LA AUDITORIA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA Y EL CONTADOR PUBLICO
TEMA:
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA APLICADA AL CICLO DE CUENTAS POR PAGAR
INFORME FINAL QUE PARA OBTENER EL TTULO DE: CONTADOR PUBLICO
PRESENTAN:
SERGIO NICOLAS PEDRO EDGAR HERNANDEZ GUTIERREZ MARILU CALIXTO SANCHEZ ELISEO LOPEZ PEREZ HUMBERTO RODRIGUEZ GUTIERREZ
CONDUCTOR DEL SEMINARIO: C.P. HECTOR HERNANDEZ MARQUEZ MXICO D.F. OCTUBRE DE 2002 2 AGRADECIMIENTOS
Al Instituto Politcnico Nacional
Por el desarrollo profesional inculcado el cual nos prepara para enfrentar nuevos retos en el mbito laboral.
A la Escuela Superior de Comercio y Administracin
Por resguardar en sus aulas a jvenes con deseos de superacin y con inquietudes de seguir adelante, creciendo personal y profesionalmente, para que su carrera sea la base de la formacin de un futuro con muchos xitos.
A los Profesores:
Por el tiempo brindado, sus enseanzas y paciencia que fueron el motor para seguir adelante y no claudicar, poniendo nuestro mejor empeo juntos. 3 I N D I C E Pg.
INTRODUCCION
CAPITULO 1 IMPORTANCIA, CONCEPTO Y OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA
1.1 Importancia de la Auditoria Operacional-Administrativa 1.1.1 Para el Consejo de Administracin 1.1.2 Para el Auditor 1.1.3 Para los Empleados 1.2. Criterios de evaluacin 1.2.1 Evaluacin de la eficacia 1.2.2 Evaluacin de la economa 1.2.3 Evaluacin de la eficiencia 1.3 Concepto de la Auditoria Operacional - Administrativa 1.3.1 Auditoria administrativa 1.3.2 Auditoria operacional 1.3.3 Auditoria operacional-administrativa 1.4 Objetivos 1.4.1 Del organismo que solicita los servicios 1.4.2 Del auditor operacional-administrativo
CAPITULO 2 CONTRATACION DE LOS SERVICIOS
2.1 Solicitud 2.2 Contratacin 2.3 Estipulacin de honorarios 2.3.1 Honorarios fijos 2.3.2 Honorarios variables 2.3.3 Honorarios con base en iguala 2.4 Normas de tica profesional 2.4.1 Capacidad 2.4.2 Independencia 2.4.3 Equidad
9
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11 11 11 12 13 13 13 14 14 14 14 15 15 15 15
16
16 17 17 18 19 19 20 20 20 21 4 2.4.4 Seleccin de clientes 2.4.5 Secreto profesional 2.4.6 Honorarios 2.4.7 Difusin de servicios 2.5 Caractersticas del auditor
CAPITULO 3 ENFOQUES DE REVISION
3.1 Clasificacin 3.2 En base a ciclos de operaciones a) Caractersticas de los ciclos de transacciones b) Clasificacin de los ciclos de operacin 3.2.1 Ciclo de Tesorera a) Objetivos b) Funciones tpicas c) Asientos contables frecuentes d) Formas y documentos importantes e) Bases usuales de datos f) Enlace con otros ciclos 3.2.2 Ciclo de Ventas y Cuentas por Cobrar a) Objetivos b) Funciones tpicas c) Asientos contables frecuentes d) Formas y documentos importantes e) Bases usuales de datos f) Enlace con otros ciclos 3.2.3 Ciclo de Compras y Cuentas por Pagar a) Objetivos b) Formas y documentos importantes c) Asientos contables frecuentes d) Bases usuales de datos e) Enlace con otros ciclos 3.2.4 Ciclo de Nominas y Personal a) Objetivos b) Funciones tpicas c) Asientos contables frecuentes 21 21 21 22 22
25
25 25 25 26 27 27 29 32 33 33 34 36 36 36 39 41 41 42 42 42 43 46 47 47 47 47 47 48 5 d) Formas y documentos importantes e) Bases usuales de datos f) Enlace con otros ciclos 3.2.5 Ciclo de Produccin a) Objetivos b) Funciones tpicas c) Asientos contables frecuentes d) Formas y documentos importantes e) Bases usuales de datos f) Enlace con otros ciclos 3.2.6 Ciclo de Informes Financieros 1. Ciclos de informacin a) Informacin contable-financiera b) Informacin administrativa c) Informacin operativa 2. Sistema de contabilidad a) Flujo de Sistema Contable b) Catalogo de cuentas c) Gua contabilizadora d) Estados Financieros 3. Apego a Principios de Contabilidad 3.3 Enfoque de revisin en base a funciones o actividades a) Definicin y caractersticas b) Importancia c) Alcance de la Revisin en base a funciones. d) Aspectos a considerar en la revisin. e) Ventajas de la revisin en base funciones o actividades. 3.3.1 Plano Funcional y Estructural en una Organizacin. 1 El Plano Organizativo Dinmico a) Planeacin b) Organizacin c) Direccin d) Control 2 El Plano Funcional a) Descentralizacin de funciones b) Delegacin de autoridad 3 El Plano Estructural 50 50 50 50 50 51 54 55 55 56 56 58 58 58 59 59 60 60 60 61 61 61 62 63 64 66 66 67 68 69 70 71 74 80 80 81 82 6 a) Elementos de la estructura b) Diseos organizacionales ms comunes c) Nuevas tendencias de estructura 4 El Plano del comportamiento. a) El Comportamiento humano y el sistema social 3.3.2 Principales reas Funcionales 1. Compras a) Definicin y Funciones b) Importancia c) Alcance de la revisin 2. Mercadotecnia y / o Comercializacin a) Definicin y Funciones b) Importancia c) Alcance de la revisin 3. Finanzas a) Definicin y Funciones b) Importancia c) Alcance de revisin 4. Produccin a) Definicin y Funciones b) Importancia c) Alcance de la revisin 5 Recursos humanos a) Definicin y Funciones b) Importancia c) Alcance de revisin 6. Ventas a) Definicin y caractersticas b) Importancia c) Alcance de la Revisin 7. Inventarios a) Definicin y caractersticas. b) Funciones 4.4 En base a Instrucciones Directas 4.4.1 Modalidad de la revisin 4.4.2 Ventajas 83 86 86 87
CAPITULO 4 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA
4.1 Concepto 4.2 Objetivo 4.3 Importancia 4.4 Etapas de la metodologa 4.4.1 Precisin del objetivo de la auditoria 4.4.2 Estudio General 4.4.3 Anlisis de la funcin a auditar a) Evaluacin de la estructura organizacional b) Evaluacin de puestos y / o actividades. c) Costo hombre de cada actividad de la funcin sujeta a auditar. d) Cuadro de distribucin de costo cargas de trabajo. e) Anlisis de procedimientos de operacin. f) Anlisis de formas de papelera. g) Anlisis de archivos. h) Anlisis de sistemas de informacin. 4.4.4 Verificacin de la informacin. 1. Obtencin de informacin. a) Entrevista y cuestionario b) Observaciones de campo c) Obtencin de evidencia documental. 4.4.5 Preparacin de papeles de trabajo 1. Propsito, contenido, tcnicas de preparacin; proceso de revisin; propiedad, custodia y actualizacin. 2 Diagramas de flujo a) Definicin b) Utilidad c) Objetivos d) Smbolos 3. Descripciones narrativas 4. Recopilacin de informacin complementaria. 4.4.6 Aplicacin de pruebas de auditoria 1 Programa de auditoria a) Programas de auditoria de aplicacin general 120
134 134 135 135 136 136 137 137 137 138 8 b) Programas de auditoria de aplicacin especfica 2 Alcance las pruebas de auditoria a) Muestreo 4.4.7 Verificacin de funciones, procesos y sistemas 1. Evaluacin de funciones, procesos y sistemas a) Identificacin de objetivos del proceso sujeto a evaluacin b) Programas de aplicacin general y especifica 4.4.8 Control de hallazgos y observaciones de auditoria
APENDICE
CASO PRACTICO
5.1 Introduccin 5.2 Antecedentes SEGMENTA, S.C. 5.3 Cuestionarios 5.3.1 Estudio General 5.3.2 Anlisis de Puestos 5.3.3 Anlisis de Procedimientos 5.3.4 Descripcin de Labores del Personal 5.4 Manual de Procedimientos de Pago a Proveedores 5.4 Anlisis de Procedimientos de Cuentas por Pagar 5.5 Anlisis de Observaciones 5.6 Anexos BIBLIOGRAFIA
138 138 139 140 140 140 141 141
142
166
167 168 169 169 177 181 182 190 196 196 196 197
9 I N T R O D U C C I O N
Al hablar de Mxico, actualmente, debemos sealar la crisis econmica que atraviesa, del desempleo a nivel nacional y de la prdida del poder adquisitivo del peso. Todos estos factores econmicos han propiciado que la competitividad entre los diversos sectores industriales y comerciales sea cada vez ms compleja. Ya que en el Mxico actual los empresarios mexicanos han tenido que adaptarse a las alianzas comerciales con que cuenta el pas.
Al hablar de los tratados comerciales que Mxico ha firmado con economas ms slidas que la nuestra ha originando gran preocupacin ante los empresarios nacionales, ya que al eliminarse las barreras comerciales trae consigo que en los mercados nacionales exista demasiada oferta y no permita mantener un punto de equilibrio ptimo entre oferta y demanda, lo que a generado que slo la mayor parte de las compaas nacionales se preocupen por adoptar una mejora continua en sus procesos comerciales.
La competitividad comercial a originado que con mayor frecuencia los empresarios vislumbren a la auditoria interna como un rea de apoyo que les permitir mejorar en sus procesos, de ah que el Contador Pblico se vea inmerso en un mercado muy cambiante y competitivo y que en la medida en que el profesional de Contadura desarrolle tcnicas que aporten optimizacin de los recursos dentro de un ente econmico, veremos con satisfaccin la contratacin peridica de los servicios de auditoria interna.
En el primer captulo se definir la importancia, concepto y objetivos de la auditoria operacional administrativa, ya que al hacer el anlisis, la auditoria operacional administrativa es completamente diferente a la auditoria financiera, tambin se enfatizar en definir claramente los objetivos que persigue la empresa que contrate los servicios de auditoria, antes de comenzar con cualquier revisin y de esta manera llegar al objetivo final de manera satisfactoria.
En el captulo dos se describir de manera general el tema relacionado con el primer contacto que tiene el auditor con la compaa que contrate los servicios, as como tambin se definir el marco legal que debern definir tanto la compaa que contrate los servicios as como el profesional con respecto a los trabajos a desarrollar en la auditoria, desde dos enfoques, ya sea de manera independiente o como parte integrante de la compaa, en lo relacionado a caractersticas del auditor as como la estipulacin de Honorarios. 10 En el captulo tres, se habla de los enfoques de revisin que al auditor interno puede utilizar para poder realizar su revisin, en este punto se definirn tres enfoques bsicos; revisin por ciclos de operaciones, en base a funciones o actividades e instruccin directa.
En el captulo cuatro, se menciona la Metodologa de la Auditoria Operacional Administrativa, en este tema es cuando el auditor pone en prctica sus conocimientos tcnicos y apoyado en su experiencia profesional definir la tcnica adecuada a utilizar en su trabajo de auditoria interna, de tal manera que le permita reunir todos los elementos necesarios que sustenten sus desviaciones encontradas de tal manera que le permitan emitir su informe final de auditoria interna.
Por ltimo, veremos la historia de SEGMENTA, S.C., su conformacin, sus objetivos generales, su cultura organizacional. En este punto se analizar nicamente el procedimiento de Cuentas por Pagar, que por medio de entrevistas y cuestionarios aplicados a las personas involucradas en el proceso del pago a proveedores, permitn reunir los elementos necesarios en la deteccin inicial de fallas y deficiencias dejando evidencia en los papeles de trabajo de las mismas.
11 CAPITULO 1 IMPORTANCIA, CONCEPTO Y OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERACIONAL- ADMINISTRATIVA
1.1 IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA
1.1.1 Para el Consejo de Administracin
Hoy en da las empresas, se ven fortalecidas con la asimilacin de la calidad total, excelencia gerencial, sistemas de informacin etc. Nuevos enfoques orientados a optimizar la gestin empresarial en forma cualitativa y mesurable para lograr que los consumidores, clientes y usuarios que satisfagan sus necesidades.
En este contexto, el sistema de control asume un rol relevante porque a travs de sus evaluaciones permanentes posibilita maximizar resultados en trminos de eficiencia, eficacia, economa, indicadores que fortalecen el desarrollo de las empresas. La instrumentalizacin de los sistemas de control se da a travs de las auditorias que se aplican en las empresas dentro de un perodo determinado para conocer sus restricciones, problemas, deficiencias etc. como parte de la evaluacin.
1.1.2 Para el Auditor
El auditor tiene como objetivo, contribuir activamente con los negocios, as como informar, directa o indirectamente a los accionistas y propietarios acerca de las obligaciones formales y sustantivas de sus empresas y su organizacin.
El ejercicio de la auditoria operacional administrativa infiere un cambio de actitud del auditor interno de la prctica. Ya no se trata de analizar las cifras fras de unos estados financieros; ya no se trata de evaluar el comportamiento y desempeo de la administracin. La actitud, ahora, es ms de compenetrarse anmica y mentalmente en la misma, la supervivencia y desarrollo de la entidad a la que presta sus servicios.
El auditor operacional no buscar respuestas satisfactorias que justifiquen un buen o mal resultado de operacin; su enfoque ser el de hacer preguntas inteligentes en vez de 12 buscar respuestas inteligentes. La filosofa de actuacin del auditor ser con un enfoque socrtico de la bsqueda de la verdad; cuya respuesta es infinita.
Es aplicar la mayutica como mtodo para introducir al entrevistado para que explique los resultados de su actuacin en aras de mejorarlos.
Es aplicar la dialctica como una forma de razonar lgica y metdicamente del porque de los resultados obtenidos.
Por otro lado la auditoria operacional administrativa es un gran reto a la capacidad y calidad profesional del Contador Pblico como auditor. Para una buena ejecucin de esta especialidad requerir introducirse, estudiar, conocer otras disciplinas, el reto es infinito; tambin lo habr de ser su voluntad por superarse, ser mejor, brindar un mejor servicio.
La prueba determinante de que cualquier actividad operacional administrativa es aquella que debe un propsito definido, es que este se encuentra determinado por el grado de esfuerzo que se le debe aplicar para que sea alcanzado. En otras palabras y hablando en trminos de control se requiere una definicin clara de objetivos; as como contar con elementos para comparar lo que se est realizando contra esos objetivos con el propsito de determinar desviaciones y analizar y evaluar estas para as poder tomar medidas correctivas acordes con las circunstancias.
1.1.3 Para los Empleados
Al momento de realizar una auditoria operacional administrativa, se evalan todas y cada una de las partes que integra el organismo, en el cual ubicamos el factor humano, la auditoria operacional administrativa no persigue eliminar al personal que presenta errores en el desempeo de sus funciones o actividades, sino sugerir alternativas para corregir los errores detectados alcanzando niveles que permitan obtener los resultados que se pretenden en la ejecucin de sus tareas encomendadas.
Podemos realizar una evaluacin de todas las actividades que se desarrollan en diversas reas funcionales de la empresa, con el objeto de identificar reas potenciales de mejora y recomendar un plan a seguir para cada uno de los puntos identificados. 13 1.2 CRITERIOS DE EVALUACIN
La auditora operacional-administrativa puede entenderse y practicarse de una manera especfica pero interrelacionada, para cada uno de los tres criterios fundamentales, eficacia, economa, y eficiencia. Para el mayor rendimiento de una auditora operacional- administrativa la evaluacin debe efectuarse de manera secuencial. Se debe iniciar por la comprobacin y anlisis de la eficacia o efectividad, para continuar con la economa y terminar comprobando y evaluando la eficiencia. A continuacin se explica de manera breve cada uno de los conceptos antes sealados.
1.2.1 Evaluacin de la Eficacia.
Es el examen de las operaciones o actividades de una entidad cualquiera, para determinar en que medida se han alcanzado las metas u objetivos y formular recomendaciones para mejorar. Proporciona a las autoridades jerrquicas, una evaluacin, con criterio independiente, de la manera como el titular de la entidad o rea auditada, ha cumplido su gestin al administrar los programas trazados para alcanzar las metas o resultados deseados. (Al interior de la entidad auditada, proporciona al titular de la entidad o rea auditada) Tambin con criterio independiente, una evaluacin de la manera como el desarrollo de las operaciones o actividades se encamina o se encamin hacia el logro de los resultados deseados o metas propuestas y le recomienda las medidas correctivas o de mejora.
1.2.2 Evaluacin de la Economa.
Es el examen y evaluacin de las operaciones o actividades de una entidad o empresa pblica, para determinar el nivel de los recursos invertidos y formular recomendaciones razonables para reducir los costos. Igualmente, en su alcance mas amplio, la auditora operacional-administrativa proporciona a las autoridades jerrquicas, una evaluacin, con criterio independiente, sobre la manera econmica de como el titular de la entidad ha alcanzado las metas propuestas. Tambin proporciona una evaluacin sobre los 14 costos invertidos en las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para reducir costos.
1.2.3 Evaluacin de la Eficiencia.
Es el examen y evaluacin de las operaciones o actividades de una entidad para determinar la relacin entre la productividad y un estndar de desempeo y formular recomendaciones para alcanzar un nivel ptimo de eficiencia. Esta auditora operacional- administrativa proporciona una evaluacin, con criterio independiente, sobre el grado de eficiencia obtenido por el titular de un rea, en la administracin de los recursos para alcanzar las metas. Igualmente, le proporciona al titular de la entidad una evaluacin acerca del nivel de eficiencia de las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para conducirlas hacia el nivel ptimo.
1.3 CONCEPTO DE AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA
Antes de definir el concepto de auditoria operacional-administrativa debemos empezar con la definicin de dos conceptos; auditoria administrativa y auditoria operacional.
1.3.1 Concepto de Auditoria Administrativa
Es la revisin objetiva, metdica y completa de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y participacin individual de los integrantes de la institucin.
1.3.2 Concepto de Auditoria Operacional
Es el examen del flujo de las transacciones llevadas a cabo en una o varias reas funcionales que constituyen la estructura de una entidad, con el propsito de incrementar la eficiencia y la eficacia operativas a travs de proponer las recomendaciones que se consideren necesarias. 15 1.3.3 Concepto de Auditoria Operacional-Administrativa
Tomando en consideracin las definiciones anteriores podemos concluir que la auditoria operacional-administrativa es:
La revisin y evaluacin de los objetivos institucionales de la estructura orgnica de una entidad econmica; de sus mtodos de control as como del flujo de transacciones llevadas a cabo en una o varias reas funcionales, con el propsito de incrementar la eficiencia y eficacia de sus procesos operativos, recursos humanos y materiales a travs de las recomendaciones que se consideren necesarias.
1.4 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA
Los objetivos de la auditora operacional se pueden sealar a corto y mediano plazo.
1.4.1 Del organismo que solicita los servicios
Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. La prosperidad razonable de una empresa de carcter mercantil se observar en la mejora de los beneficios econmicos (rentabilidad) y en una entidad u organismo pblico (sin nimo de lucro) en la mejora de la prestacin del servicio a la comunidad.
1.4.2 Del auditor operacional-administrativo
Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la economa y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos. Este objetivo se logra al finalizar un trabajo de auditora.
16 CAPITULO 2 CONTRATACION DEL SERVICIO
2.1 SOLICITUD
Cuando un cliente se muestra interesado en los servicios del auditor, es necesario que ste precise las causas que motivan su requerimiento de servicio.
De la exposicin de motivos que el cliente haga en las primeras entrevistas, el auditor conocer el o los problemas de que se trata y quedar en condiciones de apreciar las siguientes consideraciones:
- El cliente conoce o cree conocer el problema. - El cliente desconoce las causas del problema o la forma de atenderlo.
En ambos casos, el auditor deber practicar una investigacin previa, por medio de la cual podr confirmar lo expuesto por el cliente o percatarse de la magnitud del problema o situacin objeto de la consulta.
Esta fase inicial de los trabajos del auditor es vital importancia, ya que por medio de ella, precisar las caractersticas y alcance del problema, permitindole estimar el tiempo probable para la realizacin de los trabajos, los elementos tanto humanos como materiales que necesitara y su costo.
Queda a juicio del auditor, segn el tiempo del empleado, la magnitud de los trabajos previos, de cobrar o no por honorarios por estos pasos preliminares y, en caso afirmativo, lo har saber a su cliente.
Posteriormente, el auditor formular una carta por medio de la cual confirmar los acuerdos tomados durante las primeras entrevistas.
(VER ANEXO No. 1 DE APNDICE AL FINAL DEL TEXTO) 17 2.2 CONTRATACIN
Aceptados los servicios, el auditor formular una carta en la que especificar detalladamente lo convenido con el cliente, con el fin de evitar errores o malas interpretaciones que posteriormente pudieran traer desacuerdos.
En la carta de referencia debern quedar asentadas las condiciones especificas a las que se ajustar el trabajo, que en trminos generales sern las siguientes:
- Mencin de antecedentes de contratacin del servicio. - Objetivo de los trabajos a realizar y alcance de los mismos. - Especificaciones sobre el tipo de colaboracin y medios que la empresa se obliga a proporcionar para la ejecucin del trabajo. - Mencin de la categora y personal que utilizar. - Tiempo probable para su ejecucin. - Honorarios por devengar y forma de pago. - Forma como el cliente cubrir gastos especficos que el auditor, en el desempeo de su encargo, se vea precisado a erogar y que no quedaron incluidos en el rengln de honorarios. - Fecha de iniciacin de los trabajos. - Periodicidad y tipo de informacin que deba formularse, en relacin al avance de los trabajos que se efecten.
En ocasiones, tomando en consideracin situaciones particulares y caractersticas de trabajo a desarrollar, se hace necesario la formulacin de un contrato formal, por medio del cual cliente y auditor especifican derechos y obligaciones mutuas.
(VER ANEXO No. 1 DE APNDICE AL FINAL DEL TEXTO)
2.3 ESTIPULACION DE HONORARIOS
La fuente de ingresos para el sostenimiento de un despacho, proviene de los honorarios del auditor, puesto que stos determinarn la existencia del despacho y su acrecentamiento. 18 La forma de calcular los honorarios es factor importantsimo sobre el cual el auditor deber meditar y reflexionar hasta lograr su justa estimacin, pues una falla, por pequea que sea, responder en perjuicio grave de sus intereses.
Por otro lado, es importante que se establezca la forma o tipo de cobrar sus honorarios, porque de no hacerlo incurrir en errores y deficiencias que lesionarn su economa.
Los honorarios del auditor pueden ser contratados en tres formas:
- Honorarios fijos. - Honorarios variables. - Honorarios con base en iguala.
2.3.1 Honorarios Fijos
El auditor acepta, a cambio de sus servicios, una cantidad fija, previamente acordada con el cliente.
Esta forma de contratar los servicios tiene la conveniencia de que ambos contratantes conocen con precisin el monto de los honorarios, situacin que permite al auditor enterarse, de antemano, que el cliente est conforme en hacer la erogacin.
Por otro lado, presenta una desventaja que estriba en la posibilidad de incurrir en errores en cuanto a la estimacin del tiempo probable que se utilizar en los trabajos, ya que la prctica ha demostrado que resulta difcil prever la serie de factores que pueden surgir en la ejecucin de trabajos de auditoria, circunstancia que puede afectar a una de las dos partes.
El clculo de los honorarios se lleva a cabo tomando en consideracin el tiempo en que se estima llevar a cabo el trabajo y el costo del personal que lo va a efectuar.
Generalmente el importe se determina multiplicando el costo real por tres (un tercio que corresponde al costo, otro tercio que corresponde a los gastos de oficina y el otro tercio a la utilidad).
19 2.3.2 Honorarios variables
El auditor conviene en percibir sus honorarios con base en la estimacin de tiempo trabajado, y el nmero y categora del personal empleado.
Esta forma de contratar honorarios es ms justa equitativa para ambas partes, en razn de que los honorarios por devengar van en relacin al trabajo ejecutado, tiempo empleado y personal utilizado.
Por otra parte, no existiendo presin para ejecutar los trabajos en determinado tiempo, el auditor queda en amplitud de desempear su cometido con ms dedicacin y, consecuentemente, con mejores resultados.
Esta forma de contratacin de honorarios presenta una gran desventaja, en vista de que no es posible conocer, de antemano, el importe de los trabajos, y puede darse el caso de que al cliente, a determinado avance de los mismos, se le hagan onerosos, se niegue a pagar, o no disponga de efectivo en el momento de liquidar los honorarios, colocando al auditor en situacin comprometida.
El importe de los honorarios se determina de conformidad con el tiempo empleado, y con el costo del personal que llev a cabo el trabajo, multiplicando, generalmente, el importe que resulte por tres, como en le caso del punto anterior.
2.3.3 Honorarios con base en Iguala
Esta forma de contratacin consiste en que el auditor acepta el pago de sus honorarios por periodos determinados, durante el tiempo que dure la ejecucin de los trabajos.
Esta forma de pactar los honorarios aporta varias ventajas, pues permite conocer la cantidad que se acepta como iguala, la cual generalmente no es elevada y puede ser fcilmente erogada por el cliente. Adems, el auditor percibe una cantidad fija peridicamente, que le permitir hacer una distribucin adecuada de este ingreso.
El importe de los honorarios con base en iguala, se calcula tomando en consideracin el tiempo en que se estima llevar a cabo el trabajo total y el costo del personal 20 que lo va a efectuar, dividiendo el importe total que se determine entre los periodos en que vaya a ser cubierta la iguala. En la misma forma en los casos anteriores, el costo real se multiplica, generalmente, por tres.
2.4 NORMAS DE ETICA PROFESIONAL QUE DEBEN TENERSE PRESENTES EN TRABAJOS DE AUDITORIA
El auditor debe reflexionar, y tener presente que en todo trabajo que dirija o ejecute, deber apegarse a las normas de tica profesional, a fin de que su manera de conducirse en el campo de la auditoria, no slo le prestigie, sino que este prestigio se extienda hacia la universidad que lo forj y a sus colegas.
A continuacin se citan algunas normas de tica profesional que deben ser consideradas:
- Capacidad. - Independencia. - Equidad. - Seleccin de clientes. - Secreto profesional. - Honorarios. - Difusin de servicios.
2.4.1 Capacidad
El auditor, al hacerse cargo de algn trabajo, debe estar consiente de que tiene la capacidad de desempearlo eficazmente. Del mismo modo, cuando su personal colaborador desempee funciones en su representacin, se cerciorar de su capacidad para ejecutarlas.
2.4.2 Independencia
El auditor, durante el desahogo de su trabajo, deber estar consiente de que acta con entera libertad, sin influencia mental ni material por parte de quienes contratan sus servicios, ni de cualquier otra persona conectada con la empresa. Sus opiniones, sugerencias o consejos, deben ser resultado de circunstancias y observaciones personales emitidas con imparcialidad. 21 2.4.3 Equidad
El auditor debe tener presente que sus consejos, al ponerse en prctica, pueden afectar los intereses del elemento humano, por lo que procurar que sean emitidos con equidad y protejan los intereses morales y materiales de la comunidad, del trabajador y de la firma que lo contrata.
2.4.4 Seleccin de clientes
El auditor rechazar aquellas proposiciones de trabajo cuya finalidad se oponga a los lineamientos morales y honestos que debe ostentar en su actuacin profesional. Asimismo, rechazar aquellos trabajos en los que considere no ser de utilidad para su cliente.
2.4.5 Secreto profesional
El auditor esta obligado a no divulgar, por ningn motivo, hechos, datos y circunstancias de los que ha tenido conocimiento por su intervencin en el desempeo de su trabajo.
2.4.6 Honorarios
El rengln de honorarios es un capitulo que merece atencin especial por la repercusin que puede tener en el prestigio del auditor. Dentro de algunos puntos que debe reflexionar, se citan los siguientes:
Los honorarios que se determinen deben estar estimados en relacin directa de la importancia, responsabilidad, calidad y justa valoracin del servicio.
Las retribuciones del auditor deben ser lo suficientemente justas que le permitan cubrir, con dignidad, las necesidades propias y la de sus colaboradores.
El auditor no deber incurrir en el error de reducir sus honorarios mediante la disminucin de costos, con menoscabo de la calidad de los trabajos.
El auditor en ningn caso recurrir a hacer ddivas o gratificaciones para obtener preferencia en la contratacin de sus servicios.
22 El auditor, en ningn caso disminuir la calidad y caractersticas de trabajos contratados.
El auditor, en ningn caso prolongar el tiempo y alcance de los trabajos en perjuicio del cliente.
2.4.7 Difusin de servicios
El auditor tiene que adquirir, en el terreno de la prctica, la experiencia necesaria que le d la madurez, juicio y capacidad indispensable para actuar eficientemente como auditor.
Ahora bien, al iniciarse como auditor, afronta el problema de dar a conocer su campo de accin, desenvolvindose en principio, a travs de sus relaciones como elemento capacitado para prestar este tipo de servicios.
Un buen trabajo, saturado de calidad y eficiencia, es el mejor medio de difusin puesto que un cliente satisfecho tendr ocasiones de hablar en pro de la utilidad de los servicios recibidos.
Para la difusin de los servicios de auditoria, es aconsejable que el auditor participe en conferencias, seminarios, mesas redondas, colabore en publicaciones de carcter tcnico, artculos de fondo, con el objeto de aumentar sus relaciones y dar a conocer su calidad profesional.
Es conveniente, adems, que las asociaciones, colegios u organismos similares se encarguen de difundir entre los hombres de negocios los alcances y beneficios que reportan los servicios de auditoria en la administracin de empresas.
2.5 CARACTERISITICAS DEL AUDITOR
Dentro de las principales caractersticas que debe reunir el auditor consideramos las siguientes:
Imaginacin
Es la capacidad caracterstica de una persona que le permita idear, crear, apreciar y resolver sobre determinadas situaciones. Un auditor con imaginacin est en posibilidades de 23 idear sistemas y procedimientos y proporcionar soluciones eficaces con mayor rendimiento a favor de las empresas.
Inteligencia
Es el don de entender o comprender con agilidad. Un auditor dotado de talento, podr razonar y apreciar con mayor facilidad los problemas y discernir sobre ellos con acierto, encontrando soluciones adecuadas.
Criterio
Es la facultad de discernir y formar juicios con lgica y sentido comn. El auditor con esta cualidad est en condiciones de atacar los problemas utilizando las tcnicas adecuadas bajo las circunstancias existentes, a fin de encontrar soluciones sencillas y prcticas.
Iniciativa
Es la accin oportuna y razonada de formar planes y tomar decisiones con rapidez y eficacia. Esta cualidad en manos del auditor lo coloca en situacin tal que le permite elegir caminos a seguir y encontrar soluciones a los objetivos deseados.
Responsabilidad
Es el juicio que forma la conciencia, consecuencia de los actos que ejecuta una persona. Es la forma que tanto moral como en lo material forma la continuidad del efecto de la accin ejecutada. El auditor debe tener presente la responsabilidad social y de servicio que contrae al aceptar un trabajo profesional, condicin que lo obliga a aceptar solamente aquellos trabajos para los cuales est capacitado para ejecutarlos o dirigirlos, ajustndose a los lineamientos que fija la tica profesional. Sus opiniones debern ser imparciales e independientes y tratarn de conciliar intereses morales, materiales y econmicos de las partes que de alguna manera resulten afectadas con sus consejos.
Trato
Es la forma de conversar, comunicar y tratar a las personas. Cualidad adquirida que lleva al auditor a tratar, conducir y motivar a las personas sin ofender su dignidad, principio 24 fundamental de las relaciones humanas. La forma de tratar a las personas, es un factor determinante para obtener xito en los trabajos de auditoria.
25 CAPITULO 3 ENFOQUES DE REVISION
3.1 CLASIFICACION
Para la realizacin de la auditoria, es necesario identificar y clasificar bajo que perspectiva se enfoca la revisin as como los mtodos y procedimientos que se utilizarn para el desarrollo y la conclusin ptima de la misma.
Antes de iniciar con los tipos de revisin empezaremos por definir la palabra enfoque:
Enfoque: es una caracterstica positiva dirigida a la obtencin de mayores resultados de la gestin empresarial.
Podemos considerar tres enfoques bsicos para la revisin de la auditoria operacional administrativa.
1.- En base a ciclos de operaciones. 2.- En base a funciones o actividades. 3.- En base a instrucciones directas.
3.2 EN BASE A CICLO DE OPERACIONES
a) Caractersticas de los Ciclos de Transacciones
Los hechos econmicos que involucran cambios inmediatos en la estructura financiera de una entidad se denominan transacciones, la vida en una empresa es, en consecuencia, un flujo de transacciones que modifican los recursos que constituyen sus finanzas. A su vez, los propietarios, los trabajadores, los acreedores y terceros en general 26 con intereses en la entidad, necesitan informacin sobre lo que ocurre en ella como consecuencia de las operaciones llevadas a cabo. Con tal propsito, las transacciones deben clasificarse homogneamente.
