TEORIA GENERAL DE SISTEMAS Y EL PENSAMIENTO SISTMICO Y SU APLICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

Abstract: Palabras claves: Sistemas, Pensamiento Sistmico 1. INTRODUCCIN En una poca de complejidades, cambios e incertidumbres como las que atravesamos hoy, la administracin se volvi una de las importantes reas de la actividad humana. Donde le esfuerzo cooperativo del hombre es la base fundamental de la sociedad. La tarea bsica de la administracin es de hacer las cosas a travs de las personas. En la edad moderna hay una serie de teoras en las cuales es necesario penetrar para apropiar lo mejor para cada caso. La teora de sistemas es una de las producciones intelectuales ms importantes que se haya producido. Su potencialidad radica en la forma cmo nos ensea a observar el mundo que nos rodea de una manera 180 grados distinta a la forma usual reduccionista como el paradigma que prima en las actualidad y nos tiene acostumbrados. En vez de practicar una visin reducida del mundo real, la Teora de Sistemas nos plantea la necesidad de visualizarlo desde una perspectiva integral, holstica con la finalidad, primero de comprenderlo adecuadamente, y en segundo lugar para que a partir de sa comprensin, se pueda establecer un abordaje pertinente de la situacin existente en busca de soluciones y planteamientos adecuados a cada situacin concreta. La propuesta de la Teora de Sistemas, si bien sus orgenes filosficos se pueden remontar a siglos antes de Cristo, es innovadora y oportuna para los tiempos actuales y futuros, bsicamente porque los eventos que se vienen suscitando en el mundo cada vez ms complejos, requiriendo ello de una visin integral. El primer expositor de la Teora General de Sistemas fue Ludwing Von Bertalanffy, en el intento de lograr una metodologa integradora para el tratamiento de problemas cientficos.

2. DESARROLLO HISTORICO Teora: Teora, del griego que significa examinar.

Sistema: Viene del griego sistema, que significa conjunto de reglas, principios o medidas, enlazadas entre s. Conjunto o cosas o partes coordinadas segn una ley, o que ordenamente relacionadas entre s, contribuyen a determinado objeto o funcin. La definicin de teora de sistemas surgi de los trabajos del bilogo alemn Ludwing von Bertalanffy, publicados en 1950 y 1968. Esta teora no busca soluciones prcticas, pero si producir teoras y formulaciones que puedan crear condiciones de aplicacin en la realidad emprica. Para el la TGS debera constituirse en un mecanismo de integracin entre las ciencias naturales y sociales y ser al mismo tiempo ser un instrumento bsico para la formacin y preparacin de cientficos. El concepto de sistema ha generalizado dos corrientes de pensamiento en el mundo. La primera es la teora de sistemas generales , corriente iniciada por Bertalanffy y continuada por Boulding y otros. El esfuerzo central de este movimiento es llegar a la integracin de la ciencias. El segundo movimiento es mas prctico y se conoce con el nombre de Ingeniera de Sistemas o ciencias de sistemas, iniciada por la investigacin de operaciones y seguida por la administracin cientfica por el anlisis de sistemas. de la totalidad 3. QUE ES UN SISTEMA? Se puede decir que para iniciar un concepto global de la TGS (Teora General de Sistemas), es necesario establecer una serie de conceptos fundamentales a partir de definiciones, que nos llevan a comprender en una forma total, esta teora. Empecemos diciendo que el trmino bsico de sistemas que se encuentran en los diccionarios esta dado por: 1. Grupo de elementos interdependientes o que interactan regularmente formando un todo. 2. Juego organizado de doctrinas, ideas, principios, usualmente con la intencin de explicar el acomodo o trabajo de un todo sistemtico. 3. Un procedimiento organizado o establecido 4. Una sociedad organizada o situacin social considerada como anuladoa: orden establecido (Yourddon, E.) Otras de las definiciones que se pueden establecer para sistemas, es un conjunto organizado de cosas o partes nter actuantes e interdependientes que se relacionan formando un todo unitario y complejo. Cabe aclarar que las cosas o partes que componen el sistema, no se refieren al campo fsico (objetos), sino ms bien al funcional. De este modo las cosas o partes pasan a ser funciones bsicas realizadas por el sistema. Podemos enumerarlas en : entradas, procesos y salidas.

