MANUAL DE LIQUIDACIN DE

PLANILLA ELECTRNICA










Contenido

1. Introduccin ......................................................................................................................... 5
1.1 Propsito ............................................................................................................................ 6
1.2 Alcance ............................................................................................................................... 6
1.3 Definiciones........................................................................................................................ 6
1.4 Perfiles y funciones ............................................................................................................. 8
1.4.1 Planillas ........................................................................................................................... 8
1.4.2 Consultas ......................................................................................................................... 9
1.4.3 Planillas Histricas ........................................................................................................... 9
Perfil Consultor Planillas Histricas ........................................................................................... 9
1.4.4 Procesos ........................................................................................................................ 10
1.4.5 Administracin .............................................................................................................. 10
2. Descripcin ........................................................................................................................ 11
2.1 Requisitos mnimos para Operacin.................................................................................. 11
2.2 Funcionalidad Base .......................................................................................................... 11
3. Ingreso al Portal ................................................................................................................. 12
3.1 Registro Inicial del aportante ............................................................................................ 13
3.2 Datos Empresa ................................................................................................................. 14
3.3 Identificacin .................................................................................................................... 18
Reglamento de Uso. ............................................................................................................... 19
Cambio de clave por Primera Vez ........................................................................................... 20
3.4 Olvido de Clave ................................................................................................................. 20




4. Administracin ................................................................................................................... 21
4.1 Datos Empresa ................................................................................................................. 21
4.2 Administracin de Usuarios .............................................................................................. 22
4.2.1 Crear un Nuevo Usuario ................................................................................................. 23
4.2.2 Agregar Rol a Usuarios ................................................................................................... 24
4.2.3 Modificar Usuarios. ....................................................................................................... 26
4.2.4 Eliminar Usuarios ........................................................................................................... 28
4.2.5 Generar una nueva clave al usuario ............................................................................... 28
4.2.6 Consultar Usuario .......................................................................................................... 29
5. Liquidacin de Planilla ........................................................................................................ 30
5.1 Nueva Planilla ................................................................................................................... 30
5.1.1 Digitar Empleado ........................................................................................................... 31
5.1.2 Carga de Archivo Plano .................................................................................................. 37
5.1.3 Bsqueda Por Empleado ................................................................................................ 41
5.2 Copiar Planilla................................................................................................................... 42
5.2.1 Autoliquidacin de Aportes ........................................................................................... 43
5.2.2 Modificar Planilla ........................................................................................................... 45
5.2.3 Eliminar Planilla ............................................................................................................. 49
6. Proceso de Pago ................................................................................................................. 51
7. Consultas............................................................................................................................ 53
7.1 Consulta por Estado de Planilla. ........................................................................................ 54
7.2 Consulta Por Empleado..................................................................................................... 55
7.3 Consulta Pagos Administradora ........................................................................................ 56
7.4 Consulta Resumen Administradora ................................................................................... 57




7.5 Comprobante Mltiple por Empleados. ............................................................................ 58
8. Sesin................................................................................................................................. 59
8.1 Cerrar Sesin .................................................................................................................... 59
8.2 Cambiar Clave .................................................................................................................. 59
























1. Introduccin
El Sistema Integrado Mltiple de Pagos Electrnicos es un nuevo sistema que
permitir que los aportantes realicen el pago de los aportes a la Seguridad Social
y parafiscales, a travs de transferencias electrnicas de fondos, con la Planilla
Integrada de Liquidacin de Aportes a la Seguridad Social, en formato electrnico.
Este sistema se pone en marcha con el objetivo de facilitar el trmite mensual de
los aportantes, ya que evitar el diligenciamiento de un formulario para cada
administradora y un proceso de pago individual, para reemplazarlos por el
diligenciamiento de una planilla electrnica que le permite el pago integrado.
Se permiten de esta forma importantes ahorros para los aportantes representados
en el tiempo de los mensajeros encargados de recoger los formularios en cada
administradora y de pagar en los bancos, el tiempo de los auxiliares de nmina
que diligencian actualmente los formularios de pago y los trmites y costos de los
procesos de tesorera y contabilidad para la liquidacin y registro de cada uno de
los distintos aportes: salud El decreto 1465 del 10 de Mayo de 2005 reglamenta
para los aportantes al Sistema General de la Seguridad Social el pago de sus
aportes mediante la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes, por medio
electrnico. Para cumplir con lo anterior se definieron las funciones de Operador
de Informacin y se facult a las Administradoras del Sistema de forma conjunta y
a las Entidades Financieras para realizar dichas funciones.
SIMPLE, Sistema Integrado Mltiple de Pagos Electrnicos es el sistema Operador
de Informacin creado en conjunto por las tres Cajas de Compensacin ms
grandes del Pas, Colsubsidio, Cafam y Comfandi para prestar este servicio a los
Aportantes.












1.1 Propsito
Este documento describe los procesos que deben seguir los aportantes al realizar
la liquidacin y pago de la planilla que incluye las Administradoras del Sistema
de Seguridad Social y Parafiscales y la forma de navegar en nuestro Portal
www.pagosimple.com.
Se realizar una descripcin de las pantallas y la secuencia de navegacin de la
aplicacin, explicando las acciones de los botones o links de la interfaz, as como
los mensajes vlidos, de confirmacin y posibles errores que se puedan presentar.
1.2 Alcance
Este manual est dirigido a las empresas aportantes al sistema de seguridad
Social que realizarn el pago de sus aportes a travs de Sistema Integrado
Mltiple de Pagos Electrnicos SIMPLE.
Est enfocado a los usuarios finales de la aplicacin, no se considerarn aspectos
tcnicos.
1.3 Definiciones
Sistema de la Proteccin Social o de la Seguridad Social
Por Sistema de la Proteccin Social se entiende la operacin de los subsistemas
de Pensiones, Salud y Riesgos Profesionales de Sistema de Seguridad Social
Integral y Parafiscales comprende el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y a las Cajas de Compensacin
Familiar.
Subsistema
Por "Subsistema(s)" se entienden cada uno de los componentes del Sistema de
Proteccin Social", sealados en el enciso anterior.
Administradoras
Por "Administradora(s)" se entienden:
- Entidades Administradoras de Pensiones de Rgimen Solidario de Prima Media
con Prestacin Definida y Entidades Administradoras de Pensiones de Rgimen
de Ahorro Individual con Solidaridad.





