Aula 03

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA 03 Exerccios Comentados
os Salve, concurseiros! Tudo bem com vocs? Vamos finalizar nossos estudos para o concurso do CNJ. Espero que estejam gostando das aulas e do contedo, pois tenho certeza que os ajudar muito. E agora, que j estudamos todo o contedo do edital, esta aula ser um reforo. Vamos comentar alguns exerccios da banca. Infelizmente a Arquivologia no to comum em provas, e por isso tive que utilizar algumas questes de concursos mais antigos. Mas no se preocupem: no nada que comprometa o aprendizado de vocs! Ento teremos para esta aula: Exerccios comentados sobre o contedo do curso. Fiquem vontade para me escrever: mayko@pontodosconcursos.com.br. Alm disso, temos tambm o frum do curso, e espero que o utilizem para tirar suas dvidas. E sem mais demoras, vamos comear!
Prof. Mayko Gomes Janeiro/2013
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Noes Iniciais (TRT-17/2009 Cespe/UnB) O conhecimento arquivstico tributrio da expanso das empresas privadas com suas complexas necessidades informacionais e tambm vinculado a essa mesma expanso. Comentrio: A informao considerada o principal insumo das organizaes no sculo XX. Aps a dcada de 50, ela ganhou muita importncia, e sua presena tornou-se to fundamental para as instituies quanto os recursos humanos, materiais e financeiros. Hoje impossvel pensar na existncia e desenvolvimento de uma instituio sem contar com um sistema complexo de informaes. Ento podemos concluir que se a informao um recurso, tambm precisa ser gerenciada. E ao longo em que as instituies se expandem, tambm o fazem os seus recursos. Assim, quanto mais as instituies crescem, mais recursos necessitam, sendo esta necessidade vinculada ao seu crescimento. Gabarito: Certo (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) A produo de documentos de arquivo no tem por finalidade o registro da histria da instituio, mas o atendimento das suas necessidades administrativas, entre as quais se inclui a informao aos cidados, caso se trate de rgo pblico. Comentrio: Os documentos de arquivo so produzidos ou recebidos como consequncia das atividades de uma entidade, sendo uma pessoa, grupo ou instituio. Quando uma atividade realizada, sua consequncia, seu produto imediato o documento. E este documento ser necessrio para a continuidade do processo, caso seja uma atividade composta (devendo ser realizada por dois ou mais rgos ou pessoas). Ento o documento gerado por uma atividade administrativa, e para tal deve servir. Existem aqueles documentos que, pelo assunto de que tratam, devem ser guardados e mantidos como fonte de pesquisas para outras reas do conhecimento. o caso de documentos de criao de instituies, de posses de dirigentes, de organizao administrativa, de aes finalsticas ou no rotineiras, etc. Mas mesmo assim, esses documentos foram produzidos com a finalidade de servir administrao, e no como fonte de pesquisa. Ningum produz um documento de arquivo pensando que ele vai servir para a pesquisa em outras reas. Isso ocorre por acaso, dependendo das circunstncias. Gabarito: Certo
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (STM/2011 Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos de arquivo aqueles que, emanados do poder pblico ou de entidades de direito privado, so capazes de produzir efeitos de ordem jurdica na comprovao de fatos. Comentrio: Uma das caractersticas do documento de arquivo que ele deve refletir fielmente as aes que o geraram, ou as informaes de seu produtor. Se for o caso, este documento considerado legtimo e autntico, at prova em contrrio. Como capacidade de produzir efeitos jurdicos devemos entender a possibilidade de o documento provar sobre fatos alegados. Um documento que foi produzido como consequncia de atividades, que cumpre todas as exigncias tericas e legais, e no possui nenhum elemento que o desqualifique como tal, tem a capacidade de produzir efeitos jurdicos, de provar e testemunhar no s em juzo como tambm fora dele. Gabarito: Certo (ANEEL/2010 Cespe/UnB) Um documento de arquivo confivel quando o contedo pode ser considerado uma representao completa e precisa das operaes, das atividades ou dos fatos que o criaram. Comentrio: Como na questo anterior, o documento de arquivo deve ser um reflexo, uma imagem fiel da atividade que o gerou ou do seu produtor. O documento DEVE ser a prova de que a atividade foi realizada, do modo como foi realizada, de quando ela foi realizada, etc. Alis, esta a principal finalidade do arquivo: testemunhar, provar, mostrar que o seu produtor existe, o que ele realiza e como realiza, o que conseguiu atingir, e como influencia e influenciado por outras instituies e pelo ambiente em que atua. Gabarito: Certo (MPS/2010 Cespe/UnB) Documento toda informao registrada em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos e pensamentos da humanidade nas diferentes pocas e nos diversos lugares. Comentrio: O documento, em seu conceito mais bsico, toda informao que est registrada em um suporte material. Assim, todo material slido que possui informaes gravadas em seu corpo, um documento. Quando pensamos em documento, nos vem logo a imagem de um processo, um ofcio ou algo do gnero. Mas de acordo com esse conceito, toda e qualquer coisa pode ser um documento, desde que tenha informao gravada e seu corpo. Assim, documento pode ser um CD de msica, um filme em DVD,
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES um pergaminho antigo, um livro da Idade Mdia, as Tbuas dos Dez Mandamentos, etc. O objetivo de gravar uma informao (pensamento, ideia, mensagem, etc.) em um suporte material faz-la resistir ao tempo e mudanas de espao que possa sofrer, sem perder ou alterar seu contedo. Gabarito: Certo (TRE-GO/2010 Cespe/UnB) Entende-se por documento de arquivo a informao textual gerada oficialmente no decurso de ao administrativa ou judicial de rgo pblico, fixada ou no em suporte. Comentrio: Um das condies bsicas para um documento a informao registrada, afixada em um suporte. Portanto, no h a possibilidade de um documento existir se no houver isso. Um suporte sem informao de nada vale, e uma informao sem suporte no confivel. Quanto aos demais requisitos descritos (informao textual, ao administrativa ou judicial, rgo pblico) referem-se a outras possibilidades de elementos do documento, visto que pode haver mais. Por exemplo, a informao gerada pode ser uma imagem ou um som (no necessariamente texto); a ao no precisa ser administrativa ou judicial, mas deve ser oficial da instituio (um estudo, por exemplo); e no h a necessidade de ser rgo pblico, pois instituies privadas tambm realizam atividades. Mas o que torna o item errado a parte final, onde afirma no haver a necessidade de fixao em suporte. Gabarito: Errado
rgos de Documentao (INSS/2008 Cespe/UnB) Na arquivologia, diferentemente do que ocorre na biblioteconomia, no se trabalha com documentos mltiplos nem com tipologias uniformes, passveis de se submeterem a uma estrita normalizao de processamento tcnico. Comentrio: Os documentos de arquivo apresentam semelhanas e diferenas com os documentos de biblioteca, de museu e de centros de documentao e informao. Ao passo que os documentos de arquivo so nicos em seu contexto de criao (o documento de arquivo um s, mesmo que existam mais cpias ou vias), os documentos de biblioteca existem em mltiplos exemplares (edies). Ainda, os documentos de biblioteca possuem a tipologia uniforme, enquanto o documento de arquivo, j vimos, pode ser qualquer coisa material, em qualquer configurao.
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Contudo, apesar dessas diferenas, esses documentos tambm possuem semelhanas, e uma delas exatamente a capacidade de se submeterem a estrita normalizao e processamentos tcnicos. Por normalizao devemos entender as regras de ditam a produo e tratamento dos documentos; e por processamento tcnico devemos entender a maneira, o modo como este documento tratado e utilizado. Ento, apesar das diferenas, o ltimo elemento descrito no item fator de semelhana. Gabarito: Errado (INSS/2008 Cespe/UnB) O documento de arquivo um tipo de material que tem como objetivo principal informar para instruir ou ensinar. Comentrio: Voltando s diferenas e semelhanas entre os documentos de arquivo e de outros rgos de documentao, outro fator de diferenciao entre os eles a funo, ou o objetivo da sua produo. Enquanto o documento de biblioteca tem a funo de educar e informar, o do centro de documentao tem a funo de informar, e o do museu tem a funo de educar e entreter, o documento de arquivo (j mencionado antes) tem a funo de provar e testemunhar sobre seu produtor. Gabarito: Errado (MS/2010 Cespe/UnB) Mesmo que os documentos sejam tirados arbitrariamente do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentria, no perdido nem se torna obscuro. Comentrio: Ao contrrio de documentos de outros rgos de documentao, que podem ser organizados e classificados da maneira mais conveniente para esses rgos, os documentos de arquivo, como produtos imediatos de atividades, devem sempre ser organizados e mantidos de forma que reproduza o mais fielmente possvel as atividades que os geraram. Enquanto um documento de outros rgos tratado como pea isolada, tendo sentido completo sem pertencer a nenhum conjunto, o documento de arquivo possui sentido completo quando dentro de seu conjunto, e mesmo ali deve estar colocado em seu lugar, organizado para que o contexto seja compreendido, como parte de um quebra-cabeas, onde cada pea tem seu lugar definido. Gabarito: Errado (Correios/2011 Cespe/UnB) A distino entre documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu feita conforme a origem e o emprego desses documentos.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Comentrio: Outro fator de diferenas entre os documentos dos rgos de documentao. Alis, os principais, de acordo com o que vimos at aqui. Enquanto os documentos de arquivo so produzidos como provas, os de biblioteca so resultados do conhecimento e da expresso. E assim como suas criaes so diferentes, as suas funes tambm. O documento de biblioteca deve ser utilizado para educao e comunicao, enquanto o de arquivo deve ser utilizado para provar e testemunhar. Gabarito: Certo
Classificao dos Arquivos (MS/2008 Cespe/UnB) Os documentos acumulados por rgos pblicos e entidades pblicas, em decorrncia de suas funes e atividades, so considerados pblicos. Comentrio: Os arquivos, assim entendidos como o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos como consequncia das atividades de uma instituio. Esses arquivos podem ser classificados de acordo com alguns critrios, que so: entidade mantenedora, natureza dos documentos, extenso de atuao e estgio de evoluo. Quanto entidade mantenedora, os arquivos podem ser pblicos (so os produzidos por rgos e entidades de direito pblico, ou entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos); ou privados (so os produzidos por instituies de direito privado, ou por pessoas). Gabarito: Certo (MTE/2008 Cespe/UnB) O conjunto documental produzido e/ou recebido pelo MTE em decorrncia de suas funes administrativas considerado arquivo pblico, diferentemente dos conjuntos documentais produzidos e recebidos por instituies de carter pblico ou por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos, que so considerados arquivos privados. Comentrio: O MTE, sendo classificado como rgo, tem carter pblico, e deve seus documentos, de acordo com a explicao da questo anterior, devem ser pblicos. No entanto, tambm de acordo com a explicao da questo anterior, os documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, ou o por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos so arquivos pblicos. A afirmao se contradiz ao afirmar que o arquivo do MTE pblico o das instituies pblicas no so, pois o MTE uma instituio pblica (para questes de Arquivologia).
