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INSTITUTO DE EDUCACI Ó N SUPERIOR TECNOL Ó GICO P Ú BLICO “José Carlos Mariátegui” Carrera

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“José Carlos Mariátegui”

Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

MARISCAL NIETO SAMEGUA
MARISCAL NIETO
SAMEGUA

INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

“JOSÉ CARLOS MARIATEGUI”

CARRERA PROFESIONAL DE SECRETARIADO EJECUTIVO

I EST
I
EST

INFORME DESCRIPTIVO SOBRE LAS PRÁCTICAS REALIZADAS EN LA

UNIVERSIDAD “JOSE CARLOS MARIATEGUI”

REALIZADO POR:

TAMAR JEMIMA CHIRE CORVACHO

MOQUEGUA PERÚ

2013

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“José Carlos Mariátegui”

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MARISCAL NIETO SAMEGUA
MARISCAL NIETO
SAMEGUA

INFORMACIÓN GENERAL

  • 1. TITULO Informe de Prácticas Terminales

  • 2. AUTOR TamarJemimaChireCorvacho

  • 3. CARRERA PROFESIONAL Secretariado Ejecutivo

  • 4. INSTITUCIÓN I.E.S.T.P. “José Carlos Mariátegui”

  • 5. LUGAR DE PRÁCTICAS Universidad Privada “José Carlos Mariátegui” – Oficina de Extensión y Proyección Universitaria Oficina de Contabilidad

  • 6. DURACIÓN DE PRÁCTICAS

Inicio

:

18 -

03 - 2013

Término :

27 - 07 - 2013

  • 7. TOTAL DE HORAS

 

Horas

:

508 h.

  • 8. JEFE INMEDIATO Nombres y Apellidos: Dra. Dora MaytaHuiza Cargo en la Institución: Director de la Oficina de Contabilidad (Oficina de Extensión y Proyección Universitaria)

  • 9. ASESORA DEL INFORME Lic. Fresia G. Choque Machaca

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MARISCAL NIETO SAMEGUA
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SAMEGUA

DEDICATORIA

El presente trabajo está dedicado a Jehová Dios, a mi madre y a mi abuelita, que con denotado esfuerzo y sacrificio me ayudaron a culminar mis estudios superiores.

A mis queridas docentes que han sido guías en mi formación profesional, por el apoyo y enseñanza incondicional que me brindaron día a día.

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MARISCAL NIETO SAMEGUA
MARISCAL NIETO
SAMEGUA

PRESENTACIÓN

Señora Directora del Instituto de Educación Superior Tecnológico “José Carlos

Mariátegui”; Señores miembros del Jurado Calificador, de conformidad con lo estipulado en las normas legales vigentes y de acuerdo a la Resolución Ministerial Nº 738-85-ED

“Normas para la Programación, Ejecución y Evaluación de las Prácticas Profesionales de los Institutos Superiores Tecnológicos Estatales y No Estatales”; presento el Informe de Prácticas Finales, realizadas en Universidad José Carlos Mariátegui - Moquegua, en la Oficina de Carrera Profesional de Contabilidad.

Durante la realización de mis prácticas he demostrado esmero y dedicación, como también he utilizado todos mis conocimientos adquiridos por medio de la enseñanza que me brindaron todos los profesores de la especialidad de Secretariado Ejecutivo con la

finalidad de dejar bien a la Institución donde me he formado como profesional como es el

Instituto de Educación Superior Tecnológico Público “José Carlos Mariátegui”.

Pongo a consideración el presente Informe de Prácticas Pre Profesionales; asimismo agradecer al personal en la Oficina de Carrera Profesional de Contabilidad, por el apoyo que me brindaron. Asimismo, espero que el presente informe sirva de aporte y orientación para los estudiantes que vienen siguiendo estudios en la Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo, por ser este el resultado del esfuerzo e interés de hacer las cosas en forma eficiente y eficaz, de esta manera llegar a ser una profesional competitiva en Secretariado Ejecutivo.

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MARISCAL NIETO SAMEGUA
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INTRODUCCIÓN

El presente informe consta de tres Capítulos, en el que se especifica aspectos generales del lugar donde se ha realizado las Prácticas Profesionales, el Marco Teórico como soporte normativo de la entidad y la descripción de las acciones efectuadas como parte de la etapa de prácticas en las que se aplica conocimiento y se adquiere experiencias como Profesional en Secretariado Ejecutivo.

CAPITULO I : Aspectos Generales de la Universidad Privado José Carlos Mariátegui: Reseña Histórica, Ubicación, Finalidad, Visión, Misión, Objetivos, Funciones Generales, Estructura Orgánica de la Institución.

CAPITULO II : Marco Teórico: Descripción del área, Funciones de la Oficina de la Carrera Profesional de Contabilidad, Objetivos, Descripción del Organismo en que se realizaron las Practicas Profesionales y Desarrollo de los documentos administrativos.

CAPITULO III : Aspectos Técnicos de las Prácticas Profesionales: Técnicas utilizadas, descripción del desarrollo de las prácticas profesionales, exponiendo las actividades y técnicas que fueron aplicadas para cada una de las labores asignadas, así como los procedimientos aplicados durante el periodo de Prácticas en la Oficina de Carrera Profesional de Contabilidad de la Universidad José Carlos Mariátegui.

Para culminar el presente informe, expongo las conclusiones y sugerencias, como una

alternativa de tenerse en cuenta para una mejor calidad de enseñanza y formación profesional en la Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo en el Instituto de

Educación Superior Tecnológico Público “José Carlos Mariátegui”.

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MARISCAL NIETO SAMEGUA
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INDICE

PRESENTACION

INTRODUCCION

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES

  • 1.1 Reseña Histórica de la Universidad Privada “José Carlos Mariátegui”

  • 1.2 Ubicación

  • 1.3 Finalidad

  • 1.4 Visión

  • 1.5 Misión

    • 1.5.1 Estructura Orgánica

1.1.1

1.1.2

Visión

1.1.3

Misión

1.1.4

Estructura Orgánica

  • 1.1.4.1 Órgano de Control

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  • 1.1.4.2 Órganos de Asesoramiento

    • 1. La Oficina de Asesoría Legal

    • 2. La Oficina de Planificación y Cooperación Técnica.

  • 1.1.4.3 Órganos de Apoyo

    • 1. Secretaria General

    • 2. Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional

    • 3. Oficina de Bienestar Universitario

    • 4. Instituto de Investigación

    • 5. Centro de Extensión y Proyección Universitaria

    • 6. Oficina de Servicios Académicos, Evaluación y Registro Central

    • 7. Oficina de Personal

    • 8. Oficina de Economía y Finanzas

    • 9. Oficina de Logística y Servicios Generales

  • 10. Oficina de Infraestructura Física

    • 1.1.4.4 Órganos Descentralizados

      • 1. Oficina de Admisión

      • 2. Centro de Estudios Pre-Universitario

      • 3. Centro Universitario de Cómputo y Sistemas.

      • 4. Centro de Idiomas

      • 5. La coordinación de la Sub-Sede Ilo

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    • 1.1.4.5 Órganos de Línea

    • 1.1.4.6 Organigrama de la Universidad José Carlos Mariátegui

    • 1.1.4.7 Las Facultades de la Universidad José Carlos Mariátegui45

      • 1. FACULTAD DE INGENIERÍA; con las Carreras Profesionales de:

        • a) Ingeniería Civil.

        • b) Ingeniería Mecánica

        • c) Ingeniería de Sistemas e Informática

        • d) Ingeniería Agroindustrial

        • e) Ingeniería Pesquera

        • f) Ingeniería Ambiental

  • 2. FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS, EMPRESARIALES Y PEDAGÓGICAS; con las Carreras Profesionales de:

    • a) Derecho

    • b) Contabilidad

    • c) Educación: Mención Primaria

    • d) Ingeniería Comercial

    • e) Ciencias Administrativas y Marketing Estratégico

  • 3. FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD; con las Carreras

  • Profesionales de:

    • a) Obstetricia

    • b) Enfermería

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
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    CAPITULO II MARCO TEÓRICO

    • 2.1. Descripción de la Prácticas Profesionales ......................................

    • 2.2. Objetivos de las Prácticas Profesionales .........................................

    • 2.3. Descripción del Organismo donde se realizaron las Prácticas Profesionales ...................................................................

    • 2.4. Conceptualización Básica ..............................................................

      • 2.4.1. Documentos

    Administrativos ..................................................

    • 2.4.2. Clasificación de Documentos .................................................

    • 2.4.3. Estilos Formales de la Redacción ..........................................

    • 2.4.4. Estilo de Puntuación de un Documento ..................................

    • 2.4.5. Redacción .............................................................................

    • 2.5. Actividades Desarrolladas ...............................................................

      • 2.5.1. Tramite Documentario ...........................................................

      • 2.5.2. Redacción y Transcripción de Documentos ........................... 2.5.2.1. Oficio ......................................................................

      • 2.5.3. Archivo de Documentos ........................................................

    2.5.4

    Atención de

    Llamadas Telefónicas .........................................

    2.5.5.

    Atención al

    Público ................................................................

    • 2.6. Equipos de Oficina ..........................................................................

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    CAPITULO III ASPECTOS TECNICOS DE LAS PRÁCTICAS PROFESIONALES

    • 3.1. Técnicas Utilizadas en las Prácticas Profesionales .........................

      • 3.1.1. Técnica de Redacción .......................................................

