vez el grupo que tiene la pregunta correspondiente, lo maniesta, el facilitador lee en voz alta la pregunta que tiene en la cha y le indica al grupo, que tiene un minuto para ponerse de acuerdo, en seleccionar la respuesta correcta en el cartn de respuestas que tiene dicho grupo. Le indica, tambin, que una vez tenga seleccionada la respuesta, lea primero las tres opciones y luego s, presente la que considera correcta de las tres. De ser necesario, el facilitador lee, nuevamente en voz alta, la pregunta que tiene en la cha.
Una vez, el grupo lee la respuesta que considera correcta, el facilitador pregunta a todos los grupos, si estn de acuerdo o no con la consideracin del grupo que dio la respuesta, para darle un punto en el bingo y avanzar en el llenado de los cartones. El facilitador, se dirige al tablero en donde ha pegado las chas de respuesta y maniesta que ese es el tablero electrnico, en el cual se ver la respuesta correcta de la cual depende que se asigne o no el punto al grupo. Si el grupo acert se le permite que llene con el resaltador, el nmero correspondiente que tiene en el tablero, con las tres opciones de respuesta. Si el grupo no acert, no podr llenar con resaltador el nmero en su cartn.
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NDICE ICO
All empieza la discusin y la promocin de la participacin, sobre el tema de la pregunta que hay en la cha. El facilitador puede abrir la discusin diciendo Y. eso s pasa aqu en la organizacin o no? Qu piensan?. El facilitador, debe estar atento a los comentarios y opiniones de los participantes, para generar consensos o hacer evidentes las percepciones de los asistentes frente al desempeo de la organizacin. El facilitador debe preguntar ejemplos que ilustren las situaciones presentadas, lo cual har que surjan ms aportes o discusiones.
Una vez, agotada la conversacin sobre el tema de la pregunta a la cha, el facilitador pide a otro participante que saque otra cha de la bolsa, al azar y contina el juego de la misma manera. Es decir, pregunta qu grupo tiene el cartn con el nmero de la cha, leen la pregunta de la cha, se da un minuto para que el grupo se ponga de acuerdo en la respuesta, se lee nuevamente la pregunta de la cha, el grupo lee las opciones de respuesta y dice cul es su eleccin de respuesta, se pregunta al grupo si estn de acuerdo con la respuesta, se verica la respuesta descubriendo la cha de respuesta correspondiente en el tablero, se asigna un punto o no y, se abre la discusin sobre el tema. Una vez agotada la discusin, se saca otra cha de la bolsa y, se contina el juego, de la misma manera, hasta que el grupo ganador grite BINGO!
Gana el grupo que llene primero, con resaltador, el cartn que le corresponde. Es necesario que todos los integrantes del grupo ganador griten Bingo cuando hayan llenado el cartn. As se les entregar el premio.
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Este ejercicio, con un buen desempeo del facilitador21, tiene alcances especiales en la reexin de los socios y directivos sobre su propio desempeo. El facilitador debe estar atento a tomar nota de los aspectos de anlisis en cada rea de desempeo de la organizacin y del rol participativo en el negocio comunitario. De all surgirn las ideas y los propsitos de fortalecimiento de la organizacin.
7.3
Fase III Tabulacin y asignacin de puntajes a la informacin recolectada
Esta tercera fase se hace inmediatamente despus de completar los dos ejercicios anteriores de recoleccin de informacin (Diligenciamiento de la encuesta a directivos y realizacin de Bingo Organizacional). Si no se han suplido esos ejercicios, no hay informacin para tabular y ponderar.
i)
La tabulacin de datos, es una labor que no dura ms de diez (10) minutos, dado que es la transcripcin de datos al formato encuesta a directivos, en el computador preferiblemente, aunque, tambin se puede organizar y llenar en el papel. Es necesario que el facilitador tenga a mano la encuesta que diligenci y las notas que se hayan tomado, junto con la persona que le asisti al ejercicio participativo. De ser posible, se sugiere que esta persona, tambin participe de la tabulacin de los datos. La asignacin de puntajes en cada una de las reas de desempeo organizacional, denidas para el diagnstico, se hace en el Formato de asignacin de puntajes, el cual se describe, en el tem 8.3.
21 Se ratifica, como ideal, que el facilitador tenga induccin en la aplicacin del ndice ICO, desde un ejercicio en campo con una organizacin.
ii)
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NDICE ICO
del captulo 8, documentos para la aplicacin del ndice ICO. Posteriormente, en los anexos 6 y 7 se presentan el formato y el protocolo para el diligenciamiento respectivamente. Para asignar los puntajes, el facilitador, requiere un tiempo no mayor de diez (10) minutos y consiste en signar un nmero uno 1 o un nmero cero 0 en cada casilla denida para el efecto. Se asigna el nmero 1 cuando la informacin referida aplica para la organizacin y los asociados han reconocido que el desempeo lo reeja. Se asigna el nmero cero 0 cuando no aplica la informacin y los asociados hacen evidente que no se reeja el desempeo en el tema especco.
Asignando puntajes en el computador
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Cada vez que se asigna uno u otro nmero, de acuerdo con la consideracin del facilitador, en consecuencia con los ejercicios participativos realizados, el formato (diseado en Excel) va generando resultados de manera automtica, por cada rea de desempeo, hasta totalizar los puntajes en una suma cuyo valor mximo es de 100 puntos. El resumen de puntajes por rea y el total organizacional se presentan en la parte superior del formato, para ayudar al facilitador, a identicar de manera rpida, aquellas reas de la organizacin que requieren mayor refuerzo y aquellas reas que, aunque estn desempendose bien, necesiten ser reforzadas para mejorar la organizacin en relacin con el negocio productivo. Para mayor ilustracin, en la fotografa de la derecha, se puede observar el modelo del formato con el resumen de los puntajes asignados.
Muestra del formato de asignacin de puntajes.
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Al igual que el formato tiene un puntaje mximo, en escala prejada para el nivel total de desarrollo organizacional, lo tiene para el nivel de desarrollo en cada rea de desempeo. El total organizacional suma hasta 100 puntos y cada rea tiene asignado un puntaje mximo as: democracia para el manejo de la organizacin 20 puntos, desarrollo econmico y nanciero 15 puntos, desarrollo humano 10 puntos, prestacin de servicios a los asociados 35 puntos y, los aspectos de desarrollo en gerencia, administracin y gestin 20 puntos22.
7.4
Fase IV Anlisis de la informacin y formulacin de estrategias o planes de fortalecimiento
En esta fase los responsables de fortalecimiento organizacional (El equipo interdisciplinar), reexionan sobre los puntajes obtenidos en el nivel de desempeo y proponen cambios para el mejoramiento de la organizacin en respuesta a las demandas del negocio productivo y, en consecuencia, con las necesidades de la comunidad que participa del mismo.
i)
Los puntajes asignados por reas, en este caso, reflejan un alto inters en el desempeo del rea de servicios prestados, por cuanto se trabaja con organizaciones de tipo comunitario productivo. Sin embargo, la flexibilidad de los formatos permite ajustar y asignar rangos de puntajes diferentes.
22
Hacer el anlisis de informacin, es competencia directa del equipo interdisciplinar responsable del proceso de fortalecimiento organizacional. Es el momento en el que se reexiona sobre los puntajes obtenidos en el desempeo integral y por reas especcas de la organizacin. De acuerdo con ello, el grupo prioriza las reas a fortalecer, en concordancia con el objeto social de la organizacin y el momento de desarrollo de los negocios productivos. La base para
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denir las estrategias de fortalecimiento es la reexin que se haga sobre los puntajes obtenidos. El formato de asignacin de puntajes, puede ser utilizado por el facilitador para registrar, en cada rea de desempeo, las ideas preliminares que el equipo tenga sobre las competencias que identica o sobre cmo se pueden abordar acciones de fortalecimiento al alcance de la organizacin, que le permitan superarse en el mediano plazo. El registro de estas ideas, le facilita al equipo, tener una discusin ordenada para generar propuestas de fortalecimiento.
ii)
La formulacin de las estrategias de fortalecimiento organizacional, es competencia del equipo interdisciplinar responsable del fortalecimiento. Formular estrategias o planes de fortalecimiento organizacional incluye la denicin de acciones y mtodos de trabajo pertinentes, con los correspondientes logros, en proyecciones reales de tiempo, consecuentes con el estado de avance de los proyectos o negocios de la organizacin.
Formato de asignacin de puntajes, con registro de ideas
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NDICE ICO
El equipo programa una reunin en la que, teniendo a mano los datos tabulados y los anlisis correspondientes por reas de desempeo, propone estrategias de formacin para cada una de ellas. Cada integrante del equipo debe poner a disposicin todo su conocimiento y su buena actitud para proponer la mejor manera de fortalecer el desempeo en cada rea de la organizacin. De all que todo el equipo conversa y decide cul ser la mejor manera de superar el desempeo por reas y por temas, precisando las estrategias, con la denicin de acciones concretas para desarrollarlas, sean actividades de acompaamiento, asesoras especializadas, sesiones de capacitacin, trabajo conjunto de realizacin de labores, revisin de documentos, denicin de reglamentos, giras tecnolgicas, campaas de divulgacin, produccin de publicaciones, conformacin de comits o, todo aquello que el equipo considere pertinente. El puntaje total obtenido por la organizacin, le da al equipo una idea del nivel de desempeo y de lo dispendioso que puede llegar a ser el plan que proponga en un tiempo especco. El equipo compara los puntajes obtenidos por cada rea de desempeo organizacional y decide priorizar las actividades de fortalecimiento en cada rea. Para ello, el equipo tiene en cuenta el nivel de desarrollo de los negocios productivos, las mayores dicultades por solucionar y las prioridades manifestadas por la comunidad vinculada. Es de aclarar, que en desarrollo de las estrategias de fortalecimiento, se puede prever la realizacin de varias actividades al mismo tiempo, precisando, quines participan en cada una de ellas; puede ser que los directivos participen en unas actividades y los productores asociados participen en otras. Por citar algunos ejemplos, puede ser que el manejo democrtico tenga un puntaje muy bajo e incida en que las decisiones tomadas por la organizacin no se cumplen, porque los socios no estn siendo
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informados de las decisiones o, no conocen los objetivos precisos de la organizacin. Ahora bien, supongamos que la misma organizacin, obtuvo un buen puntaje en aspectos de desarrollo econmico y nanciero, pero no est tomando las decisiones pertinentes de inversin. Esas situaciones ineren que las decisiones seguramente estn siendo tomadas con criterios tcnicos poco pertinentes o que estn siendo tomadas sin consideracin de todo el equipo que toma decisiones, es decir el equipo directivo y, por otra parte, los asociados no estn enterados. Para el efecto del fortalecimiento, es necesario ayudar a la organizacin a tomar mejores decisiones, denir reglas de juego claras en ese aspecto, denir roles especcos, denir aspectos de medicin de riesgos y prioridades y, por supuesto disear estrategias de divulgacin de propsitos por perodos, avances y logros, para que la comunidad reconozca en la organizacin el trabajo permanente en desarrollo de los negocios productivos. Se puede sugerir, entre otros, la conformacin de un comit de inversiones, con denicin de mecanismos de operacin precisos. Los responsables del fortalecimiento organizacional, pueden orientar, con base en el ndice ICO, la adecuacin eciente de los recursos econmicos, humanos, tcnicos y administrativos, disponibles para desarrollar los planes de fortalecimiento propuestos. De igual manera, pueden disear trminos de referencia que precisen los apoyos requeridos para el desarrollo del programa de fortalecimiento23, junto con las sinergias potenciales para garantizar el cumplimiento de los planes24. Hasta aqu, el equipo tiene denidas las estrategias de fortalecimiento, las actividades con las cuales puede desarrollar dichas estrategias y quines participan en ellas. Es necesario ahora, que el equipo documente el plan de fortalecimiento organizacional, con las correspondientes
23 Los trminos de referencia, pueden ser para desempeo de cargos, en donde se precisan aspectos profesionales, habilidades o disciplinas requeridas; productos; tiempos de trabajo; recursos asignados y metodologas de trabajo, entre otros. Ver anexo 8 en el que se incluyen modelos de trminos de referencia como parte de un plan de fortalecimiento. 24
Para definir sinergias es necesario que el equipo analice la capacidad institucional local, regional o nacional con la cual puede contar para apoyar el desarrollo de actividades de fortalecimiento, pueden ser universidades mediante la vinculacin de pasantas, el SENA como entidad responsable de la capacitacin para el trabajo, las Corporaciones regionales ambientales, la Cmara de Comercio y todas aquellas que considere pertinentes.
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justicaciones, los objetivos que se buscan, los trminos de referencia ya mencionados y el cronograma de trabajo correspondiente que incluya, las actividades, los alcances y los responsables de cada actividad. El Cronograma puede hacerse mes a mes, para facilitar el proceso de monitoreo y seguimiento que har la coordinacin del fortalecimiento organizacional o el equipo directivo de la organizacin. En el anexo 8, se presenta un plan de fortalecimiento organizacional, formulado como modelo, para una asociacin de productores, con base en el ndice ICO. En caso que el equipo quiera tener opciones adicionales para la formulacin del plan de fortalecimiento, se sugiere hacer la reunin de formulacin, teniendo a mano los puntajes obtenidos, las notas de los anlisis previos y, considerar cada organizacin como una unidad productiva de negocios. Por tanto, vista la organizacin como una empresa, se puede vincular el desempeo medido con el ndice ICO, para las reas funcionales productivas y gerenciales, con los principales aspectos empresariales25: directivo; social; tcnico y ambiental; administrativo y nanciero; comercial y, de comunicaciones, como se muestra en el siguiente diagrama, para precisar acciones de fortalecimiento en cada uno.
Comunicaciones Generalidades Equipo Directivo
25
Para el caso de los proyectos apoyados por el Programa MIDAS, los formatos fueron ajustados con la inclusin de datos en desarrollo del componente social, tcnico y ambiental productivo.
Administrativo y Financiero
Organizacin
(Unidad productiva)
Social
Comercial
Tcnico y Ambiental
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El complemento del diagrama, sugiere las principales recomendaciones de ajuste para el mejoramiento del desempeo organizacional, en cada uno de esos aspectos de desarrollo empresarial, de acuerdo con las experiencias de las gestiones de fortalecimiento para las organizaciones vinculadas a proyectos productivos agropecuarios.
Generalidades Equipo Directivo Comunicaciones
Definicin estrategia de comunicaciones Produccin de materiales Gestin interinstitucional Comprensin de la dimensin de los negocios Comprensin de los roles directivos Comprensin y aplicacin reglas de juego. Planeacin y seguimiento
Reorganizacin estructura empresarial Plan de accin y Planes de negocios Unidad Administrativa y Gestin de Recursos
Organizacin
(Unidad productiva) Social
Generacin de pertenencia Vinculacin y participacin de las familias Acompaa/social (Eventos especiales) Formacin participativa
Comercial
Conformacin Unidad Comercial Identificacin de productos y mercados Gestin comercial (contactos y negocios)
Tcnico y Ambiental
Conformacin Unidad Tcnica Plan Asistencia Tcnica Unificacin Criterios y Formacin de productores Sensibilizacin Ambiental
Principales aspectos analizados
Principales recomendaciones de ajuste al desempeo organizacional
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NDICE ICO
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El acompaamiento tutorial es considerado el mismo couching de formacin, en el cual el trabajo se hace con orientacin permanente y directa de una persona especializada en la labor, ejemplo las gestiones de legalizacin de documentos, manejo contable, gestin de negocios entre otros.
Con estas sugerencias, el equipo debe precisar las actividades que se propone realizar para fortalecer cada aspecto de desempeo. Puede considerar igualmente, actividades de acompaamiento tutorial26, asesoras especializadas, sesiones de capacitacin, organizacin de documentos, revisin de documentos, denicin de reglamentos, realizacin de giras tecnolgicas, diseo de campaas de divulgacin, diseo y produccin de publicaciones, conformacin de comits o, todo aquello que el equipo considere pertinente, le ayude a la organizacin a tener competencias mejores para responder por el buen desarrollo de los negocios y preste un soporte empresarial y social eciente a la comunidad asociada. Para citar un ejemplo, se puede considerar el componente social, en el que se precisan aspectos de generacin de pertenencia, vinculacin y participacin de las familias en desarrollo de los negocios, acompaamiento social mediante eventos especiales y formacin participativa. En el anexo 8 se presenta un modelo de plan de fortalecimiento construido, con base en el ndice ICO, para una asociacin de productores que es tambin, responsable de un proyecto productivo agrcola. En el anexo 9 se presentan algunas estrategias de fortalecimiento, denidas por equipos responsables de fortalecimiento, para diferentes organizaciones agrcolas productivas. Por ltimo, en esta fase IV de formulacin de estrategias o planes de fortalecimiento, el equipo y la organizacin pueden dar un mayor alcance a los datos obtenidos en el ndice
Equipo socializando los planes
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ICO, incluyendo en el plan de fortalecimiento, la construccin del plan estratgico para la organizacin. El plan estratgico dene la misin, la visin, los objetivos, las metas y las acciones, que direccionen la organizacin y sus negocios productivos. Requiere entonces el equipo, programar sesiones con la comunidad asociada, para formular de manera participativa dicho plan estratgico en el cual se deben incluir los anlisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (DOFA), sobre los cuales se precisarn las acciones del plan estratgico. En el anexo 10 se presenta el resumen de un modelo de plan de direccionamiento estratgico formulado para una cooperativa de produccin palmera. Una de las cooperativas, con la cual se formul el plan estratgico, produjo una agenda para el ao 2010, en la cual incluye la Misin, visin y objetivos estratgicos, como estrategia de publicidad y promocin de la cooperativa, para la generacin de pertenencia. La agenda, contiene adems algunas fotos de los productores en desarrollo de actividades de fortalecimiento. En la foto de la derecha se puede observar la agenda mencionada.
Agenda publicitaria para el ao 2010, que promociona la Misin, la visin y los objetivos estratgicos de una cooperativa palmera de Santander.
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NDICE ICO
7.5
Fase V Socializacin de las estrategias o planes de fortalecimiento

Es necesario que el equipo responsable del fortalecimiento, programe una actividad para la socializacin del plan formulado, con directivos y con el grupo de asociados. En dicha sesin de socializacin, se debe recordar a los participantes que el plan sugerido es producto de los ejercicios de diagnostico realizados, para lo cual se requiere la aprobacin de la organizacin y, si es el caso, las sugerencias de ajuste que consideren necesarias. Es probable que los asociados prioricen algunas actividades que no estaban consideradas como prioritarias en el plan y, es responsabilidad de la coordinacin de fortalecimiento hacer los ajustes correspondientes, antes de iniciar el desarrollo del plan. El alcance de esta fase del proceso es, tambin, un valor agregado del ndice ICO. Con la concertacin de los planes, los socios y directivos de la organizacin reconocen sus capacidades organizativas, analizan las posibilidades de mejoramiento y se comprometen en la construccin de un mejor futuro organizativo en bien de la productividad y del progreso de los asociados. All mismo se
Sesin de socializacin en el Huila
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refuerza el proceso de generacin de pertenencia y de reconocimiento de los liderazgos efectivos dentro de la organizacin.
7.6
Fase VI Desarrollo de los planes o estrategias de fortalecimiento
Desarrollar el plan signica poner en marcha las acciones programadas para el fortalecimiento de la organizacin. Esto requiere gestionar y realizar diferentes actividades grupales e individuales de formacin como son talleres, reuniones de trabajo, giras tecnolgicas y gestiones institucionales, entre otras. El desarrollo de los planes requiere el concurso de todos los socios de la organizacin y, muy probablemente, de las familias de los socios. Por ello, es indispensable que el equipo coordinador, responsable del programa de fortalecimiento organizacional, haga los preparativos de cada actividad para que stas se desarrollen con la mayor eciencia. Preparar las actividades de fortalecimiento, implica, hacer contactos, preparar escenarios, preparar materiales, organizar toda la
Grupo en formacin participativa
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logstica relacionada, sea que en la actividad participen directivos o socios productores o las dos partes. Las actividades de fortalecimiento, bien organizadas, incentivan a los participantes y generan reconocimiento de la seriedad del proceso. De la misma manera, los participantes responden al aprendizaje cada vez con mayor eciencia. Es muy importante, que los compromisos resultantes de cada actividad de fortalecimiento se cumplan, en el tiempo previsto y con la calidad que corresponde. Si se prev que algn compromiso no tendr cumplimiento, es indispensable hacerlo saber a la comunidad involucrada, de manera oportuna, para que se tomen, de manera participativa, los correctivos necesarios en cada situacin particular.
7.7
Fase VII Monitoreo y evaluacin del proceso de fortalecimiento
Monitorear signica mantener, de manera participativa, el control en el desarrollo de los planes de fortalecimiento para garantizar que se cumplan los propsitos y, se puedan hacer ajustes oportunos en caso que se requiera. Tener control es hacer acompaamiento preventivo al desempeo de las actividades y vericar, permanentemente, el cumplimiento y los avances en los resultados, efectos e impactos del programa de fortalecimiento organizacional. En esta fase, se requiere que el equipo coordinador del proyecto o el encargado del programa de fortalecimiento tengan un alto grado de responsabilidad para hacer acompaamiento al desempeo, tanto de
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productores como de directivos y tcnicos, en la mejor manera de desarrollar las actividades de fortalecimiento. De igual manera, es relevante proveer a la organizacin de apoyo permanente en la gestin interinstitucional ligada al desarrollo de los planes. En el anexo 2, se presenta la Gua del PC27 para el acompaamiento de los procesos de fortalecimiento de organizaciones que utilizan el ndice ICO. El monitoreo se puede hacer mediante visitas en campo, consultas con productores o integrantes de los equipos y, revisin de informes de avance de indicadores propuestos. La evaluacin, por su parte, es considerada el proceso participativo, de revisin peridica del cumplimiento de las actividades propuestas y de los logros establecidos en los tiempos previstos. La evaluacin se hace con la vericacin de cumplimiento y calidad en la realizacin de las actividades de fortalecimiento, propuestas con directivos y/o con la comunidad vinculada. Para hacer una evaluacin, lo ms precisa posible, se requiere formular, antes de iniciar el desarrollo de los planes, los indicadores de cumplimiento de actividades e indicadores de logro de las metas, con los parmetros de medicin correspondientes. Para cada indicador formulado, se debe denir el medio de vericacin con el que se pueda comprobar el logro. A continuacin se sugieren algunos ejemplos de indicadores, cualitativos y cuantitativos, de fortalecimiento organizacional, en aspectos tcnicos ambientales.
27 Coordinador de Proyectos (PC), que acompaa a los operadores en desarrollo de los proyectos.
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NDICE ICO
Modelo de indicadores para el mejoramiento en el desempeo tcnico- ambiental de una organizacin como unidad productiva*
Indicador Verificacin del indicador Medio de verificacin
Mejoramiento en el desempeo de los aspectos tcnicos ambientales

