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ADJUNTO N 1

PETRLEOS DEL PER PETROPER S.A. BASES TCNICAS INTEGRADAS CMA-0014-2010-OFP/PETROPERU SEGUNDA CONVOCATORIA CONTRATACIN DEL SERVICIO DE LICENCIAMIENTO E IMPLEMENTACIN DE UN NUEVO SISTEMA ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)

INDICE

1.

DISPOSICIONES GENERALES........................................................................................................... 4 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 ENTIDAD CONTRATANTE............................................................................................................. 4 SITUACIN ACTUAL ..................................................................................................................... 5 OBJETIVO..................................................................................................................................... 6 ALCANCE GENERAL ..................................................................................................................... 6 MBITO DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO ................................................................................. 6 CARACTERSTICAS DEL POSTOR................................................................................................... 7

2.

ESPECIFICACIONES TCNICAS......................................................................................................... 7 2.1 OBJETIVOS DEL ERP ..................................................................................................................... 7 2.1.1 OBJETIVO GENERAL DEL ERP .................................................................................................. 7 2.1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS DEL ERP ........................................................................................... 7 2.2 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ............................................................................................... 8 2.2.1 PROCESOS DE NEGOCIO CONTENIDOS EN EL ALCANCE DEL NUEVO ERP ............................. 8 2.2.2 CONSIDERACIONES PARA ELABORAR LA PROPUESTA FUNCIONAL DEL NUEVO ERP ........... 17 2.3 COMPONENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR .......................................................................... 19 2.3.1 LICENCIAMIENTO DEL SOFTWARE ERP ................................................................................. 19 2.3.2 GESTIN DEL PROYECTO ...................................................................................................... 31 2.3.3 SERVICIOS DE IMPLEMENTACIN......................................................................................... 33 2.4 METODOLOGA DE EL CONTRATISTA ........................................................................................ 55 2.4.1 ASPECTOS GENERALES .......................................................................................................... 55 2.4.2 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO ............................................................................................. 56 2.4.3 ENTREGABLES DEL PROYECTO DE IMPLEMENTACIN ......................................................... 61 2.4.4 ORGANIZACIN DEL PROYECTO ........................................................................................... 66 2.4.5 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIN................................................................................. 75

3.

OTRAS CONSIDERACIONES .......................................................................................................... 76 3.1 CONTROL DE CAMBIOS AL CONTRATO ..................................................................................... 76 3.1.1 SOLICITUD DE CAMBIO AL CONTRATO ................................................................................ 76

3.1.2 3.1.3 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

CALIFICACIN DEL CAMBIO ................................................................................................. 76 MANEJO DEL CAMBIO .......................................................................................................... 76 FACILIDADES PROPORCIONADAS POR PETROPER .................................................................. 77 GESTIN DE VIAJES ................................................................................................................... 78 REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS ................................................................................... 78 SERVICIOS DE VALOR AGREGADO ............................................................................................. 79 SERVICIO DE IMPLEMENTACIN DEL ERP ................................................................................. 80

1. 1.1

DISPOSICIONESGENERALES
ENTIDAD CONTRATANTE
Petrleos del Per PETROPER S.A., en adelante PETROPER, es una empresa dedicada a satisfacer las necesidades energticas del pas con productos y servicios de calidad, contribuyendo al desarrollo y crecimiento del Per; para lo cual realiza actividades de refinacin, transporte y comercializacin de productos derivados del petrleo en forma econmica, rentable y ecolgica. A continuacin se muestra un cuadro del Giro de Negocio de PETROPER: Actividad Refinacin de Petrleo Infraestructura Refinera Talara Refinera Conchn Refinera Iquitos Refinera El Milagro Oleoducto Nor Peruano Oleoducto Ramal Norte Flota martima contratada Flota fluvial propia y contratada Plantas de Venta propias, distribuidas en el territorio nacional. Capacidad de almacenamiento contratada en Terminales y Plantas de Venta operados por privados. Red de estaciones de servicio afiliadas (PETRORED)

Transporte de Petrleo

Comercializacin de Productos derivados del Petrleo

La empresa fue creada por Decreto Ley N 17753 del 24 de Julio de 1969, es una empresa estatal de derecho privado, del sector Hidrocarburos, que efecta la contratacin de servicios bajo su Reglamento de Contrataciones, en concordancia con la Ley N 28840 Ley de Fortalecimiento y Modernizacin de la Empresa Petrleos del Per PETROPER S.A. PETROPER cuenta con una organizacin con presencia a nivel nacional conformada por el Directorio, Gerencia General, Gerencias de rea, Gerencias de Operaciones, rganos de Apoyo, rganos de Asesora y rgano de Control Interno. En el Apndice N 01 se precisa con mayor detalle, la informacin referida a la Organizacin de la Empresa. Para el soporte de sus actividades PETROPER requiere del uso de tecnologas de informacin y comunicaciones (TIC) para lo cual cuenta con una organizacin descentralizada de sistemas: Un Departamento de Tecnologa de Informacin y Comunicaciones en Lima y Dependencias de Informtica y Telecomunicaciones en las operaciones ubicadas en las ciudades de Talara, Piura, Iquitos y Refinera Conchn. PETROPER terceriza gran parte de los servicios de TIC y se encuentra implementando mejores prcticas en el marco de ITIL, COBIT, Procesos de Ciclos de Vida de Software (NTP-ISO/IEC 12207), entre otras.

PETROPER ha decidido modernizar su actual infraestructura de software corporativo con la finalidad de soportar sus actuales y futuras necesidades de procesamiento de la informacin.

1.2

SITUACIN ACTUAL
PETROPER viene usando un Sistema de Informacin de tipo ERP (Enterprise Resource Planning) denominado JD Edwards World Software, operando sobre una plataforma IBM AS/400. El citado sistema se implement en forma incremental, fue puesto en marcha en 1996 y en 1999 se ampli el nmero de mdulos implementados. Los mdulos que actualmente se tiene instalados, algunos son utilizados en forma parcial, en el ERP J.D. Edwards World Software A 7.3 CUM 15 son los siguientes: Contabilidad General Activo Fijo Presupuestos Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar rdenes de Compra rdenes de Trabajo rdenes de Venta Precios Avanzados Control de Inventarios Valorizacin Inventarios Inventarios a Granel Carga y Despacho Mantenimiento de Equipos Administracin de Contratos Costeo de Trabajos Libro de Direcciones PETROPER cuenta con aproximadamente 870 usuarios registrados, distribuidos entre las Operaciones: Conchn (Lima), Talara (Piura), Oleoducto (Piura y estaciones), Selva (Iquitos), Comerciales (con sus terminales, plantas de ventas, aeropuertos y unidades distribuidas a nivel nacional) y Oficina Principal (Lima). El proyecto de Modernizacin del ERP comprende el Licenciamiento e Implementacin de los mdulos del ERP, que reemplazarn a los mdulos del J.D. Edwards World Software A 7.3 CUM 15, as como las funcionalidades de los mdulos que resolvern problemas actuales, y que hoy en da se resuelven con desarrollos. Asimismo se debe realizar las personalizaciones indispensables que el nuevo ERP no brinde y son necesarias para dar continuidad a lo actualmente instalado.

NOTA INFORMATIVA PETROPERU dispone de una solucin de inteligencia de negocios cuya fuente principal de datos es el actual ERP J.D. Edwards, se tiene desarrollado un total de 18 modelos de informacin. Se ha visto por conveniente que los modelos desarrollados tengan una continuidad luego de la Modernizacin del ERP, para lo cual se desplegar un proyecto en paralelo a fin de adecuar la solucin a la nueva fuente de datos. En caso se requiera la participacin directa de EL CONTRATISTA, se proceder a formalizar el pedido mediante el mecanismo 3.1 CONTROL DE CAMBIOS AL CONTRATO. Cabe aclarar que el entorno de Inteligencia de Negocios del ERP propuesto no ser implementado en el presente proyecto. El ERP a implementar debe contemplar los requisitos solicitados para la Capa de Inteligencia de Negocios (ver 2.3.1.1.3 REQUERIMIENTOS DE LA ARQUITECTURA TECNOLGICA PARA LOS AMBIENTES DE DESARROLLO, CAPACITACIN Y PRUEBAS - Requisitos de la Capa de Inteligencia de Negocios).

1.3

OBJETIVO
PETROPER requiere implementar un nuevo sistema ERP (Enterprise Resource Planning) orientado a integrar y optimizar sus procesos de negocios, incorporando las mejores prcticas de uso en las empresas del sector Oil & Gas. Este ERP reemplazar al sistema actual con que cuenta PETROPER: ERP JD Edwards World Software A7.3 cum 15.

1.4

ALCANCE GENERAL
El alcance del servicio comprende lo siguiente: Contratar las licencias de usuario del ERP de acuerdo a los requerimientos de PETROPER, y los servicios de soporte y mantenimiento anual correspondientes. Contratar los servicios para la implementacin del ERP (incluye hardware y software para los ambientes de Desarrollo, Capacitacin, Pruebas y Migracin).

Para cumplir con el objetivo antes descrito, EL CONTRATISTA deber proveer un ERP y los servicios de implementacin que cumplan como mnimo las especificaciones tcnicas indicadas en el acpite 2. ESPECIFICACIONES TECNICAS. Para cubrir las funcionalidades referidas, la solucin a implementar debe estar dentro del marco de la industria Oil & Gas.

1.5

MBITO DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO


Los servicios requeridos para el proceso de Implementacin sern realizadas en la Oficina Principal de Petrleos del Per (Av. Enrique Canaval Moreyra N 150 San Isidro). En caso que EL CONTRATISTA requiera ingresar en un horario distinto al de trabajo, deber comunicarlo con por lo menos 24 horas de anticipacin para gestionar la autorizacin correspondiente.

Para el desarrollo de los servicios, EL CONTRATISTA deber aplicar estrategias con un alto nivel de integracin con los usuarios, por lo cual ser necesario, segn corresponda, la presencia de su personal durante el desarrollo del proyecto, en las Operaciones Conchn, Talara, Oleoducto y Selva EL CONTRATISTA deber considerar en su propuesta econmica los gastos de viajes (pasajes, viticos, etc.) de los consultores internacionales que consideren necesario contratar para realizar el servicio. Los viajes de retorno de los consultores internacionales sern coordinados previamente entre PETROPER y EL CONTRATISTA, con el objetivo de que no afecten el desarrollo del proyecto. En la etapa de Preparacin Inicial del Proyecto se establecer el plan, los lineamientos y cronograma de viajes. Se deber tomar en cuenta el acpite 3.3 GESTIN DE VIAJES.

1.6

CARACTERSTICAS DEL POSTOR


EL POSTOR debe tener la capacidad y experiencia para proporcionar los servicios solicitados. EL POSTOR est en la obligacin de acreditar documentariamente su experiencia en servicios iguales o similares a los servicios por contratar indicados en el acpite 1.4 ALCANCE GENERAL EL POSTOR al presentar su oferta, deber cumplir obligatoriamente las especificaciones tcnicas y exigencias adicionales que se detallan en las Bases del Proceso de Contratacin. Los Requerimientos Tcnicos Mnimos estn especificados en el Apndice N 06 de estas Bases.

2. 2.1

ESPECIFICACIONESTCNICAS
OBJETIVOS DEL ERP

2.1.1 OBJETIVO GENERAL DEL ERP El propsito del nuevo ERP es integrar la cadena de suministros de PETROPER as como el back office de la empresa, utilizando mejores prcticas globales de negocio del sector Oil & Gas, proporcionando una plataforma de procesos, tecnologa e informacin que mejore la gestin y permita el desarrollo de sus estrategias corporativas y el crecimiento de la empresa. 2.1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS DEL ERP Los siguientes son los objetivos especficos del ERP: Integrar la cadena de suministro de productos a granel Optimizar la gestin, control logstico e infraestructura Mejorar el control del valor de las existencias de crudos y productos refinados Integrar las operaciones de negocio con el back office Mejorar el control de las operaciones y reducir las actividades manuales de bajo valor agregado 7

Desarrollar esquemas de contabilidad analtica y presupuestos de mayor valor para el negocio Contar con informacin oportuna y de calidad que facilite la gestin y el anlisis Preparar a la empresa para desarrollar operaciones ms complejas, crecer y alcanzar sus objetivos estratgicos

2.2

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
Para cumplir los objetivos del ERP se requiere que EL CONTRATISTA cumpla con implementar todos los requerimientos funcionales. Los requerimientos funcionales que estn descritos en el Apndice N 02, reflejan las necesidades de PETROPER. El sistema ERP debe tener la capacidad de soportar estos requerimientos funcionales. En la matriz de requerimientos funcionales que componen el apndice indicado, se define la modalidad cmo se atender cada una de estas funcionalidades. Si EL CONTRATISTA considera que existen otras funcionalidades adicionales que puedan ser convenientes para PETROPERU, deber considerarlas para su implementacin, para lo cual deber seguir el procedimiento estipulado en el acpite 3.1 CONTROL DE CAMBIOS AL CONTRATO. El Apndice N 03 contiene un Glosario de Trminos Tcnicos empleados en las matrices de requerimientos funcionales. A continuacin se describe de manera general los requerimientos funcionales.

2.2.1 PROCESOS DE NEGOCIO CONTENIDOS EN EL ALCANCE DEL NUEVO ERP 2.2.1.1 MDULO COMERCIAL El objetivo de la implementacin del Mdulo Comercial es brindar el soporte de Tecnologas de Informacin que permita la atencin de los procesos clave del negocio, relacionados a la Comercializacin y Venta de los productos de PETROPER atendiendo oportuna y eficientemente las necesidades de nuestros clientes. Debe permitir administrar las transacciones especializadas del rubro de la industria de Oil & Gas. Debe soportar los Movimientos de Productos a Granel que permitan brindar el soporte de Tecnologas de Informacin para la atencin de la cadena de abastecimientos y distribucin de productos utilizando las transacciones de inventarios que cumplan con los estndares de la industria de Oil & Gas. Macroproceso: Comercializacin Procesos Funcionalidades Generales Gestin de Clientes Requerimientos necesarios para la gestin de informacin de clientes en el proceso de venta. Gestin de consultas, sugerencias y reclamos de clientes. Control de consumos promedio por cliente. Proporcionar informacin para el 8

Gestin de Facturacin y Cancelaciones

Gestin de Planificacin y Seguimiento

Gestin de Precios

Gestin de Productos y Servicios

Gestin de Recepcin y Despacho

Gestin de Representantes Comerciales

seguimiento y control de inventarios de clientes (ventas con control de inventario). Gestin de crditos para clientes. Mantenimiento de informacin relacionada al proceso de ventas, tales como: categoras de clientes, actividad econmica, tipos de cliente por cobertura y por relacin comercial, zonas de venta, puntos de venta. Gestin de solicitudes de creacin de clientes. Gestin de Ventas que permita el cumplimiento de la normatividad local para el control de ventas de hidrocarburos, insumos Qumicos y Productos Fiscalizados. Gestin de Ventas para la aplicacin de las polticas comerciales de la empresa lo cual incluye el control de lneas de crdito, medios de pago, procesos diferenciados por tipo de cliente, registro de las cobranzas por la venta de los productos y servicios, administracin de cheques rechazados. Interfaz con el sistema de facturacin local de contingencia (en ambos sentidos). Elaboracin y seguimiento de pronsticos de ventas. Elaboracin y seguimiento del plan de marketing. Registro de informacin para las solicitudes de formulacin y cambios de precios. Mantenimiento a parmetros necesarios para el proceso de facturacin relacionados a la obtencin del precio final a clientes. Mantenimiento de productos (graneles e informacin para la combinacin de producto-planta). Mantenimiento de servicios. Registro de las operaciones en plantas de venta y terminales, tanto para recepcin de productos terminados como el despacho de estos a clientes o transferencias a otros depsitos. Incluye la emisin de documentos requeridos en el caso de ventas: facturas, guas, rdenes de entrega y comprobantes de percepcin segn corresponda al tipo del cliente. Informacin relacionada a los 9

Gestin de Ventas

representantes comerciales. Seguimiento y control de acciones comerciales (visitas, eventos). Permitir la clasificacin de clientes actual de la empresa (minorista, mayorista, directos) y conforme a ello el registro de informacin de los procesos de pedidos, facturacin y despacho. Asimismo, procesos complementarios como ventas al exterior, gestin de servicios de transporte a travs del oleoducto Nor - peruano. Registro y disponibilidad de facilidades para la administracin de Promociones y Descuentos. Capacidad para la integracin con sistemas de instituciones (ejemplo: SCOP, SPIC, otros), proveedores de las plantas concesionadas (GMT y VOPAK) y clientes industriales. Gestin de ventas alineado a las directivas del MEM, SUNARP, MEF, MTC, PRODUCE, SUNAT, DIRANDRO y OSINERGMIN. (PETROPER entregar el requerimiento detallado al implementador. Registro y control de actividades de un Concurso / Licitacin donde PETROPER participa como proveedor. Registro y administracin de productos que el cliente est autorizado a solicitar (por planta de despacho). Clculo de la alcuota que PETROPER debe pagar a OSINERGMIN. Las modalidades de facturacin que deben ser contempladas son : -Ventas a Clientes especiales con Control de Inventarios en un Tanque de Terceros. -Ventas a Clientes exclusivos con stock cero. -Ventas a Mayoristas con control de inventarios con tanques de PETROPER. -Ventas a Minoristas. -Ventas por servicio de transporte de crudos (Oleoducto Nor - Peruano). -Ventas de Servicios por almacenamiento de terceros. -Ventas a la Polica y Fuerzas Armadas. Internacionales Gestin de todo el ciclo de Facturacin y Despachos de Productos por Ventas en la 10

Gestin de Ventas (Productos Exportados)

modalidad de Exportacin. Mantenimiento de Tablas Facilidades para el registro y actualizacin de las diversas tablas requeridas para la Facturacin y despacho de los diversos productos que comercializa PETROPER. Macroproceso: Abastecimiento y Transporte Procesos Funcionalidades Generales Gestin de Compras Internacionales Registro y administracin del Ciclo (Crudos y productos importados) completo de compra de crudos y productos derivados, en el mercado internacional , incluyendo los cargos adicionales como fletes , cargos aduaneros y otros cargos Gestin de Compras Nacionales Registro y administracin del ciclo completo de compra de crudos y productos derivados en el mercado local.

Gestin de Consultas y Reportes

Contar con las consultas y reportes necesarios para la administracin de las compras de crudos y productos derivados tanto nacionales como importados, y para la administracin del Servicio de Transporte de Crudos. Gestin de Servicio de Transporte Control y facturacin de los servicios de Oleoducto Nor Peruano (ONP) transporte de crudos a travs del Oleoducto Nor Peruano ( ONP ) Macroproceso: Distribucin Procesos Funcionalidades Generales Distribucin Martima y Fluvial (cabotaje) Registro y administracin de las operaciones relacionadas a transporte martimo y fluvial (incluyendo el Movimiento de Productos a Granel -MPG y el Balance Volumtrico Corporativo- BVC) que permita administrar la distribucin de productos terminados y crudos a los Terminales y Plantas ubicados en las diferentes ubicaciones geogrficas existentes en todo el pas. Distribucin Terrestre Registro y administracin de las operaciones relacionadas a la distribucin de productos terminados utilizando el transporte terrestre utilizando camiones tanque incluyendo transferencias entre unidades de negocio de la empresa. Emisin de Informacin Emisin de Reportes y disponibilidad de consultas que permitan efectuar el seguimiento de la distribucin de productos en sus diferentes modalidades (martimo, fluvial, terrestre), a fin de asegurar el abastecimiento oportuno de 11

productos a las diferentes Plantas y Terminales del pas Macroproceso: Inventario de Productos a Granel Procesos Funcionalidades Generales Gestin de Inventario de Productos a Registro y administracin de las Granel operaciones relacionadas con el Balance Volumtrico Corporativo (BVC). Registro de operaciones de inventario y conciliaciones de productos a granel (MPG) con manejo de los estndares de la industria referidos a volmenes a temperatura estndar y a temperatura ambiente (observada) que corresponden a aplicaciones especializadas de la industria Oil & Gas. Mantenimiento de Tablas Facilidades para el registro y actualizacin de las diversas tablas requeridas para el manejo de los productos a granel de la industria de petrleo y gas; que permitan la administracin de volmenes a temperatura observada y estndar. Emisin de Informacin Emisin de Reportes y disponibilidad de consultas que permitan efectuar el seguimiento de las operaciones de inventarios de productos a granel. 2.2.1.2 MDULO MANTENIMIENTO El objetivo de la implementacin de este mdulo es lograr un modelo de planta, con un nivel ptimo de produccin y calidad que asegure una buena condicin de los bienes de capital y correctos estndares de seguridad y proteccin ambiental a un mnimo costo de los recursos de mantenimiento. Macroproceso: Ingeniera y Mantenimiento Procesos Funcionalidades Generales Gestin de Catlogos Catalogacin de Unidades de Negocio, Zonas de trabajo, Planes de Mantenimiento, equipos y componentes, procedimientos de trabajo, listas tpicas de materiales, repuestos, herramientas, recursos humanos. Gestin Administrativa de Mantenimiento Administracin y control de rdenes de trabajo, incluyendo servicios de terceros. Requerimientos de obras y consultoras. Disponibilidad de informacin para el proceso concerniente a proveedores, contratistas, equipos, repuestos, materiales entre otros. Gestin de Mantenimiento Correctivo Registro y control de gestin de mantenimiento correctivo. Gestin de Mantenimiento Planificacin y seguimiento asociado a Preventivo/Predictivo estas operaciones. 12