Surgen as ciclos de operacin constituidos por transacciones de naturaleza semejante que con el concurso de procedimiento y sistemas, producen informacin accesible y til para tomar decisiones. De esta manera es ms fcil evaluar la eficacia de los procedimientos administrativos implantados.
Cada ciclo de transacciones est compuesto de una o ms funciones. Cada funcin es un conjunto de actividades que se realizan dentro de su propio ciclo para reconocer, autorizar, procesar, clasificar, controlar, verificar e informar las transacciones que suceden dentro de un proceso que las ordena de manera lgica y secuencial. Como ya se mencion al principio una transaccin es un hecho econmico que involucra cambios en la estructura financiera de una entidad.
De acuerdo con lo anterior, la auditora operacional - administrativa se efecta en cualquiera de los ciclos de transacciones y por consiguiente, sobre uno o varios sistemas implementados para el control y el procesamiento de las operaciones.
Debemos tomar en consideracin que la informacin proveniente de los sistemas que integran un ciclo de transacciones no es siempre de carcter contable o financiero, una de las primera tareas a las que se debe aplicar el auditor operacional es precisamente, la de identificar los diversos ciclos de operacin y las funciones que los integran a efecto de precisar el alcance de su revisin. No existe una receta frmula clara y especfica que coadyuve en ese intento; sern la propia experiencia y conocimientos del auditor los que le indiquen cul ser la segregacin a efectuar atendiendo a las propias necesidades y caractersticas de la organizacin donde intervendr.
b) Clasificacin de los Ciclos de Operacin
La clasificacin de los ciclos de las operaciones que se realizan puede variar dependiendo de la ndole de la empresa y del criterio que se aplique. La divisin de ciclos que a continuacin se presenta y que servir para propsitos de este estudio con las modificaciones que requieran las circunstancias: 27 1. Ciclo de Tesorera. 2. Ciclo de Ingresos y Cuentas por Cobrar. 3. Ciclo de Compras y Cuentas por Pagar. 4. Ciclo de Nminas y Personal. 5. Ciclo de Produccin. 6. Ciclo de Informes Financieros.
3.2.1 El Ciclo de Tesorera
El ciclo de tesorera de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento del capital y que comprende las siguientes reas: entradas y salidas de dinero, inversiones temporales, obligaciones a largo plazo y operaciones referentes al capital social de la empresa.
a) Objetivos
Para una administracin correcta de los recursos financieros de una entidad es necesario llevar a cabo una planeacin a corto y largo plazo de los flujos de fondos y necesidades de financiamiento y de capital, con el fin de determinar los recursos que se requieren para poner en marcha los programas de mercadotecnia, produccin, investigacin, inversiones y gastos diversos.
Asimismo, es necesario incluir en las proyecciones financieras la planeacin fiscal, de conformidad con la legislacin en vigor. Por lo tanto, ser indispensable establecer los presupuestos respectivos con el fin de controlar las actividades.
Debido a la diversidad en el volumen de operaciones de las compaas y distintos criterios en relacin con el manejo de los recursos, no es posible sealar un modelo nico de estructura financiera que pudiera adaptarse a cualquier tipo de ente econmico. En una empresa de grandes proporciones las polticas en esta materia se establecen por la direccin general a travs del comit de finanzas respectivo y del funcionario designado, quien a su vez, delega responsabilidades en los encargados de las finanzas de cada una de las divisiones.
Independientemente de la estructura financiera de las organizaciones, es preciso definir las funciones y responsabilidades de los empleados de conformidad con las polticas y objetivos propuestos para las transacciones de caja, inversiones temporales y financiamiento 28 a travs de pasivo o capital. Por otra parte, es necesario que la autoridad delegada sea adecuada a las responsabilidades de cada persona, pero no al grado que anule la autoridad.
La calidad de los funcionarios y empleados encargados de los asuntos financieros no deber subestimarse, as como la debida coordinacin de las labores, a travs de sistemas de comunicacin apropiados. El organigrama de la empresa, la descripcin de puestos y los manuales de polticas, sistemas y procedimientos debern reflejar claramente los puestos asignados, obligaciones y responsabilidades de cada uno de los funcionarios, as como la definicin de las polticas y objetivos propuestos, a travs de los sistemas y procedimientos implantados.
Informacin para el Control
Los sistemas de informacin establecidos deben proporcionar a los ejecutivos responsables suficientes datos que les permitan controlar las operaciones relacionadas con el manejo de fondos y estar en condiciones de planear para el futuro. Un examen de las caractersticas especiales de la empresa proveer del tipo de informaciones necesarias, as como su periodicidad y oportunidad.
Una planeacin efectiva y control de los recursos financieros requiere no slo de informacin de los flujos de efectivo, sino tambin de una proyeccin de las necesidades de fondos y referencias acerca de las cotizaciones, de cambios, en el caso de monedas extranjeras y tendencias del mercado. Sern necesarios informes diarios o semanales de entradas, salidas y saldos en caja; pronsticos de flujos de fondos mensuales, cada tres meses y anuales: estados que muestren cmo han sido aplicados los recursos y cmo se dispondr de ellos en el futuro e informaciones diversas, segn las necesidades, entre ellas, cotizaciones de monedas extranjeras y pronsticos de las tendencias econmicas.
La informacin respecto a inversiones temporales en bonos, obligaciones, acciones u otro tipo de inversin, vara segn los objetivos que se persigan. De cualquier modo, ser necesario disponer de informacin respecto a compras, ventas y estado actual que guardan las inversiones; costo y valor de mercado de las mismas; intereses y dividendos percibidos y utilidad o prdida obtenida y proyectada. Por supuesto que toda la informacin necesaria deber ser confiable y oportuna, con el fin de utilizarla para efectos de control de las transacciones.
29 La administracin del pasivo a largo plazo est ntimamente relacionada con otros planes financieros y manejo de fondos. La recepcin de fondos provenientes de prstamos y pagos del principal e intereses debern reportarse oportunamente al tesorero o responsable de las finanzas. Asimismo, debern formularse estados peridicos que contengan una descripcin completa de los adeudos y provisiones efectuadas; programa de pagos de los prstamos e intereses respectivos y, en su caso, informacin sobre garantas o activos comprometidos. Tambin es necesario incluir dentro de las proyecciones financieras la planeacin fiscal, de conformidad con estudios que se lleven a cabo, siendo conveniente, en la mayora de los casos, la intervencin de expertos profesionales que se asesoren a los ejecutivos en materia tributaria.
El sistema de informacin debe suministrar datos suficientes y oportunos acerca del manejo del capital social a la persona responsable, quien deber llevar un registro de acciones y accionistas con todos los datos necesarios y tendr la obligacin de reportar los cambios efectuados y autoridades respectivas. Generalmente sern necesarios informes sobre propiedad de acciones, aumentos o disminuciones de capital, de conformidad de decisiones del Consejo de Administracin y Asamblea de Accionistas, as como decreto de dividendos.
b) Funciones Tpicas del Ciclo de Tesorera
Las funciones que se llevan a cabo dentro del ciclo de tesorera son extensas y muy variadas, particularmente originadas por el nivel de operaciones de la entidad econmica; el desarrollo constante de la tecnologa, el crecimiento econmico del pas, as como de los factores que afectan de manera interna y externa en el mismo.
Esta rea es vital dentro de cualquier organizacin, ya que administra y provee de los recursos generados a todas las personas involucradas en la misma, ya sea en forma interna (empleados, accionistas, etc.) y externa (proveedores, acreedores, fisco federal, etc.), su funcin es la de optimizar por todas las vas posibles los recursos econmicos para fortalecer la estructura y el rendimiento del capital de la organizacin.
Las relaciones con sociedades financieras y de crdito es frecuentemente una de las operaciones ms importantes y comunes dentro del ciclo de tesorera, por las opciones que permite fomentar el flujo de efectivo mediante la administracin de los recursos generados por la organizacin. Por comodidad las sociedades financieras son a grandes rasgos un instrumento sumamente confiable para el resguardo a corto y largo plazo de los 30 recursos monetarios de la organizacin. La obtencin de prestamos por medio de estas instituciones permite el desarrollo econmico y crecimiento de las empresas, no siempre es la ms viable, pero es una forma de lograr en forma inmediata la liquidez que se necesita dentro de cualquier organizacin.
Este ciclo tiene relacin directa con los accionistas, ya que los recursos generados por la organizacin sirven de base para tomar decisiones sobre el destino de las utilidades generadas, ya sea en forma de reinversin en la propia empresa, pago de dividendos a los accionistas o reembolsos de capital, emisin de acciones (comunes, seriadas, preferentes, etc.) de tal manera que el ingreso desembolso de los recursos monetarios sirvan de base para fortalecer la estructura de la organizacin; las operaciones efectuadas en esta etapa como en muchas otras deben quedar asentados en documentos legales que para el efecto existan. Las decisiones tomadas por los accionistas son fundamentales para el desarrollo de la propia organizacin.
La administracin de efectivo y las inversiones debe realizarse por funcionarios competentes que le permitan a la empresa y a los accionistas tener la seguridad de que los recursos generados son manejados adecuadamente y para los fines propios de la organizacin.
La custodia fsica del efectivo y los valores, desde el punto de vista del control financiero es de especial inters, ya que su utilizacin debe hacerse con la mayor eficiencia, y al mismo tiempo, con la mxima proteccin, es preciso que en cualquier etapa del manejo de dinero se establezca a la mayor brevedad la responsabilidad de los empleados. Es primordial que las personas responsables cumplan estrictamente las funciones a su cargo y que las obligaciones asignadas a las personas deben hacerse de tal manera que ningn empleado controle todas las fases del proceso. La custodia del efectivo en la organizacin no significa necesariamente tener en cajas fuertes de la empresa los valores; mas bien es tener los medios necesarios para su uso en cualquier momento y circunstancia adems de proveer la recuperacin del mismo si surge algn siniestro.
La administracin de valores en moneda extranjera incluyendo riesgos cambiarios en una economa tan frgil aunado a la incertidumbre de los acontecimientos econmicos que afectan al pas en el mbito nacional e internacional no se debe de tomar a la ligera ya que sera poner en riesgo la estructura financiera de la empresa; es necesario evaluar los riesgos cambiarios para precisar si el costo-beneficio permite el desarrollo de las operaciones normales que involucren al ciclo de tesorera. 31 Las operaciones de inversin y financiamiento que realiza la empresa debe hacerse mediante los instrumentos que permitan tener una estabilidad y que los riesgos inherentes al mercado burstil y cambiario o cualquier otro tipo de inversin permitan obtener rendimientos incrementando el capital inicial para su posterior re inversin.
El pago de impuestos constituye una de las funciones ms usuales dentro del ciclo de tesorera, el efectivo utilizado debe provenir de fuentes confiables y seguras de tal manera que permita liquidar las contribuciones a cargo de una forma oportuna; logrando as una imagen de contribuyente cumplido ante las entidades recaudadoras y evitando dentro de lo posible las sanciones que involucren desembolsos adicionales de efectivo y posibles revisiones por parte de la autoridad y que obliguen a la empresa actuar con cautela por miedo a sanciones posteriores.
Dentro del ciclo de tesorera la administracin financiera de planes de beneficio a empleados, comprende aquellos en los cuales el personal que labora en la organizacin recibe como una percepcin adicional a su sueldo y tiene como finalidad motivar al empleado manteniendo as una relacin estable y provechosa que permite la continuidad y una eficiente labor acorde a los objetivos implantados por la administracin; los planes de beneficio a los que se hace mencin comprende entre otros los siguientes: planes de jubilacin, fondos de ahorro, etc.
La Administracin de seguros se refiere a la forma en que se estn utilizando los recursos para el aseguramiento de los bienes de la compaa, es decir si cumplen con las polticas establecidas.
32 REPRESENTACION ESQUEMATICA DE UNA FUNCION TIPICA DEL CICLO DE TESORERIA
c) Asientos Contables Frecuentes
Uno de los mtodos comprobatorios que permiten conocer de forma real, cualitativa y cuantitativamente las operaciones y eventos econmicos dentro de una organizacin, son los registros contables, mediante los cuales se reflejan de forma ordenada y clasificada dichas operaciones y eventos econmicos; durante el proceso del ciclo de tesorera se presentan de forma general los siguientes eventos que generan un movimiento contable los cuales son:
Obtencin y pago de financiamiento. Emisin y retiro de acciones. Compra-venta de inversiones y valores. Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos. Amortizacin de descuentos, gastos y primas diferidos, en relacin con las deudas e inversiones. Saldo inicial Reembolso Emisin de de acciones acciones Saldo final Saldo inicial Saldo inicial Declaracin Dividendos Utilidades Pago de de dividendos decretados netas dividendos Saldo final Saldo final Utilidades retenidas Dividendos por pagar Capital Social Efectivo en el banco 33 Cambios en los valores segn libros de inversiones y deuda. Compra y venta de moneda extranjera. Pago de sueldos del personal que labora en la organizacin. Pago de impuestos.
d) Formas y Documentos Importantes
Entre los documentos y formas de importancia que se utilizan dentro del ciclo de tesorera podemos mencionar los siguientes:
Certificados provisionales de acciones. Acciones emitidas. Obligaciones, bonos, papel comercial. Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones. Ttulos de crdito como cheques, pagares, cartas de crdito, etc. Contratos de cambios de moneda extranjera futura. Fideicomiso o convenios para el plan de beneficios a empleados. Plizas de seguro.
e) Bases Usuales de Datos
Las bases usuales de datos, estn representadas por archivos, catlogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien informacin que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue;
a) Bases de referencia. Representadas por informacin que se utiliza para el proceso de las transacciones. b) Bases Dinmicas. Representadas por informacin resultante del proceso de las transacciones y que como tal se est modificando constantemente.
Las bases usuales de datos para el Ciclo de tesorera podran ser las siguientes: 34 Bases de Referencia
- Cumplimiento de estipulaciones de prestamos. - Archivo maestro de accionistas. - Cdulas de trabajo de intereses y dividendos. - Libro de registro de accionistas y utilidades. - Contratos de prestamos.
Bases dinmicas
- Cartera de inversiones. - Saldos de las cuentas bancarias y de inversiones. - Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores.
f) Enlace con Otros Ciclos
Desembolsos de efectivo, que se enlaza con el ciclo de compras. Ingresos de efectivo que se enlaza con el ciclo de ingresos. Desembolsos de dinero por beneficios al personal como gratificaciones o prestaciones adicionales, enlazado con el ciclo de nminas.
35 REPRESENTACION ESQUEMATICA DEL ENLACE DEL CICLO DE TESORERIA
El objetivo en la auditoria del ciclo de ingresos y cuentas por cobrar es evaluar si los saldos en cuenta afectados por el ciclo se presentan razonablemente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
El ciclo de ingresos y cuentas por cobrar implica las decisiones y procesos necesarios para la transferencia de la propiedad de bienes y servicios a los clientes despus de que se ponen a disposicin para su venta. Se inicia con una peticin por parte de un cliente y concluye con la conversin del material o servicio en una cuenta por cobrar y por ltimo en efectivo.
b) Funciones Tpicas
Las funciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que una empresa realiza para ejecutar y registrar las operaciones administrativas.
Las funciones tpicas de un ciclo de ingresos podran ser: Otorgamiento de crdito. Toma de pedidos. Entrega o embarque de mercanca y/o presentacin del servicio. Facturacin. Contabilizacin de comisiones. Contabilizacin de garantas. Cuentas por cobrar. Cobranza. Ingreso de efectivo. Ajuste a facturas y/o notas de crdito. Determinacin del costo de ventas.
Pedido del cliente
Es una peticin de mercanca por parte de un cliente. Esta puede recibirse por telfono o carta, una forma impresa que haya sido enviada a los clientes posibles ya existentes, a travs de los vendedores o en otras formas. 37 Otorgamiento del crdito
Antes de que embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada aprueba el crdito para el cliente por las ventas a su cuenta. Las prcticas malas de la aprobacin de crdito frecuentemente ocasionan un nmero excesivo de ventas malas y cuentas por cobrar que quizs sean incobrables.
Embarque de los bienes
En esta funcin es el primer punto en el ciclo en donde los activos de la compaa son otorgados. La mayor parte de las compaas reconoce las ventas cuando los bienes han sido embarcados. Se prepara un documento de embarque en el momento del mismo; esto puede hacerse automticamente en una computadora con base en la informacin de la orden de venta. El documento de embarque, que a menudo cuenta con varias copias, es esencial para la facturacin adecuada de los embarques a los clientes.
Facturacin
Dado que la facturacin a los clientes es el medio por el cual el cliente es informado del monto que debe por los bienes, esto debe hacerse de manera correcta y oportuna. Los aspectos importantes de la facturacin son: asegurarse que todos los embarques hayan sido facturados, que ningn embarque haya sido facturado mas de una vez y que cada uno sea facturado por el monto adecuado. El precio autorizado incluye los cargos de flete, seguro y condiciones de pago.
El ciclo de ingresos incluye varas clases de operaciones, cuentas y funciones administrativas, as como varios documentos y registros. Esto se muestra en la tabla siguiente:
38 CLASE DE TRANSACCIONES, CUENTAS, FUNCIONES COMERCIALES, Y DOCUMENTOS RELACIONADOS Y REGISTRO PARA EL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA.
CLASE DE TRANSACCIONES
CUENTAS
FUNCIONES COMERCIALES
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Ventas
Ventas y cuentas por cobrar.
Procesamiento de las rdenes del cliente. Concesin del crdito. Documento de envo. Facturacin al cliente y registro de las ventas. Orden del cliente. Orden de venta. Orden del cliente u orden de venta. Envo de mercanca. Factura de ventas. Diario de venta. Reporte resumido de ventas. Archivo maestro de cuentas por cobrar. Balanza de comprobacin de cuentas pro cobrar. Estado mensual.
Recepcin de Efectivo.
Efectivo en banco. Cuentas por cobrar.
Procesamiento y registro de recepcin de efectivo. Aviso de remesa. Lista preliminar de recepcin de efectivo. Diario de recepcin de efectivo.
Devolucin y Descuentos de ventas. Devolucin y Rebajas sobre Ventas. Procesamiento y Registro de Devoluciones y rebajas Sobre ventas. Memorndum de crdito. Diario de devoluciones y rebajas sobre ventas. Eliminacin de Cuentas no Cobrables. Cuentas por cobrar Asignacin para Cuentas incobrables. Eliminacin de cuentas por cobrar no cobrables. Forma de autorizacin para cuenta no cobrable.
Gastos por Cuentas malas. Gastos por cuentas Malas. Asignacin para Cuentas no Cobrables. Asignacin para Deudas malas. No aplicable.
39 c) Asientos Contables Frecuentes
Dada la naturaleza del ciclo de Ingresos (Ventas y Cuentas por Cobrar), es sumamente importante cuantificar correctamente las transacciones, mismas que podemos clasificar de la manera siguiente:
Procesamiento y registro del diario de ventas. Procesamiento y registro de las entradas de efectivo. Procesamiento y registro de ganancias y provisiones de ventas. Dbito de las cuentas por cobrar incobrables. Estimacin para cuentas malas.
Procesamiento y Registro del Diario de Ventas
En la mayora de los sistemas, la facturacin de los clientes incluye la preparacin de una factura de ventas con varias copias y la actualizacin simultnea del archivo de operaciones de ventas, del archivo maestro de cuentas por cobrar y el archivo maestro del mayor para ventas y cuentas por cobrar.
Esta informacin se utiliza para generar el diario de ventas y, junto con las entradas de efectivo y los cargos varios, permite la preparacin del balance de comprobacin de cuentas por cobrar.
Procesamiento y Registro de las Entradas de Efectivo
El procesamiento y registro de las entradas de efectivo incluye el recibir, depositar y registrar el efectivo. La preocupacin ms importante es la posibilidad de un robo. Un robo puede ocurrir antes que las entradas se capturen y se registros. La consideracin ms importante en el manejo de las entradas de efectivo es que todo el efectivo debe ser depositado en el banco en el monte adecuado en forma oportuna y registrado en el archivo de operaciones de entradas de efectivo y actualizar los archivos maestros de cuentas por cobrar y del libro mayor.
Procesamiento y Registro de Ganancias y Provisiones de Ventas
Cuando un cliente no esta satisfecho con los bienes, a menudo el vendedor acepta la devolucin de bienes u otorga una reduccin en los cargos. Las devoluciones y rebajas se 40 registran en forma correcta y oportuna en el archivo de operaciones de devoluciones y rebajas sobre ventas y del archivo maestro de cuentas por cobrar.
Dbito de las Cuentas por Cobrar Incobrables
Cuando la compaa llega a la a conclusin que una cantidad ya no se puede cobrar a menudo es descartada. Comnmente, esto ocurre despus que un cliente se declara en suspensin de pagos o cuando la cuenta se transfiere a una agencia de cobranzas. La contabilidad adecuada requiere un ajuste para estas cuentas incobrables.
Estimacin para Cuentas Malas
La estimacin para cuentas malas debe ser suficiente para compensar en el perodo de ventas actual por que la compaa no podr cobra en un futuro.
ASIENTOS CONTABLES COMUNES
Ventas en efectivo Ventas a crdito Saldo inicial Recepcin de efectivo Ventas a Devoluciones crdito y descuentos sobre ventas Saldo final Eliminacin de cuentas incobrables Eliminacin Saldo inicial de cuentas incobrables Cuentas incobrables Saldo Final Estimacin para cuentas incobrables Devoluciones y descuentos sobre ventas Cuentas por cobrar Descuentos en fectivo ejercido Ventas brutas Efectivo en el banco 41 d) Formas y Documentos Importantes
En el ciclo de ventas las principales formas y documentos generadores de informacin son los siguientes:
Ordenes de embarque. Factura de ventas. Notas de crdito por rebajas y devoluciones sobre ventas.
Documento de embarque, Es un documento preparado para indicar el embarque de los bienes, especificando la descripcin de la mercanca, la cantidad embarcada y otros datos pertinentes. El original es enviado al cliente y una o ms copias se conservan en la compaa.
Factura de venta, Es un documento en el que se indica la descripcin y cantidad de los bines vendidos. El precio incluye el flete, el seguro, condiciones de pago y otros datos pertinentes. La factura de ventas es el mtodo para indicar al cliente el monto de una venta y la fecha de vencimiento.
Notas de crdito, Es un documento que indica una reduccin en el monto a favor de un cliente debido a la devolucin de bienes o a una previsin otorgada. Con frecuencia es el mismo formato de una factura de venta, pero apoya reducciones en las cuentas por cobrar en lugar de aumentarlas.
e) Bases Usuales de Datos
Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podran ser las siguientes:
Bases de Referencia
- Listas y/o archivos maestro de clientes y de crdito. - Catlogos de productos y listados o archivos de precios.
Bases Dinmicas
- Archivos de rdenes de clientes pendientes de surtir. - Auxiliares de clientes. 42 - Estadsticas de ventas. - Diario de ventas.
f) Enlace con otros Ciclos
Dentro del ciclo de ingresos podramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
- Ingresos de caja que se enlaza con el ciclo de tesorera. - Embarques de productos que se enlaza con el ciclo de produccin. - Concentraciones de actividades (plizas de registro contable), que se enlazan con el ciclo de informe financiero.
3.2.3 Ciclo de Compras y Cuentas por Pagar
a) Objetivos
El ciclo de compras involucra las decisiones y procesos necesarios para obtener las mercancas y servicios, y operar un negocio. El ciclo comienza por lo general con la preparacin de una requisicin de compra por un empleado autorizado que necesita las mercancas o servicios y termina con el pago por los beneficios recibidos.
Objetivo de autorizacin:
Se tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la administracin. Objetivo de procesamiento y clasificacin de transacciones:
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes a estas.
Objetivo de verificacin y evaluacin: Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. 43 Objetivos de salvaguarda fsica:
Se tratan de aquellos controles relativos al acceso, a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.
El punto de partida para el ciclo, es la solicitud de mercancas o servicios por el personal del cliente. La forma exacta de la solicitud y la aprobacin necesaria depende de la naturaleza de las mercancas y servicios, y de las polticas de la empresa.
FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES.
Requisiciones de compras. rdenes de compra y contratos. Documentos de recepcin de mercancas. Factura de proveedores. Notas de cargo y de crdito. Solicitudes de cheque. Recibos de servicios. Plizas de cheques.
Requisicin de compra. Solicitud de mercancas y servicios que presenta un empleado autorizado. Puede tomar la forma de una peticin de adquisicin de materiales por un superintendente o el supervisor del almacn, reparaciones externas por personal de oficina o de fabrica, o de una pliza de seguro por el vicepresidente a cargo de la propiedad o equipo.
Orden de compra. Es el documento que identifica la descripcin, cantidad e informacin relacionada con las mercancas y servicios que la empresa piensa comprar. Con frecuencia se utiliza este documento para indicar la autorizacin para la adquisicin de mercancas y servicios.
La autorizacin correcta de las adquisiciones es una parte esencial de esta funcin, porque asegura que las mercancas y servicios se adquieran para propsitos autorizados de la organizacin y evita la adquisicin de partidas excesivas innecesarias. La mayora de las compaas permiten la autorizacin general para la adquisicin de necesidades regulares de operacin como inventario en un nivel, y para la adquisicin de activo fijo o partidas similares a otro nivel. 44 Despus de haberse aprobado una adquisicin, se inicia una orden para adquirir las mercancas o servicios. Se emite una orden a un vendedor para una partida especifica a determinado precio, que se entregara en determinado lugar o en un tiempo designado.
Es comn que las compaas cuenten con departamento de compra para asegurar una calidad adecuada de mercancas y servicios a un precio mnimo. Para un buen control interno, el departamento de compras no es responsable de autorizar la adquisicin o recepcin de mercancas. Todas las ordenes de compra estn foliadas previamente e incluyen suficientes columnas y espacios para minimizar la probabilidad de omisiones no intencionadas en la forma cuando se ordenan las mercancas.
La recepcin de mercancas o servicios del proveedor es un punto critico en el ciclo de la empresa, porque es el punto en donde la mayora de las compaas reconocen por primera vez la adquisicin y pasivo relacionado en sus registros. Cuando se reciben las mercancas, un control adecuado exige que se examine su descripcin, cantidad, arribo oportuno y condicin.
Reporte de recepcin. Es el documento que se prepara en el momento que se reciben las mercancas tangibles, que indica la descripcin de las mercancas, cantidades recibidas, fecha de recibida y otros datos pertinentes. La recepcin de mercancas y servicios en el curso normal del negocio representa la fecha en que los clientes reconocen normalmente la constitucin de un pasivo por la adquisicin.
La mayora de las empresas hacen que el departamento de recepcin inicie un reporte como evidencia de la misma y el examen de las mercancas. Por lo regular se enva una copia al almacn y otra al departamento de cuentas por pagar para sus necesidades de informacin. Para evitar el robo y el mal uso, es importante que se controlen fsicamente las mercancas desde el momento de recepcin hasta la salida. El personal en el departamento de recepcin debe ser independiente del personal de almacn y del departamento de contabilidad.
Diario de adquisiciones. Se utiliza para registrar las transacciones de adquisiciones. Por lo general, incluye varias clasificaciones para los tipos ms significativos de adquisiciones, como la compra para inventarios, reparaciones y mantenimiento, suministros, su registro a las cuentas por pagar, los dbitos y crditos miscelneos. Tambin puede incluir devoluciones de adquisiciones y rebajas de transacciones.
45 Factura del proveedor. Es el documento que indica conceptos como la descripcin y cantidad de mercancas y servicios recibidos, el precio, incluyendo el flete, trminos de descuento en efectivo, fecha de facturacin. Es un documento esencial porque especifica la cantidad de dinero que se le debe al proveedor por la adquisicin.
Pliza de cargo. Es el documento que indica la reduccin en la cantidad que se le debe al proveedor por mercanca devuelta o por rebaja concedida. A menudo toma la misma forma general que la factura de un proveedor, pero apoya las reducciones en las cuentas por pagar en lugar de aumentarlas.
Pliza. Documento que las organizaciones utilizan frecuentemente para establecer un medio formal de registrar y controlar las adquisiciones. Las plizas incluyen una hoja o folder de cubierta para contener los documentos y un paquete de documentos relevantes, como la orden de compra, copia de la boleta de empaque, reporte de recepcin, y factura del proveedor. Despus del pago se agrega una copia del cheque al paquete de plizas.
Archivo maestro de cuentas por pagar. Es el archivo para registrar las adquisiciones individuales, desembolsos en efectivo, y devoluciones y rebajas en las adquisiciones para cada proveedor. Se actualiza el archivo maestro de los archivos de adquisiciones, devoluciones y rebajas, y desembolsos en efectivo y archivos de transacciones de desembolsos en efectivo, por computadora.
Relaciones de cuentas por pagar. Es el listado de la cantidad que se debe a cada proveedor, o por cada factura o pliza en un momento determinado.
Estado de cuenta del proveedor. Es un estado de cuenta que se prepara mensualmente por el proveedor que indica el saldo inicial, las adquisiciones, devoluciones y rebajas, pagos al proveedor, y saldo final. Estos saldos y actividades representan las transacciones para el periodo por parte del proveedor y no del cliente.
En las compaas, el registro de los pasivos por adquisiciones se hace sobre la base de recepcin de mercancas y servicios, y en otras empresas, se registra hasta que se recibe la factura del proveedor. En cualquier caso, el departamento de cuentas por pagar generalmente tiene la responsabilidad de verificar lo correcto de las adquisiciones.
46 Cheque. Es el medio de pago de la adquisicin cuando se vence el pago. Despus una persona autorizada firma el cheque, y este se convierte en un activo. Cuando lo hace efectivo y el banco del cliente lo acepta, se le llama cheque cancelado.
Los controles ms importantes en la funcin de salidas de efectivo incluyen la firma de cheques de la persona con la autoridad necesaria, separacin de responsabilidades para firmar los cheques y desempear la funcin de cuentas por pagar, y un examen cuidadoso de los documentos de respaldo por el que firma el cheque.
Los cheques estn foliados previamente e impresos en papel especial que dificulte la alteracin del nombre del receptor o la cantidad. Tambin es importante tener un mtodo de cancelacin de los documentos de respaldo, para evitar que se usen de nuevo como apoyo para otro cheque en los documentos de respaldo.
ASIENTOS CONTABLES DEL CICLO DE COMPRAS
Cuentas por Pagar Propiedades ,planta y equipo Cuentas de control de Cuentas Cuentas Auxiliares Cuentas Auxiliares Comisiones Auxiliares Reparaciones y Gastos de viaje Suministros mantenimiento. Gastos de entrega Viajes de funcionarios Impuestos Reparaciones Honorarios de abogados Suministros Publicidad Honorarios por auditorias Flete hacia la planta Impuestos Servicios Efectivo en bancos Compra de materias primas Gastos anticipados gtos de manufactura Cuentas de control de sobre compras Mejoras en instalaciones Descuentos / compras Gastos Operativos Devoluciones rebajas gastos de ventas 47 e) Bases Usuales de Datos
Archivos de proveedores conteniendo nombre, direccin, productos que ofrece, precios, etc. Archivos de cuentas por pagar que contengan las cuentas pendientes de pago (auxiliares) e historial de pagos efectuados. Los pedidos a proveedores pendientes de surtir.
f) Enlace con otros Ciclos
Se distinguen los siguientes enlaces con otros ciclos:
Desembolsos de efectivo y cheque; que se enlazan con el ciclo de tesorera. Recepcin de bienes, mercanca y servicios; que se enlazan con el ciclo de produccin. Resumen de actividad (pliza de registro contable); que se enlazan con el ciclo de informe financiero.
3.2.4 Ciclo de Nminas y Personal
a) Objetivos
El ciclo de personal y nminas involucra el empleo y pago de todos los empleados, sin importar la clasificacin o mtodo con que se determine su compensacin. Los empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo ms bonificacin, oficinistas con sueldo mensual con tiempo extra o sin l, vendedores a comisin, personal de fbrica y sindicalizados a los que se les paga por hora.
b) Funciones Tpicas
El ciclo de nminas y personal comienza con la contratacin del personal y termina con el pago a los empleados por los servicios prestados al gobierno y otras instituciones, los impuestos retenidos y acumulados en las nminas.
Las funciones tpicas de nminas podran ser:
- Reclutamiento y seleccin de personal. 48 - Contratacin de personal. - Llevar las relaciones laborales. - Preparar informes de asistencia. - Registro, informacin y control de nmina. - Desembolso de efectivo. - Promocin y evaluacin de personal.
c) Asientos Contables Frecuentes
Dentro del ciclo de nminas podramos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
- Pago de nminas. - Anticipos de sueldos y prstamos al personal. - Distribuciones de mano de obra - Otras prestaciones al personal. - Ajustes de nminas.