      • 3.1.2. Técnica de Digitación ........................................................

      • 3.1.3. Técnica de Archivo ............................................................

      • 3.1.4. Técnica

    Secretarial ............................................................

    • 3.2. Actividades Desarrollas en las Prácticas Profesionales ...................

      • 3.2.1. Trámite Documentario .......................................................

        • 3.2.1.1. Recepción de Documentos .........................................

        • 3.2.1.2. Registro de Documentos Recibidos ............................

        • 3.2.1.3. Distribución de Documentos Recibidos .......................

        • 3.2.1.4. Documentos Remitidos ...............................................

  • 3.2.2. Redacción y Transcripción de documentos .....................

  • 3.2.3. Archivo de Documentos ..................................................

  • 3.2.4. Atención de Llamadas Telefónicas ..................................

  • 3.2.5. Atención

  • al Público ..........................................................

    • 3.3. Equipos de Oficina Utilizados .......................................................

      • 3.3.1. Computadora ..................................................................

      • 3.3.2. Impresora ........................................................................

      • 3.3.3. Teléfono ..........................................................................

      • 3.3.4. Scaner .............................................................................

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    • 3.4. Materiales de Oficina ...................................................................

    CONCLUSIONES .................................................................................. SUGERENCIAS ..................................................................................... ANEXOS ............................................................................................... BIBLIOGRAFIA

    CAPITULO I

    ASPECTOS GENERALESDE LA UNIVERSIDAD “JOSÉ CARLOS MARIÁTEGUI”

    • 1.6 Reseña Histórica de la Universidad Privada “JCM”

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
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    Fue creada como UNIVERSIDAD PRIVADA DE MOQUEGUA por ley Nº 25153 del 23 de diciembre de 1989 con las carreras profesionales: Ingeniería de Minas, Ingeniería Mecánica, Ingeniería Civil, Ingeniería Ambiental, Ingeniería Pesquera e Ingeniería Agroindustrial.

    Desde su inicio fue su sede principal en el distrito de Moquegua, provincia de Mariscal Nieto, departamento de Moquegua, donde figura como persona jurídica sin fines de lucro y empezó a brindar su servicio educativo el 15 de abril de 1991. Desde esa fecha se ha convertido por méritos propios en una progresista ventana hacia el desarrolla integral de todos aquellos que son conscientes que para cumplir su sol para con la sociedad, la mejor forma es a través de una eficiente profesionalización, por la cual se ha convertido en una firme esperanza de consolidación de metas de grandeza espiritual y calidad humana.

    En el Puerto Industrial de Ilo, en el año 1996 empezaron sus actividades académicas con tres carreras profesionales: Ingeniería Mecánica, Derecho y Contabilidad.

    El 03 de abril del 2001 La Comisión Organizadora presidida por el

    Doctor Miguel Fuentes

    Chávez

    y

    la

    presidían el Doctor Juan

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
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    Rodríguez Pantigoso como Vicepresidente Administrativo y el Licenciado Ramón Vera Robalcaba como Vice presidente Académico, asumieron con entrega y convicción el gran compromiso, frente a la plana docente, la familia estudiantil y el pueblo en conjunto de institucionalizar la universidad, la misma que se hizo efectiva en

    un lapso de 13 meses. Por eso el 28 de mayo del 2002 se consiguió el gran sueño de su institucionalización mediante resolución Nº 389- 2002-ANR y como fruto de esta resolución el 13 de noviembre del 2002 se promulgó el primer estatuto de la Universidad y posteriormente el 30 de diciembre del mismo año, fueron elegidos el Rector y Vicerrector en un ambiente democrático y en estricto cumplimiento de la ley universitaria y del mencionado estatuto, actos que garantizan la autonomía y credibilidad de la Universidad Privada

    de Moquegua “José Carlos Mariátegui.

    Desde aquella memorable fecha, figura en su historial institucional como autoridades de la Universidad Privada de Moquegua “José Carlos Mariátegui, su primer Rector Mgr. Alberto Coayla Vilca y Vicerrector Dr. Javier Flores Arocutipa, quienes por su experiencia y capacidad en estas lides, se han convertido en auténticos líderes de avanzada al poner en práctica todo un conjunto de procesos del sistema de educación superior universitaria, con lo que asegura que

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
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    SAMEGUA

    egresen

    de

    sus

    aulas,

    profesionales

    de

    excelente

    calidad,

    competitivos en cualquier latitud regional nacional y del exterior.

    Actualmente, nuestra Universidad oferta dieciocho carreras profesionales y son las siguientes:

    Ingeniería de Sistemas e Informática Ingeniería Civil Ingeniería Mecánica Eléctrica Ingeniería Agronómica Ingeniería Agroindustrial Ingeniería Ambiental Ciencias Jurídicas, Empresariales y Pedagógicas Contabilidad Derecho Educación Inicial Educación Primaria Educación Secundaria Ingeniería Comercial Ciencias Administrativas y Marketing Estratégico Ciencias de la Salud Enfermería Obstetricia

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    Odontología

    • 1.7 Ubicación La Oficina de Contabilidad (Extensión y Proyección Universitaria), se encuentra en el Campus la Villa en el quinto piso, en el Departamento de Moquegua.

    • 1.8 Finalidad Este despacho esta encargado de proponer normas, procedimientos y políticas, e implementar todo lo relacionado a la Proyección Social y a extender el que hacer universitario hacia la comunidad, así mismo proyectar y mejorar la imagen de nuestra Institución en la colectividad. La Oficina de Contabilidad (Extensión y Proyección Universitaria).

    La

    Carrera

    Profesional,

    forma

    parte

    de

    una

    Facultad,

    es

    una

    dependencia

    de

    línea

    académica,

    que

    se

    encarga

    de

    dirigir

    y

    administrar el Plan de estudios de la carrera que en ella se desarrolla y

    que conduce a

    un

    Grado

    Académico

    de Bachiller

    y

    a

    un

    Título

    Profesional correspondiente.

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
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    SAMEGUA

    Art. 28º La Carrera Profesional, agrupa a los estudiantes que cursan una misma carrera y está a cargo de un Director, que es designado por el Consejo de Facultad y por el período de dos (02) años. Art. 29º Son funciones de una Carrera Profesional:

    • a) Formular y aplicar las políticas y objetivos profesionales, su organización curricular y sumillas de los cursos de acuerdo con su Plan de Estudios aprobado por el Consejo de Facultad.

    • b) Elaborar sus Planes de Estudio, proponer su modificación y adecuación.

    • c) Programa sus necesidades académico-administrativas-económicas y las presenta a la Facultad para su aprobación.

    • d) Solicita a los Departamentos Académicos o por intermedio de las Facultades la designación de los profesores que requiere para cumplir con su Plan de Estudios.

    • e) Nombra sus Comisiones permanentes y especiales para el mejor cumplimiento de sus objetivos.

    • f) Evalúa periódicamente el cumplimiento de sus fines y objetivos para informar a la Facultad. g) Organiza las prácticas pre-profesionales en coordinación con las dependencias públicas y privadas.

    • h) Propone a la Facultad él número de vacantes para el Examen de Admisión.

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    • i) Controla el avance silábico de los docentes, informa al Decano y a través de un consolidado al Vicerrectorado.

    • j) Controla el cumplimiento del cronograma académico de los docentes (prácticas, trabajos y exámenes) así como las respectivas notas e informa al Decano.

    • k) Implementa las matrículas a los estudiantes.

    • l) Otras que le señale el Consejo de Facultad y el presente Reglamento.

    1.9

    Visión

    Hacer de cada hombre un profesional académico de excelencia al

    servicio de la equidad social mundial.

    1.10 Misión

    Formamos profesionales académicos, investigadores, tecnólogos, creativos, competentes y comprometidos en la solución de los problemas de la comunidad, generando y desarrollando conocimientos científicos y humanísticos a través de los cuales se formulen

    alternativas de desarrollo humano, cultura, bienestar y equidad social.

    • 1.10.1 Estructura Orgánica

      • 1.10.1.1 Órgano de Control

    La Oficina de Auditoría Interna es el órgano de control interno de la Universidad, ejerce su competencia sobre todas

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    las dependencias Académicas o administrativas de la Institución. La Oficina de Auditoría Interna, está encargada de planificar, organizar y ejecutar las actividades de control como apoyo y asesoramiento a la gestión universitaria de conformidad a la política institucional y en concordancia con las normas legales y técnicas vigentes. Las funciones de la Oficina de Auditoría Interna son las siguientes:

    • a) Formular el Plan Anual de Control de la Institución y proponerlo al Consejo Universitario para su aprobación.

    • b) Evaluar en forma periódica el funcionamiento del sistema de control interno de la Universidad, para garantizar su eficacia y eficiencia.

    • c) Efectuar el control o verificación posterior y concurrente de la correcta administración de los recursos humanos, materiales, económicos y financieros y los resultados de los objetivos y metas institucionales programados.

    • d) Examinar las operaciones, durante el proceso y posterior a su ejecución a fin de evaluar la veracidad, integridad,

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    legalidad y eficacia en concordancia con los dispositivos legales vigentes

    • e) Ejecuta el control durante el proceso y posterior a la Gestión Académica y administrativa interna de conformidad con las normas vigentes.

    • f) Recomienda las acciones con la finalidad de corregir y mejorar la gestión administrativa y económica-financiera de la Universidad.

