rea: SECTOR PBLICO

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INFORME ESPECIAL Formulacin de los Estados Financieros en el Sector Pblico (Parte II) .......................................................................... PREGUNTAS Y RESPUESTAS ...............................................................................................................................................................................

Formulacin de los Estados Financieros en el Sector Pblico (Parte II)

Es el proceso que resume la historia financiera econmica de la entidad las cuales deben observar en la preparacin y presentacin de informacin financiera con el objeto de mostrar los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas internacionales del Sector Pblico.
8. Elaboracin del Balance de la Comprobacin Es el documento tcnico contable que muestra la evolucin del movimiento mensual y acumulado de las cuentas del mayor a la manera de un listado de saldos. Contiene el movimiento de cada una de las cuentas principales, contiene los saldos deudores y acreedores segn el caso y que servir de base para realizar los ajustes de las partidas no monetarias por efectos de inflacin. Por lo general, se puede obtener reportes en cualquier momento a fin de comprobar su exactitud a travs del SIAF. 9. Cmo se Formula el Balance Constructivo? Se formula mediante una hoja de trabajo contable que contiene tanto los saldos iniciales o saldos referenciales de apertura. Los saldos acumulados de las cuentas de Balance de un perodo anterior, el movimiento anual de los mismas y nuevos saldos obtenidos al final del ejercicio con la finalidad de mostrar los asientos de regularizacin patrimonial y de determinacin de resultados, permitiendo conocer el supervit o dficit al final del perodo. El Balance Constructivo, cuya estructura se muestra en el formato HT-1, es la hoja de trabajo que contiene el movimiento acumulado del libro mayor, para la formulacin de los Estados Financieros, con sus respectivas notas y anexos. Los saldos de las cuentas presupuestarias que muestran la captacin de recursos financieros, as como las cuentas que registran las asignaciones comprometidas y la ejecucin del gasto, deben coincidir con los saldos reflejados en el Estado de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Gastos EP-1. Esta hoja de trabajo constituye el elemento bsico para la elaboracin anual de los Estados Financieros y notas correspondientes. Nos muestra tres partes: la informacin patrimonial o financiera, la informacin presupuestaria y la informacin a travs de cuentas de control. Los Estados Financieros y la Informacin presupuestaria se reporta a la Contadura Pblica de la Nacin, rgano rector del Sistema Contable Gubernamental de la Repblica, es un documento que incluye todos los datos y referencias necesarias para que esta pueda ser utilizada como instrumentos de investigacin y fiscalizacin del Poder Ejecutivo. 10. Documentos y registros bsicos para el Balance Constructivo * * * * * * * Asientos de apertura y/o reapertura. Anlisis de cuenta. Inventario de almacn y bienes de uso. Arqueo de fondos y valores. Conciliaciones bancarias, cuentas corrientes. Conciliaciones bancarias, sub. cuenta Tesoro Pblico. Ajustes y regularizacin patrimonial, se debe considerar errores, omisiones y duplicaciones que permiten obtener el movimiento correcto y saldo de cada una de las cuentas, as como tambin los asientos de regularizacin patrimonial corresponden a la cuenta Hacienda Nacional Adicional por los fondos recibidos, entregados por la entidad para atender gastos de capital durante el ejercicio o reversiones al Tesoro Pblico, as como los traspasos recibidos y entregados de bienes . Dicha regularizacin patrimonial deber efectuarse separadamente tanto por los cargos y abonos, etc. Cuadro de conciliaciones. Traspaso de Tesoro Pblico. Traspaso de documentos. Traspaso de bienes. Remesas de bienes. Remesas regionales. * Traslado de fondos. * Traspaso a instituciones pblicas. * Transferencias corrientes (recibidas y entregadas). * La Columna de ajustes por correccin monetaria, aparte de encontrarse sustentadas por los respectivos asientos. * Notas de contabilidad: ajustes y regularizacin patrimonial, asientos de determinacin de resultados y cierre contable. * Otros, para los estados presupuestarios: tenemos: - Estado de ejecucin mensual del gasto corriente y de capital. - Por el rgano ejecutor. - Estructura programtica. - Clasificador por ingresos y gastos. - Cadena institucional. - Clasificador del gasto. - Clasificador del ingreso. 11. Cmo se elabora el Balance Constructivo? Se elabora al final del cierre de cada ejercicio, como hoja Intermedio para la Formulacin de los Estados Financieros y Presupuestarios, este documento nos muestra referencialmente el asiento de apertura, luego del movimiento acumulado de cada una de las cuentas que figuran en el Balance de comprobacin; as como las rectificaciones, ajustes tcnicos, regularizacin patrimonial, ajustes por inflacin, saldos ajustados y distribucin de los saldos de las diferentes cuentas. Para realizar el Balance Constructivo se debe tener en cuenta lo siguiente: a. Asiento de apertura referencial: se debe mostrar el asiento inicial de apertura en forma referencial. b. Movimiento acumulado: cada una de las cuentas financieras y presupustales que se encuentren reflejados en el mayor al cierre del ejercicio donde debe aparecer el movimiento acumulado de la cuenta 30.

