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LINEAMIENTOSGENERALESPARALAOPERACINYCERTIFICACINDESISTEMASDEREDUCCINDE RIESGOSDECONTAMINACINENLAPRODUCCINPRIMARIADEALIMENTOSDEORIGENAGRCOLA

ANEXO TCNICO 5 PROCEDIMIENTO PARA LA AUDITORIA DE SISTEMAS DE REDUCCIN DE RIESGOS DE CONTAMINACIN EN LA PRODUCCIN PRIMARIA DE ALIMENTOS DE ORIGEN AGRCOLA

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CONTENIDO

1 2 3 4 5 6

INTRODUCION OBJETIVO FUNDAMENTO LEGAL ALCANCE DEFINICIONES PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA 6.1. La Solicitud de Auditoria. 6.2. El Procedimiento de Verificacin. 6.3. El Dictamen de Verificacin. 6.4. De las inspecciones federales de las empresas certificadas.

ANEXOS. Anexo 1: Solicitud de Auditoria. Anexo 2: Reporte de no cumplimientos detectados en la Verificacin Anexo 3: Dictamen de verificacin. Anexo 4: Lista de Verificacin de SRRC seccin campo. Anexo 5: Lista de verificacin de SRRC seccin empaque. Anexo 6: Lista de Verificacin de reas con aplicacin de SRRC.

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INTRODUCION

La Auditoria de las Buenas Prcticas agrcolas (Sistemas de Reduccin de Riesgos de Contaminacin) tiene como propsito central valorar la eficacia y la eficiencia de las medidas preventivas e higinico sanitarias aplicadas durante el proceso productivo con la finalidad de reducir las probabilidades de que un alimento de origen agrcola este expuesto a sustancias, superficies vivas o no vivas de contacto y otros factores que pueda adherrsele un contaminante de tipo biolgico, qumico o fsico y con ello constituirse como un vehculo de contaminacin representando un riesgo a la salud de las personas que lo consumen. La auditora, entendida como una de las herramientas de la evaluacin, constituye un apoyo a la funcin directiva, enfocada al examen objetivo, sistemtico y evaluatorio de las operaciones tcnicas y administrativas realizadas por una empresa o conjunto de ellas durante la produccin de un alimento focalizado a los sistemas, controles internos, procedimientos implantados, estructura orgnica en operacin, a los objetivos, planes y programas, con el propsito de determinar el grado de eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad con la que se aplican las medidas de control, herramientas y criterios tcnicos con la nica finalidad de reducir los riesgos de contaminacin durante el proceso y procesamiento y primario de productos agropecuarios y pesqueros. Esta debe ser una herramienta eficaz y fiable en apoyo a los controles implementados, proporcionando informacin sobre el desempeo del sistema de produccin evaluado y detectar con ello las oportunidades de mejora. La auditoria quien se apoya en herramientas como la verificacin y la inspeccin tiene como fin recabar evidencias objetivas en las empresas y reas que aplican Sistemas de Reduccin de Riesgos de Contaminacin en la produccin primaria de vegetales que permitan a la autoridad competente valorar el grado aplicacin, la eficacia y la eficiencia de las medidas de control aplicadas y con base en ello emitir una certificacin federal bajo la modalidad de empresas o de reas. La evaluacin de los Sistemas de Reduccin de Riesgos de Contaminacin constituye e un acto de autoridad cuyo derecho corresponde al Secretaria de Agricultura por conducto del SENASICA facultad otorgada por la Ley Federal de Sanidad Vegetal vigente en nuestro pas. El SENASICA estar apoyada por personas fsicas y morales autorizadas como Terceros Especialistas Autorizados, Organismos de Certificacin y Unidades de verificacin quienes con fundamento en lo dispuesto en el artculo 47-C de la Ley Federal de Sanidad vegetal vigente coadyuvaran con la institucin para realizar funciones sustantivas de verificacin e inspecciones y constatar que las empresas aplican de manera eficaz Sistemas de Reduccin de Riesgos de Contaminacin los cuales son descritos en los documentos tcnicos de referencia que les aplique. La verificacin ser aplicada para empresas o conjunto de ellas que requieren una evaluacin de su sistema e interesadas en obtener una certificacin de la Secretaria en la materia mientras que la inspeccin ser aplicada a las empresas que ostenten o no una certificacin en la materia tanto en el territorio nacional como en el extranjero.