1. Conformacin de la unidad tcnica Unidad conformada, en operacin y con mecanismos de operacin definidos Documentos de conformacin de la unidad Documentos registro de reuniones de la unidad tcnica Registro de decisiones tomadas en la unidad tcnica Propuestas de incremento de rentabilidad econmica del negocio Documento del plan de asistencia tcnica Entrevistas a los asociados sobre el desarrollo del plan de asistencia tcnica Registro de talleres realizados Entrevistas con productores Visitas de campo Revisin de informes Revisin de calidad y presentacin de producto Cuadros comparativos peridicos de niveles de rendimiento de produccin por hectrea en las fincas de los asociados Registro de actividades de sensibilizacin ambiental realizadas Evaluacin de actividades ambientales realizadas Registros e informes de visitas a fincas de productores
2. Elaboracin del plan de asistencia tcnica
Plan de asistencia tcnica elaborado y socializado al equipo tcnico y a los socios vinculados
3. Unificacin de criterios tcnicos y formacin de productores
Nmero de talleres de fortalecimiento del equipo tcnico Nmero de talleres de formacin realizados con productores asociados Nmero de productores que calculan costos y llevan registros Nmero de productores que incrementaron sus rendimientos de produccin Nmero de productores que hicieron mejoramiento de la calidad de sus productos. Nmero de actividades de formacin y sensibilizacin ambiental realizadas Nmero de productores que realizan prcticas ambientales favorables
4. Sensibilizacin ambiental
* Fuente: Estructuracin Gua para la aplicacin del ndice ICO. M Rivas. Componente de Agronegocios, Programa MIDAS de USAID.2009.
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Para mayor ilustracin en la formulacin de indicadores, referirse al anexo 11 en el cual se presentan ejemplos de indicadores (Cualitativos y cuantitativos), formulados para el rol directivo, los aspectos tcnicosambientales, los aspectos comerciales, la gestin administrativa y nanciera y, las comunicaciones, en el marco del fortalecimiento de organizaciones de productores, con base en el ndice ICO. Es necesario denir en los planes, los momentos de vericacin de cumplimiento y resultados del proceso; se puede incluir una evaluacin de trmino medio y una evaluacin nal si se trata de planes de fortalecimiento de un ao. En caso que los planes tengan una duracin mayor de un ao de desarrollo, se sugiere programar evaluaciones semestrales. La responsabilidad de la evaluacin le compete a la coordinacin del proyecto, la coordinacin del rea de fortalecimiento organizacional y/o al equipo directivo de la organizacin productiva que se est fortaleciendo. Tener el registro sistemtico de la informacin, es un insumo fundamental para orientar las acciones de monitoreo y evaluacin del proceso. Se puede complementar la evaluacin participativa, con la revisin de los informes peridicos. De igual manera, se puede hacer evaluacin con una segunda aplicacin de un ndice ICO II, para lo cual habr que elaborar los instrumentos con preguntas un poco ms complejas, en relacin con las mismas reas de desempeo diagnosticadas en el ndice ICO I y, en consecuencia, con los aspectos de fortalecimiento trabajados durante el plan desarrollado. En la aplicacin de un segundo ndice ICO, se realizar el mismo procedimiento para tabular, analizar y formular nuevas estrategias de fortalecimiento participativo.
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NDICE ICO
8 DOCUMENTOS Y MATERIALES
PARA LA APLICACIN DEL NDICE ICO
l paquete de documentos y materiales para la aplicacin del ndice ICO contiene el formato encuesta a directivos; las chas de preguntas, las chas de respuestas y los cartones de respuestas del Bingo; el formato de asignacin de puntajes e implementos de papelera como resaltadores, cinta, papel blanco y bolsas transparentes para legajar. Es ideal que se mantenga ordenado, todo el paquete, en un folder AZ, para facilitar el manejo del material de trabajo. En la foto de la izquierda se observa el paquete de documentos y materiales para la aplicacin del ndice ICO.
Documentos y materiales del ndice ICO.
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DOCUMENTOS Y MATERIALES PARA LA APLICACIN DEL NDICE ICO
A continuacin se describen, en detalle, uno a uno, los documentos y materiales requeridos para la aplicacin del ndice ICO.
8.1
Encuesta a directivos
La Encuesta a directivos es el primer documento a aplicar en el ndice de Competencias Organizacionales ndice ICO. El formato consta de siete (7) pginas, para recolectar la informacin, sobre la cual se diagnostica el nivel de desempeo de la organizacin. El formato de la Encuesta a directivos clasica la informacin en seis (6) aspectos claves de desempeo de la organizacin, como se muestra en el cuadro resumen de la siguiente pgina.
Formato Encuesta a Directivos.
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NDICE ICO
Resumen del formato Encuesta a Directivos
Aspectos a diagnosticar
1. Informacin General
Informacin referida
Nombre de la organizacin, los datos de contacto, el tipo de organizacin, la cobertura geogrfica, composicin social y algunos aspectos de legalizacin.
2. Manejo democrtico y participativo
Instancias de decisin, mecanismos para la toma de decisiones, formas de planeacin y seguimiento, estructura de representacin y medios de comunicacin o divulgacin.
3. Situacin econmica y financiera
Infraestructura y otros bienes, recursos econmicos y comportamiento de los mismos.
4. Capacidad gerencial, administrativa y de gestin
Estructura de planeacin y evaluacin, el rol de los negocios, instancias administrativas y de personal, manejo de tecnologa, manejo de recursos, estados financieros, manuales, rganos de control, gestin de proyectos y relaciones interinstitucionales pblicas o privadas. Servicios financieros, de informacin, de comercializacin; servicios en los predios de los socios; servicios de capacitacin; servicios a otras instituciones y otros servicios. Orientacin en aspectos personales, familiares, y de desarrollo comunitario; manejo de las relaciones entre los socios y de los socios con las instancias directivas; niveles de participacin de grupos tnicos y de las mujeres en la organizacin.
5. Servicios ofrecidos a los asociados o a la comunidad
6. Habilidades y capacidades en desarrollo humano
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El detalle de la Encuesta a directivos, con la totalidad de las preguntas, se presenta en el anexo 3. Esta encuesta debe ser ajustada, en aspectos especcos a la organizacin que se va a diagnosticar, si es del caso, como se precis en el captulo 7, tem 7.1 preparacin del material para la aplicacin del ndice ICO. En el anexo 4 se presenta el protocolo para el diligenciamiento de la encuesta a directivos, que orientar el desempeo del facilitador durante la recoleccin de la informacin. Es de raticar que la encuesta debe ser diligenciada de manera grupal, por el equipo directivo de la organizacin, con la orientacin de un facilitador. Aunque el formato parece un poco largo, la habilidad del facilitador en la aplicacin har que la formulacin de las preguntas no se torne montona; la informacin debe ser registrada como producto del conversatorio que el facilitador promueve en cada pregunta. El ejercicio de diligenciamiento tiene un tiempo mximo de duracin de dos (2) horas.
8.2
Bingo Organizacional
El Bingo Organizacional es un ejercicio de recoleccin de informacin participativo, que adaptado del juego de azar Bingo, requiere chas y cartones, en este caso, elaborados en materiales livianos y fciles de cargar para llevar a campo; puede ser papel. Tanto las chas de preguntas y respuestas, como los cartones de respuestas, van empacados en un plstico transparente adecuado, sea en tamao escarapela o en tamao carta, los cuales se consiguen en el mercado a bajo costo.
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NDICE ICO
Fichas de preguntas para el ejercicio del Bingo

8. 2. 1
Estas chas de preguntas, son veinte (20), cada una enumerada y de tamao similar al de una escarapela. Cada cha, adems del nmero, tiene impresa una pregunta relacionada con algn aspecto de desarrollo organizacional. De igual manera, cada pregunta debe estar redactada de manera sencilla y muy clara. En el anexo 5 se relacionan el modelo de preguntas para una asociacin de productores y el modelo de preguntas para una cooperativa de productores. En el punto 7 de esta gua, tem ii) del numeral 7.2, se describe la forma como se utilizan las chas de preguntas en la aplicacin del ndice ICO. En la foto de la izquierda se observa el modelo de las chas de preguntas impresas.
Fichas de respuestas para el tablero del Bingo

La frase con nimo de lucro quiere decir...
8.
2.
Estas chas de respuestas, son veinte (20), cada una debe estar enumerada y debe ser de tamao carta. Estas chas registran, cada una, la respuesta armativa que corresponda a cada cha de pregunta para el ejercicio del bingo. Se requiere que sea tamao carta, porque las 20 chas de respuesta van pegadas a la pared o a un tablero durante la realizacin del ejercicio del Bingo. Cada una de estas chas de respuesta debe tener impreso el
Modelo fichas de preguntas.
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nmero que le corresponda con la cha de pregunta. Cada cha de respuesta, lleva impresa despus del nmero, la respuesta acertada, que le corresponda. Tanto el nmero como la respuesta deben estar impresos en letra grande, en formato horizontal, para que se puedan leer a mediana distancia en el lugar de la reunin. Estas chas de respuesta, deben tener adems, impreso en el reverso de la hoja, el nmero que le corresponde a cada una, en formato grande, como se ilustra en las fotos siguientes.
Modelo fichas de respuestas.
En el anexo 5 se relaciona el modelo de respuestas, en relacin con chas de preguntas para una asociacin de productores y el modelo de respuestas en relacin con las chas de preguntas para una cooperativa de productores. En el punto 7 de esta gua, tem ii) del numeral 7.2, se describe la forma como se utilizan las chas de respuestas en la aplicacin del ndice ICO.
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NDICE ICO
Cartones de respuestas para llenar el Bingo

8. 2. 3
Los cartones de respuesta son cinco (5) en total. Uno para cada grupo que se conforme durante la realizacin del Bingo, en el ejercicio de recoleccin de informacin. Los cinco (5) cartones de respuesta, estn elaborados en papel tamao carta, como se ilustra en las fotos siguientes.
Cartones de respuestas
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Cada cartn tiene varias opciones de respuestas para cuatro (4) preguntas; por eso son cinco (5) cartones, que completan las respuestas para el total de las 20 preguntas que se harn, sobre aspectos de desarrollo organizacional, durante el juego del bingo. Los nmeros en los cartones de respuesta, se distribuyen al azar, para incentivar el factor sorpresa, en la medida que avanza el juego del bingo. Cada nmero en el cartn de respuestas, est relacionado con el mismo nmero en las chas de preguntas. Cada nmero, en los cartones, tiene tres opciones de respuesta (A, B, o C), pero solo una de ellas es correcta. Cada grupo de productores que participe, debe seleccionar la respuesta que considere correcta, a cada nmero, en consenso de sus integrantes y, en relacin con la gestin de la organizacin. Es de raticar, que cada vez que a un grupo se le d el punto, por acertar en la respuesta correcta, puede rellenar con el marcador resaltador de color, tanto el nmero como las tres opciones A, B y C, en su cartn de respuestas.
Llenando el cartn del Bingo.
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NDICE ICO
En el anexo 5 se relaciona el modelo de cartones de respuestas, en relacin con chas de preguntas para una asociacin de productores y el modelo de cartones de respuestas en relacin con las chas de preguntas para una cooperativa de productores. En el punto 7 de esta gua, tem ii) del numeral 7.2, se describe la forma como se utilizan los cartones de respuestas en la aplicacin del ndice ICO, con los grupos de productores asociados.
8.3
Formato de asignacin de puntajes
El formato de asignacin de puntajes presenta el resultado de la medicin numrica ndice ICO. Es el documento en el cual se registra el valor de medicin, por reas de desempeo de la organizacin, de acuerdo con los resultados de los ejercicios de recoleccin de informacin (La encuesta a directivos y el Bingo Organizacional). El formato de asignacin de puntajes presenta dos bloques de informacin, en tres pginas. El primer bloque, con los datos generales de obtenidos (Nombre de la organizacin; ICO que corresponde, si es ICO I o si es ICO II y, un cuadro resumen de los puntajes asignados para identicar rpidamente el estado de desempeo de la organizacin), como se ilustra a continuacin.


Fecha DD/MM/AA
43
5
16
10
72
El segundo bloque de informacin, del formato de asignacin de puntajes, presenta los detalles de los valores numricos obtenidos por cada rea de desempeo organizacional, en la cual se describe la categora, el indicador, la opcin de respuesta posible, la valoracin de la respuesta, el factor de ponderacin de la respuesta y el puntaje obtenido, como se ilustra para el rea de manejo democrtico y participativo, en el ejemplo del cuadro siguiente.
Valoracin de la respuesta 1 0 1 0 0 1 0 1 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 1 0 0 Factor de ponderacin 1 0 1 0 0 1 0 3 1 0 0 1 0 1 0 3 2 0 0 1 0 0 1 0 4 4 1 0 3 1 0 3 2 1 10 20 Puntaje obtenido 1 0 1 0 0 1 0 3 1 0 0 1 0 1 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0 0 3 0 0 3 0 0 10 16
AREA / TEMA Manejo Democrtico y participativo
CATEGORAS Junta Administradora
INDICADORES Conformacin
OPCIONES DE RESPUESTA
Completa Incompleta Frecuencia de reuniones De acuerdo con los estatutos Espordicamente No se reune Actas y registros Llevan actas No llevan Subtotal Puntaje Junta Administradora mximo Funcionamiento Frecuencia de reuniones Por lo menos 2 veces al ao Asambleas Menos de dos veces al ao No se reune No. de socios asistentes Mas del 50% Menos del 50% Actas y registros Si No Subtotal Puntaje Funcionamiento Asambleas mximo Participacin Conocimiento de estatutos Mas de la mitad Menos de la mitad Ninguno Comits conformados Mas de 3 Menos de 3 Ninguno Comunicacin rgano de difusin propio No usan ninguno Subtotal Puntaje Participacin mximo Base social Planeacin participativa Con representantes o socios La Junta Directiva Gerente Toma de decisiones Con representantes o socios La Junta Directiva Gerente Informacin sobre decisiones Socios Junta Directiva Gerente Subtotal Puntaje Base Social mximo SUBTOTAL DE MANEJO DEMOCRTICO Y PARTICIPATIVO
Nota: Los valores que aparecen en las 3 columnas de la derecha, se muestran solo como ejemplos
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NDICE ICO
En el anexo 6 se presenta en detalle el formato para la asignacin de puntajes. En el anexo 7 se presenta el protocolo de aplicacin del formato para la asignacin de puntajes. Adicionalmente, en el tem ii) del punto 7.3, de este documento gua, se describe el proceso que se debe seguir para el diligenciamiento del formato.
8.4
Papelera
Para desarrollar los ejercicios de aplicacin del ndice ICO, se requieren elementos de papelera como son: Un (1) rollo de cinta de enmascarar ancha, Cinco (5) marcadores resaltadores de diferentes colores, Un cuaderno o unas hojas para tomar notas, 50 hojas de papel blanco tamao carta 25 Bolsas de plstico transparente (Para forrar los cartones de respuestas del Bingo) 25 bolsas de escarapelas (Para forrar las chas de respuestas del Bingo) Un folder legajador AZ tamao Referencia 1,5 o 2 Una bolsa de papel o plstico o una caja
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pequea en donde se puedan colocar y revolver las 20 chas de preguntas Un premio, sencillo, envuelto en papel, para entregar al grupo ganador del juego Bingo organizacional. Se sugiere como premio, algo que el grupo ganador pueda compartir entre todos, puede ser una bolsa de chocolates o galletas. Es ideal que se tenga un segundo premio para el grupo que ocupe el segundo lugar en el juego del Bingo organizacional.
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9 LA GESTIN ORGANIZATIVA:
VENTAJAS Y RETOS COMUNITARIOS
as comunidades organizadas maniestan que, sin lugar a dudas, el hecho de que los productores agreguen sus esfuerzos en modelos organizativos, entorno a negocios productivos comunes, les ofrece ventajas y les genera retos, ambos relacionados con la sostenibilidad de los negocios. Como resultado de nueve (9) encuentros de organizaciones (Mesas regionales de trabajo), realizados durante el ltimo trimestre de 2009, en los que participaron, representantes de 57 organizaciones de palma y 137 organizaciones de cacao, vinculadas al Programa MIDAS de la Agencia del Gobierno de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional -USAID-, la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional -ACCION SOCIAL-, la Ocina de Naciones Unidas contra la Droga y el Delito UNODC- y la Organizacin para la Agricultura y la Alimentacin -FAO-, entre otros, se destacaron las siguientes ventajas y retos, desde el punto de vista de los asistentes:
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GESTIN ORGANIZATIVA: VENTAJAS Y RETOS COMUNITARIOS
Ventajas y retos organizacionales

Ventajas
Generacin de confianza Incremento del sentido de pertenencia Mayor reconocimiento de la proteccin ambiental Mayor acceso a servicios de Asistencia tcnica Mayor acceso a servicios de capacitacin Gestin de acompaamiento en desarrollo socio empresarial Incremento en el reconocimiento institucional local y regional Gestin de enlaces o acuerdos comerciales Incidencia en acuerdos de precios Generacin de alianzas productivas
Retos
Generacin de mayor cumplimiento, de los productores, en volumen y calidades Representacin activa, de las organizaciones de pequeos productores, en los gremios Mayor incidencia en la deficinin de precios Incorporacin de nuevas tecnologas a los sistemas productivos Reduccin de costos de produccin Generacin de fondos para sostener los negocios propios Conformacin de comits temticos en las organizaciones, con mecanismos de monitoreo y seguimiento Gestin de consecucin de recursos de capital Mayor compromiso de responsabilidad social desde los aliados comerciales Definir planes estratgicos de las organizaciones y sus negocios productivos Contratacin directa de prestacin de servicios a los asociados Gestionar mercados Incrementar las capacidades gerenciales y administrativas de las organizaciones
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10 BIBLIOGRAFA
ALCALDA MAYOR DE BOGOTA D.C. Derechos, obligaciones y responsabilidades de las entidades sin nimo de lucro ESAL-. Tomo I Aspectos jurdicos. Bogot, Colombia 2009.
ALCALDA MAYOR DE BOGOTA D.C. Derechos, obligaciones y responsabilidades de las entidades sin nimo de lucro ESAL-. Tomo II Aspectos contables y nancieros. Bogot, Colombia 2009. FAO, Organizacin de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentacin. Alternativas para mejorar la capacidad de insercin y negociacin de los pequeos empresarios rurales en los mercados de Amrica Latina. Documento de trabajo 4. Lima, Per 2002. FAO, Organizacin de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentacin. Fortalecimiento de los vnculos de agronegocios con los pequeos agricultores. Estudios de caso en Amrica Latina y el Caribe. Documento ocasional. Roma, 2005.
78
BIBLIOGRAFA
MINISTERIO DE AGRICULTURA. BANCO MUNDIAL. IICA OFICINA EN COLOMBIA. INCODER. ndice Capacidad Organizacional ICO. Instrumento de diagnstico del estado organizativo de las comunidades campesinas locales. Proyecto piloto Zonas de Reserva Campesina. Serie documentos. Bogot, Colombia 1998 2003. MOLINAR, Mara. Diccionario de Uso del Espaol. Editorial Gredos; Madrid, 1987. QUINTERO URIBE, Vctor Manuel. Fundacin FES. Evaluacin de Proyectos Sociales: Construccin de Indicadores. Tercer Mundo Editores; Bogot, 2000. PROGRAMA ADAM DE USAID. Juguemos al Bingo Organizativo. Reglas de Juego. Bogot, D.C. 2007. SCHVARSTEIN, Leonardo. La inteligencia social de las organizaciones. Desarrollo de las competencias necesarias para el ejercicio efectivo de la responsabilidad social. Editorial Paids.
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NDICE ICO
Portales web:
http://books.google.com.co/books?id=d9wl4BMVHi8C&printsec= frontcover&source=gbs hpintrst . DEMING W., Edwards. MEDINA, Jess Nicolau. GOZALBES BALLESTER, Mercedes. Calidad, productividad y competitividad: la salida de la crisis. Ediciones Das de Santos. Consultado el 20 de junio de 2009. 9 pm. http://books.google.com.co/books?id=ufAqAAAAYAAJ&pg=PA6& dq=El+capital+intelectual&as_brr=3&rview=1. ASUN S, Domingo. TAPIA A, Pablo. BUSTAMANTE SANTA ANA, Tatiana. Manual para detectar capacidades emprendedoras en microempresarios rurales. Consultado el 20 de junio de 2009. 11 pm. http://books.google.com.co/books?id=NNgpEqvYwywC&pg=P R18&dq=Diagnostico+organizacional&lr=&as_brr=3&rview=1. VIDAL ARIZABALETA, Elizabeth. Coleccin textos universitarios. Consultado en junio de 2009. http://www.dkvgroup.com/articulos/El%20desarrollo%20de%20 las%20competencias%20organizacionales.pdf. consultado el 15 de diciembre de 2009.
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ANEXOS
11 ANEXOS
Anexo 1 Cuadro comparativo de caracterizacin de algunos modelos societarios en Colombia .................................... Anexo 2 Gua del PC para el acompaamiento de los procesos de fortalecimiento de organizaciones que utilizan la herramienta ndice ICO ................................................. Anexo 3 Formato Encuesta a Directivos ........................................ Anexo 4 Protocolo de aplicacin del formato Encuesta a directivos ...................................................................... Anexo 5 Material del Bingo Organizacional ................................ Anexo 6 Formato para la asignacin de puntajes .........................
83
116 134
144 161 172
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Anexo 7 Protocolo de aplicacin del formato para la asignacin de puntajes ...................................................................... Anexo 8 Modelo Plan de fortalecimiento organizacional, formulado con base en el ndice ICO ............................................... Anexo 9 Modelo de estrategias de fortalecimiento formuladas para organizaciones productivas ...................................... Anexo 10 Resumen modelo de plan estratgico \formulado para una (1) cooperativa de produccin palmera.............. Anexo 11 Ejemplos de indicadores de fortalecimiento organizacional ...............................................................
176
182
214
223
225
82
ANEXO 1: CARACTERIZACIN MODELOS SOCIETARIOS
1
ANEXO
CARACTERIZACIN DE ALGUNOS MODELOS SOCIETARIOS EN COLOMBIA:

Cooperativas Juntas de Accin Comunal Asociaciones Gremiales Sociedades Agrarias de Transformacin S.A.T. Precooperativas Empresas Asociativas de Trabajo E.A.T. Asociaciones Mutuales Empresas Comunitarias Sociedad Colectiva Sociedad en Comandita Simple Sociedad en Comandita por Acciones Sociedad Annima Sociedad Limitada Empresa Unipersonal Sociedad de Hecho Organizaciones de cadena
Otras referencias normativas de inters:

Entidades ambientalistas Asociaciones agropecuarias campesinas nacionales y no nacionales Asociaciones de participacin mixta Cooperativas y Precooperativas de trabajo asociado Entidades de naturaleza cooperativa, segundo y tercer grado, Precooperativas e instituciones auxiliares del cooperativismo Cabildos indgenas Corporaciones, Asociaciones y Fundaciones de actividades en comunidades indgenas Entidades sin nimo de lucro Asociaciones mutuales
Fuente: Programa MIDAS de USAID- Componente Agronegocios. Estructuracin Gua ndice ICO MRivas, 2009, con base en FDempsey 2004 y Direccin Jurdica de la Alcalda Mayor de Bogot.
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COOPERATIVAS
BASE LEGAL DEFINICIN CARACTERSTICAS CANTIDAD DE SOCIOS DIRECCIN Y CONTROL
Ley 79 de 1988. Decreto extraordinario 1333 de 1989 Decreto reglamentario 0468 de 1990y Ley 454 de 1998 Decreto reglamentario 1798 de 1998
La Cooperativa es una forma empresarial del sector social y solidario, de carcter autnomo, en la cual predominan las relaciones econmicas solidarias de Cooperacin, y que en su organizacin socioeconmica subordina el capital y los dems factores econmicos al trabajo y a la comunidad que libremente la constituyen con el propsito de satisfacer, mediante una empresa de propiedad conjunta y de gestin democrtica, las necesidades y aspiraciones de los cooperados. Sus caractersticas, la constitucin, las normas de funcionamiento y dems condiciones sern reglamentadas por el Gobierno Nacional dentro de los seis meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley.
1. Estn reguladas, en doctrina e ideologa, por los principios de la Alianza Cooperativa Internacional: Adhesin voluntaria y abierta, gestin democrtica por parte de los miembros, participacin econmica de los miembros, autonoma e independencia, educacin, formacin e informacin, cooperacin entre cooperativas e inters por la comunidad.
Mnimo 20 asociados
Asamblea General; Consejo de administracin; Junta de vigilancia y Revisor fiscal
2. Estn constituidas, organizadas, gestionadas y dirigidas especficamente por los sujetos que personifican las categoras econmicas comunidad y trabajo, las que a partir de criterios y fundamentos empresariales adquieren y combinan los otros factores econmicos que son requeridos para la realizacin de su objeto social.
El nmero de asociados es ilimitado
3. Los factores econmicos que las componen son inseparables de las personas que los aportan, de ah su carcter personalizado, comunitario y solidario.
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PATRIMONIO
DISTRIBUCIN DE EXCEDENTES
INSPECCIN Y VIGILANCIA
CAUSALES DE DISOLUCIN
BENEFICIOS TRIBUTARIOS
-10% fondo de solidaridad. - 20% fondo de educacin - 20% Proteccin de aportes sociales - 50% para: Fondo de revalorizacin Servicios comunes y seguridad social
Por acuerdo voluntario de los asociados Por disminucin de los asociados en un nmero inferior al mnimo exigible para su constitucin Por incapacidad o imposibilidad para cumplir el objeto social para el cual fue creada Por fusin o incorporacin a otra cooperativa
Exentos de declarar impuesto de renta; IVA.
Variable e ilimitado Aporte social mximo del 10% del total Para personas naturales y el 49% para personas jurdicas. Fondos y reservas permanentes Aportes extraordinarios Auxilios y donaciones El aporte social puede hacerse en dinero, especie o trabajo. Responsabilidad de los asociados es ilimitada
Retorno a los asociados con relacin a los servicios o participacin en el trabajo.
Por haberse iniciado contra ella concurso de acreedores DANSOCIAL Por que las actividades que desarrolla sean contrarias a la Ley o al espritu cooperativo
Deben realizar retenciones en la fuente.
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LAS JUNTAS DE ACCIN COMUNAL

Ley 26 de 1976 Decreto 1930 de 1979 Decreto reglamentario 2726 de 1980 Decreto 300 de 1987 y resolucin 2070 de 1987 Ley 743 de 2002
Las Juntas de Accin Comunal son expresiones sociales organizadas, de desarrollo social, sujetas de derecho solidario, autnomas y solidarias de la sociedad civil, cuyo propsito es promover un desarrollo integral, sostenible y sustentable construido a partir del ejercicio de la democracia participativa en la gestin del desarrollo de la comunidad. Sus caractersticas, constitucin, normas de funcionamiento y dems condiciones sern las contempladas en la Ley 743 de 2002 y sus decretos reglamentarios.
Adems del cumplimiento de los principios y caractersticas de las organizaciones del sector contempladas en la ley, debern tener las siguientes caractersticas: Las organizaciones de accin comunal estarn constituidas, segn el caso, de acuerdo a los ndices de poblacin y caractersticas de cada regin y territorio. Sus miembros sern los residentes fundadores y los que se afilien posteriormente en un determinado territorio o mbito local, lo que deber constituirse en el elemento cohesionador de las actividades que adelante en la gestin del desarrollo de la comunidad de la cual es parte. Para todos los efectos el territorio de las juntas determinar su domicilio. Adems cada una de ellas desarrollar sus actividades dentro de un territorio delimitado, el cual podr variar por orden de autoridad competente.
Asamblea General de afiliados
Asamblea de delegados
Junta directiva
Representante legal El mnimo de asociados en la zona rural es de 25 y en la zona urbana de 60 Revisor fiscal
Comit empresarial
Tesorero
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PATRIMONIO
CLASES
Capital social y reservas permanentes Donaciones Fondos Especiales
Fondo de reposicin de activos Provisin para prestaciones sociales Fondo de reserva legal
Es competencia de los gobernadores (Secretaria de desarrollo de la comunidad)
Por Asamblea General de afiliados
Agrcola y pecuaria
Manufacturera
De servicios Obras de inters social
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ASOCIACIONES GREMIALES AGROPECUARIAS

Son aquellas organizaciones de desarrollo social del sector social y solidario que se conforman por la voluntad de uno o ms sujetos de derecho solidario, sin nimo de lucro Su objetivo es satisfacer o defender los intereses comunes de sus afiliados y contribuir al desarrollo del sector rural nacional
Los recursos que sus miembros entreguen a la Asociacin, no se consideran aportes sino contribuciones de sostenimiento no reembolsables y no transferibles No puede constituirse objeto social principal, el desarrollo de las actividades comerciales, ni desviarse en tal sentido su objeto principal Asamblea General de Socios Junta Directiva
Decreto 829 de 1984 Decreto 1196 de abril 29/85
Mnimo diez (10) personas naturales o jurdicas.
Revisor Fiscal Presidente de la Junta Directiva (representante legal o quien designen los estatutos) Gerencia de la Asociacin
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PATRIMONIO
Cuota de afiliacin, cuotas de sostenimiento auxilio o donaciones Comisiones o beneficios que obtengan de los servicios que prestan a sus afiliados Bienes o rendimientos derivados de cualquier otra actividad que desarrollen dentro del marco de su objeto social
Por reduccin de sus miembros a menos de 10 Por fusin con otra asociacin Por decisin del Ministerio de Agricultura Por vencimiento de trminos previstos para su funcionamiento Por incapacidad o imposibilidad de cumplir con su objeto social
Exentos de declarar impuesto de renta; IVA.
No tienen forma de distribucin de excedentes
Ministerio de Agricultura
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SOCIEDADES AGRARIAS DE TRANSFORMACIN - SAT

