Organizacin Departamental en el Hotel

Administracin DE HOTELES Ciclo II/2013 Dr. Luis Atilio Crdova

Organizar es la fase del proceso administrativo en la cual se disea la estructura formal de la empresa, para utilizar en forma ms efectiva los recursos Materiales, Financieros y Humanos de la Empresa. Es considerada como la segunda fase del proceso administrativo. En este sentido, la funcin de organizacin se puede definir, de acuerdo con la opinin de Koontz y Weihrich como:

la identificacin y clasificacin de las actividades requeridas, el agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos, o departamentalizacin, la asignacin de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo (delegacin) o Jerarquizacin, y las medidas para coordinar horizontal (en el mismo nivel organizacional o en uno similar) y verticalmente en la estructura organizacional.

DEFINICIONES

La funcin de organizacin comprende el establecimiento de una estructura funcional y jerrquica en la empresa, as como una identificacin y asignacin de tareas a ejecutar para lograr los propsitos de la compaa en cuestin; se encargar de la distribucin por departamentos en la empresa, identificacin y asignacin de puestos de trabajo, centralizacin o descentralizacin de las actividades y decisiones, distribucin del poder en la organizacin, etc.

Mintzberg (1990) diferencia en la estructura bsica de la organizacin las siguientes partes: Alta Direccin o estratgica, que sera el rgano que se encarga de que la organizacin cumpla su misin, procurando que funcione correctamente como una unidad integrada y manteniendo relaciones con el entorno que le rodea. Por ejemplo, en un hotel individual, este rgano sera el Consejo de administracin o el director general. Gerencia media, que enlaza al ncleo de operaciones con el pice estratgico: estara formada por los directivos encargados de transmitir y hacer ejecutar las decisiones tomadas por el pice estratgico, pudiendo tambin toma decisiones sobre asuntos de su competencia. pero siempre enfocados a cumplir con la misin y objetivos fijados por el pice estratgico. En el ejemplo anterior, estara integrado por el jefe de recepcin, jefe de mantenimiento. jefe de cocina, gobernanta, etc - rea de operaciones, compuesto por los miembros de la organizacin encargados de la produccin de bienes y servicios propios de la actividad principal de la compaa. Siguiendo con el ejemplo del hotel, estara compuesto por las camareras de piso, recepcionistas, cocineros, camareros, etc.. Unidades de apoyo, que son rganos especializados que proporcionan a Ia organizacin asistencia sobre actividades distintas a la principal, que incluso se podran subcontratar al exterior. Por ejemplo, el gimnasio de un hotel, que puede funcionar como una microorganizacin, con su propio pice estratgico, Unidades administrativas, Staff tecnocrtico, constituido por analistas que no intervienen directamente en el flujo de operaciones de la empresa pero que lo planifican y controlan. Por ejemplo, el director de recursos humanos de un hotel.

Estructura Bsica de los Hoteles

Asamblea de Accionistas

Consejo de Direccin

Auditor Externo

Asesor Legal

Gerente o Director

Asistente de Gerencia

Sub-Gerente

Gerente de Operaciones

Gerente de Apoyo

Gerente de Administracin

Equipo de Direccin

ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS Mximo rgano de Gobierno Nombra al Consejo de Direccin Se rene cada ao Determina el capital de la Empresa Recibe las Utilidades de la Empresa Nombra al Auditor de la Empresa Recibe el informe del Consejo de Direccin Se rene ordinariamente cada ao
CONSEJO DE DIRECCIN. Es nombrado por la asamblea general de accionistas y desempea las siguientes funciones: Nombra al Director General Elabora los planes a seguir en el manejo del hotel y los comunica al director general. Determina los dividendos a repartirse entre los accionistas. Se rene cada mes o cuando sea necesario

AUDITOR EXTERNO Brinda opinin sobre los Estados Financieros mediante un dictamen que ste emite

EQUIPO DIRECTIVO Formado por el director, subdirector y ayudante de direccin. Su misin es definir polticas de empresa y objetivos. Tambin se suelen encargar de la gestin de Recursos Humanos, comercializacin, control de sistemas de seguridad y calidad y en general de organizar y coordinar la actividad.