Caractersticas de los Sistemas 1) Objetivos del sistema total. son las metas o fines hacia los cuales se quiere llegar. 2) El ambiente del sistema. El ambiente del sistema es todo lo que est afuera del sistema. a. El ambiente incluye todo lo que esta fuera del control del sistema. El sistema ejerce una influencia casi nula con el ambiente. b. El ambiente acta sobre el sistema cuando nos provee insumos (ingresos) y los productos (egresos). 3) Los recursos del sistema. Los recursos del sistema son todos los medios de que dispone el sistema para ejecutar las actividades necesarias para la realizacin de o los objetivos. Los recursos se encuentran dentro del sistema, adems en el ambiente se encuentran los elementos que el sistema puede o no tomar para beneficio propio. 4) Los componentes del sistema. son las tareas o actividades que se pueden llevar a cabo para realizar sus objetivos. Por ejemplo si se aumenta las actividades tambin se aumenta el rendimiento del sistema. 5) La administracin del sistema. tiene dos funciones bsicas: a) La planificacin son todos los aspectos como objetivos, el ambiente, la utilizacin de recursos, sus componentes y sus actividades. b) El control esto implica el examen de los planes y la planificacin de los cambios. Por lo tanto en cualquier sistema en marcha se debe hacer un control peridico. 4. TEORIA GENERAL DE SISTEMAS La teora General de Sistemas (TGS) se presenta como una forma sistemtica y cientfica de aproximacin y representacin de la realidad y, al mismo tiempo, como una orientacin hacia una prctica estimulante para formas de trabajo multidisciplinarias. En la TGS lo importante son las relaciones y los conjuntos que a partir de ellas emergen; ofreciendo un ambiente adecuado para la interrelacin y comunicacin entre especialistas y especialidades. Los objetivos originales de la Teora General de Sistemas son los siguientes: 1. Impulsar el desarrollo de una terminologa general que permita describir las caractersticas, funciones y comportamientos sistmicos.

2. Desarrollar un conjunto de leyes aplicables a todos comportamientos. 3. Promover una formalizacin (matemtica) de estas leyes.

estos

La primera formulacin en tal sentido es atribuible al bilogo Ludwing Von Bertalanffy (1901-1972), quien adopt la denominacin "Teora General de Sistemas". Para l, la TGS debera constituirse en un mecanismo de integracin entre las ciencias naturales y sociales, y ser al mismo tiempo un instrumento bsico para la formacin y preparacin de cientficos. Von Bertalanffy, habla de una nueva disciplina llamada Teora General de los Sistemas. Su tema es la formulacin y derivacin de aquellos principios que son vlidos para los sistemas en general. El sentido de esta disciplina cientfica (Von Bertalanffy, Teora General de Sistemas), permite la formulacin de principios vlidos para sistemas en general, sea cual fuere la naturaleza de sus elementos componentes y las relaciones o fuerzas reinantes entre ellos. De esta suerte, la teora general de los sistemas es una ciencia general de la totalidad, concepto tenido hasta hace poco por vago, nebuloso y semimetafsico. La metas principales de la teora general de los sistemas: 1. Hay una tendencia general hacia la integracin en las varias ciencias, naturales y sociales. 2. Tal integracin parece girar en torno a una teora general de los sistemas 3. Tal teora pudiera ser un recurso importante para buscar una teora exacta en los campos no fsicos de la ciencia. 4. Al elaboarar principios unificadores que corren verticalmente, por el universo de las ciencias , esta teora nos acerca a la meta de la unidad en la ciencia. 5. Esto puede conducir a una integracin, que hace mucha falta, en la instruccin cientfica (Von Bertalanffy). La Teoria General de los Sistemas se basa en dos pilares bsicos: aportes semnticos y aportes metodolgicos. Aportes semntico Las sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creacin de nuevas palabras, estas se acumulan durante sucesivas especializaciones, llegando a formar casi un verdadero lenguaje que slo es manejado por los especialistas. De esta forma surgen problemas al tratarse de proyectos interdisciplinarios, ya que los participantes del proyecto son especialistas de diferentes ramas de la ciencia y cada uno de ellos maneja una semntica diferente a los dems.

La Teora de los Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende introducir una semntica cientfica de utilizacin universal. Sistema: Es un conjunto organizado de cosas o partes nter actuantes interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo. e

Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al campo fsico (objetos), sino mas bien al funcional. De este modo las cosas o partes pasan a ser funciones bsicas realizadas por el sistema. Podemos enumerarlas en: entradas, procesos y salidas. Otra definicin,sistema :"un conjunto de objetos reunidos, con relacin entre dichos objetos y entre sus atributos, conectados o relacionados entre s y con su ambiente de tal modo que forman una suma total o totalidad". Conjunto: Cualquier coleccin bien definida de entidades o elementos dentro de un cierto marco discusivo. Totalidad o suma: Lo que comprende todo en su especie, conjunto de todos. Todo es lo que se toma en su integridad, sin excluir nada. Objetos: Los objetos o elementos son los componentes de un sistema; desde el punto de vista funcional son las funciones bsicas realizadas por las partes del sistema (entradas, salidas, procesos y retroalimentacin).
Lmite del sistema

Sistema

Proceso

Entrada

Caja Negra

Salida

Grfica No.

Entradas: Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o informacin.

Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas. Las entradas pueden ser: - En serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio est relacionado en forma directa. - Aleatoria: es decir, al azar, donde el termino "azar" se utiliza en el sentido estadstico. Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema. - Retroaccin: es la reintroduccin de una parte de las salidas del sistema en s mismo. Proceso: El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una mquina, un individuo, una computadora, un producto qumico, una tarea realizada por un miembro de la organizacin, etc. En la transformacin de entradas en salidas debemos saber siempre como se efecta esa transformacin. Con frecuencia el procesador puede ser diseado por el administrador. En tal caso, este proceso se denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque esta transformacin es demasiado compleja. Diferentes combinaciones de entradas o su combinacin en diferentes rdenes de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal caso la funcin de proceso se denomina una "caja negra". Caja Negra: La caja negra se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que elementos o cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que a determinadas corresponden determinadas salidas y con ello poder inducir, presumiendo que a determinados estmulos, las variables funcionaran en cierto sentido. Salidas: Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e informacin. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propsito para el cual existe el sistema. Las salidas de un sistema se convierte en entrada de otro, que la procesar para convertirla en otra salida, repitindose este ciclo indefinidamente.

Relaciones: Las relaciones son los enlaces que vinculan entre s a los objetos o subsistemas que componen a un sistema complejo. Podemos clasificarlas en : - Simbiticas: es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir funcionando solos. A su vez puede subdividirse en unipolar o parasitaria, que es cuando un sistema (parsito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); y bipolar o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre si. - Sinrgica: es una relacin que no es necesaria para el funcionamiento pero que resulta til, ya que su desempeo mejora sustancialmente al desempeo del sistema. Sinergia significa "accin combinada". Sin embargo, para la teora de los sistemas el trmino significa algo ms que el esfuerzo cooperativo. En las relaciones sinrgicas la accin cooperativa de subsistemas semi-independientes, tomados en forma conjunta, origina un producto total mayor que la suma de sus productos tomados de una manera independiente. - Superflua: Son las que repiten otras relaciones. La razn de las relaciones superfluas es la confiabilidad. Las relaciones superfluas aumentan la probabilidad de que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del mismo. Estas relaciones tienen un problema que es su costo, que se suma al costo del sistema que sin ellas puede funcionar. Clasificacin obtenida de apunte de ctedra. Atributos: Los atributos de los sistemas, definen al sistema tal como lo conocemos u observamos. Los atributos pueden ser definidores o concomitantes: los atributos definidores son aquellos sin los cuales una entidad no sera designada o definida tal como se lo hace; los atributos concomitantes en cambio son aquellos que cuya presencia o ausencia no establece ninguna diferencia con respecto al uso del trmino que describe la unidad. Contexto: Un sistema siempre estar relacionado con el contexto que lo rodea, o sea, el conjunto de objetos exteriores al sistema, pero que influyen decididamente a ste, y a su vez el sistema influye, aunque en una menor proporcin, influye sobre el contexto; se trata de una relacin mutua de contexto-sistema. Tanto en la Teora de los Sistemas como en el mtodo cientfico, existe un concepto que es comn a ambos: el foco de atencin, el elemento que se asla para estudiar. El contexto a analizar depende fundamentalmente del foco de atencin que se fije. Ese foco de atencin, en trminos de sistemas, se llama lmite de inters.

Para determinar este lmite se consideraran dos etapas por separado: a) La determinacin del contexto de inters. b) La determinacin del alcance del lmite de inters entre el contexto y el sistema. c) Se suele representar como un crculo que encierra al sistema, y que deja afuera del lmite de inters a la parte del contexto que no interesa al analista. d) En lo que hace a las relaciones entre el contexto y los sistemas y viceversa. Es posible que slo interesen algunas de estas relaciones, con lo que habr un lmite de inters relacional. Determinar el lmite de inters es fundamental para marcar el foco de anlisis, puesto que slo ser considerado lo que quede dentro de ese lmite. Entre el sistema y el contexto, determinado con un lmite de inters, existen infinitas relaciones. Generalmente no se toman todas, sino aquellas que interesan al anlisis, o aquellas que probabilsticamente presentan las mejores caractersticas de prediccin cientfica. Rango: En el universo existen distintas estructuras de sistemas y es factible ejercitar en ellas un proceso de definicin de rango relativo. Esto producira una jerarquizacin de las distintas estructuras en funcin de su grado de complejidad. Cada rango o jerarqua marca con claridad una dimensin que acta como un indicador claro de las diferencias que existen entre los subsistemas respectivos. Esta concepcin denota que un sistema de nivel 1 es diferente de otro de nivel 8 y que, en consecuencia, no pueden aplicarse los mismos modelos, ni mtodos anlogos a riesgo de cometer evidentes falacias metodolgicas y cientficas. Para aplicar el concepto de rango, el foco de atencin debe utilizarse en forma alternativa: se considera el contexto y a su nivel de rango o se considera al sistema y su nivel de rango. Refirindonos a los rangos hay que establecer los distintos subsistemas. Cada sistema puede ser fraccionado en partes sobre la base de un elemento comn o en funcin de un mtodo lgico de deteccin. El concepto de rango indica la jerarqua de los respectivos subsistemas entre s y su nivel de relacin con el sistema mayor. Subsistemas:

