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Sistema de Calidad Certificado ISO 9001:2000
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ISO 9001:2000

3227-2007-AQ-BAR-ENAC

EXPRESSA MANUAL DE USUARIO

Nexus5

Hermanos Trueba 22, 4-A 28018 Madrid España Tlf: +34 912 125 010 Fax: +34 917 850 711

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1. Introducción

2

2. Acceso al Programa

2

2.1. Nuevo Usuario

2

2.2. Iniciar

Sesión

3

3. Pantalla Principal

4

4. Destacados

5

5. Últimos Artículos

6

6. Categorías

7

7. Buscar

 

9

8. Administrar

10

9. Administradores

11

10. Contactos

13

10.

1

Crear un contacto

13

10.

2

Modificar un contacto

16

10.

3

Información adicional de los Contactos

16

10.

4

Eliminar un contacto

16

10.

5

Búsqueda Contactos

17

10.

6

Crear un grupo

18

10.

7

Modificar Grupos

18

10.

8

Eliminar grupos

18

10.

9

Añadir un contacto a un grupo

18

10.

10 Quitar un contacto de un grupo

19

11. Artículos

 

21

11.1.

Crear Artículos

21

 

11.1.1. Descriptores

22

11.1.2. Texto

28

11.1.3. Adjunto

29

11.1.4. Contactos

30

11.1.5. Acceso

32

11.1.6. Impresiones

32

11.2.

Modificar Artículos

32

12. Ficheros

33

12.1. Crear un fichero

33

12.2. Modificar y Eliminar un Fichero

34

13. Aviso a Contactos

36

14. Limitaciones de la Demo

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1. Introducción

Expressa es una herramienta de distribución de contenidos digitales con control de acceso centralizado. El sistema está preparado para soportar contenidos de gran peso y altos volúmenes de destinatarios.

Con Expressa se pueden conformar y usar listas de distribución abiertas (denominadas grupos) y generar artículos para las mismas, que pueden tener asignados múltiples ficheros adjuntos. Los permisos de acceso se pueden establecer a nivel de grupo, de destinatario o incluso de fichero.

2. Acceso al Programa

2.1. Nuevo Usuario

Si es la primera vez que accedes a Expressa, deberás solicitar tu cuenta pinchando en solicitar cuenta.

deberás solicitar tu cuenta pinchando en solicitar cuenta. Después de leer las condiciones de uso, te

Después de leer las condiciones de uso, te solicita tus datos personales.

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+34 912 125 010 Fax: +34 917 850 711 http://www.nexus5.com En breve recibirás un mail con

En breve recibirás un mail con tus datos de acceso.

En breve recibirás un mail con tus datos de acceso. 2.2. Iniciar Sesión Para iniciar una

2.2. Iniciar Sesión

Para iniciar una sesión en el programa debes introducir tu usuario y contraseña.

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3. Pantalla Principal

En la pantalla principal comprende las siguientes secciones. Destacados: Son los artículos que a criterio del administrador merecen una atención especial. Últimos Artículos: Los artículos publicados ordenados por fecha de publicación. Categorías: Clasificación de los artículos atendiendo a su naturaleza. Buscar: Te permite realizar la búsqueda de una palabra en el texto de los artículos. Administrar: Desde aquí se gestiona el programa. Sólo tienen acceso los administradores. Ayuda: Manual del Usuario.

acceso los administradores. Ayuda: Manual del Usuario. CC Esta obra está protegida bajo licencia Creative Commons

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4. Destacados

Son los artículos que a criterio del administrador merecen una atención especial.

Aparecen todos los artículos destacados no caducados ordenados por fecha de publicación.

La publicación de artículos en la sección Destacados se realiza desde la ruta Administrar-Artículos. Ver 11.1Administración de Artículos.

Si pinchamos sobre un artículo, éste se despliega y tenemos acceso a la lectura del contenido, y si los hubiera a los ficheros del mismo.

Para imprimir el artículo, nos situamos con el ratón sobre el icono

el artículo, nos situamos con el ratón sobre el icono , pulsamos el botón izquierdo, y

, pulsamos el botón izquierdo, y

visualizamos la vista preliminar del artículo con la lista de impresoras que tenemos configuradas en

nuestro ordenador, seleccionamos la impresora y mandamos imprimir.

ordenador, seleccionamos la impresora y mandamos imprimir. CC Esta obra está protegida bajo licencia Creative Commons

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5. Últimos Artículos

Permite visualizar todos los artículos publicados no caducados ordenados por fecha de publicación. En esta pestaña también aparecen los artículos destacados.

