Manual Expressa

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1. Introducción ................................................................................................................ 2
2. Acceso al Programa ...................................................................................................... 2
2.1. Nuevo Usuario ........................................................................................................ 2
2.2. Iniciar Sesión .......................................................................................................... 3
3. Pantalla Principal .......................................................................................................... 4
4. Destacados.................................................................................................................. 5
5. Últimos Artículos .......................................................................................................... 6
6. Categorías ................................................................................................................... 7
7. Buscar ........................................................................................................................ 9
8. Administrar ............................................................................................................... 10
9. Administradores ......................................................................................................... 11
10. Contactos .................................................................................................................. 13
10. 1 Crear un contacto ............................................................................................. 13
10. 2 Modificar un contacto ........................................................................................ 16
10. 3 Información adicional de los Contactos ................................................................ 16
10. 4 Eliminar un contacto .......................................................................................... 16
10. 5 Búsqueda Contactos .......................................................................................... 17
10. 6 Crear un grupo ................................................................................................. 18
10. 7 Modificar Grupos ............................................................................................... 18
10. 8 Eliminar grupos ................................................................................................ 18
10. 9 Añadir un contacto a un grupo ............................................................................ 18
10. 10 Quitar un contacto de un grupo .......................................................................... 19
11. Artículos ................................................................................................................... 21
11.1. Crear Artículos .................................................................................................. 21
11.1.1. Descriptores ............................................................................................ 22
11.1.2. Texto ...................................................................................................... 28
11.1.3. Adjunto ................................................................................................... 29
11.1.4. Contactos ................................................................................................ 30
11.1.5. Acceso .................................................................................................... 32
11.1.6. Impresiones ............................................................................................ 32
11.2. Modificar Artículos ............................................................................................. 32
12. Ficheros .................................................................................................................... 33
12.1. Crear un fichero ................................................................................................ 33
12.2. Modificar y Eliminar un Fichero ........................................................................... 34
13. Aviso a Contactos ....................................................................................................... 36
14. Limitaciones de la Demo ............................................................................................. 36
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1. Introducción
Expressa es una herramienta de distribución de contenidos digitales con control de acceso

centralizado. El sistema está preparado para soportar contenidos de gran peso y altos volúmenes de
destinatarios.
Con Expressa se pueden conformar y usar listas de distribución abiertas (denominadas grupos) y
generar artículos para las mismas, que pueden tener asignados múltiples ficheros adjuntos. Los
permisos de acceso se pueden establecer a nivel de grupo, de destinatario o incluso de fichero.
2. Acceso al Programa
2.1. Nuevo Usuario

Si es la primera vez que accedes a Expressa, deberás solicitar tu cuenta pinchando en solicitar
cuenta.
Después de leer las condiciones de uso, te solicita tus datos personales.
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En breve recibirás un mail con tus datos de acceso.
2.2. Iniciar Sesión
Para iniciar una sesión en el programa debes introducir tu usuario y contraseña.
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3. Pantalla Principal
En la pantalla principal comprende las siguientes secciones.

Destacados: Son los artículos que a criterio del administrador merecen una atención especial.
Últimos Artículos: Los artículos publicados ordenados por fecha de publicación.
Categorías: Clasificación de los artículos atendiendo a su naturaleza.
Buscar: Te permite realizar la búsqueda de una palabra en el texto de los artículos.
Administrar: Desde aquí se gestiona el programa. Sólo tienen acceso los administradores.
Ayuda: Manual del Usuario.
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4. Destacados
Son los artículos que a criterio del administrador merecen una atención especial.
Aparecen todos los artículos destacados no caducados ordenados por fecha de publicación.
La publicación de artículos en la sección Destacados se realiza desde la ruta Administrar-Artículos.
Ver 11.1Administración de Artículos.
Si pinchamos sobre un artículo, éste se despliega y tenemos acceso a la lectura del contenido, y si
los hubiera a los ficheros del mismo.
Para imprimir el artículo, nos situamos con el ratón sobre el icono , pulsamos el botón izquierdo, y
visualizamos la vista preliminar del artículo con la lista de impresoras que tenemos configuradas en
nuestro ordenador, seleccionamos la impresora y mandamos imprimir.
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5. Últimos Artículos
Permite visualizar todos los artículos publicados no caducados ordenados por fecha de publicación.
En esta pestaña también aparecen los artículos destacados.
La publicación de artículos se realiza desde la ruta Administrar-Artículos. Ver 11 Administración de
Artículos.
Si pinchamos sobre un artículo, éste se despliega dando acceso a su lectura y los ficheros si los
hubiera.
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6. Categorías
En esta sección visualizamos las distintas categorías en las que están clasificados los artículos. Una
categoría puede tener más de una subcategoría.
La creación de una nueva categoría y la asignación a un artículo se realiza en administrar-artículos.