Son sociedades comerciales con fines econmicos y sociales, constituidas como empresas de gestin, para la produccin, transformacin y comercializacin de productos agropecuarios o forestales, sometidas a un rgimen jurdico y econmico especial Ley 811 de 2003 Artculo 2.
Se constituye por escritura pblica, bajo los aspectos previstos en el cdigo de comercio y se radicarn en cmara de comercio. Tiene como objetivos los siguientes: 1. Facilitar la enajenacin de los productos agrcolas, as como su preparacin y comercializacin con destino al consumidor final 2. Facilitar el incremento de los niveles de ganancia de los productores primarios de alimentos, contribuyendo al desarrollo econmico y social del pas y a la consolidacin de los pilares de equidad, consagrados en la Constitucin Nacional. 3. Facilitar la organizacin de los productdor de propsitos econmicos comunes. 4. Facilitar la intecin de los procesos de produccin, postcosecha y comercializacin y la participacin en ellos de los productores directos. 5. Contribuir al abtercados de alimentos con productos agropecuarios. 6. Contribuir a la estabilizacin de los precios para productores y consumidores 7. Facilitar el desarrollo e implementacin de regmenes de inversin, crdito y asistencia tcnica para sus socios
El nmero mnimo de socios ser de 3. Podrn ser socios las personas que acrediten: - Ser persona natural y acreditar la condicin de trabajador agrcola - Acreditar la tenencia, propietario o tenedor o arrendatario con un contrato no menor a 5 aos. - Las personas jurdicas de carcter privado que comercializan productos perecederos.
Asamblea General Junta directiva Gerente o presidente quien ser el representante legal de la empresa. Se podrn establecer en los estatutos otros rganos de gestin o asesoramiento.
90
PATRIMONIO
Las SAT no tienen por objeto la obtencin de utilidades para ser distribuidos entre los socios. No obstante lo anterior, la asamblea general con la aprobacin del setenta y cinco por ciento (75%) de los votos, podr disponer el reparto de las utilidades provenientes de la enajenacin de activos, en cuyo caso la distribucin se har en forma proporcional a la participacin en el capital social.
1. El capital social de las SAT estar constituido por el valor de los aportes realizados por los socios, en el acto de constitucin o en virtud de posteriores aumentos de capital. El capital social podr aumentarse o disminuirse 2. El reavalo de activos no implica aumento del capital social. 3. No podr constituirse SAT alguna que no tenga su capital social suscrito y pagado al menos en un veinticinco por ciento (25%). El resto se desembolsar conforme se determine, en un plazo mximo de seis (6) aos. 4. El importe total tanto de los aportes como de la participacin de un socio en el capital social, no podr exceder de un treinta y tres por ciento (33%) del mismo. Para los socios que sean personas jurdicas, el monto total de los aportes realizados por el conjunto de ellas no superar en ningn caso del cuarenta y nueve por ciento (49%) del capital social.
Las sociedades agrarias de transformacin estarn sujetas a la inspeccin, vigilancia y control por parte del Departamento Administrativo Nacional de Economa Solidaria, de acuerdo a lo establecido en las normas que regulen su organizacin y funcionamiento.
Se regir por lo previsto en los estatutos sociales y en las normas establecidas en el artculo 218, del Cdigo de Comercio: Por vencimiento de trmino Por imposibilidad de desarrollar el objeto social Por reduccin del nmero menor de asociados permitidos (3) Por declaracin de quiebra de la sociedad Por causales expresas en el contrato y en los estatutos Por decisin de autoridad competente
En la regulacin sobre retencin en la fuente sobre transacciones de productos perecederos de origen vegetal y/o animal sin transformacin antes de su consumo, el Gobierno Nacional propender para que aquellas se realicen a travs de las SAT, legalmente constituidas, queden exentas de dicha retencin
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NDICE ICO
PRECOOPERATIVAS
Son empresas transitorias cuyos objetivos son: - La educacin social y econmica a sus asociados. - Organizar la explotacin y comercializacin de bienes y prestacin de servicios - Desarrollar procesos de formacin, capacitacin y adiestramiento para los asociados en la gestin democrtica - Evolucionar hacia una cooperativa plena
Su duracin en el tiempo es limitada (5 aos) A juicio del DANSOCIAL, podr continuar como precooperativa previa solicitud; su propsito es educar en los mtodos y principios cooperativos. Requiere de una entidad promotora que puede ser asociada o no.
Mnimo 5 personas naturales y una persona jurdica promotora El nmero de asociados es ilimitado
Junta de asociados Comit de Administracin Director ejecutivo (represen-tante legal) Comit de vigilancia Revisor fiscal Comit de educacin Otros comits
Ley 79 de 1988 Decreto reglamentario 1333 de junio de 1989
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PATRIMONIO
Aporte social Fondos y reservas permanentes, auxilios y donaciones El aporte social puede hacerse en dinero, especie o trabajo. Lmite individual de aportes: 20% mximo del total de personas naturales y, 40% mximo para personas jurdicas.
10% para proteccin de aportes sociales. 20% fondo de educacin
Es un proceso abreviado, reglamentado por el DANSOCIAL, cuando este rgano o la precooperativa decide su disolucin o su liquidacin
70% restante para: - Fondo revalorizacin de aportes - Servicios comunes y seguridad social - Otras reservas y fondos a decisin de la Junta de asociados. - Retorno a los asociados en relacin con el uso de los servicios.
DANSOCIAL
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NDICE ICO
EMPRESAS ASOCIATIVAS DE TRABAJO E. A . T

Las Empresas Asociativas de Trabajo, sern organizaciones econmicas productivas, cuyos asociados aportan su capacidad laboral, por tiempo indefinido y algunos adems entregan al servicio de la organizacin una tecnologa o destreza, u otros activos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Ley 10 de 1991 Decreto 1100 de julio de 1992
Tienen como objetivo la produccin, comercializacin y distribucin de bienes bsicos de consumo familiar o la prestacin de servicios individuales o conjuntos de sus miembros. Los Asociados tienen una relacin de carcter tpicamente comercial con las Empresas Asociativas de Trabajo. La personera Jurdica de las Empresas Asociativas ser reconocida desde su inscripcin en la Cmara de Comercio, siempre que se acredite el cumplimiento de los siguientes requisitos: a) Presentacin del acta de constitucin; b) Adopcin de los estatutos;
Las EAT se integrarn con un nmero no inferior a tres (3) miembros y no mayor de diez (10) asociados para la produccin de bienes. Cuando se trate de empresas de servicios, el nmero mximo ser de veinte (20)
La Junta de Asociados ser la Suprema autoridad de la Empresa Asociativa de Trabajo El Director Ejecutivo ser el representante legal de la Empresa y tendr a su cargo las funciones que en los estatutos determine la Junta de Asociados. Tesorero
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PATRIMONIO
El patrimonio de las EAT estar compuesto de la siguiente forma: -Los aportes de los socios que pueden ser: 1. Laborales Sern constituidos por la fuerza de trabajo personal, aptitudes y experiencia, que sern evaluados semestralmente y aprobados por la Junta de Asociados, por mayora absoluta. Para la evaluacin se asignar a cada uno de los factores el valor correspondiente, representado en cuotas. Ningn asociado podr tener ms del cuarenta por ciento (40%) de los aportes laborales. 2.Laborales adicionales: Estn constituidos por la tecnologa, propiedad intelectual o industrial registrada a nombre del aportante. No podrn exceder del veinticinco por ciento (25%) del total de los aportes de carcter laboral - Las reservas que se constituyan a fin de preservar la estabilidad econmica de la Empresa; - Los auxilios y donaciones recibidas.
El producido neto, es decir, la diferencia entre el valor de venta de lo producido y el costo de los insumos materiales deber distribuirse entre todos los asociados en proporcin a su aporte, previa deduccin del pago de los impuestos, contribuciones de seguridad social, intereses, arrendamientos, reservas que ordenen los estatutos y contribuciones a las organizaciones de segundo grado a que se encuentre afiliada, en los perodos en que estatutariamente se determine. Debe apropiar anualmente una reserva del 20% para preservar la estabilidad econmica de la empresa, esto hasta completar el 502% del capital suscrito 10% reserva para seguridad social 70% utilidad lquida a distribuirse entre los socios en proporcin a sus aportes.
Corresponde al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social la vigilancia y control de las Empresas de que trata la presente Ley Por reduccin en el nmero de miembros Por sentencia judicial Otras que seale el cdigo de comercio, artculo 218
Las Empresas Asociativas de Trabajo estarn exentas de los impuestos de renta y complementarios y de patrimonio.
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NDICE ICO
ASOCIACIONES MUTUALES
Ley 79/88 Decreto reglamentario 1480 de julio 7 de 1989
Son asociaciones en las cuales se da la ayuda recproca frente a elementos de riesgo Satisfaccin de necesidades mediante la prestacin de ser vicios Por esencia, los recursos de las asociaciones mutuales estn destinadas a servicios de solidaridad de sus asociados. Sin embargo, nada impide que se establezca un fondo de solidaridad especial para calamidades domesticas que escapen a los servicios generales que presten dichas entidades. Este fondo se puede crear con base en el artculo 24 del Decreto 1480 de 1989. De todas formas, se debe dejar en claro que las pautas que aqu se establecen requieren interpretarse sin perjuicio de la naturaleza, organizacin y servicios especficos que ya tienen establecidos legalmente y estatutariamente las asociaciones mutuales.
Que funcione de conformidad con los principios: Ayuda mutua e integracin. Que el patrimonio y nmero de asociados sea variable e ilimitado. Que realice actividades de educacin mutual Que sean sin nimo de lucro
Asamblea General Junta Directiva Representante legal (el presidente de la junta directiva o un designado por l, de acuerdo con los estatutos) Junta de control social Revisor fiscal
Que su duracin sea indefinida No devolucin de la contribucin de los asociados o irrepartibilidad del remanente patrimonial en caso de liquidacin Que su duracin sea indefinida Que promueva la participacin de otras entidades que tengan por fin promover el desarrollo integral del hombre.
Mnimo: 25 personas naturales
Mximo: Ilimitado
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PATRIMONIO
Compuesto por: Fondo social mutual Fondos y reservas permanentes
20% reserva para proteccin al fondo mutual. Para compensar prdidas de ejercicios anteriores
Por disolucin de los asociados en Asamblea Por reduccin del mnimo requerido para su constitucin (25) Por imposibilidad o incapacidad de cumplir el objeto social Empleo de medios sin el cumplimiento de los fines o desarrollo de las actividades contrarias a la ley, las buenas costumbres o el espritu mutualista
Los auxilios y donaciones que se Otras reservas y fondos para garantizar el cumplimiento de reciben con destino al sus objetivos incremento patrimonial No hay propiedad individual Fondo especial para imprevistos A disposicin de la Asamblea General, las reservas, fondos, auxilios y donaciones de carcter patrimonial, son irrepartibles
DANSOCIAL
Exentas de impuesto de renta.
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NDICE ICO
EMPRESAS COMUNITARIAS
La promocin social, econmica y cultural de sus afiliados. Explotacin econmica de uno o varios predios rurales. La transformacin, comercializacin o mercadeo de produccin agropecuarios. Prestacin de servicios y otras actividades conexas y necesarias para el cumplimiento de sus fines.
Todos los afiliados aportan capital en igualdad de condiciones. Todos los afiliados trabajan para la empresa. Es una empresa de responsabilidad limitada a sus aportes. La responsabilidad civil de la empresa frente a terceros compromete la totalidad del patrimonio social.
El nmero de socios ser limitado por el Incoder, atendiendo las condiciones tcnico econmicas del predio. En el caso de tierras adjudicadas a las comunidades indgenas, el nmero de socios ser determinado por el cabildo.
Asamblea General Junta de administracin Representante Legal (ste ser el presidente de la Junta el gerente) Revisor fiscal designado mnimo por las 2/3 partes de los socios.
Ley 30/88 Decreto Reglamentario 561 del 16 de marzo de 1989
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PATRIMONIO
Aportes de socios Los bienes que a ttulo gratuito u oneroso adquiera la empresa Las reservas o utilidades no distribuidas.
10% del fondo de reserva legal, que ampara los activos, hasta completar el 50% de su valor Dems fondos y reservas estatutarias Finalmente las utilidades a distribuir entre los socios, reglamentado igualmente.
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural (Incoder) Las entidades gubernamentales que tengan que ver con la prestacin del servicio.
Por distorsin de su objeto social Por incapacidad econmica de cumplir el objeto social Por decisin de las 2/3 partes de los socios Por fusin o incorporacin
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NDICE ICO
SOCIEDAD COLECTIVA
CONSTITUCIN SITUACIN JURDICA NMERO DE SOCIOS CAPITAL O FONDO SOCIAL
Formado por los aportes que cada socio promete entregar a la sociedad. Puede ser objeto de aporte: Dinero, crditos, muebles e inmuebles, y en general toda cosa comerciable, capaz de prestar alguna utilidad
La sociedad una vez constituida legalmente, forma una persona jurdica distinta de los socios, individualmente considerados. Los impuestos sobre renta y patrimonio se gravan en cabeza de cada uno de los socios de acuerdo con su participacin en la sociedad
Elaboracin de minuta la cual se eleva a escritura pblica. Copia de esta debe ser inscrita en cmara de comercio.
Dos o mas personas
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RESPONSABILIDAD DE CADA SOCIO
RAZN SOCIAL
ADMINISTRACIN
DURACIN
- Por vencimiento del trmino previsto - Por imposibilidad de desarrollar la empresa social
Todos los socios responden de las obligaciones sociales en forma personal, solidaria e ilimitadamente, pero solo una vez que la sociedad haya sido requerida vanamente para el pago.
Se forma con el nombre completo o el solo apellido de alguno a alguno de los socios, seguido de la expresin & compaa, Hermanos, e hijos u otras anlogas si no se incluyen los nombres completos de todos los socios.
En las relaciones internas de los No podr incluirse el nombre de socios opera la divisibilidad o prorrata de los aportes de cada un extrao. cual.
En principio la administracin corresponde a todos y cada uno de los socios, cada uno de los cuales puede obrar por separado, a menos que alguno se oponga proyectado, caso en el cual este se suspender mientras se decida por, mayora de votos. Sin embargo se puede delegar la administracin en algn extrao.
Tiempo definido que debe fijarse en escritura pblica
La sociedad pude continuar con los herederos de un socio fallecido
- Por reduccin del nmero de socios. - Por la iniciacin del trmite de liquidacin obligatoria - Por decisin de los socios - Por decisin de autoridad - Por muerte de socio, si no se estipul su continuacin con herederos - Por incapacidad sobreviviente de algn socio. - Por declaracin de quiebra de alguno de los socios. - Por renuncia o retiro justificado de alguno de los socios.
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NDICE ICO
SOCIEDAD EN COMANDITA SIMPLE

Se forma con los aportes de los socios comanditarios o con los de estos y los de los socios colectivos simultneamente: el socio comanditario no puede aportar su capacidad, crdito o industria personal.
Por escritura pblica, otorgada por los socios gestores; no es necesario que intervengan los socios comanditarios, pero debe indicarse el nombre, documento de identidad, domicilio y nacionalidad de estos. Copia de esta debe ser inscrita en Cmara de comercio
La sociedad una vez constituida legalmente, forma una persona jurdica distinta de los socios, individualmente considerados. Los impuestos sobre renta y patrimonio se gravan en cabeza de cada uno de los socios de acuerdo con su participacin en la compaa
Uno o ms socios colectivos o gestores. Uno o ms socios comanditarios capitalistas
102

Los comanditarios responden solo hasta el monto de sus respectivos aportes, pero es posible que estipulen a su cargo responsabilidades o prestaciones adicionales. Los gestores responden como los colectivos, sin que valga estipulacin contraria.
RAZN SOCIAL
ADMINISTRACIN
DURACIN
- Por vencimiento del trmino previsto - Por imposibilidad de desarrollar la empresa social - Por reduccin del nmero de socios. - Por la iniciacin del trmite de liquidacin obligatoria - Por decisin de los socios - Por decisin de autoridad - Por prdida que reduzca su capital a 1/3 parte o menos.
Se forma con el nombre completo o el solo apellido de uno de los socios colectivos, seguido de la expresin & compaa, seguido de la indicacin abreviada S en C. Sociedad en Comandita Simple. Si no se hace, se entender como una sociedad colectiva. Si el socio comanditario acepta su nombre en la razn social, responder como socio colectivo.
Corresponde exclusivamente a los gestores, quienes podrn ejercer directamente o a travs de su delegado. Los socios comanditarios no ejercen funciones de administracin pero podrn representar a la sociedad como delegados de los socios colectivos o gestores en los casos expresamente encomendados.
103
NDICE ICO
SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONES

El capital est representado por acciones de igual valor. El aporte de industria de los socios gestores no formar parte del capital social. Al constituirse la sociedad, deber suscribirse por lo menos el 50% de las acciones en que se divida el capital autorizado, y pagarse por lo menos 1/3 parte del valor de cada accin suscrita. El plazo para cancelar la totalidad de acciones suscritas no exceder de un ao a partir de la suscripcin
Por escritura pblica, otorgada por los socios gestores; no es necesario que intervengan los socios comanditarios, pero debe indicarse el nombre, documento de identidad, domicilio y nacionalidad de estos. Copia de esta debe ser inscrita en Cmara de Comercio
La sociedad una vez constituida legalmente, forma una persona jurdica distinta de los socios, individualmente considerados, para todos los efectos legales; para efectos fiscales los accionistas deben declarar patrimonio y renta.
Uno o ms socios colectivos o gestores. Cinco o ms socios comanditarios capitalistas
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Los comanditarios o accionistas responden hasta el monte de sus respectivos aportes. Los gestores responden como los colectivos, sin que valga estipulacin contraria.
RAZN SOCIAL
ADMINISTRACIN
DURACIN
Por vencimiento del trmino previsto Por imposibilidad de desarrollar la empresa social Por reduccin del nmero de socios. Por la iniciacin del trmite de liquidacin obligatoria Por decisin de los socios
Se forma con el nombre completo o el solo apellido de uno de los socios colectivos, seguido de la expresin & compaa, seguido de la indicacin abreviada S.C.A. Sociedad en Comandita por Acciones. Si no se hace, se entender como una sociedad colectiva. Si el socio comanditario acepta su nombre en la razn social, responder como socio colectivo.
Corresponde exclusivamente a los gestores, quienes podrn ejercer directamente o a travs de su delegado. Los socios comanditarios no ejercen funciones de administracin pero podrn representar a la sociedad como delegados de los socios colectivos o gestores en los casos expresamente encomendados.
- Por decisin de autoridad Por prdidas que reduzca el patrimonio neto a menos del 50% del capital suscrito
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NDICE ICO
SOCIEDAD ANNIMA
El capital est representado por acciones de igual valor, que se representarn en ttulos negociables. Al constituirse la sociedad, deber suscribirse por lo menos el 50% de las acciones en que se divida el capital autorizado, y pagarse por lo menos 1/3 parte del valor de cada accin suscrita. El plazo para cancelar la totalidad de acciones suscritas no exceder de un ao a partir de la suscripcin Elaboracin de minuta la cual se eleva a escritura pblica. Copia de esta debe ser inscrita en cmara de comercio.
La sociedad una vez constituida legalmente, forma una persona jurdica distinta de los socios, individualmente considerados, para todos los efectos legales; para efectos fiscales los accionistas deben declarar patrimonio y renta.
Mnimo cinco socios
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Los accionistas responden hasta el monto de sus respectivos aportes, sin que valga estipulacin contraria.
RAZN SOCIAL
ADMINISTRACIN
DURACIN
- Por vencimiento del trmino previsto - Por imposibilidad de desarrollar la empresa social - Por reduccin del nmero de socios. - Por la iniciacin del trmite de liquidacin obligatoria - Por decisin de los socios - Por decisin de autoridad - Cuando el 95% o ms de las acciones suscritas lleguen a pertenecer a un solo accionista - Por prdidas que reduzca el patrimonio neto a menos del 50% del capital suscrito
La sociedad girar bajo una denominacin o razn social que indica la actividad a la que se dedica la sociedad, seguida de las palabras sociedad Annima o de las letras S. A.
Los accionistas no pueden participar directamente en la administracin, pues esta corresponde de manera exclusiva a administradores temporales y revocables.
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NDICE ICO
SOCIEDAD LIMITADA
El capital social est dividido en cuotas o partes de igual valor y se pagarn ntegramente en el momento de la constitucin de la sociedad o en el momento de realizar una reforma que implique un aumento de capital. Cuando se aportan bienes, los socios son solidariamente responsables del valor atribuido a ellos en la escritura pblica.
Elaboracin de minuta la cual se eleva a escritura pblica. Copia de esta debe ser inscrita en cmara de comercio. En los estatutos se estipula que la responsabilidad de los socios se limita a sus aportes y que estos han sido pagados ntegramente.
La sociedad una vez constituida legalmente, forma una persona jurdica distinta de los socios, individualmente considerados. Los impuestos sobre renta y patrimonio se gravan en cabeza de cada uno de los socios de acuerdo con su participacin en la sociedad
Mnimo 2 socios Mximo 25 socios
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Los socios responden hasta el monto de sus aportes, pero les es permitido pactar obligaciones o prestaciones adicionales.
RAZN SOCIAL
ADMINISTRACIN
DURACIN
- Por vencimiento del trmino previsto - Por imposibilidad de desarrollar la empresa social - Por reduccin del nmero de socios. - Por la iniciacin del trmite de liquidacin obligatoria - Por decisin de los socios - Por decisin de autoridad - Por aumento del nmero de socios superior a 25 - Por prdidas que reduzca el patrimonio neto a menos del 50% del capital suscrito
La sociedad girar bajo una razn social en ambos casos seguida de la palabra Limitada o su abreviatura Ltda.. que de no aparecer en los estatutos har responsables a los asociados solidaria e ilimitadamente frente a terceros.
Corresponde a todos y cada uno de los socios, pero estos pueden delegarla a un gerente.
Tiempo definido que debe fijarse en escritura pblica La sociedad pude continuar con los herederos de un socio fallecido
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NDICE ICO
EMPRESA UNIPERSONAL
Est conformada por el aporte del empresario, los cuales pueden estar representados en dinero o en especie: derechos de crditos, muebles o inmuebles. El empresario podr aumentar el capital de la empresa mediante la aportacin de nuevos bienes.
Se crea mediante documento escrito que puede ser privado o pblico. Cuando se aportan inmuebles o bienes que requieran su inscripcin deber realizarse la respectiva escritura pblica y los registros pertinentes. El documento de constitucin debe inscribirse en cmara de comercio.
La empresa unipersonal, una vez inscrita en el registro mercantil, forma una persona independiente de la persona natural o jurdica que le da origen.
Una persona, sea natural o jurdica
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La responsabilidad del empresario es limitada, so pena de que el empresario responda ilimitadamente si no indica la expresin Empresa Unipersonal o su sigla E. U
RAZN SOCIAL
ADMINISTRACIN
DURACIN
- Por voluntad del titular de la empresa - Por vencimiento del trmino previsto - Por imposibilidad de desarrollar la empresa social - Por decisin de autoridad - Por prdidas que reduzca el patrimonio neto a menos del 50% - Por la iniciacin del trmite de liquidacin obligatoria
Se forma con la denominacin o razn social de la empresa seguida de la expresin Empresa Unipersonal o de su sigla E. U. Cuando no se indique esta expresin el empresario responder ilimitadamente.
Se aplican normas iguales de la limitada por consiguiente la administracin corresponde al socio, sea persona natural o jurdica, pero este puede delegarla a un gerente.
Podr consagrarse un tiempo definido o por tiempo indefinido a voluntad del socio.
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NDICE ICO
SOCIEDAD DE HECHO
Est conformado por los socios, sea en dinero, especie o trabajo, en todo aquello que sea negociable.
No se constituye por escritura pblica; surge de un acuerdo entre dos o ms personas comerciantes, que se obligan a aportar dinero, trabajo u otro tipo de bienes. Puede ser registrada en la Cmara de comercio a voluntad de las partes.
No es una persona jurdica, y por lo tanto no tiene capacidad para contratar a su nombre, adquirir derechos y obligaciones, ni tener nombre comercial. Las obligaciones adquiridas por la sociedad corresponden a todos y cada uno de los socios de acuerdo con sus aportes
De dos socios en adelante
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La sociedad de hecho no forma una persona independiente de sus socios por lo que todos y cada uno de los asociados respondern solidaria e ilimitadamente por las operaciones celebradas.
RAZN SOCIAL
ADMINISTRACIN
DURACIN
- Por imposibilidad de desarrollar la empresa social - Por reduccin del nmero de socios a uno - Por decisin de los socios - Por decisin de autoridad
No puede tener nombre comercial que las individualice, pues no son personas jurdicas. Puede distinguirse enunciando el nombre de los socios y las palabras En Sociedad de Hecho.
En principio la administracin corresponde a todos y cada uno de los socios, cada uno de los cuales puede obrar por separado, a menos que alguno se oponga proyectado, caso en el cual este se suspender mientras se decida por, mayora de votos. Sin embargo se puede delegar la administracin en algn extrao.
La duracin se fijar en el documento de constitucin, el cual puede ser definido o indefinido.
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NDICE ICO
ORGANIZACIONES DE CADENA
BASE LEGAL DEFINICIN CARACTERSTICAS INSPECCIN Y VIGILANCIA DIRECCIN Y CONTROL
Son organizaciones constituidas a nivel nacional, a nivel regional o zona productora, por voluntad de un acuerdo establecido y formalizado entre los empresarios, gremios y organizaciones ms representativas tanto de la produccin agrcola, pecuaria, forestal, acucola, pesquera, como de la transformacin, la comercializacin, la distribucin, y de los proveedores de servicios e insumos y con la participacin del Gobierno Nacional y/o los gobiernos locales y regionales, sern inscritas como organizaciones de cadena por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, y que tienen como objetivo: 1. Mejora de la productividad y competitividad. Ley 811 de 2003 Artculo 2. 2. Desarrollo del mercado de bienes y factores de la cadena. 3. Disminucin de los costos de transaccin entre los distintos agentes de la cadena. 4. Desarrollo de alianzas estratgicas de diferente tipo. 5. Mejora de la informacin entre los agentes de la cadena. 6. Vinculacin de los pequeos productores y empresarios a la cadena. 7. Manejo de recursos naturales y medio ambiente. 8. Formacin de recursos humanos. 9. Investigacin y desarrollo tecnolgico.
Est conformada por todos los agentes que participan en la produccin, transformacin, comercializacin y distribucin de un producto agropecuario. No puede ser inscrita ante el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural ms de una organizacin de cadena por producto o grupo de productos. Cuando una organizacin nacional es inscrita, las organizaciones de zona o regin productora de la misma cadena sern comits de la organizacin nacional y tienen derecho a la representacin en el seno de esta.
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
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OTRAS REFERENCIAS NORMATIVAS