- Entidades Promotoras de Salud EPS- Entidades Administradoras de Riesgos
Profesionales ARP
- Cajas de Compensacin Familiar
- Servicio Nacional de Aprendizaje Sena
- Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF
Escuela Superior de Administracin Pblica, ESAP y para las Escuelas
Industriales e Institutos Tcnicos Nacionales, Departamentales, Intendenciales,
Comisariales, Distritales y Municipales.
Aportantes
Por Aportante(s) se entiende(n) la(s) empresa(s) o empleador(es) obligados a
realizar los pagos de sus empleados al sistema de la Proteccin Social.
Operador de Informacin
Entidad que suministra al aportante el acceso a la planilla integrada de liquidacin
de aportes y permite el ingreso, modificacin, validacin y correccin posterior de
los conceptos detallados de pagos. El PSE (Proveedor de Servicios Electrnicos)
PSE Proveedor de Servicios electrnicos es un sistema centralizado estandarizado
que permite a las Empresas ofrecer a los Usuarios la posibilidad de realizar pagos
en lnea, accesando sus recursos desde la Entidad Financiera donde tiene su
dinero y a las Empresas les permite tambin recaudar los fondos en las cuentas
que requiera.
Entidades Financieras
Por "Instituciones Financieras" se entiende persona o personas que estando
autorizadas para ello por ley, ejecutan las siguientes funciones:
Servir de intermediaria entre el Aportante y las Administradoras, para la realizacin
de las transacciones de dbito y crdito en las cuentas respectivas.
Para este efecto, no se podrn modificar los valores de los aportes contenidos en
la Planilla nica de Autoliquidacin, por tanto las operaciones de dbito y de
crdito slo se realizarn por los montos establecidos en dicha Planilla.
Para efectos del costo de la transaccin financiera, se entiende como una sola
transaccin la operacin de dbito de una cuenta de un titular y su abono a una o
varias cuentas de otro u otros titulares.





Comunicar la informacin de las transacciones financieras a los Aportantes,
Administradoras y autoridades pertinentes.
Aplicar las reglas de seguridad y validacin definidas para ese sector financiero.
Realizar los procesos de conciliacin y contingencias relacionados con el proceso
de las transacciones financieras.
Planilla
Por planilla se entiende la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes a la
Seguridad Social y Parafiscales.
SIMPLE
Por SIMPLE se entiende Sistema Integrado Mltiple de Pagos Electrnicos que
cumple las funciones de Operador de Informacin.
Servicio Base
El servicio base es la configuracin general de producto que Simple haya definido
con el aportante.
Convenio
Convenio es la contratacin de un determinado servicio base para una Empresa
en particular.
Perfil (Rol)
Para cada uno de los servicios se define un conjunto (Perfil) de roles para separar
responsabilidades y funcionalidades.
1.4 Perfiles y funciones
Para cada uno de los convenios se define un conjunto de roles para separar
responsabilidades y funcionalidades de usuario.
1.4.1 Planillas
Convenio de planillas permite a los aportantes la creacin, autoliquidacin y
gestin de las planillas nicas de acuerdo a la resolucin 1747 y 2377 de 2008.
Perfil Operador
Este perfil tiene acceso a las siguientes funcionalidades:




Nueva Panilla.
Copiar Panilla.
Modificar Panilla.
Eliminar Planilla.
Sesin: Cerrar sesin y cambiar clave.
1.4.2 Consultas
El convenio de consultas permite realizar consultas por planilla, por empleado y
por administradora, tiene un nico perfil consultor.
Perfil Consultor
Este perfil tiene acceso a las siguientes funcionalidades:
Consulta Por Estado Panilla.
Consulta Por Empleado.
Consulta Pagos Administradoras.
Consulta Resumen Administradora.
Sesin: Cerrar sesin y cambiar cave.
1.4.3 Planillas Histricas
El convenio de Planillas histricas permite consultar y solicitar la restauracin de
las planillas con ms de 6 meses de pagadas, las cuales se encuentran
deshabilitadas en el sistema.
Perfil Consultor Planillas Histricas
Este perfil tiene acceso a las siguientes funcionalidades:
Planillas Agendadas.
Solicitar Planillas Histricas.






1.4.4 Procesos
El convenio de procesos permite realizar pagos de una planilla que se encuentre
en estado Validada.
Perfil Apoderado
Este perfil tiene acceso a las siguientes funcionalidades:
Autorizar y pagar planillas.
Sesin: Cerrar sesin y cambiar clave.

1.4.5 Administracin
El Convenio de administracin permite a los aportantes la creacin de usuarios,
modificacin de datos de la empresa y consulta de convenios contratados.
Perfil Administrador
Este perfil tiene acceso a las siguientes funcionalidades:
Datos Empresa
Convenios
Usuarios Empresa
Nueva Panilla
Copiar Panilla
Modifica Panilla
Eliminar Planilla
Consulta Por Estado Planilla
Consulta Por Empleado
Consulta Pagos Administradoras
Consulta Resumen Administradora
Autorizar y pagar planillas




Sesin: Cerrar sesin y cambiar cave.

2. Descripcin
2.1 Requisitos mnimos para Operacin
Los requerimientos mnimos de Hardware y Software que debern tener los
aportantes para realizar sus pagos son:
Sistema Operativo Microsoft Windows 2000/NT/2003/XP/VISTA/7
Microsoft Internet Explorer 6.0 superior
Conexin a Internet por mdem 56 Kbps Banda Ancha
256 MB de Memoria RAM
Procesador Pentium III Superior
2.2 Funcionalidad Base
Suministrar al Aportante el acceso a la Planilla Integrada de Liquidacin de
Aportes, va electrnica.
Permitir al Aportante el ingreso de los conceptos detallados de pagos, as como su
modificacin o ajuste previo a su envo o su correccin posterior. El ingreso de la
informacin detallada de los pagos se podr realizar mediante la digitacin de la
informacin directamente en la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes a la
Seguridad Social o de la actualizacin de los datos del perodo anterior, si lo
hubiere; o la captura de los datos de un archivo generado por el Aportante u otros.
Aplicar las reglas de validacin y generar los informes con las inconsistencias
encontradas, para su ajuste o modificacin previa a su envo, el cual se har
dentro de los trminos establecidos en la ley, as como contar con una validacin
respecto de los elementos propios del pago y solicitar autorizacin para efectuar la
transaccin financiera.
Generar los archivos de salida, los reportes e informes que se requieran para los
actores del Sistema.
Almacenar durante un perodo de tiempo no superior a seis (6) meses la
informacin histrica de la Planilla.