Saldo inicial Sueldos y Pagos Salarios Pago de salarios Devengados Pago de impuestos a las nminas Saldo inicial Pago Retencin de Nmina Saldo final Cuotas Patronales Contribuciones Estatales por pago de remuneraciones Salario, sueldos, bonificaciones y comisiones acumuladas Efectivo en el banco CICLO DE NOMINAS Y PERSONAL ASIENTOS CONTABLES COMUNES otras deducciones Gastos de impuestos de Nmina acumulados Mano de Obra Directa Retencin de impuestos y 49 En el siguiente cuadro se ilustra la forma en que la informacin contable fluye a travs de las diversas cuentas en el ciclo de personal y nminas.
CLASE DE TRANSACCIONES
CUENTAS
FUNCIONES COMERCIALES
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Efectivo de Nmina. Todas la cuentas de gastos por nminas.
Todas la cuentas de retencin por nmina.
Todas la cuentas de acumulacin de nminas. Personal y empleos. Registro de Personal. Forma para la Autorizacin de deducciones. Forma para autorizacin de tasas.
NMINAS
Toma de tiempo y preparacin de nmina. Tarjeta de tiempo. Boleta de tiempo de obra. Reporte resumen de nmina. Diario de nminas. Archivo maestro de nminas. Pago de nmina. Cheque de nmina.
Preparacin de declaracin de impuestos sobre nmina y pago de impuestos. Declaracin de impuestos. Portal de internet de la Institucin Financiera contratada.
50 d) Formas y documentos importantes
Las formas y documentos importantes del ciclo de nminas podran ser.
- Solicitud de empleo. - Contratos de trabajo. - Informes de tiempo. - Tarjetas de reloj. - Autorizacin de ajustes de nminas. - Autorizacin de pagos especiales. - Recibos de pago. - Cheques.
e) Bases usuales de Datos
Las bases usuales de datos para nminas podrn ser las siguientes:
Archivo maestro de personal conteniendo nombres e informacin de referencia, tipos de retribucin, prestaciones a empleado, etc. Registro de salarios de empleados.
f) Enlace con otros Ciclos
Podramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
Desembolso de efectivo que se enlaza con el ciclo de tesorera. Recepcin de servicios de mano de obra que se enlaza con el ciclo de produccin. Resumen de actividades (pliza de registro contable que se enlaza con el ciclo de informe financiero).
3.2.6 El Ciclo de Produccin
a) Objetivos
El trmino produccin se aplica a todo el proceso en el cual determinados materiales se combinan o modifican de alguna manera por la intervencin de personas que utilizan 51 maquinaria y equipo. La gran variedad de empresas manufactureras y la diversidad de artculos que se producen hace sumamente difcil establecer un procedimiento nico para efectos de control. Sin embrago, existen elementos comunes en todo ciclo de produccin, tales como: materias primas, mano de obra, maquinaria y equipo etc. La utilizacin y combinacin de todos estos factores, de acuerdo con las particularidades de la empresa, dan por resultado los productos que se venden.
La importancia del proceso de produccin varia en cada empresa. En algunos casos podr ser insignificante, como por ejemplo en cadenas de supermercados; en cambio, en una fabrica de automviles o en una fundidora de metales, la mayor parte de las operaciones estar concentrada precisamente en el proceso productivo. Al mismo tiempo, esta rea se complica por las diversas actividades relacionadas con los procedimientos para obtener y procesar los materiales, utilizacin de maquinaria y equipo y el entrenamiento del personal. Adems existen problemas de coordinacin con otras actividades importantes de la empresa como compras, financiamiento, personal y mercadotecnia. Por lo tanto, se deduce que el proceso productivo es de gran trascendencia en la administracin de una empresa manufacturera y requiere de gran cuidado para lograr un control verdadero, tanto desde el punto de vista tcnico como administrativo.
Las caractersticas de la fabricacin influyen para determinar los procedimientos administrativos ms adecuados. Si es una lnea de ensamble, ordenes de trabajo o procesos de produccin, los procedimientos y controles tendrn que adaptarse a las situaciones existentes. El control de las diferentes operaciones debe ampararse necesariamente en las polticas establecidas para la produccin y en la asignacin especifica de responsabilidades de los participantes en los procesos. Lo anterior incluye: preparacin de presupuestos de produccin; coordinacin de la maquinaria y equipo y el personal necesario con los planes de venta de los productos; requerimientos de financiacin y programas de inversin.
b) Funciones Tpicas del Ciclo de Produccin
El ciclo de produccin en un negocio de manufactura en sus distintas variantes comprende la planeacin y control de la produccin, que a su vez incluye la contabilidad de costos, la administracin de inventarios y la contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo. Debe atenderse a las caractersticas de la empresa respecto a volmenes, complejidad y costo de mantener los controles en comparacin con los riesgos de errores o fraudes, debe existir una separacin de labores entre los responsables de la operacin de la produccin y custodia de los inventarios, de los encargados de la contabilidad de costos, registros de 52 inventarios y cuentas de control, es necesario implantar procedimientos para asegurar que toda la documentacin se procese adecuadamente, y evitar cambios no autorizados en registros maestros.
La efectividad de un sistema de costos en una empresa industrial se determina, en primer lugar, por el diseo adecuado de sus procedimientos productivos y la operacin eficiente de la planta. Por otra parte, la planeacin e implantacin del sistema de costos debe ser hecha por expertos en la materia, aunque cabe advertir que la intervencin de los ejecutivos responsables de la empresa es indispensable para lograr resultados prcticos. La razn es que, en ocasiones los contadores de costos tienden a incluir detalles que si bien son correctos en su forma, poseen escaso valor para el control de las actividades de produccin.
El establecimiento de costos estndar en la mayora de los casos produce resultados satisfactorios. No obstante, es necesaria la revisin inmediata de las desviaciones y la investigacin de las causas que las provocan.
No debe perderse de vista el objetivo fundamental de la contabilidad de costos, que es obtener el control de la produccin. Por lo tanto, entre otros puntos, la presentacin oportuna y correcta de los reportes a los encargados de las operaciones de produccin, as como estadsticas con detalles sobresalientes e informes consolidados a la gerencia, sern esenciales para lograr dicho control.
El control de inventarios debe hacerse siempre travs de la contabilidad mediante las cuentas correspondientes y los registros auxiliares que contengan los movimientos y saldos de cada uno de los artculos, controlarlos mediante inventarios fsicos es una forma muy clara y precisa de la forma en que se utilizan los materiales, el objetivo primordial del sistema de control se consigue con la determinacin de las discrepancias y la bsqueda de las causas que la originaron.
Los controles administrativos para el control de activo fijo deben basarse en la importancia que posean dentro de la operacin de la empresa, el inters principal de la administracin debe encaminarse a que los bienes que intervienen en la produccin provean sus servicios en forma eficiente.
La mano de obra es importante en este ciclo ya que de l depende la produccin de los artculos materias primas que se elaboren para su posterior venta, se debe tomar en cuenta que constantemente hay rotacin de personal y que estos movimientos afectan de 53 manera directa, se tienen que establecer planes estratgicos para que la produccin no pare y que constantemente se capacite al personal para el buen funcionamiento de la maquinaria y la produccin sea satisfactoria de acuerdo a las proyecciones establecidas.
La planeacin de actividades a corto y largo plazo de adquisiciones o construccin de edificios y maquinaria con sus presupuestos correspondientes y la asignacin de funciones y responsabilidades para la administracin de esta clase de bienes, as como la debida comunicacin y coordinacin con los departamentos de produccin y de finanzas sern condiciones esenciales para el control de las operaciones de este carcter.
A continuacin se hace mencin de puntos importantes necesarios para el control de los inmuebles, maquinaria y equipo:
Todas las adquisiciones de activo fijo deben iniciarse por los funcionarios autorizados y conforme a los presupuestos aprobados por la gerencia. En caso de construcciones dentro de la empresa, aparte de las autorizaciones respectivas, debern mantenerse registros actualizados y emitirse reportes peridicos a los funcionarios responsables. Todos los bienes de activo fijo deben registrarse en contabilidad. Peridicamente practicar inventarios fsicos y, en caso de discrepancias, investigarlas y aclararlas. Una ventaja adicional derivada de la inspeccin fsica es la oportunidad de verificar la operacin de los equipos, su cuidado y posible obsolescencia. Definir por escrito las polticas y procedimientos respectivos a capitalizacin de inversiones y gastos de mantenimiento, as como en lo que se refiere a depreciaciones. Las revaluaciones del activo fijo debern hacerse conforme a las polticas aprobadas por la direccin general Todos los equipos debern estar protegidos contra robo o destruccin. (administracin de seguros, visto ya en el ciclo de tesorera).
54 REPRESENTACION ESQUEMATICA DE UNA FUNCION TIPICA DEL CICLO DE PRODUCCION
c) Asientos Contables Frecuentes
Dentro del ciclo de produccin se pueden distinguir, entre otros los siguientes asientos contables comunes:
Transferencias de inventarios (de materia prima a proceso y a producto terminado). Aplicacin del costo de la mano de obra. Inventario Inicial Ciclodecompras Materias yCuentasporpagar Compras Primas Utilizadas Inventario Final Manode Manode Obra Obra Inventario Inventario Directa Directa Inicial Inicial Real de Aplicadade Manufactura Manufactura Costosde Costode Produccin Ventas Costos Costos Inventario Inventario Indirectos Indirectos Final Final Reales Utilizados Ciclodenminas MateriasPrimas ManodeObraDirecta F L U J O D E I N V E N T A R I O S Y C O S T O S ManodeObraDirecta ProduccinenProceso ArticulosTerminados CostodeVentas 55 Aplicacin de los gastos de fabricacin. Depreciacin y amortizacin de inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos diferidos. Variaciones (incluyendo desperdicios). Cambios en el valor den libros de inventarios, inmuebles, maquinaria, equipo y otros costos diferidos (actualizacin). En algunos casos extraordinarios la venta de maquinaria y equipo. Aplicacin de los seguros contratados para el traslado de la materia prima.
d) Formas y Documentos Importantes
Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de produccin pueden ser:
Ordenes de produccin. Requisiciones de materiales. Tarjetas de tiempo (mano de obra). Informe de produccin. Informe de desperdicios. Hojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin. Hojas de costos.
e) Bases Usuales de Datos
Las bases usuales de datos para el ciclo de produccin son entre otras las siguientes:
Bases de Referencia
- Informacin de los elementos del costo. - Relaciones de materiales. - Hojas de ruta e ingeniera del producto.
Bases Dinmicas
- Auxiliares de inventarios. - Hojas de costos. 56 - Listados de valuacin de inventarios. - Archivo maestro de inmuebles, maquinaria. - Anlisis de otros costos amortizables.
f) Enlace con otros Ciclos
Dentro del ciclo de produccin se pueden distinguir algunos de los siguientes enlaces con otros ciclos de transacciones:
Recepcin de bienes, mercancas y servicio, con el ciclo de compras. Embarques de productos, con el ciclo de ingresos. Uso de mano de obra, con el ciclo de nominas. Recopilacin de la informacin con el ciclo de informe financiero. Recepcin de servicios indirectos, con el ciclo de compras.
3.2.6 Ciclo de Informes Financieros
Independientemente del volumen de operaciones o peculiaridades de una organizacin, el objeto principal de los informes financieros es proporcionar informacin suficiente y oportuna a los usuarios. Por otra parte, con el fin de asegurar que ella es confiable, es preciso establecer en la contabilidad los sistemas y procedimientos adecuados de tal manera que las transacciones se registren correctamente. Adems, es indispensable aplicar criterios y juicios apropiados por parte de la gerencia de la interpretacin de las cifras registradas en la contabilidad.
Los estados financieros y, en general, toda la informacin financiera est sujeta al cumplimiento de los principios de contabilidad generalmente aceptados y, en ocasiones, a las leyes y reglamentos gubernamentales.
La estructura de los informes financieros tambin pueden variar, dependiendo de la forma de operar de la compaa. Una corporacin de tipo internacional con empresas filiales en el extranjero, requiere de reportes especiales y ms amplios que una compaa que solo opera en le pas. Adicionalmente, una organizacin internacional necesitar preparar los reportes de conformidad con los requerimientos estipulados en las localidades donde opera. Asimismo, es probable que necesite planear su estrategia tributaria para minimizar el pago de impuestos y la presentacin de declaraciones fiscales. 57 Por lo que se refiere a la informacin financiera de carcter interno, los reportes pueden adoptar diferentes formas y propsitos. Algunos pueden contener datos sobre costos de operacin, contribuciones marginales o anlisis de utilidades. Otros ms, se referan a los resultados de los centros de operacin o de la organizacin en su totalidad. En algunas compaas sern necesarios reportes analticos. Todo esto deber tomarse en cuenta para disear los procedimientos de informacin financiera, que ser utilizada por la gerencia para la administracin y el control de las operaciones.
La informacin financiera de carcter interno puede variar en importancia segn el tamao y volumen de operaciones. Algunas compaas, particularmente las pequeas o medianas, pueden operar eficientemente con un sistema sencillo, ya que la informacin que se requiere se obtiene fcilmente por medio del contacto personal con los encargados de las ventas, compras y produccin. A medida que la empresa crece necesitar sistemas mas elaborados y mayor control para la obtencin de la informacin financiera.
Sin embargo, en materia de informacin sta debe ser la necesaria; demasiada informacin puede causar tantos problemas como la muy escasa, de manera que habr de buscarse la cantidad y calidad optima de informacin que se requiera para satisfacer las necesidades.
La informacin disponible para quienes toman decisiones se pueden clasificar en dos grupos generales:
Informacin Cuantificable. Este tipo de informacin es la susceptible de ser medida: en unidades monetarias; en peso, en unidades o volmenes. En sntesis, todo lo susceptible de medirse debe ser cuantificable. Por lo general, mientras mayor sea la cantidad de datos mediables de que pueda disponer, ms fcil ser la decisin. Un ejecutivo puede analizar la informacin y decidir que curso de accin o decisin adoptar.
Informacin no Cuantificable. Se dispone de informacin no cuantificable pero que sin embargo debe tomarse en cuenta en un proceso decisorio; en estos casos las estimaciones, apreciaciones, expectativas, perspectivas de las personas que decide juegan un papel determinante en la vida de su organizacin. Como ejemplo de ello se tienen las polticas gubernamentales cuando no se tiene claro su alcance u objetivo; cambios en satisfactores de los consumidores; influencias externas en gustos y modas; problemas socio-polticos difciles de predecir; huelgas potenciales internas o externas a la entidad y que la afectan; etc., 58 mientras mayor sea la informacin no cuantificable -y en ocasiones imponderables- ms difcil ser la decisin.
Por otro lado, no se debe soslayar que entre ms informacin cuantitativa se posea, mayor ser el numero de opciones o alternativas a elegir, lo cual dificulta el proceso de decisin. En este punto entra en juego la informacin no cuantificable que, al combinarse con la que s se puede medir, amalgamar un conjunto de elementos informativos que sern el punto de apoyo para tomar la decisin final.
Bajo el prembulo comentado, se entra ahora a los ciclos de informacin que se identifican en tres vertientes: contable-financiera, administrativa y operativa.
1. Ciclos de Informacin
a) Informacin Contable-Financiera
El propsito de la contabilidad es proporcionar informacin cuantitativa, de carcter financiero primordialmente, representada en informar cual es la situacin financiera de una entidad econmica a una fecha dada, y cuales son los resultados de operacin por un periodo determinado. Para cumplir en forma adecuada con su objetivo, el proceso contable infiere un ciclo compuesto por:
i) Identificacin de las transacciones susceptibles de registro. ii) Medicin y valuacin de esas transacciones susceptibles en unidades monetarias. iii) Clasificacin y registro de transacciones. iv) Comunicacin de los resultados del proceso a travs de los estados financieros emanados de la propia contabilidad.
b) Informacin Administrativa
Los estados financieros no informan todo ni representan una verdad absoluta, ya que parte de su conformacin est desarrollada en base a estimaciones, lo anterior no quiere decir que la contabilidad necesita complementarse porque tambin es necesario reconocer que tiene sus limitaciones. En este punto es en donde entra en juego la informacin administrativa para complementar la informacin contable-financiera. Al respecto la profesin contable ha desarrollado las denominadas Notas a los Estados Financieros que vienen a coadyuvar en este proceso de generar informacin. Las notas a los estados financieros las 59 prepara el contador y las revisa el auditor con base a la informacin que obtienen de la administracin. Las Notas a los estados financieros son explicaciones que amplan el origen y significado de los datos y cifras que se presentan en dichos estados, aluden a polticas o procedimientos contables, reglas particulares, proporcionan informacin acerca de ciertos eventos econmicos que han afectado o podran afectar a la entidad. Las Notas a los Estados Financieros forman parte integrante de los estados financieros.
El ciclo de informacin administrativa se complementa con los reportes e informes de tipo administrativo que fluyen dentro de la organizacin: de nivel a nivel, de ejecutivo a subordinado, y de subordinado a ejecutivo. Dichos reportes e informes, adems de informacin contable-financiera, las ms de las veces incluyen tambin informacin operativa.
c) Informacin Operativa
Existe una verdadera necesidad de que la informacin contable-financiera esa complementada con informacin operativa que habr de ser preparada por las propias reas operativas que la generan y manejan. El punto central aqu es la es que la informacin operativa u operacional de detalle sea igual (en su cuantificacin y totalizacin) a las cifras totales de control consignadas en la contabilidad.
Por ultimo, se puede concluir que el ciclo de informacin tiene como eje central a la contabilidad y a la informacin que de ella emana. La contabilidad es el eje de control; una entidad sin contabilidad correcta y confiable, es una entidad sin control. Por tanto el punto de partida del ciclo de informacin se inicia con la contabilidad.
2. El Sistema de Contabilidad
Un sistema de contabilidad es el constituido por el conjunto de mtodos y procedimientos que se emplean en una entidad econmica para registrar las transacciones y reportar sus efectos.
Desde el punto de vista procesal, un sistema contable es aquel que registra datos de manera lgica y ordenada para proveer informacin. El ciclo operativo de un sistema de contabilidad inicia con la preparacin u obtencin de una forma o documento comercial o un documento operativo; contina despus con la cuantificacin y captacin de los datos contenidos en tales documentos y su respectivo flujo a travs de los pasos o etapas de un sistema: clasificacin, registro, proceso de resumen, e informacin a suministrar. Un sistema 60 de contabilidad se consigna en un manual de contabilidad que debe contener, enunciativamente: flujo de sistema contable, catlogo de cuentas, gua de contabilizacin, instructivo de contabilidad, catalogo de formas que inciden en el sistema, paquete de estados financieros, claros sealamientos del apego a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
a) Flujo de Sistema Contable
Este proceso se divide en etapas, llevando un orden de la siguiente secuencia:
i) Identificacin de las transacciones o conceptos a contabilizar. ii) Concomitante con esa etapa inicial ser el allegarse de documentacin que soporte las transacciones o conceptos a registrar. iii) Las transacciones o conceptos registrar ms la documentacin que los soporta constituyen la informacin fuente que se consignar en una pliza de registro contable, siendo stas las siguientes atendiendo a la naturaleza del movimiento a contabilizar. iv) Las plizas se registrarn en el libro diario general y en los diarios o registros auxiliares que se considere necesario utilizar atendiendo a las necesidades de informacin y control que demande la organizacin. v) Los registros efectuados en el libro diario general pasarn en forma concentrada al libro mayor o principal. vi) Los registros resumidos consignados en el libro mayor o principal servirn de base para la elaboracin de los Estados Financieros.
b) Catlogo de Cuentas
El catlogo de cuentas representa la estructura del sistema contable. Es una relacin secuencial y ordenada de las cuentas contables que conforman un sistema de contabilidad.
c) Gua contabilizadora
Sirve de base y orientacin al contador de una entidad para el registro de las transacciones y operaciones. Estandariza y homogeneiza los criterios de registro de las operaciones, evitando con ellos discrepancias que provoquen falta de continuidad en los mtodos y procedimientos de registro; y asegura consistencia en los criterios para efectos de 61 lograr comparabilidad entre estados financieros de diferentes fechas y periodos con el propsito de conocer la evolucin de la organizacin.
d) Estados Financieros
Estar conformado por los cuatro bsicos:
Estado de Posicin Financiera. Estado de Resultados. Estado de Variaciones en el Capital Contable. Estado de Cambios en la Situacin Financiera.
y otros estados complementarios:
Estado de flujo de efectivo, reporte de antigedad de saldos en cuentas por cobrar y por pagar, reporte en existencia de inventarios, reportes de mercancas en trnsito, reportes de inmuebles, maquinaria y equipo, anlisis de ventas, costo de ventas, utilidad bruta, etctera.
e) Apego a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
El sistema de contabilidad y todo el proceso contable que se deriva de l deber ser en estricto apego y cumplimiento a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, que los define en los siguientes trminos: Los principios de contabilidad son conceptos bsicos que establecen la delimitacin del ente econmico, las bases de cuantificacin de las operaciones y la presentacin de la informacin financiera cuantitativa por medio de los estados financieros.
3.3 ENFOQUE DE REVISIN POR FUNCIONES O ACTIVIDADES
Este enfoque de revisin dentro de la auditoria operacional-administrativa, se basa en funciones que se refiere al desempeo de un cargo y de las obligaciones impuestas por este cargo, establecido despus de existir los niveles jerrquicos y departamentos de la empresa. Es necesario definir con toda claridad las labores y actividades que habrn de desarrollarse 62 en cada una de las unidades concretas de trabajo o puesto de los distintos departamentos de la organizacin.
La descripcin de funciones se realiza primordialmente a travs de las tcnicas de anlisis de puesto y de la carta de distribucin del trabajo o cuadro de distribucin de actividades (conjunto de operaciones o tareas propias de una entidad o persona).
La funcin debe expresar el resultado de la actividad realizada en forma tal que no quede circunscrito en un contexto laboral especfico; de esta manera la funcin es menos cambiante que la tarea.
Por otra parte, la funcin favorece -conlleva a- la identificacin de distintas capacidades que se ponen en prctica al realizar una actividad determinada.
Por ejemplo, si se dice que la persona "abre y cierra las vlvulas en una lnea de conduccin de un lquido determinado", slo se reconoce la puesta en prctica de su capacidad fsica de trabajo; mientras que si se identifica que una persona es capaz de "mantener regulado el flujo de lquidos en una lnea de conduccin" se est reconociendo su capacidad para interpretar las distintas circunstancias en que se puede presentar el flujo y la capacidad para decidir cmo actuar frente a las condiciones del flujo para mantenerlo regulado, adems de su capacidad para operar la vlvula. La apertura o el cierre de las vlvulas, si fuera el caso, es el resultado de una decisin inteligente no un simple acto mecnico.
Las Actividades son el conjunto de labores o tareas especficas, que son realizadas por las personas o grupos pequeos, con el propsito de cumplir con los objetivos de la subfuncin en que estn comprendidas.
a) Definicin y caractersticas
Definicin
El enfoque de esta revisin, se basa en la organizacin y el funcionamiento de acuerdo a sus polticas establecidas por la gerencia y el consejo de administracin, que deber ser congruente con las Normas para la Prctica Profesional, que establecer claramente los propsitos del departamento de la auditoria interna, especificando el alcance 63 del trabajo, el cul no debe tener restricciones y sealar que los auditores internos no tendrn autoridad y/o responsabilidad respecto de las actividades que auditan.
Caractersticas
Enfoca su revisin en funciones y actividades a un nivel jerrquico. Verifica informacin en base, a manuales, polticas, misin y objetivos de la empresa. Busca la calidad total dentro del funcionamiento de la empresa. Se enfoca a la organizacin a nivel de una estructural institucional de controles automticos y mecanismos reguladores. Ayuda a la funcin en la divisin del trabajo en cuestiones tcnicas de planes y programas de informacin en la gerencia y stos dependen de los diferentes departamentos. La revisin en base a funciones se aplica de lo general a lo particular. Debe identificar funciones delimitadas (discretas) separndolas de un contexto laboral especfico. El desglose de la revisin se realiza con base en la relacin causa consecuencia.
b) Importancia
Es de vital importancia para cualquier organizacin que se cumplan con los objetivos que se han establecido desde el instante en que se lleva a cabo su planeacin. En la actualidad vivimos en un ambiente globalizado por lo que tenemos que navegar al ritmo de los cambios competitivos que se van presentando con el paso del tiempo.
Los nuevos desafos que deben enfrentar en la actualidad las empresas consisten en:
Luchar contra el incremento de la competencia a nivel mundial. El deterioro ecolgico. La negligencia respecto a la infraestructura. El estancamiento econmico. Escasez de mano de obra calificada y muchos otros problemas de ndole poltica, econmica y social.
64 Es por ello que las empresas deben centrar su atencin en la Auditoria Interna no como un gasto, sino como una inversin que ayudara a contribuir a la evaluacin y estudio de todos desafos a los que se tiene que enfrentar la empresa diariamente.
Es necesario que se tenga conciencia del objetivo que se pretende con el trabajo del auditor es el estudio y evaluacin de las fases del proceso administrativo, Revisar la estructura en base a jerarquas necesarias y sus agrupaciones de actividades, con el fin de simplificar las mismas y que sus funciones dentro del grupo social sean ejecutadas de acuerdo a las necesidades del la organizacin, planes, polticas, lineamientos y procedimientos establecidos por la administracin. Que la comunicacin y los sistemas de informacin sean canalizados adecuadamente en cada sector o rea para su adecuada coordinacin. Rectificar que el factor humano con el que se cuenta para la ejecucin de los objetivos establecidos sea el adecuado, capaz y que conocen el rol que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras. Confirmar que la estructura de la organizacin esta diseada de manera tal, que sea perfectamente clara para todos los que debe realizar determinada tarea y quin es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades y se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa. Estudiar que el crecimiento de la empresa y el aumento del personal sean los necesarios y no los innecesarios para la empresa. Es importante para evaluar la prdida de capacidad competitiva, falta de eficiencia en el uso de los recursos. El estudio de las estructuras organizacionales se hace debido a que la eficacia y eficiencia de una organizacin en lograr sus objetivos, depende de su organizacin.
c) Alcance de la revisin en base a funciones
La revisin de funciones, subfunciones y actividades deben hacerse estudiando por separado cada uno de ellas, para despus hacerlo en conjunto. En una empresa hay que 65 considerar hasta la unidad ms mnima de la empresa, ya sea en la actividad realizada por cada persona.
Este apartado de revisin consiste en llevar a cabo una descripcin de las actividades inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas contenidas en la estructura orgnica, que le permitan cumplir con sus responsabilidades y deberes.
Para una mejor comprensin, se hacen las siguientes recomendaciones:
Que primero se indiquen los objetivos de la unidad administrativa de que se trate. Que los ttulos de los rganos sean los mismos que se sealen en el apartado de la estructura funcional. Que la descripcin de funciones siga el orden establecido en la estructura organizacional. Que la descripcin de las funciones se inicie con un verbo en tiempo indefinido.
En este apartado lo que inicialmente habr que fijar son los objetivos de cada unidad administrativa que conforme la estructura orgnica. A continuacin se da un ejemplo de los objetivos de la coordinacin de estudios de postgrado.
Impartir la educacin superior para formar profesionales con estudios de maestra en administracin. Ubicar la enseanza a nivel de maestra "para" satisfacer demandas del medio ambiente. Contribuir a la formacin de profesores e investigadores para elevar el nivel acadmico de las licenciaturas. Promover el intercambio de experiencias con otras instituciones de educacin superior "para" actualizar los planes y programas de estudio. Promover y desarrollar actividades de investigacin administrativa "para" atender problemas regionales.
Para que el auditor pueda darse cuenta de la estructura orgnica, as como el equipo humano del rea sujeta a revisin, deber empezar por obtener un organigrama detallado de la misma, no lo tiene la entidad? ; o, si lo tiene esta actualizado?. Razones de ms para que el auditor lo elabore y en la ejecucin encontrar la magnifica oportunidad de empezar a 66 conocer la operacin organizacional del rea que est revisando y sobre todo las personas involucradas.
Para llevar acabo esta etapa de trabajo, el auditor se auxiliar de tcnicas de anlisis de sistemas con las que revisar absolutamente todas las actividades de la funcin sujeta a auditoria, as como el personal que las realiza y con qu elementos las lleva a cabo.
d) Aspectos a considerar en la revisin
Los aspectos a considerar en esta revisin son:
Organigrama detallado. Descripcin de puesto y/o actividades principales. Costo-hombre de cada actividad de la funcin sujeta a auditoria. Cuadro de distribucin costo-cargas de trabajo. Anlisis de procedimientos de operacin. Anlisis del sistema de informacin.
Se puede contemplar tambin la administracin en trminos de las reas funcionales de una organizacin tpica. Estas reas se refieren al agrupamiento de diferentes trabajos cuyas caractersticas o actividades guardan similitud; en este caso, la clasificacin podr variar dependiendo de la importancia del rea funcional en lo particular en una organizacin dada. Como ejemplo de reas tpicas se pueden incluir las siguientes: investigacin y desarrollo, ingeniera, produccin, mercadotecnia, administracin, personal y finanzas.
e) Ventajas de la revisin en base a funciones o actividades
En este tipo de revisin se puede mencionar las siguientes:
Establece el grado en que el ente y sus servidores han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados. Determina si tales funciones se han ejecutado de manera econmica, eficiente y eficaz. Determina si los objetivos y metas propuestas han sido logrados. Determina si se estn llevando a cabo, exclusivamente, aquellos programas o actividades legalmente autorizados. 67 Proporciona una base para mejorar la asignacin de recursos y la administracin de stos por parte del ente. Mejorar la calidad de la informacin, llevando los procesos adecuados y establecidos previamente por la administracin. Alentar a la administracin de la entidad para que produzca procesos tendientes a brindar informacin sobre la economa, eficiencia y eficacia, desarrollando metas y objetivos especficos y mensurables. Evala el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a operaciones propias de la entidad, como as tambin de los planes, normas y procedimientos establecidos. Determina el grado en que el organismo y sus empleados controlan y evalan la calidad tanto en los productos o servicios que presta como en los bienes adquiridos. Auditar y emitir opinin sobre el grado de cumplimiento de los planes de accin y presupuesto de la organizacin.
El mejor control es aquel que como resultado de su aplicacin se presenta en acciones correctivas oportunas tomadas o iniciadas por los superiores en el nivel jerrquico de implantacin de la accin, sin necesidad de llevar el asunto a los niveles ms altos. Bajo este concepto la alta direccin debe ocuparse nicamente con los aspectos muy significativos de control, es decir acciones correctivas de impacto general o muy importantes; mientras tanto, los auditores internos y externos se ocuparn solamente de las excepciones o debilidades principales en el sistema de control interno.
3.3.1 Plano Funcional y Estructural en una Organizacin.
El auditor se apoya en los cuatro planos que Investiga y persigue la revisin funcional, el cual abarca el plano dinmico, funcional, estructural y del comportamiento dentro de la organizacin.
68 En el siguiente cuadro se muestra los cuatro planos y sus principales caractersticas. PLANO ORGANIZATIVO DINAMICO PLANO FUNCIONAL PLANO ESTRUCTURAL PLANO COMPORTAMENTAL (P)laneacin
(O)rganizacin
(D)ireccin
(C)ontrol
Cmo se hacen las cosas. Descentraliza- cin de Funciones. Cmo est diseada la estructura de la organizacin. reas de Responsabilidad Relaciones formales. Relaciones informales.
La divisin de estos planos es la administracin misma de una entidad, esta administracin se puede definir como una disciplina y como un proceso que comprende las funciones y actividades que los administradores deben llevar a cabo para lograr los objetivos de la organizacin.
La administracin es la conduccin racional de actividades, esfuerzos y recursos de una organizacin, resultando algo imprescindible para su supervivencia y crecimiento.
En el trabajo de la auditoria operacional-administrativa, se deben tener en cuenta los conceptos bsicos de la administracin y se debe comprender el entorno en el que se desenvuelve. Al estudiar si una rea funcional es debidamente coordinada, los responsables del puesto deben tener muy slidos los conceptos mencionados y es ah donde el Auditor debe estudiar y analizar dicha funcin.
1. El Plano Organizativo Dinmico
Segn Henry Fayol, considerado el padre de la teora de la administracin clsica. Este plano dentro de una organizacin debe contar con ciertos principios administrativos, que 69 son: Planeacin, Organizacin, Direccin, Control. En el momento en que realizamos una investigacin y revisin especfica de lo que corresponde al Plano Organizativo Dinmico, nos enfocamos en el cumplimiento eficiente y eficaz de cada uno de tales postulados.
a) Planeacin
La primer fase en la cual el auditor debe considerar al iniciar la auditoria en el proceso administrativo, que consiste fundamentalmente en prever el futuro y con base al planear cursos alternativos de accin, evaluarlos y as definirlos adecuadamente para alcanzar determinados objetivos. Pueden comprender por lo tanto el establecimiento de polticas, procedimientos, presupuestos y procedimientos, etc., o de cualquier otro elemento que tienda a precisar las caractersticas y condiciones del curso de accin.
