Esta Gua esta creada con el fin de adentrar de alguna manera a los miembros de AIESEC en conocimientos bsicos y tcnicos

sobre lo que respecta al Fundraising, especialmente en los que es y significa postular a Fondos Concursables. Los conocimientos expuestos en este trabajo son el resultado de la experiencia obtenida sobre esta materia por parte del Comit Local de AIESEC Concepcin, Chile, Cono Sur. Esperamos que sea de gran utilidad a quien la estudie y de gran ayuda a todos los Comits Locales y miembros que quieran practicar esta actividad, la cual colabora con la Visin, Misin y Objetivos de nuestra organizacin. Esperamos sea de ayuda a la consecucin de los resultados que desean alcanzar todos los Comits Locales que quieran incursionar en esta materia.

Gua Prctica para FUNDRAISING AIESEC Concepcin

Qu es el Fundraising?
El fundraising es el conjunto de estrategias y tcnicas basadas en la planificacin estratgica, el marketing, la comunicacin publicitaria y las relaciones pblicas que tiene como finalidad la construccin de una base de socios (particulares, instituciones pblicas y privadas) comprometida a largo plazo con una causa/organizacin y levantar, desarrollar y/o captar fondos a largo plazo. Los fundraisers buscamos conseguir estos fondos por varios medios, como lo son las ventas de ER a las empresas, sin embargo estas ventas no son para TNs si no que buscan demostrar a los gerentes de otras organizaciones, que nosotros poseemos objetivos mutuos, y que beneficiarnos y apoyarnos econmicamente, significa, mejorar sus propios resultados. Los encargados de Fundraising deben ser capaces de demostrar (puede ser junto a ER) esto. Otra forma de conseguir dichos fondos es postular a fondos concursables. Para postular a un fondo no solo se basa en crear un buen proyecto, si no tambin ser capaz de vender ese proyecto en un texto, a una persona que no sabe nada de ti. Es similar a ER cuando tiene su primera reunin con un gerente, hay que pensar que en el ptoyecto, no hay una segunda reunin, y debes ser capaz de vender tu proyecto, de una sola vez. Pero ms all de las tcnicas y las diferentes vas, lo que es necesario que tenga un fundraiser es vocacin, inquietudes personales por el mbito social y por el bien pblico.

Qu es un fondo concursable?
Los fondos concursables son mecanismos de asignacin de recursos, que le otorgan a los propios ciudadanos la responsabilidad de definir e implementar lo que ellos consideren necesarios para mejorar su calidad de vida. Para las organizaciones sociales el acceso a financiamiento constituye una importante herramienta ya que los hace participe en los procesos de desarrollo que vive el pas. Para AIESEC se transforma en una manera de obtener fondos para proyectos especficos que colaboren con las necesidades y resultados de cada comit, buscando siempre promover la sustentabilidad del mismo.

Qu tipo de organizaciones crean fondos concursables?

El Gobierno transfiere ao a ao recursos a las organizaciones sin fines de lucro Privados ONG, corporaciones, fundaciones; las Embajadas; Grandes Empresas y Consorcios, Federaciones Estudiantiles, Universidades, Centros de Investigacin, etc.

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Cmo se alinea un fondo concursable a los objetivos de AIESEC?

Muchas veces los fondos tienen fines amplios, como por ejemplo promover juventud organizada, responsabilidad empresarial, ayuda comunitaria, innovacin, etc. Es labor de los fundraisers del comit local, buscar de forma creativa e innovadora una forma de alinear los propsitos del Fondo Concursable con los objetivos y necesidades del Comit Local.

Por qu hay que tener una base de datos y listas de proyectos?

Por lo general, los fondos concursables no son una sola vez en la vida, hay muchos fondos que salen cada ao en fechas similares, manteniendo su fin y propsitos adems de los requisitos que estos piden generalmente son los mismos ao a ao. Mantener una base de datos con conocimientos generales y especficos de los fondos concursables, mantenerlos por fecha, fin, institucin que los emite, pginas web que contengan su informacin, etc. permite a los fundraiser mantenerse atento y anticiparse a proyectos, para as asistir y realizar dicha postulacin con mucho ms tiempo y preparacin.