En la misma definicin de sistema, se hace referencia a los subsistemas que lo componen, cuando se indica que el mismo esta formado por partes o cosas que forman el todo. Estos conjuntos o partes pueden ser a su vez sistemas (en este caso seran subsistemas del sistema de definicin), ya que conforman un todo en s mismos y estos seran de un rango inferior al del sistema que componen. Estos subsistemas forman o componen un sistema de un rango mayor, el cual para los primeros se denomina macrosistema. Variables: Cada sistema y subsistema contiene un proceso interno que se desarrolla sobre la base de la accin, interaccin y reaccin de distintos elementos que deben necesariamente conocerse. Dado que dicho proceso es dinmico, suele denominarse como variable, a cada elemento que compone o existe dentro de los sistemas y subsistemas. Pero no todo es tan fcil como parece a simple vista ya que no todas las variables tienen el mismo comportamiento sino que, por lo contrario, segn el proceso y las caractersticas del mismo, asumen comportamientos diferentes dentro del mismo proceso de acuerdo al momento y las circunstancias que las rodean. Parmetro: Uno de los comportamientos que puede tener una variable es el de parmetro, que es cuando una variable no tiene cambios ante alguna circunstancia especfica, no quiere decir que la variable es esttica ni mucho menos, ya que slo permanece inactiva o esttica frente a una situacin determinada. Operadores: Otro comportamiento es el de operador, que son las variables que activan a las dems y logran influir decisivamente en el proceso para que este se ponga en marcha. Se puede decir que estas variables actan como lderes de las restantes y por consiguiente son privilegiadas respecto a las dems variables. Cabe aqu una aclaracin: las restantes variables no solamente son influidas por los operadores, sino que tambin son influenciadas por el resto de las variables y estas tienen tambin influencia sobre los operadores. Retroalimentacin: La retroalimentacin se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas del sistemas en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o informacin.

La retroalimentacin permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de correccin en base a la informacin retroalimentada. Feed-forward o alimentacin delantera: Es una forma de control de los sistemas, donde dicho control se realiza a la entrada del sistema, de tal manera que el mismo no tenga entradas corruptas o malas, de esta forma al no haber entradas malas en el sistema, las fallas no sern consecuencia de las entradas sino de los proceso mismos que componen al sistema. Homeostasis y entropa: La homeostasis es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y de adaptacin al contexto. Es el nivel de adaptacin permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia dinmica. Los sistemas altamente homeostticos sufren transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos actan como condicionantes del nivel de evolucin. La entropa de un sistema es el desgaste que el sistema presenta por el transcurso del tiempo o por el funcionamiento del mismo. Los sistemas altamente entrpicos tienden a desaparecer por el desgaste generado por su proceso sistmico. Los mismos deben tener rigurosos sistemas de control y mecanismos de revisin, reelaboracin y cambio permanente, para evitar su desaparicin a travs del tiempo. En un sistema cerrado la entropa siempre debe ser positiva. Sin embargo en los sistemas abiertos biolgicos o sociales, la entropa puede ser reducida o mejor aun transformarse en entropa negativa, es decir, un proceso de organizacin ms completo y de capacidad para transformar los recursos. Esto es posible porque en los sistemas abiertos los recursos utilizados para reducir el proceso de entropa se toman del medio externo. Asimismo, los sistemas vivientes se mantienen en un estado estable y pueden evitar el incremento de la entropa y aun desarrollarse hacia estados de orden y de organizacin creciente. Permeabilidad: La permeabilidad de un sistema mide la interaccin que este recibe del medio, se dice que a mayor o menor permeabilidad del sistema el mismo ser mas o menos abierto. Los sistemas que tienen mucha relacin con el medio en el cul se desarrollan son sistemas altamente permeables, estos y los de permeabilidad media son los llamados sistemas abiertos. Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi nula se denominan sistemas cerrados.

Integracin e independencia: Se denomina sistema integrado a aquel en el cual su nivel de coherencia interna hace que un cambio producido en cualquiera de sus subsistemas produzca cambios en los dems subsistemas y hasta en el sistema mismo. Un sistema es independiente cuando un cambio que se produce en l, no afecta a otros sistemas. Centralizacin y descentralizacin: Un sistema se dice centralizado cuando tiene un ncleo que comanda a todos los dems, y estos dependen para su activacin del primero, ya que por s solos no son capaces de generar ningn proceso. Por el contrario los sistemas descentralizados son aquellos donde el ncleo de comando y decisin est formado por varios subsistemas. En dicho caso el sistema no es tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas que actan de reserva y que slo se ponen en funcionamiento cuando falla el sistema que debera actuar en dicho caso. Los sistemas centralizados se controlan ms fcilmente que los descentralizados, son ms sumisos, requieren menos recursos, pero son ms lentos en su adaptacin al contexto. Por el contrario los sistemas descentralizados tienen una mayor velocidad de respuesta al medio ambiente pero requieren mayor cantidad de recursos y mtodos de coordinacin y de control ms elaborados y complejos. Adaptabilidad: Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un estado o una caracterstica de acuerdo a las modificaciones que sufre el contexto. Esto se logra a travs de un mecanismo de adaptacin que permita responder a los cambios internos y externos a travs del tiempo. Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener un fluido intercambio con el medio en el que se desarrolla.

