88 PERGUNTAS COM RESPOSTAS REFERENTES

BASEADO NO MANUAL DE GERENCIAMENTO DE UNIDADES DE PATRIMNIO,MATERIAIS E SERVIOS

GOVERNO DO ESTADO DO MATO GROSSO
SECRETARIA DE ADMINISTRAO
SUPERINTENDNCIA DO SISTEMA DE PATRIMNIO, MATERIAIS E SERVIOS
DISTRIBUIO GRATUITA:
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88 PERGUNTAS COM RESPOSTAS
1. Com quais setores da organizao o setor de compras se relaciona com maior
freqncia?

Compras so de fundamental importncia para a organizao e, atravs de suas atribuies
ou necessidades, relaciona-se com os setores de planejamento, almoxarifado e licitao,
contbil e financeiro, bem como com as demais atividades fim da empresa pblica.

2. Quais as vantagens da centralizao e da descentralizao do setor de compras?

Centralizao:
a. Oportunidade de negociar maiores quantidades de materiais;
b. Homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos;
c. Controle de materiais e estoques.

Descentralizao:
a. Distncia geogrfica;
b. Tempo necessrio para a aquisio de materiais;
c. Facilidade de dilogo.

3. Como se d a operao do setor de compras?

Em princpio, as compras no podem ser realizadas por iniciativa prpria do gestor de
patrimnio. Isto , devem ser provocadas pela necessidade de algum setor que encaminhar
uma comunicao interna a apresentando. Assim, caso no haja a disponibilidade imediata
do material a ser entregue, o gestor providenciar a apresentao de fornecimento ou
pedido de compras. Para investimentos e bens permanentes dever ser formalizado o pedido
prvio de autorizao para estas despesas. Em seguida, conforme o caso, so tomadas as
providncias relativas licitao, que encerra o ciclo de atividades relacionadas a compras
pela qualificao e classificao de fornecedores.

4. Que elementos fazem parte das condies de compra?

Fazem parte das condies de compras, alm das quantidades e preos contratados, as
formas e prazos de pagamento, inclusive quanto ao recebimento de outros bens como parte
do capital devido, o local e a programao das entregas (seqncia e datas), bem como as
informaes pertinentes s embalagens, meios (rodovirio, ferrovirio, areo, etc.), frete e
demais elementos referentes ao transporte dos materiais dos fornecedores at as unidades do
Poder Pblico.




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5. Como avaliar bem os fornecedores?

Os fornecedores devem ser avaliados segundo dois aspectos: o tcnico e o administrativo. A
qualidade tcnica de um fornecedor representa a competncia de fornecer um bom produto
e deve ser verificada atravs da qualificao do seu quadro profissional e, em alguns casos,
da tecnologia do fornecedor. Por sua vez, a qualidade administrativa diz respeito
competncia com que a empresa gerenciada (preos, regularidade e entregas de acordo
com o que foi pedido etc.), sendo possvel que esta influencie negativamente a qualidade
tcnica.



6. Como a organizao pblica pode obter reduo de custos atravs do setor de
compras?

Compras bem realizadas significa que o recurso de capital foi bem empregado. Como uma
organizao pblica no visa lucro com a aquisio de bens e servios, no h como
recuperar o capital desperdiado em compras mal realizadas, o que implica a premente
necessidade da maximizao do recurso pblico utilizado em suas compras. Compras, ento,
contribuir com tal finalidade atravs de seu adequado planejamento e negociao com
fornecedores visando a obteno do fornecimento mais vantajoso ao interesse pblico.

7. Quais as prioridades ou mtodos para aquisio e conservao de materiais
inflamveis?

Devido s suas caractersticas, o material inflamvel exige cuidados especiais para a sua
guarda e conservao. Por isso, no recomendada a sua aquisio em quantidades acima
da capacidade de estocagem segura, tampouco por unidades que no disponham de
condies adequadas para tal finalidade. Devem ser observadas recomendaes para o
trato de materiais inflamveis (assim como para explosivos, conforme o caso) relativas
segurana do trabalho. Orientaes especficas sobre as caractersticas das substncias
podem ser obtidas junto ao Corpo de Bombeiros e/ou junto a instituies como Universidades
ou Institutos de pesquisa. Nunca demais acrescentar que o pessoal dessas unidades deve
estar preparado para a interveno no caso de sinistros, como princpios de incndios, e que
estas devem ter um plano de contingncias (indicando que providencias tomar, a quem
comunicar fatos, como socorrer vtimas etc) para possveis ocorrncias desses sinistros.

8. Quais as medidas a serem tomadas na aquisio, em casos de emergncias?

Compra direta, tendo as justificativas dentro das medidas legais.

9. Na aquisio, quais as principais formas para a descrio de bens?

2.1.1. Descritiva: identifica com absoluta clareza, vez que caracteriza o bem, atravs
de suas especificaes (tcnica, esttica, histrico-cultural, etc).
2.1.2. Referencial: identifica, indiretamente, o item (nome, smbolo, etc).