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El presente instrumento describe el procedimiento que debe aplicarse para realizar una verificacin de empresas con fines de certificacin (Auditoria de certificacin) o con fines de retroalimentacin (Auditora Interna), todo ello fundamentado en la Ley federal de Procedimiento Administrativo vigentes en nuestro pas. 2 OBJETIVO

Definir la Metodologa que aplicaran los Terceros Especialistas, Auditores Internos, Organismos de Certificacin y/o Unidades de Verificacin durante el proceso de auditora de los Sistemas de Reduccin de Riesgos de Contaminacin en la produccin primaria de vegetales aplicadas por las empresas agrcolas y/o reas integrales con fines de certificacin. 3 FUNDAMENTO LEGAL 4 Articulo 47-C de la Ley Federal de Sanidad Vegetal Vigente en el pas.

ALCANCE

El presente procedimiento aplica a las personas Fsicas y Morales Autorizadas por SENASCIA como Tercero Especialista Autorizado, Organismos de Certificacin, Auditores internos y Unidades de Verificacin durante la auditoria de unidades productivas y reas integrales que aplican Sistemas de Reduccin de Riesgos de Contaminacin en la produccin primaria de vegetales con fines de evaluacin interna y de Certificacin. 5 DEFINICIONES Auditoria de Buenas Prcticas agrcolas: Auditor interno: Certificado de cumplimiento: Criterios de Evaluacin: Desviacin: Dictamen de Verificacin: Disposiciones Legales aplicables: Documento Evidencia Objetiva: Evidencia Documental: Evidencia Fsica: Evidencia Testimonial: Evidencia de Desempeo: Evidencia Analtica: Evidencia suficiente Hallazgo: Inspeccin: Instrumentos de evaluacin: Organismo de Certificacin:

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Plan de Auditoria: Registro: Tercero Autorizado Validez de la Evidencia: Verificacin: 6 PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORIA

La Auditoria de los Sistemas de Reduccin de Riesgos que aplican las empresas agrcolas y reas integrales ser realizada por personal oficial del SENASICA a travs cuatro etapas: 1. La solicitud de la auditoria. 2. La verificacin de las empresas. 3. El dictamen de Certificacin. 4. La inspeccin federal

6.1 La Solicitud de Auditoria a) La empresa interesada o agente tcnico responsable del rea solicita al SENASICA la autorizacin para evaluacin del Sistema de Reduccin de riesgos aplicados (Anexo 1). b) El SENASICA se asegura que no existe conflicto de inters entre la persona (Fsica y Moral) responsable de la asesora y el responsable de la verificacin. c) El SENASICA se asegure que el Tercero Especialista propuesto por la empresa o agente tcnico cuenta con la Autorizacin vigente. d) El SENASICA notifica de manera oficial al solicitante la autorizacin de la auditoria asignando un nmero de control. e) El tercero especialista debe notificar al SENASICA la fecha especfica convenida con la empresa para desarrollar la verificacin. 6.2 El Procedimiento de Verificacin a) El Tercero Especialista Autorizado elabora un plan de verificacin que aplicara en la empresa o rea a evaluar. b) El plan de verificacin para el caso de las reas integrales debe indicar las empresas y unidades productivas que sern verificadas. Debe seleccionar una muestra que resulte de la Raz cuadrada de N, donde N= unidades productivas que integran el rea.

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c) El plan de verificacin debe indicar la(s) empresa(s), responsable legal, unidades productivas, productos, localizacin de las unidades, fechas, horario as como el tipo de evidencias que recabara durante el proceso de verificacin. d) El proceso de verificacin deber desarrollarse en tres etapas: Apertura de la Verificacin, Desarrollo de la Verificacin, El Dictamen de Verificacin y Notificacin de los Resultados.

