Facultad de Ingeniera de Sistemas y Electrnica

Gestin de Proyectos
Enfoque PMI (1a)

Jaime Marcas, P.Eng. MBA

Objetivos del Curso

Presentar una visin general de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos. Identificar los conceptos bsicos relacionados a la gestin de proyectos. Entender que la gestin de proyectos es Ciencia y Arte, en constante evolucin.

Mag. Jaime C. Marcas

1. Introduccin

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Origen

Histricamente relacionada con proyectos de ingeniera de construccin de obras civiles como los proyectos de ingeniera hidrulica en Mesopotamia, donde entraban en juego la logstica o la creacin de equipos de trabajo, con sus categoras profesionales definidas. La cultura ingenieril desarrollada por el Imperio Romano, donde aparece el control de costos y tiempos y la aplicacin de soluciones normalizadas, como por ejemplo en la construccin de una calle). En campaas militares, donde tambin entran en juego muchos elementos de gestin (identificacin de objetivos, gestin de recursos humanos, logstica, identificacin de riesgos, financiacin, etc.). A partir de la Segunda Guerra Mundial cuando el avance de estas tcnicas desde el punto de vista profesional han transformado la administracin por Proyectos en una disciplina de investigacin.

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Origen de la palabra Proyecto

Del Latn: PROIECTUS Pro: Hacia adelante Edictus: Lanzado hacia adelante

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Por que son importantes los Proyectos?

Los proyectos deben estar alineados a los objetivos estratgicos de la empresas. La empresa que no sea capaz de ejecutar sus proyectos esta destinada al fracaso.

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Qu es un Proyecto?
Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos.

Elaboracin Gradual: Paso a paso

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Dimensiones del Proyecto

Dimensin Tcnica: Aplicar los conocimientos especficos de cada rea de trabajo, cumpliendo con una forma de trabajar y unos requisitos ("know how") que cada profesin impone. Disponer de los conocimientos adecuados para resolver el problema en cuestin o realizar la obra encomendada. La importancia de esta faceta tcnica no debe eclipsar el resto de aspectos que intervienen en la consecucin de un proyecto, y que otorgan a esta actividad de una trascendencia y complejidad mayor. Dimensin Humana: Un proyecto es un complejo entramado de relaciones personales, donde se dan cita un gran nmero de intereses a veces contrapuestos. Regularmente existen diferencias que surgen por ejemplo entre el jefe de proyecto y cliente o proveedores. Disputas entre departamentos al momento de repartir los recursos de que se dispone, pues son varios los proyectos que se pueden estar llevando a cabo paralelamente en la organizacin.
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Dimensiones Tcnica y Humana

trabajo en equipo

herramientas

mando

administracin

Sistema ofrecido
Diagramacin-planos

Sistema deseado

trabajo fsico-intelectual organizacin de materiales

Dimensiones del Proyecto

Dimensin Gestin: Dimensin menospreciada porque no es tan espectacular o visible como otros elementos Lamentablemente es el catalizador que permite que el resto de los elementos se comporten adecuadamente. El xito del proyecto depende en gran medida de la gestin.

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Dimensiones de Gestin
trabajo colaborativo

Negociacin Resolucin de conflictos

reflexin

herramientas

diseo

Sistema ofrecido

Sistema deseado

organizacin de datos intervencin

Qu es la Gestin de Proyectos?
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

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Qu es la Gestin de Proyectos?
La Gestin de Proyectos es ciencia y arte.

Ciencia: sigue un proceso sistematizado Arte: requiere creatividad e involucra a muchas personas.
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Qu es la Gestin de Proyectos?
Lograr el equilibrio entre:

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Contexto de la Direccin de Proyectos

Los Proyectos actan en un entorno mayor al mismo Proyecto. Generalmente existe una jerarqua entre Plan Estratgico, Portafolio, Programa, Proyecto y Sub Proyecto.

