EXCEL 2

Preparado por: JOSE PALACIO FEMNY DIAZ RODOLFO GUZMAN

Reservados todos los derechos, prohibida su reproduccin total o parcial.

Copyright 2003

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A continuacin se presentan una serie de opciones del programa Excel que permite el manejo de una serie de opciones avanzadas, para agregar una mayor funcionalidad a la hoja electrnica.

SUBTOTALES Como su nombre lo indica los subtotales permiten que a travs de una lista se generen automticamente unas sumatorias o cualquier otra operacin de acuerdo a un listado

ordenado de datos, de tal manera que cuando el sistema encuentre un cambio en los datos, calcule la operacin deseada. En el ejemplo, cada vez que encuentra un cambio en la columna departamento inserta una fila de total del departamento, y adems inserta unos indicadores sobre la margen izquierda. Para generar subtotales debemos tener un conjunto de datos ordenados de tal manera que haya varios que se repitan, luego seleccionamos los datos y vamos al escogemos Subtotales. men Datos y

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Podemos escoger all, en donde queremos que se realice el subtotal, la funcin y que

subtotales queremos agregar, de manera predeterminada el sistema seleccionar la columna con datos numricos

Especifica la columna que contiene los elementos o grupos por los que se realiza el subtotal

Funcin a realizar para calcular los subtotales

Especifica las columnas que contienen los valores de los que se desea obtener el subtotal

Opciones de subtotales

Al presionar el botn Aceptar la tabla queda de la siguiente forma:

Indicadores de Subtotales

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FORMULARIOS

Esta utilidad de Excel permite generar una ventana tipo formulario a partir de un conjunto de datos, de tal manera que la introduccin de datos en la hoja de clculo se asemeje a un programa, que facilite introducir

informacin, buscar y trasladarse de un lugar a otro de la lista de una forma amigable. Para generarlo se deben escribir los encabezados de cada columna, si alguna columna contiene un dato calculado, este no permitir escribirse en el formulario, para activarlos debemos seleccionar la opcin

Formulario del men Datos.

COMPARTIR LIBRO

Cuando se tienen varias sesiones en un equipo en una red es posible que alguna informacin sea compartida entre esos equipos, Excel permite compartir archivos de tal forma que sea posible establecer que usuario y en que momento uso el archivo.

Para compartir un libro se debe seleccionar la opcin Compartir Libro del men Herramientas.

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CONTROL DE CAMBIOS

En algunas ocasiones cuando se comparte un archivo es posible no solo compartirlo sino entregarlo a otros usuarios para que estos lo revisen y de ser posible efecten algunos cambios, en dicho archivo, la opcin control de cambios permite evaluar o revisar los distintos cambios realizados por quienes miraron el libro de Excel e inclusive permite al usuario principal o quien ha generado el libro determinar si acepta o rechaza los cambios que otros usuarios hicieron del libro.

La opcin Resaltar cambios se encuentra en la opcin Control de cambios del men Herramientas.

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Es posible resaltar los cambios que han realizado otros usuarios desde un momento adecuado, ya sea la ltima vez que se guard o desde aun fecha precisa.

BUSCAR OBJETIVO

Esta opcin del men herramientas permite conocer un valor requerido para que cumpla una funcin precisa o para obtener un valor deseado, por ejemplo si un estudiante despus de tener las dos primeras notas que le han tomado desea saber que nota debe obtener en su tercera nota para tener un promedio de 4.0, debe entonces entrar a la opcin buscar objetivo, definir la celda donde debe ir la definitiva con el valor deseado, despus de dar clic en el botn Aceptar el sistema muestra el cuadro de dialogo Estado de la bsqueda objetivo, donde al hacer clic en aceptar, Excel actualizar los cambios, pero al hacer clic en cancelar deja todo en blanco, como estaba originalmente, a continuacin se muestra el ejemplo expresado anteriormente:

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Despus de realizar la bsqueda objetivo

ESCENARIOS

Un escenario es un modelo de datos en el cual es posible colocar valores supuestos para determinar el comportamiento de una variable, por ejemplo un comerciante puede suponer algunos valores futuros de sus ventas para crear un esquema de cmo quedaran las ganancias si las ventas, los gastos y los costos tienen determinados valores futuros, de igual manera un estudiante puede determinar cual ser su nota definitiva si obtiene determinadas calificaciones en los exmenes que presente, a ese esquema con valores supuestos lo llamamos Escenarios. 7

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Para crear un escenario es necesario escoger del men Herramientas la opcin Escenarios y luego entonces aparecer el siguiente cuadro de dialogo. Debemos entonces elegir la opcin Agregar para crear un nuevo escenario, y aparecer el cuadro de dialogo Nuevo Escenario, que al asignar las referencias de las celdas cambiantes toma el nombre de Modificar escenario, como se muestra a continuacin:

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Luego de asignar los valores del escenario el sistema nos permite introducir los datos supuestos. (En todas estas operaciones debe tener muy en cuenta que el separador decimal en algunos equipos est configurado el carcter ,, mientras que en otros el ., lo que puede ocasionar un error en la frmula deseada) con los cuales el sistema mostrar el cuadro de dialogo Administrador de escenarios donde el usuario determina si desea dejar los datos del escenario o cancelarlo.