6.2.1

Apertura del proceso de Verificacin a) El Tercero Especialista Autorizado debe acreditar su personalidad jurdica mostrando al representante legal de la empresa la constancia que lo autoriza para ejercer esa funcin. En caso de as requerirse por la empresa el Tercero Especialista autorizado debe otorgar una copia de su constancia de autorizacin. b) En la reunin de apertura, el Tercero Especialista debe indicar al representante legal de la empresa o agente tcnico lo siguiente: Con fundamento en las facultades que SENASICA me confiere como Tercero Especialista Autorizado en Sistemas de Reduccin de Riesgos de Contaminacin en la produccin primaria de vegetales y con fundamento en lo dispuesto en el Articulo 47-C de la Ley Federal de Sanidad Vegetal vigente en Mxico se da por iniciado el proceso de verificacin a la empresa (xxxx) en las unidades productivas (xxxxxx) localizadas en (xxxxxx) con la finalidad de constatar el cumplimiento de los requisitos tcnicos requeridos por la institucin con fines de certificacin. c) El Tercero Especialista debe indicar con claridad al representante legal de la empresa el documento tcnico sobre el cual sustentara su verificacin, el plan de verificacin indicando con claridad el alcance y la profundidad de la verificacin as como las aclarar las dudas que le manifieste en torno al proceso por desarrollar.

6.2.2

Desarrollo de la Verificacin a) Debe evaluarse el desempeo de la empresa en los ltimos 6 (Seis) meses de operacin por lo que las evidencias que sta presente debern tener una antigedad no mayor al mismo periodo. b) Durante esta fase el Tercero Especialista Autorizado debe utilizar la lista de verificacin aplicable y debe asegurarse de: 1. 2. La empresa y unidades productivas estn registradas y vigentes en la pgina Web del SENASICA. El expediente presentado por la empresa o agente tcnico contenga documentos originales, vigentes, validados por el representante legal con firma autgrafa y que corresponde a la empresa, unidades productivas y el periodo de evaluacin. .

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3.

4.

5. 6.

Recabar y valorar las evidencias suficientes y pertinentes que le permitan emitir un juicio confiable sobre el cumplimiento y eficacia de las medidas de control aplicadas por la empresa. Que las evidencias presentadas por la empresa sean validas, verificables y que demuestren el cumplimiento total de los requisitos tcnicos exigidos en cada mdulo o programas de ejecucin del documento tcnico de referencia. Asegurase que las medidas de control aplicadas por la empresa mantienen su eficacia durante el periodo de evaluacin. Que los indicadores y criterios tcnicos descritos en el plan tcnico se aplican durante el proceso productivo. Debe asegurarse que en campo se mantienen los criterios.

c) Durante el desarrollo de la verificacin el Tercero Especialista Autorizado debe abstenerse de: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Emitir juicios que no se sustenten en evidencias objetivas confiables o que no sean requeridos en el instrumento tcnico de referencia. Emitir recomendaciones o alternativas de solucin del no cumplimiento detectado en la empresa. Realizar acciones ajenas al proceso de verificacin del SENASICA Aplicar de manera simultnea otros procesos de auditora o verificacin diferentes al tema de inocuidad del SENASICA. Comentar al representante legal de la empresa ser o no certificada. Desempear funciones diferentes a las que se le confiere como Tercero Especialista Autorizado del SENASICA.

d) En los casos donde exista duda sobre la eficacia de las medidas de control aplicadas por la empresa, el Tercero Especialista Autorizado podr requerir informacin adicional al periodo mnimo indicado. 6.2.3 El Dictamen de Verificacin a) El Tercero Especialista autorizado debe calificar las evidencias presentadas por la empresa definiendo el Cumplimiento o no cumplimiento con respecto al requisito evaluado. b) Debe calificar como Cumplimiento cuando: 1. 2. La evidencia presentada por la empresa satisfaga totalmente el requisito tcnico requerido en el modulo o programa de ejecucin. Demuestre su eficacia en la prevencin, eliminacin y/o reduccin del peligro de contaminacin valorado con respecto a los parmetros establecidos en el plan tcnico de la empresa La evidencia sea haya generado en las condiciones productivas de la empresa y en el periodo comprendido de la verificacin.

3.

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4.