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Contexto de la Direccin de Proyectos

PLAN ESTRATEGICO

PORTAFOLIO

PROGRAMAS PROYECTOS SUB PROYECTOS

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Qu es un Portafolio?
Es un conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se agrupan para facilitar la direccin eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratgicos del negocio. No son necesariamente interdependientes ni estn directamente relacionados.

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Qu es un Programa?
Es un grupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendran si se gestionaran en forma individual. Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un programa incluye siempre proyectos.

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Qu es un Proyecto?

Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.

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Qu es un Sub Proyecto?

Es la sub divisin del proyecto para que sea mas fcil de gestionar. Los sub proyectos pueden considerarse proyectos.

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La Oficina de Gestin de Proyectos (PMO)

Unidad que apoya a la planificacin coordinada de los proyectos. La funcin de la Oficina de Gestin de Proyectos varia desde el asesoramiento limitado a recomendaciones hasta la autoridad formal para gestionar proyectos. Los directores del proyecto y las oficinas de gestin de proyectos persiguen objetivos diferentes y, por lo tanto, responden a necesidades diferentes.

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El Rol del Director de Proyectos

La direccin de proyectos efectiva requiere que el director del proyecto cuente con las siguientes caractersticas:
Conocimiento: Se refiere a lo que director del proyecto sabe sobre la direccin de proyectos. Desempeo: Se refiere a lo que el director del proyecto puede hacer o lograr si aplica los conocimientos en direccin de proyectos. Personal: Se refiere a la manera en que el director del proyecto se comporta cuando ejecuta el proyecto o actividades relacionadas. La capacidad personal abarca actitudes, caractersticas bsicas de la personalidad y liderazgo (la capacidad de guiar al equipo de un proyecto mientras se cumplen los objetivos del proyecto y se equilibran las restricciones del mismo).
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Direccin de proyectos y gestin de las operaciones

Las operaciones son una funcin de la organizacin que se efecta permanentemente, con actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio. Por ejemplo: operaciones de produccin, operaciones de fabricacin y operaciones de contabilidad. A pesar de su naturaleza temporal, los proyectos pueden colaborar en el logro de los objetivos de la organizacin cuando estn alineados con su estrategia Los proyectos pueden entrecruzarse con operaciones en varios puntos durante el ciclo de vida del producto, por ejemplo:
al cierre de cada fase; cuando se desarrolla un producto nuevo, se mejora un producto existente o se expanden las salidas; en la mejora de operaciones o del proceso de desarrollo del producto, o hasta la desinversin de las operaciones al final del ciclo de vida del producto.
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Proyectos versus Operaciones

nico / Discontinuidad Tiempo Lmite de existencia Equipo de gente ad hoc Mejoras a travs de inclusin Disolucin de Status Quo

Repetitivo / Continuo Largo Plazo de existencia Equipos estables a largo plazo. Mejoras a travs de evolucin. Mantencin de equilibrio balanceado. Centrado en la eficiencia de incrementar mejoras

Centrado en la efectividad de lograr los objetivos del Proyecto

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Factores ambientales de la Empresa

Se refieren a elementos tangibles e intangibles, tanto internos como externos que rodean el xito de un proyecto o influyen en l. Entre los factores ambientales de la empresa, se incluyen:
procesos, estructura y cultura de la organizacin; normas de la industria o gubernamentales (ej. regulaciones, normas de calidad) infraestructura (por ej., instalaciones existentes y bienes de capital); recursos humanos existentes (ej. habilidades, disciplinas y conocimientos) administracin de personal (ej. poltica de horas extras); sistemas de autorizacin de trabajos de la compaa; condiciones del mercado; tolerancia al riesgo por parte de los interesados; clima poltico; canales de comunicacin establecidos en la organizacin; bases de datos comerciales (ej., datos para estimacin de costos) sistemas de informacin para la direccin de proyectos.
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2. Ciclo de Vida del Proyecto y Organizacin

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Ciclo de vida del Proyecto

Uso de Recursos y Costos

Ejecucin del trabajo Organizacin y preparacin Cierre

Inicio
Tiempo Project Charter Project Management Plan
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Accepted Deliverables

Archived Project Documents

Influencia de los stakeholders vs costo de cambios

La influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la incertidumbre son mayores al inicio del proyecto, y disminuyen durante la vida del proyecto. El costo de los cambios y de corregir errores suele aumentar sustancialmente segn el proyecto se acerca a su fin.

