UNIVERSIDADE FEDERAL DO TOCANTINS CAMPUS UNIVERSITRIO DE GURUPI

FLUXOGRAMAS DOS SETORES DO CAMPUS UNIVERSITRIO DE GURUPI

Novembro 2011

GESTORES NO CAMPUS DE GURUPI

Eduardo Andra Lemus Erasmo Diretor do Campus Universitrio de Gurupi Leandro Gomes da Silva Gestor da Assessoria Jurdica, Gestor de Patrimnio Gestor de Manuteno Jacinto Pereira Santos Coordenador do Uso do Espao Fsico Mara Ignacio Sarmento Coordenadora de Planejamento Maurilio Antonio Varavallo Coordenador de Cultura e Extenso Paulo Vitor Brando Leal Coordenador Acadmico Renato de Almeida Sarmento Coordenador de Pesquisa e Assuntos Internacionais Tatiane de Sousa Soares Borges Administradora do Campus Fernanda Gonzaga Loua Gestora de Recursos Humanos do Campus Wederson Carlos Ferreira Pinheiro Gestor do Setor de Audio-visual Alexsandro Mota Sobrinho Gestor do Setor de Transportes Fabiano Vieira de Alvarenga Gestor do Ncleo de Tecnologia da Informao - NTI Rosemarilany Barbosa Guida Gestora da Biblioteca Vanderlan Carneiro Dias Gestor da rea Experimental Alosio Freitas Chagas Coordenador da Graduao em Agronomia Gestor do Ncleo de Estgios Berghem Morais Ribeiro Coordenador da Graduao em Engenharia Biotecnolgica Maike de Oliveira Krauser Coordenador da Graduao em Qumica Ambiental Maria Cristina Bueno Coelho Coordenadora da Graduao em Engenharia Florestal

Sueli Estel Soares Reis Secretria Acadmica Gessiel Newton Scheidt Coordenador da Ps-Graduao em Biotecnologia Gil Rodrigues dos Santos Coordenador da Ps-Graduao em Produo Vegetal

SUMRIO
INTRODUO ................................................................................................................................ 6 1. ADMINISTRAO ...................................................................................................................... 9 1.1 Fluxograma para solicitao de materiais e servios............................................................. 9 1.2 Fluxograma para pagamento de compras ............................................................................. 1 1.3 Fluxograma para solicitao de Licitao para material de aulas prticas ........................... 11 1.4 Fluxo para suprimento de fundos ........................................................................................ 12 1.5 Fluxograma para solicitao de dirias e passagens .......................................................... 13 1.6 Fluxograma para gesto dos terceirizados .......................................................................... 14 2 RECURSOS HUMANOS ........................................................................................................... 15 2.1 Fluxograma para solicitao de Frias ................................................................................ 15 2.2 Fluxograma para solicitao de insalubridade ..................................................................... 16 2.3 Fluxograma para emisso de folha de ponto ......................................................................... 1 2.4 Fluxograma para emisso de declarao e certido ........................................................... 18 3. TRANSPORTES ....................................................................................................................... 19 3.1 Fluxograma para solicitao de veculos ............................................................................. 19 4. BIBLIOTECA ............................................................................................................................. 20 4.1 Fluxograma para emprstimo de livro ................................................................................. 20 4.2 Fluxograma para compra de livro ........................................................................................ 21 4.3 Fluxograma para devoluo de livro .................................................................................... 22 5. SECRETARIA ACADMICA ...................................................................................................... 23 5.1 Fluxograma para emisso do diploma para acadmicos ..................................................... 23 5.2 Fluxograma para segunda chamada de prova .................................................................... 24 5.3 Fluxograma para aproveitamento de disciplinas .................................................................. 25 5.4 Fluxograma para correo/adequao de nota no dirio ..................................................... 26 6 PS-GRADUAO ................................................................................................................... 27 6.1 Fluxograma para solicitao de materiais e servios........................................................... 27 6.2 Fluxograma para pagamento de despesas ........................................................................... 1 6.3 Fluxograma para solicitao de dirias e passagens .......................................................... 29 6.4 Fluxograma para solicitao de diploma ............................................................................. 30 7 ASSESSORIA DE PESQUISA ................................................................................................... 31 7.1 Fluxograma para requisio de rea* .................................................................................. 31 8. CENTRO DE IDIOMAS ............................................................................................................. 32 8.1 Fluxograma para programas de intercmbio no exterior ..................................................... 32 8.2 Fluxograma de Inscrio em Curso de Idiomas ............................................................... 1