Mantener la conexin con la (las) Institucin(es) Financiera(s) y/o los Sistemas de
Pago, que permitan al Aportante efectuar el dbito a su cuenta y a las
Administradoras recibir los crditos correspondientes.
Suministrar a quien corresponda, oportunamente, la informacin necesaria para
efectuar la distribucin de los pagos.
Realizar los procesos de conciliacin y contingencias del proceso de intercambio
de informacin.
Garantizar la seguridad necesaria en el proceso de remisin y recepcin de la
informacin.
Interactuar directamente con los sistemas de pago electrnico, para efectuar la
liquidacin de los dbitos a las cuentas de los Aportantes y de los crditos netos a
las cuentas de los Administradores.
Realizar la administracin de usuarios del portal (creacin, eliminacin,
mantenimiento) y asignacin de perfiles. Consultar convenios asociados a la
empresa.
3. Ingreso al Portal
Asegrese tener deshabilitado el Bloqueador de elementos emergentes antes de
ingresar a hacer uso del aplicativo.







El Aportante puede ingresar a travs del sitio Web del Sistema Integrado Mltiple
de Pagos Electrnicos, SIMPLE en la direccin URL: www.pagosimple.com.


















3.1 Registro Inicial del aportante
Para utilizar el servicio del Sistema Integrado Mltiple de Pagos Electrnicos
SIMPLE, debe hacer clic en la opcin Nuevos Usuarios. Este procedimiento tiene
por objetivo permitir el registro de la informacin bsica del aportante, la
asignacin de las claves, niveles de acceso, autorizaciones y la habilitacin para
que le sean debitados los recursos de los aportes. El aportante suministra por una
sola vez informacin bsica.
Como parte del registro inicial, el aportante recibir una clave de acceso. Una vez
se haya realizado el registro del empleador o aportante, el sistema le facilitar la
opcin de liquidacin de aportes en la planilla integrada de liquidacin de aportes
por va electrnica.









3.2 Datos Empresa
Ingrese los siguientes datos: Los datos con * son de carcter obligatorio.

Tipo Identificacin: Lista del tipo de identificacin.
N de Identificacin Empresa: Ingrese el Nmero de NIT sin digito de
verificacin.
Digito de Verificacin: Se valida si el tipo de identificacin es NIT.
Razn social: Nombre de la empresa.
Forma de presentacin: Seleccione la forma de presentacin:
o Consolidado
o Dependencia
o Sucursal
nico: la empresa sin Sucursal
Dependencia: Nombre de sucursal, dependencia a la cual pertenece.




N Sucursales / Dependencias: nmero de sucursales.
Clase Aportante: Seleccione la clase de aportante al que pertenece la
empresa.
o Con 200 o ms Cotizantes.
o Con menos de 200 cotizantes.
o MiPyme que se acoge a la Ley 590 de 2000.
o Independiente.
Nmero de Cotizantes. Ingrese el nmero de cotizantes activos o
pensionados que se encuentra afiliados bajo el Nit de la empresa.
Naturaleza Jurdica: Lista del tipo de la empresa que pertenece:
o Pblica
o Privada
o Mixta
o Organismos multilaterales
o Entidades de derecho pblico no sometidos

Tipo de Pagador. Encuentra las Siguientes Opciones:
o Empleador.
o Administradora de Pensiones.
o Pagador de Pensiones.
o Pensiones de entidades o universidades pblicas.

Tipo de Persona: puede elegir en lista desplegable al tipo que pertenece:
o Jurdica
o Natural.

Tipo Aportante: puede elegir entre la lista el aportante al que pertenece:
o Empleador
o Independiente
o Entidades o Universidades Pblicas
o Agregacin y Asociacin.
o Cooperativa y Pre cooperativas
o Misiones Diplomticas
o Organizaciones Administradoras del Programa de Bienestar Familiar
o Pagador de Aportes de los concejales municipales o distritales.





Actividad Econmica: Lista de actividades econmicas en la que usted
tiene la opcin de elegir de acuerdo a la que pertenezca su empresa.
Direccin Correspondencia: Ingrese el nmero de direccin de la empresa.
Departamento: Lista de departamentos de Colombia donde se encuentra
ubicada la empresa del aportante.
Municipio: Lista de municipios de Colombia de acuerdo al departamento
que se encuentra ubicada la empresa.
Telfono: Ingrese nmero de telfono de la empresa.
Fax: Ingrese nmero de fax de la empresa.












Caja de Compensacin Familiar. Encontrar Un listado de Las Cajas de
Compensacin Familiar de las cuales debe seleccionar la caja Principal a la cual
se encuentre afiliada la empresa.
Administradora de Riesgos profesionales. Encontrar Un listado de Las
administradoras de riesgos profesionales de las cuales debe seleccionar la
administradora a la cual se encuentre afiliada la empresa.





Tipo de accin. Teniendo en cuenta el estado de la empresa y si se ha acogido a
algn plan gubernamental de salvamento de empresas. Encontrar las siguientes
Opciones:
o Concordato
o Reestructuracin
o Liquidacin
o Cese de Actividades.
Datos Administrador Empresa. Es aquella persona que se encarga de administrar,
elaborar y pagar la planilla de liquidacin.
Se debern ingresar los siguientes datos obligatorios:
Tipo de Identificacin.
N de Identificacin.
Nombres.
Apellidos.
Email Correo electrnico. A esta direccin ser enviada la clave de acceso al
portal transaccional.

