Calidad e Innovacin de Procesos

Sesiones 3-4

Eddie Morris emorris@esan.edu.pe Anexo 2316

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Business Process Management - BPM

El BPM - Business Process Management es un Enfoque Metodolgico, con tcnicas y software para modelar, analizar, simular y gestionar los Procesos del Negocio, asignando mtricas y metas para su monitorizacin . El BPM es la suma de rediseo de procesos, automatizacin de los procesos, herramientas del control y gestin, necesarias para ayudar a mejorar la eficiencia y la eficacia de la organizacin.

Malvinas

PROPANO BUTANOS DIESEL NAFTA VIRGEN

Lima

Refinera Pisco Ducto

Mercado Interno

GAS NATURAL

Definicin de los Macro Procesos

Definicin de los Procesos

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n is iveR otne im iugeS :soidemorP sopmei T sad 2 a 1 emrofn i ed n is iveR y ros ivrepuS rop .rodan idrooC

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Definicin de Flujo de Datos

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CAMBIOS organizacionales con el nuevo enfoque

Las unidades de trabajo Los trabajos Rol de los trabajadores Preparacin para el trabajo Medidas de rendimiento Los gerentes Estructura organizacional

Dptos. Funcionales Tareas Simples Controlados Entrenamiento Actividades Supervisores Menos Jerrquica

Equipo de proceso Multidimensionales Toman decisin Educacin Resultados Entrenadores Ms plana horizontal

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La organizacin horizontal

Gerencia Superior

Lider del Procerso Equipo

Procesos Bsicos

Objetivos claves de desempeo

Reducir tiempo del ciclo

Generacin y cumplimiento de orden

Equipo Logstica integrada

Reducir costos

Investigacin Manufacturacin

Marketing

Finanzas Comercializacina

Equipo

Reducir tiempo de venta

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Identificacin de Clientes
Apertura de Orden Reordenar Informacin de stock Cambio de Orden Notificar Despachar Facturar Pago Notificar Recibo Reclamos Estados de Cuentas Recibo Compra Paga Devuelve Reintegro Deseo

CONSUMIDOR ADULTO

Juguete

CONSUMIDOR INFANTIL

COMPAIA DE JUGUETES ABC

CLIENTE

Reintegro Devuelve Pago Compra

COLECCIONISTA

Cliente Distribuidor
Empaque atractivo

Pocos defectos
Apertura puntual de pedidos y complemente entregados a tiempo para la venta estacional 50% margen de utilidad Completar re-ordenes dentro de diez das Acceder a publicidad cooperativa

Consumidor adulto
Costos razonablemente bajos

Consumidor Infantil
Personajes populares

Coleccionista
Variedad Diferencias perceptibles de ao a ao, pero no dentro del ao Detalles finos Durable ESAN. Todos los derechos reservados

Disponibilidad en lugares Buena semejanza Resistente convenientes Seguridad

Clientes y Expectativas de los Clientes

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Indicadores para la gestin de procesos

Son elementos cuantificables que permiten medir la calidad del proceso en cuanto al nivel de logro del objetivo. Se controlan usando tcnicas estadsticas. Ejemplo:
N/P recibidas N/P atendidas Tiempo de ciclo de atencin. Cotizaciones recibidas O/C generadas

Pueden ser de Costo, Tiempo, calidad , Servicio De cumplimiento De eficiencia De eficacia

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Rediseo de procesos

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Rediseo de procesos
Revisar la estrategia empresarial

Identificar clientes y objetivos impulsados por los clientes del proceso

Qu se hace? Cmo se hace? Tomar mediciones: Costos, tiempo, calidad, servicio

Elaborar el modelo del proceso actual

Analizar el proceso actual Realizar un benchmarking Innovar el proceso Definir habilitadores Definir nuevas mtricas

Elaborar el modelo propuesto

Diseo tecnolgico y diseo organizacional

Implantar el nuevo proceso

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Diagramas de procesos

Proceso DefinicinCrtico de los Macro Procesos

Procedimiento Crtico

Diagrama de Bloques

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SIPOC Diagram
Supplier(s) Inputs Process Outputs Customer(s)

Proveedor es del proceso (internos o externos)

Insumos del proceso: materiales, informacin, documentos, etc.

Resultados del proceso: materiales, informacin, documentos, etc. (con Valor Agregado)

Clientes del proceso (internos o externos

Diagrama de bloques del Proceso 11

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Ejemplo: Diagrama de Bloques - Pesquera

12
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Diagrama de flujo
INGRESO DE DATOS ENTREGA DE PLANILAD A DM.VENTAS ENTREGA DE TARJETAS FICHAS A EMPR. DIGITADORA ARCHIVO DE FICHAS DIGITACION DE FICHAS

CONFECCION DE REMESAS

RECOJO DE PRODUCCION

ENTREGA DE DISKETTE A SISTEMAS

ENTREGA DE REMESASFICHAS

VERIFICACION DE DISKETTE

REVISION

ACTUALIZACION DE BASE DE DATOS

CONSOLIDACION DE LA INFORMACION

REPORTE DE REMESAS

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Simbologa para el anlisis de procesos

PASO
Operacin Transporte

SIMBOLO DESCRIPCION
Cualquier paso que agrega valor al proceso hace avanzar en forma directa al proceso Cualquier accin que desplaza informacin u objetos, incluyendo personas Retraso no programado de materiales, partes o productos. Cualquier tiempo de espera de las personas Incluye inspecciones de calidad y cantidad, revisiones y autorizaciones Retraso programado de materiales, partes o productos

Demora
(no programada) Inspeccin Almacenaje

(demora programada)
Retrabajo

Cualquier paso innecesario y repetido de operacin

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Anlisis del proceso

SITUACION : CUANDO EXISTE STOCK EN ALMACEN
ACTIVIDADES/PASOS
TIPO DE ACTIVIDAD
VA CONTROL
PASO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 ACTIVIDADES ELABORACION DEL PEDIDO ENVIO DE PEDIDO A GERENCIA DE AREA ESPERA REVISION DEL PEDIDO ENVIO DEL PEDIDO A COMPRAS VERIFICACION DE STOCK ENVIO DEL PEDIDO A ALMACEN VERIFICACION DE STOCK CODIFICA Y REGISTRA LA REQUISICION ENVIO DE ORDEN DE SALIDA A JEFE LOGIS. ESPERA APROBACION DEL PEDIDO REGISTRO DE LA ORDEN DE SALIDA PREPARACION DEL PEDIDO ENTREGA DEL PEDIDO AL AREA SOLICITANTE ARCHIVO DEL PEDIDO Y LA ORDEN DE SALIDA TOTAL VA X X X X X X X X X X X X X X X X 4.25 1.00 1.00 0.50 0.50 0.50 8.00 0.50 8.00 0.25 0.25 0.50 1.00 0.25 2.00 2.00 26.50

CONTROL OTROS(*) TIEMPO EFECTIVA (**)

OTROS (*)

TIEMPO EFECTIVO (**)

2.00

20.25

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Diagrama del proceso

Hasta 21 dias

Gerente de Zona

Recepcin Validacin

Conferencia de Ventas
O/C

Distribucin

Consultora
Call Center
Hasta 4 dias

Pedido

Digitacin

Consumidor

Web

Base de Datos Facturacin

Picking, Packing
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Diagrama de bloques Proceso a actual de abastecimiento

