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INTRODUCCIN La empresa, para cumplir adecuadamente sus objetivos, hace permanentes esfuerzos por modernizar sus sistemas de informacin. Como parte de este esfuerzo continuo se ha propuesto implementar el Sistema Administrativo Integrado para modernizar la gestin administrativa. Para la implementacin del sistema es necesario determinar con bastante precisin los requerimientos de la empresa en su conjunto, as como los requerimientos de cada una de las reas involucradas en la gestin administrativa. Para obtener estos requerimientos en la mayor extensin posible, se requiere la participacin comprometida de los usuarios, de la administracin y la gerencia. Para el proceso de implementacin se han desarrollado las diferentes etapas que se requieren, tanto para determinar los requerimientos como para cumplir con las necesidades de la empresa. As se puede enumerar las etapas de la siguiente forma: Evaluacin inicial de los sistemas existentes y determinacin de la mejor alternativa de implementacin. Determinacin de los requerimientos detallados de cada rea. Proceso de Implementacin y puesta en marcha del sistema.

Si bien las actividades a desarrollar por los usuarios en cada una de las etapas antes mencionadas son diferentes, el compromiso de cada uno de ellos en el xito de la Implementacin del Sistema es determinante. En este sentido se han hecho todos los esfuerzos necesarios para la participacin comprometida de los usuarios, teniendo en cuenta la escasez de recursos humanos y por tanto, el compartir las actividades del proyecto con las actividades rutinarias.

ANTECEDENTES En los ltimos aos se han hecho importantes esfuerzos para dotar a la empresa con un software administrativo moderno que est al alcance de los requerimientos de los usuarios. En este proceso se ha hecho una serie de desarrollos que han llevado a contar con mdulos que cubran requerimientos puntuales de diversas reas. Los desarrollos puntuales dieron como consecuencia que las diversas reas no pudieran compartir la informacin de forma automtica, deviniendo, como consecuencia, en una duplicidad de esfuerzos para administrar la informacin. Con la finalidad de determinar la mejor alternativa de solucin para dotar a la empresa de un Sistema Administrativo Integrado, se hizo una evaluacin de los sistemas actuales que incluye: los alcances, capacidades y deficiencias. Como resultado de estos estudios se elaboraron las alternativas de solucin para la implementacin del Sistema Administrativo Integrado en la empresa, considerando entre ellos: Alternativa 1: Integrar los sistemas actuales agregando las funcionalidades con las que no cuenta. Alternativa 2: Desarrollar un nuevo sistema con un diseo totalmente integrado. Alternativa 3: Adquirir del mercado un sistema ya desarrollado y de probada presencia en el mercado. De estas alternativas se seleccion la segunda, debido a que era la opcin que menos riesgos representaba y que la implementacin se podra desarrollar en un tiempo no muy extenso.

OBJETIVOS DEL PROYECTO Los objetivos trazados por la empresa para la implementacin Administrativo Integrado se han plasmado en documentos formales. OBJETIVO GENERAL Proveer a la empresa de un sistema de informacin que soporte las funciones y/ o actividades del proceso administrativo as como tambin ser fuente permanente de informacin para la toma de decisiones de la empresa. OBJETIVOS ESPECFICOS Implementar un sistema administrativo que soporte las funciones y/ o actividades de la Administracin as como aquellas reas proveedoras o clientes de dicho proceso. OBJETIVO DEL PROYECTO El objetivo del proyecto es dotar a la empresa de un Sistema Administrativo Integrado que permita al rea administrativa poder optimizar sus procesos. Adems, ser un soporte para la toma de decisiones de la empresa. El Sistema a implementarse no deber tener limitaciones para poder adoptar nuevas tecnologas. Por nuestra parte consientes de las necesidades de la empresa, se ha establecido los objetivos a alcanzar durante el desarrollo del proyecto, identificando en nuestro planteamiento los siguientes objetivos: OBJETIVOS GENERALES Dotar a la empresa con un Sistema Administrativo Integrado de soporte a la toma de decisiones. Que el Sistema Administrativo Integrado tenga proyeccin de actividades operativas futuras. Que la empresa cuente con un sistema que no tenga limitaciones en la adopcin de nuevas tecnologas. OBJETIVOS ESPECFICOS Aumentar la eficiencia de los circuitos de gestin administrativa, mediante la sistematizacin e integracin de todos los procesos de negocios. Obtener informacin precisa y en tiempo real para el anlisis del negocio. Definicin de un modelo de negocios nico para toda la empresa, respetando las caractersticas especficas del tipo de negocio. Un sistema integrado que brinde acceso a la informacin a todos los usuarios de acuerdo a los perfiles y responsabilidades asignadas a cada cual. Poder ofrecer un servicio de primera calidad a los usuarios, clientes y proveedores. del Sistema