Revisin de pronsticos: Resulta de gran beneficio para el auditor si este define claramente con el cliente, la colaboracin que este proporcionar al auditor en el desarrollo de la revisin. Ejemplo: El personal del cliente que tanto apoyar al auditor, esto con el fin de darnos una idea de los resultados de la auditoria. Revisin por objetivos: Es el acuerdo entre el cliente y el auditor, debido a que, es contratado con el objetivo de detectar posibles anomalas de la empresa, para esto se fijan metas a alcanzar con la auditoria. Revisin de polticas: Es cuando el cliente le da a conocer las normas que rige la empresa, las cuales el auditor debe respetar y cumplir, ya que esta en juego el prestigio del auditor y de la empresa (cliente), estas polticas deben realizarse y en algunos casos son confidenciales, para el auditor son secreto profesional. Revisin de programa: Es la revisin en conjunto de funciones y actividades que integran un programa especifico, asignado a una o varias unidades. Y el programa de auditoria es un plan de trabajo con condiciones de elementos de tiempo que sirve para desarrollar una auditoria y obtener resultados satisfactorios, guiar a sus ayudantes en el desarrollo de su trabajo, controlar el tiempo real y comparar lo con lo estimado, determinado el trabajo que falta por realizar y estimar el presupuesto de la auditoria. Cuestionario del control interno: Es aquel donde se hace una serie de preguntas de las labores que realiza cada uno de los empleados. Programas de auditoria: Son aquellos que se les llama papeles de trabajo en donde esta situado el desarrollo de las actividades a realizar el auditor y teniendo derechos de realizar preguntas ya sea orales o escritas. 70 Carta de sugerencias: Es el tipo de cuestionario que el auditor realiza dando posibles alternativas a los problemas, que haya encontrado en la empresa.
b) Organizacin
La organizacin es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o ms, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes. Segn esta definicin, las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como tambin lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades militares, tiendas minoristas, departamentos de polica y los organismos de los gobiernos locales, estatales y federal, etc.
El propsito de la organizacin: Es ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y contribuyan a la eficiencia organizacional.
La estructura de una organizacin es eficaz si le permite al personal contribuir a los objetivos de la empresa, se considera un principio de la eficiencia organizacional estructurada, para ayudar al logro de los objetivos de la empresa con un mnimo de consecuencias o costos no deseados. Esto quiere decir que la causa bsica de la estructura organizacional es la limitacin del tramo de la administracin ya que si no existiera esa limitacin, una empresa no organizada podra tener un solo gerente.
Fundamentos bsicos de la importancia de la organizacin en la auditoria: 71 Es de carcter continuo, jams de puede decir que se ha terminado ya que los recursos cambian. Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzo. Evitar lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado la productividad. Reduce e elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
El proceso de organizacin: Los diversos principios de delegacin de la autoridad y de la departamentalizacin son verdades fundamentales del proceso organizacional. Se relacionan con fases de los dos aspectos primarios de organizar: la autoridad y los agrupamientos de actividades. Existen otros principios que se refieren al proceso de organizar, a travs de cuya aplicacin los gerentes obtienen un sentido de proporcin o una medida del proceso total de la organizacin.
Importancia de la estructura organizacional.
Se proporciona un equilibrio entre las varias actividades. Disminuye la duplicidad del trabajo. A los miembros se les sealan tareas para las cuales estn bien calificados. Las lneas de autoridad son claras. Se proporcionan controles y se utilizan.
c) Direccin
La unidad de direccin: Este principio puede expresarse as: Un solo jefe y un solo programa para un conjunto de operaciones que tienden al mismo fin.
La direccin es hacer que todos los miembros del grupo deseen alcanzar los objetivos y se esfuercen por lograrlos por conviccin y no por obligacin o porque el gerente desea los logren. Esto es esencial en la fase del proceso administrativo, un jefe debe tratar que sus subordinados acten no por imposicin de l, sino mediante la colaboracin espontnea de ellos. Dicha colaboracin se lograra precisamente cuando se motiva a la 72 gente, cuando se hacen reconocer que dentro de los objetivos generales de la empresa estn latentes sus objetivos individuales.
Los principales sentimientos que muevan a la gente son los siguientes:
Ingresos suficientes. Reconocimiento a su dignidad. Reconocimiento de su trabajo. Posibilidad de superacin personal. Seguridad en su empleo.
De las relaciones humanas depender el xito de quien dirige. La colaboracin de los subordinados depende de la armona que existe entre estos y su jefe, considerando que la iniciativa es de este ultimo en cuanto a que debe reconocerle primordialmente su dignidad humana. Este reconocimiento se refleja en la forma en que los jefes guan a sus subordinados, como les comunican las rdenes, cmo dan un reconocimiento a su trabajo y an una llamada de atencin.
El auditor debe tener una visin ms real a cerca de las relaciones humanas que se practican. Para tener informacin bsica que sirva para emitir un juicio suficiente significativo sobre las relaciones humanas que privan, el auditor puede guiarse con un cuestionario ejemplo:
1. Existen frecuentes crticas y quejas entre el personal, tanto de jefes como de subordinados?. 2. Los rumores, las rdenes mal dadas, las reprimendas injustas, los favoritos, etc, son generalmente causas de criticas y quejas que desintegran la armona entre el personal?. 3. Saben los jefes dar el debido reconocimiento a los empleados que lo merecen?. A los empleados les gusta que se les reconozca el mrito cuando hacen algo bien 4. Cmo se llama la atencin a los empleados? A toda la gente le disgusta las criticas y las comparaciones desfavorables hechas en publico; no les gusta el desprestigio. 5. Cmo se llama la atencin a los empleados? A los trabajadores no les gustan los jefes dominantes, siempre prefieren a aquellos que les inspira respeto y confianza, no por temor sino por facultad de mano. 73 La evaluacin de los dirigentes debe ser mediante los resultados que logran y slo tendrn veracidad cuando los planes se hayan determinado lo ms perfectamente posible y se encuentren en una estructura orgnica adecuada para poder deslindar responsabilidades entre niveles ejecutivos. El auditor administrativo para llevar a cabo dicha evaluacin debe percatarse en lo siguiente:
Cada jefe o directivo debe tener fijados claramente sus planes y objetivos. Los planes y objetivos de los niveles inferiores deben estar subordinados a los planes y objetivos generales. Los objetivos sealados y los obtenidos, deben medirse sobre bases cuantitativas tales como el costo, volumen de venta, rendimiento de inversin, utilidad e ingresos. Los jefes directivos deben tener una gua de presupuesto de rea que dirijan, el cual estar derivado de los presupuestos generales. La estructura orgnica de cada jefe o directivo, sealando su autoridad y responsabilidad as como las relaciones con los dems miembros de la organizacin.
La responsabilidad de quien dirige la funcin es el titular del rgano interno de control de una dependencia o entidad, no puede supervisar personalmente todas las labores que supone la ejecucin de la auditoria; le es indispensable delegar parte de esa tarea en el rango de supervisores que dependen de l, pero, toda vez que le incumbe la responsabilidad de la totalidad del trabajo, tendr que establecer mecanismos y procedimientos adecuados de supervisin, y vigilar de cerca la actuacin de los supervisores, asegurndose de que poseen los conocimientos tcnicos y capacidad profesional suficiente para el adecuado cumplimiento de las atribuciones que se les confieren.
Las funciones o papeles que desempea un director general se pueden fundamentar en tres esferas:
Interpersonal Informacional Decisional
Tambin lleva a cabo las siguientes actividades:
1. Realiza ceremonias, actividades de estatus, invitaciones. 2. Es responsable de la motivacin y actividad de los subordinados. 3. Mantiene y desarrolla contactos exteriores, favores e informacin. 74 4. Maneja toda la correspondencia y contactos con el objeto primordial de incrementar la recepcin de informacin. 5. Traspasa la correspondencia a la organizacin con el propsito de informar, contiene contactos verbales que envuelven los flujos su informacin hacia los subordinados. 6. Realiza estrategias y revisa el diseo de proyectos de mejoras. 7. Afronta alteraciones y crisis. 8. Programa peticiones para el visto bueno; toda la actividad que este relacionada con presupuestos y programas de trabajo de los subordinados. 9. Negocia.
Caractersticas de un directivo.
1. Persistencia. Tenacidad, confianza en s mismo y en lo que va a emprender, as como una resistencia ante las dificultades, aun cuando las condiciones parezcan imposibles. 2. Visin. Debe dedicar todo su esfuerzo para lograr sus objetivos. 3. Creatividad. Es en los cambios e innovaciones donde la imaginacin juega un papel extraordinario. 4. Comunicacin. Debe tener la habilidad de comunicarse tanto con los miembros de una empresa como con sus clientes. 5. Conocimiento y experiencia. El conocimiento de la administracin y de las relaciones humanas es fundamental para combinar y optimizar los recursos. 6. Otras cualidades. Debe ser dirigente: buen juicioso, don de mando, apreciar el valor, etc.
d) Control
El "control interno" es una expresin utilizada con el objeto de describir todas las medidas adoptadas por los propietarios y directores de empresas o titulares y administradores de entidades pblicas para dirigir y controlar las operaciones de sus instituciones. Normalmente para una entidad especifica se refiere a su "sistema de control interno", a pesar de que no existe un sistema definido en forma separada con sus propios procedimientos, normas, manuales, etc., siendo los procedimientos y procesos de control interno incluidos en todos los dems sistemas administrativos y operativos. Es importante reconocer la necesidad de canalizar en la direccin deseada los esfuerzos del personal designado para llevar a cabo la labor de establecer y operar el control. Por lo tanto, aun cuando existen ciertos principios y requerimientos que deben observarse al 75 calificar y seleccionar el personal adecuado, todos los otros elementos de control interno estn diseados para "controlar" las actividades de los funcionarios y empleados de la entidad. En otras palabras, el concepto de control se refiere a la accin y no a la forma.
Las tcnicas especficas empleadas para ejercer un control sobre las operaciones y recursos varan de una entidad a otra segn la magnitud, naturaleza, complejidad y dispersin geogrfica de las operaciones. Sin embargo, los siguientes pasos bsicos deben ser parte de un sistema de control eficaz.
1. Establecer normas, metas u objetivos (criterios). 2. Analizar el rendimiento y evaluar los resultados (comparacin). 3. Tomar acciones correctivas.
Cada uno de estos pasos implica algn tipo de accin. Su eficacia depende de la competencia y actitud de todos los funcionarios y empleados directamente encargados de llevar a cabo una tarea y de rendir cuenta de los resultados. El proceso administrativo no est en manos de unos cuantos funcionarios, an tratndose de organismos pequeos. Cubre todos los niveles de supervisin y su eficacia es los resultados de los esfuerzos de muchos funcionarios empleados.
La esencia del control est en las acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo las operaciones. Dichas medidas incluyen el corregir las deficiencias y adaptar las operaciones para que estn de conformidad con las normas prescritas o con los objetivos perseguidos.
El control es consustancial a todos los actos y procesos administrativos de una entidad, de tal forma que no se puede ni debe concebirse separadamente. El trmino "control" se emplea en una amplia gama de sentidos y aplicaciones; por tal motivo, para enfocarlo en el contexto de la entidad, se emplea el trmino "control interno" para dar nfasis a su naturaleza interna en la entidad, pudindose agregar el trmino "gerencia" con fines de enfatizar en la responsabilidad principal de la gerencia por el funcionamiento efectivo de todos los niveles.
1) Formulacin de objetivos
El primer paso es determinar lo que se desea lograr, expresando normalmente en trminos de objetivos. Un objetivo puede ser establecido a nivel elevado en trminos generales o puede establecerse a un nivel inferior en mucho ms detalle. 76 Frecuentemente objetivos a niveles ms inferiores son considerados como normas. Muchas veces existen diferencias de opinin sobre la definicin de objetivos y de metas. En la realidad una definicin exacta no es tan importante, en todo caso debe existir algo determinado que tiene que ser logrado y lo importante es la validez del objetivo, meta o norma. La evaluacin de validez incluye el cuidado al desarrollarlo si es lo suficientemente especfico, si hay acuerdo general respecto a su aplicabilidad y el grado al cual su logro puede ser medido. Asimismo, la efectividad del proceso de control est vinculada directamente con lo adecuado de los objetivos establecidos.
El campo de control en los ltimos aos dada la importancia que tiene el aspecto control interno, se ha dado por dividir a este en dos ramas:
El control administrativo: Que es el que debe observar y aplicar en todas las fases o etapas de proceso administrativo. El control contable: Orientado fundamentalmente hacia el control de las actividades financieras y contables de una entidad.
El proceso de Control no puede existir si no existen objetivos, metas, normas o criterios. Si no se conocen los resultados deseados es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos ni evaluar el grado de su alcance. Por esta razn el concepto de Control Interno esta ntimamente vinculado con la aplicacin de "gerencia o administracin por objetivos", a veces denominado "gerencia por objetivos y resultados" para dar nfasis a los resultados concretos.
Los siguientes son algunos componentes bsicos de control interno que son necesarios para su eficaz funcionamiento:
Un deseo bsico, necesidad, directiva o disposicin y la autoridad y capacidad para su ejecucin. Un entendimiento comn de los objetivos perseguidos y de los resultados esperados. Un plan de organizacin. Un plan de accin. Unidades de organizacin con autoridad claramente delimitada. Evidencia de que se ha asumido la responsabilidad para el ejercicio de tal autoridad. 77 Identificacin de los objetivos a ser logrados por cada unidad de organizacin y las funciones y actividades a ser efectuadas para lograrlos. Establecimiento de polticas que orienten las operaciones, incluyendo polticas pertinentes a control interno, informacin gerencial y auditora interna. Desarrollo de normas de rendimiento factibles a ser cumplidas y preparadas en trminos que faciliten la comparacin. Revisiones continuas por los niveles superiores, del flujo de operaciones y rendimiento efectivo, por medio de la observacin directa e informes internos (retroalimentacin), seguidas por decisiones dirigidas a tomar medidas en cuanto a los cambios propuestos de propsito, alcance y procedimiento. Exmenes profesionales e independientes efectuados en forma peridica (auditorias internas y externas) de los objetivos de la entidad, de los logros reflejados en sus actividades, de la presentacin razonable de su situacin financiera, de los cambios en al misma y de los resultados de sus operaciones presentados en sus estados financieros; la evaluacin del valor y aceptacin de sus servicios o productos, de la pertinencia del actual plan de operacin en lo relativo a su ejecucin y rendimiento, as como las recomendaciones para mejoras, modificaciones, reducciones y posibles eliminaciones.
2) Medicin de los resultados
Cuando el objetivo ha sido enunciado en trminos a travs de los cuales puede ser medido, el segundo paso de control es comprobar el rendimiento actual. Es necesario determinar los logros alcanzados en el proceso de consecucin de los objetivos, debiendo entregarse esta informacin oportunamente a los funcionarios responsables de tomar decisiones.
3) Comparacin del rendimiento real con los objetivos
Esto involucra la comparacin de los datos sobre rendimiento real con los objetivos previamente establecidos, haciendo posible la identificacin de diferencias o variaciones. Este tipo de comparacin puede efectuarse por perodos actuales cortos tanto como para perodos ms largos. En la prctica esta comparacin frecuentemente est combinada 78 con el informe de los resultados a travs de reportes internos presentados en forma comparativa.
4) Anlisis de las causas de diferencias
El siguiente paso es determinar las causas de las diferencias o variaciones informadas e incluye la determinacin de varios factores que pueden influenciar en los resultados para medir factores que pueden influenciar en los resultados para medir el efecto de dichas causas. Se debe determinar en mas detalle los motivos de variaciones en las actividades operacionales. Es necesario determinar las causas principales as como las subyacentes y a la vez hacerse un juicio sobre la importancia de los factores individuales que resultan ser causas.
5) Determinacin de la accin gerencial apropiada
Necesariamente el anlisis de las causas de diferencias est ntimamente vinculado con la determinacin de las acciones gerenciales apropiadas a ser tomadas. En muchos casos el supervisor responsable efecta dicho anlisis y en otros casos lo hace la persona que prepara las recomendaciones para acciones gerenciales. La determinacin de la accin gerencial, en cualquier evento, corresponde a la persona que tiene la responsabilidad bsica sobre las actividades operacionales involucradas.
A este nivel las alternativas disponibles tienen que evaluarse y es necesario formarse un juicio sobre la accin especfica que debe tomarse.
6) Toma de accin
Esta es la implementacin de la accin gerencial decidida. Es necesario emitir las instrucciones necesarias de manera que incluyan la consideracin del grado de oportunidad, el nivel del personal y la complejidad de las acciones a tomarse. La accin a tomarse puede ser algo factible de rectificar rpidamente, por ejemplo, la correccin de un error o puede extenderse sobre un perodo largo; por ejemplo, la revisin completa de un sistema. En todo caso, es necesario un seguimiento para determinar si la accin ha sido tomada completamente y con los resultados deseados.
79 7) Evaluacin continua
El ltimo paso en el proceso de control es la evaluacin de los resultados despus de haber implantado las acciones gerenciales. En efecto esta es una verificacin posterior sobre la solidez de los juicios en que se bas la accin necesaria y la manera en la cual las acciones fueron tomadas. Esta evaluacin continua, normalmente es funcin de la auditoria interna, pero tambin puede ser efectuada por auditores externos.
Control Interno Operacional
El control interno operacional para una entidad o de un rea determinada, implica un proceso cuyos elementos son los siguientes:
El Desarrollo de los Objetivos: El Primer paso es determinar lo que se quiere lograr. Se deben sealar los objetivos de la Unidad y las metas peridicas a alcanzar, que deben estar dentro del marco de los objetivos y polticas generales de la organizacin como conjunto. La Efectividad del control interno operacional est relacionada directamente con la forma como se establecen los objetivos y las metas. La medicin de los resultados: Una vez establecidos los objetivos y metas, es necesario proveer la medicin del rendimiento actual para determinar si la unidad est progresando hacia el logro de dichos objetivos. Esta informacin tiene que estar disponible oportunamente. Comparacin del rendimiento actual o real con los Objetivos y metas propuestas: Esta comparacin hace posible la identificacin de diferencias o desviaciones que se pueden emplear para determinar los puntos dbiles en el proceso. Anlisis de las causas de las diferentes desviaciones: Determinar por que resultaron las desviaciones significativas. La determinacin de la accin gerencial apropiada: Al analizar la situacin es necesario determinar que accin correctiva debe tomar la gerencia respecto a las desviaciones de los objetivos. La toma de accin: La accin correctiva debe ser tomada lo ms rpido posible para concordar las operaciones reales con los objetivos. Revisin continua: Despus de haber efectuado la accin correctiva es necesario efectuar un seguimiento para asegurar si ha sido efectiva y si han surgido otras desviaciones.
80 2 Plano Funcional
En este plano se examina y evala cmo y de qu forma realiza la organizacin sus actividades productivas, para lo cual el Auditor se puede valer de herramientas tales como los organigramas, mapas funcionales, cuadros de distribucin de trabajo, diagramas de flujo, entre otros. Uno de los fines ms importantes de la investigacin de este plano, es el determinar cmo poder mejorar y hacer ms efectivos los procesos productivos de la organizacin.
a) Descentralizacin de Funciones
Se considera como la dispersin de los trabajadores y de las instalaciones fsicas de una empresa.
La descentralizacin o desconcentracin requiere definicin de la delegacin de autoridad y coparticipacin de la responsabilidad. Precisin de la descentralizacin. Es el establecimiento de unidades alejadas del tronco o lugar matriz. Niveles de autoridad en la descentralizacin. El problema ms delicado es que se sigue compartiendo la responsabilidad, y si bien se concedi la autoridad a las descentralizadas, no se les puede eximir de un control o supervisin que garantice un cumplimiento homogneo. Precisin de la desconcentracin. Busca la localizacin de los que demandan productos o servicios. El establecimiento de sucursales acerca a los demandantes pero impone limitaciones a la operacin de estas unidades. Niveles de autoridad en la desconcentracin. No recibe autoridad, sino en una proporcin que permite atender los asuntos ms fciles y que no comprometan la autoridad central. Niveles de responsabilidad en la desconcentracin. Es la magnitud de la autoridad concedida y tambin ser supervisada aunque implica menos riesgo. Problemtica de la descentralizacin. La transferencia de autoridad y de responsabilidad hace necesario establecer un sistema adecuado de supervisin y vigilancia. Problemtica de la desconcentracin. Las limitaciones de autoridad y de responsabilidad para las unidades desconcentradas no permiten flexibilidad de operacin y crean problemas en los demandantes. Tendencia a la autocracia Benevolente en Mxico. Resultante de una problemtica histrica y de una realidad social que favorece las actitudes centralistas, poder ilimitado. 81 Al realizar la desagregacin de las funciones resulta til identificar lo que debe hacerse (los resultados de la actividad) para alcanzar el resultado que se espera lograr en la funcin que se est desagregando.
Los desgloses derivados de una determinada funcin deben ser los suficientes y los necesarios para el logro de la funcin que les dio origen.
b) Delegacin de autoridad
La autoridad es el adhesivo de la estructura de la organizacin, el vnculo que la hace posible, los medios mediante los cuales se pueden colocar grupos de actividades bajo el mando de un administrador y se puede fomentar la coordinacin de las unidades organizacionales. Es la herramienta con la que el administrador esta en posibilidad de ejercer su discrecionalidad y de crear un ambiente para el desempeo individual. Algunos de los principios ms tiles de la organizacin estn relacionados con la autoridad. A continuacin se mencionan algunos aspectos a considerar en la delegacin de autoridad: Cuanto ms clara sea la lnea de autoridad desde el puesto administrativo ms alto de una empresa, hasta cada puesto subordinado, ms clara ser la responsabilidad para tomar decisiones y ms eficaz la comunicacin organizacional. La autoridad delega a todos los gerentes individuales, debe ser adecuada para asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados. La responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la implcita en la autoridad delegada, ni debe ser menor. 82 El mantenimiento de la delegacin requiere que las decisiones propias de la autoridad de los administradores individuales deben tomarlas ellos en lugar de hacerlas ascender por la estructura de la organizacin.
La autoridad de una empresa debe ejercerse ms como producto de una necesidad de todo el organismo social, que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda. Al transmitirse una orden, deben seguirse los conductos previamente establecidos y jams saltarlos sin razn y nunca de manera constante.
Existen varios tipos de autoridad, algunos son:
Jurdica, que se divide en:
Formal. Es aquella que se recibe de un jefe superior para ser ejercida sobre otras personas o subordinados. Operativa. Es aquella que no se ejerce directamente sobre las personas, sino ms bien da facultad para decidir sobre determinadas acciones.
Moral, se divide en:
Tcnica. Es aquella que se tiene en razn del prestigio y la capacidad que dan ciertos conocimientos, tericos o prcticos, que una persona posee en determinada materia. Personal. Es aquella que poseen ciertas personas en razn de sus cualidades morales, sociales, etc.
3 El Plano Estructural
Podramos decir, sin temor a equivocarnos, que muchas de las Firmas o Empresas actuales, todava sufren influencias de tales organizaciones ancestrales. Una de las caractersticas de la Administracin actual, es el cambio constante; el cual se aplica a ste plano estructural, en tanto las estructuras organizacionales deben investigarse con el fin de mejorarlas cada vez, y as brindar al cliente un servicio que llene sus expectativas.
83 a) Elementos de la Estructura
1. Autoridad: Derechos y deberes inherentes a una posicin de jefe para dar rdenes y esperar que sean obedecidas. 2. Especializacin: Grado en que las tareas en la organizacin se subdividen en puestos separados. 3. Departamentalizacin:
Identificacin y clasificacin de las actividades. Agrupacin de dichas actividades para cumplir los objetivos de la organizacin. Asignacin de las actividades a administradores con autoridad para supervisarla. Establecimiento de la coordinacin horizontal y vertical. Entender que no hay un esquema Universal
Por funcin empresarial
84 Geogrfica
Normalmente utilizada por empresas de gran envergadura geogrficamente dispersas. Se aplica, generalmente a las funciones de Produccin y Ventas mas no as a Finanzas.
Por producto
Normalmente utilizada por empresas que manejan una diversidad de productos.
85
Matricial
La estructura matricial crea lneas dobles de autoridad; generalmente combina departamentalizacin funcional con la de producto.
Cadena de Mando: Se refiere a la Lnea de toma de decisiones: Por ejemplo del Gerente General al Gerente de Finanzas al Jefe de Tesorera al Contador de Tesorera.
Tramo de Control: Es la respuesta a: Cuntos subordinados tiene un jefe? Puede ser grande o breve.
86 Centralizacin / Descentralizacin:
Hablamos de Centralizacin o Descentralizacin cuando vemos si la toma de decisiones se concentra o se reparte.
Estructuracin de un Puesto:
Un puesto esta altamente estructurado cuando podemos describir un conjunto finito y claro de actividades rutinarias. Ejemplo: Un trabajador en lnea de ensamblaje. Un puesto con tendencia a la in estructuracin es aquel que es diverso y que no puede ser descrito en trminos de rutinas claramente definidas. Ejemplo: un investigador.
b) Diseos Organizacionales ms comunes
SIMPLE. Bajo grado de departamentalizacin, grandes tramos de control, autoridad centralizada y poca formalizacin BUROCRACIA. Operaciones altamente rutinarias que se alcanza por especializacin, muy formalizada, tareas por departamentos funcionales, autoridad centralizada, cortos tramos de control y cadena de mando para la toma de decisiones. MATRICIAL. Crea lneas dobles de autoridad, combina la departamentalizacin funcional con la de producto.
c) Nuevas tendencias de estructura
EQUIPOS.- El uso de equipos como base del diseo para coordinar y ejecutar las actividades de trabajo. VIRTUAL.- Organizacin central, pequea, que contrata externamente sus principales funciones de Negocios. ORGANIZACIN SIN FRONTERAS.- Busca eliminar la cadena de mando, tiene tramos de control ilimitados y reemplaza los departamentos con equipos facultados. FACULTADOS.- que tiene poder (en base a delegacin para la toma de decisiones, capacitacin, etctera.)
87 Bases de las diferencias estructurales
Estrategia Tamao de la organizacin Tecnologa Ambiente
4 El Plano del Comportamiento
Las organizaciones ya han aceptado que su recurso ms valioso y preciado es el Humano. Los investigadores actuales prestan una especial atencin a este factor como uno de los ms crticos en la gestin de una empresa. Las relaciones interpersonales, tanto formales como informales, son las que se investigan en este plano; ya no observando al humano como una simple mquina productiva, sino como una de las partes ms importantes de la empresa a la cual hay que mantener, desarrollar y potencializar. Las empresas actuales, concientes de la importancia del recurso humano, han implementado programas de Desarrollo Organizacional con el fin de preparar para el cambio a sus apreciados colaboradores, concomitantemente con una efectiva capacitacin tcnica.
a) El Comportamiento Humano y el Sistema Social
El Criterio importante es la accin administrativa de la conducta del ser o seres humanos. Todo lo que se logra, la forma en que se logra y por qu se logra es visto en relacin a su impacto e influencia sobre la gente que, segn se cree, constituye la entidad realmente importante de la administracin. La administracin no lo hace, hace que otros lo hagan.
Se considera al individuo como un ente psicosociolgico, y el problema al que se enfrenta el gerente va desde comprender y lograr los mejores esfuerzos de un empleado satisfaciendo sus necesidades psicolgicas, hasta entender toda la gama de la conducta psicolgica, de los grupos representantes de toda la administracin.
La fuerte tendencia en esta direccin ha popularizado la designacin de la escuela administrativa organizacin-comportamiento. La influencia de la conducta es vital e incuestionable en el estudio de la administracin, en donde se han realizado contribuciones significativas: ejemplo, el nfasis sobre la participacin, por medio del cual un gerente trata 88 AREAS FUNCIONALES o DEPARTAMENTALIZACION
PRODUCCIN
MERCADOTECNI RECURSOS HUMANOS
FINANZAS
COMPRAS
VENTAS OTRAS de obtener de sus subordinados que tomen una parte activa en el proceso de la formacin de decisiones. El campo del comportamiento humano es amplio que hasta duplica el rea de la administracin.
4.3.2 Principales reas Funcionales
Las reas de responsabilidad conocidas tambin como, departamentos o divisiones, estn en relacin directa con las funciones bsicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos.
De dichas reas de responsabilidad, actividades, funciones y labores homogneas ms usuales y comunes de todas las empresas son ventas, mercadotecnia, produccin, compras, recursos humanos y finanzas.
Trabajo de Revisin
Tome el organigrama con el que cuenta la empresa. Describa la organizacin a partir del organigrama. 89 Mencione las tendencias de dicha organizacin. Como por ejemplo: velocidad en la toma de decisiones, cmo influye sobre las personas, etctera
1. Compras
Las compras constituyen una operacin de primordial importancia dentro de las empresas. El costo y abastecimiento de los artculos que se adquieren para su reventa o su transformacin es factor determinante en los resultados econmicos de la empresa, por la influencia que suelen tener en el costo total.
El propsito de la auditoria operacional-administrativa es, establece el grado de desempeo dentro de esta rea, encaminado a satisfacer el objetivo establecido por la administracin.
a) Definicin y Funciones
Definicin
La operacin de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursos necesarios, principalmente de carcter material para la realizacin de sus objetivos.
Funciones
Proponer objetivos, polticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos. Formular en plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las necesidades de produccin, ventas, condiciones y ciclos de mercados, etc. Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y tcnicos que integran la operacin de compras y proponer los cambios pertinentes. Estable y actualizar los registro de precios y condiciones de compras de los diversos artculos, que de manera repetitiva, requieren la empresa y mantener informacin histrica de estos artculos. 90 Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artculos y servicios que las diversas reas de la empresa requieran. Vigilar los departamentos que solicitan la adquisicin de algn artculo lo hagan cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa, con las especificaciones adecuadas de los artculos requeridos y con la oportunidad que permita su abastecimiento normal. Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los artculos y servicio. Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisicin de cada artculo requerido. Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artculo requerido, as como las propias su empresa, garanticen una compra ptima al menor costo y aseguren el abastecimiento ptimo de los artculos adecuados. Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades, especificaciones, tiempo, precio y dems condiciones de entrega. Presentar reclamaciones y en su caso hacer la devolucin de artculo surtidos en desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y atender las observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores. Participar en el establecimiento de las polticas relativas al pago a proveedores considerando las condiciones de Tesorera de la empresa para aprovechar al mximo las posibilidades de negociacin de las compras. Coordinar sus actividades con reas relacionadas, siendo las principales; produccin, ventas, almacenes, control de calidad y tesorera.
Otras funciones del rea :
1. Conocimiento del producto / servicio que se elabora / presta y del mtodo para hacerlo. 2. Conocimiento de la planta y de todos los procesos y subsistemas que operan en la misma. 3. Aseguramiento de la calidad y cantidad de envos realizados por proveedores de materiales, partes o piezas muy especiales. 4. Reclamos por atrasos y calidad no adecuada. 91 5. Conocimiento de las normas de derecho atinentes a contratos de compra venta. 6. Conocimiento general del mercado. 7. Mantenimiento de registros actualizados sobre tecnologa y tendencia general de la economa del pas. 8. Funciones de dactilografa, convencional o computarizada. 9. Operacin de computadoras, para apoyo de la propia gestin. 10. Conocimiento de los factores que inciden en el costo de fabricacin.
Estructura organizativa:
Por producto (materia prima). Por fbrica o planta. Combinada: cada fbrica o planta adquiere las materias primas que requiere para el proceso respectivo. En todos los casos, dependiendo del tipo de producto, su participacin relativa y el tamao de la empresa.
Ubicacin en la estructura organizativa integral:
Dependiendo de la gerencia general, como un departamento o rea. Esta ubicacin es recomendable cuando se trata de materias primas muy escasas o crticas (metales y piedras preciosas, petrleo, materiales estratgicos para la defensa), o cuando la negociacin de compras implica volmenes econmicos muy significativos, o cuando los productos adquiridos son partes, componentes o subconjuntos esenciales para la fabricacin de los productos finales. Dependiendo de la gerencia de operaciones. Si las materias primas requeridas deben tener una calidad especial, o bien caractersticas fsicas o qumicas particulares, el rea de compras debe ser ubicada en Produccin, porque se requieren conocimientos cientfico tcnicos para evaluar el control de la calidad de ingreso. Dependiendo del rea de administracin central. 92 Relaciones de compras con otras sub-reas y reas de la empresa:
1. Con ingeniera del producto. 2. Con ingeniera industrial. 3. Con mantenimiento. 4. Con higiene y seguridad industrial. 5. Con finanzas de la empresa. 6. Con control de calidad.
Las relaciones se establecen en base a las solicitudes de adquisicin de bienes / servicios que las sub-reas hacen a compras y la informacin provista por compras sobre existencia de los solicitado, o bien de sustitutos.
Preguntas que un gerente de compras debe responder para lograr xito en su gestin:
1. Qu comprar? Ingeniera del producto, ingeniera industrial, mantenimiento, higiene y seguridad industrial y control de calidad requieren: materias primas, maquinarias, instalaciones y equipos, elementos de proteccin para los operarios y para bienes del activo fijo, materiales y equipos para efectuar controles de calidad. 2. Dnde comprar? Es necesario llevar registros de proveedores. 3. Cunto comprar? Aplicar tcnicas de investigacin operativa. 4. Cundo comprar? Aplicando las mismas tcnicas mencionadas. 5. Cmo comprar? La utilizacin de una metodologa para efectuar las compras, el conocimiento de diferentes formas de hacerlo (compra directa, licitacin) y las normas financieras fijadas por la empresa.
