MEMORIA - Propuestas de Mejora en La Gestión Operativa de Un Servicio de Mantenimiento

Propuestas de mejora en la gestin operativa de un servicio de mantenimiento
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Resumen
El presente proyecto pretende satisfacer una necesidad de una empresa del sector ferroviario contratada para realizar el mantenimiento de un servicio tranviario. Dicha necesidad consiste en el desarrollo e implantacin de un nuevo sistema de gestin del mantenimiento correctivo de infraestructuras. El mantenimiento correctivo se refiere al realizado con relacin a una avera. Es objetivo de la empresa mantenedora llevar un seguimiento y un control ptimo de las incidencias que ocurren. En este sentido, es necesario disponer de una herramienta de soporte que permita la gestin eficiente de este tipo de mantenimiento. Antes de la realizacin del proyecto, la empresa mantenedora dispone de un sistema de gestin sobre el que se pueden realizar un gran nmero de mejoras. Se analiza por lo tanto cada una de las fases que conforman el tratamiento de las averas: notificacin por parte del operador, intervencin, cumplimentacin de la Ficha de Intervencin en formato papel, introduccin de la Ficha en el sistema informtico, tratamiento y anlisis de las Fichas introducidas (mediante la obtencin de informes, por ejemplo), entre otras. A travs del estudio de estas fases, mediante un mtodo de prueba y error, se proponen y se desarrollan las modificaciones que implican una mejora para el sistema de gestin. El desarrollo del programa informtico en s es cometido de los programadores de la empresa, por lo que no se describe en este proyecto. La funcin de stos es clave para el avance de este proyecto ya que es necesario un contacto continuo con ellos con el fin de comentar e integrar en el sistema cada una de las modificaciones requeridas. Estas mejoras no afectan tan slo al diseo del sistema informtico, sino que tambin alteran la manera de proceder hasta el momento en la gestin de este tipo de mantenimiento: se propone la posibilidad de cargar en el sistema las averas notificadas por el operador antes de que el operario intervenga. Se describe en el proyecto, previa introduccin a un servicio de mantenimiento, el sistema informtico base para la gestin de incidencias, las modificaciones implantadas respecto al sistema inicial como resultado del anlisis de sus debilidades, as como las consecuencias de esta implementacin.
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Sumario
RESUMEN ___________________________________________________1 SUMARIO ____________________________________________________3 1. 2. GLOSARIO _______________________________________________5 INTRODUCCIN __________________________________________7
2.1. Objetivos del proyecto.................................................................................... 7 2.2. Alcance del proyecto...................................................................................... 7
3.
PRESENTACIN DE LA EMPRESA ___________________________9

3.1. La empresa .................................................................................................... 9 3.2. El proyecto ...................................................................................................10
4.
INTRODUCCIN AL SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE UN SISTEMA TRANVIARIO ____________________________________11

4.1. Objetivo del mantenimiento .........................................................................11 4.2. Tipos de mantenimiento...............................................................................13 4.3. Datos de salida: ndices de calidad .............................................................15 4.4. Documentacin ............................................................................................16
5.
SISTEMA INFORMTICO DE GESTIN DE MANTENIMIENTO ____17

5.1. Introduccin..................................................................................................17 5.2. Funcionalidades ...........................................................................................18
5.2.1. 5.2.2. 5.2.3. 5.2.4. 5.2.5. 5.2.6. 5.2.7. Estructuras de organizacin ........................................................................... 19 Datos tcnicos y gestin de equipos .............................................................. 20 Planificacin de rdenes, lanzamiento, seguimiento y control ....................... 22 Control de incidencias tcnicas y anlisis de tendencias ............................... 23 Gestin de servicios comerciales y viajes para material rodante ................... 23 Gestin de materiales..................................................................................... 24 Gestin de mano de obra ............................................................................... 25
5.3. Arquitectura tcnica .....................................................................................25 5.4. Seguridad y administracin general.............................................................26
6.
DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA INICIAL Y SISTEMA FINAL27

6.1. Descripcin general del sistema inicial ........................................................27 6.2. Descripcin general del sistema final ..........................................................31
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7.
ANLISIS
DE
LAS
DISTINTAS
FASES
DEL
PROCESO:
IMPLANTACIN DE LA MODIFICACIN EN EL SISTEMA ________33

7.1. Elaboracin de la Ficha Papel..................................................................... 33
7.1.1. 7.1.2. 7.1.3. 7.1.4. 7.2.1. 7.2.2. Descripcin y utilizacin de la Ficha de Intervencin. Generalidades .............33 Responsabilidades con el sistema inicial.........................................................34 Estado de las FI...............................................................................................35 Modo de cumplimentar la FI ............................................................................35 Datos e informacin contenida en la ficha de intervencin..............................39 Controles del nuevo sistema en la creacin y modificacin de la Ficha de Intervencin .....................................................................................................46 Introduccin .....................................................................................................53 Seleccin de FI para el listado.........................................................................54 Variantes de disposicin del listado.................................................................62 Introduccin .....................................................................................................69 Proceso de pruebas.........................................................................................70 Tratamiento de fichas cargadas ......................................................................77
7.2. Creacin de Fichas de Intervencin en R-S................................................ 39
7.3. Listados de fichas de intervencin .............................................................. 53

7.3.1. 7.3.2. 7.3.3. 7.4.1. 7.4.2. 7.4.3.
7.4. Carga desde fichero .................................................................................... 69
7.5. Demostracin del proceso........................................................................... 78
8.
CONSECUENCIAS DEL DESARROLLO_______________________81

8.1. Comunicacin del cambio a todos los usuarios del sistema....................... 81 8.2. Cursos de formacin a los usuarios ............................................................ 81 8.3. Fase de adaptacin y pruebas .................................................................... 82
9.
OTRAS PROPUESTAS ____________________________________85

9.1. Eliminacin del papel................................................................................... 85 9.2. Uso de Terminales Mviles ......................................................................... 85
9.2.1. 9.2.2. 9.2.3. 9.2.4. Funcionamiento ...............................................................................................86 Aplicaciones.....................................................................................................87 Opciones..........................................................................................................87 Anlisis de la propuesta...................................................................................88
10. ESTUDIO DEL IMPACTO MEDIOAMBIENTAL__________________91 11. PRESUPUESTO __________________________________________93 CONCLUSIONES _____________________________________________95 BIBLIOGRAFIA_______________________________________________97
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1. Glosario
ACTV. Estado de la Ficha de Intervencin Activo. Incidencia que requiere intervencin. AVI. Sistema automtico de identificacin de vehculos. CANC. Estado de la Ficha de Intervencin Cancelado. Incidencia que no requiere intervencin. CD. Corrientes Dbiles. Grupo de trabajo encargado del mantenimiento de los sistemas de billetaje, la sealizacin ferroviaria, las comunicaciones, etc. CF. Corrientes Fuertes. Grupo de trabajo encargado del mantenimiento de la catenaria y las subestaciones de energa. DAB. Dispensador Automtico de Billetes. DTR. Nmero identificativo del material. ED. Edificaciones. Grupo de trabajo encargado del mantenimiento de las paradas, los talleres y las cocheras. FI. Ficha de Intervencin. Documento en formato electrnico/papel que registra las actividades de mantenimiento correctivo que se llevan a cabo sobre las unidades o las instalaciones fijas. GMAO. Sistemas de Gestin de Mantenimiento Asistida por Ordenador LAC. Lnea Area de Contacto. PCC. Puesto Central de Control PEP. Plan de Estructura de Proyecto. Es una estructuracin del proyecto en forma jerrquica. Esta descomposicin es la base para realizar la planificacin y control de costes y fechas, y el presupuesto del proyecto. PTE. Estado de la Ficha de Intervencin. Intervencin pendiente de terminar. PV. Plataforma de Va.
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R-S. Sistema de gestin basado en el sistema de gestin SAP R/3, parametrizado por la propia empresa para soportar sus contratos de mantenimiento de sistemas ferroviarios. RFID. Siglas de Radio Frequency IDentification, en espaol Identificacin por radiofrecuencia. Sistema de almacenamiento y recuperacin de datos remoto que usa dispositivos denominados etiquetas, transponedores o tags RFID. SIV. Sistema de Informacin al Viajero. TERC. Estado de la Ficha de Intervencin. Intervencin terminada.
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2. Introduccin
2.1. Objetivos del proyecto
El principal objetivo de este proyecto es el diseo e implantacin de mejoras en el sistema de gestin del mantenimiento de una empresa del sector ferroviario. A travs de estas mejoras, aplicadas al tratamiento de incidencias en infraestructuras, se pretenden conseguir las siguientes metas: Optimizacin de los procedimientos de gestin para obtener un mayor control de las actividades de mantenimiento correctivo y, como consecuencia, mejores resultados para el operador. Mejora del diseo y las funciones del sistema informtico de gestin del mantenimiento de infraestructuras. Reduccin de errores en el tratamiento de Fichas de Intervencin. Reduccin del tiempo de operario invertido para llevar a cabo acciones que se distancian de la propia labor de intervencin sobre las averas.
2.2. Alcance del proyecto

Este proyecto engloba la descripcin de la implantacin del nuevo sistema informtico de gestin. Incluye, por lo tanto, el estudio realizado y el diseo de cada una de las partes que componen esta herramienta de soporte que permite la gestin del mantenimiento correctivo de las infraestructuras del servicio tranviario, as como sus consecuencias. Las modificaciones propias del programa son cometido de los programadores y desarrolladores de la empresa, por lo que no se detallan en este proyecto. Los datos que aparecen a lo largo del proyecto (nombres y datos de empleados, costes, datos de las averas) son datos de prueba y que, por tanto, no corresponden a contratos reales. Incluye el anlisis de los procedimientos seguidos para la gestin de este tipo de mantenimiento. Sin embargo, la implantacin completa de esta nueva manera de proceder no tiene lugar durante la realizacin del proyecto y, en consecuencia, no se describen los resultados de sta. Queda fuera del alcance de este proyecto el desarrollo del sistema para la gestin del mantenimiento preventivo del servicio tranviario. ste tendr lugar en un futuro prximo.
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3. Presentacin de la empresa
3.1. La empresa
Se trata de una empresa lder mundial en infraestructuras de generacin de energa y transporte ferroviario. En el campo del transporte ferroviario a nivel mundial, proporciona material rodante, infraestructuras y sealizacin ferroviaria, y servicios de mantenimiento. Participa en el transporte urbano con metros y tranvas alrededor de todo el mundo. En el sector Transporte trabajan alrededor de 25.000 personas. Esta empresa est integrada en el panorama empresarial espaol, llevando a cabo diferentes tipos de proyectos, desde el diseo, la ingeniera, la fabricacin y el mantenimiento en los sectores de generacin elctrica y de transporte ferroviario. La actividad de la empresa en el sector Transporte en Espaa incluye: Diseo, ingeniera y fabricacin de todo tipo de material rodante ferroviario: Trenes Elctricos, Diesel-Elctricos, Diesel-Hidrulicos, de uno y dos pisos, Automotores, Unidades de Tren para grandes pendientes, Regionales, Intercitys y Cercanas, Tranvas y Metros, Coches de pasajeros, Trenes de Alta Velocidad, Trenes Pendulares. Sealizacin ferroviaria y telecomunicaciones: Enclavamientos electrnicos de seguridad, Enclavamientos elctricos de cableado libre y de mdulos geogrficos. Sistemas de sealizacin y seguimiento para tranvas. Sistemas de telemando. Seales ferroviarias, convencionales y de fibra ptica. Accionamientos elctricos de agujas. Accionamientos electrohidrulicos de agujas para cambios de alta velocidad. Circuitos de va de audio frecuencia, de impulsos y convencionales de 50 Hz. Equipos para proteccin de pasos a nivel. Telecomunicaciones para servicios ferroviarios. Sistema automtico de identificacin de vehculos. (AVI) Mantenimiento, rehabilitacin y modernizacin de todo tipo de material rodante ferroviario. Locomotoras: Elctricas y Diesel, Unidades de Tren, Metros, Coches, Talleres. Gestin y venta de Repuestos. Cursos de Formacin tcnica. Elaboracin de Documentacin tcnica.
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Sistemas de transporte llave en mano e infraestructuras ferroviarias. Subestaciones, Lneas areas de contacto para trazados convencionales y de Alta Velocidad, mandos centralizados, sistemas de comunicacin, instalaciones fijas de estaciones, escaleras mecnicas, etc. Por otro lado, es reconocida mundialmente como una empresa pionera en innovacin tecnolgica y en la mejora continua de sus procesos y productos. La empresa considera la tecnologa como un elemento clave de su estrategia de negocio, para alcanzar el nivel de calidad y las expectativas de eficacia que esperan sus clientes y lograr sus objetivos financieros. Actualmente hay cientos de proyectos individuales en marcha que contribuyen a conseguir los dos objetivos clave en el negocio, y que a su vez colaboran en el desarrollo sostenible. Mejora continua de los resultados, funcionalidad y efectividad de los costes de sus productos, a travs del desarrollo de nuevas soluciones tcnicas o aplicaciones innovadoras de los elementos existentes. Mayor reduccin del impacto medioambiental de sus productos. El deseo de esta empresa es desempear un papel global como compaa especializada cuyas actividades impulsen el progreso social y mejoren la calidad de vida; que con esta estrategia se mejoren las prestaciones de los productos y se reduzca el impacto medioambiental.
3.2. El proyecto
La empresa en cuestin est contratada para realizar el 90% del mantenimiento de un servicio tranviario. Este 90% incluye el mantenimiento de los tranvas y las infraestructuras (catenaria, subestaciones, comunicaciones, sealizacin ferroviaria, sistemas de billetaje, etc.). El 10% restante es cometido de otra empresa y corresponde al mantenimiento de la va frrea. A la vez, esta empresa subcontrata a otras empresas las cuales se encargan del mantenimiento de otros subsistemas, como es el caso de la radio o la sealizacin vial (semforos). El estudio a continuacin se sita en este proyecto de mantenimiento contratado. Dentro de ste, es un anlisis que tan solo afecta al sistema de gestin del mantenimiento de infraestructuras.
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4. Introduccin al servicio de mantenimiento de un sistema tranviario

4.1. Objetivo del mantenimiento
El objetivo bsico de la prestacin de mantenimiento es ofrecer al operador un nivel elevado de funcionamiento del sistema tranviario que le permita alcanzar sus objetivos comerciales, garantizando al mismo tiempo la seguridad del funcionamiento. Los servicios que el mantenedor preste deben garantizar: La conservacin del sistema tranviario en buen estado de funcionamiento y en condiciones que ofrezcan seguridad a los usuarios. El mantenimiento de los ndices de servicio del sistema tranviario. La filosofa del mantenimiento consiste en buscar en todo momento la prevencin y reduccin de las probabilidades de fallos. El anlisis y el seguimiento de los equipos del sistema tranviario, mediante un sistema informtico de gestin, permitirn optimizar los procedimientos de mantenimiento. El sistema tranviario rene una gran variedad de subsistemas de diferentes tecnologas que exigen la supervisin de las actividades que se muestran en la Figura 4.1.
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1- Tranvas 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Bogies Equipos traccin/frenada Conjunto caja Grupos climatizacin Control/seguridad 2- Sealizacin ferroviaria 2.1 Sealizacin en las lneas 2.2 Sealizacin en las cocheras
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3- Alimentacin de traccin y baja tensin 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Acometida FECSA Subestaciones Equipos en lnea Cableado Hilo piloto (disyuntores)
4- Comunicaciones 4.1 Red de transmisin SD H/Megafona/TVCC/ Control de acceso/Telefona 4.2 SAE/Radiocomunicaciones/SCADA
5- Obras civiles 5.1 5.2 5.3 5.4 Paradas laterales Paradas centrales Talleres/Almacenes/Oficinas Catenaria
6- Soporte logstico 6.1 6.2 6.3 6.4 Mquinas/Equipos/Vehculos Recambios Documentacin Equipos de prueba
7- Plataformas 7.1 7.2 7.3 7.4 Plataformas Carriles Aparatos de va Entorno de plataforma
8- Sealizacin viaria 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 Reguladores de trfico Semforos Soportes Teclas Emisor/Receptor radio Indicador de seal metlico
9- Sistema billetaje 9.1 Equipos fijos en el PCC/Talleres 9.2 Sistemas embarcados 9.3 Lectores porttiles de control y venta 9.4 Distribuidores automticos de billetes (DAB) en paradas 9.5 Mquinas expendedoras simplificadas 9.6 Porttiles de recuperacin 9.7 Panel frontal del DAB
Fig. 4.1. Actividades de mantenimiento de subsistemas
Antes de la puesta en marcha de un servicio tranviario es necesario un periodo previo de implantacin del mantenimiento. El periodo de implantacin del mantenimiento tiene como objetivo: Implementar con el operador el reglamento de explotacin, as como las reglas de seguridad, circulacin, registro y seguimiento de los fallos, etc.; Contratar progresivamente al personal de mantenimiento y formarlo; Realizar acuerdos con los proveedores y posibles subcontratistas; Conocer las instalaciones, acondicionamiento y utillajes de mantenimiento; Implantar los procedimientos iniciales de mantenimiento; Comprar las piezas y los consumibles necesarios para el mantenimiento; Asegurar el mantenimiento durante el periodo de marcha en blanco.
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4.2. Tipos de mantenimiento

