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OGX

Procedimento de Gesto
Denominao:

PG.SMS.010
Emisso: 23/03/09 Verso 0

Controle de Documentos do Sistema de Gesto de SMS SUMRIO

Este procedimento define a sistemtica e os critrios para a elaborao, reviso, aprovao e divulgao de documentos do Sistema de Gesto de SMS da OGX, estabelecendo as responsabilidades no processo, formatao de acordo com os padres estabelecidos pela EBX e outros fatos julgados relevantes para esta atividade. NDICE 1 Objetivo: 2 Aplicao e Alcance: 3 Referncias: 4 Definies e Abreviaturas: 5 Responsabilidades: 6 Premissas: 7 Registro: 8 Anexo: 3 3 3 3 3 4 9 10

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Folha de Controle de Verses Data de Emisso 23/03/09

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Elaborao

Aprovao

Sumrio das Verses Emisso inicial.

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1 Objetivo: Este procedimento define o processo de elaborao, reviso, aprovao, divulgao e controle de documentos do Sistema de Gesto de SMS da OGX. 2 Aplicao e Alcance: Este procedimento se aplica a todas as reas que compem a estrutura organizacional da OGX, no que diz respeito ao Sistema de Gesto de SMS. 3 Referncias: DT.SMS.010 Gesto da Informao. Poltica Corporativa PC.GCI.001. OHSAS 18001 Sistema de Gesto de Segurana e Sade Ocupacional. NBR ISO 14001 Sistema de Gesto Ambiental Especificao e Diretrizes para Uso. SGSO Sistema de Gerenciamento da Segurana Operacional. 4 Definies e Abreviaturas: 4.1 Alta Liderana: Presidncia, Diretorias e Gerncias Gerais da OGX. 4.2 Colaboradores: Funcionrios da OGX. 4.3 SMS: Segurana, Meio Ambiente e Sade. 5 Responsabilidades: 5.1Alta Liderana: A Alta Liderana da OGX deve zelar pela garantia do cumprimento das condies especificadas neste procedimento. 5.2 Gestores: Identificar a necessidade de elaborao ou reviso dos documentos do Sistema de Gesto de SMS relacionados sua rea; redigir, revisar e aprovar esses documentos, em conformidade com os padres estabelecidos, com a assessoria da Gerncia de SMS; assegurar a suficincia e a qualidade das informaes e instrues, quando da elaborao do documento, sobretudo quanto responsabilidade das reas envolvidas, documentao e prazos envolvidos; reforar e assegurar junto aos colaboradores da rea sob sua gesto quanto importncia da aderncia aos documentos vigentes. 5.3 Colaboradores: Acessar e conhecer os documentos vigentes;desenvolver suas atividades e processos em conformidade com os procedimentos e instrues.

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6 Premissas: 6.1 Definio da Estrutura dos Documentos: Segue abaixo a estrutura de documentao definida para o Sistema de Gesto de SMS da OGX:
Politica de SMS Manual de Gesto de SMS

Procedimentos de Gesto e Procedimentos Operacionais

Instrues de Trabalho

Registros do SMS

6.2 Caractersticas dos documentos: a) Poltica do Sistema de Gesto de SMS Intenes e princpios gerais da OGX, com relao ao seu desempenho em SMS, formalmente expressos pela Alta Liderana. b) Manual do Sistema de Gesto de SMS (MG) descreve as diretrizes, a poltica, e como a OGX atende aos requisitos dos referenciais aplicveis e gerencia o seu Sistema de Gesto de SMS. c) Procedimentos de Gesto (PG) descrevem as etapas dos processos e/ou atividades utilizados para atender aos requisitos de gesto dos referenciais aplicveis ao Sistema de Gesto de SMS. d) Procedimentos Operacionais (PO) descrevem as etapas dos processos e/ou atividades utilizados para controle operacional e/ou realizao de servios em consonncia com o Sistema de Gesto de SMS. e) Instrues de Trabalho (IT) - detalham o passo a passo das atividades referenciadas nos procedimentos do Sistema de Gesto de SMS f) Registros do Sistema de Gesto de SMS (RG) apresentam resultados obtidos ou fornece evidncias de atividades realizadas. 6.3 Desenvolvimento e Elaborao dos Documentos do Sistema de Gesto de SMS: 6.3.1 Instrues Gerais Na elaborao de documento, devem ser observados os seguintes pontos: Utilizar frases curtas, sempre que possvel, para facilitar o perfeito entendimento do documento; As informaes que podem ser alteradas com freqncia devem, preferencialmente, fazer parte dos anexos dos documentos; Controle de Documentos do Sistema de Gesto de SMS
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A funo do documento a de esclarecer e orientar, portanto, sua elaborao deve considerar a diversidade dos colaboradores e de atividades da OGX; Descrever de forma clara e resumida o resultado esperado daquele documento, atendendo os requisitos de informao de cada tpico detalhado a seguir, sobretudo quanto responsabilidade e atribuio das reas envolvidas; Os documentos vlidos e aprovados devero ser disponibilizados no drive X da rede da OGX, protegidos para evitar a sua alterao de forma involuntria; Todo documento do Sistema de Gesto de SMS de origem interna a OGX, quando impresso, considerado no controlado, exceto quando identificado como cpia controlada; Os documentos de acesso restrito devero ser protegidos por senha de conhecimento das funes autorizadas.