La evidencia sea vlida y verificable.

c) De calificarse como no cumplimiento del requisito cuando: 1. La empresa no presente evidencias suficientes, validas, verificables y/o confiables del cumplimiento de requisitos del documento tcnico de referencia. 2. La evidencia no sea generada en las condiciones de produccin de la empresa. 3. No correspondan a la empresa y unidades productivas evaluadas. 4. No corresponda al periodo definido en el presente procedimiento. 5. Los documentos no sean originales 6. No se apegue a lo descrito en el manual de procedimientos y plan tcnico correspondiente. 7. Hayan sido alteradas, generadas en el momento o en lugares ajenos a la unidad productiva y empresas verificadas. d) El Tercero Especialista autorizado debe registrar los no cumplimientos utilizando el anexo 2 y debe adjuntarse al dictamen de verificacin. e) El Tercero Especialista Autorizado debe emitir un Dictamen de Verificacin (Anexo 3) como resultado del proceso aplicado en la empresa debiendo recabar la totalidad de los datos requeridos en el formato. f) El Tercero Especialista Autorizado debe calificar en el dictamen de verificacin como cumplimiento cuando la empresa demuestra que todos los requisitos tcnicos de los mdulos o programas de ejecucin se han cumplido. Se calificara como no cumplimiento cuando al menos un requisito del modulo no se haya cumplido, debiendo registrar su numeral en el dictamen.

g)

h) El Dictamen de verificacin debe emitirse el mismo da del cierre de la verificacin. i) En la fase de Cierre de la Verificacin, el Tercero Especialista Autorizado debe realizar lo siguiente: 1. Reunirse con el representante legal de la empresa para notificarle de manera formal el cierre del proceso de verificacin. 2. Hacer del conocimiento del representante legal los no cumplimientos identificados en el proceso de verificacin. 3. Recabar la firma de conformidad del representante legal del dictamen de verificacin de verificacin y documentos de apoyo. j) En el proceso de Auditora Interna, los auditores internos no emiten dictamen de verificacin y este se sustituye por el reporte de no cumplimiento debiendo adaptar el formato del anexo 2.

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k) El auditor interno debe elaborar un plan documentado de acciones correctivas e integrar al expediente las evidencias suficientes, validas que demuestren su cumplimiento. 6.2.4 Comunicacin de la los Resultados de la Verificacin a) El Tercero Especialista autorizado debe enviar oficialmente en versin impresa y en original a la ventanilla de la DGIAAP el dictamen de verificacin el cual debe estar firmando de conformidad por el representante legal de la empresa y el Tercero Especialista autorizado responsable. b) Al dictamen de verificacin deber adjuntarse lo siguiente: 1. 2. 3. 4. Plan de Verificacin aplicado. El plan tcnico de la empresa El reporte de los no cumplimientos Observados Resultados de la validacin de los procedimientos.

c) El Tercero Especialista Autorizado durante el desempeo de sus funciones debe conducirse acorde a los principios establecidos en el cdigo de tica descrito en el procedimiento de autorizacin. 6.3 El Dictamen de Certificacin a) El SENASICA, con sustento en el dictamen de verificacin emitido por el Tercero Especialista Autorizado y documentacin anexa calificara las evidencias y emitir un Dictamen de Certificacin lo cual har del conocimiento a la empresa solicitante. b) El dictamen de Certificacin emitido por el SENASICA podr ser podr ser favorable o no favorable. c) El dictamen favorable se emitir cuando la empresa o agente tcnico solicitante de la auditoria haya cumplido con la totalidad de los requisitos tcnicos establecidos en los mdulos de ejecucin. d) El dictamen ser no favorable cuando exista al menos un incumplimiento de los requisitos tcnicos establecidos en los mdulos de ejecucin. En estos casos se emitir un reporte de observaciones el cual se adjuntara al dictamen de certificacin. e) Las omisiones, deficiencias tcnicas o incumplimientos atribuibles al Tercero Especialista sern comunicados a este quien deber comparecer ante el SENASICA para ampliar la informacin o evaluar nuevamente el tema omitido. f) El SENASICA podr requerir a la empresa informacin adicional cuando el dictamen de verificacin del Tercero Especialista autorizado no sean claros, suficientes o se sospeche de su veracidad.