El objetivo de la implementacin de este mdulo es lograr un modelo de planta, con un nivel ptimo de produccin y calidad que asegure una buena condicin de los bienes de capital y correctos estndares de seguridad y proteccin ambiental a un mnimo costo de los recursos de mantenimiento. Macroproceso: Ingeniera y Mantenimiento Procesos Funcionalidades Generales Gestin de Seguimiento y Monitoreo Control de indicadores sobre gestin de mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo. Estado de avance de ejecucin de los planes (planificado vs. realizado). Alertas sobre el mal funcionamiento de equipos y anlisis de fallas. Gestin de Plan Maestro de Planificacin, seguimiento y control del Mantenimiento Plan Maestro. Emisin de rdenes de trabajo derivadas del Plan Maestro. Estado de atencin de los requerimientos logsticos (materiales, repuestos y servicios de terceros) de cada una de las Inspecciones Generales del Plan Maestro. Integracin con herramientas de planificacin y control de proyectos. Gestin Operativa de Mantenimiento Control de costos, horas, materiales de cada proceso relacionado a mantenimiento. Historia de Equipos. Gestin de Normas Medio Ambiente, Proveer informacin para la gestin de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional las normas que conforman el Sistema Integrado de Gestin (ISO 14001; OHSAS 18001, ISO 9001, ISO 17025) 2.2.1.3 MDULO LOGSTICA El objetivo de la implementacin del mdulo logstico es brindar el soporte de tecnologas de informacin para el trabajo transaccional logstico que permita que las necesidades de bienes, servicios y obras de las dependencias usuarias sean atendidos en un tiempo oportuno de acuerdo con la legislacin vigente. Macroproceso: Logstica Procesos Funcionalidades Generales Gestin de Almacenes Configuracin y operaciones bsicas de almacenes de materiales en la Empresa; estos almacenes pueden ser fsicos o virtuales. Gestin de Requerimientos Emisin, seguimiento y control de Pedidos de material y rdenes de trabajo internas. Gestin de Inventario Registro y administracin del catlogo consolidado de materiales, adems de las operaciones del inventario de materiales 13

El objetivo de la implementacin del mdulo logstico es brindar el soporte de tecnologas de informacin para el trabajo transaccional logstico que permita que las necesidades de bienes, servicios y obras de las dependencias usuarias sean atendidos en un tiempo oportuno de acuerdo con la legislacin vigente. Macroproceso: Logstica Procesos Funcionalidades Generales de la Empresa. Incluye reportes de anlisis e ndices de gestin. Gestin de Cotizaciones Seguimiento y control del proceso de cotizaciones, incluyendo parmetros de evaluacin tcnica y econmica. Gestin de Compras Operaciones relacionadas a las compras desde el requerimiento, la orden de compra y sus procesos de aprobacin hasta el ingreso de material a la Empresa. Gestin de Contratos Operaciones relacionadas para la generacin de la orden de trabajo a terceros o contrato literal, incluyendo la administracin de contratos. Gestin de Servicios Registro y administracin del catlogo consolidado de servicios. Operaciones relacionadas a las rdenes de trabajo internas para instalaciones y obras, sus niveles de aprobacin y servicios de terceros. Gestin de Proveedores Registro y mantenimiento de los datos de proveedores, incluyendo evaluacin de contratistas. Gestin del Plan Anual de Registro, consulta, seguimiento, control y Contrataciones (PAAC) alertas del PAAC. Gestin de Procesos de Contrataciones Registro de datos generales y complementarios de un proceso de contratacin, adems de la actualizacin automtica de sus etapas e integracin con datos desde el requerimiento hasta la orden de compra u orden de trabajo a terceros.

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2.2.1.4 MDULO FINANZAS MODULO FINANZAS: Los objetivos de la implementacin de este mdulo son lograr: La automatizacin de todas las funciones del rea de Finanzas, buscando optimizar sus procesos para que la empresa cuente con informacin real y oportuna que le permita tomar las mejores decisiones a menor costo. Proporcionar a las reas de la empresa herramientas informticas que les permita lograr una ptima gestin presupuestal y de los activos bajo su cargo. Macroproceso: Activo Fijo Procesos Funcionalidades Generales Gestin de Activo Fijo Registro de operaciones principales del activo fijo, entre las cuales tenemos: altas, bajas, modificaciones e inventarios, stas en la actualidad son complementadas con un sistema de ingreso de informacin a nivel operativo (Sistema Web de Activo Fijo - SWAF). Catalogacin de Equipos integrado con estructura segn norma ISO 14224 2006 ANSI / API Estndar 689. Tratamiento del Costo de Mantenimiento Mayor de Equipos como Activo Fijo. Manejo de procesos e informacin de activos a nivel contable, fiscal y para gestin. Disponibilidad de diversas formas de clculo de la depreciacin como: lineal, acelerada, desacelerada, tributaria y proyectada. Macroproceso: Finanzas Procesos Funcionalidades Generales Gestin Contable Registro, anlisis y reportes de comprobantes y cuentas contables. Gestin de Conciliacin Bancaria Carga de informacin desde diversas entidades bancarias, conciliacin de movimientos bancarios y movimientos contables. Gestin de Cuentas por Cobrar Estados de cuenta de los clientes, operaciones sobre documentos de cobro relacionados, cancelaciones, facturas y registro de ventas, control de crditos de clientes y deudores, control de documentos y operaciones tributarias. Gestin de Cuentas por Pagar Manejo del estado de cuenta de proveedor, operaciones de documentos de provisin y pago, documentos y operaciones tributarias relacionadas y registro de compras. 15

MODULO FINANZAS: Los objetivos de la implementacin de este mdulo son lograr: La automatizacin de todas las funciones del rea de Finanzas, buscando optimizar sus procesos para que la empresa cuente con informacin real y oportuna que le permita tomar las mejores decisiones a menor costo. Proporcionar a las reas de la empresa herramientas informticas que les permita lograr una ptima gestin presupuestal y de los activos bajo su cargo. Macroproceso: Activo Fijo Procesos Funcionalidades Generales Gestin de Existencia Costo de produccin, valorizacin de existencias, valorizacin de variaciones, desvalorizacin de existencias y controles de materiales y productos en trnsito. Gestin de Informacin Financiera Procesos para la generacin y presentacin de los Libros Contables oficiales y auxiliares, Balances, Estados de Ganancias y Prdidas, Flujos de Efectivo y Movimientos de Patrimonio neto. Gestin de Tesorera Registro de operaciones relacionadas con cobranzas, pagos, prstamos, cartas de crdito, garantas, flujo de caja y control bancario. Gestin Tributaria Procesos para presentacin de informacin, de acuerdo con la Legislacin vigente: SUNAT (PDT, DAOT, DUAs, entre otros), Municipalidades (Arbitrios, impuesto predial), y otros organismos del Estado. Macroproceso: Presupuesto Procesos Funcionalidades Generales Gestin de Presupuesto de Inversiones Formulacin, seguimiento, control y proyeccin con data histrica de presupuestos de inversin y gestin de proyectos. Gestin de Presupuesto Operativo Formulacin, seguimiento, control y proyeccin con data histrica de presupuestos operativos. Gestin de Presupuestos de Formulacin, seguimiento, control y Planeamiento proyeccin con data histrica de presupuestos de compras, ventas, carga produccin, existencias, precios financieros, impuestos, otros ingresos financieros, otros ingresos extraordinarios, diferencia cambiaria.

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2.2.1.5 MDULO REFINACIN El objetivo de la implementacin del mdulo es lograr un nivel ptimo de produccin y calidad en base a los requerimientos de produccin planeados, determinando el costo de produccin de los productos en el proceso de refinacin. Macroproceso: Produccin Procesos Funcionalidades Generales Gestin de Catlogos Crudos, pseudo crudos, productos intermedios y productos finales. Actividades y Hojas de Ruta. Procesos productivos para refinera (produccin conjunta y blending). Planeamiento y Control de la Produccin Elaboracin del plan de refinacin en base al plan de produccin del RPMS Registro y validacin de informacin volumtrica (Interfaces con los sistemas de contabilizacin de la produccin: Sigmafine, TMS y Excel) Cierre volumtrico mensual y anlisis de desviaciones del plan de refinacin versus lo real. Consolidacin de la informacin volumtrica a nivel corporativo (BVC). El nuevo ERP proporcionar alternativas de control de la produccin, las cuales sern evaluadas durante la implementacin, cubriendo como mnimo los procesos anteriormente descritos. Integracin con el software de Laboratorio LIMS o ingreso de datos de calidad en los puntos de la cadena de suministros en donde sean requeridos. Integracin con las funciones contables del costeo de la produccin y valorizacin de las existencias (Mdulo de Finanzas).

Control de Calidad

Gestin de informacin financiera

2.2.2 CONSIDERACIONES PARA ELABORAR LA PROPUESTA FUNCIONAL DEL NUEVO ERP 2.2.2.1 MODELO DE SOLUCIN PROPUESTA En referencia a la solucin que EL POSTOR propone en el presente proceso, deber presentar la siguiente informacin incluyendo aquellas consideraciones propias de PETROPER. Modelo general que propone implementar EL POSTOR en Petroper considerando las mejores prcticas que su ERP proporciona como solucin especializada para la industria Oil & Gas Beneficios del modelo propuesto 17

Arquitectura tecnolgica que soporta al ERP propuesto y cules son sus beneficios

2.2.2.2 LA MATRIZ DE FUNCIONALIDADES Se reitera que todas las funcionalidades requeridas por PETROPER y que estn representadas en la matriz deben ser cubiertas en su totalidad por ser relevantes. Estas funcionalidades podrn ser cubiertas en una de las siguientes formas: Por funcionalidad Estndar (incluye configuracin y modificacin) del ERP: Si la funcionalidad requerida se cubrir plenamente con una funcionalidad estndar del ERP o con configuraciones de pantallas, reportes, interfaces grficas de usuarios modificadas, etc., haciendo uso de las propias herramientas de configuracin del software. Por medio de Add-On: Si la funcionalidad se cubrir a travs de componentes existentes que se anexarn a una funcionalidad implementada en el ERP. En otras palabras, a travs de un Add-On se incrementar o complementar dicha funcionalidad del ERP. Cada add-on implementado debe quedar documentado. Se entiende por Add-On al componente existente desarrollado por el implementador o por un tercero, que se integra al ERP para atender una funcionalidad especfica. Por Personalizacin: Si la funcionalidad se cubrir mediante cambios y adiciones al cdigo fuente. El desarrollo de una interfaz es una personalizacin. La realizar el implementador durante la ejecucin del proyecto.

El Postor deber seleccionar solo una de las alternativas o formas como cubrir la funcionalidad. En caso EL POSTOR omita marcar en una o varias funcionalidades, stas no obtendrn puntaje, sin embargo deber implementarlas durante el proyecto. Para aquellos requerimientos donde una parte se resuelve con funcionalidad estndar (incluye configuracin o modificacin) y otra parte mediante personalizacin deber marcar la opcin personalizacin. En caso EL POSTOR marque ms de una opcin en una o varias funcionalidades, stas tendrn el puntaje de la opcin de menor valor. En los casos que EL POSTOR especific en su propuesta inicial que cubrira una funcionalidad con el Estndar del ERP y que luego de finalizada la Segunda Fase, Revisin, Rediseo y Estandarizacin de los Procesos a Implementar, se especifica una modalidad diferente, ser sujeto de aplicacin de penalidades de acuerdo a lo especificado en el numeral 1 del Apndice N 08.

2.2.2.3 REQUERIMIENTOS DE FUNCIONALIDAD FUTURA Los requerimientos de funcionalidad futura (funcionalidad potencialmente requerida por la empresa que no es parte del presente proyecto) descritos en el Apndice N 04, registran necesidades potenciales i dentificadas en 18

PETROPER. Se considera obligatorio que el sistema ERP cuente con la capacidad de soportar estos requerimientos funcionales detallados en el mencionado apndice.

2.3

COMPONENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR


El presente proyecto se encuentra descrito en la seccin 1.4 ALCANCE GENERAL, el mismo que tiene como objetivo el licenciamiento e implementacin de un nuevo ERP que reemplazar a los mdulos de Finanzas, Comercial, Mantenimiento y Logstica del JD Edwards World Software A 7.3 CUM 15, as como la implementacin de las funcionalidades que resolvern problemas actuales, y que hoy en da se resuelven con desarrollos o programas propios, as como la realizacin de personalizaciones indispensables que el nuevo ERP no brinde y que son necesarias para dar continuidad a lo actualmente instalado. Como parte de su propuesta tcnica, EL POSTOR deber entregar el Plan de Trabajo Preliminar indicando la metodologa a aplicar para la implementacin del ERP, as como un cronograma de trabajo. Este Plan de Trabajo Preliminar ser desarrollado en detalle en la etapa de Planificacin del Proyecto.

2.3.1 LICENCIAMIENTO DEL SOFTWARE ERP 2.3.1.1 CARACTERSTICAS DEL SOFTWARE A ADQUIRIR 2.3.1.1.1 REQUERIMIENTOS GENERALES REQUERIMIENTOS GENERALES Proceso Caracterstica del Entorno Funcionalidades Generales Acceder a las funcionalidades del ERP va Web a travs de un nico punto de acceso. En caso se disponga de otras alternativas adicionales de acceso que no sean va web, y que se demuestre que tiene ventajas tcnicas de rendimiento, uso de recursos, y facilidad de uso podra utilizarse como medio alternativo de acceso. Caractersticas respecto a la emisin de Generacin y disponibilidad de los reportes la informacin y consultas (en pantalla o impresos). Flexibilidad para disear los reportes, filtrar y ordenar la informacin. Generacin de la informacin en lnea o en lote en diferentes formatos (Excel, Texto, PDF, XML, HTML) permitiendo programar el envo a mltiples destinatarios. Estructura de reportes alineados a los Formatos requeridos por Entidades externas solicitantes. El ERP debe brindar soporte para la emisin de dichos reportes. Soporte de generacin de reportes en formato de texto, grfico y/o mixto. 19

REQUERIMIENTOS GENERALES Proceso Funcionalidades Generales Manejo de diferentes niveles de acumulacin de la informacin. Ajustarse a la legislacin peruana vigente. Configuracin de mltiples empresas, monedas, idiomas y zonas horarias. Configuracin de parmetros de inicializacin de empresas y otras entidades. Control centralizado de la parametrizacin, configuracin, manejo de plantillas para despliegue de configuraciones (roll out) y generacin de documentacin relacionada. Configuracin de accesos (base de datos, servidores, red, aplicaciones, correo electrnico). Control del flujo de aprobaciones acordes con las polticas internas de PETROPER. (Las aprobaciones son de acuerdo a montos y a niveles definidos por la organizacin). Controles para salvaguardar la confidencialidad e integridad de la informacin, tanto a nivel de base de datos como de la aplicacin. Soportar encriptacin en el almacenamiento de la informacin y en su transferencia. Controles para delegar y transferir niveles de autoridad entre perfiles de usuarios. Controles para suspender y habilitar el acceso, temporal, por tipo de transaccin. Registro y seguimiento de pistas de auditora (sobre cambios de informacin crtica y sensible trazabilidad de la informacin). Controles y validaciones configurables en la entrada de datos, controles en el procesamiento por lotes y en la salida de informacin. Conformidad con la Norma Tcnica Peruana NTP-ISO/IEC 17799:2007. Implementar mecanismos de Integracin con sistemas externos. Soportar integracin (productos propios o de terceros) con Workflow, herramientas de Inteligencia de Negocio, SOA, ESB, BPMS. Garantizar soporte futuro en Mantenimiento 20

Aspectos Normativos Aspectos de Parametrizacin

Aspectos de Seguridad

Aspectos de Integracin

Evolucin del Software

REQUERIMIENTOS GENERALES Proceso Funcionalidades Generales y Upgrade del Software por un periodo mnimo de ocho (08) aos. Soporte de Firmas digitales. Generador de Reportes. Uso de facilidades de Portal Web. Herramientas de monitoreo, diagnstico, afinamiento y medicin del rendimiento del ERP. Herramienta(s) para anlisis, evaluacin de calidad y limpieza de datos. Herramienta(s) para extraccin, transformacin y carga de datos (ETLs). Herramientas de desarrollo, control de versiones de desarrollo y despliegue de las aplicaciones desarrolladas. Herramientas para control de accesos, gestin de roles y usuarios y segregacin de funciones.

Herramientas Integradas

Respaldo, Recuperacin y Gestin de la Soportar mltiples estrategias de backup, Informacin y Gestin de ambientes restore tanto para la base de datos como para la aplicacin. Manejo del ciclo de vida de la informacin (por ej. depuracin de informacin). Proceso de carga masiva de informacin. Proceso de copia de ambientes de trabajo (desarrollo, pruebas, capacitacin y migracin). El ERP debe soportar la distribucin de sus componentes de software (por ej. Base de datos, servidor de aplicaciones, procesos por lotes) sobre plataformas heterogneas (diferentes sistemas operativos y/o fabricantes de hardware). Soporte para la capacitacin Documentacin tcnica (por ej. Diccionario de datos, manuales del sistema) y de usuario. Ayuda en lnea en espaol e ingls. Generacin de documentacin en mltiples formatos (texto, pdf, html, xml, Word, entre otros). Herramientas para facilitar la capacitacin y evaluacin interactiva de usuarios. 21

REQUERIMIENTOS GENERALES Proceso Performance y uso Funcionalidades Generales El implementador realizar el anlisis de la infraestructura tecnolgica y arquitectura de comunicaciones para alcanzar tiempos adecuado de respuesta que el ERP pueda ofrecer a nivel transaccional. Capacidad de optimizacin de tiempos de respuesta (por ej. a travs de balanceo de carga, manejo de cach, planificacin de trabajos por perfiles, compresin de trfico, gestin de recursos, otras soluciones avanzadas) para la base de datos, servidor de aplicaciones y dems componentes de software del ERP. Interfaz de usuario amigable. Ingreso de datos debe realizarse una sola vez, evitando duplicidad de esfuerzo por el ingreso de los mismos datos en diferentes puntos de entrada.

El implementador ser responsable de implementar y administrar las herramientas de software solicitadas en las presentes bases, y de capacitar en el uso de stas al personal de PETROPER que corresponda. Estas herramientas debern quedar para uso de PETROPER al trmino del proyecto. La capacitacin referida en el prrafo anterior, adems de la transferencia de conocimiento que recibir el personal de PETROPER a lo largo del proyecto, es una actividad formal, a incluir en el plan detallado de trabajo a acordar con el implementador. Este Plan incluir el nmero de personas a capacitar, definido de mutuo acuerdo, as como el contenido, material, evaluaciones, etc. de las capacitaciones que se requieran. Aquellas herramientas que requieran instalarse en estaciones de trabajo de PETROPERU, debern estar certificadas para que puedan ejecutarse en estaciones de trabajo con sistema operativo Microsoft Windows 7 y Microsoft Windows XP. 2.3.1.1.2 REQUERIMIENTOS OPERATIVOS El sistema debe ser amigable. La facilidad de uso, el nivel de integracin y la velocidad del sistema deberan permitir mejorar la eficiencia en el desempeo de las tareas rutinarias. El ERP debe ser accesado va web, utilizando los navegadores de Internet de mayor uso en el mercado. El sistema debe brindar capacidades de auto-servicio que permitan a los usuarios, consultar, generar y exportar reportes, y gestionar su informacin sin necesidad de intervencin del rea de TI, Mesa de Ayuda, administrador del sistema o usuarios especializados. El entrenamiento a usuarios finales del sistema debe poder realizarse utilizando instrucciones simples y operaciones con documentacin de usuario adecuada. El sistema tambin debe contar con ayuda en lnea. 22

La casa de software debe brindar soporte continuo para el mantenimiento del software, incluyendo la disponibilidad de nuevas versiones que pudieran implementarse en un futuro.