Las Bases del Fondo Concursable

Este es el documento que entregan las instituciones que entregan fondos, hechos para ser entregados a todos quienes deseen postular al mismo. Las Bases explican en general, el fin del fondo, quien lo emite, los plazos de postulacin, los requisitos para postular, los plazos de ejecucin, sobre los evaluadores, en fin, todos los detalles tcnicos para poder participar de la postulacin del fondo, de lo que significar comprometerse con el proyecto propuesto, y todos los detalles que son de inters relevante a quien postula, ya que especifican todos los requisitos indispensables para adjudicarse el proyecto. Es de tomar en consideracin, que quien no cumple con todas las especificaciones de las Bases de un fondo, jams ser seleccionado, por ende, es obligacin de los fundraisers, estudiar las bases, y asegurarse antes de postular, que cumplen con absolutamente todos los requisitos que esta impone.

El Formulario del Fondo

Es el documento predeterminado que entrega la institucin que emite el fondo, para ser completado por los postulantes. En este especifica absolutamente todo lo que la institucin desea saber sobre el proyecto y quien lo crea. Entre ms grande el fondo, los formularios se vuelven cada vez ms

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amplios, detallados, y exigentes. Es en este documento donde debes especificar el proyecto en su totalidad y demostrar porque es un buen proyecto.

Cmo creamos un buen proyecto?

a) Establecer la Necesidad o Problema. Se debe ser claro y preciso, a modo de introduccin, demostrar una necesidad o problema real, en donde AIESEC puede satisfacerla. b) Objetivos. Deben ser claros y precisos, debe contener un objetivo general y objetivos especficos. El objetivo general debe traducirse como el resultado del proyecto en donde satisfaga la necesidad establecida o arregle o disminuya el problema establecido. Los objetivos especficos deben demostrar ser indispensables para conseguir el objetivo general, y estos no deben ser demasiados, preferentemente entre 3 a 5 objetivos. c) Qu se quiere adquirir con el dinero? Se debe detallar para qu sern los fondos

conseguidos, porque es necesario gastar dichos fondos en lo que nosotros elijamos en particular y detallar como estos gastos son vitales para lograr el proyecto. Los evaluadores miran con muy buenos ojos los proyectos con fondos compartidos (gastos del fondo, AIESEC y de otras instituciones si es posible) d) Qu se espera obtener de este proyecto? Definir claramente cual ser el resultado final del proyecto, como este satisface la necesidad o ayuda a solucionar un problema. El ideal de cualquier proyecto es que debe algo para el futuro, los proyectos en donde sus resultados perduran en el tiempo son los ms llamativos.

Los evaluadores del Proyecto

Siempre hay que tener en cuenta que quienes evalan tu proyecto, no te conocen, no saben nada sobre ti y no tienen idea de AIESEC. Por ende, la elaboracin y redaccin del proyecto debe ser aprueba de tontos y cubrir todas las posibles dudas que puedan surgirle a los evaluadores. Lo ideal sera que el proyecto lo lea alguien competente distinto a quien o quienes lo elaboraron, para buscar situaciones que posiblemente no estn suficientemente explicadas o no estn claras, e incluso puntos importantes del proyecto que simplemente no estn dentro de la redaccin del proyecto.

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En cuanto al nombre del proyecto

El nombre del proyecto debe ser claro, preciso y conciso. No se trata de crear un nombre creativo y filosfico, el mejor nombre es aquel que le permite entender al evaluador de una sola vez, en que consiste todo el proyecto.