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g) Cuando el dictamen sea favorable el SENASICA emitir el certificado federal reconociendo la competencia tcnica del Sistema de Reduccin de Riesgos de contaminacin en la Produccin Primaria de Vegetales de conformidad con lo dispuesto en el capitulo V de Lineamientos Generales para la operacin y Certificacin de los Sistemas de Reduccin de Riesgos en la produccin Primaria de alimentos de origen Agrcola 6.4 De las inspecciones federales a) El SENASICA aplicar anualmente un programa de inspeccin federal de las empresas certificadas que aplican Sistemas de Redaccin de Riesgos de Contaminacin en la produccin primaria de alimentos de origen agrcola. b) El SENASICA realizara inspecciones federales a empresas agrcolas y reas que hayan sido sorteadas. Las empresas seleccionadas en este sorteo sern publicadas en la pgina Web del SENASICA. c) Las inspecciones federales que el SENASICA realice se desarrollaran por personal oficial de la DGIAAP o bien se podr requerir el apoyo de las delegaciones federales de la SAGARPA, Unidades de Verificacin, Organismos de Certificacin o de Terceros Especialistas Autorizados. d) Las empresas sern notificadas 24 horas antes de su inspeccin de manera oficial y fundamentada en la Ley Federal de Sanidad Vegetal vigente. e) Las observaciones y no cumplimientos observados durante la inspeccin federal sern notificados a la empresa y al tercero especialista que realizo la verificacin el cual deber ser corregida con oportunidad. f) Las omisiones, falsedad de informacin, conflictos de inters y otras acciones detectadas durante la inspeccin federal que presupongan una violacin a ley federal de sanidad vegetal e instrumentos tcnicos de referencia sern denunciadas ante la Direccin General Jurdica para su calificacin administrativa y emisin de las sanciones correspondientes.

g) Los temas y situaciones no prevista en el presente procedimiento sern revisadas y dictaminadas por personal oficial del SENASICA con competencia legal en el tema.

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ANEXOS

Anexo 1: Solicitud de Auditoria

___________________________________________
(Lugar y fecha)

MVZ. Octavio Carranza de Mendoza Director General de Inocuidad Agroalimentaria, Acucola y Pesquera Guillermo Prez Valenzuela No. 127, Planta Baja Col. Del Carmen Coyoacn, Del Coyoacn, 04100, Mxico, D.F.

Por medio del presente y con fundamento en el Articulo 47-C de la Ley Federal de Sanidad Vegetal vigente en nuestro pas me permito solicitarle de la manera ms atenta iniciar el proceso de Evaluacin al Sistema de Reduccin de Riesgos de Contaminacin en la produccin primaria de alimentos de origen agrcola que la empresa (o rea integral) ________________________, con domicilio fiscal en ________________________ con nmero de registro vigente ______________

_________, aplicado en las unidad(es):

Nombre de la unidad Tipo de Unidad Localizacin Producto Generado

Con la finalidad de obtener la Certificacin de esa dependencia federal que usted representa. De la misma forma hago de su conocimiento que los responsables de la Asistencia Tcnica y Auditora Interna de la empresa fueron________________________ con clave de autorizacin numero _______________________ y _______________________ con autorizacin vigente numero_____________________, el da______________________.

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Por lo anterior y en pleno conocimiento de que no existe conflicto de inters sugiero que la verificacin autorizado sea conducida por por ______________________________ SENASICA Tercero Especialista clave

mediante

numero_______________________________________. Sin otro particular por el momento le reitero un cordial saludo

Atentamente
Datos del representante legal de la empresa:

Nombre y firma: Direccin: Telfono:

_________________________________________ _________________________________________ _________________________________________

Correo electrnico: _________________________________________

Datos del Responsable de Inocuidad de la empresa:

Nombre y firma: Telfono:

____________________________________ ____________________________________

Correo electrnico: ____________________________________

Nota: Este formato debe ser impreso en documento menbretado de la empresa solicitante y llenado a mquina.

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Anexo 2: Reporte de no cumplimientos detectados en la Verificacin

Servicio Nacional de Sanidad, Inocuidad y Calidad Agroalimentaria Direccin General de Inocuidad Agroalimentaria, Acucola y Pesquera

Reporte de no cumplimientos detectados en la Verificacin

Dictamen de Verificacin Nm.: Empresa Verificada: Numeral Observacin Riesgo Valorado

Nota: Este formato debe ser adaptado cuando sean utilizado para en la auditora interna al cual deber adicionarse una columna de recomendacin emitida.

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