2013

Manual del Proceso Registral de la Propiedad

MANUAL DEL PROCESO REGISTRAL DE LA PROPIEDAD

Versin 1.2 ABRIL 2013

INFORMACIN GENERAL DEL DOCUMENTO

TTULO: VERSIN: Manual del Proceso Registral de la Propiedad 1.2

INFORMACIN DE ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Vernica Gmez Francisco Sarzosa Francisco Sarzosa

CONTROL DE VERSIN
FECHA 02 Mayo 2012 14 Mayo - 2012 30 Abril 2013 VERSIN 1.0 1.1 1.2 RESPONSABLE Alejandro Porras Len Alejandro Porras Len Vernica Gmez MODIFICACIN Creacin Incorporacin de Gestin de Archivo Manual a nivel macro con incorporacin del SNRP. Exclusin de Archivo como parte de la Cadena de Valor

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NDICE INFORMACIN GENERAL DEL DOCUMENTO ............................................. 1 INFORMACIN DE ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN ................... 1 CONTROL DE VERSIN .............................................................................. 1 NDICE ...................................................................................................... 2 1. INTRODUCCIN .................................................................................. 3 2. OBJETIVO ........................................................................................... 3 3. ALCANCE ............................................................................................ 3 4. MARCO JURDICO ............................................................................... 4 5. POLTICAS .......................................................................................... 5 6. GLOSARIO .......................................................................................... 6 7. ROLES Y RESPONSABILIDADES ............................................................ 8 8. MAPA DE PROCESOS .......................................................................... 9 9. PROCEDIMIENTOS ............................................................................ 11 10. BIBLIOGRAFA \ BASE LEGAL.......................................................... 20

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1. INTRODUCCIN
La Direccin Nacional de Registro de Datos Pblicos con el afn de estandarizar los procesos registrales en el Ecuador, facultada en la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Pblicos (en adelante Ley del SINARDAP), ha desarrollado el presente Manual del Proceso Registral de la Propiedad. El presente manual incorpora los procesos registrales desarrollados con sustento legal sobre la base de la cartera de servicios de los Registros de la Propiedad, describiendo los procedimientos para la gestin de Inscripciones y Certificaciones como procesos sustantivos de los Registros de la Propiedad a nivel Nacional. La estandarizacin y calidad del servicio registral en todos los rincones del pas, nos compromete a desarrollar procesos enfocados a la satisfaccin del usuario con una proyeccin hacia la mejora continua, sistematizacin y procesos amigables con el ambiente. En virtud que los Registros de la Propiedad gestionan servicios pblicos, la estandarizacin de los procesos nos permitir generar servicios de calidad que generen una buena imagen del servicio pblico al cliente, con procesos de calidad con estndares de eficacia y eficiencia.

2. OBJETIVO
El objetivo del manual es estandarizar los procedimientos registrales a nivel nacional.

3. ALCANCE
El presente manual se aplica a la gestin de Inscripciones y Certificaciones de los Registros de la Propiedad del Ecuador.

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4. MARCO JURDICO
LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE REGISTRO DE DATOS PBLICOS Art. 19.- Registro de la Propiedad.- De conformidad con la Constitucin de la Repblica, el Registro de la Propiedad ser administrado conjuntamente entre las municipalidades y la Funcin Ejecutiva a travs de la Direccin Nacional de Registro de Datos Pblicos. Por lo tanto, el Municipio de cada cantn o distrito metropolitano se encargar de la estructuracin administrativa del registro y su coordinacin con el catastro. La Direccin Nacional dictar las normas que regularn su funcionamiento a nivel nacional. Art. 25.- Informacin fsica y electrnica.- Para efectos de la sistematizacin e interconexin del registro de datos y sin perjuicio de la obligacin de mantener la informacin en soporte fsico como determinan las diferentes normas de registro, los distintos registros debern transferir la informacin a formato digitalizado. La Direccin Nacional de Registro de Datos Pblicos definir el sistema informtico para el manejo y administracin de registros y bases de datos, el cual regir en todos los registros del pas.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS QUINTA.- En el plazo de 3 aos a partir de la publicacin de la presente Ley en el Registro Oficial, previa evaluacin tcnica, econmica-financiera y legal, la Direccin Nacional establecer el/los programas informticos requeridos los mismos que debern tener perfecta interconexin que permita recibir, capturar, archivar, custodiar, enviar, intercambiar, reproducir, verificar o procesar la informacin de los Registros Pblicos, dejando apertura en el sistema para la interconexin con las dems instituciones sealadas, a fin de garantizar el control cruzado de informacin.