Una opcin muy interesante est en el resumen que esta opcin presenta para mostrar los datos, en el cual se muestran todos los escenarios creados y los distintos valores encontrados, en una nueva hoja llamada resumen de escenario.

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AUDITORIA

En algunos momentos se nos presentan en Excel algunos errores de tipo lgico que no alcanzamos a detectar porque nos parece que todo est bien, Excel permite a sus usuarios realizar rastreos de una serie de datos, en los cuales generalmente se ha presentado un error, una forma prctica es mirando las celdas involucradas en la funcin o formula aplicada, ya que Excel al hacer doble clic sobre una celda donde hay una formula muestra con colores las celdas que preceden a la frmula, pero en el men Herramientas, la opcin Auditoria permite Rastrear Error, Rastrear Precedentes y Rastrear Dependientes de una celda, es decir, aquellas que intervienen en la frmula aplicada en la celda, para distinguirla el sistema le coloca unas flechas de distintos colores.

Las opciones de Rastrear Precedentes y Dependientes no requieren la presencia de un error para funcionar.

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Una macro es un programa escrito o grabado por el usuario, que almacena una serie de comandos de Microsoft Excel, que pueden utilizarse posteriormente como un nico comando. Mediante las macros pueden automatizarse las tareas complejas y puede reducirse el nmero de pasos necesarios para realizar las tareas que se ejecuten con ms frecuencia. Las macros se graban en el lenguaje de programacin de Visual Basic para aplicaciones de Microsoft. Tambin pueden escribirse directamente las macros utilizando el Editor de Visual Basic.

Se puede utilizar una macro para automatizar procesos que involucran muchos pasos, por ejemplo, a la hora de colocar un ttulo es comn que se le de formato a la celda de negrilla, adems de eso se centre y se aumente el tamao de la letra. Todos estos pasos pueden ser englobados en una sola macro para que con solo hacer un clic o una combinacin de teclas se ejecuten todas las anteriores tareas.

EJEMPLO DE CREACIN DE MACROS

Las tareas de formato de celdas son tareas bastante repetitivas, realizaremos una macro que involucrar las siguientes acciones: Cambiar el tipo de letra a Arial Black Cambiar el tamao de la letra a 14 Centrar el texto en la celda Aplicar negrilla 11

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Todas esas acciones se ejecutarn una tras de otra con una combinacin de teclas definida o haciendo clic sobre un botn tambin definido por el usuario.

Existen dos formas de crear macros en Excel: Mediante cdigo de Visual Basic para aplicaciones Mediante la grabadora de macros

En el presente mdulo utilizaremos la grabadora de macros debido a que an no se tiene conocimiento del lenguaje de programacin Visual Basic.

La grabadora de macros funciona de esa forma, como si fuese una grabadora, el usuario nicamente debe seguir uno a uno los pasos que quiere grabar en su macro y EXCEL va registrando y grabando cada una de esas acciones. Ya estando la macro grabada simplemente cuando se desee utilizar se debe ejecutar dicha macro, EXCEL seguir uno a uno todas las acciones grabadas en ella.

Antes de grabar una macro asegrese de tener bien en claro los pasos que se desean grabar en dicha macro, si es necesario practique cada paso hasta que se encuentre con total seguridad. Los pasos a seguir para grabar la macro que nos interesa en el momento son los siguientes: Desde el men Herramientas escoja la opcin Macro Grabar nueva macro

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En este cuadro de dilogo debe configurar el nombre que desea para la macro y si quiere ejecutar dicha macro mediante una combinacin de teclas del tipo CTRL + Tecla.

Para nuestro caso dele el nombre de Formato a la macro y escoja la combinacin de teclas CTRL + F A partir de este momento todo lo que usted haga quedar grabado en la macro de EXCEL. Realice los cambios pertinentes (tipo de letra, tamao, alineacin, etc.) Para terminar escoja del men Herramientas la opcin Macro Detener grabacin A la hora de ejecutar la macro se puede escoger dicha macro del men Herramientas Macro Macros o mediante la combinacin de teclas previamente

configurada. Seleccione el nombre de la macro que desea ejecutar y luego clic en el botn Ejecutar.

