TABLAS DINMICAS TABLAS DINMICAS INTRODUCCIN

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Conceptos Previos.Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de datos. Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda. Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: Ordenar la los registros. Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio. Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado. Crear un resumen de los datos. (Subtotales) (Tablas dinmicas) Aplicar formatos a todos los datos.

Tablas Dinmicas.Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... (INTERACTIVIDAD) Veremos la creacin, utilizacin, e interpretacin a travs de los siguientes ejemplos.

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Partimos de una Base de datos, por ejemplo:

La Figura anterior se corresponde con un listado de pagos realizados a distintos proveedores, en diferentes meses e imputables a distintas obras. Por lo que puede verse, la informacin fue cargada en la hoja de forma completamente desordenada. Sera interesante saber cuanto se le pag a cada proveedor, o por cada obra, o que cantidad se le pag a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en una obra especfica. Lo que se est buscando es, por ejemplo, una tabla como la de la Figura que se muestra a continuacin.

En esta tabla se puede organizar la informacin de la Hoja de la Figura Anterior de modo que resulta ms til.

En cierta forma las Hojas contienen la misma informacin. Pero la segunda esta organizada en forma tal que resulta ms til. La tabla de la Figura anterior es lo que se llama una tabla dinmica.

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Vamos a crear nuestra primera tabla dinmica. 1. Abrir el archivo OBRAS.XLS, que contiene los datos de la lista o tabla inicial. 2. Hacer clic dentro de la Tabla o Lista. 3. Vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico). 4. Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

Nota.- Al realizar el paso 2, automticamente Excel detecta el rango de nuestra Tabla, en caso contrario deberamos indicrsela incluyendo las cabeceras. 5. Indicaremos que deseamos crear la tabla dinmica en una nueva hoja. 6. Nos llevar a la nueva hoja y se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

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Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica. Empezaremos creando una tabla dinmica sencilla y la iremos complicando. En primer lugar empezaremos con una tabla dinmica con una sola variable, pasaremos a 2 variables y acabaremos con una tridimensional (3 variables).

T.1 .- TABLAS DE 1 SOLA VARIABLE.

T.1.a) Importe total de cada obra.

Podemos dar formato a los importes, seleccionando y asignndole formato como cualquier celda. T.1.b) Importes totales por proveedor (Darles Formato) y que la nueva tabla aparezca debajo de la anterior.

T.1.c) Importes Totales por meses.

Abrir el archivo VENDEDORES.XLSL y realizar las siguientes tablas dinmicas.

T.1.d) Unidades e Importes totales por provincias (Formatear columna unidades e importes):

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Filtrar la tabla para ver solamente los datos de GRANADA y MLAGA. T.1.e) Unidades e Importes por Vendedores.

T.2 Tablas de 2 Variables.

- Volvemos al archivo OBRAS.XLS T.2.a) Cuanto hemos pagado a cada PROVEEDOR en cada una de las OBRAS.

Dar formato a los datos.

Como era de esperar, la tabla de la Figura de ms arriba muestra informacin que no se poda visualizar con los datos de la lista original. Por ejemplo, ahora nos podemos dar cuenta que no hubo pagos al electricista por la obra de San Ignacio 1041, tambin se dispone de los subtotales por concepto y por obra. Adems, se puede observar que el mayor gasto corresponde a La pintura y que la obra que produjo un mayor gasto es la de San Ignacio 1041.

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ACTUALIZACIN DE DATOS.- Si el origen es un RANGO (Debemos actualizar y ampliar el rango si queremos que se tengan en cuenta los nuevos valores). Si antes de generar la tabla dinmica convertimos el rango en una TABLA (o Lista) y a partir de esta tabla o lista generamos la tabla dinmica slo debemos actualizar la tabla. Probar a modificar datos y actualizar la TABLA DINMICA. Aadir nuevos datos a la lista y hacer que se reflejen en la TABLA DINMICA.