Existen diversos tipos de mantenimiento: Mantenimiento preventivo Grandes revisiones y renovaciones Mantenimiento correctivo Vandalismo y accidentes Limpieza
Mantenimiento preventivo Es el mantenimiento efectuado con la intencin de reducir la probabilidad de avera de un sistema o de un equipo. Se distinguen dos tipos de mantenimiento preventivo: o El mantenimiento preventivo condicional, que se realiza en funcin de los acontecimientos definidos con anterioridad. El mantenimiento preventivo sistemtico, que se realiza segn un calendario de vencimientos establecido segn la duracin del funcionamiento o del kilometraje recorrido.
Las operaciones de este tipo se ejecutan por parte del mantenedor de forma compatible con la explotacin del sistema, para poder asegurar el cumplimiento de los objetivos. El mantenimiento preventivo se inicializa segn las prescripciones de los proveedores de los sistemas y despus se adapta por el mantenedor segn su propia experiencia y de comn acuerdo con el operador. Si durante la prestacin del mantenimiento se detecta que el alcance y frecuencia de los trabajos de mantenimiento preventivo inicialmente previstos resulta insuficiente, excesiva o mejorable mediante su optimizacin, se realizan las oportunas correcciones en el Plan de mantenimiento (Documento que define las periodicidades en la ejecucin de los trabajos a realizar con un carcter claramente preventivo). Grandes revisiones y renovaciones Las operaciones de grandes revisiones y renovaciones son las que el mantenedor efecta necesariamente para asegurar el cumplimiento de los ndices de calidad del contrato.
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Mantenimiento correctivo Es el mantenimiento realizado en relacin a una avera. Las averas pueden ser de diversos niveles, desde el simple incidente, invisible para los usuarios, hasta la parada total del sistema. Se distinguen dos tipos de mantenimiento correctivo: o El mantenimiento correctivo paliativo, que est destinado a permitir que un equipo cumpla provisionalmente toda o parte de su funcin. o El mantenimiento correctivo curativo, que tiene como objetivo restablecer un equipo a un estado que le permita cumplir su funcin. La organizacin del mantenimiento correctivo tiene como objetivo garantizar la seguridad y limitar al mximo las perturbaciones que puedan afectar a los usuarios. El mantenedor puede efectuar una intervencin de mantenimiento correctivo paliativo durante el servicio comercial con la finalidad de reducir la interrupcin y, posteriormente, realizar una intervencin de mantenimiento correctivo curativo. El operador tiene que detallar correctamente todas las anomalas observadas por los agentes de la operacin, lo cual sirve de base para las reparaciones que se tendrn que realizar. Operador y mantenedor proceden, de forma peridica, a examinar las incidencias que se hayan producido en el sistema, con el fin de determinar a quien le corresponde la responsabilidad de solucionarlas. Vandalismo y accidentes En caso de vandalismo o accidentes, el mantenedor acuerda las maneras de proceder con el fin de minimizar al mximo el impacto de los daos reparando cuanto ms urgentemente sea posible cualquier defecto en esta materia. Limpieza La limpieza tambin la lleva a cabo el mantenedor y sta incluye: o o La limpieza interior de los tranvas a realizar en el taller de mantenimiento. La limpieza exterior de los tranvas.
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4.3. Datos de salida: ndices de calidad

La evaluacin y el control de la calidad de un servicio se realizan a partir de los parmetros siguientes: Disponibilidad Fiabilidad Regularidad Imagen comercial
Disponibilidad del sistema Es un indicador de capacidad del sistema para desarrollar su funcin durante un tiempo determinado y en condiciones y rendimientos definidos. Se mide como la relacin entre el tiempo de funcionamiento real y el previamente establecido como programado. Se integra en este concepto la evaluacin de las perturbaciones de servicio causadas tanto por las instalaciones fijas como por el material mvil. Fiabilidad del sistema Evala la calidad tcnico-comercial tanto de las instalaciones fijas como del material mvil en comparacin con las condiciones tcnicas para las cuales fueron programados. En la evaluacin de fiabilidad se miden las averas que se han producido en un intervalo o en un nmero determinado de kilmetros realizados, segn el caso. Regularidad del servicio Es un indicador de calidad del servicio prestado. Se evala mediante el grado de cumplimiento del horario en las zonas suburbanas y en los intervalos de paso de las estaciones en las zonas suburbanas. Imagen comercial En este concepto se incluye la evaluacin del aspecto general (iluminacin, estado de los plafones informativos, escaleras, ascensores, mquinas expendedoras y canceladoras) y limpieza de las instalaciones y material mvil, con el fin de mantener el sistema con una imagen agradable para los pasajeros.
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4.4. Documentacin
En un servicio de mantenimiento son necesarios tres tipos de documentos: Documentacin tcnica: o o o o o o Planos Especificaciones Normas tcnicas Plan de mantenimiento Manuales descriptivos Manual de operacin
Documentacin industrial: es la generada a partir de la documentacin contractual suministrada con los subsistemas que se tienen que mantener, adaptndola a las necesidades concretas de cada tipo de contrato de mantenimiento. Se clasifica en: o Protocolos de mantenimiento: son los documentos que definen el conjunto de operaciones sistematizadas y repetibles, que se realizan en los diferentes subsistemas, a cumplimentar por el servicio de mantenimiento. Listas de revisin: son los documentos en que se recogen los parmetros y resultados derivados de la ejecucin de los protocolos. Instrucciones de trabajo: definen y normalizan la forma de realizar una tarea o parte de una tarea determinada. Fichas de control: son los documentos en que se recogen los parmetros y resultados derivados de la ejecucin de las instrucciones de trabajo. Protocolos de prueba: definen un conjunto de comprobaciones sistematizadas y repetibles que se realizan sobre un componente o equipo, recogiendo los resultados, para determinar su adecuacin a los requisitos establecidos. Manual de calidad
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5. SISTEMA
INFORMTICO
DE
GESTIN
DE
MANTENIMIENTO
5.1. Introduccin
Hoy en da, las empresas tienen que enfrentarse a un entorno cada vez ms complejo. El plazo para la toma de decisin es cada vez ms corto y la capacidad de reaccin debe ser siempre mayor. Los procedimientos de trabajo dentro de una compaa deben adaptarse a estas nuevas tendencias. Disponer de la informacin adecuada en el momento idneo y el lugar correcto es de suma importancia y se convierte cada vez ms en un punto clave en el xito de las compaas. Los sistemas de Gestin de Mantenimiento Asistida por Ordenador (GMAO) son una herramienta de soporte que permite la gestin industrial de un proyecto contemplando todos los aspectos que intervienen en el sistema a mantener. Son claves para conseguir los objetivos del mantenimiento en las reas de: Control de costes a travs de un conocimiento pormenorizado del uso de recursos, permitiendo tomar decisiones de contratacin apropiadas. Resultados tcnicos, por medio de un seguimiento continuo de la informacin tcnica. Planificacin eficaz y organizacin del conjunto de actividades de mantenimiento. Calidad a travs del cumplimiento de los requerimientos de trazabilidad de las normas ISO, y la puesta a disposicin de los operarios de una informacin siempre actualizada. Resultados de mejora, a travs de indicadores globales adaptados que permiten detectar tendencias y mejorar de forma continua los resultados del mantenimiento. Mejora de la disponibilidad y la fiabilidad de los equipos gracias al conjunto de los aspectos citados anteriormente. El sistema de gestin de mantenimiento debe tener un alto nivel de integracin para poder producir indicadores de rendimiento para la gestin general. Al sistema de gestin utilizado se le asigna el nombre de R-S. R-S es un sistema de gestin basado en el sistema de gestin SAP R/3, parametrizado por la propia empresa para soportar sus contratos de mantenimiento de sistemas ferroviarios.
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La GMAO dispone de una estructura modular interactiva, as como de una serie de interfases con otros sistemas, para enviar o recibir informacin. Las funciones requeridas para la gestin de una empresa moderna estn contempladas en los diferentes mdulos del sistema. La estructura modular del programa propuesto permite definir la estructura general de organizacin mejor adaptada a las necesidades de cada nuevo proyecto de mantenimiento. Para cada mdulo del sistema, estn definidos los datos iniciales que deben cargarse y la manera en que la informacin complementaria se introduce en el sistema, de acuerdo con los requerimientos de informes a obtener. La GMAO, adems de sustentar una valiosa base de datos de todo lo que hace referencia al mantenimiento del sistema, permite realizar estudios estadsticos que faciliten la elaboracin de los informes mensuales o de cualquier otro que sea necesario hacer.
5.2. Funcionalidades
Las funciones ms importantes son: Definicin de los equipos a mantener y seguimiento de la configuracin del sistema ferroviario Planificacin de los trabajos de mantenimiento, lanzamiento, seguimiento y control de los mismos Control de incidencias tcnicas y anlisis de tendencias Gestin de servicios comerciales y viajes para material rodante Gestin de materiales Gestin de mano de obra Control de herramientas y su estado de calibracin Control de costes, gestin econmica y financiera Seguimiento de indicadores de calidad (disponibilidad, fiabilidad) Posible enlace con informacin documental (gestin documental) Los datos de seguimientos de costes pueden ser exportados a los sistemas de gestin financiera apropiados.
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De la misma manera, los datos de incidencias tcnicas, rdenes de trabajo realizadas y contadores pueden ser exportados a sistemas del cliente si fuera requerido.
5.2.1.
Estructuras de organizacin
El sistema es capaz de ser configurado con unas estructuras organizativas que permiten agrupar los datos por sistema, por tipo de actividad (preventivo, correctivo, etc.) u otro concepto requerido para dar al personal de gestin de mantenimiento la informacin adecuada de forma sinttica y til. Con fines organizativos, el sistema dispone de: estructuras financieras (sociedad, plan de cuentas) estructuras para mantenimiento (centros, calendarios, puestos de trabajo...) estructuras para materiales (organizacin de compras, almacenes) estructuras para mano de obra (centros de coste reas funcionales) estructuras de control de proyecto (proyectos, estructuras de costes, clases de costes) As, para el seguimiento del proyecto, existen listados de costes por clase de coste, a cualquier nivel de la estructura de costes, o bien por horas, o materiales, o subcontratas, o a nivel de cada orden de trabajo... Tambin permite el seguimiento el control del inventario por proyecto, tanto de las entradas y salidas, como de los traspasos entre proyectos, como a travs del anlisis de las diferencias de coste en facturas. La estructura de elementos PEP consiste en un primer nivel que corresponde al proyecto, un segundo que se refiere al sistema y un tercer y cuarto nivel que se refieren a la actividad. De esta forma, dentro de una sociedad, como sera para el caso del estudio mantenimiento de infraestructuras, identificada con un cdigo (0055) se estructuraran los diferentes centros con cdigos del tipo 55XX y sus respectivos almacenes SYYY. En cuanto al mantenimiento, cada centro se estructura en diversos puestos de trabajo YYY, como son: CF (Corrientes fuertes), CD (Corrientes Dbiles), ED (Edificaciones), PV (Plataforma de Va). Esto se puede ver grficamente en la Figura 5.1.
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Fig. 5.1. Estructura del sistema
5.2.2.
Datos tcnicos y gestin de equipos
Este conjunto de funciones ofrece una descripcin tanto fsica como tcnica de los sistemas, subsistemas y componentes a mantener. Durante la vida del sistema, se mantiene el registro de la ubicacin fsica de los componentes crticos, de su estado, incluso cuando estn guardados en almacn o enviados a reparar en casa de un tercero. Existe una integracin completa con el mdulo de rdenes de trabajo para seguimiento de montajes y desmontajes por una parte, y con el mdulo de compras y almacenes por otra parte, con seguimiento de expediciones entre talleres y reparaciones. La codificacin de los materiales enlaza con datos de identificacin, documentos asociados, etc. Estos cdigos agrupan los materiales en diferentes tipos como pueden ser: repuestos herramientas servicios compras generales Otros
Las series, unidades, vehculos, ubicaciones... se organizan siguiendo una estructura funcional por serie, una estructura fsica genrica por serie y una estructura de equipos por unidad.
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La codificacin que distingue la clase de objeto es del tipo: 2B-302.1 2B-302.2 2B1-INF-1 2B1-INF-2 2B1-INF-3 2B1-INF-4 2B1-INF-5 2B1-INF-6 2B1-INF-7 2B1-INF-8 2B1-INF-9 Material rodante Centro 1 Material rodante Centro 2 Infraestructuras Centro 1 Sealizacin ferroviaria Centro 1 Energa Centro 1 Comunicaciones Centro 1 Edificios Centro 1 Soporte logstico Centro 1 Plataforma y va Centro 1 Sealizacin vial Centro 1 Billetaje Centro 1
A partir de esta estructura se codifican todos los cdigos funcionales. En cuanto a la ubicacin tcnica geogrfica, los cdigos que se emplean son del tipo 2B1S.XXX 2B1 o o o o o o o o Infraestructuras Centro 1 2B1B 2B1E 2B1Z 2B1P 2B1S 2B1T 2B1C 2B1F Equipos embarcados Cocheras y edificios Zonas (en edificios) Paradas Subestaciones Tramos inter-estaciones Cruces (en tramos) Enclavamientos (en tramos, cruces...)
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2B-302-111/xx 2B-302-211/xx
Tranvas Centro 1 Tranvas Centro 2
La clasificacin de ubicaciones tcnicas por sistema, 2B1G.XXXX.SS, responde a la siguiente estructura: BI CO ED EN PV SI SV Billetaje Comunicaciones Edificios y obra civil Energa Plataforma y va Sealizacin Semaforizacin
Por lo tanto, G hace referencia a la ubicacin tcnica geogrfica y SS al sistema. Por ejemplo: 2B1T.0010.CO: Sistemas de comunicaciones en tramo P01 P02. De esta forma se entiende que al disponer de esta estructuracin, es posible ir viendo en cascada, a partir de la ubicacin tcnica ms genrica, todas las especficas.
5.2.3.
Planificacin de rdenes, lanzamiento, seguimiento y control
Esta funcin permite preparar rdenes estndar de mantenimiento tanto para los trabajos planificados como para los que no lo son. Las listas de operaciones pueden estar relacionadas con su documentacin correspondiente. La planificacin de trabajos puede tener en cuenta los repuestos requeridos y su disponibilidad, as como los recursos de mano de obra y la capacidad de taller. Las rdenes de trabajo representan el registro de la actividad, estando relacionadas con los operarios implicados, los repuestos empleados y la inmovilizacin de los equipos. Se utilizan en todos los niveles de mantenimiento requeridos por la organizacin. Este mdulo queda relacionado con todos los dems mdulos del sistema de gestin.
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5.2.4.
Control de incidencias tcnicas y anlisis de tendencias
Este mdulo permite el registro y anlisis de fallos de sistemas, subsistemas y equipos. Se utiliza tanto como base de datos para anlisis de indicadores de nivel de servicio, como base de datos de conocimiento sobre fallos y remedios para el sistema a mantener. Se utiliza para seguir el grado de resolucin de cada incidencia mientras se encuentre abierta, y permite tambin proponer modificaciones tcnicas a partir de anlisis de fallos repetitivos. Ser este mdulo la base del estudio de posibles mejoras que se describe en captulos posteriores. Tal y como se detallar ms adelante, se avanza que la manera de proceder en el caso del mantenimiento correctivo sigue el siguiente esquema: Aviso Orden Ficha de intervencin Intervencin Cierre La introduccin de un aviso en el sistema notifica la existencia de una incidencia. En el caso en que necesite intervencin, se crear una orden, su correspondiente ficha de intervencin, y una vez se haya intervenido se proceder al cierre de la ficha. El aviso implica introducir la informacin que se refiere a la ubicacin tcnica, identificacin y descripcin de la anomala, fechas y horas, sntomas y causas, cdigo funcional, datos adicionales... En la creacin de la orden ser necesario determinar la asignacin de la incidencia, el elemento de coste, y el status del usuario. La exportacin de datos permite obtener listados varios como son: listas de avisos, con variantes de seleccin y visualizacin; otros informes como resmenes de averas, con textos completos, o resmenes de problemas, etc.
5.2.5.
Gestin de servicios comerciales y viajes para material rodante
Este mdulo permite controlar el movimiento del material mvil a mantener y su asignacin a viajes comerciales. Permite definir unos viajes genricos que sirven de plantilla de horarios y representan el servicio que el operador debe poder asegurar con la flota que atiende el mantenedor. La programacin de viaje se registra tanto para los viajes planificados como para la realizacin final, pudiendo comparar el servicio efectivamente dado frente al servicio requerido.
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Este mdulo ofrece tambin una serie de informes que permiten hacer un seguimiento de viajes realizados por tipos (comercial, pruebas, etc.) y otros conceptos. Este mdulo est integrado con la gestin de equipos, permitiendo actualizar peridicamente los contadores de kilmetros recorridos asociados a cada equipo con los kilmetros correspondiente a los viajes realizados por las unidades que los contienen.
5.2.6.
Gestin de materiales
Este mdulo se basa en procesos estndares de gestin de compras, logstica y almacenes. Se integra perfectamente con los mdulos de rdenes de trabajo y datos tcnicos. Es la fuente principal de informacin de la organizacin para la gestin de repuestos y herramientas. Permite tambin la identificacin completa de repuestos con todos los datos tcnicos necesarios como planos, normas, especificaciones tcnicas, etc. El mdulo integra en particular la gestin global de reparaciones de componentes, tanto para reparaciones externas como para reparaciones internas. En cuanto a la gestin de las actividades de compra y logstica: Desde aqu se gestiona la relacin material-proveedor: precios, plazo de entrega, interlocutores y referencias cruzadas (proveedor-fabricante-cliente). Se realizan solicitudes de pedido y se controla todo su proceso de aprobacin, con la posibilidad de obtener listados de solicitudes que contienen informacin completa del pedido: nmero de solicitud de pedido, solicitante, tipo de material a solicitar, descripcin, unidades/cantidad, fabricante, fecha en la que se necesita, fecha de creacin de la solicitud, centro receptor, etc. Adems permite disponer a travs del programa de toda la informacin referente a los pedidos realizados y as controlar y manejar estos datos de forma adecuada, como por ejemplo, mediante clasificaciones de los pedidos por proveedor. Se dispone en todo momento de la informacin que permite analizar las necesidades, controlando, entre otros, el punto de pedido de cada material, el punto de rotura de stock, etc. Se gestionan a travs del programa las peticiones de oferta y los anlisis de stas, al igual que los pedidos normales, de reparacin o de compra rpida. En cuanto a la gestin y control de los almacenes: A travs de este sistema se gestiona el stock por proyecto, el stock de consignacin (de proveedor, de cliente), el movimiento de mercancas, el flujo de reparacin de equipos (integracin con montajes y desmontajes), las expediciones entre centros y a terceros (preparacin, nota de entrega, seguimiento).
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El inventario est totalmente controlado, se pueden obtener listados que comparan el inventario real con el terico.
5.2.7.
Gestin de mano de obra
Este mdulo permite registrar el nivel de utilizacin de los recursos de mano de obra, incluido por especializacin y tipos de horas. Est integrado con los mdulos de rdenes de trabajo y control de costes. Por tanto, las horas de mano de obra tambin se gestionan a travs del sistema. Para cada empleado se dispone de su identificacin, del centro de coste y de las calificaciones. Para la valoracin de costes de horas se dispone de las tarifas horarias. As es posible tener un registro de horas trabajadas, clasificadas segn el nivel de orden, nivel de elemento de coste, tipos de horas (normales, extras...).
5.3. Arquitectura tcnica