En cuanto a la duracin de ejecucin del proyecto

Hay que tener en cuenta primero, que los Fondos Concursables muchas veces imponen un tiempo de inicio y trmino del proyecto. Por ende, es necesario planificar de acuerdo a dichos parmetros temporales. Deben asegurarse que la totalidad del proyecto debe terminarse antes de la fecha trmino. Por ejemplo, si el proyecto es llevar estudiantes al extranjero (EPs) es necesario que los pasantes estn de vuelta en el pas dentro del periodo de ejecucin del fondo, a menos que el proyecto indique lo contrario. El avance del proyecto tambin debe estar definido, pero la mejor recomendacin es no amarrarse con muchas fechas en las actividades y avances, debido a que muchas veces, debido a imprevistos, pueden atrasarse en algunas cosas pequeas al momento de la ejecucin. Cuando realicen su carta Gantt del proyecto, siempre den espacios para imprevistos, y entrguense as mismos ms tiempo para cada actividad. Recuerden que con lo que ustedes se comprometan, es con lo que deben cumplir, incluyendo los plazos.

Identificacin del Problema o situacin que se desea mejorar

Hay que demostrar que existe un problema o necesidad, y sta, adems debe estar estrictamente relacionada con el fin esencial que busca mejorar el Fondo, tienen que elegir un problema o necesidad en donde su idea de proyecto, demuestre ser la mejor opcin para este problema.

Clasificacin por rea y clasificacin por actividad

La clasificacin por rea corresponde a la lnea de trabajo. La clasificacin por actividad, refiere a estipular el principal tipo de actividad a realizar en el proyecto. Generalmente, las diferentes reas y actividades a escoger estn especificadas en el formulario del fondo y especifican como deben ser expuestas, y las cuales estn ntimamente ligadas a los fines del fondo.

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Referente al lugar de ejecucin del Proyecto

El lugar de ejecucin debe estar muy bien definido, entre ms ambigedad sobre el lugar fsico a realizarse el proyecto, mayor es la incertidumbre que le entregas a los evaluadores. Deben ser precisos a la hora de elegir el lugar, hay que tener en cuenta que muchas veces el lugar indica tambin a los beneficiarios (como vender TNs DT, es necesario indicar a que comunidad o personas ayudara el Trainee, y como lo har).

En cuanto a la descripcin del proyecto (o resumen del proyecto)

Es quizs, una de las partes ms importantes del proyecto, de un buen resumen, estructurado, sistemtico, claro, preciso, llamativo, que defina realmente lo que se va a realizar y que demuestre seguridad y factibilidad, asegura que los evaluadores tomen inters en tu proyecto. Si el resumen no vende, o no interesa a los evaluadores, es muy probable que no sigan leyendo el resto del proyecto, catalogando as al mismo, como no seleccionado. En proyectos grandes, el ideal, es que el resumen sea de una pgina a dos mximo. Si sientes que necesitas decir o mostrar ms cosas, siempre estar el anexo disponible para agregar todos los documentos y archivos que consideres necesario y esenciales para demostrar la factibilidad del proyecto. Consejos: 1. El resumen o descripcin cominzalo describiendo el problema. 2. Nunca est dems explicar nuestra organizacin, recuerda el principio de que los evaluadores no tienen idea de quienes somos, ni que hacemos. 3. Ten una buena redaccin, el resumen debe ser a prueba de tontos y el ideal es que no deje dudas de que se quiere hacer, como se gastaran los recursos, quienes se benefician, donde se realizar, como se resuelve el problema, quienes ayudarn, en fin, no deben dejar dudas de nada. Y recuerden, dos pginas mximo.

En cuanto a los objetivos

En necesario decirlos claros y precisos. Un objetivo no es un prrafo explicando detalladamente que es, como se lograr, quienes lo llevarn a cabo, donde, cuando, como se verificar, no es nada de eso.