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10. Na aquisio, com Recurso Prprio, qual a legislao a ser seguida: Federal ou
Estadual?

Dever ser seguida a Legislao Federal.

11. Como proceder para a aquisio de semoventes?

A aquisio de animais segue as mesmas orientaes da aquisio de outros bens. Para tanto,
necessrio solicitar opinio tcnica especializada, se verificar a finalidade do rgo, bem
como a formalizao prvia da necessidade e a observao dos atestados de sanidade dos
animais e, ainda, quando pertinente, obter certificado de linhagem (registro gentico, por
exemplo, para melhoramento de plantel ou outro caso onde tal informao seja requerida).





12. A aquisio nas Empresas da Administrao Direta e Indireta deve ser feita pela prpria
empresa ou por uma Comisso de Licitao do Estado, que unidade centralizada
para este fim?

Quando for recurso prprio pela prpria empresa. Quando for recurso do Tesouro pela
unidade centralizada.

13. O que inventrio fsico?

a tomada de todas as providncias, visando obter a avaliao ou valorao dos estoques.
Para isso, devem ser levantados as quantidades e o estado (condio de uso ou conservao
dos materiais em anlise), para a sua posterior avaliao individual ou em conjunto.

14. O inventrio deve ter data programada para o incio e fim de suas atividades?
Sim, deve ser em datas programadas, visando a contribuir para o seu melhor planejamento e
execuo.


15. Qual o procedimento a ser adotado com os bens inativos, considerados ociosos?

Inicialmente deve ser procurada a sua destinao para outra unidade a fim de que possa
fazer uso imediato deste (disponibilizado para cesso ou permuta). Se no for possvel, dever
ser colocado venda (na tentativa de tentar recuperar parte do capital empregado em sua
aquisio). E, por ltimo, dever ser disponibilizado para doao.







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16. Que orientaes a seguir quando da realizao de inventrios?

oportunidade os inventrios devem ser realizados em poca planejada,
oportuna, visando a no causar transtornos ao andamento normal das
atividades da unidade;
uniformidade os procedimentos de avaliao devem ser uniformes, de
preferncia padronizados e realizados, integralmente, pela mesma equipe,
visando a assegurar os mesmos critrios e resultados similares para materiais em
condies semelhantes;
instantaneidade itens similares devem ser avaliados em um menor espao de
tempo entre o incio e o final de sua contagem e valorao, se possvel, nas
mesmas datas, com vistas a assegurar que o tempo no influir nessa avaliao
e resultar em diferenas sensveis para o conjunto;
integridade preferencialmente, deve ser avaliada a totalidade dos itens em
estoque. Todavia, por dificuldades de ordem econmica, de tempo ou de
pessoal podem ser tomadas, como expresso da realidade, aproximaes como
a amostragem;
especificao os materiais devem ser identificados e avaliados pelo conjunto
de caractersticas que formam a sua especificao.

17. O que inventrio analtico?

a forma de controle em que se devem figurar todas as informaes necessrias para a
perfeita identificao e caracterizao do material.



18. Quais so as providncias do gestor de patrimnio, caso o rgo possua estoque de
materiais comprovado fisicamente como suficiente para atender a uma demanda de 3
meses, mais o encarregado de compras ou ordenador de despesas determinar a
abertura de novas licitaes?

Verificar, antes de tudo, o estado do material, observando as suas caractersticas
(perecibilidade, prazo de validade etc). Em seguida, comunicar a posio do estoque ao
setor de compras ou ordenador de despesas, incluindo opinio sobre a possibilidade de
emprego indevido de recursos pblicos.

19. Os inventrios gerenciais devem ser feitos por um gestor apenas?

No, devido s suas caractersticas em ter uma finalidade especfica (verificao de saldos e
qualidades, identificao de desvios etc.), devero ser efetuados por uma comisso,
especialmente, designada.

20. Quais os prazos mximo e mnimo para a entrega do material?
Os prazos mnimos e mximos devero estar fixados em Edital.




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2.2. O que recebimento de material e quais as particularidades que se deve destacar
neste ato administrativo?

O recebimento o ato pelo qual o material entregue ao rgo pblico no local
previamente designado, no implicando em aceitao, transfere apenas a responsabilidade
pela guarda e conservao do fornecedor ao rgo. Deve-se observar a especificao
tcnica, a quantidade e a documentao do material (nota fiscal, empenho etc.).

21. Todo o material dever ser entregue no almoxarifado?

Sim, salvo quando o produto no possa ou no deva ser estocado ou recebido. Nestes casos
a entrega far-se- nos locais designados. Qualquer que seja o local de recebimento, o registro
de entrada dever ocorrer no almoxarifado.