9 NUCLEO DE TECNOLOGIA DA INFORMAO ....................................................................... 35 9.1 Fluxograma para servios do ncleo de tecnologia da informao - NTI ............................. 35 10 ASSESSORIA DE USO DE ESPAO FSICO DO CAMPUS ................................................... 36 10.1 Fluxograma para solicitao de sala para professores ...................................................... 36 10.2 Fluxograma para solicitao de construes ..................................................................... 37 10.3 Fluxograma para solicitao de paisagismo ...................................................................... 38 11. CENTRAL DE ESTGIOS....................................................................................................... 39 11.1 Fluxograma de estgio obrigatrio .................................................................................... 39 13. ASSESSORIA DE ESPORTES ............................................................................................... 40 13.1 Fluxograma de solicitao de evento para Assessoria de Esportes .................................. 40 14. PATRIMNIO .......................................................................................................................... 41 14.1 Fluxograma para alterao de localizao de equipamento devido a alterao na locao de servidor .................................................................................................................................. 1 14.2 Fluxograma para transferncia de patrimnio entre servidores ......................................... 42 14.3 Fluxograma para tombamento de bens oriundos de projetos ............................................ 43 15 MANUTENO ....................................................................................................................... 44 15.1 Fluxograma para encaminhamento de solicitao de manuteno na estrutura predial e em bens mveis, exceto equipamentos de informtica e eletrnicos. ............................................. 44 16. AUDIO VISUAL ....................................................................................................................... 45 16.1 Fluxograma para solicitao de Aparelhos Audiovisuais para as aulas ou eventos ........... 45 17. REA EXPERIMENTAL .......................................................................................................... 46 16.1 Fluxograma para solicitao de servios relacionados a aulas prticas ou pesquisas que ocorram na rea experimental do Campus de Gurupi ............................................................... 46

INTRODUO

O sucesso de uma universidade depende da realizao de aes coordenadas e organizadas em busca de um futuro comum. Para a definio de tais aes as instituies elaboram seus documentos de referencia como o Plano de Desenvolvimento Institucional - PDI, Planejamento Estratgico e Plano Pedaggico Institucional PPI. No documento Planejamento Estratgico da UFT 2006-2011, consta a orientao para que cada um de seus campi elabore seu prprio planejamento. Por este motivo, a Direo do Campus Universitrio de Gurupi, por meio de sua Assessoria de Planejamento coordenou a elaborao participativa do seu planejamento para o perodo 2008 a 2012. Para a elaborao do planejamento do Campus Universitrio de Gurupi foram realizadas reunies para a sensibilizao da comunidade acadmica (professores, funcionrios e acadmicos) e posteriormente foram realizadas as seguintes etapas: a) reunies com todos os representantes da comunidade e de reas do Campus para estabelecimento da misso e viso do Campus e apresentao dos cenrios; b) reunies setorizadas para identificao de problemas estratgicos, causas, indicadores e solues estratgicas, metas aes, responsveis pelas aes, prazos e custos; c) apresentao dos resultados para a comunidade acadmica e aprovao do planejamento. Para a realizao das aes de planejamento o Campus foi setorizado da seguinte forma: 1. Graduao Coordenador Professores : laboratrios e aulas prticas 2. Mestrado - Coordenador - Professores: Ensino (aulas prticas) 3. Biblioteca 4. Secretaria Acadmica 5. Administrao 6. Estao Experimental 7. Setor de Transporte 8. Informtica - Audiovisual Em cada setor os problemas, objetivos, solues e metas foram divididos em aes relacionadas a gesto, infra-estrutura e recursos humanos. Alm das reunies realizadas pela Assessoria de Planejamento, foram utilizados os dados das reunies dos professores e demais servidores com a Assessoria de Uso do Espao Fsico da rea para planejamento da distribuio da rea do campus em setores disponveis para construo e experimentos. Tambm foram utilizadas informaes obtidas pela Comisso de Estruturao de Laboratrios e da Assessoria de Pesquisa e Ps-graduao. O planejamento est divido em trs nveis: Estratgico, Ttico e Operacional. Considerando o NVEL ESTRATGICO foi definida a misso e viso do Campus, suas linhas de pesquisa e orientao para sua expanso nas atividades de ensino e em inovao tecnolgica at 2012. 6

Para o planejamento em NVEL TTICO a Assessoria Uso do Espao Fsico da rea preps a diviso territorial da rea do Campus em 13 ncleos: Ncleo de Engenharia e Cincias Exatas com salas, laboratrios e demais estruturas para as disciplinas: fsica, sensoriamento remoto, topografia, irrigao, hidrulica e construes rurais. Ncleo de Ps-Graduao com salas de aula, salas das coordenaes e biblioteca. Ncleo de Novas Tecnologias Educacionais (CNTE) EAD com salas das coordenaes e laboratrio de tecnologias educacionais. Ncleo de Cincias dos Solos - com salas, laboratrios e demais estruturas para as disciplinas relacionadas. Ncleo de Fitossanidade - com salas, laboratrios e demais estruturas para as disciplinas: fitopatologia geral e fitopatologia agrcola, entomologia geral e entomologia agrcola. Ncleo de Biotecnologia com salas, sala de coordenao, laboratrios e demais estruturas para as disciplinas: Ncleo de Qumica com salas, sala de coordenao, laboratrios e demais estruturas para as disciplinas: Ncleo de Engenharia Florestal - com salas, sala de coordenao, laboratrios e demais estruturas para as disciplinas: Ncleo de Biologia - com salas, laboratrios e demais estruturas para as disciplinas relacionadas. Ncleo de Zootecnia - com salas, laboratrios e demais estruturas para as disciplinas: Introduo Zootecnia, Produo de Ruminantes, Produo de Monogstricos, Apicultura e Pscicultura. Ncleo de Agricultura/Fitotecnia - com salas, laboratrios e demais estruturas para as disciplinas relacionadas. Ncleo de Cincias Sociais e Desenvolvimento Rural Sustentvel - com salas, localizado no BALA. Ncleo de Vivncia com centro poliesportivo e restaurante universitrio