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gabarito: Errado (TCE-AC/2006 Cespe/UnB) Segundo as entidades criadoras e mantenedoras de arquivos, os arquivos classificam-se em pblicos, institucionais, comerciais e pessoais. Comentrio: Muito importante esta questo, pois comum ficar confuso com este assunto. Como j dito, os arquivos classificam-se, quanto entidade mantenedora, em pblicos e privados. Contudo, existe outra classificao que foi atribuda pela autora Marilena Leite Paes, em sua obra Arquivo: Teoria e Prtica. Segundo a autora, quanto entidade mantenedora, os arquivos podem ser classificados em pblicos (produzidos por rgos e instituies pblicas), institucionais (produzidos por instituies SEM fins lucrativos) comerciais (produzidos por instituies COM fins lucrativos) e pessoais ou familiares (produzidos por pessoas fsicas ou grupo social). As bancas de concurso, inclusive a nossa, aceita as duas formas de classificao! Portanto, quanto entidade mantenedora, os arquivos classificam-se em pblico ou privados / pblicos, institucionais, comerciais ou pessoais. Gabarito: Certo (Sebrae/2008 Cespe/UnB) O arquivo especializado se refere existncia de documentos de formas fsicas diversas, como fotografias, discos, fitas, microfilmes e slides. Comentrio: outra maneira de classificar os arquivos quanto natureza dos seus documentos. Segundo esse critrio, os arquivos podem ser especiais ou especializados. Os arquivos especializados (ou tcnicos, como pode aparecer) so os que guardam documentos de diversas formas fsicas e suportes. Todos esses documentos tm relao com uma rea do conhecimento especfica, apesar de apresentarem suportes diferentes. Esto unidos pelo seu contedo, e portanto devem permanecer juntos fisicamente. Gabarito: Certo (MDIC/2006 Cespe/UnB) Quanto natureza dos documentos, so classificados como especializados aqueles arquivos que tm sob sua responsabilidade a guarda de documentos que requerem tratamento diferenciado no armazenamento, no registro, no acondicionamento e na conservao, por causa de sua forma fsica.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Comentrio: A outra classificao quanto natureza do documento de arquivos especiais. Esses guardam documentos que necessitam de cuidados especiais, visto que esto em suportes especiais. Cada tipo de material (plstico, filme, papel, discos magnticos, etc.) requer um tratamento diferenciado em sua guarda, manuseio e utilizao. Ento esses documentos devem ser separados fisicamente (mantidos juntos os documentos com mesmo material de suporte), mas unidos logicamente. Gabarito: Errado (TJ-PA/2006 Cespe/UnB) Em arquivos denominados especiais, so mantidos sob guarda documentos que resultam da experincia humana em um campo especfico do saber. Comentrio: Os arquivos especializados, tambm chamados tcnicos, so os que guardam juntos documentos de uma determinada rea do conhecimento humano. Esses documentos tm ligao lgica, e deve m permanecer juntos, independente do suporte que utilizam, pois facilita usa busca e recuperao, alm de possibilitar uma pesquisa mais completa sobre o assunto de que tratam. Gabarito: Errado (Crea-DF/2003 Cespe/UnB) Arquivos iconogrficos so considerados especializados. de documentos
Comentrio: Essa questo traz um exemplo de arquivo especial: todos os documentos reunidos de acordo com o suporte. Neste caso o suporte o papel de fotografia, de gravura, de desenho ou mesmo um negativo fotogrfico. Essas imagens podem no ter nenhuma relao lgica entre si, mas devem ser guardadas juntas fisicamente por apresentarem o mesmo suporte. Gabarito: Errado (Crea-DF/2003 Cespe/UnB) considerados especializados. Arquivos de engenharia so
Comentrio: E esta questo traz exemplo de arquivo especializado: todos os documentos reunidos de acordo com o assunto de que tratam. Neste caso os documentos todos relatam estudos e mensagens da rea de engenharia. Ento eles possuem ligao lgica e, portanto, devem ficar juntos para facilitar a pesquisa. Esse arquivo tambm chamado especializado por que geralmente seus documentos so resultados de estudos na rea de que tratam. Gabarito: Certo
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (MCT/2008 Cespe/UnB) Quanto abrangncia de sua atuao, os arquivos setoriais so aqueles destinados a receber somente os processos administrativos provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio. Comentrio: O prximo critrio de classificao quanto extenso de atuao. Este critrio considera at onde o arquivo atua na instituio, ou seja, o quanto ele contribui para a guarda dos documentos. Uma de suas classificaes o arquivo setorial. Este se caracteriza por ser um arquivo local, guardando apenas documentos que foram produzidos ou recebidos por um setor, ou andar, ou sala, ou rgo, ou estrutura. Sendo assim, todos os demais setores e rgos devem possuir seu prprio arquivo setorial. Gabarito: Errado (DFTrans/2008 Cespe/UnB) A unidade de arquivo destinada a receber documentos do arquivo corrente de diversas unidades vinculadas mesma instituio classificada como arquivo setorial. Comentrio: A outra classificao da aos arquivos de acordo com sua atuao na instituio a de geral ou central. Esses arquivos devem guardar TODOS os documentos de uma instituio, de todos os rgos, setores, andares, etc. Todos esses setores podem possuir um protocolo setorial (assunto de nossa prxima aula), mas seus documentos sero mantidos em um mesmo lugar. importante saberem tambm que esse critrio de classificao somente se aplica a arquivos correntes. Os arquivos intermedirios e permanentes, por sua natureza, no podem ser alocados perto de seus produtores, pois no servem mais administrao com frequncia de uso. Gabarito: Errado
Classificao dos Documentos (AGU/2010 Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos tcnicos e plantas fazem parte do gnero documental cartogrfico. Comentrio: partindo para os documentos de arquivo, os mesmos so classificados quanto ao gnero, natureza do assunto, espcie/tipologia, e forma e formato.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Na classificao quanto ao gnero, os cartogrficos tm como caracterstica a informao que representa uma rea existente, mas de forma reduzida, como os mapas, os perfis, as plantas de arquitetura e engenharia. Gabarito: Certo (TRT-21/2010 Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e carto-janela so exemplos de documentos do gnero microgrfico. Comentrio: Outra classificao segundo o gnero so os documentos microgrficos. Esses tm como caracterstica o fato de ser resultado do processo de microfilmagem de outros documentos, geralmente textuais, iconogrficos e cartogrficos. Os itens listados na questo so alguns exemplos de suporte do documento microgrfico. Gabarito: Certo (TRE-MA/2009 Cespe/UnB) Os documentos textuais, audiovisuais e cartogrficos so gneros documentais encontrados nos arquivos. Comentrio: Alm do gnero cartogrfico, que j vimos, o item nos apresenta a dois outros gneros: o textual (ou escrito) e o audiovisual. O documento textual ou escrito aquele que apresenta a informao como texto. o exemplo mais comum de documento. O documento audiovisual aquele que apresenta a informao como imagens dinmicas acompanhadas de som. So os filmes e gravaes em pelcula. E todos esses gneros podem ser encontrados no arquivo. Gabarito: Certo (PGR-DF/2005 Cespe/UnB) Documentos manuscritos so classificados como textuais, documentos com imagens estticas so classificados como iconogrficos. Comentrio: Os manuscritos tambm so documentos do gnero textual. No to comum quanto o impresso, digitado ou datilografado, mas antes de invenes como as modernas mquinas que temos hoje, foi ele o grande representante dos documentos de arquivo, sendo o mais comum entre todos os gneros. E os documentos do gnero iconogrficos apresentam a informao como imagens estticas. So exemplos as fotografias, os negativos, as gravuras, os desenhos tcnicos, os desenhos arqueolgicos, os slides, etc.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gabarito: Certo (MEC/2009 Cespe/UnB) As correspondncias consideradas ostensivas so classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais, sigilosas e ultrassecretas. Comentrio: Outro critrio para se classificar os documentos considerando a natureza do assunto de que tratam. Quando isso ocorre, podemos ter dois tipos: os documentos ostensivos (ou ordinrios) e os documentos sigilosos. Os documentos ostensivos so os que no requerem medidas especiais de segurana, pois seu conhecimento pode ser divulgado sem prejuzo para o Estado ou para terceiros. Gabarito: Errado (MPE-RR/2008 Cespe/UnB) Documentos ostensivos so aqueles que, alm de exigirem um alto grau de segurana, apresentam teor ou caractersticas que s devem ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Comentrio: J a outra classificao de documentos sigilosos, documentos esses que requerem medidas especiais de segurana, pois tratam de assuntos que podem afetar a segurana da sociedade ou do Estado, ou ainda ferir e comprometer a honra e vida privada de terceiros. E assim sendo, esses documentos tm seu acesso restrito e muito limitado, somente por pessoas autorizadas e responsveis por sua divulgao e todo o mal resultante dessa ao. Gabarito: Errado (TJDFT/2008 Cespe/UnB) Reservado, confidencial, secreto e ultrassecreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao. Comentrio: Uma questo interessante para o nosso concurso. Ela apresenta os diferentes graus de sigilo que um documento sigiloso pode receber. Esses graus de sigilos esto listados na Lei de Acesso Informao (12.527/11). Lembre-se que antes da promulgao desta Lei, este assunto era tratado por decreto, que est tacitamente revogado, segundo o entendimento de alguns especialistas. Gabarito: Certo ( poca de aplicao desta prova)
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (STM/2011 Cespe/UnB) Os documentos que podem afetar a segurana da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas, so sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibio reservada, mediante determinao do Poder Judicirio. Comentrio: Os documentos so classificados como sigilosos por autoridade competente para tal. Contudo, a Lei j nos adianta quais documentos so passveis de serem classificados como sigilosos: aqueles que tratam de assuntos o contenham informaes que comprometam a segurana da sociedade ou do Estado, ou a intimidade, a honra e a privacidade das pessoas. Ainda, j sabemos que os documentos sigilosos tm o acesso restrito a pessoal autorizado. Contudo, a Lei permite que, caso seja necessrio para defesa em juzo, um documento sigiloso pode, por determinao do Poder Judicirio, ser exibido em seo reservada, somente com as autoridades competentes e as partes interessadas; ou tambm que seja emitida certido por autoridade competente sobre o contedo de tais documentos. Gabarito: Certo (STM/2011 Cespe/UnB) A classificao de sigilo de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuda ao documento classificado com o mais baixo grau de sigilo, de forma a favorecer o acesso a esse conjunto. Comentrio: Um documento sigiloso pode vir a compor um processo ou um dossi, ou outro conjunto de documentos. Mas o que ocorre quando um documento sigiloso unido a outro que ostensivo? Quando isso ocorre, no importa a quantidade de documentos o assuntos de que tratam, TODOS recebero a mesma classificao do documento sigiloso, passando a formar um conjunto sigiloso. E quando acontece a unio de documentos sigilosos em graus diferentes? Neste caso, todo o conjunto receber a classificao do documento com o grau de sigilo mais alto. Por exemplo: se a um processo for adicionado um documento com grau de sigilo reservado, todo o conjunto receber a mesma classificao. E se posteriormente, for adicionado outro documento, com grau de sigilo secreto, agora o conjunto ter essa classificao, pois mais elevada que a do documento anterior. Se o contrrio ocorrer, primeiro for adicionado um documento com gral de sigilo secreto e depois um com grau de sigilo reservado, ainda permanecer o grau mais elevado para todo o conjunto. Gabarito: Errado (MS/2010 Cespe/UnB) Para a arquivstica, os vocbulos forma e formato possuem significados bem distintos. Denomina-se formato a 12 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES configurao fsica do material sobre o qual as informaes so registradas, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado; por exemplo: cartaz, caderno. Livro. Mapa, rolo de filme, entre outros. J a forma refere-se ao estgio de preparao e de transmisso de documentos; por exemplo: original, cpia, minuta, rascunho. Comentrio: Outro critrio para classificao de documentos, embora pouco utilizado em provas, quanto forma e formato. A forma refere-se ao estgio de preparao do documento. Este pode ser original, cpia, rascunho ou minuta. O formato refere-se configurao fsica do suporte. Gabarito: Certo (PF/2009 Cespe/UnB) Ofcios, telegramas so tipologias documentais. memorandos, cartas e