PROCESO DE IMPLEMENTACIN Desarrollo del Proyecto Las etapas del proyecto se llevaran a cabo en concordancia con la parte formal, cumplindose cada una de las etapas, las que se enumeran a continuacin: La primera etapa es la de Anlisis de Operaciones. En esta etapa, se inicia el proceso de definicin detallada de los requerimientos de cada rea con la participacin de los usuarios. Durante la segunda etapa se llevara a cabo la definicin detallada de los requerimientos contrastado con los usuarios. En las siguientes etapas se inicia la construccin del sistema especificando cada rol de los usuarios y cargada de datos y finalizando con las capacitaciones. IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA Como parte de la metodologa se han determinado los factores crticos de xito, los que hay que seguir para asegurar la implementacin exitosa del sistema. FACTORES CRTICOS DE XITO Para hacer una implementacin exitosa es importante determinar los Factores Crticos de xito y seguir las recomendaciones correspondientes. Esto garantizar la adecuada implementacin del Sistema. Se ha determinado una relacin de los Factores Crticos de xito que se enumeran a continuacin. Entendimiento del Proceso de Implementacin El primer punto importante en el Proceso de Implementacin del Sistema es conocer y entender el proceso desde sus inicios con los requerimientos de los usuarios, los objetivos del proyecto y por tanto las metodologas a utilizarse para alcanzar esos objetivos. Los siguientes puntos facilitan el entendimiento del proceso: Implementacin de aplicaciones estndar. Implementacin por procesos de negocios. Incorporacin de mejores prcticas.

Anlisis de las operaciones Durante la fase de Anlisis de las Operaciones el equipo de proyecto rene informacin y requisitos de procesos de gestin, tcnico y de usuario final. El equipo crea un modelo para la estructura de la aplicacin y sugiere una arquitectura tcnica general. El modelo:

Propone cmo encajan los requisitos comerciales y de integracin dentro de la arquitectura de la aplicacin; Identifica el hardware, software y comunicaciones de alto nivel recomendados por la arquitectura tcnica para soportar el futuro sistema comercial; Desarrolla alternativas y estimaciones de solucin, y Desarrolla una estrategia de transicin para migrar a la compaa del entorno del sistema actual al futuro.

Diseo de Soluciones El objetivo de la fase de Diseo de Soluciones es crear la solucin de procesos comerciales ptima, que satisfaga sus requisitos comerciales futuros. Durante el diseo de la solucin los miembros del equipo del proyecto crean narrativas detalladas de los procesos que fueron determinados combinando las funciones de la aplicacin con los requisitos comerciales durante el Anlisis de las Operaciones. Para disear procesos comerciales eficaces, el equipo: Disea opciones de configuracin del negocio y la aplicacin; Evala, modela y disea extensiones personalizadas; Disea interfaces y conversin, e Identifica los cambios de proceso y organizacionales requeridos para la implementacin. Construccin Durante la fase de Construccin, el equipo de desarrollo codifica y prueba todas las extensiones personalizadas, incluyendo mejoras, conversiones e interfaces. Las actividades principales incluyen: El desarrollo y prueba unitaria de los mdulos del programa; La pruebas de integracin con sistemas nuevos y heredados; La planificacin, configuracin y realizacin de pruebas del sistema comercial, y La revisin del cdigo y la configuracin como resultado de las pruebas. Transicin Durante la fase de Transicin el equipo de proyecto despliega la aplicacin terminada en la organizacin. La transicin depende de la fase de construccin para el sistema comercial totalmente probado. Dentro de la fase de transicin: Se implementan las aplicaciones y extensiones en el entorno de produccin; Se ejecuta plenamente la conversin de datos en un sistema vivo; Se usa la documentacin para capacitar a los usuarios finales y el personal de soporte, y Se realiza la verificacin de preparacin para la produccin. Produccin La fase de Produccin comienza de inmediato con el corte de la fase de Transicin. La fase de Produccin marca la ltima fase de la implementacin y el comienzo del ciclo de soporte del sistema. Esta fase final incluye una serie de actividades de refinamiento y medicin. El personal de sistemas trabaja rpidamente para estabilizar el sistema y comenzar el mantenimiento regular. Brinda soporte permanente a la organizacin por el resto de la vida til del sistema.