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Caractersticas de la fases de un proyecto

Las fases del proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusin de un entregable mayor. Las fases del proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en determinadas situaciones de un proyecto pueden superponerse. Las fases del proyecto constituyen un elemento del ciclo de vida del proyecto. Una fase del proyecto no es un grupo de procesos de direccin de proyectos.

Ej. Proyecto de una fase

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Caractersticas de la fases de un proyecto

Ej. Proyecto de tres fases

Ej. Proyecto con fases superpuestas

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Estructuras de Organizacin
La estructura de la organizacin es un factor ambiental de la empresa que puede afectar la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos. Las estructuras abarcan desde una estructura funcional hasta una estructura orientada a proyectos, con una variedad de estructuras matriciales entre ellas.

MATRICIAL FUNCIONAL
dbil
equilibrada

ORIENTADA A PROYECTOS
fuerte

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Organizacin Funcional

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Organizacin Matricial Dbil

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Organizacin Matricial Equilibrada

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Organizacin Matricial Fuerte

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Organizacin Orientada a Proyectos

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Organizacin Combinada

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Activos de los procesos de la Organizacin

Abarcan alguno o todos los activos relativos a procesos de alguna o todas las organizaciones participantes en el proyecto que pueden usarse para influir en el xito del proyecto. Estos activos de procesos abarcan planes, polticas, procedimientos y lineamientos, ya sean formales o informales. Los activos de procesos tambin abarcan las bases de conocimiento de la organizacin, como las lecciones aprendidas y la informacin histrica. Los activos de los procesos de la organizacin pueden incluir cronogramas completados, datos sobre riesgos y datos sobre el valor ganado.

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Sistema de Gestin de Proyectos

Son un conjunto de herramientas, tcnicas y procedimientos usados para dirigir un proyecto, las cuales pueden ser formales o informales. Ayudan al lder del proyectos a manejar el proyecto de manera eficaz hasta su conclusin.

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3. Procesos de Gestin de Proyectos

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Proceso

Un proceso es un conjunto de acciones relacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto de resultados.

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Para que un proyecto tenga xito debe:

Seleccionar los procesos adecuados. Identificar y cumplir los requisitos y expectativas de los Stakeholders. Buscar equilibrio entre alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo.

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Procesos de la Gestin de Proyectos

La gestin de proyectos se realiza ejecutando procesos, usando herramientas y tcnicas que reciben entradas y generan salidas.

grupo de procesos

rea de conocimiento
_pertenece_

_agrupa_

proceso de gestin

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Etapas del proceso de gestin de proyectos

Iniciacin
Planificacin

Seguimiento y Control

Ejecucin

Cada etapa se compone de varios procesos de gestin

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Cierre

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Etapas del proceso de gestin de proyectos

Iniciacin
Planificacin Seguimiento y Control Ejecucin

Error fatal: pensar que esto es el proyecto

Cierre
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Lmites del Proyecto

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reas de Conocimiento

Describen los conocimientos y las prcticas de la direccin de proyectos que toda gestin de proyectos debe gestionar.

grupo de procesos

rea de conocimiento
_pertenece_

_agrupa_

proceso de gestin

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Grupos de Procesos versus reas de Conocimiento

Procesos reas de Conocimiento

Iniciacin

Planificacin

Ejecucin

Seguimiento y Control

Cierre

4.- Integracin 5.- Alcance 6.- Tiempos 7.- Costos 8.- Calidad 9.- Recursos Humanos 10.- Comunicacin 11.- Riesgos 12.- Adquisiciones

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Correspondencia entre Grupos de Procesos versus reas de Conocimiento

Correspondencia de Grupos de Procesos

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Grupos de Procesos de Iniciacin

Define y autoriza el proyecto o una fase del proyecto.