TIPO DE SOCIEDAD
Entidades Ambientalistas Asociaciones Agropecuarias Campesinas Nacionales y no Nacionales Ley 99 de 1993 Decreto 1279 de 1994 Decreto 2716 de 1994 Asociaciones de Participacin Mixta Decreto 130 de 1976 Decreto 914 de 1983 Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado Entidades de naturaleza cooperativa, segundo y tercer grado. Precooperativas. Instituciones auxiliares del Cooperativismo Cabildos Indgenas Corporaciones, Asociaciones y Fundaciones de actividades en comunidades Indgenas Entidades sin nimo de Lucro Ley 1233 de 2008 Decreto 400 de 2008
NORMATIVIDAD
Ley 79 de 1988 - Decreto Extraordinario 1333 de 1989. Ley 454 de 1998. Decreto 0468 de 1990 - Decreto 1798 de 1998 Ley 89 de 1890 Ley 52 de 1990 Decreto 1407 de 1991 - Decreto 2035 de 1991
Ley 22 de 1987 - Decreto 302 de 1989 - Decreto Reglamentario 1529 de 1990
Asociaciones Mutuales
Ley 79 de 1988, artculo 131. Decreto 1480 de 1989. Ley 454 de 1998. Decreto 1798 de 1998
Para complementar informacin se sugiere consultar, en Colombia, en entidades como DANSOCIAL, encargada de la vigilancia y control de las empresas solidarias en Colombia. La Cmara de Comercio, en las diferentes regiones, desde donde se fomenta la creacin de empresas y se promueve el buen desempeo de las mismas. La Alcalda Mayor de Bogot, direccin Jurdica (Documentacin normatividad de entidades sin nimo de lucro), desde donde se promueve el fortalecimiento de las empresas solidarias en relacin con la normatividad.
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NDICE ICO
2
ANEXO
GUA DEL COORDINADOR DE PROYECTO (PC) PARA EL ACOMPAAMIENTO DE LOS PROCESOS DE FORTALECIMIENTO DE ORGANIZACIONES QUE UTILIZAN LA HERRAMIENTA NDICE ICO
Introduccin
l proceso de acompaamiento, para el Fortalecimiento de las Organizaciones vinculadas a los proyectos, se orienta con base en la herramienta ndice de Competencias Organizacionales ndice ICO. Dicho proceso, que tiene roles especcos para operadores/donatarios y para el Coordinador de Proyecto (PC), se ilustra en el siguiente esquema:
116
ANEXO 2: GUA ACOMPAAMIENTO PC
Operador
Aplicacin ICO en organizaciones (Diagnstico) Formulacin de estrategias de fortalecimiento (Plan) Concertacin del plan con las Organizaciones Desarrollo del plan de accin de Fortalecimiento Reuniones de anlisis de avances en el plan Consolidacin de informes y registros
Acompaamiento en reuniones Ejercicios de anlisis, sugerencias y recomendaciones en reas especficas Promocin de la participacin activa (Equipo y productores)
PC
Promocin del cumplimiento y la calidad Monitoreo de indicadores Recomendaciones de ajustes Retroalimentacin de informes Sugerencias de mejoramiento
Por qu el programa MIDAS -USAID- apoya el fortalecimiento de organizaciones rurales? El Programa MIDAS de USAID se propone contribuir a consolidar la sostenibilidad de los proyectos, mediante la promocin del buen desempeo de las organizaciones, para que sean ms ecientes en la administracin de negocios rentables en el tiempo y busquen el mejoramiento de la calidad de vida de las familias vinculadas.
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NDICE ICO
Para qu sirve el ndice ICO en fortalecimiento organizacional?
B
El ndice ICO es una herramienta utilizada en el Fortalecimiento de Organizaciones rurales, con la cual se puede: Establecer, de manera participativa, el nivel de desempeo real de la organizacin Identicar los puntos fuertes y debilidades de la organizacin para proponer estrategias de mejoramiento Incentivar el cambio de actitud de los directivos y asociados con relacin a su organizacin para proponerse mejorar Orientar la elaboracin de un plan de fortalecimiento de la organizacin con responsabilidades y tiempos denidos Orientar la formulacin de indicadores de mejoramiento continuo, por reas de desempeo en la organizacin, en torno al negocio productivo
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Quin es reponsable de realizar los ndices ICO con las organizaciones?
C
Los responsables directos de aplicar el ndice ICO a las organizaciones de productores son los operadores de los proyectos. Los equipos de los donatarios deben tener induccin previa en el uso de la herramienta ndice ICO, mediante un ejercicio prctico en campo, para que puedan iniciar sus acciones de fortalecimiento. Esta induccin la debe hacer el Coordinador de Proyecto -PC-, si est capacitado, o quien tenga la competencia en formulacin y desarrollo de programas de fortalecimiento de organizaciones, con experticia en la aplicacin del ndice ICO, en planeacin estratgica de organizaciones y, preferiblemente, con conocimientos de modelos societarios en desarrollo de negocios productivos.
En qu debe apoyar el coordinador de proyecto -PC- el Desarrollo del fortalecimiento? Para todas las organizaciones de productores vinculadas a los proyectos, el PC debe apoyar a los donatarios en todo el proceso del fortalecimiento, el cual incluye los siguientes pasos:
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Realizacin del diagnstico de la capacidad organizacional de la organizacin que se va a fortalecer Formulacin de estrategias de fortalecimiento (Que incluyen talleres de formacin participativa, acompaamiento puntual en gestin para el aprendizaje, implementacin de estrategias de comunicacin, entre otros) Concertacin del plan de fortalecimiento con la organizacin (Directivos y productores asociados) Desarrollo de las actividades de fortalecimiento programadas Monitoreo y seguimiento del plan de fortalecimiento Evaluacin del plan de fortalecimiento (Segundo diagnstico: vericacin de avances) Recomendaciones de ajuste al plan de fortalecimiento Elaboracin de reportes y sistematizacin permanente del proceso Debe destacarse que en cada uno de los aspectos mencionados, el PC debe hacer recomendaciones especcas. El ideal es que en cada reunin o consulta, con los equipos de los operadores, el PC tenga la habilidad de promover la participacin integrada de todos y, puedan,
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entre todos, concertar acciones viables en trminos de recursos y tiempos previstos para el fortalecimiento en cada organizacin. En cada paso del fortalecimiento, el PC debe promover y apoyar la gestin del donatario para conseguir sinergias interinstitucionales locales y regionales que aporten con gestin y/o recursos, el desarrollo de los planes de fortalecimiento propuestos ya concertados con las organizaciones participantes. Un ejemplo puede ser la gestin con el SENA, o universidades regionales, que con actividades de formacin o pasantas, pueden ayudar a los directivos de las organizaciones a ser, cada vez, ms competentes con sus roles y sus habilidades de direccin, planeacin y control.
Conozca las organizaciones vinculadas. Conozca los productores asociados en los proyectos a su cargo!
Por otra parte, el PC debe estar atento a que los equipos responsables del fortalecimiento organizacional sistematicen sus gestiones, sus anlisis y sus recomendaciones, tanto en reportes como en registros permanentes.
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El PC debe acompaar la gestin del director del proyecto con el equipo donatario: Es necesario que el PC incentive al director del equipo en campo, para que lidere las actividades de fortalecimiento organizacional: Renase, permanentemente, con el director del equipo operador del proyecto para hablar de sus funciones y responsabilidades para mantener activo el equipo en campo. Sugirale, en esas reuniones, de manera positiva, cmo hacer sus aportes, cmo incentivar a su propio equipo y cmo recomendarles para mejorar cada vez el proceso. Sugirale que est pendiente de los reportes, de retroalimentar sus ideas, de mantener el entusiasmo tanto propio como de los productores. Sugirale cmo hacer gestin interinstitucional de apoyo, cmo analizar los posibles apoyos y cmo concretar acuerdos con otras instituciones locales y regionales. Mantenga el inters del director, para que sus subalternos trabajen en equipo y se apoyen unos a otros en conocimiento profesional tanto tcnico
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como social, empresarial o ambiental de manera integrada, para promover el desarrollo integral de las organizaciones.
El PC, puede hacer un acompaamiento permanente persona a persona, por va telefnica o por correo electrnico con la direccin del proyecto.
Cmo el coordinador de proyecto -PCacompaa o asesora al operador?
Los PCs, apoyan a los operadores o donatarios, en desarrollo del fortalecimiento, participando en reuniones de programacin, de anlisis de diagnsticos, de evaluacin de avances y logros, para orientar sus acciones, de manera que los equipos realicen ejercicios con calidad y oportunidad con los asociados y, con los directivos de las organizaciones. Vale la pena que el PC, con el propsito de hacer sus recomendaciones y apoyar a la direccin, observe las actividades de fortalecimiento con organizaciones en campo mediante visitas
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directas. Por ejemplo, actividades de formacin de equipos directivos, de anlisis de cuentas, de anlisis de produccin, de anlisis y toma de decisiones sobre sus relaciones con los asociados y gestin de mercados, entre otras.
Qu debe promover el coordinador de proyecto -PCen el acompaamiento?
El PC debe promover la gestin para concretar sinergias con instituciones locales y regionales en pro del desarrollo de las organizaciones rurales de productores. El PC debe promover e incentivar el trabajo interdisciplinario de los equipos de los donatarios en desarrollo de los planes de fortalecimiento de las organizaciones rurales vinculadas. El PC debe incentivar a los equipos del donatario para que actualicen sus conocimientos en torno al desarrollo de los procesos asociativos comunitarios. El PC debe estar atento a que los productores rurales vinculados, hagan un esfuerzo permanente por tener mejores relaciones y armona comunitaria para la gestin colectiva de sus negocios. Para ello, el PC puede promover el desarrollo de estrategias de comunicacin directa entre productores y, entre los directivos y los productores.
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Se pueden manejar, por ejemplo, sencillos boletines peridicos, encuentros de productores, intercambios de experiencias, reuniones de evaluacin participativa, entre otros.
Cundo hace el PC el acompaamiento en fortalecimiento organizacional?
El acompaamiento del PC debe ser permanente, de manera que sus recomendaciones tengan la oportunidad y pertinencia con las especicidades de cada organizacin y de los mismos equipos. Si bien las organizaciones tienen desarrollo de negocios agrcolas o pecuarios como inters fundamental, cada una de ellas tiene caractersticas de gestin que las hace diferentes, con potencialidades y dicultades particulares que requieren apoyos consecuentes de generacin de habilidades, de gestin de conocimiento y de mejoramiento permanente en el desempeo organizacional.
125
NDICE ICO
Con qu instrumentos cuenta el coordinador de proyecto -PC- para hacer acompaamiento en desarrollo del fortalecimiento organizacional?
El PC tiene como apoyo para su gestin todos los documentos, que se describen en la siguiente tabla, para la elaboracin de reportes y para el desarrollo de planes de fortalecimiento.
Documentos de apoyo al PC
Diagnstico, formulacin y desarrollo de estrategia
Formatos para recolectar datos de diagnstico en las organizaciones: encuesta; formato para asignacin de puntajes; y ejercicio Bingo con sus preguntas y respuestas Modelo de registro de ideas para anlisis y recomendaciones de fortalecimiento organizacional de acuerdo con las reas de desempeo de la organizacin Ejemplo de Plan de Accin de Fortalecimiento organizacional Modelos de Trminos de referencia de algunos cargos, que garanticen el desarrollo del Plan de Fortalecimiento desde la Organizacin y/o desde el Operador segn el caso
Elaboracin de reportes
Informe General de Desempeo remitido por el operador o donatario Informes de visitas de campo realizadas por el PC y otros tcnicos Informes de visitas de apoyo de la Unidad del Fortalecimiento Organizacional - UFO de ABC, a los operadores y a las organizaciones Informe trimestral de gestin del PC.
Actualcese! Conozca la documentacin de referencia, repsela, revsela permanentemente. Esto le ayudar a tener mayor claridad, a desenvolverse con eciencia y, a responder con mayor seguridad a los operadores y productores que le pidan consejo.
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Cmo apoya la Unidad de Fortalecimiento Organizacional -UFO- al coordinador del proyecto para que haga las gestiones de acompaamiento? La UFO, del Componente de Agronegocios del Programa MIDAS de USAID, apoya la gestin al PC, de manera permanente en las siguientes acciones: Capacitacin en el uso y aplicacin de la herramienta ndice de Competencias Organizacionales ndice ICO. La induccin al PC se hace en un ejercicio de aplicacin prctica en campo de la herramienta con una organizacin de productores vinculada a los proyectos ABC Elaboracin de formatos, instrumentos y guas para la aplicacin de la herramienta ndice ICO y para el desarrollo de las estrategias de fortalecimiento organizacional Recomendaciones sobre los planes de mejoramiento, en el momento de la formulacin y en desarrollo de las estrategias, proponiendo acciones ecientes y oportunas que orienten el cumplimiento de los objetivos del fortalecimiento organizacional propuesto
127
NDICE ICO
Recomendaciones sobre anlisis de evaluacin de avances de acuerdo con los reportes peridicos recibidos de los equipos regionales Asesora sobre temas puntuales, desde la consulta de los coordinadores de proyectos hasta las visitas de campo a donatarios y organizaciones, en los casos en los que se requiera.
Recuerde que la asesora, en fortalecimiento organizacional, est para orientarlo. Pregunte todo lo que necesite; esto es gestin del conocimiento, que puede ayudarle a usted y a los equipos en otras regionales. La Asesora compartir los aprendizajes con los equipos regionales y las organizaciones vinculadas.
J
Las ECAS, Escuelas de Campo de Agricultores son una metodologa de formacin participativa que se basa en la construccin colectiva de conocimiento y se caracteriza por el proceso de autoaprendizaje, en torno a un ciclo productivo de inters de los productores agropecuarios que participan.
1
Qu tienen que ver las ECAS con los ndices ICO?
Algunas de las actividades del plan de fortalecimiento de las organizaciones, resultante de la aplicacin de los ndices ICO, pueden ser ejecutadas a travs de las ECAS1. Por ejemplo, si en un diagnstico ICO se hace evidente que la comunidad requiere reforzar su sentido de trabajo comunitario, las ECAS son un medio de capacitacin grupal, en el cual la comunidad puede aprender sobre generacin de conanza, trabajo en equipo, solidaridad
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comunitaria, entre otros, que potencialicen el trabajo conjunto en torno al negocio productivo. Con los resultados de los ndices ICO se puede proponer, a travs de talleres con ECAS, formar de manera grupal participativa a los socios de las organizaciones en el buen manejo de los cultivos, en desarrollo social comunitario, en el mejor uso de los recursos para el manejo de los cultivos o productos, en la sensibilizacin sobre aspectos ambientales en torno a los cultivos e inclusive, en generacin de pertenencia por las organizaciones y por sus equipos directivos, entre otros.
Cmo reporta el coordinador de proyecto -PClos avances del proceso de acompaamiento en el fortalecimiento de organizaciones?
EL PC reporta los avances del proceso de fortalecimiento de organizaciones mensualmente en los PCReport y trimestralmente, en el informe de gestin. Las guas de los Informes, le indican cmo registrar los avances, los reparos que tenga frente al desarrollo de las actividades de fortalecimiento y las acciones que considere para redireccionar o ajustar planes de manera oportuna.
129
NDICE ICO
El PC debe reportar, resumidamente, los ms importantes logros y dicultades de los programas de fortalecimiento de las organizaciones de productores, incluyendo la formulacin de estrategias de mejoramiento, las asesoras prestadas al operador y/o a las organizaciones vinculadas, as como los principales logros de las organizaciones vinculadas al proyecto en cada caso. En sus reportes, el PC tiene la oportunidad de ser creativo y de generar cambios positivos en desarrollo de los Programas de Formacin de productores rurales. Tenga en cuenta que para cada proyecto, el PC registra su concepto sobre los resultados, para la liquidacin de los convenios.
El PC debe registrar mensualmente, en el sistema, en el mdulo de organizaciones, los avances de gestin de donatarios sobre el fortalecimiento de cada organizacin vinculada a los proyectos a su cargo. Sistematizar la informacin facilitar a la Gerencia, Subgerencia del componente y la UFO, hacer los anlisis consolidados de logros por regin, productos y tipos de organizaciones.
130
Debe evaluarse el impacto del fortalecimiento organizacional
Los efectos del apoyo en fortalecimiento organizacional se reejan en el mejor desempeo de las actividades cotidianas propias de la organizacin en torno al desarrollo del negocio objeto de la asociatividad, el mejor desempeo de sus directivos, la mayor participacin de los asociados en la toma de decisiones, el uso adecuado de recursos propios del negocio, la comunicacin permanente y oportuna entre los asociados y los directivos con sus asociados, entre otros. Por lo tanto, es necesario que el PC acompae a los donatarios a formular metas reales de fortalecimiento, con una lnea base de trabajo especca para cada organizacin. Tenga en cuenta que los puntajes, que se obtienen con el ndice ICO en cada organizacin son el punto de partida, no los pierda de vista, le ayudarn a tener horizontes reales de cambios positivos. Haga anlisis agregados y comparativos de puntajes por reas.
131
NDICE ICO
Atrvase a analizar, en las organizaciones de los proyectos a su cargo, lo siguiente: Cules son las reas que mayor dicultad tienen las organizaciones En cules reas de desempeo se requiere priorizar apoyo En cules reas se debe redireccionar el apoyo Haga cuadros comparativos, grcos u otros, por regin, por tipo de organizaciones, por productos, por tiempos, que le ayuden en los anlisis.
PUNTAJES OBTENIDOS
PUNTAJE TOTAL OBTENIDO (100) Econmica y financiera (15) 64 Democracia (20) Gerencia, administracin y gestin (20) 12 Servicios (35) Desarrollo humano (10) 23
17
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Los impactos del fortalecimiento organizacional se hacen evidentes en el buen desempeo comunitario en torno al negocio productivo. En la mejor calidad de vida de los asociados, como resultado del manejo eciente del negocio comn.
Tenga en cuenta que el PC tiene la visin regional del estado de las organizaciones y sus avances paulatinos en fortalecimiento!. Propngase acompaar el logro de metas, esfurcese porque las organizaciones que acompaa tengan cambios positivos en los puntajes de desempeo que se miden con el ndice ICO de evaluacin (ndice ICO II)
133
NDICE ICO
ANEXO
FORMATO ENCUESTA A DIRECTIVOS *
PROGRAMA MIDAS de USAID -Componente de Agronegocios ndice de Competencias Organizacionales -ndice ICO - Encuesta a directivos
ICO I ICO II
1. Informacin General 1.1. Nombre de la organizacin 1.2. Nombre de la persona de contacto 1.3. Direccin 1.5. Correo electrnico. E-mail 1.6. Proyecto productivo al que se vincular la organizacin 1.7. La organizacin tiene experiencia en el sector productivo del proyecto al que se vincular? Descrbala: 1.8. Tipo de Organizacin Asociacin de Productores Empresa Asociativa de Trabajo Cooperativa Sociedad Agrcola de Transformacin Otra. Cul? 1.9. Cobertura geogrfica Veredal Municipal Departamental Regional Especificar Especificar Especificar Especificar municipio o dptos incluidos: SI NO 1.4. Telfono (Indicativo)
Indique en qu vereda y municipio viven la mayora de los asociados
134
*Fuente: Programa MIDAS de USAID, Componente de Agronegocios, ao 2008, con base Programa ADAM de USAID 2007.
ANEXO 3: ENCUESTA A DIRECTIVOS
1.10. No socios
Hombres Indgenas
Mujeres Afrocolombianos
Activos/Inscritos
Observaciones: 1.11. Tiene personera jurdica 1.13. RUT No. 1.14. Fecha de constitucin 1.16. Representante legal /Nombre 1.17. Por qu se cre la organizacin? Qu motiv su creacin? 2. Manejo Democrtico y Participativo Junta Directiva o de Administracin 2.1. Quines la conforman? Cargo Presidente Secretario Vicepresidente Suplente Suplente Nombre 1.15. Fecha de legalizacin Si No 1.12. NIT No.
2.2. Alguno de los miembros de la Junta recibe salario o remuneracin? 2.3. En caso afirmativo especifique quines 2.4. Frecuencia de las reuniones 2.5. En general las decisiones se toman por: semanas Consenso Votacin
Si
No
135
NDICE ICO
2.6. La Junta Directiva toma decisiones sobre: Sobre servicios y capacitacin Sobre gestin y contratacin Sobre planeacin y evaluacin Sobre participacin y representacin Sobre presupuesto y negocios financieros Observaciones: Si Si Si Si Si No No No No No
2.7. Llevan actas de las reuniones? 2.8. Hace cunto est nombrada la junta actual? Funcionamiento de Asambleas 2.9. Frecuencia de las reuniones 2.10. Fecha de la ltima asamblea 2.11. Nmero de socios que asistieron 2.12. Llevan actas
Si meses
No
meses
Todos
Menos del 50% Si No
Mas del 50%
2.13.Estructura de representacin (se eligen representantes por vereda, por subrpoductos, por gnero u otros?) Si Especifique No
2.14. Qu tipo de decisiones toma el gerente, director o representante legal? A quien consulta? 2.15. Del total de miembros de la organizacin, qu porcentaje conoce los estatutos? 2.16. Existen comits de trabajo? Si No %
136
2.17.
Salud Educacin Recreacin Finanzas Apoyo a la familia Mercadeo Produccin Otros (especificar) Comunicacin entre organizacin y asociados 2.18. Tienen un rgano propio de difusin de la informacin? 2.19. Cul? 2.20. Cules de estos medios utilizan para comunicarse? Boletn En qu ocasiones Radio En qu ocasiones E-mail En qu ocasiones Telfono En qu ocasiones Perifoneo En qu ocasiones Perid murales En qu ocasiones Persona a persona En qu ocasiones Otros, especifique 2.21. Cmo se planean las acciones de la organizacin?
Cules? Selelos
Si
No
Frecuencia Frecuencia Frecuencia Frecuencia Frecuencia Frecuencia Frecuencia Frecuencia
meses meses meses meses meses meses meses meses
Conjuntamente con los representantes o socios Slamente la Junta Directiva Slo el representante legal, director o representante legal 2.22. Cmo se toman las decisiones de la organizacin? Conjuntamente con los representantes o socios Slamente la Junta Directiva Slo el representante legal, director o representante legal
2.23. De las dos decisiones ms importantes de la organizacin en el ltimo ao mencione: Decisin quines saben de la decisin? (gerente, junta o socios) Cmo fueron informados?
137
NDICE ICO
2.24. Se hace seguimiento o evaluacin de la organizacin o de sus proyectos de manera participativa? Si No 2.25. Pertenece a alguna asociacin de segundo piso? 2.26. A Cul? 3. Situacin econmica y financiera 3.1. Infraestructura de oficina Tipo de sede (descripcin) Si No
3.2.
Relacione las sedes
Propia
Arrendada
Comodato
3.3.
Relacione los muebles y enseres
Propios
Arrendados
Comodato
3.4.
Relacione los equipos (computadores, vehculo)
Propios
Arrendada
Comodato
3.5.
Relacione otros bienes Terrenos Maquinaria e insumos agrcolas Almacenes Puntos de acopio Otros. Especifique:
Propios
Arrendados
Comodato
138
3.6. Actualmente la asociacin cuenta con capital de trabajo?
Si
No
3.7. Especifique el monto de los recursos propios y externos en los ltimos tres aos Tipo de recursos Cuotas de los asociados Excedentes de negocios propios Fondos de ahorro y crdito propios Ahorros en cuentas bancarias Donaciones Crditos Otros ltimo ao $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Penultimo ao $ $ $ $ $ $ $ Antepenultimo ao Fuentes
Propios
Externos
4. Capacidad Gerencial, Administrativa y de gestin Gerencia 4.1. Existe Plan de Accin de la organizacin? 4.2. Cuenta con algunos mecanismos de evaluacin de la gestin 4.3. Tienen algn plan de negocios? 4.4. La organizacin maneja algn negocio? Especifique: Si Si SI Si No No No No
4.5. La organizacin tiene un rol en los negocios de los asociados? (intermediarios, agregan valor, empacan, comercializan, otros) Si Especifique: 4.6. Tienen gerente contratado para estos negocios? 4.7. Tienen recursos humanos contratados? Especifique Cargo Si Si No No Escolaridad Experiencia laboral No
4.8. Nmero de directivos o empleados que manejan programas bsicos de computacin
139
NDICE ICO
Administracin 4.9. Llevan registros financieros o contables? Especifique: 4.10. Manejan caja menor? 4.11. Tienen cuenta bancaria? 4.12. Est al da en sus obligaciones tributarias? 4.13. Realizan balances contables Fecha del ltimo balance Fecha del penltimo balance Fecha del antepenltimo balance 4.14. rganos de control y auditoria
Si Libros Si Si Si Si
No Medio magntico No No No No
Resultado PyG $ Resultado PyG $ Resultado PyG $
4.15. Monto autorizado al gerente o representante legal para contratar autnomamente? 4.16. Tienen manuales o cualquier otro instrumento donde se especifiquen procedimientos y/o funciones? Si Gestin 4.17. Han gestionado proyectos productivos en los ltimos tres (3) aos? Si 4.18. En caso afirmativo descrbalos Proyecto Fecha aprobacin Vigente (si-no) Monto No
No Fuente
4.19. Relacin con otras organizaciones
Si
No
4.20. En caso afirmativo descrbalas ( de trabajo, de intercambio, de opiniones, de contribucin) Organizacin Descripcin relacin
140
4.21. Relacin con entes municipales Entidad
Descripcin
4.22. Suscripcin de contratos con entidades pblicas y otras organizaciones sociales durante los ltimos tres aos Entidad Tipo (pblica o privada) Monto $
5. Servicios ofrecidos a los asociados o a la comunidad 5.1. Servicios financieros Microseguros Vida Crdito Funerario Gastos mdicos
5.2.Crdito Asociativo Individual Individual con supervisin Cuntos crditos se han otorgado por medio de la asociacin en el ltimo ao. Si es asociativo el crdito a cunto asciende el monto del ltimo crdito 5.3. Microfinanzas Ahorros Microcrdito* Transferencias * Microcdito: hasta $2.200.000 o US 1.100 Cunto es el promedio del microcrdito por agricultor y cuntos se han otorgado? 5.4. Servicios de informacin Informacin de productos Informacin de mercados y precios Otra informacin Cul? 5.5. Servicios de comercializacin Agrcola Insumos Procesados Alimentos
141
NDICE ICO
5.6. Servicios en predio de los socios
Actualizacin de tcnicos Servicio de control de calidad Viveros Otros. Cules?
Asistencia tcnica Estudio de suelos Distribucin de plntulas
5.7. Servicios de capacitacin que la organizacin presta. No son servicios recibidos Tcnico - productiva Gerencia y gestin Comercial Otros. Cules? 5.8. Servicios a otras instituciones 5.9. Otros servicios Asesora Otros. Cules? Vivienda rural
Poscosecha Crdito Ambiental Capacitacin Recreacin Seguridad social SI SI SI SI SI NO NO NO NO NO
5.10. Observaciones tcnicas adicionales. Reciben asistencia tcnica los productores? Quin presta la Asistencia tcnica al cultivo? Tuvieron acompaamiento en la preparacin y siembra del cultivo? Los productores tienen conocimiento del manejo del cultivo? Los productores tienen claridad sobre el momento de la cosecha? Los productores tienen conocimiento sobre el manejo poscosecha? Cmo planean continuar con la Asistencia Tcnica una vez termine el proyecto? 6. Habilidades y capacidades en el desarrollo humano 6.1. Han recibido capacitacin en temas de desarrollo humano como Identidad y autoestima Relaciones intrafamiliares Relaciones interpersonales Manejo de conflictos Derechos humanos Derechos ciudadanos Equidad de gnero Otros. Cules? 6.2. Cmo es la relacin de la organizacin con las comunidades? Cooperacin Describa: 6.3. Cmo es la relacin entre directivos y socios? Describa: Cooperacin Conflicto Conflicto No tienen
SI SI SI SI SI SI SI
NO NO NO NO NO NO NO
142
6.4. Cmo es la relacin entre los socios? Cooperacin Conflicto Describa: Enumero los dos conflictos mas importantes que se han presentado en la organizacin y cmo se resolvieron? Conflicto Cmo se resolvi?
6.5. Cmo es la relacin de la organizacin con la administracin municipal? (Cofinanciacin, participacin en el Consejo municipal de desarrollo rural, etc) Describa: 6.6. Las mujeres productoras o esposas de los productores, cmo participan en la organizacin? Miembros de la Junta Directiva o comits Socias activas Socias inactivas Figuran solo como esposas o hijas No participan Resuma la participacin de las mujeres en la organizacin 6.7. Las personas de los diferentes grupos tnicos y afrocolombianos socios de la organizacin: Miembros de la Junta Directiva o comits Socios activos Socios inactivos No participan Resuma la participacin de los grupos tnicos y afrocolombianos en la organizacin? 6.8. Existen programas especficos dirigidos a las familias o a las mujeres? Si No Describa 6.9. Existen programas especficos dirigidos a los nios? Describa 6.10. Existen programas especficos dirigidos grupos tnicos y afrocolombianos? Describa 6.11. Existen programas especficos dirigidos a los jvenes? Describa Nombre del encuestador: Datos de Contacto encuestador: Direccin / Ciudad: Lugar y Fecha: Telfono (con indicativo): E-mail: Si Si Si No No No
143
NDICE ICO
4
ANEXO
PROTOCOLO PARA EL USO DEL FORMATO ENCUESTA A DIRECTIVOS1
Funciones:
Documentar el ejercicio de recoleccin de informacin para denir el diagnstico de organizaciones de productores Proveer informacin al equipo del proyecto, al conanciador y a las organizaciones de productores que gestionan fortalecimiento organizacional Documentar el avance de las actividades de fortalecimiento organizacional
Dirigido a:
1 Fuente: Programa MIDAS de USAID, Estructuracin documento gua para la aplicacin del ndice ICO Componente de Agronegocios ao 2009, con base Programa ADAM de USAID, instrucciones para diligenciar el instrumento 1 ndice de capacitaciones organizativas -ICO. Ao 2007.
Facilitador (facilitador principal y de apoyo), equipo responsable del fortalecimiento organizacional.
144
ANEXO 4: PROTOCOLO ENCUESTA A DIRECTIVOS
Requisito previo:
Tener el formato de encuesta a directivos impreso, con las preguntas precisas, de acuerdo con el tipo de organizacin a diagnosticar, sea una asociacin, una cooperativa, una Sociedad Agrcola de transformacin - SAT, una Federacin o cualquier otra. El facilitador conoce, en detalle, el contenido de la encuesta que se va a diligenciar. Tener la presencia de la mayora de los integrantes del equipo directivo, con quienes se diligenciar la encuesta. El facilitador indicar, de manera discreta, al presidente de la Junta o Director administrativo, que procure no responder, cada vez a la pregunta, hasta tanto el resto del equipo directivo haya tratado de responder. Eso le dar al equipo directivo y al facilitador una nocin sobre los niveles de participacin en el rol directivo y en la gestin de la organizacin.
Procedimiento:
Al iniciar el diligenciamiento, el equipo facilitador llenar los datos referidos en la parte inicial del formato que indican si
145
NDICE ICO
es el primer ndice ICO o el Segundo ndice ICO que se diligenciar. Aparece como ICO I __ ICO II __, en la parte izquierda de la hoja, despus del ttulo. Los tems correspondientes a los puntos 1 al 6 del formato sern registrados, por el facilitador, de acuerdo con los resultados del conversatorio sobre la informacin, de la siguiente manera:
Informacin general
1.1
Escriba el nombre actual de la organizacin tal como est registrado en la Cmara de Comercio o, en caso de no estar registrado, escriba el nombre como se denomina ocialmente. Nombre de la persona encargada de la representacin de la organizacin, para efectos de contratacin o contratos interinstitucionales (Sea director, gerente, representante legal, secretario, otro) Datos donde la organizacin reciba ocialmente la correspondencia. Registre con precisin el departamento, ciudad, municipio o vereda segn corresponda. Datos donde se pueden recibir comunicaciones telefnicas. Incluya el nmero indicativo, del municipio o ciudad que corresponde, adicional al nmero celular o de telfono jo. Si la organizacin no tiene nmero telefnico, incluya un nmero de fcil comunicacin con la persona de contacto de la organizacin.
1.2
1.3
1.4
146
1.5
Registre la direccin de correo electrnico de la organizacin. En caso que no lo tenga, escriba una direccin de correo de uno de los directivos de fcil acceso o de la persona de contacto. Escriba el nombre del proyecto productivo al cual est vinculada la organizacin, para efectos del diagnstico y fortalecimiento. Por ejemplo Proyecto No. xxx Establecimiento de xx ha de cacao en el departamento de Nario Marque con una X si la organizacin ha desarrollado o no trabajos relacionados con el rubro productivo vinculado al proyecto. Describa la experiencia sea en produccin, en manejo del cultivo, en cosecha o transformacin, en comercializacin, en gestin etc. Marque con una X el tipo de organizacin segn los estatutos y/o la constitucin en la Cmara de Comercio. Si no est legalizado escriba el concepto que los directivos tienen sobre el tipo de organizacin, sea cooperativa, SAT, asociacin etc, segn corresponda. Marque con una X el carcter de cobertura en territorio geogrco de la organizacin, segn la consideren los socios y de acuerdo como est escrito en la legalizacin de la organizacin. Especique las veredas, los municipios o departamentos que cubre la organizacin. Registre los nombres de la vereda, municipio, ciudad, departamento o regin dnde viven la mayora de los asociados. Registre el nmero total de socios.
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
147
NDICE ICO
Registre el nmero de hombres socios de la organizacin. Registre el nmero de mujeres socias de la organizacin. Escriba el nmero o porcentaje total de socios que se encuentran inscritos y se consideran activos en la organizacin (participan en las reuniones, pagan las cuotas, etc). Especique el nmero o porcentaje de socios indgenas o afrocolombianos registrados en la organizacin. .
1.11
Indique con una X, donde corresponda, si ya se realiz el trmite de personera jurdica o si la organizacin todava es informal y no ha realizado el trmite. Indique el nmero, de personera jurdica (NIT), asignado por la Cmara de comercio. Escriba el Nmero del Registro nico Tributario (RUT) que le fue asignado. Escriba la fecha en que, por primera vez, se reunieron los socios para constituir o conformar la organizacin. Antes de tener el registro como persona jurdica. Indique el da, mes y ao en que se registr legalmente la organizacin ante la Cmara de Comercio o la entidad competente. Vericar la fecha si es posible. Escriba el nombre organizacin. del representante legal, vigente, de la
1.12
1.13
1.14
1.15
1.16
1.17
Registre, segn lo manifestado por los directivos, los motivos o razones, por las cuales los socios decidieron crear la organizacin. Por ejemplo: la creamos para acopiar, para comercializar, para recibir donacin, etc.
148
Manejo democrtico y participativo
Junta Directiva o de Administracin

2.1
Registre en la casilla correspondiente, el nombre de la persona que ocupa cada cargo directivo, registrado ocialmente. Si hay cargos diferentes o adicionales, regstrelos (gerente, director, scal, vocales etc). Indique si o no, con una X segn corresponda recibe o no remuneracin. Especique cules cargos reciben la remuneracin en caso que el tem anterior haya sido armativo. Escriba cada cunto tiempo (En semanas), se rene la Junta directiva o de administracin. Indique con una X en la casilla consenso: si se llega a acuerdos para aprobar o no las decisiones en la Junta directiva o de administracin. Indique con una X en la casilla Votacin: si se someten a votacin las propuestas, para tomar las decisiones, en la Junta directiva o de administracin. Seale con una X en la casilla si o no, para cada opcin, si es competencia de la Junta tomar decisiones sobre los temas mencionados. Registre, los comentarios sobre esos temas y, los temas adicionales.
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
149
NDICE ICO
2.7
registre si las reuniones de Junta son documentadas y si esos documentos estn rmados por las instancias correspondientes (Presidente y secretario). Verique si es posible, solicitando una o ms actas. Registre, en nmero de meses, el tiempo que hace que se design la Junta directiva o de administracin, que ejerce actualmente.
2.8
Asamblea General
2.9
Registre cada cunto tiempo (En meses), se rene la asamblea de socios Registre el mes y el ao de la ltima asamblea realizada Marque con una X en la casilla que corresponda, la totalidad o el porcentaje de socios que asistieron a la ltima Asamblea realizada. Marque con una X si se documentan las reuniones de Asamblea; Verique si es necesario y observe si estn debidamente rmadas por el presidente y secretario de la sesin. Registre, lo que maniesten los directivos sobre los criterios de seleccin de sus representantes. Si se eligen por vereda, por productos, por participacin femenina u otros. Liste el tipo de decisiones que toma el gerente, director o representante legal, y a qu rgano consulta para hacerlo. Se reere a las decisiones ms frecuentes que ste toma sin consultar a la Junta Directiva o a la Asamblea.
2.10
2.11
2.12
2.13
2.14
150
2.15
Escriba, segn consideren los directivos, el porcentaje de socios que conocen realmente los estatutos y son capaces de sugerir soluciones con algunos artculos especcos. Seale con una X segn corresponda, si o no, que la organizacin ha conformado comits de trabajo. Seale, con una X segn corresponda, cules comits, sea uno o ms, en caso que el tem anterior sea armativo.
2.16
2.17
Comunicaciones Seale, con una X, segn corresponda, si la organizacin tiene algn medio propio de comunicacin. Registre, en caso de ser positiva la respuesta anterior, cul medio de comunicacin propio tiene la organizacin (Boletn, peridico, cartilla, folleto, espacio radial, etc). Segn la lista, seale, con una X, cules medios, son utilizados, en qu ocasiones o eventos y con qu periodicidad se emite la publicacin. Registre, con una X, segn corresponda, cmo se planea regularmente y quines participan en dicha planeacin. Registre, con una X, segn corresponda, cmo se toman las decisiones de la organizacin.
2.18
2.19
2.20
2.21
2.22
151
NDICE ICO
2.23
Escriba las dos decisiones de mayor relevancia, que se han tomado en la organizacin durante el ltimo. Registre quines de los miembros de la organizacin, en el momento de la encuesta, conocen de la decisin y por qu medio fueron informados. Marque con una X la opcin que corresponda, sea si o no. Marque con una X si la organizacin hace parte de otra organizacin superior, o no. De ser armativa la respuesta anterior, describa a qu tipo de organizacin, qu tiempo hace que est vinculada y cul es su participacin en ella.
2.24
2.25
2.26
Situacin econmica y financiera
3.1
En caso que la organizacin tenga sede, describa el tipo de infraestructura, sea una ocina, un saln, una nca, la casa de uno de los socios u otro. Si tiene una sola sede solo llene la primera casilla, si tiene varias sedes relacinelas todas. En el primer cuadro relacione cada una de las sedes seleccionando el tipo de tenencia (propia, arrendada, comodato) para cada una de las relacionadas. Relacione los bienes muebles y enseres con que cuenta la organizacin y el tipo de posesin sobre ellos (propios, arrendados, comodato).
3.2
3.3
152
3.4
Relacione los bienes equipos con que cuenta la organizacin y el tipo de tenencia sobre ellos (propios, arrendados, comodato). Registre otros bienes que posea la organizacin, que no hayan sido denidos en los tems anteriores. Registre igualmente el tipo tenencia. Si no marca ninguna se entender que no posee estos otros bienes. En caso que los tenga, especifquelos y descrbalos Entendemos por capital de trabajo, el recurso en moneda con que cuenta la organizacin para poder funcionar, desarrollar proyectos, servicios o negocios. Marque con una X segn corresponda si o no. Registre, segn el tipo de recursos, propios o externos mencionados, que alimentan el capital de trabajo, el monto total recogido para cada ao, durante los ltimos 3 aos. Si no existe la informacin registrada contablemente calcule, con el equipo directivo encuestado, un monto aproximado. Si existen libros contables verique, si es posible, las cifras.
3.5
3.6
3.7
Capacidad gerencial, administrativa y de gestin
Gerencia
4.1
Registre una X, segn corresponda, si la organizacin cuenta con un plan de accin, o no.
153
NDICE ICO
4.2
Registre una X, segn corresponda, si o no, que la organizacin tenga denidos mecanismos de evaluacin. Registre una X, segn corresponda, si o no, que la organizacin cuente con uno o ms negocios vigentes, que se proyecten rentables para la organizacin, sin importar el monto o el tipo de desarrollo del negocio. Marque con una X, segn sea el caso, si o no, que la organizacin maneje algn negocio. Resuma la descripcin del tipo de negocio, actual, en caso que sea armativa la respuesta. Seale con una X, si la organizacin cumple o no alguna funcin en los negocios de los asociados y describas la funcin, en caso armativo. Marque con una X, si la organizacin ha contratado un gerente o no para estos negocios. Seale con una X, segn corresponda, si la organizacin ha contratado o no personal. En caso armativo, liste los cargos, el nivel de escolaridad en cada cargo y la experiencia laboral en el desempeo de cada cargo. Escriba el nmero de personas, de la organizacin, que son capaces de manejar por lo menos un programa bsico de computacin (word, excel, power point, email, otros).
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
154
Administracin Marque con una X, segn corresponda, si o no, que la organizacin lleve registros nancieros o contables. En caso armativo seale con una X el medio por el que se llevan dichos registros. Marque con una X, segn corresponda, si o no, que la organizacin maneje caja menor. Marque con una X, segn corresponda, si o no, que la organizacin tenga cuenta bancaria activa. Marque con una X, segn corresponda, si o no, que la organizacin est al da con los pagos de impuestos. Seale con una X, segn corresponda, si o no, que la organizacin lleve balances contables. En caso armativo especique las fechas y el resultado de los 3 ltimos ejercicios de balance, con los resultados de los ejercicios de prdidas y ganancias, iniciando en el ao mas reciente ltimo balance. Para ello es importante que el contador de la organizacin est presente o pueda consultar sus libros contables. Marque con una X, segn corresponda, si o no, que la organizacin cuente con instancias de control y auditora, por ejemplo: Revisor scal, auditor, comits de evaluacin, entre otros.
4.9
4.10
4.11
4.12
4.13
4.14
155
NDICE ICO
4.15
Registre la cuanta mxima, en pesos, autorizada al gerente para que pueda contratar (en salarios mnimos). Seale con una X, segn corresponda, si o no, que la organizacin cuente con manuales de funcionamiento o guas de procedimientos para el desempeo de las funciones por cargos. Pueden tambin estar descritos en los estatutos o como trminos de referencia en la contratacin de cargos.
4.16
Gestin
4.17
Marque con una X, segn corresponda, si o no, que la organizacin haya hecho alguna gestin de proyectos productivos. Se reere a alguna gestin en nanciacin u otros apoyos tcnicos o de conanciacin, haya sido exitosa o no. En caso que la respuesta anterior haya sido positiva, describa los datos en cada columna para los proyectos que fueron aprobados: nombre del proyecto, la fecha en que fue aprobado, si an permanece vigente, el monto total y la fuente de nanciacin que aport los recursos para desarrollarlo. Seale con una X, segn corresponda, si o no, que la organizacin mantenga o no relaciones con otras organizaciones. Registre, en caso que la respuesta anterior sea armativa, el tipo de relacin sea de trabajo, de intercambio de opiniones, de contribucin, de negocios, gremial u otra. Liste en cada la el ente municipal con el cual la organizacin se relaciona y describa el tipo de relacin, sea de contratacin,
4.18
4.19
4.20
4.21
156
de asesora, de participacin, de conanciacin, de asesoras tcnicas u otras.