Comentrio: O critrio de classificao quanto espcie ou tipologia aparece muito em provas da banca no formato de questes como esta. A espcie documental o aspecto formal das informaes contidas no documento. Por exemplo: sabemos que um ofcio um oficio quando observamos o modo como as informaes se apresentam. Sabemos que um contrato um contrato pelo modo como as informaes se apresentam: identificao das partes, clusulas numeradas, assinatura das partes, das testemunhas, etc. J a tipologia seria a espcie (aspecto formal) acrescida de uma funo. Sabendo que ofcio, memorando, cartas e telegramas so espcies (e a questo j est errada), para que se tornem tipos, basta acrescentar uma funo a esses modelos. Por exemplo: ofcio de notificao (aspecto formal = espcie = ofcio + funo = notificar), memorando de solicitao de pessoal (aspecto formal = espcie = memorando + funo = solicitar pessoal), carta de apresentao (aspecto formal = espcie = carta + funo = apresentar), e telegrama de nomeao (aspecto formal = espcie = telegrama + funo = nomear). Gabarito: Errado (TRT-17/2009 Cespe/UnB) Relatrio de atividades, negativo fotogrfico, ata de reunio e carto de visita so exemplos de tipologias documentais. Comentrio: Mais uma questo como a anterior. Temos a espcie (aspecto formal = relatrio, ata e carto), acrescidos de uma funo (de atividades, de reunio e de visita). O negativo fotogrfico no pode ser
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES uma tipologia, pois ser fotogrfico no uma funo do negativo. Alm disso, negativo no espcie documental, e sim um suporte (material que traz uma informao). Essa questo chama a ateno de vocs para o seguinte: alguns documentos podem causar confuso quanto a esta classificao. Por exemplo, existe um documento denominado exposio de motivos. Esta s im uma tipologia, pois um documento que apresenta as informaes de maneira que se possa identific-lo como tal. Contudo, as bancas apostam no nome de motivos para derrubar os candidatos. Esse de motivos no se trata de uma funo da exposio. Trata-se da nomenclatura do documento, o seja, o documento se chama exposio de motivos. Alis, quem j estudou Redao Oficial sabe que exposio de motivos um documento encaminhado exclusivamente por ministros de Estado para o Presidente da Repblica, onde faz consideraes sobre matria de lei com relao sua pasta de governo. Ento no pode haver outra funo para este documento que no esta. Eu recomendo que associem o estudo desse critrio ao de Redao Oficial, pois deve conhecer os nomes dos documentos para no serem pegos em armadilhas como esta. Gabarito: Errado (MS/2008 Cespe/UnB) A tipologia documental o resultado do somatrio entre o suporte documental e a funo dos documentos. Comentrio: Apenas para fixar, a tipologia documental trata-se da espcie (aspecto formal = configurao que assume a informao) acrescida de uma funo. Em nenhum momento a tipologia considera o suporte do documento, seu gnero, formato ou qualquer outro fator. Gabarito: Errado
Princpios Arquivsticos (AGU/2010 Cespe/UnB) Ao se aplicar o princpio de respeito aos fundos em um conjunto documental de uma organizao pblica ou privada, so identificados os documentos destinados guarda permanente ou eliminao. Comentrio: O princpio do Respeito aos Fundos, ou Provenincia, determina que os documentos produzidos por uma entidade (pessoa ou instituio) no devem jamais ser misturados aos documentos de outras entidades. A aplicao deste princpio nos mostra apenas os documentos que compem o conjunto documental, que tambm ser chamado de fundo 14 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES arquivstico. No podemos saber, apenas aplicando este princpio, que documentos so ou no necessrios para que seu produtor realize suas atividades. Gabarito: Errado (STM/2011 Cespe/UnB) A teoria das trs idades refere-se sistematizao do ciclo de vida dos documentos arquivsticos. Comentrio: A Teoria das Trs Idades, tambm conhecida por Estgio de Evoluo dos Arquivos ou Ciclo Vital dos Documentos, pode ser tratada como um princpio arquivstico. Sua elaborao constitui um grande marco na histria da disciplina. Sendo apresentada por qualquer um desses nomes, esse princpio determina o mesmo: durante sua existncia, desde sua produo at sua destinao, os documentos podem passar por trs estgios, em forma de sistema. Gabarito: Certo (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) De acordo com o princpio do respeito ordem original, os documentos devem ser reclassificados com base no assunto, desconsiderando-se a sua provenincia. Comentrio: O princpio da Ordem Original determina que os conjuntos de documentos devam manter a organizao que lhe foi atribuda por seu produtor. O motivo dessa determinao que os documentos de arquivo devem refletir fielmente as atividades do seu produtor, exatamente como aconteceram. Caso haja uma reorganizao desse conjunto, o contexto da atividade pode se perder e no ser mais to claro e completo. Gabarito: Errado (MPU/2010 Cespe/UnB) No plano institucional, o princpio da territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais perto possvel do lugar de sua criao e aplicao e guardados por quem os acumulou. Comentrio: O princpio da Territorialidade determina que os documentos devam ser mantidos no local onde se encontra o seu produtor, pois ali ele est em sua jurisdio (local onde se aplica seus efeitos administrativos, legais, fiscais e histricos). Este princpio, um dos mais importantes da Arquivologia, foi criado a partir das disputas fronteirias do Canad. Hoje aplicado para resolver problemas de custdia de documentos da era das colonizaes de pases e
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES continentes, onde havia a produo de documentos importantes tanto para colonizadores quanto para colonizados. Atualmente, pela aplicao deste princpio (que derivado da Provenincia Territorial), est determinado que os documentos devem permanecer o mais prximo possvel do local onde foram produzidos, pois ali que surtiro seus efeitos. Gabarito: Certo (ANEEL/2010 Cespe/UnB) Os princpios arquivsticos, entre eles o princpio de respeito aos fundos, que fundamentam a prtica arquivstica contempornea foram elaborados nos ltimos quarenta anos, principalmente a partir da chamada exploso da informao. Comentrio: Para aqueles que no conhecem a histria da disciplina, esta questo uma armadilha e tanto. O que foi elaborado nos ltimos quarenta anos, especialmente com a exploso da informao, foi a Gesto de Documentos, exatamente a soluo encontrada para gerenciar a imensa quantidade de informao que passou a ser produzida a partir de ento. Os princpios arquivsticos tiveram sua origem no contexto da Revoluo Francesa, onde se iniciava os conceitos de direito, de Estado e de governo. At ento os monarcas tratavam os documentos pblicos como uma propriedade privada. A partir das ideias da Revoluo, foram surgindo os conceitos de coisa pblica, e os arquivos passaram a pertencer coletividade. Ento tiveram incio tambm os estudos documentais e a elaborao dos princpios. Gabarito: Errado (STJ/2004 Cespe/UnB) O princpio da unicidade refere-se, sobretudo, ao quantitativo de cpias do documento. Comentrio: O princpio da Unicidade determina que o documento de arquivo, mesmo que exista em vrias cpias ou vias, nico em seu contexto de criao. Vamos ilustrar por um exemplo: ao ir at um restaurante, vocs consomem e geram uma nota fiscal. Essa nota ser emitida em trs vias (uma para o cliente, uma para a contabilidade da instituio, e outra para o governo). Apesar de a nota existir em trs vias, no o mesmo documento. A via do governo tem valores e utilidades diferentes da via da instituio e da via do cliente. Esse contexto nico, com utilidades diferentes e valores diferentes, faz com que o documento tambm seja nico, mesmo havendo outras vias e cpias. Gabarito: Errado
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (STJ/2004 Cespe/UnB) O princpio da integridade arquivstica determina a preservao dos fundos de arquivo em sua totalidade, sem que haja mutilao e tampouco destruies indevidas e no autorizadas. Comentrio: O princpio da Integridade Arquivstica, ou da Indivisibilidade, derivado do princpio da Provenincia, chegando a determinar a mesma coisa: a alterao indevida do fundo arquivstico. muito comum que vocs confundam e no saibam diferenciar um do outro primeira vista. Mas enquanto a Provenincia probe a mistura de documentos produzidos por entidades diferentes (para preservar o reflexo do produtor no fundo arquivstico), a Indivisibilidade probe alteraes indevidas, seja no sentido de acrescentar ou retirar peas, se no houver autorizao para tal. Isso por que, se a mistura com documentos de outros produtores prejudica a identificao do produtor em seu conjunto documental, muito pior o faz as destruies indevidas e o acrscimo de peas documentais sem controle e autorizao. Gabarito: Certo (MS/2010 Cespe/UnB) Os arquivos, quando acumulados de maneira a refletir estrutura, funes e atividades realizadas pelas instituies, demonstram estruturao e coeso, dentro das quais se percebe o inter-relacionamento dos documentos. Fruto da naturalidade e da organicidade, tal condio fundamental para a compreenso do significado e para a garantia da autenticidade do documento. Comentrio: Outro princpio derivado diretamente da Provenincia: a Organicidade. Este princpio determina que os documentos de arquivo devam manter uma organizao interna do conjunto, de modo que se possa identificar a estrutura, o funcionamento e as relaes do produtor. Como dito no incio, os documentos de arquivo possuem muito mais valor quando em seu conjunto do que fora dele. E isso pode ser percebido ao se estudar um conjunto de documentos: um complementa o sentido do outro. Pode ser percebida uma inter-relao entre os documentos. Gabarito: Certo (TJDFT/2008 Cespe/UnB) O princpio da ordem natural subsidirio ou decorrente do princpio da cumulatividade. Comentrio: O princpio da Cumulatividade afirma que o conjunto arquivstico uma formao natural, progressiva e orgnica. Isso significa que os documentos de arquivo so produzidos espontaneamente (conforme o produtor realiza suas atividades), involuntariamente (so uma conseqncia, 17 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES um efeito colateral, e no um fim em si) e ligado seu produtor (organizacional). Sendo assim, o conjunto documental possui uma lgica natural. como uma planta que se desenvolve e toma seu formato, seu tamanho e sua cor de forma de acordo com o que determinado pelo ambiente que a cerca. O princpio da Ordem Natural ou Original determina que os documentos devam manter a organizao que lhes foi atribuda desde o incio, pelo seu produtor. E essa ordem natural, orgnica e progressiva, pois reflete e acompanha o desenvolvimento das do produtor e suas atividades. Gabarito: Certo (Correios/2011 Cespe/UnB) A organicidade do arquivo se verifica na relao que os documentos mantm entre si em decorrncia das atividades do sujeito acumulador, seja ele pessoa fsica ou jurdica. Comentrio: Tratando novamente do princpio da Organicidade, sabemos que os arquivos devem ser organizados de forma a refletir a identidade e histria de seu produtor, e que os documentos de arquivo possuem mais valor quando em conjunto do que fora dele. Ento conclumos que os documentos possuem uma interrelao, uma complementao de significados um do outro. E essa interrelao determinar a organizao dos documentos. Gabarito: Certo (STM/2011 Cespe/UnB) As caractersticas dos documentos de arquivo incluem a unicidade, a qual determina que somente pode ser considerado documento de arquivo aquele que exemplar nico e original. Comentrio: Vimos que a Unicidade do documento no se trata do nmero de vias ou cpias que este possui, mas sim do seu valor e importncia para o conjunto em que est inserido. Alm disso, j sabemos tambm que os requisitos para ser documento de arquivo so: ser resultado de uma ao do produtor, e ser capaz de provar ou informar sobre essa ao, ou sobre o produtor. Em nenhum momento foi restringido o nmero de exemplares do documento, ou qualquer outra caracterstica. Ento mesmo que um documento possua vrios exemplares, ser nico em seu contexto de produo, em seu conjunto documental. Gabarito: Errado