Datos Representante Legal. Corresponde a la persona que es reconocida como el
representante autorizado de la Empresa.
Se debern ingresar los siguientes datos obligatorios:
Tipo de Identificacin.
N de Identificacin.
Nombres.
Apellidos.
Email Correo electrnico.





Recordatorio de Clave:
Tendr las siguientes opciones:
Pregunta: Ingrese una pregunta de su eleccin que el sistema le recordara en caso
de olvido de clave.
Respuesta: Ingrese la respuesta a su pregunta en caso que no recordar la clave.

Luego diligenciar los campos anteriores realice clic en el Botn Solicitar Clave,
recibir Va correo electrnico la clave de acceso al sistema.
3.3 Identificacin
En este primer paso, el aportante se identifica ante SIMPLE de acuerdo con las
especificaciones dadas en el Proceso de Registro Inicial.
Una vez tenga asignada la clave podr ingresar al aplicativo a travs de la opcin
Aportantes Inscritos diligenciando los siguientes datos:
Diligenci los siguientes datos:
Tipo de Identificacin Empresa. Seleccione su tipo de documento (Cdula
de ciudadana, cdula de extranjera, NIT, etc.)





N Identificacin Empresa. Ingrese el Nmero de identificacin, si es NIT
ingrese el digito de verificacin seguido.
Tipo Identificacin usuario Seleccione su tipo de documento (Cdula de
ciudadana, Cedula de Extranjeria, Pasaporte etc)
N Identificacin Usuario. Ingrese el nmero de Identificacin.
Clave: Ingrese la clave que le fue asignada va electrnica.
Reglamento de Uso.
Cuando el aportante es nuevo o se crea un usuario nuevo, se deber leer y
aceptar el reglamento de uso, que contiene todas las disposiciones legales,
derechos y deberes del Aportante. Dicho reglamento debe ser aceptado para
continuar con el Proceso de Liquidacin y pago de Seguridad Social.









Cambio de clave por Primera Vez
Cuando ingrese por primera vez o un nuevo aportante o un nuevo usuario se
deber cambiar la clave que inicialmente se envo al correo del usuario. Este
proceso es obligatorio solo la primera vez que ingrese al portal.


3.4 Olvido de Clave
Si no recuerda la clave asignada, ingrese por el link Olvid su Clave
Luego haga clic en el botn Traer Pregunta.










El Portal automticamente traer la pregunta que usted ingreso al registrarse,
ingrese su respuesta y haga clic en el botn Validar Respuesta.
Si la respuesta es correcta se enviara una nueva clave va correo electrnico,
realice clic en Ir al Login para ingresar al portal de aportantes.
En caso de no recordar su respuesta deber realizar una nueva solicitud de clave
Comunicndose a las lneas de Atencin de Fono Simple.
4. Administracin
Con esta opcin le permite las funcionalidades de Actualizar los datos del
Aportante, crear, modificar, eliminar consultar usuarios.
Esta informacin es constante mientras no existan cambios de tipo legal.
4.1 Datos Empresa
En esta opcin le permite actualizar los datos de la empresa y el representante
legal creados en la autenticacin realizada en el portal en la primera vez que
accedieron.
Ingrese por el men Administracin realice clic en el botn Datos Empresa.









Luego de realizar el cambio del dato correspondiente, haga clic en el Botn
Actualizar para terminar con la modificacin.


4.2 Administracin de Usuarios
A travs de esta opcin el administrador de su empresa puede crear, modificar o
eliminar usuarios y asignacin de roles.








Ingrese por el men Administracin, realice clic en el link Usuarios Empresa.







4.2.1 Crear un Nuevo Usuario
Para crear un usuario haga clic en el botn "Nuevo Usuario".
Diligencie los siguientes Datos de Usuario:
Datos Usuario
Tipo Identificacin: Seleccione su tipo de documento (Cdula de
ciudadana, cdula de extranjera, NIT persona natural, etc.)
Nmero Identificacion:. Usuario: Ingrese el nmero de su identificacin.
Nombres: Ingrese nombres del usuario.




Apellidos: Ingrese Apellidos del usuario.
Direccin: Ingrese ubicacin o lugar de residencia del usuario.
Telfono: Ingrese el nmero telefnico del usuario.
E-Mail: Ingrese correo electrnico donde le ser enviada la clave acceso al
usuario para poder hacer uso del portal.
Estado: Seleccione el estado de usuario Vigente/No Vigente.
Vigente: el usuario puede acceder al sistema a realizar el proceso de
liquidacin, modificacin o pago de la planilla
No vigente: el usuario no podr acceder al sistema.
Una vez se ingresen los datos del usuario, haciendo clic en el Botn "Crear" se
completa la creacin del usuario.
Luego de crear el usuario puede asignar los roles para cada servicio.

4.2.2 Agregar Rol a Usuarios
Para cada uno de los servicios se define un conjunto de roles para separar
responsabilidades y funciones del usuario.
Luego de creado el usuario seleccione el rol con el que va a operar el usuario:




Rol Usuario Administrador: Se asigna a nivel Administracin para todas las
funcionalidades del portal.

Para finalizar debe seleccionar el perfil y hacer clic en el botn "Asignar Rol" y
aparecern los parmetros del rol asignado al usuario.





Rol Usuario Otros Servicios: Permiten trabajar bajo un determinado perfil
solamente dentro de un modulo asignado y para un Servicio en particular de la
Empresa Aportante.
Al seleccionar Rol Usuario Otros Servicios" se definen los roles al usuario con los
siguientes opciones:
Consultas. Tendr las funcionalidades de consultar las planillas por estado y pagos
a las administradoras.
Pensionados. Tendr la funcionalidad de liquidacin de la planilla de pensionados.
Planillas. Tendr la posibilidad de generar los reporte de las diferentes planillas
que el usuario desee
Procesos. Tendr la funcionalidad de autorizar el pago de las planillas creadas y
aprobadas. .
Para finalizar debe seleccionar el perfil y hacer clic en el botn "Asignar Rol" y
aparecern los parmetros del rol asignado al usuario.