4.22
Registre en cada la, cada uno de los contratos que haya suscrito la organizacin en los ltimos tres aos, indicando para cada uno: la entidad con la que contrat, el carcter de la entidad (pblica o privada) y el monto total de contrato.
Servicios ofrecidos a los asociados o a la comunidad
5.1
Como servicios nancieros, marque con una X los servicios de microseguros prestados a los socios, sea uno o varios, segn aplique. Dependiendo de los servicios nancieros de crdito que preste la organizacin, marque con una X, en donde corresponda, el tipo de crdito adjudicado. Registre el nmero de crditos adjudicados a travs de la organizacin. Registre el monto del ltimo crdito asociativo adjudicado. Marque con una X, en donde corresponda, para los servicios de micronanzas. Si aplica el microcrdito, registre el valor promedio por agricultor y cuntos se han otorgado. Marque con una X, segn el caso, la informacin que la organizacin brinda a los asociados, sea de productos, de mercados precios u otra.
5.2
5.3
5.4
157
NDICE ICO
5.5
Marque con una X, el tipo de servicios de comercializacin que presta la organizacin a los asociados, sea agrcolas, procesados, de insumos o de alimentos. Seale con una X, en caso que corresponda, sea uno o varios, el tipo de servicios que presta la organizacin en los predios de los asociados. Seale con una X, en caso que corresponda, sea uno o varios, el tipo de servicios de capacitacin que presta la organizacin a sus asociados. En caso que haya adicionales a los que se listan, descrbalos en la lnea otros. Marque con una X, en caso que corresponda, sea uno o varios, los servicios que la organizacin presta a otras organizaciones, sea de asesora o de capacitacin. Si hay otro, especicar en la lnea dispuesta para ello. Registre otros servicios, uno o varios, que la organizacin presta a los asociados sea el caso de vivienda rural, seguridad social, o recreacin. Seale con una X, en caso que corresponda, sea que los asociados reciban asistencia tcnica a sus cultivos, o no. Indique quin presta los servicios, si la organizacin misma o terceros. Indique si o no, en caso que los socios tengan acompaamiento en el establecimiento del cultivo o no, y si tienen conocimiento sobre el proceso productivo en cada caso listado. Especique la manera como la organizacin planea sostener los servicios de asistencia tcnica a futuro.
5.6
5.7
5.8
5.9
5.10
158
Habilidades y capacidades en el desarrollo humano
6.1
Seale con una X, en caso que corresponda, sea uno o varios, el tipo de capacitaciones que han recibido la organizacin en relacin con desarrollo humano. En caso que haya capacitaciones adicionales en los temas listados, registre los detalles. Marque con una X, en caso que corresponda, el nivel de relaciones que tiene la organizacin con las comunidades, sea de cooperacin o de conicto. Describa en un resumen cmo son dichas relaciones. Marque con una X, en caso que corresponda, el nivel de relaciones que tiene la organizacin entre directivos y socios, sea de cooperacin o de conicto. Describa en un resumen cmo son dichas relaciones. Marque con una X, en caso que corresponda, el nivel de relaciones que se tiene entre los socios, sea de cooperacin o de conicto. Describa en un resumen cmo son dichas relaciones. Reexione con los directivos sobre los dos conictos de mayor relevancia, ocurridos durante el ltimo ao, al interior de la organizacin y cul ha sido la manera de resolverlos. Describa el tipo de relaciones que ha mantenido la organizacin con la administracin municipal.
6.2
6.3
6.4
6.5
159
NDICE ICO
6.6
Marque con una X, en caso que corresponda, el nivel de participacin de las mujeres en la vinculacin a la organizacin. Describa en un resumen cmo es dicha participacin. Marque con una X, en caso que corresponda, el nivel de participacin que tienen los grupos tnicos y afrocolombianos en la organizacin. Resuma dicha participacin. Seale con una X, en caso que corresponda, si existen o no programas dirigidos a los grupos tnicos y afrocolombianos. Describa de manera resumida. Marque con una X, en caso que corresponda, si existen o no programas dirigidos a los jvenes. Describa de manera resumida. Seale con una X, en caso que corresponda, si existen o no programas dirigidos a los grupos tnicos y afrocolombianos. Describa de manera resumida. Marque con una X, en caso que corresponda, si existen o no programas dirigidos a los jvenes. Describa de manera resumida.
6.7
6.8
6.9
6.10
6.11
Por ltimo, registre los datos de la persona que orient el ejercicio de recoleccin de la informacin, en los espacios correspondientes, nombre del encuestador, telfono, direccin y correo electrnico, adems, del lugar y fecha de la realizacin del ejercicio con directivos.
160
ANEXO 5: MATERIAL DEL BINGO ORGANIZACIONAL
5
ANEXO
MATERIAL DEL BINGO ORGANIZACIONAL
La frase con nimo de lucro quiere decir...
5.1
Fichas de preguntas Fichas de respuestas para ubicar en el tablero Cartones de respuestas
5.2
5.3
161
NDICE ICO
5.1
Fichas de preguntas
Las chas de preguntas, se deben imprimir en letra grande y en el modelo Ficha, siguiente. En el capitulo 7 se ilustra sobre la preparacin del material y el proceso de aplicacin.
Modelo de preguntas para aplicar el ejercicio en una Asociacin de productores: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. La frase con nimo de lucro quiere decir Una Asociacin de productores es Las mximas instancias en la toma de decisiones en la organizacin son, en su orden de importancia La organizacin se constituy para (objeto social) Un buen gerente para la organizacin es El concepto de Planes de Negocios tiene que ver con En las Asambleas Generales de asociados se presentan balances y estados nancieros con el n de Qu es un estado de G & P? Un cierre de ao scal quiere decir Qu debemos hacer los asociados para mejorar la situacin de la organizacin? Un conicto es Qu consideran ustedes que es la Participacin Plena? Cul consideran que es el mayor problema del cultivo en la organizacin? Para obtener un producto de buena calidad, usted debe
162
15. Qu consideran que es la equidad de gnero? 16. Uno de los derechos que tiene el asociado de la organizacin es 17. Un deber que tienen los socios de la organizacin es 18. La funcin de (Nombre del operador) como parte del proyecto es 19. Un socio activo es 20. Los jvenes
Modelo de preguntas para aplicar el ejercicio en una Cooperativa de productores: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. La frase con nimo de lucro quiere decir Una Cooperativa de productores es Las mximas instancias en la toma de decisiones en la organizacin son, en su orden de importancia La organizacin se constituy para (objeto social) Un buen gerente para la organizacin es El concepto de Planes de Negocios tiene que ver con En las Asambleas Generales de cooperados se presentan balances y estados nancieros con el n de Qu es un estado de G &P? Un cierre de ao scal quiere decir Qu debemos hacer los cooperados para mejorar la situacin de la organizacin? Un conicto es Qu consideran ustedes que es la Participacin Plena? Cul consideran que es el mayor problema del cultivo en la organizacin? Para obtener un producto de buena calidad, usted debe
163
NDICE ICO
15. Qu consideran que es la equidad de gnero? 16. Uno de los derechos que tiene el cooperado de la organizacin es 17. Un deber que tienen los socios de la organizacin es 18. La funcin de (Nombre del operador) como parte del proyecto es 19. Un socio activo es 20. Los jvenes
5.2
Fichas de respuestas para ubicar en el tablero
Las chas de respuestas, se deben imprimir en letra grande y en tamao carta, de forma horizontal, para que sea fcil su identicacin a mediana distancia como se observa en la foto siguiente. En el capitulo 7 de ilustra sobre la preparacin del material y el proceso de aplicacin.
Ficha de respuesta anverso y reverso
164
Modelo del contenido de chas:
1.
A.
Con el n de ganar dinero
2.
C.
Persona jurdica de desarrollo social comunitario, sin nimo de lucro, conformada por asociados, productores locales, para bien de los asociados
3.
A.
Asamblea General, Junta Directiva, Revisor Fiscal y Administrador o Gerente
4.
Producir y comercializar. (Colocar la respuesta acertada de acuerdo con la organizacin especca que se est diagnosticando)
A.
165
NDICE ICO
5.
B.
Quien conoce la estructura organizacional misin y visin de la organizacin; desarrolla planes de accin y negocios, cumple metas etc.
6.
C.
Planes y estrategias de la Gerencia y la Junta para el cumplimiento del objeto social
7.
B.
Dar a conocer a los asociados el cumplimiento anual de metas, para que sean aprobadas o rechazadas.
8.
B.
Balance presentado al cierre de cada ao scal donde se muestran ganancias y prdidas de la organizacin en ese perodo
9.
B.
El da en que contablemente se cierran las operaciones de un perodo de un ao y se realizan los balances generales
10.
A.
Evaluar la situacin de debilidades y fortalezas para generar planes de accin y de negocios de acuerdo con el diagnstico y las posibilidades reales de la organizacin
166
11.
B.
Un desacuerdo entre las partes que se puede resolver
12.
C.
Cuando discutimos entre todos las decisiones a tomar y planeamos los proyectos juntos
13.
B.
Escribir la respuesta que aplique con la realidad de la organizacin que se est diagnosticando, ejemplo: Problemas tosanitarios, falta de recursos etc)
14.
B.
Comprender y aplicar las recomendaciones tcnicas apropiadas al cultivo
15.
C.
Que las mujeres participen tambin en las decisiones de la organizacin
16.
A.
Participar en la administracin de la organizacin
167
NDICE ICO
17.
C.
Aceptar y cumplir elmente las directrices de la Organizacin conforme a los estatutos y las decisiones de las directivas
18.
B.
Es el operador del proyecto y el responsable de la administracin de los recursos, capacitacin y asistencia tcnica (vericar que aplique)
19.
C.
Aquel que asiste y participa en asambleas, eventos y decisiones de la Organizacin
20.
C.
Deben integrarse a la organizacin para as aportar ideas novedosas, entrenarse y aprender de la experiencia para renovar
168
Modelo de chas de respuestas para aplicar el ejercicio en una Cooperativa de productores: Las respuestas son las mismas, salvo la respuesta No. 3 dada la naturaleza jurdica de una cooperativa. Es necesario, revisar las respuestas de acuerdo con las indicaciones en cada una del listado anterior, igualmente.
3.
A.
Asamblea, Concejo de Administracin, Revisor Fiscal y Administrador o Gerente
5.3
Son cinco (5) cartones. Como se observa, se debe colocar la respuesta correcta en el mismo tem, que se coloque la respuesta acertada, en las chas de respuesta. Por ejemplo, en las chas de respuesta, para la pregunta 1, la respuesta acertada es la A como igual sucede en los cartones. La organizacin usar los logos respectivos.
169
NDICE ICO
Modelo cartones de respuestas
170
171
NDICE ICO
ANEXO
FORMATO PARA LA ASIGNACIN DE PUNTAJES *
Organizacin: ICO I "PUNTAJE TOTAL OBTENIDO(100)" "Econmica y financiera(15)" "Diligencie solo la columna de este color. El formato calcula el puntaje obtenido" Fecha DD/MM/AA "Democracia(20)" 16 "Servicios(35)" 3 "Gerencia, administracin y gestin (20)" 9 "Desarrollo humano(10)" 10 Valoracin de Factor de Puntaje AREA / TEMA CATEGORAS INDICADORES OPCIONES DE RESPUESTA la respuesta ponderacin obtenido Manejo Democrtico Junta Conformacin Completa 1 1 1 y participativo Administradora Incompleta 0 0 0 Frecuencia de reuniones De acuerdo con los estatutos 1 1 1 Espordicamente 0 0 0 No se reune 0 0 0 Actas y registros Llevan actas 1 1 1 No llevan 0 0 0 Subtotal Puntaje Junta Administradora mximo 3 3 Funcionamiento Frecuencia de reuniones Por lo menos 2 veces al ao 1 1 1 Asambleas Menos de dos veces al ao 0 0 0 No se reune 0 0 0 No. de socios asistentes Mas del 50% 1 1 1 Menos del 50% 0 0 0 Actas y registros Si 1 1 1 No 0 0 0 Subtotal Puntaje Funcionamiento Asambleas mximo 3 3 Participacin Conocimiento de estatutos Mas de la mitad 0 2 0 Menos de la mitad 0 0 0 Ninguno 0 0 0 Comits conformados Mas de 3 0 1 0 Menos de 3 0 0 0 Ninguno 0 0 0 Comunicacin rgano de difusin propio 0 1 0 No usan ninguno 0 0 0 Subtotal Puntaje Participacin mximo 4 0 Base social Planeacin participativa Con representantes o socios 1 4 4 La Junta Directiva 0 1 0 Gerente 0 0 0 Toma de decisiones Con representantes o socios 1 3 3 La Junta Directiva 0 1 0 Gerente 0 0 0 Informacin sobre decisiones Socios 1 3 3 Junta Directiva 0 2 0 Gerente 0 1 0 Subtotal Puntaje Base Social mximo 10 10 SUBTOTAL DE MANEJO DEMOCRTICO Y PARTICIPATIVO 20 16 ICO II 43 5
172
*Fuente: Programa MIDAS de USAID, Componente de Agronegocios, ao 2008, con base Programa ADAM de USAID 2007.
ANEXO 6: ASIGNACIN DE PUNTAJES
AREA / TEMA Situacin econmica y financiera
CATEGORAS Patrimonio de la asociacin Sede
INDICADORES
Propia y/o Comodato En Arriendo No tiene Muebles y Propia y/o Comodato equipos (Mayora) En Arriendo No tiene Otros bienes Tiene No tiene Subtotal Puntaje Patrimonio de la asociacin mximo Capital de trabajo Fuentes de recursos Solo recursos propios Recursos propios y externos Solo recursos extrenos No tiene Comportamiento de los recursos Creciente Constante Decreciente Subtotal Puntaje Capital de trabajo de la asociacin mximo SUBTOTAL SITUACIN ECONMICA Y FINANCIERA Capacidad gerencial, Gerencia Plan de accin Tiene administrativa y de gestin No tiene Mecanismo de Si evala evaluacin de la gestin No evala Plan de negocios Tiene No tiene Recursos humanos contratados Tiene No tiene Manejo de computadores Mas de uno Solo uno Ninguno Subtotal Puntaje Gerencia de la asociacin mximo Administracin Inforrmes financieros Llevan informes y contables No los llevan Cuenta bancaria Si No Obligaciones tributarias al da Si No Prdidas y Ganancias Creciente Estable No tiene o Decreciente rganos de control Si No Subtotal Puntaje Administracin de la asociacin mximo
Valoracin de la respuesta 0 0 1 0 0 1 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 1 0 1 0
Factor de ponderacin 3 1 0 3 1 0 1 0 7 4 3 2 0 4 1 0 8 15 1 0 1 0 2 0 1 0 2 1 0 7 2 0 1 0 1 0 2 1 0 1 0 7
Puntaje obtenido 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 3 0 0 0 1 0 4 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 1 0 0 1 0 1 0 5
173
NDICE ICO
AREA / TEMA
CATEGORAS Gestin
INDICADORES Gestin en los ltimos tres aos
Valoracin de la respuesta 1 0 1 0 1 0 0 0 0 0
Factor de ponderacin 1 0 1 0 2 1 0 2 1 0 6 20 3 2 0 3 2 0 6 2 1 0 3 1 0 3 1 0 4 1 0 3 1 0
Puntaje obtenido 1 0 1 0 2 0 0 0 0 0 4 9 0 0 0 3 0 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
S No Proyectos aprobados Uno o mas Ninguno Relacin con otras organizaciones Con mas de una organizacin Con solo una Con ninguna Suscripcin de contratos con Mas de un contrato entidades pblicas o privadas Solo un contrato Ningn contrato Subtotal Puntaje Gestin de la asociacin mximo SUBTOTAL SITUACIN GERENCIA, ADMINISTRATIVA Y DE GESTIN Servicios ofrecidos a los asociados o a la comunidad o a terceros Servicios financieros, comerciales Mas de dos modalidades Una sola modalidad No tiene Comerciales Mas de una modalidad Tiene una No tiene Subtotal Puntaje s. financieros y comerciales mximo Servicio de De informacin Si tiene ms de un servicio Capacitacin Si tiene solo uno y Asistencia No tiene Tcnica De formacin tcnica Si tiene ms de un servicio - Ambiental de productores Si tiene solo uno No presta De formacin ambiental Si tiene ms de un servicio de productores Si tiene solo uno No presta De formacin y actualizacin Si tiene ms de un servicio de tcnicos Si tiene solo uno No tiene Servicios tcnicos en predios Si tiene ms de uno a los socios Si tiene solo uno Si no tiene Financieros
0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
174
ANEXO 6: ASIGNACIN DE PUNTAJES
AREA / TEMA
CATEGORAS
INDICADORES Recomendaciones para el manejo del cultivo Visitas de asistencia tcnica a los cultivos Seguimiento a productores atendidos
OPCIONES DE RESPUESTA Si tiene mas de un servicio Si tiene solo uno No tiene Si tiene mas de uno Si tiene solo uno Si no presta Si tiene No hace
Valoracin de la respuesta 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Factor de ponderacin 4 1 0 4 1 0 3 0 26 3 1 0 3 35
Puntaje obtenido 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 2 0 0 2 0 1 0 2 0 0 2 0 0 1 0 10
Subtotal Puntaje s. capacitacin y asistencia tcnica Otros servicios Servicios sociales Si tiene mas de uno Si tiene solo uno Si no presta Subtotal Puntaje s. otros servicios SUBTOTAL SERVICIOS A SOCIOS Y A LA COMUNIDAD Habilidades y capacidades en el desarrollo humano Capacitacin y sensibilizacin Dinmicas de cooperacin y conflicto Capacitacin recibida Mas de dos capacitaciones Solo una Ninguna Cooperacin Conflicto o no tiene Cooperacin Conflicto Cooperacin Conflicto en resolucin Conflicto no resuelto Hombres y mujeres en Cargos de Decisin Mujeres solo como socias No participan
Relacin con la comunidad Relaciones internas de la asociacin Relacin con el estado
1 0 0 1 0 1 0 1 0 0 1 0 0 1 0
2 1 0 2 0 1 0 2 1 0 2 1 0 1 0 10
Equidad de gnero
Participacin y toma de decisiones
Programas dirigidos a las familias Si tienen y/o a las mujeres No tienen SUBTOTAL HABILIDADES Y CAPACIDADES EN EL DESARROLLO HUMANO
PUNTAJE TOTAL INDICE ICO
100
43
175
NDICE ICO
7
ANEXO
PROTOCOLO DE APLICACIN DEL FORMATO PARA LA ASIGNACIN DE PUNTAJES1
Funciones
Registrar los valores de medicin, de los niveles de desarrollo de una organizacin, de acuerdo con la ponderacin de la informacin recolectada, en los ejercicios participativos de la Encuesta a directivos y el Bingo Organizacional. Presentar los puntajes de desempeo, que muestra cules son las reas de mayor fortaleza en gestin y cules aquellas reas en las que se requiere mayor atencin para fortalecer la gestin de la organizacin. Proveer informacin al equipo del proyecto, al conanciador y a las organizaciones de productores que gestionan fortalecimiento organizacional. Documentar el avance de las actividades del programa de fortalecimiento que se haya propuesto la organizacin
1 Fuente: Programa MIDAS de USAID, Estructuracin documento gua para la aplicacin del ndice ICO Componente de Agronegocios ao 2009, con base en instrumento 2 ICO Programa ADAM AO 2007.
176
ANEXO 7: FORMATO PARA LA ASIGNACIN DE PUNTAJES
Dirigido a:
Facilitador (es), equipo responsable del fortalecimiento organizacional y organizacin de productores.
Requisitos previos:
Haber realizado, en su orden. los dos ejercicios participativos de recoleccin de informacin, la Encuesta a Directivos y el Bingo Organizacional Tener el formato de encuesta a directivos diligenciado. El facilitador conoce, en detalle, el contenido de la encuesta que se va a diligenciar. Hacer una copia del aplicativo o formato, para trabajar en ella y proteger el formato original, para tenerlo como reserva modelo en aplicaciones futuras. Tenga en cuenta que se debe diligenciar solamente la columna de color amarillo Valoracin de la respuesta, como lo indica el recuadro en la parte superior derecha del formato. Las dems columnas, sern calculadas de forma automtica por el aplicativo mismo.
177
NDICE ICO
La asignacin de los puntajes la hace el facilitador. Es ideal que lo acompae la persona que le apoy en la realizacin de los dos ejercicios de recoleccin de informacin.
Procedimiento:
El formato se distribuye en tres (3) bloques de informacin: Datos de la organizacin, resumen de los puntajes y detalles de los puntajes asignados por reas o temas.
1
El facilitador llena los datos referidos, en los dos primeros bloques de informacin, en la parte inicial del formato que indican, el nombre de la organizacin, el registro de si es el primer ndice ICO o el Segundo ndice ICO que se diligenciar (Aparece como ICO I __ ICO II __), y la fecha de diligenciamiento (DD/MM/AA), en la parte izquierda de la hoja, despus del ttulo. La asignacin de los puntajes se hace en el tercer bloque del formato, que registra los puntajes, desagregados, para cada opcin de respuesta, teniendo en cuenta el indicador, la categora y el rea o tema a ponderar. El facilitador asigna los nmeros 1 o 0 en la quinta columna, Valoracin de la respuesta. Debe asignar 1 cuando la respuesta es armativa o aplica, para el caso de la organizacin. Debe asignar 0 cuando considere que la respuesta es negativa o no aplica para la organizacin.
178
Tenga en cuenta que hay respuestas, excluyentes una de la otra. Por ejemplo en la categora Junta administradora, est el indicador Conformacin. Si se asigna 1 en la opcin de respuesta Completa, deber entonces asignarse 0 en la opcin de respuesta Incompleta o viceversa, pero nunca el mismo valor asignado para las dos opciones. El ejemplo siguiente, muestra puntajes asignados en la columna correspondiente, Valoracin de la respuesta para la situacin econmica y nanciera, la capacidad administrativa y de gestin:
AREA / TEMA Situacin econmica y financiera
CATEGORAS Patrimonio de la asociacin Sede
INDICADORES
Propia y/o Comodato En Arriendo No tiene Muebles y Propia y/o Comodato equipos (Mayora) En Arriendo No tiene Otros bienes Tiene No tiene Subtotal Puntaje Patrimonio de la asociacin mximo Capital de trabajo Fuentes de recursos Solo recursos propios Recursos propios y externos Solo recursos extrenos No tiene Comportamiento de los recursos Creciente Constante Decreciente Subtotal Puntaje Capital de trabajo de la asociacin mximo SUBTOTAL SITUACIN ECONMICA Y FINANCIERA Capacidad gerencial, Gerencia Plan de accin Tiene administrativa y de gestin No tiene Mecanismo de Si evala evaluacin de la gestin No evala Plan de negocios Tiene No tiene Recursos humanos contratados Tiene No tiene Manejo de computadores Mas de uno Solo uno Ninguno Subtotal Puntaje Gerencia de la asociacin mximo Administracin Inforrmes financieros Llevan informes y contables No los llevan Cuenta bancaria Si No Obligaciones tributarias al da Si No Prdidas y Ganancias Creciente Estable No tiene o Decreciente rganos de control Si No Subtotal Puntaje Administracin de la asociacin mximo
Valoracin de la respuesta 0 0 1 0 0 1 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 1 0 1 0
Factor de ponderacin 3 1 0 3 1 0 1 0 7 4 3 2 0 4 1 0 8 15 1 0 1 0 2 0 1 0 2 1 0 7 2 0 1 0 1 0 2 1 0 1 0 7
Puntaje obtenido 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 3 0 0 0 1 0 4 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 1 0 0 1 0 1 0 5
179
NDICE ICO
Es ideal que la sexta columna Factor de ponderacin permanezca oculta en el aplicativo, para evitar generar errores en los clculos automticos. Esta sexta columna es la responsable de emitir los clculos nales. La sptima columna no ser diligenciada por el facilitador. Esta columna emite los resultados de manera automtica y muestra los niveles de desarrollo de la organizacin. Los datos de esta columna son la base de anlisis y preparacin del diagnstico de la organizacin. En el anexo 6 de este documento gua para la aplicacin del ndice de Competencias Organizacionales ndice ICO, se presenta el formato completo. Como se puede observar en el cuadro siguiente, cada categora tiene un puntaje subtotal, que suma el puntaje total del rea o tema. Estos datos son la fuente de diagnstico de la organizacin y son la base en la priorizacin de actividades de fortalecimiento:
180
PUNTAJES POR REA Y CATEGORA

REA / TEMA CATEGORA
Puntajes mximos Subtotales Puntajes mximos Totales
Manejo democrtico y participativo
Junta administradora Funcionamiento de Asambleas Participacin Base social Patrimonio de la asociacin Capital de trabajo Gerencia Administracin Gestin Servicios financieros y comerciales Servicios de capacitacin y asistencia tcnica ambiental Otros servicios Capacitacin y sensibilizacin Dinmicas de cooperacin y conflicto Equidad de gnero
3 3 4 10 7 8 7 7 6 6 26 3 2 5 3 10 35 20 20
Situacin Econmica y Financiera
15
Capacidad gerencial, administrativa y de gestin
Servicios ofrecidos a los asociados o a la comunidad o a terceros
Habilidades y capacidades en el desarrollo humano
181
NDICE ICO
8
ANEXO
PLAN DE FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL Formulado con base en el ndice ICO
Contenido
INTRODUCCIN OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECFICOS RESULTADOS DE DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL PROPUESTA ESTRATGICA DE FORTALECIMIENTO DE LA ORGANIZACIN RECOMENDACIONES GENERALES
182
ANEXO 8: PLAN FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL
PROPUESTA GENERAL PARA EL FORTALECIMIENTO DE UNA ASOCIACIN GREMIAL DE PRODUCTORES AGRCOLAS
Introduccin
El Programa MIDAS de USAID, como modelo de desarrollo alternativo para generar nuevas fuentes de ingreso y empleo con el sector privado, promueve la creacin de negocios o la ampliacin de los existentes, basado en el apoyo tcnico y nanciero, con la condicin de que sean lcitos, integrales y sostenibles. Desde uno de los cuatro componentes del Programa MIDAS de USAID, el componente de Agronegocios, se conancian proyectos de desarrollo rural en seis corredores geogrcos donde se implement el Programa MIDAS de USAID, en cumplimiento de los propsitos de estimular el desarrollo de negocios agrcolas y/o agroindustriales del sector privado con enfoque de cadena de valor, que involucren hectreas y familias de campesinos en la produccin de cultivos lcitos y generen empleo e ingresos alternativos sostenibles. La base de desarrollo de los proyectos conanciados por el Programa es la Organizacin, entendida como la operacin de un sistema integrado de reas estratgicas de trabajo para lograr metas u objetivos comunes.
183
NDICE ICO
Los corredores geogrcos de implementacin del Programa MIDAS de USAID, si bien cuentan con condiciones agroecolgicas adecuadas para las actividades agrcolas productivas, enfrentan situaciones crticas de pobreza, bajos niveles de educacin de su poblacin, inadecuada infraestructura bsica y presencia de cultivos ilcitos que hacen poco probable la vinculacin de inversionistas privados y el acceso a nuevas tecnologas que contribuyan a generar desarrollo econmico. Las organizaciones en las cuales el Programa MIDAS de USAID hace aportes para el desarrollo de proyectos, se sustentan en una produccin agropecuaria desarrollada esencialmente por pequeos productores, que en algunos casos tiene un componente de adecuacin o de procesamiento agroindustrial y un componente comercial de vinculacin a los mercados. Estas condiciones particulares y la necesidad de que en el mediano plazo las comunidades locales participen en el manejo de las empresas, hace necesario un proceso de fortalecimiento organizacional de tipo social y empresarial orientado a consolidar una gestin productiva y comercial efectiva, basada en trabajo asociativo y en el desarrollo o incremento de habilidades administrativas que faciliten una eciente autogestin y una insercin favorable de sus productos en los mercados. Por ello, el Programa MIDAS de USAID a travs de su componente de Agronegocios en la Unidad de Fortalecimiento Organizacional, previa realizacin de un diagnstico organizacional participativo (Aplicacin de la herramienta ndice de Competencias Organizacionales ndice ICO) a la Asociacin Gremial de produccin agrcola, propone el ajuste e incorporacin de estrategias y actividades al rol de la organizacin
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actual, de manera tal que le permitan consolidarse en su gestin empresarial efectiva en el mediano plazo. El presente documento se considera la gua de implementacin del nuevo plan de Fortalecimiento de la organizacin. Incluye dos captulos en su estructura, uno que muestra la caracterizacin y diagnstico actual de desempeo organizacional y otro que concreta los objetivos de formacin en un plan de accin detallado. Es necesario destacar que las armaciones hechas, en esta propuesta, especialmente en lo referente al diagnstico, en ningn momento pretenden desconocer los avances en la gestin y el desempeo de LA ASOCIACIN GREMIAL, por el contrario, reconoce el esfuerzo y tiene el propsito de fortalecer el proceso organizativo iniciado por el equipo y de apoyar su consolidacin efectiva en el menor tiempo posible.
Objetivo general
Mejorar la capacidad de gestin del recurso humano de la ASOCIACIN GREMIAL (Equipo directivo y comunidad de base) para que sea ms eciente y ecaz en la administracin de negocios rentables y sostenibles en el tiempo, que busquen el mejoramiento del nivel de vida de las familias vinculadas.
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Objetivos especficos
Fortalecer en la organizacin el proceso de consolidacin de sistemas de planeacin, manejo y control del negocio, para mejorar la gestin productiva y comercial. Fortalecer las capacidades individuales y colectivas de la organizacin y de sus asociados, de manera que sus decisiones sean de calidad y su gestin cada vez ms efectiva.
Resultados del diagnstico organizacional realizado
El contexto actual de desempeo de la ASOCIACIN GREMIAL DE PRODUCTORES AGRCOLAS (cacao), muestra unos resultados de diagnstico que sugieren ajustes, tanto en estructura organizacional como en el desempeo operativo de funciones, para lograr la consolidacin socio empresarial en benecio de la comunidad asociada. En dichos ajustes se requiere involucrar a todos los participantes en la organizacin (Equipos directivos, comunidad de base asociada y personal responsable del desarrollo de actividades socio empresariales de los negocios).
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PUNTAJE TOTAL OBTENIDO (100)
59/100
Democracia (20) Gerencia, administracin y gestin (20)
13/20
Servicios a los socios Desarrollo humano
7/35
Econmica y financiera
14/15
16/20
8/10
Se plantean ajustes en la estructura organizacional porque si bien es cierto que la ASOCIACIN GREMIAL cuenta con recursos y ha avanzado en una conformacin de equipo de trabajo y de instancias de decisin, tiene debilidades muy pronunciadas en cuanto a servicios a los socios y toma de decisiones prioritarias. Esto tiene una incidencia directa en los niveles de produccin puesto que el servicio de Asistencia tcnica, que es considerado fundamental en el negocio, es incipiente y los productores solicitan con urgencia mayor atencin a los cultivos. Esto incide, adicionalmente, en el sentido de perteneca de los productores por su organizacin y en los niveles de conanza de sus directivos. El siguiente diagrama ilustra sobre los aspectos relevantes analizados y las recomendaciones a tener en cuenta en cada caso para el fortalecimiento organizacional.
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Generalidades Equipo Directivo Comunicaciones