22. Quais as penalidades para o gestor, quando ocorrer o desaparecimento de materiais
sob os seus cuidados?
Caracterizado o fato, o gestor estar sujeito pena de substituio, reparao ou
indenizao, de acordo com o caso, respondendo, administrativamente e, aps
manifestao do Ministrio Pblico, poder, inclusive, ser julgado criminalmente.

23. Quando que se deve considerar irrecupervel um material?

Quando estes perder suas caractersticas funcionais.

24. Qual o objetivo do planejamento e controle de estoques?

Otimizar a relao entre a disponibilidade dos materiais e o seu custo.

25. De que forma deve ser feito o controle de um estoque?

Atravs das requisies, de maneira peridica e pelo acompanhamento de cada
movimentao (entradas e sadas na ficha de prateleira).


26. Como calcular o tempo de reposio de um material?

Seleo e avaliao de fornecedor, trmites legais;
Fabricao;
Transporte;
Inspeo de recebimento, etc., o que for pertinente, conforme cada caso,
levando em considerao o tempo decorrido, entre a colocao de um pedido,
sendo tomadas todas as providncias para o seu atendimento at a sua
disponibilizao para uso do solicitante.




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27. O que estoque de segurana ou mnimo?

uma quantidade de materiais reservada para fazer face aos possveis aumentos no consumo
ou no tempo de reposio ou, ainda, de ambos (consumo e tempo de reposio), que a
situao mais desfavorvel.

28. De quem a responsabilidade dos bens existentes no setor?

Do gestor de cada ambiente ou unidade de trabalho.

29. Quais as informaes obrigatrias nas notas fiscais, que devero ser observadas pelo
gestor quando do recebimento de materiais?

2.2.1. Data de emisso;
2.2.2. Descrio do material;
2.2.3. Quantidades;
2.2.4. Unidades de medida (dzia, quilo, etc.);
2.2.5. Preos (unitrios e total);
2.2.6. Bem como o destaque das alquotas dos impostos (ICMS e IPI);
2.2.7. Caracterizao do fornecedor (CGC, inscries estadual e municipal, entre
outras).

30. O exame qualitativo de um material dever ser feito somente pelo gestor do
almoxarifado?

No, dever ser realizado por uma comisso, na qual ele dever tomar parte.

31. O almoxarifado poder receber pedido fracionado (entregas por etapas)?

Em princpio no, mas entre as finalidades das atividades do gestor est a de colocar
disposio da populao os materiais necessrios ao seu atendimento, cuja necessidade de
demanda, por vezes pode-se caracterizar como mais importante do que o prprio capital,
que aquele bem ou material representa. Assim, em algumas ocasies, podem ser justificados
os recebimentos fracionados.

32. Como proceder no controle de materiais e quais mtodos devero ser aplicados?

O controle de materiais uma atividade de grande importncia para o gerenciamento do
patrimnio. atravs dele que o gestor verifica continuamente o saldo, o estado e as medidas
requeridas para a manuteno dos materiais prontamente disponveis para o atendimento s
necessidades de consumo das unidades com as quais o seu setor se relaciona. Para tanto,
deve realizar tal funo atravs de atividades peridicas (controle peridico ou por intervalos
de tempo fixos) e de acordo com a variao do consumo ocorrida ao longo do tempo (o que
resulta no controle por quantidades de referncia ou por nveis de estoques).




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33. O que armazenagem e quais os cuidados que se deve ter com o armazenamento dos
materiais?

A armazenagem compreende a guarda, conservao, segurana e preservao do material
adquirido, a fim de suprir, adequadamente, falhas operacionais das unidades integrantes da
estrutura do rgo ou entidade.

Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros so:
Os materiais devem ser resguardados contra furto ou roubo, e protegido contra
a ao dos perigos mecnicos e das ameaas climticas, bem como de animais
daninhos;
Os materiais estocados h mais tempo, devem ser fornecidos em primeiro lugar
(primeiro a entrar, primeiro a sair PEPS), com a finalidade de evitar o
envelhecimento do estoque;
Os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fcil inspeo e
um rpido inventrio;
Os materiais que possuem grande movimentao devem ser estocados em lugar
de fcil acesso e prximo das reas de expedio; o material que possui
pequena movimentao deve ser estocado na parte mais afastada das reas
de expedio;
Os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. preciso
utilizar corretamente os acessrios de estocagem para os proteger;
A disposio dos materiais no deve prejudicar o acesso s partes de
emergncia, aos extintores de incndio ou circulao de pessoal
especializado para combat-lo (Corpo de Bombeiros);
Os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a
fim de facilitar a movimentao e inventrio;
Os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores
das estantes e porta-estrados, a fim de eliminar os riscos de acidentes e avarias,
facilitando a movimentao;
Os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente
abertos, quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por
ocasio da sua utilizao;
A disposio dos materiais deve ser feita de modo a manter, a face de
embalagem (ou etiqueta), voltada para o lado de acesso ao local de
armazenagem, contendo a marcao do item de modo a permitir a fcil e
rpida leitura da identificao e das demais informaes registradas;
Quanto ao material a ser empilhado, deve-se atentar para a segurana e altura
das pilhas, a fim de no afetar sua qualidade e o seu arejamento (distncia de
70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes),
pelo efeito da presso decorrente.

