CAPITULO I 1.1.

INTRODUCCION Al comenzar a desarrollar el trabajo de Auditora Especial del manejo de materiales y accesorios en el almacn de la Asamblea Legislativa Departamental de Oruro, debe hacerse necesariamente referencia a la contabilidad gubernamental, formado por un conjunto sistemtico de procedimientos, registros e informes estructurados sobre la base de la teora de la partida doble y otros principios tcnicos, persigue como objetivos esenciales: mantener un detalle cronolgico, sistemtico y costeable de todas las operaciones que se afecte actualmente al patrimonio de cualquier entidad pblica o privada y su composicin, conocer la naturaleza y valores de ste y suministrar a la administracin por una parte, al Estado y pblico en general, por otra, informes peridicos, correctos, significativos y oportunos abre la esencia de las operaciones que se generan en el manejo de materiales y accesorios de almacn. En el sistema de administracin de recursos sea cualquiera su naturaleza se destacan tres elementos esenciales: registro, control e informacin. La naturaleza de esta informacin, aunque referida a hechos ocurridos, debe reunir las caractersticas necesarias para orientar adecuadamente a la administracin sobre la esencia de estos hechos, su significacin econmica y su proyeccin futura, permitiendo ejercer las acciones correctivas necesarias cuando reflejen resultados poco satisfactorios o susceptibles de mejorarse. 1.2.DESCRIPCION DE LA ENTIDAD El tipo de Organizacin de La Asamblea Legislativa Departamental de Oruro, es Pblico, es una instancia del Gobierno Autnomo Departamental de Oruro, que tiene en el cambio originado en la nueva Constitucin Poltica del Estado, que se aprueba el 25 de Enero de 2009 mediante referndum nacional.

En su artculo N 277 menciona El Gobierno Autnomo Departamental est constituido por una Asamblea Departamental, con facultad deliberativa, fiscalizadora y legislativa departamental en el mbito de sus competencias y por un rgano ejecutivo. En el artculo N 278 en sus dos pargrafos menciona: I. La Asamblea Departamental estar compuesta por asamblestas departamentales, elegidas y elegidos por votacin universal, directa, libre, secreta y obligatoria; y por asamblestas departamentales elegidos por las naciones y pueblos indgena originario campesinos, de acuerdo a sus propias normas y procedimientos. La Ley determinar los criterios generales para la eleccin de asamblestas departamentales, tomando en cuenta representacin poblacional, territorial, de identidad cultural y lingstica cuando son minoras indgena originario campesinas, y paridad y alternancia de gnero. Los Estatutos Autonmicos definirn su aplicacin de acuerdo a la realidad y condiciones especficas de su jurisdiccin. El Rubro de la actividad en, La Constitucin Poltica del Estado en el artculo N 300, seala las competencias exclusivas de los Gobiernos Autnomos Departamentales, las cuales son: Elaborar su Estatuto de acuerdo a los procedimientos establecidos en esta Constitucin y en la Ley, planificar y promover el desarrollo humano en su jurisdiccin, promocin del empleo y mejora de las condiciones laborales, en el marco de las polticas nacionales. Elaboracin y ejecucin de Planes de Ordenamiento Territorial y de uso de suelos, en coordinacin con los planes del nivel central del Estado, municipales e indgena originario campesino. Proyectos de generacin y transporte de energa en los sistemas aislados. Planificacin, diseo, construccin conservacin y administracin de carreteras de la red departamental de acuerdo a las polticas estatales, incluyendo las de la Red Fundamental en defecto del nivel central, conforme a las normas establecidas por ste. Construccin y mantenimiento de lneas frreas y ferrocarriles en el departamento, de acuerdo a las polticas estatales, interviniendo en los de la Red fundamental en coordinacin con el nivel central del Estado. Transporte interprovincial terrestre, fluvial,
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ferrocarriles y otros medios de transporte en el departamento. Construccin, mantenimiento y administracin de aeropuertos pblicos departamentales. Otorgar personalidad jurdica a organizaciones sociales que desarrollen actividades en el departamento y personalidad jurdica a Organizaciones No Gubernamentales, fundaciones y entidades civiles sin fines de lucro que desarrollen actividades en el departamento. Servicios de sanidad e inocuidad agropecuaria. Administracin de sus recursos por regalas en el marco del presupuesto general de la nacin, los que sern transferidos automticamente al Tesoro Departamental. Tambin en el aspecto deportivo, diferentes proyectos, creaciones administrativas, comercio, industria y en el mbito de elaborar, aprobar y ejecutar sus programas de operaciones y su presupuesto. Elaborar, aprobar el Estatuto Autonmico Departamental de acuerdo a la Constitucin y la Ley Marco de Autonomas y Descentralizacin. Aprobar, sancionar, interpretar, derogar y abrogar leyes Departamentales. Ejercer iniciativa y convocar a consultas y referendos Departamentales en las materias de su competencia, definidas en la Constitucin Poltica del Estado, las leyes y el Estatuto Autonmico Departamental. A iniciativa del rgano Ejecutivo o de los Asamblestas, previa consulta del rgano Ejecutivo, crear, modificar y/o suprimir impuestos, tasas y contribuciones de carcter Departamental, cuyos hechos imponibles nos sean anlogos a los impuestos nacionales o municipales dentro del mbito de sus competencias. Conocer todos los contratos de programas y proyectos suscritos por el rgano Ejecutivo Departamental. Autorizar la creacin de Empresas Pblicas o mixtas Departamentales. Autorizar la participacin del Gobierno Autnomo Departamental en empresas de Industrializacin, Distribucin y Comercializacin en el territorio Departamental en la Asociacin con las entidades Nacionales del Sector.

Autorizar la participacin del Gobierno Autnomo Departamental en empresas de explotacin, industrializacin, distribucin y comercializacin de minerales en el territorio departamental en asociacin con las entidades nacionales del sector. Aprobar el Plan de Desarrollo Departamental Econmico y Social presentado por el rgano Ejecutivo Departamental, leyes Departamentales en materia de presupuestos, endeudamiento, control y fiscalizacin de recursos departamentales de crdito pblico y subvenciones para la realizacin de obras pblicas y de necesidad social, resoluciones, declaraciones, recomendaciones o peticiones, en temas de su competencia, las que estarn dirigidas a cualquier institucin pblica y/o mixta de su jurisdiccin, el programa de operaciones del Gobierno Autnomo Departamental, los informes trimestrales y anuales de la ejecucin presupuestaria y el plan operativo anual. Ratificar, aprobar o rechazar los convenios y acuerdos celebrados por el rgano ejecutivo departamental. Tratar los proyectos de ley presentados por las y los Asamblestas, por el rgano Ejecutivo Departamental e iniciativa ciudadana conforme a ley. Por mandato de los art. 211, 278 y 279 de la Constitucin Poltica del Estado y los resultados del Referndum Departamental el 6 de diciembre del 2009, se inicia el Proceso Autonmico Departamental para dar paso al nacimiento del Gobierno Autnomo Departamental de Oruro, constituidos por dos rganos: EL RGANO LEGISLATIVO; QUE ES LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

DEPARTAMENTAL, presidida por el Presidente de la Asamblea Departamental H. Valerio W. Chambi Villcarani, con facultades deliberativas, fiscalizadora y legislativas, en al mbito de sus competencias y est conformada por 33 Asamblestas, elegidos y elegidas por sufragio universal segn criterios de equidad de gnero, poblacin y territorio. EL RGANO EJECUTIVO; QUE ES LA GOBERNACIN DEPARTAMENTAL, con facultades operativas y ejecutivas, presidida por el Gobernador Ing. Santos Tito Veliz.

La Asamblea Legislativa Departamental de Oruro, de acuerdo a su Reglamento General aprobado con la Resolucin Administrativa No 010/2010 de fecha 9 de Julio de 2010, en su artculo 24 tiene los siguientes niveles de organizacin: Plenaria, Directiva,

Comisiones y Bancadas Polticas. Adicionalmente en el Articulo No 132 establece un sistema Administrativo, con una Mxima Autoridad Ejecutiva que es el Oficial Mayor, que lideresa una estructura administrativa. En materia de competencias de la Asamblea sus principales operaciones son: Legislar, fiscalizar y deliberar; para este cometido su sistema administrativo desarrolla operaciones de Gestin por constituirse en una Unidad Ejecutora y Direccin Administrativa Independiente del Gobierno Autnomo Departamental de Oruro. El presupuesto de la Asamblea Legislativa Departamental est integrado por recursos que le son transferidos por el rgano Ejecutivo del Gobierno Autnomo Departamental y que son a cuenta del gasto de funcionamiento, afectando al 15 % de los recursos del Gobierno Autnomo Departamental. 1.3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La Asamblea Legislativa Departamental de Oruro, cuenta con un plantel administrativo insuficiente para el desarrollo de sus actividades, por lo que la institucin no cuenta con una documentacin completa y especfica para la administracin de almacenes. La administracin de un almacn requiere de una serie de procedimientos y normas que se regulan en el movimiento de materiales y accesorios, de manera eficiente y en cumplimiento a objetivos institucionales, estas actividades requieren de un debido cuidado considerando un procedimiento ordenado y sistemtico ya que esta rea es importante en cualquier institucin por que provee de insumos para su funcionamiento, en ese sentido se identificaron las siguientes deficiencias: Se evidencio deficiencias en la inexistencia del N de controla, fecha de solicitud y otros, no est firmado por el solicitante, el proceso no fue autorizado por las
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autoridades, no fue firmado por el encargado de finanzas, no existe la certificacin presupuestaria, no fue aprobado y recepcionada por Bienes y Servicios y por otra parte no existe constancia de la recepcin en almacenes

Se encontr deficiencias en varios materiales como la inexistencia de verificacin de existencias no existe datos del movimiento, nota de justificacin, firmas de la unidad solicitante, existe documentos no autorizado por las autoridades como el encargado de finanzas, no existe la certificacin presupuestaria, en algunos comprobantes se evidencia que no existe la aprobacin de la recepcin de documentacin por la unidad de Administracin de Bienes y Servicios

Revisado y analizado los procedimientos se encontr que existe operaciones de ingresos que no concuerdan los datos en cantidades entre los documentos existentes, por otra parte se encontr materiales y accesorios no estn adecuadamente clasificados en las instalaciones de los almacenes.

De la inspeccin fsica realizada se encontr materiales y accesorios que no estn adecuadamente conservados y se encuentran en malas condiciones

Las causas identificadas se deben a: Un excesivo movimiento y rotacin de personal en los puestos creados, lo que afecta a la administracin de almacenes. Son decisiones del nivel superior a la Oficiala Mayor de la Asamblea que no consideran la estabilidad en esto puestos, que necesitan un adecuado control y administracin. Por el escaso presupuesto asignado al Sistema Administrativo del Personal. Por tener una dualidad de funciones, ya que el encargado de almacenes desempea funciones, de responsable de sistemas, almacenes y de activos fijos. No se realiza inventarios por el escaso tiempo de que dispone el funcionario responsable. De continuar con las deficiencias descritas pueden repercutir al incumplimiento de objetivos trazados, tareas ineficientes, retencin de fondos para la dotacin de materiales
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y por lo tanto pueden interrumpir las actividades de la Asamblea. Si no se realiza un relevamiento y anlisis respectivo, de la administracin de Almacenes, Materiales y Suministros, no se podr identificar las deficiencias de esta rea, por lo tanto no se podrn corregir las mismas, por otra parte la falta de personal en esta rea puede interrumpir las actividades normales. Por consiguiente, se plantea la siguiente pregunta de investigacin. 1.4. FORMULACION DEL PROBLEMA De que manera se podr determinar el cumplimiento a normas y disposiciones legales en el manejo de materiales y accesorios en la gestin 2012 en la Unidad de Almacenes en la Asamblea Legislativa Departamental de Oruro? 1.5. JUSTIFICACION DEL TRABAJO La implementacin de Procedimientos a partir de la Auditoria Especial de Almacenes, con referencia a la administracin de Materiales y Suministros, permitir el

cumplimiento de la normativa vigente, mostrando desde la Asamblea Legislativa Departamental de Oruro, mayor eficiencia y eficacia administrativa; lo cual tratndose de una instancia fiscalizadora a la Administracin Departamental, transparentara empezando por s misma la gestin administrativa pblica, ante los ojos de la sociedad, reforzando su conviccin democrtica. La conclusin de este trabajo ayudar a evaluar el cumplimiento de las competencias con el fin de optimizar el uso de los recursos de la Asamblea Legislativa Departamental de Oruro, especficamente con la atencin a las comisiones, logrando un servicio adecuado, por tanto, es de gran utilidad a la parte ejecutiva y administrativa. El registro o inventario de los insumos y/o materiales, facilita el control y mantenimiento del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios; el objetivo principal es contar con informacin confiable, gil y oportuna para mantener y optimizar el funcionamiento del sistema adoptando polticas institucionales.

La conveniencia del trabajo de auditora, generara recomendaciones que posteriormente desarrollaran procedimientos tcnicos que ayudara a los servidores pblicos de la Asamblea Legislativa Departamental de Oruro a mejorar la administracin de Almacenes. La relevancia social est definida en la investigacin a travs del empleo de mtodos como son: el de anlisis, sntesis, deductivo y otros para lograr un amplio conocimiento en un conjunto de conceptos y tcnicas que se realizan con un control interno del sistema de Administracin de Bienes y Servicios, en su subsistema de manejo de bienes; adems se aplicara un conjunto de mtodos y tcnicas propios de una auditoria. El trabajo realizara un aporte descriptivo, ya que concluir con la emisin de recomendaciones que es una propuesta necesaria para mejorar la administracin de Almacenes que consiste en: ingreso y registro, almacenamiento, distribucin, medidas de salvaguarda, control de los bienes de consumo en la Asamblea Legislativa Departamental de Oruro. Las implicaciones prcticas que se sustenta con la utilizacin de mtodos, tcnicas y procedimientos que nos ayudarn a obtener evidencia competente y suficiente para respaldar los resultados sobre el manejo y uso de los recursos, en la Asamblea Legislativa Departamental de Oruro, gestin 2012, para la comparacin de acuerdo a las normas generales de auditora y la Ley 1178, referido al objeto del gasto que deben ejercer los ejecutivos. La propuesta del trabajo de auditora, brindara informacin de los procedimientos y actividades que deben ser mejoradas en el uso y destino de los recursos. El valor terico a la realizacin de este trabajo proporcionara informacin sobre el uso e implementacin de los recursos, adems del cumplimiento de disposiciones legales vigentes por parte del personal administrativo de la Asamblea Legislativa Departamental de Oruro, esta informacin le servir a la Mxima Autoridad Ejecutiva, para mejorar la administracin de los recursos y para la toma de decisiones. La utilidad metodolgica es el camino que conduce al conocimiento, es un elemento necesario en la ciencia, ya que sin l no sera fcil demostrar la valides objetiva de lo que se afirma. Para el desarrollo del presente trabajo, se partir del estudio de la normativa legal, para luego analizar las normas legales que se aplicaron al caso particular de los
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procesos de uso y destino de los recursos, consistente en insumos y materiales, para establecer si fueron cumplidas las normas y disposiciones legales vigentes, para posteriormente tener una idea general de la aplicacin n de la normativa que rige en la institucin y su aplicacin en los comprobantes o documentos de respaldo, de esta manera observar y verificar los resultados al final de gestin. 1.6. OBJETIVOS DEL TRABAJO 1.6.1. OBJETIVO GENERAL Realizar una Auditoria Especial en el Almacn de la Asamblea Legislativa Departamental de Oruro para determinar el cumplimiento a normas y disposiciones legales en el manejo de materiales y accesorios en la gestin 2012. 1.6.2. OBJETIVOS ESPECFICOS - Recopilar informacin terico normativo y conceptual relacionado con el tema y el entorno. - Efectuar la evaluacin de control interno en la Asamblea Departamental legislativa de Oruro. - Realizar pruebas de cumplimiento para determinar si los controles estn siendo ejecutados en concordancia con las normas y disposiciones legales. - Ejecutar procedimientos de auditora para obtener evidencia suficiente y competente que respalde las conclusiones y opiniones efectuadas. - Comunicar resultados mediante la elaboracin de informe sobre aspectos administrativos contables y de control interno, y si corresponde informe con indicios de responsabilidad. 1.6.3. IDENTIFICACIN DE VARIABLES Variable 1 Realizar una Auditoria Especial en el Almacn de la Asamblea Legislativa Departamental de Oruro.

Variable 2 Determinar el cumplimiento a normas y disposiciones legales en el manejo de materiales y accesorios en la gestin 2012 1.6.4. OPERACIONALIZACIN DE LAS VARIABLES
VARIABLEV1 DEFINICION CONCEPTUAL DIMENS ION INDICADOR VALOR Y/ACCION -Antecedentes -Estructuras -Alcance -Objetivo -Estrategia -mbito de control -Personal involucrado -Programa de auditoria

M.P.A. Planificacin Planificacin

Es la realizacin de un examen objetivo, sistemtico en el almacn de la Asamblea Realizar una Departamental de Oruro par Auditoria obtener Especial en el evidencias, y expresar una Almacn de la opinin Asamblea independiente sobre el manejo Legislativa de materiales y Departamental accesorios. de Oruro.

Cuestionarios de Evaluacin del control componentes de control interno interno -Pruebas de recorrido -Cuestionario narrativo -Flujo grama -Planilla de deficiencias -Base de seleccin -Planilla de cumplimiento -Atributos -Anlisis de saldos -Obtencin de evidencia sus hallazgos -Atributos -Antecedentes -Objetivos -Alcance -Metodologa -Resultados del examen

Pruebas de cumplimiento Ejecucin

Pruebas sustantivas

Comunicaci n de resultados

Informe de auditoria Especial

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VARIABLE V2

DEFINICION DIMENSION INDICADOR CONCEPTUAL

Recepcin e ingreso de materiales. - Actualizacin por autoridad competente. - Recepcin de materiales de proveedor. Clasificacin. Catalogacin Ubicacin Almacenamie nto Conservacin y seguridad de materiales.

VALOR Y/ACCION
Recepcin de materiales atreves de formulario de ingreso de materiales

Determinar el cumplimiento a normas y disposiciones legales en el manejo de materiales y accesorios en la gestin 2012

Es la aplicacin de normas y disposiciones que regulan la administracin de bienes, relacionadas con el manejo de almacenes.

Identificar y codificacin de materiales. -

- Verificacin de la compra. - Catlogo de materiales. - Asignacin de espacios. - Desglose de la documentacin - Tarjeta de existencias. - Kardex fsico valorado. - Verificacin de saldos del tem. - Descargos y remisin de documentos. - Vale de salida de materiales. - Autorizacin. - Verificacin de saldos.