0.5 HORAS
AREA OPERATIVA ELABORA SU PEDIDO EL PEDIDO ES ENVIADO A LA GERENCIA DEL AREA

INICIO

ESPERA

GERENCIA DE AREA REVISA EL PEDIDO

PEDIDO ES ENVIADO A COMPRAS

2 HORAS O.25 HORAS

ESPERA ORDEN DE SALIDA ENVIADA AL JEFE DE LOGISTICA

1 HORA

1 HORA

0.5 HORAS

SE REGISTRA LA REQUISICION A ATENDER

si existe 0.5 horas

ALMACEN VERIFICA STOCK

PEDIDO ES ENVIADO A ALMCEN

Si existe

COMPRAS VERIFICA STOCK

No existe
A

8 horas

0.25 HORAS

8 HORAS

0.5 HORAS
X

No existe

JEFE DE LOGISTICA APRUEBA EL PEDIDO

EL PEDIDO ES ATENDIDO EN ALMACEN

EL PEDIDO SE PREPARA PARA LA ENTREGA

EL PEDIDO SE ENTREGA AL AREA SOLICITANTE

ARCHIVO DEL PEDIDO Y LA ORDEN SALIDA

FIN

0.5 HORAS

1 HORA

O.25 HORAS

2 HORAS

0.25 HORAS

0.25 HORAS

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Anlisis del proceso

SITUACION : CUANDO EXISTE STOCK EN ALMACEN
ACTIVIDADES/PASOS
TIPO DE ACTIVIDAD
VA CONTROL
PASO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 ACTIVIDADES ELABORACION DEL PEDIDO ENVIO DE PEDIDO A GERENCIA DE AREA ESPERA REVISION DEL PEDIDO ENVIO DEL PEDIDO A COMPRAS VERIFICACION DE STOCK ENVIO DEL PEDIDO A ALMACEN VERIFICACION DE STOCK CODIFICA Y REGISTRA LA REQUISICION ENVIO DE ORDEN DE SALIDA A JEFE LOGIS. ESPERA APROBACION DEL PEDIDO REGISTRO DE LA ORDEN DE SALIDA PREPARACION DEL PEDIDO ENTREGA DEL PEDIDO AL AREA SOLICITANTE ARCHIVO DEL PEDIDO Y LA ORDEN DE SALIDA TOTAL VA X X X X X X X X X X X X X X X X 4.25 1.00 1.00 0.50 0.50 0.50 8.00 0.50 8.00 0.25 0.25 0.50 1.00 0.25 2.00 2.00 26.50

CONTROL OTROS(*) TIEMPO EFECTIVA (**)

OTROS (*)

TIEMPO EFECTIVO (**)

2.00

20.25

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Estadstica de requerimientos atendidos por almacn, O/C efectuadas y compras realizadas por vas informales

DISTRIBUCION REQUERIMIENTOS
300 C A N T I D A D 250

200 150 100 50 0

Almacen Compras Informal

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio MESES

Agosto

Sep

Oct.

Nov.

Dic.

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Proceso propuesto
CUANDO EXISTE STOCK EN ALMACEN
TIPO DE ACTIVIDAD TIEMPO

PASO 1 2 3 4 5 6

ACTIVIDADES ELABORACION DEL PEDIDO JEFE INMEDIATO AUTORIZA PEDIDO ATENCION DEL PEDIDO POR ALMACEN PREPARACION DEL PEDIDO ENTREGA DEL PEDIDO AL AREA SOLICITANTE CONFORMIDAD DEL AREA SOLICITANTE TOTAL

VA 0.25

CONTROL OTROS(*) EFECTIVO(**) 0.25 0.25 0.25 0.25 0.30 0.25 0.25 0.00 0.25 1.55 0.5

0.25 0.30 0.25

1.05

Proceso actual
Costo Calidad Tiempo Servicio $ 150 10% 26 Hrs 20 %

Proceso mejorado
Costo Calidad Tiempo $ 30 95 % 1.55 Hrs

Servicio

100 %

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Diagramas de flujo

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Diseo tcnico del proceso mejorado

Proveedor Compras 1.- Orden de Compras 2. Recepcin Bienes

Base de Datos Ctas. por pagar,

3. Pago

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Definicin nuevos puestos/grupos

ACTUAL
Orden- Emisor

NUEVO
Representante del servicio al cliente

Orden - Empleado

Orden Pendiente- Empl Representante del servicio a l cliente Gerente de Crditos

Asesor de Crdtitos

Almacenero

Almacenero

Despacho
Logstica Equipo de Despacho

Registrador Bodeguero

Despacho

Los puestos de supervisor de inventarios, empleado del almacn y empleado de documentacin fueron eleiminados de estos procesos

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 Comparar mtricas !
Proceso nuevo vs. Proceso actual

Proceso actual
Costo Calidad Tiempo $ 100 10% 30 Das

Proceso mejorado
Costo Calidad Tiempo Servicio $ 30 95 % 2 Horas 100 %

Servicio

20 %

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Trabajo
Elaborar los diagramas del proceso actual: Procesos y procedimientos Realizar el anlisis de datos: Estadisticas y espinas de pescado Identificar las tecnologas que soportan al proceso actual Elaborar conclusiones y recomendaciones Elaborar un benchmarking

Fecha de entrega: Sesin 5

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Caso

CASO COLDEX

Fecha de entrega: Sesion 5

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PREGUNTAS?

Eddie Morris ESAN Tel: 317-7200 Email: emorris@esan.edu.pe

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