Preveno e Controle de Perdas na 6rea de Armazenagem Introduo At o incio dos anos 90(noventa), o segmento do varejo tinha em sua gesto

financeira, a principal fonte para obteno de seus lucros. Essa operao se baseava no formato de negociao junto aos fornecedores atravs de prazos elsticos para pagamentos das compras. Como o mercado de crdito ainda era promissor, as mercadorias eram em sua maioria, adquiridas vista pelos seus clientes, podendo o varejista disponibilizar o volume de dinheiro dos caixas, diretamente para o Banco e obtendo dessa forma, a remunerao do seu capital investido. Com o fim dessa ciranda financeira em razo da implantao do Plano Real, ocorreu a estabilizao da moeda, dessa forma, os varejistas passaram a preocupar-se com as operaes que pudessem gerar eficincia com propsito de reduo de despesas e recuperao dos lucros. Aliada as questes econmicas, a competitividade de mercado tambm foi um fator preponderante para essa nova viso de negcio, onde as margens de lucro passaram a ficar cada vez menores. A soma desses fatores fez com que as empresas fossem obrigadas a olhar para dentro, isto , a gesto de processos, pessoas e produtos tornaram-se prioridade na pauta de decises das empresas. Esse novo modelo de gesto permitiu a identificao das causas que influenciavam diretamente na reduo dos lucros, surgiu ento, a preocupao com as PERDAS. PERDAS o resultado da diferena entre os estoques contbil e fsico apurado na ocasio do Inventrio Fsico de Mercadorias, tendo como principais causas, o furto interno e externo, fraude interna e de terceiros, erros administrativos, quebras, m deficincia, etc. Essas perdas so conhecidas como Perdas de Estoque. Alm das Perdas de Estoque, h outros tipos de perdas que impactam diretamente no resultado da empresa, como as perdas financeiras, comerciais, administrativas e de produtividade. Hoje a Preveno de Perdas tratada como uma metodologia e rea de trabalho vital para o resultado da empresa. Grandes varejistas estabeleceram em seu organograma a Preveno de perdas com status de Diretoria e Vice-Presidncia. Outra mudana no cenrio, diz respeito a leitura do resultado que proporcionado a empresa, passou de uma rea de despesa para uma rea geradora de LUCRO. Vrias so as metodologias aplicadas na Preveno de Perdas, dentre elas a principal foi a Modelagem de Processos internos com objetivo de identificao de vulnerabilidades, anlise de melhores prticas e implantao de planos de ao em razo dos riscos identificados. Alinhando esses conceitos, o Gerenciamento de Riscos Corporativos, como posicionamento estratgico, possui bastante similaridade com a Preveno de Perdas, alis, a

prpria perda uma consequncia da concretizao de um risco. Esse livro se baseia na apresentao destas metodologias, para implantao no Varejo e demais segmentos de mercado. Preveno de Perdas - Perdas so ocorrncias que geram impacto negativo aos negcios da empresa, gerando prejuzo e reduzindo os lucros, consequentemente, Preveno de Perdas o meio utilizado para evitar a concretizao dessas perdas, atravs da realizao de investimentos humano e/ou tecnolgico. No existe hoje uma padronizao para a conceituao e classificao das Perdas.

Perdas de Estoque - a principal perda do segmento varejista obtida atravs do resultado da diferena entre os estoques contbil e fsico apurado na ocasio do Inventrio Fsico de Mercadorias. Suas causas so: Furto interno: o Furto causado por colaboradores e funcionrios Furto Externo: o furto causado por clientes Quebras operacionais: So as avarias causadas as mercadorias por movimentao e acondicionamentos inadequados assim como, prazos de validade expirados. Erros Administrativos: So as falhas de processos que causam distores no estoque contbil Fraude de Terceiros: So as fraudes cometidas por transportadoras e fornecedores no processo de distribuio e entrega de mercadorias

Perdas Financeiras - So as perdas oriundas das operaes financeiras da empresa com base nos pagamentos e concesses de crdito aos clientes nos pontos de venda, assim como a prpria gesto do dinheiro quanto a armazenamento e destinao. So causas de perdas financeiras: Assaltos: Realizados no ponto de venda e no transporte dos valores Inadimplncia de Crdito: Por cartes de Terceiros e/ou na prpria concesso do private label. Fraudes de Cartes e Cheques: Em razo de clonagens Pagamentos de juros indevidos: Pela deficincia nos processos do Contas a Pagar.

Pagamentos em duplicidade: Pela deficincia nos processos do Contas a Pagar. Fraudes em Operaes eletrnicas: Em razo das operaes no mercado eletrnico.

Perdas Administrativas - So as perdas causadas por desperdcios de suprimentos, gua, energia, telefone, e manutenes por mau uso. Perdas Comerciais - So as perdas ocasionadas pela ausncia de produtos na gndola, embalagens no apropriadas, prazos de entrega no cumpridos, distribuio incorreta de mercadorias. Perdas de Produtividade - Burocracia nos processos e atividades, demora no atendimento em geral, tempo na execuo dos trabalhos acima do tempo padro, retrabalho. Quebras Operacionais (Perda Identificada) - As quebras operacionais merecem destaque num captulo dedicado, em razo do seu impacto no volume das perdas, principalmente para os varejistas dos segmentos de supermercados e drogarias. Como apresentado, as quebras operacionais so as avarias causadas nas mercadorias por movimentao e acondicionamentos inadequados que reduzem seu valor comercial, parcial ou total. Tambm so consideradas quebras operacionais, prazos de validade expirados, deteriorao dos perecveis e degustao de produtos com identificao de suas embalagens de origem. Observa-se no segmento varejista, a adoo de vrias prticas para a gesto das perdas, principalmente para o controle das quebras. Notadamente, a prtica mais usual e que permite efetivamente um melhor controle das causas das perdas, separar as perdas em dois grandes grupos: Perda identificada e Perda no identificada. Perda identificada - so as quebras operacionais que atravs da constatao do produto danificado, degustado e com prazo de validade expirado, permite-se identificar a perda e classific-la gerencialmente. As trocas no so classificadas como perdas identificadas pela natureza de devoluo das mercadorias aos fornecedores, desde que tratadas previamente em acordo comercial. Perda no identificada - so as perdas obtidas atravs da diferena do estoque fsico e o contbil, isto , a perda de estoque, cuja causa no possvel identificar. Influncia da Gesto Comercial e Logstica para as causas geradoras de Quebras e as aes recomendadas para a Preveno.

