Estudio de la Factibilidad

Estudios de Factibilidad: En general los anlisis de factibilidad ms profundos, o los estudios de factibilidad, se completan durante la fase de diseo de sistemas, en general durante la consideracin de la evaluacin de las diferentes alternativas de solucin propuestas. Los estudios de factibilidad consideran la factibilidad tcnica, econmica y operacional de cada alternativa, as como si el proyecto es o no apropiado dados los factores polticos y otros del contexto institucional.

Factibilidad operacional: Esta factibilidad comprende una determinacin de la probabilidad de que un nuevo sistema se use como se supone. Deberan considerarse cuatro aspectos de la factibilidad operacional por lo menos. Primero, un nuevo sistema puede ser demasiado complejo para los usuarios de la organizacin o los operadores del sistema. Si lo es, los usuarios pueden ignorar el sistema o bien usarlo en tal forma que cause errores o fallas en el sistema. Segundo, un sistema puede hacer que los usuarios se resistan a l como consecuencia de una tcnica de trabajo, miedo a ser desplazados, intereses en el sistema antiguo u otras razones. Para cada alternativa debe explorarse con cuidado la posibilidad de resistirse al cambio al nuevo sistema. Tercero, un nuevo sistema puede introducir cambios demasiado rpido para permitir al personal adaptarse a l y aceptarlo. Un cambio repentino que se ha anunciado, explicado y vendido a los usuarios con anterioridad puede crear resistencia. Sin importar qu tan atractivo pueda ser un sistema en su aspecto econmico si la factibilidad operacional indica que tal vez los usuarios no aceptarn el sistema o que uso resultar en muchos errores o en una baja en la moral, el sistema no debe implantarse. Una ltima consideracin es la probabilidad de la obsolescencia subsecuente en ele sistema. La tecnologa que ha sido anunciada pero que an no est disponible puede ser preferible a la tecnologa que se encuentra en una o ms de las alternativas que se estn comparando, o cambios anticipados en las practicas o polticas administrativas pueden hacerse que un nuevo sistema sea obsoleto muy pronto. En cualquier caso, la implantacin de la alternativa en consideracin se convierte en imprctica. Un resultado frecuente de hallazgos negativos acerca de la factibilidad operacional de un sistema es que ste no se elimina sino que se simplifica para mejorar su uso. Otras posibilidades son que los programas de relaciones pblicas o de entrenamiento estn diseados para enfocarse a sobreponerse a la resistencia a un nuevo sistema, o se desarrollan formas para hacer fases en el nuevo sistema en un largo periodo para que el cambio total, que traumatizara a los usuarios u operadores, se convierta en una serie de pequeos cambios. Factibilidad Tcnica:

El anlisis de factibilidad tcnica evala si el equipo y software estn disponibles (o, en el caso del software, si puede desarrollarse) y si tienen las capacidades tcnicas requeridas por cada alternativa del diseo que se est considerando. Los estudios de factibilidad tcnica tambin consideran las interfases entre los sistemas actuales y nuevo. Por ejemplo, los componentes que tienen diferentes especificaciones de circuito no pueden interconectarse, y los programas de software no pueden pasar datos a otros programas si tienen diferentes formatos en los datos o sistemas de codificacin; tales componentes y programas no son compatibles tcnicamente. Sin embargo, puede hacerse una interfase entre los sistemas no compatibles mediante la emulacin, la cual son circuitos diseados para hacer que los componentes sean compatibles, o por medio de la simulacin, que es un programa de cmputo que establece compatibilidad, pero con frecuencia estas formas de factibilidad tcnica no estn disponibles o son demasiado costosas. Los estudios de factibilidad tcnica tambin consideran si la organizacin tiene el personal que posee la experiencia tcnica requerida para disear, implementar, operar y mantener el sistema propuesto. Si el personal no tiene esta experiencia, puede entrenrsele o pueden emplearse nuevos o consultores que la tengan. Sin embargo, una falta de experiencia tcnica dentro de la organizacin puede llevar al rechazo de una alternativa particular.

