Gua de primeros pasos

Captulo 10 Imprimir, exportar y enviar por correo electrnico

Derechos de autor
Este documento tiene derechos de autor 20112012 por sus colaboradores, tal como aparecen en la lista en la seccin titulada Colaboradores. Puede distribuirse o modificarse bajo los trminos de la GNU General Public License, ersin ! o posterior, o la Creative Commons Attribution License, ersin !.0 o posterior. "odas las marcas re#istradas $ue aparecen dentro de esta #ua pertenecen a sus due%os le#timos.

Colaboradores
&uan 'arlos (an) &or#e *. Gu)m+n (oriano

Comentarios y sugerencias
Por fa or, dirija cual$uier clase de comentario o su#erencia acerca de este documento a, locali acion!oooes"or#

Agradecimientos
Este captulo est+ basado en el captulo 10 de la Gua de comien)o de -pen-ffice.or#. .os colaboradores de este captulos son, *#nes /el)unce 2obert (cott 6ern+n 0artelo 0ichael 1otsarinis &anet 0. (3isher &os &es7s Palacios Peter 1upfer &ean 4ollis 5eber &uan 'arlos (an)

Fecha de publicacin y versin de software

8ersin en espa%ol publicada el 11 de junio de 2012. /asada en la ersin !.! de .ibre-ffice

Nota para usuarios de Mac

*l#unas pulsaciones de teclado 9 opciones de men7 son diferentes en un 0ac de las usadas en 5indo3s 9 .inu:. .a si#uiente tabla muestra al#unas sustituciones comunes para las instrucciones dadas en este captulo. Para una lista detallada ea la a9uda de la aplicacin. $in%o&s'Linux
Herramientas Opciones opcin de men7 'lic con el botn derecho 'trl <'ontrol= 6? 611

()uivalente en *ac
.ibre-ffice Preferencias 'ontrol;clic z ,Coman%o(hift;z;6? z;.

(+ecto
*cceso a las opciones de confi#uracin *bre men7 conte:tual >tili)ado con otras teclas *bre el na e#ador *bre la entana de estilos 9 formato

La %ocumentacin %e Libre/++ice est0 %isponible en es"libreo++ice"or#

Contenido
1erec2os %e autor""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 3 Nota para usuarios %e *ac"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 3 Intro%uccin""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 4 Impresin r0pi%a"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 4 Controlar la impresin"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 4 (xportar a P15"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 6 (xportacin r0pi%a a P15""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" 6 Controlar el conteni%o y la cali%a% %el P15"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""6 Pesta7a General %el cua%ro %e %i0lo#o /pciones P15""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""8 Pesta7a 9ista inicial %el cua%ro %e %i0lo#o %e /pciones P15"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""": Pesta7a Inter+a %el usuario en el cua%ro %e %i0lo#o /pciones P15"""""""""""""""""""""""""""""""""""""; Pesta7a <iperenlaces en el cua%ro %e %i0lo#o /pciones P15"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""= Pesta7a >e#uri%a% en el cua%ro %e %i0lo#o /pciones P15"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""10 (xportar a otros +ormatos"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""13 (nviar %ocumentos por correo electrnico"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""13 (nviar un %ocumento por correo electrnico a varios %estinatarios"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""1? 5irma%o %i#ital %e %ocumentos""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""18

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ntroduccin
Este captulo pro ee informacin #eneral acerca de como imprimir, e:portar 9 en iar documentos por correo electrnico desde .ibre-ffice.

mpresin r!pida
4a#a clic en el icono de mprimir archivo directamente la impresora predeterminada definida para su computadora. para en iar el documento entero a

Nota

Puede cambiar la accin del icono de imprimir archivo directamente para en iar el documento a la impresora definida para el documento en e) de a la impresora definida para la computadora. 8a9a a Herramientas " Opciones " Cargar#$uardar " $eneral 9 seleccione la opcin Cargar configuraciones de la impresora con el documento.