Ver 11 Artículos.
Si pinchamos sobre una categoría, visualizamos todos los artículos que contiene ordenados por
fecha de publicación.
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Si pinchamos sobre un artículo, éste se despliega dando acceso a su lectura y los ficheros si los
hubiera.
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7. Buscar
Te permite realizar la búsqueda de una palabra en el texto de los artículos, obteniendo como
resultado un listado de los artículos que contienen esa palabra ordenados por fecha de publicación.
Desde esta pestaña también puedes imprimir los artículos.
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8. Administrar
Desde esta sección, los administradores pueden crear, editar y eliminar administradores, contactos,
artículos y ficheros. Vamos a desarrollarlos por separado
A continuación se desarrollan por separado.
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9. Administradores
En la pestaña administradores aparece un listado de los administradores actuales del programa.

Para crear un nuevo administrador, hacemos click con el botón derecho del ratón y seleccionamos
Nuevo administrador.
A continuación rellenamos los datos solicitados y guardamos.
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Si queremos eliminar un administrador, hacemos click con el botón derecho del ratón sobre el icono
, cambiamos el estado seleccionando borrado y guardamos.
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10. Contactos
Los contactos son los destinatarios de los artículos que atendiendo a su naturaleza les clasificamos
en grupos.
Solamente el administrador puede crear, modificar, eliminar, cambiar de grupo, e incluso denegar el
acceso a un artículo concreto a algún contacto.
Para acceder al menú principal de contactos tenemos dos opciones, la primera es situarnos con el
ratón encima del menú y hacer click con el botón izquierdo y la segunda es situarnos en la pantalla
de contactos y hacer click con el botón derecho.
10. 1 Crear un contacto
Seleccionamos en el menú principal Nuevo Contacto y rellenamos los campos obligatorios que nos
solicita Expressa en la pestañas datos personales. Los campos que tienen un asterisco rojo son
obligatorios.
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A continuación rellenamos los Datos de Contacto,
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Y guardamos.
Ya tenemos el contacto creado. Nos aparece sobre fondo rojo porque no está asignado a ningún
grupo. Para asignar un contacto a un grupo. Ver 10.9 Añadir un contacto a un grupo.
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10. 2 Modificar un contacto

Para modificar un contacto nos situamos con el ratón sobre el icono del contacto, pinchamos con el
botón izquierdo y se nos abre el contacto.
Los datos personales y de contacto se modifican cambiando los datos de las pestañas del mismo
nombre y guardando los cambios.
10. 3 Información adicional de los Contactos
Las pestañas Acceso, Asociaciones y Estado son pestañas informativas. Acceso nos informa de los
artículos que ha leído ordenados por fecha e interés. Asociaciones informa de los Grupos a los que
pertenece el contacto, de los artículos a los que tiene acceso y a los que tiene acceso restringido.
10. 4 Eliminar un contacto
Los contactos aparecen por defecto en la pestaña Estado en activo. Para eliminar un contacto,
seleccionamos la opción borrado y guardamos. Antes de eliminar un contacto que se loEs muy
importante, eliminamos toda la información del mismo.
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10. 5 Búsqueda Contactos
La palabra introducida en la casilla se busca en todos los campos del contacto que visualizas en la
pantalla: organización, departamento, nombre y primer apellido.
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Los resultados de la búsqueda tienen fondo amarillo, si los contactos tienen el fondo rojo indica que
no pueden visualizar ningún artículo.
10. 6 Crear un grupo
Seleccionamos la opción Crear Grupo del menú contactos y nos aparece una pantalla en la que
introducimos el nombre del nuevo grupo y guardamos.
10. 7 Modificar Grupos