Factibilidad Econmica: Los estudios de factibilidad econmica incluyen anlisis de costos y beneficios asociados con cada alternativa del proyecto. Con anlisis de costos/beneficio, todos los costos y beneficios de adquirir y operar cada sistema alternativo se identifican y se hace una comparacin de ellos. Primero se comparan los costos esperados de cada alternativa con los beneficios esperados para asegurarse que los beneficios excedan a los costos. Despus la proporcin costo/beneficio de cada alternativa se compara con las proporcionan costo/beneficio de las otras alternativas para identificar la alternativa que sea ms atractiva e su aspecto econmico. Una tercera comparacin, por lo general implcita, se relaciona con las formas en que la organizacin podra gastar su dinero de modo que no fuera en un proyecto de sistemas. Los costos de implementacin incluyen comnmente el costo remanente de la investigacin de sistemas (ara este propsito, los costos en los que ya se ha incurrido no son relevantes), los costos de hardware y software, los costos de operacin del sistema para su vida til esperada, y los costos de mano de obra, material, energa, reparaciones y mantenimiento. A travs del anlisis de costo/beneficio, la organizacin debe apoyarse en los conceptos tradicionales de anlisis financiero y las herramientas como teora del valor presente, anlisis de costos diferenciales y anlisis de flujos descontados. Algunos costos y beneficios pueden cuantificarse fcilmente. Los beneficios que pueden cuantificarse con facilidad son de dos tipos generales: Ahorros en costos, tales como una disminucin en costos de operacin y aumentos en las utilidades directas. Como un ejemplo de lo ltimo, un cliente podra haber contratado la suministracin de pedidos de una cantidad conocida si la organizacin implanta un sistema que informacin que proporcione al cliente informacin continua acerca del estado de la produccin en proceso de los embarques planeados de

mercanca, de tal forma que a los clientes de dicho cliente pueda drseles estimaciones exactas de cundo estar disponible la mercanca. Un problema importante con el anlisis de costos/beneficio es la atencin inadecuada de costos y beneficios intangibles. stos son aspectos de las alternativas de los nuevos sistemas que s afectan los costos y utilidades y deberan evaluarse pero que los afectan en formas que no pueden cuantificarse fcilmente. Los factores intangibles con frecuencia estn relacionados a la calidad de la informacin proporcionada por el sistema y a veces a formas sutiles en que esta informacin afecta a la empresa, tal como alternando las actitudes para que la informacin sea vista como un recurso. Con frecuencia los diseadores de sistemas no estn a gusto basando sus recomendaciones en intangibles "vagos" que deben estimarse en forma contraria a lo que se llama "hechos Duros" de costos y beneficios fcilmente cuantificables; prefieren justificar sus recomendaciones con datos determinados objetivamente. Cuando se da mayor importancia a los costos y beneficios cuantificables que a los costos y beneficios intangibles, quiz haya una desviacin contra el nuevo sistema por que la mayora de los costos pueden cuantificarse de manera fcil, mientras muchos de los beneficios ms importantes pueden ser intangibles y por lo tanto no se consideran correctamente. Dos beneficios intangibles son el servicio a clientes y mejor informacin administrativa. Por ejemplo, los clientes pueden recibir informacin puntual y exacta acerca de los envos, estados y otros informes ms exactos, y nuevos servicios. Los cajeros electrnicos en los bancos que permiten a los clientes realizar operaciones 24 horas al da y que pueden resultar en un mayor nmero de clientes y utilidades para el banco, son un ejemplo de un servicio al cliente. Adems, un nuevo sistema puede proporcionar una mejor imagen de la organizacin a sus clientes, vendedores, y empleados, que ayuda a atraer ms clientes a que ayuda a retener a los empleados. Los beneficios intangibles importantes pueden ser adquiridos de un nuevo sistema de informacin. Es cierto que el principal mpetu al desarrollar un nuevo sistema puede ser la expectativa de informacin ms exacta y a tiempo, un mejor formato de los informes, o informes que estn ms enfocados a reas particulares de problemas. Por ejemplo, los informes pueden recibirse ms pronto despus del cierre del periodo, o el nuevo sistema puede hacer que la informacin est disponible con base en preguntas durante todo el tiempo. Adems en muchos casos el nuevo sistema proporciona informacin que antes no estaba disponible, como informacin de los costos estndares o incrementos en los costos. Tambin pude haber menos beneficios intangibles obvios. Un nuevo sistema puede proporcionar mejor control sobre las operaciones de la organizacin, o puede ser que la auditora sea ms rpida o a un costo menor. Un beneficio intangible final es que la experiencia obtenida de la investigacin de sistemas y del uso de un sistema de informacin ms avanzado a menudo coloca a la organizacin en una mejor posicin para tomar ventajas de desarrollos futuros en tecnologa de computacin y sistemas de informacin. Por ejemplo, es posible que la experiencia obtenida del desarrollo de una base de datos de personal tenga mucho valor si la organizacin decide implantar una base de datos financiera; no slo estar afectando positivamente l diseo de la base de datos financiera, sino que tambin existir una reduccin en los costos de su desarrollo, que es un ahorro en costos hacia el siguiente proyecto de sistemas que debera considerarse como un