El sistema se compone de los elementos siguientes: Servidores de alto rendimiento para el almacenamiento de datos y gestin de la red. Puestos de trabajo tipo PC e impresoras lser, para ofrecer una interfase fcil de utilizar y eficiente, basada en entorno Windows. Unos equipos de comunicacin que aseguran la disponibilidad del sistema en todos los talleres y oficinas donde su acceso sea requerido, con control de seguridad adecuado, para preservar la confidencialidad de los datos intercambiados. Software de base para la gestin de la red, herramientas ofimticas de trabajo, servicios de correo electrnico y funciones de backup y recuperacin de datos. Software aplicativo SAP R/3 de uso extendido y probado en el rea de la gestin de mantenimiento de sistemas ferroviarios. Los componentes estn comprados a fabricantes y proveedores capaces de ofrecer un servicio de soporte y mantenimiento continuo a largo plazo. Los componentes hardware son escalables para dar la posibilidad de adaptar el rendimiento de los equipos al volumen de datos a tratar y al nmero de usuarios conectados.
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Memoria
5.4. Seguridad y administracin general

La seguridad del sistema de gestin est establecida al menos a tres niveles: Control de acceso por cdigo de acceso individual y palabra clave para impedir la conexin de personal no autorizado a la red y al sistema. Control de acceso por funcin para asegurar que un usuario dado slo pueda ejecutar una transaccin para la cual se le ha dado autorizacin. Control de acceso a nivel de grupo de datos para controlar si un usuario puede visualizar o modificar los datos de otra rea que no sea la suya propia. La interfase de usuarios en el sistema es fcil de configurar por personal autorizado para adaptar ciertos comportamientos de transacciones y presentaciones a cada usuario o grupo de usuario.
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6. Descripcin sistema final
general
del
sistema
inicial
6.1. Descripcin general del sistema inicial

Como se ha visto anteriormente, el mantenimiento correctivo es el realizado en relacin a una avera. A continuacin se presenta una descripcin y un anlisis del proceso correspondiente a la organizacin inicial de este tipo de mantenimiento. Se describe la metodologa seguida por la empresa encargada del mantenimiento de las infraestructuras de este servicio tranviario desde que surge una avera hasta que la ficha de intervencin est cargada en el sistema informtico. En el momento en que surge una avera o anomala en el servicio, el operador, desde el puesto central de control (en adelante, PCC), informa a la empresa mantenedora a travs de un mensaje enviado a los busca de los operarios y/o a travs de una llamada telefnica. Dependiendo del tipo de incidencia de que se trate, el cliente avisar a quien corresponda: mantenimiento de material rodante, mantenimiento de infraestructuras o a la empresa subcontratada para el mantenimiento de un subsistema. En el caso de corresponder a mantenimiento de infraestructuras, que es el que se analiza, tambin se diferencia entre los distintos grupos de trabajo. Este mantenimiento, a diferencia del mantenimiento de material rodante, se encarga de un gran nmero de subsistemas. Es por esto que existen tres grupos de trabajo: Corrientes dbiles: encargados del mantenimiento de los sistemas de billetaje (equipos embarcados en los tranvas canceladoras y consolas-, dispensadores automticos de billetes en las paradas, barreras tarifarias...), sealizacin ferroviaria (motores de accionamiento de agujas, videogrfico de sealizacin...), interfona, megafona, circuito cerrado de televisin (cmaras), SIV (sistema de informacin al viajero mediante pantallas), comunicaciones, etc. Corrientes fuertes: encargados del mantenimiento de la catenaria (lnea area de contacto, LAC) y subestaciones de energa. Edificaciones: encargados del mantenimiento de las paradas, talleres y cocheras.
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Memoria
En cada grupo de trabajo, los operarios se distribuyen en diferentes turnos. Por ejemplo, en el caso de tener dos centros de emplazamiento, podran estar distribuidos en cuatro turnos organizados de la siguiente forma: Turno A: Dos operarios (uno en cada centro) con horario desde las 6h. hasta las 14h. Turno B: Dos operarios (uno en cada centro) con horario desde las 14h. hasta las 22h. Turno C: Dos operarios (uno en cada centro) con horario desde las 22h. hasta las 6h.. Turno J: un operario en horario de jornada completa, desde las 8h. hasta las 17 h. El operador, por lo tanto, debe conocer al responsable de qu grupo debe notificar la incidencia. En los casos en que enva un busca, suele confirmar que ha sido recibido mediante la llamada telefnica. En ocasiones diferencia en el propio mensaje a qu centro de emplazamiento corresponde la incidencia, facilitando as el trabajo de los operarios mantenedores. El nmero de incidencias diarias es variable. Podra haber entre 0 y 15 incidencias, alcanzando esta ltima cifra, por ejemplo, en das de fuerte lluvia la cual puede causar mltiples averas o complicaciones de diversos tipos. La persona del PCC va apuntando en papel todas las incidencias que van surgiendo y a la vez las va introduciendo en el ordenador dentro de un documento de Acces que a continuacin facilita al mantenedor. Una vez el operario es informado de la incidencia, procede a encargarse de ella y al finalizar, rellena una ficha de intervencin en papel. Estas fichas de intervencin registran las actividades de mantenimiento correctivo que se llevan a cabo sobre las unidades o las instalaciones fijas. Es aqu cuando encontramos la primera problemtica del proceso. Los operarios deberan llevar siempre con ellos el bloc de fichas. Sin embargo, esto no sucede, con lo cual el operario no rellena la ficha en el momento en que interviene, sino que lo hace cuando le es posible, esto es, por ejemplo, al final del da cuando vuelve al taller. Lo que ocurre entonces es que el operario se encuentra con la dificultad de recordar cada una de las incidencias que han aparecido adems de los detalles correspondientes a cada una de ellas, tales como la hora en que sucedi, etc. A menudo esto conlleva una falta de rigurosidad en los datos que describen cada incidencia transcritos en la ficha, e incluso la falta de algunas fichas de intervencin. La ayuda para recordar que suelen usar los
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operarios est en revisar los mensajes recibidos en el busca. Hay que tener en cuenta que no todas las fichas de intervencin hacen referencia a incidencias notificadas por el operador, sino que tambin realizan intervenciones de mantenimiento correctivo sobre anomalas detectadas por ellos mismos. Posibles soluciones a este problema se describen y analizan ms adelante. En este captulo tan slo se citan: una de ellas sera la utilizacin de terminales mviles por parte de los operarios (ver apartado 9.2); y la otra, el nuevo proceso de gestin del mantenimiento que se describe en el apartado 6.2. En el apartado 7.1 se describe todo lo referente a estas fichas de intervencin en papel y la informacin que contienen estos documentos. El nmero de ficha impreso en el documento es especialmente importante si es necesaria la salida de material del almacn, ya que ese ser el cdigo que constar en almacn. Como se ver en el apartado 7.1, un campo a rellenar en estas fichas es el nmero de Parte PCC. Para que el operario pueda completarlo, es necesario que busque y reconozca la incidencia en el archivo de Acces del operador, por ejemplo a travs de la fecha y la hora de la incidencia. Este hecho obstaculiza y retarda la accin del operario. Por esta razn sera conveniente que se les facilitase este nmero de alguna manera, como por ejemplo, introducindolo en el mensaje del busca. Sin embargo, esta solucin depende del operador, con lo cual no se tendr en cuenta. El sistema solucin (ver apartado 6.2), tambin hara desaparecer este obstculo. Una vez completada la ficha de intervencin, la incidencia debe cargarse en el sistema. La forma de introducir estas incidencias y sus posibles mejoras se describen en el apartado 7.2. Al acabar de introducir la ficha, se obtiene el nmero de ficha R-S, que es otro campo a rellenar en la ficha de papel. Ser con este nmero con el que se trabajar y se identificar a la incidencia en oficinas. La carga de la ficha en el sistema informtico es un proceso lento y que, en ocasiones, se puede acumular, por ejemplo a causa de que se estropee uno de los PCs, lo cual supondra mucho tiempo de operario. Puede darse el caso de que un operario tenga al final del da alrededor de 40 fichas acumuladas por cargar en el sistema. En ese caso, dado que un operario con prctica tarda unos tres minutos por ficha, esto supondra 2 horas de operario. Una vez cargadas las fichas, el encargado de los operarios las revisa, las firma, y se archivan.
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A partir de este momento se tratarn los datos de incidencias desde el propio sistema o bien volcndolos desde ste. A partir de estos datos ser posible analizar y definir claramente las diferentes incidencias registradas en el sistema, detectando problemas y estableciendo acciones correctoras, y entregar al cliente documentos que agrupen los resultados derivados de la actividad de mantenimiento. En la Figura 6.1 se muestra de forma grfica este proceso.
Fig. 6.1. Proceso de gestin de mantenimiento correctivo
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6.2. Descripcin general del sistema final

La finalidad de este anlisis es la implantacin de un nuevo proceso de gestin del mantenimiento correctivo de infraestructuras. Para llegar a la solucin final es necesario llevar a cabo modificaciones intermedias. Es decir, se analizarn cada una de las fases que se suceden en el tratamiento de fichas de intervencin, identificando y llevando a cabo todas las mejoras necesarias. La principal diferencia del nuevo sistema se basa en la idea que se describe a continuacin. El operario deja de ser el encargado de introducir/crear todas las fichas de intervencin en el sistema. Cada da se cargarn en R-S los datos de incidencias notificados por el operador. Los encargados de realizar esta precarga sern los asistentes o secretarios. De esta forma los operarios tendrn la posibilidad de ver todas y cada una de las incidencias de las que ha avisado el cliente y as se evitar el riesgo de olvidar algunas y se conseguir un control ms riguroso de stas. Su funcin pasar a ser, por lo tanto, completar y cerrar aquellas fichas sobre las cuales vayan interviniendo. En el caso en que se trate de incidencias no notificadas por el operador, s debern ellos mismos crear la ficha en el sistema. El hecho de actualizar las incidencias a diario, realizando adems diversas filtraciones de datos previas, permitir a los operarios trabajar con estas fichas de forma ms gil y eficiente. As los operarios podrn ver directamente slo aquellas incidencias que les correspondan. Adems de actualizar las incidencias, el asistente tambin deber marcar cada una de ellas con el estado en el que se encuentre la ficha de intervencin: ACTV, activo: incidencia que requiere intervencin por parte de los operarios. CANC, cancelado: incidencia que no requiere intervencin, debido a que carece de importancia o bien porque ya ha sido resuelta por un inspector, etc. El operario acceder directamente al sistema para conocer las incidencias notificadas por el cliente y, cuando sea conveniente, las modificar y completar tal y como se describe en el apartado 7.2. Con esta nueva manera de proceder, el operario podr comprobar de forma ms fcil qu es lo que ha hecho de lo que haba por hacer, qu es lo que todava se tiene que hacer, etc. Otra ventaja de este mtodo es que el asistente, al cargar las fichas previamente, aadir datos sobre la incidencia, rellenar muchos campos (como parada, va...) de forma que le ahorrar ese trabajo al operario y ste podr limitarse a un nmero ms reducido, lo cual se traduce en una reduccin de tiempo de operario introduciendo fichas en el
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ordenador. Adems, con la nueva informacin precargada, se podrn filtrar los datos por diversos criterios (como grupo de trabajo, etc.), de forma que se obtenga directamente la informacin que les interese. A medida que avance el anlisis se ir describiendo ms profundamente, concretando y, a la vez, ampliando esta idea inicial que orienta la nueva manera de proceder para la gestin de este tipo de mantenimiento.
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7. Anlisis de las distintas fases del proceso: implantacin de la modificacin en el sistema