34. No momento da recepo provisria do material, qual o prazo, no caso de produto
defeituoso, para a devoluo ou troca?

Os prazos para troca e devoluo do produto defeituoso devem constar do respectivo edital
de aquisio.



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35. A armazenagem inadequada altera a forma ou a qualidade do material?
Sim, como qualquer outro cuidado indevido (embalagem, deslocamento etc.), a
armazenagem pode levar o material a perder as suas caractersticas e, assim, seu valor (total
ou parcialmente). Pode haver deteriorao, por exemplo, quando as condies ambientais
(umidade, temperatura, insolao, iluminao etc) alterarem as suas caractersticas fsicas ou
qumicas. Ainda podero haver danos aos materiais quando no for observada a orientao
sobre empilhamento mximo dos volumes (no observada a capacidade da embalagem
suportar carga e, por isto, ocorrem danos ao material em seu interior).

36. Quem o responsvel pela guarda e conservao de materiais permanentes em
manuteno?
Como toda movimentao de materiais, salvo expresso em contrrio, o responsvel por ela
o , tambm, pela guarda e conservao do bem. Se houver a mudana da
responsabilidade, durante a atividade especfica de manuteno, dever ser emitido um
novo termo de carga.

37. Como proceder a armazenagem de materiais de grande movimentao?
Materiais de consumo elevado devem, observadas as restries, devido a outras
caractersticas, ser colocados entrada do almoxarifado, visando a facilitar o seu
deslocamento e o trnsito em seu interior.

38. A armazenagem inadequada altera a forma ou a qualidade do material?
Sim, como qualquer outro cuidado indevido (embalagem, deslocamento etc.), a
armazenagem pode levar o material a perder as suas caractersticas e, assim, seu valor (total
ou parcial).

39. Quem dever atestar as Notas Fiscais, para liberar os pagamentos?
Ser feita pelo gestor de almoxarifado, e na sua ausncia o servidor por ele designado.


40. Onde se armazenaro os materiais permanentes comprados sem destinao e quem se
responsabilizar por eles?
Devero ficar armazenados no almoxarifado, sob a responsabilidade do gestor de patrimnio.

41. Quais os principais sistemas de estocagem?
Sistema de estocagem:
a) Fixa onde se determina nmero de reas de estocagem para um tipo de material,
definindo-se, assim, que somente material deste tipo poder ser estocado nos locais
marcados.

b) Sistema de estocagem livre em o qual no existem locais fixos de armazenagem,
a no ser, bvio, para materiais de estocagem especial.






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42. Quais as formas de classificao de estoques?
So as seguintes:

Estocagem de matria-prima que pode ser armazenagem centralizada, onde
facilita o planejamento da produo, pois que permite um melhor controle sobre
as peas ou produtos defeituosos, tornando o ato de rejeio mais simples.

A armazenagem descentralizada - possibilita um inventrio mais rpido, por
meios visuais, e, por estar localizada junto aos pontos de utilizao, minimiza os
atrasos ocasionados, por enganos no envio de materiais a outros locais, que no
o de utilizao.

Estocagem intermediria - que tambm pode ser centralizada ou
descentralizada, a estocagem de materiais ou produtos j transformados,
processados ou fabricados parcial ou totalmente que entram na etapa seguinte
da produo.

Estocagem de produtos acabados aquela realizada para atender ao usurio,
seja o da entrega imediata, seja o de encomendas sob pedido.

43. Quais os principais cuidados a serem tomados na recepo de materiais?

A conferncia da mercadoria, por ocasio do ato da entrega, operao importante e,
antes de ser dada quitao, assinando a respectiva nota fiscal, deve-se proceder a uma
conferncia rigorosa, conforme as indicaes abaixo:

o Antes de abrir os volumes, deve-se verificar se as indicaes contidas nas notas
de entrega, endereos, nmeros, marcas, etc., constantes dos volumes,
conferem;

o Obtida a certeza de que os volumes mencionados nas notas fiscais so aqueles
que esto sendo conferidos, deve-se tambm, ter o cuidado de abrir os volumes
na presena do representante da firma fornecedora, que poder ser o
entregador ou outra pessoa, devidamente, credenciada;

o Confronto de tipos: encomendado e recebido;

o Conferncia quanto quantidade: quebras, faltas;

o Conferncia quanto qualidade: apresentao, boa ou m;

o Conferncia quanto ao peso: certo ou errado.