Puede asignarle a un usuario ms de un servicio para operar realizando clic en el
botn Nuevo Rol siguiendo el anterior procedimiento.
Editar Rol a Usuarios
La opcin Editar le permitir la asignacin de roles determinados para operar con
distintos servicios del portal.
Eliminar Rol a Usuarios
Esta opcin permite Eliminar los determinados roles y servicios con los que opera
un usuario en el portal.
4.2.3 Modificar Usuarios.
Permite modificarlos datos del usuario, generar una nueva clave, eliminar y editar
los roles asignados a cada usuario.
Ingrese por el men Administracin de clic en el link Usuarios Empresa.
Realice la consulta del usuario que desea modificar utilizando los filtros de
bsqueda.
Filtros de Bsqueda con cualquiera de las siguientes opciones:
Tipo Identificacin Usuario: Seleccione el tipo de documento (Cdula de
ciudadana, cdula de extranjera, NIT, etc.)
Nro. Identificacin Usuario: Ingrese el nmero de identificacin.
Nombres: Ingrese los nombres del usuario.
Estado: Seleccione el estado con el que se va crear el usuario Vigente/ No
Vigente.




Puede realizar una consulta general realizando clic en Buscar Usuarios.

Una vez haya realizado la consulta haga clic en el link Editar.


Realice los cambios que desea realizar en los Datos Usuario para terminar con el
proceso de actualizacin haga clic en el botn Actualizar.









4.2.4 Eliminar Usuarios
Realice la consulta del usuario que desea eliminar utilizando los filtros de
bsqueda o realizando una consulta general realizando clic en Buscar Usuarios

Luego realice clic en el link Eliminar, o ingrese por la opcin de Editar y haga
clic en el botn correspondiente para la eliminacin del usuario.

4.2.5 Generar una nueva clave al usuario
Realice la bsqueda del usuario al cual le va a generar la nueva clave, una vez
seleccionado el usuario y actualizados los datos realice clic en el botn Generar
Clave automticamente el sistema le enviara va electrnica al correo del usuario
la clave de acceso como usuario Empresa Aportante.











Realice la confirmacin de la nueva clave, para terminar con el proceso
automticamente la clave ser enviada va correo electrnico al mail del usuario.
4.2.6 Consultar Usuario
Ingrese por el men Administracin, realice clic en el link Usuarios Empresa.
Realice la consulta del usuario utilizando los filtros de bsqueda.
Filtros de Bsqueda con cualquiera de las siguientes opciones:
Tipo Identificacin: Seleccione el tipo de documento (Cdula de ciudadana, cdula
de extranjera, NIT, etc.)
Nro. Identificacin Usuario: Ingrese el nmero de identificacin.
Nombres: Ingrese los nombres del usuario
Estado: Seleccione el estado con el que se va crear el usuario Vigente/ No
Vigente.
Vigente: el usuario puede acceder al sistema a realizar el proceso de
liquidacin, modificacin o pago de la planilla
No vigente: el usuario no podr acceder al sistema.
Realizando una consulta general haga clic en Buscar Usuarios, automticamente
el sistema le mostrara todos los usuarios de la Empresa.






5. Liquidacin de Planilla
En esta opcin principal se agrupan la funcionalidad de crear, copiar, modificar,
eliminar y consultar la liquidacin de la planilla nica de pago.
5.1 Nueva Planilla
Permite a los aportantes crear una Nueva Planilla para su posterior pago.
Ingrese por el men Planilla, realice clic en Nueva Planilla.

Para crear una nueva planilla debe diligenciar el encabezado del proceso de la
siguiente forma:
Nombre de la Planilla: Debe diligenciar este campo con un nombre que le permita
identificar el proceso de la planilla que le permitir posteriormente recordar el
objetivo del pago.
Periodo de Cotizacin Salud: Puede seleccionar el periodo correspondiente a
cotizar mes y ao.
Periodo de Cotizacin: el sistema tomara automticamente el periodo de
cotizacin.






Luego que se han seleccionados los campos, realice clic en el botn Crear
Planilla para continuar con el proceso.













El sistema integrado mltiple de pagos crea un nmero de planilla con el
encabezado que usted ha creado que le permitir digitar los datos por empleado o
cargar un archivo plano de acuerdo a las especificaciones de la resolucin 1747 y
2377 de 2008.
5.1.1 Digitar Empleado
Para crear una Planilla por empleado debe diligenciar los datos bsicos del
empleado junto con la novedad luego que automticamente el portal el muestra el
encabezado del proceso.













DATOS GENERALES
Tipo de Cotizante: Usted debe seleccionar el tipo de cotizante al que corresponde
el empleado: Dependiente, Empleada Domestica, Independiente, Aprendices del
SENA, Desempleado con subsidio de Caja Compensacin Familiar, etc.
Tipo de Identificacin: Tipo de Identificacin del empleado.
N de Identificacin: Numero de identificacin del empleado.
Nombres: Debe ingresar en los campos los datos del empleado, Primer
Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre.
Novedades: Puede realizar el registro de la novedad segn el caso a
reportar como:
ING: Ingreso, RET: retiro, TDA: traslado de otra administradora, TAA:
Traslado a otra administradora, VSP: Variacin de salario permanente,
VST: Variacin transitoria del salario, SLN: Suspensin temporal del
contrato de trabajo y licencia no remunerada, IGE: Incapacidad general,
LMA: Licencia de maternidad, VAC: vacaciones, AVP: Aportes voluntarios,
VCT: Variacin centro de trabajo, IRP: Incapacidad por accidente de
trabajo o enfermedad profesional, Para esta novedad se debe registrar el
nmero de das (entre 01 y 30), puede ir en blanco.
Cotizante Extranjero: Indica si es extranjero, no est obligado a cotizar
pensiones de acuerdo con la ley.
Cotizante colombiano en el Exterior: Aplica para los Colombianos
residentes temporalmente en el exterior sometidos a la ley Colombiana,
donde puede aportar a la EPS 1.5% o 12.5% o a cualquiera de los
subsitemas.
Salario Bsico: Ingrese el sueldo base de liquidacin del aportante .
Salario Integral: Seleccionar Si o No, si el salario es integral (13 SMLMV).
Das Cotizados: Registrar el nmero de das cotizados.