Controlar la impresin
Para m+s control sobre la impresin, utilice Archivo " mprimir para mostrar el cuadro de di+lo#o Imprimir. En el cuadro de di+lo#o Imprimir podr+ ele#ir,

@u impresora usar <si ha9 m+s de una instalada en su sistema= 9 las propiedades de la
impresoraApor ejemplo, orientacin < ertical u hori)ontal=, $u bandeja de papel usar, 9 en $ue tama%o de papel imprimir. .as propiedades disponibles dependen de la impresora seleccionadaB consulte la documentacin de la impresora para m+s detalles. @u p+#inas imprimir, cu+ntas copias 9 en $u orden imprimirlas. >se #uiones para especificar los inter alos de impresin 9 comas o punto 9 coma para separar inter alosB por ejemplo, 1, ?, 111C, !CC0. >eleccin es la parte resaltada de una p+#ina o p+#inas. @u elementos imprimir. 4a#a clic en la pesta%a Opciones para mostrar el cuadro de di+lo#o de -pciones de impresin.

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5i#ura 1" (l cua%ro %e %i0lo#o Imprimir" .as selecciones en el cuadro de di+lo#o -pciones de Dmpresin son diferentes en 5riter, 'alc, Dmpress, 9 Era3, pero en todos los casos se aplican solamente para la impresin del documento actual. Para m+s detalles, ea los captulos de los diferentes componentes de .ibre-ffice. Para especificar las opciones predeterminadas de impresin, ea el 'aptulo 2 <'onfi#urar .ibre-ffice= 9 los captulos de los diferentes componentes de .ibre-ffice.

%&portar a 'DF
.ibre-ffice puede e:portar documentos a PE6 <Portable Eocument 6ormat=. Este formato, est+ndar de hecho, es ideal para en iar archi os a al#uien para $ue los ea con el *dobe 2eader u otros isores de PE6. El proceso 9 los cuadros de di+lo#o son los mismos para 5riter, 'alc, Dmpress, 9 Era3, con unas pocas diferencias menores mencionadas en esta seccin.

%&portacin r!pida a 'DF

4a#a clic en el icono %&portar Directamente como 'DF para e:portar el documento entero usando sus opciones predeterminadas para PE6. (e le pedir+ $ue in#rese un nombre de archi o 9 una ubicacin para el archi o PE6, pero no podr+ ele#ir un inter alo de p+#inas, la compresin de las im+#enes u otras opciones.

Controlar el contenido y la calidad del 'DF

Para m+s control sobre el contenido 9 la calidad del PE6 resultante, a9a a Archivo " %&portar en formato 'DF. (e abrir+ el cuadro de di+lo#o de -pciones PE6. Este cuadro de di+lo#o tiene cinco pesta%as <General, 9ista inicial, Inter+a %el usuario, <iperenlaces 9 >e#uri%a%=. 4a#a sus selecciones 9 lue#o ha#a clic en %&portar. Entonces, se le pedir+ $ue in#rese el nombre 9 la ubicacin del PE6 a ser creado 9 ha#a clic en $uardar para e:portar el archi o.

(xportar a P15

Pestaa General del cuadro de dilogo Opciones PDF

En la pesta%a General, podr+ ele#ir $u p+#inas incluir en el PE6, el tipo de compresin a usar para las im+#enes <$ue afecta la calidad de las im+#enes en el PE6= 9 otras opciones.

5i#ura 3@ Pesta7a General %el cua%ro %e %i0lo#o /pciones P15 (eleccin del intervalo )odo, E:porta el documento completo.

'!ginas, Para e:portar un inter alo de p+#inas, use el formato *+, <p+#inas ! a F=. Para
e:portar p+#inas indi iduales, use el formato -./.00 <p+#inas G, H, 9 11=. Puede tambin e:portar una combinacin de inter alos 9 p+#inas indi iduales, utili)ando un formato como *+,.1.02.03. (eleccin, E:porta cual$uier material $ue est seleccionado.