La publicación de artículos se realiza desde la ruta Administrar-Artículos. Ver 11 Administración de Artículos.

Si pinchamos sobre un artículo, éste se despliega dando acceso a su lectura y los ficheros si los hubiera.

dando acceso a su lectura y los ficheros si los hubiera. Para imprimir el artículo, nos

Para imprimir el artículo, nos situamos con el ratón sobre el icono

visualizamos la vista preliminar del artículo con la lista de impresoras que tenemos configuradas en nuestro ordenador, seleccionamos la impresora y mandamos imprimir.

, pulsamos el botón izquierdo, y

y mandamos imprimir. , pulsamos el botón izquierdo, y CC Esta obra está protegida bajo licencia

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6. Categorías

En esta sección visualizamos las distintas categorías en las que están clasificados los artículos. Una categoría puede tener más de una subcategoría.

Una categoría puede tener más de una subcategoría. La creación de una nueva categoría y la

La creación de una nueva categoría y la asignación a un artículo se realiza en administrar-artículos. Ver 11 Artículos.

Si pinchamos sobre una categoría, visualizamos todos los artículos que contiene ordenados por fecha de publicación.

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Si pinchamos sobre un artículo, éste se despliega dando acceso a su lectura y los ficheros si los hubiera.

Para imprimir el artículo, nos situamos con el ratón sobre el icono

visualizamos la vista preliminar del artículo con la lista de impresoras que tenemos configuradas en

nuestro ordenador, seleccionamos la impresora y mandamos imprimir.

, pulsamos el botón izquierdo, y

y mandamos imprimir. , pulsamos el botón izquierdo, y CC Esta obra está protegida bajo licencia

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7. Buscar

Te permite realizar la búsqueda de una palabra en el texto de los artículos, obteniendo como resultado un listado de los artículos que contienen esa palabra ordenados por fecha de publicación.

contienen esa palabra ordenados por fecha de publicación. Desde esta pestaña también puedes imprimir los artículos.

Desde esta pestaña también puedes imprimir los artículos.

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8. Administrar

Desde esta sección, los administradores pueden crear, editar y eliminar administradores, contactos, artículos y ficheros. Vamos a desarrollarlos por separado

artículos y ficheros. Vamos a desarrollarlos por separado A continuación se desarrollan por separado. CC Esta

A continuación se desarrollan por separado.

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9. Administradores

En la pestaña administradores aparece un listado de los administradores actuales del programa. Para crear un nuevo administrador, hacemos click con el botón derecho del ratón y seleccionamos Nuevo administrador.

derecho del ratón y seleccionamos Nuevo administrador. A continuación rellenamos los datos solicitados y

A continuación rellenamos los datos solicitados y guardamos.

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+34 912 125 010 Fax: +34 917 850 711 http://www.nexus5.com Si queremos eliminar un administrador, hacemos

Si queremos eliminar un administrador, hacemos click con el botón derecho del ratón sobre el icono , cambiamos el estado seleccionando borrado y guardamos.

, cambiamos el estado seleccionando borrado y guardamos. CC Esta obra está protegida bajo licencia Creative

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10. Contactos

Los contactos son los destinatarios de los artículos que atendiendo a su naturaleza les clasificamos en grupos.

Solamente el administrador puede crear, modificar, eliminar, cambiar de grupo, e incluso denegar el acceso a un artículo concreto a algún contacto.

Para acceder al menú principal de contactos tenemos dos opciones, la primera es situarnos con el ratón encima del menú y hacer click con el botón izquierdo y la segunda es situarnos en la pantalla de contactos y hacer click con el botón derecho.

pantalla de contactos y hacer click con el botón derecho. 10. 1 Crear un contacto Seleccionamos

10. 1

Crear un contacto

Seleccionamos en el menú principal Nuevo Contacto y rellenamos los campos obligatorios que nos solicita Expressa en la pestañas datos personales. Los campos que tienen un asterisco rojo son obligatorios.

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+34 912 125 010 Fax: +34 917 850 711 http://www.nexus5.com A continuación rellenamos los Datos de

A continuación rellenamos los Datos de Contacto,

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+34 912 125 010 Fax: +34 917 850 711 http://www.nexus5.com Y guardamos. Ya tenemos el contacto

Y guardamos.