Outros aspectos podero ser examinados e confrontados. Constatando alguma falta ou
algum defeito, deve-se, imediatamente, comunicar este detalhe ao representante, ou, na
falta deste, ao entregador, declarando no verso do canhoto os motivos por que deixou de
acusar o recebimento total e, ainda comunicar, as razes atravs de ofcio, firma
fornecedora, a fim de que a ocorrncia fique perfeitamente documentada.

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44. Qual a diferena entre estoque e almoxarifado?

a) Estoque toda e qualquer presena de materiais na empresa, inclusive aqueles
em trnsito, seja os que esto em processo de recebimento, como aqueles que
foram distribudos.

b) Almoxarifado o local reservado para a guarda e a conservao de materiais, isto
, um local que, em princpio, foi estruturado para assegurar o atendimento dessas
funes.

45. Qual a finalidade do layout do almoxarifado?

Cercar o projeto de todas as condies, que possibilitem uma operao, dentro de um timo
de economia e rendimento. Ele ocorre quando da implantao de um depsito, e est
presente desde a fase inicial do projeto at a etapa de operacionalizao, influindo na
seleo do local, projeto de construo, localizao de equipamentos e estaes de
trabalho, seleo do equipamento de transporte e movimentao de materiais, estocagem,
expedio de dezenas de detalhes, que vo desde a topografia do terreno at a presena
ou nmero de janelas.

46. Quais os principais cuidados na estocagem de alimentos?

Em razo de suas caractersticas e aplicaes, os alimentos, sejam para consumo humano ou
animal, devem receber atenes especiais desde a sua aquisio at a sua liberao para
uso. Devem ser observados os requisitos ambientais (umidade, temperatura, ventilao,
insolao, iluminao etc) visando garantir a integridade de suas caractersticas, bem como
os prazos para o seu consumo (validade) e forma de preparo, se pertinente. Devem tambm
ser tomadas todas as providncias para que no haja absoro de odores ou vapores e,
ainda, que os alimentos no fiquem expostos a insetos ou roedores que podem contribuir para
a sua contaminao ou deteriorao.


47. O que rotao ideal de estoques?

Rotao de estoques pode ser entendida como uma relao entre as entradas e sadas de
um dado material, levando-se em conta as quantidades estocadas e o tempo necessrio
para o seu consumo (ou taxa de cobertura). Essa relao orienta o gestor no tocante ao
planejamento das aquisies, bem como ao dimensionamento dos nveis de estoque daquele
material (em razo de seu consumo e do tempo para a sua reposio). Essa relao deve ser
to prxima quanto possvel de 1:1, que a condio ideal. Ou seja, tudo o que entra, sai.
No havendo acmulos (excessos) ou falta de materiais, mantendo-se, tambm, uma
condio tima de taxa de cobertura.

48. Qual a legislao relativa ao aspecto segurana na armazenagem e manuseio de
materiais?

No aspecto segurana do trabalho para o trato manual de cargas deve ser observada as
orientaes da Norma Regulamentadora n 11 (NR-11), da Portaria 3.214/ 78, do Ministrio do
Trabalho e Emprego.

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49. Quais as principais formas de identificao de materiais em estoque?

Podemos nos valer dos meios de armazenamento (sejam prateleiras, caixas, paletes etc.)
como formas de identificao dos materiais, pela associao da identificao de cada um
destes ao seu contedo, marcando-os com cdigos numricos e alfanumricos, pelo uso
combinado de cores, figuras geomtricas e smbolos, que servem, inclusive, para a
demarcao de reas reservadas para cada material, segundo suas caractersticas.

50. Como deveremos estabelecer a distribuio de um produto?

Antes de distribuir um material solicitado, o gestor de patrimnio tem por obrigao avaliar a
real necessidade de seu fornecimento para o solicitante. Uma vez verificada a necessidade
daquele usurio, o gestor dever decidir pelo fornecimento do material levando em conta
no apenas aquele consumidor especfico, mas todo o conjunto de potenciais consumidores
do produto em sua organizao, de modo que o atendimento em questo no venha a
trazer prejuzos para outro solicitante ou sua organizao em conjunto. Isto verificado,
escolher o meio mais adequado para fazer chegar o material a quem o solicita. Para tanto,
dever tomar como elementos de deciso as caractersticas do pedido (quantidade, volume
e massa do material a ser deslocado, urgncia, prazos de atendimento, locais de entrega
desse e de outros pedidos, os requisitos de segurana para a integridade do material e de
quem o conduzir, etc.), visando atend-lo e a outros pedidos a um menor custo para a
organizao.

51. Qual a finalidade da ficha de prateleira?

fornecer a posio exata dos saldos dos materiais em estoque, servindo como um meio de
controle adicional aos demais controles da organizao. Deve assegurar o registro de toda a
movimentao dos materiais (entradas e sadas), pois est junto aos locais em que estes se
encontram depositados.