7.1. Elaboracin de la Ficha Papel
Una de las primeras fases en la realizacin del mantenimiento correctivo y reparaciones de componentes implica la utilizacin de Fichas de Intervencin/Ficha de Reparacin (en adelante FI) en papel. Es por eso que es necesario precisar cmo se deben utilizar y cmo cumplimentar estos documentos.
7.1.1.
Descripcin y utilizacin de la Ficha de Intervencin. Generalidades
La Ficha de Intervencin (FI) permite dejar constancia de los fallos detectados y desmontaje de material en infraestructuras, tanto en garanta como en mantenimiento. La Ficha de Intervencin tambin permite dejar constancia de las reparaciones internas. En caso de fallo de un equipo de taller, es el Responsable de Operaciones quien debe tomar la decisin de abrir una FI, siempre que a su criterio, dicho fallo impida la actividad de mantenimiento. Las modificaciones programadas no se tratan con una FI. Los fallos detectados durante el mantenimiento preventivo tampoco se tratan con una FI, stas se registran en la orden de trabajo excepto en aquellos casos que por su importancia el responsable lo considera oportuno. Cada FI tiene un nmero distinto y por lo tanto propio. En el caso de no disponer del espacio suficiente para rellenar la FI se pueden utilizar otras fichas, anotando en cada una de ellas (Apdo. Compl. F. Interv.) el nmero de aquella de la que es complementaria. Las Fichas de Intervencin Simplificada se distribuyen en blogs de 50 unidades, encontrndose stas por triplicado en hojas autocopiantes. El aspecto de estas Fichas se muestra en la Figura 7.1.
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Fig. 7.1. Documento fsico de la Ficha de Intervencin
7.1.2.
Responsabilidades con el sistema inicial
El operario rellena, firma, entra la ficha de intervencin en el sistema, y la entrega en Secretara cada vez que realiza una intervencin. Eventualmente, Secretara puede entrar la ficha de intervencin en el sistema en lugar del operario. Antes de ser archivadas definitivamente, las fichas de intervencin deben ser verificadas por el responsable. Las fichas de garanta, las no imputables a la empresa mantenedora, deben ser gestionadas por el encargado con aquellas empresas garantes o suministradoras del equipo. Asimismo debe gestionar las FI imputadas a aquellos equipos cuyo mantenimiento est subcontratado a otras empresas. Es el encargado tambin el responsable de que el personal cumplimente correctamente las FI y de firmar el visto bueno. En caso de que la FI presente incorrecciones, el operario o Secretara modificarn dicha ficha en el sistema informtico.
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7.1.3.
Estado de las FI
FI Pendiente Una intervencin se considera no-cerrada cuando se seala con un crculo el ESTADO de la FI de cualquiera de las formas siguientes: o o o o o o o o PTE001: Intervencin pendiente de terminar por falta de tiempo. PTE002: Intervencin pendiente de terminar por falta de repuestos. PTE003: Intervencin pendiente de terminar por falta de documentacin. PTE004: Intervencin pendiente de terminar por falta de informacin. PTE005: Intervencin pendiente de terminar por falta de personal. PTE006: Intervencin pendiente de material PTE007: Otras causas TERPTE: La intervencin est terminada, pero queda por reparar internamente en el taller el rgano sustituido
FI Completa de datos tcnicos Una intervencin se considera Completa de Datos Tcnicos, cuando se seala con un crculo el ESTADO de la FI de la siguiente manera: o TERTEC: Ficha con datos tcnicos cumplimentados a falta de imputacin de costes. Intervencin terminada.
En este estado puede que exista un rgano desmontado pendiente de reparacin exterior. FI Cerrada Son aquellas que habiendo permanecido en estado TERTEC durante dos meses y una vez rebasado este periodo, pasan automticamente a estado de CERRADAS.
7.1.4.
Modo de cumplimentar la FI
Se relacionan a continuacin, en las Tablas 7.1, 7.2 y 7.3, aquellos campos que son obligatorios de cumplimentar en las FI (documento en papel):
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Denominacin Casilla N DE FICHA FICHA DE INTERVENCIN SIMPLIFICADA Y/O CONTROL DE MATERIAL COMPL. F. INTERV. OT/TAREA O REF. AVERA DURANTE EXPLOTACIN AVERA DURANTE REVISIN AVERA DURANTE PRUEBAS AVERA ANTES DE RECEPCIN ASIGNAR A GARANTA ASIGNAR A MANTENIMIENTO ASIGNAR A OTRAS CAUSAS
Rellenar por: Imprenta
Obligatorio Comentarios X N orden de la FI (viene grabado).
El operario
Indicacin de F.I. o Control de Material o ambas.
El operario El operario El operario El operario El operario El operario El operario El operario El operario X X X X X X X X X X
En el caso de tener que rellenar dos o ms FI. N de OT de la que se deriva la intervencin o ref. dee cargo en casos excepcionales. La avera se produce durante la explotacin. La avera se produce durante una revisin programada. La avera se produce cuando la instalacin estaba en pruebas. La avera se produce antes de la recepcin provisional. Imputacin provisional de la avera al garante. Imputacin provisional de la avera al mantenedor. Imputacin al Cliente por otras causas (sin informacin, personal de conduccin, mala manipulacin de rganos e infraestructura) Imputacin al cliente por causas ajenas (vandalismo o accidente). Imputacin a actos vandlicos. Imputacin debido a algn accidente. Ubicacin tcnica afectado por la avera. N del parte del PCC que recoge la avera (si procede). Entidad o Responsable por parte del Cliente que comunica la avera. Lugar donde se produce la avera. Fecha de notificacin de la avera por parte del Cliente por el personal de Mto. Hora de notif. de la avera por parte del Cliente por el personal de Mto. Fecha en que el Cliente autoriza la intervencin en que la intervencin no interfiere con la explotacin. Hora en que el Cliente autoriza la intervencin en que la intervencin no interfiere con la explotacin. X X X X X Indicacin o descripcin de los sntomas de avera. Fecha de inicio de intervencin Hora de inicio de intervencin Fecha de finalizacin del trabajo. Hora de finalizacin del trabajo.
ASIGNAR A CAUSAS El operario AJENAS IMPUTACION A El operario VANDALISMO IMPUTACION A El operario ACCIDENTE UBICACIN TCNICA El operario N DE. PARTE PCC NOTIFICADO POR El operario El operario
LUGAR (CENTRO DE El operario EMPLAZAMIENTO) FECHA NOTIFICACION AVERIA HORA NOTIFICACIN FECHA AUTORIZACION INTERVENCION HORA AUTORIZACION INTERVENCION DESCRIPCION DE LA ANOMALA FECHA INICIO HORA INICIO FECHA FINAL HORA FINAL El operario El operario El operario X X
El operario El operario El operario El operario El operario El operario
Tabla 7.1. Modo de cumplimentar la FI
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Denominacin Rellenar por: Casilla DESCRIPCIN DE LA INTERVENCIN. SEALAR SNTOMA El operario Y CAUSA APARENTE. CODIGO FUNCIONAL El operario ESTADO PIEZA SOMETIDA A CONTROL (SI/NO) DTR / GI MATERIAL DESCRIPCION N SERIE DESMONTADO El operario El Operario o Encargado El Operario o Encargado El Operario El Operario
Obligatorio Comentarios Descripcin clara y concisa de las causas de la avera y de la intervencin realizada para subsanar la misma. Indicar el sntoma y la causa aparente de la avera. Nomenclatura especfica del equipo averiado, segn arborescencia funcional o abreviatura. Indicar mediante un crculo, los cdigos reflejados en la FI el estado en que se encuentra la intervencin al finalizar la actuacin del operario. Indicar si el elemento desmontado es o no pieza sometida a control. (En el caso de ser Pieza sometida a control) N de material del elemento desmontado / montado. En la Ficha de Intervencin/reparacin de Componentes no aplica Descripcin del DTR (cdigo identificativo del material) del elemento desmontado / montado En el caso de ser Pieza Sometida a control y en el caso de canceladoras y consolas. En el caso de ser Pieza Sometida a control y en el caso de canceladoras y consolas. N de vale de salida del almacn del elemento montado. Estado del material desmontado: Conforme, no conforme o desechado. X X Fecha de terminacin de la intervencin por el Operario Nombre de la Empresa, en caso de no ser la mantenedora la empresa interviniente. Nombre y apellidos del Operario de la Empresa mantenedora o de la Empresa Exterior. N de Empleado del Operario que realiza la intervencin, en el caso de ser de la Empresa mantenedora. Firmas de los operarios que hayan intervenido. Fecha de VB Responsable
X X
X X X
N SERIE MONTADO El operario N DE VALE DE SALIDA ELEM. MONTADO ESTADO DEL MATERIAL FECHA EMPRESA NOMBRE Y APELLIDOS OPERARIO El Operario de la empresa mantenedora o de la Empresa Exterior El operario El operario
N DE REGISTRO / N DE EMPLEADO DEL El Operario OPERARIO FIRMA OPERARIO El Operario El Encargado o el FECHA Responsable Operaciones N DE REGISTRO / N El Encargado o el DE EMPLEADO DEL Responsable RESP. ALSTOM Operaciones FIRMA RESPONSABLE DE LA COMPAA MANTENEDORA N R-S El Encargado o el Responsable Operaciones El Operario
X X X
N de Empleado del Responsable
X X
Firma del Responsable N ficha dentro del sistema
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Denominacin Casilla
Rellenar por:
Obligatorio Comentarios Aplica en la Ficha de Intervencin/reparacin Descripcin clara y concisa de la intervencin realizada para reparar el material (si procede, utilizar estos campos en caso de reparacin interna). Aplica en la Ficha de Intervencin/reparacin Duracin reparacin interna en horas y minutos Aplica en la Ficha de Intervencin/reparacin Una vez finalizada la reparacin interna, indicar siempre Terminada intervencin TERTEC. Independientemente del Estado del Material Reparado. Aplica en la Ficha de Intervencin/reparacin Fecha de terminacin de la reparacin interna Aplica en la Ficha de Intervencin/reparacin Nombre y apellidos del Operario Aplica en la Ficha de Intervencin/reparacin N de Empleado del Operario que realiza la intervencin Aplica en la Ficha de Intervencin/reparacin Firma del operario que haya realizado la reparacin Aplica en la Ficha de Intervencin/reparacin Descripcin y cantidad utilizada del DTR usado en la reparacin interna Aplica en la Ficha de Intervencin/reparacin Estado del material reparado: Conforme, no conforme o desechado.
REPARACIN El Operario INTERNA EN TALLER TIEMPO REPARACIN TERTEC El Operario
El Operario
FECHA
El Operario
X X
NOMBRE Y APELLIDOS El Operario OPERARIO N DE REGISTRO / N DE EMPLEADO DEL El Operario OPERARIO FIRMA OPERARIO MATERIAL UTILIZADO EN REPARACIN INTERNA ESTADO DEL MATERIAL REPARADO El Operario
X X
El Operario
El Operario
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7.2. Creacin de Fichas de Intervencin en R-S