Ya tenemos el contacto creado. Nos aparece sobre fondo rojo porque no está asignado a ningún grupo. Para asignar un contacto a un grupo. Ver 10.9 Añadir un contacto a un grupo.

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+34 912 125 010 Fax: +34 917 850 711 http://www.nexus5.com 10. 2 Modificar un contacto Para

10. 2

Modificar un contacto

Para modificar un contacto nos situamos con el ratón sobre el icono del contacto, pinchamos con el botón izquierdo y se nos abre el contacto.

Los datos personales y de contacto se modifican cambiando los datos de las pestañas del mismo nombre y guardando los cambios.

10. 3

Información adicional de los Contactos

Las pestañas Acceso, Asociaciones y Estado son pestañas informativas. Acceso nos informa de los artículos que ha leído ordenados por fecha e interés. Asociaciones informa de los Grupos a los que pertenece el contacto, de los artículos a los que tiene acceso y a los que tiene acceso restringido.

10. 4

Eliminar un contacto

Los contactos aparecen por defecto en la pestaña Estado en activo. Para eliminar un contacto, seleccionamos la opción borrado y guardamos. Antes de eliminar un contacto que se loEs muy importante, eliminamos toda la información del mismo.

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+34 912 125 010 Fax: +34 917 850 711 http://www.nexus5.com 10. 5 Búsqueda Contactos La palabra

10. 5

Búsqueda Contactos

La palabra introducida en la casilla se busca en todos los campos del contacto que visualizas en la pantalla: organización, departamento, nombre y primer apellido.

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+34 912 125 010 Fax: +34 917 850 711 http://www.nexus5.com Los resultados de la búsqueda tienen

Los resultados de la búsqueda tienen fondo amarillo, si los contactos tienen el fondo rojo indica que no pueden visualizar ningún artículo.

10. 6

Crear un grupo

Seleccionamos la opción Crear Grupo del menú contactos y nos aparece una pantalla en la que introducimos el nombre del nuevo grupo y guardamos.

10. 7

Modificar Grupos

En la pantalla principal de contactos tenemos seleccionado el grupo a modificar, en el menú de contactos elegimos la opción Editar Grupo y en la pantalla siguiente sobreescrimos el nombre del grupo y guardamos.

10. 8

Eliminar grupos

En la pantalla principal de contactos tenemos seleccionado el grupo a eliminar, en el menú de contactos elegimos la opción Editar Grupo y en la pantalla siguiente seleccionamos borrar y guardamos.

Se elimina el grupo no los contactos.

10. 9

Añadir un contacto a un grupo

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El grupo al que vamos a añadir un contacto aparece en la parte superior derecha de la pantalla. Para cambiar de grupo, desplegamos la pestaña y seleccionamos el grupo con el que vamos a trabajar.

Seleccionamos el contacto y pinchamos con el botón izquierdo del ratón sobre el icono

.
.
con el botón izquierdo del ratón sobre el icono . Si aceptamos, el contacto tiene acceso

Si aceptamos, el contacto tiene acceso a los artículos del grupo salvo que en la gestión de artículos se le restrinja el acceso.

10. 10 Quitar un contacto de un grupo

Seleccionamos el contacto, pinchamos con el botón izquierdo del ratón sobre el icono aceptamos.

con el botón izquierdo del ratón sobre el icono aceptamos. y CC Esta obra está protegida

y

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+34 912 125 010 Fax: +34 917 850 711 http://www.nexus5.com El contacto ya no tiene acceso

El contacto ya no tiene acceso a los artículos del grupo.

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11. Artículos

Desde esta sección se crean, editan, y modifican los artículos. También se otorga permisos de lectura a los contactos.

Para acceder al menú principal de artículos tenemos dos opciones, la primera es situarnos con el ratón encima del menú y hacer click con el botón izquierdo y la segunda es situarnos en la pantalla

de artículos y hacer click con el botón derecho.

11.1. Crear Artículos

Para acceder al menú principal de artículos tenemos dos opciones, la primera es situarnos con el

ratón encima del menú y hacer click con el botón izquierdo y la segunda es situarnos en la pantalla

de artículos y hacer click con el botón derecho.

pantalla de artículos y hacer click con el botón derecho. A continuación, seleccionamos la opción Nuevo

A continuación, seleccionamos la opción Nuevo Artículo del menú Artículos y nos aparece la

siguiente pantalla,

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+34 912 125 010 Fax: +34 917 850 711 http://www.nexus5.com Los cambios se guardan bien desde

Los cambios se guardan bien desde el submenú artículos o con el ratón-botón derecho guardar cambios.