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El objetivo es una frase concreta que especifica con precisin que metas estamos proponiendo para el proyecto. Ejemplo: Enviar 15 estudiantes de la Universidad a realizar una practica profesional a Brasil, durante los meses de Diciembre, Enero y Febrero

Referente a las actividades a realizar del proyecto

Las actividades deben ser claras. Si el proyecto para llevarse a cabo necesita realizar ms de una actividad, estas deben especificarse de forma separada, agregando a cada una de ellas, qu se necesita para llevarse a cabo?, porqu son necesarias?, dnde se realizarn?, cmo?, en fin, precisar todo acerca de cada actividad. Las actividades son las que posteriormente deben ingresarse a la carta Gantt, detallando los periodos de ejecucin para cada una de ellas, recuerden darse tiempo suficiente para cada actividad tomando en cuenta atrasos en caso de imprevistos. Otra vez, lo que ustedes escriban en el proyecto, es lo que tendrn que realizar despus, no podrn cambiarlo a antojo, habr gente fiscalizando su ejecucin.

En cuanto a los resultados de las actividades del proyecto

Aqu es donde el proyecto debe venderse, los resultados deben ser llamativos, y atractivos a ojos del evaluador, y siempre en funcin de los objetivos y misin del Fondo. Los resultados siempre son ms atractivos cuando sus resultados perduran en el tiempo. Demuestren porque su proyecto es al que deben entregarles el dinero para llevarse a cabo y no otro, demuestren que su proyecto resuelve de mejor forma el problema.

En cuanto a los beneficiarios del proyecto

Hay que distinguir entre beneficiarios directos y beneficiarios indirectos. Los beneficiarios directos son aquellos en que los resultados del proyecto les afectan directamente y sus beneficios recaen sobre ellos. Hay que especificar la cantidad de estos beneficiarios o estimar un nmero, si el alcance es muy amplio, de la cantidad de personas beneficiadas con el proyecto. Los beneficiarios indirectos son aquellos, que con el tiempo, pudiesen verse beneficiados con los resultados del proyecto debido al beneficio obtenido por los beneficiarios directos. Si es posible estimar un nmero aqu tambin, seria bueno hacerlo.

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En cuanto al presupuesto del proyecto

Dependiendo del monto de los fondos que entrega un proyecto, los presupuestos se van haciendo ms detallados y complejos. En fondos pequeos, generalmente solo piden el monto total del proyecto, en que se gastarn los fondos, y si hay otros fondos involucrados, las cantidades no te las exigen, lo que si te exigirn ser una rendicin de gastos posterior. En fondos ms grandes te pedirn que seas ms especfico, los gastos estarn sujetos a ITEMS de gastos, los cuales se desfragmentarn en sub tems y estos a su vez, en gastos especficos. El presupuesto es una de las cosas ms importantes del proyecto, un presupuesto realista, detallado y consecuente, induce a la seriedad, seguridad, confiabilidad, y credibilidad ante los evaluadores de que nuestro proyecto es factible. Nota: No mientan en precios, no inventen ni sobreestimen ciertos gastos pensando en dejar dinero para otras cosas. El presupuesto es uno solo, y los fondos deben ser gastados en su totalidad durante la ejecucin del proyecto, no es posible dejar dinero para otras cosas. Los evaluadores revisan y estudian los gastos de tu presupuesto, si estos no coinciden con la realidad, la credibilidad del proyecto se ver muy afectada. Algunos fondos miran mal la compra de artefactos, como cmaras fotogrficas, computadores, etc. Si lo piensan bien, estas cosas son fciles de conseguir, es bien visto inscribir estos artculos al presupuesto, pero bajo la distincin de gastos propios, y agregar su valor comercial al presupuesto, pero esta vez aumentando los fondos y gastos incurridos por AIESEC, en vez de pedirlos directamente al fondo, puedes dejar tambin, ms dinero en efectivo, para otras actividades que s necesiten recursos y efectivo (Fee, materiales, comida, etc.) Hay que recordar que un presupuesto es una estimacin de ingresos y gastos y es por ello que no necesariamente deben o puede cumplirse en un 100% al momento de ejecutar. Sin embargo un buen presupuesto exige que lo estimado se lleve a cabo al pie de la letra. En caso de no ser as, es de responsabilidad de los ejecutantes, realizar cambios al presupuesto ante imprevistos no estipulados, que tengan la justificacin debida, y previa aprobacin por parte de la institucin que entrega los fondos, intentando que no cambien los resultados estipulados en el proyecto.