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (Correios/2011 Cespe/UnB) Quando h necessidade de se reclassificar os documentos por tema, sem se levar em considerao a sua provenincia ou a classificao original, estar sendo aplicado o princpio da pertinncia. Comentrio: Por fim, o ltimo princpio a ser estudado, o da Pertinncia. Este princpio afirma que os documentos devem ser reclassificados por assunto, sendo desprezado qualquer outro critrio, como o produtor, por exemplo. Ao afirmar isso, esse princpio vai de encontro ao princpio da Provenincia, que manda considerar o produtor acima de tudo; e tambm prpria razo de existir do arquivo, que refletir a identidade e histria de seu produtor. Como um arquivo pode mostrar a trajetria de uma entidade se estiver desorganizado, ou misturado com outros documentos? simplesmente impossvel! Ento este princpio est em desuso na disciplina arquivstica, e s serve mesmo para aparecer em provas e derrubar candidatos desavisados. Gabarito: Certo
Armazenamento e Acondicionamento de Documentos (MPU/2010 Cespe/UnB) No acondicionamento de documentos permanentes, embalagens de papel com pH alcalino no devem ser utilizadas, porque provocam reaes qumicas que aceleram o processo de deteriorao dos documentos. Comentrio: O acondicionamento de documentos atividade de arquivamento que tem o objetivo de guardar o documento e mant-lo disponvel para a utilizao posterior. Trata-se da embalagem que envolver o documento, como a pasta, a caixa, a gaveta, etc. Sendo uma prerrogativa para a conservao preventiva, no acondicionamento devem ser tomados todos os cuidados para evitar danos ao documento. A utilizao do papel com pH alcalino ou neutro ideal para combater a deteriorao natural atravs da acidez, por que reduz as reaes qumicas e retardam a deteriorao natural dos documentos. O ideal mesmo seria que todos os documentos fossem produzidos tendo esse papel como suporte. Contudo, devido ao seu preo mais elevado, ele pode ter uma relao custo-benefcio muito prejudicial. Seria um desperdcio adquirir um material de preo mais elevado para um documento que ser descartado em pouco tempo. Gabarito: Errado
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (ABIN/2010 Cespe/UnB) A melhor forma de acondicionamento de lbuns de fotografias a utilizao de caixas estojo, que no so abrasivas e protegem a lombada da luz e da poeira. Comentrio: Os papis que sevem de suporte s fotografias so mais sensveis que os demais. Eles reagem mais facilmente a elementos externos, como luz, substncias orgnicas (saliva, gordura) e poeira. Por isso o cuidado com ele deve ser maior. As caixas estojo so embalagens fabricadas especialmente para esse tipo de papel. Ela isola completamente o seu ambiente interno contra a luz e a poeira, ajudando na preservao das fotografias. Contudo, ainda preciso muito cuidado no manuseio deste documento, pois a ao antrpica pode ser o fator de maior destruio do documento. Gabarito: Certo (TJDFT/2008 Cespe/UnB) O acondicionamento uma das etapas do planejamento de conservao preventiva de documentos. Comentrio: O planejamento da utilizao de ferramentas, de materiais, do ambiente e dos processos de tratamento dos documentos parte da conservao preventiva, pois se devem utilizar sempre os recursos adequados e da forma adequada para assegurar sua integridade. E com o acondicionamento no diferente. Esta etapa busca guardar os documentos adequadamente em seus invlucros para evitar qualquer dano que possam sofrer. Os materiais, ferramentas e mtodos devem ter qualidade para que assegurem a durabilidade do suporte, bem como evitem situaes em que haja risco de acidentes. Gabarito: Certo (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) As reas de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais e no devem exceder 200 m. Assim, pode ser necessrio ter vrios depsitos, que devem ser independentes entre si, separados por corredores, com portas corta-fogo e, de preferncia, com sistemas independentes de energia eltrica, de aerao e de climatizao. Comentrio: O armazenamento do documento o arquivamento propriamente dito. Trata-se de sua colocao, j acondicionado adequadamente em sua embalagem, no mobilirio, sala, setor ou andar do arquivo. Os documentos devem ser armazenados em ambientes com condies que favoream sua durabilidade. O ambiente ideal para sua guarda detalhado pelo CONARQ, e pode ser encontrado em seu stio na internet.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Mas para responder esta questo, j adianto que os espaos no devem exceder a 200 m, devem possuir sistemas de climatizao independentes (pois o clima adequado aos documentos no adequado s pessoas), e possuir ferramentas para o combate a acidentes e catstrofes, como incndios e inundaes. Gabarito: Certo (PF/2012 Cespe/UnB) O acondicionamento que consiste na guarda dos documentos nos locais a eles designados e o armazenamento que se refere embalagem do documento com vistas a proteg-lo e a facilitar seu manuseio so procedimentos fundamentais para a conservao e preservao dos documentos de arquivo. Comentrio: Uma questo relativamente simples. Sem muito que acrescentar, basta dizer que ela est incorreta porque inverte os conceitos de acondicionamento e armazenamento. Gabarito: Errado
Conservao e Preservao de Documentos (EBC/2011 Cespe/UnB) Nos acervos arquivsticos, as unidades de acondicionamento devem ser armazenadas em mobilirio adequado, como mapotecas e estantes de madeira e de metal. Comentrio: Um assunto muito simples que, tenho certeza, vai lhes garantir muitos pontos nesta prova. J aprendemos na primeira aula que no se deve utilizar mobilirios de madeira nos arquivos, pois estes apodrecem, favorecendo a apario de insetos e microrganismos, alm de ser combustvel em caso de incndio. Gabarito: Errado (EBC/2011 Cespe/UnB) O ataque de brocas ao acervo ocorre na fase em que o inseto atinge a forma de larva. Comentrio: A maioria dos ataques de insetos ao papel ocorre na fase de larva, quando o mesmo ainda no pode de deslocar para conseguir alimento. Mas ainda existe alguns, como a barata, que atacam o papel mesmo depois de se desenvolvimento completo. Gabarito: Certo
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (EBC/2011 Cespe/UnB) Elevados ndices de umidade relativa e de temperatura no ambiente de um acervo constituem condies propcias para a infestao de cupins nesse acervo. Comentrio: Os fatores que mais contribuem para a deteriorao do documento, alm da ao antrpica, so a umidade e temperatura. Alm de afetar diretamente o documento, contribui para que outros fatores tambm o faam, como as reaes qumicas e os insetos e microrganismos. Gabarito: Certo (EBC/2011 Cespe/UnB) Os acervos arquivsticos so constantemente atacados por diversos agentes de deteriorao, sendo a sujidade o mais danoso. Comentrio: A sujeira o mais danoso agente de deteriorao dos documentos. Ela ocorre como reao a utilizao de forma indevida, ou pela falta dos cuidados necessrios para a preservao dos documentos. Entre seus efeitos esto o dano direto (provocam reaes no documento) e o favorecimento para outros agentes, como insetos e microrganismos. Gabarito: Certo (EBC/2011 Cespe/UnB) O uso do p de borracha indicado para a limpeza de documentos em suporte de papel vegetal, como as plantas e os desenhos de arquitetura. Comentrio: A limpeza com p de borracha consiste em depositar certa quantidade desse produto na superfcie a ser limpa, geralmente papel, e em seguida deve esfregar com a ponta dos dedos at que o p absorva toda a impureza. indicada para papis vegetais e novos, devendo os papis mais antigos serem submetidos a tratamentos mais especficos. Gabarito: Certo (STM/2011 Cespe/UnB) Tirar a sujeira superficial com uma borracha macia ou borracha fina em p uma forma adequada de higienizar documentos em papel. Comentrio: Mais uma questo reforando a importncia dessa prtica para a limpeza de papis. Ela a mais eficiente e mais barata, devido simplicidade do material e da tcnica empregada, que no exige especializao. Gabarito: Certo (STM/2011 Cespe/UnB) A principal causa dos danos que ocorrem nos materiais de um acervo documental o manuseio indevido, tanto por usurios quanto por funcionrios.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Comentrio: A ao antrpica, j vimos, a maior causa de danos aos documentos. Atravs da utilizao de forma indevida que comeam a surgir os principais fatores de desgaste, como a sujidade, as reaes qumicas e a apario de insetos. E mesmo que sejam tomados todos os cuidados, apenas pelo fato de estar sendo utilizado o documento j se desgasta mais rapidamente. Ento tenha em mente que o maior fator de desgaste de um documento a ao antrpica. Gabarito: Certo
Ciclo Vital dos Documentos (TRE-GO/2009 Cespe/UnB) A teoria das trs idades aquela que afirma que os documentos passam por diferentes fases, determinadas, por um lado, pela frequncia de uso dos documentos pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro lado, pela identificao dos valores primrio e secundrio presentes ou no nos documentos. Comentrio: As fases documentais so determinadas, segundo a teoria arquivstica, pelo valor e pela frequncia de uso dos documentos. Quando os documentos so muito utilizados, significa que so extremamente necessrios para uma determinada atividade; quando so pouco utilizados, significa que ainda so importantes para uma atividade administrativa, mas no to urgentes; e quando so guardados definitivamente, significa que tm muita importncia para outras reas do conhecimento. Gabarito: Certo (MCT/2008 Cespe/UnB) Arquivo de primeira idade ou corrente, arquivo de segunda idade ou intermedirio e arquivo de terceira idade ou permanente so estgios de evoluo dos arquivos. Comentrio: Segundo a teoria arquivstica, estas so as fases do arquivo. Elas no so trs tipos de arquivo, mas sim um nico arquivo dividido em trs fases. O arquivo corrente a fase que guarda documentos consultados com muita frequncia, sendo necessrios para vrios procedimentos administrativos. O arquivo intermedirio guarda documentos que ainda so muito importantes para a administrao, mas no so utilizados com tanta frequncia; esses documentos servem mais como garantia de direitos ou prestao de contas. O arquivo permanente guarda documentos que perderam todo o seu valor para a administrao (valor primrio), mas so importantes fontes de pesquisa para outras reas, como a Histria, a pesquisa cientfica, a Cultura, etc. Gabarito: Certo