11.1.1.

Descriptores

La pestaña Descriptores se compone de tres partes:

En la primera introducimos el título del artículo nuevo que es el título del artículo visible en destacados y/o últimos artículos. En Categoría clasificamos el artículo seleccionando una del menú Categorías que se despliega con las existentes.

Si el artículo no pertenece a ninguna de las ellas, creamos una nueva en el menú categorías. Desde este menú también podemos modificar y borrar las categorías existentes.

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+34 912 125 010 Fax: +34 917 850 711 http://www.nexus5.com  Crear una Categoría Nos situamos

Crear una Categoría

Nos situamos con el ratón en el Menú o en la categoría que queremos clasificar, hacemos click con botón izquierdo y seleccionamos la opción Crear Categoría. Nos aparece una pantalla para introducir el nombre de la nueva categoría y aceptamos.

introducir el nombre de la nueva categoría y aceptamos. CC Esta obra está protegida bajo licencia

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Borrar una Categoría

Nos situamos con el ratón en el Menú o en la categoría que queremos eliminar, hacemos click con botón izquierdo y seleccionamos la opción Borrar Categoría. A continuación nos pregunta si queremos eliminar la categoría y aceptamos. Cuando se elimina una categoría, también se eliminan los artículos de la misma.

categoría, también se eliminan los artículos de la misma.  Cambiar el nombre a una Categoría

Cambiar el nombre a una Categoría

Nos situamos con el ratón en el Menú o en la categoría que queremos cambiar el nombre, hacemos click con botón izquierdo y seleccionamos la opción Cambiar nombre. Nos aparece una pantalla con la categoría seleccionada, introducimos el nuevo nombre y guardamos.

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+34 912 125 010 Fax: +34 917 850 711 http://www.nexus5.com  En la segunda , seleccionamos

En la segunda, seleccionamos el estado del artículo publicado o borrador. Si seleccionamos la primera opción será visible por los contactos autorizados, y si está en borrador, lo podemos modificar hasta cambiarlo a publicado sin que los contactos tengan acceso al mismo.

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+34 912 125 010 Fax: +34 917 850 711 http://www.nexus5.com Al guardar los cambios de un

Al guardar los cambios de un artículo nos aparece un nuevo estado Eliminado, si lo seleccionamos y guardamos, el artículo se elimina sin posibilidad de recuperarlo.

Si queremos que un artículo aparezca en la pestaña destacados del menú principal, debemos seleccionar la pestaña Destacado.

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+34 912 125 010 Fax: +34 917 850 711 http://www.nexus5.com  En la tercera , podemos

En la tercera, podemos seleccionar la fecha de creación, de publicación y caducidad.

La fecha de publicación puede ser posterior a la de creación. El artículo se publica automáticamente en la fecha indicada en este apartado y a partir de la fecha introducida en fecha de caducidad el artículo dejará de ser visible.

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+34 912 125 010 Fax: +34 917 850 711 http://www.nexus5.com 11.1.2. Texto En esta pestaña introducimos

11.1.2.

Texto

En esta pestaña introducimos el texto del artículo, es un procesador de textos web que permite trabajar con distintos tipos y tamaños de letras, formatos, incorporar textos de otros programas…

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Si se nos olvida guardar los cambios, Expressa nos lo pregunta antes de salir de la pantalla.

11.1.3.

Adjunto

Desde esta pestaña podemos agregar ficheros adjuntos a los artículos. Los ficheros adjuntos se pueden crear desde aquí o desde la pantalla principal Administrar-Ficheros (Ver 12.1. Creación de Ficheros).

Nos situamos en la pantalla principal, ratón-botón derecho y seleccionamos la opción Gestionar ficheros.

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+34 912 125 010 Fax: +34 917 850 711 http://www.nexus5.com A continuación, en la parte izquierda

A continuación, en la parte izquierda de la pantalla nos aparecen las carpetas existentes y

seleccionamos la carpeta donde vamos a guardar el fichero.

Las carpetas se pueden crear, modificar y eliminar siguiendo el mismo procedimiento que con las categorías.