52. Como feita a sada de bens de consumo do almoxarifado, cuja entrada no existe
registro?

H a obrigao do registro patrimonial de todos os bens pblicos, ainda que pelo simples
relacionamento. Um bem no registrado, formalmente, no existe e, portanto, no integra o
patrimnio. Logo, no haver a possibilidade de registros relativos a sadas, enquanto no
houver a entrada ou registro patrimonial do bem.

53. Qual o procedimento a ser adotado pelo almoxarifado, quando a sada de mercadorias
para governos estrangeiros?

A autorizao para fornecimento de materiais no intuito de ajuda humanitria a governos
estrangeiros, sobretudo para municpios ou cidades prximas a fronteiras obedecer
autorizao ou legislao especfica para tal fim.





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54. Como se deve ocorrer sada de material do almoxarifado, se o mesmo estiver
disponvel para permuta?

Se o mesmo for considerado como parte de pagamento de um outro bem a ser adquirido,
dever constar da adequada publicao.


55. Como proceder sada de mercadoria, onde a fabricao interna?

Ainda que os produtos sejam obtidos por fabricao ou produo interna, dever haver o
respectivo registro de sua entrada no patrimnio pblico. A guia de produo o documento
hbil para tal finalidade. Aps a formalizao de sua entrada, esses materiais podem ter a sua
baixa normalmente.

56. O almoxarifado pode dar sada em mercadoria, cuja nota fiscal ainda se encontra a
pagar no setor financeiro?

Como orientao geral o gestor de patrimnio dever observar a liquidao da aquisio,
que consolida a plena propriedade do bem pelo Estado. Todavia, a emisso de empenho
implica em assumir responsabilidades sobre a aquisio, de onde, de acordo com a Lei de
Responsabilidade Fiscal, aps a entrega do material e sua entrada no patrimnio pblico, se
caracteriza a impossibilidade do cancelamento da operao. Ou seja, esta despesa consta,
obrigatoriamente, do oramento anteriormente estabelecido e da programao para a sua
execuo associada disponibilidade financeira.

57. Como proceder a baixa no estoque do almoxarifado?

Atravs da distribuio feita aos setores requerentes, por meio de requisies.

58. Quando ocorre a Sada Parcial de um material?

Quando no se pode atender ao pedido por completo, se caracterizado o baixo nvel de
estoque de um determinado material, ocorre a possibilidade do atendimento parcelado da
aquisio.

59. Pode-se proceder sada de um material, em virtude do desfazimento ou renncia?
Sim, desde que comprovada a inutilizao ou abandono do material considera-se
desfazimento.
60. O almoxarifado deve emitir mensalmente balancetes, informando contabilidade, a
real situao do estoque?

Sim, para que a contabilidade possa acompanhar a movimentao de estoque (entrada e
sada).

61. Qual o procedimento a ser adotado pelo setor de almoxarifado para sada de
mercadorias, quando o rgo tiver cronograma de encerramento para a elaborar do
movimento de almoxarifado?

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A maioria dos problemas relacionados gesto de estoques est relacionada com a falta do
estabelecimento prvio de condies para a sua entrega e recebimento. Ou seja, ainda na
contratao do fornecimento. Para que sejam sanados estes problemas o contrato deve
prever claramente quais as condies necessrias para que o fornecimento seja realizado de
modo a atender todas as expectativas do rgo ou unidade a(o) qual se destina. Para evitar
problemas numa unidade que tiver que apresentar mensalmente relatrios de movimentao,
devem ser adotados procedimentos como o recebimento de entregas no mximo at o 2 dia
til anterior ao final do ms (ou outra antecedncia, conforme necessidade da unidade) e
recebimento prvio para posterior processamento, seguindo as mesmas diretrizes de quaisquer
outros fornecimentos com esta condio.



62. Em que consiste o inventrio rotativo?

Consiste no levantamento contnuo e seletivo dos materiais existentes em estoques ou
daqueles permanentes, distribudos para uso, feito de acordo com uma programao, a
permitir que todos os itens sejam recenseados ao longo do exerccio.

63. Quando um material considerado antieconmico?

Quando o custo de sua recuperao superar a 50% de seu valo

64. Que destinao deve ser dada aos materiais obtidos, atravs de convnio, aps o
trmino deste?

Em regra, devero ser destinados para a respectiva entidade, salvo expresso, de outra forma,
no prprio convnio.

65. Qual o mtodo de avaliao a ser adotado para a atualizao do valor do patrimnio?

Os materiais devero ser avaliados pela mdia ponderada das compras e os equipamentos e
materiais permanentes pelo custo de aquisio ou construo, conforme determina o art. 106,
da Lei n 4.320/ 64.

66. Como proceder para a valorao de itens do patrimnio obtidos por produo interna?

Preferencialmente, com base no valor de similares do mercado. Se no for possvel, devem ser
valorados pelo seu custo de produo.