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5. POLTICAS

El presente Manual de Procedimientos es de aplicacin obligatoria para el Sistema Nacional de Registro de la Propiedad, en adelante SNRP, y entra en vigencia a partir de la implementacin del sistema informtico desarrollado para el efecto por parte de la DINARDAP. Los Registradores de la Propiedad sern los responsables del funcionamiento del SNRP en sus respectivos Registros, asignando los Roles y permisos a los funcionarios conforme su proceso lo requiera. Cualquier cambio en el procedimiento registral descrito en este Manual deber ser informado a la DINARDAP, para su autorizacin.

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6. GLOSARIO
TERMINO Registrador de la Propiedad Registrar Registro DEFINICIN Funcionario pblico encargado de calificar, anotar, inscribir, certificar y dems tareas concernientes a los actos y contratos que pueden constar en el Registro de la propiedad con relacin a bienes inmuebles y derechos reales, de acuerdo con la demarcacin territorial correspondiente, conforme las normas legales que en cada pas rijan. Anotar, inscribir, transcribir literalmente o extractar en las oficinas y libros de un Registro pblico los actos o contratos de los particulares y las resoluciones de las autoridades administrativas o judiciales. Accin o efecto de registrar. Matrcula. Protocolo. Oficina donde se registran actos y contratos de los particulares o de las autoridades. Libro en que se anotan unos y otros. Cada uno de los asientos, anotaciones o inscripciones del mismo. En general, cuanto nos pertenece o es propio, sea su ndole material o no, y jurdica o de otra especie. Facultad de gozar y disponer ampliamente de una cosa. Objeto de ese derecho o dominio. Predio o finca. Por abreviacin, y contraponindolo al usufructo, la nuda propiedad. HORIZONTAL. Denominacin difundida para designar el derecho, comn en parte y privativo en otra, resultante de corresponder una misma casa a distintos propietarios, dueos exclusivos cada uno de ellos de un piso, departamento u otra vivienda independiente. RURAL o RUSTICA. El conjunto de fincas o heredades cultivables o efectivamente dedicadas a la agricultura, y por extensin a la ganadera o forestales. URBANA. La comprensiva de las edificaciones, singularmente en los centros poblados. Titular del derecho de propiedad. Dueo de bienes inmuebles. Casero o dueo de una casa alquilada. Nudo propietario. Referente al catastro, a su organizacin y resultados. Censo descriptivo de las fincas rsticas y urbanas. Hoja de un libro o cuaderno; y, ms especialmente, de un expediente o proceso. Los autos judiciales han de ser foliados, es decir, numerados, para facilidad en las citas y comprobacin de que no hay sustraccin de documentos. Folio Personal.- Es el sistema de anotacin de hechos y actos jurdicos que se lleva de acuerdo a la persona que los causa o sobre quien recae. En este sistema la o el responsable del registro proceder a registrar: nombres, apellidos y datos del titular de la informacin y en el caso del registro de la propiedad, la descripcin del inmueble, las titularidades concatenadas de dominio o condominio, y el ttulo causal, los gravmenes, interdicciones y sus cancelaciones, las constancias de solicitudes de certificados; y en el caso de registro mercantil y civil, el nacimiento o creacin de la persona, todas las modificaciones del estado civil o societarias y su muerte o extincin. Folio Folio Real.- Es el sistema de anotacin de actos jurdicos que se llevan de acuerdo al objeto del que trata el registro. La informacin consistir en la descripcin del inmueble o mueble, las titularidades concatenadas de dominio o condominio, nombres, apellidos y datos de la o el titular y el ttulo causal, los gravmenes, interdicciones y sus cancelaciones, y las constancias de solicitudes de certificados. Folio Cronolgico.- Es el registro de los ttulos, actos y documentos cuya inscripcin se solicita, que se efecta de acuerdo al orden en que esta peticin ocurre. Este sistema incluye al menos un libro ndice y un repertorio, en ellos se asentarn todos los datos referentes a la persona, inmueble o mueble, las titularidades concatenadas de dominio o condominio, nombres, apellidos y datos de la o el titular y el ttulo causal, los gravmenes, interdicciones y sus cancelaciones, y las constancias de solicitudes de certificados; as como en el caso de las personas jurdicas las modificaciones y todo acto societario que se presente.

