Curso de Excel Programa Informtica en la Escuela Gestin de archivos

n esta leccin, le explicaremos los comandos que necesitar conocer para comenzar a trabajar en esta aplicacin. Crear nuevos documentos, guardarlos, ver sus propiedades y realizar bsquedas de archivos, sern algunos de los puntos a tratar.

Extensin de archivos
En este apartado, le ensearemos las diferentes extensiones que los archivos abiertos en Microsoft Excel pueden mostrar. De esta forma, podr distinguir si un archivo pertenece a un programa o a otro. Excel puede mostrar varias extensiones de archivos, dependiendo del objeto que almacene: Tipo de archivo Libro de trabajo Copia de seguridad rea de trabajo Plantilla Opciones especiales Extensin .xls .bak .xlw .xlt .xla

Nota: Los archivos de Opciones especiales proporcionarn a Excel un conjunto de opciones adicionales. Estos archivos se suelen corresponder con macros automticas, que puede cargar la aplicacin al arrancar, o bien usted por su cuenta, y que al ejecutarse, ofrecen nuevas rdenes a los mens.

Abrir y Cerrar
Una de las ventajas que encontramos al trabajar con PCs es la de guardar nuestros archivos en documentos electrnicos que nos permitirn seguir accediendo a ellos siempre que queramos. Para acceder a un libro de trabajo guardado previamente, tendr varias posibilidades: 1. Localice el men Archivo y, en la lista que se despliega, seleccione la orden Abrir. 2. Tambin podr hacer clic directamente sobre el botn Abrir de la Barra de herramientas Estndar. 3. Ejecutando el comando Abrir con cualquiera de estas alternativas, aparecer el cuadro de dilogo del mismo nombre. Dentro de l, tendr la posibilidad de abrir el tipo de archivo que desee utilizando la lista desplegable Tipo de archivo. En su interior, ver todos los archivos que Excel reconoce.

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4. Con la lista desplegable Buscar en seleccionar la carpeta en cuyo interior se encuentra el archivo que quiere abrir. Tambin podr realizar la bsqueda del documento o carpeta utilizando la Barra de Ubicaciones. 5. Con el botn Subir un nivel, visualizar el contenido de la carpeta anterior a la que se encuentre, y con el botn Atrs, volver a las carpetas utilizadas anteriormente segn el orden en que usted las visit. 6. Si tiene acceso a Internet, puede abrir un archivo directamente desde una direccin Web con el botn Buscar en el Web.

7. Dentro del men Herramientas, podr tener una carpeta donde almacenar sus archivos ms utilizados usando el comando Agregar a Favoritos. Dentro de este mismo men, tambin encontrar los comandos: buscar, eliminar, cambiar nombre, imprimir, conectar a unidad de red y propiedades, para trabajar con sus documentos. 8. Cuando haya especificado el tipo de archivo que quiere localizar, en la parte superior del cuadro Abrir, se mostrar una lista con los documentos que se ajustan a sus necesidades. Seleccione el que desee visualizar. 9. Para ver el documento seleccionado, pulse el botn Abrir. Por otro lado, si hace clic sobre la flecha que tiene este botn, aparecer una lista con un conjunto de opciones que incorporarn una serie de caractersticas que le permitirn: abrir el archivo como slo lectura, visualizarlo como una copia del archivo escogido, o bien, abrirlo en el explorador.

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10. La presentacin de los archivos en la lista, se corresponder con uno de los cuatro modos que nos permite Excel. Presione el botn Vistas para comprobar sus modalidades: Iconos grandes: Los nombres de los archivos aparecern acompaados de un icono de grandes dimensiones. Iconos pequeos: Los nombres de los archivos aparecern acompaados con iconos de pequeas dimensiones. Lista: Con esta opcin los archivos incluidos en la carpeta seleccionada, se mostrarn formando un listado. Detalles: Muestra informacin adicional de los archivos, como tamao, tipo de archivo, fecha y hora de la ltima modificacin. Propiedades: Presenta caractersticas del archivo seleccionado, como autor, ttulo, etc. Vista previa: Presenta una imagen previa del documento sin abrirlo. Para que un documento tenga vista previa, deber estar seleccionada la opcin Guardar imagen preliminar del cuadro de dilogo Propiedades. Vistas en miniatura: Muestra el listado de archivos acompaado de una pequea vista previa de cada uno de ellos. 11. Otra posibilidad para abrir un documento ya creado es mediante la orden Abrir un libro del Panel de tareas. Este apartado contiene un listado con los libros utilizados ltimamente, que se mostrarn en pantalla con slo pulsar sobre sus nombres. 12. Si el libro que quiere abrir no se muestra en el listado de los ltimos documentos utilizados, pulse la opcin Ms libros. Seguidamente, se abrir el cuadro de dilogo Abrir. En contraposicin con el comando Abrir, encontramos el comando Cerrar. Este comando lo podr ejecutar siguiendo cualquiera de estos pasos: 1. Despliegue la lista del men Archivo y seleccione la orden Cerrar. 2. Otra posibilidad es la de pulsar el botn con forma de aspa situado en la esquina superior derecha de la aplicacin. 3. Si intenta cerrar un archivo en el que ha trabajado o realizado algn cambio, Excel le preguntar previamente si desea guardar el documento.