    • g) Informa al Rector de la Universidad y por su intermedio al Consejo Universitario y Asamblea Universitaria de las auditorias y/o exámenes especiales que realiza; así como las infracciones a las disposiciones legales o administrativas detectadas.

    • h) Asesora a la autoridad en todo lo concerniente a las materias de su competencia funcional; así como a las distintas unidades operativas que lo requieran.

    • i) Efectúa el seguimiento y evaluación de la aplicación de las medidas correctivas propuestas como fruto a las auditorías realizadas, con la finalidad de que se levanten o superen las observaciones y recomendaciones planteadas.

    • j) Las demás que le señalen los dispositivos legales vigentes y/o los que le encargue el Rector.

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    1.10.1.2 Órganos de Asesoramiento

    1. La Oficina de Asesoría Legal es el órgano responsable de brindar asesoramiento sobre aspectos jurídico-legales a la Alta Dirección y a las diferentes dependencias de la Universidad.

    La Oficina de Asesoría Legal como órgano asesor tiene por finalidad pronunciarse dentro del marco jurídico-legal sobre aspectos que así lo solicite la Alta Dirección o alguno de sus miembros, así como las demás dependencias académico administrativas de la Institución. Las funciones de la Oficina de Asesoría Legal son las siguientes:

    a)Absuelve las consultas de carácter jurídico-legal que le solicita el Rectorado y las distintas dependencias de la Universidad. b)Opina sobre los dispositivos legales y sobre las normas que formula la Universidad, para regular el ordenamiento interno. c)Asesora a la Alta Dirección en asuntos que tenga implicancia jurídico-legal.

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    d)Se

    pronuncia sobre aspectos legales en los

    procedimientos administrativos a los docentes y personal administrativo y de servicios. e)Propone y/o se pronuncia sobre Convenios, Contratos y otros instrumentos normativos internos dentro del marco de su competencia.

    • 1. La Oficina de Planificación y Cooperación Técnica Nacional e Internacional, es responsable de la presentación a través del Rector, del Plan de Desarrollo Institucional, de los Planes Anuales Operativos o de

    Funcionamiento y de su evaluación, siendo la encargada de implementar y conducir los sistemas de Planificación, Racionalización, Estadística y Presupuesto. Es también la encargada y responsable de formular el Programa de Cooperación de la Institución, el mismo que debe considerar las actividades y proyectos susceptibles de ser financiados por la cooperación, especialmente en lo relacionado a Capacitación, Investigación y Proyección Universitaria. Las Funciones de la Oficina de Planificación y Cooperación Técnica Nacional e Internacional son:

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    • a) Formular y proponer a la Alta Dirección los objetivos y metas para el desarrollo y funcionamiento planificado de la Universidad, así como las políticas de gestión pertinentes.

    • b) Sistematiza el funcionamiento orgánico de la Institución, mediante las políticas internas aprobadas en relación a la formación profesional, investigación, proyección y extensión universitaria.

    • c) Organiza y evalúa las acciones o actividades de los Sistemas de planificación, Racionalización, Presupuesto y Estadística.

    • d) Promueve y coordina la participación de la Universidad en la formulación de los Planes Institucionales, Sectoriales y Regionales, así como prevé su evaluación.

    • e) Participa en la formulación, programación y evaluación presupuestal institucional de cada año, para lo cual se tomará en cuenta los indicadores y lineamientos propuestos por la Alta Dirección.

    • f) Ejecuta los ajustes pertinentes de acuerdo a las disposiciones del Rectorado, de los Programas,

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    Proyectos y Presupuestos, según las políticas de gestión universitaria.

    • g) Formula en atención a las políticas institucionales el Plan de Desarrollo y Funcionamiento de la Universidad.

    • h) Orienta y coordina la formulación de los diferentes Planes de Desarrollo Institucional o por áreas en sus distintas etapas del proceso técnico.

    • i) Formula y propone las diferentes políticas de racionalización de nuestros recursos en concordancia con la política institucional y el Plan de Desarrollo.

    • j) Formula y propone el Programa de Cooperación Institucional, en el que se deben incluir las políticas relacionadas a la obtención de recursos para Capacitación, Investigación y Proyección Universitaria.

    • k) Asesora a la Alta Dirección y a las diferentes dependencias académicas de la Universidad, para posibilitar su acceso a la Cooperación Nacional o Internacional y que permita reforzar las actividades y proyectos de Cooperación, conservación del medio ambiente y defensa de nuestros recursos naturales.

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    MARISCAL NIETO
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    • l) Supervisa la ejecución de los Programas, Actividades y Proyectos de Cooperación y evalúa sus resultados.

    • m) Propone las normas, supervisa y evalúa el desarrollo de los Convenios de Cooperación y ayuda mutua.

    • n) Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente Reglamento.

    • 1.1.4.3 Órganos de Apoyo 1. Secretaría General es un órgano de apoyo administrativo que asiste al Rector, con carácter eminentemente ejecutivo. El Secretario General es el Fedatario de la Universidad. Secretaría General es la encargada de implementar

    operativamente

    las

    decisiones

    de

    la Alta Dirección,

    Consejo Universitario, Asamblea Universitaria; a fin de darle una funcionalidad y dinamismo a la gestión universitaria, centraliza y registra los grados y títulos que

    confiere la Universidad; así como toda la documentación de la Institución.

    El Secretario

    General,

    desarrolla

    las

    siguientes

    funciones:

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    MARISCAL NIETO
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    • a. Actúa como Secretario de la Alta Dirección, del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria.

    • b. Certifica los Libros de Actas de las diferentes dependencias académicas o administrativas de la Institución.

    • c. Refrenda los Títulos, Grados, Diplomas y Certificados expedidos por la Universidad y autentica sus copias.

    • d. Coordina la Agenda y las actividades del Rector, en especial de las que dependen operativamente de la Alta Dirección para consolidar la unidad y coherencia institucional.

    • e. Sistematiza los acuerdos y dictámenes del Consejo Universitario y Asamblea Universitaria, para la proyección de las Resoluciones.

    • f. Organiza la documentación y antecedentes necesarios para el despacho del Rector, así mismo la preparación pertinente de la documentación para las Sesiones del Consejo Universitario y Asamblea Universitaria.

    • g. Mantiene actualizado el Padrón de Grados y Títulos de la Universidad, para su remisión a la Asamblea Nacional de Rectores.

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    2. La Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional

    Es un órgano de apoyo técnico administrativo a la Alta

    Dirección de la Universidad y en forma directa e inmediata al Rector. La Oficina de Comunicación e Imagen Institucional es la encargada de la administración integral del proceso de relaciones y comunicación con la comunidad, las cuales deben orientarse a promover los servicios y bienes que ofrece la Universidad a su público-objetivo y a mejorar, consolidar y proyectar una imagen positiva de la Institución. La Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional, desarrolla las siguientes funciones:

    a. Desarrolla actividades de comunicación, información y relaciones públicas al interior y exterior de la Institución, principalmente de los objetivos, funciones, metas y acciones realizadas o por realizar. b. Realiza coordinaciones con entidades públicas y privadas, gubernamentales o no-gubernamentales para complementar la visión de la Universidad. b) Coordina y asiste a la Alta Dirección y demás dependencias, así como en los eventos académicos,

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    de investigación, de extensión y proyección universitaria, además se encarga del protocolo y de la atención en todos los actos oficiales.

    • c) Desarrolla acciones y actividades de promoción de la Imagen Institucional, en el ámbito interno, regional, nacional e internacional, para lo cual debe utilizar todas las estrategias y mecanismos a su alcance.

    • d) Responsabilizarse de la edición y difusión del Boletín Oficial de nuestra Alma Mater.

    • e) Coordina y asesora a la Alta Dirección para mantener

    las mejores relaciones con los medios de comunicación y particularmente con la prensa. 3. La Oficina de Bienestar Universitario es un órgano de apoyo administrativo a la Alta Dirección, de carácter técnico-normativo dedicado a desarrollar programas de bienestar estudiantil y laboral. Oficina de Bienestar Universitario es la encargada de conducir programas asistenciales de salud, socio- económicos, deportivos y recreacionales; los mismos que persiguen el bienestar del trabajador y el mejor rendimiento de la población estudiantil.

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    La Oficina de Bienestar Universitario, desarrolla las siguientes funciones:

    • a) Establece, conduce y ejecuta las políticas para el desarrollo de los servicios médico-asistenciales, socio- económicos, deportivos y de recreación.

    • b) Formula el Plan y propone su presupuesto para las distintas actividades y programas a su cargo.

    • c) Planifica, organiza, coordina y evalúa las actividades conducentes a lograr incentivos o becas de los estudiantes, mediante el estudio socio-económico.

    • d) Realiza acciones y/o programas de control epidemiológico de las enfermedades de transmisión con mayor incidencia en la comunidad universitaria.

    • e) Programa, coordina y ejecuta actividades deportivas y recreacionales entre los miembros de la comunidad universitaria.

    • f) Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente

    Reglamento. 4. El Instituto de Investigación es un órgano de apoyo, de carácter técnico-normativo y de coordinación e implementación de la política en investigación de la Universidad.