Propiedad

Propietario. Catastral Catastro

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Nota marginal Negativa Prohibicin Documento legalizado Declaracin juramentada Cancelacin Reconocimiento de firmas Proforma Marginar Sentar Razn Libro de Repertorio Observaciones Instrumento Pblico

En los Registros Pblicos, especialmente en el civil y en el de la propiedad, cada uno de los asientos secundarios, puestos al lado o al margen de los principales, que contienen indicaciones o circunstancias referidas a la inscripcin principal o al instrumento matriz; ya una simple correlacin, ya algn cambio en el derecho de la situacin, correcciones, y su cancelacin incluso. Negacin. Denegacin. Repulsa. Rechazamiento. Proposicin que niega algo. Orden negativa. Adems de mandato de no hacer, significa vedamiento o impedimento en general. Documento que tiene un estado de forma legal. Manifestacin hecha bajo juramento, y generalmente por escrito, acerca de diversos puntos que han de surtir efectos ante las autoridades administrativas o judiciales. Hay declaraciones juradas de bienes, de existencias, de gastos, etc. Anulacin de un instrumento pblico, levantamiento de una inscripcin del Registro, de una obligacin. Admisin de la autenticidad de la firma o letra, realizado ante autoridad competente. Cotizacin respecto del valor de un trmite registral. Anotacin al margen de un ttulo de la correccin de errores, reparacin de omisiones y cualquier modificacin que de oficio o a peticin de parte deba hacer el Registrador conforme al ttulo. Realizar la anotacin en el ttulo con los datos de la inscripcin o negativa, de cada acto. Libro donde se anotan los ttulos o documentos que se presenten para su inscripcin. Se cierra diariamente, haciendo constar el nmero de inscripciones efectuadas en el da. Todo tipo de error o falta que tengan los documentos habilitantes y que deben ser solventadas por el cliente. Tambin denominado autntico, es el autorizado con las solemnidades legales por el competente empleado. El otorgado ante notario, e incorporado en un protocolo o registro pblico, se llama escritura pblica. Documento que prueba una relacin jurdica/Demostracin autntica del derecho con que se posee. /DE PROPIEDAD. Documento que acredita el dominio sobre alguna cosa. /DECLARATIVO. El instrumento o documento en que consta la declaracin de un derecho ya existente, pero controvertido; como una sentencia. /HBIL. El que resulta eficaz por reunir los requisitos legales. / INSCRIBIBLE. El susceptible de inscripcin en el Registro de la Propiedad, por comprendido en los enumerados de manera concreta en la ley que rija en el Derecho Hipotecario o Inmobiliario/ NO TRASLATIVO DE DOMINIO. El que carece de eficacia jurdica para transmitir la propiedad. /ONEROSO. Causa de adquisicin de cosas o derechos a cambio de una equivalencia econmico jurdica; como en la compra (precio por cosa), en la permuta (cosa por cosa) y en el cambio de moneda extranjera (dinero por dinero). Gestin o diligenciamiento que se realiza para obtener un resultado. Manifestacin de voluntad o de fuerza. /CONSTITUTIVO. Aquel que origina un derecho o establece una obligacin/INDIVIDUAL. El que es obra de una sola persona, y basta para producir efectos jurdicos; como el testamento, o el delito sin cooperacin. /JUDICIAL. La decisin, providencia, mandamiento, auto, diligencia o medida adoptada por juez o tribunal dentro de la esfera de sus atribuciones/JURDICO. El hecho dependiente de la voluntad humana que ejerce algn influjo en el nacimiento, modificacin o extincin de las relaciones jurdicas. /LEGAL. El conforme con la norma positiva, con el Derecho Vigente. /SOLEMNE. Aquel en el cual la observancia de la forma establecida por la Ley resulta esencial para su validez jurdica. Contrato en un acto jurdico porque crea efectos entre las partes) Es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en comn entre dos, o ms, personas con que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa.