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Nota: Podemos acceder a estas opciones a travs del teclado, utilizando las siguientes combinaciones de teclas CTRL+A y (ALT+A)+C para abrir y cerrar respectivamente.

Nuevo y Guardar
Con la utilizacin de estos dos comandos, crear nuevos libros de trabajo, aprender cmo archivarlos, etc., evitando con ello, perder su informacin y generando la posibilidad de acceder a ellos de nuevo, siempre que lo desee. Cuando ejecutamos Microsoft Excel, abrimos directamente un libro de trabajo en blanco. Pero si ya se encuentra dentro de la aplicacin y quiere crear un nuevo libro, siga estos pasos: 1. Localice el botn Nuevo en la Barra de herramientas Estndar y pulse sobre l. 2. Tambin encontrar esta orden en la lista desplegable del men Archivo. 3. Ambas funcionarn de igual forma y, como resultado, obtendr un nuevo libro de trabajo en el que podr comenzar a trabajar. 4. Adems, podr abrir un libro de trabajo utilizando el Panel de tareas. ste, situado en el margen derecho de la ventana de trabajo, le mostrar el apartado Nuevo en una de sus opciones. Seguidamente, slo tendr que pulsar sobre una de las rdenes que se proponen a continuacin: Nuevo: Al utilizar esta orden, abriremos un libro de trabajo en blanco, al igual que en los casos explicados anteriormente. Nuevo a partir de un libro existente: En esta ocasin, deber elegir el libro de trabajo que quiere abrir como modelo para crear su nuevo libro. Nuevo a partir de una plantilla: Al elegir esta orden, tiene que seleccionar el tipo de plantilla bajo la que va a abrir su nuevo libro de trabajo.

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5. Para almacenar su libro y el trabajo que haya creado en l, haga clic en el comando Guardar de la Barra de herramientas Estndar, o bien seleccione esta misma orden en la lista desplegable del men Archivo. 6. Si utiliza esta opcin sobre el documento por primera vez y es la primera vez que lo guarda, se mostrar el cuadro de dilogo Guardar como, en el que se solicitar un nombre para su nuevo archivo. Si por el contrario, el documento ya tena nombre, Excel almacenar los ltimos cambios realizados sobre l directamente. Nota: Podr acceder a estas opciones a travs del teclado si usa las combinaciones de teclas CTRL+U para crear un documento nuevo, y CTRL+G para guardar.

Guardar como
Esta funcin, adems de permitirle dar nombre a su libro de trabajo al tiempo que lo guarda, le ofrece la posibilidad de almacenarlo con un formato distinto al de Microsoft Excel. El cuadro de dilogo Guardar como se activar: 1. Si selecciona la orden Guardar de la Barra de herramientas Estndar y el archivo no tiene nombre (es la primera vez que se guarda). En este caso, Excel le propone un Nombre de archivo en una lista desplegable en la que adems tendr los nombres de los archivos de Excel del directorio actual. Puede aceptar ese nombre y Guardar directamente. 2. Tambin puede cambiar el nombre por el que usted desee, o bien seleccionar uno de los archivos existentes para guardarlo. En este ltimo caso, Excel le avisar de que la informacin del archivo elegido se sustituir por la del nuevo. 3. El cuadro de dilogo Guardar como tambin se activa escogiendo la opcin con el mismo nombre del men Archivo.

4. En ambos casos, puede elegir el directorio o carpeta donde guardar su trabajo utilizando la lista desplegable Guardar en o haciendo clic en la Barra de Ubicaciones, hasta llegar a las carpetas ms utilizadas. Si hace clic en Historial, ver los ltimos lugares a los que ha accedido y en los que podr guardar el documento creado. Con el botn Atrs, visualizar las carpetas visitadas recientemente.