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    El Instituto de Investigación es el encargado de proponer las normas, procedimientos y políticas en materia de investigación a fin de darle coherencia institucional a la investigación y a la producción intelectual de sus miembros en la Universidad. El Instituto de Investigación, desarrolla las siguientes funciones:

    a) Formula, supervisa y evalúa la aplicación de la política de investigación en nuestra Universidad. b) Propone las normas y los procedimientos que deben seguirse desde la formulación de un Proyecto de Investigación hasta su culminación y publicación del mismo. c) Promueve el desarrollo de planes de Cooperación con instituciones gubernamentales y no-gubernamentales dedicadas a este mismo fin, para implementar acciones conjuntas. d) Coordina y supervisa con los Centros de las Facultades e Institutos especializados, el avance y desarrollo de los Proyectos de Investigación de la

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    Universidad o los realizados y aprobados para realizar conjuntamente con otras dependencias.

    • e) Gestiona y canaliza los fondos específicos para el desarrollo de la investigación en la Universidad.

    • f) Sistematiza los resultados de los trabajos de investigación concluidos para su difusión al mundo científico.

    • g) Organizar el archivo y el acervo documentario sobre los trabajos de investigación concluidos y los que están en ejecución.

    • h) Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente Reglamento.

    5. El Centro de Extensión y Proyección Universitaria es un órgano de apoyo, de carácter técnico-normativo y de coordinación e implementación de la política en Extensión y Proyección Universitaria de nuestra Institución. El Centro de Extensión y Proyección Universitaria, es el encargado de proponer las normas, procedimientos y políticas, e implementar todo lo relacionado a la Proyección Social y a extender el quehacer universitario

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    hacia la comunidad, así mismo proyectar y mejorar la imagen de nuestra institución en la colectividad. El Centro de Extensión y Proyección Universitaria, desarrolla las siguientes funciones:

    a) Propone políticas de gestión y genera procedimientos administrativos para la implementación de acciones y actividades de extensión y proyección universitaria. b) Planifica, organiza, ejecuta y evalúa la labor de proyección social y extensión universitaria en el ámbito institucional. c) Propicia la vinculación de la Universidad con la colectividad local y regional. d) Coordina con las diferentes dependencias de la Universidad la asistencia, asesoramiento y apoyo técnico a los sectores organizados de la región. e) Coordina con las instancias respectivas de la Institución, la difusión de las actividades académicas, administrativas, producción de bienes y prestación de servicios que desarrolla la Universidad.

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    • f) Promueve y organiza eventos culturales y científicos, de promoción de la ciencia, el arte, la tecnología, con los Centros específicos de las Facultades.

    • g) Organiza, apoya y asesora a los diferentes grupos artísticos de la Universidad.

    • h) Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente Reglamento.

    6. La Oficina de Servicios Académicos, Evaluación y

    Registro Central es un órgano de apoyo, de carácter técnico-normativo, en los aspectos académico, registro técnico (OSAERC) y en los diferentes servicios académicos que brinda la Universidad. La Oficina de Servicios Académicos, Evaluación y Registro Central es la encargada de formular y proponer las normas, procedimientos y políticas de gestión académica y técnico-pedagógicas para garantizar una

    eficiente y confiable administración universitaria; de la misma manera se encarga de formular las normas, procedimientos y políticas de gestión que permita a la Universidad brindar de la mejor manera los servicios académicos de apoyo a la formación profesional; también

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    es la responsable de brindar el soporte en impresiones y publicaciones del material bibliográfico para la Institución y para la parte académica. La Oficina de Servicios Académicos, Evaluación y Registro Central, desempeña las siguientes funciones:

    • a) Organiza, dirige y supervisa el funcionamiento de la Biblioteca y Hemeroteca de la Universidad.

    • b) Organiza y centraliza la estadística sobre la existencia, renovación y uso bibliográfico de la Institución.

    • c) Centraliza y administra los equipos y bienes de Laboratorio, para ofrecer un mejor servicio a los estudiantes y docentes en el proceso de enseñanza.

    • d) Proyecta y propone el mantenimiento de los equipos y bienes a su cargo y/o requiere la renovación o modernización de los mismos.

    • e) Propone la adquisición y suscripción de publicaciones periódicas para la hemeroteca, así como del material audiovisual necesario.

    • f) Propone las normas, administra y supervisa los Laboratorios, Talleres y Gabinetes de la Institución.

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    • g) Propone y coordina la aplicación de las normas y políticas referentes al mejor desarrollo académico que brinda la Universidad a los estudiantes y profesores.

    • h) Planifica, organiza y desarrolla las actividades en relación al funcionamiento de la Editorial e Imprenta Universitaria.

    • i) Promueve y promociona la edición, publicación e impresión de material bibliográfico que incida en el mejoramiento del proceso de enseñanza-aprendizaje de nuestra Universidad.

    • j) Presta servicios de impresión de folletos, boletines, formularios y diversos impresos que requiera la Institución o personas ajenas a ésta.

    • k) Se encarga de la edición y reproducción de libros, textos universitarios, separatas, etc. que apoyen a la formación académico-profesional.

    • l) Implementa y archiva toda la información estadística con relación al proceso de ingreso, matrículas, certificados, actas de evaluación y egresados de la Universidad.

    • m) Procesa y mantiene la información sobre los Grados y Títulos otorgados por las Facultades y la Universidad

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    • n) Procesa y coordina la evaluación docente en cada semestre y propone las acciones correctivas o de reciclaje para los que obtengan calificación no apropiada para el ejercicio de la Docencia en la Universidad.

    • o) Codifica expedientes, apertura récords académicos, confecciona listas de estudiantes matriculados, egresados y custodia los archivos de los estudiantes.

    • p) Mantiene la información estadística y demográfica de la población estudiantil, graduada y titulada por semestres y años académicos.

    • q) Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente Reglamento.

    7. La Oficina de Personal es un órgano de apoyo técnico- normativo y administrativo, encargada de conducir y administrar los Sistemas Administrativos de personal, remuneraciones y escalafón. La Oficina de Personal, desempeña las siguientes funciones:

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    • a. Planifica, organiza, dirige y controla la implementación de los diferentes sistemas administrativos a su cargo.

    • b. Confecciona los diferentes tipos de planillas para el personal de la institución, según su condición y régimen.

    • c. Procesa y sistematiza la información sobre la asistencia, permanencia y puntualidad de los docentes y personal administrativo de la Institución.

    • d. Coordina y ejecuta todas las acciones que permitan una adecuada organización del escalafón del personal docente y administrativo de la Institución.

    • e. Emite informes técnicos sobre los asuntos de su competencia (tiempo de servicios, labores realizadas, etc.) así como para el otorgamiento de beneficios sociales.

    • f. Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente Reglamento.

    8. La Oficina de Economía y Finanzas es un órgano de

    apoyo

    de carácter técnico económico contable y

    financiero, encargada de conducir el desarrollo de los

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    sistemas de Contabilidad y Tesorería, así como del control de la ejecución presupuestal. La Oficina de Economía y Finanzas, tiene las siguientes funciones:

    • a) Participa en la ejecución y control del Presupuesto General de la Institución.

    • b) Conduce y centraliza el proceso contable da la Universidad.

    • c) Formula el Balance General Anual de la Institución.

    • d) Gestiona, provee, rinde cuentas y contabiliza los fondos de la Universidad.

    • e) Supervisa, controla y ejecuta los Contratos que suscribe la Institución.

    • f) Capta y registra los recursos por las diferentes modalidades, para financiar los proyectos de desarrollo que formule la Universidad.

    • g) Lleva y mantiene los registros contables de ingresos y egresos al día y brinda información oportuna.

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    h) Lleva

    registros

    de

    valores

    en

    custodia,

    cheques

    pendientes de pago, comprobantes de pago por

    i)

    regularizar, cartas fianzas, etc. Otras que le asigna la Alta Dirección Reglamento.

    y el presente

    9. La Oficina de Logística y Servicios Generales es un órgano de apoyo técnico y de ejecución, encargada de proporcionar bienes, materiales y servicios para el desarrollo de las actividades académicas y administrativas de la Universidad. La Oficina de Logística y Servicios Generales, tiene las siguientes funciones:

    a) Coordina, supervisa y ejecuta las diferentes acciones concernientes al Sistema Administrativo de Abastecimientos. b) Coordina con la Oficina de Economía y Finanzas la ejecución presupuestal para la adquisición de bienes y servicios para la Universidad.

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    • c) Controla estadísticamente la ejecución del gasto en bienes y servicios en concordancia con el Presupuesto Institucional aprobado para cada año.

    • d) Gestiona y monitorea los trámites que se requieran para el desaduanaje o importación de equipos o bienes para la Institución.

    • e) Verifica las características de los bienes y equipos adquiridos según las órdenes de compra y las cotizaciones previas, aprobadas por la Comisión respectiva.

    • f) Coordina y ejecuta las acciones para lograr el almacenamiento y distribución de los bienes adquiridos, según normas.

    • g) Formula y desarrolla las actividades para lograr el acondicionamiento, reparación y mantenimiento de los bienes y servicios de la Institución.

    • h) Se encarga de la protección y custodia de las instalaciones, bienes, equipos y demás enseres de la Universidad.

    • i) al

    Mantiene

    día

    el

    margesí

    de

    bienes

    de

    la

    Universidad.