Ttulo

Trmite/Solicitud

Acto

Contrato

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7. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROL Asistente de Ventanilla Cajero Digitalizador Foliador Revisor Legal Inicial Inscriptor Revisor Final Certificador Registrador Asistente de Archivo RESPONSABILIDAD Es el responsable del ingreso y registro de los diferentes trmites y generacin de la correspondiente proforma, ingresar los datos preliminares del trmite, informar y devolver al cliente si existen observaciones sobre los documentos del trmite a inscribir. Es el responsable de emitir las facturas, realizar el cobro al cliente y registrar el pago. En caso de reliquidaciones o errores en facturas es el responsable de reemplazar las facturas. En el caso de anulaciones es el responsable de anular las facturas y generar notas de crdito. Es el responsable de digitalizar los documentos que acompaan al trmite. Es el responsable de crear el folio real correspondiente a la inscripcin del bien a inscribir en el sistema. Es el responsable de revisar los documentos del trmite de Inscripcin, segn las leyes y el tipo de documento. Realizar las verificaciones del checklist de Revisin inicial y generar observaciones o negativas. Es el responsable de realizar la inscripcin del acto, revisar y examinar con detenimiento que la informacin del trmite en el sistema sea la correcta e ingresar los datos complementarios correspondientes al bien a inscribir. Es el responsable de realizar la revisin final de los documentos del trmite de Inscripcin, segn las leyes y el tipo de documento. Realizar las verificaciones del checklist de Revisin Final y generar observaciones. Es el responsable de buscar la informacin de inscripciones de los trmites solicitados y generar los certificados. Es el responsable de revisar las Inscripciones o Certificados a ser firmados y firmar todo acto registral que se celebre en el Registro de la Propiedad. El Registrador es el responsable final de la operacin del Registro. Es el encargado de archivar y administrar los documentos de los trmites inscritos.

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8. MAPA DE PROCESOS
Analizando los servicios del Registro se identificaron los siguientes procesos agregadores de valor que corresponden a los procesos de negocio de los Registros de la Propiedad. 1. 2. Gestin de Inscripcin Gestin de Certificaciones

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Los inicios y los fines de cada Macro Proceso que se consideran como procesos sustantivos se muestran en las siguientes figuras, mostrando a la izquierda los inicios y a la derecha los fines:

1.

GESTIN DE INSCRIPCIN Inscribir los movimientos registrales de la Propiedad.

OBJETIVO:

DESCRIPCIN: La inscripcin de los instrumentos pblicos, ttulos y dems documentos que la Ley exige o permite que se inscriban en los registros correspondientes, tiene principalmente los siguientes objetos: a) Servir de medio de tradicin del dominio de bienes races y de los otros derechos reales constituidos en ellos; b) Dar publicidad a los contratos y actos que trasladan el dominio de los mismos bienes races o imponen gravmenes o limitaciones a dicho dominio; y, c) Garantizar la autenticidad y seguridad de los ttulos, instrumentos pblicos y documentos que deben registrarse.

2.

GESTIN DE CERTIFICACIONES Certificar los movimientos registrales de la Propiedad.

OBJETIVO:

DESCRIPCIN: La certificacin registral, constituye documento pblico que detalla las inscripciones que constan en el Registro de la Propiedad, que se expedir a peticin de la interesada o interesado, por disposicin administrativa u orden judicial.

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9. PROCEDIMIENTOS 9.1. GESTIN DE INSCRIPCIN

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Proceso: Objetivo: Recepcin de Documentos

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Recibir la solicitud del cliente, identificar el tipo de trmite a realizarse as como la documentacin habilitante. Actividades Revisar que los documentos habilitantes correspondan al tipo de acto Ingresar informacin del solicitante, instrumento pblico, tipo de acto y cuanta en el SNRP Generar proforma Salidas Responsable