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5. Si necesita una nueva carpeta para almacenar sus documentos, puede crearla fcilmente haciendo clic en el botn Crear nueva carpeta.

6. En el botn Herramientas, encontrar el comando Opciones generales, el cual le ofrecer varias posibilidades para guardar su trabajo con seguridad, ya sea creando copias de seguridad para no perder informacin, poniendo contraseas para impedir el acceso a otros usuarios o recomendando la apertura del documento como slo lectura, y evitar con ello, la posible modificacin por otro usuario.

7. La diferencia entre adjudicar una contrasea para abrir y una contrasea de escritura se encuentra en que: la primera no permite el acceso al documento a menos que proporcione la clave correcta; mientras que con la segunda, se permite la visualizacin del documento, aunque sea imposible realizar alguna modificacin en l.

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8. El resto de botones que se muestran en este cuadro de dilogo tienen funciones comunes a las del cuadro Abrir. Nota: Para acceder a la orden Guardar como a travs del teclado, puede utilizar la combinacin de teclas (ALT+A)+U.

Propiedades
Muestra un resumen del libro de trabajo activo, as como las propiedades con las que se almacen, facilitndole la tarea de revisar o editar la informacin. De esta forma, ejercer un mayor control sobre los archivos de Microsoft Excel. Para acceder a esta opcin: 1. Localice el men Archivo y despliguelo. 2. En su lista, seleccione la orden Propiedades. 3. Si desea que aparezca el cuadro de dilogo Propiedades siempre que guarde un libro de trabajo por primera vez, elija el comando Opciones del men Herramientas y seleccione la ficha General. A continuacin, seleccione la casilla de verificacin Solicitar informacin de propiedades.

4. Desde ese momento, si guardamos un archivo por primera vez, el cuadro de dilogo Propiedades de Libro aparecer en pantalla antes de guardarlo. Este cuadro de dilogo est compuesto por cinco pestaas: En la pestaa General, encontrar informacin sobre las caractersticas del archivo que va a guardar. Si no existe an el archivo, estas propiedades aparecern sin rellenar. En la pestaa Resumen, podr rellenar una serie de campos que le ayudarn a identificar su archivo a la hora de abrirlo. Entre ellos podemos destacar:

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Categora: La informacin que introduzca en l le servir para agrupar archivos de caractersticas similares, de forma que pueda realizar una bsqueda de todos los archivos que pertenezcan a la misma categora. Palabras clave: Si teclea una palabra en este campo, la podr utilizar posteriormente para localizar un archivo. La siguiente pestaa es Estadsticas: En ella, ver una serie de fechas que le informarn de la fecha de creacin, de la ltima modificacin, de cundo fue impreso por ltima vez, as como, de otras curiosidades del documento. Si pulsa sobre la pestaa Contenido, ver el documento dividido en las hojas que lo componen, si tiene macros, etc. En la pestaa Personalizar, tendr la posibilidad de definir las propiedades que usted desee. Por ejemplo, podr dividir sus archivos en departamentos, elegir sus nombres, etc.

5. Para ver todas las caractersticas que posee un archivo, bralo y seleccione la orden Propiedades del men Archivo. Nota: Acceder a este cuadro de dilogo utilizando el teclado, a travs de la combinacin de teclas (ALT+A)+P.

Guardado automtico
Con esta opcin, Excel guardar peridicamente el trabajo que est realizando conforme a los intervalos que usted haya especificado. Para utilizar esta opcin: 1. Despliegue el men Herramientas, y localice la orden Opciones.

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2. Al presionar sobre ella, ver en pantalla un cuadro de dilogo con diversas pestaas. Seleccione Guardar. 3. Seguidamente, configurar la aplicacin de forma que sta guarde los cambios realizados en el programa de forma automtica. Para ello, marque la casilla de verificacin denominada Guardar informacin de Autorrecuperacin cada. 4. A continuacin, indique el intervalo de tiempo, en minutos, que desee que exista entre grabacin y grabacin. Utilice las flechas de aumento y decremento para realizar esta operacin.

5. En el rea Ubicacin de guardado con Autorrecuperacin, se especificar la ruta en la que se almacenarn los documentos si se utiliza esta opcin. Modifquela usted e indique aquella ruta que considere ms adecuada. 6. Si no desea que esta opcin se utilice en su libro de trabajo, marque la casilla de verificacin destinada para ello, que aparece con el nombre Deshabilitar Autorrecuperacin. 7. Para finalizar, haga clic en Aceptar y los cambios que haya indicado en el cuadro de dilogo Opciones se conservarn.