6.3.2 Modelo Adotado (Template) Conforme Anexo 1. 6.3.3 Codificao A codificao dos documentos do Sistema de Gesto de SMS de competncia da Gerncia de SMS e seguir o seguinte padro: 3 grupos de cdigos com a seguinte lgica: XX.YYY.000 XX - Tipo do Documento - Vide (a) YYY - Sigla da rea Emissora - Vide (b) 000 - Seqncia Numrica dos Documentos vide (c) a) Primeiro Grupo (XX): o tipo de documento com duas letras - MS: Manual do Sistema de Gesto de SMS; - PG: Procedimento de Gesto; - PO: Procedimento Operacional; - IT: Instruo de Trabalho; - RG: Registro do Sistema de Gesto de SMS. (Nota: Vlido somente para os registros gerados internamente). b) Segundo Grupo (YYY): a sigla da rea aprovadora, abreviada com trs letras: - PRE : Presidncia; - SMS: Meio Ambiente; - CRH : Recursos Humanos; - PAD : Planejamento e Avaliao de Desempenho; - E&P : Explorao e Produo; - DPR : Desenvolvimento da Produo; - FRI : Financeiro e Relaes com Investidores; - JUR: Jurdico.

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c) Os dgitos 000 indicam o nmero seqencial dos documentos. Seguem abaixo os exemplos dos documentos. Exemplo 1: PG.SMS.001 Controle de Documentos do Sistema de Gesto de SMS. Onde: XX = PG: Procedimento de Gesto YYY = SMS: Indica que um procedimento de gesto elaborado pela Gerncia de SMS. 000 = 001: Indica que o primeiro procedimento de gesto elaborado pela rea. Controle de Documentos do Sistema de Gesto de SMS: Nome do procedimento de gesto Exemplo 2: PG.GRH.001 Procedimento de Competncia, Treinamento e Conscientizao. Onde: XX = PG: Procedimento de Gesto YYY = GRH: Indica que um procedimento elaborado pela rea de RH. 000 = 001: Indica que o primeiro procedimento de gesto elaborado pela rea. Competncia, Treinamento e Conscientizao: Nome do Procedimento de Gesto Exemplo 3: IT.SMS.005 Instruo de Trabalho para Higienizao de EPI. Onde: XX = IT: Instruo de Trabalho YYY = SMS: Indica que uma instruo de trabalho elaborada pela gerncia de SMS. 000 = 005: Indica que a quinta instruo de trabalho elaborada pela gerncia. Higenizao de EPI: Nome da Instruo de Trabalho 6.3.4 Contedo Os documentos devem se adequar quanto a seu contedo, na medida do possvel, com a seguinte estrutura: 1) Sumrio 2) ndice 3) Objetivo 4) Aplicao e Alcance 5) Referncias 6) Definies e Abreviaturas 7) Responsabilidades 8) Premissas 9) Registros 10) Anexos

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6.3.4.1 Sumrio Na primeira pgina do documento deve ser includo um breve sumrio para permitir ao leitor a fcil e rpida identificao do assunto e finalidade do documento. 6.3.4.2 ndice Na primeira pgina do documento tambm deve ser includo um ndice remissivo de forma que facilite o seu uso e consulta pelo usurio / leitor. 6.3.4.3 Objetivo Deve conter uma breve descrio do propsito e inteno do documento. 6.3.4.4 Aplicao e Alcance Especifica as reas da empresa que so afetadas pelo procedimento. 6.3.4.5 Referncias Mencionam as normas, polticas, requisitos legais, e diretrizes existentes relacionadas ao documento que est sendo elaborado. Este tpico deve constar no documento, mesmo se no houver nenhuma abreviatura. Nesse caso, inserir no aplicvel. 6.3.4.6 Definies e abreviaturas Se apropriado, devem ser includas as definies de vocabulrio, expresses ou abreviaturas que facilitem o entendimento do documento. Este tpico deve constar no documento, mesmo se no houver nenhuma abreviatura. Nesse caso, inserir no aplicvel. 6.3.4.7 Responsabilidades Indica as funes ou reas responsveis pelo cumprimento das aes estabelecidas nos documentos e descreve sucintamente a responsabilidade de cada um. 6.3.4.8 Premissas Nesse tpico deve ser especificada a maneira de executar os processos, as tarefas, e as atividades necessrias para atender o objeto do documento, seguindo seqncia cronolgica. Trata-se do tpico de maior importncia do documento, de forma que esteja descrita de forma estruturada e lgica. Sendo assim, deve estar claramente estabelecido/descrito o que fazer, como fazer, onde fazer, quem deve fazer, quando fazer e por que fazer. 6.3.4.9 Registros Identifica os documentos que fornecem evidncias da execuo das atividades previstas no procedimento ou instruo. Deve ser includa e preenchida a planilha de controle de registro abaixo. Controle de Documentos do Sistema de Gesto de SMS
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Este tpico deve constar no documento, mesmo se no houver nenhuma abreviatura. Nesse caso, inserir no aplicvel.
TABELA DE CONTROLE DE REGISTROS
Identificao Armazenamento meio local Proteo guarda acesso Recuperao Tempo de Reteno Descarte Observao