beneficio proporcional por el proyecto actual. La mayora de los costos y beneficios intangibles de una alternativa afectan en forma indirecta las utilidades, pero esto es difcil de medir.

La siguiente es una forma de cuantificar los costos y beneficios intangibles:

1. Identificar las causas y efectos directos. Por ejemplo, el efecto directo de computarizar tareas repetitivas puede ser que un nuevo sistema mejore los trabajos actuales y mejore la moral. 2. Identificar los efectos indirectos. Por ejemplo, una mejor moral puede resultar en cerca de 5% menos ausentismo y un 10% menos en el ndice de rotacin de empleados. 3. Estimar el impacto econmico de los efectos indirectos para la vida estimada del sistema. Por ejemplo, una reduccin en los retrasos de la programacin y horas extras debidas a la reduccin del ausentismo puede ahorrar casi $2,000 al ao, y una reduccin en los costos de entrenamiento debidos a una reduccin en la rotacin de los empleados puede ahorrar hasta $3,000 al ao. El beneficio total (ahorro en costos) debido a una mejora en los empleos sera entonces $5,000 al ao o de $20,000 para una vida estimada de 4 aos del sistema. Esta forma puede usarse para una gran variedad de costos y beneficios intangibles. Aunque arbitraria y subjetiva, es preferible a ignorar los intangibles. Esta forma puede describirse como hacer tangibles los intangibles. Una forma alternativa es dejar sin cuantificar a los intangibles. Despus, los usuarios y diseadores de sistemas los estudian y llegan a un acuerdo acerca de la importancia relativa de lo cuantificado y de los costos y beneficios intangibles. Sin embargo, con frecuencia los costos y beneficios intangibles no se analizan completamente, y no se hace ningn intento para llegar a un acuerdo acerca de su importancia. 1. Estudio de factibilidad Consideraciones previas para evaluar la eleccion de un equipo Qu debemos evaluar para seleccionar un equipo? En primer lugar, la arquitecturadel equipo que analizamos, esto implica evaluar cual es la arquitectura que mejor se adapta para el procesamiento de las aplicaciones que pensamos desarrollar en nuestro futuro equipo. En este punto, debemos evaluar la filosofa con que fue construida la computadora y la orientacin tcnica de sus componentes, en relacin con el tipo de procesamiento para el que fue pensado originalmente.