Ainda em NVEL TTICO, a Assessoria de Planejamento contribuiu com a direo na construo da proposta de organograma para o Campus e da elaborao de documentos relacionados a gesto, como regimento acadmico, regulamento de uso da rea experimental. J no NVEL OPERACIONAL foram trabalhadas a alocao de recursos, com o detalhamento das etapas do projeto, mtodos, processos e sistemas aplicados, pessoas, responsabilidade, funo, atividades/tarefas, equipamentos necessrios e prazos e cronograma. Em todos os anos so realizadas aes relacionadas aos nveis ttico e operacional. No incio de cada ano os setores so visitados por membros da Assessoria de Planejamento para reelaborao de metas operacionais e no final do ano os setores so revisitados para verificao da execuo das metas. Observou-se que, nos setores avaliados, foi possvel cumprir em 2008 15% das metas operacionais planejadas e em 7

2009, 61%. Como a implantao do planejamento e avaliao um processo novo na gesto do Campus, natural que a adaptao seja gradual. Em 2009 nos aspectos relacionados a gesto dos setores, foi iniciado o processo de organizao interna que resultou, entre outras aes, na elaborao dos fluxogramas 1 para a dinamizao dos servios prestados. Um exemplo de aes que constaram do planejamento dos setores, nos aspectos de gesto, so o encaminhamento formal das solicitaes como ocorre no setor de transporte, rea experimental, rea de pesquisa, bibliografia, que se tornaram prticas adotadas atualmente e seguidas pela comunidade acadmica. Embora os gestores de cada setor tenham feito a divulgao dos procedimentos de solicitao de servios, esta tambm uma ao prevista no planejamento, nem todos representantes da comunidade acadmica tem o conhecimento de todas as aes dos setores. Por tal motivo foi elaborado este documento no qual esto os fluxogramas com os procedimentos para realizao das atividades dos setores. Os fluxos foram elaborados pelos gestores e colaboradores de cada setor e acredita-se que seja necessrio, aps um perodo de experincia, sua reviso, j que h um aumento constante de nmero de docentes, discentes e administrativos usurios dos servios e os setores do Campus tem sido adaptados paulatinamente a nova realidade. A criao j prevista no documento de planejamento, desde 2008, do Setor de Protocolo dever ser um dos motivos para alterao dos fluxogramas de todos os setores. Para a elaborao dos fluxogramas os gestores dos setores foram visitados por membros da Assessoria de Planejamento e foram orientados para execuo da atividade seguindo um padro simplificado adotado na rea de Administrao. Por isso ser possvel observar que no incio e final dos processos usa-se formas ovais, quando h possibilidade de aceite ou no da solicitao, usa-se a forma de losango e para o restante dos passos no processo usa-se a forma retangular.

Componentes da Assessoria de Planejamento do Campus de Gurupi Prof. Ms. Marcela C. A. C. Silveira - Gestora Prof. Ms. Julcemar Didonet - Membro Prof. Dr. Patrcia Aparecida de Souza - Membro Edmar Vieira Neves Junior Tcnico Administrativo

Tcnica de representao grfica que se utiliza smbolos previamente convencionados, permitindo a descrio clara e precisa do fluxo, ou seqncia, de um processo, bem como sua anlise e redesenho

1. ADMINISTRAO 1.1 Fluxograma para solicitao de materiais e servios

O interessado solicita 3 (trs) oramentos em empresas diferentes, justificando a aquisio. Envia para a Coordenao Administrativa;

A Coord. recebe a solicitao de compra/servio e preenche a Planilha de formao de preos.

Verifica a regularidade do CPF do titular.

Verifica o CNPJ, o FGTS, o INSS e a regularidade com a Receita Federal.

Formula a solicitao de materiais e servios (SMS), no sistema de compras da universidade - SIE. Coord. tramita a solicitao para a Unidade Gestora do recurso no campus, a Direo.

Unidade Gestora tramita a solicitao para um dos Grupos de Tipos de Materiais.

O Grupo analisa a solicitao e tramita para a PROAD.

PROAD autoriza a compra comprometendo o recurso e envia para o Grupo

O Grupo recebe a solicitao e abre o processo de compra junto ao CRM

CRM prepara a nota de empenho, autorizando a compra.

1.2 Fluxograma para pagamento de compras

O servidor envia a Coordenao Administrativa a mercadoria ou notifica o servio (j autorizados aps seguir o fluxo 1.1).

Coordenao Administrativa recebe Nota Fiscal.