2.3.1.1.3 REQUERIMIENTOS DE LA ARQUITECTURA TECNOLGICA PARA LOS AMBIENTES DE DESARROLLO, CAPACITACIN Y PRUEBAS Esta seccin tiene como objetivo principal describir el perfil necesario de la arquitectura de sistemas, que permita brindar el soporte adecuado para la implementacin del nuevo ERP. A continuacin se definen las secciones que se desarrollarn en este captulo: Requisitos Generales, definiendo los trminos generales a considerar para la orientacin de la arquitectura de sistemas. Requisitos del Perfil del Sistema de Informacin, identificando los principales componentes que permitan una orientacin hacia una arquitectura abierta. Requisitos del Perfil Infraestructura TI, permitiendo identificar componentes de infraestructura como soporte a una arquitectura flexible, escalable. Requisitos de hardware y software, definiendo el soporte adecuado del nuevo ERP para los ambientes de Desarrollo, Capacitacin y Pruebas as como todo lo que se incorpore como recomendacin de EL CONTRATISTA. Requisitos Generales: La arquitectura tecnolgica para los ambientes de desarrollo, capacitacin y pruebas deber ser confiable, tolerante a fallas, con un nivel de disponibilidad del servicio de 99.96% (correspondiendo a un objetivo de disponibilidad del servicio en un horario de 24x7, con una inactividad imprevista de aproximadamente 17 minutos al mes como mximo). En caso que la inactividad imprevista de esta arquitectura supere el tiempo permitido, se aplicar la penalidad correspondiente, indicada en el numeral 2 del Apndice N 08 Penalidades. Se identificar como inactividad imprevista de la arquitectura, a aquella inactividad del servicio no planificada previamente por EL CONTRATISTA. La inactividad planificada y aprobada por PETROPER, no estar sujeta a penalidad. Esta arquitectura deber ser administrable en cada uno de sus componentes tecnolgicos, con capacidades de monitoreo en lnea, auditable, de alto rendimiento, de alta disponibilidad y escalable. Para ello, EL CONTRATISTA deber proporcionar herramientas de administracin y monitoreo de la plataforma que nos permita medir el nivel de disponibilidad de la arquitectura tecnolgica. El sistema ERP deber contar con mecanismos de seguridad que garanticen la integridad, proteccin y confidencialidad de la informacin, asegurando el acceso a los datos de modo que pueda solo ser consultada y modificada por personal autorizado conectado al sistema ERP o por aplicaciones externas

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autorizadas tanto por la red interna como desde conexiones remotas. Para ello se deber considerar las siguientes caractersticas mnimas de seguridad: Creacin de usuario por empleado; cada empleado debe contar con un usuario nico. Soportar autenticacin nica para el acceso al sistema. Soportar diferentes mecanismos de autenticacin. Implementacin de polticas de administracin de contrasea tales como: longitud mnima permitida, nmero de intentos fallidos permitidos, prevencin de mltiples ventanas intentando logon, frecuencia de cambio de contrasea. Control de niveles de autorizacin de acceso en las aplicaciones. Administracin de accesos por roles y perfiles de usuario. Soporte a esquema de acceso remoto va web en modo seguro. Auditora de configuracin del sistema y de las operaciones del negocio, as como la generacin de informacin (a nivel detallado de ser necesario) que permita la trazabilidad de las operaciones y logs de operaciones configurable. La arquitectura de sistemas deber tener implementado mecanismos de seguridad auditables para evitar accesos no autorizados. Estos debern estar conforme lo establece la Norma Tcnica Peruana NTP-ISO/IEC 17799:2007 y a las polticas de seguridad de PETROPERU. El sistema ERP debe contar con las herramientas y componentes tecnolgicos necesarios para soportar la gestin de toda la organizacin basndose en los Procesos, como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor aadido sobre una ENTRADA para conseguir una SALIDA que satisfaga los requerimientos del Cliente. El sistema ERP deber ser modular, integrado, configurable, adaptable y soportar estndares abiertos. EL CONTRATISTA implementar el sistema ERP considerando flujos de trabajo configurables, as como funciones para el monitoreo y control de estos flujos de trabajo. EL CONTRATISTA implementar el sistema ERP considerando estrategias para interoperabilidad optimizada con otros productos de software y con desarrollos propios de PETROPER, teniendo la capacidad de intercambiar datos y posibilitar la integracin entre dichos productos de software (Ver Apndices N 02 y N 05). Requisitos del Perfil del Sistema de Informacin Arquitectura orientada a infraestructura flexible y escalable para el soporte y continuidad del negocio. El sistema ERP y todos los componentes de software (en su forma estndar as como en sus caractersticas avanzadas) que garanticen la operatividad del sistema integrado (por ej. base de datos, servidor de aplicaciones), deber poder ejecutarse en diferentes plataformas

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tecnolgicas de diferentes fabricantes de hardware de tal manera que sea posible la portabilidad del software. El sistema ERP deber poder implementarse en plataformas heterogneas a travs de una distribucin de sus componentes tecnolgicos de acuerdo a las necesidades de PETROPERU. EL POSTOR indicar en su propuesta, cual es la arquitectura tecnolgica para PETROPERU, de tal manera que garantice la disponibilidad y continuidad del servicio del ERP durante todo el proyecto de implementacin. Soporte a un entorno de desarrollo de sistemas independiente, que permita atender los requerimientos de los procesos de negocio sin afectar directamente a los procesos y componentes tecnolgicos del software ERP, facilitando la aplicacin de correcciones, mejoras y/o actualizacin de versiones al ERP o algunos de sus componentes de software por parte del proveedor. Canales de acceso al sistema, los cuales debern ser soportados por el ERP, entre ellos se identifican: o Web browser (habilitado por defecto) o Dispositivos mviles o Comunicaciones colaborativas (B2B, B2C). Canales de entrega de servicios, como soporte en la entrega de los diversos servicios que se ponen a disposicin de los usuarios: o Portal o Intranet o Extranet o Web Services La cantidad de usuarios que ingresarn por los diversos canales solicitados se definir durante la etapa de implementacin.

Requerimientos generales del canal: Control de Accesos: Debe tener habilitada la autenticacin a travs de Single Sign-On (SSO) con SSL, lo que permitir acceder al ERP desde una sola instancia de identificacin de manera segura. Servicios de Soporte de Red: Transporte de email SMTP Directorio Integrado LDAP Configuracin Automtica de Host DHCP Resolucin de Nombres de Dominio DNS Administracin de redes SNMP Network Time Protocol - NTP Servicios de Transporte: Protocolo de comunicaciones - TCP/IP Comunicaciones seguras con IPSEC, SSL con encriptacin Intercambio de datos en Internet HTTP Intercambio de datos seguro en Internet HTTPS Protocolo de aplicaciones mviles - WAP 25

Capa de presentacin, cliente de bajo nivel de consumo de recursos donde los usuarios pueden interactuar con el sistema. Contiene las pantallas de Interfaz de Usuarios, as como las tareas de Workflow a ser realizadas por el usuario respectivo: HTML Servlet Technology (JSP / Servlet API) Capa de procesos de negocio, esta capa realiza la coordinacin e integracin entre los procesos de negocio y el monitoreo de las actividades respectivas. El ERP debe soportar: BPMS BAM (opcional) Capa de servicios y eventos, esta capa provee interfaz a todos los componentes disponibles dndoles un tratamiento de servicios reutilizables. El ERP debe soportar (y utilizar estndares de la industria) para: Web Services XML RPC WSDL Requisitos del Perfil Infraestructura TI Requisitos generales del perfil: Uso de estndares abiertos para tecnologas y plataformas.(ver glosario de trminos para estndares abiertos) Diseo orientado a alta disponibilidad y alto rendimiento Seleccin de plataformas con capacidad de procesamiento y almacenamiento adecuados para la etapa de implementacin, con caractersticas de escalabilidad, altamente disponible, tolerante a fallas, con buen desempeo Amplia disponibilidad de proveedores de Soporte Tcnico Local 24x7 Eliminar la dependencia del ERP con proveedores nicos de hardware Seleccin de productos en el mercado, donde exista diversidad de proveedores de soporte certificados para el ERP. 1. Base de Datos 2. Servidor de Aplicaciones / Web 3. Inteligencia de Negocios 4. Sistema Operativo 5. BPMS 6. Bus de Integracin (EAI Integracin de Aplicaciones Empresariales) 7. Herramientas de desarrollo y despliegue de aplicaciones Incrementar la interoperabilidad entre sistemas de informacin mediante el uso de una infraestructura comn y estandarizacin. Capacidades de comunicacin de alta velocidad entre servidores y medios de almacenamiento. Capacidades de comunicacin de alta velocidad y uso eficiente del ancho de banda entre servidores de atencin para usuarios y redes de datos de la empresa. 26

El Perfil Infraestructura TI est compuesto por las siguientes capas: Capa de Software Base Capa de Administracin de Datos Capa de Aplicacin Capa de Inteligencia de Negocios Capa de Hardware

Requisitos de la Capa de software base: Sistemas operativos de servidores de misin crtica para arquitectura de 64bits. Administrable, con capacidades de monitoreo de rendimiento y gestin de carga de trabajo, registro de diagnstico y trazabilidad, controles de seguridad y auditora. Capacidad de realizar cambios en lnea en la configuracin del sistema operativo sin necesidad de reinicio. Sistemas Operativos de estaciones de trabajo (que soporten el acceso al ERP, certificado por el fabricante del ERP propuesto). Considerar estaciones de trabajo con sistema operativo Microsoft Windows 7 y Microsoft Windows XP. Soporte y mantenimiento local y global del sistema operativo. Requisitos de la Capa de Administracin de Datos: Soporte a arquitectura de 64 bits y multiplataforma (Unix, Linux, Windows) Acceso a los datos va mltiples interfaces Diseo orientado a alta disponibilidad para soportar sistemas de misin crtica Alto desempeo y tolerancia a fallas Soporte a escalabilidad implementando clusters, que permita operar en equipos de diferentes fabricantes de hardware y en ms de una distribucin en cada sistema operativo (Unix y Linux) Soporte a mltiples esquemas de respaldo, capacidad de recuperacin ante fallos y gestin del uso de recursos Soporte de encriptamiento de datos, compresin de datos Administracin y monitoreo centralizado con acceso local y/o remoto Con caractersticas de seguridad y auditoria a nivel detallado a efecto de poder realizar trazabilidad a nivel transaccional Soporte a transacciones distribuidas, entendiendo que son transacciones que actualizan datos en dos o ms sistemas informticos en red Soporte a paralelismo, particionamiento de tablas y/o ndices, balanceo de carga Gestin automtica de carga de trabajo, memoria y almacenamiento. Requisitos de la Capa de Aplicacin: 27

Software middleware de misin crtica, confiable, seguro, con caractersticas de alta disponibilidad y alto desempeo Con capacidad de administrar y monitorear de manera centralizada y/o remota; soporte de despliegue de aplicaciones basadas en web (J2EE, Servlets, JSP, EJB, Web Services) Soportar el acceso a bases de datos de diferentes fabricantes, multiplataforma, soporte a arquitecturas de 32-bits y 64-bits, basado en estndares (HTML, XML, IIOP, JDBC, SSL) Registro de diagnstico y trazabilidad, controles de seguridad y auditora, deteccin automtica de fallas Soportar balanceo de carga, manejo de cach, compresin de trfico.

Requisitos de la Capa de Inteligencia de Negocios: Soporte de servicios OLAP Interoperabilidad con otros productos de inteligencia de negocios Requisitos de la Capa de Hardware: Almacenamiento de datos escalable, deteccin automtica de fallas, administracin y monitoreo centralizado por consola y/o remoto Almacenamiento de datos con soporte a mltiples niveles de RAID, alta disponibilidad y alto rendimiento en lectura/escritura y tasa de transferencia de I/O (Input / Output) Servidores de misin crtica, alta disponibilidad, escalabilidad (en procesador y memoria), con capacidad de deteccin automtica de fallas, arquitectura de 64 bits Administracin y monitoreo centralizado por consola y/o remoto, escalable 2.3.1.2 LICENCIAS El CONTRATISTA proporcionar licencias de uso de la Solucin ERP para 870 usuarios sin restriccin de accesos por mdulo, dentro de las cuales se considera la licencia para desarrolladores, de la ltima versin del producto disponible en el mercado. PETROPER considera como mdulo a lo indicado en el acpite 2.2 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES, de las presentes Bases Tcnicas. EL POSTOR, como parte de su propuesta econmica, deber incluir la cotizacin formal e irrevocable de la casa matriz de las licencias del ERP sugerido por l, asegurando mantener sin incremento el precio ofertado por un periodo mnimo de cinco (05) aos contados a partir de la firma del contrato. Debe entenderse que para el licenciamiento futuro de productos ya licenciados, se mantendr sin incremento el precio de las licencias del ERP propuesto con las mismas condiciones de descuento concedidas en su oferta, as como su soporte y mantenimiento anual, por un periodo mnimo de 05 aos contados a partir de la firma del contrato, sin considerar la lista de precios vigente al momento de requerir el nuevo licenciamiento. Para el licenciamiento de productos adicionales requeridos en el futuro por PETROPER, como parte del desarrollo de su arquitectura empresarial, 28

mantendremos las mismas condiciones de descuento concedidas para este proceso. La casa de software del ERP deber proporcionar el cdigo fuente del producto a implementar, asimismo EL CONTRATISTA deber entregar el cdigo fuente y la documentacin de las adecuaciones y desarrollos realizados. La casa de software del ERP debe hacerse responsable del diagnstico y solucin de cualquier falla que presenten los productos ofertados, de conformidad con los trminos y procedimientos que se regulan en los Contratos de Licenciamiento as como el de Soporte y Mantenimiento Anual, segn corresponda. Plan de entrega de licencias para usuarios: Licencias de Herramienta de Capacitacin (como mnimo 150) 100 La diferencia respecto a lo ofertado.

Entrega

Cantidad de usuarios

Plazo mximo de entrega (*) 15 das calendario contados a partir de la firma del contrato 30 de Noviembre de 2011

Primera

100

Segunda

770

(*) La conformidad de recepcin de las licencias est condicionada a la entrega de los medios fsicos (documentos) y digitales (software del ERP), lo cual es requisito para realizar el pago en cada oportunidad. El pago correspondiente a la primera entrega con sus motores y dems herramientas necesarias para el funcionamiento del ERP ser el equivalente al 50% del paquete de licenciamiento; y, el pago de la segunda entrega ser el equivalente al 50% del paquete de licenciamiento, el cual ser pagado en el mes de diciembre de 2011. Los medios fsicos se refieren a los documentos que emita el fabricante por el licenciamiento del software, que otorgue el derecho de uso a nombre de PETROPER. El ERP debe incluir la base de datos y todo componente de software necesario para su funcionamiento, en su ltima versin certificada para la solucin ERP. 2.3.1.3 SOPORTE Y MANTENIMIENTO ANUAL DEL FABRICANTE Como parte del presente servicio se requiere el mantenimiento anual del fabricante, relacionado a las licencias del ERP. Este mantenimiento debe dar derecho a recibir las actualizaciones del fabricante sobre el producto original y las localizaciones propias del pas. El servicio de Soporte y Mantenimiento deber contar con las siguientes caractersticas mnimas: Pondr a disposicin del cliente las actualizaciones de los mdulos del ERP, lo cual corresponde a recibir nuevas versiones, nuevas funcionalidades, paquetes de correcciones o cambios en la funcionalidad existente. Incluye alertas de seguridad, scripts o rutinas de actualizacin, 29

correcciones para adaptar la funcionalidad por cambios en los requisitos legales, impositivos y regulatorios del pas y actualizacin de documentacin. Para este propsito, es deseable que el ERP provea una herramienta integrada de gestin. Brindar actualizaciones tecnolgicas para el soporte de la evolucin de los servidores, sistemas operativos y bases de datos, as como la certificacin con productos de terceros. Brindar facilidades para registrar en lnea, a travs de un portal Web, el requerimiento de soporte, permitiendo el seguimiento y control de la atencin del requerimiento as como la escalabilidad automtica basada en tiempo y priorizacin de las solicitudes. Dicho portal de soporte deber tener disponibilidad de 24x7. Prestar servicios de soporte remoto para la aplicacin de los paquetes de correccin y mejora. En el caso del soporte telefnico, deber estar disponible en espaol e ingls como primer y segundo nivel de atencin respectivamente. Prestar servicios de soporte remoto para requerimientos de soporte al producto, tipificados por nivel de la falla y con Niveles de Servicio (SLA) asociados de acuerdo a cada nivel. . En este sentido, la Casa de Software deber proveer atencin especial en los siguientes casos : Mensajes de Soporte de prioridad muy alta, entendindose por este tipo de situaciones aquellas producen el apagado del sistema productivo, o restricciones severas del Sistema Aplicativo ERP en productivo que impidan el trabajo productivo de Petroper, afectando seriamente sus procesos centrales: Para estos casos, la Casa de Software deber responder dentro de una (1) hora desde que Petroper report el mensaje y proveer un plan de accin en las siguientes 4 horas de producido el contacto. Mensajes de Soporte de prioridad alta, entendindose por este tipo de situaciones aquellas que se definen como prdidas severas de funcionalidad y restricciones significativas del sistema productivo: Para estos casos, la Casa de Software deber responder dentro de las cuatro (4 horas) siguientes que Petroper reporte el mensaje de dicha prioridad. Priorizar requerimientos de soporte de acuerdo a la criticidad del problema definido por el implementador y PETROPERU, soportando niveles de escalamiento en periodos cortos de tiempo, de tal manera que no sea un impedimento para el avance y culminacin de la implementacin del ERP. Garantizar un tiempo mximo de atencin de cuatro horas ante problemas muy graves en el sistema o fallas que no permitan realizar las funciones crticas del negocio. La atencin de este tipo de fallas deber contar con un nivel de soporte de 24x7, el tiempo indicado se computar en base a la fecha y hora en la cual se informa la falla al fabricante por los conductos formales que se establezcan. Asegurar la disponibilidad de documentacin, guas y herramientas utilizadas para el diagnstico y la recopilacin de informacin requerida para el soporte del fabricante. Asignar un especialista dedicado al soporte del proyecto de implementacin.

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Brindar servicio de evaluacin de la configuracin y rendimiento para ayudar a alcanzar el rendimiento ptimo del sistema en produccin. Brindar servicio de revisin de la calidad de la implementacin. Priorizar las respuestas y acceso al equipo de expertos para acelerar la resolucin de problemas. Garantizar que el sistema ERP ser sujeto de mejora continua, a la par con la innovacin tecnolgica, asegurando un soporte no menor de ocho (08) aos. Garantizar que el sistema ERP y los mdulos relacionados a la industria OIL & GAS estarn en continua mejora e integracin durante un periodo no menor de ocho (08) aos. Garantizar que la versin del sistema ERP a implementarse tendr un soporte no menor a 08 aos, periodo durante el cual contar con las actualizaciones necesarias para su continuidad operativa. Facilitar la participacin como mnimo a un evento internacional anual, de por lo menos dos (2) representantes de PETROPERU, durante dos aos continuos como mnimo, con el propsito de conocer las experiencias de las empresas usuarias del ERP propuesto.

El POSTOR, como parte de su propuesta tcnica, deber presentar una carta de compromiso de la casa matriz, ofreciendo mantener la vigencia tecnolgica del sistema por 08 aos, segn lo descrito en los prrafos anteriores. El POSTOR, como parte de su propuesta econmica, deber incluir la cotizacin formal e irrevocable de la casa matriz del Soporte y Mantenimiento, asegurando mantener sin incremento el precio ofertado por un periodo mnimo de cinco (05) aos contados a partir de la firma del contrato. La propuesta de EL POSTOR debe incluir slo el primer ao de Soporte y Mantenimiento. 2.3.2 GESTIN DEL PROYECTO La metodologa de gestin de proyectos que se aplicar en el desarrollo, adecuacin e implementacin del ERP debe considerar las mejores prcticas del mercado, tomando en cuenta los aspectos relativos a los procesos de inicio o preparacin, planificacin, ejecucin, seguimiento, control y cierre del proyecto. Como parte del enfoque de trabajo, EL CONTRATISTA debe poner a disposicin de PETROPER los informes de evaluacin, revisiones, auditorias, pruebas y solucin de problemas cuando ste lo requiera. Asimismo, EL CONTRATISTA debe proporcionar a PETROPER el acceso a los ambientes de desarrollo, pruebas, capacitacin y migracin, y todos los relacionados al proyecto, para el monitoreo y revisin del avance del servicio. La aplicacin de los procesos antes mencionados requiere desarrollar actividades de gestin, las mismas que deben formar parte integral de la metodologa. Como mnimo se debe considerar: la gestin del alcance, la gestin de riesgos, la gestin de las comunicaciones, control integrado de cambios, gestin de la calidad, gestin de los recursos humanos y gestin de tiempos. A continuacin se describen los aspectos que EL CONTRATISTA debe considerar: 31

2.3.2.1 GESTIN DE LA INTEGRACIN DEL PROYECTO La Gestin de la Integracin del Proyecto deber considerar como mnimo: Acta de Constitucin del Proyecto Proceso para organizar todos los planes del Proyecto Proceso para la direccin y ejecucin del Proyecto Proceso para la supervisin y control de la ejecucin del Proyecto Proceso para efectuar control integrado de cambios del Proyecto. Proceso de Cierre del Proyecto.

2.3.2.2 GESTIN DEL ALCANCE La Gestin del Alcance debe incluir el conjunto de actividades necesarias para asegurarse de que el Proyecto incluya todo el trabajo requerido, para completarlo satisfactoriamente, definiendo y controlando todo aquello que est incluido en el proyecto. Al final de la etapa de diseo de la solucin, se debe detallar claramente el alcance del servicio de implementacin , el cual debe ser formalmente aprobado e implementado. Se debe identificar los entregables principales, subdividirlos y describir caractersticas y especificaciones tcnicas requeridas para verificar la conformidad de los mismos. Se debe formalizar la aceptacin de los entregables que se deben completar en el proyecto. La gestin del alcance debe administrar y controlar los cambios que afecten el alcance del proyecto, para lo cual se debe establecer el procedimiento que define la formulacin y aprobacin de dichos cambios, as como el impacto que stos generen en el Plan Integral del proyecto. En resumen, la Gestin del Alcance deber considerar como mnimo: Proceso de definicin del alcance y actividades del servicio de implementacin del ERP. Proceso de descripcin detallada de los entregables Esquema de control de cambios del Alcance (ver detalle en la seccin 3.1 CONTROL DE CAMBIOS AL CONTRATO)

2.3.2.3 GESTIN DE TIEMPOS (CRONOGRAMAS) La Gestin de Tiempos deber considerar como mnimo: Definicin de tiempos y responsables por cada actividad Proceso para determinar la secuencia de actividades (definicin clara y coherente de secuencias) Esquema de control de cambios del cronograma del proyecto

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2.3.2.4 GESTIN DE RIESGOS La Gestin de Riesgos deber considerar como mnimo: Proceso de Planificacin de Riesgos Proceso para la identificacin de riesgos Proceso para la valoracin de riesgos Proceso para implementar acciones de reduccin de riesgos Esquema para el control y seguimiento de la gestin de riesgos

2.3.2.5 GESTIN DE COMUNICACIONES La Gestin de Comunicaciones deber considerar como mnimo: Proceso para la Planificacin de las Comunicaciones Esquema de recopilacin de la informacin Esquema de distribucin de informacin a los involucrados

2.3.2.6 GESTIN DE LA CALIDAD La Gestin de la Calidad deber considerar como mnimo: Proceso de Planificacin de la Gestin de la Calidad Mtodos para determinar el nivel de calidad de los entregables y de los procesos aplicados con la finalidad de asegurar que todos los procesos necesarios cumplan con los requerimientos del proyecto. Esquema para la supervisin de los resultados del proyecto

2.3.2.7 GESTIN DE RECURSOS HUMANOS El plan derivado de ello define la representatividad de cada integrante del equipo del proyecto, a nivel de la organizacin del proyecto, incluyendo el alcance de sus roles y responsabilidades en l, permitiendo identificar claramente a todos los miembros del equipo del proyecto y las relaciones entre s. La Gestin de Recursos Humanos deber considerar como mnimo: Proceso de Planificacin de la Gestin de Recursos Humanos Esquema para evaluar las competencias del equipo de trabajo del proyecto Esquema para la supervisin del rendimiento de los miembros del equipo de trabajo.