La metodologa seguida a la hora de entrar una nueva ficha de intervencin en el sistema ha sufrido diversas modificaciones debido a distintas necesidades que se han detectado. Son modificaciones intermedias ya que son previas a la implantacin del sistema, proceso y procedimientos definitivos. Finalmente, esta introduccin de datos tan solo ser necesaria en el caso en que no exista notificacin por parte del operador, ya que en el resto de casos las fichas se cargarn en el sistema de otra manera. Sin embargo, para los casos en que el operario cree l mismo la ficha y para cuando ste la complete o modifique (cosa que s se seguir haciendo con el nuevo sistema), se ha realizado un estudio de las posibles mejoras de esta fase de creacin de FI y se han llevado a cabo las modificaciones convenientes resultado de este estudio. Este desarrollo se ha realizado mediante un mtodo de prueba y error. Las modificaciones pretenden mejorar progresivamente el sistema antiguo, consiguiendo hacer desaparecer problemas que surgan en el pasado derivados de esta creacin de fichas de intervencin y su posterior manipulacin. En los puntos a continuacin se describe: La configuracin del sistema inicial La configuracin final del sistema: Las modificaciones/mejoras respecto al sistema anterior, despus de las sucesivas fases de las que consta un estudio por prueba y error. El proyecto se ha desarrollado mediante este mtodo, sin embargo, se presentan las conclusiones del estudio conjuntamente. En este sentido, cabe entender que cada modificacin es fruto de la deteccin de un error previo, y aunque no se presenten estas modificaciones tal y como han ido apareciendo en el tiempo, se describen las razones de cada una de las mejoras realizadas.
7.2.1.
Datos e informacin contenida en la ficha de intervencin
El primer paso en el proceso de tratamiento de averas es crear un aviso. ste puede haber sido especificado por el cliente, que ha denunciado una incidencia, o bien, haber sido creado por los propios operarios de la empresa mantenedora que detectan una anomala. En el momento en que se interviene sobre la avera es necesario abrir una orden de trabajo, lo cual implicar la descripcin de la intervencin y la imputacin de la avera. La Figura 7.2 a continuacin facilita la comprensin del proceso seguido por una Ficha de Intervencin.
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Fig. 7.2. Proceso de la FI
La primera modificacin, en cuanto a formato y presentacin de la pantalla, es la ampliacin de los campos a rellenar en el momento de crear un aviso y una orden. Antiguo Sistema La informacin que se introduca en el sistema antiguo sobre estos avisos y rdenes se describe, principalmente, en los siguientes campos (Muchos de los campos citados a continuacin coinciden con las casillas de la FI en papel): Datos del objeto: Ubicacin tcnica: cdigo que identifica al objeto afectado. Equipo: cdigo que identifica al equipo a reparar.
Fechas: Fecha y hora de la notificacin: momento en que se ha denunciado/detectado la anomala. Fecha y hora de la autorizacin de acceso: momento en que el cliente autoriza la intervencin. Fecha y hora del inicio de la intervencin Fecha y hora del fin de la avera: momento en que finaliza la intervencin. Fecha y hora del restablecimiento del servicio: momento en que el objeto vuelve a estar operativo.
Autor del aviso: nombre de la persona, perteneciente a la empresa cliente que ha dado aviso de la avera.
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Nmero de parte: se refiere al nmero de la ficha en papel que ha sido rellenada por el operario. Puesto de trabajo responsable: grupo de trabajo encargado de resolver el problema. Seguimiento interno: en el caso de contener un 1 implica que la intervencin es interna, esto es, que la FI con esta casilla activada no podr ser vista por el operador. No continua: indica si la intervencin se ha llevado a cabo de forma continuada o bien se ha intervenido sobre ella en distintos momentos separados en el tiempo. Es interesante este dato ya que permite distinguir entre aquella incidencia el tiempo de intervencin de la cual puede calcularse como la diferencia entre fecha/hora inicio y fecha/hora fin de la avera (continua), y aquella en la cual esta diferencia no corresponde al tiempo de intervencin (no continua). Descripcin de la anomala (Indicacin del cliente): Sntoma: sntomas, previamente codificados, de la avera. Causas de la avera Texto: descripcin breve de la anomala aportada por el operador. Incidencia durante: explotacin, revisin, pruebas, antes de la recepcin u otro caso. Detalle de incidencia: entrando en este icono es posible introducir el nmero de Parte del PCC (nmero asignado por el operador a la avera).
Causa y descripcin de la intervencin: Informacin aportada por los operarios que han participado en la intervencin. Cdigo funcional: cdigo del equipo averiado. Descripcin. Este campo debe contener un resumen de en qu ha consistido la intervencin. Justo encima de este campo hay otro, Texto ampliado de la Intervencin. Es en este ltimo donde el operario puede explicar de forma ms extensa los detalles de la intervencin. Se modific el orden de estos campos, situndose as la descripcin ampliada antes que el texto corto, con el fin evitar que el operario empiece primero a escribir en el campo Descripcin y que, al acabarse el espacio disponible, contine la explicacin en el campo Texto
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Ampliado. Es decir, la intencin es obligar al operario a no utilizar la descripcin ampliada como continuacin del texto corto. A travs del icono Otros datos (ver Figura 7.3) se accede a otra pantalla propia de la Orden, en la cual se encuentran los siguientes campos significativos: Estado: estado en que se encuentra la FI (activa, cancelada, pendiente, terminada) Asignar a: Indica a quien se imputa la avera: al garante, al mantenedor, al cliente por otras causas, a actos vandlicos, a algn accidente Elemento PEP: El plan de estructura de proyecto (elemento PEP) es una estructuracin del proyecto en forma jerrquica. Est compuesto por la definicin de proyecto, que contiene datos vinculantes para todos los objetos que lo componen y de la que dependen elementos PEP. A la vez cada uno de ellos puede descomponerse de nuevo en otros elementos PEP, hasta alcanzar el nivel de detalle deseado. Esta descomposicin es la base para realizar la planificacin y control de costes y fechas, y el presupuesto del proyecto. A continuacin se muestran las pantallas que ofreca el sistema para la creacin de FI inicialmente (Figura 7.3):
Fig. 7.3. Pantallas de Creacin de la FI. Antiguo sistema
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Desde el punto de vista del operario, las principales complicaciones que ofreca el sistema a la hora de introducir una FI relacionadas con estos campos eran: Ubicacin tcnica: el operario no conoce de memoria estos cdigos, con lo cual tiene que buscar y encontrar en las listas completas de ubicaciones tcnicas la que corresponde. Adems el sistema exige que se introduzcan los cdigos de forma exacta, esto es, con los guiones y puntuacin pertinentes. En caso contrario, el sistema no lo reconoce y ese error retrasa la introduccin de datos por parte del operario. Fechas: lo corriente es que el operario, por ir ms rpido, una vez escrita una fecha/hora, la copie en el resto de campos referentes a fechas y horas en los que en realidad este dato es diferente. Esto implica que aparezcan errores. Descripcin de la anomala: Los listados de sntomas y causas que describen la incidencia, el operario los encuentra insuficientes o incorrectos, lo cual le dificulta reconocer el que ms se ajusta a la realidad. Por otro lado, las opciones que se muestran estn limitadas por la ubicacin tcnica seleccionada anteriormente, mientras que sera oportuno que se propusiesen opciones comunes a los diferentes cdigos. Propone revisar tanto sntomas como causas de avera. Adems el texto es un campo limitado, aunque el parte que pasa el PCC suele ser bastante conciso o fcil de resumir. Causa y descripcin de la intervencin. Cdigo funcional: el operario se encuentra con el mismo problema que el citado en el punto de ubicacin tcnica. El campo de la descripcin es limitado, con lo cual se escribe una parte corta en l y la continuacin en el campo ms extenso situado por encima. Nuevo sistema Para el nuevo sistema, se ha considerado conveniente ampliar y modificar la informacin anterior. Las principales modificaciones que se han realizado y que afectan a la forma de introducir una ficha de intervencin de los operarios son las siguientes: El estado del aviso aparece ahora en la pantalla principal y es por defecto TERC (terminada intervencin). Esto es porque con la implantacin total del desarrollo los operarios introducirn tan solo las incidencias sobre las que hayan intervenido, ya no introducirn avisos (activos o cancelados), y stas, en la mayora de los casos estarn terminadas. En el caso en que deseen marcarlas como PTE (pendiente) debern modificar este campo. Tambin se les permitir cambiar el estado a
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CANC (cancelado), en el caso de que lo consideren oportuno. Esta modificacin pretende facilitar, por tanto, el trabajo del operario, de forma que tengan que modificar el mnimo nmero de campos y en consecuencia, reduzcan el tiempo utilizado para introducir la ficha. El antiguo campo N de parte, ahora se llama N Ficha papel. Esto es para clarificar el contenido de este campo, para evitar confusiones entre los diferentes nmeros de parte que existen para cada incidencia (nmero que asigna el operador, el que asigna el mantenedor, etc.). Las fechas de Autorizacin de acceso y de Restablecimiento del servicio, en el caso de no ser rellenadas manualmente, se copiarn automticamente de la de Notificacin y Fin de avera respectivamente. Esto es as para agilizar el proceso y reducir as el tiempo requerido para la introduccin de datos de la ficha. Nuevos campos en la pantalla principal o Parte PCC: nmero de Parte del operador. Al ser un dato importante, ahora aparece como un campo ms en la pantalla principal de la ficha de intervencin para facilitar su introduccin al operario, y no como una Caracterstica en una subpantalla (a la que se accede a travs del icono Detalle incidencia como anteriormente). El nuevo sistema no permitir introducir ms de un parte (parte principal) en este campo con el fin de evitar todos lo problemas que esto ocasionaba en procesos posteriores. El operario sola introducir en este campo varios nmeros de parte, separados en ocasiones por guiones, por comas, por barras, o incluso sin separacin. La carga de estos partes con este tipo de caracteres generaba problemas en los informes, dificultaba el anlisis posterior de las fichas, ya que el sistema no reconoca los partes individualmente, los listados de fichas tambin eran problemticos al tratar estos datos con formatos distintos, etc. Adems, existan problemas en cuanto a la longitud de caracteres de este campo, ya que al tener que introducir todos los partes PCC en un mismo campo, a menudo stos eran demasiados y no caban. En el caso de corresponder una ficha de intervencin a diversos partes del operador, se deber acceder a la pantalla de Partes adicionales a partir del icono Detalle de incidencia y ah se podrn introducir uno a uno todos los nmeros de parte. o Operario (cdigo): es un campo obligatorio ya que es necesario que conste qu operario ha introducido el aviso y as obtener un mayor control para
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diversos anlisis posteriores, modificaciones, deteccin y anlisis de errores, etc. o Supervisor: ya que el supervisor de cada grupo de trabajo tiene la obligacin de revisar cada una de las fichas introducidas por sus operarios con el fin de comprobar que todo est correcto. o Comentarios del supervisor: necesario y obligatorio en el caso en que Supervisor est relleno y se haya hecho alguna modificacin o bien crea conveniente anotar algn comentario acerca de la intervencin en cuestin. Este ser un campo que el cliente no podr ver. En este sentido, el supervisor podr introducir los comentarios que desee, por ejemplo, dirigidos a los operarios, sabiendo que esta informacin es interna de la empresa mantenedora. Los campos a continuacin han sido creados en vistas de la implantacin total del nuevo proceso de tratamiento de FI. Los operarios no los completarn durante la creacin de una ficha, sino que se llenarn a travs de la precarga de FI realizada por los asistentes. El contenido de estos campos aporta mayor informacin acerca de la avera. o Funcin reportada: tipo de sistema o equipo afectado. Permitir clasificar las averas, por ejemplo, por DAB (Dispensador Automtico de billetes), de manera que sea posible controlar cuntas incidencias sobre estos equipos han aparecido durante un periodo de tiempo. Vehculo (Campo de localizacin): nmero del tren (1, 2, 3...). Parada (Campo de localizacin tabulado con el cdigo de la parada): Parada afectada. Va (Campo de localizacin tabulado): Va afectada.
o o
A continuacin se muestra la pantalla principal que ofrece finalmente el sistema para la creacin de FI (Figura 7.4):
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Fig. 7.4. Pantalla de Creacin de la FI. Nuevo sistema
7.2.2.
Controles del nuevo sistema en la creacin y modificacin de la Ficha
de Intervencin
Para continuar con el diseo del sistema solucin, es necesario hacer un estudio que permita establecer los controles que el propio sistema debe realizar en la creacin y modificacin de FI para erradicar errores que surgan anteriormente y optimizar la eficiencia y el funcionamiento del sistema. Con esta finalidad, se analiza: I) II) la obligatoriedad de campos a completar, y la coherencia y el formato de los campos
que conviene que el sistema controle. A continuacin se muestran las conclusiones a las que se ha llegado.
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I) Obligatoriedad de campos El sistema no permite continuar con la creacin de la ficha en el caso de detectar que ciertos campos estn vacos, estos sern los campos que llamaremos Campos obligatorios. Los Campos recomendados son aquellos que en el caso de estar vacos el sistema avisa de ello, pero no obliga a completarlos. El esquema de pruebas seguido es el siguiente: a) CREACIN DE UN AVISO a.1) en estado ACTV a.2) en estado CANC b) MODIFICACIN DEL ESTADO DEL AVISO b.1) de ACTV a CANC b.1) de CANC a ACTV c) CREACIN DE UNA ORDEN d) MODIFICACIN DEL ESTADO DE LA ORDEN d.1) de ACTV a TERC y de ACTV a PTE d.2) de CANC a TERC y de CANC a PTE d.3) de PTE a TERC d.4) de TERC a PTE d.5) de TERC/PTE a ACTV/CANC
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a) CREACIN DE UN AVISO a.1) Crear un aviso en estado ACTIVO: Campos obligatorios: Fecha notificacin: es la nica fecha que existe ya que en este caso la intervencin aun no ha tenido lugar. Este campo no es obligatorio en el caso en que no exista Parte PCC. Texto anomala: si se crea el aviso se debe introducir el texto aportado por el operador en el que describe brevemente la anomala detectada o bien por el personal de mantenimiento en el caso de no ser notificada por el operador. Autor del aviso: de la misma manera, se debe indicar quin ha informado de la existencia de la anomala. Ubicacin tcnica y cdigo funcional o Vehculo, Parada, Va y Funcin reportada. Son necesarios los datos que describen al objeto sobre el que intervenir.
Campos recomendados: Parte PCC: es recomendable introducir el nmero de parte del cliente, sin embargo no es obligatorio, ya que puede darse el caso de que sea una anomala que no haya sido detectada por el operador.
Al ser tan solo un aviso, no son obligatorios todos esos campos que tienen que ver con el desarrollo de la intervencin. a.2) Crear un aviso en estado CANCELADO Los campos obligatorios y recomendados en el caso de crear un aviso en estado activo se mantienen y aparecen dos campos ms obligatorios: Operario y Descripcin: el operario que selecciona el estado como CANC debe identificarse y explicar la razn por la cual ese aviso est cancelado. b) MODIFICACIN DEL ESTADO DEL AVISO b.1) Modificar el estado de ACTV a CANC: Una modificacin exige que el operario que retoca la ficha se identifique y describa los motivos de ese cambio. Por lo tanto, pasarn a ser campos obligatorios:
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Operario Descripcin
En el caso que el supervisor revise la ficha, debe introducir su cdigo en el campo Supervisor y completar el campo Comentarios Supervisor por el mismo motivo. b.2) Modificar el estado de CANC a ACTV: Esta modificacin al principio se consider que no deba estar permitida. Ms adelante se concluy que era preferible que el sistema lo permitiese para posibilitar la correccin de una ficha el status de la cual se hubiese introducido, por error, como cancelado. c) CREACIN DE UNA ORDEN Una vez introducidos los datos del aviso y en el caso en que haya intervencin, se procede a completar los datos que hacen referencia a la orden de trabajo, los datos ms especficos de la intervencin, una informacin ms completa acerca de la anomala detectada y su consecuente intervencin. Campos obligatorios: (adems de los citados para la creacin del aviso) Descripcin: es obligatorio describir la intervencin que se ha llevado a cabo. Incidencia durante: es necesario especificar en que momento se detect la anomala, si fue durante una revisin, durante la explotacin del servicio, etc. Sntomas y Causas de la avera: para disponer de informacin ms completa. Nmero Ficha Papel: al intervenir sobre una incidencia el operario rellena una ficha en papel, y en consecuencia debe introducir en el sistema para la FI en cuestin el nmero de la ficha papel completada que le corresponde. Fecha de Inicio: en el momento en que se crea la orden, esa ficha debe tener la fecha en que se ha iniciado la intervencin introducida en el sistema. Fecha Fin de Intervencin: como se comentar con mayor detalle ms adelante, este campo ser obligatorio tan solo en el caso en que el estado sea TERC. Asignar a: se debe especificar el responsable de la avera (mantenimiento, garanta, vandalismo...) Elemento PEP: dato de especial relevancia para el posterior control de costes.
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Es necesario a la vez modificar el estado de la orden. Esto es lo lgico ya que en el momento en que se crea una orden es porque el aviso lleva consigo una intervencin, con lo cual el estatus deber reflejar si sta se da por concluida, o bien est todava por finalizar (pendiente), etc. Por este motivo, los estados CANC y ACTV no estn permitidos. Si el estado fuese TERC, en ese caso el sistema obligara a introducir la Fecha de Fin de avera.
Por otro lado, cabe mencionar que en el caso en que se pretenda cambiar el estado de un aviso (activo o cancelado) a TERC o PTE, el sistema obligar a crear una orden. d) MODIFICACIN DEL ESTADO DE LA ORDEN Se deben definir las restricciones que presenta el sistema, de la misma forma que en los avisos, para las modificaciones del estado de la orden. En toda modificacin, el estado de la orden y el del aviso deben coincidir (estos son: el campo estado de la pantalla principal y el de la pantalla a la que se accede a travs de Otros datos). El sistema se encarga de controlar este posible error. Si se crea orden, es importante que despus de toda modificacin de datos del aviso se pase por la orden antes de grabar para que los datos comunes se actualicen, en particular el nuevo estatus. Esto permite tambin volver a determinar el elemento PEP en caso de haber cambiado algn dato que le afecte. Por lo tanto se debe modificar el estado en la pantalla principal, y pasando a continuacin por Otros datos, automticamente se modifica el estado de la orden. Si se hace al contrario, si lo que se modifica es el estado dentro de la pantalla Otros datos, el estado que se muestra en la pantalla principal no se actualizar automticamente y el sistema mostrar un mensaje de error advirtiendo de esta incoherencia. d.1) Modificar el estado de ACTV a TERC y de ACTV a PTE: Como es lgico, todo aviso en estado activo debe poder cambiar su estado al propio de una orden (terminado o pendiente) en el momento en que se haya intervenido sobre la incidencia. Por este motivo el sistema, obligando a crear orden y a completar los campos obligatorios propios de sta, permite hacer dichos cambios de Status. Los campos obligatorios son los citados anteriormente (apartado c), CREACIN DE UNA ORDEN), y en ambos casos, tanto para TERC como para PTE, coinciden a excepcin de la Fecha Fin de avera. En el caso en que la intervencin se d por terminada (estado TERC) el sistema obliga a completar dicho campo. Por el contrario, si se marca como PTE significa que la intervencin no ha finalizado, con lo cual el sistema no obliga a introducir una fecha de fin ya que no existe.
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d.2) Modificar el estado de CANC a TERC y de CANC a PTE: El aviso cancelado no debera ser modificado, ya que se entiende que no precisa intervencin. Sin embargo, el sistema s permite su modificacin por las mismas razones expuestas en el caso de la modificacin del estado del aviso cancelado (apartado b.2)). d.3) Modificar el estado de PTE a TERC: Esta modificacin debe permitirse ya que toda orden en estado pendiente en algn momento, cuando por fin pueda intervenirse, ella, constar entonces como terminada. En este caso es obligatorio completar el campo: Fecha fin de avera: ya que si deja de estar pendiente para constar como concluida implica que la intervencin ha concluido y por tanto el servicio se ha restablecido, y esa fecha es importante que quede guardada en el sistema. d.4) Modificar el estado de TERC a PTE: Esta modificacin s debe estar permitida ya que, por ejemplo, el supervisor, al revisar la ficha introducida por un operario, puede considerar que no es correcto considerar la intervencin como terminada y cambiar, por tanto, el estado a pendiente. d.5) Modificar el estado de TERC/PTE a ACTV/CANC:Estas modificaciones carecen de sentido, por lo que el sistema no las permite y as evita estos posibles errores. II) Coherencia y formato de campos FECHAS: El sistema obliga a que se cumplan las siguientes relaciones: Fecha Notificacin Fecha Autorizacin Fecha Inicio Intervencin < Fecha Fin Avera Fecha Restablecimiento Servicio Obviamente, las fechas deben cumplir estas relaciones para tener sentido y coherencia. En un primer momento la incidencia es notificada por el cliente. En la mayora de los casos, a la vez que se notifica el cliente autoriza la intervencin sobre sta. Sin embargo, existen casos en que el cliente no autoriza en ese mismo momento, sino que claramente la desautoriza por algn motivo, o bien retarda la intervencin unas horas, etc. En estos casos, el sistema debe tener constancia de estos hechos para poder saber exactamente a qu se ha debido el tiempo de no-funcionamiento del objeto averiado. Una vez autorizada,
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la intervencin puede iniciarse en ese mismo momento. Fecha Fin Avera debe ser estrictamente mayor que Fecha Inicio ya que a toda intervencin se le debe poder asignar un tiempo de intervencin (diferencia entre estas dos fechas). Si estas fechas coincidiesen el sistema entendera que no ha habido intervencin. Por este motivo no permite esta introduccin de fechas errneas, y as evita futuras confusiones. El servicio, lgicamente, no podr restablecerse hasta que la avera haya sido solucionada, haya finalizado la intervencin. La copia automtica de la Fecha Notificacin en Fecha Autorizacin y de la Fecha Fin Avera en Fecha Restablecimiento Servicio, comentada anteriormente, tiene por tanto sentido ya que en la gran mayora de los casos coinciden. El sistema controla que las fechas se introduzcan en el formato correcto. Al mismo tiempo impide que sean introducidas fechas del futuro y avisa en el caso de que sean fechas pertenecientes al pasado. CDIGOS: Por otro lado, el formato de todos los campos que son cdigos como Ubicacin tcnica, Cdigo funcional, operario, sntoma, etc. debe ser tambin el preciso. Esto puede parecer de entrada un problema para el operario, pero por ese motivo el sistema ofrece la posibilidad de seleccionar el cdigo de un listado al que se accede con facilidad. La coherencia entre los campos de cdigos tambin est controlada, como es el caso de la Ubicacin Tcnica y el Cdigo Funcional. Estos campos tienen restricciones concordantes, las series de estos dos cdigos deben ser las mismas. De una forma parecida, son campos dependientes, Sntoma y Causas de la Ubicacin Tcnica. Tambin el Puesto de Trabajo Responsable se completa automticamente al introducir el Cdigo Funcional. Lo mismo ocurre con el elemento de coste (elemento PEP), que debe coincidir con los campos anteriores. OTROS CAMPOS: Otro control que realiza el programa consiste en chequear que los datos introducidos son correctos teniendo en cuenta las fichas cargadas anteriormente. No permite crear dos fichas de intervencin con el mismo Nmero de ficha papel, ya que cada ficha de papel es nica. En un principio se tena la intencin de que el sistema tambin controlase que el nmero de Parte PCC no se repitiese, para obligar a que cada incidencia notificada por el operador estuviese relacionada con una sola FI. Se pretenda que en el momento en que se introdujese el valor de este campo, el sistema rastrease los introducidos los 15 das
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anteriores para comprobar que no haya coincidencias en este campo. Que el intervalo rastreado sea limitado se justifica por que el cliente utiliza su propia numeracin y es habitual que reinicien la serie cada cierto tiempo. Con lo cual, si no fuese limitado, detectara errores cuando realmente no los habra ya que al rastrear entre absolutamente todas las fichas introducidas en el pasado, ste encontrara a menudo nmeros de parte coincidentes los cuales se referiran a incidencias distintas. Por este motivo, es preferible rastrear entre las fichas introducidas en un pasado cercano. Sin embargo, programar este control conllevaba complicaciones con lo cual se decidi controlar la repeticin de nmeros de parte del operador a travs del desglose de partes descrito en el apartado 7.3.2. El sistema tambin tiene especificado qu campos admiten caracteres alfanumricos y cuales tan slo numricos. Este ltimo es el caso, por ejemplo, del campo N ficha papel. En referencia a este campo se estudi de manera especial cmo tratarlo en el caso en que no existiese ficha en papel. La conclusin obtenida propone, con el fin de no complicar excesivamente la programacin del sistema, completar este campo con un 1 en el caso de no existir ficha en papel, como en el caso de incidencias de las cuales se encargan empresas subcontratadas (radio). El sistema, al reconocer el 1 no har la revisin de no-repeticin de N Ficha Papel con el resto de fichas introducidas hasta entonces. Esta solucin tambin est enfocada a cubrir la necesidad que surgira en el caso en que en un futuro se consiga eliminar el papel en la gestin de incidencias, propuesta descrita en el apartado 9.1.
7.3. Listados de fichas de intervencin