Coordenao Administrativa Atesta, afirmando que recebeu a mercadoria ou Servio.

Encaminha Nota Fiscal para Palmas (CRM).

CRM envia para financeiro

Financeiro verifica a Nota Fiscal e autoriza o pagamento.

Pr-Administrativo efetua pagamento em conta corrente.

10

1.3 Fluxograma para solicitao de Licitao para material de aulas prticas

Direo encaminha Ofcios para Coordenaes para Solicitao de materiais para aulas prticas.

Coordenaes dos Cursos encaminham aos Professores.

Professores fazem o levantamento de acordo com sua necessidade e encaminham para os Coordenadores de Curso. Aguarda mercadoria chegar. Coordenadores de Curso encaminham as solicitaes para o Coordenador Administrativo. Finalizando o Prazo, a compra e empenhada O Coordenador Administrativo faz 3 oramentos, preenchendo a SMS, planilha de formaes de preo e termo de referncia.

Recebidas propostas, aguarda o prazo de recursos

O Coordenador Administrativo , preenche a solicitao de compra no SIE, tramita para o Gestor do recurso Direo

CRM abre o Prego eletrnico, aguarda propostas.

CRM encaminha para setor de Prego que elabora o Edital NO

Publica Edital

SIM CRM encaminha para procuradoria Procuradoria analisa

11

1.4 Fluxo para suprimento de fundos

A Coordenao Administrativa solicita recurso em formulrio Prprio

Envia para setor de suprimento de fundo (Palmas).

Suprimento de fundo empenha o recurso, e libera a utilizao do mesmo. NO SIM

Coordenao Administrativa tem 90 dias para utilizar recurso, 15 dias para prestar contas.

Coordenao Administrativa presta conta de cada Nota Fiscal, no Sistema (SCP).

Coordenao Administrativa encaminha para setor de suprimento de fundos.

Suprimentos de fundos confere e encerra o processo.

12

1.5 Fluxograma para solicitao de dirias e passagens

O servidor (professor/tcnico) envia a convocatria necessariamente por email para a Coordenao Administrativa.

O setor solicita a diria/passagem no Sistema SCDP.

Pelo prprio SCDP, a solicitao enviada ao Diretor do Campus

O Diretor recebe o processo.

Diretor Aprova a Prestao de contas.

Aprova/rejeita o processo. Diretor Recebe o processo. Diretor Envia para Setor de Dirias em Palmas Envia o processo para o Diretor. O Setor de dirias recebe o projeto. Anexa os documentos no sistema SCDP.

Confere todos os Documentos, Envia para ver o saldo de empenho.

Colhe a assinatura do Professor e do Diretor.

Com saldo aprovado enviado para Pr-Reitor de Adm. Para aprovar o pagamento.

Setor de dirias recebe o relatrio.

Pr-Reitor recebe o processo, aprova o pagamento.

Aps a viagem o professor envia o relatrio para o setor de dirias (que funciona na Coordenao Administrativa) para prestar contas.

13

1.6 Fluxograma para gesto dos terceirizados

Aps a execuo do planejamento anual de cada setor a Coordenao Administrativa e Direo fazem levantamento da necessidade de contratao de pessoal.

A Coordenao Administrativa encaminha solicitao para Palmas (Dirad)

Dirad autoriza contratao

Se o Funcionrio atender a demanda continua trabalhando

Se no atender a Coordenao Administrativa solicita a substituio dele para Empresa

14

2 RECURSOS HUMANOS 2.1 Fluxograma para solicitao de Frias

O Servidor preenche o formulrio da solicitao, sua chefia imediata assina e encaminha ao Setor de Recursos Humanos do Campus

O responsvel pelo Setor de Recursos Humanos do Campus pega a assinatura do Diretor do Campus e envia para Palmas.

Recursos Humanos envia para Palmas.

DDH Processa

SIM

NO

Notifica

Indefere

15

2.2 Fluxograma para solicitao de insalubridade

O servidor preenche o formulrio, obtido no Setor de Recursos Humanos do Campus, com a solicitao de Insalubridade;

A chefia Imediata assina formulrio

RH junta laudo, onde Servidor faz jus a insalubridade

RH encaminha para CAS

CAS analisa SIM NO

Emite Portaria

Indeferido

16

2.3 Fluxograma para emisso de folha de ponto

O Setor de Recursos Humanos do Campus envia a folha de ponto a cada servidor

Servidor Assina, chefia imediata assina validando a folha de ponto

No inicio do ms seguinte entrega para Recursos Humanos do Campus

RH Gera relatrio de freqncia mensal

RH Assina juntamente com Diretor do Campus e encaminha para Palmas.

DDH Processa.

17

2.4 Fluxograma para emisso de declarao e certido

O Servidor solicita ao Setor de Recursos Humanos do Campus de Gurupi o documento, informando os dados necessrios a sua confeco;

RH emite Certido.

RH Entrega para o solicitante.