Creamos el fichero siguiendo las indicaciones del punto 12.1 Creación de Ficheros, seleccionamos el fichero pinchando en el cuadradito que hay encima del archivo y lo asociamos pinchando en Asociar al Artículo.

archivo y lo asociamos pinchando en Asociar al Artículo. El adjunto ya está asociado al artículo.

El adjunto ya está asociado al artículo.

11.1.4.

Contactos

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En la pestaña contactos seleccionamos a los contactos que queremos tengan acceso al artículo. Podemos seleccionar un grupo con todos sus integrantes o bien solamente a alguno de sus miembros, por defecto nos aparecen todos los grupos creados sin marcar con el número de contactos de cada uno.

creados sin marcar con el número de contactos de cada uno. Si marcamos con el ratón

Si marcamos con el ratón un grupo, el programa nos pregunta si queremos dar acceso a todos los contactos, si aceptamos, se marcan todos.

Si no queremos dar acceso a un contacto, le desmarcamos pinchando con el botón izquierdo del ratón en el cuadradito que está a la izquierda del contacto y guardamos los cambios.

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Si queremos dar acceso a un contacto, le marcamos pinchando con el botón izquierdo del ratón en el cuadradito que está a la izquierda del contacto y guardamos los cambios.

11.1.5. Acceso

Comprende la relación de contactos que han accedido al documento.

11.1.6. Impresiones

Informa del listado de contactos que han impreso el artículo.

11.2. Modificar Artículos

Al abrir Administrar-Artículos nos aparece el listado de todos los artículos guardados. Para modificarlos, seleccionamos el título del artículo y automáticamente se nos abre. Se modifica con el mismo procedimiento que el su creación. Nos permite cambiar el título, la categoría, estado, fechas, texto, adjuntos y contactos. Al concluir debemos guardar los cambios.

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12. Ficheros

Desde esta sección se crean, editan, y modifican los documentos adjuntos o ficheros de los artículos. Se puede adjuntar cualquier tipo de ficheros: imágenes, video, audio, así como cualquier otro documento sin limitaciones de peso.

Para acceder al menú principal de ficheros tenemos dos opciones, la primera es situarnos con el ratón encima del menú y hacer click con el botón izquierdo y la segunda es situarnos en la pantalla de ficheros y hacer click con el botón derecho.

12.1. Crear un fichero

En la pantalla principal visualizamos las carpetas en las que vamos a clasificar los ficheros. En primer lugar, debemos seleccionar la carpeta a la que queremos añadir el fichero, hacemos click ratón-botón derecho y nos aparece la opción subir nuevo archivo a la carpeta seleccionada.

NOTA: Las carpetas tienen la misma operativa que las categorías de los artículos.

la misma operativa que las categorías de los artículos. El funcionamiento de subida es similar al

El funcionamiento de subida es similar al explorador del sistema operativo. Una vez seleccionado el fichero, pulsamos el botón subir fichero.

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A continuación, tenemos que clasificar el archivo atendiendo a su naturaleza: Documento,

Fotografía, Vídeo…

12.2. Modificar y Eliminar un Fichero

El archivo lo podemos eliminar, cambiar el nombre, mover a otra carpeta, incluir derechos y

copyright, administrar permisos y visualizar Estadísticas de descarga.

El funcionamiento es igual para todas las opciones, ratón-botón derecho sobre el archivo y

seleccionamos la acción a realizar y aceptamos.

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Si queremos incluir el copyright a un archivo, seleccionamos Derechos y Copyright e introducimos el texto. Los contactos al acceder el artículo, lo visualizan.

Si queremos que algún usuario tenga acceso al texto pero no al fichero, seleccionamos Administrar permisos de ficheros. A continuación se abre una pestaña con la misma operativa que el acceso a contactos de los artículos.

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13. Aviso a Contactos

El programa envía automáticamente un mail comunicando a los destinatarios la publicación de un artículo en la fecha y hora de publicación introducida por el administrador. Ver 11.1 Crear artículos.

El texto del mail enviado será totalmente personalizable, al igual que la cuenta de correo desde la que se enviará el mismo, adecuándose a cada caso en función de las características del cliente.

14. Limitaciones de la Demo

No solicita claves de acceso

El programa no avisa a sus contactos de los artículos publicados.

La subida de archivos es limitada en tamaño.

Los datos introducidos se resetearán automáticamente a las 3:00 a.m.

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