ASIGNACION DE MACROS A BOTONES

Es posible tambin crear un botn de comando en la hoja de clculo y asignarle a dicho botn una macro previamente creada.

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Los pasos a seguir son los siguientes: Asegrese de que la barra de herramientas Formularios se encuentra activa (Men ver Barras de herramientas), actvela si no lo est De la barra de herramientas Formulario escoja el icono botn

Botn

Arrastre en diagonal en la hoja de clculo en el lugar donde desee que quede el botn

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Del cuadro de dilogo que se ha desplegado seleccione la macro que desea asociar al botn. Esta macro es la que se ejecutar cada vez que se hace clic sobre dicho botn,

Slo queda cambiar el nombre del botn simplemente haciendo clic derecho sobre el botn y seleccionando Modificar texto, luego escriba el nombre adecuado.

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El Proyecto Factura consiste en tres hojas que interactan entre s, la primera hoja contiene un formato de factura con todas las frmulas predefinidas, la segunda hoja contiene el listado de los productos del almacn y su respectivo precio y la tercera hoja almacena el monto total de cada factura.

El objetivo consiste en crear la estructura de la factura de forma tal que su manejo sea totalmente automtico, por ejemplo, cada vez que se digite la referencia de un artculo EXCEL deber buscar dicha referencia en la segunda hoja donde se encuentra el listado de artculos y rescatar el nombre del artculo y su precio unitario.

La estructura de las tres hojas se presenta a continuacin, la meta es crear un libro agradable y funcional.

No interesa que su trabajo sea idntico al aqu expuesto, solamente debe tener en cuenta las frmulas y actualizarlas para su caso y las instrucciones de las macros.

A continuacin se muestra una captura con la primera hoja del libro, la hoja Factura.

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En esta primera hoja encontramos la estructura de la factura completamente diseada, note los tres botones de la parte inferior (Eliminar, Almacenar, Imprimir) que tienen a su vez asignadas tres macros (el funcionamiento de dichos botones se explicar en adelante).

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La columna de total es obviamente calculada, adems del subtotal, el IVA y el total a pagar. Se han utilizado diversas herramientas para hacer la presentacin del documento ms atractiva, WordArts, ClipArts, cuadros de texto, autoformas, adems de colores de relleno de celdas y colores de texto.

Siga los siguientes pasos: Cree la estructura de la factura, especifique formatos de texto y celda y dele una presentacin adecuada. En las celdas de totales, subtotal e IVA se deben calcular dichos valores, tenga en cuenta que dichas celdas se deben encontrar vacas (en blanco) si la celda de cantidad es cero o se encuentra tambin en blanco, quiere decir que, por ejemplo, en el caso propuesto en la hoja anterior la celda F14 debe encontrarse en blanco siempre y cuando la celda D14 tambin lo est, de lo contrario debe mostrar el resultado de la operacin. Dele el nombre de Factura a la hoja1 de su libro (haga doble clic sobre el nombre de la hoja y escriba el nuevo nombre). Los botones y dems frmulas se crearn ms adelante...

Pase ahora a la hoja2 del libro, esta hoja contendr un listado de artculos con sus respectivas referencias y precios. A continuacin se muestra el contenido de dicha hoja:

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Cada uno de los 21 artculos expuestos tiene su referencia y adems su precio unitario, el objetivo de esta hoja es el de que al digitar la referencia en la factura de la primera hoja EXCEL pueda buscar dicha referencia en esta segunda hoja y rescatar de ella el nombre del artculo as como su precio unitario.

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El detalle de los artculos es el siguiente:

REF 1025 1028 1029 1105 1107 1207 1304 1307 1406 1408 1409 1509 1511 1602 1604 1700 1800 1803 1901 1902 2001 3005 3205 3305

Nombre del Producto Impresora Canon BJC-1000 Impresora Hewlett Packard 692C Impresora Epson Stylus Color II Monitor Samsung 14" Monitor Markvision Teclado Windows Genrico Mouse Genrico Mouse Genius Disco Duro Seagate 10 Gb Disco Duro Quantum 20 Gb Disco Duro Samsung 30 Gb Unidad de CD Rom Delta 52X Unidad de CD Rom Creative 52X Procesador Pentium III 750 Mhz Procesador Athlon 900 Mhz Combo Pentium III 750 + Board Intel 810 Mother Board Intel 810 Mother Board 598LMR Memoria RAM 64 Mb Memoria RAM 128 Mb Chasis ATX Scanner Genius Unidad de DVD ROM Altavoces + Subwoofer

Precio Unitario $ 175.000,00 $ 260.000,00 $ 320.000,00 $ 310.000,00 $ 290.000,00 $ 15.000,00 $ 8.000,00 $ 12.000,00 $ 180.000,00 $ 210.000,00 $ 260.000,00 $ 85.000,00 $ 95.000,00 $ 230.000,00 $ 380.000,00 $ 440.000,00 $ 210.000,00 $ 130.000,00 $ 35.000,00 $ 65.000,00 $ 70.000,00 $ 180.000,00 $ 140.000,00 $ 120.000,00

Elabore la hoja con los respectivos formatos y dele el nombre de Productos a dicha hoja.

