UNIVERSIDAD SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS ESCUELA DE AUDITORIA PRCTICA PROFESIONAL 2013

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Introduccin

El Manual de Procedimientos de Compras tiene como finalidad, fijar las polticas a seguir en relacin al buen desenvolvimiento de las mismas. Este es uno de los manuales ms importantes a cumplir dentro de la organizacin; ya que su no cumplimiento o su cumplimiento a medias origina una serie de fallas administrativas que repercuten en otros departamentos de la empresa como son: Almacn, Cuentas por Pagar, Contabilidad, Tesorera etc.

Se puede decir que existen elementos que influyen en el comportamiento de las compras, ya que el consumidor (en este caso, la Empresa), se decide a ejercer una accin de compra movido por cuatro elementos que siempre estn presentes en mayor o menor intensidad en la decisin de la compra.

El elemento de respuesta a un estmulo (la razn para comprar) El elemento econmico (lo que cuesta comprar) El elemento de aprobacin social. (la conveniencia o inconveniencia de comprar). El elemento subconsciente (los motivos ocultos de la compra).

Estos elementos tendrn mayor o menor influencia, dependiendo del producto o servicio que se compra, pero siempre estn interactuando los cuatro.

Manual de Compras Tomando en cuenta los elementos antes expuestos y habiendo hecho un anlisis de la mercanca o servicio que sea necesario para el momento de efectuar la compra se proceder de la siguiente manera:

Paso No. 01:

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Debe existir una requisicin del departamento de almacn en relacin al material solicitado, para que pueda entrar a funcionar el departamento de compras.

Paso No. 02:

Deben existir como mnimo tres (3) cotizaciones de los proveedores implicados.

Paso No. 3:

Luego de tener las cotizaciones se proceder a escoger el proveedor que va a suministrar la mercanca solicitada, tomado en cuenta los siguientes aspectos:

a) Mejores Precios b) Mejores condiciones de crdito c) Mejor Calidad d) Tiempo de Entrega

Paso No. 04

Habiendo analizado y escogido el proveedor, se elabora una Orden de Compra, sta debe cumplir con las siguientes normas: La orden de compra deber ser una forma pre-numerada la cual debe constar por lo menos de cinco (5) partes, que son:

Original: Proveedor Copia 1: Contabilidad Copia 2: Cuentas por pagar Copia 3: Archivo de compras Copia 4: Ciega para el departamento que recibe.

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Paso No. 05:

Una vez elaborada la Orden de Compra debe prepararse un informe diario de rdenes de compra emitidas, el cual debe llenar los siguientes requisitos.

a) Fecha (da en que se elabor la O/C) b) Proveedor (nombre del proveedor a quien se le solicit la mercanca) c) Unidad d) Tipo de Material (material solicitado) e) Cantidad f) Costo (precio al cual se est comprando)

Esto debe hacerse al final del da, cuando se hayan emitido todas las rdenes necesarias.

Paso No. 06:

Refirindonos al acaso de una empresa por departamento, de igual forma que el informe diario de rdenes de compra emitidas, debe realizarse un informe diario de compras emitidas por departamento el cual debe seguir los siguientes lineamientos:

a) Departamento (nombre del departamento que solicit la mercanca) b) Proveedor c) Costo

Paso No. 07:

Todos los almacenes de cada departamento deben tener la copia 4 de la orden de compra, la cual debe ser ciega, es decir, no debe llevar las cantidades de material solicitado ni el costo, cuando la mercanca es despachada por el proveedor el

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encargado del departamento de almacn debe llenar esta copia con las cantidades que est recibiendo, habiendo revisado con detalle que la mercanca est en buen estado.

Paso No. 08:

Inmediatamente que se realice el proceso de recepcin de material se debe proceder a entregar a la persona encargada del departamento de compras, las copias No. 4 de las rdenes de compra recibidas, acompaadas de la factura o nota de entrega correspondiente a cada una de ellas.

Paso No. 09:

Una vez recibidas las ordenes liquidadas del almacn en el departamento de compras, se debe chequear con las requisiciones de material para determinar si se recibi toda la mercanca solicitada al proveedor, de lo cual en esta oportunidad se pueden presentar dos situaciones: a) S ha recibido todo lo solicitado: Si ha sido recibida toda la mercanca solicitada, el departamento de compras procede a la elaboracin de los informes correspondientes y deja cancelada la orden de compra. b) No ha recibido todo lo solicitado: Si no ha recibido toda la mercanca solicitada, el departamento de compras toma nota de la mercanca que no fue recibida para proceder a reclamar al proveedor el material faltante y por consiguiente dejar la orden de compra abierta hasta la recepcin total del material.

Paso No. 10:

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En ambas situaciones, el departamento de compras deber elaborar el informe diario de rdenes de compra recibidas, el cual va a ser llenado de la misma forma que el informe diario de rdenes de compra emitidas.

Paso No. 11:

Al finalizar cada mes la persona encargada del departamento de compras elaborar un informe mensual de rdenes de compras, tomando en cuenta tanto las emitidas como las recibidas, y as mismo los ajustes realizados, para determinar la variacin existente entre lo que se solicit y lo que se recibi.

Paso No. 12:

Una vez realizado todo este proceso, a persona encargada del departamento de compras deber hacer entrega a la persona encargada del departamento de Contabilidad las copias No. 1 y 2 de las rdenes de compra, para su revisin y posterior pago. Esta entrega debe hacerse a travs de la Relacin de Entrada de Almacn, esta forma debe constar de los siguientes datos: a) Fecha (da en que se recibi la mercanca) b) Entrada de Almacn (No. de la Orden de compra) c) Proveedor d) Entregado por (persona encargada de compras) e) Recibido por (persona encargada de cuentas por pagar) f) Monto (monto total de la orden de compra) g) Acumulado ( lo que va acumulado en este mes)

Paso No. 13:

La persona encargada del Departamento de Contabilidad, una vez recibidas las rdenes de compra por da, proceder a revisarlas tomando en cuenta que se haya recibido nicamente lo que se pidi, comparndolas con la requisicin de

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material y con la cotizacin que emite el proveedor. Luego que las rdenes de compras son sometidas a revisin, tomando en cuenta las condiciones de pago de cada proveedor, se decide en que momento le corresponde la emisin del cheque para la cancelacin de la compra efectuada. (En este momento se realizan todas las operaciones necesarias por el departamento de cuentas por pagar).

Paso No. 14:

Dependiendo del sistema de inventario que lleve la empresa, se proceder a hacer los registros correspondientes:

a) Continuo: Inventario (dbito) A: IVA Crdito Fiscal (dbito) Cuentas por Pagar (crdito) b) Peridico: Compras (dbito) A: IVA Crdito Fiscal (dbito) Cuentas por Pagar (crdito) De esta manera, habiendo realizado todas las operaciones correspondientes con precisin habr culminado el proceso de compra.