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Muchos fondos dividen el monto total destinando al proyecto, y van entregando parte de los dineros a medida que se van concretando las diferentes actividades para llevar a cabo la totalidad del proyecto, as que no est dems especificar que sistema, en que fechas y cuanto dinero necesitaremos a medida que vayamos realizando el proyecto hasta gastar todo lo presupuestado. Siempre es bien visto que la organizacin postulante tambin incurra en gastos en el presupuesto del proyecto, naturalmente nosotros realmente no tenemos presupuesto para llevar a cabo grandes gastos, pero como Comit podemos avaluar en dinero muchas cosas que nosotros poseemos que sern utilizadas para llevar a cabo el proyecto y el trabajo que realizaremos para su correcta ejecucin. Esta avaluacin debe ser pertinente, correcta y real. Los materiales que nosotros utilizaremos y sern gestionados por nosotros, (como computadores, impresoras, cmaras fotogrficas, impresiones, fotocopias, etc.) deben ser avaluados tambin y agregados a los gastos generados por AIESEC. Su avaluacin debe ser similar a su valor comercial y por ningn motivo debe sobreestimarse ya que el presupuesto perdera credibilidad y confianza. El trabajo realizado por los miembros de AIESEC tambin puede ser avaluado en dinero. Aqu hay que tener especial cuidado de no sobreestimar el valor del trabajo que se especifica. Lo mejor es investigar de antemano cual es el valor de un trabajo similar en el mercado. Si se consigue financiamiento compartido con otra organizacin o institucin ajeno a AIESEC o al fondo, es necesario detallar en el presupuesto el financiamiento total y los gastos que incurrir dicha organizacin o institucin. Por ejemplo, el uso de una oficina con luz, computadores y acceso a internet entregado por la Universidad Host puede tambin ser avaluada en dinero tomando en cuenta el valor comercial del arriendo que tendra dicha oficina de ser arrendada. Tambin podra ser de la misma forma avaluado el prstamo de un auditorio con equipo audiovisual completo, con cierta capacidad de personas dentro, con referencia al arriendo normal que pudiese tener un auditorio similar en el mercado. Proyectos ms grandes muchas veces ser necesario trabajar en conjunto con otras organizaciones. Adems siempre est la posibilidad de trabajar a nivel Member Committe (MC) en proyectos factibles pero que sobrepasen las atribuciones y capacidades de un Comit Local.

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Ejemplo de un presupuesto detallado por ITEMS (en miles de pesos)

Item de costo 1. INVERSIONES (1.1+1.2) 1.1 Equipos Computacin y electrnicos (1.3.1+1.3.2+1.3.3): 1.1.1 Computador de escritorio 1.1.2 Notebook 1.1.3 Cmara fotogrfica digital 1.2 Arriendo oficina con luz, telfono e internet 2. GASTOS PROCESOS RECLUTAMIENTO (2.1+2.2+2.3+2.4) 2.1 Materiales de Mercadeo de la campaa (2.1.1+2.1.2+2.1.3) 2.1.1 Material impreso (fotocopias, afiches, pster, etc.) 2.1.2 Publicidad Virtual 2.1.3 Recursos Humanos, Mercadeo de la campaa 2.2 Charlas Informativas (2.2.1+2.2.2) 2.2.1 Arriendo auditorio para 60 personas con equipo audio visual completo 2.2.2 Recursos Humanos (preparacin charla, expositores, etc.) 2.3 Entrevistas (2.3.1+2.3.2+2.3.3) 2.3.1 Recursos Humanos, entrevistas individuales 2.3.2 Recursos Humanos, entrevistas grupales 2.3.3 Materiales entrevistas individuales y grupales 2.4 Proceso de Induccin 3. COSTOS DE INTERCAMBIO (3.1+3.2+3.3) 3.1 Coordinacin y concretacin de la prctica profesional con otros comits 3.2 Seminario de preparacin para el Intercambio (OPS) 3.3 Costo al estudiante por intercambio (3.3.1+3.3.2) 3.3.1 Pasajes avin a pas destino (ida y vuelta) 3.3.2 Cuota del programa de intercambios prctica profesional de desarrollo Total Valor Unidades Unitario M$ (5) Valor Total M$ Financiamiento M$ (6) AIESEC Universidad Fondo $1.190 $2.400 $1.190 $300 $400 $95 $200 / mes 2 1 2 12 $600 $400 $190 $2.400 $3.730 $650 $80 $20 $3 / 1hr. persona 2 2 150 $160 $40 $450 $160 $40 $450 $300 $100 / 2 horas $3 / 1hr. persona 8 100 $800 $300 $300 $980 $3 / 1hr. persona $3 / 1hr. persona $10 $3 / 1hr persona 160 160 2 600 $480 $480 $20 $1.800 $480 $480 $20 $1.800 $700 $10 / prctica $25 / persona 20 20 $200 $500 $200 $500 $4.000 $134 $66 / prctica 20 20 $2.680 $1.320 $2.680 $1.320 $4.000 $800 $800 $600 $400 $190 $2.400 $800