7.3.1. Introduccin
La informacin que se introduce en el sistema debe poder estar a disposicin del usuario. El sistema ofrece la posibilidad de obtener diferentes informes para la gestin del mantenimiento, listados adaptados al negocio para preparar, por ejemplo, informes mensuales. Estos informes variarn segn el fin para el que sean utilizados. La implantacin del nuevo sistema requiere que estos listados de fichas de intervencin tambin se tengan en cuenta y por este motivo, se debe analizar de qu listados se desea disponer en el nuevo sistema y con qu caractersticas. El principal informe con el que se trabajar ser el Listado de Fichas de Intervencin. A partir de ahora se centrar, por tanto, toda la atencin en este tipo de informes. Bsicamente, son tablas con un gran nmero de columnas que contienen todos los datos
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sobre las fichas, las cuales se pueden ordenar, filtrar, aadir, borrar, en definitiva, configurar por el usuario segn el tipo de informe necesitado.
7.3.2.
Seleccin de FI para el listado
La obtencin de un Listado de Fichas de Intervencin se obtiene de la siguiente forma. En pantalla se ofrecen gran cantidad de campos de seleccin (caractersticas de las FI), a travs de los cuales se especifica en mayor o menor medida las fichas que se desea que aparezcan en el listado. Ejecutando la transaccin el sistema realiza la bsqueda de las fichas seleccionadas y las dispone segn se haya solicitado. Al llevar a cabo la migracin aparecieron errores con estos criterios de seleccin, ya que el listado ofrecido no se ajustaba a la especificacin. Por ejemplo, la seleccin por centro de emplazamiento no funcionaba correctamente, el listado contena fichas de otros centros distintos al escogido. Lo mismo ocurra con el criterio de seleccin Asignar a. Los programadores fueron avisados de este error y lo solucionaron. Es posible introducir en un campo de seleccin un conjunto de valores a partir de un fichero. Se detect esta necesidad debido a que a menudo se desea obtener listados con una gran cantidad de fichas que corresponden, por ejemplo, a decenas de partes del operador. Esto es ahora posible creando un fichero .txt (de texto) con todos los Partes PCC que se desean e importando estos valores desde el fichero a travs de la seleccin mltiple del campo Parte PCC. De esta forma el sistema los incluye en la lista de valores individuales y responde con las fichas de intervencin que encuentra. De esta manera se evita tener que introducir todos esos valores uno a uno como se haca anteriormente. Las diferencias principales en cuanto a campos y pantalla de seleccin entre el antiguo y el nuevo sistema se presentan en la Figura 7.5:
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Listado antiguo
Listado nuevo
Fig. 7.5. Pantallas de Seleccin de FI. Antiguo y nuevo sistema. Diferencias
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La mayora de las modificaciones son consecuencia de los cambios que se han introducido en la creacin de fichas, explicados en apartados anteriores, y que, por tanto, afectan a todo aquello que est relacionado con el tratamiento de stas. En el nuevo sistema aparecen nuevos criterios de seleccin, como Puesto de trabajo responsable o Funcin reportada, ya que son campos que describen la intervencin que no existan anteriormente y que han sido creados para el nuevo programa. Para que cada grupo de trabajo pueda ver slo sus avisos (CD / CF / ED) se filtra por el campo puesto de trabajo, y con esa finalidad se ha aadido este campo en los criterios de seleccin. Lo que antiguamente se entenda como N de parte, ahora est clarificado con el nombre N Parte (Ficha papel). Mientras, el Parte Operador es ahora Parte PCC. Sin embargo, para las fichas antiguas, aquellas creadas previamente a la implantacin del cambio, el nuevo sistema mantiene este dato en el campo Parte Histrico con el fin de no perder informacin y a la vez, impedir que aparezcan incongruencias, confusiones o errores. Con el campo Operario ocurre algo similar. Anteriormente, el cdigo del operario encargado de la intervencin se introduca en el campo Nmero de personal, mientras que ahora se encuentra en Operario. En este caso, pero, se ha considerado conveniente que el Nmero de personal de todas las fichas antiguas se copie en el campo Operario por el mismo motivo, para evitar errores posteriores. De esta forma, a la hora de buscar una ficha por operario, el criterio de seleccin a rellenar ser Operario, no Nmero de personal como con el sistema antiguo, ya que en ese caso no seleccionara ninguna ficha (para todas las fichas introducidas con el nuevo sistema en productivo). Un nuevo criterio de seleccin es el Estado de usuario del aviso, que coincide con el de la orden en el caso en que sta exista. Por otro lado, como en el nuevo sistema no est permitido poner ms de un nmero de parte PCC en el campo Parte PCC, en el caso en que haya ms de uno, los adicionales debern aadirse en otro campo. Por esto aparece en la nueva pantalla el campo Partes adicionales. Para el anlisis posterior de fichas era conveniente conseguir una manera de poder controlar qu fichas correspondan a un mismo parte PCC, cules se repetan. En un primer momento se plante la opcin de que fuese el propio sistema quien detectase qu nmeros de parte se repetan y en qu fichas. Sin embargo, los programadores desaconsejaron esta opcin ya que advirtieron que sta poda ser una tarea complicada y lenta para el sistema. Exista la posibilidad de que el sistema hiciese la revisin entre todas las fichas cargadas por la noche cada 24 horas, pero aun as no pareca una buena alternativa. Ms adelante se lleg a la conclusin de que esto no sera necesario si los programadores pudiesen realizar una simple modificacin en la obtencin de listados. Esta modificacin ha implicado la aparicin de la opcin Desglosar Partes PCC. Esta opcin permite desglosar los diferentes nmeros de parte del campo Partes adicionales en
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distintas filas en el listado. Al ser posible visualizar y a la vez disponer en el sistema de todos los partes en una misma columna/campo, tanto principales como adicionales, se logra identificar de manera rpida los partes repetidos y sus correspondientes fichas y encontrar los partes deseados mediante la bsqueda a travs de un solo criterio de seleccin, mejorando as el anlisis de fichas de intervencin. Sin embargo, hasta llegar a la solucin final, ha sido necesario solventar una serie de problemas intermedios. La primera fase del desarrollo referente al desglose permiti obtener lo siguiente: Al sacar un listado sin desglose de Partes PCC, lo q obtenemos es: - Columna Parte PCC: todos los partes principales - Columna Partes adicionales: vaca en el caso en que no haya partes adicionales (caso del parte E en el ejemplo de la Tabla 7.4), y el parte principal y los adicionales (en la misma casilla) en el caso en que s hayan adicionales. Ejemplo. Cada letra corresponde a un nmero de parte.
Parte PCC A E
Partes adicionales ABCD -
Tabla 7.4 Ejemplo disposicin errnea de partes sin desglose
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El aspecto real de este listado se muestra en la Figura 7.6:
Fig. 7.6. Pantalla Listado errneo de FI sin desglose
Al sacar un listado con desglose de Partes PCC, lo q obtenemos es (ver Tabla 7.5): - Columna Parte PCC: todos los partes principales - Columna Partes adicionales: vaca en el caso en que no haya partes adicionales, y el parte principal en el caso en que s haya adicionales y los adicionales (en filas distintas).
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Ejemplo: Parte PCC A A A A E Partes adicionales A B C D -
Tabla 7.5 Ejemplo disposicin errnea de partes con desglose
El aspecto real de este listado se muestra en la Figura 7.7:
Fig. 7.7. Pantalla Listado errneo de FI con desglose
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Como se ha avanzado, lo que verdaderamente se necesita es, a partir de los ejemplos anteriores (ver Tablas 7.5 y 7.6): Sin desglose: Parte PCC A E Partes adicionales ABCD E
Tabla 7.5 Ejemplo disposicin correcta de partes sin desglose
Con desglose: Parte PCC A A A A E Partes adicionales A B C D E
Tabla 7.6 Ejemplo disposicin correcta de partes con desglose
Por lo tanto, lo realmente interesante es que en ambos casos en la columna Partes adicionales encontremos todos los partes, tanto los principales que tienen adicionales (A), los adicionales (B, C, D), como los partes que no tenan adicionales (E). Es decir, se desea que los valores del campo Parte PCC siempre se copien en el campo Partes Adicionales. Esto no slo debe ser as de forma visual en los listados, sino que debe copiarse en el campo para que cuando se haga una bsqueda se pueda hacer a travs del criterio de seleccin "Partes adicionales" y ah estn todos. De no ser as, al contener partes diferentes cada campo, hace falta, al hacer un cruce entre el sistema y una lista de partes,
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buscar primero por "Parte PCC" y a continuacin por "Partes adicionales", lo cual supone mucho trabajo, confusin y no tiene sentido. Los listados obtenidos a partir de una lista de partes a buscar en el sistema, dependiendo de por qu campo de seleccin se busque, ofrecen fichas distintas. A modo de resumen, esta modificacin deseada de los campos Parte PCC y Partes adicionales implica un trabajo del programador que consiste en lo siguiente: - En el Listado de FI: los valores del campo PCC siempre se copien en el campo Partes adicionales. - Al crear la FI: Se copie el parte PCC en los partes adicionales. - Al modificar la ficha: Se copie el parte PCC en los partes adicionales. Si se modifica el parte PCC, se borre de los partes adicionales el Parte PCC antiguo y se introduzca el nuevo. Si se modifica el parte PCC y se deja en blanco, se borren los partes adicionales el antiguo parte PCC. - Al utilizar programa de carga (que se describir en el apartado 7.4): Se copie el parte PCC en los partes adicionales Se muestra en las Figuras 7.8 y 7.9 el aspecto de los listados ofrecidos una vez realizada esta modificacin: Sin desglose:
Fig. 7.8. Pantalla Listado correcto de FI sin desglose
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Con desglose:
Fig. 7.9. Pantalla Listado correcto de FI con desglose
7.3.3.
Variantes de disposicin del listado
Otro aspecto que ha requerido modificaciones es el de las variantes de disposicin. El sistema permite obtener varios listados, todos ellos a partir de los mismos datos, pero dispuestos de maneras distintas. Estas diferentes disposiciones responden a los distintos fines para los cuales puede ser utilizado el listado. Segn para qu se necesite y quin lo necesite, los datos necesarios y su disposicin variarn. Por este motivo se han creado tres variantes de disposicin nuevas. A pesar de que stas podrn ser modificadas por el usuario, se considera oportuno crear estas variantes base para los principales anlisis de fichas de intervencin requeridos. Estas variantes son, segn su finalidad: A. Listado para pruebas de la migracin, control de los datos y deteccin de errores. B. Listado para la Gestin del Mantenimiento de Infraestructuras. C. Listado para Operarios.
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Los datos que contienen cada uno de estos listados y el orden que stos presentan son fruto de un cuidadoso estudio de necesidades y de una sucesin de pruebas. Por otro lado, ha sido necesario modificar algunos de los nombres de las columnas antiguas para que coincidiesen con los nombres de los campos en el nuevo sistema. A. Listado para pruebas de la migracin, control de los datos y deteccin de errores. Esta variante ha sido creada con el fin, principalmente, de controlar los posibles errores que pueden surgir como consecuencia de la implantacin del nuevo sistema. Por lo tanto, en este listado se visualizarn las columnas que se refieran a nuevos campos, campos ya existentes pero con cambios de contenido o formato, campos clave. Concretamente, los datos que contiene el listado al seleccionar esta variante son: Nmeros de Parte: Parte PCC Partes adicionales Parte Histrico
Informacin general relevante: Centro Fecha notificacin N parte (Ficha Papel) Aviso Ubicacin Tcnica (cdigo) Denominacin de la Ubicacin Tcnica (texto) Conjunto (Cdigo Funcional) Texto breve material(Texto Cdigo Funcional)
Texto Anomala Texto Ampliado Anomala
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Texto intervencin Texto ampliado intervencin
No continua Tiempo Intervencin: diferencia entre la fecha/hora del inicio y la del fin de la intervencin. Es conveniente visualizar este campo en esta variante y en esta posicin ya que, en el caso de contener un valor elevado y sin embargo no estar marcado como intervencin No Continua, advierte la posibilidad de que se trate de un error en la creacin de la ficha. Puede ser que no se trate de ningn error, pero en cualquier caso llama la atencin y facilita la seleccin de fichas a revisar. ste es un campo calculado, aparece en el listado al activar en la pantalla de seleccin la casilla Incluir campos calculados.
Status Orden Asignar a
Sntomas: Grupo Cdigos Sntoma Problema Texto cdigo problema
Causas: Grupo Cdigos Causas Cdigo Causas Texto causas
Operario: Nombre empleado/candidato (antiguo) Operario (nuevo) Supervisor
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Comentarios supervisor
Clase Objeto: es el cdigo que clasifica al subsistema (ver aparatado 5.2.2.)
Fechas: Para el control interno de las fichas se solicit la creacin de una columna con la fecha de creacin de la ficha en el sistema. Es conveniente conocer esta fecha para conseguir que el operario introduzca la ficha en un tiempo razonable y evitar que pasen 3 o 4 semanas entre que ocurre la incidencia y se carga en el sistema. A partir de la creacin de esta nueva columna se pens en mejorar este concepto a travs de otro nuevo campo que midiese la diferencia de tiempo entre el momento en que se notifica la incidencia y el momento en que se carga en el sistema. Este dato corresponde al campo calculado Diferencia y su importancia radica en que permite controlar con qu retraso introduce el operario la ficha de intervencin en el sistema. Tambin es conveniente tener constancia de si han sido modificadas las fichas y en caso afirmativo, en qu fecha y por qu usuario del sistema. Creado el Creado Modificado el Modificado por Diferencia
B. Listado para la Gestin del Mantenimiento de Infraestructuras Esta es la variante ms completa. Es la utilizada por el departamento encargado de gestionar todas las fichas de intervencin. Contiene gran cantidad de informacin ya que a partir de este listado es posible analizar todo lo que a incidencias del servicio y a sus consecuentes intervenciones por parte de la empresa mantenedora se refiere. Esta variante, al estar diseada especialmente para el nuevo sistema, no contendr aquellos campos propios del sistema antiguo, como son Parte Histrico y Nombre empleado. Parte PCC Partes adicionales
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Centro N parte (Ficha Papel) Aviso Fecha notificacin Hora notificacin Fecha autorizacin Hora autorizacin Fecha inicio Hora inicio Fecha fin Hora fin Tiempo parada total: ste es un campo calculado. Aparece en el listado al activar en la pantalla de seleccin la casilla Incluir campos calculados. El valor mostrado en este campo calculado corresponde a la diferencia de tiempo entre la fecha y hora de notificacin y la de fin de la intervencin. En el sistema antiguo, ste propona fechas de notificacin e inicio falsas por defecto. Si quien introdujese la ficha no lo haca cuidadosamente, esto poda suponer que constase una parada errnea, de valor mucho mayor al real, lo cual poda ocasionar malentendidos ya que esto implica penalidades econmicas para la empresa mantenedora. De ah la necesidad de que el nuevo sistema no proponga fechas/horas de forma automtica. Tan solo har falta habilitar el sistema para que Inicio se llene automticamente al entrar Notificacin y Restablecimiento del servicio al entrar Fecha Fin. A la vez, es por este campo calculado que resulta necesario chequear la lgica de las fechas y horas.
No continua Tiempo Intervencin Ubicacin Tcnica Denominacin de la Ubicacin Tcnica
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Conjunto (Cdigo Funcional) Texto breve material Incidencia durante Texto Ampliado Anomala (T.A.A.): indicador al lado del texto corto que indica si hay texto ampliado, marcado con una X en el caso en que la ficha tenga el campo Texto ampliado Anomala lleno.
Texto Anomala Texto Ampliado Anomala. En este campo se pueden visualizar, en la propia lista, hasta 125 caracteres; si se exporta a fichero local (por ejemplo, Excel), se exportan hasta 250 caracteres en el campo. Este campo aparece en la lista en el caso en se marque la casilla del criterio de seleccin Mostrar texto ampliado.
Texto ampliado intervencin (T.A.I.): indicador al lado del texto corto que indica si hay texto ampliado, marcado con una X en el caso en que la ficha tenga el campo Texto ampliado Intervencin lleno. Texto intervencin Texto ampliado intervencin. En este campo se pueden visualizar, en la propia lista, hasta 125 caracteres; si se exporta a fichero local (por ejemplo, Excel), se exportan hasta 250 caracteres en el campo. Este campo aparecer en la lista en el caso en se marque la casilla del criterio de seleccin Mostrar texto ampliado. Status Orden Asignar a Repercusin (No continua) Grupo Cdigos Problema Texto cdigo problema Grupo Cdigos Causas avera
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Texto causas Operario Clase Objeto
C. Listado para Operarios Este listado contiene la informacin que pueden necesitar los operarios, esto es, principalmente, para llevar un control sobre las incidencias e intervenciones. Merece la pena recordar que el sistema permite filtrar la informacin a travs de los criterios de seleccin, de forma que por ejemplo, un operario pueda obtener un listado con tan slo las intervenciones que ha realizado l en un intervalo de tiempo (criterios de seleccin: Operario y Fechas), o bien un listado con las incidencias sobre las que aun no han intervenido (filtrando por Status), o bien un listado a partir del cual seleccionar una para modificarla, etc. Para el caso en que se desee modificar una FI ser suficiente con seleccionar cualquier casilla de la fila correspondiente a la ficha para visualizarla y poder as modificar el campo deseado. Este fue otro error encontrado despus de implantar el sistema nuevo. Tan slo acceda a la ficha correcta en el caso en que se seleccionase sobre el campo Aviso. Los programadores se encargaron de repararlo. El orden de las columnas, como en los otros casos, no es aleatorio, sino que est pensado para que el operario vea primero lo ms importante. La informacin que contiene es la siguiente: Status aviso Centro Parte PCC Partes adicionales Fecha notificacin Hora notificacin Vehculo Parada Va Denominacin Ubicacin Tcnica
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Funcin reportada Texto breve material Texto anomala Texto ampliado anomala Texto intervencin Texto ampliado intervencin Aviso N parte (Ficha Papel) Asignar a Supervisor Comentarios supervisor Texto ampliado comentarios Operario
Una vez se visualiza cualquier listado, se pueden ordenar las filas a gusto del usuario de manera que obtenga su informacin de la forma que ms convenga. Por otro lado, es posible con este programa exportar estos datos a hojas de clculo y a ficheros externos, lo cual permite obtener de la forma deseada la informacin requerida para su posterior manipulacin o uso.
7.4. Carga desde fichero