El paso a seguir es hacer que en la hoja factura cada vez que el usuario digite una referencia en el campo REF automticamente se actualice el campo Descripcin y P. Unitario con los datos correctos.

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Para ello se debe utilizar la funcin BUSCARV vista en el mdulo anterior, en la siguiente tabla se muestra un ejemplo de la parte central de la factura:

B 13 REF 14 15 16

C Descripcin

D Cantidad

E P. Unitario

F TOTAL

El usuario debe escribir aqu la referencia del producto

La descripcin del artculo y su valor unitario debe obtenerse del listado de productos de la hoja Productos valindose de la referencia del mismo

La referencia del artculo debe coincidir con las referencias almacenadas en la hoja Productos.

Al digitar la referencia del producto y presionar <Enter> debe aparecer inmediatamente la descripcin del artculo que coincide con la almacenada en el listado de productos de la hoja Productos, adems tambin debe aparecer el precio unitario coincidente con el almacenado en la misma tabla.

Debe usted investigar entonces las frmulas de las celdas C14, E14 y subsiguientes.

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Regrese a la primera hoja del libro, la hoja Factura, dicha hoja posee tres botones que ejecutan a su vez tres macros que hay que especificar

La primera macro se denomina Borrar y lo que hace es borrar todos los datos de la factura para, por ejemplo, introducir datos para una nueva factura.

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En el anterior ejemplo se deben borrar el contenido de las celdas C8, C9, C10, E8, E9, E10 y los rangos B14:B26 y D14:D26. Se debe crear dicha macro y asignarla a su respectivo botn. El botn Imprimir simplemente enva a impresin la factura, debe crear la macro y asignarla tambin a su botn. El botn Almacenar tiene una funcin un poco ms compleja, debe copiar los datos de: Fecha, Nombre del cliente y Total a pagar de la factura a la tercera hoja llamada Almacenamiento que se muestra a continuacin:

La tabla despus de haber introducido algunos valores en la factura debe verse algo as:

Fecha 12/07/2001Enny Agamez 11/07/2001Rodolfo Guzmn 11/07/2001Edgar Morillo 11/07/2001Femny Daz 10/07/2001Jos Palacio

Cliente $ $ $ $ $

Total 752.300,00 334.000,00 375.000,00 892.000,00 785.000,00

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Cree la hoja Almacenamiento con los formatos adecuados y dele su respectivo nombre. Solo queda volver a la hoja factura para crear el botn Almacenar junto a su respectiva Macro. Los pasos que debe cumplir en su orden esta macro son los siguientes: Insertar en la hoja Almacenamiento en la fila 10 una nueva fila. Esta fila contendr los valores de fecha, nombre del cliente y total a pagar de la factura. En la hoja Factura copiar (Ctrl+C) la celda que contiene la fecha de la factura actual (en nuestro caso la celda E8). En la hoja Almacenamiento seleccionar la celda destino (en nuestro caso la celda B10) y seleccionar del men Edicin la opcin Pegado especial... Activar la casilla valores y aceptar Repita los tres pasos anteriores para el nombre del cliente y el total a pagar para la factura actual. Para terminar seleccione la hoja Factura y presione la tecla ESC para quitar el bordeado de fila de hormigas de la celda copiada. Cree el botn Almacenar y asgnele su respectiva macro. Es todo... si todo ha marchado bien debe usted tener un libro funcional que trabaja automticamente y que combina muchos elementos diferentes de EXCEL que usted puede poner en prctica en el futuro.

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Como se explic al inicio de mdulo, Excel permite crear macros utilizando programacin en VBA (Visual Basic para Aplicaciones), por medio del cual se puede generar cdigo tipo Visual Basic, para la manipulacin de los archivos de Excel.

La macros no son nicas de Excel, cualquier programa Office permite la creacin y utilizacin de macros, cada una con sus respectivas caractersticas dependiendo de la aplicacin.

Antes de empezar a programar en VBA, conozcamos una serie de conceptos bsicos que deben ser manejados para poder comprender de forma mucho ms sencilla, esta forma de programacin, estos conceptos sern profundizados ms adelante en los mdulos de programacin.

