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PROCESO GENERAL DE COMPRAS

DISTRIBUCIN Auditoria Interna

RESPONSABILIDADES DE ARCHIVO ACTUALIZACIN Auditoria Interna Auditoria Interna Finanzas Control de calidad

NIVEL DE ACCESO
INTERNO: EXTERNO: Por permiso escrito de la Gerencia Corporativa

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NDICE

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Objetivo mbito de aplicacin Glosario Esquema general del proceso Flujo diagramado del proceso Documentos relacionados Desarrollo del proceso Anexos Historial de modificaciones

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PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS

1.

OBJETIVO

El objetivo de este Procedimiento Interno es cumplir con las siguientes Polticas operativas y financieras: - Operaciones de compras Proceso de Ordenes de Compra Cotizaciones: precios y condiciones competitivas Emisin y proceso de contraseas de pago a proveedores.

El siguiente procedimiento normar lo relativo a la funcin de compras de bienes y servicios. Se entiende que para lograr compras eficientes y econmicas se necesita la colaboracin de los diferentes departamentos. Es necesario que se observen las recomendaciones que aqu se describen para lograr obtener el mximo beneficio y control en cada operacin de compra. El objetivo del proceso es la documentacin de los procedimientos a ser seguidos dentro del proceso general de compras de la Compaa.

2.

AMBITO DE APLICACIN

El mbito de aplicacin de este procedimiento se enmarca para todas las gerencias /Jefaturas de la corporacin.

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3.

GLOSARIO

Cotizacin : Documento mediante el cual un proveedor nos indica el valor que tendr el bien o servicio que deseamos adquirir. La informacin bsica que el proveedor debe proporcionar para cotizar, es la siguiente: Nombre completo del producto Marca Origen Presentacin Certificado de Anlisis Orden de Compra: Documento mediante el cual se requiere el bien o servicio a un proveedor despus de haber pasado el proceso de cotizacin y de autorizaciones correspondientes. El formato de Orden de Compra solicita la siguiente informacin: Correlativo Fecha Proveedor Contacto Direccin Fecha de Entrega Nmero de Solicitud Compra Local/Importacin

Tipo de Moneda Quetzal (Q)

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Dlar Americano (US$) Otro Condiciones de Pago Contado (Pago contra entrega, ocho das crdito) Crdito Pago Anticipado o efectivo Transferencia Bancaria Con respecto a la distribucin del original y copias: Original para el proveedor, o bien puede ser enviada va fax Copia blanca para consulta Copia celeste archivo para correlativo Unidades de medida: La unidad de medida a ser aplicada en las distintas compras ser la siguiente: MATERIA PRIMA GRANELES LIQUIDOS SEMI SLIDOS SLIDOS MATERIAL DE EMPAQUE UNIDADES DE COMPRA = = = = KILOS LITROS KILOS UNIDADES (TABLETAS)

= UNIDADES = KILOS Y UNIDADES = UNIDADES

PRODUCTO TERMINADO Y OTROS

Descripciones

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Corresponde a la forma en la cual deber describirse un producto en la orden de compra para asegurar que tanto el proveedor como nuestro personal identifique adecuada y correctamente los bienes que se estn adquiriendo. DESCRIPCIN GENRICA (PRINCIPIO) Se utilizara como base dentro del maestro de materiales. DESCRIPCIN COMERCIAL Es el nombre comercial que utiliza el proveedor. En el sistema se deben utilizar ambas descripciones y se obtendrn del maestro el nombre genrico y por cada proveedor su nombre comercial. Ambas descripciones se utilizaran en la orden de compra y en las etiquetas de identificacin del producto y cdigo de barras. (APROBADO, RECHAZADO, ETC.)

Estructura de la descripcion: MATERIA PRIMA: Nombre del componente Descripcin fsica de forma y uso Color Nmero Medida Ej. Colorante Rojo tartacena No. 4 50 Ml.

MATERIAL DE EMPAQUE

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Lnea Descripcin fsica de forma y uso Color Numero Medida

Ej. Flores del campo Caja colonia 100 ml

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4.

ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO

Ciclo de conversion y Manejo de inventarios

Ciclo de Egresos

Materias Primas, Material De Empaque, Producto Terminado

Servicios y bienes no capitalizables

Proceso de Compras

Compras de Bienes y/ o Servicios

Bienes Capitalizables

Registro contable de Las compras

Ciclo de Activos Fijos

Ciclo Contable

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5.