67. O que inventrio por amostragem?

Consiste no levantamento das caractersticas de uma parcela dos materiais em estoque,
buscando, a partir dos resultados obtidos, o comportamento dessas caractersticas no restante
do grupo em anlise. Pode-se ocorrer em intervalos regulares de tempo, por exemplo, mensal,
ou, segundo uma finalidade especfica.

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68. Como deve ser feita a depreciao de equipamentos e material permanente e de
quantos em quantos anos?

Dever ser feita, anualmente, atualizando o valor de cada item do patrimnio, fazendo-a
constar do inventrio anual da unidade. Para cada tipo de equipamento e material
permanente, deve ser consultada a Norma de Execuo 06/93 (publicada no DOU de
30/ 12/93), onde se extraiu a tabela abaixo:

TAXA ANUAL
Aeronaves 5 %
Aparelhos de medio 10 %
Aparelhos e equipamentos de Comunicao 10 %
Aparelhos e equipamentos de Medicina, Odontologia e
Laboratrios Hospitalares
10 %
Aparelhos e equipamentos para Esportes e Diverses 10 %
Aparelhos e utenslios domsticos 10 %
Armamentos 10 %
Bandeiras, flmulas e insgnias 20 %
Colees e material bibliogrfico 10 %
Embarcaes 5 %
Equipamentos de manobra e patrulhamento 10 %
Equipamentos de proteo, patrulhamento e socorro 10 %
Instrumentos musicais e artsticos 10 %
Mquinas e equipamentos de natureza industrial 10 %
Mquinas e equipamentos energticos 20 %
Mquinas e equipamentos grficos 10 %
Equipamentos para udio, vdeo e foto 20 %
Mquinas, utenslios e equipamentos diversos 10 %
Equipamentos de processamento de dados 20 %
Mquinas, instalaes e utenslios de escritrio 10 %
Mquinas, ferramentas e utenslios de oficina 10 %
Equipamentos hidrulicos e eltricos 20 %
Mquinas e equipamentos agrcolas e rodovirios 20 %
Mobilirio em geral 10%
Obras de arte e peas de museu 5 %
Semoventes e equipamentos de montaria 20 %
Veculos diversos 20 %
Veculos ferrovirios 20 %
Peas no incorporveis a imveis 10 %
Veculos de trao mecnica 20 %
Carros de combate 20 %
Equipamentos, peas e acessrios aeronuticos 10 %
Equipamentos, peas e acessrios de proteo de vo 20 %
Equipamentos de mergulho e salvamento 20 %
Equipamentos, peas e acessrios martimos 10 %
Equipamentos sobressalente de mquinas e motor de navios e
esquadra
20 %
Outros materiais permanentes 10 %


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69. O que inventrio anual?

Entende-se como inventrio anual, o levantamento de todos os bens numa determinada
data, em geral, correspondente ao fim de ano fiscal, com o detalhamento dos materiais e dos
bens, com a respectiva indicao das quantidades e valores de cada item, em razo de seu
estado ou qualidade (conforme sua depreciao). Os resultados desse inventrio devem ser
analisados, em conjunto, pelos setores de patrimnio e de contabilidade da unidade.

70. O que fornecimento por presso?

Processo, atravs, do qual se entrega o material ao usurio, mediante a apresentao de
uma solicitao, no obedecendo s condies pr-estabelecidas.

71. O que vida til fsica (VUF) e vida til econmica (VUE) de mquinas e equipamentos?

VUF e VUE so dois conceitos associados substituio de mquinas e equipamentos.
VUF diz respeito ao perodo da vida til dos materiais em que o seu desempenho
compatvel com o desempenho para o qual foi adquirido ou projetado.
VUE diz respeito ao perodo da vida til do material em que o seu custo operacional ou
de funcionamento compatvel com o de similares encontrados no mercado, para um
dado desempenho tomado como referncia.

72. Como estabelecer adequadamente a classificao da divisria de ambientes para
efeito de baixa?

Classificar como material de consumo devido fragilidade do mesmo. Sugere-se a incluso
dessa alterao na classificao oramentria, manual tcnico de oramento, visando
uniformizar tal procedimento por todos os gestores de patrimnio do Estado.

73. Como efetuar a baixa de um bem encaminhado para leilo?

Proceder baixa mediante termo de transferncia para o rgo responsvel pelo leilo, que
assumir a carga do bem.

74. Como dar sada de um bem, que existe, fisicamente, mas que pela falta de controle
no se sabe a origem deste, pois, o mesmo no foi localizado na relao geral de bens
do patrimnio?

Proceder avaliao para, em seguida, dar entrada no patrimnio e baixar conforme valor
avaliado.

75. Em caso de comodato, como proceder baixa, quando o comodatrio no mais tem o
objeto em seu poder, no oficiou o comodante a falta do referido bem ou comunicou o
seu extravio?