DATOS PENSIONES
Ingrese los siguientes datos del aportante para Pensin:
AFP: Seleccione de acuerdo a la lista el fondo de pensiones a la que
pertenece el empleado.
AFP Traslado: Seleccione de acuerdo a la lista de fondo de pensiones a la
cual se traslado el afiliado, solo si est marcada la novedad TAP.
Tarifa: Seleccione la tarifa de acuerdo con la ley para pensin.
Das Cotizados: Ingrese el nmero de das cotizados para pensin.
Ingreso Base Cotizacin: Ingrese el valor base de cotizacin no puede
superar 25 SMLMV excepto si son aportantes a la Presidencia de la
Republica.
Cotizaciones: Obligatoria calculada por el sistema, de acuerdo al IBC
ingresado
Voluntaria Afiliado: Ingrese el valor voluntario del afiliado es opcional.
Voluntaria Aportante: Ingrese el valor voluntario del Aportante es opcional.
Total Cotizaciones: Total del aporte calculado por el portal.
Otros Montos.
Fondo Pensional de Solidaridad: calculado por el sistema, cuando el IBC es
igual o mayor a 4 SMMLV.





Fondo Pensional de Subsistencial: calculado por el sistema, cuando el IBC
es igual o mayor a 4 SMMLV.
Valor no retenido por Aportes: Valor de aporte no retenido es opcional.
DATOS SALUD
Ingrese los siguientes datos del aportante en salud:
EPS: Seleccionar de la lista la empresa administradora de salud a la que se
encuentra afiliado el empleado.
EPS traslado: Ingrese la EPS a la Cual se va a trasladar el empleado
cotizante, solo si esta marcada la Novedad TAE.
Tarifa: seleccione la tarifa de acuerdo con la ley ejemplo: 0%, 4%, 1.5%,
8.5%,12.5%.
Ingreso Base Cotizacin: Ingrese el valor base de cotizacin no puede
superar 25 SMLMV excepto si son Funcionarios pblicos sin tope mximo
en el IBC.
Cotizacin Obligatoria: Calculado por el sistema.
Incapacidad por:
o Enfermedad General:
N de Autorizacin
Valor




o Licencia de Maternidad:

N de Autorizacin
Valor
Datos Novedad SLN.
Desea aportar Solo la Tarifa correspondiente al empleador? (SI / NO) y
Das de la novedad SLN
DATOS RIESGOS PROFESIONALES
Ingrese los datos del aportante en riesgos profesionales:

Administradora: Lista la administradora a la cual esta afiliada la empresa.
Clase de Riesgo: Seleccione el Nivel de Riesgo al cual pertenece el
Cotizante.
Tarifa de Riesgos: Seleccione la tarifa definida.
Centro de trabajo: Indique el centro de trabajo dentro de la empresa, con el
fin de realizar un filtro y generar reportes.
Das Cotizados: Ingrese el nmero de los das cotizados.
Ingreso Base Cotizacin: Ingrese el valor base de cotizacin no puede
superar 20 SMLMV
Cotizacin Obligatoria: Calculada por el sistema.








DATOS PARAFISCALES (Cajas de Compensacin Familiar, SENA
e ICBF)
Ingrese los siguientes datos del aportante de parafiscales:

Ingreso Base Cotizacin: Ingrese el valor base de cotizacin, no tiene un
Tope mximo ni mnimo excepto que el salario sea integral.
Das Cotizados: Ingrese el nmero de Das cotizados.
CCF: Lista de cajas de compensacin al que pertenece el afiliado.
Tarifa Aportes: Seleccione el tipo de tarifa de acuerdo a la ley.
Valor Aportes: Ingrese el valor de aportes.
Ingreso Base Cotizacin SENA-ICBF: Ingrese el valor base de cotizacin
para Sena e ICBF si la empresa es Cooperativa o Precooperativa, no
puede ser menor a un salario mnimo o proporcional a los das.
SENA: Tarifa y Valor a pagar aportes parafiscales SENA de acuerdo a la
ley se realiza la validacin con el sistema.
ICBF: Tarifa y Valor a pagar aportes parafiscales ICBF.
ESAP: Tarifa y Valor a pagar aportes ESAP de acuerdo a ley se realiza la
validacin con el sistema.




Ministerio de Educacin: Tarifa y Valor a pagar aportes Ministerio de
Educacin de acuerdo a ley.
Luego de diligenciado realice clic en el botn Calcular el sistema realizara
el clculo de la panilla.
Para terminar el proceso realice la grabacin de la panilla haga clic en el botn
Grabar Empleado
Una vez halla guardado la planilla podr utilizarla posteriormente.

5.1.2 Carga de Archivo Plano
Luego de digitar los datos del encabezado del proceso, crear nueva planilla, debe
hacer clic en el botn Cargar Archivo.









Posteriormente le mostrara los datos del encabezado, de clic en el Botn
Examinar, usted debe seleccionar la ruta del archivo plano que desea cargar,
luego realice clic en el botn Cargar.
El sistema har la captura del archivo plano y le mostrara en pantalla el resumen
de la carga.















Para ver los detalles de la carga del archivo realice clic en el link Ver Detalles.
Si el archivo cumple con las especificaciones de la resolucin 1747 y 2377 de
2008, el portal validara automticamente con xito la carga del archivo.














Luego usted podr dirigirse al Modulo Procesos opcin Autorizar y Pagar Planilla.
Si el archivo no cumple con las especificaciones de la resolucin 1747 y 2377 de
2008 el Portal informar los errores de validacin encontrados.



























Realice clic en el link Ver Detalles Errores.

Una vez halla ingresado podr ver el detalle de errores lnea por lnea de acuerdo
a las especificaciones de la resolucin 1747 y 2377 de 2008.

Dando clic en el botn Exportar a Archivo las lneas de error en un formato plano
con extensin .txt, si elige el botn, Exportar a Excel exportar el detalle de los
errores en un formato Excel.

5.1.3 Bsqueda Por Empleado

Usted puede realizar la bsqueda por empleado seleccionando lo siguientes filtros:
Tipo de Identificacin, No. De Identificacin, Tipo de Cotizante, para realizar
alguna modificacin si se requiere realice clic sobre el N de Identificacin, el
sistema le mostrara la planilla del empleado.