18

3. TRANSPORTES 3.1 Fluxograma para solicitao de veculos

O Professor ou Tcnico-Administrativo solicita viagem em formulrio padro

Entrega para o responsvel pelo setor de transportes localizado na administrao do Campus de Gurupi. Retroao

O setor de transportes verifica a tabela com as viagens j marcadas, informando ao solicitante se h vaga.

SIM

NO

A viagem marcada atravs do lanamento em tabela prpria do Setor de Transportes.

O solicitante dever fazer uma nova solicitao, adequando a viagem em outra data.

Viagem ocorrida.

19

4. BIBLIOTECA 4.1 Fluxograma para emprstimo de livro

O leitor (acadmico, tcnico ou professor) solicita o livro no balco da Biblioteca do Campus ou faz sua busca por meio das placas de sinalizao diretamente nas estantes;

Se encontrou o livro, leva para servidor da Biblioteca, apresenta carterinha ou documento com foto para solicitar o emprstimo

Se no encontrou, pode encaminha-se ao servidor da Biblioteca para verificar se tem previso de data de retorno do livro.

O servidor da Biblioteca concretiza o emprstimo

20

4.2 Fluxograma para compra de livro

O Campus recebe oramento para compra de livros, valor.

O Coordenador da biblioteca manda e-mail para Coordenadores de Curso informando a disponibilizao de verbas e solicita lista de livros para a compra

O Coordenador envia aos professores a informao e solicita a lista de livros para compra.

Biblioteca recebe a lista, faz a formatao e envia para a Coordenao Geral de Biblioteca em Palmas, para efetuar a compra ou aquisio SIM Quando h o recebimento de livros. Faz-se a conferncia de notas e envia a Palmas para serem pagas. NO Livros no recebidos ou so pedidos novamente em outra lista, ou se tiverem edio esgotada devem ser substitudos por outros que a coordenao indicar.

Faz-se listagem de tudo o que foi recebido e o processamento tcnico dos livros para disponibilizados.

21

4.3 Fluxograma para devoluo de livro

O leitor (servidores ou acadmicos) dirige-se ao balco da Biblioteca do Campus de Gurupi para a entrega do livro e apresenta sua carteirinha para que o funcionrio registre no sistema.

Funcionrio registra a entrega no sistema e devolve a estante.

22

5. SECRETARIA ACADMICA 5.1 Fluxograma para emisso do diploma para acadmicos

O ACADMICO preenche o requerimento especfico de diploma na Secretaria Acadmica do Campus de Gurupi. Entrega cpia dos documentos exigidos.

A SECRETARIA Monta o processo anexando o dossi do acadmico. Encaminha o processo a PROGRAD

PROGRAD: Emite a partir do SIE, o Diploma e registra-o. Arquiva o dossi do acadmico. Envia o Diploma a Direo a do Campus.

DIREO: Confere o documento, envia a Secretaria, colhe assinatura da entrega do Diploma na secretaria.

SECRETARIA: Registra a entrada do documento, elabora recibo de entrega de diploma, colhe assinatura do acadmico ou seu procurador. entrega o diploma ao acadmico. Envia recibo de entrega do diploma a PROGRAD.

PROGRAD: Arquiva Recibo de entrega de Diploma no dossi do acadmico.

23

5.2 Fluxograma para segunda chamada de prova

O ACADMICO preenche requerimento especfico de 2 Chamada de Prova, na Secretaria Acadmica do Campus de Gurupi, anexando atestado ou declarao.

SECRETARIA: Monta o processo encaminha a coordenao.

COORDENAO: Submete o processo para anlise do Professor.

PROFESSOR : Analisa o Processo .

Deferido

Indeferido

COORDENAO: Registra entrada do documento recebido do professor. Avisa o acadmico. Disponibiliza o parecer do professor

ACADMICO: Dirige-se a coordenao do Curso para se informar sobre parecer do professor se deferido a data da prova.

COORDENAO: Elabora ato findo do processo e encaminha para Secretaria Acadmica.

SECRETARIA: Arquiva o processo no dossi do acadmico.

24

5.3 Fluxograma para aproveitamento de disciplinas

ACADMICO: Preenche requerimento na Secretaria Acadmica do Campus de Gurupi anexando ementa e histrico da faculdade em que cursou a disciplina.

SECRETARIA: Monta o Processo e encaminha a Coordenao de curso.

COORDENAO: Lista as disciplinas requeridas na Ata de Aproveitamento, Encaminha o Processo ao Colegiado de Curso para Anlise e Deferimento ou Indeferimento.

COLEGIADO: Anlise do processo

Deferido

Indeferid o

O Coordenador a partir do parecer elabora Ata de Aproveitamento e encaminha a Secretaria.

SECRETARIA: Informa o acadmico o parecer da coordenao, caso tenha sido deferido, lana no SIE. Anexa o processo no dossi.

25

5.4 Fluxograma para correo/adequao de nota no dirio

ACADMICO: Preenche requerimento na Secretaria Acadmica do Campus de Gurupi listando a disciplina que deseja correo de nota.

SECRETARIA: Anexa ao processo cpia do dirio e histrico escolar do acadmico. Encaminha o processo a coordenao.