Planeamiento de requerimiento de materiales (MRP): es un sistema costoso cuya utilidad es significativa en los casos de empresas productoras de lneas muy variadas y extensas, o bien, en casos de productos integrados por una gran variedad de partes, piezas o componentes. Permite contar con informacin muy precisa en tiempos relativamente breves, lo que posibilita la toma de decisiones en tiempo real.
93 b) Importancia Es de vital importancia saber que comprar y que lo que se compre sea lo adecuado a los requerimientos del producto, por lo que es de suma importancia revisar todos los aspectos involucrados para evaluar la eficiencia, efectividad y economicidad de todas y cada una de las funciones del departamento y as se contribuya al adecuado, necesario y optimo abastecimiento de recursos, adecuados para la elaboracin de productos o prestacin del servicio.
El objetivo de la auditoria operacional-administrativa al rea de compras es examinar las actividades que la integran con el propsito de mejorar controles operativos componentes y la propia eficiencia del desarrollo de dichas actividades.
c) Alcance de la revisin
El auditor debe familiarizarse con las operaciones que se realizan en el departamento. Llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, polticas, organizacin, ubicacin de la operacin de compras en el flujo de las operaciones. Estudiar los expedientes de auditorias e informes anteriores, revisando las sugerencias y recomendaciones plasmadas. Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer como se realiza la operacin de compras, para entrevistar a los responsables de la ejecucin de las compras y verificar la aplicacin de las polticas en esa rea. Estas entrevistas debern hacerse tanto con las personas que deciden las polticas de compra como con las que las ejecutan, as como con las que tienen a su cargo actividades relacionadas con las compras, tales como las de produccin, ventas, almacenes, control de calidad y tesorera. En algunos casos es conveniente realizar encuestas o entrevistas con proveedores. Conviene investigar si se tienen establecida una poltica de rotacin de compradores cuando el volumen de las compras permita esta practica. Asimismo deber investigarse si se tiene una adecuada supervisin del personal que efecta directamente las compras. Estudiar el costo total del departamento de compras en funcin del volumen de operaciones realiza para determinar de manera general su costeabilidad. Analizar si es el caso, si se cumple con las polticas establecidas por el departamento de ventas cuando el precio de compras es la base para establecer el precio de venta de cada artculo. 94 2. Mercadotecnia y/ o Comercializacin
La mercadotecnia representa tanto los esfuerzos que requiere para satisfacer necesidades del vendedor como las carecas del comprador. La mercadotecnia a gran escala regula el paso de la produccin. Deben encontrarse mercados masivos, deben ser servidos y satisfechos para que los negocios modernos prosperen y cubran sus obligaciones.
El uso del enfoque de funciones permite flexibilidad al gerente de mercadotecnia para hacer frente a los problemas de una situacin individual. Con frecuencia el problema es separado y distinto para cada miembro de una lnea de productos por empresa. Ms an, la exigencia de un rea mercantil puede diferir totalmente de los de otra rea. Adems las condiciones competitivas vararan de producto a producto y de zona a zona.
a) Definicin y Funciones
Definicin
La administracin de mercadotecnia es el proceso de planear y ejecutar la concepcin, fijacin de precios, promocin y distribucin de ideas, mercancas y servicios para dar lugar a intercambios que satisfagan objetivos individuales y organizacionales.
La administracin de la mercadotecnia es la respuesta de un gran problema de hallar una distribucin adecuada y econmica de los productos o servicios. Estimular la demanda y llegar llega a los clientes potenciales que necesitan los productos o servicios constituye un reto para los gerentes de mercadotecnia. Como resultado, se intenta nuevas ideas y nuevos mtodos y nuevos productos, se han intentado y se seguir intentando.
El mercado globalizado significa que las empresas pueden confiar en un mercado potencial mucho mayor donde ofrecer sus bienes y servicios, pero donde debern enfrentar una muy considerable cantidad de competidores.
El deterioro del ambiente presenta incontables oportunidades para empresas capaces de concebir mtodos ms efectivos para depurar de contaminantes el entorno ambiental; La negligencia respecto a la infraestructura ofrece oportunidades para las industrias como la construccin, el transporte y las comunicaciones. 95 El estancamiento econmico y la recesin favorecen a las empresas capaces de producir y comercializar sin necesidad de apoyos; La carencia de mano de obra calificada plantear retos importantes a empresas educativas y que se ocupan de la capacitacin, para que diseen programas efectivos que contribuyan a perfeccionar las destrezas humanas.
Es una funcin trascendental ya que a travs de ella se cumplen algunos de los propsitos institucionales de la empresa. Su finalidad es reunir factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyndolo en forma tal, que est a su disposicin en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio ms adecuado.
Funciones
1. Investigar el mercado. 2. Establecer el precio . 3. Distribucin y logstica. 4. Administracin de venta. 5. Comunicacin (promocin de ventas, publicidad y relaciones pblicas). 6. Estrategias de mercadeo. 7. Planeacin y desarrollo del producto (empaque y marca).
b) Importancia
La mercadotecnia es vital para la mayora de las empresas. Por lo general, para que una empresa subsista, los productos o servicios que ofrecen deben estar de acuerdo con lo que los clientes desean, pueden y quieren comprar. La mercadotecnia tambin es amplia, afecta hasta cierto grado a casi todas las empresas y concierne a casi todas las personas. La mercadotecnia representa los esfuerzos que se requieren tanto para satisfacer las necesidades del vendedor como las carencias del comprador.
Por todo lo anterior, es que se considera a esta rea como un departamento de vital importancia en una organizacin, lo que implica que la auditoria Interna juegue un papel muy importante.
96 Peter Drucker expone que "puede suponerse que siempre habr necesidad de vender algo". No obstante, el objetivo de la mercadotecnia es hacer que las ventas sean superfluas. El objetivo de la mercadotecnia es conocer y comprender tan bien al cliente que el producto o servicio se adecue a l y se venda por s mismo. En su acepcin ideal, la mercadotecnia debe dar por resultado un cliente que est listo para comprar, en cuyo caso todo lo que se requerir es que el producto o servicio se encuentre disponible".
De esta manera, las ventas, para que sean efectivas, deben estar precedidas de varias actividades de mercadotecnia, como la evaluacin de las necesidades, investigacin de mercado, desarrollo del producto, fijacin del precio y distribucin.
c) Alcance de la revisin.
Dentro del departamento de mercadotecnia el auditor debe tener un alcance amplio, verificando los canales de distribucin e investigacin de los mismos. Puntos esenciales que el auditor debe considerar :
La planeacin de la mercadotecnia. Programas publicitarios, que maximicen la efectividad total de la publicidad. Los productos que se hayan colocado recientemente en el mercado y el resultado de estos. El trabajo del control de la mercadotecnia.
3. Finanzas
Esta funcin histricamente se ha derivado de la actividad de contabilidad cuando se le encargaba la responsabilidad por la liquidez financiera, la administracin de los recursos de capital y la coordinacin e integracin del esfuerzo total de la organizacin por un mximo de la rentabilidad. La expansin de esta funcin ha sido el resultado natural del hecho de que todas las operaciones de la organizacin tienen una indispensable implicacin de tipo financiero. El desarrollo de nuevas tcnicas combinadas con las capacidades que hacen posibles los equipos de proceso electrnico de datos han coadyuvado a hacer posible esta funcin. Pero tal vez el mas dramtico desarrollo ha surgido como consecuencia de la intervencin de funcionarios especialistas en la rama de finanzas.
97 a) Definicin y Funciones
Definicin
Es la planeacin bsica de las necesidades y uso de fondos de una empresa, obteniendo fondos necesarios y aplicndolos para fines rentables.
Funciones
Esta rea de finanzas tiene implcito el objeto del mximo aprovechamiento y administracin de los recursos financieros, que comprende las siguientes funciones:
1. Financiamiento: planeacin, financiera, relaciones financieras, tesorera, obtencin de recursos, inversiones. 2. Contralora: contabilidad general, contabilidad de costos, presupuestos, auditoria interna, estadstica, crdito y cobranzas e impuestos.
La administracin, incluyendo el control de las finanzas de un ente pblico, se relaciona con decisiones que requieren un conocimiento completo de implicaciones de responsabilidad. Sus funciones de la responsabilidad de finanzas son
Asegurarse que el dinero es gastado o invertido con el debido cuidado en trminos de economa, eficiencia y eficacia. Proveer seguridad mediante controles que protegen los activos o derechos de la entidad o de terceros en poder de la misma. Asegurar que el dinero es recaudado y desembolsado de acuerdo con las normas legales.
b) Importancia
Las finanzas representan un asunto de capital importancia en muchas actividades administrativas. Se requiere dinero para cubrir la nomina, para la compra de materia prima, para equipar una planta con la maquinaria requerida y para vender a los clientes y esperar el pago hasta una fecha posterior. Las finanzas hacen posible afrontar esas necesidades esenciales, y su administracin es de vital importancia.
98 Tambin es de vital importancia sta funcin ya que todas las empresas trabajan con base en constante movimiento del dinero. Esta rea se encarga de obtencin de fondos y del suministro de capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa procurando disponer con medios econmicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de funcionar debidamente.
En trminos de lo que aporta la metodologa de la Auditoria Financiera, es necesario recordar algunas de las condiciones financieras ms importantes que necesariamente estn presentes en las operaciones de las entidades pblicas.
En trminos de sistema de control, las responsabilidades se pueden cumplir mediante:
La formulacin de planes, programas y presupuestos para adquirir y utilizar recursos de una manera costo-efectiva. El diseo de medidas de proteccin contra desperdicio, prdida y fraude a travs de controles como la segregacin de funciones y el diseo y cumplimiento de controles dirigidos a racionalizar los riesgos en el proceso de las transacciones y en el mantenimiento y manejo de activos. El acatamiento de las normas de autoridades financieras, incluyendo el diseo de polticas, procedimientos y controles que provean razonable seguridad de que se cumpla con las normas mencionadas. La preparacin y suministro de informacin de apoyo para la toma de decisiones, incluyendo aspectos como costo real y estndar, anlisis de impacto de los costos e inversiones en el mediano y largo plazo y el uso de los fondos. La preparacin y suministro de informacin financiera para apoyar las operaciones, como presupuesto, sistemas y polticas contables, para asegurar un adecuado y oportuna disposicin de datos para los Gerentes, alertndolos sobre desviaciones de los presupuestos y la necesidad de modificar los planes y programas, polticas y operaciones. Cuando las operaciones se relacionan con recaudo o recuperacin de costos, la informacin financiera puede ayudar a identificar recursos adicionales para recaudar o recuperar oportunamente.
99 El diseo de informacin apropiada para la rendicin de cuentas, involucra establecer controles para asegurar la confiabilidad, oportunidad y seguridad de la informacin que debe reportarse a los entes de control y en su caso a la Asamblea Nacional, de tal forma que se facilite la evaluacin del cumplimiento de responsabilidades
c) Alcance de la Revisin
Como ya se mencion, el requerimiento de evaluar el cumplimiento de la responsabilidad, siempre implicar examinar la calidad del sistema de informacin que genera datos financieros, operativos o administrativos segn aplique. En lo que tiene que ver con la generacin de informacin financiera, debe entenderse que para estudiar la responsabilidad es requisito auditar los Estados Financieros como una base para "rendir cuenta". Sin embargo, debido a que stos no revelan condiciones de desempeo de factores distintos a los financieros, es necesario ampliar el alcance para estudiar, mediante la Auditora Operacional, la eficiencia, la eficacia y la economa.
El control interno financiero comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros que conciernen a la custodia de los recursos, as como a la verificacin de la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros.
Este control debe estar proyectado a dar una seguridad razonable de que:
Las operaciones y transacciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin general o especfica de la administracin. Dichas transacciones se registran adecuadamente para permitir la preparacin de estos estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados y otros criterios aplicables a estos estados (ejemplo: ciertos dispositivos legales). El acceso a los bienes y/o el movimiento de los mismos, solo es permitido previa autorizacin de la administracin. Los asientos contables se hacen para controlar la obligacin de responder por los recursos y que adems el resultado de su registro se compara peridicamente con los recursos fsicos. Por ejemplo: las tarjetas de control de inventario perpetuo de suministros con los recuentos fsicos tomados por la entidad.
100 4. Produccin
Una de las primeras reas a las cuales se aplicaron tcnicas administrativas cuantitativas y cualitativas fue a la administracin de la produccin. Los representativos de control de calidad estadstico evaluacin tcnicas de control en programa.
Se considera uno de los departamentos ms importantes ya que formula y desarrolla los mtodos ms adecuados para la elaboracin de productos, suministrar y coordinar: mano de obra, equipo e instalaciones, materiales y herramientas requeridas.
a) Definicin y Funciones
Definicin
La produccin es el proceso mediante el cual se elaboran bienes y servicios. Encontramos procesos de produccin en fabricas, oficinas, hospitales, supermercados, etc. La direccin de la produccin es crucial para la toma de decisiones de produccin de modo que los bienes y servicios que se produzcan de cuerdo con las especificaciones, en las cantidades y fechas de demanda, a un costo mnimo. Al cumplir con estos objetivos, la direccin de la produccin esta asociada con dos amplias reas de actividad: el diseo y el control de sistemas de produccin.
Funciones
Asumiendo que la procuracin para cubrir las necesidades de entrada de materiales, instalaciones, equipo, personal y servicios de soporte ha quedado concluida; la siguiente etapa esta encaminada a las actividades de la produccin. Estas actividades involucran un gran numero de sub-actividades y funciones especializadas como:
1. Manejo y uso efectivo de materiales . 2. Administracin y uso efectivo de la mano de obra. 3. Uso y control de servicio de soporte. 4. Programacin y control de las actividades individuales de produccin. 5. Inspeccin apropiada y actividades de control de calidad en cada una de las diferentes etapas. 6. Mantenimiento de planta y equipo. 101 7. Control de las actividades de produccin en trminos de niveles de ejecucin fsica. 8. Adecuado control de los costos. 9. Relacin continua con otras actividades de la organizacin que proporcionan suministros. 10. Coordinacin con el usuario final del producto, para avances y desarrollos especiales.
Estas diversas actividades continuamente se traslapan e interrelacionan en muchos aspectos. Pero la combinacin de ellas en el proceso aplicable a los suministros, dan como resultado un producto en la forma y tiempo deseado por los usuarios.
b) Importancia
La importancia de esta rea puede variar dependiendo de cada organizacin en lo individual. En algunos casos como las cadenas de tiendas departamentales, puede ser completamente insignificante; pero como en otros casos, como por ejemplo en la manufactura de un automvil o de un producto metlico, son muy importantes las operaciones en trminos de costos incurridos y de numero de gente involucrada.
El proceso de produccin esta dividido por entrada (insumo), proceso (elaboracin del producto y sus etapas en conjunto de polticas, procedimientos, la maquinaria y la mano de obra en su conjunto) y la salida que es cuando se obtiene el producto final.
c) Alcance de la revisin
La revisin en esta rea puede llegar a ser muy inmensa, debido a las actividades que se realizan en esta , por lo que para poder desempear una adecuada revisin y deteccin de reas criticas, es muy importante definir en forma muy especifica cual es el propsito principal del departamento. De hay que tengamos que partir para definir las funciones claves, y posteriormente las funciones principales y por ultimo pero no menos
PROCESO ENTRADA
SALIDA 102 importantes, las actividades bsicas, identificando a los responsables de cada una de ellas y as poder determinar en forma cronolgica, cada una de las funciones para poder determinar responsabilidades y tener mejores resultados en nuestro trabajo de auditoria.
A continuacin se ilustra un ejemplo del desempeo de funciones principales que se pueden dar en una empresa dedicada al produccin y comercializacin de papel:
103 5. Recursos Humanos
Las expectativas de los ejecutivos, la creciente competencia a nivel nacional e internacional y la creciente diversidad en la fuerza de trabajo, constituyen desafos para el administrador de los recursos humanos de una organizacin. Se espera que el departamento de personal contribuya efectivamente a la ventaja competitiva de la compaa.
El personal es un factor de creciente importancia en el proceso de diferenciar a una compaa de otra.
Los directores de corporaciones esperan que sus departamentos de personal contribuyan en aspectos como la mejora de la productividad, la planeacin de la sucesin y el cambio en la cultura corporativa.
Adems de contribuir al objetivo de incrementar la ventaja competitiva, el departamento de personal tambin debe cubrir objetivos de carcter social, funcional y personal. Los objetivos sociales asumen en parte la forma de determinadas normativas legales. Los objetivos funcionales aaden una dimensin profesional y tica a los desafos que enfrenta el administrador de recursos humanos. Y los objetivos de carcter personal de cada integrante de la organizacin se hacen ms importantes y complejos a medida que disminuye la velocidad en el crecimiento demogrfico de la fuerza de trabajo y se incrementa su diversidad.
a) Definicin y Funciones
Definicin
El nombre de este departamento puede variar dependiendo se su situacin individual, pero siempre ser el departamento que tiene a su cargo la responsabilidad de asistir a la administracin en el desarrollo de la funcin de personal o manejo de gente. En principio este es un grupo staff que tiene la responsabilidad bsica de atender todos los asuntos relacionados con el personal de la organizacin, aunque en ciertas situaciones este departamento puede administrar actividades de servicio en una base lineal.
104 Caractersticas
Podemos decir que las caractersticas principales y en general que identifican a este departamento son:
La identificacin de las necesidades de fuerza de trabajo, tanto en trminos de la situacin actual como en las diversas pocas futuras. El inventario, anlisis y evaluacin de los recursos actuales de personal, para efectos de comparacin de necesidades y para la determinacin de los estratos existentes. Las diversas actividades determinantes de cada estrato. Las actividades que tienen que ver con la administracin de la fuerza de trabajo actual.
El objeto del rea es conseguir y conservar un producto humano de trabajo cuyas caractersticas vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa a travs de un programa adecuado de reclutamiento, de seleccin, de capacitacin y desarrollo.
Funciones principales:
1. Contratacin y empleo: Reclutamiento, seleccin, contratacin, induccin, promocin, transferencias, ascenso. 2. Capacitacin y desarrollo: Entrenamiento, capacitacin y desarrollo. 3. Sueldos y salarios: Anlisis y valuacin de puestos, calificacin de mritos, remuneraciones y vacaciones. 4. Relaciones laborales: Comunicacin, contratos colectivos de trabajo, disciplina, investigacin de personal, relaciones de trabajo. 5. Servicios y prestaciones: Actividades recreativas, actividades culturales, prestaciones. 6. Higiene y seguridad industrial: Servicio mdico, campaas de higiene y seguridad, ausentismos y accidentes. 7. Planeacin de recursos humanos: Inventario de recursos humanos, rotacin, auditoria de personal.
El rea de administracin del personal o recurso humano dirige su atencin al reconocimiento de los problemas administrativos desde el punto de vista del personal en su 105 efectividad, as como su trabajo se dice que es la clave del xito. Esta rea le incumbe concebir y conservar un equipo humano satisfactorio y satisfecho.
b) Importancia
Los departamentos de recursos humanos no pueden partir de la base de que cuanto hacen est bien hecho. De hecho, incurren en errores y ciertas polticas se hacen anacrnicas. Al verificar sus actividades, el departamento de personal puede detectar problemas antes de que se conviertan en serios obstculos. Una evaluacin de las prcticas del pasado y las polticas actuales puede revelar enfoques que ya no corresponden a la realidad y que necesitan cambiarse para ayudar al departamento a cumplir mejor su tarea de enfrentar desafos futuros.
La importancia de la auditoria operacional-administrativa dentro del departamento de recursos humanos radica en los siguientes puntos:
El trabajo que desempee el departamento de personal tiene importancia por las implicaciones legales que conlleva para la empresa. Los costos que genera la administracin del personal son muy significativos. Las actividades de la administracin del personal guardan una relacin directa con la productividad de la organizacin y la calidad del entorno laboral. Se identifican las contribuciones que hace el departamento de personal a la organizacin. Se mejora la imagen profesional del departamento de personal. Se aliena al administrador del personal a asumir mayor responsabilidad y actuar en un nivel ms alto de profesionalismo. Se esclarecen las responsabilidades y los deberes del departamento. Se facilita la uniformidad de las prcticas y las polticas. Se detectan problemas latentes potencialmente explosivos. Se garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales. Se reducen los costos en recursos humanos mediante prcticas mejoradas. Se promueven los cambios necesarios en la organizacin.
106 c) Alcance de la Revisin
Las actividades del departamento de personal se evalan mediante procedimientos de investigacin derivados de los avances logrados en las ciencias sociales, como la sociologa. El objetivo de la investigacin del departamento de personal es el mejoramiento de la administracin de los recursos humanos de la organizacin.
Enfoque comparativo: El equipo de evaluacin compara la divisin, seccin o departamento con otra entidad anloga, a fin de identificar reas de desempeo insuficiente. Este enfoque se emplea para la evaluacin del ausentismo, la tasa de rotacin y los niveles salriales. Tambin cuando se est poniendo a prueba un nuevo sistema.
Consultora externa: Los estndares establecidos por el consultor (o los derivados de las estadsticas que publican las revistas especializadas) sirven como parmetro para el comit de evaluacin.
Enfoque estadstico: A partir de los registros existentes, el comit de evaluacin genera estndares estadsticos contra los cuales se evalan los programas y actividades. Suele complementarse con comparaciones hechas respecto a informacin externa, que puede obtenerse por intercambio con otras compaas o por referencia a estudios publicados en fuentes especializadas. Esta informacin frecuentemente se expresa en forma de tasas.
Enfoque retrospectivo de logros: Este mtodo verifica las prcticas del pasado, para determinar si las acciones se apegaron a los requisitos legales y las polticas y procedimientos de la compaa. El comit de evaluacin examina documentos sobre contratacin, compensacin, disciplina y evaluacin del desempeo. El objetivo es garantizar la existencia de iguales normas y 107 procedimientos para toda la organizacin, as como el cumplimiento de las disposiciones legales.
Evaluacin por objetivos: Se crean objetivos especficos, respecto a los cuales puede medirse el desempeo. El comit de evaluacin verifica los niveles reales de desempeo y los compara con los objetivos fijados con anterioridad.
Ninguno de estos enfoques puede aplicarse a todas las actividades de administracin de personal. Lo ms comn es que los comits de evaluacin empleen varias de estas estrategias.
El equipo de evaluacin proporciona al departamento de personal retroalimentacin sobre los temas examinados y lo mismo hace con los gerentes de lnea y el personal en general. La retroalimentacin desfavorable conduce a emprender una accin correctiva que mejora la contribucin a todas las actividades de personal.
Instrumentos para efectuar investigaciones de personal.
Existen varias tcnicas para obtener informacin sobre las actividades de administracin de los recursos humanos. Cada uno de estos elementos proporciona informacin parcial:
Entrevistas: los comentarios que derivan de estas entrevistas ayudan al comit de evaluacin a identificar reas que se pueden mejorar. Las crticas hechas por el personal pueden poner de relieve las acciones que el departamento deber emprender a fin de satisfacer tanto las necesidades de los empleados como de la organizacin. La entrevista de salida constituye otra fuente de informacin. Se llevan a cabo con los empleados que abandonan la organizacin. Los comentarios del empleado se registran en el momento en que se produce la separacin y el comit de evaluacin estudia posteriormente el documento, para determinar (s las hubo) las causas de insatisfaccin, as como otros problemas. 108 Encuestas de opinin: tambin se las denomina sondeos de actitudes. Las entrevistas consumen mucho tiempo, son costosas y generalmente deben limitarse a pocas personas. Mediante cuestionarios cuidadosamente preparados se puede obtener una descripcin ms precisa del estado real de determinados aspectos de la organizacin. Asimismo, es probable que los cuestionarios conduzcan a respuestas ms honestas y confiables. Son de especial importancia las tendencias que se revelan en el curso de varias encuestas. Anlisis de los registros de recursos humanos: se llevan a cabo para asegurarse de estar cumpliendo las polticas de la compaa y ciertos aspectos legales (de seguridad e higiene, evaluacin de las quejas de los empleados, evaluacin de la compensacin y de programas y polticas). Experimentacin de tcnicas de personal: permite la comparacin entre un grupo experimental y uno de control en condiciones realistas. Hay varios aspectos inconvenientes de la experimentacin. Muchos gerentes son renuentes a ella, debido al potencial de problemas en la moral del grupo y a la posible desconfianza que se genera entre los no seleccionados para participar en los programas. Los empleados que son parte de los grupos experimentales pueden considerarse manipulados. El experimento puede arrojar resultados que no sean totalmente claros o confiables, debido a cambios en el entorno laboral o simplemente por el contacto diario y el intercambio de informacin que puede ocurrir entre los grupos. Informacin externa: las comparaciones con otras organizaciones y con el entorno proporcionan perspectivas para evaluar las polticas de la compaa. Ciertos datos externos se pueden obtener con relativa facilidad, en tanto otros requieren considerables esfuerzos. Los datos ms difciles de obtener se refieren a informacin especializada sobre la competencia. Auditorias internacionales: la auditora de las polticas de personal llevadas a cabo en otros pases se hacen especialmente difciles por factores culturales, lingsticos y legales. Los auditores del pas en que se encuentran las oficinas centrales de la organizacin tienden aplicar en el exterior las mismas normas que en su pas. Esto puede traer problemas, si no se aplica con amplitud de criterios. La dificultad bsica estriba en identificar problemas de variacin que no se originan en la legislacin local o en factores que escapan al control de la gerencia (competencia local, leyes del pas, idiosincrasia del personal).
109 6. Ventas
El departamento de ventas funciona como el nexo personal de la compaa con los clientes. El representante de ventas es la compaa misma para muchos de sus clientes que, a su vez, trae a la compaa informacin de inteligencia muy necesaria acerca del cliente.
a) Definicin y Funciones Definicin
Es el conjunto de actividades que realiza una empresa para satisfacer las necesidades y deseos del cliente, atendiendo al mismo tiempo sus objetivos econmicos.
El objeto de la auditoria tiene como objetivo examinar ciertos aspectos administrativos que constituye el conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operacin de ventas, con el propsito detectar problemas o deficiencias en los controles operacionales existentes o en la realizacin misma de la operacin.
Funciones
Este departamento debe proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para la venta, dentro de los objetivos gerenciales de la empresa y vigilar su cumplimiento. Especficamente los objetivos pueden estar relacionados con el nivel de servicio, el crecimiento de las ventas, su estabilidad, las ganancias, la determinacin de precios, el tipo de producto, la distribucin, los canales de ventas, etc. Las polticas pueden referirse al volumen y frecuencia de las ventas, las zonas, las remuneraciones al personal de ventas, etc.
Dentro de las mas importantes en el departamento se mencionan las siguientes:
Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y humanos que integran la operacin de ventas y proponer los cambios pertinentes. 110 Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados, en el lugar en que se necesiten, oportunamente, en las cantidades convenientes y a los precios correctos. Identificar las necesidades de los clientes en el campo de accin de la empresa y coordinar con los dems departamentos involucrados la posibilidad de satisfacerlas adecuadamente. Para ello, debe aprovecharse el resultado de investigaciones de mercado efectuadas para conocer sus preferencias y las condiciones del mercado. Conocer las caractersticas de sus competidores y condiciones de venta que ofrecen. Participar en el establecimiento de las listas de precio. Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa, surtirlos y establecer condiciones de pago. Participar en el establecimiento de las polticas de crdito y respetar su cumplimiento. Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que se coloca un pedido, hasta que se hace la entrega del artculo en cuestin, con oportunidad y satisfaccin del interesado. Esta secuencia incluye la distribucin fsica de los artculos y la seleccin de los canales ms adecuados. Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para incrementar la efectividad de ambas. Realizar promociones de ventas. Llevar registros de clientes que incluyan su historia, necesidades presentes y potenciales y otras caractersticas convenientes. Preparar el pronstico de ventas. Someter a la direccin de la empresa el presupuesto de venta y una vez aprobado, explicar peridicamente las variaciones que tengan. Estas explicaciones permitirn tomar las medidas correctivas necesarias y retro-alimentar el proceso de planeacin. Establecer estadsticas necesarias, por zonas, lneas, artculos, agentes u otros criterios de clasificacin, para tener informacin oportuna y suficiente que permita reaccionar adecuadamente ante las exigencias del mercado. Seleccionar y mover lneas y / o artculo con mejores mrgenes. Adiestrar el personal de ventas en la obtencin de sus objetivos, cumplimiento las polticas de comercializacin y crdito y su aplicacin.
111 b) Importancia
Es de vital importancia mantener una adecuada diligencia en la actividad de ventas y que los lineamientos establecidos por la administracin se estn llevando a cabo por todos y cada uno de los integrantes del departamento. Hoy en dia las empresas se ven obligadas a realizar cambios radicales en la estructura, tcnicas y polticas de ventas, por lo que es de suma importancia revisar que todos estos aspectos, estn siendo adoptados por el (los) departamentos de venta al mismo tiempo que la administracin realiza sus ajustes. Es comn encontrar, que cuando la administracin ha realizado cambios como los mencionados anteriormente, exista una resistencia al cambio por parte del personal que se encuentra a cargo del departamento de ventas, lo que ocasiona que no se estn cumpliendo las expectativas a las que quiere llegar el ente del que se trate. Es por eso que la auditoria operacional-administrativa, ayuda a detectar que las polticas, lineamientos y estrategias adoptadas por la misma organizacin, sean las mismas que se estn aplicando por el encargado del rea. De no ser as, detectar las desviaciones que estn ocasionando el no cumplir con los objetivos establecidos por la administracin.
La auditoria operacional-administrativa de ventas, es de gran importancia, pues ayuda a examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de las operaciones de venta con el propsito de detectar problemas o deficiencias en los controles existentes o en la realizacin misma de las operaciones, de cuya solucin puede surgir de costos y / o aumentos de la eficiencia operativa.
c) Alcance de la revisin
El auditor debe familiarizarse con las operaciones que se realizan en el departamento. Llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, polticas, organizacin, ubicacin de la operacin de ventas en el flujo de las operaciones. Estudiar los expedientes de auditorias e informes anteriores, revisando las sugerencias y recomendaciones plasmadas. Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer como se realiza la operacin de ventas, para entrevistar a los responsables del rea de ventas y verificar la aplicacin de las polticas en esa rea. Estas entrevistas debern hacerse tanto con las personas que deciden las polticas de venta como con las que las ejecutan, as como con las que tienen a su 112 cargo actividades relacionadas con las ventas, tales como las de produccin, compras, almacenes, control de calidad y tesorera. En algunos casos es conveniente realizar encuestas o entrevistas con clientes. Conviene investigar si se tienen establecida una poltica uniforme de ventas, si se aplican las mismas polticas de ventas todos los clientes, si las condiciones de crdito estn sustentadas y no afectan la liquidez del organismo, asimismo deber investigarse si se tiene una adecuada supervisin del personal que efecta directamente las ventas y del encargado de cobranza, estudiar el costo total del departamento de ventas en funcin del volumen de operaciones realiza para determinar de manera general su cost habilidad. Analizar si es el caso, si se cumple con las polticas establecidas por el departamento de ventas cuando el precio de compras es la base para establecer el precio de venta de cada artculo.
7. Inventarios
a) Definicin y Caractersticas
Es la existencia fsica y el consumo probable dentro de un lapso corto son generalmente los atributos relativos de una partida que se identifica como inventario. Las funciones de la divisin de precios, atencin de normas, recordatorios, controles de inspeccin o almacenaje, funcin del recibo abarcando responsabilidades relativas a cantidades y calidad, salidas de almacenes y de mercanca.
Las funciones de Inventarios:
Incluir los objetivos, estructura organizacional, polticas y procedimientos de la Administracin de inventarios, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar cumplimiento. Definir actividades y funciones que integran la operacin y asignar los recursos materiales y humanos necesarios. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y humanos que integran la administracin. Planear y efectuar oportunamente los requerimientos de materiales en base a los programas de produccin y / o ventas. 113 Establecer los niveles de inventarios adecuados que aseguren la existencia de materiales en la calidad, cantidad y oportunidad necesaria. Establecer y vigilar el sistema de almacenaje de existencias para la salvaguardia, custodia, distribucin acomodo y movimiento de materiales, as como la ptima utilizacin de reas de almacenaje. Disear la documentacin para controlar los movimientos de existencia y definir el flujo de las mismas, de tal forma que permita el procesamiento correcto y oportuno de datos. Implantar sistemas de costos y mtodos de evaluacin para el registro contable de inventarios. Definir la forma la oportunidad y el grado de detalle y frecuencia de los informes necesarios que permitan mantener la comunicacin en olas diferentes niveles de la organizacin. Implantar sistemas de informacin que permita conocer los costos de ordenar, reponer y mantener los inventarios, as como el costo beneficio atribuible a la dinmica de los inventarios. Coordinar actividades con reas relacionadas como compras, produccin, ventas, control de calidad y finanzas, para vigilar e incrementar la productividad.