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    j)

    Otras que le asigna la Alta Dirección Reglamento.

    y el presente

    10. La Oficina de Infraestructura Física es un órgano de apoyo técnico y es la encargada de la implementación del Plan de Desarrollo Físico de la Institución, así como de la ejecución y supervisión de los estudios, obras, adecuaciones, mantenimiento y áreas verdes de los campus universitarios. La Oficina de Infraestructura Física, tiene las siguientes funciones generales:

    a) Elabora, propone, evalúa y ejecuta los Planes de Desarrollo Físico y Equipamiento de la Universidad. b) Elabora los Programas de Inversión y propone al Consejo Universitario las construcciones, reparaciones, adecuaciones, mantenimiento y mejoramiento de las áreas verdes de la Universidad. c) Supervisa las obras, remodelaciones, reparaciones, instalaciones y mantenimiento de la infraestructura física; así mismo se encarga de la supervisión de los

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    Expedientes Técnicos o Estudios encargados por Concurso, Contrato o por Licitación.

    • d) Presenta los estudios de Pre-inversión y de Inversión para su aprobación en el Consejo Universitario antes de su ejecución; así como las propuestas de expedientes técnicos para que se aprueben su ejecución, equipamiento y áreas verdes.

    • e) Propone acciones de mantenimiento y conservación de los edificios existentes, equipos, instalaciones y áreas verdes.

    • f) Otras que le asigna la Alta Dirección y el presente Reglamento.

    • 1.1.4.4 Órganos Descentralizados 1. La Oficina de Admisión es un órgano descentralizado de apoyo a la Alta Dirección, responsable de llevar a cabo el

    Proceso de selección de postulantes para el ingreso a la Universidad.

    La Oficina de Admisión tiene por finalidad seleccionar los

    estudiantes egresados del nivel secundario

    o

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    MARISCAL NIETO
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    bachillerato, para ser admitidos a la Universidad y cursar estudios universitarios superiores en alguna de las Carreras Profesionales que ofrece nuestra Universidad. La Oficina de Admisión tiene las siguientes funciones:

    • a. Planifica, propone y ejecuta los Concursos de Admisión en sus diferentes etapas que la Universidad haya determinado para la selección de los postulantes a la Universidad.

    • b. Programa, presupuesta y ejecuta el Plan de Admisión, aprobado por el Consejo Universitario a propuesta del Rector, en el que se determine el uso racional de los recursos captados; así como de los recursos humanos y materiales para la ejecución de éste.

    • c. Coordina con las Facultades y Carreras, el número de vacantes para consolidarse en cada año y elevarlos al Consejo Universitario para su aprobación.

    • d. Diseña, organiza y mantiene el Banco de Preguntas de la Institución.

    • e. Garantiza la transparencia y legalidad de todas las etapas del Concurso de Admisión de cada año.

    • f. Evalúa el proceso de Admisión e informa sobre las incidencias producidas en la cobertura de vacantes.

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    MARISCAL NIETO
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    g. Otras

    que

    le asigne

    la

    Alta dirección

    y

    el presente

    Reglamento.

    2. El Centro de Estudios Pre-Universitario es un órgano descentralizado, responsable de la preparación de los postulantes a los diferentes exámenes de admisión que organiza la Universidad y otras entidades educativas. El Centro de Estudios Pre-Universitario tiene por finalidad revisar, profundizar e impartir conocimientos en las diferentes materias, para lograr su admisión a una de las vacantes que ofrece la Universidad y continuar sus estudios universitarios superiores. El Centro de Estudios Pre-Universitarios tiene las siguientes funciones:

    a) Planifica, programa e implementa los diferentes Ciclos de preparación para los postulantes a la Universidad. b) Desarrolla y ejecuta el Programa de actividades académicas del Centro. c) Evalúa el rendimiento académico de los postulantes y determina el ingreso a los de mayor calificación, según la política de la Universidad; exonerándolos del Examen de Admisión a la Universidad.

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    d) Desarrolla estudios y coordinaciones con los Centros Educativos de Secundaria para contribuir a mejorar el nivel académico y educativo de nuestra educación en el Perú. e) Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente Reglamento.

    3. El Centro Universitario de Cómputo y Sistemas es un órgano descentralizado de apoyo académico, responsable de la formación de especialistas y técnicos calificados en el campo de la computación, la informática y los sistemas en la Universidad. El Centro Universitario de Cómputo y Sistemas se encarga de impartir enseñanza superior especializada de mando medio, en el campo de la Computación, informática y de la administración de los servicios de comunicación e intercomunicación electrónica, así como de la producción de software. El Centro Universitario de Cómputo y Sistemas tiene las siguientes funciones:

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    • a. Programa y ejecuta la formación académica, capacitación y perfeccionamiento en los campos de la computación, informática y las telecomunicaciones.

    • b. Administra y supervisa la red informática de la Universidad, así como las redes nacionales e internacionales.

    • c. Desarrolla, uniformiza y adecua el software de carácter educativo o aplicativo para las diferentes funciones de la Universidad.

    • d. Asesora y brinda asistencia técnica en la instalación, operación y mantenimiento de los equipos de Cómputo de la institución.

    • e. Apoya al desarrollo de programas de enseñanza en computación, informática y telecomunicaciones para las diferentes dependencias de la Universidad.

    • f. Desarrolla acciones de extensión y proyección educativa que contribuyan al mejoramiento del nivel educativo de la comunidad.

    • g. Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente Reglamento.

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    4. El Centro de Idiomas es un órgano descentralizado de apoyo académico, responsable de la formación de especialistas en la enseñanza y traducción de idiomas extranjeros y nativos en la Universidad. El Centro de Idiomas tiene por finalidad desarrollar enseñanza intensiva y especializada en idiomas extranjeros y nativos, además de encargarse de apoyar en la formación de idiomas extranjeros a los estudiantes de la Universidad, así como de la traducción correspondiente. El Centro de Idiomas tiene las siguientes funciones:

    a) Planifica, organiza y desarrolla Programas de enseñanza de idiomas extranjeros y nativos. b) Desarrolla Programas dirigido a docentes, estudiantes y administrativos para el aprendizaje de un idioma extranjero o nativo. c) Organiza eventos y cursos de extensión, conducentes al afianzamiento del Centro y del conocimiento de idiomas extranjeros y nativos. d) Brinda servicios de traducción de documentos técnicos y académicos a la colectividad.

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    MARISCAL NIETO
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    • e) Efectúa trabajos de investigación sobre las diversas lenguas nativas de la Región a fin de profundizar su conocimiento.

    • f) Otras que le asigne la Alta Dirección y el presente Reglamento.

    5. La

    Coordinación

    de

    la

    Sub-Sede

    Ilo,

    es

    una

    dependencia descentralizada de apoyo administrativo, responsable de la conducción académica-administrativa y del posicionamiento de la Universidad en la Sub-Sede. La Coordinación de la Sub-Sede Ilo, tiene por finalidad

    brindar apoyo logístico y administrativo a la actividad académica de la Universidad en esta Sub-Sede; así como coordina todas las acciones de comunicación e imagen institucional en dicha Provincia.

    La Coordinación de la Sub-Sede Ilo, tiene las siguientes funciones:

    a. Brinda servicio logístico y de apoyo administrativo a la actividad académica en la Provincia de Ilo.

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
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    b. Planifica,

    organiza

    y

    desarrolla

    Programas

    de

    posicionamiento

    e

    imagen

    institucional

    en

    dicha

    Provincia. c. Otras que Reglamento.

    le asigne la Alta Dirección

    y el presente

    • 1.1.4.5 Órganos de Línea

    La administración de las Facultades cuenta con órganos de gobierno, asesoramiento, apoyo y de línea o ejecución; para garantizar su adecuado funcionamiento, según lo normado en el Estatuto y en el presente Reglamento.

    Los responsables y miembros de

    los

    órganos de

    asesoramiento, de apoyo

    y

    de

    Línea

    o Ejecución de

    las

    Facultades de la Universidad, son designados por el Consejo de facultad.

    Las Comisiones que conforman el Órgano de Asesoramiento de una Facultad de la Universidad, tienen como función la formulación de los Planes de Desarrollo y Funcionamiento de éstas, contribuyen con la revisión, actualización y adecuación de los Planes Curriculares de cada Carrera Profesional,

    INSTITUTO DE EDUCACI Ó N SUPERIOR TECNOL Ó GICO P Ú BLICO “José Carlos Mariátegui” Carrera

    INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

    “José Carlos Mariátegui”

    Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA

    planean e implementan la evaluación docente con fines de ratificación, promoción o separación de los profesores ordinarios y de continuación de su contrato para los contratados. El órgano de apoyo de una Facultad es el encargado de brindar el apoyo académico, técnico y administrativo a las diferentes dependencias de la Facultad y a sus miembros que lo conforman, además está a su cargo implementar operativamente los acuerdos y disposiciones de los órganos de gobierno de la Facultad.

    El responsable del órgano de apoyo de la Facultad, es el Director de la Carrera Profesional y es un Profesor Ordinario, designado por el Consejo de Facultad.

    Las funciones, atribuciones y competencias de cada uno de los Órganos de una Facultad, serán normadas y distinguidas en el Manual de Organización y Funciones de la respectiva Facultad.

    • 1.1.4.6 Las Facultades de la Universidad José Carlos Mariátegui

    INSTITUTO DE EDUCACI Ó N SUPERIOR TECNOL Ó GICO P Ú BLICO “José Carlos Mariátegui” Carrera

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    “José Carlos Mariátegui”

    Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA

    Las

    Facultades

    tienen

    la

    siguiente

    estructura

    académico

    administrativa:

     
    • a) Órganos de Gobierno y Dirección

    • Consejo de Facultad • Decanato

    • b) Órganos de Asesoramiento

    • Comisión Académico Curricular

    • c) Órganos de Línea y Ejecución

    • Carreras Profesionales • Departamentos Académicos

    • Centro de Investigación, Extensión y Proyección

    Universitaria

    Las Funciones de una Facultad son:

    • a) Elige sus representantes entre sus miembros.