Registro de almacenes

- Registro de ingreso de materiales. - Registro de la salada de materiales - Remisin de documentos - Solicitud - Autorizacin - Despacho de materiales

Salida de materiales

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CAPITULO II DISEO METODOLGICO 2.1. MTODOS, TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS 2.1.1. MTODO El mtodo es literal y etimolgicamente el camino que conduce al conocimiento. El mtodo es un elemento necesario en la ciencia, ya que sin l no sera facial demostrar la validez objetiva de lo que se afirma. (Paiva W., 2001). Los mtodos fueron aplicados en la medida que permitieron mostrar cuales son los procedimientos a seguir para llegar a la comprensin profunda del objeto de investigacin. 2.1.1.2 DEDUCTIVO El mtodo deductivo es aquel que parte de datos generales aceptados como vlidos y que, por medio del razonamiento lgico, pueden deducirse varias suposiciones. Camino que se sigue mediante enlace de juicios, para llegar a conclusiones, de lo general a lo particular (Paiva W., 2001). Este mtodo se aplic para observar si las normas generales como el D.S. 181, Ley 1178 y normas especificas son aplicados en cada una de las operaciones que se realizan en el manejo de los materiales y accesorios tomando en cuentas el proceso de clasificacin, recepcin, asignacin y salida. 2.1.1.3 INDUCTIVO El mtodo inductivo es el que va de lo particular a lo general. Es decir, aquel que partiendo de casos particulares permite llegar a conclusiones generales, partiendo de los enlaces observados entre los hechos particulares, para llegar a encontrar las relaciones universales (Paiva W., 2001).

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Este mtodo se utiliz en la revisin de los documentos como ser vales de salida e ingreso de materiales y sobre la base de una pequea muestra se puede inducir como esta funcionando esta rea y sus respectivas operaciones. 2.1.1.4 ANLISIS Y SNTESIS El anlisis es la descomposicin de un todo en sus elementos. Puede pensarse que analizar significa simplemente separar o examinar; pero no es as, para analizar debe presuponerse; como pueden separarse las partes sin una visin aproximada de lo que es el todo (Montes N., 2004). Se aplic en la descomposicin y evaluacin del proceso de manejo de materiales y accxesorios considerando las etapas de recepcin, clasificacin, asignacin e espacis y otros y luego conocer como estas siendo aplicados. La sntesis est unida al anlisis y juega un papel importante en conocimiento de los fenmenos, es una totalidad que contiene todo un sistema de relaciones (Montes N., 2004). Este mtodo se utiliz en la comunicacin de resultados al momento de la elaboracin del informe de auditora especificando con las conclusiones y recomendaciones dirigidas a la MAE, sobre el anlisis realizado. 2.1.2. TCNICAS Son herramientas utilizadas por el auditor para obtener la evidencia necesaria para formarse un juicio profesional sobre las actividades examinadas dichas herramientas son utilizados por el auditor su empleo se fundamenta en la aplicacin del juicio profesional de acuerdo con las circunstancias (Paiva. W., 2001). Se utiliz instrumentos y medios que nos permitieron obtener evidencia que fundamente de manera adecuada los resultados de la auditoria.

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2.1.2.1. OBSERVACIN La observacin es una accin directa para obtener informacin, mediante la verificacin ocular de las operaciones o los pasos seguidos por las unidades administrativas o funcionarios durante la ejecucin de una actividad o un proceso (Paiva W., 2001) Se utiliz a lo largo del trabajo iniciando desde la visita a la Asamblea, para luego efectuar entrevistas dirigidas para oibservar el funcionamiento de las operaciones y por otra parte para conocer y obtener evidencia comprobatoria de las operaciones realizadas en almacn. 2.1.2.2. ENTREVISTA La entrevista es la interrelacin entre el investigador y las personas que componen el objeto de estudio, entre las entrevistas ms comunes la estructurada, llamada tambin dirigida o controlada, interrogatorio, en el cual las preguntas se plantean siempre en el mismo orden y se formula con los mismos trminos. La no estructurada, tiene carcter flexible donde se deja en libertad tanto al interrogador como al informante. (Paiva W. 2010) Esta tcnica se utiliz para entrevistar a los funcionarios del rea de Almacn central, Unidad administrativa con el propsito de obtener mayor informacin acerca de la administracin y disposicin de materiales, entrevistndose al Oficial Mayor al momento de conocer aspectos generales y obtener la autorizacin para la realizacin del trabajo, por otra parte existi entrevistas para realizar la auditoria propiamente donde se tuvo que entrevistar al encargado de almacen, para obtener informacin referente al manejo de materiales y accesorios. 2.1.2.3. CUESTIONARIO Este instrumento contiene aspectos esenciales del fenmeno que se investiga, reduce la realidad a determinado nmero de datos fundamentales y precisa el objeto de estudio, para la elaboracin de los cuestionarios hay que tener un contacto con la realidad que se investiga, su contenido y estructura deben ser cuidadosamente elaborados y puede incluir preguntas abiertas, cerradas y mixtas (Montes N., 2004).
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Esta herramienta

fue una de las ms utilizada durante el trabajo, en la etapa de

evaluacin del control interno mediante la aplicacin de cuestionarios de Control Interno en sus cinco componentes, tambin fue utilizado para obtener informacin correspondiente al proceso narrativo mediante preguntas abiertas al personal encargado del almacen, otro cuestionario utilizado fue el especifico que contiene preguntas cerradas sobre el proceso de manejo de almacenes, este instrumento sirvi adems como base para la elaboracin del programa de auditoria. 2.1.2.4. ANLISIS DOCUMENTAL Es el conjunto de datos bibliogrficos, fotogrficos, tcnicos y cualquier otra fuente de informacin que sirva para el investigador para demostrar la hiptesis y sustentar su tesis en la investigacin cientfica. (Montes N. 2001) Esta tcnica se utiliz para realizar el estudio, anlisis y revisin de los documentos respecto a la administracin y disposicin de materiales, en la etapa de las pruebas de cumplimiento y las sustantivas fueron una base para obtener evidencia confiable y suficiente. 2.1.3. PROCEDIMIENTOS Son el conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias examinadas, mediante los cuales el auditor obtiene las bases necesaria para fundamentar su opinin (Paiva W., 2001). 2.1.3.1. MEMORNDUM DE PROGRAMACIN DE AUDITORIA (MPA) El Memorndum de Planificacin de Auditoria, es un documento resumen de la informacin clave obtenida durante el proceso de planificacin, de la auditoria. Es una forma de resumir las decisiones importantes y de guiar a los miembros del equipo de trabajo Se aplic en la planificacin de la auditora, con el objetivo de conocer a la institucin en sus aspectos normativo, antecedentes, cronograma de las actividades de la auditorio adems se defini los mismos trminos de referencia, objetivo, objeto, alcance y

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metodologa, determinndose el enfoque de auditora y los riesgos incluyendo el programa de auditora a desarrollar. 2.1.3.2. PROGRAMA DE AUDITORIA El programa de auditora es un plan detallado del trabajo de auditora que se efectuara, especificando los procedimientos que se guiaran para la verificacin de cada una de las partidas en los estimados financieros y el tiempo que se requerir. A medida que cada punto del programa es cubierto, el auditor deber rubricarlo, anotando el tiempo asumido al efecto en consecuencia, el programa de auditora constituye una herramienta en la planeacin y control del trabajo de auditora (Paiva W., 2001). El programa de auditora se utiliz para detallar los procedimientos a realizar en las planillas de las pruebas de cumplimiento y as obtener evidencia necesaria de la Adquisicin y Disposicin de materiales, verificando la documentacin. 2.1.3.3. PROCEDIMIENTOS DE CUMPLIMIENTO

Los procedimientos de cumplimiento proporciona evidencia de que los controles claves existen y de que son aplicados efectiva y uniformemente, aseguran o confirman la comprensin de los sistemas del ente, particularmente de los controles clave dentro de dichos sistemas, y corroboran su efectividad. Entre los procedimientos que pueden utilizarse para obtener evidencia de control se encuentran: Inspeccin de documentos del rea de almacenes correspondiente al movimiento de materiales y accesorios Observacin de determinados controles como el registro, clasificacin, almacenaje, custodia y disposicin de los materiales y accesorios Los procedimientos de cumplimiento se utilizaron para la comprobar los controles existentes y as determinar el cumplimiento de procedimientos operativos en la unidad de almacenes en la administracin y disposicin de los materiales, realizado por la Asamblea Legislativa Departamental de Oruro, en la gestin 2012.

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2.1.3.5. PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS Los procedimientos sustantivos proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones y saldos incluidos en los registros contables o estados financieros y, por consiguiente, sobre la validez de las afirmaciones. Entre los procedimientos que pueden utilizarse para obtener evidencia sustantiva se encuentran: Indagaciones al personal de la entidad para obtener informacin referente al manejo de los materiales y accesorios. Procedimientos analticos utilizados para efectuar el anlisis individual y profundo de algunos hechos como el anlisis de las hojas del krdex, donde se efectu una serie de clculos y evaluacin para conocer si estos procedimientos estn conformes a un mtodo de valuacin. Inspeccin de la documentacin respaldatoria y otros registros utilizados en la unidad de almacenes. Observacin fsica esencial para el caso de almacenes. Confirmaciones externas.

Se utiliz este procedimiento en la revisin de la documentacin respaldatoria de los registros contables, verificacin de las planillas de entrada y salida de materiales. 2.1.4. TIPO DE INVESTIGACIN El presente trabajo es una investigacin descriptiva, correspondiente a una auditora realizada en el rea de almacenes respecto a la administracin y disposicin del material y accesorios, efectuando el examen correspondiente a la evidencia obtenida, para luego opinar sobre la informacin examinada que nos permitir ver el cumplimiento de leyes y normas aplicables referentes al trabajo. 2.1.5. UNIVERSO Y MUESTRA El universo de materiales y accesorios es 622, cantidad de materiales y accesorios al 31 de diciembre del 2012, clasificados por rubros.

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El universo considera materiales que ingresaron en gestiones anteriores y tienen saldo al 31 de diciembre del 2012. La cantidad calculada de la muestra es 108, .calculada mediante formula (probabilstico), la eleccin de la muestra se realiz por el mtodo aleatorio.

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CAPITULO III FUNDAMENTACIN TERICA 3.1. MARCO TERICO AUDITORIA Accin consistente en auditar, es decir, estudiar y analizar toda la documentacin relativa a una empresa, institucin u organismo para determinar si la informacin que ofrece la misma se corresponde con la situacin real de su patrimonio, y para determinar si sus sistemas de gestin y produccin son los correctos para el funcionamiento de la misma y la consecucin de sus objetivos. Las auditorias se llevan a cabo por empresas independientes (auditoras), y son una herramienta muy til para saber que una entidad funciona correctamente (Russell B. 2010) Por ejemplo, al presentar resultados ante la administracin tributaria o para suministrar informacin a los posibles accionistas, y en los organismos e instituciones pblicos, para garantizar la correcta aplicacin de los fondos. Algunas auditorias estn regladas por Ley, y las empresas e instituciones han de someterse a ellas obligatoriamente cada cierto tiempo. Los rganos de direccin de una empresa tambin pueden encargar a una auditora que estudie los planes, objetivos, sistemas de control, de produccin, etc. de la organizacin a fin de identificar y corregir posibles ineficiencias o errores que se estn cometiendo (auditoria interna). EVALUACIN Son fortalezas y debilidades de la organizacin empresarial mediante una cuantificacin de todos sus recursos con el objetivo de: proteger sus activos, asegurar la validez de la

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informacin, promover la eficiencia en las operaciones, y estimular y asegurar el cumplimiento de las polticas y directrices emanadas de la gerencia (Arregui J. 2009) ANLISIS Mtodo por el cual se lleva al conocimiento de un todo a travs de la separacin del mismo empates o con un examen por memorizado facilitando as el estudio de sus componente y las interrelaciones entre ellas. (Arregui J. 2009) EFICIENCIA Efecto o imperfeccin: El sistema de control interno y su correspondiente evaluacin debe permitir la identificacin de la existencia deficiencias o imperfecciones a nivel de los procesos y operaciones de la organizacin. (Arregui J. 2009) EFICACIA Virtud fuerza y poder para obrar la eficiencia es una cualidad que debe tener al sistema de control interno. (Arregui J. 2009) SISTEMA Conjunto de reglas principios o medidas enlazadas entre s. Conjunto de cosas o partes coordinadas segn la ley o que ordenadamente relacionadas entre s contribuyen a determinado objetivo funcin o normas de conducta. (Arregui J. 2009) VERIFICAR Probar que es verdad una cosa que se dura. Salir cierto y verdadero lo que se predijo. (Arregui J. 2009) VERACIDAD Decir la verdad es a menudo muy difcil, mentir por omisin, una de cuyas maneras es callar, puede hacernos culpables de ocultar la verdad. Sin tener en cuenta de la intencin,

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los resultados son los mismos: los pacientes esperan que se les diga la verdad y cuando no, sentimos que el dilogo se convierte en un fraude. (Arregui J. 2009) RAZONABILIDAD Axioma que obliga que los actos de los poderes pblicos deban seguir el debido proceso so pena de ser declarados inconstitucionales. Por ejemplo este principio es base del Procedimiento Legislativo de sancin de leyes. (Arregui J. 2009) RIESGO DE AUDITORIA Est constituido por distintas situaciones o hechos cuya identificacin y evaluacin de sus consecuencias ayudan al auditor a planificar los procedimientos apropiados para reducir el riesgo a niveles aceptables, entendiendo por dicho nivel aquel que nos permita emitir una opinin adecuada. (Paiva W., 2001) RIESGO INHERENTE Situaciones relacionadas con el negocio economa, industria y actividades de la entidad, sin considerar la existencia o no de controles internos, el riesgo inherente est relacionado con el contexto que rodea a la entidad, los factores que determinar son: La naturaleza de la actividad del ente; el tipo de operaciones que se realizan y el riesgo propio de esas operaciones, la naturaleza de sus productos y volumen de transacciones. La organizacin gerencial; la integridad de la gerencia y la calidad de los recursos humanos que el ente posee y la situacin econmica y financiera del ente. La predisposicin de los niveles gerenciales a establecer adecuados y formales sistemas de control, su nivel tcnico y la capacidad demostrada en el personal clave, son elementos que deben evaluarse al medir el riesgo inherente. RIESGO DE CONTROL Existen circunstancias en que los controles internos no son diseados suficientemente o bien resultan ineficaces, Ante estas situaciones, existe el riesgo de que dicha estructura de
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control interna falle en impedir o detectar que un error substancial afecte, lo cual representa el concepto de riesgo de control e incide sobre la naturaleza, alcance y oportunidad. RIESGO DE DETECCIN Este riesgo est relacionado ntimamente con el auditor, ya que es la posibilidad de que los procedimientos de auditora fallen en detectar errores, omisiones o irregularidades. El riesgo de deteccin puede ser controlado por el auditor, pues depende directamente de la forma en que sean planificados y ejecutados a los procedimientos de auditora, los factores que determinan son los siguientes: No examinar la evidencia disponible, Incorrecta determinacin de la muestra, Errores en la ejecucin de los procedimientos de auditora, Incorrecta definicin de los niveles de materialidad, Incorrecta definicin de los procedimientos de auditora, Ejecucin de procedimientos insuficientes, Inadecuada interpretacin de los hallazgos, Negligencia en la ejecucin de los procedimientos. EVIDENCIA DE AUDITORA Evidencia es la certidumbre, certeza manifiesta, convencimiento, seguridad, conviccin tan perceptible de una cosa que nadie puede racionalmente dudar de ella y la Evidencia de Auditoria es la base de sustentacin de la auditoria cualquier informacin, asunto o hecho que obtiene, rene o utiliza el auditor mediante la ejecucin de procedimientos de auditora, para determinar si la informacin que se est auditando, est presentada de acuerdo a criterios establecidos en cualquier tipo de auditora (Zuazo L.2004). CLASES DE EVIDENCIA E VIDENCIA FSICA Se obtiene mediante inspeccin y observacin directa de actividades, bienes o sucesos. La evidencia de esta naturaleza puede presentarse en forma de memorndum (donde se
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resume los resultados de la inspeccin o de la observacin), fotografas, grficos, mapas o muestras materiales. EVIDENCIA DOCUMENTAL Consiste en la informacin elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administracin, relacionados con su desempeo. EVIDENCIA TESTIMONIAL Se obtiene de tercereas personas en forma de declaraciones hechas en el curso de indagaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditoria debern comprobarse, siempre que sea posible, mediante evidencia adicional. Tambin ser necesario evaluar la evidencia testimonial para cerciorarse que los informantes no hayan estado influidos por perjuicios o tuvieran solo un conocimiento parcial del rea auditada. EVIDENCIA ANALTICA Comprende clculos, comparaciones, razonamientos, estimaciones, estudio de ndices y tendencias, investigacin de variaciones y operaciones no habituales, separaciones de la informacin en sus componentes. 3.1.1. CLASES DE AUDITORIA 3.1.1.1.AUDITORIA EXTERNA La auditora externa es un examen efectuado por profesionales externos a la entidad auditada, el auditor o contador pblico que realiza auditora externa da "FE PUBLICA" sobre el examen realizado, con el propsito de emitir una opinin independiente sobre la base de los objetivos bajo los cuales fue llevado a cabo el examen.(Zuazo L. 2003). 3.1.1.2.AUDITORIA INTERNA

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La auditora interna es una funcin independiente de evaluacin establecida dentro de una organizacin, para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la organizacin, el objetivo de la auditora interna es apoyar a los miembros de la organizacin en la delegacin efectiva de sus evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin relacionada con las actividades revisadas. (Zuazo L. 2003). 3.1.2. TIPOS DE AUDITORIA 3.1.2.1.AUDITORA FINANCIERA La auditora financiera es la acumulacin y examen sistemtico y objetivo de evidencia, con el propsito de: a) Emitir una opinin independiente respecto a s los estados financieros de la entidad auditada presentan razonablemente en todo aspecto significativo, y de acuerdo con las Normas Bsicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, la situacin patrimonial y financiera, los resultados de sus operaciones, los flujos de efectivo, la evolucin del patrimonio neto, la ejecucin presupuestaria de recursos, la ejecucin presupuestaria de gastos, y los cambios en la cuenta ahorro - inversin -financiamiento. b) Determinar si: a. la informacin financiera se encuentra presentada de acuerdo con criterios establecidos o declarados expresamente; b. la entidad auditada ha cumplido con requisitos financieros especficos, y c. el control interno relacionado con la presentacin de informes financieros, ha sido diseado e implantado para lograr los objetivos. 3.1.2.2. AUDITORA OPERACIONAL La auditora operacional es la acumulacin y examen sistemtico y objetivo de evidencia con el propsito de expresar una opinin independiente sobre:

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La eficacia de los sistemas de administracin y de los instrumentos de control interno incorporados a ellos, y la eficiencia, eficacia, y economa de las operaciones. 3.1.2.3.AUDITORA AMBIENTAL La auditora ambiental es la acumulacin y examen metodolgico y objetivo de evidencia con el propsito de expresar una opinin independiente sobre la eficacia de los sistemas de gestin ambiental y/o el desempeo ambiental y/o los resultados de la gestin ambiental. La auditora ambiental considera como objeto de examen: los sistemas de gestin ambiental; las acciones asociadas a la gestin ambiental desarrolladas por los entes; los privilegios ambientales otorgados por el Estado; los ecosistemas; y los recursos naturales. 3.1.2.4.AUDITORA DE PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA La auditora de proyectos de inversin pblica es la acumulacin y examen objetivo, sistemtico e independiente de evidencia con el propsito de expresar una opinin sobre el desempeo de todo o parte de un proyecto de inversin pblica y/o de la entidad gestora del mismo. La auditora de proyectos de inversin pblica comprende: a) Auditoria de proyectos (pre inversin, ejecucin, operacin), b) Enfoque de eficiencia y economa y c) Enfoque de cumplimiento 3.1.2.5. AUDITORA DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LA COMUNICACIN Es el examen objetivo, crtico, metodolgico y selectivo de evidencia relacionada con polticas, prcticas, procesos y procedimientos en materia de Tecnologas de la informacin y la Comunicacin, para expresar una opinin independiente respecto:

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a) A la confidencialidad, integridad, disponibilidad y confiabilidad de la informacin, b) Al uso eficaz de los recursos tecnolgicos. c) A la efectividad del sistema de control interno asociado a las Tecnologas de la informacin y la Comunicacin. 3.1.3. AUDITORA ESPECIAL Es un examen especial de auditora, que se basa en revisiones limitadas a un aspecto o ms de las operaciones financieras de una empresa, es la que se realiza con un propsito distinto al de dictaminar los Estados Financieros de fin de ejercicio. En una auditoria de este tipo, puede ser necesario verificar extendidamente las operaciones o Bien puede ser suficiente llevar a cabo pruebas selectivas de ciertas partes de la contabilidad, habitualmente este tipo de auditoria implica el examen y comprobacin particular de alguna cuenta o cuentas. (Zuazo L. 2003) OBJETIVO DE LA AUDITORIA ESPECIAL El objetivo de las operaciones y transacciones financieras o administrativas, efectuando con posterioridad es con la finalidad de evaluar y elaborar el correspondiente informe que contenga, comentarios, conclusiones y recomendaciones. (Zuazo L. 2003) 3.1.3.1.FASES DE LA AUDITORA ESPECIAL 3.1.3.1.1. PLANIFICACIN As durante el anlisis efectuado, se identifican aquellas reas en las que pondremos un especial inters y mayor nfasis del trabajo. Una vez identificadas dichas reas, se efectan actividades de planificacin adicionales que determinaran el enfoque de auditora especfica para cada una de ellas. (Paiva W. 2005).