2.3.3 SERVICIOS DE IMPLEMENTACIN Los servicios de implementacin comprenden: Evaluacin de la arquitectura tecnolgica para el ambiente de produccin 33

Provisin del hardware requerido para el entorno de implementacin Parametrizacin tcnica y funcional Capacitacin Pruebas Migracin de datos Implementacin de Interfaces de los sistemas de PETROPERU con el nuevo ERP Seguridad, accesos, perfiles y usuarios Implementacin de reportes Gestin de adecuaciones Gestin del cambio Gestin de la transicin Plan de afinamiento, operacin y mantenimiento de la solucin

En la etapa de Implementacin del Sistema de Informacin, se deben considerar las actividades referidas a los aspectos relacionados con la implementacin de las etapas principales comprendidas en el Ciclo de Vida del Proyecto y que se encuentran descritas en la seccin 2.4.2 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO. A su vez, debe encontrarse soportado por la metodologa del PMI para la gestin del proyecto que asegure la calidad de cada proceso, monitoreo, seguimiento a actividades y una planificacin adecuada, considerando como mnimo las siguientes reas de gestin, las mismas que se encuentran descritas con mayor detalle en la seccin 2.3.2 GESTIN DEL PROYECTO. Se considerarn los siguientes grupos de procesos: Procesos de Inicio Procesos de la Planificacin del Proyecto Procesos de Ejecucin Procesos de Seguimiento y Control Procesos de Cierre

2.3.3.1 EVALUACIN DE LA ARQUITECTURA TECNOLGICA PARA EL AMBIENTE DE PRODUCCIN Y CONTINGENCIA Las siguientes actividades deben ser realizadas por EL CONTRATISTA y presentadas mediante un informe a PETROPER. Este informe se entregar a los 60 das calendario de iniciado el servicio de implementacin: El Anlisis y Evaluacin Tcnica de requerimientos de la Plataforma Tecnolgica para Produccin y Contingencia considerar una proyeccin de crecimiento de cinco (05) aos. En el anlisis considerar por lo menos tres alternativas diferentes. La recomendacin ser con sustento tcnico para la Plataforma Tecnolgica (Requerimientos de Hardware, Base de Datos, Sistema Operativo) de los servidores de Produccin y Contingencia. En caso que el ERP propuesto requiera de infraestructura adicional para otros servicios complementarios, stos tambin deben estar incluidos en esta recomendacin. Asimismo, sustentar tcnicamente los requerimientos de 34

comunicaciones (ancho de banda, velocidad de transferencia) para cada posible medio de transmisin tanto terrestres como satelitales para lneas dedicadas o va internet para el ptimo funcionamiento del ERP con cobertura a nivel nacional. Para el dimensionamiento (Sizing) de la Plataforma Tecnolgica de Produccin y Contingencia, deber presentar el sustento tcnico del Sizing recomendado por el fabricante de hardware, de acuerdo a las necesidades actuales y proyeccin de crecimiento de cinco (05) aos. El servicio de contingencia del ERP deber contemplar tanto hardware como software, entendiendo por esto la provisin de capacidades de procesamiento y almacenamiento en un centro de datos alterno, as como la contingencia en caso de falla para el hardware y sus componentes fsicos, y software ERP y sus componentes lgicos (aplicacin y base de datos). Incluir recomendaciones sobre las caractersticas tcnicas mnimas de las estaciones de trabajo (hardware y software), que garanticen un buen tiempo de respuesta. A continuacin se precisa el contenido requerido en estas actividades y as mismo informacin necesaria para su realizacin: Anlisis, Evaluacin de requerimientos de la Plataforma Tecnolgica y Recomendaciones: Los ambientes de Produccin y Contingencia debern cumplir con los requerimientos indicados en la seccin 2.3.1.1.3 REQUERIMIENTOS DE LA ARQUITECTURA TECNOLGICA PARA LOS AMBIENTES DE DESARROLLO, CAPACITACIN Y PRUEBAS. En este proceso se deber considerar: o Identificar al fabricante y la versin de sistema operativo, base de datos, servidor de aplicaciones/web y otros componentes de software utilizados durante la implementacin del ERP y necesarios para los ambientes de produccin y contingencia. Estos componentes de software debern ser aplicados en los ambientes de desarrollo, pruebas y capacitacin. o Identificar al fabricante o los fabricantes de los servidores y almacenamiento externo a ser utilizados para la evaluacin de los ambientes de Produccin y Contingencia. Tambin debern ser aplicados en los ambientes de desarrollo, capacitacin y pruebas. o Identificar al fabricante y la versin del sistema BPMS a ser utilizado para la implementacin del ERP; en los ambientes de desarrollo, pruebas, capacitacin y produccin. o Identificar el mtodo de integracin de aplicaciones (EAI) y las herramientas necesarias para su implementacin; en los ambientes de desarrollo, pruebas, capacitacin y produccin. o Identificar las herramientas necesarias para administrar, monitorear, diagnosticar y operar de manera confiable y segura el entorno de produccin y contingencia. Estas herramientas podrn ser utilizadas para los ambientes de desarrollo, capacitacin y pruebas. o Identificar las necesidades de comunicaciones (ancho de banda, velocidad de transferencia de datos, seguridad en las comunicaciones, calidad de servicio entre otros) de los enlaces LAN/WAN de todas las sedes de PETROPERU. Para ello, se deber

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considerar la distribucin geogrfica de las distintas reas de la empresa descritas en la seccin 1.1 ENTIDAD CONTRATANTE. La recomendacin deber definir la arquitectura de los servidores (capacidad de memoria, velocidad de bus de datos, nmero de procesadores soportados, clase de procesadores de 32 o 64 bits, capacidades de comunicacin de datos, soporte de virtualizacin, etc.), sistemas operativos a ser utilizados en el Entorno de Produccin y Contingencia, y el almacenamiento externo que acompaara a la arquitectura tecnolgica. El Entorno de Produccin propuesto debe ser tcnicamente compatible con el Entorno de Implementacin, de tal forma que el proceso de traslado de los ambientes de desarrollo, capacitacin y pruebas al servidor de produccin definitivo, represente un esfuerzo mnimo para el proyecto, evitando generar demoras en el mismo. Proyectar las capacidades de recursos del entorno de produccin con un horizonte de escalabilidad y crecimiento que garantice el soporte a las operaciones de la empresa, que abarque como mnimo los prximos cinco (05) aos posteriores a la fecha de salida a produccin del nuevo ERP. Para ello, el entorno de produccin y contingencia debern considerar la cantidad de usuarios con sus respectivas licencias proyectada segn lo indicado en la seccin 2.3.1.2 LICENCIAS.

Dimensionamiento (Sizing) de la Plataforma Tecnolgica de Produccin y Contingencia: A continuacin presentamos la informacin principal a ser tomada en consideracin para el sizing de este entorno: 1. Considerar que la capacidad del entorno de produccin deber ser proyectada con un horizonte de escalabilidad y crecimiento que garantice el soporte a las operaciones de la empresa, que abarque como mnimo los prximos cinco (05) aos posteriores a la fecha de salida a produccin del nuevo ERP. 2. Considerar de manera referencial el volumen de carga de trabajo, cantidad de transacciones y mtricas de tiempo de respuesta de la solucin ERP Actual (JD Edwards World Software) en el dimensionamiento de la plataforma. 3. Considerar un crecimiento de usuarios con acceso al ERP. Utilizar como referencia la cantidad de licencias a ser asignadas a los usuarios en el entorno de produccin proyectada segn lo indicado en la seccin 2.3.1.2 LICENCIAS. 4. La informacin requerida para este dimensionamiento (Sizing) ser proporcionada por PETROPER al CONTRATISTA.

2.3.3.2 PROVISIN DEL HARDWARE REQUERIDO PARA EL ENTORNO DE IMPLEMENTACIN A continuacin presentamos la informacin principal a ser tomada en consideracin para este entorno: 1. El entorno de implementacin deber ser dimensionado y provisto a los treinta (30) das calendario de iniciado el servicio de implementacin, considerando que su periodo de aplicacin ser durante la etapa de implementacin del Nuevo ERP. Al trmino del proyecto EL CONTRATISTA podr disponer de dicho entorno segn crea conveniente. 36

2. El siguiente cuadro resume el entorno considerado al respecto y la cantidad de usuarios identificados en este entorno.

Denominacin del Servidor Desarrollo, Capacitacin Pruebas

Funcin

Nmero de Usuarios a ser Soportados 100

Ambiente de trabajo para parametrizacin y configuracin del sistema, as como para ejecutar las pruebas y capacitacin de usuarios.

Este servidor deber ser dimensionado, proporcionado, instalado y gestionado por el implementador (incluye las herramientas propuestas), quin a su vez ser responsable del monitoreo, optimizacin, seguridad, respaldo/recuperacin y continuidad de su operacin. Este servicio tambin podr ser provisto bajo la modalidad de Hosting, en cuyo caso el postor proveer adems, los servicios de comunicacin entre el Hosting y PETROPER. Todas estas acciones sern efectuadas en coordinacin con el equipo tcnico interno de PETROPER. Esta infraestructura ser utilizada de manera transitoria por el proyecto hasta que PETROPER contrate los servicios de la plataforma definitiva de produccin y est habilitado para trabajar en ella. La plataforma de implementacin del ERP debe estar disponible durante todo el proceso de implementacin ms el perodo de acompaamiento. EL CONTRATISTA deber migrar sus ambientes de implementacin (Desarrollo, Capacitacin y Pruebas) a la nueva plataforma de produccin. Como parte de su propuesta tcnica, EL POSTOR deber entregar su Plan de instalacin, configuracin y puesta en marcha de los ambientes de Desarrollo, Pruebas, Capacitacin y Migracin. Para el caso en que esta infraestructura se deba instalar en las oficinas de PETROPER, EL POSTOR deber indicar en su propuesta los requerimientos de espacio, energa, aire acondicionado y otros que requiera para su correcto funcionamiento. En el entorno de implementacin, para las pruebas de funcionalidad necesarias de usuarios remotos va web o usando dispositivos mviles accesando al ERP, PETROPER se encargar de proveer los medios de acceso requeridos tales como: conexin a Internet, conexin inalmbrica, conexin va GPRS, etc. 2.3.3.3 PARAMETRIZACIN TCNICA Y FUNCIONAL EL CONTRATISTA deber implementar los mecanismos que aseguren la configuracin adecuada de los mdulos funcionales y operativos del nuevo ERP y que se encuentran definidos en el alcance del proyecto de implementacin del nuevo ERP, en el marco de las actividades comprendidas en la Gestin de Configuracin descrita en la seccin 2.4.2.2 GESTIN DE LA CONFIGURACIN del presente documento. Para ello debe considerar los requerimientos detallados en las secciones a las que se hace referencia a continuacin: 37

Requerimientos Generales, cuyos aspectos se encuentran descritos en la seccin 2.3.1.1.1 REQUERIMIENTOS GENERALES Requerimientos Funcionales, comprendiendo el alcance funcional y que se detalla en la seccin 2.2 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Requerimientos Operativos, que corresponden a aquellos aspectos de funcionalidad operativa global descrita en la seccin 2.3.1.1.2 REQUERIMIENTOS OPERATIVOS Requerimientos de Arquitectura Tecnolgica, que corresponden a los aspectos del sistema de informacin y la infraestructura descritos en la seccin 2.3.1.1.3 REQUERIMIENTOS DE LA ARQUITECTURA TECNOLGICA

2.3.3.4 CAPACITACIN 2.3.3.4.1 METODOLOGA El Postor propondr su Metodologa para el xito del proyecto, en ese sentido considerando que debe existir un alto nivel de integracin del personal de PETROPER en los aspectos relacionados a la Gestin y Ciclo de Vida del Proyecto, el Postor deber realizar la capacitacin necesaria al personal de PETROPER que compone los siguientes equipos: Equipo de Direccin del Proyecto. Equipo de Implementacin del Proyecto. 2.3.3.4.2 CAPACITACIN DE PERSONAL TCNICO Y DE USUARIOS La capacitacin necesaria sobre el conocimiento relacionado al ERP para el proyecto est prevista en los planes indicados a continuacin: Plan de Formacin de la seccin 2.3.3.11 GESTION DEL CAMBIO Plan de Transferencia Tecnolgica de la seccin 2.3.3.11 GESTION DEL CAMBIO

La estrategia a ser aplicada por EL CONTRATISTA deber ser validada mediante el uso de una herramienta en lnea (Web), talleres o evaluaciones que aseguren un buen nivel de conocimiento terico y prctico por parte de los usuarios antes de la fecha de salida a produccin. EL POSTOR deber incluir en su propuesta, informacin tcnica de la herramienta ofrecida; como catlogos, folletos, entre otros; que evidencie la cobertura de lo siguiente: Facilidades de aprendizaje interactivo con la herramienta (Casos prcticos, evaluaciones sobre lo aprendido). Que pueda ser utilizada para capacitacin en otras materias diferentes al ERP. Permitir la segmentacin de usuarios y permisos para diferentes tareas con el aplicativo. Capacidad para contar con flujos de aprobacin para corroborar la calidad del contenido que ser publicado. Capacidad de establecer colaboracin entre los usuarios de la herramienta, Pruebas y simulaciones de las capacitaciones. Generador de material de capacitacin. 38

Ser una herramienta de fcil uso.

La propuesta deber considerar como mnimo 150 licencias de la herramienta de capacitacin, cuya entrega se detalla en el cuadro de entrega de licencias del numeral 2.3.1.2. LICENCIAS. 2.3.3.5 PRUEBAS Alcance: Plan de Pruebas: EL CONTRATISTA desarrollar el Plan de pruebas que deber cubrir las siguientes fases: Planificar lo que ser probado Preparar las pruebas. Ejecutar las pruebas Reporte de resultados.

Se desarrollarn varios tipos de pruebas, las que sern empleadas para confirmar que los procesos del negocio configurados obedecen a lo requerido por PETROPER y que la configuracin, interfaces y sistemas integrados al ERP estn preparados para entrar a la fase de produccin. Se deber identificar los casos de prueba y escenarios a desarrollar para aplicar los mtodos de prueba, clasificando y especificando los niveles de severidad de los problemas encontrados durante las pruebas. Criterios de aceptacin El plan de pruebas debe desarrollar en forma objetiva los criterios de aceptacin de las pruebas realizadas referidas a todos los Niveles considerados en el enfoque de las pruebas tanto para procesos transaccionales, procesos masivos, sistemas integrados e interfaces. Enfoque de las pruebas: Las pruebas a ser consideradas en el plan sern divididas en los niveles indicados a continuacin. NIVEL I.- Pruebas de Desarrollador: Pruebas realizadas por el personal de EL CONTRATISTA relacionados a componentes de bajo nivel. Participantes: personal de EL CONTRATISTA. NIVEL II.- Prueba Unitaria de Transaccin: Corresponde a la prueba individual de una transaccin con el fin de confirmar si la operacin se realiza en forma satisfactoria dada una configuracin, modificacin creacin de mdulo, a nivel de datos resultantes y performance. Primera Certificacin: Certificacin de EL CONTRATISTA, Segunda Certificacin: Certificacin de Usuario Clave de PETROPER. NIVEL III.- Pruebas Seriales de Transaccin: Corresponde a un conjunto de pruebas realizadas en forma simultnea con el fin de confirmar si las operaciones se realizan en forma satisfactoria dada una configuracin del mdulo, a nivel de datos resultantes y performance. Primera Certificacin: Certificacin de EL CONTRATISTA, Segunda Certificacin: Certificacin de Usuario Clave de PETROPER.

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NIVEL IV.- Pruebas Unitarias de Procesos: Corresponde al conjunto de pruebas de punta a punta de un proceso implementado siguiendo el flujo de trabajo propio de la empresa. Primera Certificacin: Certificacin de EL CONTRATISTA, Segunda Certificacin: Certificacin de Usuario Clave de PETROPER. NIVEL V.- Pruebas Integrales del ERP: Corresponde al conjunto de pruebas de punta a punta, en forma simultnea, del grupo de procesos identificados en el plan de pruebas como crticos o recurrentes. Incluyen las pruebas de integracin con otros sistemas de informacin (interfaces). Primera Certificacin: Certificacin de EL CONTRATISTA, Segunda Certificacin: Certificacin de Usuario Clave de PETROPER. NIVEL VI.- Pruebas Integrales en el entorno de Produccin: Corresponde al conjunto de pruebas de punta a punta, en forma simultnea, del grupo de procesos identificados en el plan de pruebas como crticos o recurrentes. Primera Certificacin: Certificacin de EL CONTRATISTA, Segunda Certificacin: Certificacin de Usuario Clave de PETROPER. Otras pruebas: Pruebas de seguridad Pruebas de regresin o trazabilidad. Configuracin de los procesos del negocio Desarrollo de Objetos, conversiones de datos, interfaces, formatos, reportes, etc. Pruebas de Hardware en ambiente de produccin. Pruebas de conectividad y ancho de banda. Procesos de soporte de administracin del sistema (backup, recovery plan, etc) El personal tcnico del Proyecto por parte de PETROPER realizar en forma paralela a todas las pruebas, el monitoreo del uso de los recursos de los servidores y de la base de datos a fin de identificar y reportar todos los problemas potenciales para su solucin. Las pruebas sern documentadas por EL CONTRATISTA y aprobadas en conjunto con el personal de PETROPER. Si a pesar de que los resultados de las pruebas estn alineado con lo definido en la fase de Revisin, Rediseo y Estandarizacin de los Procesos a Implementar, el personal de PETROPER solicita un cambio, ste se gestionar, a travs del proceso de Control de Cambios, siempre y cuando exista documentacin aprobada por el Key User y Gerente Propietario del Proceso. 2.3.3.6 MIGRACIN DE DATOS EL CONTRATISTA debe formular el plan correspondiente para esta etapa, definiendo las actividades, tiempos y recursos estimados para llevar a cabo lo establecido en la estrategia de migracin. Debe considerar lo siguiente: Cronograma detallado de las actividades, recursos y tiempos Debe contemplar las estrategias de migracin de informacin, que aseguren la integridad de datos en el nuevo ERP

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2.3.3.6.1 DEPURACIN Y MIGRACIN DE INFORMACIN Corresponde a las definiciones que deben ser consideradas por EL CONTRATISTA para el proceso de migracin al ERP propuesto. 2.3.3.6.1.1 ESTRATEGIA DE MIGRACIN La ejecucin de las actividades a ser planificadas para atender la estrategia de migracin se deber realizar con la anticipacin debida a fin de que EL CONTRATISTA asegure el xito de la migracin de datos en la fecha de las pruebas unitarias e integrales, previas a la salida en produccin del ERP. Esta estrategia se formula considerando como marco de referencia la Norma Tcnica Peruana referida a Tecnologa de Informacin Procesos de Ciclos de Vida de Software (NTP-ISO/IEC 12207:2006) y comprende las siguientes reas: Definicin de Alcance de la Migracin, comprendiendo las siguientes actividades: Evaluacin de la informacin que se migrar por cada mdulo, en esta actividad es importante que se realice la evaluacin en base a las entidades comprendidas por cada mdulo (tablas principales, de procesos y tablas complementarias), as como la relevancia de la informacin asociada a stas, esta evaluacin debe comprender las necesidades identificadas por PETROPER, como aquellas que EL CONTRATISTA identifique como informacin que requiere obtener del ERP Actual. A continuacin se enumeran, como referencia no limitativa, las entidades mnimas a ser consideradas: Clientes Representantes de Ventas Productos Precios Proveedores Bancos Inventario de Pendientes de Cuentas por Cobrar Inventario de Pendientes de Cuentas por Pagar Inventario de crudo y productos Activo Fijo Saldos Contables Contratos Vigentes Plan de Cuentas Inversiones Multianuales Determinacin de las caractersticas que definen la vigencia de la informacin, una vez identificadas las entidades e informacin asociada, es importante considerar los elementos que determinan la vigencia de los datos, con ello se busca seleccionar la informacin relevante para el nuevo ERP, buscando la limpieza e integridad de los datos sujetos del proceso de migracin. Migracin de informacin transaccional, considerando la relevancia de trasladar informacin al nuevo ERP y que tenga por objeto 41

principalmente el soporte a continuidad de los procesos y operaciones pendientes a la fecha de corte (previa a la puesta en marcha del nuevo sistema). Bajo estas consideraciones resulta conveniente el traslado de saldos y documentos sustentatorios de ser necesarios (informacin relacionada a cuentas de control). El tratamiento de Informacin histrica no constituye parte del presente proyecto. Migracin de informacin La definicin precisa de alcance de la migracin y volmenes de datos de la migracin sern determinados por PETROPER conjuntamente con EL CONTRATISTA durante la implementacin. Como informacin referencial, en el ejercicio 2008 se ha tenido aproximadamente un milln y medio de transacciones anuales. Una vez definido el alcance respecto a la informacin que se migrar, se debe preparar, documentar y ejecutar un plan de migracin, que contemple las actividades siguientes: Anlisis de requerimientos y migracin de la informacin, una vez definidas las entidades y su informacin relacionada, se deben determinar los componentes de datos a ser migrados definiendo: Entidad origen, referida al ERP actual Entidad destino, corresponde a la entidad que representa en el nuevo ERP Texto breve definiendo el contenido de la informacin a migrar Indicar los mdulos a los que da soporte funcional la informacin a migrar. Tipo de migracin, se debe determinar en funcin al alcance definido para la informacin a migrar, consiste en seleccionar el modo en que se traslada la informacin: o Transaccional, corresponder a informacin que en el ERP actual se encuentra pendiente de gestin y que corresponde a cuentas de control (cuya afectacin debe contar con sustentos de documentos o transacciones) como cuentas corrientes (tales como: cuentas por cobrar, cuentas por pagar, partidas de conciliacin bancaria no conciliadas, activos vigentes en proceso de depreciacin) a la fecha de corte establecida para la migracin o Totalizada, se aplica a aquellas entidades que no requieren del traslado del detalle de su composicin sino a la totalizacin de los resultados a la fecha de corte, este tipo de migracin se aplica entre otras a los saldos de cuentas contables, saldos de inventarios de productos y materiales, saldos de cuentas bancarias o Integral/Completa, cuando la informacin que se debe trasladar corresponde a todos los registros vigentes de una tabla (incluye tablas y archivos maestros) Procesos de depuracin de informacin. Esta actividad a cargo de PETROPER, debe realizarse antes de iniciar la migracin con el fin de depurar previamente la informacin que va a ser parte de dicho proceso. En el ERP JD Edwards de uso actual por PETROPER, existen procesos nativos de depuracin para los mdulos JDE de 42