La caracterstica importante de un inventario fsico es un plan cuidadosamente diseado al que se sujeta el recuento, listado, precios, multiplicaciones y sumas. Un plan bien trazado, administrado hbilmente, no solo ahorrara trabajo al auditor, sino que justifica su confianza en los totales a que finalmente se llega. El plan deber ser por escrito y si es posible darse la oportunidad al auditor de revisarlo cuando todava esta en proyecto, agregando sus sugestiones cuando sea necesario, estos puntos debern ser semejantes a los siguientes:
Responsabilidad en general Fecha y formas Localizacin de existencia Adiestramiento del empleado. Mejora en procedimientos Registro transitorios Calificacin de existencia. Trabajo en proceso Compra en trnsito Inventario perteneciente a otro etc. 114 El profesional a cargo de la Comisin preparar la planificacin de la auditora, sobre la base del presupuesto de tiempo sealado en el formulario "Iniciacin de auditora", en el cual constar la asignacin de responsabilidades entre todos los miembros de la Comisin, de acuerdo a las actividades y tiempos requeridos.
4.4 EN BASE A INSTRUCCINES DIRECTAS
Es la solicitud para la revisin objetiva de una rea o departamento de la empresa y esta dirigida hacia hallar las operaciones o actividades inefectivas, antieconmicas o ineficientes.
Adems de radicar en el hecho de que proporciona a los directivos de una organizacin un panorama sobre la forma como esta siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y operativos, sealando aciertos y desviaciones de aquellas reas cuyos problemas administrativos detectados exijan una mayor o pronta atencin.
El motivo principal por los que se da este tipo de revisin sucede siempre por la falta de confiabilidad y resultados negativo en los procesos administrativos y operativos en un rea.
4.4.1 Modalidad de la revisin
El hecho de que la auditoria se aplique a solo una parte de las operaciones de una entidad no reduce su utilidad y beneficio. Adems tratndose del sector pblico, una adecuada planificacin del control externo posterior a mediano o largo plazo permite que una entidad pblica de significativa importancia pueda ser evaluada operacionalmente en sus reas ms importantes en el transcurso de varios aos, que se contemplaran en el plan general.
La realidad respecto a una entidad especfica es que se hace necesario identificar cuales reas deben ser revisadas y entre estas seleccionar aqulla que tendr la prioridad en la evaluacin. Por principio, los esfuerzos deben orientarse hacia las reas dbiles o crticas y dentro de estas seleccionar las ms significativas o importantes para dirigir hacia ellas, prioritariamente la aplicacin de la auditoria.
115 El grado de dificultad en la identificacin y seleccin de las reas depende de las circunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener razones vlidas y justificadas para sugerir el rea a ser examinada; o la Direccin conoce previamente problemas o debilidades especficas en la entidad; o en la entidad existen reas que por la naturaleza de sus operaciones no han sido sujetas de auditoria financiera y sea conveniente un examen operacional; o los resultados e informes de auditoria financiera indican que reas se consideran crticas para ser sometidas a auditorias.
Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluacin del sistema de control interno para establecer las reas con debilidades en el sistema de control, lo cual resulta un buen camino pues es fcilmente demostrable que en una unidad, rea, operacin o actividad que presente deficiencia de controles internos, el logro de las metas no se culminan (efectividad o eficacia), los costos son excesivos y consecuencialmente la eficiencia no ser ptima.
Adems, la evaluacin del sistema de control interno, como medio de identificacin de reas criticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia de la accin de auditoria. De otra parte, si la Contralora ha realizado auditoria financiera previamente a la auditoria que se practicar, la evaluacin del control interno que se haya efectuado debera indicar las reas dbiles de la entidad, resultado que sera utilizado en la auditoria operacional, evitando repetir dicho trabajo y permitiendo que en esta fase se reduzca a la seleccin del rea a examinar y evaluar.
Por tanto, es conveniente que la evaluacin de la eficacia del sistema de control interno que efecte la Contralora en ejercicio de la auditoria financiera, no solo se enfoque a los propsitos de este tipo de auditoria, sino que tambin debe proporcionar resultados tiles a futuras auditorias.
De no ser as, en el proceso de auditoria se revisara y evaluara el sistema de control interno a efecto de identificar las debilidades importantes en la organizacin administrativa que amerite orientar hacia ellas la accin de auditoria.
116 Forma en que se efectan las operaciones en la realidad. Necesidad o utilidad de los distintos pasos en el procesamiento. Resultados de las transacciones segn los objetivos, polticas y normas.
Este tipo de auditoria cuenta con mayor nfasis en la revisin detallada de los procesos o documentos a verificar ya que el resultado que arroje dicha auditoria servir para la toma de una decisin importante de la gerencia.
El auditor considerar en la evaluacin, con respecto a cada rea de actividades, los elementos bsicos del control interno para lo cual es conveniente enfocar la evaluacin del control interno auditando la efectividad y cumplimiento de los sistemas de administracin y de los controles internos incorporados en ellos, mediante el anlisis de los ciclos de transacciones. Igualmente evaluar los elementos relativos al proceso de control interno de carcter gerencial u operacional que se sealan a continuacin. El Primer paso es determinar lo que se quiere lograr. Se deben sealar los objetivos de la Unidad y las metas peridicas a alcanzar, que deben estar dentro del marco de los objetivos y polticas generales de la organizacin como conjunto. Una vez establecidos los objetivos y metas es necesario proveer la medicin del rendimiento actual para determinar si la unidad est progresando hacia el logro de dichos objetivos. Esta informacin tiene que estar disponible oportunamente.
Determinar por que resultaron las desviaciones significativas.
Al analizar la situacin es necesario determinar que accin correctiva debe tomar la gerencia respecto a las desviaciones de los objetivos.
La accin correctiva debe ser tomada lo ms rpido posible para concordar las operaciones reales con los objetivos.
Para alcanzar el objetivo, el auditor deber desarrollar las siguientes actividades: Revisin detenida de la informacin recopilada en las fases anteriores que tenga relacin con el rea crtica seleccionada. 117 Recopilacin de informacin adicional por medio de entrevistas, inspecciones fsicas, observacin directa de las operaciones, consulta de literatura especializada, etc. Determinacin de la precisin, confiabilidad y utilidad de la informacin del rea para uso de la gerencia o direccin de la entidad. Clasificacin de los posibles criterios de medicin que podrn utilizarse (Leyes, decretos, resoluciones, normas, polticas, objetivos y metas establecidas en el presupuesto en el Programa Anual de Operaciones, estndares de desempeo, indicadores de rendimiento). Determinacin de la necesidad de obtener asesora tcnica de un especialista que no este involucrado en las operaciones examinadas. Seleccin de la operacin u operaciones que se consideren ms importantes o significativas y dentro de estas las ms viables, para ser examinadas a profundidad. Identificacin y desarrollo de las caractersticas de los posibles hallazgos de auditoria operacional, para establecer si las operaciones seleccionadas del rea examinada estn logrando los objetivos y metas establecidas, dentro de los objetivos generales del rea o unidad y de la entidad y para establecer la economa y eficiencia en la utilizacin de los recursos humanos, materiales y financieros involucrados en las reas criticas. Formulacin de las conclusiones e identificacin de las recomendaciones para mejorar la efectividad o eficacia, economa y eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos de auditoria.
Los anteriores puntos sern la base para elaborar el Programa el cual contemplar como ltimo procedimiento la discusin de los resultados con los funcionarios responsables, para llegar a un acuerdo sobre los mismos.
Las actividades anteriores sern plasmadas en un programa de procedimientos generales de auditoria para desarrollar programas de trabajo detallados y a la medida, que contengan los pasos a seguir en el desarrollo de dichos procedimientos, segn sean el tipo y la naturaleza del rea, unidad u operaciones que sern evaluadas. 118 Los programas de trabajo debern tener una estructura lgica que conduzca a alcanzar los objetivos de establecer y mejorar el logro de las metas propuestas (efectividad) o a reducir el costo de las operaciones (economa) o a determinar y mejorar el nivel de eficiencia. Los programas debern ser lo suficientemente flexibles que le permitan al auditor desarrollar la iniciativa profesional ante las circunstancias imprevistas que pueden presentarse en el desarrollo de la evaluacin.
Las operaciones o actividades que se encuentran afectadas en la efectividad, economa o eficiencia, constituyen los denominados hallazgos de auditoria.
En cumplimiento del examen detallado de las reas crticas o dbiles, el auditor debe evaluar dichos hallazgos lo cual consiste en desarrollar e identificar con claridad cada una de sus caractersticas.
Las caractersticas del hallazgo de auditoria a saber son:
La Condicin Esta caracterstica est dada por la situacin actual encontrada por el auditor ( Lo que es).
El Criterio
El criterio, est dado por las unidades de medida, las disposiciones legales o normas aplicables, los indicadores o ndices y en general por los parmetros que el auditor utiliza para comparar o medir la situacin actual. Puede decirse que el criterio es lo que debe ser, es decir la situacin ideal.
119 El Efecto
Es el resultado adverso de la comparacin de la condicin contra el criterio. Hay efectos que se pueden rescatar en el futuro, pero tambin hay efectos irrescatables.
La Causa
Es el motivo o razn de las evaluaciones o efectos establecidos al comparar la condicin contra el criterio; es el porqu del efecto o de la condicin.
Una vez que el auditor haya desarrollado las caractersticas de un hallazgo estar en condiciones de concluir sobre el mismo y de proceder a identificar la mejor solucin, para formular finalmente la recomendacin o recomendaciones, propsito de su trabajo. La Conclusin es la sntesis redactada con objetividad y con impacto, de las caractersticas del hallazgo (condicin, criterio, efecto y causa). Dicha sntesis no debe exceder de dos frases presentando la gravedad del problema.
Las Recomendaciones son las sugerencias presentadas por el Auditor para corregir o mejorar la eficacia, economa y eficiencia de las operaciones involucradas en el hallazgo. Las recomendaciones estarn orientadas a evitar que la causa del hallazgo se repita en el futuro y a rescatar los efectos cuando estos sean recuperables. Igualmente las recomendaciones de auditoria operacional, deben ser practicables, tiles y costeables.
Finalmente, la evaluacin del hallazgo finaliza con los comentarios de los funcionarios involucrados en el respectivo hallazgo.
En la mayora de los casos cuando en director de auditoria en conjuncin con la asamblea de accionistas disean el programa de auditoria anual, debern consideran una posible eventualidad en dicho programa para evitar en retraso en el programa establecido.
120 Cuando se dan estos casos de acuerdo a la programacin establecida por el director de auditoria y tomando en consideracin estos eventos, se debern destinar los recursos humanos y materiales (abogados para cualquier asunto legal en el resultado de la auditoria, personal especializado en el rea a revisar y as obtener resultado mas objetivo).
Anteriormente se mencion en uno de los puntos la revisin de auditoria se aplicar con los recursos que cuente el departamento de auditoria interna, tomando en consideracin que el responsable de auditoria solicitar recursos humanos temporales para cumplir sus revisiones programadas.
El alcance en esta auditoria es al 100 % debido a que al momento de recibir la notificacin se planea para que el resultado sea satisfactorio.
4.4.2 Ventajas:
De acuerdo al resultado y decisin que tome la direccin en una auditoria por instruccin directa se obtendrn resultados a largo plazo en relacin con la correcta aplicacin de los controles internos establecidos. Procura un ambiente de estabilidad en los procesos que realizan los diferentes departamentos. Evita la desviacin de actividades por parte de los responsables de los departamentos.
4.4.3 Desventajas:
Se dan los casos que si no se toman las medidas correspondientes y correctas por parte de la direccin de acuerdo al resultado que arroje la auditoria con relacin al personal que se encuentre involucrado en el resultado si fuese negativo al tardar en la respuesta le causara un conflicto laboral si optan por la separacin del personal que se estara preparando al tener conocimiento de las acciones de la direccin con bases que marque la ley laboral y no se toman las medidas pertinentes.
El departamento de auditoria interna le provocara un retraso en el programa ya establecido.
121 CAPITULO 4 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA
4.1 CONCEPTO
Es la identificacin de un marco de referencia para la ejecucin y practica sistemtica y ordenada de la auditoria operacional-administrativa. Tiene como objetivo asegurar la cobertura de todas las fases o etapas que comprende el ejercicio de una auditoria interna en sus tres tipos: administrativa operacional o financiera.
4.2 OBJETIVO
Asegurar la cobertura de todas las fases o etapas que comprende el ejercicio de una auditoria operacional-administrativa. Es el contar con una gua que oriente para una adecuada cobertura de revisin.
4.3 IMPORTANCIA
La auditoria interna es un trabajo profesional. Una forma de hacer prevalecer ese estatus es cuando se lleva a cabo bajo normas y criterios que regulen su ejercicio, bajo una metodologa que asegure su direccin y control para obtener los resultados deseados.
4.4 ETAPAS DE LA METODOLOGA
Las etapas de la metodologa son las siguientes:
1. Precisin del objetivo de la auditoria. 2. Estudio general. 3. Anlisis de la funcin a auditar. 4. Verificacin de la informacin. 5. Preparacin de Papeles de Trabajo. 6. Aplicacin de pruebas de auditoria. 122 7. Verificacin de funciones, Procesos y Sistemas. 8. Control de Hallazgos y Observaciones de Auditoria. 9. Informe (Ver trabajo de Informe). 10. Seguimiento (Ver trabajo de Informe).
4.4.1 Precisin del objetivo de la auditoria
Al iniciarse cualquier trabajo relacionado con la auditoria es necesario plantear adecuadamente los objetivos claros y especficos con el solicitante del servicio de lo que se busca o espera de la intervencin.
Es necesario que el auditor precise el alcance, la dificultad en la planeacin del trabajo, no saber a dnde o a que meta llegar slo provocarn incertidumbre en el auditor; cometiendo errores por su parte que se veran reflejados al presentar el informe sobre algo que no era lo que esperaba el solicitante de la auditoria.
4.4.2 Estudio General
Es la apreciacin sobre la fisonoma o caractersticas generales de la empresa, de sus estados financieros y de los rubro y partidas importantes, significativas o extraordinarias.
Esta apreciacin se hace aplicado al juicio profesional del auditor que basado en su preparacin y experiencia podr obtener de los datos informacin de la empresa que va a examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran recurrir atencin especial. Esta tcnica sirve de orientacin para la aplicacin de otras tcnicas por lo que, generalmente, deber aplicarse antes de cualquier otra.
El estudio general deber aplicarse con mucho cuidado y diligencia por lo que es recomendable que su aplicacin la lleve a cabo un auditor con preparacin, experiencia y madurez para asegurar un juicio profesional slido y amplio.
(VER ANEXO No. 2 y 3 DEL APNDICE AL FINAL DEL TEXTO)
123 4.4.3 Anlisis de la Funcin a Auditar
Llevar a cabo un anlisis especifico de la unidad administrativa, actividad o funcin a auditar. Este anlisis incluir, enunciativamente: evaluacin de su estructura organizacional evaluacin de puestos y/o actividades principales contemplados en la estructura, costo- hombre de cada actividad de la funcin sujeta a auditoria, cuadro de distribucin costo- cargas de trabajo, anlisis de procedimientos de operacin, anlisis de formas de papelera en uso, anlisis de archivos y anlisis de sistema de informacin.
Al llevar a cabo un anlisis especifico de la unidad administrativa, actividad o funcin sujeta a auditoria, deber empezar por obtener un organigrama general de la entidad as como uno detallado de las reas en que inciden la unidad administrativa, actividad o funcin sujeta a auditoria, razn que permite al auditor conocer la administracin y operacin del rea o reas que est revisando y, sobre todo, las personas involucradas.
a) Evaluacin de la Estructura Organizacional
En la obtencin del organigrama detallado es recomendable que se contemple los siguientes aspectos:
1. Que cubra todas las reas involucradas en la unidad administrativa, actividad o funcin sujeta a auditoria. 2. Que contemple los puestos y nombres de quienes los ocupan e intervienen en lo que se est auditando. 3. Deben quedar perfectamente definidos los tipos de autoridad: lineal, funcional y staff.
b) Evaluacin de Puestos y/o Actividades Principales
Una realidad muy frecuente a que se enfrenta el auditor es que si bien resulta muy difcil que una entidad sujeta a revisin cuente con un organigrama actualizado, ms difcil es el que tenga una descripcin de puestos o, cuando menos las actividades principales y responsabilidades de cada uno. Si no le es proporcionada esta informacin al auditor, l tendr que obtenerla y proceder a su evaluacin.
124 c) Costo-hombre de cada Actividad de la Funcin sujeta a Auditar
El auditor necesita conocer las funciones o actividades principales de las actividades que realiza el personal que integra la organizacin, as como el costo de las mismas, de manera que pueda evaluar en forma objetiva su justificacin y beneficio o no para la entidad.
Para evaluar este anlisis el auditor puede valerse de una cdula descriptiva, la cual sirve para investigar las actividades principales del personal de la funcin sujeta a revisin sealados en la evaluacin de puestos y / o actividades.
d) Cuadro de Distribucin de Costo-cargas de Trabajo
Una vez determinado el costo-hombre de cada actividad de la funcin sujeta a auditoria, reflejar la informacin obtenida y analizada en cdulas de trabajo desarrollada por l de acuerdo a sus propias necesidades y a las de la empresa en donde refleje el anlisis de las actividades principales desarrolladas por cada individuo que interviene en el departamento, el tiempo utilizado en cada actividad y el costo por la intervencin especifica de los empleados en cada actividad.
e) Anlisis de Procedimientos de Operacin
Este anlisis de procedimientos de operacin representa una de las acciones ms importantes en el desarrollo de cualquier trabajo de auditoria, ya que el auditor debe cubrir el aspecto de la extensin que se le va a dar y que esta relacionada con el tiempo asignado por el auditor para realizar su trabajo, as como su habilidad para describir y diagramar los flujos de operacin. Este anlisis se puede llevar a cabo en el siguiente orden:
1. Generalidades del procedimiento: Nombre. A qu sistema o funcin operacional pertenece. Donde se inicia. Donde termina. Que objetivos persigue. Qu polticas o disposiciones de control debe respetar. 125 2. Descripcin de las actividades: Descriptivo. Grfico. Descriptivo-grfico.
(VER ANEXO No.4 y 5 DEL APENDICE AL FINAL DEL TRABAJO)
El mtodo descriptivo resulta ms fcil y de rpida elaboracin, los tipos grafico y descriptivo-grfico requieren que el auditor tenga cierta habilidad, adems requiere de mayor tiempo y tienen la gran ventaja ya que son un magnfico medio para evaluar los mecanismos de control en cada unidad de trabajo, puesto que en su respectiva columna o rengln se ven de manera objetiva todas las actividades en que incurren.
f) Anlisis de formas de Papelera
La revisin de auditoria se complementa con el anlisis y/o estudio de todas las formas de papelera empleadas en la funcin sujeta a auditoria.
Se utilizaran aquellas formas que sean tiles de acuerdo a las caractersticas de la empresa, y complementarlos con la informacin que se requiera y desechar aquella informacin que no se utilice para complementar de manera positiva su revisin.
g) Anlisis de Archivos
Es un rea fundamental, puesto que en ellos se concentra y se conserva la historia de las operaciones efectuadas. Un buen archivo representa informacin inmediata y confiable, ahorros en tiempo de localizacin de datos y proporciona los elementos clave para la toma de decisiones adecuadas.
h) Anlisis del Sistema de Informacin
Un buen sistema de informacin es aquel que permite localizar aciertos y errores de las operaciones efectuadas y que, adems, sirve de base para la toma de decisiones. 126 Los ejecutivos de cualquier entidad econmica que intervienen en el proceso administrativo de una entidad requieren que se les provea de informacin para que pueda desarrollar eficientemente su actividad administrativa (proceso continuo de toma de decisiones), ya que dependiendo de la calidad de la informacin, en un momento dado puede fincarse la diferencia entre una buena o mala decisin. Es un complemento indispensable en el anlisis.
4.4.4 Verificacin de la Informacin
Esta etapa de la auditoria consiste en verificar la cantidad, calidad, veracidad y procedencia de la informacin recopilada base para ser verificada y / o auditada. La verificacin se puede llevar a cabo en dos fases: verificacin sobre la marcha y verificacin va pruebas de auditoria.
La metodologa para la ejecucin de la auditoria comprende etapas iniciales fundamentales que recopilan informacin: precisin del objetivo de auditoria, estudio general, anlisis de la funcin a auditar, y el estudio y evaluacin del control interno. Dicha informacin, si las circunstancias y condiciones lo permiten, puede ser verificada en el momento en que se hace del conocimiento del auditor; si del resultado de tal verificacin preliminar, o si no es posible en ese momento llevar a cabo tal verificacin, se infiere la necesidad para que sea cubierta durante la aplicacin de la auditoria.
La necesidad de verificar determinada informacin obtenida pasar a ser incorporada en el programa de auditoria que corresponda para su revisin formal y aplicacin de las tcnicas y procedimientos de auditoria que el auditor juzgue necesarias y adecuadas a las circunstancias.
1. Obtencin de Informacin
La obtencin de la informacin se define como las actividades que lleva a cabo el auditor para allegarse de elementos base para conocer la unidad administrativa, actividad o funcin sujeta a su intervencin; para estudiar y evaluar su comportamiento y desempeo; y para sustentar la aplicacin de sus pruebas de auditora. Entre los mtodos para la obtencin de la informacin se encuentran los siguientes:
127 a) Entrevista y Cuestionario
Al efectuar cualquier tipo de entrevista es necesario saber de antemano que clase de informacin se desea obtener y para ello se deben formular preguntas concretas.
Cualquier cuestionario, bsqueda, prueba o examen, requiere de una cierta dosis de preparacin anticipada, a efecto de evitar posibles perdidas de esfuerzo y tiempo. Para asegurar la informacin que se pretende, hay que cuidar de entrevistar al personal adecuado. El auditor decidir qu personas son las que conocen la informacin pretendida y a quines recurrir para mayores detalles. El momento y sitio de la entrevista son cosas que convendr precisar con anticipacin y habr que notificar oportunamente a la persona o personas que entrevistarn, advirtindoles los asuntos que se van a tratar para que se tengan preparados los informes, registros y otros datos que sean necesarios y convenientes.
La entrevista se realizar de un modo informal, utilizando el canal o autoridad apropiada, solicitando anticipadamente el permiso del supervisor o jefe de departamento. Es de suma importancia emplear en todo momento el tacto y diplomacia.
Al iniciarse la entrevista el auditor deber establecer con el mayor cuidado qu es lo que pretende y sealar que desea una informacin especifica y la recopilacin de datos pertinentes que puedan ayudar a llevar a cabo su tarea.
La tarea del auditor al llevar a cabo una entrevista, es obtener informacin suficiente y digna de confianza, lo cual no siempre es fcil. Hay personas siempre dispuestas a proporcionar toda clase de informes, pero en cambio hay otras que dudan y en ocasiones se muestran escpticas. En ocasiones suelen presentarse una actitud de resistencia y temor a suministrar datos, porque el individuo piensa que ms tarde pueden ser utilizados en contra suya o que su jefe le haga objeto de reproches. Asimismo, suele temerse que la divulgacin de los informes le cueste su trabajo a quien los da.
Por otra parte, hay ejecutivos recios a hablar porque no conocen como debieran, los diferentes aspectos de la labor que desempean. Tal vez algunos ejecutivos se inclinen a criticar los procedimientos y desempeo de otros, mientras callan los suyos propios. Otros ms, viven cambiando sus sistemas a fin de disimular su incapacidad. El auditor debe estar preparado a reconocer y corregir estas clases de reacciones, explicando para ellos cuales con sus finalidades y objetivos del servicio de auditora, que consisten en producir medios 128 mejor coordinados que ayuden a la direccin a alcanzar una mejor administracin de las funciones. Las actitudes referidas habrn de ser indicadas por el auditor.
La tarea de recopilar informacin verdica y acertada demanda mucha inteligencia, visin e imaginacin. A veces el auditor puede haber sido mal informado, pero pronto sabr evaluar la informacin que obtenga, separando solo la de utilidad. Estar alerta a observar y analizar los distintos aspectos de la informacin, a efecto de precisar su correccin y exactitud. La experiencia suele servirle de base para elaborar una forma de proceder que le produzca buenos resultados; y al pasar de una a otra entrevista o de una a otra auditora, har lo que est en su mano para mejorar su actuacin y tornarse mas experto en sus mtodos.
Sin embargo, puede ocurrir que el auditor no sea un conocedor a fondo de todos los aspectos de la administracin y particularmente del arte de la persuasin y en hacer que la gente confiese sus deficiencias en actuacin y procedimientos. Cuando ste sea el caso podra resultar til aplicar las siguientes sugerencias: durante la entrevista, conviene que el auditor no se comprometa definindose o haciendo recomendaciones, aun cuando se siente inclinado, en principio, a favor de lo que se le ste diciendo; habr de comprobar los puntos dudosos haciendo preguntas cuyas repuestas necesitan ser estudiadas posteriormente. Siempre que le sea posible, deber respaldar las notas que tome con formas, informes, etctera, las cuales pasarn a formar parte de sus papeles de trabajo. Cuando el tiempo y las circunstancias se lo permitan, comprobar y asimilara la informacin obtenida en una entrevista, antes de efectuar la siguiente. En ciertos casos, ser aconsejable respaldar la precisin de datos, solicitando al entrevistado que lea y firme lo asentado en el papel.
(VER ANEXO No. 6, 7 y 8 DEL APNDICE AL FINAL DEL TRABAJO).
b) Observaciones de Campo
La observacin como una tcnica de auditora, es la presencia fsica del auditor para ver cmo se realizan ciertas operaciones o hechos. El auditor se cerciorar de la forma como se realizan las operaciones dndose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la entidad las realiza. Como ejemplo de esta tcnica se tiene observando cmo se atiende a un cliente, cmo le entregan la mercanca, cmo le cobran; cmo se toma un inventario fsico; cmo se comporta el personal cuando no est su jefe; cmo estn los archivos, cmo se aprecian las medidas de seguridad; etctera. 129 c) Obtencin de Evidencia Documental
Esta tcnica corre de manera paralela o simultanea cuando se est entrevistando u observando. Es conveniente y necesario que el auditor se allegue de evidencia fsica que soporte las aseveraciones hechas por sus entrevistados, al igual que debe soportar el resultado de sus observaciones.
Habr ocasiones en que no es factible obtener evidencia documental, como puede ser el caso de haber observado un reclamo justificado de un cliente, o bien un mal comportamiento de los empleados. Ante estas circunstancias la evidencia documental se habr de soportar con un acta administrativa que se levante para dejar constancia de lo observado.
El criterio o poltica de auditora a seguir en materia de evidencia documental es que todos los hallazgos, comentarios o conclusiones de auditora siempre debern estar apoyados en evidencia documental o testimonial como por ejemplo las actas administrativas, estas habrn de formar parte de los papeles de trabajo del auditor. Una conclusin de auditora sin soporte dejar en entredicho la calidad personal y profesional del auditor.
4.4.5 Preparacin de Papeles de Trabajo
El trabajo del auditor queda anotado en una serie de papeles que constituyen en principio la prueba material del trabajo realizado; adems, en ellos se deja constancia de la profundidad de las pruebas y de la evidencia suficiente de los elementos en que se apoy la opinin, en otras palabras, son evidencia de la calidad profesional del trabajo.
Los papeles de trabajo son los documentos en que el auditor registra los datos e informaciones obtenidas en su examen y los resultados de las pruebas realizadas. Los papeles de trabajo representan una ayuda en la planeacin llevada a cabo por el auditor, la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora aplicados y las conclusiones alcanzadas.
Los papeles de trabajo que documentan la auditora deben ser preparados por el auditor y revisados por el responsable del departamento de auditora interna. Estos papeles contendrn la informacin recopilada y los anlisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar. 130 1. Propsito, Contenido; Tcnicas de preparacin; Proceso de Revisin; Propiedad, Custodia y Actualizacin.
Propsito
Los papeles de trabajo de auditora, generalmente, sirven para.
a) Proporcionar la evidencia principal que respalde los hallazgos de los auditores internos. b) Auxiliar en la planeacin, desarrollo y supervisin de las auditorias. c) Documentar si fueron logrados los objetivos de auditora. d) Facilitar la supervisin por parte de otros auditores o revisores. e) Proporcionar bases para evaluar la calidad de grupo de auditora interna. f) Proporcionar apoyos documentales en circunstancias tales como reclamaciones de seguros y fianzas, casos de fraude y demandas judiciales. g) Auxiliar en le desarrollo profesional del grupo de auditores internos. h) Apoyar el cumplimiento, por parte del grupo de auditora interna, de las Normas de la Prctica Profesional de la Auditora Interna.
Contenido
La organizacin, el diseo y el contenido de los papeles de trabajo de auditora dependern de la naturaleza y tipo de auditora que se pretenda realizar. Adems debern documentar fehacientemente los siguientes aspectos del proceso de auditora: a) Planeacin. b) Examen y evaluacin respecto a si se considera que el Sistema de Control Interno es adecuado y efectivo. c) Las tcnicas y procedimientos de auditora aplicadas, la informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas. d) Supervisin y revisin. e) Informes generales. f) Seguimiento a los informes de auditora.
131 Los papeles de trabajo de auditora deben estar completos e incluir el soporte adecuado sobre las conclusiones de auditora a que se haya llegado. Entre otras condiciones, los papeles de trabajo de auditora interna incluirn:
a) Documentos relativos a la planeacin as como de programas y cuestionarios de auditora. b) Mtodo aplicado, con su correspondiente documental o cuestionario, referente al estudio y evaluacin del control interno; diagramas de flujo, descripciones narrativas; evidencia competente y suficiente sobre las pruebas de auditora efectuadas. c) Notas y memoranda resultantes de las entrevistas. d) Informacin relativa a la estructura organizacional as como descripcin de puestos y / o actividades principales; estudios de costos de actividades o funciones. e) Informacin relativa a anlisis de procedimientos de operacin, anlisis de formas de papelera en uso, anlisis de archivos y anlisis del sistema de informacin. f) Copias de contratos o convenios que se consideren importantes. g) Informacin relativa a polticas administrativas, de operacin y financieras. h) Resultados sobre la evaluacin de controles. i) Cartas de presentacin y confirmacin. j) Anlisis de pruebas sobre las operaciones, procesos y saldos de las cuentas (que sean aplicables). k) Resultados de los procedimientos analticos de revisin. l) Informe de auditora, comentarios de los auditados y mandos superiores. m) Correspondencia de auditora si contribuye a documentar las conclusiones a que se lleg en la auditora.
Los papeles de trabajo de auditora pueden estar constituidos por cdulas de auditora, hojas de trabajo, discos, diskettes, audio y video grabaciones, y otros medios semejantes. Si los papeles de trabajo de auditora estn constituidos por elementos diferentes a cdulas de auditora, se debe considerar la posibilidad de generar copias de soporte.
Si el auditor interno formula reportes sobre la informacin financiera, los papeles de trabajo de la auditora debern demostrar que los registros contables concuerdan o permiten la conciliacin con tal informacin financiera.
132 Algunos papeles de trabajo de auditora pueden ser catalogados como archivos permanentes o como archivos de seguimiento de auditora. Los expedientes continuos de auditora generalmente contienen informacin de considerable importancia.
Tcnicas de Preparacin
El director de auditoria interna debe establecer polticas relativas a los tipos de expedientes que deben mantenerse como papeles de trabajo de auditoria, papelera que debe utilizarse, ndices y otros aspectos similares. La uniformidad sobre los papeles de trabajo de auditoria, como es la utilizacin de cuestionarios y programas, contribuir a mejorar la eficiencia de una auditoria. Las siguientes son tcnicas para la preparacin tpica de papeles de trabajo de auditoria:
a) Cada papel de trabajo de auditoria debe contener un encabezado que usualmente comprender el nombre de la organizacin o entidad, funcin sujeta a auditoria, titulo u objetivo de papel de trabajo, y fecha o periodo que abarca la auditoria. b) Cada papel de trabajo de auditoria debe ser firmado o inicialado, adems de fechado, por el auditor interno. c) Cada papel de trabajo de auditoria debe contener un ndice o nmero de referencia, as como las marcas de auditoria utilizadas y su significado. d) Habrn de identificarse claramente las fuentes de informacin.
4. Proceso de Revisin
Todos los papeles de trabajo de auditoria deben ser revisados para garantizar que soportan en forma adecuada el informe de auditoria y que se utilizaron todos lo procedimientos de auditoria que se consideraron necesarios.
Se deber documentar adecuadamente y dejar evidencia del proceso de revisin. El director de auditoria interna tiene absoluta responsabilidad sobre la revisin, pero puede designar y delegar miembros del grupo de auditoria interna para que realicen dicha supervisin; en cuyo caso tal supervisin deber ser realizada por auditores de niveles de responsabilidad superiores a nivel de autoridad de auditor que prepar los papeles de trabajo.
133 La evidencia sobre el examen de supervisin consistir en las iniciales y la fecha consignadas por el supervisor una vez que la revisin ha quedado concluida.
Otras tcnicas de revisin que producen evidencia sobre el trabajo de supervisin incluyen el cumplimiento de una lista de pruebas sobre los papeles de trabajo, o bien la preparacin de un reporte o memorndum que detalle la naturaleza, el alcance y los resultados de la revisin.