(eleccin de m!genes Compresin sin p4rdida, .as im+#enes se #uardan sin nin#una prdida de calidad. Esto tiende a #enerar archi os de ma9or tama%o cuando se utili)a con foto#rafas. 2ecomendado para otras im+#enes. Compresin 5'%$, Permite di ersos ni eles de calidad. >na confi#uracin de H0I suele funcionar bien con foto#rafas <tama%o de archi o pe$ue%o, prdida de calidad apenas perceptible=.
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 6educir resolucin de imagen, las im+#enes de menos EPD <dots per inch= tienen menos
calidad.
.as im+#enes EP( con istas pre ias incrustadas son e:portadas slo como istas pre ias. .as im+#enes EP( sin istas pre ias incrustadas son e:portadas como marcadores acos.

Nota

(eccin $eneral 'DF#A+0, PE6J* es un est+ndar D(- establecido en 200? para la preser acin de documentos a lar#o pla)o, mediante el incrustado de las pie)as necesarias para su reproduccin fiel <como las fuentes= prohibiendo otros elementos <inclu9endo formas, se#uridad, cifrado 9 PE6 con eti$uetas=. (i selecciona PE6J*K1, los elementos prohibidos aparecer+n oscurecidos en #ris <no disponibles=. 'DF con eti7uetas, E:porta eti$uetas especiales en las eti$uetas correspondientes al PE6. *l#unas eti$uetas son e:portadas como tablas de contenidos, hiperenlaces 9 controles. Esta opcin puede incrementar si#nificati amente el tama%o del archi o. %&portar marcadores8 E:porta encabe)ados en documentos de 5riter 9 nombres de p+#ina en documentos de Dmpress 9 Era3 como LmarcadoresM <una tabla con una lista de contenidos $ue se muestra en al#unos lectores de PE6, inclu9endo al *dobe 2eader=. %&portar notas, E:porta notas en documentos de 5riter 9 'alc como notas en el PE6 NPuede $ue usted no $uiera estoO Crear formularios en 'DF+ %nviar formulario8 Elija el formato de los formularios de en o desde dentro del archi o PE6. Esta confi#uracin predomina sobre la confi#uracin de los controles >2. $ue estable)ca en el documento. 4a9 solo una confi#uracin +lida para todo un documento, PE6 <en a todo el documento=, 6E6 <en a los contenidas de control=, 4"0. 9 P0.. Por lo #eneral, seleccionar+ m+s a menudo el formato PE6. %&portar autom!ticamente las p!ginas en blanco insertadas, (i est+ seleccionada, las p+#inas en blanco insertadas autom+ticamente son e:portadas al archi o PE6. Esto es m+s adecuado si a a imprimir el PE6 a doble cara. Por ejemplo, los libros usualmente tienen captulos establecidos para empe)ar siempre en una p+#ina impar <del lado derecho=. 'uando el captulo anterior termina en una p+#ina impar, .ibre-ffice inserta una p+#ina en blanco entre las dos impares. Esta opcin controla si se e:porta la p+#ina en blanco o no.

Pestaa Vista inicial del cuadro de dilogo de Opciones PDF

En la pesta%a de 9ista inicial, podr+ ele#ir como se abrir+ por defecto el PE6 en un isor de PE6. Esta seccin debera ser f+cil de entender.

(xportar a P15

5i#ura ?@ Pesta7a 9ista inicial %el cua%ro %e %i0lo#o /pciones P15

Pestaa Interfaz del usuario en el cuadro de dilogo Opciones PDF

En la pesta%a Inter+a %el usuario, puede ele#ir m+s opciones para controlar de $u forma se mostrar+ el archi o en un isor de PE6. *l#unas de estas opciones son particularmente 7tiles cuando se est+ creando un PE6 para una presentacin o una ista tipo $uiosco. (eccin Opciones de ventana Cambiar tama9o de ventana a p!gina inicial: 4ace $ue la entana del isor de PE6 cambie su tama%o para adecuarse a la primera p+#ina del PE6. Centrar ventana en el pantalla: 4ace $ue la entana del isor de PE6 se centre en la pantalla de la computadora. Abrir en modo de pantalla completa: 4ace $ue la entana del isor de PE6 se abra en la pantalla completa en lu#ar de en una entana m+s pe$ue%a. Mostrar el t;tulo del documento: 4ace $ue el isor de PE6 muestre el ttulo del documento en la barra de ttulo.