Contabilidad General, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, que pasan a los archivos histricos correspondientes, las transacciones completadas o finalizadas de perodos a eleccin del usuario, dejando las transacciones pendientes en los archivos en lnea correspondientes del JD Edwards. Procesos de integridad de datos. Esta actividad a cargo de PETROPER debe realizarse antes de iniciar la migracin para permitir verificar si el encadenamiento que soporta las relaciones entre entidades est completo o faltan registros para algunas ocurrencias de entidades. Estos procesos emiten reportes que permiten a los usuarios responsables de mdulos JDE, hacer seguimiento a las posibles ausencias de registros y actuar en consecuencia. Las actividades de anlisis, evaluacin de calidad y limpieza de datos, deben ser realizadas antes de la migracin de los datos por los usuarios de PETROPER con la ayuda de herramienta(s) apropiadas para dichas actividades a proporcionar por EL CONTRATISTA, quien adems brindar la capacitacin necesaria en el uso de dichas herramientas. La actividad de extraccin de datos desde los sistemas de origen (ERP JD Edwards y otros) hasta una base de datos intermedia estar a cargo de PETROPER, bajo los lineamientos y estrategias que se defina con EL CONTRATISTA. Se utilizarn herramienta(s) de extraccin, transformacin y carga de datos (ETLs) para esta actividad a proporcionar por EL CONTRATISTA, quien adems brindar la capacitacin necesaria en el uso de dichas herramientas. La capacitacin referida en los dos prrafos anteriores, adems de la transferencia de conocimiento que recibir el personal de PETROPER a lo largo del proyecto, es una actividad formal, a incluir en el plan detallado de trabajo a acordar con el implementador. EL CONTRATISTA verificar los datos puestos por PETROPER en la base de datos intermedia y dar su aprobacin de encontrarlos correctos, caso contrario alcanzar sus observaciones a PETROPER para su correccin. Transformacin de los datos, esta actividad corresponde a la definicin detallada de los componentes de datos en cuanto a los siguientes elementos: Tabla origen, que contiene la informacin seleccionada en el sistema actual Tabla destino, identificada como la tabla que servir como repositorio en el nuevo ERP de la informacin origen Campos de datos de origen, corresponde a las tablas del sistema actual, definiendo cada atributo (tipo de dato, tamao, definicin) Campos de dato de destino, definiendo el campo en que residirn los datos de origen Reglas de conversin o integracin de los datos en el nuevo ERP, comprendiendo aquellas definiciones que permitan la asimilacin adecuada de la informacin en el nuevo ERP, partiendo del anlisis consolidado de todas las entidades a ser migradas 43

Uso de herramienta(s) para actividades de extraccin, transformacin y carga de datos (ETLs), as como la construccin de los componentes que sean necesarios para llevar a cabo las operaciones de migracin desde una base de datos provisional (staging database) a la base de datos del nuevo ERP. EL POSTOR deber incluir en su propuesta, informacin tcnica de la(s) herramienta(s) ofrecida(s); como catlogos, folletos, entre otros; que evidencie la cobertura de las caractersticas de la(s) herramienta(s) EL POSTOR debe considerar la necesidad de una base de datos provisional (staging database) exclusiva para el proceso de migracin de informacin. Deber proveer un ambiente exclusivo para todo el proceso de migracin. La ejecucin de la migracin, consiste en la implementacin de los procesos que deben construirse para la transferencia de la informacin entre el actual y el nuevo ERP Pruebas de migracin, tanto unitarias como pruebas de esfuerzo (pruebas de estrs) de migracin total Verificacin de la informacin, un aspecto importante a considerar es el concerniente a la evaluacin y verificacin de los resultados del proceso de migracin, con lo que se garantiza que finalmente el proceso sea concluido de manera exitosa. Las actividades mnimas que se deben considerar para asegurar la asimilacin adecuada de la informacin migrada son: Evaluacin de la informacin a nivel de totales, nmero de registros e importes migrados Muestreo de la informacin migrada por tipo de documento, que ayude a evaluar la calidad de la informacin migrada Operatividad de los procesos en el nuevo ERP utilizando la informacin migrada Responsabilidades definidas para el Proyecto de Migracin de Datos A continuacin, se detallan las responsabilidades correspondientes tanto a PETROPER como a EL CONTRATISTA acerca de las actividades del proyecto de migracin: CONTRATISTA PETROPER X X X X X X X X X X X 44

RESPONSABILIDAD Definir la estrategia para el proyecto de migracin Planeamiento y gestin de las actividades del proyecto de migracin Propuesta y documentacin de diseo de la solucin de la migracin Aprobacin del proyecto de migracin Anlisis, evaluacin de calidad y limpieza de datos Extraccin de la informacin necesaria desde el ERP actual (JD Edwards y otros) hacia la base de datos provisional (staging database) Analizar, Disear e Implementar los procesos de conversin y carga de datos al nuevo ERP Elaboracin de los casos de prueba Ejecucin de todas las pruebas de migracin

RESPONSABILIDAD Aprobacin formal de los resultados de las pruebas de migracin y de los entregables establecidos para el proyecto de migracin Control de calidad de la migracin efectuada (para la puesta en produccin)

CONTRATISTA PETROPER X X X

2.3.3.7 Implementacin de Interfaces de los Sistemas de PETROPER con el nuevo ERP A continuacin se identifican las actividades que se han determinado como resultado de la definicin de las estrategias de migracin que aseguran la interoperabilidad de los sistemas, subsistemas y procesos actuales, que luego de la implementacin del nuevo ERP se mantengan como sistemas satlites de PETROPER y, en adicin a stos, los sistemas externos tales como sistemas de organismos gubernamentales, entidades bancarias y otras entidades. PETROPER har las gestiones con las entidades externas con las que quiera realizar una nueva interfaz, para que brinden las facilidades administrativas y tcnicas para su desarrollo, no siendo responsabilidad de EL CONTRATISTA si las facilidades no se dieran. PETROPER gestionar los permisos necesarios o licencias de ser el caso, para posibilitar el desarrollo de interfaces. Mayores detalles de la implementacin de interfaces sern definidos con EL CONTRATISTA. Se deben desarrollar como mnimo las actividades siguientes: Anlisis de interfaces actuales, en esta actividad se debe realizar el relevamiento de todos los sistemas, subsistemas y otros procesos de transferencia de informacin que deben considerarse en el proceso de implementacin del nuevo ERP. Definicin de nuevo modelo de interfaces, comprende la evaluacin de las interfaces actuales (de manera individual o consolidada) y cmo stas sern planteadas con respecto al nuevo ERP. Se debe considerar la Integracin de Aplicaciones Empresariales (EAI), utilizando herramientas de interoperabilidad y principios de arquitectura de sistemas para integracin de aplicaciones, que debe incorporar la contratacin del nuevo ERP, con la finalidad de proporcionar informacin al sistema de gestin empresarial Implementacin de interfaces en el nuevo ERP. En esta actividad es importante que EL CONTRATISTA contemple dentro del alcance de cada interfaz los sistemas de origen y/o destino que interactuarn con el nuevo ERP a fin de realizar los cambios que correspondan en cada caso con el fin de asegurar la continuidad de las operaciones que actualmente se soportan Integracin de Soluciones, es importante plantear en las actividades de planificacin la visibilidad integrada de todos los mecanismos de interconexin de todos los sistemas y subsistemas, permitiendo realizar un seguimiento y control adecuado en el logro de los objetivos propuestos en esta integracin, lo que se busca lograr con la utilizacin de la Integracin de Aplicaciones Empresariales (EAI).

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Pruebas y validacin del nuevo modelo, permitir verificar que los procesos de interoperabilidad se hayan concluido de manera esperada (calidad y tiempo de respuesta), asegurando la continuidad de las operaciones de todos los componentes de software identificados (sistemas, subsistemas y procesos internos y externos a PETROPER) Las Interfaces mnimas a considerar, se encuentran detalladas en las matrices funcionales anexas a este documento (Ver Apndice N 05) Responsabilidades definidas para el Proyecto de Implementacin de Interfaces de los Sistemas de PETROPER con el nuevo ERP A continuacin, se detallan las responsabilidades correspondientes tanto a PETROPER como a EL CONTRATISTA acerca de las actividades del proyecto de implementacin de interfaces:

RESPONSABILIDAD Definir la estrategia para el proyecto de implementacin de interfaces Planeamiento y gestin de las actividades del proyecto de implementacin de interfaces Anlisis de interfaces actuales Definicin de nuevo modelo de interfaces, considerando la Integracin de Aplicaciones Empresariales (EAI) Aprobacin del proyecto de implementacin de interfaces Analizar, disear e implementar los procesos de interfaces y los cambios identificados en las aplicaciones origen y destino que aseguren la interoperabilidad de los sistemas externos e internos de PETROPER respecto al nuevo ERP Elaboracin de los casos de prueba Ejecucin de todas las pruebas de interfaces Aprobacin formal de los resultados de las pruebas de interfaces y de los entregables establecidos para el proyecto de implementacin de interfaces

CONTRATISTA PETROPER X X X X X

X X

2.3.3.8 SEGURIDAD, ACCESOS, PERFILES Y USUARIOS EL CONTRATISTA ser responsable de proponer e implementar la estrategia de seguridad, perfiles, roles y accesos de usuarios en el ambiente de desarrollo, capacitacin y pruebas del proyecto. EL CONTRATISTA asesorar y capacitar a PETROPER para la definicin, aprobacin, configuracin, implementacin y administracin de la estrategia de seguridad, perfiles, roles y accesos de usuarios en el ambiente de produccin, bajo un esquema de segregacin de funciones 46

soportado por herramientas que minimicen el riesgo de irregularidades o fraudes dentro de la organizacin, para el ERP propuesto y para las aplicaciones que interacten con ste, permitiendo una gestin centralizada de la seguridad. Esta herramienta deber permitir un anlisis de riesgos de segregacin de funciones tanto para todos los procesos de negocio como para una nueva funcin a un usuario especfico, permitiendo el monitoreo a las violaciones de polticas de accesos a funciones de trabajo. Proveer de reportes, cuadros de control e indicadores que muestren informacin relativa a los procesos de control y auditoria EL POSTOR deber incluir en su propuesta, informacin tcnica de la herramienta ofrecida; como catlogos, folletos, entre otros; que evidencie la cobertura de las caractersticas de la herramienta.

EL CONTRATISTA, en los diferentes frentes de trabajo, deber proveer el conocimiento de las transacciones, los campos y los procesos requeridos para llevar a cabo la definicin de los accesos, perfiles y usuarios definitivos de PETROPER para el ambiente de produccin. Los usuarios clave proveern el conocimiento de la organizacin, los procedimientos y los niveles de acceso requeridos. El acceso al sistema deber integrarse al LDAP de PETROPER 2.3.3.9 IMPLEMENTACIN DE REPORTES EL CONTRATISTA deber implementar los reportes indicados en la Matriz de Funcionalidades del Apndice 02. Las actividades para llevar a cabo este proceso son: Analizar, disgregar o consolidar los reportes requeridos en las matrices de funcionalidades A partir de los reportes identificados en la Matriz, EL CONTRATISTA deber proponer uno o varios reportes que cubran los requerimientos del usuario. Una vez aprobada la propuesta por PETROPER, EL CONTRATISTA proceder a implementarla. EL CONTRATISTA debe proveer una herramienta para la generacin de reportes, con la cual desarrollar los reportes requeridos. Dicha herramienta deber tener las siguientes caractersticas mnimas, no siendo esto restrictivo si el implementador considera ms o mejores capacidades: o Generacin y disponibilidad de reportes en lnea como por lotes o Soporte para filtros, mltiples criterios de ordenamiento y parmetros. o Capacidad de visualizacin previa de los reportes en pantalla o Flexibilidad para disear reportes, desde simples a complejos, pudiendo soportar cdigo de programacin de ser necesario o Generacin de informacin en mltiples formatos de salida (Excel, texto, pdf, html, xml entre otros) permitiendo programar el envo a mltiples destinatarios o Soportar contenido mixto entre texto y grficos o Capacidad de manejo de diferentes niveles de acumulacin de informacin o Soportar automatizacin en la programacin de la ejecucin de los reportes o Capacidad de publicar la salida de los reportes va Web o Integrado al ERP propuesto 47

Soporte de mltiples fuentes de datos (va OLE BD, ODBC, API, .NET, otros) Asimismo, debe capacitar al personal de PETROPERU en su uso para la generacin de reportes adicionales. Los reportes podrn realizarse utilizando diferentes opciones como consultas por pantalla y reportes estndar entre otros, no slo la herramienta de generacin de reportes. o

Todo ello en concordancia con los aspectos metodolgicos descritos en la seccin 2.4.2 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO. EL POSTOR deber incluir en su propuesta, informacin tcnica de la herramienta ofrecida; como catlogos, folletos, entre otros; que detalle las caractersticas de la herramienta. 2.3.3.10 GESTIN DE ADECUACIONES A lo largo del proyecto EL CONTRATISTA debe identificar, analizar, disear, programar, probar, implementar y dar soporte a las adecuaciones que sean necesarias para el logro de los objetivos del proyecto. En este sentido, EL CONTRATISTA debe contar con un equipo dedicado a la programacin, que puede encontrarse presencialmente en las oficinas del proyecto o puede realizar las tareas de manera remota. Los Consultores Tcnicos Snior como lderes de la programacin debern encontrarse presencialmente en el proyecto y tener dedicacin exclusiva a este trabajo. EL CONTRATISTA ser responsable que los nuevos desarrollos realizados cumplan con las tcnicas, herramientas, procedimientos y exigencias que solicita la casa de software, de manera que puedan ser fcilmente integrados a las nuevas versiones que genere el fabricante y mantenga la garanta y soporte de la versin estndar. Las herramientas de desarrollo debern estar integradas al ERP y sern entregadas a PETROPER e instaladas en el ambiente de desarrollo definitivo, al trmino de la etapa de implementacin, para su uso en el mantenimiento del ERP. Las herramientas debern cumplir, entre otras, con las siguientes caractersticas: Ambiente de desarrollo grfico integrado con la solucin ERP que permita el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones, incluyendo el control de versiones. Permitir escribir cdigos para disear pantallas, crear interfaces de usuarios, probar eficiencias y revisar los errores de las aplicaciones, usar funciones predefinidas, accesar objetos de desarrollo, crear y accesar informacin de base de datos. Capacidad para crear servicios Web Contener un ambiente de desarrollo de aplicaciones que permita crear nuevos servicios de datos, interfaces grficas, procesos de negocio, aplicaciones para dispositivos mviles. Las herramientas deber ser flexible al momento de transportar cambios desde el ambiente de desarrollo, pruebas al ambiente de produccin. Contar con ambientes de pruebas, para realizar pruebas integrales, flexibilidad de cambio, entre otras pruebas que el CONTRATISTA considere necesarias. 48

EL POSTOR deber incluir en su propuesta, informacin tcnica de la herramienta ofrecida; como catlogos, folletos, entre otros; que evidencie la cobertura de las caractersticas de la herramienta. 2.3.3.11 GESTION DEL CAMBIO El plan de Gestin del Cambio en la empresa se formular bsicamente, a travs de los siguientes documentos: Plan de Comunicacin Plan de Formacin Plan de Transferencia Tecnolgica

EL CONTRATISTA debe considerar en su propuesta tres actividades de gestin del cambio en Operaciones Talara, Operaciones Oleoducto (Piura), Operaciones Selva, Operaciones Conchn y Oficina Principal. Las actividades comprendidas en esta seccin son las mnimas requeridas y no deben ser limitativas, por lo que EL CONTRATISTA podr realizar actividades adicionales y acorde con su metodologa de trabajo con la finalidad de cumplir con el objetivo del proyecto. Plan de Comunicacin Incluye los temas referidos a la comunicacin adecuada de los cambios y sus repercusiones, as como la sensibilizacin del personal involucrado. Mediante la comunicacin interna se pretende satisfacer las necesidades de comunicacin dentro de la Organizacin de una forma estructurada, sistemtica y que se adapte en el tiempo a la evolucin de las necesidades. De este modo, el Plan de Comunicacin tiene como objetivo definir las acciones de comunicacin necesarias para eliminar la resistencia al cambio y que todos los implicados o afectados por el proyecto en curso estn alineados durante el proceso de transicin, para facilitar la institucionalizacin del mismo lo ms rpido y con el menor impacto posible. Los principales objetivos del plan de comunicacin comprenden: Mejorar el conocimiento de la organizacin en lo referente al contenido del proyecto, su desarrollo y resultados Informar adecuadamente a los implicados en el proyecto para crear las expectativas correctas y as, mejorar la satisfaccin de los usuarios Anticipar informacin para disminuir incertidumbre del cambio y ayudarles a su adaptacin al nuevo modelo de trabajo y a las nuevas tecnologas Mostrar la importancia del proyecto y el nivel de involucramiento de la alta direccin Detectar las preocupaciones de las diferentes reas involucradas en el proyecto, gestionando respuestas oportunas Activar el involucramiento, motivacin y participacin de todos los usuarios Convencer a la organizacin de los beneficios del proyecto Generar y mantener entusiasmo Facilitar informacin sobre el estado del proyecto, los resultados obtenidos y el impacto de stos en cada rea y proceso 49

Plan de Formacin El Plan de Formacin se puede definir como un conjunto coherente y ordenado de acciones, concretado y acotado en un periodo determinado, encaminado a proporcionar, a las personas de la organizacin afectadas por el proceso de cambio, las competencias necesarias para desempear las nuevas funciones resultantes del mismo. En este sentido, el Plan de Formacin deber transmitir los conocimientos y capacidades necesarias para que el personal de PETROPER sea capaz de realizar las nuevas tareas resultantes de la implementacin de los nuevos procesos y sistemas de una manera ptima y en el plazo ms breve. Todo ello, con el fin de minimizar los impactos negativos en los niveles de prestacin del servicio. Objetivos: Definir los diferentes niveles de capacitacin requeridos en la organizacin, a nivel de reas usuarias (usuarios finales y usuarios clave).Definir los niveles adecuados de especializacin requeridos para el personal de TI. Seleccionar los canales que se utilizarn para llevar a cabo las actividades de capacitacin Conseguir el entrenamiento de competencias para que el proceso de cambio implique un nivel controlado de reaccin al cambio La estrategia a considerar para la capacitacin a los usuarios se ha definido de la siguiente manera: La capacitacin a los usuarios de las Operaciones (Operaciones Talara, Operaciones Selva, Operaciones Oleoducto, Operaciones Conchn), debe realizarse en su respectiva locacin. En cuanto a los usuarios de otras reas, se considerar el traslado del personal hacia la Oficina Principal. EL CONTRATISTA ser responsable de planificar, ejecutar y monitorear la transferencia de conocimiento del nuevo ERP y los nuevos procesos a lo largo del proyecto. Para ello, proveer la metodologa, las herramientas y los conocimientos que sean necesarios. Asimismo, organizar y capacitar al equipo interno de PETROPER (usuarios clave y personal de TI) para que participen activamente en la capacitacin a usuarios finales (bajo los lineamientos de EL CONTRATISTA). Considerar que el personal de TI deber adquirir las habilidades, conocimientos especializados (funcionales y tcnicos) necesarios para la etapa de implementacin como post-implementacin para un adecuado soporte a los usuarios finales de PETROPER. Adicionalmente EL CONTRATISTA proveer el soporte requerido por el equipo interno de PETROPER para la adecuada capacitacin de los usuarios finales. EL CONTRATISTA dictar cursos de los mdulos funcionales y tcnicos involucrados en la implementacin, para el personal de TI. Plan de Transferencia Tecnolgica: Este plan se refiere al cronograma que contiene las actividades y las fechas en las cuales se realizarn los procesos de capacitacin y entrenamiento de las personas que tendrn acceso directo a la aplicacin, esta etapa se realizar en coordinacin con los usuarios involucrados en el proyecto, tomando en cuenta sus recomendaciones generales de disponibilidad. Este plan constituye el plan subsidiario de la formulacin del Plan de Formacin. Debe integrar los procesos de capacitacin de: 50

Usuarios del Sistema (usuarios, clave y usuarios, operativos), definiendo principalmente las competencias tecnolgicas que los usuarios deben alcanzar y que correspondan a aquellas que les permitirn obtener el mayor beneficio de los nuevos componentes tecnolgicos que se adoptarn en el nuevo ERP. Personal de TI, que permita un conocimiento adecuado para el soporte a las operaciones en base al nuevo ERP y a la nueva tecnologa que conlleva su implementacin con respecto a: Sistemas de Informacin, componentes tecnolgicos relacionados a la integracin de las diversas capas que brindan soporte a los sistemas en una arquitectura abierta: Canales de Acceso al Sistema, Canales de Entrega de Servicios, Capa de Presentacin, Capa de Procesos de Negocio, Capa de Servicios y Eventos. Infraestructura, correspondiente a las diversas capas tecnolgicas que corresponden a la nueva infraestructura que se implementar: Capa de Software Base, Capa de Administracin de Datos, Capa de Inteligencia de Negocios, Capa de Hardware.

