PLAN DE FISCALIZACIN DE PLANIFICACIN Y CONTROL

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10391-PT-PCC-001

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE.

PLAN DE FISCALIZACIN DE PLANIFICACION, GESTION Y CONTROL DE COSTOS.

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22-11-2012 24-10-2012 FECHA

PARA APROBACION PARA APROBACION DESCRIPCIN

MJO MJO EJECUT

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HMO HMO APROB

10391-PT-PCC-001 Rev. 1 Procedimiento de Planificacin

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ndice
1. 2. 3. 4. OBJETO........................................................................................................................................... 2 ALCANCE ........................................................................................................................................ 3 DEFINICIONES .................................................................................................................................. 3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA......................................................................................................... 3

5. RESPONSABILIDADES....................................................................................................................... 3 5.1. Coordinador de Fiscalizacin. .................................................................................................. 4 5.2. Encargado de Fiscalizacin de planeamiento y control de costos........................................... 4 5.3. Fiscal de planeamiento y Control. ............................................................................................ 6 5.4. Encargado de la Fabricacin en sitio y Construccin .............................................................. 6 6. METODOLOGIA ................................................................................................................................ 6 6.1. Control de Actividades .............................................................................................................. 6 6.2. Control de Progreso ................................................................................................................. 6 6.3. Plan de inicio propuesto ........................................................................................................... 6 6.3.1. Compendio de toda la informacin. .................................................................................. 6 6.3.2. Anlisis de la Informacin. ................................................................................................ 6 6.3.3. Resultados y conclusiones. .............................................................................................. 7 6.3.4. Inicio de la Fiscalizacin de planeamiento. ...................................................................... 7 7. 8. REGISTROS ..................................................................................................................................... 7 ANEXOS .......................................................................................................................................... 7

1.

OBJETO
El presente Plan de Fiscalizacin de Planeamiento tiene como objetivo principal definir y establecer la metodologa de fiscalizacin de todas las herramientas para poder lograr un riguroso control, seguimiento, anlisis e informes preventivos, derivados de los avances diarios, en base a la estructura de la obra realizada por el Contratista del IPC para la Ingeniera, Procura, Construccin, Puesta en Marcha y Operacin de la Planta de Separacin de Lquidos del Gran Chaco. El presente Plan de Fiscalizacin de Planificacin y Control garantiza:

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Establecer una metodologa para la planificacin, programacin y control de los proyectos y procesos. Lograr la organizacin del proyecto mediante una EAP (Estructura Analtica de Proyecto) tambin llamada WBS (Work Break Down Structure). Definir los procedimientos de medicin, proponiendo criterios de apertura de tareas, avances, e importancia relativa de las actividades. Reflejar los avances del proyecto mediante informes peridicos, que pueden incluir, dependiendo de la magnitud del proyecto, la siguiente informacin: Estado de avance fsico de los principales tems Tiempos de ejecucin programados y ejecutados Curvas de ejecucin programadas y ejecutadas Planificacin de las tareas para el perodo de anlisis indicando las que se encuentran en ejecucin y las finalizadas. Comentarios, eventuales desvos entre lo proyectado y lo realizado y acciones correctivas

2.

ALCANCE
El presente Plan asegura que se cumplan de manera eficiente y eficaz todas las tareas de fiscalizacin relacionadas con la planificacin del proyecto, gestin y control de costos, de tal manera de garantizar que no existan desvos significativos y de haberlos, informar de forma oportuna al cliente y proponer soluciones para minimizar su impacto.

3.

DEFINICIONES
CF: Coordinador de Fiscalizacin EFPC: Encargado de Fiscalizacin de Planeamiento y Costos DFPC: Delegado de fiscalizacin de Planeamiento y Costos EFSC: Encargado de Fabricacin en Sitio y Construccin El Contratista del IPC, Tcnicas Reunidas EAP: Estructura Analtica del Proyecto RDO: Reporte Diario de Obra IDF: Informe Diario de Obra

4.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 OHSAS 18001:1999 Manual de gestin de CSSA PG-01 Control de Documentos PG-02 Control de Registros

5.

RESPONSABILIDADES
Los actores que participarn dentro del proceso de la Fiscalizacin son: Coordinador de Fiscalizacin Encargado de Fiscalizacin de Planeamiento y Control de Costos Delegado Fiscal de Planeamiento y Control de Costos Encargado de la Fabricacin en sitio y Construccin

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5.1.

COORDINADOR DE FISCALIZACIN.

Las funciones y responsabilidades del CF dentro del proceso de Fiscalizacin de PC son: Aprobar el presente Plan. Realizar el seguimiento respectivo para el fiel cumplimiento del Plan de Planeamiento y Control de Costos. Recibir los informes diarios de fiscalizacin de Planeamiento y Control de Costos y reportarlos a la persona encargada de YPFB. Evaluar de forma peridica el cronograma respectivo con el EFPC. Informar a YPFB de todos los desvos correspondientes.