COORDENAO: Elabora documento que encaminha o processo ao professor da disciplina para verificao de nota. ACADMICO: Procura a Secretaria para saber sobre a retificao ou no da nota.

PROFESSOR: Analisa a necessidade ou no de efetuar a correo da nota.

SECRETARIA: Efetua respectiva Correo no SIE. Anexa o processo no dossi do aluno e arquiva o dirio.

No Altera a nota

Altera a nota COORDENAO: Recebe dirio e anexa ao processo e envia a Secretaria.

PROFESSOR: Encaminha o processo a coordenao.

PROFESSOR: Encaminha o processo a coordenao para emisso de um novo PROFESSOR: Corrige a nota e envia dirio Coordenao;

COORDENAO: Encaminha o Processo a secretaria encaminha o processo a Secretaria.

COORDENAO: Encaminha o processo a PROGRAD, Solicitando novo dirio.

SECRETARIA: Arquiva o processo no dossi do acadmico.

PROGRAD: Emite novo dirio, encaminha a coordenao.

COORDENAO: Recebe dirio e encaminha ao professor para correo da nota.

26

6 PS-GRADUAO 6.1 Fluxograma para solicitao de materiais e servios

O solicitante deve trazer 03 (trs) oramentos de empresas diferentes.

Aps liberao do Coordenador do Programa de Ps-graduao, a Secretria do Programa preenche Planilha de formao de preos.

Verifica a regularidade do CPF do titular.

Verifica o CNPJ, o FGTS, o INSS e a regularidade com a Receita Federal.

Formula a solicitao de materiais e servios (SMS).

Preenche o Formulrio de Justificativa e Envia SMS para a Proad.

Proad recebe a SMS.

Prepara a nota de empenho.

27

6.2 Fluxograma para pagamento de despesas

Coordenao do Programa de Psgraduao recebe mercadoria ou servio.

Coordenao do Programa de Psgraduao recebe Nota Fiscal.

Coordenao do Programa de Psgraduao atesta, afirmando que recebeu a mercadoria ou Servio.

Coordenao do Programa de Psgraduao encaminha Nota Fiscal para CRM

CRM envia para financeiro

Financeiro verifica a Nota Fiscal e autoriza o pagamento.

Administrativo efetua pagamento, em forma de depsito, em conta corrente.

28

6.3 Fluxograma para solicitao de dirias e passagens

O professor/mestrandos do programa traz convocatria ao Coordenador. do Programa

Responsvel aprova a prestao de contas.

Aps autorizao do Coordenador, a secretria solicita a diria/passagem no Sistema SCDP. Depois envia para Pessoa Responsvel em Palmas PROAP - SCDP.

Responsvel recebe o processo.

Envia o processo para o responsvel em Palmas PROAP - SCDP.

O responsvel recebe o processo.

Secretria anexa os documentos no sistema SCDP.

Aprova/rejeita o processo.

Colhe a assinatura do Professor/mestrando e do Coordenador.

Responsvel Envia para o setor de Dirias. Secretria - Recebe o relatrio. O setor recebe o projeto.

Confere todos os Documentos, envia para ver o saldo de empenho.

Aps a viagem o professor/mestrando envia o relatrio para a secretria do mestrado para prestar contas.

Se houver saldo enviado para Pr-Reitor de Adm. para aprovar o pagamento.

Pr-Reitor recebe projeto, aprova o pagamento.

29

6.4 Fluxograma para solicitao de diploma

O acadmico que concluiu o curso de Ps-graduao do solicita o requerimento de pedido de Diploma na Secretaria do Programa de Ps-graduao

Secretria verifica dossi do solicitante e monta processo.

Secretria envia processo para PROPESQ, junto com cpia de Dissertao.

PROPESQ envia ao Dep. De Expedio de Diploma.

Dep. de Expedio de Diploma analisa processo confecciona diploma e envia para Secretaria do Programa de Mestrado.

Secretaria do Programa entra em contato com titulado solicitante entrega o diploma e colhe assinatura do recebimento do mesmo.

30

7 ASSESSORIA DE PESQUISA 7.1 Fluxograma para requisio de rea*

O professor elabora o projeto de pesquisa

O Professor submete o projeto ao colegiado do curso.

O colegiado delibera, emite a ata da reunio e devolve o projeto ao professor.

NO

SIM O professor prepara todos os documentos (o projeto, o Formulrio de solicitao de rea e a cpia da ata da reunio) e protocola na Assessoria de Pesquisa do Campus de Gurupi

A Assessoria de Pesquisa verifica todos os documentos e submete comisso para parecer.

A comisso** analisa o projeto e emite parecer.

NO

Caso necessite de reformulaes o projeto devolvido ao requisitante e recomea o ciclo.

SIM Concesso da rea experimental

* Os pedidos de requisio de rea devero ser feitos at o dia 15 dos meses de fevereiro, junho e outubro para um perodo de utilizao de quatro meses: maro a junho, julho a outubro e Novembro a fevereiro. ( ou a critrio da Comisso) ** A referida comisso composta pela Assessoria de Pesquisa, pelo Coordenador da rea experimental e pelo Gerente da Fazenda.

