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Carrera:

Administracin de empresas tursticas

Cuatrimestre: Cuarto

Programa de la asignatura:

Contabilidad Administrativa

Clave:
110920415/ 120920415

Unidad 1. Manejo de cuentas de activo circulante Presentacin de la unidad


Una de las funciones del Administrador de Empresas Tursticas es interpretar de forma adecuada el manejo de las cuentas que conforman el grupo de activos circulante, es decir, las principales cuentas de operaciones en una empresa. Este conocimiento es la base para manejar el estado financiero denominado Balance general; estado que se integra por activos circulantes. El activo circulante est compuesto de las primeras partidas que contempla el balance general por su rpida realizacin en efectivo y se clasifican con base en su disponibilidad iniciando por caja, bancos, cuentas por cobrar e inventario. A partir del reconocimiento conceptual y procedimental de los elementos anteriores, el estudiante aplicar el registro de las operaciones de cada una de las cuentas que conforman el grupo de activo circulante y valorar su importancia en el balance general. En esta unidad se desarrollarn los temas de caja, bancos, cuentas por cobrar e inventarios, los cuales son el primer grupo de cuentas del activo circulante que se encuentra integrado dentro del balance general. Al finalizar la unidad, el estudiante habr logrado analizar las operaciones que en forma cotidiana realiza la empresa, los elementos de las cuentas de activo circulante segn su operacin y la tcnica contable en estados financieros. Con estos elementos ser competente en la aplicacin de la tcnica contable, el manejo de cuentas especiales, para la elaboracin y la presentacin de estados financieros confiables, por medio de la identificacin de las cuentas de activo circulante, fijo y diferido. Adelante! Comencemos el estudio de la unidad.

Propsitos
Identificar las operaciones que en forma cotidiana realiza la empresa, para verificar la capacidad de pago y las caractersticas de las cuentas de activo circulante. Analizar los elementos de las cuentas de activo circulante segn su operacin. Aplicar la tcnica contable en un caso prctico mediante el estudio de los estados financieros.

Competencia especfica
Analizar las caractersticas de las cuentas de activo circulante, fijo y diferido para verificar sus saldos reales y confiables, mediante la identificacin de la tcnica contable adecuada para cada caso.

1.1. Caja
En cualquier empresa existe un orden para las cosas y un orden para las personas, pero tambin uno para el manejo de dinero. El flujo de Caja, llamado tambin flujo de efectivo, presupuesto de caja o cash flow, es un clculo del volumen de ingresos y de gastos, que ocurrirn en una empresa durante un perodo, lo que permite saber si sobra o falta dinero en determinado momento. Si falta se busca dnde conseguirlo (bancos, cooperativas de crdito, crdito de proveedores, prstamos de amigos o familiares). Lara (2002, p.15), define caja como la representacin del dinero en efectivo, como por ejemplo, los billetes, monedas, cheques y pagars de tarjetas de crdito (Boucher) recibidos, giros bancarios, y telegrficos. El concepto de caja implica movimiento de entradas y salidas de efectivo que origina el negocio; por ejemplo: Se recibi del Sr. Jorge la cantidad de $50,000.00 proveniente de la venta de mercanca. A la Seorita Pilar se le pago $10,000.00 en efectivo por concepto de la renta. Este movimiento nos indica una entrada de efectivo.

Este movimiento es una salida de efectivo.

1.1.1. Registro de Operaciones


En el manejo de las operaciones de las partidas que integran el activo circulante, es necesario identificar con claridad los cargos y abonos, aumentos y disminuciones, as como el debe y haber. Reglas o principios:
Toda cuenta del activo debe empezar con un cargo, es decir, con una anotacin en el debe. Toda cuenta del pasivo debe comenzar con un abono, es decir, con una anotacin en el haber. La cuenta del capital debe empezar con un abono, es decir, con una anotacin en el haber.

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Como las cuentas del activo empiezan con un cargo, es natural que para aumentar su saldo se deba cargar. En cambio, para disminuir su saldo se deben abonar. Principios que deben observarse:

Reglas del cargo y del abono:

Se debe cargar:
Cuando aumenta el activo Cuando disminuye el pasivo Cuando disminuye el capital

Se debe abonar:
Cuando disminuye el activo Cuando aumenta el pasivo Cuando aumenta el capital

Conclusiones de las reglas del cargo y del abono:

a) La cuenta del activo empiezan con un cargo, aumentan cargndolas, disminuyen


abonndolas y su saldo es deudor.