$5.620

$3.200

$4.000

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SUMA TOTAL ITEMS 1+2 M$ FINANCIAMENTO Fondo

$0

SUMA TOTAL ITEM 3 M$ FINANCIAMENTO Fondo

$4.000

Sobre el financiamiento de otras instituciones

Muchas veces ser posible obtener fondos extras para llevar a cabo el proyecto por parte de terceros ajenos a AIESEC y a la institucin que emita dicho fondo. Es responsabilidad de los fundraisers intentar obtener dicha ayuda, lo cual es muy bien visto por los evaluadores. Para AIESEC generalmente estas instituciones podran ser nuestros Stakeholders (Universidad Host u otras, TN Takers, Alumnis, Partenrs, Sponsors, Gobierno, etc.) Siempre hay que tener presentes esta posibilidad y gestionar con la mayor prontitud dicha colaboracin. Recuerden que dicha colaboracin ha de estar demostrada mediante cartas de compromiso emitidas y firmadas por dichas instituciones dispuestas a colaborar para demostrar as su compromiso a quienes evalan, y esto debe estar listo antes del plazo trmino para poder postular al fondo.

En cuanto a los indicadores de resultados

Esta es uno de los puntos ms complicados, y ms difcil de equivocarse. Los indicadores son mediciones numricas bajo ecuaciones matemticas simples, que demuestran el avance y consecucin de los objetivos cuantitativos y cualitativos del proyecto Tratan de forma simple, saber si la cantidad propuesta de beneficiarios, fue realmente la beneficiada al terminar el proyecto; si las actividades realmente tuvieron el resultado expuesto, si el avance del proyecto, va de acuerdo a lo planteado, en fin, demostrar que lo que se est ejecutando, va de acuerdo a lo planificado. Es de tomar en cuenta, que ser la manera en que quienes entreguen el fondo, fiscalizarn a quien lo ejecute, adems de los medios de verificacin, claro. Ejemplo: N de estudiantes desarrollando liderazgo / N de Seminarios realizados N de personas con riesgo social ayudadas / N de practicantes (DTs)

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Consejo: Para llevar a cabo buenos indicadores, generalmente es necesario conocimientos ms profundos sobre ellos, sera recomendable investigar un poco ms sobre estos, hasta tenerlos claros, buscar profesores dentro de la Universidad en el rea de la Gestin, Administracin o similares, podran serles de mucha ayuda.

Medios de Verificacin
Son la forma en que demostraran a los fiscalizadores del proyecto que las actividades, procesos, gastos correctos, y todo lo prometido en el proyecto, se estn llevando a cabo segn lo planificado y ofrecido en el proyecto. Los medios de verificacin no tienen que ser complicados, si se desea demostrar que una charla o seminario se llevaron a cabo, basta con entregar fotos, videos y materiales utilizados en dicha charla o seminario; si se trajeron Trainees con un fin, basta entregar documentos legales del Trainee, contrato con la empresa u ONG en su caso, y otras cosas que se consideren pertinentes. No duden en utilizar los medios necesarios para demostrar su integridad y correcta ejecucin con lo que ustedes se comprometieron.