31

8. CENTRO DE IDIOMAS 8.1 Fluxograma para programas de intercmbio no exterior

Diretoria de Assuntos Internacionais (DA): Publica Edital de Seleo de

ACADMICO(A): Com base no Edital, observa as disposies preliminares, os pr-requisitos e apresenta a documentao exigida diretamente na DAI em Palmas/TO; ou por intermdio do Coordenador do Convnio junto a UFT.

COORDENADOR DO CONVNIO: Entrevista o candidato para averiguao do conhecimento da lngua estrangeira; confere toda a documentao e encaminha a DA.

DAI: Recebe/Confere a documentao, procede seleo dos candidatos e num prazo mximo de 30 dias publica e homologa o resultado do processo seletivo. O processo de seleo conduzido por uma Comisso, formada pela Diretoria da DA e o coordenador do Convnio junto a UFT.

ACADMICO(A): Caso seja selecionado(a) dever proceder a obteno do passaporte e visto, e ainda exame de proficincia na lngua inglesa (TOEFL) mediante condies estabelecidas no Edital. OBS: aguardar recebimento da carta de aceite da universidade estrangeira, para ento providenciar a obteno dos referidos documentos.

Obs. O ACADMICO(A) deve acessar o site da embaixada americana no Brasil ( www.visto-eua.com.br) e proceder o agendamento da entrevista para obteno do visto de estudante de intercmbio J-1. Vale lembrar que quando do dia da entrevista, o estudante dever ter em mos toda a documentao necessria para tal, como por exemplo carta de aceite, comprovante de rendimentos, comprovantes de vacina etc.

32

ACADMICO(A): Acessa o site do TOEFL (www.toefl.org.br), efetua inscrio e paga a taxa exigida para tal. Se aprovado, dever apresentar o comprovante ao Coordenador do Convnio para que este envie tal comprovante a Universidade estrangeira para a obteno da Carta de Aceite.

UNIVERSIDADE ESTRANGEIRA: Aps anlise da documentao e caso o acadmico seja aceito, a carta de aceite ser emitida e encaminhada ao Coord. do Convnio.

COORD. CONVNIO: Recebe a carta de aceite e junta com o formulrio CAPES devidamente preenchido pelo acadmico e posteriormente encaminha a CAPES para obteno de bolsa da estudos.

ACADMICO(A): Dever manter contato via e-mail com a Universidade pretendida e preencher os formulrios que o coordenador estrangeiro solicitar; os quais tambm devero ser apresentados ao Coordenador do Convnio.

COORDENADOR DO CONVNIO: Mantm contato com o coordenador estrangeiro e aps ser informado dos trmites finais e finalizado todos os procedimentos o acadmico est apto ao intercmbio.

ACADMICO(A): dever possuir toda documentao exigida pela universidade estrangeira e estar pronto para embarque conforme calendrio acadmico daquela universidade, observando condies estabelecidas no Edital.

33

Fluxograma de Inscrio em Curso de Idiomas

CENTRO DE IDIOMAS: Divulga a abertura de turmas.

Acadmico: preenche ficha de inscrio

CENTRO DE IDIOMAS: Confecciona contrato dos estudantes.

Acadmico: assinta o contrato e paga a taxa de matrcula via deposito ou transferncia bancria na conta da FAPTO.

CENTRO DE IDIOMAS/UFT PALMAS: Emite certificado, aps trmino do

curso.

CENTRO IDOMAS: recebe certificado e repassa ao acadmico.

34

9 NUCLEO DE TECNOLOGIA DA INFORMAO 9.1 Fluxograma para servios do ncleo de tecnologia da informao - NTI
Usurio solicita servio via Intranet ou formulrio padro ao Ncleo de Tecnologia de Informao NTI do Campus de Gurupi.

Diagnostico Em at 5 dias teis.

Servio pode ser executado no NTI (Campus de Gurupi)

SIM
NTI executa o servio Em at 10 dias teis

NO
NTI solicita ao setor de Patrimnio o envio para Palmas.

Usurio informado sobre o termino do servio.

Usurio comunicado sobre a solicitao do envio.

35

10 ASSESSORIA DE USO DE ESPAO FSICO DO CAMPUS 10.1 Fluxograma para solicitao de sala para professores
Professor solicita uso de espao para Assessoria de Uso de Espao Fsico do Campus de Gurupi.

Retroao.

Assessoria recebe a solicitao e analisa.

NO

SIM

Assessoria localiza a sala

Professor alojado na respectiva sala

36

10.2 Fluxograma para solicitao de construes

Professor, detentor do recurso, solicita construo para Assessoria de Uso do Espao Fsico do Campus de Gurupi.

A Assessoria encaminha para Direo.

Diretoria de Obras (Palmas).

Execuo da obra

37

10.3 Fluxograma para solicitao de paisagismo

Professor envia solicitao a Assessoria de Uso do Espao Fsico do Campus de Gurupi

Retroao

Analise do uso do espao conforme planejamento do paisagista

NO

SIM

Implantao da solicitao.