Flujo diagramado del proceso

PROCESO DE COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS, PRODUCTO TERMINADO Y OTROS INSUMOS DE PRODUCCION

DEPARTAM ENTO DE COM PRAS

JEFATURA DE AREA

GERENCIA DE AREA

GERENCIA CORPORATIVA

Recibe solicitud verbal del bien o servicio No Valor de compra < Q 500 Si Procede a cotizar (Ver Anexo "A" para rangos y No. de cotizaciones requeridas)

Revisa la Orden de Compra

Aprueba Orden de Compra en el sistema No No Aprueba la Compra Si

Aprueba Orden de Compra en el sistema

No B

Aprueba la Compra Si

Aprueba la Compra Si

Ingresa la aprobacin en el sistema

Ingresa la aprobacin en el sistema

Ingresa la aprobacin en el sistema

A Ingresa en el sistema la orden de compra

Orden de Compra

Si Valor < Q 1000

No Si Valor< Q 5000 No

Efectua la Compra

Fin del proceso

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6.

Documentos relacionados

PROCESOS 1. PROCESO DE MANEJO DE INVENTARIOS 2. PROCESO DE EGRESOS 3. PROCESO DE ACTIVOS FIJOS 4. PROCESO CONTABLE

7.

Desarrollo del proceso

El proceso de compras es el proceso mediante el cual la Compaa adquiere sus bienes y / o servicios asegurando obtener la mejor calidad y precio posibles para cada compra-. Las compras pueden compras a efectuarse pueden clasificarse de la siguiente forma: a) Compras de Bienes y / o Servicios para produccin, es decir compra de Materias Primas, Material de empaque, servicios de maquila etc, que estn directamente relacionadas con el proceso de produccin y que usualmente requieren un proceso ms complejo para realizar la compra. Compras de Bienes y/o Servicios para el resto de departamentos la Compaa. Los cuales no se relacionan directamente con el proceso productivo de la Corporacin. Tales como compra de papelera y tilies, compra de bienes muebles operativos y no productivos, etc.
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b)

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Desarrollo del proceso para Compras de Bienes y / o Servicios para produccin Departamento de Compras: Recibe la solicitud de compra basada en el presupuesto o en las necesidades de compra conforme estas sean determinadas de acuerdo a las existencias de inventarios y expectativas de ventas. Si la Compra requerida es menor a Q 1,000. Deber obtenerse como mnimo una cotizacin por escrito, de lo contrario debern obtenerse la cantidad necesaria de cotizaciones de acuerdo al cuadro incluido en el Anexo A de este procedimiento. Despus de cotizar e identificar la cotizacin que cumpla con la calidad requerida del producto y al mejor precio, proceder a elaborar la orden de compra en el sistema. La orden de compra ser aprobada por los distintos niveles de autorizacin incluidos en el Anexo B de este procedimiento. Jefatura, Gerencia de Departamento o Gerencia Corporativa: Cada entidad de acuerdo a su nivel de autorizacin correspondiente, proceder a revisar las ordenes de compra que aparezcan bajo su usuario en el sistema de acuerdo a los niveles incluidos en el Anexo B de este procedimiento. Si aprueba la orden de compra esta ser trasladada automticamente por el sistema al ente que la gener ( en este caso el Departamento de Compras), para que proceda de realizar la misma.