7.4.1. Introduccin
Con el nuevo sistema los operarios dejan de ser los encargados de introducir cada una de las fichas de intervencin con sus respectivos datos que la describen. Tal y como se ha dicho anteriormente, las incidencias notificadas por el operador sern introducidas previamente por asistentes de forma que el operario disponga de todas ellas en el momento en que deba consultar o bien completarlas con la informacin que se refiere a la
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propia intervencin. Cada grupo de trabajo debe ver por defecto slo sus avisos (CD / CF / ED), aunque si lo requiere pueda ver todos. La importacin de partes PCC es una funcin crtica para poder consultar en el sistema todas las incidencias notificadas por parte del cliente y saber en cualquier momento el estado de su resolucin. Esta funcin es requerida por el cliente. Para ello, ha sido necesario definir y probar un fichero de carga. El cliente entrega un archivo de incidencias desde el PCC a partir del cual se cargarn las incidencias para mantenimiento de infraestructuras. Es necesario un trabajo de revisin y adaptacin en Excel a realizar diariamente por ingeniera de mantenimiento antes de la carga. El operador utiliza un formato de fichero diferente al del mantenedor, y es por eso que se necesita este paso intermedio. Debido a que se trata de empresas distintas y por lo tanto necesidades diferentes, es inviable el hacer coincidir los formatos y los archivos de incidencias de ambas empresas. Lgicamente, hacerlas coincidir sera la mejor solucin para ahorrar este trabajo adicional al mantenedor. Sin embargo, como se ha dicho, por temas de contrato, se descarta esta posibilidad. Se crear una transaccin de carga desde un fichero. Esta transaccin ser asignada a las personas de ingeniera de mantenimiento; el cliente no la utilizar. Estos datos se cargan como ficha de intervencin aviso sin orden de trabajo, en estado Activo (ACTV). Estos avisos sin analizar no deben ser visualizados por el Cliente. El cliente los puede visualizar una vez que tratados, cuando estn en estado terminado (TERC) o cancelado (CANC). El diseo de este fichero de carga requiere tener en cuenta diversos aspectos; tales como el formato, los datos exactos que se necesitan, la distribucin de stos, etc. Se debe analizar en detalle toda la informacin de la que se dispone para decidir qu datos conviene que contenga el archivo a cargar. Una vez est cargado, la informacin se grabar de forma que quedar dispuesta en el sistema como las fichas de intervencin analizadas anteriormente. Por eso es importante tambin que cada uno de los datos del fichero est en el formato correcto para que el sistema lo reconozca y no d errores.
7.4.2.
Proceso de pruebas
Las pruebas se realizan sobre un sistema de prueba, sobre el que los programadores realizan las modificaciones. En el momento en que finalicen las pruebas este sistema pasar a productivo. De esta manera, el proceso de pruebas va en paralelo al funcionamiento normal de la gestin de incidencias. En este sentido, los datos falsos de las pruebas no interfieren en el tratamiento de los de las incidencias reales.
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El sistema carga ficheros de texto (formato .txt). Se crear un fichero Excel que a continuacin se pasar a texto tabulado. Hasta encontrar la disposicin final de este archivo, han sido necesarias sucesivas pruebas. Este es un proceso largo ya que en primer lugar, despus de realizar ciertas pruebas iniciales, se detecta un error o una necesidad. sta es comunicada a los programadores, los cuales la analizan con el fin de conocer si es posible llevarla a cabo. En el caso en que s lo sea, la integran en el sistema. A partir de ah, se vuelven a realizar nuevas pruebas para conseguir ir mejorando la solucin y se repite sucesivamente, para cada pequea modificacin, todo el proceso. El fichero Excel est dispuesto de la siguiente forma: Cada fila corresponde a una ficha de intervencin Cada columna es un dato de la ficha. Estos datos corresponden a los diferentes campos que describen en R-S una ficha de intervencin. Para que el sistema reconozca los datos, stas deben contener la informacin descrita a continuacin y a la vez seguir el orden siguiente: (Se indican en el siguiente listado las restricciones de obligatoriedad que se han considerado convenientes) Parte PCC (Opcional) N Ficha Papel (Opcional) Fecha Notificacin (Obligatorio) Hora Notificacin (Obligatorio) Vehculo (Opcional, si Parada o Va est relleno) Parada (Opcional, si Vehculo o Va est relleno) Va (Opcional, si Parada o Vehculo est relleno; es por tanto obligatorio al menos unos de tres campos de localizacin) Nombre Operador (Obligatorio) Descripcin avera (40 caracteres + texto ampliado) (Obligatorio) Funcin (Obligatorio)
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Grupo de trabajo (Obligatorio) Centro (Opcional) Cdigo operario (Opcional) Descripcin intervencin (40 caracteres + texto ampliado). (Opcional) Estado del aviso. Como se ha dicho anteriormente, en la carga tan slo se tendrn fichas en estado ACTV (activo) y CANC (cancelado), ya que son incidencias notificadas por el operador y que, por tanto, sobre las cuales todava no se ha intervenido. (Obligatorio) Cdigo supervisor (Opcional) Comentarios supervisor (Opcional si no hay supervisor ni ninguna modificacin) Ubicacin tcnica (Opcional si no hay orden) Cdigo funcional (Opcional si no hay orden) Esta es la disposicin final de las columnas, a ella se llega a medida que avanza el proceso de pruebas. A continuacin se describe una muestra del proceso de pruebas y deteccin de errores realizado. Se prepara el archivo de prueba con varias incidencias para cargar en el sistema y comprobar que errores detecta. El sistema debe dejar un log de errores con los problemas encontrados en la carga. El fichero que Excel que se prepara es de la siguiente forma, Figura 7.10:
Fig. 7.10.
Tabla de Excel para la carga de incidencias. Pruebas
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Este archivo se debe guardar como fichero de texto. La transaccin de importacin se realiza a travs de la pantalla mostrada en la Figura 7.11.
Fig. 7.11.
Pantalla para la importacin de fichero de carga
En este caso el sistema detecta errores y los muestra en el mensaje que se presenta en la Figura 7.12, identificados en la Figura 7.13.
Fig. 7.12.
Mensaje de errores en la carga. Pruebas (I)
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Memoria
Fig. 7.13.
Errores detectados en las pruebas de carga (I)
Los principales errores aparecen debido a que, en el nuevo sistema, el campo que se refiere al operario no lo identifica ya que en l debera estar el cdigo del operario, no su nombre. Por otro lado, tambin se nota que la informacin requerida no es el cdigo del supervisor y su nombre, sino que es el cdigo y los comentarios. En pruebas posteriores se detecta lo mostrado en las Figuras 7.14 y 7.15:
Fig. 7.14.
Mensaje de errores en la carga. Pruebas (II)
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Fig. 7.15. Soluciones (en verde) y errores (en rojo) detectados en las pruebas de carga (II)
El sistema no funciona correctamente en el caso en que encuentre caracteres extraos dentro de un campo, tales como barras, tabulaciones, etc. Por lo tanto, todo este tipo de caracteres debern eliminarse antes de la carga. Llegados a este punto, ya se ha cambiado el nombre del operario por un cdigo numrico. Sin embargo, vuelve a detectar un error debido a que esos cdigos son errneos y por tanto no estn en el sistema. Debern introducirse los cdigos correctos. En otra prueba obtenemos los siguientes errores (Figuras 7.16 y 7.17):
Fig. 7.16.
Mensaje de errores en la carga. Pruebas (III)
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Memoria
Fig. 7.17. Soluciones (en verde) y errores (en rojo) detectados en las pruebas de carga (III)
Detecta errores ya que sigue sin reconocer los cdigos de operario. En pruebas posteriores se modifican los errneos y los que ya son correctos el programa los reconocer sin problema cuando est en productivo ya que hasta entonces no contendr en su base de datos toda la informacin y por ese motivo presentaba errores. Estas seran, a grandes rasgos, algunas de las modificaciones realizadas en cuanto a formato del fichero Excel se refiere. Tambin han sido necesarias modificaciones, tal como la reduccin de este fichero (eliminacin de todas las filas con formato vacas), a fin de mejorar el fichero de texto, esto es, para que el sistema no encuentre problemas de excesiva extensin del documento a cargar. El programa, en la carga, consideraba que haba infinitas filas y este hecho llevaba a complicaciones. Por otro lado, es necesario comprobar que las fichas introducidas no presenten error una vez ya cargadas en el sistema. Como se ha visto, el programa muestra en un mensaje con un log de errores todo lo incorrecto que ha encontrado en el proceso de carga. Sin embargo, tambin ofrece la opcin de visualizar la carga paso a paso. De esta forma, se controla cmo rellena cada uno de los campos de la ficha de intervencin y, en el caso en que haya un error, permite modificarlo en ese mismo momento, y la ficha queda cargada con esa modificacin. Con este mtodo se detectaron nuevos errores que, al cargar sin el modo visualizable no haban sido notificados. Las fichas en estado CANC (cancelado), no se grababan como tal, sino que quedaban como PTE7 (pendiente). Este es un error del programa, por la cual cosa fueron los programadores los encargados de solucionar este problema. Llegados a este punto, el programa ya est listo para realizar de manera correcta la carga de fichas de intervencin desde un fichero externo.
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7.4.3.
Tratamiento de fichas cargadas
A continuacin se describe a modo de resumen concluyente de lo explicado en apartados anteriores referente al nuevo sistema a implantar, las operaciones a llevar a cabo por el operario una vez llegados a este punto segn el nuevo proceso de tratamiento de incidencias. Una vez las fichas se han cargado en el sistema, el operario actualiza la ficha cargada. Debe introducir o modificar la descripcin de la intervencin, introducir el cdigo del empleado en el campo Operario y modificar el estado a PTE, TERC o CANC. Cuando se cambia el estado a TERC y a PTE debe ser obligatorio crear la orden. Debe ser posible en cualquier momento marcar una ficha para borrado. El operario entonces completa la ficha y crea una orden de trabajo. Este paso como se ha mencionado anteriormente se produce cuando haya que realizar algn trabajo para resolver la incidencia. El operario realiza entonces principalmente las siguientes operaciones: Introduce o modifica la descripcin de la intervencin en el aviso. Introduce el cdigo del empleado en el aviso. Modifica el estado a PTE o TERC en el aviso. Completa los campos obligatorios de la ficha para cumplir los controles correspondientes al estado seleccionado (ubicacin tcnica y cdigo funcional en particular). Crea la orden de trabajo, introduce la clase de actividad (Asignar a) y el PEP si no lo determina el sistema, verifica el estado de la orden, libera la orden y graba. Por otro lado, el supervisor actualiza la ficha de intervencin. Este paso se produce cuando el operario haya tratado las fichas cargadas o si ve que el operario tarda en actualizar. Se debe poder realizar este paso aunque se haya puesto una ficha en estado TERC. El supervisor, por lo tanto, realiza las siguientes operaciones: Introduce el cdigo del supervisor Modifica cualquier dato de la ficha que est mal.
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Cambia si es necesario el estado a PTE7. Si modific algo, debe introducir sus comentarios. Si la orden est creada, puede ir a la orden y cambiar el estado o la clase de actividad. Si la orden est creada, no puede borrarla. La pondr TERC si no haba que hacer nada. Se puede poner el aviso en estado CANC si no hay que tenerlo en cuenta.
7.5. Demostracin del proceso

A continuacin se muestra un ejemplo visual de los principales pasos que se siguen en el proceso de una FI. 1. El operador incluye en su archivo Acces la incidencia detectada. Dos vistas diferentes de este archivo se muestran el la Figura 7.18:
Fig. 7.18.
Ficha de incidencia del operador
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2. El asistente recoge los datos y los dispone en un fichero Excel como muestra la Figura 7.19:
Fig. 7.19.
Tabla previa a la carga
3. Despus de transformar este ltimo archivo en formato de texto, se procede a la carga de datos en el sistema R-S, tal y como se explica en el apartado 7.4. El aviso ya est, por lo tanto, cargado en el sistema. Cuando el operario ha intervenido sobre la incidencia, entra en el sistema para completar la FI con los datos referentes a la intervencin y cerrar la FI. Modificara la ficha dejndola como se muestra en la Figura 7.20.
Fig. 7.20.
Actualizacin de la FI
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4. Si se desease obtener un informe en el que aparezca esta FI bastara con introducir algn dato de sta como criterio de seleccin, y as dispondramos de toda la informacin descrita en el apartado 7.3 que vara segn la variante de disposicin escogida. En el caso en que no hubiese notificacin por parte del cliente, la fase de carga no existira (Pasos 1. y 2.) y sera el propio operario el que creara la FI en R-S. (La pantalla de Creacin es la misma que la de Modificacin, paso 3.).
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8. Consecuencias del desarrollo

La implantacin de un nuevo sistema implica un conjunto de acciones a llevar a cabo: Comunicacin del cambio a todos los departamentos de la empresa que utilizan el sistema Cursos de formacin a los usuarios Fase de adaptacin y pruebas
8.1. Comunicacin del cambio a todos los usuarios del sistema

El proceso de implantacin ha requerido que se informase de la intencin de mejorar el sistema a cada uno de los usuarios del sistema, no tan solo operarios o departamentos estrictamente relacionados con el mdulo que ha sufrido variaciones, sino a todos los usuarios del sistema R-S. Esto se debe a que en el momento de llevar a cabo la integracin del nuevo sistema y en alguna ocasin previa a la implantacin fue necesario inhabilitar el sistema lo cual impeda el uso del sistema a cualquier usuario. Por otro lado, antes de proceder a la implantacin de algunas modificaciones ha sido necesario presentarlas como propuesta a las reas responsables o afectadas, con el fin de contar con el consentimiento de stas. Al pasar a operativo el nuevo sistema se han generado algunos problemas en otros temas que en el sistema antiguo ya estaban resueltos o incluso en mdulos independientes al modificado. Una vez detectados estos errores se comunicaron a los programadores, responsables de estos fallos, que de forma gil los resolvieron.
8.2. Cursos de formacin a los usuarios

La implantacin de este sistema y su puesta en marcha se desarrolla en dos fases. La primera, en la que se integra el nuevo sistema pero tan slo se modifica el procedimiento anterior en lo que se refiere a la creacin, modificacin y obtencin de listados de fichas de intervencin, es decir, el tratamiento de FI a travs del sistema exclusivamente. La segunda fase, en cambio, se desarrollar ms adelante y consiste en el paso a productivo de la nueva forma de proceder en la gestin del mantenimiento correctivo, esto es, bsicamente,
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lo que hemos denominado en ocasiones anteriores la precarga de incidencias notificadas por el operador en el sistema. Para dar a conocer las modificaciones que presenta el nuevo sistema (en la primera fase) ha sido necesario convocar cursos de formacin a los usuarios de R-S que trabajan con este mdulo. El curso se basa principalmente en la presentacin de los conceptos siguientes: Modificaciones en la creacin de FI: nueva pantalla, nuevos campos, modificacin de campos antiguos (nombre y contenido), nuevos controles del sistema, nueva operativa, nuevo orden de introduccin, nuevas subpantallas Modificaciones en la visualizacin y modificacin de FI: nuevos campos, modificacin campos antiguos, nuevos criterios de seleccin Modificaciones en los listados: nuevos criterios de seleccin, consecuencias de la aparicin/desaparicin de campos en la creacin de FI, nuevas variantes de disposicin, nuevas columnas Debido a la entrada de nuevos usuarios (nuevos empleados de la empresa), sin conocimiento alguno del sistema, se han realizado tambin cursos de introduccin al sistema. A diferencia del curso anterior, que se basaba principalmente en mostrar las diferencias con respecto al sistema anterior, en este otro, ha sido necesario ensear todo el funcionamiento del programa sin dar nada por sabido. En el momento en que se implante definitivamente la segunda fase del proyecto, tambin ser necesario impartir cursos de formacin a los operarios y dems usuarios del sistema para dar a conocer el nuevo proceso a seguir para el tratamiento de las fichas de intervencin.
8.3. Fase de adaptacin y pruebas

Ante todo cambio es necesario un periodo de adaptacin y una fase de pruebas y deteccin y resolucin de errores. A pesar de los cursos de formacin impartidos, una vez implantado el nuevo sistema en la primera fase, los operarios cometen errores. Es fcil la deteccin de stos a travs de la variante de disposicin para pruebas de la migracin, control de los datos y deteccin de errores explicada en el apartado 7.3.3.. Los principales errores que estos listados muestran se describen a continuacin:
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Con el nuevo sistema el operario debe introducir su cdigo slo en el campo "Operario", ya no hace falta meterlo en "Nombre empleado" en la pestaa "Otros datos" como anteriormente. Esto no representa ningn problema para la gestin de fichas, pero vale la pena que lo sepan para que no hagan un trabajo innecesario.
La casilla "No Continua" debe activarse en el caso en que la intervencin se lleve a cabo en diferentes momentos. Con lo cual el tiempo real de intervencin no es la diferencia entre la fecha/hora de inicio y la de fin, sino menor, ya que no se realiza de forma continuada. Hay operarios que siguen sin marcar esta casilla cuando s deberan, y esto es importante, especialmente en incidencias de vandalismo.
Varios operarios tardan muchos das en cargar las fichas. Hay diferencias importantes de tiempo entre el da en que se notifica la incidencia y el da en que se carga en el sistema. Esto de detecta a travs de la columna "Diferencia" que muestra el tiempo expresado en das entre la notificacin y la creacin de la ficha.
Algunos operarios aun habiendo slo un nmero de parte, lo introducen adems de en el campo correcto (Parte PCC), en el campo Partes adicionales. Esto es incorrecto, ya que el propio sistema ya lo copia, as que si se introduce dos veces, en el campo Partes adicionales aparecer repetido. En ocasiones siguen cortando el texto corto para continuar con l en el texto ampliado.
En cuanto a los errores propios del sistema en la creacin/modificacin y listado de FI detectados en la fase de pruebas post-implantacin, ya han sido incluidos en los apartados 7.2 y 7.3. Estos errores fueron notificados y solucionados por los programadores. El paso a productivo del nuevo sistema ocasion problemas con el tema de las autorizaciones de los usuarios. Adems de los controles que realiza el sistema que se han analizado en otros apartados, el sistema tambin controla los derechos de cada uno de los usuarios registrados. Es por eso que, como se ha dicho anteriormente, el usuario con derechos restringidos para ver datos sensibles (el cliente) no puede ver avisos con estatus de usuario del aviso diferente de TERC o CANC. De la misma forma, segn el usuario, se ocultarn datos como los de los campos calculados, Clase de actividad, Operario, Repercusin As, por otro lado, los operarios tienen autorizacin ms restringida a la hora de tratar las FI que los asistentes. El problema que se tuvo que solucionar consisti en que, con la migracin, se desautoriz a los usuarios de los operarios modificar el status de las FI, lo cual era un error importante.
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9. Otras propuestas
9.1. Eliminacin del papel
Un objetivo a largo plazo de esta modificacin en el sistema de tratamiento de fichas de intervencin es la eliminacin del papel. Es decir, se pretende que el nuevo sistema permita cargar fichas de intervencin sin necesidad de papel. Puesto que para los operarios rellenar la ficha en papel y a continuacin entrarla en el sistema supone una doble carga de trabajo, la idea es que no sea necesario el papel salvo en el caso de entrada/salida de materiales de almacn. Siempre sera posible hacer la ficha papel voluntariamente y, en ocasiones delicadas, se les puede pedir explcitamente que la completen. En cuanto a las firmas, mnimo exigido por temas de Calidad, que deben acompaar a las intervenciones, se sacara un listado de fichas por operario de forma que cada uno pudiese firmar todas las que le corresponden de una sola vez. La viabilidad de este objetivo depende directamente del departamento de Calidad, ya que el resto de departamentos han aceptado la propuesta. Si se lograse eliminar la papelera tal y como se prev, no tan solo se obtendran beneficios en cuanto a reduccin de la carga de trabajo de operarios, sino que tambin se conseguiran beneficios medioambientales al reducir el gasto de papel.
9.2. Uso de Terminales Mviles