Asignacin de Recursos El compromiso de la empresa en la implementacin es un factor crtico de xito. Este compromiso est determinado por las responsabilidades de cada rea. Participacin de personal Los usuarios de los sistemas que son los directamente implicados en la operacin de los sistemas deben tener una parte muy activa en la ejecucin del proyecto, el nivel de compromiso es determinante para el xito del proyecto, por lo cual los usuarios deben: Identificar cabalmente las actividades involucradas en su funcin, tanto de las actividades normales, todas sus variantes, como de los casos excepcionales que se puedan presentar en su trabajo. Brindando, por tanto, toda la informacin requerida para el desarrollo y la implementacin del sistema. Esto permitir identificar los cambios y parametrizaciones que requiere el sistema para las necesidades de la empresa. Participacin dinmica y directa en las etapas de definicin, pruebas, implementacin, capacitacin y manejo directo de su informacin. Cabe mencionar aqu que, siendo la implementacin un trabajo que tiene que ver directamente con la estrategia de negocios de la empresa, son los usuarios los directos llamados a hacerlo con el soporte de los consultores. Participacin en las reuniones de trabajo, con la frecuencia que se establezca. Formar parte integrante y a dedicacin completa del equipo de implementacin. Cumplimiento de los procedimientos que se establezcan para el correcto manejo de la informacin. La participacin de los usuarios es un factor de xito determinante en la implementacin y puesta en marcha del sistema. Participacin de las Gerencia y la administracin Este rol es importante, puesto que tienen que generar las directivas importantes para el desarrollo e implementacin de los sistemas. Definir las herramientas de desarrollo para la empresa Dirigir el desarrollo de los sistemas desde el punto de vista tcnico Dar las facilidades del caso para las creaciones de base de datos y otros requerimientos propios del proceso de implementacin.

Organizacin del Proyecto Los integrantes del equipo del proyecto, requieren de instrumentos que les permitan total claridad en el esquema de comunicacin de las decisiones y definiciones. Para ello, se ha

organizado el proyecto con diferentes niveles de decisin que le permita desarrollarse considerando el cumplimiento de los objetivos en todo su alcance. Sponsor del Proyecto: El Sponsor o Auspiciador del proyecto normalmente es la persona o personas que jerrquicamente tienen la direccin de la entidad. Con relacin al proyecto el Sponsor tiene las siguientes funciones: Es el responsable mximo del proyecto. Acta como sponsor y propietario. Comunica el estado del proyecto a la Organizacin. Direccin del Proyecto: La Direccin del Proyecto, es el rgano ejecutivo del proyecto, que monitorea muy de cerca el avance de las actividades diarias del proyecto. Sus principales funciones son: Planifica y controla las tareas del proyecto. Administra el alcance y define los detalles de la direccin. Comunica las actividades del proyecto, analiza la informacin e identifica oportunidades. Administra revisiones y entregables y controla. Presenta resultados. Equipo del Proyecto: El Equipo del Proyecto es el rgano de ejecutar todas las tareas de detalle correspondiente a la implementacin del sistema. Las principales funciones son: Administra el enfoque del proyecto y desarrolla las actividades. Analiza y procesa la informacin de la situacin actual. Provee conocimiento de producto, procesos y tecnologa. PLAN DE TRABAJO En el plan de trabajo se plasmaron las diferentes etapas previstas en la metodologa descrita anteriormente. Estas etapas son: Estrategia de la Implementacin. Anlisis Operacional. Diseo de la solucin. Construccin y documentacin. Transicin. Produccin. ACTIVIDADES DURANTE LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA

Inicio de la Implementacin El proceso de implementacin se inici sobre la base del plan de trabajo. En este plan de trabajo, entre otras, indica que la primera fase es la de definicin y como resultado de la misma se elaborar el plan de trabajo detallado del proyecto. Al inicio de la implementacin se efectuaron las siguientes actividades: Se estableci el equipo de trabajo. Se nombraron los usuarios lderes de cada rea. Se design a un representante que se har cargo del soporte de Sistemas y de Base de Datos. Se establecieron reuniones de coordinacin peridicas entre los representantes de la empresa y el equipo de trabajo. Se hizo entrega del software. Levantamiento de los Requerimientos Detallados del Sistema Para definir los requerimientos detallados de los usuarios de la empresa, se inici con el levantamiento detallado de los requerimientos. Esta actividad se desarroll por varias semanas en las que, mediante reuniones de trabajo, se llev a cabo el levantamiento de los requerimientos detallados, los mismos que se contrastaron de diversas formas con los usuarios. Los principales pasos del levantamiento de los requerimientos se pueden enumerar de la siguiente forma: Se program reuniones con los usuarios de las diversas reas para poder obtener la informacin detallada de sus requerimientos. Se estableci la metodologa de deteccin y mitigacin de riesgos. Se instalaron el Servidor y PCs. Se prepar el sistema operativo del servidor. Se instal la Base de datos. Se efectu la primera instalacin del sistema. Esta instalacin sirvi de base para la instalacin del primer ambiente de prueba. Se determin el nmero de usuarios del Sistema. Parametrizacin en ambiente de prueba Una vez levantada la informacin y definidas las estructuras funcionales y los parmetros a utilizarse en el sistema, se ha llevado a cabo la parametrizacin del sistema. La parametrizacin se hace inicialmente en el ambiente de prueba, para luego determinar si estn correctas, y en caso contrario hacer las correcciones. Este proceso de verificar la validez

de las parametrizaciones se hace durante los periodos de prueba, efectundose un proceso de realimentacin donde se ajustan los parmetros y se vuelve a probar hasta conseguir un conjunto de parametrizaciones correctas. Una vez definida la parametrizacin final, se pasa este conjunto al ambiente de produccin quedando de esta forma preparado para que el sistema entre en produccin. Proceso de pruebas El proceso de pruebas constituye una etapa crucial en la implementacin del sistema. Permite: confirmar que los requerimientos de los usuarios son adecuadamente contemplados en el sistema; hacer los ajustes que fueran necesarios, y verificar los procesos, acumulaciones, clculos, etc. Se llevaron a cabo dos tipos de pruebas: Pruebas unitarias, que consiste en probar individualmente las funcionalidades de los sistemas con la finalidad de verificar la validez de los parmetros, y hacer los ajustes necesarios. Pruebas integrales, que consiste en hacer las pruebas de todo el flujo de informacin del sistema integrado. Desplegando el Sistema en el ambiente de Produccin Para desplegar el sistema en el ambiente de produccin, se requiere seguir los siguientes pasos: Instalacin de los servidores de produccin. Instalacin de los aplicativos en los servidores de produccin. Parametrizaciones bsicas. Parametrizaciones funcionales. Implementacin en los servidores de produccin. Estos procesos se implementaron tan pronto se termin con la determinacin de los parmetros definitivos en el ambiente de prueba. Acciones efectuadas y decisiones tomadas En el proceso de definicin detallada de las funcionalidades del sistema, fue necesario tomar una serie de acciones y decisiones. Se enumeran las principales acciones y decisiones tomadas, las que repercutieron en la implementacin del sistema. Hasta antes de la implementacin del sistema, los artculos del almacn no tenan codificacin. Para poder introducir al Sistema es necesario codificar todos los artculos. Se evaluaron las posibilidades de los componentes del Sistema de Control de Asistencia. As se determinaron los alcances del Reloj Electrnico. Se lleg a la conclusin de que se elabore la interface entre el Reloj, as como el ingreso de las boletas de permiso por Intranet y el proceso para