5.2 Copiar Planilla
Permite a los aportantes copiar Planillas de periodos anteriores, las cuales pueden
ser ajustadas o modificadas.
Ingrese por el men Planilla y de clic en la opcin Copiar Planilla.

Filtros De Bsqueda con cualquiera de las siguientes opciones:
Nmero de Planilla: Ingrese el nmero de la planilla.
Nombre de la Planilla: Ingrese el nombre para recordar el proceso de Nueva
Planilla.
Periodo de Cotizacin Desde: Fecha de periodo de cotizacin de pago del
aportante.
Periodo de Cotizacin Salud: Fecha de periodo de cotizacin de pago del
aportante para Salud.
Fecha de Pago Desde Hasta: Fecha inicial y final que se realizo el pago
DD/MM/AAA.
Luego de ingresar los datos de bsqueda seleccione el nmero de planilla que
usted va a Copiar, dando clic sobre el No de la Planilla.
















Una vez halla ingresado encontrara el encabezado de la planilla que usted va a
copiar realice clic en el botn Copiar Planilla para terminar con el proceso.

5.2.1 Autoliquidacin de Aportes
Esta opcin le permite ingresar los valores de autoliquidacin a la administradora y
la consulta, de los aportes que se realizan, realice clic en el botn Autoliquidacin
de Aportes.






Una vez halla ingresado seleccione la administradora que usted va consultar
realice clic en la opcin desplegable (+).

Podr ver en forma detallada los aportes que se estn realizando a cada
administradora.









Podrn verificar los valores del total de la liquidacin de aportes para cada una de
las administradoras como Pensin, Salud, Riesgos Profesionales, Cajas de
Compensacin Familiar, SENA: ICBF, ESAP, MINEDUC.

Usted tiene la opcin de ingresar las autorizaciones de descuento de
incapacidades y el respectivo valor en las diferentes administradoras de Salud,
una vez haya ingresado sus descuentos, para terminar con el proceso realice clic
en el botn Grabar.

5.2.2 Modificar Planilla
Permite modificar el detalle de liquidacin de alguno de los empleados.
Ingrese por el men de Planilla por la opcin Modificar Planilla.
Filtros De Bsqueda por cualquiera de las siguientes opciones:
Nmero de Planilla: Ingrese el nmero de la planilla.




Nombre de la Planilla: Ingrese el nombre para recordar el proceso de Nueva
Planilla.
Periodo de Cotizacin Desde: Fecha de periodo de cotizacin de pago del
aportante.
Periodo de Cotizacin Salud: Fecha de periodo de cotizacin de pago del
aportante para Salud
Fecha de Pago Desde Hasta: Fecha inicial y final con que liquido la planilla. .
Luego de utilizar los filtros de bsqueda para la modificacin de Planilla nica,
realice clic en el link No Planilla, nmero correspondiente que usted va a modificar.

Una vez halla ingresado puede modificar el Encabezado de la Planilla en los
campos: Nombre de la Planilla y el Periodo de Cotizacin.
Luego realice clic en el botn Modificar Encabezado para terminar el proceso de
modificacin.
Para modificar el detalle de un empleado en proceso de liquidacin y pago, ingrese
por el link N Planilla de acuerdo al nmero seleccionado por usted.











Haga la bsqueda del empleado que va ha modificar utilizando los filtros de
bsqueda: Tipo de Identificacin, N de identificacin, Tipo de Cotizante, para una
bsqueda avanzada utilice el botn Siguiente o en la opcin desplegable Ir a
Pgina.



Una vez terminada la bsqueda haga clic sobre el No Identificacin, para editar los
datos del empleado que va ser modificado.



Realice la modificacin de acuerdo a los criterios que va a modificar como: Datos
Generales, Datos Pensin, Datos Salud, Datos Riesgos Profesionales, Datos
Parafiscales (Cajas De Compensacin Familiar, SENA e ICBF).








Debe realizar clic en el botn Calcular automticamente el portal har el clculo y
la verificacin de la modificacin, para terminar el proceso haga clic en el botn
Modificar Empleado.

5.2.3 Eliminar Planilla
Permite eliminar el detalle de liquidacin y pago de una planilla un empleado en
particular.
Ingrese por el men de Planilla por la opcin Eliminar Planilla.
Filtros De Bsqueda por cualquiera de las siguientes opciones:
Nmero de Planilla: Ingrese el nmero de la planilla.
Nombre de la Planilla: Ingrese el nombre para recordar el proceso de Nueva
Planilla.
Periodo de Cotizacin Desde: Fecha de periodo de cotizacin de pago del
aportante.
Periodo de Cotizacin Salud: Fecha de periodo de cotizacin de pago del
aportante para Salud.
Fecha de Pago Desde Hasta: Fecha inicial y final que se realizo el pago
DD/MM/AAA.
Luego de utilizar los filtros de bsqueda para eliminar una planilla realice clic en
Eliminar de acuerdo al No de Planilla que usted va eliminar.















Para eliminar un empleado, ingrese dando clic sobre el No de Planilla

Haga la bsqueda del empleado que va ha eliminar utilizando los filtros de
bsqueda: Tipo de Identificacin, No de identificacin, Tipo de Cotizante, para una
bsqueda avanzada utilice el botn Siguiente o en la opcin desplegable Ir a
Pgina.







Luego de realizar la bsqueda realice clic en el link Eliminar.

6. Proceso de Pago
Luego de validada la planilla exitosamente el usuario puede dirigirse al modulo de
procesos autorizar y pagar planilla donde le mostrara en pantalla la planilla con el
monto de pago la cual debe seleccionar a mano derecha y luego dirigirse a
seleccionar la entidad financiera por la que desee cancelar.
Luego realice clic en las boton entidades financieras PSE.
. SIMPLE a travs de los servicios electrnicos, interacta con las instituciones
financieras para acreditar los pagos.
.
.






Una vez que ha seleccionado la Institucin Financiera, ser dirigido a la pgina de
la misma en donde se realizar el dbito del valor a pagar siguiendo todas las
reglas de seguridad del sistema financiero, tal como opera hoy para el pago de
otros servicios.