Definicin estrategia de comunicaciones Produccin de materiales Gestin interinstitucional Comprensin de la dimensin de los negocios Comprensin de los roles directivos Comprensin y aplicacin reglas de juego. Planeacin y seguimiento
Organizacin
(Unidad productiva) Social
Generacin de pertenencia Vinculacin y participacin de las familias Acompaa/social (Eventos especiales) Formacin participativa
Comercial
Conformacin Unidad Comercial Identificacin de productos y mercados Gestin comercial (contactos y negocios)
Tcnico y Ambiental
Conformacin Unidad Tcnica Plan Asistencia Tcnica Unificacin Criterios y Formacin de productores Sensibilizacin Ambiental
Principales aspectos analizados
Principales recomendaciones de ajuste al desempeo organizacional
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La ASOCIACIN GREMIAL, requiere de manera prioritaria acompaamiento y asesora permanente para el mejoramiento de su desempeo organizacional que le potencialice un manejo directivo apropiado y efectivo y le asegure un uso cada vez ms eciente de los recursos en torno al negocio del cacao, en este caso, como negocio principal del rol empresarial. A continuacin se sugiere cmo mejorar el desempeo organizacional.
Resultados del diagnstico organizacional realizado
En consecuencia con el diagnstico y con las principales recomendaciones para el mejoramiento del desempeo organizacional, a continuacin se proyectan cada una de las acciones propuestas:
La Asociacin Gremial en el corto tiempo de su conformacin (3 aos de gestin), ha logrado captar recursos importantes para el bien de su comunidad y del desempeo de los negocios; sin embargo, se requiere que la organizacin haga un esfuerzo por analizar, desde un punto de vista especializado, la planeacin, ejecucin y seguimiento de sus gestiones y sus recursos, teniendo en cuenta las prioridades de los negocios y los niveles de desarrollo de los mismos.
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Si bien la organizacin cuenta con una estructura administrativa y nanciera que le ayuda en su gestin empresarial cotidiana, es necesario hacer modicaciones en la estructura organizacional. La organizacin ha venido funcionando con una Gerencia y un equipo responsable del proyecto productivo de cacao. La Asociacin Gremial, ha incrementado su rol en vinculacin de proyectos y negocios, y requiere tener una visin ms integrada de negocios. Hoy se desenvuelve por la directriz del proyecto de turno que le conancia y con cobertura de un nmero especco de productores vinculados a dicho proyecto. En este sentido, es necesario potencializar el rol empresarial de la ASOCIACIN GREMIAL, que garantice la gestin organizativa con los productores asociados. Se sugiere, como prioridad, ajustar una nueva estructura organizacional que le oriente, de manera certera a la ASOCIACIN GREMIAL, en la planeacin y gestin eciente de recursos y le ayude a desempearse como empresa productiva en pro del benecio de sus asociados. Para ello, se propone la siguiente estructura organizativa:
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Asamblea de Asociados Revisor Fiscal Junta Directiva Gerente de Negocios
Negocio 1 (Cacao)
Negocio 2 (Insumos)
Coordinacin Social y de Desarrollo Humano
Coordinacin Tcnica Cacao
Coordinacin de Comercializacin
Coordinacin Administrativa y Financiera
Produccin
Poscosecha
La propuesta incorpora a la organizacin la Gerencia de negocios, que debe liderar la consolidacin de los negocios de la ASOCIACIN GREMIAL. Este cargo requiere un perl profesional del rea econmica y nanciera, con amplia experiencia en desarrollo de negocios agropecuarios y habilidades gerenciales (Ver trminos de referencia para el cargo gerente de negocios y otros cargos, en el anexo X). Este cargo tendr la responsabilidad de formular y anar el plan de accin de la organizacin y de liderar los procesos de reestructuracin de la misma, en torno a los negocios actuales. As mismo, el cargo se har responsable de integrar las estrategias de trabajo e integracin de los negocios en desarrollo y futuros. El gerente de negocios tendr como encargo especial el apoyo en el fortalecimiento de las instancias directivas de la organizacin (Junta Directiva), en cabeza de la coordinacin social y de desarrollo humano.
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Se espera que en la medida que los negocios crezcan se incorporen gradualmente, directores de negocios especcos. Por ahora, dado que el rol de la organizacin lo permite, se tendr como dependencia directa de la gerencia de negocios, el equipo responsable del negocio de cacao de la organizacin (Coordinacin social y de desarrollo humano, coordinacin tcnica, coordinacin comercial y coordinacin administrativa y nanciera), que ya viene operando.
Generalidades Equipo Directivo
Si bien, est conformado el equipo directivo de la organizacin, es necesario reforzar el nivel de conocimiento y apropiacin de Comprensin de la dimensin de los negocios cada directivo, de las reglas de juego de la organizacin y de su rol como lder y, como Comprensin de los roles directivos responsable de la toma de decisiones en Comprensin y aplicacin la direccin apropiada de los negocios de reglas de juego. la ASOCIACIN GREMIAL.
Planeacin y seguimiento
Se requiere reforzar la comprensin de los directivos sobre la dimensin de los negocios en los cuales tienen inversiones. Esto incluye anlisis de costos, inversiones y resultados esperados, para lo cual se contar con el apoyo de la gerencia de negocios. El fortalecimiento de la Junta directiva, en torno a la organizacin y su rol empresarial, estar liderado por la coordinacin social y de desarrollo humano, quien gestionar la consecucin de los apoyos interinstitucionales adicionales que se requieran en torno a la formacin de equipos directivos (Caso SENA, por ejemplo).
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Igualmente se requiere que el equipo directivo de la ASOCIACIN GREMIAL asuma el liderazgo en la formulacin de planes de seguimiento de las actividades y resultados esperados de los negocios de la Organizacin, de tal manera que se garantice la toma de decisiones oportuna para corregir gestiones y procedimientos. Esta ser, igualmente, funcin de la coordinacin social y de desarrollo humano, con apoyo de la gerencia de negocios. Es necesario potencializar, en el rol del equipo directivo, aspectos de democracia y participacin de productores en aspectos de planeacin y toma de decisiones colectivas, esto generar mayor pertenencia de los productores tanto al proceso productivo como en el de cohesin de comunidad en benecio de los negocios. Es responsabilidad de la misma coordinacin de desarrollo social y desarrollo humano, promover la reactivacin de las reuniones locales de directivos en sus ncleos de trabajo correspondientes (Estas reuniones ya estn institucionalizadas pero no se desarrollan con la frecuencia inicialmente propuesta); para ello se denirn mecanismos de operacin de dichos encuentros locales. Es probable que la coordinacin social y de desarrollo humano requiera el apoyo de un experto en los temas directivos de la organizacin por un tiempo determinado (Asesoramiento jurdico o asesoramiento empresarial). Estas actividades para el fortalecimiento del equipo directivo, se concretan en reuniones de trabajo y ejercicios prcticos de formacin en la gestin directiva.
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Tcnico y Ambiental
Conformacin Unidad Tcnica Plan Asistencia Tcnica Unificacin Criterios y Formacin de productores Sensilbiizacin Ambiental
En los Aspectos tcnico y ambiental, que se consideran servicios prioritarios a la comunidad como garanta de produccin eciente, se requiere refuerzo. Inicialmente, la ASOCIACIN GREMIAL, debe centrar la prestacin de servicios a la comunidad productiva, en torno a la Asistencia tcnica de los cultivos de cacao, en este caso y, a la formacin de productores en el conocimiento del negocio y el manejo efectivo de los cultivos.
La comunidad que particip del diagnstico e inclusive el equipo tcnico y administrativo de la ASOCIACIN GREMIAL, manifestaron sta como una necesidad apremiante en el rol del negocio. Este fortalecimiento se concretar en la integracin de una unidad tcnica en cabeza de una coordinacin (Exigible, Ingeniero Agrnomo, con amplia experiencia en establecimiento y desarrollo de cultivos de cacao), la cual depender directamente de la gerencia de negocios. Esta coordinacin tendr la responsabilidad de disear y elaborar una nueva propuesta de Asistencia tcnica a cultivos, que garantice la cobertura total de productores asociados y que garantice presencia permanente de tcnicos en las ncas. Es deseable, que los tcnicos deban vivir en las 4 localidades de la organizacin, para lo cual se debe considerar la incorporacin de tcnicos agrcolas de la misma comunidad asociada y, que estn dispuestos a asumir el reto de mejoramiento productivo de las ncas.
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El Plan de Asistencia tcnica deber incluir Programacin de visitas a los predios, informes integrales de gestin, anlisis de costos, anlisis de dicultades encontradas en los cultivos y decisiones tomadas, as como retroalimentacin en actividades grupales de formacin participativa de productores. Otro aspecto fundamental, es que la coordinacin tcnica, deber programar reuniones peridicas del equipo tcnico en las cuales se unicarn criterios de asistencia tcnica y mejores opciones tecnolgicas para el cultivo. Estas reuniones debern ser complementadas con actividades de formacin de tcnicos, para lo cual la coordinacin social y de desarrollo humano gestionar los apoyos interinstitucionales correspondientes (Encuentros de tcnicos en la regin, giras tecnolgicas, formacin en metodologas de capacitacin rural etc). Adicionalmente, la coordinacin tcnica ser responsable de las gestiones de formacin de productores y concientizacin ambiental, junto con la coordinacin social y de desarrollo humano, mediante la aplicacin de metodologas de capacitacin participativas, como las Escuelas de Campo de Agricultores ECAS- en las cuales la organizacin tiene experiencia. La sistematizacin de las actividades puntuales de formacin, estarn a cargo de cada uno de los integrantes de la coordinacin tcnica en campo, e integralmente de la coordinacin administrativa y del rea de seguimiento responsable de la elaboracin de informes consolidados.
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En el Aspecto comercial la ASOCIACIN GREMIAL ha tenido avances signicativos, sin embargo, se sugiere, como parte de Conformacin la nueva estructura empresarial, denir Unidad Comercial roles especcos al cargo con dedicacin Identificacin de especca. La coordinacin comercial productos y estar a cargo de la gestin de mercados, mercados lo cual incluye conocimiento suciente Gestin comercial del cultivo y del producto a comercializar, (contactos y negocios) anlisis de informacin pertinente y actualizada de la dinmica de mercado, contactos comerciales permanentes y consolidacin de negocios efectivos. Es necesario que la ASOCIACIN GREMIAL asuma este rol especco y con dedicacin especial, dada la dinmica de posicionamiento gradual de la organizacin que ha adquirido a nivel regional y que se espera lograr a nivel nacional. En la regin de cobertura se estn gestando nuevos proyectos productivos de cacao que son potencial de negocio para la Organizacin.
4
Comercial
La coordinacin comercial, incorporar una persona para el cargo. Gradualmente, y en la medida que el negocio lo amerite, se incorporar ms personal de apoyo al rea comercial. La coordinacin comercial tendr dependencia directa de la gerencia de negocios e indirecta de la coordinacin tcnica. Igualmente, prestar apoyo a la coordinacin social y de desarrollo humano en los casos que amerite el trabajo interinstitucional (Ver en el anexo XXX trminos de referencia especcos para el cargo).
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La comunidad vinculada a la ASOCIACIN GREMIAL ha recibido formacin en Social temas sociales, sin embargo, es necesario Generacin de incrementar el grado de pertenencia pertenencia y conanza por la organizacin, con Vinculacin y estrategias que incluyan capacitacin participacin de las grupal participativa, actividades de familias sensibilizacin y comprensin de Acompaa/social los negocios propios y desarrollo (Eventos especiales) Formacin participativa de estrategias comunicativas y de divulgacin. Para ello, la coordinacin social y de desarrollo humano incorporar actividades ldicas y de participacin de la familia en las actividades de formacin de productores, las cuales incluyen temas sociales y empresariales que generan comunidad productiva. Se tendrn en cuenta igualmente, el desarrollo de eventos especiales en los cuales participen los jvenes de la comunidad con proyeccin de potencializar liderazgos locales en torno al negocio y a la cohesin organizacional.
5
Como ejemplos de eventos especiales pueden considerarse encuentros peridicos de evaluacin participativa de conocimientos alrededor de actividades ldicas como encuentros deportivos, exposiciones de productos y concursos entre otros. Estas actividades garantizan el monitoreo de la incorporacin de aprendizaje y promueven la toma de decisiones participativa.
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La coordinacin social y de desarrollo humano gestionar los enlaces interinstitucionales a que haya lugar para efectos de promover el desarrollo social comunitario con integracin de la familia.
Comunicaciones
Definicin estrategia de comunicaciones Produccin de materiales Gestin interinstitucional
Es necesario, que la ASOCIACIN GREMIAL, dena y desarrolle estrategias comunicativas y de divulgacin sobre el desempeo organizacional y de avances en resultados de los negocios, a la comunidad asociada. Esto promueve la generacin de pertenencia por la organizacin y mayor compromiso de los asociados en el rol que les corresponde.
Por otra parte, genera un mayor posicionamiento organizacional en la regin, lo cual redunda en benecios, como negocios potenciales y de gestin interinstitucional de cooperacin. El equipo tcnico y de desarrollo social, en direccin de la gerencia de negocios, denir los medios de comunicacin que considere ms pertinentes. Considerar la elaboracin de un boletn peridico sencillo que sea fcil de imprimir y que sea distribuido a la comunidad aprovechando la cobertura de los tcnicos en sus actividades de Asistencia tcnica permanente. Considerar igualmente la incorporacin de contenidos en la radio comunitaria del rea de incidencia de la organizacin. Para ello contar con la orientacin especca de la ocina asesora de comunicaciones del conanciador del proyecto.
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Adicionalmente, la coordinacin social y de desarrollo humano programar actividades de sensibilizacin e induccin de productores, en torno a los negocios en desarrollo. Para ello contar con la orientacin especca de la ocina asesora de comunicaciones del conanciador del proyecto.
Recomendaciones generales
La asesora en Fortalecimiento Organizacional, presenta algunas recomendaciones que facilitan el desarrollo del plan de implementacin de Fortalecimiento de la ORGANIZACIN GREMIAL: Es necesario que toda la organizacin, incluida la parte administrativa, participe en un evento de sensibilizacin sobre la incorporacin de la estrategia de Fortalecimiento Organizacional. Esto ayudar tengan un nivel de comprensin ptimo del nuevo esquema directivo y de operacin y, principalmente de los benecios que se obtendrn en trminos de mejoramiento del desempeo e incremento de productividad en las ncas cacaoteras. Se requiere que toda la organizacin y principalmente los equipos de direccin y operativos, conozcan la dimensin de los negocios de la ORGANIZACIN GREMIAL, en los cuales se desempean. Ejemplo: proyectos completos, los componentes del sistema productivo, los objetivos, la cobertura, el monto de los recursos, la forma de vinculacin de los productores y los principales aspectos
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de manejo de crditos, entre otros. Esto, permitir que se tenga un lenguaje comn y unos objetivos precisos de participacin de cada persona en los negocios. En esa media, el equipo asistir y aclarar inquietudes de los agricultores en caso que lo requieran. Hacer un esfuerzo por impulsar los ajustes metodolgicos de formacin y consolidar el modelo de las ECAS como estrategia de capacitacin participativa experimental, aprovechando la experiencia organizacional en la gestin de formacin de grupos rurales. El equipo responsable de los negocios debe hacer esfuerzos por incrementar permanentemente sus niveles de competencia, no solo en trminos metodolgicos sino de manejo adecuado de los sistemas productivos. El desarrollo operativo en campo de las actividades de formacin de productores se hace en jornadas de un da, con un mximo de dos sesiones por mes para cada grupo de productores. Una jornada de trabajo no debe exceder de 7 horas, incluidos los tiempos de descanso. Tener una buena lnea base, inicial de capacitacin tcnica en cada ciclo, permite mantener la claridad en los objetivos de capacitacin y tomar decisiones oportunas de ajuste en momentos de monitoreo y evaluacin propuestos.
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ANEXO X ASOCIACIN GREMIAL DE PRODUCTORES AGRCOLAS
ANEXO
Trminos de Referencia Descripcin del Cargo: Gerente de Negocios
Objetivo del cargo

Dirigir el desarrollo econmico, nanciero, administrativo, tcnico y social de los negocios de la Asociacin Gremial; disear y desarrollar estrategias efectivas para el buen desempeo empresarial de la Organizacin, que le generen posicionamiento en mercados y rentabilidad efectiva y permanente.
Requisitos del cargo
Profesin: Profesional del rea econmica, administrativa o ciencias anes, Experiencia: Mnima de 5 aos en cargos gerenciales y en desarrollo de negocios del sector agroindustrial, sustentada en manejo directivo y de equipos de trabajo interdisciplinar.
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Habilidades: Es indispensable que el candidato demuestre habilidades y experticia en el manejo de software ofce avanzado, bases de datos, sistemas de informacin y anlisis de informacin, y deseable que tenga experiencia en manejo de software contable y nanciero. Competencias sucientes gestin de contratacin y administracin de contratos Firmes conocimientos agroindustriales de gestin comercial de negocios
Alto nivel de compromiso y excelente presentacin personal Excelente manejo de relaciones interpersonales y disposicin para trabajo en equipo Es deseable que el profesional conozca la regin, especialmente en el rea de inuencia de la Organizacin.
Principales funciones a desempear
Representacin legal de la Organizacin Gremial y dirigir sus actividades de acuerdo con las orientaciones de la Asamblea de Socios, la Junta Directiva, las normas legales y de los estatutos de la Organizacin.
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Obrar como representante legal de la empresa y, en tal carcter, realizar los actos, celebrar los contratos y negocios jurdicos necesarios para que la empresa pueda cumplir sus nes; ordenar todos los pagos a cargo de la entidad, mediante las autorizaciones previas necesarias de los estatutos, los reglamentos de las decisiones de la Asamblea y de la Junta Directiva. Implementar y poner en marcha, para la Organizacin, la totalidad de los negocios y sus plataformas tcnicas necesarias. Designar el personal de la Organizacin y, celebrar para el efecto, los contratos correspondientes con estricta sujecin a la planta de personal, el manual de funciones y las escalas de remuneracin. Dirigir, coordinar y controlar el personal de la entidad y la ejecucin de sus funciones. Suscribir como representante legal de la Compaa, los actos o contratos que para el cumplimiento de sus objetivos deban expedirse o celebrarse. Adelantar las gestiones necesarias para obtener recursos para la Organizacin. Elaborar y presentar anualmente el presupuesto de ingresos y gastos de la Organizacin de cada ao a la Junta Directiva para su aprobacin.
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Disear reportes claros y prcticos que conservando la integridad de la informacin, sean tiles para el anlisis y toma de decisiones de las directivas de la Organizacin. Rendir a la Asamblea y a la Junta los informes que le soliciten. Administrar el patrimonio de la Organizacin Gremial de acuerdo con lo dispuesto por la Asamblea de socios, la Junta y los estatutos. Cumplir y hacer cumplir las decisiones de la Asamblea y de la Junta Directiva. Convocar a la Asamblea y a la Junta Directiva a reuniones ordinarias o extraordinarias, cuando lo establezcan los estatutos y cuando la necesidad as lo amerite. Presentar a la Asamblea y a la Junta, conjuntamente con el Revisor Fiscal, los Estados nancieros y los balances de la cuenta de la organizacin. Vigilar el normal funcionamiento administrativo de la organizacin y solicitar a los entes las asesoras que juzgue necesarias. Delegar en otros empleados de la Compaa las funciones previstas en los estatutos, u otras, previa autorizacin de la Junta Directiva.
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ANEXO XX ASOCIACIN GREMIAL DE PRODUCTORES AGRCOLAS
ANEXO
Trminos de Referencia Cargo: Coordinacin Tcnica
Objetivo del cargo
Dirigir el desarrollo tcnico de los proyectos de cacao y coordinar el trabajo, del equipo tcnico y de los productores vinculados, en torno al manejo eciente del cultivo de cacao para a la Asociacin Gremial en el departamento de xxxxx.
Requisitos del cargo

Profesional del rea agronmica, con experiencia mnima de cinco aos en el establecimiento, manejo, cosecha y poscosecha del cultivo de cacao y en el desarrollo de actividades de formacin de productores.
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Es deseable que el profesional conozca la regin, xxxx, especialmente en el rea de inuencia de la Organizacin.
Actividades
Coordinar el trabajo de los equipos tcnicos de campo responsables de la asistencia tcnica y de los rendimientos ecientes de produccin. Disear y elaborar una nueva propuesta de Asistencia tcnica a cultivos, que garantice la cobertura total de productores asociados y que garantice presencia permanente de tcnicos en las ncas. Participar y apoyar en el diseo de los programas de formacin y responsabilizarse de las gestiones de formacin de productores y concientizacin ambiental, junto con la coordinacin social y de desarrollo humano, mediante la aplicacin de metodologas de capacitacin participativas, con nfasis en Escuelas de Campo de Agricultores en las cuales la organizacin tiene experiencia Disear y apoyar la realizacin de actividades de formacin y refuerzo tcnico permanente del equipo a su cargo, con el n de unicar criterios de asistencia tcnica y denir mejores opciones tecnolgicas para el manejo del cultivo en la prestacin de servicios de Asistencia Tcnica en las ncas.
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Gestionar apoyos interinstitucionales correspondientes (Encuentros de tcnicos en la regin, giras tecnolgicas, formacin en metodologas de capacitacin rural etc), en la medida de sus posibilidades, para la actualizacin permanente del equipo tcnico a su cargo Programar y realizar actividades de anlisis de costos de produccin y rentabilidad del cultivo de cacao, con su equipo de trabajo, de tal manera que se promueva la concientizacin de control de inversiones por parte de los productores. Hacer el seguimiento tcnico y econmico a las siembras y mantenimiento de cultivos, con la correspondiente sistematizacin de informacin para la toma de decisiones oportuna y para la gestin de la que la gerencia de negocioso de la Asociacin Gremial. Coordinar la presentacin de los informes semanales de cumplimiento y avance del equipo tcnico a cargo y reportar al gerente de negocios Apoyar la evaluacin de las actividades de capacitacin tcnica en campo y proponer soluciones correctivas oportunas
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Participar en las reuniones peridicas de rendicin de cuentas que se programen con la comunidad asociada y con las instancias de decisin correspondientes. Reportar sus actividades, avances y logros mensuales a la gerencia de negocios de la organizacin.
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Tiempo de ejecucin del trabajo
El trabajo debe ser desarrollado durante un ao, contado a partir de XXXXXXX
Remuneracin
El trabajo tendr una remuneracin de $XXXXX (XXX) mensuales.
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Direccin
La persona estar bajo la direccin tcnica de la gerencia de negocios de la Organizacin Gremial y tendr relacin directa con las coordinaciones social, administrativa y comercial de la Organizacin. El cargo tendr bajo su responsabilidad el desempeo tcnico de los asistentes tcnicos responsables del trabajo de campo.
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PLAN DE ACCION DE FORTALECIMIENTO
Area - Actividades General Anlisis propuesta de reestructuracin y toma de decisiones Socializacin de reestructuracin a la comunidad asociada (Asamblea de socios) Reestructuracin Equipo de trabajo Convocatoria y vinculacin nuevo Gerente de Negocios Induccin sobre el negocio y puesta en comn (Equipo de trabajo) Plan de trabajo Coordinacin tcnica cacao Plan de trabajo Coordinacin comercial Plan de trabajo Coordinacin social y de desarrollo humano Socializacion e induccin sobre el negocio y el apoyo recibido por alguna entidad (Comunidad asociada) Fortalecimiento Organizacional (Tutoras de acompaamiento a la gestin directiva) Comprensin roles directivos en la Organizacin Comprensin dimensin del negocio y responsabilidades directivas en el mismo Revisin y Comprensin de Estatutos Organizacin Socializacin Estatutos comunidad asociada Diseo y definicin de planes de monitoreo y seguimiento Desarrollo de reuniones directivas, monitoreo y seguimiento Fortalecimiento Coordinacin Tcnica Conformacin de la coordinacin tcnica Elaboracin plan de asistencia tcnica Induccin Equipo plan de trabajo tcnico Asignacin de responsabilidades Equipo tcnico Taller unificacin de criterios y conceptualizacin tcnica y ambiental (actualizacin). Equipo tcnico Visitas de Asistencia tcnica Fortalecimiento en la Coordinacin comerical Conformacin de la coordinacin comercial negocio cacao Elaboracin plan de gestin comercial (con apoyo gerencia de negocios y coordinacin tcnica) Socializacin e induccin plan de gestin comercial productores asociados Socializacin e induccin plan de gestin comercial (Equipo de trabajo) Gestin comercial y de negocios Apoyo permanente actividades de formacin de productores
Unidad Reunin Eventos Reunin Gestin Reunin Documento Documento Documento Eventos Reunin Reunin Reunin Reunin Reunin Reunin Reunin Documento Reunin Reunin Taller Visitas Reunin Documento Reuniones Reuniones Contactos y acuerdos Reuniones
Mes 1 1 1 1
Mes 2
1 1 1 1 1 5 1
1 1 1 1 1
1 1
210
Mes 3
Mes 4
Mes 5
Mes 6
Mes 7
Mes 8
Mes 9
Mes 10
Mes 11
Mes 12
Responsable Junta Directiva Junta Directiva Junta Directiva Junta Directiva Gerente Negocios/ Coordinacin tcnica Coordinador Tcnico Coordinador Comercial Coordinador social Coordinador capacitacion/facilitadores
1 1 1 1 1 5 1 1 1 1 1 1 1 1
Coordinacin social Coordinacin social Coordinacin social /Asesor jurdico Coordinacin social Junta Directiva / Coordinacin social Coordinacin tcnica Coordinacin tcnica Coordinacin tcnica Coordinacin tcnica Coordinacin tcnica Coordinacin tcnica coordinacin comercial coordinacin comercial coordinacin comercial coordinacin comercial
1 5 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1
coordinacin comercial coordinacin comercial
211
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Area - Actividades Formacin en Metodologa de Formacin (ECAs) Fortalecimiento de capacitadores C d C Regional Fortalecimiento de capacitadores C d C Regional (Refuerzo metodolgico) Desarrollo actividades de Formacin de Productores (ECAs) Asignacion de responsables de capacitacion exclusivos ECAs Ajustes en la organizacin de grupos de agricultores (Conformacion de las ECAs) Sesiones ECAs linea base (Fichas de inscripcion, Prueba de caja, Analisis agroecosistema) Ajuste de programaciones contenidos temticos por ciclos (Tcnicos, sociales, empresariales, ambientales). Precision de objetivos y metas de formacin de productores Formulacin de indicadores de progreso en aprendizaje y aplicacin Elaboracin de protocolos de capacitacin Desarrollo de modulos de capacitacion (1 Sesiones/mes/cada taller) Acompaamiento en Fortalecimiento Reuniones con responsables tecnicos del proyecto (Unificacin de criterios) Revision y ajustes a la organizacion de grupos ECAs Acompaamiento y observacin al desarrollo de ECAs y recomendaciones de ajuste Reuniones de asesoramiento a los facilitadores sobre lo observado en desarrollo ECAs Portocolos. Revision y sugerencias de ajuste a los ya elaborados Protocolos. Revision y sugerencias de ajuste a los nuevos Diseo y elaboracion documentos de divulgacion y formacin (plegables, boletines, cartillas etc) Analisis exploratorio sobre posibles fondos financiadores de capacitacion (Tcnicos y productores) Gestin de consecusin de recursos de fortalecimiento con base en el anlisis exploratorio Construccin guia metodologica basica de operacion actividades de formacin (ECAs) Monitoreo y evaluacion Certificacion de induccion metodologia en ECAs Certificacion de desempeo facilitadores Evaluacion de capacitadores (Visitas de observacin, documentos informes, reuniones) Visitas tecnicas a las fincas de participantes ECAs para verificar aplicacin Visitas tecnicas a las fincas modelo para verificar desarrollo Diseo de una herramienta (aplicativo sencillo) para la sistematizacion y control de informacion de Fortalecimiento Desarrollo e implementacin de la herramienta para la sistematizacion y control de informacion de capacitacion Visitas mensuales de monitoreo Coordinacion de proyectos (Registro y control de acuerdos y decisiones) Elaboracion y presentacin de informes mensuales de cumplimiento
Unidad Eventos Eventos Reunin Reunin Jornadas ECAs Reuniones Reuniones Reunin Documento Sesiones Reuniones Reuniones Visitas Reuniones Documentos Documentos Documentos Listado Reuniones Acuerdos Certificado Certificado Concepto Visitas Visitas Doc. propuesta Aplicativo Documentos Documentos
Mes 1
Mes 2
1 1 1 1 1 1 1 1
16 1 1 1 1 2 1
1 1 1 1 2
1 1
1 1
212
Mes 3 1
Mes 4
Mes 5
Mes 6
Mes 7
Mes 8
Mes 9 1
Mes 10 Mes 11
Mes 12
Responsable Asesora Fortalecimiento Asesora Fortalecimiento Director proyecto Coordinador social/Coordinacin tcnica Coordinador social/facilitadores Coordinador social/facilitadores Coordinador social/facilitadores Coordinador social/Coordinacin tcnica / Gerencia de negocios Coordinador social/Coordinacin tcnica Coordinador social/facilitadores Equipo tecnico/facilitadores/ Tcnico Asesores Coordinador social / Asesores Asesora Fortalecimiento Asesora Fortalecimiento Asesora Fortalecimiento Asesora Fortalecimiento Coordinacin Social Coordinacin social Coordinacin social Coordinacin social Asesora Fortalecimiento Asesora Fortalecimiento Asesora Fortalecimiento Coordinacion tecnica Coordinacion tcnica /coordinacin social Gerencia de negocio / Asesora Fortalecimiento
1 1 1
2 16 1 1 1 1 1 2
2 16
2 16 1
2 16
2 16 1
2 16
2 16 1
1 1 1 2 1 1
1 1 1 2 1 1
1 1 1 2 1 1
1 1 1 2 1 1 1
1 1 1 2 1 1 1
1 1 1 2 1 1 1
1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1
1 1
Gerencia de negocio / Asesora Fortalecimiento Asesora Fortalecimiento Coordinacin adminsitrativa / equipo de trabajo
213
NDICE ICO
9
ANEXO
MODELO ESTRATEGIAS DE FORTALECIMIENTO Fortalecimiento Organizacional Proyectos en Desarrollo Corredor Huila1 Socializacin de resultados- Avances a enero 2008
Tema Mximo puntaje ACEC ACCH ASOCARI ASPROCACAO FRUTICACAO CACAOPLAT 20 20 21 10 8 3 17 6 18 5 20 10 12 15
Democracia Gerencia Administracin y Gestin Situacin Econmica y Financiera Servicios Desarrollo Humano Puntaje
15
11
35 10 100
0 9 51
0 5 20
1 9 37
0 9 39
0 9 45
0 9 43
Ajuste y aclaracin a los puntajes

1
Fuente: CPMelendez. Coordinadora Regional Huila. Socializacin de estrategias de fortalecimiento organizacional Ao 2007.
Construccin y validacin del plan de capacitacin (Resultados ndice ICO-Operador-Organizacin).
214
ANEXO 9: MODELO ESTRATEGIAS DE FORTALECIMIENTO
Constitucin y reglamentacin de los comits tcnicos por organizacin, Comits de comercializacin, comits operativos del proyecto. Denicin y validacin del plan de accin del acompaamiento tcnica-ambiental-socio empresarial con programacin de las ECAS. Ajuste y evaluacin del equipo de capacitacin y de asistencia tcnica.
Seguimiento y Evaluacin
Actas de los Comits tcnicos por organizacin Actas de Comits operativos del proyecto o secretaras tcnicas Informe de desempeo Informe de Visita PC Report.
215
NDICE ICO
PLAN DE ACCIN, COMPLEMENTADO

PLAN DE CAPACITACIN PROYECTO 040 ACCH-TESALIA (Enero 2008) General 1. Anlisis del compromiso entre la asociacin y el operador para la continuidad en la ejecucin del convenio (NCE) Unidad Meta Indicador Fuente Ejecucin Programado verificacin febrero Fecha
Reunin
Reuniones Realizar una ejecutadas/ reunin por reuniones organizacin programadas Realizar una Reuniones ejecutadas/ reunin de reuniones Equipo de Trabajo programadas Reuniones Realizar una ejecutadas/ reunin por reuniones organizacin programadas Reuniones Realizar una ejecutadas/ reunin por reuniones organizacin programadas Reuniones Realizar una ejecutadas/ reunin por reuniones organizacin programadas
No 1 Acta 100% Fecha No Acta 100% Fecha No 1 Acta 100% Fecha No 1 Acta 100% Fecha 1 Acta e informe de visita No 100% Fecha
2. Inducccin al equipo de trabajo

Reunin
3. Socializacion e induccin sobre el negocio y el apoyo MIDAS (Comunidad asociada)
Reunin
4. Socializacin Resultados del ICO

Reunin
5. Construccin y validacin del plan de acompaamiento socioempresarial y tcnico-ambiental Fortalecimiento Organizacional (Tutoras de acompaamiento a la gestin directiva) 1. Realizar reuniones de la Junta Directiva para la evaluacin y seguimiento a la actividad socio-empresarial 2. Realizar capacitacin Socio-empresarial Credito-inversiones 1. Estado de cuenta por sostenimiento agricultor para siembra y
Reunin
Reunin
Realizar una reunin por organizacin
Reuniones ejecutadas/ reuniones
No 1 Acta/mes 22% Fecha
Reunin
Reuniones Realizar reunin por ejecutadas/ 2 Actas reuniones organizacin desembolso/ organizacin programadas Reuniones Realizar ejecutadas/ reunin por reuniones desembolso/ organizacin programadas
No 50% Fecha
2. Estado de cuenta por agricultor para riego.