b) Las cuentas del pasivo empiezan con un abono, aumentan abonndolas, disminuyen
cargndolas y su saldo es acreedor. c) La cuenta del capital empieza con un abono, aumenta abonndola, disminuye cargndola, y por lo general, su saldo es acreedor. d) Las cuantas del capital o de resultados, gastos de venta y gastos de administracin, siempre se cargan, por ello su saldo es deudor. e) Las cuentas del capital o de resultados, gastos y productos financieros y otros gastos y productos, se pueden cargar o abonar, y por tanto, su saldo puede ser deudor o acreedor. Forma en que se debe proceder para registrar las operaciones: Para registrar las operaciones se deben analizar, es decir, determinar la variacin que sufren las cuentas afectadas. Despus, se deben aplicar las reglas del cargo y del abono. Para realizar un registro de operaciones de las cuentas de un activo, es necesario iniciar con un cargo, es decir, en el debe. El debe representa un incremento en tus cuentas mientras que cuando existe un movimiento contable en el abono, es decir, en el haber representa una disminucin de los activos. DEBE CARGO INCREMENTO HABER ABONO DISMINUYE

Las operaciones bsicas del manejo de activo circulante son dos: 1. Operaciones de caja. Originan los ingresos o los egresos de dinero efectivo; por ejemplo, las ventas y compras al contado, los abonos recibidos de clientes, los abonos a proveedores, los pagos por sueldos, rentas, luz, entre lo ms destacado. 2. Operaciones de diario. Promueven movimientos de dinero de efectivo, tales como ventas y compras a crdito, ventas y compras garantizadas con documentos, para ser ms especficos. Ejemplo un registro contable: La empresa vende mercanca por $ 100,000.00, de los cuales pagaron $ 50,000.00 en efectivo y por el resto firmaron un documento.
INVENTARIOS $100,000 CAJA $50,000 CUENTAS X COBRAR $50,000

Como se puede apreciar, el importe que se encuentra en inventarios est en el haber por lo que presenta una disminucin (abono) por la venta que se realiza de la mercanca. En tanto, el importe de caja la encontramos en el debe, por lo que nos indica un incremento (cargo), ya que estamos recibiendo el 50% de la venta de la mercanca. Las cuentas por cobrar que tienen un debe, derivado del documento que nos firmaron por el 50% muestra un incremento (cargo). El ejemplo anterior, demuestra los movimientos del registro de operaciones en cada una de las cuentas del activo circulante.

1.1.2. Arqueo de caja y ajustes


El ajuste a la cuenta de Caja es el saldo de la misma, que expresa la existencia efectiva. Sin embargo, al terminar el ejercicio es necesario comprobar si en realidad dicho saldo corresponde al nmero que materialmente existe en la caja, de ah la necesidad de practicar una operacin que recibe el nombre de arqueo de caja, que es el recuento material del dinero en efectivo. Al terminar las operaciones de la empresa se pueden detectar los siguientes casos: 1. Que el valor del arqueo de caja coincida con el saldo de la cuenta de caja. Aqu no es necesario realizar ajustes, ya que los saldos son iguales. 2. Que el valor del arqueo de caja sea menor al saldo de caja es un faltante, lo cual puede tener origen en: Operaciones no reportadas por el cajero. El valor faltante de las operaciones no reportadas se abona a la cuenta de caja y se carga a las cuentas que procedan en cada caso Cantidades dispuestas por el cajero o pagadas de ms. Se abona a la cuenta de caja y se carga a la cuenta personal del cajero para asentar la obligacin que tiene de pagar dicho faltante

En otras palabras, el Arqueo de caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido, y por tanto, el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja, dinero efectivo, cheques o vales. Tambin se utiliza para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente. Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero, los auditores o ejecutivos asignados; para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Ejemplo: Un joven de 25 aos, recin egresado de la carrera de Administracin de Empresas Tursticas, se convierte en responsable de las entradas y las salidas del efectivo que tiene la empresa que lo emple. El supervisor, jefe inmediato del joven, le dice que va a realizar un arqueo y l se queda sorprendido. El supervisor le explica que un arqueo de caja consiste en realizar un recuento fsico del dinero en efectivo que tiene en ese momento, que es necesario cotejar las entradas del dinero en efectivo contra las salidas. La diferencia que resulte, es lo que debe tener en la caja. Lo anterior es un ejemplo simple de la aplicacin del trmino arqueo de caja.

1.1.3. Fondo Fijo de Caja


El fondo fijo de caja se refiere al importe de dinero en efectivo que una empresa dispone para un uso especfico; por ejemplo, el pago de gastos menores o de urgencias. Por lo general, en las empresas se asigna a una persona que se responsabiliza del manejo y la custodia del mismo. El fondo fijo se inicia cuando al responsable le entregan una cantidad especfica en dinero que al transcurrir el tiempo, y por las necesidades de la empresa, posiblemente debe ser ampliado, reducido o cancelado. Segn las necesidades de una empresa, se designa un fondo fijo de caja. Este fondo puede ampliarse segn la dimensin de sus operaciones, que estar a cargo de una persona responsable de cada rea y departamentos de Administracin, Ventas y Produccin. Ejemplo: La seorita Blanca es asistente del Director General del hotel. El Director, por las funciones que desempea constantemente sale de viaje y tiene que efectuar gastos. Para evitar contratiempos en los movimientos contables del efectivo, el Sr. Gerente designa a la seorita Blanca como responsable del fondo de caja chica por un monto que cubra y justifique las necesidades de sus viajes; gastos de gasolina, transporte de taxi, pago de estacionamiento, gastos de pasaje de autobs, entre otros. Aqu radica la importancia de designar a un responsable para el manejo de un fondo de caja chica.

