www.monografias.

com

Formatos de documentos comerciales1

Categora: Administracin y finanzas

Indice 1. Carta comercial 2. El informe 3. Actas 4. emor!ndum ". Circular #. $olicitud %. &i'liografa 1. Carta comercial La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los ms importantes son: de compraventa, de reclamacin, de ofertas, de solicitud de informacin y de publicidad. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un es uema ms r!gido y un tono ms ob"etivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

#structura $na carta comercial se compone de tres partes: el encabe%amiento, el cuerpo de la carta y el cierre. #l encabe%amiento #l encabe%amiento abarca la parte superior de la carta. &ontiene siempre membrete, lugar y fec'a, direccin del destinatario, y saludo. #n general se indica tambi(n el asunto de la carta, para ue el destinatario sepa directamente de u( se trata. #l cuerpo #l cuerpo de la carta es la parte ms importante. Se compone de tres partes: una introduccin, un n)cleo y una conclusin. * #n la introduccin se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito. * #n el n)cleo se desarrolla la idea principal de la carta. #s importante redactar el n)cleo con ob"etividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamacin. * Se termina con una conclusin ue sirve de resumen de la carta y/o de est!mulo. #l cierre #l cierre de la carta constituye el final de la misma. &ontiene siempre despedida, firma, nombre y cargo. #n caso de anexos se indica el n)mero de (stos. Adems es posible a+adir posdata o indicar si se env!an copias a otras personas. 1 Los e"emplos estn basados en el cap!tulo ,, del libro Antologa del Lenguaje, de -afael #c'everr!a. Slo sirven para ilustrar los formatos.

#n la carta, todos los elementos empie%an a la i% uierda de la pgina. #ste .estilo blo ue/ es la manera general de componer una carta. 0ado los ob"etivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortes!a. Los tratamientos de respeto para el saludo son 1distinguido2s3 se+or2es34 o 1distinguida2s3 se+ora2s34. 5tra forma un poco ms personal es 1#stimado se+or4 y las variedades correspondientes. #n el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con 1usted4 o 1ustedes4. 6ara indicar si se env!an fotocopias a otras personas se usa la expresin 1&.c.4 seguido por el nombre del otro destinatario. Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviacin 16.5.4 2por orden3 o 16.A.4 2por autori%acin3, indicando ue la persona ue firma la carta tiene la autori%acin de la persona responsable. #"emplo:

Ritchie S.R.L.
7el(fono: 89::;,<=> @ax: 89 ::;,?8, &arlos Silva, ??<< Santiago de &'ile

Santiago, ?; de "unio de 8AA: Banuel Bontt :>C A la atencin del Sr. D. -iveros SAE7FAG5 0# &DFL# Asunto: Fnvitacin a c'arla 0istinguido &liente: Be contacto con $d. para anunciarle sobre la c'arla ue se reali%ar el d!a 8? de "unio de 8AA:, a las ?, 's. en nuestro auditrium, ue brindar el reconocido autor de varios libros sobre managment, el se+or 7om 6eters. La c'arla consistir en los siguientes tpicos: .el saber escuc'ar/, .escuc'ar no es o!r/, .Hen u( consiste escuc'arI/ y .saber escuc'ar J ms productividad/. #sta invitacin es slo para nuestros ms exclusivos clientes, es por ello, ue esperamos contar con su presencia. Saludo a $d. Atentamente 6amela A. -itc'ie Gerente General 2. El informe #l informe sirve para responder a una solicitud, ue generalmente, re uiere una cierta investigacin y reunin de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma. 6ara redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente es uema de preguntas: ?. HKu( es lo ue se investiga exactamenteI 2. H6or u(I 3. HSeg)n u( m(todoI 4. H&ules son los resultadosI 5. H&ules son las conclusionesI 0e (stas resultan en una estructura bsica fi"a para un informe de investigacin: 1. Fntroduccin 2entre otras la delimitacin del ob"eto de investigacin3 2. 0escripcin del problema 3. Banera de traba"o