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (Censipam/2006 Cespe/UnB) Ciclo vital dos documentos nome de uma teoria segundo a qual os documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma entidade passam por fases sucessivas, devendo ser reunidos em arquivos correntes ou permanentes de acordo com a frequncia de uso, a provenincia e o grau de sigilo dos documentos. Comentrio: O Ciclo Vital dos Documentos, assim como o Estgio de Evoluo dos Arquivos, outro nome dado Teoria das Trs Idades. Portanto, ateno isso. Os documentos passam por fases no arquivo, segundo a questo anterior, de acordo com a frequncia de uso, com a provenincia (origem) ou com o grau de sigilo. Ocorre que os documentos sigilosos (que estudamos em nossa primeira aula) NO PODEM EXISITIR NO ARQUIVO PERMANENTE. O objetivo de desse arquivo servir de fonte de pesquisa, e no h sentido em guardar ali documentos com restrio de acesso. Gabarito: Errado (Imbel/2004 Cespe/UnB) Quanto frequncia do uso ou consulta, os arquivos podem ser: ativo, inativo e morto. Comentrio: Esta questo no apresenta novidades at aqui; mas acreditei que seria proveitoso coloc-la para lembrar a vocs que as fases do arquivo (corrente, intermediria, permanente) podem receber nomenclaturas diferentes. Portanto ateno a elas: Corrente 1 idade Setorial Administrativo Ativo Vivo De movimento Em curso Ncleos de arquivo Gabarito: Errado (ANAC/2009 Cespe/UnB) O arquivo intermedirio, assim como o arquivo corrente, constitudo de documentos de valor primrio. Comentrio: Todos os documentos do arquivo intermedirio tm as mesmas prerrogativas dos documentos do arquivo corrente: seu objetivo, seu valor, seus interessados, suas funes, etc. A diferena entre eles a sua frequncia de uso, que no intermedirio menor. Por esta razo vocs devem entender que o arquivo intermedirio pode ser considerado uma extenso do arquivo corrente. Inclusive muitas vezes no encontrado esse arquivo em
Intermedirio 2 idade Pr-arquivo Records centers Semiativo Limbo Purgatrio Temporrio Transitrio
Permanente 3 idade Histrico De custdia Passivo Morto Esttico Definitivo Final
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES empresas, pois seu custo no justifica sua instalao, e suas atividades podem ser realizadas pelo arquivo corrente. Ento tenham sempre em mente que a funo desse arquivo desafogar o fluxo no arquivo corrente. Gabarito: Certo (PF/2009 Cespe/UnB) A teoria dos valores de documentos no permite definir se o documento da fase corrente, da intermediria ou da permanente. Comentrio: A teoria dos valores documentais afirma que os documentos possuem dois valores: o primrio, que o valor do documento para a atividade que o gerou (mediato); e o valor secundrio, que a importncia do documento para outras reas, diferentes da atividade que o gerou. O valor primrio imediato, temporrio (acaba medida que o documento cumpre seu objetivo administrativo) e todo documento o possui ( a razo de existir do documento); o valor secundrio mediato, definitivo (existe para sempre) e nem todos os documentos o possuem (deve haver avaliao). O valor secundrio pode ser probatrio (capaz de provar sobre a ao que o gerou) e/ou informativo (capaz de fornecer informaes relevantes sobre seu produtor. Ento se um documento ainda possui o valor primrio, deve ser guardado no arquivo corrente ou intermedirio, onde seu importante para a administrao; em seguida deve ser avaliado, e caso possua o valor secundrio, deve ser mantido no arquivo permanente. Portanto essa teoria suficiente para determinar a fase do arquivo em que se encontra o documento. Gabarito: Errado (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) De acordo com os fundamentos da arquivologia, correto que o arquivo corrente que existir na Antaq seja formado pelo conjunto de documentos mantidos nos diversos setores da agncia para apoio s atividades cotidianas. Comentrio: Uma das classificaes que o arquivo corrente pode receber decorrente de sua propriedade me manter todos os documentos de uma instituio no mesmo local. Quando isso ocorre, dizemos que um arquivo geral ou central. Gabarito: Certo (SEAD-SES-FHS-SE/2009 Cespe/UnB) Os arquivos correntes so formados pelo conjunto dos documentos produzidos e (ou) recebidos pelos vrios setores de trabalho da instituio e que precisam, pelo seu grande potencial de uso, ficar prximos aos seus usurios diretos.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Comentrio: Ao contrrio, quando o arquivo corrente mantm divises, guardando seus documentos nos prprios departamentos que os produziram, dizemos que este arquivo setorial. Importante: setorial ou geral uma classificao atribuda somente aos arquivos corrente! Gabarito: Certo (PF/2009 Cespe/UnB) Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituio pblica ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermedirio dessa instituio, so tambm considerados de valor secundrio. Comentrio: Em questo anterior vimos que os documentos de arquivo possuem valores, e que estes determinam as fases em que os documentos se encontram. Sabemos que o valor primrio imediato, ligado diretamente aos objetivos de criao do documento. Ento esse valor importante para a administrao e para a tomada de deciso (valor administrativo), ou para a garantia de direitos e prestao de contas (valor legal, fiscal). Esses documentos devem estar no arquivo intermedirio para servirem de garantia. Os documentos de valor secundrio so os capazes de provar sobre fatos relevantes, ou informar sobre a histria de seu produtor: origens, evoluo, criao, objetivos, metas, etc. Gabarito: Errado (TRE-MG/2009 Cespe/UnB) O arquivo intermedirio, conhecido tambm como arquivo inativo, resultante da transferncia de documentos do arquivo corrente. Comentrio: Mais uma questo tratando no s dos nomes dos arquivos, mas do processo de passagens de documentos. O nome da passagem est correto: para o arquivo intermedirio chama-se transferncia, e para o arquivo permanente chama-se recolhimento. Mas o que est incorreto no item, o nome dado ao arquivo, que, como visto em questo anterior, deve ser semiativo. O nome inativo dado ao arquivo permanente. Gabarito: Errado (FUB/2008 Cespe/UnB) O documento de arquivo transferido ao arquivo intermedirio permanece com o acesso restrito unidade acumuladora, podendo, com autorizao da unidade acumuladora, ser acessado por outras unidades.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Comentrio: Tambm com base em questo anterior, aprendemos que os documentos do arquivo intermedirio possuem as mesmas caractersticas dos documentos do arquivo corrente. Quando no arquivo intermedirio, os documentos possuem as mesmas prerrogativas e proibies, e uma delas o acesso liberado. Os documentos no arquivo corrente somente podem ser consultados por terceiros com a autorizao de seu produtor, e o mesmo vale para os documentos do arquivo intermedirio. Gabarito: Certo (INSS/2008 Cespe/UnB) Os documentos pertencentes ao arquivo intermedirio devem ser recolhidos ao arquivo permanente o momento em que desaparecer o valor secundrio desses documentos. Comentrio: Podem perceber que bem comum a banca tentar enganar vocs associando o valor secundrio do documento idade secundria do arquivo. O pensamento seria: valor primrio, arquivo de 1 idade; valor secundrio, arquivo de 2 idade. Ento fiquem espertos nisso, pois a associao correta a seguinte: valor primrio, 1 e 2 idades; valor secundrio, 3 idade. Ento temos dois erros na questo: primeiro, o valor secundrio definitivo, ou seja, ele nunca desaparece; e segundo, todos os documentos do arquivo permanente devem possuir valor secundrio, ento no podem ser recolhidos documentos sem esse valor. Gabarito: Errado (MPE-AM/2008 Cespe/UnB) Arquivo intermedirio, caracterizado como um estgio de evoluo do arquivo de uma organizao, pode ser corretamente definido como o conjunto de documentos sujeito a eliminao ou a recolhimento para guarda permanente. Comentrio: a principal caracterstica do arquivo intermedirio ser um arquivo de guarda temporria. Significa que todos os documentos ali esto aguardando seu fim: eliminao ou guarda permanente. Gabarito: Certo (PF/2009 Cespe/UnB) O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorizao da instituio que os acumulou. Comentrio: Outra tentativa de enganar o candidato. Vimos que os documentos do arquivo corrente e intermedirio possuem as mesmas caractersticas, e, portanto, somente podem ser consultados com a autorizao de seu produtor. 27 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Mas vimos tambm, em questo anterior, que o arquivo permanente no pode guardar documentos com restrio de acesso. Todos os documentos do arquivo permanente podem ser consultados por qualquer pessoa. Guardar documentos com restrio de acesso no arquivo corrente vai de encontro ao seu objetivo, que servir de fonte de informao. Gabarito: Errado (ANVISA/2007 Cespe/UnB) Arranjo, descrio, publicao, preservao, avaliao, criao e referncia so atividades desenvolvidas nos arquivos correntes. Comentrio: As atividades citadas acima so algumas das desenvolvidas tipicamente no arquivo permanente. Este arquivo responsvel por manter a informao e os documentos sempre acessveis. Deve sempre dispor de tcnicas de organizao dos documentos (arranjo), de identificao dos conjuntos (descrio), de divulgao do acervo (publicaes), entre outras. Mas o que no pode haver nos arquivos permanentes a avaliao de documentos. A avaliao de documentos um estudo do mesmo para decidir se possui ou no o valor secundrio. Quando um documento recolhido, pressupe-se que j tenha sido avaliado. Alm disso, a avaliao abre a possibilidade para a eliminao de documentos, e isso tambm no pode haver no arquivo permanente. Gabarito: Errado (MDS/2006 Cespe/UnB) Os documentos do arquivo histrico, tambm chamado permanente, somente podero ser descartados aps a autoridade arquivstica competente na esfera de atuao do rgo que os produziu ou acumulou autorizar a eliminao. Comentrio: Mais uma pegadinha da banca para enganar os candidatos. Mas pela explicao da questo anterior, j sabemos que os documentos de arquivo permanente jamais devem ser eliminados, em hiptese alguma! Peo ateno e cuidado, pois muito comum esse tipo de confuso. Gabarito: Errado
Protocolo (MDS/2010 Cespe/UnB) A legislao determina que cada rgo tenha um protocolo central, responsvel por realizar exclusivamente as rotinas de recebimento e registro de documentos, e protocolos
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES setoriais encarregados do controle de tramitao e da expedio de documentos de cada rea. Comentrio: O protocolo, atividade da Gesto de Documentos, na fase de utilizao, responsvel por controlar todo o trmite (movimentao) do documento, desde sua produo (ou recepo) at sua destinao (guarda permanente ou recolhimento). Por ser uma atividade de Gesto de Documentos, o protocolo no existe no arquivo permanente, e est ligado diretamente ao arquivo corrente. Deve haver um setor ou departamento responsvel por realizar esta atividade. Apesar de tudo isso, no existe uma lei ou qualquer outro tipo de regulamento (seno o interno de cada instituio) que determine a existncia de protocolos centrais e setoriais. Essa diviso deve ocorrer por livre deciso das instituies, de acordo com suas convenincias. Gabarito: Errado (ANATEL/2009 Cespe/UnB) O registro dos documentos que chegam a um rgo pblico deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reproduo dos dados do documento destinada a controlar a movimentao e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados. Comentrio: O registro, uma das atividades do protocolo, consiste em capturar o documento para o sistema de controle da instituio. Isso significa preencher o sistema com os seus dados (destinatrio, nmero, assunto, data, formato, remetente, procedncia, etc) e atribuir-lhe um nmero de protocolo, que servir para rastrear sua localizao e movimentao. Consultando esse nmero de protocolo podemos no s descobrir sua localizao fsica, como todos os lugares onde esteve e todas as pessoas que o utilizaram. Muito importante que no confundam o sistema de protocolo com sistemas de informtica! bvio que as ferramentas de informtica ajudam e muito nas atividades de arquivo, especialmente pela preciso e velocidade na recuperao de informaes, mas o sistema de protocolo existe independente dos avanos tecnolgicos. Tanto que existia muito ante da informtica. No raro, especialmente em rgos pblicos, a existncia de cadernos de protocolo, onde so registrados manualmente as movimentaes do documento. Gabarito: Certo (TRE-GO/2009 Cespe/UnB) As atividades a seguir so rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituies; despachar documentos enviados por setores do rgo; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devoluo do documento; prestar informaes contidas nos