PROGRAMACIN ORIENTADA A OBJETOS

La Programacin Orientada a Objetos (OOP: Object Oriented Program), es una forma de programacin en la cual se trabaja en base a una serie de objetos existentes en el sistema, cada uno de los cuales puede ser programado de forma independiente, en base a una serie de acciones o sucesos denominados eventos. Este tipo de programacin es completamente diferente al modelo de programacin secuencial y modular visto hasta ahora en Turbo Pascal.

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OBJETOS Un objeto es un elemento de programa que puede ser manipulado de forma independiente a cualquier otro elemento del sistema, por ejemplo, en el caso de Excel, un objeto puede ser una celda, una hoja, una imagen, un botn de comando, etc., cada uno de estos objetos puede ser manipulado utilizando VBA.

PROPIEDADES Las propiedades representan caractersticas de los objetos, que definen su estructura bsica, como por ejemplo, el color, el tipo de letra, el formato, etc., las propiedades, estn directamente relacionadas con un objeto y se les puede asignar un valor, dependiendo de la propiedad. Al cambiar el color de fondo de un grupo de celdas, estamos cambiando el valor de una propiedad, aunque para realizarlo en VBA se requiera de generar un cdigo de asignacin de valor a una propiedad para poder realizar esta accin. La asignacin de valores a una propiedad, se realiza de la siguiente forma: Objeto.Propiedad=Valor Cada objeto tiene su propia lista de propiedades, y en algunos casos, poseern algunas propiedades en comn.

METODOS Un mtodo es una accin que un objeto es capaz de realizar. Los mtodos son instrucciones precodificadas, pertenecientes a cada objeto, dichas instrucciones pueden ser llamadas,

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simplemente escribiendo el nombre del mtodo relacionndolo con el objeto, de forma similar a como se referencian las propiedades. Objeto.Mtodo En algunos casos, los mtodos requerirn valores para poder trabajar, en dicho caso se especifica de la siguiente forma: Objeto.Mtodo Valor

EVENTOS Un evento es una accin realizada sobre un objeto, ya sea por el usuario o por el sistema mismo, el simple hecho de mover el ratn sobre un elemento de la pantalla es un evento, la accin de hacer clic sobre un botn, abrir un programa o cerrarlo, cambiar el tamao de una ventana, etc. Son algunos de los eventos a los que estamos acostumbrados hasta ahora, todos son ejecutados por el usuario.

GENERAR UN PROGRAMA EN VBA

Para un usuario sin experiencia en la programacin en VBA, se recomienda grabar una macro con los pasos que desea que realice el programa y luego visualizar el cdigo generado por Excel, y analizarlo, de esta forma se ira aprendiendo poco a poco la estructura de la programacin en VBA. Para visualizar un cdigo VBA se deben seguir los siguientes pasos: 1. Grabar la macro.

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2. En el men Herramientas seleccionar la opcin Macro y luego la opcin Editor de Visual Basic. Al ejecutar estos pasos se abrir la ventana de edicin de Visual Basic, en la cual podemos visualizar el cdigo de la macro generada, seleccionado la opcin Mdulos, como se observa en la siguiente imagen:

Cdigo de la macro

Mdulo donde se grab la macro

La programacin orientada a objetos implica la ejecucin de cdigo, de acuerdo a un evento determinado que fue ejecutado sobre un objeto, este cdigo es el que se encuentra especificado en la ventana del Editor de Visual Basic, luego este cdigo es asignado a un botn o una combinacin de teclas, de la misma forma como se realiz en las macros anteriores.

Ejemplo: Se desea crear una macro que realice lo siguiente: Aplicar el formato de negrilla Aplicar el formato de cursiva Aplicar el formato de Subrayado 28

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El primer paso ser grabar la macro de forma normal, el nombre de la misma podra ser FORMATO, al visualizar el Editor de Visual Basic y seleccionar el mdulo creado se observar el siguiente cdigo:

Nombre de Sub FORMATO() la macro ' ' FORMATO Macro ' Macro grabada el 16/10/2003 por Palacio2 '

Comentarios

' Selection.Font.Bold = True Selection.Font.Italic = True Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle End Sub

Fin de la macro Cdigo de la macro

La primera parte del cdigo corresponde al inicio de la macro Formato Sub FORMATO() Los comentarios son lneas de texto que son ignoradas por el programa, deben empezar por comilla simple (), aparecer de color verde.

Las lneas de cdigo de la macro representan cada una de las acciones realizadas al grabar la macro. Selection.Font.Bold = True Selection.Font.Italic = True (Aplicar Negrita) (Aplicar Cursiva)

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Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle (Aplicar Subrayado)

Como se puede observar el cdigo de cada lnea se encuentra dividido en secciones, la primera seccin (Selection) representa la celda seleccionada actualmente (objeto), cualquiera que est sea, la subopcin, representa la propiedad Fuente (Font) de la celda seleccionada, y la ltima (Bold) representa el estilo negrilla de dicha fuente, el valor de Verdadero (True) indica que el formato especificado debe activarse, para desactivarse se utiliza False.