    • b) Elabora, aprueba y modifica sus Reglamentos, normatividad interna,

    • c) Plan de desarrollo y Funcionamiento a corto y mediano plazo.

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    Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA
    • d) Elabora, aprueba y administra los Planes de Estudios de cada una de las Carreras Profesionales que pertenecen a ella.

    • e) Planifica, ejecuta y evalúa la enseñanza, la investigación, la extensión y proyección universitaria, la producción de bienes de bienes y prestación de servicios.

    • f) Organiza y ejecuta los servicios de apoyo académico y técnico administrativo, para alcanzar el logro de los objetivos de la Facultad y de cada una de las Escuelas bajo su jurisdicción.

    • g) Organiza el sistema de consejería, tutoría y horarios de clase de los estudiantes.

    • h) Capacita y evalúa permanentemente a su personal docente y personal administrativo a su cargo.

    • i) Planifica y organiza las prácticas pre-profesionales de los estudiantes con las distintas entidades públicas y privadas.

    • j) Determina las equivalencias de estudio y certificaciones de otras universidades, así como es responsable de las convalidaciones de los cursos de las áreas de su competencia.

    • k) Mantiene estrecha relación con sus graduados con fines de capacitación y participación en el gobierno de su Facultad.

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    “José Carlos Mariátegui”

    Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA
    • l) Se responsabiliza de la seguridad y mantenimiento de los bienes e instalaciones asignadas a su dependencia.

    • m) Conduce el proceso de selección, ratificación, asenso, cambio de dedicación, licencias y comisiones de servicio de los docentes adscritos a ella.

    • n) Propone el número de vacantes para cada proceso de admisión, para las distintas Carreras a su cargo.

    • o) Aprueba a su nivel el otorgamiento de Grados Académicos de Bachiller y Títulos Profesionales de las Carreras bajo su competencia.

    Las Facultades, funcional y operativamente dependen del Rector y por delegación del Vicerrector. La Universidad, tiene las siguientes Facultades:

    1.

    FACULTAD

    DE

    INGENIERÍA;

    con

    las

    Carreras

    Profesionales de:

    • a) Ingeniería Civil.

    • b) Ingeniería Mecánica

    • c) Ingeniería de Sistemas e Informática

    • d) Ingeniería Agroindustrial

    • e) Ingeniería Pesquera

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    “José Carlos Mariátegui”

    Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA
    • f) Ingeniería Ambiental

    • 2. FACULTAD

    DE

    CIENCIAS

    JURÍDICAS,

    EMPRESARIALES Y PEDAGÓGICAS; con las

    Carreras Profesionales de:

    • a) Derecho

    • b) Contabilidad

    • c) Educación: Mención Primaria

    • d) Ingeniería Comercial

    • e) Ciencias Administrativas y Marketing Estratégico

    • 3. FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD; con la Carreras Profesionales de:

      • a) Obstetricia

      • b) Enfermería

    La Universidad en cumplimiento con la Ley Universitaria,

    confiere los siguientes Grados Académicos de Bachiller yTítulos Profesionales, a través de sus Carreras Profesionales y Facultades correspondientes:

    • 1. FACULTAD DE INGENIERIA:

    INSTITUTO DE EDUCACI Ó N SUPERIOR TECNOL Ó GICO P Ú BLICO “José Carlos Mariátegui” Carrera

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    “José Carlos Mariátegui”

    Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA
    • a) Carrera Profesional de Ingeniería Agroindustrial:

    • Grado de Académico: Bachiller en ingeniería

    Agroindustrial

    • Título Profesional: Ingeniero Agroindustrial

    • b) Carrera Profesional de Ingeniería Civil:

    • Grado Académico: Bachiller en Ingeniería Civil • Título Profesional: Ingeniero Civil.

    • c) Carrera Profesional de Ingeniería Mecánica:

    • Grado Académico: Bachiller en Ingeniería

    Mecánica. • Título Profesional: Ingeniero Mecánico

    • d) Carrera Profesional de Ingeniería de Sistemas e Informática:

    • Grado Académico: Bachiller en Ingeniería de

    Sistemas e Informática.

    • Título Profesional: Ingeniero de Sistemas e

    Informática

    • e) Carrera Profesional de Ingeniería Pesquera:

    • Grado Académico: Bachiller en Ingeniería Pesquera

    • Título Profesional: Ingeniero Pesquero

    • f) Carrera Profesional de Ingeniería Ambiental

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    Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA

    • Bachiller Académico: Bachiller en Ingeniería

    Ambiental

    • Título Profesional: Ingeniero Ambiental

    2.

    FACULTAD

    DE

    CIENCIAS

    JURÍDICAS,

    EMPRESARIALES Y PEDAGÓGICAS:

    • a) Carrera Profesional de Derecho:

    • Grado Académico: Bachiller en Derecho y

    Ciencias Políticas

    • Título Profesional: Abogado

    • b) Carrera Profesional de Contabilidad:

    • Grado Académico: Bachiller en Contabilidad • Título Profesional: Contador Público

    • c) Carrera Profesional de Educación

    • Grado Académico: Bachiller en Educación

    • Título Profesional: Licenciado en Educación,

    Mención Primaria.

    • d) Carrera Profesional de Ingeniería Comercial:

    • Grado Académico: Bachiller en Ingeniería Comercial

    • Título Profesional: Ingeniero Comercial

    e) Ciencias Administrativas y Marketing Estratégico

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    “José Carlos Mariátegui”

    Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA

    Grado

    Académico:

    Bachiller

    en

    Ciencias

     

    Administrativas

    y

    Marketing Estratégico

    Título

    Profesional:

    Licenciado

    en

    Ciencias

     

    administrativas Marketing Estratégico

    y

    3. FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD:

    • a) Carrera Profesional de Obstetricia:

    • Grado Académico: Bachiller en Obstetricia

    • Título Profesional: Licenciado en Obstetricia.

    • b) Carrera Profesional de Enfermería:

    • Grado Académico: Bachiller en Enfermería •Título Profesional: Licenciado (a) en Enfermería

    1.1.4.7

    Organigrama

    de

    la

    Universidad

    Privada

    José

    Carlos

    Mariátegui

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    “José Carlos Mariátegui”

    Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA
    C.P. ADMINISTRACIÓN
    C.P. ADMINISTRACIÓN
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    “José Carlos Mariátegui”

    Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA

    CAPITULO II

    MARCO TEÓRICO

    • 2.1. OBJETIVOS DE LAS PRÁCTICAS PROFESIONALES

      • Poner en práctica la parte teórica aprendida en el aula para resolver diversas situaciones que se presenta y a la vez mejorar las pautas que se nos brindan.

      • Adquirir experiencia en el trabajo que se tendrá que desempeñar a diario, tomando cada vez mayor agilidad y eficiencia.

      • Afianzar los conocimientos adquiridos durante los tres años de estudios en el Instituto. Hasta que logremos un perfecto desenvolvimiento en cada una de las tareas que nos son asignadas.

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    “José Carlos Mariátegui”

    Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA
    • Lograr la mejor comunicación entre cada uno de los que integran las actividades diarias, tanto compañeros de trabajo, jefes de la oficina, público o visitantes, etc.

    • A través de estos nuevos conocimientos que se van adquiriendo nos trazamos metas a futuro, tenemos nuevas aspiraciones de superación en el campo laboral.

    • Conocer todo el trámite y movimiento que se da a diario dentro de la institución.

    2.2. DESCRIPCIÓN

    DEL

    ORGANISMO

    DONDE

    SE

    REALIZARON

    LAS

    PRÁCTICAS PROFESIONALES

    Las prácticas profesionales se efectuaron en la Universidad José Carlos Mariátegui. Precisamente primero en la Oficina de Extensión y Proyección Universitaria y luego en la Oficina de Contabilidad, responsable de programar, dirigir, y coordinar la administración documentaria y gestión administrativa que requiera la Alta Dirección, de la Universidad José Carlos Mariátegui, así como dirigir las acciones de información, comunicación y archivo está a cargo del(a) Asistente Administrativo(a) de la Carrera Profesional, funcionario(a) de confianza que depende jerárquica y funcionalmente del Director de carrera.

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    “José Carlos Mariátegui”

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA

    SON FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD

    • a) Proponer las necesidades docentes en función a los requerimientos de las Carreras y Facultades.

    • b) Propone los profesores para los fines de docencia, investigación,

    proyección y extensión universitaria, así como para la producción de bienes y prestación de servicios.

    • c) Coordina, elabora y evalúa los syllabus de los cursos a su cargo según las sumillas de los Planes de Estudio.

    • d) Coordina y ejecuta el desarrollo del proceso de enseñanza-aprendizaje.

    • e) Implementa el registro y control de las diferentes actividades lectivas y no lectivas de los docentes adscritos a él.

    • f) Promueve y apoya la participación de los docentes en todas las actividades propias de su calidad (investigación, extensión y proyección, producción, etc.).

    • g) Evalúa el desarrollo de las diferentes actividades programadas por los

    docentes.

    • h) Propone la necesidad del requerimiento de nuevas plazas docentes, según los Planes de Estudio de las Carreras; así como se pronuncia sobre la ratificación, asenso, cambio de régimen de los docentes.