FUNCIONES DE DIRECCIN: Establecer los objetivos y las polticas a seguir. Hacer el plan estratgico de la Organizacin Proponer el tipo de organizacin que se llevar a cabo en el hotel. Determinar el presupuesto que se dar a cada uno de los departamentos Trabajar conjuntamente con el consejo de administracin Supervisar el perfecto funcionamiento de todos los departamentos, coordinar sus diversas actividades y delegar oportunamente en los jefes departamentales. Establecer la poltica a seguir en las relaciones con los empleados

Direccin/Gerencia

Contabilidad (Externa)

Organigrama Hotel Pequeo

Recepcin

Recamareras

Bar/Restaurante

Gerente General

Jefe de Pisos

Alimentos y Bebidas

Mantenimiento

Compras y Almacn

Contabilidad

RRHH

Mercadeo y Ventas

Ama de LLaves

Recepcin

Cocina

Bar/ Restaurante

Supervisora

Jefe de Turno

Recamarera

Recepcionista

Conserje

Botones

Maleteros

Valet Parking

Organigrama Hotel Mediano

reas Funcionales de la Empresa Hotelera

Equipo Directivo Equipo Operativo Equipo de Apoyo Equipo Administrativo

Divisin Pisos

Divisin de AA & BB

Divisin de Recreacin

Servicios al Husped

Mantenimiento, Ingeniera y Decoracin

Contabilidad

Recepcin

Ama de Llaves

Bar

Piscina

Tiendas

Lavandera

Finanzas

Conserjera

Recamareras

Restaurante

Gimnasio

Tour Operadora

Informtica

Compras

Telefona

Lencera

Cocina

Animadores

Seguridad

Recursos Humanos

Reservaciones

Lavandera

Eventos

Teatros

Equipo de Calidad

Mano Corriente

Sauna

Mercadeo y Ventas

Divisin Divisin Divisin Divisin

de de de de

Pisos Alimentos y Bebidas Animacin Servicios Complementarios

Departamentos Operativos

Departamento de Recepcin
Recepcionistas Conserjera

Mostrador o Front Desk

Back Office

Reservaciones Mano Corriente Telefona o Call Center

Departamento de Ama de Llaves

Personal de Limpieza o Recamareras Lavandera (Cuando es pequea) Lencera

Es la Divisin encargado de la venta de habitaciones El Departamento de Recepcin es el departamento encargado de Reservaciones, registro, atencin al cliente y facturacin del cliente El Departamento de Ama de Llaves es el departamento encargado de la limpieza de habitaciones, reas pblicas y privadas del hotel.

Divisin de Pisos

Departamento de Cocina Departamento de Restaurante

Bar Saloneros Servicio a la habitacin

La divisin de alimentos es la encargada de la preparacin y servicio de alimentos en el Hotel.

Departamento de Eventos o Banquetes

Cocina de Banquetes Saloneros de Banquetes

Divisin de Alimentos y Bebidas

Departamento de Animacin
Departamento de Deportes Departamento de Wellness
Estticas Masajes Sauna Guardavidas Instructores

Animadores y Monitores

Es la divisin encargada del manejo del Tiempo Libre de los huspedes del Hotel.

Departamento Cultural
Exhibiciones Teatro Actividades Educativas

Guardera

Nieras Juegos Infantiles

Divisin Animacin

Divisin de Mantenimiento
Departamento de Ingeniera Departamento de Mantenimiento
Jardineros Pintores Tcnicos
Ingeniera Elctrica Ingeniera Mecnica