Los planes anteriormente indicados estn considerados en la seccin 2.4.2 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO. 2.3.3.11.1 ACTIVIDADES PRINCIPALES Esta etapa debe incluir como mnimo las siguientes actividades: Preparacin y Planeacin Elaboracin de los planes de trabajo Conformacin e Induccin del equipo de cambio Identificacin y agrupacin de los usuarios impactados por el proyecto de modernizacin del ERP Definicin del plan de comunicaciones para el proyecto de Modernizacin del ERP Elaboracin e implementacin del plan de transferencia de conocimiento al Equipo de Gestin del Cambio de PETROPER Desarrollo del Plan de Formacin (con alcance a: Operaciones Talara, Operaciones Selva, Operaciones Oleoducto, Operaciones Conchn, OFP y Operaciones Comerciales) Desarrollo del Plan de Transferencia Tecnolgica (con alcance a: Operaciones Talara, Operaciones Selva, Operaciones Oleoducto, Operaciones Conchn, OFP y Operaciones Comerciales) Diagnstico Elaboracin del diagnstico de disposicin organizacional hacia la implementacin del cambio Identificacin de riesgos, fortalezas y debilidades desde la perspectiva de las personas en relacin con el proyecto Evaluacin de la criticidad de los grupos de usuarios involucrados y de los usuarios clave Seguimiento a la transferencia de conocimiento

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Estrategia Ajuste de la estrategia de gestin del cambio en base a los resultados del diagnstico o Comunicaciones o Sensibilizacin o Capacitacin Definicin del esquema de evaluacin de impactos en los usuarios por los cambios generados por el proyecto Seguimiento a la transferencia del conocimiento Implementacin Ejecucin de las actividades de la estrategia de gestin del cambio o Comunicaciones o Sensibilizacin o Capacitacin Identificacin y anlisis temprano de impactos en los usuarios por los cambios generados por el proyecto para definir planes de accin Apoyo a la ejecucin de la capacitacin Realizacin de las actividades de gestin del cambio relacionadas con la salida en vivo Realizacin de un taller de lecciones aprendidas por cada uno de los mdulos del ERP, relacionadas con la gestin del cambio Evaluacin de la transferencia de conocimiento 2.3.3.12 GESTIN DE LA TRANSICIN EL CONTRATISTA debe preparar el Plan de Transicin para el proyecto de implementacin del nuevo ERP, tanto dentro de los procesos de negocios afectados en la etapa de implementacin como de aquellos que resulten afectados de manera indirecta por el proyecto. En este plan se deben considerar como mnimo las actividades referidas a las siguientes reas de gestin: Gestin de Recursos Humanos y su respectivo plan de reclutamiento, que determine el grado de participacin y tiempos para contar con los usuarios clave y otros recursos, considerando tanto el personal de EL CONTRATISTA como de PETROPER. Gestin de Tiempos, estimando los cronogramas para el cumplimiento de cada fase referida a la transicin del actual al nuevo ERP, determinando hitos y eventos relevantes que permitan realizar el monitoreo adecuado del cumplimiento de dicho cronograma. Gestin de Riesgos, identificando los riesgos que se deben considerar as como los planes de mitigacin, reduccin, eliminacin, contingencia asociados al Plan de Transicin.

Para asegurar una transicin ms fluida y controlada hacia el nuevo entorno, se deben definir las estrategias adecuadas para alcanzar dicho objetivo, por lo que el Plan de Transicin debe contemplar lo siguiente:

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Alternancia de equipos del Centro de Cmputo (Hardware: Produccin, Desarrollo, Web, Capacitacin ): En lo que respecta a esta estrategia, se deben establecer claramente las fases a travs de las cuales se irn implementando los ambientes de arquitectura referidos a Produccin, Desarrollo, Web, Capacitacin y otros que se definan como alcance de la infraestructura a implementar, considerando cmo estos se irn integrando en forma coordinada y con referencia al equipamiento tecnolgico actual que dejar de ser utilizado como soporte al nuevo ERP, pero que en determinadas instancias en el transcurso del proyecto tendrn que alternar entre s. Por otro lado, se deben identificar claramente los tiempos e hitos que permitan evaluar el logro de cada fase prevista como soporte a la estrategia planteada. Alternancia de Base de Datos ERP JD Edwards World Software vs. Nuevo ERP: Del mismo modo en que se considera la estrategia para una adecuada transicin de la infraestructura tecnolgica, EL CONTRATISTA debe considerar en el Plan de Transicin, las fases que constituirn la adecuada alternancia entre las bases de datos del ERP actual con respecto al nuevo ERP y en concordancia con el Plan de Migracin que se describe en la seccin 2.3.3.6.1.1 ESTRATEGIA DE MIGRACIN. Alternancia de Software ERP JD Edwards World Software vs. Nuevo ERP: Finalmente, EL CONTRATISTA debe considerar en este Plan de Transicin, la definicin de la estrategia que asegure la interoperabilidad y soporte funcional a travs de la alternancia del software definiendo los tiempos en que se establezca la convivencia y reemplazo del ERP actual y el nuevo ERP.

2.3.3.12.1 PLAN DE CONTINGENCIA Siendo el core del negocio de PETROPER la refinacin y comercializacin de productos derivados de hidrocarburos, y teniendo conocimiento de la existencia de competidores en el mercado los cuales fcilmente pueden cubrir la demanda no atendida de PETROPER hacia sus clientes y dado el alto impacto que puede presentarse en la empresa por una falla en los sistemas que restrinjan su operacin, EL CONTRATISTA conjuntamente con PETROPER deber definir como mnimo: Un Plan de Contingencias de salida a produccin del nuevo ERP, considerando: Roles, responsabilidades y lnea de sucesin Alcance del Plan de Contingencia de Salida a Produccin del nuevo ERP Condiciones de activacin del plan Recursos y entrenamiento Identificacin de procesos crticos del negocio Evaluacin del impacto econmico de la presentacin de un incidente Identificacin de controles preventivos y el costo de su implementacin Frecuencia de backups y almacenamiento de medios

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Escenarios de falla que deben contar con medios alternos automticos para asegurar la continuidad de las operaciones Escenarios de falla que deben contar con medios alternos manuales para asegurar la continuidad de las operaciones Condiciones comerciales, operativas y tiempos lmite para abortar la salida a produccin e inicio de procedimientos de retorno al sistema anterior Plan de retorno a operaciones con el sistema anterior y regularizacin de operaciones manuales DE LA VERSIN

2.3.3.12.2 DESCONEXIN SOFTWARE

ERP JD EDWARDS WORLD

En la definicin realizada en la seccin 2.4.2 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO identificamos la necesidad de contar con un Plan de Transicin el cual se presenta en la seccin 2.3.3.12 GESTIN DE LA TRANSICIN. Los requerimientos que deber cumplir EL CONTRATISTA con estos componentes del Ciclo de Vida del Proyecto permiten mantener el control sobre la alternancia entre el producto actual y el Nuevo ERP a ser implementado. Una vez que el Nuevo ERP se encuentre en produccin con las respectivas conformidades aprobadas y habindose realizado los tres primeros periodos de cierre contable, corresponder a PETROPER iniciar la desactivacin gradual de los servicios que brinda con el ERP JD Edwards World Software. 2.3.3.13 PLAN DE AFINAMIENTO, OPERACIN Y MANTENIMIENTO DE LA SOLUCIN Considerando la dimensin de los requerimientos de PETROPER y la criticidad de los procesos soportados por el ERP es necesario considerar un periodo de soporte tcnico y funcional con personal especializado en las oficinas de PETROPER para el inicio de operaciones del ERP. Asimismo, se considera conveniente contar con personal tcnico y funcional especializado para el Mantenimiento del ERP, que d soporte a mejoras, ajustes de procesos ya definidos y cambios para un adecuado funcionamiento del ERP en la empresa. Luego de la fecha de salida a produccin del nuevo ERP es necesario contar con un periodo de soporte funcional y tcnico de EL CONTRATISTA en las siguientes condiciones: Acompaamiento para Soporte post-implementacin tcnica y funcional durante el ingreso de las transacciones de los tres (03) primeros meses y sus respectivos cierres contables mensuales, el cual est incluido en el costo del servicio. Ver acpite 2.4.5 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIN . Soporte post-implementacin adicional al ERP: se realizara durante un periodo de nueve (09) meses posteriores a los tres primeros cierres contables mensuales con personal tcnico y funcional del implementador. EL POSTOR deber presentar las tarifas (hora/hombre) correspondientes a este personal, cuya vigencia se extender a ese periodo (09 meses), segn el formato mencionado

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en el Apndice N 07. PETROPER se reserva el derec ho de contratar los servicios adicionales a terceros.

2.4

METODOLOGA DE EL CONTRATISTA
A continuacin se desarrollan los aspectos generales y de gestin de proyectos que como mnimo deben ser considerados en la metodologa a ser aplicada por EL CONTRATISTA en las diferentes etapas de la ejecucin del proyecto. La metodologa propuesta por EL CONTRATISTA debe estar basada en la metodologa del Fabricante del software y prevalecer siempre y cuando no viole los estndares y normas tcnicas de aplicacin obligatoria en el Per y cumpla con lo solicitado en las Bases Tcnicas.

2.4.1 ASPECTOS GENERALES El POSTOR presentar y describir la metodologa que utilizar durante la ejecucin del servicio, la que entre otros debe considerar como mnimo los siguientes aspectos generales: Debe incluir las mejores prcticas de la gestin de proyectos, tomando como referencia los lineamientos del PMBOK 4ta Edicin del PMI (Project Management Institute), en la cual se debe considerar como mnimo, la gestin del alcance, gestin de tiempos, gestin de riesgos, gestin de las comunicaciones, gestin de la calidad, gestin de recursos humanos y gestin del cambio. Debe incluir las mejores prcticas en lo que respecta a la construccin o desarrollo del software, alineados a las mejores prcticas, segn NTP-ISO/ IEC 12207:2006. Debe incluir estndares y mejores prcticas nacionales e internacionales respecto a la seguridad de informacin, tales como Norma Tcnica Peruana NTP-ISO/IEC 17799; Cdigo de Buenas Prcticas para la Gestin de la Seguridad de la Informacin; la norma ISO 27001 certificable respecto al Sistema de Gestin de la Seguridad de Informacin (SGSI), implementacin de controles alineados a COSO y COBIT. Debe justificar el uso de una arquitectura tecnolgica especfica que mejor se adapte a la realidad de PETROPER, utilizando tcnicas tales como Benchmarking u otras. Debe estar basada en modelos de interaccin colaborativa con el negocio, para fomentar la participacin de usuarios y tcnicos de PETROPER en el proyecto. La documentacin tcnica y orientada al usuario desarrollada por el proveedor deber ser validada por las reas de negocio de PETROPER, a travs de una difusin que se encargue de explicar las estructuras y la forma de uso de toda la documentacin desarrollada. El levantamiento de informacin se podr realizar a travs de tcnicas tales como: entrevistas, reuniones de trabajo, aplicacin de formatos y otras que EL CONTRATISTA tenga por conveniente aplicar. La metodologa aplicada para la gestin del proyecto y para el desarrollo del software deber estar adecuadamente documentada y formar parte de la propuesta tcnica del postor.

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Los planes, programas y cualquier rediseo que implique cambios en los procesos de PETROPER, generados por EL CONTRATISTA, debern ser aprobados previamente por PETROPER para su aplicacin.

2.4.2 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO La metodologa para el desarrollo, adecuacin e implementacin del ERP debe considerar las mejores prcticas del mercado, alineado al estndar de trabajo NTP-ISO/ IEC-12207:2006. Para ello debe considerar como mnimo las siguientes etapas: Planificacin integral del Proyecto Gestin de la Configuracin. Revisin, rediseo y estandarizacin de los procesos a implementar. Adaptaciones de los procesos del nuevo ERP. Adaptacin Construccin del Software. Desarrollo de Pruebas. Migracin Puesta a Produccin Transicin y Soporte Post Implementacin Cierre del Proyecto 2.4.2.1 PLANIFICACIN INTEGRAL DEL PROYECTO EL CONTRATISTA deber realizar una revisin de los requerimientos para definir el marco para la gestin y aseguramiento del proyecto, as como para asegurar la calidad del producto y de los servicios que se deben prestar. Para lograrlo se debe involucrar a los propietarios de los procesos y los usuarios clave. Esta etapa debe incluir como mnimo las siguientes actividades: Establecer claramente la estructura organizativa del proyecto, as como los niveles de autoridad y responsabilidad, ya sea del equipo de PETROPER que participar en el proyecto, as como del equipo de EL CONTRATISTA Desarrollar de forma detallada el conjunto de actividades, tiempos, recursos, precedencias, ruta crtica, entre otras, dentro de un Plan de Trabajo Detallado y progresivo para asegurar la continuidad del servicio contratado, el mismo que servir para efectuar el seguimiento respectivo. Se deber presentar un Informe Semanal de Avance del proyecto. Establecer el plan de entrenamiento del equipo del proyecto. Establecer los entornos de ingeniera de software, tales como entorno de desarrollo, entorno de pruebas, bibliotecas, equipos, instalaciones, procedimientos y herramientas a utilizar (Infraestructura del Proyecto) Descomponer claramente la estructura del trabajo (EDT), incluyendo los productos de software, servicios de software y otros elementos(comits, talleres de trabajo, actividades de capacitacin, etc.) que se deban desarrollar, identificando los recursos, requerimientos tecnolgicos y plazos asociados Confirmar el alcance, tanto en lo que respecta a los productos a entregar como al conjunto de actividades a desarrollar 56

Establecer las actividades relacionadas al Plan de calidad (calidad de los productos y servicios a desarrollar), as como tambin las actividades relacionadas a la calidad de procesos que se ejecutarn dentro del proyecto. En el Plan de Calidad se debe establecer especficamente la poltica y procedimiento para aplicar las personalizaciones del ERP Establecer controles de seguridad (seguridad fsica, seguridad lgica, seguridad ambiental, gestin de incidentes de seguridad, gestin de continuidad) que forme parte integral del proceso de planificacin y que est alineado a la Norma Tcnica Peruana NTP-ISO/IEC 17799 Establecer actividades relacionadas al esquema de comunicaciones para involucrar a los grupos de inters a fin de garantizar que se incluyan todos los requerimientos y expectativas Establecer actividades relacionadas a gestin de riesgos, tales como la identificacin de amenazas y vulnerabilidades, registro de medidas preventivas y de respuestas para mitigar los riesgos Establecer procedimientos de control de cambios del proyecto Establecer procedimientos para el seguimiento y control del proyecto Establecer la estrategia de Gestin del Cambio (preparacin del personal para el cambio y verificar que la organizacin entienda la necesidad del cambio y sus consecuencias) Realizar la entrega en medios fsicos del cdigo fuente original del ERP y realizar la instalacin correspondiente en los servidores de desarrollo del proyecto. 2.4.2.2 GESTIN DE LA CONFIGURACIN Esta etapa debe incluir como mnimo las siguientes actividades: Identificar todos los productos (por ejemplo: ejecutables, cdigo fuente, documentacin, pruebas, especificaciones funcionales, otros) que deben ser controlados, su clasificacin y relaciones entre ellos, as como el criterio o norma de identificacin Determinar esquema de localizacin de los productos (por ejemplo: nombre, versin, localizacin, estado) Definir el mbito y alcance del control de la configuracin, describiendo los procesos incluidos en l Definir las reglas para generar las versiones de los productos y los criterios de actuacin para cada caso, teniendo en cuenta el motivo por el cual se realiza el cambio de versin Describir funciones y responsabilidades para la Gestin de la Configuracin Desarrollar el Plan de Gestin de la Configuracin Ejecutar actividades de Gestin de la Configuracin acorde con lo planificado 2.4.2.3 REVISIN, REDISEO Y ESTANDARIZACIN DE LOS PROCESOS A IMPLEMENTAR No es inters de PETROPER replicar cmo la solucin actual brinda cobertura a las funcionalidades requeridas. PETROPER demanda que el nuevo ERP cubra de manera estndar la mayor cantidad de funcionalidades descritas en la Matriz del Apndice N 02. 57

Esta etapa debe incluir como mnimo las siguientes actividades: Revisar la estructura organizacional Revisar la documentacin disponible de los procesos actuales Identificar oportunidades de mejora de procesos y sistemas Identificar beneficios y riesgos respecto a la solucin propuesta Revisar, redisear y estandarizar los procesos a implementar Elaborar mapa de los procesos a implementar Identificar las particularidades de los procesos de la empresa, para poder proponer mdulos complementarios para cubrir los requerimientos de la empresa Identificar mejores prcticas de la industria, para alinear la solucin propuesta a estos estndares, pero aquellos procesos o funcionalidades que obedezcan a temas tributarios, legales, administrativos u operativos que PETROPER decida no cambiar por razones propias de su negocio, requerirn su adecuacin. Identificar brechas del ERP propuesto con relacin a los requerimientos funcionales para precisar las adecuaciones, interfaces y reportes a elaborar Definir detalladamente el modelo de procesos a implementar y documentarlo 2.4.2.4 ADAPTACIONES DE LOS PROCESOS DEL NUEVO ERP Esta etapa debe incluir como mnimo las siguientes actividades: Validar las funcionalidades cubiertas por el ERP (ingreso de datos, consultas, reportes, procesos, interfaces) en conjunto con los usuarios lderes. Identificar aquellas que requieren adaptaciones Desarrollar documentacin tcnica para la adaptacin de las funcionalidades no cubiertas y parcialmente cubiertas por el ERP (especificaciones funcionales detalladas, diseo detallado, modelo de datos, pantallas, reportes, procesos, controles de seguridad de informacin segn Norma Tcnica Peruana NTP-ISO/IEC 17799, en conjunto con los lderes usuarios y personal tcnico propuesto por PETROPER La propuesta de las adaptaciones deben estar alineadas a la poltica de personalizaciones establecidas en la etapa de Planificacin Integral del Proyecto Aprobacin de la documentacin tcnica para la adaptacin de funcionalidades. Los procedimientos de aprobacin de entregables del proyecto sern propuestos por EL CONTRATISTA y sern validados por PETROPER en la etapa de preparacin inicial del proyecto 2.4.2.5 ADAPTACIN Y CONSTRUCCIN DE SOFTWARE Esta etapa debe incluir las siguientes actividades, sin que esta relacin sea limitativa: Adaptacin de mdulos e interfaces, parcialmente cubiertos en el ERP Programacin de mdulos e interfaces no cubiertos por el ERP

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Integracin de mdulos adaptados y desarrollados dentro de la funcionalidad del ERP Control de calidad para verificar que las adaptaciones estn alineadas a la poltica de personalizaciones establecida en la etapa de Planificacin Integral del Proyecto Comprobacin del funcionamiento de los mdulos adaptados y desarrollados en el sistema Comprobacin del funcionamiento integral del ERP

2.4.2.6 DESARROLLO DE PRUEBAS Esta etapa debe incluir como mnimo las siguientes actividades: Desarrollar el Plan de Pruebas Ejecutar el Plan de Pruebas. Pruebas mnimas a considerar: pruebas unitarias, pruebas integrales, pruebas de esfuerzo, prueba de volmenes (simulando el volumen de transacciones proyectadas a cinco (05) aos) Conformidad de las pruebas a nivel tcnico y funcional. Las conformidades tcnicas las proporcionar el equipo tcnico de PETROPER y las conformidades funcionales las proporcionarn los usuarios Documentar los resultados de las pruebas Las pruebas unitarias e integrales se realizarn en el servidor de desarrollo que proveer EL CONTRATISTA. Para las pruebas de estres y volumen, el hardware de produccin estar disponible tres (03) meses antes de la puesta en produccin y ser proporcionado por PETROPER Ver acpite 2.3.3.5 PRUEBAS 2.4.2.7 MIGRACIN Esta etapa debe incluir como mnimo las siguientes actividades: Establecer la Estrategia de Migracin acorde con los lineamientos desarrollados en las presentes Bases Tcnicas: Migracin de la Arquitectura Tcnica, comprende: La migracin de los ambientes de desarrollo, pruebas y capacitacin desde el(los) servidor(es) de implementacin al de produccin. Esta actividad ser realizada por el implementador, y contar con el soporte tcnico del personal especialista del nuevo hosting. El implementador deber validar que dichos ambientes en la plataforma del nuevo hosting queden instalados y operativos, siendo responsabilidad del nuevo hosting la administracin, optimizacin y monitoreo La revisin y verificacin de los perfiles de usuarios, creacin de usuarios, y definicin de sus niveles de acceso, los cuales deben configurarse dentro del nuevo ERP Migracin de la Informacin, comprende las siguientes actividades: analizar requerimientos de informacin, depurar informacin, definir reglas de conversin de datos, proporcionar herramientas de migracin y capacitacin por EL CONTRATISTA, ejecutar procesos de migracin incluyendo optimizacin de los procesos de migracin