En el caso de Underline (Subrayado) el valor representa el estilo de subrayado deseado xlUnderlineStyleSingle (Subrayado Simple).

CREACIN DE UNA MACRO DESDE EL EDITOR DE VISUAL BASIC

En este caso el usuario debe abrir directamente el Editor de Visual Basic, si no se encuentra ningn mdulo creado deber crearlo, para esto se selecciona la opcin Mdulo del men Insertar.

OBJETOS MS COMUNES EN VBA

La siguiente es una lista de los objetos ms comunes de VBA en Excel:

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APPLICATION
Representa la aplicacin completa Microsoft Excel. El objeto Application contiene: Valores y opciones de toda la aplicacin (por ejemplo, muchas de las opciones del cuadro de dilogo Opciones, en el men Herramientas). Mtodos que devuelven objetos de nivel superior, como ActiveCell, ActiveSheet, etc.

Uso del objeto Application El ejemplo siguiente aplica la propiedad Windows al objeto Application activando el archivo libro1.xls. Application.Windows(libro1.xls).Activate

Observaciones Muchas propiedades y mtodos que devuelven los objetos de interfaz de usuario ms frecuentes, como la celda activa (propiedad ActiveCell) pueden emplearse sin el calificador de objeto Application. Por ejemplo, en lugar de escribir Application.ActiveCell.Font.Bold = True, puede escribir ActiveCell.Font.Bold = True.

RANGE
Representa una celda, una fila, una columna, una seleccin de celdas que contienen uno o ms bloques contiguos de celdas o un rango 3D.

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Uso del objeto Range Use Range(arg), donde arg asigna un nombre al rango, para devolver un objeto Range que represente una sola celda o un rango de celdas. El ejemplo siguiente coloca el valor de la celda A1 en la celda A5. Range(A5).Value = Range(A1).Value

El ejemplo siguiente rellena el rango A1:H8 con nmeros aleatorios estableciendo la frmula de cada celda del rango. La propiedad Range, si se emplea sin un calificador de objeto (un objeto colocado a la izquierda del punto), devuelve un rango de la hoja activa. Si la hoja activa no es una hoja de clculo, este mtodo no se llevar a cabo con xito. Use el mtodo Activate para activar una hoja de clculo antes de usar la propiedad Range sin un calificador de objeto explcito. Worksheets(hoja1).Activate Range(A1:H8).Formula = =rand()

El ejemplo siguiente borra el contenido del rango denominado Criterios. Worksheets(1).Range(criterios).ClearContents Si usa un argumento de texto para la direccin del rango, deber especificar la direccin en notacin de estilo A1. Use Cells(fila; columna), donde fila es el ndice de fila y columna es el ndice de columna, para devolver una sola celda. El ejemplo siguiente establece en 24 el valor de la celda A1. Worksheets(1).Cells(1, 1).Value = 24

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El ejemplo siguiente establece la frmula de la celda A2. ActiveSheet.Cells(2, 1).Formula = =sum(B1:B5) Aunque tambin puede usar Range(A2) para devolver la celda A2, en algunas ocasiones la propiedad Cells puede ser ms conveniente, ya que permite usar una variable para la fila o la columna. El ejemplo siguiente crea encabezados de fila y columna en la Hoja1. Tenga en cuenta que, despus de activar la hoja de clculo, puede usar la propiedad Cells sin una declaracin explcita de hoja (devuelve una celda de la hoja activa).

SHEETS
Un conjunto de todas las hojas del libro especificado o activo. El conjunto Sheets puede contener objetos Worksheet. El conjunto Sheets es til cuando se desean obtener hojas de cualquier tipo. Uso del conjunto Sheets El ejemplo siguiente imprime todas las hojas del libro activo.
Sheets.PrintOut

Para devolver un solo objeto Worksheet, use Sheets(ndice), donde ndice es el nombre o nmero de ndice de la hoja. El ejemplo siguiente activa la hoja denominada hoja1.
Sheets(hoja1).Activate

WORKBOOK
Representa un libro de Microsoft Excel. El conjunto Workbooks contiene todos los objetos Workbook abiertos actualmente en Microsoft Excel.

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Uso del objeto Workbook Para devolver un solo objeto Workbook, use Workbooks(ndice), donde ndice es el nombre o nmero de ndice del libro. El ejemplo siguiente activa el libro uno.
Workbooks(1).Activate

El nmero de ndice representa el orden en que se abrieron o crearon los libros. Workbooks(1) es el primer libro que se cre y Workbooks(Workbooks.Count) es el ltimo. Al activar un libro no cambia su nmero de ndice. En el recuento de ndice se incluyen todos los libros, aunque estn ocultos.