Entradas Documentos Habilitantes

Nmero de trmite/solicitud Asistente de Ventanilla y Proforma

Proceso: Objetivo: Entradas Nmero de trmite/solicitud y Proforma

Facturacin Cobrar los valores determinados por las ordenanzas municipales para cada servicio solicitado. Actividades Ubicar la proforma correspondiente al nmero de trmite en el sistema Receptar el pago Registrar el pago en el sistema Salidas Trmite pagado Documento de pago Nmero de repertorio Responsable Cajero

Proceso: Objetivo: Entradas Trmite pagado Nmero de repertorio Documentos habilitantes

Digitalizacin Generar un archivo digital con la documentacin habilitante que ingresa al Registro. Actividades Escanear documentos habilitantes Buscar por nmero de trmite Cargar documentos escaneados al trmite Pg 12 de 20 Salidas Documentos habilitantes escaneados Responsable

Digitalizador

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Proceso: Objetivo: Entradas Documentos habilitantes escaneados

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Creacin de folio inicial Generar en el SNRP un nmero nico que identifique al bien a Inscribir, y lo relacione al nmero catastral y a las caractersticas del bien. Actividades Verificar en fsico y digital si ya se ha asignado al trmite el nmero de folio real Crear folio inicial en el SNRP, si no se ha creado anteriormente. Registrar en el libro fsico en el acta correspondiente el nmero de folio generado por el sistema. Salidas Folio inicial creado Responsable Foliador

Proceso: Objetivo: Entradas Folio inicial creado

Ingreso de Registros Histricos Ingresar en el SNRP la informacin de los actos vigentes y los movimientos registrales que afecten al bien inmueble a inscribir. Actividades Seleccionar el nmero de folio. Ingresar informacin de los actos vigentes y los movimientos registrales que afecten al bien inmueble a inscribir en el SNRP. Salidas Registros Histricos ingresados en SNRP Responsable Foliador

Proceso: Objetivo: Entradas Trmite escaneado Registros Histricos ingresados en SNRP

Revisin inicial Verificar que el trmite cumpla con todas las disposiciones legales para su inscripcin, caso contrario se niega o se devuelve la documentacin con observaciones. Actividades Revisar la legalidad de la documentacin presentada Verificar lista de Revisin inicial Generar observaciones de no cumplir con requerimientos legales Salidas Trmite revisado legalmente Responsable Revisor Legal Inicial

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Proceso: Objetivo: Entradas

Inscripcin Realizar la revisin completa y registrar la informacin del trmite en el sistema, verificando que cumpla con todas las disposiciones legales para su inscripcin. Actividades Seleccionar el nmero de trmite /solicitud. Seleccionar el o los nmeros de folio real a los que hace referencia el documento pblico. Registrar los comparecientes, su porcentaje de participacin (si aplica), referencias de la inscripcin (nmero de inscripcin y el ao de inscripcin) inscripcin anterior. Generar Marginacin, si aplica. Generar acta de Inscripcin digital e imprimir la razn de inscripcin. Salidas Acta de Inscripcin digital Marginacin digital Razn de Inscripcin fsica Responsable

Trmite revisado legalmente Registros Histricos ingresados

Inscriptor

Proceso: Objetivo: Entradas Acta de Inscripcin Razn de Inscripcin Razn de Marginacin

Revisin Final Revisar completamente el trmite para finalizar con la inscripcin. Actividades Buscar Trmite/ solicitud en el sistema Verificar lista de Revisin Final Aceptar, observar o negar el trmite Salidas Acta de Inscripcin digital Marginacin digital Razn de Inscripcin fsica Razn de negativa Responsable

Revisor Final

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Proceso: Objetivo: Entradas Acta de Inscripcin Razn de Inscripcin Razn de Marginacin Razn de Negativa

Firma Revisar el trmite y legalizar el mismo a travs de su firma electrnica. Actividades Revisar trmite inscrito o negado Firmar digitalmente Salidas Actas firmadas digitalmente Razones Firmadas fsicamente Responsable Registrador

Proceso: Objetivo: Entradas

Entrega de documentos Entrega al cliente de documentos inscritos o negados segn corresponda, como conclusin de su trmite registral Actividades Organizar documentos fsicos para entrega, adjuntar razn de inscripcin en el documento pblico. Ubicar los documentos a travs del nmero de trmite/solicitud Registrar la persona a la que se entrega el trmite Concluir trmite en el sistema Emitir ticket de entrega de trmite y hacerlo firmar por el cliente Salidas Responsable

Razones firmadas fsicamente

Ticket de entrega de trmite

Asistente de Ventanilla

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9.2.