Actividad 1. Activo circulante


Para esta primera actividad tendrs que analizar un caso en donde identificaras los movimientos del fondo de caja chica y comprenders cmo se calcula un saldo real; para ello realiza lo siguiente: 1. Descarga y analiza el Estudio de caso 1 Hotel el mirador 2. Identifica en qu momento aumenta y disminuye el saldo del fondo fijo de caja. 3. Calcula el saldo real de efectivo del fondo fijo de caja. 4. Elabora un informe con los resultados que obtuviste en el registro de operaciones.

5. Guarda tu documento con el nombre COA_U1_A1_XXYZ y envala a tu Facilitador(a) mediante la seccin de tareas para que te retroalimente.

1.2. Bancos
La cuenta de bancos es otra cuenta contable que tiene un funcionamiento parecido a la cuenta de caja, su diferencia radica en que el dinero de la empresa en una cuenta de bancos representa cuentas de ahorro, inversiones, certificados de depsito, remesas y documentos mercantiles. Las cuentas de bancos son cuentas que siempre van en el activo y cuyo saldo ser positivo, pero nunca negativo. El concepto de banco permite a la empresa controlar en una forma segura sus entradas y salidas del efectivo derivado de las operaciones de la empresa, normalmente en un mes donde la institucin financiera le genera un estado de cuenta bancario. El que una empresa tenga cuenta bancaria le sirve como comprobante de ingresos para cualquier trmite de financiamiento ante alguna institucin bancaria.

1.2.1. Transacciones electrnicas


La concentracin bancaria es una forma de acelerar el flujo de efectivo de una organizacin estableciendo centros estratgicos de cobranza. El propsito es acortar el periodo entre el momento en que los clientes ponen en el correo los pagos, y aquel en que la organizacin puede utilizarlos. A los clientes, en un rea geogrfica determinada, se les pide remitir sus pagos a un centro que rene los cobros de esa rea. Ante los efectos de la globalizacin, muchas empresas han extendido sus relaciones comerciales en otras regiones, lo que imposibilita que sus clientes y sus proveedores puedan acudir fsicamente al corporativo para sus respectivos cobros (clientes) y pagos (proveedores). Adems, existe otro factor que favorece el uso de las transacciones electrnicas; la inseguridad. Muchas empresas no manejen efectivo en forma fsica por el riesgo de robo que representa, evitan recibir y entregar efectivo en su oficina, stas prefieren realizar sus movimientos de efectivo bancario mediante transacciones electrnicas. En la actualidad, cada uno puede efectuar su transaccin electrnica desde cualquier regin del pas o del mundo, lo que facilita que los ciclos de efectivo se realicen de manera gil.

1.2.2. Auxiliares
El auxiliar de bancos tambin conocido como conciliacin bancaria, es un documento que le permite al estudiante localizar los ingresos y los egresos que efecta la empresa en estado contable comparado con los movimientos que refleja el estado de cuenta bancaria.

La conciliacin bancaria es de utilidad al estudiante para cotejar el saldo proporcionado por la institucin con los saldos contables de la empresa, y este documento te permite detectar los errores. En el siguiente ejemplo se explica la aplicacin del auxiliar de bancos: El hotel El Rey que se encuentra en Mxico, D.F., le paga con cheque a su proveedor de vinos y licores que se encuentra en la ciudad de Tijuana el da 25 del mes en curso. El administrador del hotel contablemente le da salida al documento; sin embargo, su proveedor por la distancia entre una ciudad y otra, no efecta el cobro del documento. Por lo tanto, el banco en el estado de cuenta del hotel no ha efectuado la operacin. Lo anterior es un ejemplo que muestra por qu pueden existir diferencias en las conciliaciones bancarias.

1.2.3. Conciliaciones y ajustes de estados de cuenta


La conciliacin bancaria no es un estado financiero bsico, sino un reporte que se presenta en forma mensual y que se guarda en los archivos permanentes de la compaa. Conciliar es componer y ajustar los nimos de quienes estaban opuestos entre s. Al hablar de conciliacin bancaria se hace referencia a componer y ajustar las cuentas bancarias de la empresa, es decir, cotejar que las cuentas que hay en el banco sean las mismas que las que estn registradas. Existen tres razones por las que el saldo del banco no concuerda con la que aparece en los libros de una compaa o empresa:

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Depsitos en transito Cheques pendientes de cobro Errores del banco

Por el contrario, hay cinco razones fundamentales por las que el saldo que aparece en los libros no concuerda con el saldo que aparece en los bancos.