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y pruebas de esfuerzo de migracin total, y verificar informacin migrada Migracin de las Interfaces de los sistemas utilizados por PETROPER, comprende las siguientes actividades: analizar interfaces actuales, definir modelo de interfaces en el nuevo ERP, implementacin de interfaces, integrar soluciones y validar nuevo modelo implementado Desarrollar el Plan de Migracin, incluyendo objetivos, alcance, recursos y estrategia de migracin Desarrollar anlisis de riesgos asociados a la migracin Ejecutar Plan de Migracin para entrar a produccin Validar resultados de la Migracin Ver 2.3.3.6 MIGRACIN DE DATOS 2.4.2.8 PUESTA EN PRODUCCIN En la etapa de puesta en produccin EL CONTRATISTA conjuntamente con PETROPER deber realizar las siguientes actividades como mnimo: Definir los objetivos de la puesta en produccin y el alcance del soporte, entre ellos: Asegurar una transicin segura hacia el nuevo sistema Identificar y asegurar el cumplimiento de precondiciones para dar inicio a la puesta en produccin; tales como conformidad de aseguramiento de calidad de mdulos del ERP, configuracin de la infraestructura, performance del sistema, etc. Fecha de inicio de las actividades de puesta en produccin, no necesariamente coincide con la fecha del primer da de operacin Asegurar el soporte a usuarios finales en toda la operacin Definir equipo de soporte de operaciones y resolucin de incidencias Desarrollar el Plan de Puesta en Produccin Validacin del ambiente de produccin Desarrollar pruebas finales en el ambiente de produccin Efectuar anlisis de riesgos asociados a la puesta a produccin Desarrollar el Plan de Transicin / Contingencia de la puesta a produccin (mecanismos para regresar a la situacin anterior) Ejecucin del Plan de Puesta a Produccin (configuracin e instalacin del ERP) Monitoreo de las mtricas de operacin e incidencias (resueltas y no resueltas) Soporte operativo al sistema en produccin Soporte de incidencias al sistema en produccin Revisin de la calidad y retroalimentacin Informe de EL CONTRATISTA y Usuarios Clave sobre estado de los mdulos en produccin Informe del Gestor de Tecnologa de PETROPER Definicin del plan para resolucin de incidencias pendientes y plan de mantenimiento 60

Informe de EL CONTRATISTA y documentacin del proceso de salida a produccin Preparacin para el cierre del proyecto

2.4.2.9 TRANSICIN Y SOPORTE POST IMPLEMENTACIN Esta etapa debe incluir como mnimo las siguientes actividades: Desarrollar el Plan de Transicin y de Post Implementacin donde se incluya, como mnimo, objetivos, alcance (mnimo 3 meses), estrategias, plan de accin detallado (cronograma) Identificar y corregir errores u omisiones en la configuracin o programacin de los requerimientos establecidos en el alcance del proyecto Realizacin del Plan de Transicin y de Post implementacin orientado a cubrir los requerimientos establecidos en el alcance del proyecto 2.4.2.10 CIERRE DEL PROYECTO Esta etapa debe incluir como mnimo las siguientes actividades: Desarrollo del Plan de Cierre del Proyecto Aceptacin formal de todos los entregables del proyecto en cada una de las fases Retorno formal de todos los recursos de la empresa asignados al proveedor y entrega de documentacin y papeles de trabajo elaborados durante el periodo de implementacin del proyecto Entrega de versin de programas en produccin debidamente documentados indicando los servidores y los ambientes en donde residen, que ser administrado por el proveedor de hosting correspondiente y el equipo tcnico de PETROPER Entrega formal de la documentacin del ERP implementado: de configuracin, de parametrizacin, de interfaces, de arquitectura y de mtricas de operacin; en medio fsico y digital en la fecha pactada 2.4.3 ENTREGABLES DEL PROYECTO DE IMPLEMENTACIN El contenido de los entregables se detalla en el Apndice N 09. Entregables del Inicio del Proyecto Informe de la Gestin de la Integracin del Proyecto

Entregables de la Planificacin del Proyecto Plan para la Direccin del Proyecto de Implementacin Plan de Gestin de Recursos Humanos Plan de Gestin de Comunicaciones Plan de Gestin de Calidad Plan de Gestin de Riesgos Plan de Gestin de Tiempos (Cronogramas) 61

Procedimientos para el Control de Cambios del Proyecto Plan de Monitoreo y Control (Rendimiento del proyecto) Plan de Seguridad Plan de Trabajo Detallado Plan integral de Implementacin de Arquitectura Tecnolgica Presentacin de Lanzamiento del Proyecto Plan de Transferencia de conocimientos implementador a PETROPER Metodologas de Gestin del Proyecto Metodologa de desarrollo, adecuacin e implementacin para el ERP Instalacin de los programas fuente del ERP en el Servidor de Desarrollo para el Equipo de Implementacin (Entorno Inicial de Desarrollo) tecnolgico del equipo

Entregables de la revisin, rediseo y estandarizacin de los procesos a implementar Lista Maestra de Procesos Empresariales (identificacin/ descomposicin de procesos y subprocesos) Documentacin (flujogramas y procedimientos) de los Procesos Actuales y Futuros (para los procesos actuales, PETROPER proporcionar la documentacin existente) Documentacin del Diseo detallado del Modelo de Negocio Propuesto contenido para cada proceso: Las actividades de los procesos futuros mapeados en las transacciones del nuevo ERP (incorporando mejores prcticas de la industria) La identificacin de los desarrollos y adecuaciones a revisar en cada proceso (Anlisis de Brechas) La identificacin de las Interfaces con otros sistemas La identificacin de los Reportes y Consultas La identificacin de los Cambios Organizativos La identificacin General de los Roles y Perfiles requeridos La identificacin de las Mejoras / Beneficios con relacin a la Situacin Actual La identificacin de los principales Datos Maestros a utilizar La identificacin de los principales Datos Dinmicos a preparar Presentacin Ejecutiva del Modelo de Negocio Diseado para cada uno de los mdulos a implementar Actualizacin del anlisis de riesgos identificados en el proyecto

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Entregables del Diseo de la arquitectura tecnolgica Informe tcnico del dimensionamiento (Sizing) de la plataforma tecnolgica de produccin Informe de recomendaciones tcnicas para la instalacin, configuracin y ptimo funcionamiento del nuevo ERP en la plataforma tecnolgica de produccin Informe de gestin de cambios en los entornos/ambientes del proyecto (desarrollo, pruebas, capacitacin y migracin), gestin de las polticas de seguridad a implementarse, gestin de la plataforma de implementacin, diagnstico y monitoreo del desempeo de los ambientes del proyecto, gestin de transportes, instalacin de programas, etc. Informe de la instalacin, configuracin y puesta en marcha de los ambientes de Desarrollo, Pruebas, Capacitacin y Migracin (incluye la implementacin de las comunicaciones entre dichos ambientes y PETROPER) con las polticas de seguridad implementadas

Entregables de Gestin de la Configuracin Plan de Gestin de la Configuracin de la plataforma tecnolgica y del nuevo ERP Manual de Configuracin tcnico y funcional del ERP en los ambientes de Implementacin. Documentacin de Instalacin, Configuracin y Operacin de las herramientas de administracin de los flujos de procesos del ERP configurado en el Ambiente de Desarrollo, Capacitacin y Pruebas Documentacin de Configuracin de Infraestructura de soporte al ERP (arquitectura, componentes, dispositivos, servidores, comunicaciones, herramientas y servicios)

Entregables de adaptaciones de los procesos del nuevo ERP Documentacin del diseo funcional implementado para la adaptacin del nuevo ERP a los requerimientos de PETROPER (especificaciones funcionales detalladas, diseo detallado, modelo de datos, pantallas, reportes, procesos, configuraciones, controles de seguridad de informacin segn Norma Tcnica Peruana NTP-ISO/IEC 17799. Documentacin tcnica de las funcionalidades cubiertas por el ERP (especificaciones tcnicas detalladas, diseo detallado, modelo de datos, pantallas, reportes, procesos, configuraciones, controles de seguridad de informacin segn Norma Tcnica Peruana NTP-ISO/IEC 17799 Plan de calidad orientado a pruebas tcnicas y funcionales, casos de prueba, indicadores de calidad y resultados esperados Esto aplica para la documentacin funcional y tcnica de: Las interfaces (de procesos de integracin con aplicaciones externas, cargas, etc.) Los reportes reporteadores) (desarrollados a medida va programacin,

Los procesos modificados/ personalizados 63

Cualquier otra adecuacin que sea necesaria durante el proyecto Entregables del Desarrollo de Pruebas Plan de Pruebas Informe del resultado de las Pruebas Acta de conformidad de las Pruebas del funcionamiento del ERP validadas por los usuarios clave y aprobados por los Dueos de Procesos (para los procesos y programas del ERP) Procesos de PETROPER probados con los programas, la configuracin y la data del nuevo ERP en los Ambientes de Desarrollo y Pruebas

Entregables de la definicin de Roles, Perfiles, Accesos, Usuarios y Perifricos Documentacin del diseo de perfiles, roles funcionales / tcnicas y autorizaciones de acceso correspondientes Configuracin de los roles, accesos, perfiles y usuarios Documentacin de la estrategia de seguridad del proyecto (funcional y tcnico)

Entregables de la etapa de Preparacin de Datos Plan de Preparacin de Datos del proyecto Inventario de datos a preparar por frente de trabajo (datos maestros y datos dinmicos) Estructura de informacin documentadas de las distintas tablas a preparar precisando los diferentes datos requeridos. Informe de los Programas de carga de datos al nuevo ERP Plan de Pruebas para la carga de datos Pruebas efectuadas de carga de datos con la conformidad de los usuarios y/o analistas de TI de PETROPER Informes de avance de las pruebas de carga de datos

Entregables de la Capacitacin, Entrenamiento y Procedimientos Informe de Implementacin de estndares, herramientas y metodologas de capacitacin, entrenamiento y procedimientos Plan de capacitacin a usuarios clave para el uso de la metodologa (incluye ejemplos y acompaamiento) Control de Calidad de la documentacin elaborada por los usuarios clave: Material de capacitacin evaluaciones, etc.) (presentaciones, casos de prueba,

Manuales de Usuario del ERP Procedimientos de trabajo de usuarios

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Entregables del Proceso de Migracin Estrategia de Migracin Plan de Migracin / Plan de Contingencia (informe de acciones para mitigar riesgos de la migracin) Identificacin de puntos de control operativos y contables para la migracin de datos en cada uno de los frentes de trabajo Informe de los eventos sucedidos durante la ejecucin del proceso de migracin Informe de resultados de la ejecucin del Proceso de Migracin Acta de conformidad de las Pruebas del funcionamiento del proyecto de Migracin de Datos validadas por los usuarios clave y aprobados por los Dueos de Procesos (para los procesos y programas del ERP)

Entregables de la Implementacin de la Arquitectura Tcnica Informe de implementacin de la estrategia tcnica: gestin de entornos/ambientes del proyecto (desarrollo, pruebas, capacitacin y migracin), seguridad, monitoreo del desempeo del ambiente del proyecto, instalacin de programas, etc. Informe de implementacin de herramientas de administracin de los flujos de procesos del ERP configurado en el Ambiente de Produccin Informe de instalacin del nuevo ERP (con las configuraciones, adaptaciones y mejoras realizadas durante el proyecto) en el servidor definitivo de produccin Plan de gestin de las pruebas de volumen y estrs en el servidor definitivo del proyecto Informe de los resultados de las pruebas de volumen y estrs Informe de cambios en la arquitectura tecnolgica, diagnostico de problemas, monitoreo del desempeo del nuevo ERP

Entregables relacionados a la Gestin del Cambio Plan de Trabajo Plan de Comunicacin Plan de transferencia de conocimiento al equipo de cambio de PETROPER Plan de Formacin Plan de Transferencia Tecnolgica Informe del diagnstico de disposicin organizacional hacia el cambio Estrategia y Plan de Gestin del Cambio (Comunicacin, Sensibilizacin, Capacitacin) Informe Final, consolidado de los resultados de la estrategia de cambio Resultado de charlas de induccin a usuarios finales Lecciones aprendidas 65

Transferencia de conocimiento al equipo de cambio de PETROPER Informe de resultado de la ejecucin del Plan de Comunicacin Informe de resultado de la ejecucin del Plan de Formacin Informe de resultado de la ejecucin del Plan de Transferencia Tecnolgica Resultado de la aplicacin de la metodologa de Gestin del Cambio

Entregables de la Puesta a Produccin Plan de Puesta a Produccin Resultado de las pruebas finales en ambiente de Produccin, aprobadas por PETROPER Plan de Transicin / Contingencia de la Puesta a Produccin Procedimientos de soporte a usuarios e incidentes Informe de acciones implementadas para mitigar riesgos de la Puesta a Produccin Informe de resultados de la Puesta a Produccin (configuracin e instalacin del ERP) Transferencia de conocimientos del equipo tcnico para el manejo de la plataforma del nuevo ERP

Entregables de Transicin y Soporte Post Implementacin Plan de Post Implementacin donde se incluya, como mnimo, objetivos, alcance (3 meses), estrategias, plan de accin detallado (cronograma) Informes mensuales de adaptaciones realizadas (configuracin, modificacin o creacin de nuevos programas o mdulos para cubrir los requerimientos establecidos en el alcance del proyecto)

Entregables de Cierre del Proyecto Plan de Cierre del Proyecto Informe de Resultado del Cierre del Proyecto Actas de Aceptacin del Proyecto

2.4.4 ORGANIZACIN DEL PROYECTO En esta seccin se definen las caractersticas de la organizacin propuesta para el proyecto, que corresponde tanto al equipo de trabajo conformado por EL CONTRATISTA como el correspondiente a PETROPER. 2.4.4.1 COMIT GERENCIAL Responsabilidad General: Este comit es responsable del seguimiento, supervisin y coordinacin de todas las actividades involucradas en el servicio y, por lo tanto, de la prestacin satisfactoria de los Servicios. 66

Composicin: El Lder PMERP de PETROPER y Coordinadores del servicio El Gerente del Proyecto de EL CONTRATISTA y sus coordinadores directos Podrn actuar como coordinadores los responsables de Informtica y Telecomunicaciones de las Operaciones ubicadas en las ciudades de Talara, Piura, Iquitos y Refinera Conchn a fin que se revise detalladamente la situacin del servicio recibido y de los proyectos relacionados con su localidad. Esta participacin ser establecida a criterio de PETROPER. Programa de Reuniones: Las reuniones del Comit Gerencial se realizarn en el edificio de la Oficina Principal de PETROPER, este comit se reunir quincenalmente y actuar como secretario el Gerente del Proyecto de EL CONTRATISTA quien registrar en actas los acuerdos expresados por ambas Partes. Los costos de traslado, alojamiento y viticos del personal de PETROPER que participar en las reuniones del Comit Gerencial, sern cubiertos por PETROPER.

Funciones: Convocar las sesiones de apertura de los grupos de trabajo Aprobar los Planes de Trabajo relacionados con los proyectos y subproyectos Revisar los avances de los Planes de Trabajo y el cumplimiento de los Acuerdos de los Niveles de Servicio en todas las localidades comprendidas en el mismo Aprobar las calificaciones asignadas a las solicitudes de cambio y su incorporacin en el Plan de Trabajo Resolver las inquietudes expresadas por cualquiera de las partes Elevar al nivel de Comit Ejecutivo cualquier desacuerdo o controversia, as como los casos que afecten los costos o los cronogramas asociados a los Servicios 2.4.4.2 COMIT EJECUTIVO Responsabilidad General: Supervisin del estado de los Servicios, evaluacin de riesgos, decisiones de alto nivel y solucin de discrepancias, segn sea requerido por el Comit Gerencial. Composicin: Un representante ejecutivo de alto nivel jerrquico designado por PETROPER Un representante ejecutivo de alto nivel jerrquico designado por EL CONTRATISTA El Lder PMERP de PETROPER El Gerente de Proyecto de EL CONTRATISTA Programa de Reuniones: Las reuniones del Comit Ejecutivo se realizarn en el edificio de la Oficina Principal de PETROPER, cada dos meses o cuando cualquiera de las partes lo 67

estime conveniente, segn el estado del contrato. En estas reuniones el Gerente del Proyecto de EL CONTRATISTA actuar como secretario y registrar en actas los acuerdos expresados por ambas partes. Funciones: Obtener informacin sobre el estado de los Servicios y de los problemas que hayan sido identificados Resolver cualquier desacuerdo o controversia entre las partes, relacionado con la prestacin de los Servicios Establecer prioridades en aspectos que impliquen costos adicionales o afecten el cronograma de trabajo Controlar el cumplimiento de los acuerdos del Comit Aprobar y gestionar posibles cambios mayores o adendas al contrato 2.4.4.3 EQUIPO DE TRABAJO DEL CONTRATISTA Y PETROPER A continuacin se detalla el equipo de trabajo mnimo requerido a EL CONTRATISTA y el equipo de trabajo comprometido por PETROPER para la ejecucin del proyecto: 1) EL POSTOR, deber presentar en su propuesta tcnica la organizacin de su Equipo de Trabajo para la ejecucin del servicio. Deber adjuntar el organigrama propuesto, la definicin de cada rol y las funciones respectivas Para las actividades del presente proyecto se deber contemplar como mnimo el siguiente personal (a tiempo completo). Debe considerarse que esto no es limitativo y depender de las actividades a realizar: 01 Gerente del Proyecto, con asignacin al 100% durante el proyecto 01 Gestor del Proyecto, con asignacin al 100% durante el proyecto Equipo de Gestin del Cambio: 01 Jefe del Proyecto de Gestin del Cambio, con asignacin al 100% durante el proyecto 01 Consultor Especialista en Capacitacin y Motivacin, con asignacin al 100% durante el proyecto 01 Consultor Especialista en Comunicacin Interna, con asignacin al 100% durante el proyecto 03 Consultores Expertos de Industria Oil & Gas con asignacin al 100% durante el proyecto o o Consultor Experto de Finanzas en Oil & Gas Consultor Experto de Cadena de Suministro en Oil & Gas

o Consultor Experto de Operaciones en Oil & Gas 06 Consultores Funcionales y de Procesos de Negocios, con asignacin al 100% durante el proyecto 06 Consultores del ERP con asignacin al 100% durante el proyecto 01 Consultor Senior de Migracin y Carga de Datos, con asignacin al 100% durante el proyecto 01 Consultor de Migracin y Carga de Datos, con asignacin al 100% durante el proyecto 68

01 Consultor de Arquitectura Tecnolgica y Comunicaciones, con asignacin al 100% durante el proyecto 03 Consultores Tcnicos Snior, con asignacin al 100% durante el proyecto 06 Consultores Tcnicos, con asignacin al 100% durante el proyecto Se requiere contar con un representante del fabricante del ERP como facilitador de la implementacin, asignado al proyecto, con el fin de asegurar el mejor nivel de soporte del fabricante para el proyecto en todas sus etapas. Este representante deber facilitar las comunicaciones, la atencin prioritaria de requerimientos, con el fin de asegurar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio que especifique el fabricante del ERP en el contrato de mantenimiento, a solicitud de PETROPER o EL CONTRATISTA. La asignacin de personal adicional al Proyecto no ser calificado, quedando a criterio de EL CONTRATISTA la inclusin del mismo para el logro de los objetivos del proyecto. En este caso, EL CONTRATISTA podr disponer que este personal trabaje de manera remota. Se requiere que el personal de EL CONTRATISTA tenga dominio fluido del idioma Espaol, tanto oral como escrito.

2) Equipos de Trabajo de PETROPER, a continuacin se presenta la organizacin establecida por PETROPER para el presente proyecto, comprendiendo los siguientes: Equipo de Direccin del Proyecto. Equipo de Implementacin del Proyecto. Equipo de Gestin del Cambio Estos equipos se rigen por las polticas y procedimientos de PETROPER, del mismo modo cuentan con los conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas para el desarrollo exitoso del Proyecto de Modernizacin del ERP. 2.4.4.4 FUNCIONES DEL PERSONAL TCNICO a) Equipo de Trabajo del Postor a.1. Gerente del Proyecto Dirigir la adecuada gestin y atencin del servicio prestado Aprobar los planes de ejecucin del servicio Dirigir procesos de control de calidad y auditora interna en busca del cumplimiento de los plazos y metas establecidas para el servicio Aprobar el informe gerencial mensual que se entrega a PETROPER Aprobar la presentacin a PETROPER de los entregables del servicio Asegurar el cumplimiento de las normas de calidad y seguridad establecidas para el servicio Participar en las reuniones de retroalimentacin que realice PETROPER, cuando se le requiera 69

Otras funciones inherentes a su rol.

a.2. Gestor del Proyecto Apoyar en la direccin, gestin y atencin del servicio prestado Apoyar en el desarrollo y actualizacin de los planes de ejecucin del servicio Apoyar en la direccin de procesos de control de calidad y auditora interna en busca del cumplimiento de los plazos y metas establecidas para el servicio Apoyar en el desarrollo del informe gerencial mensual que se entrega a PETROPER Apoyar en el seguimiento y control del desarrollo y presentacin a PETROPER de los entregables del servicio Apoyar en la supervisin del cumplimiento de las normas de calidad y seguridad establecidas para el servicio Participar en las reuniones de retroalimentacin que realice PETROPER, cuando se le requiera Otras actividades encargadas por el Gerente de Proyecto

a.3. Equipo de Gestin del Cambio: Identifican riesgos relacionados al equipo humano y proponen medidas para mitigarlos Facilitan el cambio en las personas y la organizacin. Administran las comunicaciones del proyecto Desarrollan actividades orientadas a la aceptacin del cambio en la organizacin. Otras funciones inherentes a su rol.

El equipo de Gestin del Cambio est compuesto por: (01) Jefe del Proyecto de Gestin del Cambio (01) Consultor especialista en capacitacin y motivacin (01) Consultor especialista en comunicacin interna.