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Elaborar memorando para os superiores informando:

da no existncia ou da no localizao dos bens;

propor a formalizao de processo para efetuar a baixa dos bens no
localizados, notificando o comodatrio, inclusive, com a publicao da citao
para esclarecimentos a respeito do fato;

comunicar o fato Superintendncia do Sistema de Patrimnio, Materiais e
Servios (SAD) para a apurao de responsabilidades, conforme clusulas do
contrato.




76. Como dar a sada de livros tcnicos extraviados em uma unidade, quando o rgo no
possui informaes sobre a aquisio destes, em seu patrimnio?

Bens que no foram devidamente registrados como integrantes do patrimnio pblico ficam
mais susceptveis a extravio, furto ou outras formas de perda. Todavia, o responsvel por este
patrimnio poder responder, administrativamente, caso comprove a existncia de omisso
por sua parte, no procedendo aos devidos registros, em tempo hbil.

77. Bens pblicos foram colocadas venda atravs de leilo, sendo arrematados ao final
do exerccio fiscal de um ano. Todavia, a documentao comprobatria da operao,
somente, chegou unidade de patrimnio no exerccio seguinte. Como proceder a
baixa?

A baixa acontecer no exerccio atual, tomando por base a documentao, mesmo que esta
seja de perodos anteriores.

78. Como efetuar a baixa de material de distribuio gratuita, quando o rgo no possui
registro desses materiais?

Em razo das caractersticas do material deve haver procedimentos especficos para a sua
distribuio e, por meio desta, sua baixa. Em caso de dvidas sobre a destinao e o
atendimento dos propsitos a que se destinaria o material, formar comisso para
levantamento dos fatos.









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79. Como efetuar, adequadamente, a baixa de bens quando o rgo no tem referncia
do seu valor histrico?

A unidade somente perde a referncia de valor de um bem, quando esta no cumpre,
adequadamente, as suas finalidades entre as quais est a de manter atualizado o valor do
patrimnio aos seus cuidados. Para a regularizao da situao e a adequada baixa do
material do patrimnio, este dever estar, devidamente valorado, seja por avaliao tcnica
de especialista ou por intermdio de uma comisso de avaliao (equipe de especialistas).

80. Quando que os bens se tornam obsoletos?

Bens se tornam obsoletos principalmente por dois motivos.
a) a aquisio de quantidades desnecessrias superiores s necessidades de consumo
da unidade.

b) quando o gestor de materiais est desatualizado, em relao aos materiais
existentes no mercado e, mesmo que no adquira quantidades excessivas, pode
adquirir materiais que possam perder a sua funcionalidade, onerando, tambm
assim, o patrimnio publico.

81. Como proceder a baixa de bens semoventes por morte?
Obter atestado ou certido emitida por profissional habilitado (veterinrio) ou, quando no for
possvel, buscar o atestado de veracidade dos fatos junto , pelo menos, trs testemunhas.
(Art. 63, inciso 5 da Portaria SAD n 426, de 17/ 12/80).

82. Como proceder sada de bens, que sero dados em permuta por outro, de forma a
realizar os ajustes no sistema de patrimnio?

Os bens somente podero ter sua baixa realizada aps a formalizao da permuta, inclusive,
quando dados em pagamento por outro, fato este que deve estar corretamente registrado,
nos processos e publicaes pertinentes.

83. Quais os procedimentos legais para a baixa de um bem que foi dado em pagamento?

Aps a execuo da dvida, atualizar o valor do bem incorporando-o ao patrimnio e
proceder a baixa normalmente..

84. Se um rgo entregar um bem em garantia de dvidas, como dar a baixa?

Aps findar-se o processo de execuo da dvida. Enquanto isso no acontece, o bem
continuar de propriedade do rgo de origem.






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85. Quais so as penalidades para o gestor de patrimnio que no obedecer aos
procedimentos para levantamento de inventrios mensais, a fim de atender s
prestaes de contas mensais do governo?

Como qualquer servidor, estar sujeito s penalidades administrativas e at mesmo perda
das funes.




86. Quais os critrios para doao?

Quando, est inativo ou obsoleto, deve ser doado para outro rgo governamental ou
Entidade Filantrpica.

87. Quando se utiliza a modalidade concurso?

Para contratao de trabalho tcnico, cientfico ou artstico.

88. Em que caso deve ser aplicada a inutilizao de materiais?

A inutilizao se faz, quando do desfazimento ou renncia ao direito de propriedade e
quando a sua existncia se caracteriza como de risco. Por exemplo, materiais contaminados,
txicos ou venenosos, formulrios e carimbos, que podem ser utilizados de forma fraudulenta.
Nestes casos, o desfazimento deve seguir procedimentos especficos.


Link do manual completo:

www.sad.mt.gov.br/uploads/manuel%20de%20gerenciamento.......doc


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