Se estudia la posibilidad de adaptar al sistema actual de gestin un servicio de informacin mvil que proporciona una empresa externa y que ayudara a administrar personal y activos en movimiento. Entre las ventajas que se obtendran con esta propuesta, se encuentra la de eliminar del proceso el uso de FI en papel. Esta empresa externa desarrolla herramientas y soluciones innovadoras para la movilizacin de datos a travs de tecnologa de punta de la industria. Si se decidiese adoptar este servicio, desarrollaran una solucin a medida e integrada a los sistemas de gestin de la empresa, en una fraccin del tiempo y del coste de un desarrollo convencional.
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Los beneficios que ofrecen de esta tecnologa son, a grandes rasgos, un aumento del nivel de productividad, eficiencia y satisfaccin de clientes. Se usan lectores de cdigo de barras y RFID (Identificacin por radiofrecuencia) para introducir datos, eliminando errores y navegacin innecesaria. Las aplicaciones son bidireccionales, funcionan con o sin cobertura y se actualizan de forma automtica, sin instalaciones. Esto reducira los gastos por errores. En cuanto a la informtica, sta no debera suponer un problema ya que esta empresa se encargara de todo: desde la concepcin a la gestin de su aplicacin. Las aplicaciones son, por el bienestar del trabajador, fciles de usar, con equipos pequeos, ligeros, robustos, familiares y econmicos. Ofrecen, por otro lado, un compromiso sobre el coste total de la solucin a lo largo de su vida til, comprometindose a fijarlo el primer da y a no incrementarlo cuando sean necesarias adaptaciones o ampliaciones de una nueva solucin.
9.2.1.
Funcionamiento
El funcionamiento bsico de este servicio consiste en (ver Figura 9.1): 1. El trabajador recibe directamente en el mvil toda la informacin necesaria para iniciar su jornada laboral. 2. En el campo, el trabajador usa el mvil con un scanner para introducir informaciones en el sistema usando cdigos de barras que representan objetos, cantidades, lugares, incidencias etc. 3. La informacin es enviada de forma segura a su aplicacin a travs de la red de telefona mvil. 4. Toda la informacin por usuario, objeto o cualquier otro parmetro pasa a estar disponible y rastreable en tiempo real desde cualquier ordenador con acceso a Internet a travs del mvil.
Fig. 9.1. Telfono mvil equipado con lector de cdigo de barras (izquierda). Funcionamiento de terminales mviles (derecha)
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9.2.2.
Aplicaciones
Este servicio sera capaz de ofrecer las siguientes aplicaciones: -Enviar rutas, rdenes de servicio, check-lists y otras informaciones crticas a los trabajadores sobre la marcha. -Registrar cada etapa de las operaciones en el momento en que suceden: llegada al cliente, cdigo del objeto en manutencin, procedimientos ejecutados, piezas de recambio, fin de procedimiento etc. -Verificar la disponibilidad de recambios en tiempo real, abrir nuevos partes y registrar incidencias en tiempo real. -Generar alertas automticas por E-Mail o SMS para gestin operacional. -Rastrear el historial completo de trabajadores, clientes y albaranes e integrar toda esta informacin con sus aplicaciones de back-office. -Informar al cliente el status del servicio en tiempo real por la web o a travs de alertas por E-Mail o SMS. -Imprimir recibos, tickets u otros documentos a travs de una impresora porttil Bluetooth. -Posibilidad de geo-localizacin en tiempo real por celda o GPS.
9.2.3.
Opciones
Se presentan tres opciones que se diferencian entre ellas principalmente por el tipo de equipo y las posibilidades que ofrece cada uno. Se describen a continuacin las opciones: Opcin 1: Utiliza telfonos mviles equipados con un lector de cdigo de barras. Permite la navegacin GPS a travs de un receptor GPS Bluetooth (Ver Figura 9.2) Permite enviar la localizacin a una aplicacin central. Posibilidad de impresin in-situ a travs de una impresora (Ver Figura 9.2) Posibilidad de captura de firma digitalizada va Bluetooth (Ver Figura 9.2) Cmara de fotos que vara segn el modelo de telfono adoptado
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Fig. 9.2. Accesorios. Opcin 1 Opcin 2 Utiliza terminales industriales de marcas homologadas, equipos robustos y de alto rendimiento Pantalla tctil en color y teclado alfanumrico Receptor GPS integrado y posibilidad de adopcin de mltiples sistemas de navegacin Posibilidad de envo de la localizacin a una aplicacin central Cmara de fotos Permite la captura de firma electrnica Funcionalidad de e-mail completa con posibilidad de bajar y visualizar ficheros adjuntos
Opcin 3 Utiliza terminales de mayor calidad, pequeos y ligeros, con teclado alfanumrico y con lectores de cdigos de barras Bluetooth Disponibilidad de GPS integrado y posibilidad de adopcin de sistema de navegacin Posibilidad de envo de la localizacin a una aplicacin central Funcionalidad de e-mail completa a travs del sistema de correo mvil del propio terminal
9.2.4.
Anlisis de la propuesta
Para el servicio de mantenimiento en cuestin se recomienda: Instalar en la central una aplicacin de integracin que se comunica de forma bidireccional con los distintos terminales.
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La propia empresa definir el formato de los inputs y los outputs necesario. Dado que existen distintos tipos de mantenimiento y tambin sera til este sistema para la gestin de almacn, se concluye que cada grupo de trabajo necesitara un tipo de terminal diferente. o Para la gestin del mantenimiento preventivo y del correctivo se utilizara el mismo tipo de terminal. Un terminal que cumpla, bsicamente, adems de las propias del terminal mvil, dos condiciones: tener localizado al trabajador y poder introducir texto libre. o Para la gestin del vandalismo sera conveniente que el terminal pudiese hacer fotografas. El modelo recomendado costara unos 650. o Para la gestin del almacn sera suficiente con un terminal capaz de registrar inputs y outputs. El modelo recomendado costara unos 260.
El presupuesto de esta propuesta considera: Alrededor de 1500 por aplicativo (almacn, preventivo, correctivo...) Una cuota mensual de 36 por usuario La integracin (a parte)
El valor obtenido del presupuesto incluye la implementacin, la solucin y los cambios necesarios que vayan surgiendo. El plazo de implementacin de esta solucin es de una semana. No se ha podido profundizar ms sobre esta propuesta ni analizar el presupuesto detalladamente, debido a que antes de ello, el responsable de tomar la decisin no consider oportuno adoptar esta solucin, al menos por el momento. Ser una opcin a tener en cuenta ms adelante, cuando el nuevo sistema implantado est completamente estabilizado.
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10. Estudio del impacto medioambiental

En todo proyecto es necesario un estudio sobre posibles impactos medioambientales del mismo, ya sea en la fase previa a su implantacin como en la posterior. En este sentido, el impacto de ambas fases es mnimo, ya que en su realizacin se utilizan soportes informticos y se elaboran una cantidad de documentos en papel despreciable. Al tratarse de un proyecto que afecta bsicamente al diseo de un sistema informtico, se puede concluir que ni su desarrollo ni su implantacin producen apenas impacto ambiental. Sin embargo, cabe mencionar que de llevarse a cabo la propuesta descrita en el apartado 9.1, en la cual se estudia la posibilidad de reducir el uso de documentos en papel en la gestin del mantenimiento correctivo, se conseguira un ahorro significativo de este material. La desaparicin, excepto en casos puntuales, de fichas de intervencin en papel es uno de los objetivos a largo plazo de este proyecto. El alcance de este propsito supondra un importante xito de la empresa ya que lograra una reduccin del impacto ambiental considerable en cuanto a gasto de papel se refiere.
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11. Presupuesto
La realizacin de este estudio de mejora del sistema informtico de gestin del mantenimiento correctivo implica la valoracin econmica que se describe a continuacin. En primer lugar, es necesario concretar los requerimientos referidos a las horas de trabajo dedicadas, por un lado, por los programadores y, por el otro, por el gestor del proyecto. El periodo de realizacin de este proyecto se estima en 8 meses. No se tienen en cuenta ni los meses previos de aprendizaje y habituacin del gestor a la empresa y al sistema, ni los periodos de vacaciones. La tasa horaria del gestor o piloto del proyecto corresponde a la de un estudiante con contrato de prcticas. ste dedica proyecto. una media de 4 horas diarias al seguimiento del
Es conveniente remarcar que la tasa horaria del programador de SAP R/3 corresponde a la tasa horaria interna de la empresa. En este sentido, si se hubiese contratado el servicio de consultora de SAP R/3 a una empresa externa, el presupuesto resultara mucho ms elevado. En la Tabla 11.1 se presenta una estimacin del coste referido al personal:
Categora Gestor Programador Total
Dedicacin mensual (h) 80 40
Tasa horaria (/h) 7 80
Dedicacin total (h) 640 320
Coste Total () 4.480 25.600 30.080
Tabla 11.1. Presupuesto parcial del proyecto (I)
En cuanto al coste por Licencias SAP R/3 notar que es inexistente, ya que no se han habilitado nuevos usuarios respecto al sistema inicial del que dispona la empresa. No se ha requerido ningn desarrollo de software adicional. Por otro lado, el presupuesto del proyecto debe incluir los gastos derivados de la continua relacin entre gestor y programadores a lo largo de todo el desarrollo (Ver Tabla 11.2). Esto implica un gasto en llamadas telefnicas, en viajes de los programadores (Madrid-
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Memoria
Barcelona) con su consecuente gasto por dietas, transporte, etc. Dos programadores se desplazaron en dos ocasiones.
Coste mensual () Llamadas telefnicas 32,50
Coste Total () 260
Programadores Desplazamientos en avin Dietas, desplazamientos, taxis... Total
Coste unitario () 278 100
Unidades 4 4
Coste Total () 1.112 400 1.512
Tabla 11.2. Presupuesto parcial del proyecto (II)
Por ltimo, se debe considerar el gasto en material de oficina: papel, impresin y encuadernacin de dossieres para la formacin de los operarios, catering de los cursos de formacin, copias en CDs, etc. El coste aproximado de material asciende a 1.230 . El presupuesto total, por lo tanto, de este proyecto supone para la empresa un coste de 33.082 y se muestra detallado en la Tabla 11.3.
Coste () Personal Licencias SAP R/3 Llamadas telefnicas Viajes programadores Material TOTAL
Tabla 11.3. Presupuesto del proyecto
30.080 0 260 1.512 1.230 33.082
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Conclusiones
En cualquier servicio de mantenimiento tiene un papel crucial la herramienta de soporte utilizada para su gestin. Es por eso que las empresas hoy en da realizan un gran esfuerzo por encontrar el procedimiento de trabajo y el sistema informtico que permita el control ms eficiente de sus elementos a mantener. El estudio desarrollado en este proyecto representa un paso ms en la bsqueda de la solucin ptima. Desde el momento en que esta empresa entr a formar parte del proyecto tranviario, el sistema de gestin R-S de SAP ha sido sometido a un continuo proceso de mejora. En este sentido, la solucin planteada supone para la empresa un avance que la dota de importantes ventajas de las cuales se beneficiar durante un largo periodo de tiempo, esto es, durante la vida del servicio. Al tratarse de la gestin del mantenimiento correctivo ha sido necesario mejorar el procedimiento de trabajo modificando la manera de tratar las incidencias. El hecho de que sea un asistente el encargado de introducir los datos proporcionados por el operador, libera al operario de una gran carga de trabajo de forma que pueda dedicar ms tiempo a la resolucin de incidencias. Adems permite agilizar la gestin de stas desde el punto de vista del controlador, siendo l el primero en conocer el estado del servicio. Por otro lado, las modificaciones implantadas en el propio sistema informtico estn enfocadas a lograr disponer de la mayor cantidad de informacin til acerca de cada una de las intervenciones realizadas. El diseo de los controles que debe realizar el sistema a la hora de introducir o modificar una Ficha de Intervencin en R-S ha supuesto la desaparicin de infinidad de errores que surgan anteriormente y entorpecan el trabajo de gestin. Lo mismo ocurre con los nuevos informes que se pueden obtener a travs del sistema. A partir de ahora, debera analizarse el resultado y la evolucin de esta implantacin ya que, como cualquier cambio en cualquier empresa, necesita un periodo de asentamiento hasta que dejan de detectarse nuevos puntos sobre los cuales se pueden aplicar mejoras imperceptibles hasta entonces. Una vez funcione correctamente el nuevo sistema, debera establecerse la precarga de incidencias como parte del nuevo proceso de gestin. De cara a un futuro prximo, tambin es recomendable ahondar en la posibilidad de adaptarse a las nuevas tecnologas que aparecen, como es el caso de los terminales mviles, y llegar algn da a suprimir la papelera prescindible del sistema de gestin. Por ltimo, se recomienda la aplicacin de modificaciones para la mejora de la gestin del resto de tipos de mantenimiento, como es el preventivo.
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Memoria
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Bibliografa
Las principales fuentes en las que se basa el proyecto son: Proyecto de Explotacin del Servicio Tranviario (Documentacin interna de las empresas operadora y mantenedora) Manuales de usuario de R-S (Documentos internos de la empresa) A continuacin se presenta la bibliografa consultada para la elaboracin del proyecto as como la considerada de inters para el lector por su relacin con la temtica del proyecto. BOUCLY, FRANCIS. Gestin del mantenimiento. Ed. AENOR. 1998. DE BONA, JOS MARA. La gestin del mantenimiento. Fundacin Confemetal. 1999. GABRIEL, M., PIMOR, Y.. Mantenimiento industrial por ordenador. Ed. Masson, Barcelona. 1989. GARCA GARRIDO, SANTIAGO. Organizacin y gestin integral de mantenimiento. Ed. Daz de Santos.2003. MONCHY, F., Teora y prctica del mantenimiento industrial. Ed. Masson. Barcelona, 1990. NAVARRO, L. Gestin Integral de mantenimiento. Ed. Marcombo. Barcelona, 1997. SOURIS, JEAN-PAUL. El mantenimiento, fuente de beneficios. Ediciones Daz de Santos. 1992.
Pginas web consultadas: http://www.SAP.com http://www.gmao.es http://www.ALSTOM.com http://es.wikipedia.org/wiki/RFID#Tipos_de_etiquetas_RFID (Descripcin del sistema RFID)

MEMORIA - Propuestas de Mejora en La Gestión Operativa de Un Servicio de Mantenimiento

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Propuestas de mejora en la gestin operativa de un servicio de mantenimiento

Propuestas de mejora en la gestin operativa de un servicio de mantenimiento

PRESENTACIN DE LA EMPRESA ___________________________9

INTRODUCCIN AL SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE UN SISTEMA TRANVIARIO ____________________________________11

SISTEMA INFORMTICO DE GESTIN DE MANTENIMIENTO ____17

5.3. Arquitectura tcnica .....................................................................................25 5.4. Seguridad y administracin general.............................................................26

DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA INICIAL Y SISTEMA FINAL27

IMPLANTACIN DE LA MODIFICACIN EN EL SISTEMA ________33

7.2. Creacin de Fichas de Intervencin en R-S................................................ 39

7.3. Listados de fichas de intervencin .............................................................. 53

7.4. Carga desde fichero .................................................................................... 69

7.5. Demostracin del proceso........................................................................... 78

CONSECUENCIAS DEL DESARROLLO_______________________81

OTRAS PROPUESTAS ____________________________________85

Propuestas de mejora en la gestin operativa de un servicio de mantenimiento

Propuestas de mejora en la gestin operativa de un servicio de mantenimiento

2.2. Alcance del proyecto

Propuestas de mejora en la gestin operativa de un servicio de mantenimiento

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4. Introduccin al servicio de mantenimiento de un sistema tranviario

4- Comunicaciones 4.1 Red de transmisin SD H/Megafona/TVCC/ Control de acceso/Telefona 4.2 SAE/Radiocomunicaciones/SCADA

Fig. 4.1. Actividades de mantenimiento de subsistemas

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4.2. Tipos de mantenimiento

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4.3. Datos de salida: ndices de calidad

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Propuestas de mejora en la gestin operativa de un servicio de mantenimiento

Fig. 5.1. Estructura del sistema

Datos tcnicos y gestin de equipos

Propuestas de mejora en la gestin operativa de un servicio de mantenimiento

Tranvas Centro 1 Tranvas Centro 2

Planificacin de rdenes, lanzamiento, seguimiento y control

Propuestas de mejora en la gestin operativa de un servicio de mantenimiento

Control de incidencias tcnicas y anlisis de tendencias

Gestin de servicios comerciales y viajes para material rodante

Propuestas de mejora en la gestin operativa de un servicio de mantenimiento

Gestin de mano de obra

5.3. Arquitectura tcnica

5.4. Seguridad y administracin general

Propuestas de mejora en la gestin operativa de un servicio de mantenimiento

6. Descripcin sistema final

6.1. Descripcin general del sistema inicial

Propuestas de mejora en la gestin operativa de un servicio de mantenimiento

Fig. 6.1. Proceso de gestin de mantenimiento correctivo

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6.2. Descripcin general del sistema final

Propuestas de mejora en la gestin operativa de un servicio de mantenimiento

7. Anlisis de las distintas fases del proceso: implantacin de la modificacin en el sistema

Descripcin y utilizacin de la Ficha de Intervencin. Generalidades

Fig. 7.1. Documento fsico de la Ficha de Intervencin

Responsabilidades con el sistema inicial

Propuestas de mejora en la gestin operativa de un servicio de mantenimiento

Rellenar por: Imprenta

Obligatorio Comentarios X N orden de la FI (viene grabado).

Indicacin de F.I. o Control de Material o ambas.

El operario El operario El operario El operario El operario El operario El operario El operario El operario X X X X X X X X X X

El operario El operario El operario El operario El operario El operario

Tabla 7.1. Modo de cumplimentar la FI

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N de Empleado del Responsable

Firma del Responsable N ficha dentro del sistema

Tabla 7.2. Modo de cumplimentar la FI