Guardar rea de trabajo

Normalmente, cuando trabaja con una hoja de clculo, suele tener abiertos ms de un libro de trabajo, e incluso puede ocurrir que desee que stos tengan una colocacin personal en la pantalla. Esta tarea sera tediosa si cada vez que entrase en Excel tuviera que abrir cada libro y colocarlo en la posicin de trabajo deseada. Para evitar esta labor, Excel dispone de la opcin Guardar rea de trabajo, que almacena los libros que estn abiertos y su colocacin en la pantalla. Para acceder al cuadro de dilogo Guardar rea de trabajo: 1. Pulse sobre la opcin con el mismo nombre que encontrar en el men Archivo.

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2. No tendr problemas para utilizar el cuadro Guardar rea de trabajo ya que sus funciones son similares a las del cuadro Guardar como que ha estudiado en esta leccin.

3. Para abrir un rea de trabajo que haya guardado, utilice la orden Abrir, como si se tratase de un documento cualquiera. Slo tendr que indicar en el cuadro Tipo de archivo, la opcin reas de trabajo (*.xlw). Nota: Para acceder al cuadro de dilogo Guardar rea de trabajo, a travs del teclado, utilizaremos la combinacin de teclas (ALT+A)+T. Bsqueda de archivos Siempre que necesite localizar un archivo podr recurrir al cuadro de dilogo Abrir, y dentro de l, utilizar sus apartados para iniciar la bsqueda. En caso de que no recuerde completamente el nombre del archivo, Excel le dar la oportunidad de buscarlo listando los archivos que cumplen una serie de condiciones: Nombre de archivo: Si recuerda parte del nombre del archivo que est buscando, o tan slo su extensin, podr utilizar un asterisco como comodn para realizar la bsqueda. Una vez tenga especificados los criterios de bsqueda, pulse Abrir. En la zona interior del cuadro de dilogo Abrir, se mostrar el nmero de archivos que Microsoft Excel haya encontrado, con los requisitos necesarios. Tipo de archivo: Si recuerda la extensin del archivo que intenta localizar, o el programa en el que fue creado, escoja el tipo de archivo que busca en la lista desplegable. Podr utilizar estos dos filtros de forma combinada y especificar as, con ms claridad, el archivo que desea encontrar.

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Nota: Todas las bsquedas se realizarn en el directorio o carpeta en que se encuentre.

Criterios de bsqueda utilizando el cuadro de dilogo Abrir Tipo Nombres de archivos parciales Ejemplo Escriba regin para encontrar todos los archivos cuyos nombres incluyan regin. Escriba *.txt para archivos de texto. Escriba *in para buscar solamente aquellos nombres de archivo que finalicen en in; o escriba gr?s, para buscar apariciones de gres y gris en los nombres de archivo. El asterisco (*) se utiliza para cualquier nmero de caracteres, mientras que el signo de interrogacin (?) se utiliza para sustituir un solo carcter. Escriba C:\Contabilidad domstica\Impuestos sobre la propiedad en 1995. Si incluye la letra de una unidad, de una unidad compartida o de una carpeta, el programa actualiza automticamente la ubicacin en el cuadro Buscar en, muestra el nombre del archivo en el cuadro Nombre de archivo y a

Extensiones de archivos de texto Caracteres comodn

Ruta de acceso completa

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Varias rutas de acceso continuacin, abre el archivo. Escriba C:\Contabilidad domstica; c:\Documentos de mi trabajo. Separe cada ruta de acceso con punto y coma (;). Para conectarse a un servidor de Internet o a la Intranet de su organizacin, escriba a las direcciones URL (slo FTP y HTTP) ftp://ftp.microsoft.com o ttp://www.microsoft.com, por ejemplo.

Ubicacin en Intranet

Conversin de archivos
Los formatos de archivo que aparecen en la lista del cuadro de dilogo Guardar como pueden variar segn el tipo de hoja de clculo, grfico, etc., que est activo. En la mayora de los formatos de archivo, Excel convertir nicamente la hoja activa. Para convertir otras hojas, hgalo una a una y gurdelas por separado. Microsoft Excel contiene la mayora de los convertidores de archivo que se necesitan. Si no aparece el formato de archivo que se desea en el cuadro de dilogo Guardar como, puede instalarse un convertidor.