5.2.

ENCARGADO DE FISCALIZACIN DE PLANEAMIENTO Y CONTROL DE COSTOS.

El EFPC se constituye la persona ms importante dentro de la fiscalizacin de Planificacin del proyecto. Sus responsabilidades son: Cumplir y aplicar el presente Plan con el fin de obtener los objetivos del proyecto al fin de evitar demoras, retrasos e inconvenientes. Planificar el trabajo del Delegado Fiscal de Planificacin. Emitir o delegar un responsable para la emisin del Informe Diario. Reportar al CF e YPFB de los desvos y contratiempos detectados. Realizar el seguimiento prioritario de los tems crticos del proyecto y/o cronograma Realizar el seguimiento de cada una de las fases por el Contratista del IPC Programar reuniones peridicas con el encargado de la Planificacin del Contratista del IPC. Fiscalizar que cada subcontratista enve junto a los cronogramas el avance de real de obra Verificar todo el proceso de avance de obra del Contratista del IPC Analizar y proponer acciones cuando se detecten desvos dentro del cronograma. Coordinar con el Encargado de Fiscalizacin, de Ingeniera, Procura, Civil, Mecnico, Instrumentista, etc., todo el apoyo que se requiera de sus reas, para identificar los desvos o atrasos respectivos.

Se detallan los puntos ms especficos:

a)

Identificacin del riesgo: determinndose que riegos pueden afectar al proyecto, y la documentacin de sus caractersticas RDO, IDF.Anlisis cualitativo del riego: la ejecucin de un anlisis cualitativo de riesgos y bajo qu condiciones afectan los objetivos del proyecto. Anlisis cuantitativo del riesgo: midiendo la probabilidad y las consecuencias de riesgos y sus implicaciones con el objetivo del proyecto. Se realizara el trabajo en base al cronograma y sus desvos de acuerdos a la programacin indicada, se analiza el impacto de los desvos y las consecuencias con la fecha final del proyecto, con las actividades vinculantes, sucesoras y predecesoras: el riesgo proyecto en su totalidad con impactos y desvos econmicos y probables impactos en el inicio y fin de cada hito del cronograma. Planeamiento de la respuesta del riesgo: procedimientos y tcnicas para reducir amenazas de riesgo a los objetivos del proyecto. Establecer junto al lder de proyecto de la Contratista la forma de medicin de los avances de las diferentes fases del proyecto atendiendo a las solicitudes por parte del Cliente. Recomendar cules son los requerimientos de datos necesarios para calcular los avances de las fases del proyecto. Mantener la correspondiente coherencia entre la planificacin del proyecto y las proyecciones de los costos faltantes del mismo para la elaboracin del control de costos, en los casos establecidos segn Procedimiento de Costos. Documentar en fotografas y en medio fsico los riesgos que se presentaron en los desvos y causas probables de atraso del proyecto.

b)

c)

d)

e)

f)

g)

h)

La fiscalizacin deber informar al CLIENTE, de la toma de decisiones que derivaran en las acciones correctivas por los posibles problemas, retrasos o inconvenientes se hayan presentado en el proyecto.
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El EFPC se har seguimiento al plan de ejecucin del proyecto con recursos y estimara conveniente la realizacin de las fases del proyecto e informara al Cliente de su situacin. Deber contar con un listado de verificacin, el cual organizar los detalles inherentes al proyecto, y recordar a las distintas reas de fiscalizacin qu informacin deber recabarse, registrarse, priorizando actividades. Seguimiento estricto al siguiente detalle abajo: A) Estructura Analtica del Proyecto B) Cronograma de Avance de obra C) Curva de Ejecucin fsica. D) Sistema de Medicin de Avance de Obra Bajo toda esta estructura el EFPC, har seguimiento del avance fsico y econmico del proyecto dentro de las cuales deber: Establecer las previsiones mensuales de facturacin segn la forma establecida en el Contrato; Permitir proyecciones peridicas a partir de los valores facturados y considerando las simulaciones del Cronograma Fsico; Presentar los valores de previsin de facturacin colocando el tem segn indica la Estructura Analtica. Emitir los reportes y revisiones siempre cuando sean solicitados por el CLIENTE. Preparar histograma de personal y equipos, a modo de indicar las previsiones semanales de utilizacin de recursos para cumplimiento del cronograma establecido y para el posible stand by, reclamos etc.-

Verificar el cumplimiento de la realizacin de las actividades programadas: - Ingeniera - Suministros y fabricacin - Construccin y Montaje - Pre comisionado/Comisionado - PEM (Puesta En Marcha)

Discutir las medidas correctivas presentadas por el CONTRATISTA para corregir eventuales distorsiones entre lo previsto y lo realizado; Analizar la programacin de las actividades para los perodos subsecuentes, incluyendo las medidas correctivas Identificar los problemas del proyecto, materiales, equipos y de frente de servicios de campo; Analizar las tendencias (proyecciones) en trminos fsicos y financieros del Contrato; Analizar, eventualmente, otros tems del Informe Mensual, en el caso de que el CLIENTE, as lo requiera.