GESTIN DE CERTIFICACIONES

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Proceso: Objetivo: Recepcin de Documentos

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Recibir la solicitud del cliente, identificar el tipo de trmite a realizarse as como la documentacin habilitante. Actividades Revisar que documentos habilitantes correspondan a la certificacin solicitada Ingresar informacin del solicitante, instrumento pblico, tipo de acto y cuanta en el SNRP Generar proforma Salidas Responsable

Entradas Documentos Habilitantes

Nmero de trmite/solicitud Asistente de Ventanilla y Proforma

Proceso: Objetivo: Entradas Nmero de trmite/solicitud y Proforma

Facturacin Cobrar los valores determinados por las ordenanzas municipales para cada servicio solicitado. Actividades Ubicar la proforma correspondiente al nmero de trmite en el sistema Receptar el pago Registrar el pago en el sistema Salidas Trmite pagado Documento de pago Responsable Cajero

Proceso: Objetivo: Entradas Trmite pagado Documentos habilitantes

Digitalizacin Generar un archivo digital con la documentacin habilitante que ingresa al Registro. Actividades Escanear la solicitud de certificacin Buscar por nmero de trmite Cargar documentos escaneados al trmite Salidas Solicitud escaneada Responsable Digitalizador

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Proceso: Objetivo: Entradas Solicitud escaneada

Creacin de folio inicial Generar en el SNRP un nmero nico que identifique al bien a Inscribir, y lo relacione al nmero catastral y las caractersticas del bien. Actividades Verificar en fsico y digital si ya se ha asignado al trmite el nmero de folio real Crear folio inicial en el SNRP, si no se ha creado anteriormente, Registrar en el libro fsico, en el acta correspondiente, el nmero de folio generado por el sistema. Salidas Folio inicial creado Responsable Foliador

Proceso: Objetivo: Entradas Folio inicial creado

Ingreso de Registros Histricos Ingresar en el SNRP la informacin de los actos vigentes y los movimientos registrales que afecten al bien inmueble a inscribir. Actividades Seleccionar el nmero de folio. Ingresar informacin de los actos vigentes y los movimientos registrales que afecten al bien inmueble a inscribir. Salidas Registros Histricos ingresados Responsable Foliador

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Proceso: Objetivo: Entradas

Certificacin A solicitud de los usuarios, dar fe de los actos que se encuentran registrados en el Registro de la Propiedad Actividades Identificar el tipo de certificado solicitado: folio personal o real. Ingresar el nmero de cdula o nmero de folio real, dependiendo del tipo de certificado. Visualizar certificado digital Imprimir Certificado Salidas Responsable

Folio Inicial creado

Certificado digital

Certificador

Proceso: Objetivo: Entradas Certificado digital

Revisin Final Revisar completamente el trmite para finalizar con la inscripcin. Actividades Buscar Trmite/ solicitud en el sistema Verificar lista de Revisin Final Aceptar el trmite Imprimir el Certificado Salidas Certificado Impreso Responsable Certificador

Proceso: Objetivo: Entradas Certificado Impreso

Firma Revisar y legalizar el certificado a travs de su firma. Actividades Revisar certificacin Firmar fsica. Pasar documento fsico para entrega al cliente Salidas Certificado Firmado Responsable Registrador

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Proceso: Objetivo: Entradas

Entrega de documentos Entrega al cliente de documentos inscritos o negados segn corresponda, como conclusin de su trmite registral Actividades Organizar documentos fsicos para entrega, adjuntar razn de inscripcin en el documento pblico. Ubicar los documentos a travs del nmero de trmite/solicitud Registrar la persona a la que se entrega el trmite Concluir trmite en el sistema Emitir ticket de entrega de trmite y hacerlo firmar por el cliente Salidas Responsable

Certificado Firmado

Ticket de entrega de trmite

Asistente de Ventanilla

10. BIBLIOGRAFA \ BASE LEGAL

Constitucin de la Repblica del Ecuador Ley de Registro. Ley Notarial. Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Pblicos. Cdigo Civil.

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