Las funciones del jefe de proyecto de Gestin del Cambio son: Definir, conducir y gestionar integralmente el frente de Gestin del Cambio Liderar el desarrollo del diagnstico de disposicin al cambio organizacional Definir los lineamientos para establecer la estrategia de cambio (comunicacin, sensibilizacin, anlisis de impactos y capacitacin) segn la metodologa a seguir Dirigir el despliegue de la estrategia del Cambio Dirigir y ejecutar las actividades de gestin del cambio destinadas al equipo ejecutivo de PETROPER. Hacer el seguimiento y monitorear la efectividad de las acciones implementadas mediante los planes formulados Preparar y entregar los documentos del proyecto requeridos Otras funciones inherentes a su rol.

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Las funciones de los especialistas de Gestin del Cambio son: Apoyar en la definicin e implementacin de la estrategia del cambio (comunicacin, sensibilizacin, anlisis de impactos y capacitacin) segn la metodologa a seguir Desarrollar las actividades propias de la implementacin de la estrategia del cambio Apoyar la implementacin del plan de comunicacin Apoyar en el despliegue de la estrategia de capacitacin a nivel presencial o virtual Identificar riesgos relacionados con su rol, escalndolos al Jefe del Proyecto de Gestin del Cambio, en caso fuera necesario Apoyar el diseo e implementacin de intervenciones del cambio Apoyar el seguimiento y monitoreo a fin de comprobar la efectividad de las acciones implementadas mediante los planes formulados Otras funciones inherentes a su rol. a.4. Consultores Expertos de Industria de Oil & Gas: Proporcionar y transferir los conocimientos especializados de los mdulos del ERP (Oil & Gas) Realizan el modelamiento de la solucin de PETROPER Asistir en el diseo e implementacin de la solucin en temas especializados de Oil & Gas. Liderar los frentes de trabajo y asegurar la integracin del modelo. Soportar los casos ms complejos y en donde se requiere mayor anlisis y experiencia. Asegurar la calidad de la configuracin. Otras funciones inherentes a su rol.

Se requieren los siguientes expertos de industria de Oil & Gas: Consultor Experto de Finanzas en Oil & Gas: Con conocimientos especializados mnimo en: o Activo Fijo o Finanzas o Presupuesto Consultor Experto de Cadena de Suministro en Oil & Gas- Con conocimientos especializados mnimo en: o Inventario de productos a granel o Comercializacin o Abastecimiento y transporte o Distribucin Consultor Experto de Operaciones en Oil & Gas: Con conocimientos especializados mnimo en: o Catalogacin de equipos y recursos o Plan maestro de mantenimiento o Administracin y operacin del mantenimiento: preventivo, correctivo y predictivo o Seguimiento y monitoreo de mantenimiento o Planeamiento y control de la produccin en refineras de petrleo o Control de calidad en refineras de petrleo o Seguimiento y monitoreo de produccin en refineras de petrleo

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a.5. Consultores Funcionales y de Procesos de Negocios Lidera su frente de trabajo proponiendo las definiciones, procesos y herramientas requeridas. Anlisis de cambios en el ciclo del negocio, como resultado de la implementacin del nuevo ERP Analiza, propone e implementa la solucin de los casos de negocio a presentarse en cada frente (incluye configuracin, pruebas requeridas, transferencia de conocimiento, migracin, puesta en marcha y soporte). Organiza y controla el cumplimiento de los compromisos establecidos al interior de su frente. Implementar y/o actualizar la parametrizacin del sistema. Proporcionar soporte de segundo nivel en la implantacin. Organiza y controla las actividades de entrenamiento, seguridad, migracin y soporte al interior de los frentes. Actividades de control de calidad de las soluciones definidas dentro de su responsabilidad Responsable de la transferencia de conocimientos del ERP hacia la organizacin de PETROPER en los procesos de su especialidad Responsables de la integracin del modelo. Otras funciones inherentes a su rol.

Los consultores funcionales y de procesos de negocio requeridos son: 01 Consultor de Contabilidad y Finanzas 01 Consultor de Logstica (Materiales y Compras en general) 01 Consultor Comercial 01 Consultor de Compras e Inventarios de productos a granel. 01 Consultor de Mantenimiento 01 Consultor de Costeo de la Produccin

a.6. Consultores del ERP Anlisis de requerimientos Diseo Funcional Identificacin de mejoras en el sistema existente Propuestas de soluciones estndares del ERP Implementacin de soluciones segn requisitos y aspectos de la aplicacin Implementar y/o actualizar la parametrizacin del sistema Anlisis tcnico para programadores Soporte a usuarios Anlisis tcnico detallado para programadores Actividades de control de calidad de las soluciones definidas dentro de su responsabilidad Otras funciones inherentes a su rol.

Los consultores del ERP requeridos son: 02 Consultores de Finanzas Contabilidad y Activo Fijo 01 Consultor de Logstica (*) 01 Consultor Comercial. 01 Consultores de Refinacin (*) 72

01 Consultor de Presupuestos y Control de Gestin. (*).

(*) Al menos uno de los consultores referidos debe tener conocimiento de procesos de gestin de proyectos. a.7. Consultores de Migracin y Carga de Datos Los consultores de migracin y carga de datos requeridos son: 01 Consultor Senior de Migracin y Carga de Datos. 01 Consultor de Migracin y Carga de Datos.

Las funciones de los consultores de migracin y carga de datos son: Organiza y revisa las definiciones realizadas por PETROPER con relacin a los datos maestros y las transacciones a migrar. Configura los parmetros, gestiona las adecuaciones necesarias e implementa los procedimientos para el acondicionamiento y migracin de los datos maestros y transaccionales. Especifica y controla los programas de carga de datos desde la perspectiva del nuevo ERP. Realiza y revisa las pruebas de migracin y asiste a los usuarios y analistas de PETROPER en las mismas. Participa activamente en el proceso de migracin de datos y control de calidad de los mismos. Identifica puntos de control y reportes para la validacin de la calidad de los datos migrados al ERP. Brinda soporte a los usuarios en el proceso de migracin. Otras funciones inherentes a su rol.

Adicionalmente a ello las funciones del Consultor Senior de Migracin y Carga de Datos son: Liderar e integrar las actividades concernientes a la migracin de datos. Definir la estrategia de migracin de datos y proporcionar a PETROPER los lineamientos requeridos. Identificacin de riesgos relacionados con el proceso de migracin de datos y propuestas para mitigarlos. Coordinacin de las actividades que deben ser realizadas con apoyo de PETROPER: anlisis, evaluacin de calidad, limpieza de datos. Seguimiento de los compromisos del plan de trabajo de migracin de datos. Otras funciones inherentes a su rol. a.8. Consultor de Arquitectura Tecnolgica y Comunicaciones Responsable de: Instalacin del ERP Revisin / monitoreo del sistema Revisin y levantamiento de errores tcnicos de plataforma (incidentes) Anlisis de requerimientos tecnolgicos Espacio de sistema (base de datos, filesystem) Administracin de base de datos. 73

Configuracin y parametrizacin de: o Sistema operativo o Base de datos o El ERP (plataforma) Administracin de parches y mejoras del fabricante. Administracin de sistema operativo. Diseo e implementacin de la seguridad de la informacin y de la infraestructura (incluyendo copias de respaldo). Administrar y operar los ambientes y servidores de desarrollo, pruebas, migracin y capacitacin durante la fase de implementacin. Administracin y control de accesos (cuentas de usuario y perfiles). Evaluar y coordinar con PETROPER la disponibilidad y los tiempos de respuesta del ERP. Programacin, ejecucin y monitoreo de ejecutables relacionados con los mdulos de plataforma. Monitoreo de ejecucin de trabajos (jobs) de usuarios. Afinamiento de la arquitectura tecnolgica de los ambientes de implementacin Apoyo en elaboracin de bases tcnicas para contratacin del nuevo hosting del ERP Otras funciones inherentes a su rol.

a.9. Consultor Tcnico Senior Liderar el diseo tcnico de los requerimientos de desarrollos, adecuaciones, interfaces y reportes. Gestionar los desarrollos del proyecto (requerimientos, entregables y avances) Proponer e implementar soluciones tcnicas a las necesidades de programacin del ERP. Controlar la calidad de los desarrollos realizados por el equipo de programacin. Proponer e implementar los estndares tcnicos para las adecuaciones del ERP y velar por la aplicacin de la metodologa de desarrollo de software propuesta por el implementador asegurndose que cumplan con los requerimientos y exigencias del fabricante. Controlar las versiones de los programas desarrollados. Asegurar calidad de entregables del proceso de desarrollo (Especificacin Funcional, Especificacin Tcnica, Codificacin, Pruebas Unitarias) Otras funciones inherentes a su rol.

a.10. Consultor Tcnico Anlisis tcnico de los requerimientos funcionales Desarrollo/ programacin del software (adecuaciones, interfaces, programas de carga, reportes, etc.). Comunicar problemas y administrar cambios o errores a objetos de desarrollo Pruebas unitarias y soporte a pruebas de consultor y pruebas de usuario. Documentacin tcnica del proyecto. Otras funciones inherentes a su rol. 74

En la eventualidad de que EL CONTRATISTA requiera hacer cambios del personal propuesto antes del inicio o durante la ejecucin del Contrato, por motivos no atribuibles a l, deber acreditar fehacientemente que el personal de reemplazo que brindar el servicio cuenta con los conocimientos y experiencia del mismo nivel o superior que el personal presentado en su propuesta tcnica; dichos cambios debern contar con la aprobacin de PETROPER. b) Equipo de Trabajo de PETROPER Este equipo se rige por las polticas y procedimientos de PETROPER, del mismo modo cuentan con los conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas para el desarrollo exitoso del Proyecto de Modernizacin del ERP. Este equipo est conformado por: Personal Permanente 01 Lder 02 Coordinadores 04 Analistas Funcionales 01 Analista Tecnolgico 01 Analista de Migracin de Data Histrica y Aplicaciones AS/400 06 Becados profesionales Personal Usuario: 25 Key users Permanentes. Personal Parcial 30 Key users Parciales.

2.4.5 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIN Es requerimiento de la empresa el desarrollar el proceso de implementacin del ERP en un periodo de quince (15) meses ms tres (03) meses de acompaamiento. EL CONTRATISTA deber garantizar por un periodo de nueve (09) meses, adicionales a los tres (03) meses de acompaamiento, el correcto funcionamiento del ERP implementado, que cubra a PETROPER contra fallas o vicios ocultos. Durante este Periodo de Estabilizacin (Garanta) EL CONTRATISTA deber mantener vigente la Carta Fianza de Fiel Cumplimiento del Contrato. El pago a EL CONTRATISTA ser realizado al trmino de cada fase del servicio de implementacin, previa aprobacin de los entregables por parte de PETROPER, de acuerdo a los porcentajes indicados en el Apndice N 09.

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3. 3.1

OTRASCONSIDERACIONES
CONTROL DE CAMBIOS AL CONTRATO
La Definicin de Cambio es: alterar o modificar el alcance de los servicios y/o sus componentes comprendidos en el Contrato mediante una solicitud formal de cualquiera de las Partes (PETROPERU o EL CONTRATISTA), que se denomina Solicitud de Cambio, la cual slo puede ser generada por personal autorizado. Todos los cambios al contrato debern estar enmarcados dentro del Reglamento de Contrataciones de PETROPER. No se ejecutar ningn cambio al Contrato si ste no est formalmente aprobado.

3.1.1 SOLICITUD DE CAMBIO AL CONTRATO Un cambio al Contrato podr ser iniciado a solicitud de cualquiera de las partes. Para asegurar un tratamiento formal, se usar una comunicacin escrita indicando como mnimo, el siguiente contenido: Identificacin del solicitante del cambio Descripcin del cambio Justificacin y conveniencia del cambio Descripcin de los componentes afectados

3.1.2 CALIFICACIN DEL CAMBIO Las solicitudes de cambio al contrato sern manejadas por el Comit Gerencial. El Gerente del Proyecto de EL CONTRATISTA efectuar un anlisis tcnicoeconmico preliminar para calificar el cambio de acuerdo a su magnitud e impacto en la implementacin. Si existe un impacto en los costos, se determinar el monto que EL CONTRATISTA facturara en forma adicional o restituira a PETROPER, segn el caso, en base al tarifario propuesto (Apndice N 07). CALIFICACIONES POSIBLES: 3.1.2.1 CAMBIO MENOR Si el requerimiento est enmarcado en el alcance de lo establecido en el Contrato y no afecta los costos. 3.1.2.2 CAMBIO MAYOR Si el requerimiento afecta el costo de la implementacin. Dicho cambio se tramitar como prestacin adicional. Cualquiera de las partes podr hacer observaciones a la calificacin dentro de los tres (03) das hbiles para cambios menores o cinco (05) das hbiles para cambios mayores, siguientes a la comunicacin formal. De no mediar respuesta en el plazo indicado, esta calificacin se dar por aprobada. 3.1.3 MANEJO DEL CAMBIO Cada nivel de cambio se manejar con las siguientes secuencias de actividades:

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3.1.3.1 CAMBIO MENOR El Gerente del Proyecto de EL CONTRATISTA comunicar formalmente a su contraparte en el Comit Gerencial que el cambio solicitado es un CAMBIO MENOR Aprobada la calificacin como CAMBIO MENOR, ste pasar a formar parte del plan de trabajo y los Gerentes del Proyecto o encargados de ejecutar el servicio, se asegurarn de su cumplimiento

3.1.3.2 CAMBIO MAYOR Para los CAMBIOS MAYORES se aplicarn los siguientes lineamientos: Solicitud formal del requerimiento de cualquiera de las dos partes por escrito EL CONTRATISTA comunicar a PETROPER su propuesta tcnico econmica del cambio solicitado. Esta propuesta no ser determinante para la decisin de realizacin del cambio Dentro de los quince (15) das de recepcin de la propuesta de cambio, el Comit Gerencial evaluar la viabilidad de la misma Las alternativas de decisin sern notificadas por escrito, pudiendo ser: a. Aceptada, en cuyo caso se tramitar la adenda correspondiente al Contrato. Posteriormente, el CAMBIO MAYOR pasar a formar parte del plan de trabajo y ser incorporado a los Servicios; los Gerentes del Proyecto o encargados de ejecutar el servicio, se asegurarn de su cumplimiento b. Rechazada, en cuyo caso debern quedar documentadas las razones del rechazo Todos los adicionales y reducciones se realizarn conforme con lo establecido en el Reglamento de Contrataciones de PETROPER y el Cuadro de Niveles de Aprobacin de Contrataciones de PETROPER vigente. Todos los cambios debern quedar documentados.

3.2

FACILIDADES PROPORCIONADAS POR PETROPER


PETROPER brindar las siguientes facilidades de infraestructura al Contratista durante la ejecucin del proyecto de implementacin y el periodo de acompaamiento: Ambiente y mobiliario para el equipo de trabajo del proyecto Anexos telefnicos para comunicacin interna Facilidades para conexin de red interna, correo electrnico e Internet Servicio de fotocopiado e impresin Servicios de Video Conferencia entre la Oficina Principal y las Operaciones PETROPER NO brindar ninguna de las siguientes facilidades al Contratista: Soporte Secretarial Equipos de cmputo, software, suministros y recursos para las computadoras Equipo Facsmile 77

Equipos de respaldo (backup) y servicios de almacenamiento de medios de respaldo Estacionamiento vehicular

3.3

GESTIN DE VIAJES
El implementador deber prever y presupuestar en su propuesta como mnimo los siguientes viajes: Para la etapa de diseo viajarn los consultores de los mdulos a implementar y el equipo de Gestin del Cambio. Se requiere viajar a: Operaciones Talara, Operaciones Oleoducto (Piura) y Operaciones Selva (Iquitos). El viaje a Talara y Piura se realizar en un slo traslado areo. Durante la etapa de configuracin y pruebas viajar el equipo de Gestin del Cambio, a las mismas operaciones. La finalidad de este viaje ser difundir los avances del proyecto y facilitar el cambio en la organizacin. Para la etapa de capacitacin de usuarios finales viajar un consultor por mdulo a las mismas operaciones. La finalidad de estos viajes ser encaminar las actividades de capacitacin dirigiendo los primeros talleres y preparando a los usuarios clave para que ellos continen la capacitacin. Para la etapa de puesta en produccin del sistema viajarn a Operaciones Talara los consultores de los mdulos de refinacin y mantenimiento. La duracin de los viajes para cada localidad ser de tres (03) das tiles. El equipo de Gestin del Cambio podr viajar en otras ocasiones a criterio de EL CONTRATISTA, lo cual deber ser detallado en su propuesta. Es una exigencia que todo personal que viaje a las Operaciones deba contar con un Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo. Adems contar con vestuario que identifique a la empresa que pertenece. De acuerdo con lo estipulado en la Ley 26790 y su Reglamento, las Refineras, Plantas, Terminales, etc. son reas de alto riesgo; por lo que, los contratistas estn obligados a contratar para su personal las plizas del Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (SCTR) con las correspondientes coberturas para las prestaciones de salud, invalidez y sepelio. El implementador deber planificar y coordinar con PETROPER los viajes de su personal e informarlo en sus reportes de avance. Si existiera la necesidad de viajes adicionales a las Operaciones sern informados, coordinados y liquidados de acuerdo a la poltica de viajes para los efectos de reembolso por parte de PETROPER, de conformidad con la Circular N RRHH-R I-011-2008 del 08-052008 vigente a la fecha, con los montos correspondientes a los Supervisores de PETROPER. Para efectos de la capacitacin tambin se considerarn Operaciones Conchn y Oficina Principal (ambas en Lima), en donde no se considerarn gastos de viaje.

3.4

REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS


El Postor, para que su propuesta sea admitida, deber cumplir con el 100% de los Requerimientos Tcnicos Mnimos (RTM) especificados en el Apndice N 06. El incumplimiento de algn RTM significar la descalificacin de EL POSTOR. 78

3.5

SERVICIOS DE VALOR AGREGADO


EL POSTOR podr presentar servicios de valor agregado al proyecto de implementacin del ERP que no representen costos adicionales para PETROPER, estos servicios deben ser convenientes para la empresa y deben estar relacionados a los objetivos del proyecto. PETROPER valorar en la calificacin de las propuestas a aquellos postores que se comprometan a proporcionar, sin costo adicional, una cantidad de horas para trabajos de desarrollos y adecuaciones para requerimientos adicionales a la matriz de requerimientos presentada en las bases. PETROPER solicita que los postores incluyan en su propuesta una bolsa de horas cuyo nmero deber precisar. Estas horas adicionales de consultora debern estar disponibles cuando PETROPER las requiera, y no estarn condicionadas por ningn motivo. PETROPER priorizar los requerimientos adicionales identificados en el curso de la implementacin y definir cundo se atendern a travs de una Orden de Servicio para cada caso, previo acuerdo entre las partes sobre el nmero de horas necesarias para atender el requerimiento y firmada por ambas partes. La conformidad del trabajo tambin debe ser firmada por el Lder del PMERP de PETROPER previa presentacin del informe correspondiente. EL CONTRATISTA y PETROPER llevarn un control conjunto de las horas ejecutadas y pendientes de ejecutar por este concepto. PETROPER valorar que la casa de software asuma el mayor compromiso posible para mejorar los servicios proporcionados al proyecto. Por tal motivo el fabricante debe estar en capacidad de brindar directamente los siguientes servicios sin intermediacin de EL CONTRATISTA: El Fabricante podr proporcionar al proyecto un servicio preferencial para priorizacin de las respuestas y para el acceso al equipo de expertos de manera que se acelere la resolucin de problemas, a travs de un Gestor de Servicio de Soporte (en el centro de servicios) que facilite la comunicacin y el escalamiento con priorizacin de solicitudes durante el periodo que tome la implementacin. El Fabricante podr brindar servicio de evaluacin de la configuracin y recomendaciones realizadas por el implementador para ayudar a alcanzar el rendimiento ptimo del sistema. El servicio podr realizarse de manera remota. PETROPER definir cundo se necesitar este servicio en el curso de la implementacin o durante el perodo de acompaamiento a travs de una orden de servicio (o ms de una) firmada por el Lder del PMERP de PETROPER. La conformidad del trabajo tambin debe ser firmada por el Lder del PMERP de PETROPER previa presentacin del informe correspondiente. El Fabricante podr brindar servicio de revisin tcnica de la calidad de la plataforma y los desarrollos realizados durante la implementacin. PETROPER definir cundo se necesitar este servicio en el curso de la implementacin o durante el perodo de acompaamiento a travs de una orden de servicio (o ms de una) firmada por el Lder del PMERP de PETROPER. La conformidad del trabajo tambin debe ser firmada por el Lder del PMERP de PETROPER previa presentacin del informe correspondiente. 79

3.6

SERVICIO DE IMPLEMENTACIN DEL ERP


EL CONTRATISTA deber considerar los lineamientos bsicos establecidos para llevar a cabo el proceso de implementacin, as como la migracin de datos, estableciendo los planes generales y actividades que aseguren el xito de este proyecto. La implementacin de necesidades de PETROPER debe realizarse a travs de un enfoque basado en procesos y tomando como mbito de accin las sedes en: Lima (Oficina Principal, Operaciones Comerciales y Operaciones Conchn), Talara (Operaciones Talara), Piura (Operaciones Oleoducto y Refinera El Milagro) e Iquitos (Operaciones Selva). La salida a produccin del sistema ERP deber contar con apoyo de consultores en las oficinas de PETROPER que resolvern problemas operativos de usuarios mediante soporte telefnico y soporte presencial en las oficinas de los usuarios en caso corresponda, durante los primeros tres (03) meses de operacin. Durante los tres (03) primeros cierres contables, posterior a la salida a produccin, se requerir soporte local de personal especialista en el sistema ERP en las instalaciones de Oficina Principal de acuerdo al periodo de tiempo que la situacin amerite y en el horario que se requiera para lograr los objetivos del cierre contable.

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