La propiedad Name devuelve el nombre del libro. El ejemplo siguiente activa Hoja1 del libro denominado Factura.xls (que ya debe estar abierto en Microsoft Excel).
Workbooks(factura.xls).Worksheets(hoja1).Activate

WORKSHEET
Representa una hoja de clculo. El conjunto Worksheets contiene todos los objetos Worksheet de un libro.

Uso del objeto Worksheet Para devolver un solo objeto Worksheet, use Worksheets(ndice), donde ndice es el nombre o nmero de ndice de la hoja de clculo. El ejemplo siguiente oculta la hoja de clculo uno del libro activo.
Worksheets(1).Visible = False

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El nmero de ndice de la hoja de clculo representa la posicin de la hoja en la barra de etiquetas del libro. Worksheets(1) es la primera hoja (en el extremo izquierdo) del libro y Worksheets(Worksheets.Count) es la ltima. En el recuento de ndice se incluyen todas las hojas, aunque estn ocultas.

El nombre de la hoja de clculo aparece en la etiqueta de la hoja de clculo. Use la propiedad Name para establecer o devolver el nombre de la hoja de clculo.

El objeto Worksheet tambin es un elemento del conjunto Sheets. El conjunto Sheets contiene todas las hojas del libro (hojas de grficos y hojas de clculo).

Si una hoja de clculo es la hoja activa, puede usar la propiedad ActiveSheet para hacer referencia a ella. El ejemplo siguiente usa el mtodo Activate para activar la hoja de clculo Hoja 1, y a continuacin, imprime la hoja de clculo.
Worksheets(hoja1).Activate ActiveSheet.PrintOut

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CODIGOS MS COMUNES
Trasladarse a una Celda: Range(A1).Select Escribir en una Celda: Activecell.FormulaR1C1=System Letra Negrita: Selection.Font.Bold = True Letra Cursiva: Selection.Font.Italic = True Centrar Texto: Selection.HorizontalAlignment = xlCenter Alinear a la izquierda: Selection.HorizontalAlignment = xlLeft Alinear a la Derecha: Selection.HorizontalAlignment = xlRight Tipo de Letra (Fuente): Selection.Font.Name = AGaramond Tamao de Letra(Tamao de Fuente): Selection.Font.Size = 15 Copiar: Selection.Copy Pegar: ActiveSheet.Paste Cortar: Selection.Cut Insertar Fila: Selection.EntireRow.Insert Eliminar Fila: Selection.EntireRow.Delete Insertar Columna: Selection.EntireColumn.Insert Eliminar Columna: Selection.EntireColumn.Delete Combinar Celdas: Selection.Merge

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EJEMPLO PRCTICO
1. Se desea crear una macro que permita seleccionar el rango A1:D1, combinar dichas celdas, establecer la fuente a Tahoma, tamao 14, estilo negrita cursiva y alineacin centrada.
Sub TITULO() Range(A1:D1).Select Selection.Merge Selection.Font.Name = Tahoma Selection.Font.Size = 14 Selection.Font.Bold = True Selection.Font.Italic = True Selection.HorizontalAlignment = xlCenter End Sub

2. Realice una macro que tome el contenido de la celda seleccionada, la copie y la pegue en la celda A1 de la hoja2, asignndole el formato de negrita.
Sub COPIAR() Selection.Copy Sheets(hoja2).Activate Range(A1).Select ActiveSheet.Paste Selection.Font.Bold = True End Sub

3. Cree con ayuda de su profesor otras macros pueden serle de utilidad.

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ESTRUCTURAS DE CONTROL EN VBA
Al igual que cualquier lenguaje de programacin VBA cuenta con una serie de estructuras de decisin y cclicas para utilizar en caso de ser necesarias, estas estructuras siguen las mismas reglas especificadas en Algoritmos y Turbo Pascal, slo cambia un poco la forma de expresarlas.

ESTRUCTURAS DE CONTROL Instruccin Si simple Instruccin Si doble If <Condicin> Then If <Condicin> Then <Instrucciones> <Instrucciones1> End If Else <Instrucciones2> End If Instruccin Dependiendo De Instruccin Si mltiple Select Case expresin If <Condicin1> Then Case listavalores1 <Instrucciones1> ElseIf <Condicin2> Then <instrucciones1> ... <Instrucciones2> Case listavalores2 ... <instrucciones2> ... Else ... <InstruccionesN> Case Else End If <instrucciones_else> End Select Instruccin Mientras Que Instruccin Para While <Condicin> For <Var> = <VI> To <VF> <Instrucciones> <Instrucciones> Wend Next <Var> Instruccin Haga Mientras Que Instruccin Haga Hasta (Repetir) Do While <Condicin> Do <Instrucciones> <Instrucciones> Loop Loop Until <Condicin>

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VARIABLES Y CONSTANTES

VARIABLES

Para declarar variables se utiliza normalmente una instruccin Dim. La instruccin de declaracin puede incluirse en una macro para crear una variable local. O puede colocarse al principio de un mdulo, en la seccin Declaraciones, para crear una variable de nivel de mdulo.