En la pantalla principal de contactos tenemos seleccionado el grupo a modificar, en el menú de
contactos elegimos la opción Editar Grupo y en la pantalla siguiente sobreescrimos el nombre del
grupo y guardamos.
10. 8 Eliminar grupos
En la pantalla principal de contactos tenemos seleccionado el grupo a eliminar, en el menú de

contactos elegimos la opción Editar Grupo y en la pantalla siguiente seleccionamos borrar y
guardamos.
Se elimina el grupo no los contactos.
10. 9 Añadir un contacto a un grupo
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El grupo al que vamos a añadir un contacto aparece en la parte superior derecha de la pantalla. Para
cambiar de grupo, desplegamos la pestaña y seleccionamos el grupo con el que vamos a trabajar.
Seleccionamos el contacto y pinchamos con el botón izquierdo del ratón sobre el icono .
Si aceptamos, el contacto tiene acceso a los artículos del grupo salvo que en la gestión de artículos
se le restrinja el acceso.
10. 10 Quitar un contacto de un grupo
Seleccionamos el contacto, pinchamos con el botón izquierdo del ratón sobre el icono y
aceptamos.
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El contacto ya no tiene acceso a los artículos del grupo.
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11. Artículos
Desde esta sección se crean, editan, y modifican los artículos. También se otorga permisos de
lectura a los contactos.
Para acceder al menú principal de artículos tenemos dos opciones, la primera es situarnos con el
de artículos y hacer click con el botón derecho.
11.1. Crear Artículos
Para acceder al menú principal de artículos tenemos dos opciones, la primera es situarnos con el
de artículos y hacer click con el botón derecho.
A continuación, seleccionamos la opción Nuevo Artículo del menú Artículos y nos aparece la
siguiente pantalla,
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Los cambios se guardan bien desde el submenú artículos o con el ratón-botón derecho guardar
cambios.
11.1.1. Descriptores
La pestaña Descriptores se compone de tres partes:
 En la primera introducimos el título del artículo nuevo que es el título del artículo visible en
destacados y/o últimos artículos. En Categoría clasificamos el artículo seleccionando una del
menú Categorías que se despliega con las existentes.
Si el artículo no pertenece a ninguna de las ellas, creamos una nueva en el menú categorías. Desde
este menú también podemos modificar y borrar las categorías existentes.
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 Crear una Categoría

Nos situamos con el ratón en el Menú o en la categoría que queremos clasificar, hacemos click con
botón izquierdo y seleccionamos la opción Crear Categoría. Nos aparece una pantalla para introducir
el nombre de la nueva categoría y aceptamos.
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 Borrar una Categoría
Nos situamos con el ratón en el Menú o en la categoría que queremos eliminar, hacemos click con
botón izquierdo y seleccionamos la opción Borrar Categoría. A continuación nos pregunta si
queremos eliminar la categoría y aceptamos. Cuando se elimina una categoría, también se eliminan
los artículos de la misma.
 Cambiar el nombre a una Categoría
Nos situamos con el ratón en el Menú o en la categoría que queremos cambiar el nombre, hacemos
click con botón izquierdo y seleccionamos la opción Cambiar nombre. Nos aparece una pantalla con
la categoría seleccionada, introducimos el nuevo nombre y guardamos.
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 En la segunda, seleccionamos el estado del artículo publicado o borrador. Si seleccionamos la

primera opción será visible por los contactos autorizados, y si está en borrador, lo podemos
modificar hasta cambiarlo a publicado sin que los contactos tengan acceso al mismo.
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Al guardar los cambios de un artículo nos aparece un nuevo estado Eliminado, si lo seleccionamos y
guardamos, el artículo se elimina sin posibilidad de recuperarlo.
Si queremos que un artículo aparezca en la pestaña destacados del menú principal, debemos
seleccionar la pestaña Destacado.
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 En la tercera, podemos seleccionar la fecha de creación, de publicación y caducidad.