Cargos por servicios bancarios Errores en los libros Depsito de cheques sin fondos

Pago de documentos

Cobro de documentos

Una vez recibido el estado de cuenta bancario, se procede a preparar una conciliacin bancaria, se hace para determinar la razn de cualquier diferencia entre el saldo que aparece en los libros y el que muestra el estado del banco. Existen tres formas de conciliar los saldos del banco y el de los registros contables (libros).

2. Con base en el saldo de cuenta se llega al saldo en libros. 1. A partir del saldo de los registros contables de la empresa se llega al saldo del estado de cuenta. En el procedimiento conciliar el saldo en bancos:

3. Por conciliacin cuadrada, en la que se parte de ambos saldos para llegar a un saldo conciliado.

1. Se anota el saldo que aparece en el estado de cuanta del banco con los comprobantes de depsito, se verifica si los depsitos realizados por la compaa concuerdan con los depsitos que aparecen en el estado del banco. 2. Se identifican en orden numrico los cheques girados que hayan sido pagados por el banco de acuerdo al estado de cuenta, despus de completar los puntos 2 y 3 del esquema anterior, se revisa si existe algn error.

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El procedimiento para conciliar saldo en libros es el siguiente: 1. Anotar el saldo tal como aparece en los libros de la empresa, se revisa si existen algunos cobros de documentos e intereses realizados por el banco. 2. Se verifica si se han efectuado deducciones por: a) Cargos por servicios bancarios b) Cargos por cobro de documentos c) Pagos de documentos e intereses d) Depsitos de cheques Sin Fondos recibidos de clientes 3. Elaborar una relacin desde todas las deducciones, con importes y se restan del subtotal anterior. Una vez hecha la conciliacin bancaria, cuando se hacen deducciones o adicciones al saldo, debe hacerse un asiento para registrarlo en libros. Despus de anotar el ajuste en el Libro Diario y pasarlo al Libro Mayor, la cuenta de bancos presentar el saldo conciliado que es el saldo correcto. La suma del total de adiciones en la seccin del estado en que se concilia el saldo en libros, se presenta como un cargo a la a cuenta bancos.

Libro Diario Es aquel en el cual se registran por orden progresivo de fechas cada una de las operaciones que se van efectuando.

Libro Mayor Es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y del capital contable.

La suma total de deducciones en la seccin del estado en que se concilia el saldo en libros se acredita a esta cuenta.

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1.3 Cuentas por Cobrar


Las cuentas por cobrar aparecen en el activo circulante por su fcil conversin en dinero efectivo. Esta cuenta es de fcil recuperacin debido a que en las empresas del sector tursticos sus plazos para recuperar su cartera de clientes son relativamente cortos. Estn constituidas por crditos que otorga la empresa prestadora de servicios a sus clientes, razn por la cual les es favorable. Los crditos provienen de las ventas, prestacin de servicios y dems operaciones normales. Las cuentas por cobrar solamente se incluyen en el activo circulante cuando se espera convertirlas en dinero durante el ciclo operativo o en un plazo inferior a un ao. La utilizacin de las cuentas cobrar es importante porque permite controlar a toda la clientela activa que se tiene dentro de la empresa y as evitar morosidad en sus pagos, es decir, que no presenten atraso alguno para que sta tenga efectivo. Es muy importante que se tenga una cartera de clientes que respeten las polticas de la empresa, y en caso de que exista morosidad en los pagos, el departamento de cartera ejerza sus funciones para requerir los crditos vencidos a los clientes que no pagaron en su oportunidad.

1.3.1 Caractersticas de las cuentas por Cobrar


Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en: Cuentas por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios: Este grupo de cuentas por cobrar est formado por aquellas cuyo origen es la venta a crdito de bienes o servicios y que, generalmente estn respaldadas por la aceptacin de una "factura" por parte del cliente. Cuentas por cobrar no provenientes de ventas a crdito: Como el ttulo indica, se refiere a derechos por cobrar que la empresa posee originados por transacciones diferentes a ventas de bienes y servicios a crdito. Este tipo de cuentas por cobrar debern aparecer clasificadas en el balance general en el grupo de activo circulante, siempre que se espere que van a ser cobradas dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, como se ha comentado, generalmente es de doce meses.

De acuerdo con la naturaleza de la transaccin que las origina, las cuentas por cobrar no provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden ser clasificadas a su vez en distintos grupos:

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Cuentas por cobrar que representen derechos por cobrar en efectivo.

Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes diferentes a efectivo.
Cuentas por cobrar no provenientes de ventas que se cobrarn en efectivo. Estas cuentas por cobrar se refieren a derechos que sern cobrados en efectivo.