Mantenibilidad: Es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse constantemente en funcionamiento. Para ello utiliza un mecanismo de mantenimiento que asegure que los distintos subsistemas estn balanceados y que el sistema total se mantiene en equilibrio con su medio. Estabilidad:

Un sistema se dice estable cuando puede mantenerse en equilibrio a travs del flujo continuo de materiales, energa e informacin. La estabilidad de los sistemas ocurre mientras los mismos pueden mantener su funcionamiento y trabajen de manera efectiva (mantenibilidad). Armona: Es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su medio o contexto. Un sistema altamente armnico es aquel que sufre modificaciones en su estructura, proceso o caractersticas en la medida que el medio se lo exige y es esttico cuando el medio tambin lo es. Optimizacin y sub-optimizacin: Optimizacin modificar el sistema para lograr el alcance de los objetivos. Suboptimizacin en cambio es el proceso inverso, se presenta cuando un sistema no alcanza sus objetivos por las restricciones del medio o porque el sistema tiene varios objetivos y los mismos son excluyentes, en dicho caso se deben restringir los alcances de los objetivos o eliminar los de menor importancia si estos son excluyentes con otros ms importantes. Exito: El xito de los sistemas es la medida en que los mismos alcanzan sus objetivos. La falta de xito exige una revisin del sistema ya que no cumple con los objetivos propuestos para el mismo, de modo que se modifique dicho sistema de forma tal que el mismo pueda alcanzar los objetivos determinados. APORTES METODOLOGICOS Jerarqua de los sistemas Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo Kennet Boulding proporciona una clasificacin til de los sistemas donde establece los siguientes niveles jerrquicos: 1. Primer nivel, estructura esttica. Se le puede llamar nivel de los marcos de referencia. 2. Segundo nivel, sistema dinmico simple. Considera movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo. 3. Tercer nivel, mecanismo de control o sistema ciberntico. El sistema se autorregula para mantener su equilibrio.

4. Cuarto nivel, "sistema abierto" o autoestructurado. En este nivel se comienza a diferenciar la vida. Puede de considerarse nivel de clula. 5. Quinto nivel, gentico-social. Est caracterizado por las plantas. 6. Sexto nivel, sistema animal. Se caracteriza por su creciente movilidad, comportamiento teleolgico y su autoconciencia. 7. Sptimo nivel, sistema humano. Es el nivel del ser individual, considerado como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y smbolos. 8. Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones humanas constituye el siguiente nivel, y considera el contenido y significado de mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la transcripcin de imgenes en registros histricos, sutiles simbolizaciones artsticas, msica, poesa y la compleja gama de emociones humanas. 9. Noveno nivel, sistemas trascendentales. Completan los niveles de clasificacin: estos son los ltimos y absolutos, los ineludibles y desconocidos, los cuales tambin presentan estructuras sistemticas e interrelaciones. Teora analgica o modelo de isomorfismo sistmico: Este modelo busca integrar las relaciones entre fenmenos de las distintas ciencias. La deteccin de estos fenmenos permite el armado de modelos de aplicacin para distintas reas de las ciencias. Esto, que se repite en forma permanente, exige un anlisis iterativo que responde a la idea de modularidad que la teora de los sistemas desarrolla en sus contenidos. Se pretende por comparaciones sucesivas, una aproximacin metodolgica, a la vez que facilitar la identificacin de los elementos equivalentes o comunes, y permitir una correspondencia biunvoca entre las distintas ciencias. Como evidencia de que existen propiedades generales entre distintos sistemas, se identifican y extraen sus similitudes estructurales. Estos elementos son la esencia de la aplicacin del modelo de isomorfismo, es decir, la correspondencia entre principios que rigen el comportamiento de objetos que, si bien intrnsecamente son diferentes, en algunos aspectos registran efectos que pueden necesitar un mismo procedimiento. Modelo procesal o del sistema adaptativo complejo: Este modelo implica por asociacin la aplicacin previa del modelo del rango.

Dado que las organizaciones se encuentran dentro del nivel 8, critica y logra la demolicin de los modelos existentes tanto dentro de la sociologa como dentro de la administracin. Buckley, categoriza a los modelos existentes en dos tipos: a) aquellos de extraccin y origen mecnico, a los que denomina modelo de equilibrio; b) aquellos de extraccin y origen biolgico, a los que llama modelos organsmicos u homeostticos. Y dice: "...el modelo de equilibrio es aplicable a tipos de sistemas que se caracterizan por perder organizacin al desplazarse hacia un punto de equilibrio y con posterioridad tienden a mantener ese nivel mnimo dentro de perturbaciones relativamente estrechas. Los modelos homeostticos son aplicables a sistemas que tienden a mantener un nivel de organizacin dado relativamente elevado a pesar de las tendencias constantes a disminuirlo. El modelo procesal o de sistema complejo adaptativo se aplica a los sistemas caracterizados por la elaboracin o la evolucin de la organizacin; como veremos se benefician con las perturbaciones y la variedad del medio y de hecho dependen de estas". Mientras que ciertos sistemas tienen una natural tendencia al equilibrio, los sistemas del nivel 8 se caracterizan por sus propiedades morfognicas, es decir que en lugar de buscar un equilibrio estable tienden a una permanente transformacin estructural. Este proceso de transformacin estructural permanente, constituye el pre-requisito para que los sistemas de nivel 8 se conserven en forma activa y eficiente, en suma es su razn de supervivencia. Caractersticas de la Teora General de Sistemas Las caractersticas que los tericos han atribuido a la teora general de los sistemas son las siguientes: Interrelacin e interdependencia de objetos, atributos, acontecimientos y otros aspectos similares. Toda teora de los sistemas debe tener en cuenta los elementos del sistema, la interrelacin existente entre los mismos y la interdependencia de los componentes del sistema. Los elementos no relacionados e independientes no pueden constituir nunca un sistema. Totalidad. El enfoque de los sistemas no es un enfoque analtico, en el cual el todo se descompone en sus partes constituyentes para luego estudiar en forma aislada cada uno de los elementos descompuestos: se trata ms bien de encarar el todo con todas sus partes interrelacionadas e interdependientes en interaccin.