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duplicaciones que permitan obtener el movimiento correcto y saldo real de cada una de las cuentas. e. Saldos. Reflejan el resultado de cada una de las cuentas financieras presupuestales y de orden, luego de efectuar los asientos de ajustes y regularizacin patrimonial. f. Distribucin de saldos: Para la respectiva distribucin se toma cada una de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio; as como las cuentas de ingresos y gastos para el estado de gestin y cuentas presupuestarias, estos saldos a nivel de cuentas divisionarias debern coincidir con las notas y anexos a la informacin financiera: - Balance General. - Estado de Gestin. - Balance Presupuestario.

Transferencias y remesas de Capital, as como el movimiento acumulado de la cuenta 56. Hacienda Nacional Adicional. c. Saldos. Los mismos que se obtienen de la detraccin aritmtica de sumas y restas del movimiento acumulado. d. Columnas de ajustes y regularizacin patrimonial. Para mostrar los ajustes para corregir errores, omisiones y

12. Balance Constructivo al 31 de diciembre de 200... (En Nuevos Soles)

(*) Cd. Cuentas del Mayor 01 Asiento Referenc. de Apertura D H Asiento de apertura inventario inicial 10xx 12xx 19 21xx 33xx 37xx 39xx 54xx 56xx 59xx Importes del asiento de apertura deben ser exactamente iguales a los presentados el ao anterior a la Contadura Pblica. 02 Movimiento Acumulado al 3112-2001 D Sumas del Mayor Debe H Saldos del movimiento acumulado del Mayor Haber 03 Saldos D A 04 Ajuste y Regulariz. Patrimonial D H 05 Nuevos Saldos D H Balance General A P 06 Distribucin de Saldos Estado de Gestin Gastos Ingresos Balance de Presupuesto D H

Asientos de regularizacin patrimonial 30 56 xx xx

Nuevos Soles

02 y 03 igual al balance de comprobacin

Transferencia de capital del ejercicio 59 xx 54 xx Transferencia de resultados solo cuando es supervit. 36 xx 54 xx Transferencia de fondos de capital del ao anterior enviados por el MEF 57 xx 54 xx Capitalizacin, excedente, revaluacin

03 + 04 = 05 Distribucin de saldos a Balance General Estado de Gestin (Resultados)