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El objetivo principal de la planificacin, consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditora que correspondan aplicar, cmo y cundo se ejecutarn, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva. La planificacin del trabajo de auditora es una tarea muy importante porque es la nica forma de controlar los procedimientos y pruebas que van a desarrollarse y as evitar prdidas de tiempo por llevar a cabo aquellos que no sean necesarios prever con escrupulosidad en todos los pasos a seguir. Generalmente, la planificacin es vista como una secuencia de pasos que conducen a la ejecucin de procedimientos sustantivos de auditora; sin embargo, este proceso debe proseguir en forma continua durante el curso de la auditora. Ante cualquier actividad que realice el hombre ya sea este en el orden privado o pblico, lleva implcito dos objetivos: Que la actividad resulte efectiva, permitiendo llegar al cumplimiento de los objetivos propuestos. Que la actividad resulte eficiente, es decir que asegurada la efectividad, la misma se alcance utilizando los recursos estrictamente necesarios. De la misma forma cuando el auditor se aboca a la tarea de dar una opinin, planificar con anticipacin cules sern los procedimientos a seguir y como obtener la evidencia que resulte vlida y suficiente como para respaldar esa opinin. Si alguien pretende dar una opinin sobre el funcionamiento de un ente, resulta necesario que sta persona obtenga un conocimiento profundo del negocio o sea de su actividad principal. Determinadas las unidades operativas, se deben definir los componentes que las forman, estos son un nivel ms pequeo que el anterior. El paso siguiente consiste en definir las afirmaciones ms importantes que incluyan los componentes y cuya validez deber probarse en el transcurso de la auditoria.

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La validez de las afirmaciones debe ser confirmada mediante la ejecucin de los procedimientos de auditora. Los procedimientos surgen de determinar el enfoque de auditora, esta es la combinacin ms adecuada entre pruebas analticas de cumplimiento y sustantivas. La secuencia de planificacin descripta es susceptible de ser aplicada a la mayora de los trabajos de Auditoria. No obstante ello, no es posible que una metodologa tcnica de auditora pueda abarcar todas las situaciones posibles. La planificacin en todo trabajo es importante ya que en base a ella se va realizando los procedimientos es cierto que estas pueden ser cumplidas completamente o con ligeras variaciones que se presentan durante la realizacin del trabajo. 3.1.3.1.2. EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO La evaluacin del control interno es un proceso ejecutado por auditores internos y externos para la determinacin de su eficacia o para programar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora. Esta evaluacin puede tener diversos alcances dependiendo del objetivo de la auditoria a realizar. (Paiva W. 2005) La metodologa para la evaluacin del control interno comprende dos fases: La primera de ellas procura obtener un entendimiento y comprensin suficiente sobre el diseo del control interno. La segunda fase se desarrolla para probar la operatividad o cumplimiento de dicho diseo. Una funcin del control interno contable es la de suministrar seguridad de que los errores o irregularidades se pueden descubrir con prontitud razonable, asegurando as la fiabilidad e integridad de los registros financieros y operativos. La revisin del control interno por parte del contador pblico le ayuda a determinar otros procedimientos de auditora apropiados para formular su opinin sobre la razonabilidad de los saldos finales. Un planteamiento conceptual lgico de la evaluacin que hace el contador pblico del control interno contable, que se enfoca directamente a prevenir o detectar errores o
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irregularidades importantes en los saldos de las cuentas, consiste en aplicar a cada tipo importante de transacciones y a los respectivos activos involucrados en la auditora, se exponen los siguientes criterios: Considerar entre otros, los tipos de errores e irregularidades que puedan ocurrir. Determinar los procedimientos de control interno contable que puedan prevenir o detectar errores o irregularidades. Determinar si los procedimientos necesarios estn establecidos y si se han seguido satisfactoriamente. Evaluar cualquier deficiencia, es decir, cualquier tipo de error o irregularidad potencial no contemplada por los procedimientos de control interno existentes, para determinar su efecto sobre: La naturaleza, momento de ejecucin o extensin de los procedimientos de auditora a aplicar. Las sugerencias a hacer al ente.

En la aplicacin prctica del enfoque antes descrito, los dos primeros literales se realizan principalmente por medio de cuestionarios, resmenes de procedimiento, Flujograma, instrucciones o cualquier otro tipo de material de trabajo utilizado por el contador pblico. Sin embargo, se requiere el juicio profesional para la interpretacin, adaptacin o extensin de dicho material de trabajo, para que resulte apropiado en cada situacin particular. El tercer literal se lleva a cabo durante la revisin del sistema y las pruebas de cumplimiento y, el ltimo, se logra al ejercer el juicio profesional en la evaluacin de la informacin obtenida en los prrafos precedentes. La revisin que haga el contador pblico del sistema de control interno contable y sus pruebas de cumplimiento deben relacionarse con los objetivos de la evaluacin del sistema. Por esta razn las evaluaciones generales o globales no son tiles a los contadores pblicos porque no ayudan a decidir el alcance al cual deben restringirse los procedimientos de auditora. Los controles y deficiencias que afecten a diferentes tipos de transacciones no son compensatorios en su efecto.

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La evaluacin de los controles internos contables, hecha por el contador pblico para cada tipo importante de transaccin, debe dar lugar a una conclusin respecto a si los procedimientos establecidos y su cumplimiento son satisfactorios para su objetivo. Los procedimientos y su cumplimiento deben considerarse satisfactorios si la revisin del contador pblico y sus pruebas no revelan ninguna situacin que se considere como una deficiencia importante para su objetivo. En este contexto una deficiencia importante significa una situacin en la cual el contador pblico estima que los procedimientos establecidos, o el grado de cumplimiento de los mismos, no proporcionan una seguridad razonable de que errores o irregularidades por importes significativos con respecto a las cuentas anuales que estn siendo auditadas pudieran prevenirse o detectarse fcilmente por los empleados del ente en el curso normal de la ejecucin de las funciones que les fueron asignadas. 3. 3.1.4.2.3. EJECUCIN Al finalizar la planificacin, el equipo de auditora cuenta ya con los programas de trabajo a la medida de cada rea o componente. En esta etapa se realizan diferentes tipos de pruebas y anlisis a los procedimientos efectuados en los procesos de administracin y manejo de los almacenes para determinar su razonabilidad. Se detectan los errores, si los hay, se evalan los resultados de las pruebas y se identifican los hallazgos. Se elaboran las conclusiones y recomendaciones y se las comunican a las autoridades de la Institucin auditada. Esta etapa viene a ser el centro de lo que es el trabajo de auditora, donde se realizan todas las pruebas y se utilizan tcnicas o procedimientos para encontrar las evidencias de auditora que sustentarn el informe de auditora. En esta etapa se desarrolla el plan de auditora, es decir se llevan a cabo los procedimientos planificados en la etapa anterior. El propsito de la etapa de ejecucin es obtener suficiente satisfaccin de auditora sobre la cual se pueda sustentar el informe del auditor. La satisfaccin de la auditoria se obtiene mediante la ejecucin de los procedimientos previamente definidos y adecuadamente documentados.
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Es el proceso de identificar lo que se debe hacer durante la auditoria, quien debe ejecutar cada tarea y en qu momento. Generalmente se considera que la planificacin incluye aquellos pasos hasta el diseo de programas de auditora, pero antes de la realizacin de la pruebas de auditora detallada. Inicialmente, se realizan actividades respecto a la entidad en su conjunto, que nos permita tener una visin total y global, adentro pueden identificarse los siguientes pasos: - Comprensin de las actividades de la entidad - Realizacin de un anlisis de planificacin. - Determinacin de los niveles de significatividad. - Identificacin de los objetivos crticos. - Evaluacin de los controles generales. - Determinacin del riesgo de control, a nivel institucional. A pesar de lo detallada que haya sido la planificacin el plan puede ser modificado a medida que progresa el trabajo. Cuando fuera necesario realizar un cambio significativo al plan aprobado, este debe documentarse debidamente. La etapa siguiente consiste en la aplicacin prctica de dichos programas, como consecuencia de los cuales se obtiene evidencia de auditora suficiente, pertinente y competente, se cuente con informacin adicional para reconsiderar las evaluaciones realizadas y las decisiones tomadas durante la etapa de planificacin donde se obtienen los hallazgos de auditora. Dentro de estas etapas podemos identificar los siguientes pasos: Realizacin de los procedimientos de auditora. Evaluacin de resultados. Realizacin de un anlisis de revisin. Revisin de los papeles de trabajo. Revisin de los eventos subsecuentes. Obtencin de la carta de representacin de la gerencia. Revisin final sobre la informacin a emitir.
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PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Las pruebas de cumplimiento consisten en recolectar evidencia con el propsito de probar el cumplimiento de una organizacin con procedimientos de control. Esto difiere de la prueba sustantiva, en la que la evidencia se recoge para evaluar la integridad de transacciones individuales, datos u otra informacin. Una prueba de cumplimiento determina si los controles estn siendo aplicados de manera que cumplen con las polticas y los procedimientos de gestin. Por ejemplo, si al auditor de SI le preocupa si los controles de las bibliotecas de programas de produccin estn funcionando correctamente, el auditor de SI podra seleccionar una muestra de programas para determinar si las versiones fuente y objeto son las mismas. El objetivo amplio de cualquier prueba de cumplimiento es proveer a los auditores de una certeza razonable de que un control en particular sobre el cual el auditor de SI planifica poner su confianza est operando como el auditor de SI lo percibi en la evaluacin preliminar. (Gmez G. 2001) Las pruebas de cumplimiento representan procedimientos de auditora diseados para verificar si el sistema de control interno del cliente est siendo aplicado de acuerdo a la manera en que se le describi al auditor y de acuerdo a la intencin de la gerencia. Si, despus de la comprobacin, los controles del cliente parecen estar operando efectivamente, el auditor justifica el poder tener confianza en el sistema y por consiguiente reduce sus pruebas sustantivas. Las pruebas de cumplimiento estn relacionadas con tres aspectos de los controles del cliente: La frecuencia con que los procedimientos de control necesarios fueron llevados a efecto. Para reducir las pruebas sustantivas, los procedimientos prescritos en el sistema deben estar cumplindose consistentemente. La calidad con que se ejecutan los procedimientos de control. Los procedimientos de control se deben ejecutar en forma apropiada. La calidad de

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su ejecucin puede ser probada mediante discusiones sobre el criterio seguido para tomar ciertas decisiones. La persona que ejecuta el procedimiento. La persona responsable de los procedimientos de control, debe ser independiente de funciones incompatibles para que el control sea efectivo El objetivo de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al contador pblico una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles internos contables estn siendo aplicados tal como fueron establecidos. Estas pruebas son necesarias si se va a confiar en los procedimientos descritos. Sin embargo, el contador pblico puede decidir no confiar en los mismos si ha llegado a la conclusin de que: Los procedimientos no son satisfactorios para este propsito. El trabajo necesario para comprobar el cumplimiento de los procedimientos descritos es mayor que el trabajo que se realizara en el caso de no confiar en dichos procedimientos. Esta ltima conclusin puede resultar de consideraciones relativas a la naturaleza o nmero de las transacciones o saldos involucrados, los mtodos de procedimiento de datos que se estn usando y los procedimientos de auditora que puedan ser aplicados al realizar las pruebas sustantivas. OBJETIVOS DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Las pruebas de cumplimiento tienen el objetivo de verificar si el sistema de control interno del cliente est siendo aplicado de acuerdo a la manera en que se le describi al auditor y de acuerdo a la intencin de la gerencia. Si, despus de la comprobacin, los controles del cliente parecen estar operando efectivamente, el auditor justifica el poder tener confianza en el sistema y por consiguiente reduce sus pruebas sustantivas. Las pruebas de cumplimiento estn relacionadas con tres aspectos de los controles del cliente:

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La frecuencia con que los procedimientos de control necesarios fueron llevados a efecto. Para reducir las pruebas sustantivas, los procedimientos prescritos en el sistema deben estar cumplindose consistentemente.

La calidad con que se ejecutan los procedimientos de control. Los procedimientos de control se deben ejecutar en forma apropiada. La calidad de su ejecucin puede ser probada mediante discusiones sobre el criterio seguido para tomar ciertas decisiones.

La persona que ejecuta el procedimiento. La persona responsable de los procedimientos de control, debe ser independiente de funciones incompatibles para que el control sea efectivo.

REVISIONES DE CONTROL. Se define como revisin de control toda aquella actividad sistemtica, estructurada, objetiva y de carcter preventivo, orientada a fortalecer el control interno, con el propsito de asegurar de manera razonable el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. Cuyo propsito es la verificacin y atestiguamiento de las operaciones, las revisiones de control debern tener una orientacin sustentada en un ambiente caracterizado por un alto sentido de colaboracin y apoyo, agregando valor a travs de la evaluacin, fortalecimiento o implantacin de controles dirigidos al mejoramiento de las funciones para incrementar la efectividad y eficiencia de la gestin y las operaciones; prever la incidencia de errores y recurrencia de observaciones; lograr mayor satisfaccin de los usuarios; dar confiabilidad al cumplimiento de leyes, reglamentos, normas y polticas; impulsar la administracin y control de riesgos; promover una adecuada cultura de control, entre otros. Una revisin de control debe asistir a la organizacin en la identificacin y evaluacin de las exposiciones significativas a los riesgos, y la contribucin a la mejora de los sistemas de gestin de riesgos y control; as como al mantenimiento de controles efectivos, con la evaluacin de la eficacia y eficiencia de los mismos y promoviendo la mejora continua.

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PRUEBAS SUSTANTIVAS Las pruebas sustantivas consisten en comprobaciones diseadas para obtener evidencia de la validez y propiedad de las transacciones y saldos que van formando los estados financieros de una organizacin; incluyen comprobaciones de detalles, como las aplicaciones de muestreo o pruebas selectivas, y procedimientos analticos, diseados para detectar errores e irregularidades en la informacin financiera y sus acumulaciones, dichas pruebas son bsicas para determinar la opinin final a los estados financieros. Es decir, que se tiene como pruebas sustantivas, los procedimientos de auditora dirigidos o examinados a obtener evidencia de validez y correccin del manejo contable de las transacciones y los estados financieros y deteccin de errores o irregularidades en ellos. (Gmez G. 2001) Son aquellas pruebas que disea el auditor como el objeto de conseguir evidencia que permita opinar sobre la integridad, razonabilidad y validez de los datos producidos por el sistema contable de la Institucin auditada. Las pruebas llevadas a cabo para comprobar que el sistema del control interno funciona correctamente se las denomina pruebas o procedimientos de cumplimiento. El control interno comprende el Plan de organizacin del conjunto de mtodos y procedimientos que aseguran que los activos estn debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se cumple segn las directrices marcadas por la direccin Los procedimientos sustantivos intentan dar validez y fiabilidad a toda la informacin que generan los estados contables y en concreto a la exactitud monetaria de las cantidades reflejadas en los estados financieros. Las pruebas sustanciales se orientan a obtener evidencia permitiendo identificar la existencia fsica de activos, cuantificar las unidades en poder de la Institucin, y en ciertos casos especificar la calidad de los activos. Una prueba sustantiva es un procedimiento diseado para probar el valor monetario de saldos o la inexistencia de errores monetarios que afecten la presentacin de los estados financieros.