Bsqueda de objetivos. Todos los sistemas incluyen componentes que interactan, y la interaccin hace que se alcance alguna meta, un estado final o una posicin de equilibrio. Insumos y productos. Todos los sistemas dependen de algunos insumos para generar las actividades que finalmente originarn el logro de una meta. Todos los sistemas originan algunos productos que otros sistemas necesitan. Transformacin. Todos los sistemas son transformadores de entradas en salidas "inputs-outputs". Entre las entradas se pueden incluir informaciones, actividades, una fuente de energa, conferencias, lecturas, materias primas, etc. Lo que recibe el sistema es modificado por ste de tal modo que la forma de la salida (productos, ventas, eventos) difiere de la forma de entrada. Entropa. La entropa est relacionada con la tendencia natural de los objetos a caer en un estado de desorden. Todos los sistemas no vivos tienden hacia el desorden; si se los deja aislados, perdern con el tiempo todo movimiento, convirtindose en una masa inerte. Regulacin. Si los sistemas son conjuntos de componentes interrelacionados e interdependientes en interaccin, los componentes interactuantes deben ser regulados (manejados) de alguna manera para que los objetivos (las metas) del sistema finalmente se realicen. Jerarqua. Generalmente todos los sistemas son complejos, integrados por subsistemas ms pequeos. El trmino "jerarqua" implica la introduccin de sistemas en otros sistemas. Diferenciacin. En los sistemas complejos las unidades especializadas desempean funciones especializadas. Esta diferenciacin de las funciones por componentes es una caracterstica de todos los sistemas y permite al sistema focal adaptarse a su ambiente. Equifinalidad. Esta caracterstica de los sistemas abiertos afirma que los resultados finales se pueden lograr con diferentes condiciones iniciales y de maneras diferentes. Contrasta con la relacin de causa y efecto del sistema cerrado, que indica que slo existe un camino ptimo para lograr un objetivo dado. Para las organizaciones complejas implica poseer diversidad de entradas que se pueden utilizar y la posibilidad de transformar las mismas, de diversa manera, es decir flexibilidad y adaptabilidad. Dadas estas caractersticas se puede imaginar con facilidad una organizacin, un hospital, una universidad, como un sistema, y aplicar los principios mencionados a esa entidad. Por ejemplo las organizaciones, como es evidente, tienen muchos componentes que interactan: produccin, comercializacin, contabilidad, investigacin y desarrollo, todos los cuales dependen unos de otros. Al tratar de comprender la organizacin se le debe encarar en su complejidad total, en lugar de considerarla simplemente a travs de un componente o un rea funcional. Por ejemplo el estudio de un sistema de produccin no

producira un anlisis satisfactorio si se dejara de lado el sistema de comercializacin. 5. LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS Una organizacin es un sistema socio-tcnico incluido en otro ms amplio que es la sociedad con la que interacta influyndose mutuamente. Tambin puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes. La teora de sistemas penetr rpidamente en la teora administrativa por dos razones bsicas: a) Por un lado, frente a la necesidad de una sntesis y de una integracin mayor de las teoras que la procedieron, esfuerzo intentado con bastante xito en la aplicacin de las ciencias del comportamiento al estudio de la organizacin desarrollado por los behavioristas. b) Por otro lado, la matemtica, la ciberntica, de un modo general, y la tecnologa de la informacin, de un modo especial, trajeron inmensas posibilidades de desarrollo y operacionalizacin de las ideas que convergan hacia una teora de sistemas aplicadas a la administracin. El trmino sistema es empleado generalmente en el sentido de sistema total. Los componentes necesarios para la operacin de un sistema total son llamados subsistemas, los que , a su vez, estn formados por la reunin de nuevos subsistemas ms detallados. En toda organizacin existen subsistemas que forman la Organizacin: Subsistemas que forman la Empresa: a) Subsistema psicosocial: est compuesto por individuos y grupos en interaccin. Dicho subsistema est formado por la conducta individual y la motivacin, las relaciones del status y del papel, dinmica de grupos y los sistemas de influencia. b) Subsistema tcnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las tcnicas usadas para la transformacin de insumos en productos. c) Subsistema administrativo: relaciona a la organizacin con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integracin, estrategia y operacin, mediante el diseo de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.

