Gestin de archivos Esta se puede definir como el conjunto de programas informticos que disponen al usuario las herramientas necesarias

para la manipulacin de archivos con el objetivo de cumplir de manera eficiente con las necesidades relacionadas a la gestin de los archivos, garantizar las validaciones para evitar acceso de datos de manera errnea, mejorar u optimizar el rendimiento y minimizar los errores y perdida de datos. Debemos tener en cuenta que un archivo es un conjunto de datos agrupados y relacionados de una manera particular donde uno contiene al otro y que se hace ms fcil la forma de almacenarlos y recuperarlos. En resumen, estos programas encargados de la gestin de los archivos nos facilitan el trabajo cuando tenemos archivos con registros muy grandes y complejos. Los usuarios y programas de aplicacin interactan con el sistema de archivos por medio de rdenes de creacin y eliminacin de archivos y realizando operaciones sobre los archivos. Antes de realizar cualquier operacin, el sistema de archivos debe identificar y ubicar el archivo en cuestin. Esto requiere el uso de algn tipo de directorio que describa la ubicacin de todos los archivos y sus atributos. Adems, la mayora de los sistemas compartidos aplican algn control de acceso a los usuarios. Las operaciones bsicas que un usuario o aplicacin pueden realizar sobre un archivo tienen lugar en los registros. El usuario o la aplicacin contempla al archivo como una estructura que organiza registros, como una estructura secuencial. En este sentido, para una organizacin es de suma importancia poseer un buen sistema de gestin de archivos que este caracterizado por su estabilidad y confiabilidad a la hora de controlar los archivos, partiendo de esta premisa se puede definir el buen funcionamiento o no de una empresa en cuanto al control y mantenimiento de los archivos o registros que esta posea.

Se puede decir que las desventajas de no poseer un buen sistema de gestin de archivos son muchas, las ms resaltantes para cualquier organizacin son el ingreso de manera errnea de los datos para su almacenamiento y la perdida de archivos por un mal uso de sistema. Por esta razn la empresa Docudigital define la importancia de un sistema de gestin de archivos en una organizacin como clave para tener una efectiva gestin que conlleve al ahorro de tiempo y dinero. La gestin eficaz de los documentos generados en su empresa garantiza mayor efectividad en los procesos y mejores prcticas en su organizacin, lo que garantiza un importante ahorro en tiempo y costos. En conclusin, el procesamiento eficaz de los archivos dentro de una empresa siempre estar sujeto a la calidad de los sistemas de gestin, de lo contrario la empresa perder parte fundamental de sus ingresos y control de sus archivos que es la estructura primordial para el desarrollo de la misma.

Autor: Nilson Tirado CI: 20.449.587 Seccin: SIN701