Los supervisores pueden formular un reporte escrito o notas de revisin, (tambin llamadas relacin de pendientes) sobre preguntas o dudas que hubieran surgido en el curso de la revisin, se tendr especial cuidado en comprobar que los papeles de trabajo contienen suficiente evidencia de que han quedado resueltas las dudas y preguntas surgidas del proceso de revisin.
Propiedad, Custodia y Actualizacin
Los papeles de trabajo de auditoria son propiedad de la organizacin o entidad cuyo grupo de auditoria interna los gener.
Los expedientes sobre papeles de trabajo de auditoria generalmente deben quedar bajo el control de la direccin de auditoria interna y solamente estarn a disposicin del personal autorizado.
La direccin general, as como otros miembros de la organizacin, pueden solicitar acceso a los papeles de trabajo de auditoria. Este acceso ser por causa justificada para comprobar o explicar los resultados de auditoria para otros propsitos relacionados con la propia organizacin. El director de auditoria interna deber autorizar tales solicitudes.
Es practica comn entre auditores internos y auditores externos independientes permitir acceso reciproco a sus respectivos papeles de trabajo de auditoria. En todo caso, ser el director de auditoria interna quien lo autorice el permitir a los auditores externos el tener acceso a los papeles de trabajo de auditoria.
Existen circunstancias por las cuales surgen solicitudes para tener acceso a los papeles de trabajo e informes de auditoria interna por parte de personas ajenas a la entidad, adems de los auditores externos. Antes de otorgar el acceso a dicha documentacin, la 134 persona solicitante de la documentacin deber obtener autorizacin de la direccin general y consultar el rea jurdica o abogados de la entidad, segn resulte conveniente.
El director de auditoria interna debe implementar los requisitos necesarios para la conservacin y actualizacin de los papeles de trabajo de auditoria, los cuales habrn de ser acordes con las polticas de la organizacin y cualesquiera otras condicionantes legales o de otra naturaleza que resulten aplicables a las circunstancias.
2. Diagramas de Flujo
Uno de los instrumentos que permiten hacer una adecuada evaluacin al control interno de una organizacin, es le mtodo de graficacin. Este mtodo ha utilizado la tcnica de elaboracin de flujogramas, que son documentos en los que se plasman los pasos que integran un proceso o procedimiento en forma ordenada y secuencial, y que permiten conocer en resumen la actividad del rea que va a ser examinada.
Los flujogramas dan la posibilidad al auditor de adquirir conocimiento preliminar de las operaciones que va a examinar, as como la comunicacin que estas generan con los diversos integrantes de la corporacin.
Por lo anterior es necesario que el personal encargado de realizar la flujogramacin tenga los conocimientos suficientes para llevarlo a cabo, de tal manera que tenga la posibilidad de:
Deducir el flujo del proceso adecuadamente. Determinar suficiencia o insuficiencia de controles. Establecer conclusiones y recomendaciones. Promover la eficiencia en la operacin y la oportunidad de la informacin.
a) Definicin
El diagrama de flujo es un modelo grafico que muestra las operaciones que integran un procedimiento o proceso, el flujo de informacin y documentacin que se originan en l y las unidades organizacionales encargadas de llevarlo a cabo.
135 b) Utilidad
Su utilidad se deriva del hecho de que es un instrumento que permite a cualquier persona, conocer el proceso que se describe en el diagrama, las actividades y su secuencia, as como la informacin que genera.
Por lo anterior, el diagrama debe utilizar un lenguaje sencillo y ser lo suficientemente claro, para que cumpla con su cometido.
La utilizacin de estas graficas ha ido adquiriendo importancia en todas las organizaciones y en todas las funciones, volvindose parte integrante de los manuales de procedimientos, ya que al interrelacionarlos se puede obtener una visin completa de las funciones especificas de un rea.
c) Objetivos
Los objetivos que se persiguen al diagramar los procesos que participan en el funcionamiento de una dependencia o entidad, son los siguientes:
i) Visualizar la forma en que se interrelacionan los diferentes elementos, componentes del rea a auditar. Lo anterior se lograra si dentro del diagrama de flujo se incluyen todas y cada una de las operaciones del proceso y su comunicacin real.
ii) Mostrar grfica y simplificadamente los procesos y procedimientos principales del rea a auditar. Ya que la flujogramacin no debe introducir al auditor en la operacin de la dependencia o entidad, sino ser un medio complementario de sus papeles de trabajo, por lo que se debern seleccionar las grficas a elaborar.
iii) Indicar la secuencia de operaciones conjuntamente con las unidades administrativas o elementos de la organizacin que intervienen en su ejecucin.
Los flujogramas deben reflejar una visin integral del departamento a examinar y la responsabilidad de cada miembro, as mismo indicar si las actividades aisladas son coordinadas adecuadamente.
136 iv) Permitir conocer los documentos, as como su contenido, que se utilizan en el rea a auditar.
En virtud de que el mismo procedimiento va definiendo el origen del documento y su destino.
v) Servir de gua para la comprensin y comunicacin entre el auditor y el rea a auditar.
Ya que el encargado del trabajo de auditoria sabr dirigirse a la persona indicada, en vista de que la misma secuencia de las personas se lo indica.
Para lograr los anteriores puntos, es necesario que se tenga un criterio adecuado en la elaboracin, interpretacin y presentacin de diagramas de flujo, que d la posibilidad de que no slo el auditor comprenda en enfoque de su trabajo, sino que cualquier persona pueda llegar a sus mismas conclusiones.
d) Smbolos
Cada da se generaliza mas la idea de estandarizar los smbolos que se utilizan en los diagramas de flujo, pero esto no es sencillo si consideramos que, en la mayora de las organizaciones, los smbolos han sido adecuados a las necesidades de cada una de ellas. Por eso es conveniente dar a conocer al lector, previamente al uso de los diagramas de flujo, los smbolos que se utilizan.
En un diagrama de flujo, los smbolos son los signos o las figuras que se han tomado convencionalmente para representar las operaciones de una organizacin.
(VER ANEXO No. 9 y 9-A DEL APNDICE AL FINAL DEL TEXTO).
3. Descripciones Narrativas
Como su nombre lo indica, consiste en la descripcin o narracin secuencial de las actividades y procedimientos utilizados por el personal que interviene en las diversas actividades y procedimientos utilizados por el personal que interviene en las diversas unidades administrativas por donde fluyen las operaciones; narracin que deber hacer referencia a los sistemas o registros contables y polticas o disposiciones de control 137 relacionados con esas actividades y procedimientos. Esta descripcin narrativa debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen; nunca se practicar en forma aislada o con subjetividad. Siempre deber tenerse en cuenta la operacin en la unidad administrativa precedente y su impacto en la aplicacin de pruebas de auditoria.
4. Recopilacin de Informacin Complementaria
Se refiere a los papeles o informacin que va recopilando el auditor durante el desarrollo de su trabajo sobre los que aplicar sus pruebas de auditoria los que, a su vez, sern sustento, conjuntamente con lo que recopil en la aplicacin de sus papeles de trabajo, para llegar a sus conclusiones de auditoria.
4.4.6 Aplicacin de Pruebas de Auditoria
Los trabajos de auditoria dieron inicio con la cobertura de las seis primeras etapas referidas en la metodologa propuesta para el ejercicio de la auditoria administrativa, operacional o financiera. Continua la etapa de examen y revisin de la informacin recopilada, y aplicacin de las tcnicas y procedimientos de auditoria sobre esa informacin, y otras pruebas de auditoria aplicables a las circunstancias. Esta ejecucin de la auditoria se llevara acabo con la base en el seguimiento de programas de auditoria diseados con ese propsito.
1. Programas de auditoria
Por programa de auditoria se entender el documento que contempla, de manera sistemtica y ordenada, los pasos a seguir y los procedimientos de auditoria a aplicar en una asignacin de auditoria. Los programas de auditoria forman parte de los papeles de trabajo de auditoria y siempre debern ser colocados al inicio de la seccin a que aludan o correspondan. Los programas de auditoria se complementaran con cuestionarios que contemplen la cobertura de aspectos de detalle implcitos en cada una de las partes o secciones de la unidad administrativa, actividad o funcin sujeta a auditoria.
138 a) Programas de auditoria de aplicacin general.
Los programas de auditoria con procedimientos de aplicacin general, es decir, que son utilizables o aplicables a cualquier tipo de auditoria- administrativa, operacional o financiera, y a cualquier unidad administrativa, actividad u operacin (llmese funcin para efectos prcticos), sujeta a auditoria, son como los contemplados bajo en rubro de procedimientos preliminares, y que se complementan con lo expuesto en los modelos de cuestionarios para el estudio general; anlisis de la funcin a auditar; y los cuestionarios o papeles de trabajo derivados del estudio y evaluacin del control interno, cualquiera que haya sido el mtodo empleado. El adecuado seguimiento a lo propuesto en dichos instrumentos, cubre los aspectos generales de la auditoria a practicar.
b) Programas de auditoria de aplicacin especfica.
Son los diseados ex profeso para una funcin dada sujeta a auditoria en los programas de auditoria administrativa, auditoria operacional, auditoria financiera, respectivamente, se someten a la consideracin del rea a auditar y el procedimiento a realizar es de acuerdo a las necesidades del auditor.
(VER ANEXOS No. 10 AL 15 DEL APNDICE Al FINAL DEL TEXTO).
2. Alcance de las pruebas de auditoria.
Dado que no es practico revisar la totalidad de las operaciones de la unidad administrativa o funcin sujeta a auditoria, o el universo susceptible de auditarse, debido al volumen o cantidad de estas y al tiempo que se tiene programado para la revisin, ya que resultara demasiado onerosos y fuera de contexto el efectuar revisiones al cien por ciento- excepto en casos de fraude o situaciones verdaderamente excepcionales-, el auditor interno habr de aplicar sus procedimientos de revisin a solo una parte del total de las operaciones susceptibles de ser revisadas. Este proceso se denomina pruebas selectivas y la determinacin y seleccin del numero de pruebas o muestras se har con base en un muestreo.
En tal virtud, el alcance-tambin llamado extensin-, del numero de muestras a seleccionar y revisar, se har aplicando el plan de muestreo que ms se adapte a las 139 circunstancias y necesidades del auditor interno; y sobre las muestras seleccionadas aplicara sus procedimientos de revisin, en funcin de la naturaleza de las muestras, y en la oportunidad o momento que juzgue adecuado, atendiendo a su criterio profesional.
A manera de gua orientacin, el auditor interno elegir el plan de muestreo a utilizar y los procedimientos de auditoria a aplicar con base en los siguientes aspectos:
El objetivo de la auditoria y los resultados obtenidos en el estudio general, el anlisis de a la funcin a auditar, y el estudio y evaluacin del control interno. La importancia de las operaciones y su representatividad en el contexto general de la entidad y en los estados financieros. El riesgo probable de error o irregularidades en las operaciones y su registro contable.
a) Muestreo.- El muestreo en la auditoria es un procedimiento mediante el cual se obtienen conclusiones sobre las caractersticas de un conjunto numeroso de partidas(universo) a travs del examen de un grupo parcial de ellas (muestra).
Dentro del campo de muestreo en la auditoria existen dos grandes grupos que representan, cada uno de ellos, corrientes de aplicacin que pueden llevarse a la practica atendiendo al propio criterio, conocimientos, juicio y discernimiento del auditor y de los resultados que espera de su trabajo. Estos dos grupos son: muestreo de criterio y muestreo estadstico, los cuales, a su vez, estn integrados por diferentes tipos de muestreo.
Muestreo de criterio. Mediante este muestreo dirigido (no estadstico), el auditor, basado en un criterio subjetivo, determina el tamao de la muestra, la seleccin de las partidas que lo integran y la evaluacin de los resultados.
Muestreo estadstico. Es aquel en el que la determinacin del tamao de la muestra, la seleccin de las partidas que la integran, y la evaluacin de los resultados, se hace por mtodos matemticos basados en el clculo de probabilidades.
140 4.4.7 Verificacin de Funciones, Procesos y Sistemas.
Consiste en la narracin o descripcin secuencial de las actividades y procedimientos utilizados por el personal que interviene en las diversas unidades administrativas por donde fluyen las operaciones; narracin que deber hacer referencia a los sistemas o registros contables y polticas o disposiciones de control relacionadas con estas actividades y procedimientos. Esta verificacin debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen; nunca se practicar en forma aislada o con subjetividad.
(VER ANEXOS No. 4 y 5 DEL APNDICE AL FINAL DEL TEXTO).
1. Evaluacin de Funciones, Procesos y Sistemas.
Entenderemos por evaluacin el proceso mediante el cul se compara lo que esta sucediendo o se est haciendo en la funcin sujeta a auditoria, as como la calidad de accin y resultados obtenidos, contra lo que debe ser o lo ideal a hacer, es decir es comparar lo que es con lo que debe ser.
Para poder realizar dicha evaluacin el auditor ya debi precisar el objetivo, llevar a cabo un estudio general, hacer un anlisis de la funcin a auditar, efectuar un estudio y evaluacin del control interno y verificar la informacin recopilada, es entonces el momento de evaluar toda esa informacin obtenida y resultados alcanzados.
Este proceso implica un adecuado conocimiento del auditor interno de la teora y la prctica de lo que esta evaluando. Para poder evaluar correctamente es necesario llevar a cabo los siguientes puntos.
Identificacin de Objetivos del Proceso Sujeto a Evaluacin. En este punto el auditor administrativo identificar primeramente los objetivos tericos generales de aquella fase del proceso administrativo aplicables a la unidad administrativa o funcin sujeta a auditora y el auditor financiero los correspondientes a cada cuenta contable sujeta a revisin, posteriormente los comparar en lo aplicable con los correspondientes establecidos en la unidad administrativa o funcin a auditar. De tal comparacin se deriva el proceso evaluatorio.
141 Programas de Aplicacin General y Especfica. Para que no se omitan aspectos relevantes, el auditor se auxiliar de programas de auditora previamente elaborados.
4.4.8 Control de Hallazgos y Observaciones de Auditoria.
El auditor administrativo, operacional o financiero, durante el desarrollo de su trabajo y en cualquiera de sus etapas ir detectando irregularidades o anomalas que merecen ser tomadas en consideracin para su anlisis y discusin con el personal de la unidad administrativa o funcin sujeta a auditoria del resultado de tal proceso se deriva su eventual inclusin en el informe de auditoria. El auditor ante todo no debe dejar de tener cortesa, tacto y buenas relaciones con el auditado.
El proceso de registro de observaciones se debe de anotar, as como sus causas, consecuencias, opciones de solucin y beneficios esperados; de igual manera se indicar el nombre de la persona con quien se coment y los comentarios recibidos. En cada observacin que se registre se deber anexar la documentacin que la soporte. El conjunto de observaciones registradas y numeradas en forma consecutiva para efectos de control, se deben de integrar en una seccin especfica de los papeles de trabajo; y se har referencia a ellas, por su nmero, en el programa de auditoria y en los papeles de trabajo relativos al rea o seccin donde fue detectada.
Si el auditor sabe dar un correcto uso de este procedimiento ver, sin lugar a dudas, que al concluir su auditoria tendr en sus manos el fondo de su intervencin al que solo tendr que darle forma y presentacin por medio del informe.
(VER ANEXO No. 16 DEL APNDICE AL FINAL DEL TEXTO).
142
A P E N D I C E
143 ANEXO No.1
DESPACHO NICOLAS, HERNANDEZ Y ASOCIADOS, S.C. Npoles 23 Mxico D.F.
Dir. Ricardo Salinas Pliego Grupo Salinas Perifrico Sur 2816
Estimado Sr. Salinas:
Por medio de esta carta confirmamos nuestros arreglos para la auditoria del Corporativo del Grupo Salinas. Para el ao en curso del 2002.
El propsito de nuestro compromiso es auditar las operaciones administrativas y funcionales de la compaa especificada en el ao en curso y evaluar la razonabilidad de la presentacin de los estados de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Nuestra auditoria se realizar de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas y, en vista de ello, considerara la estructura de control interno de la compaa en la medida que consideremos necesarios para determinar la naturaleza, oportunidad y extensin de nuestros procedimientos. Ello no implicar un estudio detallado de la estructura del control interno en la medida que se requerira si el objetivo de la auditoria fuese proporcionar garantas de las mismas. No obstante, cualquier asunto significativo relacionado con la estructura del control interno que surja durante nuestra auditoria, le ser comunicado, junto con nuestros comentarios y sugerencias de solucin.
Llaman su atencin sobre el hecho de la administracin tiene la responsabilidad de establecer bsicos y conservar la estructura de control interno de la compaa. Una estructura del control interno eficaz reduce la posibilidad de errores y regularidades y actos ilcitos que ocurran o permanezcan sin ser detectados; sin embargo, ello no elimina esa posibilidad. De igual forma aunque no podemos garantizar que en nuestra auditoria se detecten todos los errores, irregularidades y actos ilcitos que podran estar presentes, 144 disearemos nuestra auditoria a fin de garantizar razonablemente la deteccin de tales casos que tengan un efecto importante sobre los estados financieros.
El desempeo y cumplimiento de la auditoria se programara de la siguiente manera:
INICIO TERMINO Pruebas preliminares 01-01-2002 18-01-2002 Carta de la estructura del control interno 06-02-2002 Cierre de ao fiscal 16-04-2002 03-05-2002 Entrega del informe 12-02-2003
La ayuda que ha de proporcionar su personal e incluso su preparacin de cdula y anlisis de cuentas, se describen en el anexo. La conclusin oportuna de este trabajo facilitar el fin de nuestra auditoria.
Nuestros honorarios se facturan segn el avance de la auditoria y se basan en la cantidad de tiempo que se requieran en diversos niveles de responsabilidad, ms los gastos reales (viajes, mecanografa, telfono, etc.) las facturas son pagaderas a su presentacin. Le notificaremos de inmediato sobre cualquier circunstancia que encontremos que pudiese afectar en forma significativa nuestro presupuesto inicial de honorarios $ XXXX.
Si lo anterior concuerda con sus planes tenga bien firmar y devolveremos la copia de la presente. Agradecemos mucho la oportunidad de atenderle y confiamos que nuestra relacin ser duradera y agradable.
Acepto Atentamente Ricardo Salinas Pliego Despacho Nicolas Hernndez Asociados, S.C.
Fecha
145 ANEXO No.2
MODELO DE CUESTIONARIO PARA EL ESTUDIO GENERAL
MODELO DE CUESTIONARIO PARA EL ESTUDIO GENERAL DE UNA ENTIDAD DEL SECTOR PRIVADO
1. DATOS GENERALES
1.01 Razn o denominacin social. 1.02 Giro u objeto. 1.03 Domicilio y telfonos de oficina y plantas. 1.04 Domicilio y telfonos de sucursales, filiales, bodegas, etctera. 1.05 Grupo econmico-financiero al que pertenece. 1.06 Fecha de constitucin. 1.07 Fecha de terminacin de su ejercicio social. 1.08 Problemas especiales que la entidad haya tenido durante los ltimos cinco aos (huelgas, falta de mercado, efectos inflacionarios, etctera). 1.09 Investigar sobre informes y resultados de auditorias anteriores; as como cartas de recomendacin y sugerencias de los auditores internos y externos. Verificar acciones correctivas. 1.10 Obtener un ejemplar de los diferentes manuales de organizacin, de polticas o administrativos en uso de la entidad. 1.11 Llevar a cabo un recorrido a las instalaciones de la entidad.
2. DATOS COMERCIALES
2.01 Cul es la situacin actual de la entidad con respecto al mercado en que compite? Principales competidores y grado de penetracin en el mercado (por cientos integrales). 146 2.02 Enumerar los productos que vende la entidad; as como de las caractersticas, condiciones, precios de venta, mrgenes de utilidad bruta, etctera. 2.03 Estratificar los productos por su importancia en ventas (por cientos integrales). 2.04 Clientes a los que van destinados los productos. Grado de dependencia de clientes importantes. 2.05 Describir brevemente la localizacin geogrfica de los mercados as como su zona de influencia. 2.06 Productos que se exportan as como productos susceptibles de exportacin. 2.07 Cules son sus principales materias primas? Grado de dependencia de proveedores importantes. 2.08 Qu tipos de productos o materias primas importa? Existen sustitutos en el mercado nacional?
3. ORGANIZACIN
3.01 Obtener un organigrama general de la entidad. 3.02 Obtener una descripcin de los principales puestos reflejados en el organigrama o, a falta de esto, investigare las principales actividades y responsabilidades de cada uno. 3.03 Describir los sistemas contables y de costos. 3.04 Obtener una copia del catlogo de cuentas, de la gua de contabilizacin y del instructivo de contabilizacin. 3.05 Obtener un ejemplar del sistema de informacin gerencial.
4. DATOS DE VOLUMENES
4.01 Nmero de funcionarios. 4.02 Nmero de empleados. 4.03 Nmero de trabajadores. 4.04 Nmero de vendedores. 4.05 Nmero de cobradores. 4.06 Nmero de clientes. 4.07 Nmero de documentos por cobrar. 147 4.08 Nmero de documentos por pagar. 4.09 Nmero de deudores diversos. 4.10 Nmero de acreedores diversos. 4.11 Sealar aproximadamente los movimientos mensuales de: Cheques, vales de entrada al almacn, plizas de diario, notas de salida al almacn, plizas de ingresos, notas de crdito, plizas de egresos, notas de cargo, facturas, pedidos de clientes, remisiones, pedidos a proveedores, estados de cuenta de clientes, otros.
5. DATOS FINANCIEROS
1998 1999 2000 2001 2002
5.01 Utilidad neta 5.02 Ventas totales 5.03 Inventarios 5.04 Activos fijos 5.05 Saldo de clientes 5.06 Saldo de proveedores 5.07 Razn de solvencia 5.08 Razn de liquidez 5.09 Razn de capital de trabajo 5.10 Rotacin de inventarios 5.11 Rotacin de cuentas por cobrar 5.12 Plazo medio de cobro
6. DATOS CONTABLES
6.01 Obtener una copia del ltimo estado financiero; as como del ltimo dictaminado por auditor externo. 6.02 Detallar libros y registros contables, principales y auxiliares. 6.03 Qu impuestos gravan a la entidad?
148 ANEXO No.3
MODELO DE CUESTIONARIO PARA EL ESTUDIO GENERAL
MODELO DE CUESTIONARIO PARA EL ESTUDIO GENERAL DE UNA ENTIDAD DEL SECTOR PUBLICO
1. DATOS GENERALES
1.01 Nombre de la entidad. 1.02 Domicilio y telfonos de oficina 1.03 Ley y / o decreto que la cre. 1.04 Modificaciones a la ley y / o decreto. 1.05 Acuerdo de gobierno. 1.06 Objeto de la entidad. 1.07 Clasificacin presupuestal. 1.08 Perodo de la ltima auditoria y tipo. 1.09 Nombre de las personas que han ocupado el nivel jerrquico de mayor importancia dentro de la organizacin (mnimo tres niveles durante los ltimos tres aos). 1.10 Problemas especiales que haya tenido la dependencia durante los ltimos tres aos (fraudes, huelgas, amparos, convenios, exenciones etc.). 1.11 Obtener un ejemplar de los diferentes manuales de organizacin, procedimientos, polticas o administrativos en uso de la entidad. 1.12 Llevar un recorrido a las instalaciones.
2. DATOS COMERCIALES
2.01 Obtener una copia del presupuesto de ingresos y/o de egresos, cuando proceda. 2.02 Obtener cuadro comparativo de resultados reales contra lo presupuestado. Solicitar anlisis de variaciones. 2.03 Personal de operacin de la entidad comparado con volmenes de actividad, por ejemplo: recaudacin, contribuyentes activos, servicios prestados, etc. (Base semestral de por lo menos los ltimos tres aos).
149 3. ORGANIZACIN
3.01 Obtener un organigrama general de la entidad. 3.02 Obtener una descripcin de los principales puestos reflejados en el organigrama o, a falta de esto investigar las principales actividades y responsabilidades de cada uno. 3.03 Describir brevemente los sistemas de operacin-objeto de la entidad. 3.04 Describir brevemente el sistema contable y/o de registro de operaciones. 3.05 Tener una copia del catalogo de cuentas, de la gua de contabilizaron y del instructivo de contabilizaron, cuando sea aplicable 3.06 Tener una copia de la gua para el registro de las operaciones objeto de la entidad. 3.07 Obtener una copia del sistema de informacin.
4. DATOS DE VOLUMENES
4.01 Nmero de funcionarios. 4.02 Nmero de empleados. 4.03 Nmero de notificadores. 4.04 Nmero de cajeros. 4.05 Nmero de contribuyentes. 4.06 Sealar aproximadamente los movimientos mensuales de: Plizas de diario, formas valoradas, plizas de ingresos, notificaciones, plizas de egresos, otros.
5. DATOS FINANCIEROS (Ejemplo en una oficina recaudadora de impuestos)
1998 1999 2000 2001 2002
5.01 Ingresos brutos 5.02 Exenciones, convenios, incentivos, etc. 5.03 Ingreso neto 5.04 Participacin por cobro y administracin de impuestos federales 5.05 Comisiones pagadas a terceros por cobro y administracin de impuestos y derechos a favor de estado
150
A N E X O N o . 4
151
A N E X O N o . 5
152 ANEXO No. 6
CUESTIONARIO GENERAL
Nombre: Gerencia: Departamento: Oficina: Seccin: Puesto: Tiempo en el puesto: Nombre de su jefe inmediato:
Le gustara desempear otro puesto ? SI NO Cul ? Por que ? Cul es su grado mximo de estudios ? Edad El principal objetivo de su trabajo es:
Cules son las responsabilidades ms importantes de su trabajo ?
Maneja documentos confidenciales y/o valiosos dentro de su puesto ? Si No Cules
Podra decirme si ha desempeado otros puestos ? Si No Cules
Planeacin 1. Mencione cules son los objetivos generales de su departamento u oficina.
2. Estos objetivos se alcanzan de manera eficiente? Si No Por qu
3. Indique en que medida se han alcanzado los objetivos hasta en este momento.
153 4. Existe algn medio de control para el alcance de estos objetivos? Si No Por qu? 5. Cules son las principales limitaciones que tiene para cumplir satisfactoriamente son su objetivo ?
6. Se encuentran claramente definidas , y por escrito, las polticas del departamento ? Si No Por qu ?
7. Me podra mencionar cules son las polticas de su departamento y especialmente de su oficina ?
8. Quin las elabora ? 9. Considera usted que las polticas sealadas son adecuadas ? Si No Por qu ?
10. Se siguen realmente los lineamientos de estas polticas ? Si No Por qu ?
11. Existen planes y programas generales y particulares para el desarrollo de las actividades encomendadas a este departamento u oficina ? Si No Por qu ?
12. Quin los elabora y que perodo comprenden? 13. Quin los autoriza ? 14. Quin los evala ? 15. Como se evalan ? 16. Considera de utilidad los planes y programas fijados para lograr sus actividades ?
17. Mencione cules son las leyes, reglamentos, instructivos, circulares, etc., en que se basa para desarrollar sus actividades. 18. Considera que son adecuados ? Si No Por qu ?
19. Estn actualizados ? Si No Por qu ?
154 Organizacin
20. Se cuenta con un manual de organizacin que contenga la descripcin de las funciones, desde la jefatura del departamento hasta el nivel de seccin ? Si No Por qu ?
21. Se considera que el manual de organizacin esta actualizado ? Si No Por qu ?
22. Se adapta a las necesidades de funcionamiento ? 23. Es conocida por el personal ? Si No Por qu ?
24. El manual de organizacin define claramente la jerarqua, responsabilidad, relaciones y deberes especficos de cada puesto ? Si No Por qu ?
25. Considera que existen funciones que originen una duplicidad de labores en la oficina o departamento a la que pertenece ? Si No (En caso afirmativo indique su causa)
26. Cree usted que sobran o faltan puestos para cumplir sus necesidades ? Si No Por qu ?
27. Indique cules son los puestos que sobran o faltan en su oficina o departamento.
28. Considera usted que el personal con que cuenta es el requerido para su carga y volmenes de trabajo ? Si No Por qu ?
Recursos Materiales
29. Las actividades de suministro se encuentran programadas ? Si No Por qu ?
155 30. Considera que las condiciones de trabajo son adecuadas ? Si No Por qu ?
31. Indique cules son las limitaciones ms importantes para el desarrollo eficaz de su trabajo
32. Considera usted que su oficina o departamento tenga todo el material, equipo y dems medios requeridos para su trabajo ? Si No Por qu ?
Recursos Financieros.
33. Su oficina o departamento cuenta con presupuesto ?
34. Considera usted que los recursos econmicos de que dispone sean adecuados ? Si No Por qu ?
Muchas gracias por su colaboracin
Firma del entrevistado Nombre y firma del auditor
Fecha.
156 ANEXO No. 7
CUESTIONARIO PARA EL ANALISIS DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE LO GENERA:
DIRECCION DE:
FINALIDAD:
PERSONAS QUE INTERVIENEN: NOMBRE PUESTO CARMEN AQUINO HERRERA AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EDGAR HERANDEZ GUTIERREZ CONTADOR GENERAL BERNARDO GARCIA ASISTENTE ADMINISTRATIVO ADAN PERALTA ASISTENTE ADMINISTRATIVO MAYRA MARTINEZ GAMYO ADMINISTRADORA GENERAL
ES CLARO Y COMPRENSIBLE EL PROCEDIMIENTO QUE SE ESTA UTILIZANDO ACTUALMENTE:
ALGUNA OBSERVACION, OPINION Y/O SUGERENCIA QUE PUEDA APORTAR PARA EL MEJORAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO:
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. DE OPER DEPTO. Y/O PUESTO INVOLUCRADO DESCRIPCION ESPECIFICA
AUDITADO POR: NOMBRE Y FIRMA
157 ANEXO No.8 DESCRIPCION DE LABORES DEL PERSONAL
Nombre de la empresa: Departamento Seccin Fecha
1. Su nombre Fecha de ingreso 2. Su departamento Seccin 3. Ttulo de su puesto 4. Describa las labores que tiene encomendadas, como usted tiene entendido que son y como las viene desarrollando, asignando nmeros progresivos a cada tarea e indique estimadamente las horas semanales que dedica a cada una de ellas. Indique al final de cada una de ellas si el trabajo es diario o peridico. Mencione tambin las horas extraordinarias.
Tarea No. DESCRIPCION DE LABORES Horas a la semana
TRABAJO PENDIENTE DE SER TERMINADO A LA FECHA No. Clase de trabajo Cantidad Unidad Motivos
IDEAS DE MEJORA
158
A N E X O N o . 9
A N E X O N o . 9 - A
159
A N E X O N o . 1 0
160
A N E X O N o . 1 1
161
A N E X O N o . 1 2
162
A N E X O N o . 1 3
163
A N E X O N o . 1 4
164
A N E X O N o . 1 5
165
A N E X O N o . 1 6
166
C A S O P R A C T I C O
167 I N T R O D U C C I O N
La auditoria interna es la parte fundamental de las empresas, para determinar un adecuado equilibrio y balance en sus operaciones. Como toda accin de trabajo, requiere de un proceso especfico para lograr los objetivos que se pretenden alcanzar, as como las decisiones que han de tomarse, es por ello importante recopilar las evidencias adecuadas y lo ms importante evaluarlas correctamente.
Un aspecto fundamental para el equilibrio de la empresa, es mantener actualizadas y balanceadas sus cuentas por pagar, ya que el adecuado manejo de estas determinar la solvencia, el grado de apalancamiento y el crecimiento econmico de la empresa, es por ello que consideramos sta rea como una de las ms importantes para tenerlas siempre bajo la lupa, aplicando mtodos y procedimientos necesarios y adecuados para vigilar su buen funcionamiento y mejoramiento.
El propsito del presente trabajo consiste en hacer nfasis de cmo lograr el mejor manejo de las organizaciones, en este caso especfico el de SEGMENTA, S.C.. En el mercado creciente competitivo, las compaas se encuentran en la bsqueda permanente de ideas, procesos y prcticas que funcionen, agilicen y les otorguen ventajas hacia sus competidores, desarrollando sus fortalezas y minimizando errores.
168 Grupo Segmenta Antecedentes
Segmenta es una empresa fundada en 1984, que ofrece servicios de investigacin de mercados tanto cualitativos como cuantitativos a clientes de los sectores de Consumo, Servicio e Industrial.
Segmenta est integrada por tres divisiones:
1. AUDITA. Sistemas de auditora de ventas de diferentes industrias: Colocacin y Desplazamiento de la Industria de Perfumera y Cosmticos; Auditora de Ventas en Tiendas Departamentales, Consumo de Medicamentos en Hospitales.
2. TENDENCIAS INDUSTRIALES. Sistemas continuos de satisfaccin de clientes: Indices de Satisfaccin; Prioridades entre Proveedor y Cliente; Satisfaccin Laboral y Comprador Misterioso.