4. -esultados 5. &onclusin
Los informes, generalmente y sobre todo en las empresas, son confidenciales. 7ienen carcter formal, ob"etivo y claro, para ue el lector pueda comprenderlos, especialmente si son informes de tipo t(cnico. Si tambi(n incluye anexos, (stos deben ir al final del informe, excepto cuando deben ilustrar lo ue se est diciendo, como por e"emplo, una tabla de estad!sticas. #"emplo: Fntroduccin: #n este informe se trata de comprobar ue escuc'ar no es igual a o!r, ya ue el primero es un fenmeno biolgico y el segundo pertenece al dominio del lengua"e, siendo un factor preponderante la interpretacin. 0escripcin del problema: Si examinamos detenidamente la comunicacin, nos daremos cuenta ue ella descansa, principalmente, no en el 'ablar sino en el escuc'ar, (ste es el factor fundamental del lengua"e. #l 'ablar efectivo slo se logra cuando es seguido de un escuc'ar efectivo. 6or lo tanto, el escuc'ar es lo ue dirige todo el proceso de la comunicacin. &uando escuc'amos, generamos un mundo interpretativo, escuc'ar es o!r ms interpretar. Banera de traba"o: 5!r es un fenmeno biolgico, se le asocia a la capacidad de distinguir sonidos en nuestras interacciones con un medio 2 ue puede ser otra persona3. 5!r es la capacidad biolgica ue poseen algunas especies vivas de ser gatilladas por perturbaciones ambientales en forma tal ue generen el dominio sensorial llamado sonido. 0eterminadas perturbaciones ambientales generan, en algunos organismos, lo ue llamamos el fenmeno del o!r. Los organismos ue pertenecen a una misma especie comparten la misma estructura biolgica son gatillados, normalmente, de una manera similar por una misma perturbacin. #scuc'ar es un fenmeno totalmente diferente. Eo 'ay escuc'ar si no 'ay involucrada una actividad interpretativa, a)n cuando no 'aya sonidos. 6or e"emplo, .escuc'amos/ los gestos, las posturas del cuerpo en la medida en ue seamos capaces de atribuirles un sentido. 7ambi(n el cine mudo podemos escuc'ar cuando no 'ay sonidos. -esultado: #l escuc'ar efectivo 'a llegado a ad uirir la mxima prioridad, desde nuestra vida personal 'asta en los negocios, por e"emplo, 7om 6eters enfati%a ue una de las principales ra%ones del ba"o rendimiento del managment norteamericano es el 'ec'o de ue el administrador no escuc'a a sus empleados, ni a sus clientes, ni lo ue est sucediendo en el mercado. #l acto de escuc'ar est basado en la apertura mental, en aceptar ue los otros son diferentes de nosotros. #l respeto mutuo es esencial para poder escuc'ar. &onclusin: #l escuc'ar 'a llegado a ser un asunto de vital importancia para asegurar no slo la comunicacin efectiva y el (xito personal, sino la convivencia misma.

3. Actas $n acta es un documento en el ue se asientan los acuerdos tomados en una reunin y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Eormalmente se escriben directamente en un libro ue se llama LLibro de actasL. Los re uisitos ue se exigen para levantar actas estn regulados por el &digo de &omercio y tambi(n por los estatutos de la empresa o asociacin. $n acta est constituida por: M encabe%amiento o t!tulo, y nombre de la empresa o asociacin M lugar, fec'a, 'ora de comien%o y terminacin M lista de asistentes M resumen ordenado de los debates reali%ados

M visto bueno y firma del presidente M firma del secretario #"emplo: Acta de la reunin de la comisin directiva del &lub de 0ebate: Asistentes: Sra. 0. 6amela -itc'ie, presidente Sr. 0. &arlos 0ie% Sr. 0. 6edro Nen!te% Sr. 0. #nri ue 6arra Sr. 0. Oulio Aguirre Sr. 0. 0aniel #c'everr!a Sr. 0. -oberto &astro, secretario @ec'a: ?, de "unio de 8AA: Dora de &omien%o: ?> 's. Dora de terminacin: ?C.:A 's. Lugar: &omuna 6rovidencia, Santiago de &'ile