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relao prtica e tica profissional. Comentrio: As atividades de protocolo procuram simplesmente controlar o trmite de documentos. Todas as suas tarefas e ferramentas procuram apenas localizar o documento. Ento atividades como emprstimo de documentos e controlar prazos de devoluo so de responsabilidade do arquivo onde o documento est inserido. Isso por que, quando o documento est no arquivo, supe-se que j no esteja mais em trmite, e no h razo para a interveno do protocolo. Lembrando que as rotinas de protocolo so as seguintes: Recebimento e Classificao: Recebe o documento; Separa os documentos oficiais dos particulares; Envia os documentos particulares aos seus destinatrios; Separa os documentos ostensivos dos sigilosos; Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios; Interpreta e classifica os documentos ostensivos; Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao. Registro e Movimentao: Distribuio, redistribuio e entrega dos documentos. Expedio: Remessa de documentos para destinatrios externos instituio. E mais: esta questo pegou bem pesado ao afirmar que o protocolo define a conduta profissional do arquivista! Ento mesmo que no soubessem da afirmao acima, j teriam marcado errado por essa afirmativa. Praticamente um ponto dado pela banca. Gabarito: Errado (INSS/2008 Cespe/UnB) A abertura de processo deve ser feita, exclusivamente, no setor de protocolo. Comentrio: A abertura de processos, ou autuao de documentos e correspondncia (mesma coisa), deve ser feita EM REGRA no protocolo. Mas o protocolo no tem a prerrogativa de abrir o invlucro dos documentos sigilosos: deve encaminh-los diretamente a seus destinatrios, assim como os documentos particulares. Neste caso a autuao do documento ou correspondncia ser feita pelo prprio destinatrio, ou seu superior, ou algum do mesmo setor e competente para faz-lo. Portanto, em regra a
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES autuao realizada no protocolo, mas existe a possibilidade, quando tratar de documento sigiloso, de ser feita por outros departamentos. Gabarito: Errado (MCT/2008 Cespe/UnB) A tramitao de documentos o curso o documento desde sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa. uma atividade de protocolo e est vinculada ao funcionamento dos arquivos correntes. Comentrio: Pelas questes anteriores j sabemos que protocolo o responsvel por controlar o trmite dos documentos. E sabemos que o trmite dos documentos a movimentao e as devidas alteraes e providncias que o documento sofre at o cumprimento da atividade que o gerou. Aps o trmite (a movimentao), o documento ser arquivado, sendo extinta a atividade dos protocolos. E tambm, pelas suas caractersticas, o protocolo controla os documentos que esto tramitando na instituio, ou seja, que esto sendo utilizados com muita frequncia. Ento o protocolo est intimamente ligado ao arquivo corrente. Gabarito: Certo (MS/2008 Cespe/UnB) As atividades de protocolo so de responsabilidade dos arquivos centrais ou gerais. Comentrio: Em questo anterior aprendemos que o protocolo deve ser de responsabilidade de um departamento ou setor especfico para isso. Por mais que esteja ligado ao arquivo corrente, o protocolo trabalha com as atividades de expedio, alm de tratar de correspondncias e documentos particulares e sigilosos. Gabarito: Errado (STJ/2008 Cespe/UnB) Quando entra no rgo/instituio, o documento deve ser registrado, o que significa identific-lo em um formulrio prprio ou em um sistema informatizado que deve conter a origem, a espcie, o destino, o nmero e a data do documento, entre outros elementos. Comentrio: Mais uma questo tratando do registro de documentos. E como podem confirmar, no h dependncia do sistema de protocolo com sistemas de informtica. A informtica ajuda e muito com suas ferramentas, mas o protocolo existe autnomo em relao a elas. Gabarito: Certo
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Classificao de Documentos (STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pblica, a atividade de classificao entendida como identificao do assunto no documento, localizao do assunto no cdigo de classificao e anotao do cdigo no documento para posterior recuperao somente pode ser realizada por arquivistas. Comentrio: A classificao o ato de atribuir um cdigo ao documento de acordo com o assunto de que ele trata. Esse cdigo deve existir na instituio, ser aprovado e estar em vigor. Todos os documentos devem receber a anotao do cdigo em sua primeira folha, e ser realizada no protocolo (lembrem-se das rotinas de protocolo), salvo quando se tratar de documento ou correspondncia sigilosa ou particular. E esta rotina sendo realizada no protocolo, no h a obrigao de ser feita por um arquivista. O que h a obrigao de ser feita por colaborador que trabalhe no protocolo, e que este seja devidamente treinado nas rotinas de protocolo e especialmente no procedimento de classificao de documentos. Gabarito: Errado (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A classificao de documentos de arquivo leva em considerao trs elementos: a ao a que os documentos se referem; a estrutura do rgo que produz e(ou) recebe os documentos e o assunto desses documentos. Comentrio: Um cdigo de classificao nada mais do que uma relao de critrios para separar e organizar os documentos da forma que mais convier para os interesses da administrao e para a busca e recuperao da informao. Existem muitos critrios para se elaborar um cdigo, e a escolha deles deve considerar as necessidades da instituio. Mas j devemos saber que os mais comuns so que separam os documentos de acordo com o assunto ou ao de que tratam (projetos, compras, recrutamento e seleo, etc.), a organizao interna da instituio (documentos da presidncia, do departamento jurdico, da assessoria de comunicao, da logstica, do transporte, etc.) ou as suas funes (fiscalizao, investigao, licitao, etc.) Gabarito: Certo (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opo pela classificao organizacional pressupe que os documentos sejam agrupados de acordo com a funo. Comentrio: Pela resoluo da questo anterior j podemos comear a deduzir a resposta desta. Vimos, em um breve comentrio, que a um cdigo
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES de classificao baseado na organizao de uma instituio monta o arquivo de forma a refletir sua estrutura. Ento os documentos, neste caso, sero agrupados de acordo com a unidade administrativa que os produziu. E s uma curiosidade: certo que a escolha do mtodo deve atender s necessidades da instituio, mas no geral a classificao funcional apresenta vantagem sobre a organizacional. Isso porque uma instituio pode sofrer muitas mudanas administrativas (fundir, criar, eliminar ou expandir rgos), mas as suas funes sero sempre as mesmas. Gabarito: Errado (MS/2010 Cespe/UnB) A adoo de um ou mais critrios de classificao para uma srie documental permite agilizar a consulta aos documentos, evitando que seja necessrio consultar dezenas de documentos com a finalidade de localizar um especfico; os critrios mais utilizados so o temtico, o alfabtico, o cronolgico e o numrico. Comentrio: A adoo de mais de um critrio sempre benfico, especialmente para as instituies de grande porte, e com muitos documentos. Quando isso ocorrer, sempre haver um critrio principal, e os demais sero subcritrios. Exemplo: classificao pela funo, e dentro desta, por assunto. E quanto aos mais utilizados, so mesmo os mencionados na questo: temtico (ou ideogrfico, ou por assunto), alfabtico, cronolgico, e numrico. Vamos estud-los mais a frente. Gabarito: Certo (STJ/2008 Cespe/UnB) A organizao e a classificao dos documentos de uma organizao devem ser feitas por tipo documental. Comentrio: Dentre os critrio de classificao que estudamos, nenhum deles se referia ao tipo documental. De fato, seria muito trabalhoso separar documentos por esse critrio, pois teramos inmeros conjuntos formados por uma quantidade nfima de documentos. Imaginem se eu tenho um cdigo com a seguinte classificao: 001 alvars de habite-se, 002 alvars de funcionamento, 003 relatrios de atividades, 004 pareceres tcnicos de engenharia, 005 pareceres de medicina, etc. Seria um cdigo para praticamente cada unidade documental que existisse na instituio. Gabarito: Errado (ABIN/2010 Cespe/UnB) O plano de classificao e a tabela de temporalidade de documentos so instrumentos tcnicos 33 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES fundamentais para o gerenciamento da informao dos rgos pblicos, e a existncia do plano fundamental para a devida aplicao da tabela. Comentrio: Tanto o plano ou cdigo de classificao quanto a tabela de temporalidade so instrumentos bsicos e fundamentais da Gesto de Documentos. Ambos so fruto do trabalho da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, que composta por profissionais de diversas reas da instituio. E as duas so irms: devem andar e trabalhar juntas. A tabela de temporalidade reflete o resultado da anlise da comisso sobre quais atividades e assuntos so ou no importantes para a instituio. Mas para que seja aplicada corretamente, necessrio o auxlio do plano de classificao, pois se a tabela julga, o plano identifica os assuntos e os documentos. Gabarito: Certo (ABIN/2010 Cespe/UnB) A classificao dos documentos deve refletir a organizao e as funes/atividades do(s) rgo(s) que os produziram. Comentrio: Voltando a nossa primeira aula, a funo bsica e razo de existir do arquivo provar e testemunhar sobre as aes de seu produtor, ou informar sobre ele. Ento todas as suas atividades e ferramentas devem ser empregadas para atingir esse objetivo, e com a classificao no diferente. A classificao deve ser adotada de forma a refletir exatamente as aes como aconteceram, quando aconteceram, porque aconteceram e onde aconteceram. No caso de uma classificao estrutural, deve refletir no s a organizao interna da instituio, mas todas as mudanas estruturais, ocorridas ou no, desde sua criao at o momento de seu encerramento. Gabarito: Certo (ABIN/2010 Cespe/UnB) As classes do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica relativas s atividades - fim so as de nmero 100 a 800. Comentrio: Como vocs sabem, existe em nosso pas a Poltica Nacional de Arquivos, normatizada pela Lei n 8.159/91 e Decreto 1.799/93. Dentre outras coisas, essa Lei cria o Sistema Nacional de Arquivos SINAR -, composto por entidades arquivsticas pblicas, instituies de ensino e associaes de profissionais na rea, mas as instituies privadas que manifestarem interesse. E como rgo central desse sistema, a mesma Lei cria o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ -, responsvel por definir a poltica que dever ser seguida por todos os membros do SINAR. E o CONARQ, atravs da 34 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resoluo n 14, definiu a Tabela de Temporalidade e o Cdigo de Classificao dos documentos da Atividade Meio, de observncia obrigatria para todos os membros do SINAR. Determinou ainda que a tabela e cdigo de documentos da atividade fim de cada membro deve ser definido com base nessa Resoluo. O cdigo determinado pelo CONARQ tem por base a classificao por assunto. Est dividida em 10 classes, sendo 9 de assuntos determinados e uma para generalidades. Essas 10 classes so numeradas em: 000, 100, 200, 300 e assim por diante. Segundo a Resoluo, a classe 000 j est reservada para documentos da atividade meio, relativos administrao; e a classe 900 est reservada a assuntos de interesse geral da instituio. Sendo assim, restaram as classes de 100 a 800 para que cada instituio as desenvolva para seus documentos relativos atividade fim. muito recomendvel que leiam essa Resoluo, que se encontra disponvel no site do CONARQ. Gabarito: Certo (ABIN/2010 Cespe/UnB) As classes do cdigo de classificao relacionadas s atividades-fim do rgo ou entidade do Poder Executivo federal devem ser aprovadas pelo Arquivo Nacional. Comentrio: Ainda tratando da Lei de Arquivos mencionada acima, a mesma determina que atividades realizadas nos arquivos das instituies pblicas, como eliminao de documentos, elaborao do plano e da tabela e outras, devem ser aprovadas pelos arquivos pblicos nas respectivas esferas de competncia. No caso do Poder Executivo Federal, essas atividades devem ser aprovadas pelo Arquivo Nacional. Caso se tratasse de uma instituio estadual do DF ou municipal, deveria ser aprovado pelo respectivo arquivo pblico estadual, ArPDF ou municipal. Gabarito: Certo (Correios/2011 Cespe/UnB) A classificao, uma das atividades tratadas no setor de protocolo, realizada no momento do recebimento dos documentos. Para tanto, necessrio haver um cdigo de classificao, que deve ser anotado no prprio documento. Comentrio: Praticamente uma reviso. Vimos que nas rotinas de protocolo, os servidores devem anotar o cdigo de classificao dos documentos e correspondncias, desde que no sejam sigilosos ou particulares. E essa anotao deve ser realizada quando o documento ingressa na instituio, no momento do seu registro.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES E para que isso seja possvel, deve haver, em vigor, um plano de classificao e uma tabela de temporalidade. A anotao do cdigo deve ser realizada sempre na primeira folha do documento. Gabarito: Certo