Reunin
No 1 Acta Fecha
216
dic-07
ene-08
feb-08
mar-08
abr-08
may-08
jun-08
jul-08
ago-08
sep-08
Responsable
1 11-dic 1 03-dic 1 22-ene 1 22-ene 1 22-ene Nanyanva-Asociacin y PC proyecto MIDAS PC proyecto MIDAS Nanyanva-Pc Proyecto MIDAS Coordinador Tcnico Nanyanva-asociacin
1 4-8 febrero
1 3-7 marzo
1 1-4 abril
1 6-9 mayo
1 3-6 junio
1 1-4 julio
1 4-8 agosto
1 5 septiembre Junta Directiva
1 23-ene
1 13-jun Coordinadora Acompaamiento Socioempresarial Nanyanva
1 25-abr Coordinadora Acompaamiento Socioempresarial Nanyanva
217
NDICE ICO
Propuestas estratgicas a Febrero de 2008

Reforzar el acompaamiento para el fortalecimiento de tres comits tcnicos por labores de siembra. Ajustar documento de fortalecimiento por cada organizacin. Integralidad de los procesos de acompaamiento al negocio del cacao Gestin para la consecucin de asistencia tcnica y acompaamiento socioempresarial despus de septiembre de 2008. Conocimiento del estado de cuentas del agricultor para cultivo y riego. El presidente de la Asociacin comienza a delegar funciones a otros lderes. Se han dado alertas tempranas sobre la entrega de material vegetal por parte de los proveedores a travs de los comits tcnicos. Revisin, anlisis y toma de decisiones sobre contratos con proveedores (Material vegetal), riego y operador. Se realiza un mejor seguimiento del plan de capacitacin validado en instancias como el Comit Operativo. Se encuentra en trmite la entrega de carpeta por cada beneciario sobre el estado de cuenta con soportes, anlisis de suelos, record de visita, etc.
218
ESTRATEGIAS DE FORTALECIMIENTO
ESTRATEGIAS DE FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL DE LAS ASOCIACIONES APEPALMA Y ASPALBE II PALAMARIAGUANI S.A.
1. OBJETIVO GENERAL Fortalecer los aspectos Administrativos y Financieros de la asociaciones APEPALMA y ASPALBE II con el fin de garantizar un ptimo desarrollo sociempresarial que les permita un manejo adecuado y productivo del cultivo de palma. OBJETIVOS ESPECIFICOS ACTIVIDADES Al 28/02/08. Se realiza diagnostico del Instrumento de Capacidad Organizativa, ICO aplicado a las dos Asociaciones. Palmariguani aplicara cada seis meses en fechas: 27/06/08-29/12/08-30/06/09-29/12/09. El Instrumento de Capacidad Organizativa. ICO. A las asociaciones con el objeto de verificar el avance de las mismas. Al 30/04/08. Las asociaciones realizaran asamblea general para reformar la junta directiva. 1. INCREMENTAR LA PARTICIPACIN y CAPACIDAD DE GESTION DE LA JUNTA DIRECTIVA Y ASOCIADOS El 30/04/08. Se Publicara el primer boletn informativo sobre el avance y actividades de la asociacin. Elaborado por el equipo de facilitadores de Palmariguani, conjuntamente con 2 delegados de cada asociacin. El cual ser publicado de forma trimestral. Al 30/05/08. La junta directiva de las asociaciones, con el acompaamiento de la profesional social, elaboraran un plan de accin, con el objeto de planificar las actividades a desarrollar a partir del segundo semestre del ao 2008. 31/01/09. Se elaborara un plan de accin que comprenda las actividades a desarrollar durante el ao 2009. Las Asociaciones con acompaamiento de la profesional Social, a partir de mayo de 2008 realizara de forma mensual reuniones con junta directiva, y trimestral con todos los asociados, con el fin de tratar y socializar asuntos propios de la asociacin. INDICADORES VERIFICABLES Al 30/04/08. Las asociaciones contaran con nueva junta directiva compuesta por el 100% de sus miembros residentes en el municipio donde opera la asociacin y con disponibilidad de tiempo para cumplir con los compromisos adquiridos. Al 30/05/08. Las asociaciones contaran con un plan de accin que les permita trabajar de manera organizada. Al 30/05/08. Se contara con la ficha de evaluacin de capacidades administrativas y en gestin (avalada por midas) que ser aplicada a la junta directiva y al 20% de los asociados, conjuntamente con el ICO. Al 30/06/08. Incremento del 80% de los miembros de la junta directiva y el 60% de los asociados. En la asistencia y participacin a reuniones y dems actividades propias de la asociacin. Al 30/12/09. Realizadas un total de 20 reuniones con la junta directiva y 6 con todos los asociados en general. Al 31/12/09. Los resultados de los cuatro ICOS aplicados a la fecha, deben reflejar un progreso notable en el desempeo y capacidad de gestin de las Asociaciones. Al 31/012/09. El 80% de los productores deber mantenerse informado de los eventos, avances y proyecciones de la asociacin hasta la fecha. 3. Registro de Convocatorias a reuniones y/o asambleas MEDIOS DE VERIFICACIN 1. Actas de reuniones
2. Registros de asistencia
4. Informes de junta directiva a los asociados sobre actividades programadas y ejecutadas.
5. Planificacin de actividades.
6. Informes y visitas de acompaamiento socio-empresarial.
219
NDICE ICO
OBJETIVOS ESPECIFICOS
ACTIVIDADES Palmariguani fomentara la motivacin y participacin de los productores a los diferentes eventos de formacin a travs de un acompaamiento y sensibilizacin Psicosocial. Palmariguani realizara Dinmicas de medicin de conocimientos y capacidades administrativas y de gestin a junta directiva y asociados.
INDICADORES VERIFICABLES
MEDIOS DE VERIFICACIN
7. Registro fotogrfico 8. Resultados ICO 9. Resultados ficha evaluativa del proceso de participacin y capacidad de gestin administrativa
2. FORTALECER LA CAPACIDAD ADMINISTRATIVA, DE PLANIFICACION, MANEJO FINANCIERO Y CONTABLE DE LAS ASOCIACIONES
Al 30/06/08. La firma Consultora Althviz. Realizara fortalecimiento del sistema administrativo a las respectivas asociaciones a travs de la implementacin y diseo del manual de procedimientos administrativos y financieros, manual de funciones por procesos y cargos, manual de manejo contable, y sistema de control interno. Al 30/06/08. Althviz finalizara el Acompaamiento y capacitacin prctica sobre manejo de crdito asociativo. Al 30/08/08. Althviz diseara un sistema de registro y control de costos en dos fincas de la asociacion y capacitara a los asociados sobre el manejo del sistema de registro de costos. Palmariguani realizar de forma peridica una Supervisin de los gastos e inversiones realizadas por los productores. Palmariguani realizar a travs de la contadora Acompaamiento peridico en el manejo contable de las asociaciones
Al 30/07/08. El 80% de los miembros de la junta directiva y el 20% de los asociados con conocimiento y manejo de crdito asociativo. Al 30/08/08. El 80% de los miembros de la junta directiva y el 20% de los asociados con conocimiento de estatutos y del funcionamiento administrativo y contable de la asociacin Al 30/11/08. El 20% de los productores contara con un sistema de registro y control en sus fincas, y El 70% de los productores estar en capacidad de implementar el sistema en sus predios. Al 30/06/09. El 100% de los miembros de la junta directiva y el 60% de los asociados con pleno conocimiento de los estatutos y funcionamiento general de la asociacin. Al 31/12/09. Las asociaciones en sus respectivas oficinas de apepalma y aspalbe II, contaran con un manejo, eficiente y actualizado de su contabilidad.
1. Archivos de oficina 2. Verificacin por parte del PC de MIDAS 3. Informes actualizados por productor del estado de su crdito 4. Informes y visitas de acompaamiento 5. Registro fotogrfico 6. Evaluacin de la capacidad administrativa y financiera de los asociados. Mediante aplicacin ICOS 7. Implementacin del sistema de registro y control de costos en 2 fincas de los productores.
220
ESTRATEGIAS PALMARIGUANI
ESTRATEGIAS DE FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL DE LAS ASOCIACIONES APEPALMA Y ASPALBE II PALAMARIAGUANI S.A.
OBJETIVOS ESPECIFICOS 3. AMPLIAR LOS SERVICIOS OFRECIDOS A ASOCIADOS Y A COMUNIDAD ACTIVIDADES Al 31/06/08. Se disear un sistema de gestin de proyectos de tipo social / productivo. Para las asociaciones. Al 31/12/09. Las asociaciones gestionarn Capacitaciones de emprendimiento con entidades como el SENA, dirigidas a productores, mujeres y jvenes pertenecientes a las familias productoras. INDICADORES VERIFICABLES Al 31/12/09. El 50% de los asociados estar en capacidad de gestionar convenios interinstitucionales, y proyectos de tipo social y/o productivo. Con entidades pblicas y privadas. Que les permita ampliar los servicios ofrecidos a sus asociados. Al 31/12/09. Las asociaciones debern contar con la aprobacin y/o ejecucin de un proyecto social o productivo. MEDIOS DE VERIFICACIN 1. Resumen ejecutivo de presentacin de proyectos. 2. Actas de convenio interinstucional. 3. Registro fotogrfico.
4. DESARROLLAR HABILIDADES Y CAPACIDADES EN EL EJERCICIO DE CRECIMIENTO PERSONAL Y SOCIAL.
Al 30/09/08. Palmariguani realizar el I Encuentro intergeneracional de Familias productoras de las asociaciones Apepalma y Aspalbe II. Al 30/06/09. Finalizaran los Eventos de formacin tcnica, ambiental y social. De las ECAS. se anexa tabla de la programacin de las ECAS, giras Tcnicas, y capacitaciones del Componente empresarial. Ver. Tablas 1 y 2 Al 31/12/09. Palmariguani con su equipo de facilitadores (Psicosocial) brindara Orientacin familiar a las familias productoras que as lo requieran. Al 31/12/09. Se fortalecern estilos de vida saludables en las familias productoras a travs de contactos con coordinadores de los programas de salud pblica, de las Secretarias locales de Salud y Secretaria de Salud Departamental.
Al 30/05/08. El 80% de los productores, familias y representantes, con sentido de pertenencia, mayor integracin, y creacin de un ambiente favorable que permita una adecuada interrelacin: Asociacin - familia - Empresa. Al 30/06/09. Se realizaran un total de 47 eventos de formacin. De los cuales 20 temas con enfoque social, 12 del componente tcnico, 12 componente ambiental y 3 del componente empresarial. Al 30/06/09. Se realizaran 3 giras tcnicas de conocimiento. Utilizando herramientas de diagnostico, Que permitan evaluar los impactos generados en los productores. Al 30/06/09. El 70% de los productores, participantes en las Ecas. Con conocimientos Tcnicos, ambientales, sociales que les permitan obtener mejores resultados en la produccin y con calidad de vida fortalecida, en trminos de desarrollo personal y social, que les permita crecer no solo como productores sino como personas. Al 30/07/09. El 80% de los inscritos en las Ecas, con certificacin de asistencia al 70% de los eventos de formacin ejecutados.
1. Contenidos temticas sociales/ Protocolos Ecas 2. Registros de participantes Ecas 3. Evaluacin de actividades de formacin. 4. Estudios de caso 5. Resultados Prueba de caja a mitad y al final de las ECAS para contrastar indicadores e impactos. 6. Ficha socio familiar 7. Informes y Registro fotogrfico.
221
NDICE ICO
Tabla 1.
Ejemplo Programacin eventos de formacin Tcnica, Ambiental y Social Escuelas de Campo de Agricultores (ECAS) - Enero de 2008 a Julio de 2009.
Fecha 19/01/08 26/01/08 16/02/08 23/02/08
Lugar Planta extractora Bosconia - Cesar Pailitas Becerril
Tema Gira Tcnica: Prueba de caja Socializacin Ecas Labores de Instalacin del cultivo / Fortalecimiento del trabajo en equipo Diagnostico ambiental de mi finca/ Desarrollo de la autoestima Fase Productiva del cultivo / autoreconocimiento del Liderazgo Jornada de Retroalimentacin
Estado Ok
Facilitador Ing. Agrnomo Ing. Ambiental Prof. Social. Ing. Agrnomo Prof. Social.
Ok
12/04/08 26/04/08
Becerril Pailitas
Ok
Ing. Ambiental Prof. Social.
17/05/08 24/05/08 14/06/08 28/06/08
Becerril Pailitas Becerril
Pdte Pdte
Ing. Agrnomo Prof. Social. Ing. Agrnomo Ing. Ambiental Prof. Social.
222
ANEXO 10: MODELO PLAN ESTRATGICO PARA UNA COOPERATIVA
10
ANEXO
MODELO RESUMEN PLAN ESTRATGICO PARA UNA COOPERATIVA Resumen de un plan de direccionamiento estratgico organizacional1
Fuente. INDUPALMA, ejercicio participativo realizado, con apoyo de MIDAS. Ao 2009, para una cooperativa palmera vinculada.
223
NDICE ICO
Objetivos estratgicos
Establecer cultivos de palma Mejorar y sostener la productividad del cultivo Contar con un buen sistema de control logstico eciente Gestionar recursos nancieros Gestionar negocios alternativos Gestin de la calidad empresarial Fortalecer el talento (capital) humano Generar responsabilidad con los socios y el entorno
Matriz DOFA (algunos ejemplos)
224
ANEXO 11: EJEMPLOS DE INDICADORES DE MEJORAMIENTO
11
ANEXO
Indicador
Ejemplos de indicadores de mejoramiento en el desempeo de una organizacin como unidad productiva:1

Verificacin del indicador Medio de verificacin
Aspectos generales en el desempeo del rol directivo 1. El equipo directivo de la organizacin comprende la dimensin de los negocios de la organizacin El Equipo directivo de la organizacin es capaz de expresar el sentido de los negocios de la organizacin, los costos, los propsitos de rentabilidad y los recursos con que cuenta la organizacin para mantener los negocios Cada integrante del equipo es capaz de enumerar sus responsabilidades y el alcance de las mimas como directivo de la organizacin El equipo directivo est en capacidad de identificar soluciones a diferentes aspectos con base en los Estatutos de la organizacin. Entrevistas especficas al equipo directivo. Aplicacin de un segundo ndice ICO
2. El equipo directivo tiene un alto grado de comprensin de su rol directivo 3. El equipo directivo tiene un alto grado de comprensin de la aplicacin de las reglas de juego Aspectos de desempeo social Incremento en el nivel de pertenencia de los asociados
Entrevistas especficas al equipo directivo Aplicacin de un segundo Indice ICO Entrevistas especficas al equipo directivo Aplicacin de un segundo ndice ICO
Nmero de actividades realizadas para incentivar el sentido de pertenencia Nmero de socios que pagan los servicios de afiliacin y cuotas de administracin de la organizacin
Actas de reuniones Registro de actividades de formacin Material de comunicacin y promocin Comparativos de los registros de pago de los socios Registros de actividades realizadas Registro de actividades Resultados de evaluacin de actividades Registro de actividades Registro de soluciones a preguntas de los asociados y de solucin comunitaria Resultados de evaluacin de los mtodos de formacin participativa
Incremento en el nivel de participacin de las familias de los asociados Nmero de actividades de acompaamiento social realizadas Realizacin de actividades de formacin participativa
Nmero de actividades realizadas para incentivar la vinculacin de las familias Nmero de actividades de formacin de capital social realizadas Nmero de actividades de formacin tcnica, social, empresarial y ambiental realizadas Nmero de productores que consultan informacin sobre el producto y el mercado Evaluacin participativa de los mtodos de formacin
Fuente: MRivas Especialista en desarrollo de capital social. Estructuracin Gua para la aplicacin de la herramienta ndice ICO. Ao 2009.
225
NDICE ICO
Indicador Aspectos tcnicos ambientales 1. Conformacin de la unidad tcnica
Verificacin del indicador
Medio de verificacin
Unidad conformada con mecanismos de operacin definidos
Documentos de conformacin de la unidad Documentos registro de reuniones de la unidad tcnica Registro de decisiones tomadas en la unidad tcnica Propuestas de incremento de rentabilidad econmica del negocio
2. Elaboracin del plan de asistencia tcnica
Plan de asistencia tcnica elaborado y socializado al equipo tcnico y a los socios vinculados
Documento del plan de asistencia tcnica Entrevistas a los asociados sobre el desarrollo del plan de asistencia tcnica
3. Unificacin de criterios tcnicos y formacin de productores
Nmero de talleres de fortalecimiento del equipo tcnico Nmero de talleres de formacin Nmero de productores que calculan costos y llevan registros Nmero de productores que incrementaron sus niveles de produccin Nmero de productores que hicieron mejoramiento de la calidad de sus productos.
Registro de talleres realizados Entrevistas con productores Visitas de campo Revisin de informes Revisin de calidad y presentacin de producto
4. Sensibilizacin ambiental
Nmero de actividades de formacin y sensibilizacin ambiental realizadas Nmero de productores que realizan prcticas ambientales favorables
Registro de actividades de sensibilizacin ambiental realizadas Evaluacin de actividades ambientales realizadas Registros e informes de visitas a fincas de productores
Aspectos comerciales 1. Conformacin de una unidad comercial Unidad conformada con mecanismos de operacin definidos Documentos de conformacin de la unidad Documentos registro de reuniones de la unidad comercial Registro de decisiones de gestin y tomadas en la unidad
226
ANEXO 11: EJEMPLOS DE INDICADORES DE MEJORAMIENTO
Ejemplos de indicadores de mejoramiento en el desempeo de una organizacin como unidad productiva

Indicador 2. Identificacin de productos y mercados Verificacin del indicador Los directivos y los asociados conocen con claridad lo que producen, lo que venden, las formas de presentacin del producto y a quin le venden o le interesa el producto Nmero de productores interesados en el comportamiento de la demanda (calidad, presentacin, cantidad etc) 3. Eficiente gestin comercial Identificacin de contactos permanente para promover la venta del producto Realizacin de negocios Medio de verificacin
Documentos planes de trabajo Resultados de anlisis de mercados Nmero de propuestas de acceso a nuevos mercados
Listados de contactos de inters Nmero de negocios rentables realizados Nmero de contratos realizados Mejoras en los contratos con los productores asociados
Gestin administrativa y financiera 1. Organizacin de la estructura empresarial Definicin de cargos y roles en la organizacin
Registros de cambios de cargo y ajustes en roles de desempeo Documento de estructura organizacional con pertinencia.
2. Formulacin de plan de accin y planes de negocios
Plan de accin elaborado y socializado Planes de negocio elaborados y socializados con claridad para los asociados
Documentos plan de accin y de negocios Registros de monitoreo y acompaamiento al desarrollo de los planes Registros de recomendaciones y ajustes al desarrollo de los planes Documentos de conformacin de la unidad / Actas Documentos de descripcin de cargos y procedimientos Documentos registro contables y estados financieros Registro de decisiones de gestin tomadas en la unidad
3. Conformacin de una unidad administrativa y de gestin de recursos
Unidad conformada, en operacin, con mecanismos de operacin definidos y procedimientos establecidos Generacin de propuestas de incremento de la productividad y la rentabilidad Incremento en las gestiones de crdito a los asociados
Registro de gestin de recursos Relacin productividad / rentabilidad Nmero de productores que adquirieron crditos en relacin con perodos anteriores
227
NDICE ICO
Indicador Aspectos de comunicaciones Definicin de programa de comunicaciones Produccin de material de promocin y divulgacin de la organizacin y sus gestiones
Verificacin del indicador
Medio de verificacin
Documento estrategia de comunicaciones elaborado y socializado con los asociados Diseo y elaboracin de materiales de comunicacin (Boletines, comunicados radio, piezas promocionales etc)
Documento estrategia de comunicaciones
Nmero de ejemplares del material producido Registros de distribucin de materiales Entrevistas con asociados, de valoracin de materiales producidos
Gestin interinstitucional
Nmero de contactos interinstitucionales pblicos y privados realizados
Registros de contactos con resultados de cooperacin Registros de contactos nuevos que conocen la organizacin y se interesan por tener vnculos comerciales o de apoyo
228
229

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NDICE ICO: COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL PARTICIPATIVO, RPIDO Y EFICIENTE

Gua para facilitar su aplicacin

Programa Ms Inversin para el Desarrollo Alternativo Sostenible -MIDAS-*

* El Programa MIDAS fue operado por ARD Inc.

Sucursal Colombia bajo los trminos del Contrato No 514-C-00-06-00301-00.

BRIAN RUDERT Director Programa MIDAS de USAID

CARLOS FEDERICO ESPINAL Gerente Componente de Agronegocios Programa MIDAS de USAID

EL NDICE ICO: CONCEPTO

PROPSITOS DE LA APLICACIN DEL NDICE ICO

ALCANCES DE LA APLICACIN DEL NDICE ICO

PROCESO DE APLICACIN DEL NDICE ICO

3 EL NDICE ICO: CONCEPTO

EL NDICE ICO: CONCEPTO

FORMATO PARA LA ASIGNACIN DE PUNTAJES

Organizacin: ICO I ICO II

PUNTAJE TOTAL OBTENIDO (100) Econmica y financiera (15)

Momentos claves de la gestin del ndice ICO

QUINES SE INVOLUCRAN EN EL NDICE ICO

6.1 El facilitador u orientador

QUINES SE INVOLUCRAN EN EL NDICE ICO

6.2 El equipo directivo de la organizacin

QUINES SE INVOLUCRAN EN EL NDICE ICO

Equipos directivos, diligenciando la encuesta, con el facilitador.

6.3 El grupo de asociados a la organizacin

El equipo responsable del proceso de fortalecimiento

15 Se refiere al equipo del operador del proyecto.

QUINES SE INVOLUCRAN EN EL NDICE ICO

Equipo de trabajo analizando y diseando estrategias

Fase III Fase II Fase I

PROCESO DE APLICACIN DEL NDICE ICO

Fase I Preparacin del material para la aplicacin del ndice ICO

Material para la aplicacin del ndice ICO

PROCESO DE APLICACIN DEL NDICE ICO

FORMATO PARA LA ASIGNACIN DE PUNTAJES

Organizacin: ICO I ICO II

PUNTAJE TOTAL OBTENIDO (100) Econmica y financiera (15)

PROCESO DE APLICACIN DEL NDICE ICO

Fase II Realizacin de ejercicios participativos de recoleccin de la informacin de diagnstico

PROCESO DE APLICACIN DEL NDICE ICO

PROCESO DE APLICACIN DEL NDICE ICO

Fichas de respuestas en el escenario.

Disposicin de las fichas de preguntas.

El facilitador inicia el juego del Bingo:

PROCESO DE APLICACIN DEL NDICE ICO

PROCESO DE APLICACIN DEL NDICE ICO

Fase III Tabulacin y asignacin de puntajes a la informacin recolectada

Asignando puntajes en el computador

PROCESO DE APLICACIN DEL NDICE ICO

Muestra del formato de asignacin de puntajes.

Fase IV Anlisis de la informacin y formulacin de estrategias o planes de fortalecimiento

PROCESO DE APLICACIN DEL NDICE ICO

PROCESO DE APLICACIN DEL NDICE ICO

PROCESO DE APLICACIN DEL NDICE ICO

Principales aspectos analizados

Principales recomendaciones de ajuste al desempeo organizacional

Equipo socializando los planes

PROCESO DE APLICACIN DEL NDICE ICO

Fase V Socializacin de las estrategias o planes de fortalecimiento

Sesin de socializacin en el Huila

PROCESO DE APLICACIN DEL NDICE ICO

Fase VI Desarrollo de los planes o estrategias de fortalecimiento

Grupo en formacin participativa