La fecha de publicación puede ser posterior a la de creación. El artículo se publica automáticamente
en la fecha indicada en este apartado y a partir de la fecha introducida en fecha de caducidad el
artículo dejará de ser visible.
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11.1.2. Texto
En esta pestaña introducimos el texto del artículo, es un procesador de textos web que permite
trabajar con distintos tipos y tamaños de letras, formatos, incorporar textos de otros programas…
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Si se nos olvida guardar los cambios, Expressa nos lo pregunta antes de salir de la pantalla.
11.1.3. Adjunto
Desde esta pestaña podemos agregar ficheros adjuntos a los artículos. Los ficheros adjuntos se
pueden crear desde aquí o desde la pantalla principal Administrar-Ficheros (Ver 12.1. Creación de
Ficheros).
Nos situamos en la pantalla principal, ratón-botón derecho y seleccionamos la opción Gestionar
ficheros.
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A continuación, en la parte izquierda de la pantalla nos aparecen las carpetas existentes y

seleccionamos la carpeta donde vamos a guardar el fichero.
Las carpetas se pueden crear, modificar y eliminar siguiendo el mismo procedimiento que con las
categorías.
Creamos el fichero siguiendo las indicaciones del punto 12.1 Creación de Ficheros, seleccionamos el
fichero pinchando en el cuadradito que hay encima del archivo y lo asociamos pinchando en Asociar
al Artículo.
El adjunto ya está asociado al artículo.
11.1.4. Contactos
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En la pestaña contactos seleccionamos a los contactos que queremos tengan acceso al artículo.
Podemos seleccionar un grupo con todos sus integrantes o bien solamente a alguno de sus
miembros, por defecto nos aparecen todos los grupos creados sin marcar con el número de
contactos de cada uno.
Si marcamos con el ratón un grupo, el programa nos pregunta si queremos dar acceso a todos los
contactos, si aceptamos, se marcan todos.
Si no queremos dar acceso a un contacto, le desmarcamos pinchando con el botón izquierdo del
ratón en el cuadradito que está a la izquierda del contacto y guardamos los cambios.
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Si queremos dar acceso a un contacto, le marcamos pinchando con el botón izquierdo del ratón en el
cuadradito que está a la izquierda del contacto y guardamos los cambios.
11.1.5. Acceso
Comprende la relación de contactos que han accedido al documento.
11.1.6. Impresiones
Informa del listado de contactos que han impreso el artículo.
11.2. Modificar Artículos
Al abrir Administrar-Artículos nos aparece el listado de todos los artículos guardados. Para
modificarlos, seleccionamos el título del artículo y automáticamente se nos abre. Se modifica con el
mismo procedimiento que el su creación. Nos permite cambiar el título, la categoría, estado, fechas,
texto, adjuntos y contactos. Al concluir debemos guardar los cambios.
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12. Ficheros
Desde esta sección se crean, editan, y modifican los documentos adjuntos o ficheros de los artículos.
Se puede adjuntar cualquier tipo de ficheros: imágenes, video, audio, así como cualquier otro
documento sin limitaciones de peso.
Para acceder al menú principal de ficheros tenemos dos opciones, la primera es situarnos con el
de ficheros y hacer click con el botón derecho.
12.1. Crear un fichero
En la pantalla principal visualizamos las carpetas en las que vamos a clasificar los ficheros. En
primer lugar, debemos seleccionar la carpeta a la que queremos añadir el fichero, hacemos click
ratón-botón derecho y nos aparece la opción subir nuevo archivo a la carpeta seleccionada.
NOTA: Las carpetas tienen la misma operativa que las categorías de los artículos.
El funcionamiento de subida es similar al explorador del sistema operativo. Una vez seleccionado el
fichero, pulsamos el botón subir fichero.
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A continuación, tenemos que clasificar el archivo atendiendo a su naturaleza: Documento,