Arquivamento e Ordenao de Documentos (DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos. Comentrio: O arquivamento de documentos pode ser horizontal, com os documentos deitados uns sobre os outros, formando uma pilha; ou vertical, com os documentos uns atrs dos outros, formando uma fileira. O arquivamento horizontal mais indicado para arquivos permanentes, ou para documentos com grandes dimenses, como mapas e plantas. J o arquivamento vertical mais indicado para arquivos correntes, pois mais fcil de localizar documentos pela maior liberdade no manuseio. Gabarito: Errado (FUB/2008 Cespe/UnB) A opo pelo arquivamento em pastas deve-se ao fato de que o material armazenado enquadrado como arquivo descartvel. Comentrio: Essa opo deve-se ao fato de uma busca realizada nesse arquivo ser feita em menos tempo, e com menos trabalho, uma vez que os documentos somente estaro prximos uns aos outros, e no apoiados, como estariam no tipo de arquivamento horizontal. Gabarito: Errado (ANAC/2009 Cespe/UnB) A localizao dos documentos de arquivo nos mtodos de arquivamento do sistema direto depende de um ndice ou de um cdigo. Comentrio: Os sistemas de arquivamento esto divididos em direto, semidireto ou indireto, e referem-se a necessidade ou no de se utilizar uma ferramenta para auxiliar na busca da informao. O sistema direto dispensa o uso de ferramentas auxiliares. Por exemplo, possvel localizar um documento direto em uma gaveta apenas conhecendo o mtodo adotado. Geralmente quando os documentos esto ordenados alfabeticamente, ou por assunto.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES O sistema indireto necessita do uso de ferramentas auxiliares. Por exemplo, quando o sistema registra os documentos por algum nmero atribudo, necessrio o uso de uma tabela para associar o nmero ao documento. Eu preciso do documento 356.874, mas no sei que documento esse, nem onde ele est guardado. O sistema semidireto necessita parcialmente do uso de ferramentas auxiliares. O nico mtodo de arquivamento que o emprega o alfanumrico, que utiliza uma combinao de nome e nmeros para o arquivamento. Como o arquivamento por nomes no precisa de ferramentas, mas o por nmeros precisa, apareceu essa necessidade parcial. Eu preciso da ferramenta para localizar o armrio ou a gaveta, mas uma vez ali posso localizar o documento pelo nome, dispensando a ferramenta. Gabarito: Errado (FUB/2008 Cespe/UnB) A organizao de arquivos pela ordem alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um sistema numrico. Comentrio: A organizao pela ordem alfabtica pressupe sua classificao e ordenao pelo nome do correspondente. E ainda, no est dentro de um sistema numrico. Sequer existe um sistema numrico! Conforme acabamos de estudar, os sistemas so direto, semidireto e indireto. E o mtodo de classificao alfabtica pertence ao sistema direto, ou seja, dispensa o uso de ferramentas auxiliares. Muito cuidado para no confundir tipos (horizontal, vertical), sistemas (direto, semidireto, indireto) e mtodos (alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico) de arquivamento! Gabarito: Errado (TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao. Torres, Alisson Torres, A. Torres, Beatriz Comentrio: A alfabetao de nomes de correspondentes para arquivamento deve seguir as treze regras que aprendemos na aula anterior. Para responder a esta questo e mais a algumas pela frente, preciso que vocs s dominem. Agora, que vocs as dominam, vo lembrar-se da regra n 04 e descobrir que os nomes esto arquivados incorretamente, pois o segundo deveria estar na primeira posio.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gabarito: Errado (TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao. Jos, Rogrio So Paulo, Carlos So Rita, Simone Santa Comentrio: Mais uma questo que requer o conhecimento das regras de alfabetao. Na verdade muito bom que vocs as tenham gravadas em suas mentes, pois podem aparecer questes como essas. Para responder, basta observar a regra de alfabetao n 03 e descobrir que os sobrenomes Santo, Santa ou So devem estar juntos (So Jos, Rogrio; So Paulo, Carlos; Santa Rita, Simone). Gabarito: Errado (MCT/2008 Cespe/UnB) Na alfabetao de nomes espanhis, o registro feito pelo prenome. Comentrio: As perguntas sobre esse assunto tambm podem aparecer nesse formato, onde a banca deseja saber do candidato se ele sabe o que determina cada regra. Para responder, recorremos regra n 10, e descobrimos que os nomes espanhis devem ser registrados a partir do primeiro sobrenome, que tradicionalmente corresponde ao nome da famlia do pai. Gabarito: Errado (TST/2008 Cespe/UnB) A sequncia alfabtica a seguir est de acordo com as regras de alfabetao. Alencastro, Marcelo Pereira d Brito, Pedro Paulo de Castelo Branco, Antnio Barbosa Moreira, Artur de Azevedo So Thiago, Vicente de Paula de Comentrio: Esse tipo de questo mais difcil, pois mescla alguns tipos de regras. Para responder, devemos aplicar regras diferentes para cada nome diferente, como a regra das partculas (d, de), a dos sobrenomes compostos e a do sobrenome comum. Aps fazer as mudanas conforme mandam as regras, basta ordenar normalmente, conforme o alfabeto; A, B, C, M e S. Gabarito: Certo
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (TST/2008 Cespe/UnB) A sequncia alfabtica a seguir est de acordo com as regras de alfabetao. Bernardes, Ministro Marcus Afonso Fagundes, Demstenes Farias Fagundes, Desembargador Carlos Ferreira Hansen, Pedro Henrique de Almeida Queiroz, Juiz Amadeu Antnio de Souza Comentrio: Nesse caso devemos aplicar a regra do sobrenome comum e a dos ttulos. Descobrimos que o item est incorreto, pois os ttulos desembargador e juiz deveriam vir por ltimo, entre parnteses. Alm disso, o nome Carlos Ferreira deveria estar disposto antes do nome Demstenes Farias. Um exemplo de erro que seria cometido ao no aplicar corretamente as regras. Gabarito: Errado (STJ/2008 Cespe/UnB) O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado conhecido como duplex. Comentrio: Outro mtodo de arquivamento a ser estudado, este considera o local de origem do documento para sua ordenao. o mtodo geogrfico. Gabarito: Errado (MPE-RR/2008 Cespe/UnB) O mtodo geogrfico de arquivamento de documentos o mtodo indicado quando o principal elemento a ser considerado em um documento a procedncia. Comentrio: O mtodo geogrfico considera a procedncia do documento para sua ordenao. As formas de ordenao podem ser Cidade Estado Correspondente; Estado Cidade Correspondente; ou Pas Cidade Correspondente. importante saber duas coisas; a primeira que nas duas ltimas formas apresentadas as capitais devem ter prioridade na ordenao; se fossem organizar documentos de diversas cidades do Esprito Santo, os de Vitria viriam na frente, apesar de comear com V. O mesmo vale para o pas; se fossem organizar documentos de cidades do Brasil, os de Braslia viriam na frente, apesar de comear com B. A segunda coisa que o nome do correspondente, a ser colocado depois da localizao (cidade, estado, pas) seguir as mesmas regras de alfabetao apresentadas acima. Gabarito: Certo
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (ME/2008 Cespe/UnB) Quando se organiza um arquivo por estados da Federao, as capitais so ordenadas alfabeticamente como qualquer outra cidade, mas quando o principal elemento de identificao a cidade, e no o estado da Federao, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar. Comentrio: Quando se organiza um arquivo por estados da Federao, as capitais desses estados tero prioridade e viro frente das demais, que sero organizadas alfabeticamente. Exemplo: Acre Rio Branco ANGELIM, Raimundo Acre Assis Brasil SILVRIO, Jorge Acre Capixaba SANTANA, Joo Acre Porto Acre ARAGO, Vilas Boas Bahia Salvador SANGALO, Ivete Bahia gua Fria AMADEO, Srgio So Paulo Campinas DOLORES, Maria Gabarito: Errado (PGR-DF/2005 Cespe/UnB) Simples e dgito-terminal so mtodos numricos de arquivamento. Comentrio: Passando agora ao mtodo numrico, este utiliza sempre de alguma combinao numrica existente no prprio documento para guardalo. O mtodo numrico simples utiliza o nmero do prprio documento para indicar a gaveta, pasta, armrio, etc. O mtodo numrico cronolgico utiliza as datas indicadas no documento (data de produo, de recepo, de registro, etc.) para indicar sua guarda. O mtodo dgito-terminal utiliza o nmero do documento, mas fazendo uma combinao dois a dois, sempre do ltimo ao primeiro, para indicar, respectivamente, gaveta, guia e posio de guarda. Gabarito: Certo (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) O mtodo numrico simples determina a numerao sequencial dos documentos, dispondo os nmeros em trs grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-6319. Comentrio: Na verdade este um exemplo de aplicao do mtodo numrico dgito-terminal. O mtodo numrico simples utiliza o nmero como se apresenta. No caso dessa questo, poderia ser o ofcio n 526.319, por exemplo. Por esse mtodo o documento seria guardado numa pasta ou gaveta com esse nmero. J o mtodo dgito-terminal faria a decomposio do nmero em grupos de dois, conforme est na questo, e o documento seria guardado na gaveta 19, dentro da guia 63 na posio 52 (conforme aprendemos na questo anterior, esse mtodo considera o nmero de trs para frente). 40 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gabarito: Errado (Sead-Cepah-PB/2009 Cespe/UnB) O mtodo numrico cronolgico leva em considerao a ordem numrica e a procedncia do documento. Comentrio: O mtodo numrico cronolgico considera a data do documento. Aplicando esse mtodo, os documentos so ordenados por suas datas, do mais antigo para o mais recente. Gabarito: Errado (ANATEL/2009 Cespe/UnB) O mtodo de arquivamento por assunto depende da interpretao dos documentos e de um amplo conhecimento das atividades organizacionais. Comentrio: O mtodo ideogrfico, ou temtico, ou ainda por assunto, considera o contedo do documento para a sua ordenao. E como mencionado na questo, elaborar uma organizao por assuntos no s requer profundo conhecimento da organizao como uma grande capacidade de entendimento do documento, para identificar o assunto principal e os secundrios. Gabarito: Certo (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) No arquivamento por assunto, pode ser adotado o mtodo alfabtico ou o mtodo numrico. O mtodo alfabtico deve ser aplicando quando o volume e a diversidade de assuntos da documentao a ser arquivada forem pequenos. Comentrio: O mtodo ideogrfico divide-se me numrico e alfabtico. O mtodo ideogrfico alfabtico considera a ordenao alfabtica dos assuntos, para ento ordenar os documentos. Ele pode dispor os assuntos em estrita ordem alfabtica (mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio) ou pode hierarquizar os assuntos, sempre do geral para o particular (mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico). O mtodo numrico considera a ordenao dos assuntos. Ele pode dispor de nmeros frente dos assuntos (mtodo ideogrfico numrico duplex), pode ordenar a existncia de dez classes diferentes (mtodo ideogrfico numrico decimal) ou pode utilizar nmeros para associar os documentos aos assuntos a que se refere (mtodo ideogrfico numrico unitermo). Gabarito: Certo (FUB/2008 Cespe/UnB) Considere que uma empresa organiza seus documentos em pastas, separando-os por assunto em ordem alfabtica. Caso seja acrescentada, em determinado momento, uma