El impacto del proyecto

Este es otra seccin del formulario en el cual se vende el proyecto. Demostrar un impacto amplio, enfocado a ciertos beneficios, que responda al problema planteado en el proyecto, que demuestre el beneficio de los resultados que se conseguiran, si el proyecto fuese escogido. De nuevo, siempre sern ms llamativos, aquellos proyectos que entreguen un impacto real, a un mayor nmero de beneficiarios, con la mayor calidad posible de beneficios y siempre el ideal, es que este impacto, perdure en el tiempo.

La Carta Gantt
Esta es una herramienta muy utilizada en proyectos. Busca manejar y especificar los tiempos de trabajo a realizar en la ejecucin del proyecto, algo as como el time management, pero en periodos largos.

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Aqu es donde te comprometes con los plazos de la ejecucin, por lo general, en todos los proyectos piden anexar una carta Gantt, y si no llegasen a pedirla, ten en cuenta crear una de igual manera. En la Carta Gantt debes especificar todas las actividades a realizar en el proyecto y especificar los tiempos que demorar realizar cada actividad, tomando en cuenta su fecha de inicio de ejecucin y fecha en la que la actividad deber estar realizada. Consejo: No te amarres con plazos muy cortos, piensas siempre en el factor imprevistos, date ms tiempo para realizar cada actividad, y asegurarte as de cumplir con lo que estipulars en tu proyecto.

Ejemplo de una Carta Gantt simple, para realizar un pequeo seminario.

El auditorio ya estaba pedido al momento de postular.
07 de diciembre 08 de diciembre 09 de diciembre 10 de diciembre 11 de diciembre

Actividades Entrega de Fondos

ltima confirmacin invitados

Preparacin material audiovisual

Preparacin material impreso

Compra insumos cctel

Detalles antes del evento

Preparacin cctel

"Seminario Emprendimiento"

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Consejo: Es recomendable investigar un poco ms sobre cartas Gantt. Esta es un ejemplo sencillo de un fondo pequeo. Cuando los fondos son mayores, las cartas Gantt debern ser mucho ms amplias y complejas, en tiempos y actividades. A modo de recomendacin (para proyectos avanzados) existen programas (software) para crear estas Cartas Gantt (Ganttproject por ejemplo)

El Anexo
Esta es la seccin en la que adjuntas todo lo necesario para entregar an ms confianza y detalles de tu proyecto, demostrando que realmente es factible hacerlo, y que tu organizacin es la idnea para llevarlo a cabo. En el anexo especificas todo lo que no pudiste especificar en el resumen especialmente, (recuerda, dos hojas mximo en el resumen, piensa que quien tiene que leerlo, tiene que leer muchos proyectos ms, si es muy extenso, aburrir a quien lo lee). No abuses del anexo, adjunta todo lo imprescindible y necesario para dejar claro todos los factores y conceptos claves de tu proyecto, intenta no adjuntar material innecesario e irrelevante para el mismo.

Sobre la defensa del proyecto

Hay muchos fondos, que posterior a la postulacin y entrega del proyecto, se pide una defensa presencial del proyecto por los encargados del mismo (si es as, aparece en las Bases). Aqu hay un factor clave para lograr vender el proyecto. Utiliza palabras claves de ventas, sustentabilidad, impacto positivo, resuelve problemas sociales, beneficios mutuos, participacin juvenil o estudiantil, aprendizaje, crecimiento sostenido, beneficios perdurables en el tiempo, etc. Debes demostrar por que tu proyecto es la mejor opcin, demostrar su factibilidad, la seriedad de tu organizacin, demuestra la credibilidad y confianza en todo momento. Recuerda que al finalizar tu defensa, te harn preguntas. Es bueno preparar las preguntas posibles de antemano y crea un brainstorming con tu equipo.