El origen de estas cuentas por cobrar es muy variado. Entre ellas, podramos citar las siguientes: Cuentas por cobrar a trabajadores, se presenta cuando algn trabajador solicita un prstamo a la empresa y el trabajador le endosa un documento a la empresa. Intereses por cobrar, proviene del caso mencionado anteriormente. Alquileres por cobrar, cuando la empresa tiene en renta un inmueble de su propiedad y la renta no ha sido cobrada. Reclamaciones por cobrar a compaas de seguros, cuando mediante algn seguro a favor de la empresa que previamente sufri algn siniestro y la compaa aseguradora no ha pagado a la empresa. Reclamaciones por cobrar a proveedores, cuando la empresa devuelve productos por mala calidad y el proveedor no ha reintegrado el dinero que ampara la devolucin. Reclamaciones judiciales por cobrar, cuando la empresa mediante algn juicio y cuyo veredicto fue a su favor y esta fianza no ha sido liquidado por la afianzadora. Depsitos en garanta de cumplimiento de contratos, es muy comn cuando se contrata el servicio de la luz. Cuentas por cobrar a los accionistas, en ocasiones la empresa efecta prstamos a los accionistas. Dividendos por cobrar sobre inversiones, cuando la empresa tiene invertido acciones en otra subsidiara y esta le genera dividendos. Anticipos a contratistas. Es muy importante conocer la clasificacin de las cuentas por cobrar, ya que muchas empresas tursticas emplean una reserva para cubrir aquellas que no se pueden recuperar por el tiempo que tienen de vencimiento, lo que ocasiona un gran problema de falta de efectivo.

1.3.2. Intereses
En ciertos casos las cuentas por cobrar generan a las empresas un ingreso adicional que proviene del inters derivado de la morosidad que presentan algunos clientes, siempre y cuando no respeten las polticas de pago establecidos por las empresas del sector turstico. En otras situaciones, provienen de una inversin que tiene la empresa en alguna institucin bancaria.

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El inters es de utilidad para la empresa, ya que le genera un ingreso proveniente de algn instrumento financiero. Los intereses ayudan a generar un ingreso extra a la institucin, lo que representa que tienen excedentes de efectivo. Lo que se busca, es que este excedente le d un beneficio adicional a la empresa va intereses.

1.3.3 Descuento de documentos en cuenta complementaria de activos


El descuento sobre compras es el importe de las disminuciones en porcentajes (%) que conceden los proveedores por pronto pago, los cuales se clasifican en descuentos comerciales y descuentos por pronto pago. a.- El descuento comercial. Estos documentos los conceden empresarios industriales, comerciales y distribuidores, y se emplean para sealar los precios de venta en catlogo o listas de precios Ejemplo: En la compra de mercancas por $ 6 000 se establece un descuento comercial de 10% sobre el precio de catlogo. Precio de catlogo - (menos) 10% de descuento comercial Costo de adquisicin o precio de compra $ 6 000 600 $ 5 400

b.- Descuentos por pronto pago. Estos documentos los conceden los proveedores como un estmulo al pago anticipado de las facturas de compra. Con frecuencia se establece de la manera siguiente: 1/15; N/30, lo cual significa que si se paga en los primeros 15 das, se obtendr un descuento de 1%; en caso de no pagar en esa fecha, se liquidar el importe total de la factura a 30 das. Ejemplo: Compra de mercanca a crdito por $ 6 000 bajo las siguientes condiciones: 5/30: N/60, es decir, si se paga en un plazo de 30 das habr un descuento de 5%; en caso de no pagar en esa fecha se debe pagar el precio bruto a los 60 das. Descuento: $ 6 000 x 5% = $ 300 Precio segn factura - Descuento del 5% Precio neto

$ 6 000 $ 300 $ 5 700

Estudiar y comprender lo anterior, le permitir al estudiante reconocer qu tan atractivo son los descuentos que se aplican segn las condiciones que establezcan los proveedores.

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1.3.4 Estimacin de cuentas incobrables


Una cuenta incobrable es cuando la empresa ya ha empleado todos los recursos necesarios para su recuperacin y no ha sido posible cobrarla. En trminos contables y financieros, las cuentas incobrables, debern ser tratadas como un gasto lo que producir un doble efecto: o o Disminuye el valor del Activo, con la consecuente disminucin del capital o patrimonio. Aumenta los Gastos, representado en el Gasto por Cuentas Incobrables, con la consecuente disminucin de la Utilidad.

Las cuentas incobrables no son de ningn beneficio para la empresa, ya que ocasiona gastos innecesarios, como se menciona a continuacin: Disminuye el valor del Activo (en este caso, las cuentas por cobrar) y consecuentemente el valor del capital. Disminuye la utilidad o ganancia del respectivo perodo en que estas cuentas se declaran como incobrables, por el aumento del gasto.