SIMPLE le informar el resultado de la transaccin que podr ser EXITOSO
RECHAZADO.

Una vez confirmado el pago, SIMPLE generar los archivos de salida y distribuir
la informacin en formato electrnico, a los diferentes actores, de la siguiente
forma:
La Planilla totalmente diligenciada, al aportante.




La informacin de los Aportes para cada Administradora, incluidas las AFP, EPS,
ARP, CCF, SENA, ICBF, ESAP y Ministerio de Educacin Nacional, segn las
especificaciones de los archivos de salida de este sistema.
La informacin con los pagos ser enviada a cada una de las administradoras con
el detalle de crdito respectivo proveniente de la institucin financiera que presta el
servicio.
La informacin de los datos bsicos de los aportantes para cada administradora
Las Planillas pagadas sern reportadas peridicamente al Ministerio de la
Proteccin Social.
Luego le genera el comprobante de pago, usted tiene la posibilidad de imprimirlo.
7. Consultas
En esta opcin principal se agrupan las funcionalidades de consultar las planillas
por estado y consultar pagos a las administradoras. Ingrese por el men
Consultas.






7.1 Consulta por Estado de Planilla.
Permite al aportante poder consultar una planilla en cualquier etapa del proceso,
como tambin realizar filtros para obtener una mayor rapidez en su bsqueda.
Filtros De Bsqueda con cualquiera de las siguientes opciones:
Nmero de Planilla: Ingrese el nmero de la planilla.
Nombre de la Planilla: Ingrese el nombre para recordar el proceso de Nueva
Planilla.
Periodo de Cotizacin Desde: Fecha de periodo de cotizacin de pago del
aportante.
Periodo de Cotizacin Salud: Fecha de periodo de cotizacin de pago del
aportante para Salud
Fecha de Pago Desde Hasta: Fecha inicial y final que se realizo el pago.
Luego de diligenciar los filtros de bsqueda realice clic en el botn Buscar.




Para una bsqueda avanzada utilice el botn Siguiente o en la opcin
desplegable Ir a Pgina.

7.2 Consulta Por Empleado.
Permite al aportante poder consultar el pago de uno o varios empleados asociados
a una planilla.
Filtros De Bsqueda con cualquiera de las siguientes opciones:
Tipo de Identificacin: Seleccione una de las opciones segn corresponda; Cedula
de ciudadana, Cedula de extranjera etc.
Nmero de Identificacin: Ingrese el nmero de identificacin del empleado.
Ingrese: Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre
Periodo de Cotizacin Desde: Fecha de periodo de cotizacin de pago del
aportante.
Estado Planilla:
En Digitacin. La planilla se encuentra en periodo de creacin, para
posteriormente ser autorizada y pagada.
Validada. La panilla fue validada y se encuentra lista para la autorizacin y pago.
Validada con Errores. La planilla fue validada y se encuentra con errores y est a
la espera de la solucin de dichos errores.
En Proceso de Pago. Es cuando se est realizando el proceso de pago en lnea.
Pagada. La planilla ya fue pagada.
Pago Rechazo. La planilla fue rechazada por el banco, lo cual permite realizar el
pago nuevamente.




Luego de diligenciar los filtros de bsqueda realice clic en el botn Buscar
Empleado

7.3 Consulta Pagos Administradora
Permite al aportante poder consultar cualquier administradora(s) de cualquier
planilla y de cualquier proceso. Puede hacer filtros para identificar mejor una
administradora en la bsqueda.
Filtros De Bsqueda por:
Tipo de Administradora: Lista por tipo de Administradora, Pensiones Salud, etc.
Administradoras: Lista de administradoras.
Nmero de planilla: Ingrese el nmero de la planilla a consultar.
Nombre de la Planilla: Ingrese el nombre para recordar el proceso de Nueva
Planilla.
Periodo de Cotizacin Desde: Despliega los periodos de cotizacin.
Fecha de Pago Desde Hasta: Fecha inicial y final que se realizo el pago.




Estados de Pago: seleccin del estado de pago; En Digitacin, Validada, Validada
con Errores, En Proceso de Pago, Pagada, Pago Rechazo.

Luego de diligenciar cualquiera de los filtros de bsqueda realice clic en el botn
Buscar


7.4 Consulta Resumen Administradora
Permite al aportante poder consultar cualquier administradora(s) de cualquier
planilla y de cualquier proceso. Puede hacer filtros para identificar mejor una
administradora en la bsqueda.
Una vez han ingresado seleccione la administradora que usted va consultar de clic
sobre la opcin desplegable (+).







7.5 Comprobante Mltiple por Empleados.
En esta opcin se pueden generar mltiples comprobantes de pago por empleado
simultneamente.
Se utiliza un archivo en extensin .txt, el cual debe contener las cedulas de los
cotizantes de los cuales se requiere generar los comprobantes mltiples.
Ingrese a la opcin de Consultas, Archivo Comprobante por empleadoComplete
los Siguientes Campos:
Alias. Nombre para el archivo cargado.
Planilla. Planilla pagada de la cual se va a extraer las planillas para generar los
comprobantes.

Archivo a Cargar. Archivo con cdulas a generar.

Luego vaya a la Opcin Consultas Descargar Archivo Comprobante por
Empleado.
Realice clic sobre el Alias de la planilla de la cual gener los comprobantes de
pago. Tiene dos opciones: para descargar el Archivo abrirlo o guardarlo.



















8. Sesin.
En esta opcin principal se agrupan las funcionalidades de cerrar su sesin y
cambiar su clave.

8.1 Cerrar Sesin
Permite al usuario cerrar su sesin en el portal.

8.2 Cambiar Clave
Permite al usuario poder cambiar su clave en caso de ser necesario.
Ingrese por el men Sesin opcin Cambiar Clave



Clave Actual: Ingrese la clave con la que ingresa al sistema.


Nueva Clave: Ingrese a nueva clave. No se pueden repetir las ltimas 12 claves.
Confirmar Nueva Clave: Ingrese la nueva clave.
Para terminar con el proceso realice clic en el botn Cambiar Clave.