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Asuntos Legales
Es bueno tener presente los requisitos legales para adjudicarse el proyecto. Adems siempre hay que considerar los problemas legales que pudiesen afectar a los responsables por el no cumplimiento de lo estipulado en el proyecto. Nunca est dems investigar los problemas legales y responsabilidades penales que pudiesen afectar a los responsables en caso de mal uso de los fondos, no realizacin del proyecto u omisin de actividades y plazos expuestos en el proyecto. Es por ello, que hay que realizar una muy buena planificacin del proyecto que entregue seguridad tanto a quien entrega el fondo, como a quien tiene el deber de llevarlo a cabo. Nunca se tratar de crear un proyecto llamativo que venda, si no se est 100% seguro de su factibilidad.

A considerar:
El proyecto es una promesa de venta, t vendes lo que el proyecto dice, y por ende, t debes entregar lo que el proyecto dice. Puede terminar en problemas legales su no cumplimiento. Debido a la creacin de presupuestos, asuntos legales que compromete un fondo, responsabilidad por manejo de grandes cantidades de dinero, entre otros, recomendamos entregar la responsabilidad de buscar, postular y ejecutar fundraising al rea de Finanzas y Asuntos Legales (F&L) de cada Comit Local. Postular a fondos es un trabajo extenso, no se trata de llenar un documento formulario y enviarlo dentro de los plazos indicados por las bases. Se basa en toda una planificacin, preparacin del proyecto, contactos a realizar, preparacin y estudio de un presupuesto, preparacin y planificacin de todas y cada una de las actividades a realizar. Es similar al trabajo de planificacin de un OC o PBOX completo, tomando en cuenta que todos los detalles e imprevistos deben quedar saldados desde el comienzo, agregando que a diferencia de un OC o PBOX, todas las actividades y todos los procesos, deben quedar determinados desde un comienzo, no poseyendo de esta manera, la oportunidad de tomar cambiar planes u actividades si llegasen a presentarse inconvenientes al momento de ejecutar Debido a todas las especificaciones descritas en esta Gua de Fundraising para AIESEC, recomendamos dentro del rea de Finanzas y Asuntos Legales, crear una coordinacin dedicada a realizar est actividad que puede traer muchos beneficios a quien la lleve a cabo.

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Los miembros encargados de la parte legal de rea, adems de sus funciones regulares, perfectamente caben dentro de est coordinacin, debido a muchos caracteres legales que el postular a fondos concursables conlleva. Es de considerar, que no adjudicarse un fondo es mucho ms probable que adjudicarlo. Por ende, es de suma importancia, que quien se encargue de esta tarea entienda que es muy probable que todo su esfuerzo y el de su equipo terminen en fracaso, entregando una negativa al proyecto por parte del equipo evaluador. Por ello es necesario que quien decida tomar esta responsabilidad, sea capaz de que, ante el fracaso, sea capaz de levantarse una, y otra, y otra, y otra vez, y cuantas sean necesarias, para continuar trabajando enfocado en los resultados, a ganando experiencias y aprendiendo de cada fondo al que se postula y de cada proyecto que se crea. Por la misma razn anterior, recomendamos archivar y guardar cada proyecto postulado para que generaciones futuras dentro de los Comits Locales, tengan antecedentes y conocimientos de antemano sobre la materia, y aprendan de experiencias anteriores errores y consejos, para lograr as un mejor trabajo de Fundraising. Muchos proyectos irn enfocados a actividades no propias al rea de Finance and Legal, es por ello, que los fundraisers debern trabajar en conjunto con los miembros de las reas a las que afecte el fondo (si es desarrollo de miembros por ejemplo, trabajar con Talent Management; si es de intercambio, trabajar con eXchange, etc.) en la planificacin y confeccin del mismo. Es recomendable tambin trabajar conjunto al rea de Relaciones Externas (ER) en el trabajo de redaccin del resumen, resultados e impacto del proyecto, ya que son las secciones para vender el proyecto y motivar a los evaluadores a comprarlo. Tambin es recomendable trabajar con ER la preparacin de la defensa del proyecto.

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