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Grupos de Procesos de Planificacin

Define y redefine los objetivos del proyecto. Planifica las acciones que se llevaran a cabo para lograr el objetivo del proyecto.

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Grupos de Procesos de Ejecucin

Integra el proyecto y ejecuta lo planificado.

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Grupos de Procesos de Seguimiento y Control

Sigue y controla regularmente el avance del proyecto, para identificar variaciones respecto a lo planificado, de tal forma que se tomen medidas correctivas oportunas.

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Grupos de Procesos de Cierre

Se realiza la aceptacin del producto, servicio o resultado, y se termina de manera ordenada una fase del proyecto o el proyecto mismo.

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Nivel de interaccin entre procesos

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Estructura PMBOK

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reas de Experiencia

reas de experiencia que necesita el equipo de direccin del proyecto.

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reas de Conocimiento

Los 42 procesos de direccin de proyectos estn agrupados en 9 reas de conocimiento: 4. Gestin de Integracin del Proyecto 5. Gestin del Alcance del Proyecto 6. Gestin de Tiempos del Proyecto 7. Gestin de Costos del Proyecto 8. Gestin de la Calidad del Proyecto 9. Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto 10. Gestin de las Comunicaciones del Proyecto 11. Gestin de Riesgos del Proyecto 12. Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

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4. reas de Conocimiento de Integracin

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Desarrollar el acta de proyecto. Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto. Dirigir y gestionar la ejecucin del Proyecto. Monitorear y controlar el trabajo del Proyecto. Control integrado de cambios. Cerrar el proyecto.

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5. reas de Conocimiento de Alcance

1. 2. 3. 4. 5.

Recopilar requisitos. Definir el alcance. Crear el EDT. Verificacin del alcance. Control del alcance.

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6. reas de Conocimiento del Tiempo

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Definicin de Actividades. Establecer la secuencia de actividades. Estimar los recursos de las actividades. Estimar la duracin de las actividades. Desarrollo del Cronograma. Control del Cronograma.

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7. reas de Conocimiento de Costos

1. Estimacin de Costos. 2. Determinacin del Presupuesto. 3. Control de Costos.

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8. reas de Conocimiento de Calidad

1. Planificacin de la Calidad. 2. Realizar Aseguramiento de la Calidad. 3. Realizar Control de Calidad.

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9. reas de Conocimiento de Recursos Humanos

1. 2. 3. 4.

Planificacin de los recursos humanos. Adquirir el equipos de recursos humanos. Desarrollar el equipo del proyecto. Gestionar el equipo del proyecto.

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10. reas de Conocimiento de Comunicaciones

1. 2. 3. 4. 5.

Identificar Stakeholders. Planificacin de las comunicaciones. Distribucin de la informacin. Gestionar a los interesados. Informar el rendimiento.

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11. reas de Conocimiento de Riesgos

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Planificacin de la gestin de riesgos. Identificacin de riesgos. Anlisis cualitativo de riesgos. Anlisis cuantitativo de riesgos. Planificacin de la respuesta a los riesgos. Seguimiento y control de riesgo.

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12. reas de Conocimiento de Adquisiciones

1. 2. 3. 4.

Planificar las Adquisiciones. Efectuar las Adquisiciones. Administrar las Adquisiciones. Cerrar las Adquisiciones.

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Procesos de Gestin
Contienen las mejores prcticas de gestin. Se pueden adaptar a cada disciplina, pero sin dejar de lado la esencia de su singularidad y del conjunto. Se describen en el PMBOK en funcin de entradas, salidas, y herramientas/tcnicas involucradas en transformar las entradas en salidas.

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Procesos de Gestin

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Visin Integral del Proyecto

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