Subsistema administrativo

ORGANIZACION

Subsistema Psicosocial

Subsistema Tcnico

Grfica No. La idea de tratar a la organizacin como un sistema abierto no es nueva. Herbert Spencerya lo afirmaba en el inicio de este siglo: Un organismo social se asemeja a un organismos individual en los siguientes rasgos esenciales: En el crecimiento En el hecho de volverse ms complejo a medida que crece; En el hecho de que hacindose ms complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia; Porque su vida tiene inmensa extensin comparada con la vida de sus unidades componentes Porque en ambos casos existe creciente integracin acompaada por creciente heterogeneidad Las organizaciones poseen todas las caractersticas de los sistemas abiertos, definidas en parte anteriormente. De todas las teoras presentadas hasta este momento, la teora de sistemas es la menos criticada, tal vez por el hecho de que an no ha transcurrido suficiente tiempo para su anlisis ms profundo. Por otra parte, puede ser adems que la perspectiva sistemtica parece estar de acuerdo con la preocupacin estructural-funcionalista tpica de las ciencias sociales de los pases capitalistas de hoy en da. Las principales caractersticas de la moderna teora de la administracin basada en el anlisis sistemtico son las siguientes: punto de vista sistemtico, enfoque dinmico, multidimensional y multinivelado, multimotivacional, probabilstico, multidisciplinaria, descriptivo, multivariable y adaptativa. Sin embargo, muchos autores consideran la teora de sistemas demasiado abstracta y conceptual, y por lo tanto, de difcil aplicacin a situaciones gerenciales prcticas. A pesar de que ha venido predominando fuertemente en la teora administrativa y tiene una aplicabilidad general al comportamiento de diferentes tipos de organizaciones e individuos en diferentes medios culturales,

el enfoque sistemtico es bsicamente una teora general comprensible, que cubre ampliamente todos los fenmenos organizacionales. Es una teora general de las organizaciones y de la administracin, una sntesis integradora de los conceptos clsicos, neoclsicos, estructuralistas, neoestructuralistas y behavioristas. No obstante, aunque el esquema ms amplio de ese enfoque parece virtualmente completo en su todo, muchos detalles de la teora todava estn por estudiar e investigar. 6. METODOLOGIA DE APLICACION DE LA T.G.S., PARA EL ANALISIS Y DISEO DE SISTEMAS Desde el punto de vista de la administracin est compuesta de las siguientes etapas: a) Anlisis de situacin: es la etapa en que el analista toma conocimiento del sistema, se ubica en cuanto a su origen, objetivo y trayectoria. 1. Definicin de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido requerido ya que en general se le plantean los efectos pero no las causas. 2. Formulacin del plan de trabajo: el analista fija los lmites de inters del estudio a realizar, la metodologa a seguir, los recursos materiales y humanos que necesitar, el tiempo que insumir el trabajo y el costo del mismo. Esta etapa se conoce como propuesta de servicio y a partir de su aprobacin se contina con la metodologa. 3. Relevamiento: el analista recopila toda la informacin referida al sistema en estudio, como as tambin toda la informacin que hace al lmite de inters. 4. Diagnstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en estudio. Eficacia es cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia es cuando el sistema logra los objetivos con una relacin costo beneficio positiva. Si un sistema es eficaz pero no eficiente el analista deber cambiar los mtodos del sistema, si un sistema no es eficaz el analista deber cambiar el sistema y si un sistema es eficiente el analista slo podr optimizarlo. 5. Diseo: el analista disea el nuevo sistema. a) Diseo global: en el determina la salida, los archivos, las entradas del sistema, hace un clculo de costos y enumera los procedimientos. El diseo global debe ser presentado para su aprobacin, aprobado el diseo global pasamos al siguiente paso. b) Diseo detallado: el analista desarrolla en detalle la totalidad de los procedimientos enumerados en el diseo global y formula la estructura de organizacin la cual se aplicara sobre dichos procedimientos.

6. Implementacin: la implementacin del sistema diseado significa llevar a la prctica al mismo, esta puesta en marcha puede hacerse de tres formas. a) Global. b) En fases. c) En paralelo. 7. Seguimiento y control: El analista debe verificar los resultados del sistema implementado y aplicar las acciones correctivas que considere necesarias para ajustar el problema. 7. EL SISTEMA DE CONTROL A PARTIR DE LA TGS Concepto: Un sistema de control estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia. Una de sus caractersticas es que sus elementos deben ser lo suficientemente sensitivas y rpidas como para satisfacer los requisitos para cada funcin del control. Elementos bsicos: a) Una variable; que es el elemento que se desea controlar. b) Los mecanismos sensores que son sencillos para medir las variaciones a los cambios de la variable. c) Los medios motores a travs de los cuales se pueden desarrollar las acciones correctivas. d) Fuente de energa, que entrega la energa necesaria para cualquier tipo de actividad. e) La retroalimentacin que a travs de la comunicacin del estado de la variable por los sensores, se logra llevar a cabo las acciones correctivas. Mtodo de control: Es una alternativa para reducir la cantidad de informacin recibida por quienes toman decisiones, sin dejar de aumentar su contenido informativo. Las tres formas bsicas de implementar el mtodo de control son: 1.- Reporte de variacin: esta forma de variacin requiere que los datos que representan los hechos reales sean comparados con otros que representan los hechos planeados, con el fin de determinar la diferencia. La variacin se controla luego con el valor de control, para determinar si el hecho se debe o no informar. El resultado del procedimiento, es que nicamente se informa a quin