6.3.4.10 Anexos Deve incluir planilhas, formulrios, desenhos (fluxogramas), tabelas e todos os materiais mencionados no texto que servem para melhor compreenso e controle das atividades e tarefas. Este tpico deve constar no documento, mesmo se no houver nenhuma abreviatura. Nesse caso, inserir no aplicvel. 6.4 Aprovao dos Documentos: Os documentos, depois de elaborados devero ser aprovados da seguinte forma: Poltica de SMS: aprovado pelo presidente; Manual do SMS: revisado pelo gerente de SMS e aprovado pelo presidente; Procedimentos: revisado pelo responsvel da rea e aprovado pelo superior imediato; Instrues: revisado por colaborador diferente do que elaborou e aprovado pelo responsvel da rea. Nota: Caso um documento estabelea responsabilidades de mais de uma rea, este deve ser consensado pelas reas envolvidas durante o processo de reviso. 6.5 Modificaes e trocas de documentos vigentes: As reas aprovadoras dos documentos devero assegurar a sua permanente atualizao, desta forma, as modificaes e substituies dos documentos em vigor devem ser realizadas a partir e com base no documento atual, por pessoal capacitado e evidenciando as alteraes realizadas. Esse processo deve observar os seguintes cuidados: No cabealho dever ser alterado o nmero da verso (reviso) e colocada a data de atualizao a partir da qual o documento esteja disponvel para utilizao. As alteraes devem ser feitas pela rea responsvel, ressaltando que o documento dever ser novamente, revisado e aprovado conforme item 6.4. Os documentos devem ser avaliados a cada dois anos, e revisados, se necessrio. Os documentos tero uma folha de controle das revises / verses conforme Anexo 1. Os documentos obsoletos que forem retidos por qualquer propsito, deveram ter o uso no intencional evitado, por meio de identificao positiva para meio fsico carimbo ou palavra obsoleto aposto ou pasta especfica de obsoletos quando em meio eletrnico. Controle de Documentos do Sistema de Gesto de SMS
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O back-up dos documentos em meio eletrnico realizado conforme procedimentos da rea de TI. Uma listra mestra de documentos deve existir relacionando os documentos do sistema, a verso atual e a lista de distribuio. 6.6 Divulgao do Documento Os documentos de origem interna esto disponveis para consulta na rede da OGX, no drive X, com as devidas restries de acesso onde aplicvel. 6.7 Controle de Documentos de Origem Externa Os documentos de origem externa que possam contribuir ou afetar o Sistema de Gesto de SMS da OGX so identificados e controlados atravs da lista mestra.
Os documentos de origem externa podem contemplar: documentos de clientes, de fornecedores, norma nacionais e internacionais e catlogos de equipamentos, entre outros. Os requisitos legais e outros so controlados conforme o procedimento XXX.

7 Registros:
TABELA DE CONTROLE DE REGISTROS
Identificao Lista Mestra Armazenamento meio local Proteo guarda acesso Recuperao Tempo de Reteno Descarte Observao

8. Anexos 8.1 Anexo 1 Modelos Folhas Documentos. 8.2 Anexo 2 Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gesto de SMS.

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Anexo 1 8.1.1 Modelo Folha Rosto

OGX
XXXXXXXXXXXXXXXXX
Denominao:

XX.XXX.XXX
Emisso: XX/XX/XX Atualizado: Verso X

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
SUMRIO

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. NDICE 1 Objetivo: 2 Aplicao e Alcance: 3 Referncias: 4 Definies e Abreviaturas: 5 Responsabilidades: 6 Premissas: 7 Registro: 8 Anexo: X X X X X X X X

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8.1.2 Modelo Folha Controle Reviso

OGX
XXXXXXXXXXXXXXXXX
Denominao:

XX.XXX.XXX
Emisso: XX/XX/XX Atualizado: Verso X

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Folha de Controle de Verses


Verso X Data de Emisso XX/XX/XX Elaborao XXXXXX Aprovao XXXXXX Sumrio das Verses XXXXXXXXXX.

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8.1.3 Modelo Folha do Documento


Emisso: Atualizado:

XXXXXXXXXXXXXXX

XX.XXX.XXX

Verso X

1 Objetivo:

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Pgina X de X

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Anexo 2

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