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5i#ura 4@ Pesta7a Inter+a %el usuario en el cua%ro %e %i0lo#o /pciones P15 (eccin Opciones de la interfa< del usuario Ocultar barra de men=s: 4ace $ue el isor de PE6 oculte la barra de men7.

Ocultar barra de herramientas: 4ace $ue el isor de PE6 oculte la barra de

herramientas. Ocultar controles de ventana: 4ace $ue el isor de PE6 oculte otros controles de entana.

)ransiciones En Dmpress, muestra efectos de transicin de diapositi as como sus respecti os efectos PE6. Marcadores (eleccione cu+ntos ni eles de encabe)amientos se muestran como marcadores si (xportar marca%ores est+ seleccionado en la pesta%a General.

Pestaa Hiperenlaces en el cuadro de dilogo Opciones PDF

En esta pesta%a podr+ seleccionar cuantos enlaces < nculos= son e:portados al PE6. %&portar marcadores como destinatarios nombrados (i ha definido marcadores en 5riter o DmpressB o nombres de diapositi a en Era3B o nombres de hoja en 'alcB esta opcin los e:portar+ como Ldestinatarios nombradosM a los cuales se pueden incular p+#inas 5eb 9 documentos PE6. Convertir referencias de documento a destinos 'DF (i ha definido nculos a otros documentos con e:tensiones -penEocument <tales como .-E", .-E( 9 .-EP=, esta opcin con ierte los nombres de archi o a .PE6 en el documento PE6 e:portado.

(xportar a P15

5i#ura 6@ Pesta7a <iperenlances en el cua%ro %e %i0lo#o /pciones P15 %&portar >6?@s relativas a archivos de sistema (i ha definido nculos relati os en un documento, esta opcin e:porta esos nculos al PE6. %nlaces a referencias cru<adas Eefine el comportamiento de los nculos sobre los $ue se hace clic en archi os PE6.

Pestaa Seguridad en el cuadro de dilogo Opciones PDF

.a e:portacin a PE6 inclu9e opciones para cifrar <encriptar= el PE6 <para $ue no se pueda abrir sin una contrase%a= 9 aplicar al#unas funciones de administracin de derechos di#itales <E20=.

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5i#ura 8@ Pesta7a >e#uri%a% en el cua%ro %e %i0lo#o /pciones P15

'on una contrase7a abierta, el PE6 solo podr+ ser abierto con la contrase%a. >na e)
abierto no ha9 restricciones para lo $ue el usuario pueda hacer con el documento <por ejemplo, imprimirlo, copiarlo o editarlo=. 'on una contrase7a %e permiso, el PE6 puede ser abierto por cual$uier persona, pero sus permisos pueden ser restrin#idos. 8er 6i#ura F. 'on ambas, la contrase7a abierta 9 la contrase7a %e permiso, el PE6 solo podr+ ser abierto por a$uellos $ue ten#an la contrase%a correcta 9 sus permisos pueden ser restrin#idos.

Nota

.a confi#uracin de los permisos solo es +lida si el isor de PE6 del usuario respeta tal confi#uracin.

.a 6i#ura G muestra el cuadro de di+lo#o emer#ente $ue se e al hacer clic en el botn de %stablecer contrase9a abierta en la pesta%a (e#uridad del cuadro de di+lo#o -pciones PE6. Eespus de establecer una contrase%a para los permisos, las dem+s opciones de la pesta%a (e#uridad <$ue se en en la 6i#ura F= se tornan disponibles. Estas selecciones deberan ser f+ciles de entender.

(xportar a P15

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5i#ura :@ (stablecer una contrase7a para encriptar un P15

%&portar a otros formatos

.ibre-ffice usa el trmino Le:portarM para al#unas operaciones con archi os $ue in olucran el cambio del tipo de archi o. (i no puede encontrar lo $ue $uiere en $uardar como, bus$ue tambin en %&portar. .ibre-ffice puede e:portar archi os a P4"0.. *dem+s, 5riter de .ibre-ffice puede e:portar a /ib"eP <.bib=, .a"eP 2e <.te:= 9 0edia5iQi <.t:t=. .ibre-ffice Era3 9 .ibre-ffice Dmpress pueden e:portar a 0acromedia 6lash <.s3f=. Para e:portar a uno de estos formatos, a9a a Archivo " %&portar. En el cuadro de di+lo#o E:portar, especifi$ue el nombre de archi o para el documento e:portado, lue#o seleccione el formato re$uerido en la Lista %e +ormatos 9 ha#a clic en el botn %&portar.

%nviar documentos por correo electrnico

.ibre-ffice pro ee arias formas para en iar documentos como un archi o adjunto por correo electrnico r+pidamente en uno de estos formatos, -penEocument <el formato predeterminado de .ibre-ffice=, formatos de 0icrosoft -ffice o PE6. Para en iar el documento actual en formato -penEocument, 1= 8a9a a Archivo " %nviar " Documento como correo electrnico. .ibre-ffice abrir+ el pro#rama de correo electrnico especificado en Herramientas " Opciones " nternet " Correo electrnico. El documento se encuentra adjunto. 2= En su pro#rama de correo electrnico, in#rese el destinatario, asunto 9 cual$uier te:to $ue $uiera, lue#o en e el correo electrnico. Archivo " %nviar " Correo electrnico como te&to de OpenDocument <u 4oja de c+lculo o Presentacin= tiene el mismo efecto.

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(i selecciona Correo electrnico como Microsoft ABord, %&cel, o 'owerpointC, .ibre-ffice primero crea un archi o en uno de esos formatos 9 lue#o abre su pro#rama de correo electrnico con el archi o adjunto. Ee manera similar, si selecciona Correo electrnico como 'DF, .ibre-ffice primero crear+ un PE6 usando su confi#uracin PE6 predeterminada <como cuando se usa el botn %&portar directamente como 'DF de la barra de herramientas= 9 lue#o abre su pro#rama de correo electrnico con el archi o PE6 adjunto.

%nviar un documento por correo electrnico a varios destinatarios

Para en iar un documento por correo electrnico a arios destinatarios, puede usar las funciones en su pro#rama de correo electrnico o puede usar las facilidades de 'ombinar correspondencia de .ibre-ffice para e:traer direcciones de correo electrnico de una libreta de direcciones. Puede usar 'ombinar correspondencia de .ibre-ffice para en iar un correo electrnico de dos maneras,

>se el *sistente para combinar correspondencia para crear el documento 9 en iarlo. 8ea
el captulo 11 <>sar combinar correspondencia= de la #ua de $riter para m+s detalles. 'rear el documento en 5riter sin usar el asistente, lue#o usar el asistente para en iarlo. Este mtodo se describe a continuacin.

Para usar el *sistente para combinar correspondencia para en iar un documento de 5riter pre iamente creado, 1= 4a#a clic en Herramientas " Asistente para combinar correspondencia. En la primera p+#ina del asistente <6i#ura R=, seleccione >sar el documento actual 9 ha#a clic en (iguiente.

5i#ura ;@ >eleccione el %ocumento inicial

(nviar %ocumentos por correo electrnico

1?

2= En la se#unda p+#ina <6i#ura H=, seleccione MensaDe de correo electrnico 9 ha#a clic en (iguiente.