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Desarrollo del proceso para Compras de Bienes y / o Servicios no relacionados con la Produccin y aplicable a todos los departamentos Secretaria o asistente del departamento: Recibe la solicitud de compra en forma verbal por parte de los jefes de departamento. Si la Compra requerida es menor a Q 1,000. Deber obtenerse como mnimo una cotizacin por escrito, de lo contrario debern obtenerse la cantidad necesaria de cotizaciones de acuerdo al cuadro incluido en el Anexo A de este procedimiento. Despus de cotizar e identificar la cotizacin que cumpla con la calidad requerida del producto y al mejor precio, proceder a elaborar la orden de compra en el sistema. La orden de compra ser aprobada por los distintos niveles de autorizacin incluidos en el Anexo B de este procedimiento. Jefatura, Gerencia de Departamento o Gerencia Corporativa: Cada entidad de acuerdo a su nivel de autorizacin correspondiente, proceder a revisar las ordenes de compra que aparezcan bajo su usuario en el sistema de acuerdo a los niveles incluidos en el Anexo B de este procedimiento. Si aprueba la orden de compra esta ser trasladada automticamente por el sistema al ente que la gener ( en este caso las secretarias o asistentes de cada Departamento), para que proceda de realizar la misma. Adquisicin de activos fijos Toda solicitud para adquirir activos fijos se har utilizando una orden de compra y deber llevar claramente identificado el nmero de la cuenta con el cual la compra de este activo ha sido autorizada previamente. A la orden de compra debern adjuntar las cotizaciones y cualquier otra informacin relacionada con la compra del activo fijo. Adicionalmente, cada adquisicin de bienes sujeta a capitalizacin deber contar con el presupuesto aprobado antes de efectuar la misma la misma.
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De igual forma todo bien susceptible a ser capitalizado es todo aquel activo fijo cuyo costo total (incluyendo los montos necesarios para ponerlo en funcionamiento) sea igual o mayor a Q 2,000. Otras consideraciones Proveedores nicos Existen algunos bienes o servicios que por su naturaleza estn representados o son proporcionados por un proveedor nico por proveedores especializados exclusivos; en estos casos, deber indicarse claramente sta situacin en la requisicin / orden de compra. De igual manera, deber tenerse cotizacin de dicho proveedor por el servicio que prestar. Contratos anuales Hay servicios que la compaa recibe constantemente a travs del ao y durante perodos mensuales y/o trimestrales, tales como: renta de oficinas, alquileres varios, servicios de lavandera, servicios de vigilancia, gasolina para vehculos de la compaa, suministros de cafetera, calibracin de bsculas, mantenimiento de aire acondicionado, anlisis de agua de calderas, fumigacin, jardinera, fletes, gastos consulares, servicios de contratacin de personal, servicio y mantenimiento al equipo de computadoras, mantenimiento de equipo de laboratorio, etc. Para este tipo de servicios y aquellos que por las caractersticas similares de los mencionados puedan ser incorporados en esta seccin, deber observarse lo siguiente: 1. Elaborar rdenes de compra "anuales", al inicio del ao, por el monto anual del contrato y especificar con la periodicidad que se prestar el servicio.

2. La orden de compra deber ser autorizada por Gerente del rea que recibir el servicio o que coordina la actividad en beneficio de la empresa y deber contar con el Vo. Bo. del Gerente Corporativo.
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3. La orden de compra deber indicar el nmero de cuenta contable en donde se registra el costo servicio al momento de recibirse. 4. El Depto. usuario deber llevar un archivo especial para este tipo de rdenes de compra. 5. Cuando se presente a cobro la factura o recibo que ampare esta clase de servicio deber autorizarla el gerente del departamento que recibe el servicio y har referencia a la orden de compra que ampara la contratacin del servicio. Se exceptan de esta seccin, aquellos bienes y/o servicios amparados con un contrato legal. Recepcion y pago de facturas amparadas con orden de compra En el proceso de recepcin pueden presentarse dos alternativas: a. Bienes y Servicios que son recibidos en los distintos departamentos. Como parte del proceso para recepcin y pago de las facturas del proveedor se debe contar con los siguientes documentos: Factura/Comprobante original Orden de compra autorizada Evidencia de recepcin del bien o servicio Copia de las cotizaciones segn el procedimiento b. Aquellos bienes que por su naturaleza tangible (PRODUCTO TERMINADO, MUESTRAS MEDICAS, LITERATURA, REPUESTOS, REACTIVOS, ETC.) debern ser recibidos en las bodegas de la compaa, para lo cual el encargado o responsable deber elaborar el respectivo DOCUMENTO DE RECEPCION, este documento de recepcin deber contener la siguiente informacin: 1. Fecha de recepcin (cuando se est recibiendo fsicamente el bien) 2. Nombre del proveedor 3. Nmero de orden de compra
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4. Nmero de la factura 5. Codificacin del artculo, descripcin completa, unidad de medida y cantidad recibida. 6. Deber adems indicar si los materiales que se reciben estarn sujetos a las verificaciones del departamento de Control de Calidad (Esto en el caso que se trate unicamente de producto terminado) 7. Si la mercadera viene averiada, para los efectos del reclamo a la compaa aseguradora. Se requiere, adems, que en toda la documentacin que presente el proveedor o transportista a la seccin de recepcin y que sta corresponda a la entrega de un bien, deber "estamprsele" el sello de "recibido", el cual deber contener la fecha y nmero de recibido de recepcin. c. Para los servicios intangibles que no sean servicios adquiridos anualmente, sino que sean eventuales y que requieren orden de compra, su recepcin deber evidenciarse en el documento de la persona o empresa que ha prestado el servicio. d. Cuando una orden de compra lleve ms de una entrega parcial, ser el Departamento de Solicitante quien debe controlar que las entregas estn conforme a las cantidades solicitadas. e. En las ordenes de compra de bienes (literatura, etiquetas, stickers, etc.) se permite un margen del 5% ms o menos de diferencia sobre la cantidad solicitada. Cuando la cantidad entregada por el proveedor exceda de dicho margen, se debe pedir autorizacin de la Gerencia responsable de la compra para poder recibir la misma y para proceder con el pago.