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES pasta relativa a nomeaes, essa pasta dever ser colocada no ltimo item do arquivo, at que nela sejam inseridos todos os documentos relacionados ao assunto. Comentrio: Um exemplo de aplicao do mtodo dicionrio, onde todos os assuntos devem seguir rigorosamente a ordenao alfabtica. No caso desta questo, a pasta nomeaes seria colocada na letra N independente de estar com documentos ou no, pois este fato pouco importa para esta ordenao. Lembre-se que neste mtodo os assuntos devem estar dispostos em estrita ordem alfabtica. Gabarito: Errado (ANTAQ/2005 Cespe/UnB) No mtodo alfabtico dicionrio, os temas obedecerem a uma rigorosa ordem alfabtica e apresentam-se de maneira hierarquizada, obedecendo a um ttulo genrico. Comentrio: No mtodo dicionrio, os assuntos obedecem a uma estrita ordenao alfabtica, conforme constatamos da questo anterior. J o mtodo que divide os assuntos de forma hierarquizada o mtodo enciclopdico. Vamos relembrar como deve ser sua aplicao observando novamente o exemplo da aula anterior: ARQUIVO CORRENTE Protocolos ARQUIVO INTERMEDIRIO ARQUIVO PERMANENTE ESTOQUE Compras Distribuio INFORMTICA Manuteno de computadores PUBLICAES Livros Manuais Notem que os assuntos principais foram ordenados alfabeticamente, e dentro deles, os subassuntos tambm. preciso muita habilidade e conhecimento da instituio para fazer essa classificao, pois pode ser difcil identificar os assuntos principais ou associar os assuntos secundrios. Gabarito: Errado (Sead-Cepah-PB/2009 Cespe/UnB) O mtodo decimal um mtodo numrico ideogrfico.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Comentrio: Est corretssimo. Vimos em questo anterior que este mtodo divide os assuntos me dez grandes classes, sendo uma reservada para os assuntos gerais, isto , que no cabe em mais nenhuma outra classe. Quero aproveitar para ressaltar que esse o mtodo adotado por toda a administrao publica. Podem observar isso ao estudar a Resoluo n 14 do CONARQ, onde mostra o Cdigo de Classificao das instituies do SINAR: est dividida em dez classes numeradas de 000 a 900. Gabarito: Certo (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Uma das vantagens apresentadas pelo mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de documentos. Comentrio: O mtodo duplex apresenta como caracterstica a utilizao de ndices numricos para auxiliar na identificao dos assuntos. E novamente, com um exemplo da aula anterior para relembrarem: 1. ARQUIVO CORRENTE 1-1. Protocolos 2. ARQUIVO INTERMEDIRIO 3. ARQUIVO PERMANENTE 4. ESTOQUE 4-1. Compras 4-2. Distribuio 5. INFORMTICA 5-1. Manuteno de computadores 6. PUBLICAES 6-1. Livros 6-2. Manuais Notem que este mtodo uma combinao de ndices numricos com o mtodo enciclopdico. Como podem perceber, os nmeros indicam os assuntos gerais, e caso haja subdivises, tambm devem ser indicadas no ndice numrico. E como os assuntos podem ser sempre criados, um mtodo expansvel, ou seja, podemos utilizar quantos ndices forem necessrios. Gabarito: Certo (MEC/2009 Cespe/UnB) Quando as pastas que contm documentos de arquivo de determinado setor so dispostas pelo nome dos correspondentes, isso caracteriza a utilizao do mtodo de arquivamento do tipo unitermo. Comentrio: O mtodo unitermo praticamente foi banido dos concursos pblicos. E isso por que dificilmente existe alguma instituio que o adote para seus arquivos. Mas ele ainda serve para aparecer em provas, ento vamos a explicao. 43 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Esse mtodo, tambm chamado de indexao coordenada, utiliza fichas com dez colunas, que vo de 0 a 9, e atribui assuntos (descritores) de um nico termo. Para cada documento temos uma ficha-ndice que fornece uma descrio minuciosa do documento a que se refere. Vamos rever o exemplo da aula:
Ele identifica, nessa planilha, os documentos que podem conter mais de um assunto em seu contedo. No exemplo acima, os documentos 95 e 55 tratam de dois assuntos ao mesmo tempo. Vocs no precisam se aprofundar, pois se houver algum item sobre esse assunto, ele vai pedir apenas o conceito do mtodo unitermo, ou fornecer os dados da planilha para que respondam. E a resposta sero os nmeros que se repetem em mais de um campo. Gabarito: Errado
Tabela de Temporalidade (CLDF/2006 Cespe/UnB) A Tabela de Temporalidade o resultado do processo de avaliao e contm a determinao de prazos para transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. Para que uma Tabela de Temporalidade possa ser adotada, ela deve ser primeiro aprovada por uma autoridade competente. Comentrio: A tabela de temporalidade, junto com o cdigo de classificao, so ferramentas bsicas e fundamentais da Gesto de Documentos. J vimos que as duas so fruto do trabalho da comisso de avaliao, e que o cdigo necessrio para a aplicao da tabela. Depois de pronta, a tabela deve ser aprovada ou homologada por autoridade competente, e ser aplicada em todos os nveis e unidades administrativas da instituio. Ela deve indicar, com base no cdigo e no assunto, os prazos de guarda e a destinao dos documentos que passam por uma instituio. Gabarito: Certo
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (TRT-17/2009 Cespe/UnB) A Tabela de Temporalidade um instrumento de gesto dos prazos de guarda dos documentos aplicada inicialmente no arquivo intermedirio. Comentrio: Os prazos da tabela de temporalidade so tambm aplicados na fase corrente. Podemos perceber por sua estrutura que os prazos de guarda nessa fase so obrigatrios, ao passo que no arquivo intermedirio pode no ser. Alm disso, os prazos descritos na tabela sempre comeam a ser contados da produo ou recebimento do documento, e sabemos que todo documento, no momento de sua produo ou recebimento, sempre estar no arquivo corrente. Gabarito: Errado (TRE-MA/2009 Cespe/UnB) As caractersticas provisrias do arquivamento intermedirio impedem a aplicao da Tabela de Temporalidade. Comentrio: Muito pelo contrrio, as caractersticas provisrias do arquivo intermedirio so bastante propcias aplicao da tabela. Em questo anterior ns vimos alguns nomes que os arquivos podem receber. Todos os nomes empregados ao arquivo intermedirio do a ideia de transitoriedade, ou seja, temos certeza que os documentos que ali esto no ficaro indefinidamente. Tudo o que resta definir ento o prazo em que sero mantidos ali, e o faremos com a utilizao e aplicao da tabela. Gabarito: Errado (TRT-17/2009 Cespe/UnB) Os valores primrio e secundrio definem, em uma Tabela de Temporalidade, os prazos nas fases corrente e intermediria e a destinao final dos documentos. Comentrio: A tabela determina os prazos de guarda e a destinao dos documentos de acordo com os valores que eles apresentam. Quando um documento ainda tem valor primrio, ele deve ser mantido no arquivo corrente. medida que esse valor vai diminuindo, ele deve ser transferido ao arquivo intermedirio. E quando o valor primrio acaba, ser verificada a existncia do valor secundrio: se existir esse valor, o documento dever ser recolhido ao arquivo permanente; e se no existir, dever ser eliminado. Gabarito: Certo
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (ME/2008 Cespe/UnB) O cdigo de classificao de documentos o instrumento de destinao que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente. Comentrio: Uma tentativa, alis, bem frgil, de enganar o candidato. Ele apenas tentou confundir empregando o conceito de tabela de temporalidade ao cdigo de classificao. Mas esse tipo de questo serve para chamar a ateno de vocs: no confundam o cdigo de classificao com a tabela de temporalidade! As duas ferramentas so bsicas da Gesto de Documentos, so fruto do trabalho da comisso de avaliao, e o cdigo necessrio para a aplicao da tabela. Mas as duas no so a mesma coisa, e possuem conceitos diferentes. Gabarito: Errado (MTE/2008 Cespe/UnB) A estrutura bsica de uma Tabela de Temporalidade deve, necessariamente, contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria e a destinao final eliminao ou guarda permanente -, alm de um campo para observaes necessrias sua compreenso e aplicao. Comentrio: A tabela de temporalidade deve determinar o que dever ser feito com os documentos. Para tanto, suas informaes no podem conter espaos para dvidas ou dar a possibilidade de se cometer erros. As informaes bsicas e obrigatrias que devem constar em uma tabela so: assunto, funo ou organizao da instituio (que o conjunto documental), o respectivo cdigo de classificao (pode vir antes), o prazo de guarda no arquivo corrente, o prazo de guarda no arquivo intermedirio (se houver), a destinao (eliminao ou guarda permanente) e um campo para observaes que se faam necessrias a correta aplicao da tabela (por exemplo, observar legislao especfica para determinados documentos). Gabarito: Certo (TRE-MT/2005 Cespe/UnB) Cada setor e/ou departamento deve definir os prazos de guarda para os documentos produzidos internamente. Comentrio: A tabela de temporalidade uma ferramenta definida pela comisso de avaliao e homologada pela autoridade competente, que passa a ter valor e aplicabilidade em todos os nveis da instituio. Portanto as unidades administrativas no tm autonomia para determinarem os prazos de guarda nem as destinaes de seus documentos. Ao contrrio, devem observar o que determina a tabela, e seguir fielmente suas normas. 46 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gabarito: Errado (FUB/2004 Cespe/UnB) O perodo de guarda dos documentos definido pelo arquivista, aps pronunciamento da chefia. Comentrio: O perodo de guarda dos documentos, assim como a destinao que devem sofrer, definido pela Comisso Permanente aps o processo de avaliao de documentos e sua regular determinao na tabela de temporalidade. Gabarito: Errado (Hemopa-PA/2004 Cespe/UnB) A Tabela de Temporalidade dos arquivos do setor deve ser definida somente pelo responsvel pela unidade. Comentrio: A tabela de temporalidade, que j estudamos antes, uma ferramenta bsica da Gesto de Documentos, assim como o cdigo de classificao. Essas duas ferramentas so resultado do trabalho da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Sendo a comisso multidisciplinar, isto , composta por profissionais das diversas reas, ela no definida por uma s pessoa, mas sim por um grupo formado especialmente para este fim. Alm disso, a tabela e o cdigo devem ser de observncia obrigatria por todas as unidades da instituio. Portanto no h uma tabela ou cdigo particular para cada unidade: todos devem adotar as mesmas ferramentas em todos os nveis da instituio. Gabarito: Errado
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES E acabamos por aqui, caros amigos. Conclumos todo o contedo pedido no edital, alm de resolver alguns exerccios da banca. Mais uma vez lembro a todos que questes de Arquivologia no so to comuns em provas, e por isso tive que utilizar algumas questes mais antigas. Mas mesmo assim, se compararem essas questes com as novas, percebero que no h muitas novidades nesta rea. Espero que tenham gostado do nosso curso, e principalmente que tenham aprendido muito! No que depender da Arquivologia, podem se considerar muito bem aprovados! Mas este no o fim: estarei ainda disponvel no frum e no e-mail: mayko@pontodosconcursos.com.br. Mandem suas dvidas, no as levem para a prova! Desejo a todos vocs muita paz, dedicao e sucesso! Que este ano seja repleto de oportunidades, a comear por este concurso do CNJ! Bons estudos e boa sorte a todos! At mais!
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA 03 Exerccios Comentados

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