13. Elaboracin de los Estados Financieros Es un proceso a travs del cual se formulan los Estados Financieros teniendo en consideracin lo siguientes aspectos como: - La verificacin de las operaciones ms importantes, que se hayan ejecutado durante el ejercicio, con la finalidad de contrastar el registro y la documentacin sustentatoria. - Revisin y anlisis de las cuentas. - Anlisis y verificacin de las notas de la contabilidad enviadas por las diferentes reas. - Formulacin del Balance constructivo el mismo que debe conciliar con los respectivos mayores auxiliares, a fin de darle consistencia y racionabilidad. Nota: Del Balance constructivo se desprender la formulacin respectiva de los Estados Financieros dndole una estructura orgnica y adecundolos a los formularios establecidos en la Directiva N. 02-2006-EF/ 93.01, cierre contable aprobado por R.C.N. 002-2006-EF/93.01. 14. Formulacin de los Estados Financieros Comparativos La presentacin de los Estados Financieros Comparativos incrementa la utilidad y
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nos muestran claramente la naturaleza y tendencia de los cambios que afectan a la entidad. Esta forma de presentacin enfatiza el hecho que los Estados Financieros presentados por dos perodos son bastantes significativos que presentan por un solo perodo, por lo tanto para la presentacin comparativa de los Estados Financieros actualizados; en moneda de un mismo poder adquisitivo. Para tal fin se expresarn todas las partidas monetarias y no monetarias de los estados financieros del ao anterior o ao procedente que se multiplica por el factor de reexpresin anual de (1.020 ao 2003), con excepcin del estado de gestin que por disposicin expresa los saldos del ao anterior se mostrarn a valores histricos. Para el caso del estado de cambios en el patrimonio neto los saldos de los aos precedentes 2001 y 2002 se multiplicarn por el factor de ajuste anual 1.020 as como tambin se ajustarn los importes que se revelen al interior de la columna Hacienda Nacional Adicional y Resultados Acumulados. 15. Formulacin de los Estados Presupuestarios Se formula al cierre del ejercicio a travs de los documentos resumen que representan el movimiento presupuestal de

ingresos y salidas, compromisos y ejecucin. La formulacin de los Estados Presupuestarios debern estar adecuados a la clasificacin de ingresos y gastos por fuente de financiamiento categora del gasto grupo genrico y una partida especfica. Los Estados Presupuestarios de Programacin del Presupuesto de Ingreso (PPI) Y Programacin de Presupuestos de Gastos (PP2) deben presentar equilibrio en los conceptos del presupuesto autorizado, inicial, modificaciones, etc. Debe considerar lo siguiente: * EL Marco Legal de Presupuesto debe ser elaborado en base a la Ley Anual de Presupuesto y las normas emitidas por la Direccin Nacional de Presupuesto, inicial, modificaciones, mediante crditos suplementarios, habilitaciones y transferencias de partidas, as como crditos y anulaciones presupuestarias internas, la cual ser conciliado con el rgano rector del Sistema Nacional de Contabilidad, adjuntando fotocopias fedateadas de las normas pertinentes actualizadas. * Los Estados Presupuestarios deben ser elaborados y presentados a nivel de fuentes de financiamiento y en base a los clasificadores de ingresos y gastos, de acuerdo a la normatividad presupuestal emitida por la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico.

