Herramientas informticas para la gestin de proyectos

Introduccin a Microsoft Project

Aguilar Esteso, Jorge Daz Corcobado, Toms

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Gestin de proyectos

Esquema
! !

Introduccin Microsoft Project

" " " " "

Definicin del proyecto Planificacin temporal del proyecto Asignacin de recursos Seguimiento del proyecto Generacin de documentacin (informes, etc)

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Gestin de proyectos

Introduccin
!

El avance de las TIC ha propiciado la aparicin de herramientas informticas que facilitan la direccin de proyectos debido

Simplifican en gran medida las actividades de gestin, planificacin y el control y seguimiento de los proyectos

Existen herramientas adaptables a cualquier plataforma informtica.

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Clasificacin de las herramientas informticas (I)

!

Herramientas bsicas de planificacin de proyectos. Herramientas generales de gestin de proyectos. Herramientas corporativas de gestin de proyectos. Herramientas Intranet de gestin de proyectos. Herramientas de apoyo a la gestin de proyectos: Herramientas de gestin de la calidad en proyectos.

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Clasificacin de las herramientas informticas (II)

!

Otro tipo de herramientas en la gestin de proyectos.

"

Herramientas de creatividad. Herramientas de simulacin de proyectos. Herramientas de gestin de procesos. Herramientas de gestin de costes. Herramientas grficas de diseo.

"

"

"

"

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Herramientas generales de gestin de proyectos

!

Permiten:
" " " " " "

Planificacin temporal del proyecto Generacin de diagramas temporales Asignacin de recursos Clculo de costes Control del seguimiento del proyecto Generacin de documentacin

La ms utilizada: Microsoft Project

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Microsoft Project
!

Programa general de gestin de proyectos. Nos permite:

"

Planificacin temporal de las tareas Asignacin de recursos Clculo del coste del proyecto Seguimiento y control del proyecto

" " "

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Ventana principal
Barras de herramientas

Lista de tareas Diagrama de Gantt

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Definicin del proyecto

!

En este paso conviene fijar

"

Fecha de comienzo del proyecto Calendario laboral

! !

"

Das laborables y horario de trabajo Vacaciones

" "

Responsable o autor del proyecto MS Project ofrece un asistente para tal fin

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Definicin del proyecto

Fecha de comienzo

Calendario laboral

Utilizacin del asistente de definicin del proyecto

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Escala temporal

Haciendo doble click

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Gestin de la lista de tareas

!Tipos

de tareas !Creacin de la lista !Vinculacin entre tareas !Clculo del camino crtico

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Introduccin de la lista de tareas

!

Tipos de tareas
"

Tareas resumen
!

Se dividen en subtareas

"

Tareas repetitivas
!

Aquellas que mantienen una periodicidad a lo largo del proyecto (reuniones, etc)

"

Hitos: tareas sin duracin

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Introduccin de la lista de tareas (II)

!

Se teclean los nombres sobre la tabla de entrada

Para hacer una subtarea:

"

Se selecciona en la lista Se aplica una sangra

"

! !

Se introducen los vnculos entre tareas En la lista de tareas se tiene la informacin sobre cada una de ellas (Nombre, duracin, fecha de comienzo y fin, predecesoras, etc)

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Introduccin de las tareas (III)

Tareas resumen

Hito

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Vinculacin entre tareas (I)

!

Project nos ofrece varias formas para crear los vnculos

"

Para ello previamente hemos de seleccionar de la lista de tareas aquellas que queremos vincular

"

Una vez seleccionadas podemos utilizar

!

Botn de vnculos Asistente para programacin de tareas

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Vinculacin de tareas (II)

!

Asistente para programar tareas

Deshace el vnculo entre tareas

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Cambiar vnculos entre tareas (I)

!

Haciendo doble click sobre una barra de vnculo del diagrama:

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Introduccin de una tarea repetitiva

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Introduccin de un HITO
!

Si en una tarea ponemos de duracin 0 das se crea automticamente un hito

Si el hito se refiere a una fase del proyecto con una duracin:

"

Doble click sobre la tarea a marcar como hito:

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Clculo de la fecha de finalizacin del proyecto

Microsoft Project calcula automticamente la fecha de finalizacin del proyecto basndose en:
"

Fecha de comienzo Calendario laboral Vnculos entre tareas

"

"

Algunas veces es conveniente programar a partir de la fecha de fin del proyecto (Project calcula cuando se debe comenzar)

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Clculo del camino critico (I)

!

MS PROJECT calcula automticamente el camino crtico a partir de la planificacin de tareas

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11

Clculo del camino crtico (II)

!

El resultado de dar formato al diagrama de Gantt es:

Las barras del diagrama en color rojo muestran el camino crtico

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Gestin de los recursos

!Asignacin

de recursos a tareas !Resolucin de sobreasignaciones

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12

Mtodo de programacin de recursos

!

E n Project, el mtodo de programacin por omisin es la programacin condicionada por el esfuerzo.

"

La programacin condicionada por el esfuerzo alarga o reduce la duracin de una tarea para adaptarla a cambios en los recursos, pero no cambia el trabajo total de la tarea.

"

El trabajo es la cantidad de esfuerzo, o nmero de horas

dedicado por un recurso a una tarea.

"

El trabajo total de una tarea est determinado por la duracin

esperada de una tarea y la asignacin inicial de recursos

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Asignacin de recursos
!

Los pasos bsicos para la gestin de recursos son:

" " "

Creacin de la lista de recursos del proyecto Control de los recursos (asignacin de calendarios, etc) Asignacin de los recursos a las tareas

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13

Tipos de recursos
!

Recursos de trabajo
"

Personas y equipamiento necesario para llevar a cabo una tarea empleando tiempo en las mismas Se configuran en el contexto del tiempo

"

Recursos materiales
"

Suministros, artculos y otros consumibles necesarios para completar cada una de las tareas del proyecto Son diferentes de los recursos de trabajo (no dependen del tiempo)

"

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Recursos de trabajo
!

Se definen en funcin del tiempo que van a dedicar a a la realizacin de la tarea (en porcentaje):

" " "

Tiempo completo: 100% (toda la jornada laboral, por ejemplo) Tiempo parcial: por ejemplo 50 % (mitad de la jornada laboral) Tiempo mltiple: por ejemplo 500 % (5 unidades del mismo recurso asignadas a tiempo completo)

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Recursos materiales
Se define la etiqueta de material (unidad de medida) con la que se va a hacer la asignacin (por ejemplo, cajas)
"

No utilizan calendario de recursos No se redistribuyen El costo funciona de manera diferente que en los recursos de trabajo (no existen horas extras, etc.)

"

"

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Creacin de la lista de recursos

Tabla de entrada de recursos

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15

Ejemplo de lista de recursos

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Asignacin de recursos a una tarea

! !

Se selecciona la tarea Se despliega la ventana de asignacin de recursos

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Resolucin de conflictos en la asignacin (I)

Una vez asignados los recursos a todas las tareas hay que comprobar que no existen problemas (recursos sobreasignados)
!

Un recurso est sobreasignado si est programado para realizar ms trabajo del que es posible hacer durante la jornada laboral

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Resolucin de conflictos en la asignacin (II)

!

Control de recursos a travs del Grfico de recursos de Microsoft Project

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Resolucin de conflictos en la asignacin (III)

!

MS Project permite redistribuir recursos de forma automtica o manual

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Seguimiento del proyecto

!Establecimiento

de una lnea de base !Diagrama de Gantt de seguimiento

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Establecimiento de una lnea de base (I)

!

Una vez programada las tareas y resueltos los conflictos se tiene la mejor estimacin del proyecto

Antes del comienzo real de la primera tarea del proyecto se debe definir una lnea de base:
" "

Es una instantnea en un momento determinado del proyecto Sirve para comparar la programacin planificada con los cambios reales del proyecto Es imprescindible para realizar el seguimiento del proyecto

"

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Establecimiento de una lnea de base (II)

!

Definicin de la lnea de base en MS Project

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Seguimiento del progreso del proyecto (I)

Barra de herramientas gua de proyectos

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Seguimiento del progreso (II)

!

Se debe actualizar diariamente lo acontecido con las tareas previstas para realizar (retrasos o adelantos, costes no previstos, etc.). De esta forma:
"

Controlaremos al fecha de finalizacin real de las tareas Podemos controlar los costes de realizacin de cada paquete de trabajo

"

"

Tendremos una visin general del posible retraso del proyecto

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Seguimiento del progreso (III)

!

Mediante la barra de herramientas seguimiento podemos incorporar informacin actualizada al proyecto

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Seguimiento del progreso (IV)

!

Otras posibilidades para actualizar informacin

"

Actualizar tarea

" "

Informacin de la tarea Hoja de tareas (Tabla: seguimiento)

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Seguimiento del proyecto (V)

!

Una vez realizados los cambios debemos actualizar el proyecto

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Visualizacin del seguimiento del progreso

!

Hay diferentes posibilidades para mostrar el seguimiento del progreso del proyecto
"

Diagrama de Gantt de seguimiento Tabla de variacin (Hoja de tareas_________ Tabla: Variacin) Tabla de costos (Hoja de tareas__________ Tabla: Costos)

"

"

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Visualizacin del seguimiento del progreso (II)

Mediante el diagrama de Gantt de seguimiento podemos ver de forma grfica la evolucin del proyecto

Solo tiene sentido mostrarlo si se va actualizando la informacin del progreso del proyecto

Nos dar una visin del porcentaje completado de cada tarea

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Diagrama de Gantt de seguimiento

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Estadsticas del proyecto

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Generacin de documentos escritos

!

Microsoft Project permite la generacin de diferentes informes imprimibles sobre el proyecto

"

Para ello es til utilizar los asistentes

Cada uno de ellos incorpora un men con diferentes posibilidades

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Obtencin de los informes

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Ejemplo de generacin de informes

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