    • i) Participa en la elaboración de los Planes de Estudio de las Carreras Profesionales.

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA

    j) Vela por las condiciones adecuadas de trabajo de sus miembros, lo cual permitirá cumplir a cabalidad sus funciones. k) Programa la capacitación y actualización de sus miembros. l) Otras que le asigne la Facultad y el presente Reglamento.

    DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS EMPRESARIALES Y PEDAGOGICAS DIRECTOR DE LA CARRERA ASISTENTE ADMINISTRATIVA
    DECANO DE LA FACULTAD DE
    CIENCIAS JURIDICAS EMPRESARIALES
    Y PEDAGOGICAS
    DIRECTOR DE LA
    CARRERA
    ASISTENTE
    ADMINISTRATIVA
    • 2.3. CONCEPTUALIZACIÓN BÁSICA

    2.3.1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

    El documento administrativo es una comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la administración pública como en la privada, con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la Constitución

    Política, las leyes y las normas de cada entidad o institución.

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA

    Los documentos administrativos permite establecer la comunicación entre entidades públicas y privadas, entre éstas y personas ajenas a ellas, y dentro de las instituciones, con sus trabajadores, administrados, usuarios o clientes para lograr sus fines y objetivos.

    2.3.2. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

    • A. POR SU CIRCULACIÓN

      • INTERNO Se lleva a cabo dentro de una misma institución y/o organización.

      • EXTERNO Se produce entre instituciones diferentes, entre personas naturales y jurídicas.

  • B. POR SU CONTENIDO

    • GESTION Los documentos que se generan son: Informes y Oficios.

  • C. POR SU ÁMBITO a.

  • INTERNA

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA

    Es la comunicación que se cursa entre los diferentes órganos de una misma entidad o institución.

    b.

    EXTERNA Tenemos Oficial y no Oficial.

    • OFICIAL: Es la que se cursa entre entidades estatales y/o particulares.

    • NO OFICIAL: Es la que se cursa entre personas y es de tipo particular y/o personal.

    2.3.3. ESTILOS FORMALES DE LA REDACCIÓN

    Los estilos formales de redacción más difundidos tanto en la administración pública como en la administración privada son tres:

    • BLOQUE El estilo bloque se caracteriza por indicar la redacción de los párrafos del texto sin dejar sangría. Conocemos en el nombre de sangría al espacio en blanco correspondiente por lo general a 5 letras que

    se

    deja

    al

    empezar el primer renglón de casa párrafo del texto de un

    documento.

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA
    “ -----------------------------------------------" …………. .............................. .............................. ………… ... …… .. , ………………

    -----------------------------------------------"

     

    ………….

    ..............................

    ..............................

    ………… ...

    ……

    ..

    ,

    ………………

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA
    • SEMIBLOQUE

    El estilo semibloque se singulariza por comenzar la redacción de los párrafos del texto dejando sangría.

    “-----------------------------------------------" ………… .. , ………… .. ……… .. ............................... ............................... ............................... ...........................................
    “-----------------------------------------------"
    …………
    ..
    ,
    …………
    ..
    ……… ..
    ...............................
    ...............................
    ...............................
    ...........................................
    • BLOQUE EXTREMO El estilo bloque extremo se distingue por comenzar la redacción de todas las partes del documento en el margen izquierdo, a excepción del nombre del año que mantiene su ubicación habitual y del sello de legalización que se imprime al lado derecho de la firma.

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    “José Carlos Mariátegui”

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA
    “ ----------------------------------------------" …………, ………………. ................................... ................................... ...................................

    ----------------------------------------------"

    …………, ……………….

    ...................................

    ...................................

    ...................................

    2.3.4. ESTILOS DE PUNTUACION DE UN DOCUMENTO

    Es natural dudar acerca de la graficación de determinados signos de puntuación al término de las partes de un documento o de los elementos de dichas partes. Esta graficación de determinados signos depende de la clase de puntuación que se adopte.

    Distinguimos tres clases de puntuación:

    • Abierta

    • Cerrada

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA
    • Mixta

    (Esta última se denomina también puntuación estándar)

    PUNTUACION DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO

     

    ABIERTA

     

    CERRADA

     

    MIXTA

    No emplea signos de puntuación después de:

    Usa los siguientes signos:

     

    La puntuación mixta utiliza puntuación abierta para las

    a) Punto

    después

    de

    la

    partes del

    a)

    La fecha:

    fecha:

    encabezamiento

    Ica, mayo 17 de 2012

    Ica, mayo 17 de 2012.

     

    y emplea puntuación cerrada para las partes del término, con la

    b)

    Las

    líneas

    del

    b) Coma,

    al

    conducir las

    excepción para

    destinatario:

    líneas del destinatario,

    la postfirma usa

     

    a

    excepción

    de

    la

    puntuación

    última que lleva punto:

    abierta.

    Señor:

    IVAN ARCE

       

    ARCE

       

    Jefe de

     

    Señor: IVAN ARCE ARCE,

     

    Imprenta

    Jefe de Imprenta,

    CIUDAD

     
     

    CIUDAD.

    INSTITUTO DE EDUCACI Ó N SUPERIOR TECNOL Ó GICO P Ú BLICO “José Carlos Mariátegui” Carrera

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    “José Carlos Mariátegui”

    Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA

    c)

    Del asunto:

    c) Punto,

    al

    terminar

    el

     
     

    asunto:

     

    Asunto: Permiso.

     

    Asunto: Permiso

     

    d) La referencia:

    • d) al

    Punto

    finalizar

    la

     

    referencia:

     

    Ref.: Of. Nº 176-2012- DP

    Ref.: Of. Nº 176-2012- DP,

     
     

    de 19-11-2012

     
     

    de 19-11-2011.

     
    • e) La antefirma:

    • e) Coma, al finalizar antefirma:

    la

     

    Atentamente

     
       

    Atentamente,

     
    • f) La identificación del

    f)

    Coma después de

    la

    firmante, luego de

    identificación

    del

    su cargo:

    firmante y punto al final del cargo:

    Lic. Luis Díaz Vega

    Lic. Luis Díaz Vega,

     
     

    Programador

     
    INSTITUTO DE EDUCACI Ó N SUPERIOR TECNOL Ó GICO P Ú BLICO “José Carlos Mariátegui” Carrera

    INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

    “José Carlos Mariátegui”

    Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA
       

    Programador.

       
    • g) Las líneas del anexo

    g) Punto

    al conducir

    la

     

    mención

    del

    último

    documento anexado:

     

    ANEXOS

     
    • 01 C. medico

     

    ANEXOS:

    • 02 C. trabajo

    • 01. C. medico

     
    • 02. C. de trabajo.

    • h) Las líneas de “con copia” o distribución:

     

    h) Punto al terminar la nómina respectiva:

     

    c.c.:

    c.c.: Subdirección

     
     

    Subdirección

     

    Archivo

     
     

    Archivo.

    • i) Del pie de pagina

    i)

    punto, al finalizar el pie de página:

    OVR/rrr

     
     

    OVR/pgg.

    2.3.5. REDACCIÓN

    INSTITUTO DE EDUCACI Ó N SUPERIOR TECNOL Ó GICO P Ú BLICO “José Carlos Mariátegui” Carrera

    INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

    “José Carlos Mariátegui”

    Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA

    Redactar es expresar por escrito los pensamientos y conocimientos

    ordenados con anterioridad, teniendo una correcta ortografía,

    lenguaje adecuado expresado de manera clara y correcta.

    La redacción es una labor muy delicada en la que es conveniente

    poner toda la capacidad para lograr una comunicación efectiva. Se

    adquiere mediante ensayo progresivo, la práctica constante, el

    entusiasmo y el interés de cada uno, para alcanzar su dominio.

    • A. Documento Un documento es un escrito que contiene información, con determinados atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el emisor, que permite mantener comunicación

    con

    la

    expresión

    escrita

    y

    una

    correcta

    redacción.

    • B. Generalidades en un Documento

      • Adecuada presentación.

      • Ubicación de las partes del documento de acuerdo al contenido.

      • Reflejar interés y formalidad.

    INSTITUTO DE EDUCACI Ó N SUPERIOR TECNOL Ó GICO P Ú BLICO “José Carlos Mariátegui” Carrera

    INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO

    “José Carlos Mariátegui”

    Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo

    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA
    • Los documentos se elaboran en 2 clases de formatos: A4 y A5. Papel A-4: Oficial, medidas: 29.7 cm. largo y 21 cm. ancho. Papel A-5: Medidas: 21 cm. largo y 14.8 cm. ancho.

    • Los documentos debe tener estética, proporcionalidad y reflejar una presentación adecuada.

    • En los documentos se debe establecer márgenes proporcionados.

    • El documento debe contener los datos e información necesaria y apropiada para que el mensaje sea completo y entendible.

    • Generalmente el Formato A4 es utilizado para la elaboración de correspondencia externa como por ejemplo oficios. Y el formato A5 para comunicaciones internas como el Memorándum.

    • C. El Texto El texto o cuerpo es la parte sustancial o principal de todo documento, comprende el desarrollo ordenado del mensaje que se desea transmitir.

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    Etapas de la Elaboración del Texto

    • Concepción, Es la etapa inicial de la elaboración del texto. Es lo que motiva escribir para dar respuesta o efectuar un trámite o satisfacer acciones de gestión. Más o menos nos da una pauta de lo que tendremos que hacer.