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* EL Estado de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Gastos (EPI) deben reflejar netos de anulaciones y reversiones. 16. Programacin del Presupuesto de Ingresos y Gastos (PPI - PP2) Son documentos a travs de los cuales la estimacin de ingresos y gastos presupuestado y modificado que por todo concepto se esperan captar, recaudar u obtener niveles de fuentes de financiamiento. La programacin del presupuesto de ingreso y gastos tiene como objetivo principal, mostrar el monto anual de los recursos financieros con que dispondr el pliego durante el ejercicio fiscal, a fin de ejecutarlos y aplicarlos en gastos corrientes de la inversin y el capital. Los estados presupuestarios PP1 y PP2 debern presentar siempre el principio de equilibrio presupuestario, tanto en el presupuesto inicial como en las modificaciones y el presupuesto final. 17. Balance de ejecucin del presupuesto. EP1 En el Estado Presupuestario consta de lo siguiente: a. La captacin de ingresos reales clasificados en ingresos corrientes, ingresos de capital recursos de financiamiento, obtenidos durante el ejercicio fiscal. b. Forma de haber aplicado los recursos obtenidos clasificndolos en gastos corrientes, gastos de capital y devolucin de crditos obtenidos en el ejercicio. c. Nos muestran el resultado obtenido entre el ingreso y gasto corriente, este parmetro nos servir como referencia para la toma de decisiones. d. Nos muestran tambin el resultado econmico que proviene del resultado de los ingresos menos los gastos corrientes, ms los ingresos menos los gastos de capital. e. Al final del resultado financiero producto de la diferencia entre el resultado econmico menos el movimiento de los ingresos y gastos de capital. 18. Informacin complementaria * Las entidades que ejecuten gastos por las Fuentes de Financiamiento Recursos Ordinarios para los Gobiernos Regionales, deben consignar la siguiente informacin: - En el Estado de Programacin del Presupuesto de Ingresos (PP1), consignar el importe que presenta el Estado de Programacin del Presupuesto de Gastos (PP2) en la misma fuente de financiamiento. - En el Estado de Ejecucin Presupuestaria de Ingresos y Gastos (EP1), mostrar en forma referencial como ingresos, el importe total obtenido en la ejecucin de gastos de la misma fuente de financiamiento. - En los numerales VIII Y IX del Estado de Fuentes Uso de Fondos, anotar el importe correspondiente a Recursos Ordinarios para los Gobiernos Regionales respectivamente. * EL rgano Rector del Sistema Nacional de Contabilidad solicitar informacin adicional que considere necesaria para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica. * Los saldos de las cuentas presupuestarias que muestran la captacin de recursos financieros as como las cuentas que registran las asignaciones comprometidas y la ejecucin de gastos deben coincidir con los saldos reflejados en el estado de ejecucin de ingresos y gastos- EP1. 19. Cierre de Cuentas Al finalizar cada ejercicio fiscal se debe efectuar el cierre de cuentas, situando temporalmente las cuentas en cero, para realizar la apertura nuevamente al inicio del ejercicio las cuentas del activo, pasivo y patrimonio. El proceso de cierre se realiza de la siguiente manera: a. Procedimiento de cierre y apertura de cuentas: Es el proceso mediante el cual se liquidan todos los saldos de las cuentas nominales, se determina la utilidad o prdida del ejercicio econmico y se transfiere el saldo del patrimonio neto, como: - Liquidar una cuenta: consiste en realizar las operaciones necesarias para obtener el saldo final de una cuenta al cierre del ejercicio econmico. - Saldar una cuenta: consiste en colocar un importe que sea la diferencia entre el debe y el haber de una cuenta para equilibrarla y saldarla (saldo final es igual a cero), este importe debe ser utilizado en el siguiente ejercicio econmico para reaperturar la cuenta solo para el caso de cuentas (activos, pasivos y patrimonio). - Cerrar una cuenta: consiste en sumar los dos saldos DEBE y HABER, despus e haber saldado la cuenta y haber sido aprobado por el resultado del ejercicio. - Reapertura de cuentas: consiste en colocar el saldo inicial en el lado contrario utilizada para saldarla. b. Asientos de cierre. - La Cuentas Patrimoniales debern cerrarse en forma recpocra por los saldos del Activo, Pasivo y Patrimonio, Asientos de cierre y al finalizar el ejercicio. - Las cuentas de orden se cerrarn en forma recpocra. - Asientos de cierre al finalizar el ejercicio. - Las cuentas de Presupuesto se cerrarn trasladando los saldos deudores y acreedores.

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c. Asientos para determinar los resultados y cierre. Los asientos para determinar resultados, son los que se formulan de determinar el resultado de la gestin del ejercicio, adicionando a las cuentas de ingresos y gastos los valores ajustados que resulten haber actualizado mensualmente los conceptos de ingresos, gastos y costos, de manera que la clase 3, 4 y 5 deberan cerrarse contablemente a fin de ao conteniendo valores histricos ms valores ajustados contra la cuenta 89. Resultado del ejercicio. Ejemplos: * Cuentas de gestin.
X 70 71 75 76 77 80 x/x INGRESOS TRIBUTARIOS INGRES. NO TRIBUTARIOS TRANSF. CORRIENT. RECIB. INGRES. DIV. DE GESTIN INGRESOS FINANCIEROS RESULT. DE OPERACIN Para el trabado de la cuenta result. de la operac., los saldos de las ctas. divis. que registran gastos y costos del ejercicio. DEBE HABER 1 1 2 1 1 500 000 500 200 100 7 300

* Cuentas de Gestin de Gastos

X 80 60 62 63 65 67 68 68 DEBE HABER 1 1 1 1 3 4 5 150 350 271 500 200 650 500 RESULT. DE OPERACIN 18 621 GASTOS DE OPERACIN CARGAS DE PERSONAL TRANSF. CORRIENT. OTORG. TRIBUTOS GASTOS FINANCIEROS PROVISIONES DEL EJERCICIO COSTOS DE VENTAS