0esarrollo de la reunin: Se abre la sesin con el siguiente orden del d!a: 1. 0iscusin sobre la diferencia entre escuc'ar y o!r. 2. 0iscusin sobre el escuc'ar y su relacin con los negocios. ?. Se abre la discusin sobre el primer punto: #l Sr. 0. 6edro Nen!te% explica la diferencia biolgica entre escuc'ar y o!r. #l Sr. 0. #nri ue 6arra se muestra de acuerdo con el Sr. Nen!te%. Sometido a votacin, se decide: a) #ncargar la publicacin de lo discutido al Sr. #c'everr!a #l sr. 0. &arlos 0ie% pide ue se 'aga constar en el acta su voto en contra de la discusin, fundndose en el motivo siguiente: #scuc'ar y o!r son sinnimos por lo tanto no ve el motivo de tal discusin. 8. Se abre la discusin del segundo punto. 6or unanimidad se decide postergar el tratamiento de este punto 'asta la prxima reunin ue ser el 88 de "unio de 8AA:. La 6residenta visto bueno y firma #l Secretario firma

4. emor!ndum #s a uel escrito ue se usa para intercambiar informacin entre diferentes departamentos de una empresa, con el propsito de dar a conocer alguna recomendacin, indicacin, instruccin, disposicin, etc. Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a uien va dirigido, el nombre del remitente, la fec'a, el asunto, el texto y la firma del remitente. Su redaccin debe ser breve, clara y precisaP aun cuando en este tipo de comunicacin no se acostumbra usar la despedida, 'ay ocasiones en ue se debe utili%ar para darle un to ue personal y cort(s al mensa"e. Day empresas ue mandan a imprimir sus formatos de memorndum de acuerdo con sus necesidades, con un encabe%amiento especial organi%ado generalmente de la siguiente forma: Qxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Qxxxxxxxxxxxxxx B#B5-RE0$B 6A-A: 0#: @#&DA AS$E75: #"emplo: -itc'ie S.-.L.

Bemorndum 6ara: Oefe de --. DD. #nri ue Gon%le% 0e: G.G. 6amela -itc'ie @ec'a: ?, de "unio de 8AA: Asunto: #scuc'ar a los empleados #l conocido gur) del managment, 7om 6eters, enfati% ue una de las principales ra%ones del ba"o rendimiento del managment norteamericano es el 'ec'o de ue el manager no escuc'a a sus empleados. 6or lo tanto recomiendo a ud. escuc'ar todas las sugerencias y propuestas de nuestros empleados para un me"or funcionamiento de nuestra empresa. Saludos a ud. Atentamente 6amela -itc'ie Gerente General #nsayo #s el g(nero ue desarrolla un tema o una tesis elaborados por el autor desde una perspectiva netamente personal y ue exige la participacin del lector, incitndolo a pensar por cuenta propia. &ual uier tema puede ser motivo de un ensayo: conocimientos y experiencias del autor, ra%onamientos propios o a"enos, observacin directa de la realidad, siempre ue el desarrollo sea original y sub"etivo. Seg)n cada autor, el ensayo puede ser corto o largo, pero generalmente todos presentan un es uema como el siguiente: Fntroduccin: sobre u( trata el ensayo y por u( es importante el tema. 0esarrollo: se explica el tema central del ensayo. &onclusin: -esume lo dic'o anteriormente. #"emplo: #nsayo sobre el escuc'ar: la dimensin activa de la comunicacin. Eo 'ay escuc'ar si no 'ay involucrada una actividad interpretativa. A u! reside el aspecto activo del escuc'ar. &uando escuc'amos, no solamente escuc'amos las palabras ue se 'ablanP tambi(n escuc'amos las acciones impl!citas en el 'ablar. 6uesto ue somos capaces de escuc'ar posibilidades de accin, tambi(n podemos atribuir sentido, tambi(n podemos atribuir sentido a acciones ue a)n no 'an sido e"ecutadas. &uando 'acemos esto 'ablamos de .in uietudes/. &uando escuc'amos, por lo tanto, escuc'amos las in uietudes de las personas. #scuc'amos el por u( las personas reali%an las acciones ue reali%an. #sto es lo ue nos permite escuc'ar ue alguien desea 'acerse rico cuando dice ue uiere dedicarse a los negocios. &uando escuc'amos no somos receptores pasivos de lo ue se est diciendo. 6or el contrario, somos activos productores de 'istorias. 6ara ello debemos permitir ue los otros 'ablen, pero tambi(n 'acerles preguntas, ue nos permitirn comprender los 'ec'os, emitir "uicios bien fundados y elaborar 'istorias co'erentes. Al ale"arnos del supuesto de ue el escuc'ar es pasivo, podemos a'ora observar el escuc'ar como una accin a reali%ar, como una accin ue puede ser dise+ada y como una accin ue se basa en competencias espec!ficas ue podemos aprender. ". Circular Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de inter(s actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. &on este tipo de carta puede anunciarse la constitucin, modificacin o disolucin de una empresa, cambios de domicilio, la visita de via"antes, la modificacin de precios, etc. Eormalmente, las circulares no se contestan, pero s! puede 'ac(rselo por motivos de cortes!a o deseos de iniciar alguna operacin comercial. #l formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente: 9Bembrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institucin. 9&ircular ES: se coloca deba"o del membrete, indica el n)mero asignado administrativamente a esa circular en particular. 9Bateria/Asunto: deba"o de .&ircular ES/, es una breve referencia sobre lo ue trata la circular. 9Lugar, fec'a de emisin. 90e: Fndicacin de uien env!a la circular 9A: Fndicacin de a uien se env!a. 9&uerpo: #l contenido de la misma