toma las decisiones acerca de los eventos o actividades que se apartan de modo significativo que los planes, para que tomen las medidas necesarias. 2.- Decisiones Programadas: otra aplicacin de sistema de control implica el desarrollo y la implantacin de decisiones programadas. Una parte apreciable de las decisiones de carcter tcnico y una parte pequea de las decisiones tcticas abarcan decisiones repetitivas y rutinarias. Diseando el sistema de informacin de manera que ejecute esas decisiones de rutina, el analista proporciona a los administradores ms tiempo para dedicarse a otras decisiones menos estructuradas. Si se procura que el sistema vigile las rdenes pendientes y se programa las decisiones de cules pedidos necesitan mayor atencin, se lograr un significativo ahorro de tiempo y esfuerzo. 3.- Notificacin automtica: en este caso, el sistema como tal, no toma decisiones pero como vigila el flujo general de informacin puede proporcionar datos, cuando sea preciso y en el momento determinado. Las notificaciones automticas se hacen en algunos criterios predeterminados, pero solo quienes toman las decisiones deben decir si es necesario o no emprender alguna accin. El Sistema de Control en las Organizaciones: El control es uno de los cinco subsistemas corporativos (organizacin, planificacin, coordinacin y direccin son los restante) los cuales son muy difciles de separar con respecto al de control. De ello se desprende todo el proceso administrativo, debe considerarse como un movimiento circular, en el cual todos los subsistemas estn ligados intrincadamente, la relacin entre la planificacin y el control es muy estrecha ya que el directivo fija el objetivo y adems normas, ante las cuales se contrastan y evalan acciones. Es necesario ver al control para determinar si las asignaciones y las relaciones en la organizacin estn siendo cumplimentadas tal como se las haba previsto. Grfico del Sistema o Proceso de Control

Este grfico representa el proceso de control como un sistema cerrado, es decir que posee la caracterstica de la retroalimentacin o autorregulacin. El movimiento es circular y continuo, producindose de la siguiente manera: se parte de la actividad o realidad a la cual debemos medir, con el auxilio o utilizacin de normas, efectuada la decisin comparamos los resultados de los planes, de esta manera la realidad quedar ajustada para el futuro. Se nota en este punto que no slo la realidad puede ser ajustada, otras veces son los planes los que necesitan correccin por estar sensiblemente alejado de las actividades. En cuanto a su constitucin, los sistemas pueden ser fsicos o abstractos: sistema fsicos o concretos, cuando estn compuesto por equipos, por maquinarias y por objetos y cosas reales. Sistemas abstractos, cuando estn compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas. En ciertos casos, el sistema fsico opera en consonancia con el sistema abstracto. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos: Bertalanffy, entre otras muchas cosas, dice lo siguiente de los sistemas abiertos y cerrados: Los Sistemas Abiertos son aquellos que importan y procesan elementos (energa, materia e informacin) de sus ambientes y sta es una caracterstica propia de todos los seres vivos. Que un Sistema sea abierto significa que establece intercambios permanentes con su ambiente, intercambios que determinan su equilibrio, capacidad reproductiva o continuidad, es decir su viabilidad o permanencia en el entorno. Los Sistemas Cerrados son aquellos en los cuales ningn elemento de afuera entra y ninguno sale del sistema. Estos alcanzan su estado de mximo equilibrio al igualarse con el medio. En ocasiones el trmino sistema cerrado es tambin aplicado a sistemas que se comportan de una manera fija, rtmica o sin variaciones. Se entiende por subsistemas a un conjunto de elementos y relaciones que responden a estructuras y funciones especializadas dentro de un sistema mayor. En trminos generales, los subsistemas tienen las mismas propiedades que los sistemas.

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA Alvarez, Hctor Felipe. Administracin, una introduccin al estudio de la Administracin. Sociedad para Estudios Pedaggicos Argentinos. Crdoba 1987. Bertalanffy,Von Ludwing. Teoria General de Sistemas. 35 p.

Hermida, Jorge A. Ciencia de la administracin. Ediciones Contabilidad Moderna S.A.I.C. Buenos Aires mayo de 1983. Yourdon, Edward. Anlisis estructurado moderno. Prentice-Hall Panamericana, S.A. Mxico 1989. Ramn Garca-Pelayo y Gross. Pequeo Larousse Ilustrado (diccionario). Ediciones Larousse. Francia 1977.