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Los errores (normalmente conocidos como errores monetarios) son una clara indicacin de que los saldos de las cuentas pueden estar desvirtuados. La nica duda que el auditor debe resolver, es de s estos errores son suficientemente importantes como para requerir ajuste o su divulgacin en los estados financieros. Este tipo de operacin son muy tiles para obtener suficientes evidencias que puedan dar como resultado la identificacin de los errores monetarios han ocurrido realmente. En resumen ayudarn a comprobar si la informacin ha sido corrompida comparndola con otra fuente o revisando los documentos de entrada de datos y las transacciones que se han ejecutado. Una vez valorados los resultados de las pruebas se obtienen conclusiones que sern comentadas y discutidas con los responsables directos de las reas afectadas con el fin de corroborar los resultados. Por ltimo, el auditor deber emitir una serie de comentarios donde se describa la situacin, el riesgo existente y la deficiencia a solucionar, y en su caso, sugerir la posible solucin. Esta ser la tcnica a utilizar para auditor el entorno general de un sistema de bases de datos, tanto en su desarrollo como durante la explotacin. OBJETIVOS DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS Una prueba sustantiva tiene el objetivo fundamental es probar el valor monetario de saldos o la inexistencia de errores que afecten la presentacin de los estados financieros. Dichos errores (normalmente conocidos como errores monetarios) son una clara indicacin de que los saldos de las cuentas pueden estar desvirtuados. La nica duda que el auditor debe resolver, es de s estos errores son suficientemente importantes como para requerir ajuste o su divulgacin en los estados financieros. Deben ejecutarse para determinar si los errores monetarios han ocurrido realmente, en sntesis este tipo de pruebas ayudarn a comprobar si la informacin ha sido corrompida comparndola con otra fuente o revisando los documentos de entrada de datos y las transacciones que se han ejecutado.
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Una vez valorados los resultados de las pruebas se obtienen conclusiones que sern comentadas y discutidas con los responsables directos de las reas afectadas con el fin de corroborar los resultados. Por ltimo, el auditor deber emitir una serie de comentarios donde se describa la situacin, el riesgo existente y la deficiencia a solucionar, y en su caso, sugerir la posible solucin. Esta ser la tcnica a utilizar para auditor el entorno general de un sistema de bases de datos, tanto en su desarrollo como durante la explotacin. 3.1.4. COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS Una vez resumidos los hallazgos obtenidos en la etapa anterior, se evala los mismos en su conjunto, a la emisin de un juicio basado en la evidencia de la auditoria obtenida en la etapa de ejecucin, en esta etapa se unen los resultados de trabajos realizados en cada unidad operativa y en cada componente. El objetivo es analizarlos y obtener una conclusin general. Como parte de sta etapa los mximos responsables del equipo de auditora deben revisar crticamente el trabajo realizado. El objetivo de la revisin es asegurarse de que el plan de auditora haya sido efectivamente aplicado y determinar si los hallazgos han sido correctamente evaluados y si los objetivos fueron evaluados. La evaluacin de la evidencia de auditora continan siendo apropiados y por consiguiente, si se ha obtenido suficiente satisfaccin de auditora. En especial se debe considerar si: La evidencia obtenida es tan importante y confiable como se esperaba. La naturaleza y nivel de las excepciones estn de acuerdo con lo que se esperaba en el momento en que la auditoria fue planificada. La evidencia debe ser evaluada en trminos de suficiencia, importancia y confiabilidad y la naturaleza y nivel de las excepciones identificadas. El informe de auditora especial deber contener lo siguiente: Antecedentes, objeto, objetivos, alcance y metodologa del examen,
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 Indicar que la auditoria se realiz de acuerdo a las normas de auditora gubernamental y Exponer claramente los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. 3.1.5. CONTROL INTERNO El control interno es un proceso efectuado por el directorio, la direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de los objetivos dentro de las siguientes categoras

Eficacia y eficiencia de las operaciones Fiabilidad de la informacin financiera Cumplimiento de las leyes y normas aplicables (Cooper&Librand S.A. 2002).

El sistema de control interno est entrelazado con las actividades operativas de la entidad y existe por razones empresariales fundamentales. Es ms efectivo cuando los controles se incorporan a la infraestructura de la sociedad y forman parte de la esencia de la empresa. Mediante los controles incorporados se fomenta la calidad y las iniciativas de delegacin de poderes. Se evitan gastos innecesarios y se permite una respuesta rpida ante las circunstancias cambiantes. (Cooper & Librand S.A. 2002). Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de prdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. El control interno se define como un proceso, efectuado por el personal de una entidad, diseado para conseguir unos objetivos especficos. La definicin es amplia y cubre todos los aspectos de control de un negocio, pero al mismo tiempo permite centrarse en objetivos especficos. El primer aspecto clave de la definicin propuesta es que se trata de un proceso. En consecuencia los controles internos no deben ser hechos o mecanismos aislados, o decretos de la direccin, sino una serie de acciones, cambios o funciones que, en conjunto, conducen a cierto fin o resultado. Esto por s solo extiende el concepto de
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control interno ms all de la nocin tradicional de controles financieros, para convertir el control interno en un sistema integrado de materiales, equipo, procedimientos y personas. (Cooper & Librand S.A. 2002). La siguiente frase de la definicin, efectuado por el personal de una entidad, indica que el control interno es asunto de personas. Ninguna organizacin puede conocer todos los riesgos actuales y potenciales a los que est expuesta en cualquier momento determinado y desarrollar controles para hacer frente a todos y cada uno de ellos. En consecuencia las personas que componen la organizacin deben tener conciencia de la necesidad de evaluar los riesgos y aplicar controles, y deben estar en condiciones de responder adecuadamente a ello. Puede decirse que la parte ms importante de la definicin es que se alcanzarn los objetivos. Los controles internos no son elementos restrictivos sino que posibilitan los procesos, permitiendo y promoviendo la consecucin de los objetivos porque se refieren a los riesgos a superar para alcanzarlos. No se trata slo de los objetivos relacionados con la informacin financiera y el cumplimiento de la normativa, sino tambin de las operaciones de gestin del negocio. Esta manera de ver los controles da valor a las tareas de evaluacin y perfeccionamiento de los controles internos y se convierten en responsabilidad de todos. (Cooper & Librand S.A. 2002). El nuevo enfoque de control interno aporta elementos que deben ser de dominio de todos los trabajadores de las organizaciones empresariales y se enmarcan dentro de los cinco elementos que analizaremos a continuacin (Cooper & Librand S.A. 2002).g COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan entre s y son inherentes al estilo de gestin de la empresa. Los mismos son:
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Ambiente de Control. Evaluacin de Riesgos. Actividades de Control. Informacin y Comunicacin.

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Supervisin o Monitoreo. (Cooper & Librand S.A. 2002).

IMPORTANCIA DE LOS COMPONENTES La importancia de los cinco componentes mirndolos desde el punto de vista de los objetivos organizacionales y la interrelacin que existe entre ambos. La definicin, establecimiento y aplicacin de los objetivos organizacionales es el requisito primario para poder introducir en la organizacin un SCI. Los objetivos organizacionales indican la direccin, te ubican, te dicen a donde ir. Deben ser enunciados por escrito definiendo los resultados a alcanzar en un periodo determinado para ello se fijaron los siguientes objetivos.
-

Los objetivos proporcionan un sentido de direccin, sin ellos los individuos al igual que las organizaciones tienden a la confusin, reaccionan ante los cambios del entorno sin un sentido claro de lo que en realidad quieren alcanzar.

Nos dicen cmo debe funcionar nuestro sistema, nos da la estructura, la organizacin.

Ayudan a evaluar nuestro progreso pues un objetivo claramente establecido, medible y con una fecha especfica, fcilmente se convierte en un estndar de desempeo que permite a los individuos evaluar sus progresos. Por lo tanto, los objetivos son una parte esencial del control. (Cooper & Librand S.A. 2002).

De lo anterior se desprende que en una empresa debe dirigirse por objetivo, lo que significa que tanto los gerentes como los subordinados de una organizacin conjuntamente, identifican sus metas comunes, definen las reas principales de responsabilidad de cada persona en trmino de los resultados que de l se esperan y emplear estas medidas como guas para el manejo de la unidad y para evaluar la contribucin de cada uno de sus miembros. Si los objetivos organizacionales te indican la direccin, hacia dnde ir, el resultado a lograr, los cinco componentes del control interno constituyen caminos para el logro de los objetivos de la organizacin, de los resultados planificados y el buen funcionamiento de

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la misma, coincidiendo con los objetivos esenciales de todo proceso de cambio que estn enfocados al funcionamiento y los resultados empresariales. Los componentes del control interno son el cuerpo del sistema y existen por las funciones que desarrollan cada uno de ellos. Proporcionan un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de los objetivos dentro de las siguientes categoras:
-

Eficacia y eficiencia de las operaciones Fiabilidad de la informacin financiera Cumplimiento de las leyes y normas aplicables (Cooper & Librand S.A. 2002).

FUNCIONES FUNDAMENTALES DE LOS COMPONENTES QUE LLEVAN AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Para analizar cada componente partiremos del concepto dado en el Informe COSO sobre control interno: el control interno se define como un proceso, efectuado por el personal de una entidad, diseado para conseguir unos objetivos especficos. La definicin es amplia y cubre todos los aspectos de control de un negocio, pero al mismo tiempo permite centrarse en objetivos especficos. El control interno consta de cinco componentes relacionados entre s que son inherentes al estilo de gestin de la empresa. Estos componentes interrelacionados sirven como criterios para determinar si el sistema es eficaz, ayudando as a que la empresa dirija de mejor forma sus objetivos y ayuden a integrar a todo el personal en el proceso. Aunque los cinco criterios deben cumplirse, esto no significa que cada componente haya de funcionar de forma idntica, ni siquiera al mismo nivel, en distintas entidades. Puede existir una cierta compensacin entre los distintos componentes, debido a que los controles pueden tener mltiples propsitos, los controles de un componente pueden cumplir el objetivo de controles que normalmente estn presentes en otros componentes. Por otra parte, es posible que existan diferencias en cuanto al grado en que los distintos controles abarquen un riesgo especfico, de modo que los controles complementarios, cada uno con un efecto limitado, pueden ser satisfactorios en su conjunto.

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Existe una interrelacin directa entre las tres categoras de objetivos, que son los que una entidad se esfuerza para conseguir, y los componentes, que representan lo que se necesitan para lograr dichos objetivos. Todos los componentes son relevantes para cada categora de objetivo. Al examinar cualquier categora por ejemplo, la eficacia y eficiencia de las operaciones, los cinco componentes han de estar presente y funcionando de forma apropiada para poder concluir que el control interno sobre las operaciones es eficaz. Si se examina la categora relacionada con los controles sobre la informacin financiera, por ejemplo, se deben cumplir los cinco criterios para poder concluir que el control interno de la informacin financiera es eficaz. (Cooper & Librand S.A. 2002). APORTE DE CADA COMPONENTE AL ENTORNO DE CONTROL El entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciacin de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los dems componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores ticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofa de direccin y el estilo de gestin, la manera en que la direccin asigna autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atencin y orientacin que proporciona al consejo de administracin. (Cooper & Librand S.A. 2002). El ncleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores ticos y la profesionalidad) y el entorno en que trabaja, los empleados son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre los que descansa todo. El Entorno de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la preparacin del hombre que har que se cumplan. (Cooper & Librand S.A. 2002). EVALUACIN DE LOS RIESGOS Las organizaciones, cualquiera sea su tamao, se enfrentan a diversos riesgos de origen externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condicin previa a la evaluacin
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del riesgo es la identificacin de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre s e internamente coherentes. La evaluacin de los riesgos consiste en la identificacin y el anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos, y sirve de base para determinar cmo han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las condiciones econmicas, industriales, legislativas y operativas continuarn cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio. (Cooper & Librand S.A. 2002). La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta, estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes en las distintas reas. Aunque para crecer es necesario asumir riesgos prudentes, la direccin debe identificar y analizar riesgos, cuantificarlos, y prever la probabilidad de que ocurran as como las posibles consecuencias. La evaluacin del riesgo no es una tarea a cumplir de una vez para siempre. Debe ser un proceso continuo, una actividad bsica de la organizacin, como la evaluacin continua de la utilizacin de los sistemas de informacin o la mejora continua de los procesos. Los procesos de evaluacin del riesgo deben estar orientados al futuro, permitiendo a la direccin anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de los resultados esperados. La evaluacin del riesgo tiene un carcter preventivo y se debe convertir en parte natural del proceso de planificacin de la empresa. (Cooper & Librand S.A. 2002). ACTIVIDADES DE CONTROL Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la direccin de la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecucin de los objetivos de la empresa. Hay actividades de control en toda la organizacin, a todos los niveles y en todas las funciones. Deben establecerse y ajustarse polticas y procedimientos que ayuden a conseguir una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma eficaz las acciones consideradas

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necesarias para afrontar los riesgos que existen respecto a la consecucin de los objetivos de la unidad. (Cooper & Librand S.A. 2002). Las actividades de control existen a travs de toda la organizacin y se dan en toda la organizacin, a todos los niveles y en todas las funciones, e incluyen cosas tales como; aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, anlisis de la eficacia operativa, seguridad de los activos, y segregacin de funciones. En algunos entornos, las actividades de control se clasifican en; controles preventivos, controles de deteccin, controles correctivos, controles manuales o de usuario, controles informticos o de tecnologa de informacin, y controles de la direccin. Independientemente de la clasificacin que se adopte, las actividades de control deben ser adecuadas para los riesgos. Hay muchas posibilidades diferentes en lo relativo a actividades concretas de control, lo importante es que se combinen para formar una estructura coherente de control global. (Cooper & Librand S.A. 2002). Las empresas pueden llegar a padecer un exceso de controles hasta el punto que las actividades de control les impidan operar de manera eficiente, lo que disminuye la calidad del sistema de control. Por ejemplo, un proceso de aprobacin que requiera firmas diferentes puede no ser tan eficaz como un proceso que requiera una o dos firmas autorizadas de funcionarios componentes que realmente verifiquen lo que estn aprobando antes de estampar su firma. Un gran nmero de actividades de control o de personas que participan en ellas no asegura necesariamente la calidad del sistema de control. (Cooper & Librand S.A. 2002). INFORMACIN Y COMUNICACIN Se debe identificar, recopilar y comunicar informacin pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informticos producen informes que contienen informacin operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada.

Dichos sistemas no slo manejan datos generados internamente, sino tambin

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informacin sobre acontecimientos internos, actividades y condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestin as como para la presentacin de informacin a terceros. Tambin debe haber una comunicacin eficaz en un sentido ms amplio, que fluya en todas las direcciones a travs de todos los mbitos de la organizacin, de arriba hacia abajo y a la inversa. (Cooper & Librand S.A. 2002). El mensaje por parte de la alta direccin a todo el personal ha de ser claro; las responsabilidades del control han de tomarse en serio. Los empleados tienen que comprender cual es el papel en el sistema de control interno y como las actividades individuales estn relacionadas con el trabajo de los dems. Por otra parte, han de tener medios para comunicar la informacin significativa a los niveles superiores. Asimismo, tiene que haber una comunicacin eficaz con terceros, como clientes, proveedores, organismos de control y accionistas. En la actualidad nadie concibe la gestin de una empresa sin sistemas de informacin. La tecnologa de informacin se ha convertido en algo tan corriente que se da por descontada. En muchas organizaciones los directores se quejan de que los voluminosos informes que reciben les exigen revisar demasiados datos para extraer la informacin pertinente. (Cooper & Librand S.A. 2002). En tales casos puede haber comunicacin pero la informacin est presentada de manera que el individuo no la puede utilizar o no la utiliza real y efectivamente. Para ser verdaderamente efectiva la TI debe estar integrada en las operaciones de manera que soporte estrategias proactivas en lugar de reactivas. Todo el personal, especialmente el que cumple importantes funciones operativas o financieras, debe recibir y entender el mensaje de la alta direccin, de que las obligaciones en materia de control deben tomare en serio. Asimismo debe conocer su propio papel en el sistema de control interno, as como la forma en que sus actividades individuales se relacionan con el trabajo de los dems. Si no se conoce el sistema de control, los cometidos especficos y las obligaciones en el sistema, es probable que surjan problemas. Los empleados tambin deben conocer cmo

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sus actividades se relacionan con el trabajo de los dems. (Cooper & Librand S.A. 2002). Debe existir una comunicacin efectiva a travs de toda la organizacin. El libre flujo de ideas y el intercambio de informacin son vitales. La comunicacin en sentido ascendente es con frecuencia la ms difcil, especialmente en las organizaciones grandes. Sin embargo, es evidente la importancia que tiene. Los empleados que trabajan en la primera lnea cumpliendo delicadas funciones operativas e interactan directamente con el pblico y las autoridades, son a menudo los mejor situados para reconocer y comunicar los problemas a medida que surgen.

El fomentar un ambiente adecuado para promover una comunicacin abierta y efectiva est fuera del alcance de los manuales de polticas y procedimientos. Depende del ambiente que reina en la organizacin y del tono que da la alta direccin. (Cooper & Librand S.A. 2002). Los empleados deben saber que sus superiores desean enterarse de los problemas, y que no se limitarn a apoyar la idea y despus adoptarn medidas contra los empleados que saquen a luz cosas negativas. En empresas o departamentos mal gestionados se busca la correspondiente informacin pero no se adoptan medidas y la persona que proporciona la informacin puede sufrir las consecuencias. Adems de la comunicacin interna debe existir una comunicacin efectiva con entidades externas tales como accionistas, autoridades, proveedores y clientes. Ello contribuye a que las entidades correspondientes comprendan lo que ocurre dentro de la organizacin y se mantengan bien informadas. Por otra parte, la informacin comunicada por entidades externas a menudo contiene datos importantes sobre el sistema de control interno.(Cooper & Librand S.A. 2002). SUPERVISIN O MONITOREO Los sistemas de control interno requieren supervisin, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del
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tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisin continuada, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas cosas. La supervisin continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de direccin y supervisin, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realizacin de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones peridicas dependern esencialmente de una evaluacin de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisin continuada. Las deficiencias detectadas en el control interno debern ser notificadas a niveles superiores, mientras que la alta direccin y el consejo de administracin debern ser informados de los aspectos significativos observados. (Cooper & Librand S.A. 2002). Todo el proceso debe ser supervisado, introducindose las modificaciones pertinentes cuando se estime necesario. De esta forma el sistema puede reaccionar gilmente y cambiar de acuerdo a las circunstancias. Es preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de que el proceso funciona segn lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que cambian los factores internos y externos, controles que una vez resultaron idneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a la direccin la razonable seguridad que ofrecan antes. (Cooper & Librand S.A. 2002). El alcance y frecuencia de las actividades de supervisin dependen de los riesgos a controlar y del grado de confianza que inspira a la direccin el proceso de control. La supervisin de los controles internos puede realizarse mediante actividades continuas incorporadas a los procesos empresariales y mediante evaluaciones separadas por parte de la direccin, de la funcin de auditoria interna o de personas independientes. Las actividades de supervisin continua destinadas a comprobar la eficacia de los controles internos incluyen las actividades peridicas de direccin y supervisin, comparaciones, conciliaciones, y otras acciones de rutina. Luego del anlisis de cada uno de los componentes, podemos sintetizar que stos, vinculados entre s:

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Generan una sinergia y forman un sistema integrado que responde de una manera dinmica a las circunstancias cambiantes del entorno.

Son influidos e influyen en los mtodos y estilos de direccin aplicables en las empresas e inciden directamente en el sistema de gestin, teniendo como premisa que el hombre es el activo ms importante de toda organizacin y necesita tener una participacin ms activa en el proceso de direccin y sentirse parte integrante del Sistema de Control Interno que se aplique.

Estn entrelazados con las actividades operativas de la entidad coadyuvando a la eficiencia y eficacia de las mismas.

Permiten mantener el control sobre todas las actividades. Su funcionamiento eficaz proporciona un grado de seguridad razonable de que una o ms de las categoras de objetivos establecidas van a cumplirse. Por consiguiente, estos componentes tambin son criterios para determinar si el control interno es eficaz.

Marcan una diferencia con el enfoque tradicional de control interno dirigido al rea financiera.
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Coadyuvan al cumplimiento de los objetivos organizacionales en sentido general. (Cooper & Librand S.A. 2002).