Apertura y revisin de proveedores: COMPRAS : Responsable de apertura de proveedores inclusive servicios los cuales deber abrir con un formulario de apertura proporcionado por la Gerencia respectiva (pude ser electrnico).

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Deber establecer claramente con el proveedor las condiciones comerciales para dejarlas implementadas al abrir el cdigo del mismo. CONTABILIDAD : Completara los datos correspondientes a cuentas contables retenciones etc. Segn el procedimiento. Emitir carta de informacin para proveedores sobre retencin de ser necesario. GARANTIA DE CALIDAD: Ser responsable de activar o desactivar materiales segn su aprobacin por proveedor. (No interviene en proveedores) Nota: Tomar en cuenta proveedores comunes y sus polticas (Ej. Librera)

Anticipos: En sistemas se dejara como una alternativa de uso y ser compras con la autorizacin de la gerencia de rea la encargada de habilitarla. Bodega de cuarentena: Ser una bodega terico o virtual la cual especificara producto que no se puede utilizar. El sistema deber identificar productos que requieren anlisis de Garanta de Calidad y cuales no (APROBADO), segn una bandera definida por compras, con autorizacin de Garanta de Calidad, con el propsito de que no se trasladen a bodega de cuarentena y sean puestos a disposicin de produccin o para la venta. Esta alternativa debe dejar una referencia en la orden de compra para que sea tomada en cuenta por contabidad para poder realizar el pago respectivo.

Producto que por error viene fsicamente en ordenes de compra y no existe codigo: 1. Se deber aperturar el cdigo en lnea de descontinuado o lnea de venta e inmediatamente realizar el rechazo.
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2. Si fuera necesario se negocia con el proveedor. 3. Se reexporta para negociar el pago y ajustar la factura con nota de crdito o una nueva.

8.

Anexos A: NIVELES DE COTIZACIN B: NIVELES DE AUTORIZACIN

9.

Historial de cambios

Primera edicin: Febrero, 21 2005.

ANEXO A: NIVELES DE COTIZACIN

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COTIZACIONES EN PROCEDIMIENTO: A 00.00 500.01 1,000.01 5,000.01 500.00 1,000.00 5,000.00 Y MAS NO ES NECESARIO COTIZAR (TELEFONO) UNA COTIZACIN POR ESCRITO DOS COTIZACIONES POR ESCRITO TRES COTIZACIONES POR ESCRITO

PROVEEDORES QUE SON EXCLUSIVOS Y ESTAN APROBADOS NO NECESITAN COTIZACIN Y SE DEBE DEJAR CLARO EN LA ORDEN DE COMPRA.
NOTA: ACTUALMENTE LA COMPAA SE ENCUENTRA EN UN PROCESO DE CALIFICACIN DE PROVEEDORES.

ANEXO B:

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NIVELES DE AUTORIZACIN DE ORDENES DE COMPRA A 0.00 1000.01 5000.01 GENERAL 1,000.00 JEFE DE DEPARTAMENTO 5,000.00 GERENTE DE AREA Y MAS GERENTE CORPORATIVO

DIRECTOR

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