9@rase de despedida 9Eombre, apellido y cargo #"emplo:

Ritchie S.R.L.
7el(fono: 89::;,<=> @ax: 89 ::;,?8, &arlos Silva, ??<< Santiago de &'ile

&F-&$LA- ES: ?, AS$E75: &'arla de 7om 6eters SAE7FAG5, ?= de "unio de 8AA: 0#: G#-#E7# G#E#-AL A: G#-#E7#S 0# R-#AS 0ebido a la visita del prestigioso asesor norteamericano en nuestra empresa, deseo invitarlos a la c'arla ue nos ofrecer en nuestro saln auditorium el d!a 8? de "unio de 8AA:, sobre los siguientes tpicos: .el saber escuc'ar/, .escuc'ar no es o!r/, .Hen u( consiste escuc'arI/ y .saber escuc'ar J ms productividad/. Saludo a $ds. Atentamente. 6amela A. -itc'ie Gerente General #. $olicitud La solicitud es una comunicacin escrita ue se propone formular un pedido, a fin de conseguirlo en un futuro inmediato o mediato dirigida a las actividades o entidades para conseguir algo ue la ley nos concede. La introduccin: Se busca el camino ue relaciona al emisor con el receptor, a trav(s de la identificacin de la persona: natural, "ur!dica, grupo o entidad ue detrs de un propsito abre la comunicacin. &uerpo: &omprende la exposicin de un 'ec'o, antecedente o explicacin, mediante la cual el emisor contrata la atencin del receptor y lo invita a compartir mentalmente la veracidad de las afirmaciones con documentos o certificadosP depende del caso. &onclusin: &onsiste en el cierre de la solicitud, con el agradecimiento, propio de la cortes!a del emisor #l agradecimiento debe 'acerse con la realidad del tiempo posible de la respuestaP esto es con un verbo en futuro, por ue vendr la respuesta siempre en futuro. &abria incluir en este aspecto, la expresin final .A7#E7AB#E7#/, despu(s de la cual se firma y se rubrica, se+al de asumir la responsabilidad sobre el escrito. #"emplo: Solicitud -ef.: S5LF&F7A LFN-5 .AE75L5GTA 0#L L#EG$AO#/ Santiago ?= de "unio de 8AA: 6amela -itc'ie, alumna de $niversidad Bayor, -ut: 8=.,,<.>8?9;, soltera, respetuosamente expone: 0ebido a mi inter(s en el tema sobre el 'ablar y el escuc'ar en la comunicacin 'umana, solicito el libro .Antolog!a del lengua"e/ de -afael #c'everr!a, a vuestra biblioteca, para una me"or informacin sobre el tema mencionado. 65- 7AE75, solicito la inclusin de dic'o libro en vuestro catlogo. A7#E7AB#E7#, a la S#U5-A 0F-#&75-A 0# NFNLF57#&AS.

6amela A. -itc'ie %. &i'liografa www.monograf!as.com www.worldwritting.com www.google.com.ar 0olores &omas de Guembe, Batilde 0om!ngue% de Nau% y otros, Fntroduccin literaria FFF, #d. #strada, Nuenos Aires, ;. ?=<;.

7raba"o enviado por: 6amela -itc'ie pamelaVritc'ieWspeedy.com.ar @acultad de &cias. #conmicas y #mpresariales de la $niversidad Bayor Santiago de &'ile, &'ile.