3.1.6. ALMACEN Almacn de define al local, espacio o lugar fsico que est destinado para alojar mercancas o en el cual se venden productos al por mayor se lo designa almacn. Para algunas industrias y agentes de la economa, el almacn, resulta ser un espacio elemental para su satisfactorio funcionamiento dado que sin l difcilmente se podra garantizar la rueda de venta. En el almacn se pueden guardar las materias primas que se emplean en el proceso de produccin en cuestin as como tambin pueden resguardarse los productos semi terminados o terminados totalmente para ser luego destinados al canal de venta o de distribucin que corresponda. (Quintanilla R. 2004). Tambin, a estos almacenes se pueden acercar los compradores, clientes, a adquirir las mercancas. En la mayora de los casos se trata de espacios realmente grandes que disponen de amplias estanteras en las cuales se organizan los productos o materias
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primas y de maquinarias especiales que hacen ms sencilla la manipulacin y el movimiento de la mercadera. Por otra parte, la palabra almacn tambin se usa en algunos lugares de habla hispana para designar al lugar en el cual se pueden adquirir productos comestibles. En las ms pequeas y sencillas se puede comprar nicamente comestibles y bebidas, aunque, existen almacenes ms grandes que disponen de ms productos a la venta y no se circunscriben nicamente a los comestibles, pudiendo el consumidor adquirir artculos de perfumera, electrnicos, electrodomsticos, de librera, juguetes, entre otros. (Quintanilla R. 2004). Un almacn es un lugar o espacio fsico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro. Los almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo tipo de agentes econmicos (agricultores, ganaderos, mineros, industriales, transportistas, importadores, exportadores, comerciantes, intermediarios, consumidores finales, etc.) Constituyen una parte habitual de las explotaciones agrarias y ganaderas (en muchos casos formando parte de la vivienda rural tradicional o de construcciones peculiares), as como de fbricas, polgonos industriales e instalaciones industriales de todo tipo, y de los espacios dedicados al transporte (puertos, aeropuertos, instalaciones ferroviarias) y el comercio (centros comerciales, grandes superficies). Tambin se denomina almacn, especialmente en Hispanoamrica, a la propia tienda o establecimiento de comercio minorista. PRODUCTOS ALMACENADOS En un almacn se pueden depositar tanto materias primas, como el producto semiterminado o el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente eslabn de la cadena de suministro. Se pueden tambin encontrar embalajes, piezas de recambio, piezas de mantenimiento. Sirve como centro regulador del flujo de mercancas entre la disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores (Quintanilla R. 2004). INFRAESTRUCTURAS Normalmente son construcciones grandes y planas en las zonas industriales de las
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ciudades. Estn equipados con: Muelles de carga para cargar y descargar camiones; algunas veces son cargados directamente de vas de tren, aeropuertos o puertos martimos, Instalaciones para almacenamiento, adaptado al producto y su rotacin del inventario, como estanteras, racks, cantilevers. (Quintanilla R. 2004). MAQUINARIA DE MANIPULACIN A menudo disponen de carretillas elevadoras frontales, apiladoras o transpaletas para la manipulacin de mercancas que son generalmente depositadas en pals estandarizados. Segn el tipo de mercanca almacenada se puede tambin encontrar mquinas ms especficas como puente gra o gras. Algunos almacenes estn completamente automatizados, sin contar apenas con trabajadores en su interior. En estos casos, la manipulacin de mercanca se realiza con transelevadores, mquinas de almacenaje y desalmacenaje coordinadas controladores programables y ordenadores con el software apropiado. Estos almacenes automatizados se utilizan con frecuencia para guardar mercancas de temperatura controlada, pues la disponibilidad de espacio es menor debido al alto coste que la refrigeracin supone para la empresa. Tambin se emplean para materiales o mercancas que debido a su peligrosidad en el manipulado, o su elevada rotacin del inventario rentabilizan el elevado coste que supone la puesta en marcha de este tipo de instalaciones. (Quintanilla R. 2004). PROCESOS DENTRO DEL ALMACN Los procesos comunes de un almacn son: Recepcin. Colocacin en estantera de paletizacin o stock. Preparacin de pedido. Expedicin. por

La gestin dentro del almacn del movimiento de las mercancas (ubicacin,

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inventarios...) se realiza a travs de algn sistema informtico. (Quintanilla R. 2004). El objetivo primordial de las empresas que introducen un sistema de almacenes en su cadena de suministro es la optimizacin del nivel de servicio ofrecido al cliente, con criterio de rentabilidad. Para ello se emplean tcnicas derivadas de la ingeniera y de la investigacin de operaciones enfocadas sobre aspectos vitales como la localizacin del o de los almacenes, distribucin tanto interna como externa del espacio en los mismos, eleccin del tipo de estructura de almacenaje adecuada, gestin eficaz de los recorridos y manipulaciones dentro del almacn, optimizacin del espacio de carga en los diferentes medios de transporte, creacin de rutas de transporte tendentes a reducir desplazamientos o a maximizar la carga transportada y diseo de sistemas de gestin y administracin giles. En opinin del autor se puede definir como almacn al local, espacio o lugar fsico que est destinado para alojar mercancas o en el cual se venden productos al por mayor se lo designa almacn. Para algunas industrias y agentes de la economa, el almacn, resulta ser un espacio elemental para su satisfactorio funcionamiento dado que sin l difcilmente se podra garantizar la rueda de venta. En el almacn se pueden guardar las materias primas que se emplean en el proceso de produccin en cuestin as como tambin pueden resguardarse los productos semi terminados o terminados totalmente para ser luego destinados al canal de venta o de distribucin que corresponda. Tambin, a estos almacenes se pueden acercar los compradores, clientes, a adquirir las mercancas. En la mayora de los casos se trata de espacios realmente grandes que disponen de amplias estanteras en las cuales se organizan los productos o materias primas y de maquinarias especiales que hacen ms sencilla la manipulacin y el movimiento de la mercadera. Por otra parte, la palabra almacn tambin se usa en algunos lugares de habla hispana para designar al lugar en el cual se pueden adquirir productos comestibles. En las ms pequeas y sencillas se puede comprar nicamente comestibles y bebidas, aunque, existen almacenes ms grandes que disponen de ms productos a la venta y no se circunscriben nicamente a los comestibles, pudiendo el consumidor adquirir artculos de perfumera, electrnicos, electrodomsticos, de librera, juguetes, entre otros.
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Y el concepto de grandes almacenes se aplica para designar a aquellos establecimientos comerciales de importante tamao, que se hallan divididos en departamentos o secciones y que venden al consumidor minorista una gran variedad de productos: alimentos, bebidas, muebles, artculos de perfumera, indumentaria, electrnica, accesorios de moda, entre otros. 3.2. MARCO NORMATIVO 3.2.1. CONSTITUCIN POLTICA DEL ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA Bolivia se constituye en un Estado Unitario Social de Derecho Plurinacional Comunitario, libre, autonmico y descentralizado, independiente, soberano, democrtico e intercultural, se funda en la pluralidad y el pluralismo poltico, econmico, jurdico, cultural y lingstico, dentro el proceso integrador del pas. La Contralora General de la Repblica es la institucin tcnica que ejerce la funcin de controlar con facultad para determinar indicios de responsabilidad administrativa, ejecutiva, civil y penal. Gozar de autonoma funcional, financiera, administrativa y organizativa. Su organizacin, funcionamiento y atribuciones, que deben estar fundados en los principios de legalidad, transparencia, eficacia, eficiencia, economa y equidad, se determinarn por la Ley. La Contralora General de la Repblica ser responsable de la supervisin y del control externo posterior de las entidades pblicas y de aquellas en las que tenga participacin el Estado. La supervisin y el control se realizarn asimismo sobre la adquisicin, manejo y disposicin de bienes y servicios estratgicos para el inters colectivo. 3.2.2. NORMAS BSICAS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS DECRETO SUPREMO 29190 0181 Las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (SABS) es el conjunto de normas de carcter jurdico, tcnico y administrativo, que regulan en forma
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interrelacionada con los otros sistemas de administracin y control de la Ley 1178, la contratacin, manejo y disposicin de bienes y servicios de las entidades pblicas. 3.2.3. NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL (N.A.G.) Constituyen el conjunto de normas y aclaraciones que definen pautas tcnicas y metodolgicas de la auditoria gubernamental en Bolivia, los cuales contribuyen al mejoramiento del proceso de la misma, en los entes sujetos a auditora, por parte de la Contralora General de la Repblica, las unidades de auditora interna de las entidades pblicas y los procedimientos o firmas de auditora o consultora especializada. Las Normas de Auditora Gubernamental, son de cumplimiento obligatorio para todos los auditores gubernamentales (de la Contralora General de la Repblica y de las Unidades de Auditora Interna) que realizan auditoras en las entidades sujetas a fiscalizacin, contempladas en los artculos 3 y 4 de la Ley 1178, de Administracin y Control Gubernamentales, tambin son de aplicacin obligatoria para los auditores

independientes, ya sea que acten en forma individual o asociada, as como para los profesionales de otras disciplinas, que participen en el proceso de la auditora gubernamental. 3.2.3. LEY DE ADMINISTRACIN Y CONTROL GUBERNAMENTAL (LEY N 1178 SAFCO) promulgada en fecha 20 de julio de 1990 Esta ley regula los sistemas de Administracin y Control de los recursos del Estado y su relacin con los sistemas nacionales de planificacin e Inversin Pblica, con el objeto de: Programar, organizar, ejecutar y controlar la captacin y el uso eficaz y eficiente de los recursos pblicos, para el cumplimiento y ajuste oportuno de las polticas, programas, la prestacin de servicios y los proyectos del Sector Pblico. Disponer de informacin til, oportuna y confiable asegurando la razonabilidad de los informes y estados financieros. Lograr que todo servidor pblico, sin distincin de jerarqua, asuma plena responsabilidad por sus actos rindiendo cuenta no solo de los objetivos a que se destinaron los recursos pblicos que le fueron confiados, sino tambin de la forma y
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resultado de su aplicacin; Desarrollar la capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo incorrecto de los recursos del Estado. Son ocho los sistemas que regula la Ley N 1178 y estn agrupados por actividades de la siguiente manera: a) PARA PROGRAMAR Y ORGANIZAR LAS ACTIVIDADES Programacin de Operaciones Organizacin Administrativa Presupuesto

b) Para ejecutar las actividades programadas Administracin de Personal Administracin de Bienes y Servicios Tesorera y Crdito Pblico Contabilidad Integrada

c) Para controlar la gestin del Sector Pblico - Control Gubernamental, integrado por el Control Interno y el Control Externo Posterior. Los Sistemas de Administracin y Control se aplicaran en todas la entidades del Sector Pblico, sin excepcin, entendindose por tales la Presidencia y Vicepresidencia de la Repblica, los ministerios, la unidades administrativas de la Contralora General de la Repblica y de la Cortes Electorales; el Banco Central de Solivia, la Superintendencias de Desarrollo y las entidades estatales y intermediacin financiera; las Fuerzas Armadas y de la Polica Nacional; los gobiernos departamentales, las universidades y las municipalidades; las instituciones, organismos y empresas de los gobiernos nacional, departamental y local, y toda otra persona jurdica donde el Estado tenga la mayora del patrimonio.

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3.2.4. DECRETO SUPREMO N 23318-A RESPONSABILIDAD POR LA FUNCIN PBLICA Se aplican exclusivamente al dictamen y a la determinacin de la responsabilidad por la Funcin Pblica, de manera independiente y sin perjuicio de las normas legales que regulan las relaciones de orden laboral. El Servidor Pblico tiene el deber de desempear sus funciones con eficacia, economa, eficiencia, transparencia y licitud, su incumplimiento generara responsabilidades jurdicas. Los servidores pblicos respondern en el ejercicio de sus funciones: a) Todos ante sus superiores jerrquicos hasta el mximo ejecutivo, por conducto regular; b) Los mximos ejecutivos ante los titulares de las entidades que ejercen tuicin, hasta la cabeza de sector, en secuencia jerrquica: c) Los titulares de estas, segn ley, ante el Poder Legislativo, los concejos municipales la mxima representacin universitaria; 3.2.4.1. RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Emerge de la contravencin del ordenamiento jurdico administrativo y de las normas que regulan la conducta del servidor pblico. Si en la evaluacin de los informes de auditora interna o externa se advirtieran contravenciones al ordenamiento jurdico administrativo por parte de los servidores o ex servidores pblicos, el Contralor General de la Repblica podr emitir dictamen de responsabilidad administrativa. 3.2.4.2. RESPONSABILIDAD EJECUTIVA o

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Emerge de una gestin deficiente o negligente as como el incumplimiento de los mandatos expresamente sealados en la Ley. Una gestin puede ser considerada deficiente o negligente cuando: No se ha realizado una continua evaluacin y mejora de los sistemas operativos, de administracin, de contabilidad e informacin gerencial, control interno incluyendo auditora interna, y asesora legal. La gestin no ha sido transparente. Las estrategias, polticas, planes y programas de la entidad no se han ajustado oportunamente conforme a los resultados y problemas indicados por el sistema de informacin o no son concordantes con los lineamientos fundamentales establecidos por la entidad. No ha logrado resultados razonables en trminos de eficacia, economa o eficiencia. 3.2.4.3. RESPONSABILIDAD CIVIL Emerge del dao al Estado evaluable en dinero, ser determinada por juez competente, el dictamen de responsabilidad civil es una opinin tcnica jurdica emitida por el Contralor General de la Repblica. 3.2.4.4. RESPONSABILIDAD PENAL Es penal cuando la accin u omisin del servidor pblico o de los particulares se encuentra tipificada como delito en el Cdigo Penal. 3.2.5. NORMAS BSICAS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS D. S. N 0181 (28 de junio de 2009) Es una atribucin del rgano Rector actualizar, de manera integral, los sistemas de Administracin Gubernamental y la Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, a partir del 15 de julio de 2009 entra en vigencia el Decreto Supremo N 0181 Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios.

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Con el objetivo de lograr eficiencia y agilidad en los procesos de contratacin realizados por el Estado, que permitan alcanzar los objetivos con transparencia incorporado la participacin social, valores y fines que constituyen pilares en los que se sustenta el Estado Plurinacional de Bolivia. Todas las convocatorias pblicas de contratacin y los recursos administrativos de impugnacin iniciados con anterioridad a la vigencia de las presentes NB-SAB, debern concluir conforme a las normas vigentes al momento de su inicio y todas las convocatorias publicadas a partir de la vigencia de las presentes NB-SABS, incluyendo segundas o siguientes convocatorias de procesos declarados desiertos y nuevas convocatorias de procesos de contratacin anulados, se realizarn en el marco de las presente NB-SABS. Los objetivos de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios son: Establecer los principios, normas y condiciones que regulan los procesos de

administracin de bienes y servicios y las obligaciones y derechos que derivan de stos, en el marco de la Constitucin Poltica del Estado y la Ley N 1178. Establecer los elementos esenciales de organizacin, funcionamiento y de control interno, relativos a la administracin de bienes y servicios. Compuesto por los siguientes subsistemas descritos anteriormente en los siguientes: Subsistema de Contratacin de Bienes y Servicios Subsistema de Manejo de Bienes Subsistema de Disposicin de Bienes

3.2.6. SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES (D.S. N 0181) El sub sistema de manejo de bienes es el conjunto interrelacionado de principios, elementos jurdicos, tcnicos y administrativos que regulan el manejo de bienes de propiedad de la entidad y los que se encuentran bajo su cuidado y custodia.

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Tiene por objetivo optimizar la disponibilidad, el uso y control de los bienes y la minimizacin de los costos de sus operaciones. Las presentes normas bsicas se aplicarn para el manejo de bienes de uso y consumo institucional, de propiedad de la entidad y los que estn a su cargo o custodia. 3.2.7. COMPONENTES DEL SUB SISTEMA Y MANEJO DE BIENES (D.S. N 0181) a) Administracin de Almacenes. b) Administracin de activos fijos Muebles c) Administracin de activos Fijos Inmuebles. 3.2.8. RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES (D.S. N 0181) I. El Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, es el responsable principal ante la MAE. a) Por el manejo de bienes en lo referente a la organizacin, funcionamiento y control de las unidades operativas especializadas en la materia por el cumplimiento de la normativa vigente, por el desarrollo y cumplimiento de reglamentos, procedimientos, instructivos y por la aplicacin del rgimen de penalizaciones por dao, prdida o utilizacin indebida. b) Por la adecuada conservacin, mantenimiento y salvaguarda de los bienes que estn a cargo de la entidad. c) Porque la entidad cuente con la documentacin legal de los bienes que son de su propiedad y estn a su cargo; as como de la custodia y registro de esta documentacin en las instancias correspondientes. En caso necesario solicitara a la unidad jurdica de la entidad el saneamiento de la documentacin legal pertinente. d) Por el envo de la informacin sobre los bienes de la entidad al servicio
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nacional de patrimonio del estado (SENAPE), de acuerdo a lo establecido en el D.S. 25152 II. Los responsables de almacenes, activos fijos, mantenimiento y salvaguarda de bienes deben responder ante el responsable de la unidad administrativa por el cumplimiento de las normas, reglamentos, procedimientos y /o instructivos establecidos para el desarrollo de sus funciones, as como por el control, demanda de servicios de mantenimiento y salvaguarda de estos bienes. III. Todos los servidores pblicos son responsables por el debido uso, custodia, preservacin y demanda de servicios de mantenimiento de los bienes que les fueren asignados, de acuerdo al rgimen de responsabilidad por la funcin pblica establecido en la ley 1178 y sus reglamentos. 3.2.9. CONTROLES ADMINISTRATIVOS EN EL MANEJO DE BIENES (D.S. N 0181) I. El control es el proceso que comprende funciones y actividades para evaluar el manejo de bienes, desde su ingreso a la entidad hasta su baja o devolucin, utilizado los registros correspondientes como fuente de informacin. Para efectuar este control la unidad administrativa debe: a) Realizar inventarios y recuentos peridicos planificados o sorpresivos, b) Verificar la correspondencia entre los registros y las existencias. c) Verificar las labores de mantenimiento y salvaguarda. d) Verificar la existencia de la documentacin legal y registro de los bienes. II. Para la elaboracin de la informacin relacionada con el manejo de bienes, se utilizaran registros e informes. Los registros permanentemente actualizados y debidamente documentados permitirn: Verificar fcil y rpidamente la disponibilidad de los bienes.
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Evaluar el curso y costo histrico de los bienes. Conocer su identificacin, clasificacin, codificacin y ubicacin. Conocer las condiciones de conservacin deterioro, remodelaciones, etc., as como las de tecnologa y obsolescencia en que se encuentran los bienes.

Verificar la documentacin legal sobre la propiedad y registro de los bienes de la entidad, as como de los asignados, alquilados, prestados etc., a cargo de la institucin.

Establecer responsabilidad sobre el empleo de los bienes y la administracin de las existencias.

Los informes permitirn describir y evaluar la situacin de los bienes en un momento dado.