Departamento de Decoracin
Arquitectos

La Divisin de Mantenimiento es la encargada de mantener en buen estado de funcionamiento las instalaciones y equipos del hotel. La Divisin de Seguridad es la encargada de proteger la vida, la salud y las propiedades del Hotel, de sus empleados y de los turistas. La Divisin de Informtica es la encargada de Mantener en Buen estado y brindar seguridad al sistema de computacin del hotel

rea de Procesos de Apoyo

Divisin de Contabilidad Divisin Financiera Divisin de Compras Divisin de Recursos Humanos Divisin de Mercadeo y Ventas Equipo de Calidad

rea Administrativa

Departamento de Contralora

Departamento de Crditos

Vigilar los gastos del hotel, cuidar los fondos, valores y control general del sistema interno del hotel. Es el encargado de la investigacin del record financiero de los clientes y la autorizacin de los crditos. Se encarga adems de supervisar los cobros a los clientes. Controla las tarjetas de crdito. Es el encargado de programar los pagos a los proveedores, empleados y gobierno.

Es la divisin que se encarga de llevar el registro de las operaciones que se realizan en el hotel y de elaborar los informes o estados financieros del mismo.

Departamento de Pagos Divisin de Costos

Es la encargada de vigilar que los costos del hotel se mantengan dentro de lo establecido.

Divisin de Contabilidad

Departamento de Presupuestos
El presupuesto es un plan de operaciones que establece una estimacin de las cantidades esperadas durante un perodo dado. El presupuesto es necesario para la planificacin de las actividades financieras Adems, ayuda a encontrar las desviaciones y a corregirlas, por lo que ayuda a controlar.

Departamento de Proyectos
Es el departamento encargado de planificar las nuevas actividades del hotel

Es la encargada de realizar la planificacin Financiera del Hotel. Determina la mejor forma de obtener los recursos financieros necesarios para la actividad de la empresa Determina adems la forma de utilizar esos recurso en los proyectos que proporcionen mayor rentabilidad a la empresa

Divisin Financiera

Departamento de Suministros

Departamento de Economato o Bodega

Es el departamento encargado de la custodia y almacenamiento de los suministros comprados por el hotel. Elabora los inventarios de suministros del hotel Es el encargado de surtir los pedidos de las dems unidades de el hotel Lleva el control de las entradas y salidas de materiales

Establece sistemas actualizados de control de proveedores. Lleva estadsticas de consumo. Elabora el presupuesto de compras Determina las polticas de compras, que incluyen precio y calidad del producto a adquirir.

Es el departamento encargado de la obtencin de Materia Prima y Equipo para el hotel y su almacenamiento

Divisin de Compras

Departamento de Reclutamiento y Seleccin

Elaboracin de perfiles de puesto Reclutamiento de aspirantes Aplicacin de Pruebas de seleccin Integracin del personal nuevo a la empresa.

Es la divisin encargada de las gestiones en relacin a la supervisin, direccin y organizacin de personal

Departamento de Capacitacin Departamento de Personal

Es el departamento encargado de aumentar las competencias del personal del hotel

Representa al hotel ante las instancias gubernamentales laborales Disear las polticas laborales de la empresa Evaluacin del desempeo del personal Hacer cumplir el reglamento interno de trabajo Actividades de motivacin

Divisin de Recursos Humanos

Departamento de Promocin y Mercadeo

Departamento de Ventas

Planea la promocin del hotel. Elabora las campaas de comunicacin. Elaboran presupuestos de Promocin. Estudia las tarifas del hotel, aplicando los criterios de Revenue Management. Los ejecutivos de venta son los encargados de visitar los clientes potenciales del hotel y convencerlos de que consuman los servicios Atienden a las personas que desean organizar eventos o reuniones en el hotel Tratan de aumentar la ocupacin al mximo Elaboran los pronsticos de ventas. Son lo encargados de promover las ventas del hotel a travs del telefono.

Es la divisin encargada de la comercializacin de los servicios del hotel.

Departamento Call Center

Divisin de Mercadeo y Ventas

Equipo Coordinador

Crculos de Calidad

Conformado por un representante de la alta gerencia y los mandos medios, con participacin del personal operativo. Disea el sistema de calidad de la empresa Conformado en cada departamento de la empresa Evalan los problemas surgidos en cada departamento y proponen soluciones Encargados del Control de calidad de la empresa Realizan auditoras documentales y de campo

Auditores Internos

Equipo de Calidad