El siguiente ejemplo crea la variable NombreTexto y especficamente le asigna el tipo de datos String.
Dim NombreTexto As String

Si esta instruccin aparece dentro de un procedimiento, la variable NombreTexto se puede usar slo en ese procedimiento. Si la instruccin aparece en la seccin Declaraciones del mdulo, la variable estar disponible en todos los procedimientos dentro del mdulo, pero no para los restantes mdulos del proyecto. Para hacer que esta variable est disponible para todos los procedimientos de un proyecto, basta con comenzar la declaracin con la instruccin Public, tal y como muestra el siguiente ejemplo:
Public NombreTexto As String

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TIPOS DE DATOS MS COMUNES

Se pueden declarar varias variables en una instruccin. Para especificar el tipo de datos se debe incluir un tipo de datos para cada variable. En la siguiente instruccin se declaran las variables intX, intY, e intZ como del tipo Integer.
Dim intX As Integer, intY As Integer, intZ As Integer

TIPO DE DATO Bolean Byte Integer Long Currency

Single

Double

Date String

DESCRIPCION Tipo de dato lgico guarda valores de verdadero (True) o falso (False). Almacena valores entre 0 y 255 Almacena nmeros enteros que van de -32.768 a 32.767 Almacena nmeros enteros con un valor comprendido entre 2.147.483.648 y 2.147.483.647 Almacena nmeros reales en un intervalo de -922.337.203.685.477,5808 a 922.337.203.685.477,5807. El tipo de datos Currency es til para clculos monetarios y para clculos de punto fijo, en los cuales la precisin es especialmente importante. Almacena nmeros reales con valores que van de -3,402823E38 a -1,401298E-45 para valores negativos y de 1,401298E-45 a 3,402823E38 para valores positivos. Almacena nmeros reales con valores de -1.79769313486231E308 a -4,94065645841247E-324 para valores negativos y de 4,94065645841247E-324 a 1,79769313486232E308 para valores positivos Permite almacenar fechas que van del 1 de enero del 100 al 31 de diciembre de 9999 y horarios de 0:00:00 a 23:59:59 Almacena cadenas de caracteres.

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CONSTANTES

Al declarar una constante, se puede asignar a un valor un nombre que tenga algn significado apropiado. La instruccin Const se utiliza para declarar una constante y darle valor. Una constante no puede modificarse o cambiar de valor una vez que ha sido declarada.

La declaracin de constantes lleva los mismos requisitos de declaracin que una variable. El siguiente ejemplo declara la constante Public EdadCon como un Integer y le asigna el valor
34.

Public Const EdadCon As Integer = 34

OPERADORES Los operadores bsicos son los mismos vistos hasta ahora en Turbo Pascal.

PROBLEMA PROPUESTO
1. Realice un programa que genere una serie de 10 nmeros consecutivos desde la celda A2 a la celda A11 a partir de un nmero escrito en una celda A1, teniendo en cuenta que si la celda A1 se encuentra vaca no se realiza nada.

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Sub Numeros() Dim I As Integer, Num As Integer If Range(A1).Value <> Then Num = Range(A1).Value For I = 2 To 11 Num = Num + 1 Range(A & I).Value = Num Next I End If End Sub

2. Realice una macro que busque en la columna A todos los nmeros negativos y elimine las filas respectivas a dichos nmeros, teniendo en cuenta que se debe buscar nmeros hasta que se encuentre una fila vaca.

Sub Negativos() Dim I As Integer I=1 While Range(A & I) <> If Range(A & I).Value < 0 Then Range(A& I).Select Selection.EntireRow.Delete I=I-1 End If I=I+1 Wend

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End Sub

Realice otros ejercicios que usted considere necesarios, busque la ayuda de su profesor.

TRABAJO DE INVESTIGACION

Averige utilizando la ayuda de VBA como manejar las formulas vistas en los mdulos anteriores utilizando codificacin.

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BIBLIOGRAFA

AYUDA DE MICROSOFT EXCEL 2000. AYUDA DE MICROSOFT VISUAL BASIC PARA APLICACIONES INFORMATICA PASO A PASO EXCEL 8; Rey Andes Ltda.; Santaf de Bogot; 2000. TIZNADO, Marco Antonio; EXCEL 97, Serie Enter Plus; Mc Graw-Hill; Santaf de Bogot, D.C.; 1998.

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