Fotografía, Vídeo…
12.2. Modificar y Eliminar un Fichero
El archivo lo podemos eliminar, cambiar el nombre, mover a otra carpeta, incluir derechos y
copyright, administrar permisos y visualizar Estadísticas de descarga.
El funcionamiento es igual para todas las opciones, ratón-botón derecho sobre el archivo y
seleccionamos la acción a realizar y aceptamos.
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Si queremos incluir el copyright a un archivo, seleccionamos Derechos y Copyright e introducimos

el texto. Los contactos al acceder el artículo, lo visualizan.
Si queremos que algún usuario tenga acceso al texto pero no al fichero, seleccionamos Administrar
permisos de ficheros. A continuación se abre una pestaña con la misma operativa que el acceso a
contactos de los artículos.
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13. Aviso a Contactos
El programa envía automáticamente un mail comunicando a los destinatarios la publicación de un

artículo en la fecha y hora de publicación introducida por el administrador. Ver 11.1 Crear artículos.
El texto del mail enviado será totalmente personalizable, al igual que la cuenta de correo desde la
que se enviará el mismo, adecuándose a cada caso en función de las características del cliente.
14. Limitaciones de la Demo
No solicita claves de acceso

El programa no avisa a sus contactos de los artículos publicados.
La subida de archivos es limitada en tamaño.
Los datos introducidos se resetearán automáticamente a las 3:00 a.m.
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Expressa es una herramienta de distribución de contenidos digitales con control de acceso

2.1. Nuevo Usuario

Después de leer las condiciones de uso, te solicita tus datos personales.

En breve recibirás un mail con tus datos de acceso.

2.2. Iniciar Sesión

Para iniciar una sesión en el programa debes introducir tu usuario y contraseña.

En la pantalla principal comprende las siguientes secciones.

La creación de una nueva categoría y la asignación a un artículo se realiza en administrar-artículos.

Desde esta pestaña también puedes imprimir los artículos.

A continuación se desarrollan por separado.

En la pestaña administradores aparece un listado de los administradores actuales del programa.

A continuación rellenamos los datos solicitados y guardamos.

10. 1 Crear un contacto

A continuación rellenamos los Datos de Contacto,

10. 2 Modificar un contacto

10. 3 Información adicional de los Contactos

10. 4 Eliminar un contacto

10. 5 Búsqueda Contactos

10. 6 Crear un grupo

10. 7 Modificar Grupos

10. 8 Eliminar grupos

En la pantalla principal de contactos tenemos seleccionado el grupo a eliminar, en el menú de

Se elimina el grupo no los contactos.

10. 9 Añadir un contacto a un grupo

10. 10 Quitar un contacto de un grupo

El contacto ya no tiene acceso a los artículos del grupo.

11.1. Crear Artículos

La pestaña Descriptores se compone de tres partes:

 Crear una Categoría

 Borrar una Categoría

 Cambiar el nombre a una Categoría

 En la segunda, seleccionamos el estado del artículo publicado o borrador. Si seleccionamos la

 En la tercera, podemos seleccionar la fecha de creación, de publicación y caducidad.

A continuación, en la parte izquierda de la pantalla nos aparecen las carpetas existentes y

El adjunto ya está asociado al artículo.

Comprende la relación de contactos que han accedido al documento.

11.2. Modificar Artículos

12.1. Crear un fichero

A continuación, tenemos que clasificar el archivo atendiendo a su naturaleza: Documento,

12.2. Modificar y Eliminar un Fichero

Si queremos incluir el copyright a un archivo, seleccionamos Derechos y Copyright e introducimos

13. Aviso a Contactos

El programa envía automáticamente un mail comunicando a los destinatarios la publicación de un

14. Limitaciones de la Demo

No solicita claves de acceso

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