    • Recolección de datos, Una vez que se tiene idea del documento a redactar, se procede a reunir todo el material y la información necesaria.

    • Bosquejo sintético de ideas, Se realiza anotaciones cortas, tipo telegramas, de las principales ideas que contendrá el documento. Comprende la relación de las principales ideas ya ordenadas lógicamente, listas para ser desarrolladas.

    • Elaboración y evaluación del borrador, Una vez que se bosquejen las ideas, se elabora el borrador, que no viene a ser más que el desarrollo de lo que se desea comunicar. Concluido el borrador, se somete las ideas a ser verificadas cuando se elabora el texto.

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    Las exposiciones escritas deben ser consecutivas, para

    no perder el objetivo del mensaje, se verifica si los

    datos e información están completos porque esto

    complementa lo que expresamos.

    • Elaboración del documento: Efectuada la etapa anterior, se procede al digitado del documento, dándole el formato que corresponda, dentro de los criterios de racionalidad, pulcritud y concreción.

    2.3.6. REDACCIÓN Y TRANSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS

    2.3.6.1.

    INFORME

    Es un documento de carácter interno, es sustentatorio,

    mediante el cual se analiza, se emite opinión, sugerencia,

    propuestas, previos estudios. Además también sustenta

    hechos y ocurrencias suscitados en una empresa

    El informe es un documento por el cual se hace conocer el

    avance o la culminación de acciones encomendadas o la

    ocurrencia de hechos considerados de interés. Por ejemplo una

    secretaria puede enviar un informe por propia iniciativa sobre la

    pérdida del teclado del computador; o el presidente de una

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
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    comisión investigadora puede hacer lo propio sobre los

    resultados de la investigación que ha realizado su comisión.

    El informe es utilizado por los trabajadores de los Sectores Público y privado y se redacta en papel A4.

    Área de Difusión

    El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institución o empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel.

    Facultad para Firmar Informes

    La facultad para firmar informes la tienen:

    • Los servidores que no desempeñan cargos para dirigirse a sus jefes inmediatos.

    • Los que ocupan cargos para comunicarse con sus superiores y con los de su igual jerarquía.

    ESTRUCTURA DEL INFORME

    PARTES DE:

    PRINCIPALES COMPLEMENTARIAS

    Destinatario

    Código

    TamarJemimaChireCorvacho

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
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    ENCABEZAMIENTO

    Asunto

    Destinator

    Lugar-

    Fecha

    Referencia

    CUERPO

    CUERPO Texto

    Texto

    Ante Firma

    Adjunto o Anexos

    Firma

    TERMINO

    Post Firma

    Pie de pagina

    Con Copia

    Clases

    1. Informe Ordinario

    a. Usos:

    El informe ordinario lo usan los que desempeñan cargos

    para

    informar

    a

    sus

    superiores

    sobre

    el

    avance

    de

    acciones programadas.

    El informe ordinario sirve para evaluar el desarrollo de

    acciones previstas, porque proporciona información sobre

    el porcentaje de avance en períodos determinados y sobre

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    las condiciones en las que se ejecutan dichas acciones.

    Los órganos de decisión, en base a estos informes, varían

    metas y/o medios cuando lo consideran pertinente.

    Además, el informe ordinario constituye un verdadero

    documento de trabajo, porque también sirve para formular

    proyectos, resúmenes, cuadros estadísticos,

    comparaciones, etc. Por eso, toda información que

    suministre debe ser fría, objetiva e imparcial.

    b. Características

    • Es regular y rígido. Regular, porque se remite periódicamente,

    cada

    vez que

    transcurre el lapso

    fijado de antemano; y rígido, porque su estructura bajo

    determinados lineamientos dados también con

    anticipación.

    • El informe ordinario puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, bimestral, trimestral o semestral. Su remisión es obligatoria en dos casos:

      • Cuando vence el plazo fijado para su presentación sin que medie petición expresa de la autoridad; y

      • Cuando lo solicita la superioridad, aun en cualquier época.

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
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    • Por lo general es numerado.

    • La mayoría lleva título y es enviado con oficio o memorando de remisión.

    • Hay dependencias que usan formularios diseñados especialmente de acuerdo con la información que deben reportar.

    2. Informe Extraordinario

    • a. Usos

    El informe extraordinario lo usan los que desempeñan

    cargos, los responsables o miembros de comisiones

    (tengan o no responsabilidad directiva) o cualquier otro

    servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos

    de trabajo.

    • b. Características:

    • Es irregular y flexible;

    es

    decir, no

    se fijan periodos

    estrictos para su remisión ni normas rígidas para su

    redacción.

    • Los informes extraordinarios se envían: Ha pedido de la autoridad.

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
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    • Cuando es necesario comunicar sobre el avance o la culminación de una tarea encomendada, haya o no petición de la superioridad.

    • Si se presentan casos imprevistos de interés.

    • Pueden ser numerados o no. La numeración de los informes extraordinarios es obligatoria sólo si el remitente desempeña cargo administrativo.

    • Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de remisión.

    • No llevan título.

    3. Informe Técnico

    a. Usos

    El informe técnico lo usan los especialistas para informar

    sobre las acciones que han ejecutado en el cumplimiento

    de la misión encomendada.

    El informe técnico se redacta solamente cuando lo solicita

    la

    autoridad.

    Es

    un

    documento

    instructivo, ilustra,

    suministra elementos de juicio, orienta las acciones de la

    autoridad, particularmente en el tratamiento,

    esclarecimiento o solución de

    problemas o hechos

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    delicados que requieren conocimientos especializados. Es

    un instrumento valioso para la toma de decisiones. Es

    elaborado por a uno o más especialistas. Entre el informe

    técnico y el dictamen existen muchas similitudes. El

    primero informa sobre hechos o acciones ejecutadas; el

    segundo, opina sobre estudios realizados.

    b. Características

    • En el código lleva “informe técnico” como nombre del documento.

    • Usa obligatoriamente “referencia”

    • Es numerado.

    • El que firme lo hace con su respectivo sello de

     

    colegiatura.

    2.3.6.2.

    OFICIO

    Es un documento de carácter oficial, que se utiliza en

    los organismos del Sector Público; y por extensión, en

    algunas instituciones educativas, culturales, sociales y

    deportivas que no dependen del Estado.

    El oficio es un documento protocolar que vincula, en

    especial, a las autoridades de más alta jerarquía.

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    Se

    usa con la finalidad de comunicar y coordinar

    acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir

    documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de

    trabajos administrativos.

    Área de Difusión

    El oficio se difunde en dos niveles; a nivel externo, es decir,

    fuera de una institución; y a nivel interno, dentro de ella.

    • A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellas que ocupan cargos directivos.

    • A nivel interno, enlazan a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o institución.

    Las entidades que conforman el Sector Privado emplean la

    carta en vez del oficio para su comunicación externa.

    Facultad para firmar Oficios

    Los

    oficios

    de

    circulación

    externa;

    Son

    firmados

    solamente por la máxima autoridad de la institución o por

    quien hace sus veces.

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    SAMEGUA

    Sin embargo, en caso de existir la necesidad de enviar

    oficios fuera de la institución, abordando asuntos específicos

    de trabajo, pueden los que dirigen los órganos internos

    hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin

    comprometer la responsabilidad de la referente autoridad.

    • Los oficios de circulación interna; son firmados por los que desempeñan cargos directivos en la institución.

    ESTRUCTURA DEL OFICIO

    PARTES DE:

    PRINCIPALES

    COMPLEMENTARIAS

    Membrete

    Referencia

    Nombre del

    año

    Atención

    Lugar y Fecha

    Código

    Destinatario

    ENCABEZAMIENTO

    TamarJemimaChireCorvacho

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA

    R

    e

    CUERPO

    d

    a

    C

     

    TERMINO

    l

    a

    s

    e

    s

    Asunto

    Texto

    Ante Firme

    Adjunto o Anexos

    Firma

    Post Firma

    Pie de Pagina

    Con Copia

    Distinguimos dos clases de oficios: simple y múltiple.

    1. Oficio Simple

    a.

    Usos

    El oficio simple, conocido comúnmente solo como

    “oficio”, se emplea para comunicar disposiciones,

    consultar, responder, remitir documentos u objetos,

    realizar gestiones, presentar personas, participar la

    realización de actividades, coordinar acciones,

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
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    SAMEGUA

    transcribir documentos y para proporcionar cualquier

    otra información a un solo destinatario.

    b. Características

    El oficio simple tiene un solo destinatario que viene

    a ser la persona, dependencia o institución que se

    nomina en la parte llamada “destinatario”.

    Los datos del destinatario son escritos siguiendo el

    curso natural del mecanografiado del documento, o

    sea, que no se deja en blanco el espacio

    correspondiente al destinatario, como sucede en los

    oficios y memorandos múltiples.

    Lleva la palabra “oficio” en el código como

    denominación del documento.

    Usa “con copia”.

    Es mecanografiado con pocas copias: el original se

    remite al destinatario y las copias, a los que se

    indica en la “con copia”.

    2. Oficio Múltiple

    a. Usos

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    MARISCAL NIETO SAMEGUA
    MARISCAL NIETO
    SAMEGUA

    El oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o

    cualquier otra información simultáneamente a varios

    destinatarios.

    Sobre este particular, revisando los manuales de

    redacción, las directivas internas y los archivos de los

    organismos estatales, hallamos dos denominaciones:

    “oficio circular” y “oficio múltiple” para referirse al oficio que