38

11. CENTRAL DE ESTGIOS 11.1 Fluxograma de estgio obrigatrio

Acadmico envia solicitao de estgio para coordenador de estgio do CURSO.

Retroao

NO O coordenador de estgio, do CURSO, faz a articulao com a empresa sobre estgio.

SIM

O coordenador de estgio do CURSO encaminha toda a documentao ao coordenador do Ncleo de Estgio do Campus de Gurupi.

O coordenador do Ncleo encaminha a documentao para arquivo na Secretaria Acadmica do Campus de Gurupi.

39

13. ASSESSORIA DE ESPORTES 13.1 Fluxograma de solicitao de evento para Assessoria de Esportes

Interessado solicita evento para a Assessoria de Esportes do Campus de Gurupi.

Retroao.

Assessoria recebe a solicitao e analisa.

NO

SIM

Assessoria executa ou apenas acompanha a realizao do evento.

40

14. PATRIMNIO 14.1 Fluxograma para alterao de localizao de equipamento devido a alterao na locao de servidor
O servidor responsvel pelo equipamento solicita remoo interna junto ao Setor de Recursos Humanos do Campus de Gurupi

O Servidor encaminhar solicitao ao Patrimnio para realizao de inventrio dos bens com carga para que o responsvel pelo setor de Patrimnio faa a emisso de certido de baixa.

O servidor devolve o processo ao RH para demais encaminhamentos

41

14.2 Fluxograma para transferncia de patrimnio entre servidores

O professor deve encaminhar ao Setor de Patrimnio de Gurupi a relao escrita dos bens transferidos com nome do cedente de cessionrio;

Emisso da guia (3 vias) de transferncia e coleta das assinaturas dos servidores; uma via para cada servidores e uma para o patrimnio;

Baixa dos bens do cadastro do servidor cedente e incluso no cadastro de servidor cessionrio;

Arquivar a guia de transferncia

42

14.3 Fluxograma para tombamento de bens oriundos de projetos

O professor deve encaminhar ao Setor de Patrimnio no Campus de Gurupi as notas fiscais dos bens e o convnio celebrado com a UFT constando a cesso de uso;

realizado o protocolo dos documentos e encaminhado ao Patrimnio Central da Reitoria para tombamento e cadastramento;

Recebimento das plaquetas oriundo do Patrimnio Central e plaquetamento dos bens;

Notificao do professor para informar que os bens j esto tutelados pela UFT.

43

15 MANUTENO 15.1 Fluxograma para encaminhamento de solicitao de manuteno na estrutura predial e em bens mveis, exceto equipamentos de informtica e eletrnicos. COMPETNCIA do Tcnico de Manuteno: I) cumprir as determinaes da Coordenao Administrativa; II) Cumprir as Ordens de Servios, verificar procedncia, execut-la de pronto ou levantar as exigncias; III) acompanhar e fiscalizar os servios de manuteno executados por outras empresas e/ou profissionais dentro deste Campus; IV) realizar inspees preventivas nas reas comuns a cada 15 dias e levar as demandas ao conhecimento da Administrao. OBS1: Somente em casos urgentes/emergentes podero as solicitaes serem diretamente ao tcnico de manuteno da Fnix. OBS2: As ocorrncias dos equipamentos de informtica e eletrnicos so de responsabilidade do CPD. O servidor dever levar a demanda ao conhecimento do Setor de Manuteno do Campus de Gurupi por meio do email manutencaogpi@uft.edu.br

Ser aberta uma Ordem de Servio (O.S) e determinar que seja realizado visita in locu para levantamento das providncias.

O Setor de Manuteno e Administrao verificar a possibilidade de soluo

O solicitante ser comunicado da providncia a ser adotada e/ou prazo estimado para execuo do servio

Execuo e/ou arquivamento da O.S 44

16. AUDIO VISUAL 16.1 Fluxograma para solicitao de Aparelhos Audiovisuais para as aulas ou eventos
O professor solicita reserva de Data show, Notebook no Setor de Audiovisual do Campus de Gurupi

H horrio disponvel O Audiovisual verifica a disponibilidade de horrios

No h horrio disponvel

O audiovisual faz a reserva

Professor assina a guia de emprstimo interno de bens mveis e retira o equipamento no horrio reservado

Professor devolve o equipamento.

At as 18 horas

Aps as 18 horas

No Setor de Audiovisual

Entrega o equipamento ao vigilante.

O vigilante guarda o equipamento na sala 11 e devolve ao audiovisual no dia seguinte.

45

17. REA EXPERIMENTAL 16.1 Fluxograma para solicitao de servios relacionados a aulas prticas ou pesquisas que ocorram na rea experimental do Campus de Gurupi

O professor solicita por meio de formulrio prprio, entregue no setor de gesto da rea Experimental do Campus de Gurupi, a realizao do servio.

Retroao.

O gestor recebe a solicitao e analisa.

NO

SIM

Os tcnicos ou funcionrios terceirizados executam o servio.

46