Formatos de Microsoft Excel

Si Excel 5.0 an se emplea en su organizacin, puede guardar los libros de Excel 2002 con un formato de 5.0/95, eligindolo en la lista Guardar como tipo del cuadro de dilogo Guardar como. Sin embargo, si utiliza un formato dual, podr guardar un libro con formato de Excel 97-2002 y Excel 5.0-97 en un nico archivo que incluir ambos formatos: Excel 97/2002 y Excel 5.0/95. Los usuarios de Excel 2002 podrn continuar trabajando con un libro guardado con formato dual, sin que se pierda ninguna caracterstica ni ningn formato exclusivo de esta versin. Cuando un usuario de Excel 95 abra el libro, aparecer un mensaje que les recomendar que utilicen el documento como archivo de slo lectura. Sin embargo, si los usuarios no tienen en cuenta esta recomendacin y guardan los libros en una versin anterior de Excel, se perdern las caractersticas y el formato, disponibles slo en las ltimas versiones de la aplicacin. Formatos en los que puede guardarse todo el libro Libro de 2002) Libro de Microsoft Microsoft Excel Excel (versin (versin Extensin del nombre (slo en Windows) .xls de archivo

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2000) Libro de Microsoft Excel (versin 972002 y 5.0/95) Libro de Microsoft Excel (5.0/95) Plantilla (versin 2002) rea de trabajo (versin 2002) Libro de Microsoft Excel (versin 4.0) (slo guarda hojas de clculo, grficos y macros) Formatos en los que guarda la hoja activa slo se .xls, .xlc, .xlm .xlt .xlw

Formatos de Microsoft Excel (versin 4.0) (incluidas macros de Microsoft Excel o macros internacionales) Formatos de Microsoft Excel (versin 3.0) Formatos de Microsoft Excel (versin 2.1) Formatos de archivo de Lotus 12-3 WK4 (*.wk4) V 4.0 WK3 (*.wk3) WK3, FM3 (*.wk3) V. 3.x y Lotus 12-3/W

Notas Guarda todo el libro.

Guarda slo hojas de clculo y de grfico.

WK1 (*.wk1) WK1 (FMT) (*.wk1) WK1 (ALL) (*.wk1) WKS (FMT) (*.wks)

V. 2x

Guarda nicamente la hoja activa.

v. 1.0 y 1.0A

Guarda nicamente la hoja activa. Abre, pero no puede guardar este formato.

.pic (cuando se incluye en un archivo .all) V. 3.x y Lotus 1-2-3/W Otros programas de hojas clculo y bases de datos DBF 2, DBF 3, DBF 4 (*.dbf) WQ1 (*.wq1) .wb1 de

Abre y guarda nicamente la hoja de clculo activa. Abre y guarda nicamente la hoja de clculo activa. Abre nicamente archivos de esta

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versin para Windows. .wks Abre slo hojas de clculo de los programas indicados.

Adems, Excel le ofrece la posibilidad de convertir archivos de diferentes programas. Podr conseguir este proceso en los siguientes cuadros de dilogo:

Abrir
Cuando quiera abrir un programa de otra aplicacin, acceda al cuadro de dilogo Abrir a travs de la opcin Abrir del men Archivo.

Seleccione como tipo de archivo el de la aplicacin que le interese. Excel le mostrar los archivos de esa aplicacin encontrados en la carpeta actual. Slo tendr que seleccionar el que le interese, y Excel lo convertir automticamente.

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Guardar como Como valor predeterminado, Excel almacena los libros con formato de Excel 2002; pero si otros archivos con los que trabaja utilizan una versin anterior de Excel u otro programa de hojas de clculo, podr cambiar el formato de archivo predeterminado cuando guarde los libros mediante el cuadro de dilogo Guardar como del men Archivo. En la lista desplegable Guardar como tipo, elija el formato al que desea convertir su archivo y Excel lo grabar con la extensin de la aplicacin escogida.

Prctica: Introducir datos En este ejercicio, crear la tabla que se muestra como imagen final, a partir de la celda D7. Aplique el formato moneda y el porcentaje que ya conoce a las columnas correspondientes. Guarde su documento con el nombre Introducir datos. Seguidamente, abra de nuevo el documento y protjalo aplicndole claves de apertura y de escritura con la contrasea infoescuela. Vuelva a guardar su documento, reemplazndolo por el actual. A continuacin, intente abrirlo y verifique que, para ello, necesita las claves de apertura y de escritura que le adjudic.

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