3.2.10. NORMAS GENERALES DE AUDITORA GUBERNAMENTAL Competencia El auditor gubernamental o grupo de auditores gubernamentales designados para realizar la auditoria, deben tener individualmente y en conjunto, respectivamente, la capacidad tcnica, entrenamiento y experiencia necesarias para lograr los objetivos de auditora. Independencia En toda auditoria, los auditores gubernamentales deben estar libres de impedimentos que puedan comprometer su imparcialidad u objetividad, adems deben mantener una actitud y apariencia de independencia. tica En el ejercicio de sus funciones, el auditor gubernamental debe regirse a los principios ticos contenidos en el Cdigo de tica del auditor gubernamental emitido por la Contralora General del Estado. Diligencia Profesional

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Se debe ejercer el debido cuidado y diligencia profesional en la ejecucin del examen y preparacin del informe. Control de Calidad Las organizaciones de auditora deben establecer polticas e implantar un sistema interno de control de calidad, este sistema debe estar sujeto peridicamente a revisiones externas. Ordenamiento Jurdico Administrativo y otras Normas Legales Aplicables y Obligaciones Contractuales El auditor gubernamental debe obtener una seguridad razonable, sobre el cumplimiento del ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales aplicables, y obligaciones contractuales, que resulten significativas para el logro de los objetivos de auditora. Relevamiento de Informacin En funcin del tipo de auditora, puede requerirse la realizacin de un relevamiento de la informacin a efectos de establecer el grado de auditabilidad. Ejecucin Cualquiera sea el objeto del examen y tipo de auditora a ejecutarse, la misma debe ser planificada y supervisada; estar acompaada de evidencia; y sus resultados deben ser comunicados en forma escrita. Seguimiento La Contralora General del Estado y las unidades de auditora interna de las entidades pblicas, deben verificar oportunamente el grado de implantacin de las recomendaciones contenidas en sus informes. Adems, las unidades de auditora interna, deben verificar el cumplimiento del cronograma de implantacin de recomendaciones de las firmas privadas y profesionales independientes. 3.2.11. NORMAS DE AUDITORA ESPECIAL

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Planificacin La auditora debe planificarse de tal forma que los objetivos del examen sean alcanzados eficientemente, la planificacin de la auditoria debe permitir un adecuado desarrollo del resto de las etapas del examen, facilitando su administracin y una utilizacin eficiente de los recursos humanos y materiales involucrados. Debe obtenerse una comprensin del ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales aplicables, y obligaciones contractuales existentes, relativas al objeto del trabajo. Cuando se considere necesario se debe evaluar el control interno, se debe determinar el riesgo de auditora, debe disearse una metodologa, con el propsito de obtener y evaluar evidencia competente, suficiente y necesaria para alcanzar eficientemente el objetivo de la auditoria. Deben elaborarse programas de trabajo que definan la naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos a ser aplicados. Como resultado del proceso de planificacin de la auditoria, se debe elaborar un documento resumen, el cual debe contener todos los aspectos detallados en la presente Norma y aquellos que se consideren necesarios incluir, y que tengan relacin con los objetivos del examen, el alcance y la metodologa. Supervisin Personal competente debe supervisar sistemtica y oportunamente el trabajo realizado por los profesionales que conformen el equipo de auditora. La supervisin incluye dirigir los esfuerzos del equipo de auditora hacia la consecucin de los objetivos de auditora. La actividad de supervisin incluye: - Instruir al equipo de auditora; - Informarse de los problemas significativos; - Revisar el trabajo realizado; - Ayudar a resolver problemas tcnicos y administrativos; - Y asistir y entrenar oportunamente al equipo de auditora.

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Se debe proporcionar orientacin sobre la ejecucin del examen y el logro de los objetivos de auditora, para garantizar razonablemente que el personal entienda en forma clara el trabajo a realizar, por qu se va realizar y qu se espera lograr, debe quedar evidencia de la supervisin en los papeles de trabajo. Control Interno Cuando se considere necesario, debe efectuarse la evaluacin del control interno relacionado con el objetivo del examen, a travs de la evaluacin del control interno, el auditor debe identificar el riesgo de control, definir la metodologa aplicable y determinar la naturaleza, la extensin y la oportunidad de las pruebas. Evidencia Debe obtenerse evidencia competente y suficiente como base razonable para sustentar los hallazgos y conclusiones del auditor gubernamental, a la conclusin del trabajo de campo y con carcter previo a la redaccin del borrador del informe de auditora debe obtenerse, excepto para las firmas privadas y profesionales independientes, opinin legal escrita sobre la existencia de indicios de responsabilidad por la funcin pblica, resultantes de los hallazgos de auditora. Comunicacin de Resultados El informe de auditora especial debe: Ser oportuno, completo, veraz, objetivo y convincente, as como lo suficientemente claro y conciso como lo permitan los asuntos tratados. Indicar los antecedentes, el objeto, los objetivos especficos del examen, el alcance y la metodologa empleada. Sealar que el auditor gubernamental realiz la auditoria de acuerdo con las Normas de Auditoria Gubernamental. Exponer los hallazgos significativos, conclusiones y recomendaciones del auditor gubernamental. Cuando no se pueda emitir una conclusin, el auditor gubernamental
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debe exponer las razones que sustentan su limitacin y la naturaleza de la informacin omitida. De corresponder, los indicios de responsabilidad y condiciones para la presentacin de descargos. Hacer referencia a informes legales o tcnicos que sustenten el informe de auditora especial. Los informes con indicios de responsabilidad deben hacer referencia, si corresponde, a informes separados que contengan hallazgos sobre aspectos relevantes del control interno. La auditoria especial puede dar Jugar a dos tipos de informes: Aquel que contiene los hallazgos de auditora que dan lugar a indicios de responsabilidad por la funcin pblica, acompaados por el informe legal correspondiente, a excepcin de las firmas de auditora externas y profesionales independientes, y otros sustentatorios, y aquel que contiene los hallazgos de auditora que no dan lugar a indicios de responsabilidad por la funcin pblica, pero que son relevantes al control interno. Los informes de auditora con indicios de responsabilidad emitidos por las firmas de auditora o profesionales independientes deben ser remitidos a la unidad de auditora interna de la entidad auditada, a la unidad de auditora interna de la entidad que ejerce tuicin o a la Contralora General de la Repblica. Procedimiento de Aclaracin Los informes de auditora especial con indicios de responsabilidad deben someterse a procedimiento de aclaracin, de conformidad con los artculos 39 y 40 del Reglamento aprobado por el Decreto Supremo N 23215, consiste en la recepcin y anlisis de la competencia y suficiencia de los descargos presentados por los involucrados en indicios de responsabilidad por la funcin pblica, y debe requerir la opinin legal correspondiente.

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Si en el anlisis surgieran indicios de responsabilidad que involucren a otras personas, o se incremente el monto del cargo inicial, se debe emitir un informe ampliatorio que debe sujetarse a procedimiento de aclaracin. El procedimiento de aclaracin dar lugar a un informe especial complementario que debe contener: La referencia al informe especial preliminar y, si corresponde, a los informes ampliatorios. Detalle de la documentacin respaldatoria de los descargos. El anlisis de los descargos Conclusiones y las recomendaciones finales del auditor gubernamental. El informe legal y los informes tcnicos complementarios, si corresponden.

3.3. MARCO CONCEPTUAL: 3.3.1. KARDEX Documento que contiene informacin del movimientos de materiales y suministros considerando ingresos y salidas del almacn 3.3.2. VALE Documento que respalda el ingreso o salida del almacn que tiene el contenido de fecha, cantidad, descripcin del material, solicitante y otros. 3.3.3. MATERIALES Y SUMINISTROS Comprende la adquisicin de artculos, materiales y bienes que se consumen o cambien de valor durante la gestin. Se incluyen, los materiales que se designen a conservacin y reparacin de bienes de capital. 3.3.4. UNIDAD SOLICITANTE: La Unida solicitante en caso de compra de materiales segn requerimiento presenta nota escrita dirigida al Director Administrativo y Financiero solicitando el respectivo material,
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indicando las caractersticas y especificaciones tcnicas segn requerimiento, firmada y autorizada por el Director, Jefe de Unidad, responsable de rea o Encargado de Proyecto. 2.3.5. ADMINISTRACIN El empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlar a subordinados responsables (y consiguientemente, a los grupos que ellos comandan), con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro de fin de la empresa". 1.3.6. OFICIAL MAYOR Mximo ejecutivo de la Asamblea Legislativa Departamental de Oruro 1.3.7. BIN CARD Tarjeta donde se registra las entradas y salidas de materiales y accesorios que esta ubicado en los anaqueles (Su tamao es pequeo) 1.3.8. KARDEX Documento que maneja el contador donde registra las entradas y salidas de los materiales considerando cantidad y precio 1.3.9. VALES DE SALIDA E INGRESO Documento que acredita el ingreso y salida de los materiales del almacn, debe estar autorizado por la unidad solicitante o receptora del material

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CAPITULO IV MARCO PRCTICO 4.1. DESARROLLO PRCTICO DEL TRABAJO DIRIGIDO El desarrollo del presente trabajo tuvo como sujeto de estudio los materiales y accesorios, el tipo de trabajo realizado fue una Auditoria Especial de Almacenes en el Asamblea Legislativa, para determinar si las normas y procedimientos se aplica en el registro, ingreso, recepcin, codificacin y manejo de los materiales y accesorios, en todas sus etapas y procesos. El trabajo dirigido se encuentra relacionada con la lnea de investigacin de auditoria, por lo tanto el nivel de investigacin es descriptivo por que identifica un problema en el proceso de la administracin de materiales y accesorios, desarrollado para proponer una serie de acciones y proporcionar una orientacin a la solucin de problemas especficos, demostrando dominio del tema y capacidad para resolverlo. Durante el desarrollo del trabajo dirigido se efectuaran diversas pruebas de cumplimiento con el objetivo de verificar si el sistema de control interno est siendo aplicado de acuerdo a la norma y procedimientos descritos en el D.S. 181 y la ley 1178, se utiliz para comprobar si los controles estn operando efectivamente en el manejo de los materiales y accesorios por parte de los responsables del almacn, en esta etapa el auditor justifica si existe confianza en el sistema y por consiguiente reduce sus pruebas sustantivas. Las pruebas de cumplimiento se realizaron para determinar la frecuencia con que los procedimientos de control necesarios fueron llevados a efecto en el manejo de la materiales y accesorios, y estos se utilizaron para emitir la opinin, el trabajo se efectu utilizando tcnicas y procedimientos de auditoria, tomando en cuenta las siguientes etapas. Planificacin o Evaluacin de Control Interno Ejecucin
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o Pruebas de Cumplimiento o Pruebas sustantivas Comunicacin

4.2. PLANIFICACIN Este captulo contiene los antecedentes y operaciones realizadas en el Asamblea Legislativa, es este punto se describi la estructura orgnica, misin, visin, fecha de creacin y organizacin. Se considero el Ambiente del sistema de informacin donde se observ que se aplica un sistema de contabilidad gubernamental, para el registro sistemtico de todas las operaciones, transacciones financieras, patrimoniales y presupuestarias. Este sistema presenta informacin financiera contable y ejecucin presupuestaria de recursos y gastos, reportando estados financieros al momento requerido, permitiendo tener una idea sobre le desarrollo de las diferentes actividades y operaciones llevadas a cabo en la institucin. El Ambiente de Control existente en la institucin esta basado en las normas como el D.S. 181 del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios para tener un adecuado manejo de recursos de propiedad del Asamblea Legislativa, se identificaron riesgos de control en la elaboracin de bsicos necesarios que respaldan una operacin, adems de riesgo inherente por existir deficiencias en el control interno y administracin de los materiales y accesorios. El alcance del trabajo comprende el periodo comprendido entre el 01 de Enero de 2012 al 31 de Diciembre de 2012, efectuando la respectiva revisin y comprobacin de la documentacin respiratoria. Para la realizacin de la auditoria especial del manejo de materiales y accesorios, se procedi en primera instancia a la evaluacin del control interno bajo los 5 componentes, que permiti determinar el nmero de procedimientos utilizados en la prueba de cumplimiento, establecer la relacin que existe entre manejo de activos fijos y el sistema de administracin de bienes y servicio, luego se procedi a efectuar las pruebas de cumplimiento y sustantivas.
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4.3. EVALUACIN DE CONTROL INTERNO Para el relevamiento de informacin se aplic el cuestionario para evaluar los componentes de control interno que fue elaborado con preguntas generales, basadas en los Principios Basicos Generales de Control Interno gubernamental aplicado al responsable de la unidad de almacenes, para determinar si estas se cumplen y su relacin con los dems sistemas, donde se identificaron controles, contravenciones y omisiones. 4.3.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL Este componente fue evaluado para conocer el cumplimento de las normas considerando el estilo de administracin, tica, organizacin y aspectos relevantes del control interno, encontrndose los siguientes resultados: CUADRO 1 RESPUESTAS CANTIDAD SI 20 NO 3 TOTAL 23
Ref: Cuestionario Ambiente de Control Fuente: Elaboracin propia

% 86,96 13,04 100

GRAFICO 1
NO 13%

SI 87%

Del cuadro se observa que existe un cumplimiento del 86.96 en la realizacin de las actividades, este resultado muestra que el componente de ambiente de control es satisfactorio y las deficiencias halladas no alteran el cumplimiento de los objetivos en la institucin, estas deficiencias identificadas son inexistencia de procedimientos adecuados

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estipulados en el manual de procedimientos, para la autorizacin y aprobacin sobre las operaciones desarrolladas por otra parte no se cuenta con manuales actualizados donde se describen las funciones de los recursos humanos y la estructura organizacional del rgano Legislativo no est representada en su integridad en el organigrama vigente, por lo tanto se recomienda considerar estas recomendaciones para subsanar y mejorar este componente. 4.3.2. COMPONENTE DE EVALUACIN DE RIESGOS Evaluado el control interno del componente de evaluacin de riesgos mediante el

respectivo cuestionario se tiene los siguientes resultados: CUADRO 2 RESPUESTAS CANTIDAD SI 1 NO 4 TOTAL 5
Ref: Cuestionario Evaluacin de Riesgos Fuente: elaboracin propia

% 20 80 100

GRAFICO 2
SI, 1, 20%

NO, 4, 80%

Del cuadro se puede apreciar que este componente de control interno no se cumple adecuadamente, llegando al 20% , este resultado refleja que no se ha previsto adecuadamente la aplicacin para el tratamiento de los riesgos de control en la institucin, estos resultado afectan de manera sustancial al cumplimiento de los objetivos institucionales, entre las deficiencias se puede mencionar las siguientes: no se ha
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implementado procedimientos y tcnicas para identificacin de riesgos, no se da a conocer a todos sus empleados la probabilidad de riesgos y sus posibles consecuencias, entre las polticas institucionales en caso de cambio de personal no se efecta el correspondiente proceso de induccin al nuevo personal y por otra parte en caso de existir modificacin o cambio de la MAE o administracin de la Asamblea no se prev acciones para no alterar su funcionamiento. 4.3.3. ACTIVIDADES DE CONTROL Los resultados del cuestionario aplicado en la institucin se tiene los siguientes resultados: CUADRO 3 RESPUESTAS CANTIDAD SI 8 NO 2 TOTAL 10
Ref: Cuestionario Actividades de Control Fuente: elaboracin propia

% 80 20 100

GRAFICO 3
NO, 2, 20%

SI, 8, 80%

Este componente cumplen adecuadamente de acuerdo a la norma ya que el resultado refleja el cumplimiento del 80%, este ndice refleja un alto grado de confiabilidad en este componente, sin embargo se identificaron algunas deficiencias que no alteran el cumplimiento de los objetivos institucionales, sin embargo estas deficiencias deben ser
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subsanadas, considerando las siguientes; en la institucin no se estableci actividades de control para asegurar que en su estructura no incluya unidades funcionales innecesarias y ociosas para el cumplimiento de los objetivos por otra parte no se efectan inventarios y arqueos fsicos sorpresivos en la seccin de almacenes. 4.3.4. CONPONENTE INFORMACIN Y COMUNICACIN El cuestionario aplicado se utiliz para medir el cumplimiento de este componente de las normas y disposiciones legales La informacin debe llegar a todos los sectores para que se asuman las responsabilidades individuales, en el presente caso se encontr los siguientes resultados: CUADRO 4 RESPUESTAS CANTIDAD SI 5 NO 5 TOTAL 10
Ref: Cuestionario Ambiente de Control

% 50,00 50,00 100,00

GRAFICO 4
NO 50% SI 50%

Del cuadro se puede apreciar que existe un bajo nivel de cumplimiento en este componente por lo tanto se puede decir que existe deficiencias significativas que afectan a las operaciones y el cumplimiento de los objetivos, este ndice refleja que solo el 50% es cumplido por lo tanto se puede decir que no es confiables, existiendo deficiencias en; la informacin relevante obtenida de los ingresos y egresos en la Unidad de Almacenes que no se le da la importancia necesaria, por otra parte no existe informacin financiera
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oportuna para efectuar una adecuada planificacin, en lo referente a la opinin de la poblacin no se toma en cuenta para la identificacin de riesgos potenciales en las operaciones, en caso de los nuevos empleados se evidenci que no se da a conocer la naturaleza y alcance de sus deberes y responsabilidades dentro la Asamblea 4.3.5. COMPONENTE MONITOREO El cuestionario fue utilizado para conocer el nivel de cumplimiento y observar si se est evaluando por parte de la MAE las operaciones de la institucin y existe reas en continuo desarrollo donde se estn reforzado o cambiando controles que perdieron eficacia o resultados inaplicables debido a cambios internos o externos que generan nuevos riesgos a enfrentar, identificando los siguientes resultados: CUADRO 5 RESPUESTAS CANTIDAD SI 1 NO 4 TOTAL 5
Ref: Cuestionario Monitoreo Fuente: elaboracin propia

% 20 80 100

GRAFICO 5
SI, 1, 20%

NO, 4, 80%

Del cuadro se puede observar que existe un nivel de control muy escaso llegando al 20%, este resultado indicada que el componente no cumple, por lo tanto estas deficiencias afectan de manera significativa al cumplimiento de los objetivos institucionales,
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existiendo deficiencias en el diseo y su cumplimiento, incumplindose en los siguientes aspectos, los ejecutivos no evalan peridicamente la eficacia del sistema de control interno, no se disearon procedimientos que determinen la forma de hacer conocer las deficiencias que afectaran al sistema de control interno, por otra parte no se tiene diseado procedimientos de control para verificar que las Leyes, Decretos, Reglamentos y otras se cumplan de forma efectiva y no se considera la evaluacin de las operaciones tomando en cuenta los objetivos de acuerdo a los componentes del control interno. 4.3.6. RESUMEN DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTROL INTERNO Para analizar el cumplimiento de todos los componentes del control interno se tom en cuenta el valor proporcional de todos los componentes, encontrndose los siguientes resultados: CUADRO 6 Componente Ambiente de control Riesgos Actividades de Control Informacin y Comunicacin Monitoreo Total si 20 1 8 5 1 35 no 3 4 2 5 4 18 Total 23 5 10 10 5 53 Confiabilidad
0,87 0,20 0,80 0,50 0,20

Ponderacin
20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 100,00

Puntaje Final
17,39 4,00 16,00 10,00 4,00 51,39

Fuente: elaboracin Propia Ref: Cuestionarios de Control Interno

Los resultados del cuadro reflejan que no existe un cumplimiento adecuado en el sistema de control interno, existiendo serios problemas en los componente de riesgos y monitoreo, los cuales deben ser subsanados para no tener problemas de cumplimiento, este resultado del 51,39% refleja un nivel de confianza muy bajo y afecta de manera significativa al cumplimiento de los objetivos de la institucin.

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GRAFICO 6
17.39 18.00 16.00 14.00 12.00 10.00 8.00 6.00 4.00 2.00 0.00 16.00 10.00 4.00 4.00

4.3.7. CUESTIONARIO ESPECFICO CUADRO 7 RESPUESTAS CANTIDAD SI 19 NO 7 TOTAL 26

Ref: Cuestionario Especifico Fuente: elaboracin propia

% 73,08 26,92 100,00

GRAFICO 6
SI, 16, 70%

NO, 7, 30%

Del cuadro se observa que existe un aceptable cumplimiento a las normas y procedimientos referidos al manejo y disposicin de los materiales y accesorios, llegando al 73.08%, existiendo deficiencias que pueden afectar al cumplimiento de las operaciones y los objetivos, incumplindose en los siguientes aspectos no se evidencio la existencia de
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un organigrama propio del almacn, por otra parte no existe una adecuada codificacin y catalogacin de los materiales, en los krdex no se evidencia la actualizacin de las cantidades de mnimos y mximos para el respectivo abastecimiento. 4.4. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO En esta etapa de la auditoria se aplicaron procedimientos y tcnicas, documentados en las pruebas de cumplimiento, sobre la totalidad de la muestra seleccionada. Se utiliz marcas de auditoria, como el tiqueado afirmativos, smbolo que representa correccin sin observacin, el crculo con el nmero de deficiencia. Las deficiencias encontradas durante la realizacin de la verificacin de los procedimientos referidas al manejo de almacenes en sus diferentes operaciones como ser: salida, recepcin, y codificacin entrega, cuyos procedimientos se desarrollan en el Legajo corriente. Realizado el programa de auditoria, se procedi a la aplicacin de los procedimientos descritos en la misma, haciendo la revisin de la documentacin necesaria de la misma. Realizada la verificacin de cada uno de los procedimientos se evidencio la existencia de controles constituyndose estos en deficiencias tales como ausencia de respaldo de documentacin completa en los registros. Realizada la verificacin de cada uno de los procedimientos se evidencio la existencia de controles constituyndose estos en deficiencias tales como ausencia de respaldo de documentacin completa en los registros. Las Pruebas de Cumplimiento se desarrollaron mediante la planilla de pruebas de cumplimiento. 4.4.1. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE ALMACENAMIENTO El objetivo de la prueba realizada fue determinar si los procedimientos realizados en el almacenamiento de materiales y accesorios se realizan en concordancia con las normas de control interno y la SABS
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La revisin alcanza a todos los materiales existentes en el almacn con saldo al 31 de diciembre del 2013, se considera tambin los materiales y accesorios que ingresaron en gestiones anteriores y tienen saldo a la fecha mencionada. Durante la prueba se efectuo procedimientos de revisin, comparacin con las normas y verificacin fsica del documento fuente y comparacin con las normas, encontrndose los siguientes resultados: CUADRO 8
DESCRIPCION SE CUMPLO NO SE CUMPLE Total

1 a
0

b
3

c
2

d
15

e
86 22

f
94 14

2
89 19

3
24

4
7

5
7

6
5

7 Total
7 125

%
90,35 9,65 100,00

108 105 106 93

84 101 101 103 101 1171

108 108 108 108 108 108 108 108 108 108 108 108 1296

Fuente: Almacn de la Asamblea Ref: LC3 Del cuadro se observa que los procedimientos son cumplidos en un 90,35%, lo que refleja que el sistema est funcionando adecuadamente y las deficiencias identificadas no alteran el cumplimiento de los objetivos ya que el resultado refleja un 9,65%. 4.4.2. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE RECEPCION La prueba realizada tuvo el objetivo de verificar el cumplimiento a normas y procedimientos efectuados en el proceso de recepcin de materiales y accesorios, y observar si estos estn cumpliendo con la normativa general y especifica vigente. El alcance de la revisin comprendi la recepcin de materiales y accesorios correspondientes a la gestin 2012, de todos los materiales que ingresaron en este periodo. : Durante el proceso de revisin se revis vales de recepcin e ingreso comparando los datos e informacin con los documentos de respaldo, para ello se procedi a comparar con las normas D.S. 181 y la reglamentacin de la institucin, encontrndose los resultados: CUADRO 9
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1 Descripcin No se cumpli

a b c

b c a

b c

b c a

10 Total

Se cumpli 74 76 74 74 72 80 69 79 76 79 73 78 82 82 82 79 40 30 77 1376 88,32

8 6 8 8 10 2 13 3 6 3 9 4 0 0 0 3 42 52 5 182 11,68

Total

82 82 82 82 82 82 82 82 82 82 82 82 82 82 82 82 82 82 82 1558 100,00

Fuente: Almacn de la Asamblea Ref: LC3 Del cuadro se puede observar que existe un 88,32% de cumplimiento a los parmetros fijados en el programa de auditoria, por otra parte las deficiencias tienen un 11,68%, las deficiencias halladas e identificadas no afectan al cumplimiento de los objetivos. 4.4.3. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE ALMACENAMIENTO El objetivo de la prueba fue verificar el cumplimiento a normas y procedimientos efectuados en el proceso de almacenamiento de materiales y accesorios, y observar si estos estn cumpliendo con la normativa general y especifica vigente, el alcance de la revisin comprendi a la existencia de materiales y accesorios al 31 de diciembre del 2012 Durante la auditoria se procedi a revisar los ambientes del almacn y todos los anaqueles, estantes, documentacin referida a la clasificacin y ordenamiento de los materiales, encontrndose los siguientes resultados: CUADRO 10
DESCRIPCION 1

a 76 32

a 92 16

b 63 45

c 96 12

b 74 34

Total

Se cumpli No se cumpli Total

80 92 28 16

81 27

92 62 96 92 16 46 12 16

996 76,85 300 23,15

108 108 108 108 108 108 108 108 108 108 108 108 1296 100,00 Fuente: Almacn de la Asamblea Ref: LC3

Del cuadro se puede observar que existe un 76,85% de cumplimiento a los parmetros fijados en el programa de auditoria, por otra parte las deficiencias tienen un 23,15%, las deficiencias halladas e identificadas no afectan al cumplimiento de los objetivos.

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4.4.4. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE ALMACENAMIENTO (Material de uso cotidiano) El objetivo de la presente prueba efectuada a los materiales del almacn tuvo el propsito de determinar si los procedimientos realizados en el almacenamiento de materiales que se encuentran en el almacn para uso diario se realizan en concordancia con las normas de control interno y la SABS. Las instalaciones del almacn se utilizan como depsito de materiales y accesorios que el personal requiere diariamente para lo cual se debe realizar una serie de procedimientos para realizar el control de movimiento ya que son entregados para su uso diariamente y son devueltos. La revisin alcanza a todos los materiales mencionados que tambin son documentos que se encuentran depositados en Almacenes para el uso cotidiano de la Asamblea Legislativa, esta documentacin se trata de libros, memorias, contratos carpetas del personal y otros que son depositados. Las restricciones de espacio hacen que exista otro d tipo de materiales, por lo tanto el trabajo en el proceso de la revisin tambin consider la maquinaria, equipos, equipos de computacin y otros activos que se encuentran depositados para entregar en calidad de donacin a Municipios, Proyectos y Asociaciones del Departamento de Oruro, de las pruebas efectuadas se llegan a los siguientes resultados: CUADRO 11
DESCRIPCION 1 Se cumpli No se cumpli TOTAL 2 3 a 4 b c 5 6 7 a b 8 Total 169 51 220 % 76,82 23,18 100,00

18 17 17 17 11 15 17 16 17 15 9 2 3 3 3 9 5 3 4 3 5 11 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20
Fuente: Almacn de la Asamblea Ref: LC3

Los resultados del cuadro refleja que existe un 76,82% de cumplimiento a los procedimientos realizados en el manejo y recepcin de la documentacin como libros, maquinaria, equipos de computacin que se encuentran en el almacn para fines de donacin y obsequio a las comunidades, identificndose deficiencias en el control, para lo

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cual se deber mejorar este procedimiento con el objetivo de mejorar el manejo de estos materiales. 4.4.5. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE SALIDA DE MATERIALES El objetivo de la presente prueba fue para determinar si los procedimientos realizados en el proceso de salida de materiales y accesorios se cumplen de acuerdo a los parmetros fijados en el programa de auditoria y las normas de control interno y la SABS La revisin alcanza a todos los documentos y procedimientos efectuados en la salida de almacenes de los materiales y accesorios correspondientes a la gestin 2012, encontrndose los siguientes resultados: CUADRO 12
Descripcin Se cumpli No se cumpli TOTAL 1 a b a 2 b 3 4 5 a b a 6 b 7 c a b 8 Total %

46 44 46 48 44 51 45 44 47 50 44 39 46 37 9 11 9 7 11 4 10 11 8 5 11 16 9 18 55 55 55 55 55 55 55 55 55 55 55 55 55 55
Fuente: Almacn de la Asamblea Ref: LC3

631 81,95 139 18,05 770 100,00

El cuadro refleja que existe un 81,95% de cumplimiento a los procedimientos realizados en el proceso de salida de materiales y accesorios, lo que indica que el proceso est funcionando adecuadamente en conformidad a los parmetros fijados por el programa de auditoria y las normas vigentes, por otra parte las deficiencias que llegan al 18,05% no alteran al cumplimiento de los objetivos de la institucin y el rea de almacenes. 4.5. PRUEBAS SUSTANTIVAS 4.5.1. VERIFICACIN DE LA CLASIFICACION DE MATERIALES Y ACCESORIOS El objetivo de la presente prueba fue para determinar si los procedimientos realizados en la clasificacin de materiales y accesorios se encuentran razonablemente expuestas en la informacin existente en la institucin y est de acuerdo a los parmetros fijados en el programa de auditoria y las normas de control interno y la SABS
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La revisin alcanza a todos los documentos y procedimientos en lo referente a la clasificacin de los materiales y accesorios correspondientes a la gestin 2012, utilizndose para esta prueba la siguiente cedula: CUADRO 13
Material Fecha Saldo al 3112-12 Clasificacin Incorrecta Material de seguridad Material de escritorio Material de escritorio Material de escritorio Material de escritorio Material de escritorio Material de escritorio Muebles y enseres Clasificacin Correcta Observacin

GUANTES de carnaza corto. Libro histrico de referencia Tner HP 6003A (Nuevo) TAZAS con platillos de porcelana Tner HP 6000A (baja) Tner HP 53A (Nuevo) Tner HP 6002A (Nuevo) TALADRO KIT N 6455 DE 60 PIEZAS

19/12/2012 01/01/2012 01/01/2012 01/01/2012 01/01/2012 01/01/2012 01/01/2012 21/12/2012

11 26 2 3 2 2 2 135

vestimenta Documentos Material de computacin Menaje de concina Material de computacin Material de computacin Material de computacin Maquinaria y equipo

Incorrecto Libro para prestamos

Utensilios de uso diario

Ref: Legajo Corriente LC 4 Fuente: Elaboracin propia

Durante la realizacin de estas pruebas se utiliz una serie de procedimientos de auditoria con el propsito de identificar problemas en la clasificacin de los materiales existentes, realizando la comparacin de documentos el manual de clasificacin utilizado como parmetro de comparacin, producto de esta revisin se encontraron los siguientes resultados:

CUADRO 14 Cantidades
Cumpli No cumpli TOTAL 100 8 108

% 92,59 7,41 100,00

Fuente: Almacn de la Asamblea Ref: LC4

El cuadro refleja que existe un 81,95% de cumplimiento a los procedimientos realizados en el proceso de salida de materiales y accesorios, lo que indica que el proceso est funcionando adecuadamente en conformidad a los parmetros fijados por el programa de
82

auditoria y las normas vigentes, por otra parte las deficiencias que llegan al 18,05% no alteran al cumplimiento de los objetivos de la institucin y el rea de almacenes. Por otra parte durante la realizacin de las pruebas y la revisin de los documentos como las facturas correspondientes se pudo identificar un rubro que no est dentro la lista del almacn, Vestimenta. 4.5.2. VERIFICACIN DE SALDOS DE CANTIDADES DE MATERIALES Y ACCESORIOS El objetivo de la presente prueba fue para determinar si los procedimientos realizados en el proceso de salida de materiales y accesorios se cumplen de acuerdo a los parmetros fijados en el programa de auditoria, las normas de control interno y la SABS, en el proceso de revisin y verificacin se procedi a verificar los datos contenidos en el krdex, vales de ingreso y revisar tambin los documentos de respaldos que acompaan la operacin. La revisin alcanza a todos los documentos y procedimientos efectuados en la salida de almacenes de los materiales y accesorios correspondientes a la gestin 2012, para la realizacin de esta prueba se prepar la siguiente cedula sumaria:

CUADRO 15
MATERIAL Fasteners carpetas de condecoraciones Entrega de Carburantes Virutillas para piso Borrador corta picos Recogedores de basura CLASIFICACIN Muebles y enseres Vestimenta Lubricantes y 01/01/2012 combustibles Material de limpieza 05/03/2012 Material de escritorio 01/01/2012 Material elctrico 16/02/2012 Material de limpieza 05/03/2012 Fuente: Almacn de la Asamblea Ref: LC5 Fecha de Ingreso 01/01/2012 11/05/2012 diferencia -10,00 -6,00 -1,00 -1,00 1,00 1,00 1,00 Obser. (2) (2) (2) (2) (1) (1) (1)

83

Como resultado de las pruebas y revisin efectuada se encontr los siguientes datos: CUADRO 14
Sin Diferencia Diferencia de menos Diferencia de mas Total
% Cantidad 101,00 93,52 3,00 2,78 4,00 3,70 108,00 100,00

Fuente: Almacn de la Asamblea Ref: LC5

El resultado del cuadro refleja la existencia de un 81,95% de cumplimiento a los procedimientos realizados en el proceso de salida de materiales y accesorios, indicando que el proceso est funcionando adecuadamente en conformidad a los parmetros fijados por el programa de auditoria y las normas vigentes, por otra parte las deficiencias que llegan al 18,05% no alteran al cumplimiento de los objetivos de la institucin y el rea de almacenes. 4.5.3. VERIFICACIN LA RAZONABILIDAD DE SALDOS DE CANTIDADES DE MATERIALES Y ACCESORIOS Para la realizacin de la prueba se dise y utiliz la siguiente cedula sumaria: CUADRO 15
DETALLE
Vestimentas Repuestos de vehiculos Otros Muebles y enseres Material elctrico Material de limpieza Material de escritorio

Verificacin de Auditoria Cantidad Cantidad Diferencia 8 8 0 15 22 117 25 36 277 15 22 117 25 36 277 0 0 0 0 0 0

Observaciones Ninguna Ninguna Ninguna Ninguna Ninguna Ninguna Ninguna

Ref P/T
LC 1 P. I (d) LC 1 P. I (d) LC 1 P. I (d) LC 1 P. I (d) LC 1 P. I (d) LC 1 P. I (d) LC 1 P. I (d)

Fuente: Almacn de la Asamblea Ref: LC6

La cedula sumaria se sustent en la siguiente sub sumaria: CUADRO 16

84

RUBRO

MATERIAL
Servicio de Limpieza por el trmino de dos meses a partir del 01 de Enero al 29 de Febrero de 2012 Contratacin de Consultora en Lnea de Addis Abeba Moller Choque Contratacin de Consultora en Lnea de David Silvestre Vilches Torrejn Contratacin de Consultora en Lnea de Juan Carlos Medina Berdeja Contratacin de Consultora en Lnea de Mara Rosario Ros Huanca

Ingresos

Unidad

Salidas

saldo 31-1212

Conteo de Auditoria

Obs.

Ref P/T

Documentos

LC 6/1 1 1 1 1 1 pza pza pza pza pza 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 1 2 Ninguna 3 Ninguna 4 Ninguna 5 Ninguna Ninguna LC 6/1 LC 6/1 LC 6/1 LC 6/1

Documentos Documentos Documentos Documentos

Fuente: Almacn de la Asamblea Ref: LC6/3 al LC 6/32

El objetivo de la prueba fue verificar la razonabilidad de datos referidos a las cantidades de materiales y accesorios existentes en el almacn al 31 de diciembre de 2012. La revisin alcanza a todo el movimiento de almacenes de los materiales y accesorios correspondientes a la gestin 2012. Revisado la cantidad de los documentos como vales de ingreso y salida, se observ que las cifras coinciden, sin embargo el recuento fsico de los materiales, muestran algunas pequeas variaciones que no afectan a la integridad de los reportes del almacn como se refleja en LC 5/1 al LC5/10

4.5.4.

VERIFICACIN

DE

LAS

CONDICIONES

DE

UBICACIN

CONDICION DE MATERIALES Y ACCESORIOS CUADRO 17

MATERIAL Entrega de Carburantes
Filtro de Aceite PH 9666 para vagoneta prado Liquido hidrulico bote de 946 ml.

saldo 31-1212 39

Verificacin Fsica Recepcin y Expedicin Mala Sitio de Almacenaje muy malo Clasificacin mala Estado Regular Obs. (1)

11 14

Mala Mala

muy malo muy malo

mala mala

Regular Regular

(1) (1) 85

MATERIAL
Toner HP 49A (Nuevo) Toner HP 6003A (Nuevo) DVD's de 4.7 Gb (combo de 100 unidades)

saldo 31-1212

Verificacin Fsica Recepcin y Expedicin Sitio de Almacenaje Clasificacin Estado Obs.

2 1 510

Bueno Bueno Bueno

regular regular regular

regular regular regular

muy malo Muy Bueno Muy Bueno

(5)

Fuente: Almacn de la Asamblea Ref: LC7

El objetivo de la presente prueba fue para determinar las condiciones fsicas y su estado tambin su ubicacin, lugar de recepcin y almacenaje. La revisin alcanza a todos los documentos y procedimientos efectuados en el proceso de almacenaje de los materiales y accesorios correspondientes a la gestin 2012, de la prueba se encontr los siguientes resultados: CUADRO 18
Recepcin y Expedicin Sitio de Almacenaje Clasificacin Estado Total %

Muy bueno Bueno Regular Mala Muy malo N/C TOTAL

0 104 0 4 0 0 108

0 37 56 9 4 2 108

0 24 66 16 0 2 108

97 0 5 2 2 2 108

97 165 127 31 6 6

22,45 38,19 29,40 7,18 1,39 1,39

432 100,00

Fuente: Almacn de la Asamblea Ref: LC7

En lo que se refiere al proceso de almacenaje mediante la revisin ocular de las condiciones del almacn se tiene los siguientes resultados: El sitio correspondiente a la recepcin y expedicin es adecuado sin embargo existe poca seguridad en el acceso del personal de la institucin, ya que no se limita el acceso al personal.

86

Los materiales son almacenados de manera regular ya que en el caso de material de limpieza estos no estn en sitios adecuados, se encuentran dispersos y sin la proteccin debida, como tambin estn mesclados con los de uso diario. Por otra parte la condicin de los materiales es muy buena por tratarse de materiales nuevos para su uso en la gran mayora, existiendo materiales usados, descartados y a medio uso que debieran ser reubicados en sitios especiales por sus condiciones. 4.5.5. VERIFICACIN DE REGISTROS CONTABLES DE MATERIALES Y ACCESORIOS El objetivo de la presente prueba es la de verificar si los ingresos de materiales y almacenes fueron registrados contablemente, considerando las normas de contabilidad generalmente aceptadas. La revisin alcanza a todos los documentos y procedimientos efectuados en el proceso de almacenaje de los materiales y accesorios correspondientes a la gestin 2012 Para la realizacin de la prueba se utiliz la siguiente cedula sumaria: CUADRO 19
MATERIAL

Fecha de Ingreso
05/01/2012

Hoja de Factura Ingreso Ruta N (Bs) N

ALDO 2796/12 3053 8

Cuenta
Material de escritorio Material de escritorio

Verificacin de auditoria Libro IVA I.T. diario

1,04 0,24 6,96

Libro Mayor
6,96

Obser.

Ref. P/T
LC 1/6 P. II (a) LC 1/6 P. II (a)

Alfileres de cabeza plstica Alfileres de cabeza plstica Flourencent lamp ballast cable utp de conexin de redes cable utp de conexin de redes

05/01/2012

ALDO 2889/12

4416

1,04

0,24

6,96

6,96

11/01/2012 ALDO 4867/12

89472

216

Material elctrico

28,08

6,48

187,92

187,92

LC 1/6 P. II (a)

25/01/2012 ALDO 4862/12 150

3750

Material elctrico

487,50

112,50

3.262,50

3.262,50

LC 1/6 P. II (a)

26/01/2012 ALDO 2914/12

7010

4350

Material elctrico

565,50

130,50

3.784,50

3.784,50

LC 1/6 P. II (a)

87

MATERIAL

Fecha de Ingreso

Hoja de Factura Ingreso Ruta N (Bs) N

Cuenta

Verificacin de auditoria Libro IVA I.T. diario

Libro Mayor

Obser.

Ref. P/T
LC 1/6 P. II (a)

cable utp de conexin de redes

26/01/2012 ALDO 4871/12 150

5400

Material elctrico

702,00

162,00

4.698,00

4.698,00

Fuente: Almacn de la Asamblea Ref: LC8

Revisado los comprobantes de contabilidad y los vales de ingreso de la gestin 2012, se observa que todos fueron registrados contablemente, sin embargo se encontr que dos materiales se registraron inadecuadamente en la cuenta contable, para lo cual se recomienda efectuar el ajuste correspondiente en contraendose los siguientes resultados: CUADRO 20
MATERIAL Fecha de Ingreso Ingreso Precio (Cantidad) Unitario Hoja de Ruta N Factura Ingreso N (Bs) Cuenta Cuenta Registrada correcta incorrectamente

carpetas de 11/05/2012 condecoraciones carpetas de 25/11/2012 condecoraciones

81,00 7

10,00 5,00

ALDO 10173 3682/12

810 35

Vestimenta Muebles y enseres

ALDO 4944/12 3625 Fuente: Almacn de la Asamblea Ref: LC8

Material de escritorio Material de escritorio

4.5.6. VERIFICACIN DE DOCUMENTOS DE RESPALDO DE MATERIALES Y ACCESORIOS El objetivo de la presente prueba es la verificar la documentacin e informacin especfica de cada proceso de almacenes observando se estas son respaldadas adecuadamente. La revisin alcanza a todos los documentos y procedimientos efectuados en el proceso de almacenaje de los materiales y accesorios correspondientes a la gestin 2012, observando la muestra identificada, dando mayor nfasis a los ingresos de esta gestin En el proceso de verificacin y comprobacin de los procedimientos efectuados en la auditoria se prepar la siguiente cedula sumaria: CUADRO 20
Hoja de Ruta N Vale de ingreso Factura N Solicitud de Nombre solicitante Firmas y Sellos Formulario OMA 002G12 Obser.

88

dotacin ALDO 19/12 si 9508 si Completo Oficial Mayor; Jefe Administrativo; analista de Sistemas Oficial Mayor; Jefe Administrativo; analista de Sistemas Oficial Mayor; Jefe Administrativo; analista de Sistemas Oficial Mayor; Jefe Administrativo; analista de Sistemas Oficial Mayor; Jefe Administrativo; analista de Sistemas Oficial Mayor; Jefe Administrativo; analista de Sistemas Sellado y Firmado Sellado y Firmado Sellado y Firmado Sellado y Firmado Sellado y Firmado Sellado y Firmado Cumple

ALDO 20/12

no

7957

no

Completo

Cumple

ALDO 56/12

no

9580

no

Completo

Cumple

ALDO 71/12

no

549

no

Completo

Cumple

ALDO 491/12

no

7630

no

Completo

Cumple

ALDO 571/12

no

3140

no

Completo

Cumple

Fuente: Almacn de la Asamblea Ref: LC9

Revisado la documentacin de respaldo e informacin existente en las carpetas de almacenes se pudo evidenciar que una mayora de los procesos estn completos, existiendo algunos faltantes en la solicitud de dotacin, las cuales debern ser subsanas por el encargado de almacenes.

. .CAPITULO V

89

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Realizado el trabajo dirigido como modelo de tesis dirigida de la Carrera de Contadura Pblica bajo la modalidad de Trabajo Dirigido desarrollado por la Facultad de Ciencias Econmicas Financieras y Administrativas. Se realiz el diseo metodolgico y de procedimientos, en el que se identific deficiencias, los mismos que dieron lugar a la formularon del problema, surgiendo de esto la realizacin de una auditoria especial en la Asamblea Legislativa Departamental de Oruro en el Manejo de Almacenes en la gestin 2012, considerndose como objetivo general para luego efectuar los objetivos especficos, producto de los papeles de trabajo se tiene las siguientes conclusiones: C.1. De la evaluacin de control interno se encontraron varias observaciones; una de las ms resaltantes en la institucin es que no se cuenta procedimientos adecuados estipulados en el manual de procedimientos para la autorizacin y aprobacin sobre las operaciones desarrolladas por otra parte no se cuenta con manuales

actualizados, la estructura organizacional no est representada en su integridad en el organigrama vigente, no se ha implementado procedimientos y tcnicas para identificacin de riesgos, no se da a conocer a todos sus empleados la probabilidad de riesgos y sus posibles consecuencias para la Asamblea, no se efecta el correspondiente proceso de induccin al nuevo personal y por otra parte en caso de existir modificacin o cambio de la MAE o administracin de la Asamblea no se prev acciones para no alterar su funcionamiento. R.1. Se recomienda a la MAE considerar las recomendaciones y proporcionar herramientas para cumplir y hacer cumplir con las observaciones, para mejorar el componente de ambiente de control, mediante la aplicacin de procedimientos adecuados de control interno y el cumplimiento a las normas y disposiciones legales. C.2. Los componentes de actividades de control, informacin y comunicacin tienen deficiencias que se detallan a continuacin: en la institucin no se estableci

90

actividades de control para asegurar que en su estructura no incluya unidades funcionales innecesarias y ociosas por otra parte no se efectan inventarios y arqueos fsicos sorpresivos en la seccin de almacenes, no se le da la importancia necesaria, por otra parte no existe informacin financiera oportuna para efectuar una adecuada planificacin, en lo referente a la opinin de los usuarios y clientes no se toma en cuenta para la identificacin de riesgos potenciales en las operaciones, en caso de los nuevos empleados se evidenci que no se da a conocer la naturaleza y alcance de sus deberes y responsabilidades dentro la Asamblea R.2. Se recomienda a la Mxima Autoridad Ejecutiva implementar actividades de control, efectuando inventarios y arqueos fsicos, para generar informacin oportuna, asimismo definir polticas para identificar los riesgos en las operaciones todo en cumplimiento a las Normas de Control Interno y de esta manera mejorar la eficiencia y eficacia. C.3. Se evidencio que no se disearon procedimientos que determinen la forma de hacer conocer las deficiencias que afectaran al sistema de control interno, por otra parte no se tiene diseado procedimientos de control para verificar que las Leyes, Decretos, Reglamentos y otras se cumplan de forma efectiva y no se considera la evaluacin de las operaciones tomando en cuenta los objetivos de acuerdo a los componentes del control interno. R.3 Se recomienda a la Mxima Autoridad Ejecutiva instruya al personal correspondiente el cumplimiento a las Normas de Control Interno y de esta manera mejorar la eficiencia y eficacia. C.4. De las pruebas de cumplimiento se puede evidenciar que el proceso de recepcin tiene deficiencias en el pedido de materiales donde existe algunos problemas en el N de control, fecha de la solicitud, tem, descripcin del material, unidad de manejo y la cantidad, tambin se pudo comprobar que no se encuentra firmada por el solicitante y por las autoridades y por el encargado de finanzas.

91

En los procedimientos realizados por la auditoria se evidencio que no existe la certificacin presupuestaria para el abastecimiento de varios materiales y accesorios, y la documentacin no fue aprobada y recepcionada por la unidad de Administracin de bienes y servicios para su adquisicin, y no existe constancia escrita de la recepcin de materiales R.4. Se recomienda a la MAE de la Asamblea instruir por donde corresponda al Encargado de Almacenes subsanar estas deficiencias y cumplir con las recomendaciones emitidas por el Informe de Auditora. C.5. Los materiales y accesorios en varios casos no se encuentran adecuadamente clasificados, algunos materiales tienen registrado inadecuadamente las cantidades. El sitio de almacenaje no cumple con las condiciones bsicas para el mantenimiento de combustibles, de la verificacin fsica de materiales se encontr varios que estn daados y no renen las condiciones bsicas para su utilizacin, en otros casos los materiales no se encuentran adecuadamente almacenados encontrndose

diseminados y agrupados de acuerdo a sus caractersticas, por otra parte los materiales que son de uso diario para la asamblea se encuentra mezclado con los materiales del almacn. R.5. Se recomienda a la MAE instruir al Encargado de almacenes corregir y subsanar las deficiencias halladas, y cumplir con las recomendaciones del informe de auditora

92

BIBLIOGRAFIA

Aguirre Ormachea Juan

Edicin MMVI Auditora y control interno, ISBN: 84-80-55-870-9 Pg. 189-2009

Avendao Osinaga Ramiro

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Cooper&Librand S.A.

Estupia Gaitn Rodrigo

Funes Orellana Juan

Kohler Eric

Diccionario para Contadores. Editorial Limuza, Noriega editores, Mxico D.F. Edicin 1999 Administracin una perspectiva Global, Duodcima Edicin, Editorial McGraw-Hill- Interamericana Mexico, Edicin 2008 Auditora Administrativa. Evaluacin de mtodos y Eficiencia administrativa. Mxico: Editorial Diana; Edicin 2008 Control Interno Informe COSO, Cuarta Edicin, ECOE EDICIONES, Bogot Colombia, edicin 2007. Control Interno Estructura Conceptual Integrado, Segunda Edicin, Editorial ECOES, Bogot Colombia, Edicin 2000 Metodologa, diseo y Desarrollo del Proceso de Investigacin, Editorial McGraw-Hill Interamericana S.A. Colombia, tercera Edicin, Edicin 2001

Koontz Harold y otros

Leonard Walter

Mantilla B. Samuel Alberto

Mantilla b. Samuel Alberto

Mndez Carlos

93

Montes Camacho Niver Avendao Osinaga Ramiro

Tcnicas y procedimientos en Auditoria y Contabilidad, Latinas Editores. Oruro Bolivia, Edicin 2002

Montes Camacho Niver

Metodologa de Investigacin para Auditores; Editorial Educacin y Cultura Bolivia. Edicin 2001 La Tesis y el Trabajo Dirigido Oruro-Bolivia. Edicin 2004. en Auditoria

Montes Camacho Niver

Paiva Quinteros Walker

Control Interno Edit. Educacin y Cultura Cochabamba. Edicin 2005. Gua de Auditora. Editorial. Educacin y Cultura Cochabamba Edicin 2005. Auditora Integral Edit. Educacin y Cultura Cochabamba. Edicin 2004 Manual de Control Interno. Editorial Gestin 2000. Segunda Edicin. Barcelona Espaa, Edicin 2008 Contabilidad Intermedia; Editorial CBD; Colombia Bogot, Edicin 2004 Auditoria - Contabilidad Fiscal, Editorial London, Red Mundial, edicin 2010 Papeles de Trabajo de Auditora Interna y Externa Edit. Urquizo S.A. Edicin 2004

Paiva Quinteros Walker

Paiva Quinteros Walker

Poch, R.

Quintanilla Acevey Rodrigo

Russell Bedford

Zuazo y. Lidia

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Contenido
CAPITULO I .................................................................................................................................. 1 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. INTRODUCCION ............................................................................................................. 1 DESCRIPCION DE LA ENTIDAD ................................................................................. 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA......................................................................... 5 FORMULACION DEL PROBLEMA ............................................................................. 7

1.5. JUSTIFICACION DEL TRABAJO ...................................................................................... 7 1.6. OBJETIVOS DEL TRABAJO .............................................................................................. 9 1.6.1. OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................... 9 1.6.2. OBJETIVOS ESPECFICOS ............................................................................................. 9 1.6.3. IDENTIFICACIN DE VARIABLES .............................................................................. 9 1.6.4. OPERACIONALIZACIN DE LAS VARIABLES....................................................... 10 CAPITULO II .............................................................................................................................. 12 DISEO METODOLGICO..................................................................................................... 12 2.1. MTODOS, TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS ........................................................... 12 2.1.1. MTODO ........................................................................................................................... 12 2.1.1.2 DEDUCTIVO ................................................................................................................... 12 2.1.1.3 INDUCTIVO .................................................................................................................... 12 2.1.1.4 ANLISIS Y SNTESIS .................................................................................................. 13 2.1.2. TCNICAS ......................................................................................................................... 13 2.1.2.1. OBSERVACIN ............................................................................................................. 14 2.1.2.2. ENTREVISTA................................................................................................................. 14 2.1.2.3. CUESTIONARIO ........................................................................................................... 14 2.1.2.4. ANLISIS DOCUMENTAL ......................................................................................... 15 2.1.3. PROCEDIMIENTOS ........................................................................................................ 15 2.1.3.1. MEMORNDUM DE PROGRAMACIN DE AUDITORIA (MPA) ...................... 15 2.1.3.2. PROGRAMA DE AUDITORIA .................................................................................... 16 2.1.3.3. PROCEDIMIENTOS DE CUMPLIMIENTO ...................................................... 16

2.1.3.5. PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS ........................................................................ 17 2.1.4. TIPO DE INVESTIGACIN ........................................................................................... 17 2.1.5. UNIVERSO Y MUESTRA .......................................................................................... 17

CAPITULO III ............................................................................................................................. 20 95

FUNDAMENTACIN TERICA ............................................................................................. 20 3.1. MARCO TERICO ............................................................................................................. 20 AUDITORIA ................................................................................................................................ 20 CLASES DE EVIDENCIA E VIDENCIA FSICA .................................................................. 23 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.1.3.1. 3.1.3.1.1. 3.1.3.1.2. 3. CLASES DE AUDITORIA ......................................................................................... 24 TIPOS DE AUDITORIA ............................................................................................. 25 AUDITORA ESPECIAL ........................................................................................... 27 FASES DE LA AUDITORA ESPECIAL ............................................................. 27 PLANIFICACIN ................................................................................................... 27 EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO ...................................................... 29

3.1.4.2.3. EJECUCIN ........................................................................................................ 31

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO............................................................................................. 33 OBJETIVOS DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO ..................................................... 34 PRUEBAS SUSTANTIVAS ........................................................................................................ 36 OBJETIVOS DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS ................................................................. 37 3.1.4. 3.1.5. 3.1.6. COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS ........................................................... 38 CONTROL INTERNO ................................................................................................ 39 ALMACEN ................................................................................................................... 49

3.2. MARCO NORMATIVO ...................................................................................................... 53 3.2.1. Constitucin poltica del estado plurinacional de bolivia ...................................... 53

3.2.2. Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios Decreto Supremo 29190 0181 .......................................................................................................... 53 3.2.3. normas de auditoria gubernamental (n.a.g.) ......................................................... 54

3.3. MARCO CONCEPTUAL: ................................................................................................... 66 CAPITULO IV ............................................................................................................................. 68 MARCO PRCTICO .................................................................................................................. 68 4.1. DESARROLLO PRCTICO DEL TRABAJO DIRIGIDO............................................. 68 4.2. PLANIFICACIN ................................................................................................................ 69 4.3. EVALUACIN DE CONTROL INTERNO ...................................................................... 70 4.3.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL .............................................................. 70 4.3.2. COMPONENTE DE EVALUACIN DE RIESGOS .................................................... 71 4.3.3. ACTIVIDADES DE CONTROL ...................................................................................... 72 96

4.3.4. CONPONENTE INFORMACIN Y COMUNICACIN ............................................ 73 4.3.5. COMPONENTE MONITOREO ...................................................................................... 74 4.3.6. RESUMEN DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTROL INTERNO ............................. 75 4.3.7. CUESTIONARIO ESPECFICO ..................................................................................... 76 4.4. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO...................................................................................... 77 4.4.1. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE ALMACENAMIENTO ................................... 77 4.4.2. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE RECEPCION ................................................... 78 4.4.3. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE ALMACENAMIENTO ................................... 79 4.4.4. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE ALMACENAMIENTO (Material de uso cotidiano) ...................................................................................................................................... 80 4.4.5. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE SALIDA DE MATERIALES .......................... 81 4.5. PRUEBAS SUSTANTIVAS ................................................................................................. 81 4.5.1. VERIFICACIN DE LA CLASIFICACION DE MATERIALES Y ACCESORIOS 81 4.5.2. VERIFICACIN DE SALDOS DE CANTIDADES DE MATERIALES Y ACCESORIOS ............................................................................................................................. 83 4.5.3. VERIFICACIN LA RAZONABILIDAD DE SALDOS DE CANTIDADES DE MATERIALES Y ACCESORIOS ............................................................................................. 84 4.5.4. VERIFICACIN DE LAS CONDICIONES DE UBICACIN Y CONDICION DE MATERIALES Y ACCESORIOS .................................................................................................................................. 85 4.5.5. VERIFICACIN DE REGISTROS CONTABLES DE MATERIALES Y ACCESORIOS .................... 87 4.5.6. VERIFICACIN DE DOCUMENTOS DE RESPALDO DE MATERIALES Y ACCESORIOS .......... 88 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................................................... 90 BIBLIOGRAFIA.......................................................................................................................... 93

97