Segn la filosofa de su construccin, el procesamiento puede ser: centralizado, descentralizado o distribuido, y de acuerdo a la envergadura de algunas compaas, una mezcla e ellos. Cada una de estas filosofas apunta a resolver los distintos problemas que puede enfrentar una Empresa, en relacin con el procesamiento de datos, y a su vez, contemplan las pautas polticascon que cada Empresa encara la resolucin de sus problemas. Como vemos, los equipos de computacin abarcan un amplio espectro en lo que hace a la problemtica empresarial, y esto es as, porque de esta forma los proveedores de equipos se aseguran una mayor penetracin en el mercado. Cada filosofa establece un diseo o arquitectura de construccin de cada dispositivo de la "maquina", y es en funcin de esas pautas que se determinan el tamao, capacidad, velocidad, etc., de cada componente del sistema. Por lo expuesto, resulta imprescindible el conocimiento del "problema" de la Empresa, antes de iniciar la evaluacin tcnica que permita definir la filosofa, arquitectura y tipo de procesamiento a emplear. Por tal motivo, ser necesario conocer y comprender las particularidades del "Negocio" de la Empresa, que adems evitara desvos en la caracterizacin de sus problemas por consideraciones de tipo terico fuera de su contexto. Por otra parte, se debern analizar los motivos por los cuales la Empresa decide invertir en equipos de computacin. Estos pueden ser: 1. Por encontrarse en etapa de expansin 2. Por prever una futura etapa de expansin 3. Por encontrarse en etapa de recesin (Necesidad critica de reducir costos) En los dos primeros casos, el desarrollo de sistemas esta ligado al desarrollo de la Empresa, por tal motivo, invierte en computacin. En el tercer caso, la inversin en computacin forma parte de un "Plan de Austeridad" y entonces, solo el ahorro inmediato justifica la misma. Puede observarse que, en cada caso, las restricciones sobre el proyecto actan de manera diferente, y son un condicionante critico tanto para definir la configuracin, como para dimensionar la instalacin, si bien en los tres casos estamos frente a un "Estudio de Factibilidad para incorporar un computador". Generalmente, suele pensarse que el diseo de la configuracin de una instalacin solo depende del volumen de informacin a procesar, y que una vez cuantificada esta variable el responsable del proyecto decide cuantas terminales, impresoras, etc., necesita.

Sin lugar a dudas, esto es un grave error, dado que el volumen de la informacin, como parmetro, incide en la evaluacin de las velocidades de cada dispositivo y en la forma de almacenamiento de los datos, pero no determina el diseo de la configuracin, que necesariamente estar condicionada a las polticas que encuadran al proyecto. Como hemos visto, la configuracin debe contemplar los aspectos polticos que la condicionan, los volmenes, las velocidades y capacidad de los dispositivos, y finalmente los aspectos tcnicos referidos al hardware y software. La complejidad que presenta la evaluacin de un proyecto de inversin como la toma de un computador, impone la utilizacin de una metodologa que establezca una disciplinade trabajo que permita el planeamiento y control del proyecto, facilite la asignacin de tareas y mejorar las estimaciones, y en definitiva nos permita reducir el riesgo. En el presente trabajo se formula una metodologa para efectuar un Estudio de Factibilidad para la toma de un computador que contempla los aspectos mencionados anteriormente, si bien este no es el nico proyecto de inversin en informtica que requerir ser evaluado, tambin se pueden dar los siguientes casos: * Reemplazo del actual computador * Reestructuracin del rea de sistemas * Revisin parcial de la instalacin * Procesamiento de determinadas aplicaciones * Aplicaciones especificas (Robtica, Sistemas Expertos, etc.) En cada caso, se deber evaluar que etapas y fases de la metodologa se debern utilizar, pero el comn denominador ser que el Estudio de Factibilidad tiene por objeto transformar un acto aventurado de inversin, en una decisin de riesgo calculado. La ausencia de una metodologa se debe ms a la falta de apreciacin del riesgo involucrado, que a la dificultad para su formulacin y posterior ejecucin http://docs.google.com/gview?a=v&q=cache:UwAPNxv7N4cJ:www.estadistica.mat.uson.mx/Mate rial/queesunaencuesta.pdf+que+es+una+encuesta&hl=es&gl=mx&sig=AFQjCNGN5txzk9rQ7DvKIXwjhMmDfmLZw