3. ENLACE CUANTITATIVO. Estudios a la medida de Imagen y Posicionamiento; Segmentacin; Evaluacin Publicitaria; Usos, Hbitos y Actitudes; Pruebas de Concepto; Sensibilidad al precio; Diseo de Nuevos Productos.
Segmenta est afiliada a reconocidas asociaciones nacionales e internacionales relacionadas con la mercadotecnia y la investigacin de mercados. En Mxico, formamos parte de la Asociacin Mexicana de Agencias de Investigacin y Opinin Pblica (AMAI), rgano orientado a establecer estndares de calidad y cdigos de tica para el sano desarrollo de la profesin. Internacionalmente, formamos parte de ESOMAR y la American Marketing Association (AMA). De ambos grupos recibimos publicaciones continuamente para mantenernos actualizados en nuestra rea de inters.
Finalmente, Segmenta cuenta con alianzas estratgicas y asesores tanto mexicanos como estadounidenses.
169 CUESTIONARIO PARA EL ESTUDIO GENERAL DE SEGMENTA, S.C.
1. DATOS GENERALES
1.01 Razn o denominacin social.
SEGMENTA SOCIEDAD CIVIL O S.C.
1.12 Giro u objeto
1) Brindar asesora empresarial en el anlisis, planeacin, asignacin de recursos, implantacin y administracin en general de todos y cada una de las reas que son partes de una empresa.
2) Prestacin de toda clase de servicios a toda clase de empresas, as como la celebracin de contratos y convenios y la ejecucin de actos u operaciones de cualquier naturaleza.
3) La construccin, arrendamiento, adquisicin, administracin de bienes muebles e inmuebles que se requieran para la realizacin de su objeto social.
4) En general la sociedad podr efectuar todos los contratos, actos y operaciones; as como firmar, anular, aceptar, endosar, negociar y suscribir ttulos de crdito o cualquier clase de documentos que sean necesarios o convenientes para la realizacin de su objeto social
1.13 Domicilio y telfonos de oficina y plantas
Avenida Parque de Chapultepec No. 85 Col El Parque Naucalpan Estado de Mxico.
1.14 Domicilio y telfonos de sucursales, filiales, bodegas, etctera.
No cuenta con sucursales.
170 1.15 Fecha de constitucin.
Segmenta, S.C. se constituy el 25 Septiembre 1984
1.16 Fecha de terminacin de su ejercicio social.
La duracin de la sociedad es de NOVENTA Y NUEVE AOS a contar de l fecha de la escritura constitutiva de la sociedad.
1.17 Investigar sobre informes y resultados de auditorias anteriores; as como cartas de recomendacin y sugerencias de los auditores internos y externos.
Se obtuvieron duplicados de los Dictmenes Fiscales del Ejercicio 2001 y 2000. En la compaa no se realizan auditorias de carcter interno.
1.18 Obtener un ejemplar de los diferentes manuales de organizacin, de polticas o administrativos en uso de la entidad.
Se extrajo el Manual Procedimientos de Cuentas por Pagar el cual es objeto de nuestra revisin.
2. DATOS COMERCIALES
2.09 Cul es la situacin actual de la entidad con respecto al mercado en que compite?
En el siguiente cuadro se analizan en porcentajes de participacin en el mercado que guarda SEGMENTA con respecto a sus principales competidores.
COMPAA % DE PARTICIPACION SEGEMENTA, S.C. 15% BIMSA, S.A. DE C.V. 20% 171 NIELSEN, S.A. DE C.V. 35% GALUP DE MEXICO, S.A. DE C.V. 15% FOKUS MARKETING, S.A. DE C.V. 15%
2.10 Enumerar los productos que vende la entidad; as como de las caractersticas.
Como se mencion en los antecedentes, SEGMENTA, S.C. es una prestadora de servicios profesionales de alta tecnologa misma que se divide en tres divisiones de donde se realizan las siguientes actividades:
DIVISIN
SERVICIO
CARACTERISTICAS
AUDITA
- Colocacin y Desplazamiento de la Industria de Perfumera y cosmticos - Auditora de Ventas en Tiendas Departamentales - Consumo de Medicamentos en Hospitales.
Sistemas de Auditorias de Ventas de Diferentes Industrias. PARTICIPACION EN EL MERCADO 15% 20% 35% 15% 15% SEGEMENTA, S.C. BIMSA, S.A. DE C.V. NIELSEN, S.A. DE C.V. GALUP DE MEXICO, S.A. DE C.V. FOKUS MARKETING, S.A. DE C.V. 172
DIVISIN
SERVICIO
CARACTERISTICAS
TENDENCIAS INDUSTRIALES
- Indices de satisfaccin - Ambiente laboral Sistemas continuos de satisfaccin que se proporciona al consumidor, evaluando el desempeo contra el promedio y el mejor mercado ADHOC - Imagen y posicionamiento - Usos, hbitos y actitudes - Pruebas de Concepto - Elasticidad de Precios - Pre-test Publicitario
Estudios de Imagen y Posicionamiento; segmentacin; evaluacin publicitaria.
2.11 Estratificar los productos por su importancia en ventas (por cientos integrales).
2.12 Clientes a los que van destinados los productos. Grado de dependencia de clientes importantes.
AUDITA - ESTEE LAUDER COSMETIC - FRABEL SA DE CV - HOSPITAL ANGELES DEL PEDREGAL VENTAS POR DIVISION Tendencias 40% Audit a 40% Adhoc 20% 173 TENDENCIAS - SEGUROS TEPEYAC - SEGUROS COMERCIAL AMERICA ING - GRUPO NACIONAL PROVINCIAL
ADHOC - BLOCK BUSTER VIDEO - DELOITTE & TOUCHE CONSOURCING. - HOTELES CAMINO REAL
2.13 Describir brevemente la localizacin geogrfica de los mercados as como su zona de influencia.
Los principales mercados donde se realizan prestan los servicios, son los siguientes:
Distrito Federal Guadalajara Monterrey Puebla Len Mrida
7. ORGANIZACIN
7.01 Obtener un organigrama general de la entidad.
La Compaa no cuenta con un organigrama estructurado.
174 7.02 Obtener una descripcin de los principales puestos reflejados en el organigrama o, a falta de esto, investigarse las principales actividades y responsabilidades de cada uno.
La Compaa no cuenta con un organigrama estructurado.
7.03 Describir los sistemas contables
El Sistema implantado para el control y registro de los movimientos son el COI y SAE.
7.04 Obtener una copia del catlogo de cuentas.
Ver Anexo No.1
8. DATOS DE VOLUMENES
8.01 Nmero de funcionarios. 2 8.02 Nmero de empleados. 78 8.03 Nmero de vendedores. 5 8.04 Nmero de cobradores. 2 8.05 Nmero de clientes 80 8.06 Nmero de documentos por cobrar 100 8.07 Nmero de documentos por pagar 60 8.08 Nmero de deudores diversos 7 8.09 Nmero de acreedores diversos 63
175 9. DATOS FINANCIEROS
2001 2000
9.01 Utilidad neta 41,733.00 689,496.00 9.02 Ventas totales 16,637,389.00 15,893,623.00 9.03 Inventarios N/A N/A 9.04 Activos fijos 2,301,749.00 2,103,883.00 9.05 Saldo de clientes 1,320,338.00 1,993,331.00 9.06 Saldo de proveedores 1,373,110.00 1,201,992.00 9.07 Razn de solvencia 9.08 Razn de liquidez 9.09 Razn de capital de trabajo 1.19 1.72 9.10 Rotacin de inventarios N/A N/A 9.11 Rotacin de cuentas por cobrar 16.35 9.42 9.12 Plazo medio de cobro 22 38
10. DATOS CONTABLES 10.01 Obtener una copia del ltimo estado financiero; as como del ltimo dictaminado por auditor externo.
Se obtuvo copia del Dictamen Fiscal
10.02 Detallar libros y registros contables, principales y auxiliares.
Libro de Actas de Asamblea, libro diario, libro mayor 176 10.03 Qu impuestos gravan a la entidad?
I.S.R. TITULO II, IMPAC, I.V.A, 2.5% Sobre Remuneraciones por la Prestacin de un Servicio Personal Subordinado.
177 CUESTIONARIO DE ANLISIS DE PUESTOS
Nombre: Edgar Hernndez Gutirrez Gerencia: Administracin Departamento: Contabilidad Oficina: N/A Seccin: N/A Puesto: Contador General Tiempo en el puesto: 9 meses Nombre de su jefe inmediato: Juan Jos Perales Guzmn
Le gustara desempear otro puesto ? SI NO X Cul ? Por que ? Cul es su grado mximo de estudios ? Licenciatura Edad 24 aos El principal objetivo de su trabajo es: El control Financiero de la Compaa.
Cules son las responsabilidades ms importantes de su trabajo ? El oportuno registro contable de las operaciones, elaboracin de Estados Financieros. Maneja documentos confidenciales y/o valiosos dentro de su puesto ? Si X No Cules Acta constitutiva, nminas, Declaraciones de impuestos, estados de cuenta bancarios. Podra decirme si ha desempeado otros puestos ? Si No x Cules
Planeacin
20. Mencione cules son los objetivos generales de su departamento u oficina. Establecer controles que permitan conocer la estructura financiera de la compaa de manera veraz y oportuna. 21. Estos objetivos se alcanzan de manera eficiente? Si No x Por qu Carencia de recursos humanos con la suficiente preparacin tcnica.
178 22. Indique en que medida se han alcanzado los objetivos hasta este momento. Con los controles establecidos se han reducido costos y se han ficientando los flujos de informacin 23. Existe algn medio de control para el alcance de estos objetivos? Si x No Por qu?
24. Cules son las principales limitaciones que tiene para cumplir satisfactoriamente con su objetivo ?
25. Se encuentran claramente definidas , y por escrito, las polticas del departamento ? Si x No Por qu ?
26. Me podra mencionar cules son las polticas de su departamento y especialmente de su oficina ?
27. Quin las elabora ? Administracin General 28. Considera usted que las polticas sealadas son adecuadas ? Si x No Por qu ?
29. Se siguen realmente los lineamientos de estas polticas ? Si x No Por qu ?
30. Existen planes y programas generales y particulares para el desarrollo de las actividades encomendadas a este departamento u oficina ? Si No x Por qu ? La compaa an no documenta sus operaciones. 31. Quin los elabora y que perodo comprenden? 32. Quin los autoriza ? 33. Quin los evala ? 34. Cmo se evalan ? 35. Considera de utilidad los planes y programas fijados para lograr sus actividades ?
36. Mencione cules son las leyes, reglamentos, instructivos, circulares, etc., en que se basa para desarrollar sus actividades. Cdigo de tica Profesional, Leyes fiscales, PCGA, otras.
179 37. Considera que son adecuados ? Si x No Por qu ? La actividad del Contador Pblico se rige mediante stos lineamientos. 38. Estn actualizados ? Si x No Por qu ?
Organizacin
20. Se cuenta con un manual de organizacin que contenga la descripcin de las funciones, desde la jefatura del departamento hasta el nivel de seccin ? Si No x Por qu ? An no se han documentado dichas actividades. 21. Se considera que el manual de organizacin esta actualizado ? Si No x Por qu ? An no se han elaborado los manuales de organizacin. 22. Se adapta a las necesidades de funcionamiento ? N/A 23. Es conocida por el personal ? Si No x Por qu ? No existen. 24. El manual de organizacin define claramente la jerarqua, responsabilidad, relaciones y deberes especficos de cada puesto ? Si No Por qu ? N/A 25. Considera que existen funciones que originen una duplicidad de labores en la oficina o departamento a la que pertenece ? Si No x (En caso afirmativo indique su causa)
26. Cree usted que sobran o faltan puestos para cumplir sus necesidades ? Si x No Por qu ? Faltan, ya que el personal con el que cuenta el departamento carece de los conocimientos tcnicos para la realizacin de sus funciones dentro del mismo. 27. Indique cules son los puestos que sobran o faltan en su oficina o departamento. Falta un puesto de Auxiliar contable; y sobran 2 auxiliares administrativos. 180 28. Considera usted que el personal con que cuenta es el requerido para su carga y volmenes de trabajo ? Si No x Por qu ? Por la evidencia de falta de conocimientos en el rea.
Recursos Materiales
29. Las actividades de suministro se encuentran programadas ? Si No Por qu ? N/A 30. Considera que las condiciones de trabajo son adecuadas ? Si x No Por qu ?
31. Indique cules son las limitaciones ms importantes para el desarrollo eficaz de su trabajo El apoyo mnimo en cuanto a personal dentro del departamento. 32. Considera usted que su oficina o departamento tenga todo el material, equipo y dems medios requeridos para su trabajo ? Si x No Por qu ?
Recursos Financieros.
33. Su oficina o departamento cuenta con presupuesto ? N/A 34. Considera usted que los recursos econmicos de que dispone sean adecuados ? Si No Por qu ? N/A
Muchas gracias por su colaboracin
Edgar Hernndez Gutirrez. Sergio Nicols Pedro. Firma del entrevistado Nombre y firma del auditor Fecha. 28 de Octubre de 2002. 181 CUESTIONARIO PARA EL ANALISIS DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores.
UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE LO GENERA: Cuentas por Pagar
DIRECCION DE:
FINALIDAD: Pago oportuno de la cuenta por pagar acorde a las polticas implantadas.
PERSONAS QUE INTERVIENEN: NOMBRE PUESTO CARMEN AQUINO HERRERA AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EDGAR HERANDEZ GUTIERREZ CONTADOR GENERAL BERNARDO GARCIA RODRIGUEZ ASISTENTE ADMINISTRATIVO ADAN PERALTA ASISTENTE ADMINISTRATIVO JUAN JOSE PERALES GUZMAN ADMINISTRADORA GENERAL
ES CLARO Y COMPRENSIBLE EL PROCEDIMIENTO QUE SE ESTA UTILIZANDO ACTUALMENTE: S.
ALGUNA OBSERVACION, OPINION Y/O SUGERENCIA QUE PUEDA APORTAR PARA EL MEJORAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO:
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. DE OPER DEPTO. Y/O PUESTO INVOLUCRADO DESCRIPCION ESPECIFICA
AUDITADO POR: C.P. Sergio Nicols P. NOMBRE Y FIRMA
182 DESCRIPCION DE LABORES DEL PERSONAL
Nombre de la empresa: SEGMENTA, S.C. Departamento CONTABILIDAD Seccin Fecha Naucalpan28 de Octubre de 2002
5. Su nombre Edgar Hernndez G. Fecha de ingreso 18 de Febrero 2002 6. Su departamento Contabilidad Seccin 7. Ttulo de su puesto Contador General 8. Describa las labores que tiene encomendadas, como usted tiene entendido que son y como las viene desarrollando, asignando nmeros progresivos a cada tarea e indique estimadamente las horas semanales que dedica a cada una de ellas. Indique al final de cada una de ellas si el trabajo es diario o peridico. Mencione tambin las horas extraordinarias.
Tarea No. DESCRIPCION DE LABORES Horas a la semana 1 Contabilizacin y clasificacin de los documentos susceptibles de registro. 20 2 Elaboracin de Estados Financieros 5 3 Determinacin de Impuestos 2 4 Diversos trmites ante Oficinas Gubernamentales 1
TRABAJO PENDIENTE DE SER TERMINADO A LA FECHA No. Clase de trabajo Cantidad Unidad Motivos 1 CONCILIACIONES BANCARIAS FALTA DE PERSONAL
IDEAS DE MEJORA CONTRATACION DE PERSONAL CON EL PERFIL DE AUXILIAR CONTABLE QUE COADYUVE A LAS LABORES DEL DEPRATAMENTO.
183 CUESTIONARIO GENERAL
Nombre: Carmen Aquino Herrera Gerencia: Administracin Departamento: Cuentas por Pagar Oficina: N/A Seccin: Puesto: Asistente de Cuentas por Pagar Tiempo en el puesto: 5 aos Nombre de su jefe inmediato: Juan Jos Perales Guzmn
Le gustara desempear otro puesto ? SI NO X Cul ? Por que ? Cul es su grado mximo de estudios ? Secundaria y comercio Edad 34 aos El principal objetivo de su trabajo es: Apoyar a los departamentos de Administracin y Contabilidad Cules son las responsabilidades ms importantes de su trabajo ? En orden jerrquico es gestionar la cobranza de las cuentas por cobrar, elaboracin de facturas y la recepcin de documentos por pagar. Maneja documentos confidenciales y/o valiosos dentro de su puesto ? Si X No Cules Chequeras, Facturas, Estados de cuenta de clientes y manejo de valores. Podra decirme si ha desempeado otros puestos ? Si No X Cules
Planeacin 39. Mencione cules son los objetivos generales de su departamento u oficina. Mantener al corriente los cobros a clientes, procesar oportunamente las cuentas por pagar, Elaborar correctamente la facturacin de la compaa. 40. Estos objetivos se alcanzan de manera eficiente? Si No X Por qu? Algunas veces no es posible ya que los clientes no pagan sus cuentas que tienen con nosotros al vencimiento, lo que ocasiona que no tengamos la suficiente liquidez que nos permita liquidar oportunamente nuestras Cuentas por Pagar.
184 41. Indique en que medida se han alcanzado los objetivos hasta este momento. Gracias al sistema de Cuentas por Pagar (ASPEL SAE) implantado por la administracin se tiene el control en cuanto a los perodos de crdito otorgados, as como la clasificacin de los diversos proveedores que actualmente comercializan con la compaa 42. Existe algn medio de control para el alcance de estos objetivos? Si X No Por qu? 43. Cules son las principales limitaciones que tiene para cumplir satisfactoriamente con su objetivo ? La falta de recursos humanos que permitan realizar adecuadamente las funciones del departamento. 44. Se encuentran claramente definidas , y por escrito, las polticas del departamento ? Si No X Por qu ? No todas las actividades se encuentran documentadas. 45. Me podra mencionar cules son las polticas de su departamento y especialmente de su oficina ? Recepcin de documentos por pagar, identificacin de tipo de gasto, entrega de contrarecibo, registro en el Sistema de Cuentas por Pagar los documentos en revisin, entrega de las Cuentas por Pagar anexndole el reporte emitido por dicho sistema a Contabilidad. 46. Quin las elabora ? El gerente Administrativo 47. Considera usted que las polticas sealadas son adecuadas ? Si X No Por qu ?
48. Se siguen realmente los lineamientos de estas polticas ? Si No X Por qu ? Por que en ocasiones los jefes de rea no respetan los procedimientos implantados por la administracin de la empresa. 49. Existen planes y programas generales y particulares para el desarrollo de las actividades encomendadas a este departamento u oficina ? Si No X Por qu ? La empresa aun no ha documentado todas las funciones. 50. Quin los elabora y que perodo comprenden? 51. Quin los autoriza ? 52. Quin los evala ? 53. Cmo se evalan ? 54. Considera de utilidad los planes y programas fijados para lograr sus actividades ?
55. Mencione cules son las leyes, reglamentos, instructivos, circulares, etc., en que se basa para desarrollar sus actividades. Procedimiento de pago a proveedores. 185 56. Considera que son adecuados ? Si No X Por qu ? No tengo bien definido la diferencia entre gastos preautorizados y los no preautorizados. 57. Estn actualizados ? Si X No Por qu ?
Organizacin
20. Se cuenta con un manual de organizacin que contenga la descripcin de las funciones, desde la jefatura del departamento hasta el nivel de seccin ? Si No X Por qu ? No tengo conocimiento de su existencia.
21. Se considera que el manual de organizacin esta actualizado ? Si No Por qu ?
22. Se adapta a las necesidades de funcionamiento ? 23. Es conocida por el personal ? Si No Por qu ?
24. El manual de organizacin define claramente la jerarqua, responsabilidad, relaciones y deberes especficos de cada puesto ? Si No Por qu ?
25. Considera que existen funciones que originen una duplicidad de labores en la oficina o departamento a la que pertenece ? Si No X (En caso afirmativo indique su causa)
26. Cree usted que sobran o faltan puestos para cumplir sus necesidades ? Si X No Por qu ? Ya que una persona tiene que desempear varias actividades impidiendo el cumplimiento oportuno de las mismas. 27. Indique cules son los puestos que sobran o faltan en su oficina o departamento. Es necesario el apoyo de otra persona del mismo nivel jerrquico que apoye en el cumplimiento de las diversas funciones del departamento 186 28. Considera usted que el personal con que cuenta es el requerido para su carga y volmenes de trabajo ? Si No X Por qu ? Son demasiadas funciones para una sola persona.
Recursos Materiales
29. Las actividades de suministro se encuentran programadas ? Si No X Por qu ? No hay definido un perodo de abastecimiento de suministros. 30. Considera que las condiciones de trabajo son adecuadas ? Si X No Por qu ?
31. Indique cules son las limitaciones ms importantes para el desarrollo eficaz de su trabajo Estoy encargada de la recepcin de la compaa, cuentas por pagar y cuentas por cobrar y constantemente suena el telfono lo que origina distraccin en mis actividades. 32. Considera usted que su oficina o departamento tenga todo el material, equipo y dems medios requeridos para su trabajo ? Si No X Por qu ? La papelera no alcanza a cubrir las necesidades de la compaa.
Recursos Financieros.
33. Su oficina o departamento cuenta con presupuesto ? El departamento no cuenta con presupuesto. 34. Considera usted que los recursos econmicos de que dispone sean adecuados ? Si No X Por qu ? En ocasiones la empresa no cuenta con la solvencia necesaria para cubrir sus obligaciones.
Muchas gracias por su colaboracin
Carmen Aquino C.P. Sergio Nicols Pedro Firma del entrevistado Nombre y firma del auditor
Fecha. 187 CUESTIONARIO PARA EL ANALISIS DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago a Proveedores
UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE LO GENERA: Cuentas Por Pagar
DIRECCION DE:
FINALIDAD: Pago oportuno de las Cuentas por Pagar acorde a las polticas implantadas.
PERSONAS QUE INTERVIENEN:
NOMBRE PUESTO CARMEN AQUINO HERRERA AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR EDGAR HERANDEZ GUTIERREZ CONTADOR GENERAL BERNARDO GARCIA RODRIGUEZ ASISTENTE ADMINISTRATIVO ADAN PERALTA ESLABA ASISTENTE ADMINISTRATIVO JUAN JOSE PERALES GUZMAN ADMINISTRADORA GENERAL
ES CLARO Y COMPRENSIBLE EL PROCEDIMIENTO QUE SE ESTA UTILIZANDO ACTUALMENTE: Si, ya que son labores que realizo diariamente y la redaccin del mismo no maneja tecnicismos que dificulten su comprensin.
ALGUNA OBSERVACION, OPINION Y/O SUGERENCIA QUE PUEDA APORTAR PARA EL MEJORAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO: Que se respeten las fechas establecidas para la recepcin de documentos, ya que actualmente toda la semana los proveedores pueden ingresar sus facturas a revisin para su pago.
188 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. DE OPER DEPTO. Y/O PUESTO INVOLUCRADO DESCRIPCION ESPECIFICA 1 Cuentas por Pagar Recepcin de documentos. 2 Cuentas por Pagar Entrega de contrarecibos. 3 Cuentas por Pagar Clasificacin del gasto 4 Cuentas por Pagar Captura del gasto en el sistema de Cuentas por Pagar 5 Cuentas por Pagar Emisin de reporte de Ctas por Pagar 6 Cuentas por Pagar Entrega de documentos a Contabilidad
AUDITADO POR: NOMBRE Y FIRMA
189 DESCRIPCION DE LABORES DEL PERSONAL
Nombre de la empresa: Segmenta, S.C. Departamento Cuentas por Pagar Seccin Fecha Naucalpan a 28 de Octubre de 2002
9. Su nombre Carmen Aquino Herrera Fecha de ingreso 01- Octubre - 2002 10. Su departamento Cuentas por Pagar Seccin 11. Ttulo de su puesto Asistente de Cuentas por Pagar 12. Describa las labores que tiene encomendadas, como usted tiene entendido que son y como las viene desarrollando, asignando nmeros progresivos a cada tarea e indique estimadamente las horas semanales que dedica a cada una de ellas.
Indique al final de cada una de ellas si el trabajo es diario o peridico. Mencione tambin las horas extraordinarias.
Tarea No. DESCRIPCION DE LABORES Horas a la semana 1 Recepcin de llamadas y canalizacin 20 2 Elaboracin de facturas 10 3 Cobranza 10 4 Registro de Cuentas por Pagar 5
TRABAJO PENDIENTE DE SER TERMINADO A LA FECHA No. Clase de trabajo Cantidad Unidad Motivos 1 Cobranza 1 Da Falta de tiempo
IDEAS DE MEJORA
190 PROCEDIMIENTO PARA PAGOS A PROVEEDORES
1.- PROPOSITO:
El objeto de este procedimiento es establecer los lineamientos generales y responsabilidades de los diferentes departamentos que participan en el proceso de pagos a proveedores.
2.- ALCANCE:
Este procedimiento se aplica a todas las divisiones que integran al Grupo Segmenta.
3.- PROCEDIMIENTO:
3.1 Responsabilidades:
a) Es responsabilidad del Proveedor:
Entregar sus documentos por cobrar al Departamento de Cuentas por Pagar en los das y horarios preestablecidos. Entregar sus documentos por cobrar acompaados de todos los requerimientos preestablecidos para procesar su pago.
b) Es responsabilidad del Departamento de Cuentas por Pagar:
Al momento de recibir un documento por pagar, emitir su contra-recibo. En caso que el gasto sea de tipo No Preautorizado, la factura debe venir autorizada por el solicitante, en caso contrario se devuelve el documento y no se emite contra-recibo. 191 Para Gastos de Produccin, solicitar al instalador de Set-Up la pliza del sistema Siverdoc y anexarla al documento por pagar. En caso que Contabilidad le solicite la cancelacin de un documento, Cuentas por Pagar la realizar y anexar el reporte de cancelacin al contra-recibo correspondiente. Entregar cheques y/o comprobantes de traspaso a proveedores a cambio del contra-recibo que ampare la operacin. Entregar diariamente al departamento de Contabilidad todos los documentos generados en el da.
c) Es responsabilidad del Instalador de Set-Up:
Generar e imprimir los movimientos solicitados por Compras o Contabilidad en el sistema Siverdoc y entregarlo al solicitante.
d) Es responsabilidad de Contabilidad:
Revisar el documento a pagar fiscalmente y en su consistencia. Revisar la clasificacin de gastos en la pliza Siverdoc. Solicitar al instalador de Set-Up las correcciones y / o cancelaciones requeridas en el sistema Siverdoc. Realizar la contabilizacin de los gastos en el sistema Contable. Asignar los anticipos a cuentas por pagar. Emitir los cheques solicitados por Tesorera. Archivar toda la documentacin generada por el concepto: Pago a Proveedores.
192 e) Es responsabilidad de Tesorera:
Determinar los Gastos Preautorizados. Determinar los gastos de Produccin. Determinar los documentos a pagar, recabar las firmas de los cheques y /o realizar los traspasos. Entregar diariamente a Cuentas por Pagar los cheques autorizados y comprobantes de traspasos a proveedores.
3.2 Descripcin del procedimiento:
Para el pago a Proveedores se deben seguir los siguientes pasos:
1.- Cuentas por Pagar recibe los documentos por pagar que los Proveedores entregan en los das y horarios preestablecidos.
2.- Cuentas por Pagar observa si se trata de un documento preautorizado, procede a registrarlo y emite inmediatamente el contra-recibo para el proveedor.
En caso de documentos por pagar no preautorizados, Cuentas por Pagar verifica que el documento cuente con Autorizacin de pago, lo registra y emite su contra-recibo.
Si se trata de un Gasto de Produccin, enva una copia al Instalador de Set- Up, quien registra los gastos en el sistema Siverdoc , imprime el reporte de registro y devuelve los documentos a Cuentas por Pagar.
Los documentos que no contengan autorizacin para ser pagados, sern devueltos al Proveedor.
193 Cuentas por Pagar entrega diariamente a Contabilidad los documentos por pagar registrados.
3.- Contabilidad hace una revisin de tipo fiscal y de consistencia.
Adicionalmente, para el caso de Gastos de Produccin, revisa la clasificacin del gasto que contiene el reporte de Siverdoc
En caso de que los documentos presenten fallas de tipo:
a) Fiscal y de consistencia:
Contabilidad determina si se trata de un Gasto de Produccin y solicita al Instalador de Siverdoc la cancelacin y reporte de cancelacin del documento y posteriormente, solicita la cancelacin a Cuentas por Pagar. Para otros gastos, Contabilidad solicita la cancelacin a Cuentas pro Pagar quien devuelve a Contabilidad el reporte de todos los documentos cancelados. Cuentas por pagar devuelve a los proveedores los documentos cancelados contra-entrega del contra-recibo.
b) Clasificacin del Gasto en reportes de Siverdoc:
Contabilidad solicita al Instalador de Set-Up la correccin del registro y su impresin.
4.- Contabilidad registra en el sistema de Contabilidad los documentos aprobados en su revisin.
5.- En base en los registros del sistema de Cuentas por Pagar, Administracin determina los documentos a ser pagados y proporciona a Contabilidad la relacin de los cheques requeridos. 194 Recaba las firmas de los cheques y realiza los traspasos bancarios.
Entrega diariamente a Cuentas por Pagar los cheques firmados y los comprobantes de traspasos a proveedores.
6.- Cuentas por Pagar entregar a los Proveedores los cheques o comprobantes de pago contra entrega del contra-recibo y firma de recibido el cheque y /o traspaso.
7.- Finalmente, Cuentas por Pagar entregar a Contabilidad los documentos procesados en el da para su debido archivo.
4.- DEFINICIONES:
Gastos de Produccin: Son todos aquellos que se generan como consecuencia del desarrollo de un proyecto. Ejemplo: Entrevistas, Supervisin, Viticos, Traducciones, entre otros.
Gastos Indirectos: Gastos en los que se incurre aunque no se tengan proyectos. Ejemplo: Luz, Agua, Renta, Mantenimiento, Tenencias, Nmina Fija, entre otros.
Inconsistencia: En este caso se refiere a algn error en el llenado de los documentos por pagar o en el valor de los mismos.
Pago- Preautorizado: Aquellos documentos que su autorizacin de pago ha sido informada a Cuentas por Pagar an antes de recibir el documento por pagar.
Siverdoc: Es el nombre del programa en el que se registran y clasifican los gastos derivados de la realizacin de un proyecto.
195 5.- REFERENCIAS:
No Aplica.
6.- REGISTROS:
Todos los registros que genere este procedimiento incluyendo la comunicacin entre departamentos deber ser archivada en la carpeta de Contabilidad de forma anexa a la pliza que se trate.
Para los documentos devueltos, los contra-recibos se archivarn en la carpeta de pagos a proveedores.
7.- ANEXOS:
No Aplica.
8.- CAMBIOS:
No aplica.
Elabor Autoriz Mayra Martnez G. Lic. Miguel Argez Tesorera Director General
Autoriz Autoriz Ing: Rafael Valencia Ing. Daniel Argez V. Director de Tendencias Industriales Director de Calidad.
196
ANLISIS Y PROCEDIMIENTOS DE FUNCIN:
ANLISIS Y PROCEDIMIENTOS DE FUNCI N:
CUENTAS POR PAGAR, TESORERA Y CONTABILIDAD.
A N E X O N o. 1
C A S O P R A C T I C O
ANLISIS DE OBSERVACIONES
ANLISIS DE OBSERVACIONES
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FUNCIN OBSERVACIN: No se expide contra recibo a los proveedores No se entiende con exactitud la diferencia entre gasto preautorizado y no autorizado No hay plazos establecidos para la recepcion de cuentas por pagar Existen muchas dudas en cuanto al manejo del sistema de cuentas por pagar por parte del usuario (Carmen Aquino) CAUSAS: El sistema (Aspel SAE) no emite contra - recibos Administracion no ha definido con exactitud los tipos de gastos No estada documentada ninguna politca en cuanto a la recepcion de cuentas por pagar El sistema (Aspel SAE) se implanto en marzo 2002 y nunca se dio capacitacion CONSECUENCIAS: Los proveedores no conocen con exactitud cuando sera pagada su cuenta Al no existir politicas establecidas cualquier da un proveedor puede dejar su factura a revision La informacion introducida al sistema para su procesamiento de datos dificilmente podr alcanzar los objetivos del departamento. OPCIONES DE SOLUCIN BENEFICIOS Vigilar que se cumplan las politicas implantadas Se tendra el control de las cuentas por pagar por la adminstracion para Cuantas por Pagar Establecer plazos para recepcion de Facturas Permitira emitir oportunamente el cheque para Definir a cuantas por pagar cuales son los gastos la cancelacion de ese adeudo. preautorizados y no autorizados Dar capacitacion a los usuarios del sistema Se tendra la confianza de que no hay malos manejos dentro de la compaa en cuanto a la generacion de cuentas por pagar. COMENTADO CON: SUS COMENTARIOS: CARMEN AQUINO HERRERA FECHA NDICE FORMA 28-Oct-02 No.3 PAGINA 2 DE 2 ELISEO LOPEZ PEREZ SERGIO NICOLAS P. A N E X O N o . 1 6 RECOPILO REVISO ANLISIS DE OBSERVACIONES RECEPCION Y REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR