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Ecole Nationale Suprieure des Sciences de l'Information et des Bibliothques
Universit Claude Bernard Lyon 1
DESS EN INFORMATIQUE DOCUMENTAIRE
Rapport de stage Etude de faisabilit d'une base de donnes des publications des chercheurs de l'INSA de Lyon
Yalita Y. DALLOT-BEFIO Sous la direction de Thrse PRADAL Ingnieur Dcumentaliste Doc'INSA - INSA de Lyon
An n e 1 9 9 7 - 1 9 9 8
Etude de faisabilit d'une base de donnes des publications des chercheurs de l'INSA de Lyon
sum
La Direction de la Recherche de l'INSA de Lyon souhaite rassembler l'ensemble des travaux des chercheurs dans une base unique, homogne. Une tude des pratiques actuelles de saisie et stockage des rfrences dans les laboratoires a t conduite, ainsi qu'une tude de march sur les logiciels de gestion de bibliographie. BiblioMacPc, conu par un chercheur franais sous 4D, multiplateforme, convivial et performant, et dot d'un module de bibliomtrie volutif, rpond aux besoins des chercheurs pour la gestion courante de leur bibliographie, et aux critres de la Direction de la Recherche pour faire ses extractions statistiques lui permettant d'valuer et de prsenter la recherche l'INSA. Doc'INSA a t "matre d'oeuvre" de cette phase prospective.
M C
ots-
ls
Logiciel bibliographique - bibliomtrie - base de donnes - publication scientifique - tude de march - traitement automatis de l'infomation saisie de donnes - BiblioMacPC - Doc'INSA
A database for INSA researchers's publications - Feasibility study
bstract
The research director of INSA, leading engineering institution in France, wishes the researchers's works to be stored in a single homogeneous database. Therefore, we investigated in the laboratories the way the researchers or their colleagues manage with the data at the moment, and we made a market study on personal bibliographical software. BiblioMacPc, multi-user system and user-friendly, appeared to be the most suitable as well to the researchers as to the research director, as it has got evolutive bibliometrical functions. This would provide statistical elements for the research at INSA to be assessed, analysed and presented in reports. Doc'INSA library has been dealing with the project.
eywords
Bibliographical software - bibliometrics - database - scientific works market study - automatic data processing - bibliographical management data capture - BiblioMacPc - Doc'INSA.
Table des Matires

Introduction..................................................................................................................................................................................3 Chapitre 1 Le Cadre du stage
1.1 ENSEIGNEMENT.........................................................................................................................................................................7 1.2 L'INSA DE LYON ET LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE ......................................................................................8 1.3 LES LABORATOIRES.................................................................................................................................................................8 1.4 LA DIRECTION DE LA RECHERCHE............................................................................................................................10 1.5 LA VALORISATION DE LA RECHERCHE .................................................................................................................10 1.6 LINFORMATION SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE : DOCINSA ...............................................................11
1.6.1 les prestations proposes par DOCINSA .........................................................................................11 1.6.2 l'accs aux catalogues informatiss de doc'insa ...........................................................................12 1.6.3 DocINSA en quelques chiffres et dates..............................................................................................13
Chapitre 2
Analyse des besoins
2.1 LES ELMENTS DU CAHIER DES CHARGES ..........................................................................................................15 2.2 LES BESOINS DE LA DIRECTION DE LA RECHERCHE ......................................................................................16
2.2.1 Les acteurs/utilisateurs concerns..........................................................................................................16 2.2.2 Types de publications souhaits ..............................................................................................................16 2.2.3 Mesures : les tendances et moyens de la recherche ....................................................................17
2.3 LES BESOINS DES CHERCHEURS ....................................................................................................................................17 2.4 ANALYSE DE LA DEMANDE............................................................................................................................................17

2.4.1 Une grille de saisie des publications programmes sous Access ................................... 17 2.4.2 Les contraintes d'une solution informatique....................................................................................18
Chapitre 3
Analyse de l'existant
3.1 RECUEIL DES PRATIQUES .................................................................................................................................................20

3.1.1 Grille dentretien ....................................................................................................................................................20 3.1.2 Synthse des entretiens ....................................................................................................................................21
3.2 LE PARC INFORMATIQUE DANS LES LABORATOIRES ......................................................................................21 3.3 LA COLLECTE DES REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES....................................................................................22
3.3.1 Versus Direction de la Recherche............................................................................................................22 3.3.2 ...et versus Laboratoires ..................................................................................................................................23
3.4 LES SYSTMES DE RECUEIL DE RFRENCES INFORMATISS UTILISS DANS LES

LABORATOIRES ......................................................................................................................................................................24
Chapitre 4
Solutions informatiques possibles
4.1 UNE BASE DE DONNEES UNIQUE ET HOMOGENE.............................................................................................29 4.2 CONCEPTION D'UN SYSTEME A PARTIR D'UN LANGAGE DE PROGRAMMATION ......................... 32 4.3 UTILISATION D'UN SYSTEME DE GESTION DE BASE DE DONNEES........................................................ 32 4.4 EXTENSION DE L ' USAGE D' UN SYSTEME DEJA EXPLOITE DANS CERTAINS LABORATOIRES.................33
4.4.1 Excel................................................................................................................................................................................33 4.4.2 Word...............................................................................................................................................................................34
4.4.3 Etude d'un cadre de saisie pour les chercheurs et secrtaires souhaitant conserver Word ..........................................................................................................................34
4.5 UTILISATION D'UN PROGICIEL EXISTANT SUR LE MARCHE.......................................................................35

4.5.1 Les logiciels documentaires...........................................................................................................................35 4.5.2 Logiciels bibliographiques..............................................................................................................................36
Chapitre 5
Les Logiciels bibliographiques
5.1 USAGES DU LOGICIEL BIBLIOGRAPHIQUE .............................................................................................................38 5.2 LES CATEGORIES DE LOGICIELS BIBLIOGRAPHIQUES.....................................................................................39 5.3 CARACTERISTIQUES ET FONCTIONNALITES D'UN LOGICIEL DE GESTION DE REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES : EXEMPLE DE "REFERENCE MANAGER"................................................................. 40
5.4 ETUDE DE MARCH DES PROGICIELS BIBLIOGRAPHIQUES................................................. 41
Chapitre 6
Le choix de BiblioMacPc
6.1 LES AVANTAGES DE BIBLIOMACPC ........................................................................................................................50 6.2 LES FONCTIONNALITES DE BIBLIOMACPC..........................................................................................................51

6.2.1 La saisie .......................................................................................................................................................................51 6.2.2 Cration d'une base vide et recherche et tri......................................................................................55 6.2.3 Sortie / export en traitement de texte..................................................................................................56 6.2.4 Ecriture darticles, de rapports, etc. ......................................................................................................56 6.2.5 La demande de documents...........................................................................................................................57 6.2.6 La gestion d'organismes...................................................................................................................................57 6.2.7 Ouverture vers dautres programmes....................................................................................................58
6.3 BIBLIOMACPC EN RESEAU............................................................................................................................................58

6.3.1 En mono-utilisateur.............................................................................................................................................58 6.3.2 En multi-utilisateur..............................................................................................................................................58 6.3.3 BiblioMacPc et l'Internet ....................................................................................................................................59
6.4 PROTECTION DES DONNEES............................................................................................................................................59 6.5 Le module de bibliomtrie ..................................................................................................................................60
Chapitre 7
La mise en oeuvre : Etapes accomplies & Etapes venir
7.1 LES ETAPES ACCOMPLIES .................................................................................................................................................62

7.1.1 Une runion de travail dcisive .................................................................................................................63 7.1.2 Premires conclusions........................................................................................................................................64
7.2 LA JOURNEE DE DEMONSTRATION A L'INSA DE LYON............................................................................65 7.3 PROSPECTIVES POUR LA MAINTENANCE D'UNE BASE DE DONNEES ................................................... 65 7.4 INFORMATION ET FORMATION A L'UTILISATION DE BIBLIOMACPC.................................................66
7.4.1 Cadre de rflexion................................................................................................................................................66 7.4.2 Des objectifs, ou contenus de modules de formation...............................................................67 7.4.3 D'un point de vue pratique ...........................................................................................................................67
7.5 PROBLEMATIQUE DE LA MISE EN RESEAU............................................................................................................67
Conclusion Bibliographie Annexes
70 74 77
Introduction
Le stage pratique s'est droul pour le compte de la Direction de la Recherche Scientifique de l'I nstitut N ational des Sciences Appliques de Lyon, sous la responsabilit de Doc'INSA son centre de documentation. Le stage a port sur ltude de faisabilit dun inventaire informatis des "travaux" des chercheurs de l'INSA de Lyon, et a comport une participation aux diffrents services de Doc'INSA en tant que centre de documentation ddi la recherche scientifique et technique.
Contexte d'mergence de la demande Au sein de l'administration de l'INSA de Lyon, la Direction de la Recherche a, notamment, pour objectif de rendre compte de la recherche scientifique pratique dans les 31 Laboratoires de l'INSA de Lyon auprs du Ministre1 qui alloue la part la plus importante du budget de la Recherche aux cts des partenaires rgionaux et prfectoraux. La Direction de la Recherche organise donc la visibilit de cette recherche scientifique : laboration de rapports, de plaquettes informatives, de communications, de runions, etc. Or, les publications des chercheurs - qui alimentent les domaines, axes et thmatiques de recherche - sont la matire premire partir de laquelle un tat de l'art de la recherche scientifique peut tre tabli, la fois statistiquement, qualitativement et historiquement. La Direction de la Recherche rencontre chaque anne la difficult n o n seulement de collecter les rfrences de ces publications, mais celle de les conserver, aux fins de suivre les tendances, de faire des extractions dans
Cf. Hlne GROGNET, Syndicat National des Bibliothques SNB-FEN (UNSA), in L iste de discussion Biblio-fr, 15.09.97 : "Le projet de dcret, portant organisation de l'administration centrale du Ministre de l'Education Nationale de la Recherche et de la Technologie, stipule que sa Direction de la Recherche labore la politique de recherche et de formation par la recherche, et veille sa mise en uvre. Elle exerce la tutelle sur les organismes de recherche qui ne relvent pas de la Direction de la Technologie. Elle instruit les propositions relatives au budget civil de recherche et de dveloppement. Elle prpare la rpartition des moyens de la recherche entre les tablissements d'enseignement suprieur, dans le cadre de la politique contractuelle mene avec les tablissements. Elle assure la responsabilit de l'organisation et du financement des tudes doctorales. (...) Elle met en uvre les procdures et les moyens d'valuation ncessaires l'accomplissement de ses missions ."
Introduction
diverses directions selon les lignes de force souligner. Il n'y a pas de systme homogne de gestion de ces travaux permettant une valuation optimale de la recherche l'INSA. Par ailleurs, il est directement intressant pour les chercheurs eux-mmes de pouvoir puiser tout moment, dans une banque de donnes tenue jour, les rfrences de ces publications et interventions diverses : outre le fait de situer o en est la recherche, elles balisent leur itinraire professionnel et revtent une grande importance par rapport leur plan de carrire. D'o le recours aux comptences de Doc'INSA, partenaire interne indiqu pour travailler la ralisation du projet de cration d'une banque de donnes des publications des chercheurs de l'INSA. Dans le panorama du monde documentaire et bibliographique, Doc'INSA se trouve tre un Centre de Documentation dont le haut niveau et l'exprience en matire de gestion informatise de l'information scientifique et technique font autorit dans le monde des bibliothques spcialises. Ce fait justifie le dernier chapitre de notre rapport consacr aux acquis que nous devons Doc'INSA en matire de traitement informatis du document, d'organisation et de gestion d'un centre de documentation centr sur l'utilisateur. Contenu mthodologique du stage En sus d'un passage dans les diffrents services de Doc'INSA, nous avons donc travaill aux premires tapes de la mise en place d'une solution informatique pour la ralisation d'une base de donnes homogne des publications des chercheurs de l'INSA de Lyon. La mise en uvre pratique du projet de ralisation d'un systme d'information tel que la cration d'une banque de donnes se fait selon u n processus dont les paramtres portent sur : les solutions informatiques possibles, des contraintes telles que l'adquation d'une opration aux rels besoins des commanditaires et utilisateurs, avec la prise en compte d'ajustements ncessaires ou ventuels (ngociations, information, formation, valuations...) Par ailleurs, la ralisation d'une "vitrine de la recherche" de ce type n'existant pas actuellement dans la Rgion lyonnaise, il a t voqu que ce projet pourrait tre tendu l'ensemble de la communaut scientifique lyonnaise, voire rgionale. Quoiqu'il en soit, l'aboutissement de ce projet ne peut se faire qu'au terme d'une srie d'tapes et de dmarches dont une partie aura fait l'objet du stage. Ce rapport est organis de la faon suivante : apprhender le contexte de la demande ou cadre du stage (INSA, Direction de la Recherche, Laboratoires, structure et organisation de l'enseignement et de la recherche, Doc'INSA...) ;
Introduction
laborer un cahier des charges partir de l'analyse des besoins et celle de l'existant ; dterminer le type de produit mme de convenir, circonscrire son exploitation, les conditions de son acquisition et de son installation ; organiser la phase oprationnelle (dmonstration, adaptations/volution du produit, formation) et faire des propositions pour une maintenance du systme (organisation de la saisie, validation du contenu, cohrence et homognit, mise en rseau interne) ; poser les termes du dbat relatif l'extension du projet partir de la mise e n rseau ventuelle de la banque de donnes, sachant que le volet concernant la visibilit sur le "rseau des rseaux" ne fait pas encore l'objet d'un consensus.
Introduction
L LE E G GR RO OU UP PE E II N NS SA A de de LYON LYON
D I R E C T I O N
DIRECTIONS FONCTIONNELLES
Direction des Relations Internationales Direction de la Recherche
9 Dpartements de 2 Cycle Biochimie Gnie Civil et Urbanisme Gnie Electrique Gnie Energtique Gnie Mcanique Construction Gnie Mcanique Dveloppement Gnie Physique Matriaux Gnie Productique Informatique Centres Communs
FILIALES
ELEVES
SECRETARIAT GENERAL
Direction de la Formation
Direction de la Formation Mission Formation Continue
Services Gnraux
INSATECH
ELEVES / INGENIEURS I N S A FORMATION CONTINUE ADMINISTRATIF

PREMIER CYCLE DE 2 ANS Service de Franais DOC INSA : service de documentation scientifique et technique Centre des Sports Centre des Humanits Centre de Mathmatiques Dpartement des Etudes Doctorales
FORMATION INITIALE
RECHERCHE
33 Laboratoires dont 13 associs des organismes publics (CNRS, INRA, INSERM)
EURINSA Premier cycle Europen de Formation d Ingnieurs
CEREP
Sections spcialises Sections artstudes : Thtre, danse, musique, arts plastiques Section sportive de haut niveau Section de langues
Agence comptable Aide psychopdagogique & orientation Atelier d imprimerie Centre des Ressources informatiques Direction des Rsidences Division Administrative et Financire des Dpartements Division de l information et de la Communication Division des Affaires Budgtaires Division des Affaires Infrieures Division des Personnels Divisions des Restaurants Division des Traitements Gardiennage et Courrier Infirmerie Rseaux et Informatique rpartie Service des Bourses Service social
CAST s.a. Centre dActualisation Scientifique et Technique
Bureau des lves
INSAVALOR Filiale de valorisation industrielle
+ de 60 clubs
Association des Ingnieurs INSA
Service des Admissions commun aux 4 INSA 3 Cycle
Introduction
Chapitre 1
Le
L'INSA - Institut National des Sciences Appliques - est un tablissement polytechnique de dimension europenne, et un centre actif de recherche scientifique et de formation couvrant la plupart des disciplines de l'ingnieur. Cr en 1957, L'INSA de Lyon fait partie du rseau national des INSA dont il est le premier et, de loin, le plus important : Lyon, Rennes, Rouen, Toulouse. Les quatre INSA dveloppent des collaborations d'intrt commun : travaux concernant les admissions, rflexions pdagogiques, rflexions sur la gestion, promotion des diplmes, tudes des images des INSA, etc. Ainsi, il n'est pas exclu que des rsultats positifs au projet d'une base de donnes des publications des chercheurs de l'INSA de Lyon, n'entranent une extension du projet aux trois autres INSA.
C a dr e
du S tage
1.1 Enseignement
Enseignement et recherche forment les deux missions essentielles de l'INSA, la plus grosse cole d'ingnieurs de France. LINSA de Lyon propose u n premier cycle sur deux ans, tronc commun dit cycle probatoire et dorientation, qui donne aux tudiants la formation de base et les lments leur permettant de choisir un des neuf dpartements du 2me Cycle : trois annes ponctues de stages en entreprise ou l'tranger et termin par un PFE (Projet de Fin dEtudes).
9 Dpartements de 2me Cycle
1. 2. 3. 4. 5. Biochimie Gnie Civil et Urbanisme Gnie Electrique Gnie Energtique Gnie Mcanique Construction 6. 7. 8. 9. Gnie Mcanique Dveloppement Gnie Physique Matriaux Gnie Productique Informatique
A lissue de ces cinq annes, la possibilit de continuer dans la recherche est largement choisie par les tudiants travers un DEA (Diplme dEtudes Approfondies). Puis au sein dun des trente et un laboratoires de recherche, certains vont raliser une thse en deux trois ans.
Chapitre 1
Le cadre du stage
-7-
Trois structures transversales viennent enrichir les activits denseignement de lINSA, avec un statut diffrent de celui des laboratoires : le Centre de Mathmatiques qui dispense lenseignement Mathmatiques et dont la mission concerne tous les Dpartements ; des
le Centre des Humanits qui regroupe les enseignements de culture gnrale : langues vivantes, connaissance de lentreprise, communication et sciences humaines ; le Centre de Documentation DocINSA, auprs duquel sest droul notre stage, et dont nous dveloppons la prsentation plus loin1 dans ce chapitre. Au niveau du 3e cycle, chaque anne, une centaine de thses sont soutenues dans une des dix neuf formations doctorales proposes par lINSA de Lyon.
1.2 L'INSA de Lyon et la recherche scientifique

Son importance et sa diversit placent l'INSA parmi les plus puissants complexes franais de recherche applique. Des accords et associations existent entre les INSA et d'autres organismes de recherche, notamment le CNRS, l'INSERM, l'INRA. L'INSA de Lyon est la premire et la plus importante des quatre INSA. Quelques chiffres cls2 :
- 434 enseignants-chercheurs et chercheurs permanents - 150 ingnieurs, techniciens et administratifs affects la recherche - 140 thses soutenues en 1996 (118 en 1995) - 384 publications avec comit de lecture dans des revues nationales ou internationales de haut niveau en 1995. - 552 communications avec actes dans les grands congrs nationaux et internationaux en 1995. - 96,5 MF TTC dactivit contractuelle de lINSA t de sa filiale INSAVALOR pour lanne 1994-1995. - 30 900 m2 de surface de recherche.
Dans lorganistion de la Recherche lINSA de Lyon, deux "hirarchies" prvalent : administrative dune part, pdagogique dautre part3 . L'INSA adjoint son rle national une ouverture internationale par sa participation aux programmes communautaires : ESPRIT, BRITE, EUREKA... Les lves ont ainsi la possibilit de partir l'tranger dans le cadre d'un change ou d'un stage.
1.3 Les laboratoires

La recherche seffectue dans 31 laboratoires o travaillent prs de 1000 chercheurs, et se dveloppe dans neuf directions. Certains laboratoires se
1 2
Chapitre 1.6 En 1996. Ces chiffres, donns par la Direction de la Recherche dans un prospectus de prsentation. 3 Tmoin le schma de la structure du Groupe INSA de Lyon ci-aprs.
Chapitre 1
Le cadre du stage
-8-
subdivisent en quipes. Un laboratoire fonctionne un double niveau : il peut appartenir deux, voire trois dpartements, tout comme il peut tre compos de personnels dpendant statutairement de lINSA, de lUniversit ClaudeBernard Lyon 1, du CNRS, de lINSERM ou de lINRA, les pri ncipaux partenaires de recherche. Un laboratoire peut dcrocher un contrat auprs de la Rgion, du Dpartement, de lEurope, ou avec des entreprises internationales ou nationales. Plusieurs laboratoires fonctionnent en quipes, en "groupes" et axes de recherche. Certaines quipes peuvent prendre de l'importance et acqurir u n statut propre : Jeune Equipe Non Contractualise (JENC) ou Equipe en voie de contractualisation avec le Ministre. Les laboratoires et Equipes :
Matriaux et Chimie
1. 2. 3.
Chimie Organique (LCO) Groupe dEtudes de Mtallurgie Physique et de Physique des matriaux (GEMPPM)
4. 5. 6.
Matriaux Macromolculaires (LMM) Physicochimie Industrielle (LPCI) Thermodynamique Applique (LTA)
Informatique et Productique
7.
8.
Groupe de Recherche en Apprentissage, Coopration et Interfaces Multimodales pour la Productique (GRACIMP) Groupe de Recherche en Productique et Informatique des Systmes Manufacturiers (PRISMa)
Ingnirie Informatique Industrielle (L3i) Ingnirie des Systmes dInformation (LISI) 11. Reconnaissance de Formes et Vision (RFV)
9. 10.
Electronique, Electrotechnique et Automatique

Automatique industrielle (LAI) Composants de Puissance et Applications/CEGELY (ECPA) 14. Contrle Non Destructif par Rayonnements Ionisants (CNDRI)
12. 13.
Centre de Recherche et dApplications en Traitement de lImage et du Signal (CREATIS) 16. Gnie Electrique et Ferrolectricit (LGEF) 17. Physique de la Matire (LPM)
15.
Mcanique
18.
Conception et Analyse des Systmes Mcaniques (CASM)
19. 20.
Mcanique des Contacts (LMC) Mcanique des Fluides (LMF)
Gnie Civil et Urbanisme

21.
Dveloppement Urbain
22.
Unit de recherche en Gnie Civil - URGC
Thermique et Gnie des Procds pour l'Environnement

23.
Analyse environnementale des Procds et des Systmes Industriels (LAEPSI)
24. 25.
Centre de Thermique de Lyon (CETHIL) Pollution, Dchet, Environnement (POLDEN)
Sciences de la Vie et Biochimie

26. 27.
Biochimie et Pharmacologie Biologie Applique (LBA)
28.
Gntique Molculaire des Microorganismes et des Interactions Cellulaires (LGMMIC)
Mathmatiques
29.
Sciences Sociales
30.
Modlisation Mathmatique et Calcul Scientifique
Equipe de Sciences Humaines de l'INSA de Lyon (ESCHIL)
Chapitre 1
Le cadre du stage
-9-
1.4 La Direction de la Recherche

Compose d'un directeur, d'une assistante et d'une secrtaire, la Direction de la Recherche est une des quatre directions fonctionnelles de l'INSA :
Direction Direction de la Recherche Direction de la Formation Direction des Relations Internationales
Elle assure le lien entre le Ministre, qui dispense la part du denier public alloue la Recherche, et les units de recherche. Qui dit subvention dit ncessit de justifier la dpense. Les publications des chercheurs sont le lieu le plus tangible partir duquel effectuer une valuation scientifique, laquelle justifie les crdits allous, nous l'avons dj soulign. En vue de cette valuation scientifique de la recherche, la Direction de la Recherche reoit les dossiers d'enqutes du Ministre, ce qui dclenche la qute d'informations sur l'tat de la gestion et de la production des laboratoires. Gnralement, cela se situe au terme des contrats quadriennaux et leur miparcours. Ces dossiers comportent des formulaires imprims dont les rubriques portent sur des informations relatives tout ce qui fait la vie dune unit de recherche : depuis la rpartition des crdits allous, l'tat des dpenses, jusqu'au nombre de tests effectus en laboratoire, en passant par les superficies, les contrats, les auteurs de recherche, les formations ventuellement suivies par les membres du laboratoire , et bien entendu, le volet des publications. Les laboratoires ont en gnral un dlai d'un mois environ pour rentrer le dossier dment rempli. Un exemplaire est conserv la Direction de la Recherche.
1.5 La Valorisation de la Recherche

En Mai 1988, lINSA de Lyon sest dote de filiales charges de "valoriser les comptences et les moyens des laboratoires de lINSA, ainsi que les rsultats de la recherche, dune manire professionnelle au service des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs de lconomie"4 : INSAVALOR (capital de 1,9 MF dtenu 60 % par lINSA de Lyon), puis INSATECH et CAST s.a (Centre dActualisation Scientifique et Technique). Ces deux dernires sont associes INSAVALOR pour lanimation scientifique et technique plus spcialement, et "charges de promouvoir limage et la notorit de lINSA de Lyon, du Campus de la Doua et des Technopoles". Concrtement, INSAVALOR intervient la demande des entreprises franaises et trangres, des collectivits, des services publics dans tous les domaines et comptences de lINSA. Toutes les prestations sont ralises sur devis avec des procdures de contrle de la qualit.
INSA Lyon, (1994), Livret d'Accueil des Personnels
Chapitre 1
Le cadre du stage
- 10 -
De son ct, INSATECH participe entirement ou lorganisation de salons spcialiss, de colloques internationaux), de sminaires, de confrences...
partiellement (nationaux ou
1.6 LInformation scientifique et technique : DocINSA

Cre en mme temps que l'INSA de Lyon, Doc'INSA est la plus grosse bibliothque en Sciences de l'Ingnieur de la Rgion Rhne-Alpes. Elle est rattache sur le plan administratif la Direction de la Formation.. Elle est dpositaire d'un financement destin l'quiper des ouvrages les plus rcents dans les disciplines des Sciences de l'Ingnieur. Sa politique d'acquisition s'appuie sur un dpouillement rgulier de catalogues d'diteurs et de presse spcialise, sur la demande des utilisateurs, et en collaboraiton avec les enseignants. Par ailleurs, Doc'INSA participe l'effort international de constitution de l'immense rservoir de donnes du catalogue OCLC gr par les Amricains et relay dans certains pays. On line Computer Library Center contient plus de 40.000.000 notices d'ouvrages spcialiss dans les sciences et les techniques, que l'on consulte par CD-Rom ou en ligne. Systmatiquement, par protocole ftp , Doc'INSA verse ou drive ses nouvelles acquisitions dans le catalogue OCLC (c'est souvent le cas pour les ditions franaises) pour autant qu'elles n'y soient pas dj rpertories. Cette drivation exige un format normalis strict et relativement lourd. A l'inverse, si la notice d'une de ses acquisitions existe dans le catalogue OCLC, cette notice sera transfre dans la base Loris de Doc'INSA. 1.6.1 Les prestations proposes par Doc'INSA Doc'INSA est ouvert un large public : tudiants, enseignants, chercheurs, autres personnels INSA de Lyon, et aux personnes, institutions et entreprises extrieures, dans la limite de certains critres (droits d'inscription). Tout u n ensemble de prestations en documentation scientifique et technique y est propos :
un fonds local spcialis en sciences de l'ingnieur, un service d'analyse de documents scientifiques qui permet d'enrichir continuellement son catalogue informatis ; grce cela, il est possible de localiser rapidement les ouvrages souhaits ; un service de prt entre bibliothques (logiciel PebNet), par l'intermdiaire duquel Doc'INSA est en mesure de localiser, fournir, demander ou envoyer tout type de document dans le monde entier ; un service de recherche bibliographique informatis qui permet, soit en connexion avec un serveur, soit grce de nombreux CD ROM, de consulter des bases de donnes scientifiques, de faire de la veille technologique, ... ; les missions d'enseignement en direction de tous les lves-ingnieurs que Doc'INSA forme la recherche pertinente de l'information scientifique et technique.
Chapitre 1
Le cadre du stage
- 11 -
Outre l'assistance personnalise et les services de base au public, Doc'INSA tient la disposition de ses usagers des outils de travail : machine, logiciel, supports papier. Son parc informatique est en pleine volution, soit ce jour5 :
14 postes de travail dont : . 8 postes en accs libre : PC 386 crans 14' couleur ddis l'interrogation des catalogues ; . 4 postes ddis l'interrogation de CD-ROM et banques de donnes en ligne (sur rendez-vous), et accessibles sur rendez-vous : PC 386 crans 14' couleur ; . 1 poste multimdia avec lecteur CD et cran de 21' . 1 poste pour les interrogations en ligne Catalogues informatiss : . catalogue des ouvrages acquis depuis 1986 et systmatiquement saisis, soit environ 22.000 titres ce jour . catalogue "Rtro" des documents antrieurs 1986 saisis au fil des retours d'emprunts aprs dbroussaillage (don ou pilon), soit 8000 titres ce jour ; fusion avec le catalogue gnral en 1998. . catalogue des priodiques . catalogue des Services Mthode SAPRISTI! - Sentiers d'Accs et Pistes de Recherche d'Informations Scientifiques et Techniques sur l'Internet - qui propose formation et information trs compltes sur la recherche d'information scientifique et technique, liens hypertextes et carnets de ressources et d'adresses lectroniques et postales pertinentes l'appui Des guides et modes d'emploi sur support papier, relatifs la rdaction de rfrences bibliographiques, la prsentation et la soutenance de thse, l'usage des ressources en ligne, sur CD-ROM, sur l'Internet, etc.
1.6.2 L'accs aux catalogues informatiss de Doc'INSA Doc'INSA a son propre serveur hberg au Centre de Sources Informatiques de l'INSA - CSI INSA - : par Telnet, interface texte (logiciel documentaire Doris/Loris) par W AIS, interface WEB classique plus conviviale et aise d'utilisation : tous les champs tant indexs, la recherche est simplifie car multi-champ. En ranon, cela donne plus de bruit. Doc'INSA utilise galement Affinity, un logiciel de communication.
Fin 1997
Chapitre 1
Le cadre du stage
- 12 -
CISM
Centre dInformation Scientifique & Mdicale
Bases
Le CISM hberge et gre les bases de donnes WAIS
PC w.3.1
DocINSA
P w.3. C 1 Serveur Serveur Bases Serveur WWW Serveur Serveur CisGes
ais
CRI-CSI
Serveur
Serveur CsiDocServeur
Le CRI-CSI gre les serveurs de lINSA interconnects
1.6.3 Doc'INSA en quelques chiffres et dates

