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20 de mayo de 2008
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AGENCIA ESPAOLA DE PROTECCIN DE DATOS Registro General de Proteccin de Datos Manual del formulario electrnico de notificacin de ficheros de titularidad privada
La presentacin de las solicitudes de inscripcin de ficheros podr realizarse indistintamente en soporte papel, informtico o telemtico, aunque en cualquiera de los casos, su cumplimentacin debe realizarse a travs del formulario electrnico de NOtificaciones Telemticas a la AEPD (NOTA). Las hojas de solicitudes correspondientes a las notificaciones de ficheros enviadas por Internet podrn ser firmadas electrnicamente, debiendo presentarse en el Registro Telemtico de la Agencia Espaola de Proteccin de Datos (AEPD), de acuerdo con las normas y requisitos establecidos en la Resolucin de creacin del mismo. Las notificaciones tambin podrn continuar envindose por Internet sin firma electrnica, si bien, en ese caso, deber cumplimentarse y firmarse la hoja de solicitud de inscripcin generada por el formulario, que habr de presentarse en la Agencia Espaola de Proteccin de Datos, o en cualquiera de los registros y oficinas a que se refiere el artculo 38.4 de la Ley 30/1992 de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. Por ltimo, podr presentar notificaciones en formato en papel, con la seguridad de que han sido correctamente cumplimentadas. Este formato de presentacin incluye un cdigo ptico de lectura para agilizar su inscripcin.
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Forma de presentacin
Por ltimo, deber sealar la casilla correspondiente a la forma de envo que va a utilizar: A travs de Internet con certificado digital de firma electrnica. A travs de Internet con presentacin convencional de la Hoja de solicitud. Mediante formulario en soporte papel con cdigo de barras bidimensional PDF 417.
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b) Cumplimentacin de la notificacin Tanto si ha elegido utilizar una notificacin tipo como un formulario vaco, deber cumplimentar los apartados del formulario que describan el fichero que va a ser notificado. El formulario electrnico de NOtificaciones Telemticas a la AEPD (NOTA) de titularidad privada se compone de 2 pginas de detalle y la correspondiente Hoja de solicitud. En este formulario son de cumplimentacin obligatoria, adems de la correspondiente Hoja de solicitud, los apartados de: Responsable del fichero, Identificacin y finalidad del fichero, Origen y procedencia de los datos, Tipos de datos, estructura y organizacin del fichero y Medidas de seguridad. Son de cumplimentacin opcional los apartados de: Derechos de oposicin, acceso, rectificacin y cancelacin, Encargado de tratamiento, Cesin o comunicacin de datos y Transferencias internacionales. En todos los apartados se encuentra disponible la ayuda correspondiente a dicho apartado, as como una opcin que le permitir verificar si el mismo ha sido cumplimentado correctamente. Se recomienda guardar la notificacin antes de pasar a la siguiente fase de cumplimentacin, ya que una vez que se haya optado por cumplimentar la Hoja de solicitud no se podrn realizar nuevos cambios en la notificacin. Puede imprimir un borrador de la notificacin teniendo en cuenta que esta impresin no podr ser presentada para su inscripcin en la Agencia. Tenga en cuenta que cualquier cambio que necesite hacer en la notificacin deber realizarse mediante el formulario electrnico ya que en cualquiera de las formas de presentacin la informacin consignada mediante dicho formulario electrnico prevalece sobre cualquier anotacin realizada de forma manual. c) Cumplimentar y firmar la Hoja de solicitud Una vez que se ha comprobado que los distintos apartados han sido cumplimentados correctamente, deber cumplimentar la Hoja de solicitud. Deber indicar los datos identificativos de la persona que firma la solicitud y el cargo o la condicin del firmante de esta solicitud en relacin con el responsable del fichero. Seale tambin la direccin completa a efectos de notificaciones. Esta direccin debe cumplimentarse en todos los casos, an cuando coincida con la del responsable del fichero, entendiendo que la identidad y el domicilio para practicar la notificacin de la resolucin de inscripcin debe de ser la declarada por la persona fsica que solicita la inscripcin, todo ello a tenor del artculo 70 de la Ley 30/1992 de Rgimen Jurdico de la Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. Si ha optado por presentar la notificacin a travs de Internet con certificado digital de firma y dispone de una direccin electrnica a efectos de notificaciones del Servicio de Notificaciones Telemticas Seguras (https://notificaciones.administracion.es/portalciudadano/inicio.asp) podr indicar este extremo en el apartado de Direccin electrnica servicio de notificaciones, donde se notificarn la inscripcin del fichero. En cualquier otro caso, la notificacin ser realizada a la direccin que a estos efectos se haga constar en el apartado correspondiente de la Hoja de solicitud.
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Antes de realizar el envo de la notificacin deber leer y aceptar la informacin relativa a los deberes que conlleva la firma de la Hoja de solicitud.
De conformidad con lo establecido en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal, solicito la inscripcin en el Registro General de Proteccin de Datos del fichero de datos de carcter personal al que hace referencia el presente formulario de notificacin. Asimismo, bajo mi responsabilidad manifiesto que dispongo de representacin suficiente para solicitar la inscripcin de este fichero en nombre del responsable del fichero y que ste est informado del resto de obligaciones que se derivan de la LOPD. Igualmente, declaro que todos los datos consignados son ciertos y que el responsable del fichero ha sido informado de los supuestos legales que habilitan el tratamiento de datos especialmente protegidos, as como la cesin y la transferencia internacional de datos. La Agencia Espaola de Proteccin de Datos podr requerir que se acredite la representacin de la persona que formula la presente notificacin.
Por ltimo, si ha optado por presentar la notificacin a travs de Internet con certificado digital de firma deber proceder a firmar la notificacin mediante su certificado de firma. d) Generar o enviar la notificacin Dependiendo de la forma de presentacin elegida, la notificacin podr ser presentada a travs de los siguientes medios: