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5 meilleures pratiques pour crer des tableaux de bord efficaces

et 7 erreurs viter

Aot 2011

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5 meilleures pratiques pour crer des tableaux de bord efficaces et 7 erreurs viter

Vous lavez peut-tre dj constat par vous-mme, les personnes importantes disent toujours ne pas tre au courant de certains faits ou de certaines informations importantes et affirment : il nous faudrait un tableau de bord pour suivre les performances de X , et ce quel que soit le nombre de rapports, de runions, de conversations ou de mmos lectroniques. Ou bien, autre cas de figure : vous dites, Daccord, utilisons un tableau de bord. Si tout le monde peut consulter les performances de X et ragir rapidement, cela nous aidera amliorer le retour sur investissement. Je le mettrai jour toutes les semaines . Malheureusement, au bout de la troisime semaine, vous vous rendez compte que vous passez plusieurs heures par semaine intgrer des donnes issues de diverses sources pour mettre jour un tableau de bord dont vous ntes pas certain quil soit rellement utilis. Pourtant, les tableaux de bord font fureur et juste titre. Ils peuvent vous aider, vous et vos collgues, mieux apprhender les donnes (lune de vos ressources les plus importantes et souvent les plus ngliges). Vous avez pu lire quils aidaient les entreprises se mettre sur la mme longueur donde, acclrer le processus de dcision et amliorer le retour sur investissement. Ils favorisent lharmonie au sein de lentreprise, car tout le monde dispose des mmes informations. Les tableaux de bord peuvent donc savrer efficaces. Ils peuvent tre utiles. La question est de savoir comment ils peuvent uvrer pour vous.

dautres informations critiques ayant un impact sur les objectifs de lentreprise ou qui savrent ncessaires pour les atteindre (p.ex., amliorer le retour sur investissement, atteindre les objectifs de service aprs-vente et gnrer du chiffre daffaires). Il est optimis pour faciliter lvaluation des tendances et des statistiques actuelles (et ragir en consquence) et pour rendre les informations et les rsultats accessibles aux collgues et clients. Les matres-mots de cette dfinition sont les suivants : objectifs, visuel, important, actuel et accessibilit. Pour laborer un tableau de bord efficace, conformez-vous aux 5 meilleures pratiques suivantes. Et, tout aussi important, ne perdez pas de vue les 7 erreurs critiques ne pas faire.

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bord.

Choisir les mesures qui comptent

Le choix des mesures inclure dans le tableau de bord est dterminant. Surtout, vous devez choisir les mesures qui comptent et qui prsentent un intrt par rapport au travail accomplir. Mais cela ne veut pas dire pour autant quil faille toutes les inclure (loin de l). Vous devez vous montrer trs slectif au moment de choisir les mesures qui figureront sur votre tableau de

Quest-ce quun tableau de bord ?


Dans son ouvrage Information Dashboard Design paru en 2006, Stephen Few dclare : Un tableau de bord est une reprsentation visuelle des informations les plus importantes ncessaires pour atteindre un ou plusieurs objectifs ; regroupes et disposes dans un seul cran pour une consultation rapide . la lumire de cette dfinition, un tableau de bord efficace permet aux utilisateurs dafficher visuellement les tches et les projets importants en cours, les performances de compte, les cots de gestion et Figure 1 : niveaux de performances rvls par les tableaux de bord de direction Avec des indicateurs rgionaux, de catgories de produits et de performances cls dans la mme vue, les cadres ont une vue densemble de la situation de lentreprise. Explorez ce tableau de bord en slectionnant diffrentes annes, rgions ou catgories pour rpondre aux interrogations suscites par la vue initiale.

Interrogez-vous quant au rapport qui existe entre les mesures de votre tableau et les rsultats. Les mesures qui comptent sont-elles comprises de tous ?

Vous devez vous montrer trs slectif au moment de choisir les mesures qui figureront sur votre tableau de bord.

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Pour identifier lensemble de mesures adquat, vous devez prendre en compte les points suivants : En quoi chaque mesure contribue-t-elle la ralisation de ces objectifs ? Disposez-vous de donnes internes ou externes qui puissent apporter un clairage sur les objectifs ? Pouvez-vous concevoir une unit de mesure qui puisse contrler ces contributions ? Cette unit de mesure est-elle vraiment ncessaire pour contribuer la ralisation des objectifs ? Pouvez-vous laborer une mthode de mesure systmatique et continue ? Commencez par bien cerner les objectifs de la direction et la faon dont vous pouvez contribuer leur ralisation. Si votre organisation cherche se dvelopper et que la qute de nouveaux clients est la priorit, mesurez votre taux dacquisition de nouveaux clients. Si vous voluez sur un march hautement concurrentiel, incorporez une mesure de la part de march des tiers. Il est probable que vous disposez dautres mesures spcifiques qui comptent parmi les principaux indicateurs des objectifs globaux de lentreprise ; il importe de les inclure uniquement si le rapport entre ces mesures et lobjectif de lentreprise est bien tabli. Ainsi, par exemple, si vos collgues considrent que le nombre de transactions journalires est lun des principaux indicateurs de croissance, incluez-le dans votre tableau de bord. Veillez expliquer clairement en quoi chaque mesure de votre tableau de bord a un

stocker et enregistrer des informations multiples, et non uniques comme dans le cas des reprsentations ou des images. Autrement dit, le processus de comprhension et de perception est nettement plus rapide dans le cas dune reprsentation. Au lieu de rflchir la faon de lire et dinterprter vos vues (en supposant quelles contiennent des donnes), les utilisateurs peuvent se concentrer sur ce que les vues du tableau de bord leur signifient. Un tableau de bord bien conu et privilgiant laspect visuel sera plus largement adopt par les utilisateurs.

Figure 2: exemple de tableau de bord montrant la cause et leffet en matire de qualit de fabrication. Pour identifier les problmes qui ncessitent une attention immdiate en vue damliorer les objectifs de fabrication, ce tableau de bord associe lanalyse des dfauts lemplacement des units de fabrication. Les quipes peuvent slectionner des units de fabrication spcifiques, mettre zro une plage de dates ou slectionner le type derreur en interagissant directement avec ce tableau de bord. Par ailleurs, si les mesures ont t slectionnes avec soin en fonction des objectifs de lentreprise, la reprsentation permettra non seulement de favoriser la comprhension, mais elle pourra galement contribuer combler les gouffres invitables entre les diffrents services de lentreprise. Les collgues verront littralement la traduction directe des objectifs dun service en objectifs plus larges de lentreprise dans son ensemble. Au moment de concevoir un tableau de bord, vous

2 Privilgier la clart
sens. Le cerveau humain traite un nombre, une

rapport avec les objectifs de lorganisation.

Les tableaux de bord sont censs se lire de manire simple et rapide, ce qui nest pas le cas des tableaux de rapports et des tableaux de texte. La pense selon laquelle une image vaut mille mots prend ici tout son

reprsentation ou une image comme une information individuelle. Ainsi, lorsquun rapport ou une table de donnes est remplie de nombres, le cerveau doit

tableau de bord a des chances dtre utilis.

Plus le processus de personnalisation est simple et intuitif, plus votre

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aurez tout intrt recourir lutilisation de couleurs, de formes, de lignes, dpaisseurs, de niveaux dombrage et autres outils favorisant la perception visuelle. En revanche, vous viterez les gadgets trop tape--lil, les traitements graphiques 3D et les types de graphique peu courants. Pourquoi les reprsentations, telles que les graphiques

Les tableaux de bord interactifs et visuels permettent aux utilisateurs deffectuer certaines tches analytiques de base, telles que le filtrage des vues, lexploration et lexamen des donnes sous-jacentes, le tout moyennant une formation minime. Les lecteurs doivent tre en mesure de se faire une ide globale du tableau de bord visible de tous et de lexplorer jusqu obtenir les informations ncessaires la ralisation de leur

4 Tenir jour les donnes


lentreprise. Les donnes peuvent tre celles du trimestre, de la adapte votre activit). Des donnes obsoltes Figure 3: Quota Dashboard Reveals Whos Getting the Job Done Sales teams have long been measured on whether or not they make their numbers. This dashboard quickly reveals whos underachieving and who is hitting their numbers out of the park, equipping managers to drill down into regional and individual performance trends to get the story behind the top line numbers. barres, les graphiques en courbes et les nuages de points, sont-elles si souvent employes ? Elles sont intelligibles et tout le monde sait les lire. Mme sil est tentant de montrer son savoir-faire en matire de cration de graphiques PowerPoint en ajoutant autant de formes et de couleurs que possible, abstenez-vous au risque de rendre votre tableau de bord illisible.

travail.

Veillez ce que les donnes sous-jacentes de votre tableau de bord soient jour et que les mesures que vous avez slectionnes refltent les enjeux actuels de

semaine, de lheure en cours (quelle que soit la priode peuvent dboucher sur des dcisions empreintes dun faux sentiment de confiance. Vous pensez prendre des dcisions bases sur des faits, alors que les donnes ne refltent plus la situation actuelle ou ne sont pas pertinentes. Outre limportance de disposer de donnes actuelles, il est presque tout aussi important de pouvoir modifier et mettre jour les mesures reprsentes dans votre tableau de bord. Ainsi, pour le trimestre en cours, le nombre de nouveaux clients peut tre llment le plus important. Mais pour le trimestre suivant, mesure que vous vous perfectionnerez dans lutilisation de tableaux de bord et des donnes associes, vous pourrez ventuellement donner la priorit la satisfaction du client, aux produits les plus rentables et la croissance de lanne par rapport celle de lan dernier.

laccs et 3 Rechercher linteractivit 5 Faciliter lutilisation


Toutes les personnes qui consulteront votre tableau de bord verront la mme page. En revanche, chaque lecteur se posera des questions qui lui sont propres et souhaitera approfondir certains points particuliers. Votre tableau de bord doit permettre aux lecteurs de le personnaliser afin dobtenir les informations dont ils ont besoin.

Vos tableaux de bord se doivent dtre facilement accessibles. La distribution par le Web est idale, surtout si vos tableaux de bord peuvent extraire constamment des donnes actuelles et se conformer aux protocoles informatiques et aux normes de scurit.

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doffrir une facilit de maintenance et de mise jour, envisagez dautres alternatives, telles que la publication de fichiers sur des sites Web, des wikis ou des blogs. Bien entendu, dans le cadre dune distribution de fichiers, vous serez toujours confront un problme de synchronisation de donnes (cest--dire, personnes consultant des versions anciennes) et la scurit de vos donnes pourra savrer plus contraignante, mais au moins, vous pourrez prendre de bonnes habitudes eu gard limportance des tableaux de bord et de la collaboration. Soyez raliste en ce qui concerne votre plan de cration et de distribution. Crez un prototype, distribuez-le selon la mthode prvue et sollicitez lavis des utilisateurs. linstar de tout autre projet fructueux, la cl est de tester, tester et encore tester. Avec lexprience et les enseignements des utilisateurs, vous parviendrez amliorer le tableau de bord proprement dit, ainsi que vos modes de distribution.

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Si votre publication sur le Web nest pas en mesure

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7 erreurs viter
Lenvers de ces cinq meilleures pratiques pour tableaux de bord est une liste de sept erreurs viter. Vos objectifs en matire de tableaux de bord est de comprendre les principales mesures et de collaborer pour des dcisions plus avises. vitez chacun de ces piges au risque de vous loigner de ces objectifs.

1.

Se lancer dans un projet trop complexe


Il est facile de se montrer trop ambitieux et de vouloir fournir des tableaux de bord extrmement dtaills en temps rel, qui prennent en compte tous les enjeux de lentreprise et qui permettent galement aux utilisateurs de personnaliser de nombreuses dimensions. Plutt que de passer des semaines, voire des mois, travailler sur votre premire itration, travaillez sur plusieurs cycles courts de prototype, testez et ajustez.

2. Utiliser des mesures que personne ne comprend


Il est probable que les mesures que vous utilisez vous sont si familires que les termes courants vous semblent couler de source. Mais le fait est que votre tableau de bord doit utiliser des mesures ou des concepts accessibles au plus grand nombre.

3. Encombrer le tableau de bord de graphiques inutiles et de gadgets inintelligibles


Pour votre tableau de bord, privilgiez la sobrit. Rsistez la tentation du tape--lil ou dune conception trop sophistique, avec graphiques jauge et autres gadgets. Aussi esthtiques soient-ils, ils constituent un obstacle lobjectif de votre tableau de bord : informer les utilisateurs de manire simple et rapide.

4. Attendre aprs une technologie complexe et dimportants projets de dploiement de solution dcisionnelle
Limplmentation dune solution dcisionnelle classique prend souvent beaucoup plus de temps que prvu initialement. Les retards observs dans le cadre de la mise en place dun projet dinformatique dcisionnelle peuvent se compter en mois, voire en annes. Heureusement, il existe des applications de tableau de bord et des stratgies que vous pouvez adopter sans attendre.

5. Sous-estimer le temps ou les ressources ncessaires pour crer et tenir jour le tableau de bord
De manire gnrale, un tableau de bord est compact, ce qui peut donner penser quil faut peu de temps pour le crer et le tenir jour. Or, en ralit, des ressources permanentes sont ncessaires pour concevoir, lancer et tenir jour un projet de tableau de bord.

6. Utiliser des mesures sans rapport avec les objectifs


Souvent, les tableaux de bord oprationnels prsentent les activits dun seul et mme service. Or, votre tableau de bord doit faire le lien entre les efforts de votre service et les objectifs stratgiques de votre organisation.

7. Utiliser des diagrammes et graphiques inefficaces et mal conus


Tenez compte de certains principes lors de la conception des diagrammes et des graphiques. Par exemple, les graphiques 3D namliorent pas la comprhension du lecteur. Les couleurs vives peuvent perturber linterprtation. Choisir un camembert pour plus de 6 valeurs rend le graphique pratiquement illisible. Reportez- vous la section Ressources recommandes pour obtenir des conseils en matire de cration de reprsentations.

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Les tableaux de bord sont prcieux dans le sens o, moyennant des informations pertinentes et actuelles, ils permettent de situer vos performances par rapport aux objectifs gnraux de votre entreprise. Les principaux lments qui contribuent lefficacit dun tableau de bord sont les suivants : Choisir les mesures qui comptent Privilgier la clart Rechercher linteractivit Tenir jour les donnes Faciliter laccs et lutilisation Si vous tes dj engag dans un projet de tableau de bord, servez-vous de ces cinq meilleures pratiques pour valuer vos efforts. De mme, veillez ne pas commettre lune des sept erreurs viter. Si vous ne vous tes pas encore lanc dans un projet de tableau de bord pour aider votre entreprise atteindre ses objectifs, commencez ds aujourdhui. Le fait de visualiser vos donnes sous forme de mesures cls dun tableau de bord vous aidera vous rapprocher de vos objectifs.

propos de Tableau Software


Tableau Software a pour mission daider les gens visualiser et comprendre les donnes. Considre par Gartner comme lentreprise dinformatique dcisionnelle qui connat la plus forte croissance au monde en 2011, Tableau permet danalyser, visualiser et partager des informations de manire simple et rapide. Avec plus de 6 500 clients travers le monde de taille et de secteurs dactivit les plus varis, les produits Tableau sont utiliss lchelle dune entreprise, dun bureau ou lors des dplacements. Pour dcouvrir limpact potentiel de Tableau sur vos donnes, tlchargez la version dessai gratuite ladresse www.tableausoftware.com/trial.

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Utiliser des tableaux de bord pour bnficier dindications prcieuses

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Ressources recommandes
Ouvrages de lauteur Stephen Few intituls Information Dashboard Design et Show Me the Numbers et articles de Edward Tufte Rapport de recherche de Jeff Zabin de lAberdeen Group : Marketing Dashboards: Visualizing Smarter Marketing Decisions Livre blanc de Susan Moore de la socit Tableau Software : Telling Great Stories with Data Conseils de Juice Analytics en matire de conception analytique Conseils de Presentation Zen en matire de techniques de prsentation Livre blancs, sminaires Web la demande, articles et pages de solutions sur le centre de formation Tableau Software ladresse www.tableausoftware.com/learn

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