5i#ura =@ >eleccione el tipo %e %ocumento != En la tercera p+#ina <6i#ura 10=, ha#a clic en el botn (eleccionar lista de direcciones. (eleccione la lista de direcciones re$uerida <incluso si se muestra slo una= 9 lue#o ha#a clic en Aceptar. <(i la lista de direcciones $ue necesita no se muestra a$u, puede hacer clic en A9adir para encontrarla 9 a#re#arla a la lista.= C= Ee uelta en la p+#ina (eleccionar lista de direcciones, ha#a clic en (iguiente. En la p+#ina 'rear saludo <6i#ura 11=, $uite la seleccin de la opcin %ste documento debe contener un saludo.

5i#ura 10@ >eleccionar una lista %e %irecciones

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?= En la lista de la mano i)$uierda, ha#a clic en 1: $uardarE imprimir o enviar. .ibre-ffice muestra un mensaje $ue dice L'reando documentosM 9 lue#o uel e a mostrar la p+#ina Guar%ar, imprimir o enviar del asistente. F= (eleccione %nviar documento combinado como correo electrnico. .a parte inferior de la p+#ina cambiar+ para mostrar las opciones de confi#uracin de correo electrnico < er 6i#ura 12=. G= Escriba un asunto para su correo electrnico 9 ha#a clic en %nviar documentos. .ibre-ffice en iar+ el correo electrnico.

5i#ura 11@ Auitar la seleccin %el salu%o"

5i#ura 13@ (nviar un %ocumento como mensaBe %e correo electrnico"

(nviar %ocumentos por correo electrnico

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Firmado digital de documentos

Para firmar un documento di#italmente, necesita una cla e personal, el certificado. .a cla e personal se #uarda en su computadora como una combinacin de una cla e pri ada, $ue debe mantenerse en secreto, 9 una cla e p7blica, $ue debe a#re#ar a sus documentos cuando los firma. Puede obtener un certificado de una autoridad certificadora, $ue puede ser una compa%a pri ada o una institucin #ubernamental. 'uando apli$ue una firma di#ital a un documento, una suerte de checQsum <suma de control= se obtiene del contenido del documento a%adido a su cla e personal. El checQsum 9 su cla e p7blica se almacenan juntos en el documento. 'uandom+s tarde, al#uien abra el documento en cual$uier computadora con una ersin reciente de .ibre-ffice, el pro#rama calcular+ el checQsum nue amente 9 lo comparar+ con el checQsum almacenado. (i ambos son i#uales, el pro#rama dar+ la se%al de $ue se est+ iendo el documento ori#inal, inalterado. *dem+s, el pro#rama puede mostrarle la informacin de la cla e p7blica desde el certificado. Puede comparar la cla e p7blica con la $ue est publicada en el sitio 3eb de la autoridad certificadora. 'uando al#uien cambie al#o en el documento, este cambi rompe la firma di#ital. En los sistemas operati os 5indo3s, se usan las funciones de alidacin de firma di#ital de 5indo3s. En los sistemas (olaris 9 .inu:, se usan los archi os proporcionados por "hunderbird, 0o)illa o 6irefo:. Para una descripcin m+s detallada acerca de cmo conse#uir 9 administrar un certificado 9 una alidacin de firma, ea L*plicar firmas di#italesM en la a9uda de .ibre-ffice. Para firmar un documento, 1= 8a9a a Archivo " Firmas digitales. 2= (i no ha #uardado el documento desde el 7ltimo cambio, aparecer+ un cuadro de mensaje. 4a#a clic en (; para #uardar el archi o. != Eespus de #uardar, er+ el cuadro de di+lo#o de firmas di#itales. 4a#a clic en A9adir para a%adir una cla e p7blica al documento. C= En el cuadro de di+lo#o (eleccionar certificado, seleccione su certificado 9 ha#a clic en Aceptar. ?= 8er+ nue amente el cuadro de di+lo#o 6irmas di#itales, donde podr+ a%adir m+s certificados si lo desea. 4a#a clic en Aceptar para a%adir la cla e p7blica al archi o #uardado. >n documento firmado muestra un icono icono para er el certificado. en la barra de estado. Puede hacer doble clic en el

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