Cambiar la operacin
La tabla dinmica que se obtuvo totaliza los importes pagados en cada concepto y obra. Es decir que usa la operacin de suma. Podra ocurrir que nos interesara saber cuantos pagos se hicieron, independientemente de sus valores. Como en la tabla de la Figura siguiente.

Esta tabla dinmica indica cuantos pagos se hicieron por cada concepto y obra, independientemente de los importes. Esta tabla puede hacerse a partir de la anterior, de la siguiente forma: 1.- Clic encima de la SUMA DE IMPORTE DEL PEDIDO, aparece el men contextual que se ve en la siguiente figura, clic en CONFIGURACIN DE CAMPO DE VALOR. 2.- Nos aparece el siguiente cuadro de dilogo donde elegimos la operacin a realizar, en nuestro caso CUENTA.

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Obtencin de sub-tablas
En la Tabla dinmica de la Figura T.2.a) de ms arriba se vio como se pag 36.500 por concepto de plomera de la obra de calle San Ignacio 1041. Pero ese es el total, y la tabla no detalla los pagos individuales. Se puede obtener una sub-tabla a partir de ese total. Se hace de la siguiente forma : En la tabla dinmica se hace doble clic sobre el total (o sub-total) que se desea abrir, entonces Excel crear una nueva hoja en el libro y pondr el listado de la Figura que se muestra.

Esta lista indica como se compone el total de pagos por concepto de plomera de la obra de la calle San Ignacio 1041. Nota.- La sub-tabla no se actualizar aunque actualicemos la tabla dinmica.

T.2.b) Cuanto hemos pagado a cada PROVEEDOR cada MES.

T.2.c) Cuanto hemos pagado en cada OBRA al MES.

VOLVER al archivo VENDEDORES.XLSL y realizar las siguientes tablas dinmicas.

T.2.d) Cuanto ha vendido (IMPORTES) cada VENDEDOR en cada una de las PROVINCIAS.

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T.2.e) Cuanto hemos vendido (IMPORTES) en cada PROVINCIA por TRIMESTRES

Como vemos al crearse la tabla dinmica se colocan los diferentes valores de fecha de pedido, pero nos interesa que sea TRIMESTRALMENTE y no FECHAS INDIVIDUALES (que tambin nos podra interesar) as que vamos AGRUPAR por TRIMESTRES.

1.-hacemos clic dentro de la fila de ttulos de fechas 2.-clic en el botn AGRUPAR CAMPOS. 3.- Aparece el siguiente cuadro de dilogo:

En el cuadro elegiremos la fecha inicial, la fecha final y la agrupacin por meses, Trimestres, Aos, como vemos en la imagen podemos elegir varios criterios a la vez.

Podemos hacer que aparezcan elementos que tengan como valor 0, en cuyo caso no aparecer en la tabla dinmica. Por ejemplo si en algn trimestre no se ha realizado ninguna venta no

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aparecer en la tabla, pero puede ser que nos interese que aparezca para comparar o para posteriormente representarlo grficamente. Pasos.1.- Clic en el campo deseado (Trimestre) 2.- Botn derecho, nos saldr un men contextual.

3.- Elegimos CONFIGURACIN DE CAMPO

4.- En el cuadro de dilogo que nos aparece vamos a la ficha DISEO E IMPRESIN y activamos MOSTRAR ELEMENTOS SIN DATOS.

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Tablas dinmicas de tres dimensiones

La Figura muestra una tabla dinmica ms compleja que las anteriores. Permite analizar los pagos clasificados no slo por obra y concepto, sino tambin por mes (3 variables). Es una tabla de tres dimensiones. Se construye de la misma forma que las tablas anteriores, aadiendo un nuevo campo en el apartado FILTRO DE INFORME:

Pasar al archivo VENDEDORES.XLSX y realizar la siguiente consulta TRIDIMENSIONAL MOSTRAR en funcin de UN VENDEDOR SELECCIONADO, las ventas realizadas en cada PROVINCIA, MENSUALMENTE.