Este asiento contable se realiza cuando el saldo de la cuenta resultado de la operacin es acreedor.
X DEBE HABER 89 RESULT. DEL EJERCICIO 10 000 80 RESULT. DE LA OPERACIN 10 000

Este asiento contable se realiza cuando el saldo de la cuenta resultado de la operacin es acreedor. 20. Cmo se realiza la Informacin Presupuestal? Se realiza para la gestin de las entidades por cuanto determina sus resultados en base al anlisis y medicin de los avances fsicos y financieros obtenidos, comprende el grado de cumplimiento de las metas programadas en base al presupuesto aprobado, compara lo planeado con lo ejecutado respecto al financiamiento y ejecucin del presupuesto, como: * La medicin del grado de eficacia. * La medicin del grado de eficiencia. * Examinar los resultados obtenidos. * Explicar las desviaciones planteadas.
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PREGUNTAS Y RESPUESTAS
co legal del presupuesto deber efectuarse dentro de los 15 das hbiles siguientes del mes vencido. Es importante sealar que los datos que muestra la evaluacin presupuestal deben ser contrastados con los datos que muestran los estados presupuestarios, a fin de conciliar adecuadamente la informacin financiera y presupuestal. La normativa legal del presupuesto debe estar debidamente conciliado entre la entidad y la Contadura Pblica de la Nacin de acuerdo a las cifras desagregadas contenidas en la Ley Anual de Presupuesto, presupuesto inicial y modificaciones presupuestarias constituidas como crditos y anulaciones presupuestarias y deben estar sustentadas con los dispositivos legales vigentes a la conciliacin. 22. Conciliacin de la informacin y las cuentas presupuestales, con el Balance Constructivo. La informacin presupuestal generada debe conciliar con la registrada en libros y formatos auxiliares con las cuentas presupuestales, con las cifras mostradas en el Balance Constructivo, as como con los reportes que genere el rea de presupuesto respecto a la aprobacin, compromiso, ejecucin presupuestal considerando las fuentes de financiamiento, las partidas especficas, as como la categora del gasto e ingreso. 23. Marco legal del Presupuesto Autorizado * Es un reporte que permite visualizar en conjunto el comportamiento del preexpuesto autorizado desde su aprobacin inicial (PIA) hasta su situacin final (PIM), luego de realizar las modificaciones necesarias durante el ejercicio (crditos suplementarios, etc.). * Esta informacin constituye un elemento de utilidad para la gestin de la entidad que nos muestra las variaciones ocurridas en las partidas autorizadas inicialmente, su incidencia en la autorizacin del gasto y grado de relacin entre los objetivos y metas.

21. Conciliacin del marco legal del Presupuesto Deben tener como finalidad evaluar el marco presupuestal a fin de determinar su consistencia y legalidad del presupuesto aprobado. - La informacin presupuestal para la conciliacin debe estar desagregada por programas, fuentes de financiamiento y grupos genricos. - Verificacin y contratacin que realiza la Contadura Pblica con respecto a la aprobacin, y ejecucin del presupuesto autorizado. - Las entidades del sector pblico debern conciliar con la Contadura Pblica de la Nacin semestralmente, el mar-

CONCILIACIN DEL MARCO LEGAL DE PRESUPUESTO Presupuesto Inicial Presupuesto Institucional Aprobado (PIA) Aprobado. - Resolucin Municipal - Resolucin Presidencial - Resolucin Directorial (PIA) Incorporacin de Saldos de Balance Mayor captacin de Recursos Transferencias entre partidas genricas y especficas excepto remuneraciones

Modificaciones Crditos suplementarios, Transferencias de Partidas, devoluciones y crditos MEF Marco Legal del Presupuesto Presupuesto original Modificacin Presupuestal Transferencias de Partidas Presupuesto Institucional Modificado

Resolucin (PIM) Resolucin (PIM) Resolucin (PIM)

Ficha Tcnica
Autor Ttulo Fuente : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil : Formulacin de los Estados Financieros en el Sector Pblico (Parte II) : Actualidad Empresarial, N. 145 - Segunda Quincena de Octubre 2007

MEF: Resoluciones MEF: Directivas Normativas Legales

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