Para el clculo de los saldos estimados como incobrable para las cuentas por cobrar, la teora contable ha establecido diferentes mtodos que tratan de estimar dicho monto y que son los siguientes: o o o o Un porcentaje sobre los saldos de las cuentas por cobrar Un porcentaje sobre los totales de un anlisis de antigedad de saldo Calcular un porcentaje sobre las ventas a crdito Calcular una provisin por partidas especficas y un porcentaje general adicional

En resumen, un administrador de empresas tursticas necesita estudiar las cuentas incobrables, pues a stas hacen que la empresa disminuya sus recursos financieros y por consiguiente baje su rentabilidad en el estado de resultados.

1.4. Inventarios
El inventario es la existencia de las mercancas que tiene en el almacn, estos se puedan clasificar como inventario inicial y final. El inventario inicial es con lo que inicia la actividad operativa en un periodo determinado, normalmente el periodo es de un mes. El inventario final es el cierre de operaciones.

Dentro del sector turstico, estos pueden ser lo relacionado a vinos y licores, bebidas, materia prima que se utiliza para el proceso de alimentos, inventario relacionado al mantenimiento de la empresa, inventario con los productos de limpieza, inventario de ropa interior de las habitaciones. 15

El control de inventarios le es til al estudiante para conocer la existencia real de lo que se cuenta y de esta manera poder detectar faltantes y al mismo tiempo tener abastecimiento oportuno en las reas que as lo requiera, como pueden ser: el rea de cocina, bar, limpieza y mantenimiento.

1.4.1 Concepto, caractersticas e importancia


La caracterstica principal de los inventarios se relaciona segn el tipo de actividad al que se dedique, para el caso de la carrera de administracin de empresas tursticas, la caracterstica especfica de los inventarios se refieren segn al rea a la cual son utilizados, tales como:
Es todo el inventario utilizado para el proceso de los alimentos, mantelera, refractarios y accesorios. Restaurant Bar Vinos y licores, mantelera, y accesorios.

Toda la herramienta necesaria que se utiliza para dar mantenimiento al inmueble, tales como taladros, herramientas, llaves.

Mantenimiento

Limpieza

Inventario de lquidos para limpieza, papel sanitario, toallas, sabanas, shampoo, sabanas y cobijas.

Es necesario conocer la existencia del inventario en cada rea, para evitar contratiempos con los suministros y ofrecer un buen servicio. Ejemplo del registro de inventarios: Se comienzan operaciones con $ 100 000 en inventarios que incluyen vasos, refrescos, vinos y licores, mantelera, productos de limpieza, todo se compra en efectivo.

INVENTARIOS $100,000

CAJA $100,000

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1.4.2 PEPS
Este tipo de procedimiento de registro de inventarios denominado Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), es una metodologa de evaluacin de inventarios que supone que los primeros productos o mercancas que entrarn al almacn, sern los primeros en salir evitando caducidad de productos porque provocara prdidas para la empresa. Ejemplo del clculo que se realiza en este mtodo: El 02 de Diciembre de 2001 haba en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.00. El 03 de Diciembre compra 500 unidades a un costo unitario de $12.00 El 04 de Diciembre vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.00 El 15 de Diciembre compra 600 unidades a un costo unitario de $15.00 El 28 de Diciembre compra 500 unidades a un costo unitario de $18.00 El 31 de Diciembre vende 1.200 unidades a un precio unitario de $22.00 Solucin: La informacin anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera: Entradas Salidas Concepto Q VU VT Q VU Saldo inicial Compras 500 $12 $6.000 Venta 1.000 $10 100 $12 15-12 Compras 600 $15 9.000 28-12 Compras 500 $18 9.000 31-12 Ventas 400 $12 600 $15 200 $18 Fecha 02-12 03-12 04-12 Saldo Q VU VT 1.000 $10 $10.000 500 $12 6.000 $12 $15 $18 4.800 9.000 9.000

VT

$10.000 1.200 400 600 500 4.800 9.000 3.600 300

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5.400

El procedimiento es el siguiente: Se coloca el saldo inicial que es de 1.000 unidades a $10.00 cada una. El 3 de Diciembre se efecta una compra de 500 unidades a $12.00 cada una. Esta informacin se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de Diciembre se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las primeras que entraron son las del inventario, que fueron 1.000 unidades a $10.00 cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 100 unidades de las compradas el 3 de Diciembre, a un costo de $12.00 cada una, completndose el total de unidades vendidas y quedando 400 unidades valorizadas al ltimo costo, que es de $12.00. Esta accin se repite cada vez que hay una venta.