identificar y determinar los tipos de salida, tiempos, etc. los que a su vez seran alimentados al sistema de Planillas para el correspondiente proceso. Problemas tcnicos presentados y soluciones El desarrollo de la Implementacin del sistema no ha estado exento de problemas. Hubo dificultades de diversa ndole, de los cuales se pudo superar. CAPACITACIN La capacitacin, parte importante de la implementacin, se ha llevado a cabo de diversas formas. Es importante mencionar que la capacitacin durante el desarrollo del proyecto, se ha orientado fundamentalmente a los usuarios lderes para que sean los que a su vez capaciten a los usuarios finales. Capacitacin a Usuarios Lderes La capacitacin a los usuarios lderes se ha dado en diferentes etapas, en la medida en que se ha desarrollado el proyecto. La capacitacin ha ido evolucionando en la medida del avance del proyecto. As las capacitaciones se han dado de la siguiente forma: Capacitacin presencial a los usuarios de las diversas reas. La capacitacin comprendi explicar las funcionalidades de cada uno de los mdulos. Capacitacin durante el perodo de configuracin y pruebas unitarias. Esto permite un enfoque de casos prcticos lo que le permite al usuario tener una visin ms objetiva de los procesos aplicados en el sistema. Este proceso de capacitacin est orientado a los usuarios lderes, para que estos sean los que capaciten a los usuarios de sus respectivas reas. Sin embargo, en muchas sesiones han participado todos los usuarios de las respectivas reas, facilitando por tanto el posterior proceso de capacitacin. Capacitacin a Usuarios Finales Los usuarios finales incluyen a todo el personal que har uso del sistema

OBSERVACIONES, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES La experiencia de la Implementacin del Sistema en la empresa, ha generado valiosas experiencias en diversos aspectos del desarrollo del proyecto que es importante compartirlas con la finalidad de beneficiar a futuros proyectos similares. De estas experiencias se excluyen los hechos circunstanciales y fortuitos ocurridos durante el desarrollo del proyecto. OBSERVACIONES Las siguientes son las principales observaciones del proyecto de Implementacin del sistema

Participacin de los usuarios. La participacin de los usuarios es determinante para el xito de la implementacin de todo sistema y el caso del sistema no es la excepcin. Por tal motivo se han hecho los esfuerzos necesarios desde el inicio para permitir la participacin activa de los usuarios. Proceso de implementacin con la definicin de los requerimientos detallados de cada rea durante todo el proceso de implementacin. Participacin en la configuracin de los mdulos correspondientes. Participacin en las pruebas unitarias y pruebas integrales. Participacin en la instalacin de los servidores y la configuracin de la base de datos y del servidor de aplicaciones.

CONCLUSIONES Durante el proceso de implementacin del sistema, uno de los aspectos ms importantes que se ha impulsado es la integracin de la informacin al 100% . Ampliando ms este concepto a los aspectos prcticos, implica evidentemente tener una base de datos nica en donde est almacenada la informacin, pero, adems, que ningn proceso por ms simple que sea se efecte utilizando herramientas externas al Sistema tales como hojas Excel, correos electrnicos, etc., salvo lo estrictamente necesario. La integracin es muy importante y esta importancia se puede ilustrar en los siguientes factores: Toda informacin ingresa solamente una vez al sistema y es ingresado por el usuario responsable de esta informacin. Si existiera algn error en la informacin, solamente se tiene que recurrir a la fuente de esta, es decir al usuario responsable. De esta forma se evita ingresos duplicados, posibles diferencias por errores en el ingreso y el proceso de interminables conciliaciones. Al estar la informacin en una Base de Datos nica, da la confianza a los usuarios sobre la solidez y garanta de que esa es la informacin, evitando por tanto esfuerzos mltiples para determinar cul es la verdadera informacin. Capacitacin durante el trabajo de implementacin, esta capacitacin es ms experimental y se imparte durante todo el periodo de implementacin. La ventaja de esta capacitacin es su naturaleza experimental, el que refuerza adecuadamente los conocimientos adquiridos del usuario; otra ventaja es que ya no se trata sobre alcances genricos, sino ms bien sobre funcionalidades especficas, permitiendo al usuario experimentar con las actividades que va a llevar a cabo durante la etapa de produccin, ya que podr simular sus actividades del da a da.

RECOMENDACIONES Las siguientes son las recomendaciones que se brindan con la finalidad de mejorar cada vez ms el nivel de eficiencia en el manejo del sistema y poder explotar de la mejor forma posible la valiosa informacin almacenada en el sistema. Para futuras implementaciones en cualquier rea de la empresa es muy importante que el usuario se involucre a tiempo completo en esta actividad para garantizar el xito. Se refiere fundamentalmente al usuario clave o usuario lder del proceso respectivo. Esta es una inversin que rinde buenos dividendos.