As quebras ocorrem basicamente nos seguintes setores: Transporte - O Transporte influncia a ocorrncia de quebras basicamente pela forma de acondicionamento interno das mercadorias no interior do caminho e pela temperatura interna em razo do produto transportado. Alguns cuidados so necessrios, merecem destaque: O interior do caminho deve estar totalmente limpo, higienizado e sem frestas para entrada de insetos; O empilhamento e acomodao deve ser realizado de forma que no danifique a embalagem dos produtos; Para os produtos que necessitam de temperatura especifica, o caminho dever possuir sistema de refrigerao e/ou transporte em embalagens trmicas para garantir a temperatura de conservao.

Recebimento - O Processo de Recebimento de vital importncia para o controle das quebras em razo do ritual de passagem na entrega dos produtos pelo fornecedor no ponto de venda e/ou no Centro de Distribuio do Varejista. Padres Tcnicos de Controle de Qualidade minimizam o impacto das quebras no recebimento, alm das questes quantitativas e organizao em todo o processo. Merecem destaque os seguintes pontos: Aplicao de testes de qualidade de acordo com padres tcnicos que cada produto deve apresentar quanto consistncia, cor, odor, sabor, volume, textura, aroma, temperatura, etc. Analisar os prazos de validade de acordo com as regras comerciais estabelecidas previamente. Negociar previamente com os fornecedores a perda do peso pelo descongelamento natural dos produtos como frangos. Agilidade e priorizao no recebimento para os produtos com necessidade de temperatura especfica.

Estoque / Armazenamento - Como o recebimento, o Processo de Armazenamento, quando no realizado de forma planejada e organizada, contribui com a gerao de quebras e tambm de perdas comerciais. A existncia de um Planejamento de Estoque suportado por Normas e Procedimentos estabelecendo responsabilidades, segregaes de funes e objetivos claros, condio bsica para a preveno de perdas neste setor.

Tambm devem ser analisados os seguintes pontos: Os produtos devem ser armazenados em mveis e estruturas que no os danifiquem; Observar o limite mximo para empilhamento dos produtos; Deve ser respeitada a temperatura ideal de conservao dos produtos, principalmente para os alimentos congelados, devendo permanecer nos balces e cmeras frigorficas; Estabelecer controles rigorosos de estoques. Observando-se as quantidades mnimas, de segurana e reposio; Organizar o estoque de forma que as reposies priorizem os produtos mais antigos e com prazos de validade mais recentes.

Exposio - O Processo de Exposio assemelha-se em muito com o armazenamento, quanto ao planejamento e definio de normas e procedimentos para regulamentao das responsabilidades e controles. Porm, na exposio, o cliente tem interferncia direta nos controles que so necessrios para a preveno das quebras. Alm, dos critrios de temperatura, empilhamento, vencimento, devem ser analisados os seguintes pontos: A gndola e/ou mvel de exposio dos produtos deve respeitar as condies do produto atendendo as polticas comerciais e de preveno de perdas para que a manipulao realizada pelo cliente no se converta em quebras. Produtos que podem ser quebrados quando atirados acidentalmente ao cho, merecem cuidados especiais na exposio, deve ser analisado as condies das prateleiras e do mvel como um todo. Procurar expor a frente os produtos mais antigos e com prazos de validade mais recentes. Essa verificao deve ocorrer de forma sistemtica durante a organizao da seo e/ou departamento.

Bateria de Caixa - Embora o risco maior nesse setor seja o de subescaneamento e erros administrativos, a desistncia de compra dos produtos e/ou no aprovao do crdito dos clientes, pode provocar a quebra dos produtos, pois permanecer em local no apropriado at sua retirada, podendo causar a danificao do produto por uma queda, degustao at sua deteriorao caso o produto exija estar condicionado a certa temperatura. A forma de preveno se resume ao planejamento condicionado a normas e procedimentos, determinando-se responsabilidades e a periodicidade das checagens permanentes nos checkouts para devoluo dos produtos ao seu local de exposio original e/ou ao estoque.

Esta regra tambm se aplica ao setor de trocas, pela devoluo dos produtos a unidade varejista e pela sua destinao (rea de vendas ou estoque). Trocas - Podemos conceituar as trocas, como os produtos que perderam seu valor original de venda por influncia direta e/ou indireta das pessoas, assim como pela deteriorao natural ou prazo de validade expirado, que atravs de acordo comercial previamente definido, o fornecedor se compromete a substituir os produtos na exata quantidade ou percentual negociado. Essa troca tambm pode ser financeira atravs de abatimento proporcional em ttulo pendente e/ou emisso de crdito para restituio junto ao fornecedor. Porm, importante destacar as perdas decorrentes dessa situao, notadamente conhecida como custos de estoque. Produtos danificados e que tenham tratamento interno como trocas, geram perdas financeiras a empresa pelo aumento dos custos de estocagem, giro e dificuldades para dimensionamento e clculo da cobertura de estoque.