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Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de $18.00 para un total de $5.400.00. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del perodo, las cuales ascendieron a $ 28.600.00 Ntese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la situacin anterior de la nueva. Al utilizar este mtodo de valuacin de inventarios, se da un efecto sobre los resultados financieros de la empresa, tanto por el monto del costo de las ventas como por el valor del inventario final. Al sacar las unidades que se compraron primero, significa que en el inventario final quedan las ltimas unidades compradas, y estas unidades por lo general se adquirieron a un mayor costo. Ahora el costo de venta al ser determinado sacando las primeras unidades compradas, que por lo general fueron ms econmicas, se tiene un costo de venta relativamente ms bajo, lo que significa que tendr menor efecto sobre la utilidad, resultando como consecuencia que esta sea ms elevada que si se utilizaran otros mtodos de valuacin de inventarios. Este mtodo hace que la utilidad sea menor y que el Balance general se sobrevalore un poco al contener un inventario final de mercancas un tanto ms costoso. Igualmente se afecta el Estado de resultados, en la medida en que se incorpora un menor costo de venta producto de costear con las primeras unidades de materias primas compradas.

Balance general, tambin conocido como estado de situacin financiera, es un documento que muestra la situacin financiera de una empresa a una fecha determinada

Estado de resultados es un documento financiero que muestra la utilidad de la empresa obtenida en una fecha determinada.

1.4.3. UEPS
Este procedimiento de Ultimas Entradas y Primeras Salidas lo que hace es dar salida a los productos que se compraron ltimamente, con la finalidad de que el inventario final queden los productos que se compraron primero. Este procedimiento es muy necesario cuando el precio de los productos se incrementan en forma constante, normalmente ocurre en pases donde las tendencias inflacionarias son alcistas. A manera de que se pueda entender este procedimiento se detallara con el siguiente ejemplo: el responsable del almacn del Hotel El Encanto compro 10 cajas de torres 10 un precio de $600.00 en el mes de enero del 2011 y para el mes de septiembre del 2011 compra otras 8 cajas de torres 10 a un precio de $ 750.00, tomando en cuenta este procedimiento se sacaran a la venta las ltimas que entraron. 18

En conclusin podemos decir que por las pocas inflacionarias como actualmente sucede en nuestro pas se da salida aquellos productos que han sido comprados recientemente por ser productos adquiridos a un precio elevado y son los primeros en salir. Ejemplo de este mtodo: El 02 de enero de 2001 haba en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.00 El 03 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.00 El 04 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.00 El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.00 El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.00 El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.00 Solucin: La informacin anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera: Entradas Salidas Fecha Concepto Q VU VT Q VU 02-01 Saldo inicial 03-01 Compras 500 $12 $6.000 04-01 Venta 500 $12 600 10 15-01 Compras 600 15 9.000 28-01 Compras 500 18 9.000 31-01 Ventas 500 18 600 15 100 10 Saldo Q VU VT 1.000 $10 $10.000 500 12 6.000 10 15 18 4.000 9.000 9.000

VT

$6.000 6.000 400 600 500 9.000 9.000 1.000 300

10

3.000

El procedimiento es el siguiente: Se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.00 cada una. El 3 de enero se efecta una compra de 500 unidades a $12.00 cada una. Esta informacin se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las ltimas que entraron son las de la primera compra el 3 de enero, que fueron 500 unidades a $12.oo cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 600 unidades que estn en el inventario inicial, a un costo de $10.00 cada una, completndose el total de unidades vendidas, quedando 400 unidades valorizadas al primer costo, que es de $10.00. Esta accin se repite cada vez que hay una venta. Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de $10.00 para un total de $3.000.00. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del perodo, las cuales ascendieron a $28.600.00. Ntese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la situacin anterior de la nueva. 19

Financieramente la utilizacin de este mtodo, implica un mayor valor del costo de venta debido a que es determinado con base a las ltimas unidades adquiridas que por lo general son ms costosas; igualmente al costera con base a las ultimas unidades compradas, significa que en el inventario final quedan las primeras unidades que en la mayora de los casos son ms econmicas, lo que conlleva a que sea de un menor valor.

1.4.4 Costo promedio


Es un mtodo que nos permite poder determinar el costo promedio de los inventarios, tanto los primero que entraron, con los existentes. Para poder determinar el mtodo de costo promedio, se tiene que hacer lo siguiente: Primero, se agregan los valores existentes en el inventario con los valores de las compras ms recientes. Posteriormente, se divide entre el nmero de unidades que existente en el inventario incluyendo por un lado los inicialmente existentes, como los de la nueva compra. Ejemplo: El 02 de febrero de 2001 haba en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.00. El 03 de febrero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.00 El 04 de febrero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.00 El 15 de febrero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.00 El 28 de febrero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.00 El 31 de febrero vende 1.200 unidades a un precio unitario de $22.00
Fecha 02-02 03-02 04-02 15-02 28-02 31-02 Concepto Saldo inicial Compras Venta Compras Compras Ventas U Entradas Ing.Tot P U Salidas Ing.Tot P U 1.000 1.500 400 1.000 1.500 300 Saldo Ing.Tot P $10.00 $10,000 $10.67 $10.67 $13.26 $14.84 $14.84 $16,000 $ 4,263 $13,263 $22,263 $ 4,455