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5.3.

FISCAL DE PLANEAMIENTO Y CONTROL.

El Fiscal de Planeamiento y control, coadyuvar y brindar apoyo al EFPC en todo el proceso de fiscalizacin. Sus funciones principales son: Conocer y aplicar el Plan de Planeamiento y Control. Planificar toda la fiscalizacin con el EFPC y el CF cuando corresponda. Analizar y realizar seguimiento a los hitos del proyecto e identificar el desvo correspondiente del Contratista del IPC. Informar al EFPC cualquier desvo observado con relacin a los RDO e IDF, como asi tambin en campo. Revisin y seguimiento del Plan de Ejecucin del proyecto junto al EFPC. Recopilar y analizar los documentos de obra para evitar retrasos e informar el avance Coordinar con EFPC las actividades en campo, su ejecucin y seguimiento a los distintos subcontratistas del IPC. Conocer, aplicar y hacer su seguimiento del plan de Seguridad, Medio Ambiente y Salud Ocupacional, para la normal ejecucin del proyecto, como as mismo alertar de los desvos. Analizar con criterio los BMs haciendo seguimiento de los mismos en los Avances, curvas y proyecciones que permitan mostrar los desvos y acciones correctivas a los mismos. Hacer seguimientos al cronograma General del Proyecto en consistencia con los de los subcontratistas, priorizando la lnea base y su estado crtico.

5.4.

ENCARGADO DE LA FABRICACIN EN SITIO Y CONSTRUCCIN

Coordinar las actividades de fiscalizacin en site para la construccin. Realizar el seguimiento respectivo de los avances de construccin. Recibir los informes diarios de fiscalizacin reportarlos a la persona encargada de YPFB. Evaluar de forma peridica el cronograma respectivo con el EFPC. Informar a YPFB de todos los desvos correspondientes.

Las funciones y responsabilidades del EFSC dentro del proceso de Fiscalizacin de PC son:

6.

METODOLOGIA
6.1. CONTROL DE ACTIVIDADES

La ejecucin de los servicios ser controlada, objeto de que se pueda realizar las evaluaciones que sean convenientes, para poder detectar posibles necesidades que se presenten y que estn afectando el cumplimiento de los plazos establecidos en el contrato. Este control ayudar tambin en la elaboracin de informes de la obra y posibilitar la medicin mensual de servicios, en base a la medicin semanal de la ejecucin fsica de las actividades, con las ponderaciones adoptadas en la estructura analtica detallada, con un registro con la consolidacin de los porcentuales previstos y realizados.

6.2.

CONTROL DE PROGRESO

Durante el transcurso del proyecto, se desarrollara y actualizara un sistema de control de avance fsico. Dicho sistema debe ser apto para monitorear el avance y contrastarlo contra el planificado, para todas las actividades del proyecto.

6.3.

PLAN DE INICIO PROPUESTO

6.3.1. COMPENDIO DE TODA LA INFORMACIN.

Incluye la recopilacin de toda informacin, documentacin, registros de avances en site de construccin de la Planta y sus distintas fases. Registros de Procura, Materiales, Cronograma de subcontratistas y todo aquello que signifique avances, posible atraso o desvos de construccin o medicin de obra.

6.3.2. ANLISIS DE LA INFORMACIN.

Incluye las principales Hitos: Identificacin de rutas crticas en cronograma
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Identificacin de desvos segn cronograma, plan de ejecucin y reportes diarios de obra. Identificacin de posibles retrasos como: equipos, materiales e insumos, mano de obra, etc., que puedan originar futuros retrasos, como los proveedores o subcontratos previstos por el Contratista del IPC. Procesar todos los datos de los reportes diarios de obra. Proyectar y hacer seguimientos a las certificaciones mensuales de sus avances como el seguimiento a anticipo econmico del IPC Verificar los avances en site, con el avance previsto Vs el real Llevar registros de los atrasos de los mismos, para prever futuros stand by, claims o reclamos al contrato del IPC

6.3.3. RESULTADOS Y CONCLUSIONES.

Una vez obtenida toda la informacin y analizada con todas sus posibles variantes, se cotejar la misma, emitiendo y elevando a YPFB las conclusiones y recomendaciones necesarias.

6.3.4. INICIO DE LA FISCALIZACIN DE PLANEAMIENTO.

Luego de concluir los pasos mencionados, se iniciar la fase de fiscalizacin en la cual se ejecutarn todas las tareas mencionadas para esta etapa por el Coordinar de Fiscalizacin, el Encargado de Fiscalizacin de Planeamiento , el Fiscal de Planeamiento, y el Encargado de la Fiscalizacin de Fabricacin en sitio y Construccin.

7.

REGISTROS
Se manejaran de acuerdo al procedimiento de PG-02 de Tecna Bolivia.

8.

ANEXOS
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