500 600 500

12 15 18

6,000 1,100 9,000 9,000 1,200 $14.84 17,808 $10.67 $11,737

Actividad 2. Elementos del activo circulante


En esta actividad tendrs que analizar la informacin que te presentamos para que puedas determinarlos saldos correctos, mediante la identificacin de las tcnicas contables vistas hasta ahora. Para ello: 1. Descarga y analiza el estudio de caso 2. 2. Desarrolla el registro de operaciones del esquema de mayor anterior. 20

3. Menciona los elementos del activo circulante en el mismo documento a modo de conclusin. 4. Guarda tu documento con el nombre COA_U1_A1_XXYZ y envalo a tu Facilitador(a) mediante la seccin de tareas.

Autoevaluacin
A continuacin te pedimos realizar un ejercicio que te permitir medir el avance de tus conocimientos adquiridos en esta primera unidad. Para ello ingresa a la herramienta de Autoevaluacin, dentro del aula virtual, y contesta las preguntas que ah aparecen.

Evidencia de aprendizaje. Tcnicas de operacin de activo circulante


Para finalizar las actividades de la Unidad 1, y como parte de tus Evidencias de aprendizaje, realiza lo siguiente: 1. Descarga y analiza el documento Tcnicas de operacin de activo circulante 2. Realiza y registra lo que se solicita dentro del documento. 3. Incluye tus conclusiones al final del documento. 4. Al finalizar, guarda tu documento con el nombre COA_U1_EA_XXYZ y envalo a tu Facilitador(a) mediante la seccin Portafolio de Evidencias. * Para conocer los criterios por evaluar, descarga el documento Escala de evaluacin. Despus de haber enviado tu evidencia de aprendizaje, ingresa al foro Preguntas de autorreflexin y lee los cuestionamientos que formul tu Facilitador(a); posteriormente, sal del foro, ingresa a la seccin Autorreflexiones y enva tu ejercicio.

Cierre de la unidad
Muy bien! Has finalizado la primera unidad de la asignatura Contabilidad administrativa. En esta unidad se identificaron las operaciones que en forma cotidiana realiza la empresa, los elementos de las cuentas de activo circulante segn su operacin y la tcnica contable en estados financieros. Con estos elementos el estudiante ser competente en la aplicacin de la tcnica contable en el manejo de cuentas especiales, para la elaboracin y presentacin de estados financieros confiables, por medio de la identificacin de las cuentas de activo circulante, fijo y diferido. Si consideras que te hace falta profundizar en alguno de los temas mencionados, te sugerimos que vuelvas a revisarlo. Ahora continuemos con la segunda unidad.

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Para saber ms.


A continuacin se enlistan algunos documentos que te pueden ayudar a complementar los conocimientos adquiridos en esta primera unidad. Estos documentos se encuentran disponibles dentro la seccin de Material de apoyo. - Si requieres saber ms sobre el control de los ingresos y egresos del dinero, te recomendamos el documento Flujo de caja recuperado el 14 de octubre de 2011 en: http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/Empresarios/FlujodeCaja.html - El documento Conciliacin Bancaria, te aporta aspectos concretos sobre este proceso, se recuper el 15 de Octubre del 2011 en http://www.gerencie.com/conciliacionbancaria.html - Filcun, J. (2006) en su captulo 11 Cuentas por cobrar de Los conocimientos bsicos de contabilidad, explica a detalle cmo se registra este tipo de cuenta y fue recuperado el 15 de octubre de 2011 en http://www.mailxmail.com/curso-conocimientos-basicoscontabilidad/cuentas-cobrar

Fuentes de consulta
Bibliografa bsica - Flores Lara Elas (2007) Contabilidad General, Primer Curso. Editorial Trillas. - Warren S., Carls (2010) Contabilidad Administrativa. Editorial Cengage learning - Horngreen T, Charles (2010). Contabilidad. Editorial Prentice Hall. - Romero A. J (2010) Principios de contabilidad. (4ta edicin). Mxico: MC Graw-Hill. Bibliografa complementaria - Warren S, Carls (2010). Contabilidad Financiera. Editorial Cengage learning. - Nio, Jorge (2009). Contabilidad gerencial. Editorial Andrs Bello. - Amat, Oriol, Deusto (2010) Contabilidad y finanzas para no financieros. Deusto S.A. Ediciones. - Horngren Sundem Elliott (2000). Introduccin a la contabilidad financiera. Editorial Prentice Hall. Fuentes electrnicas - Warren, S., Reeve, J. y Fess, P. (2005) Contabilidad Financiera Captulo 8 Cuentas y documentos por cobrar, recuperado el 15 de octubre de 2011 de: http://books.google.com/books?id=Wa4qIaYJAI8C&pg=PA317&hl=es&source=gbs_toc_r& cad=4#v=onepage&q&f=false

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