Ouverture ds 1959, deux ans aprs l'inauguration de l'Institution : de priodiques spcialiss ; 1987 emmnagement dans le btiment autonome actuel ; fonds d'ouvrages et
1200 m2 dont : 150 m2 la banque d'accueil et prt, 150 m2 aux priodiques en accs libre protg (systme d'alarme), 100 m2 aux deux salles de formation 250 m2 aux bureaux du personnel, 300 m2 consacrs au magasin d'ouvrages, 50 m2 de dgagement (couloirs, etc;) 200 m2 de sous-sol pour l'entrept des archives. Quelques grandes tapes : 1982'83 : mise en place du service prt entre bibliothques ; 1984 : dbut de l'interrogation de bases de donnes commerciales (ESA notamment) 1987 : dbut d'informatisation du fonds de Doc'INSA sous TEXTO par protocole TELNET sur une machine hberge au CSI de l'INSA ; 1990 acquisition quipement pour consultation sur CD-ROM (et plus tard en ligne) ; 1992 : transfert des donnes de Texto par ftp sur serveur WAIS (au CISM) consultable par l'Internet ; 1995 : dbut de la rtroconversion (tude du projet ds 1993) 1994 : acquisition du logiciel Doris/Loris 1997 : dbut indexation du fonds UTAC hrit en 1992 (automobiles et cycles) et saisie progressive dans la base Loris ; 1997 (Juin) : 85000 ouvrages, 1740 collections de priodiques, 2700 microformes 1997 (en Septembre) 19 personnes - dont 16 permanents (14 fonctionnaires) - quipes de 12 micro ordinateurs PC et d'une tour CD ddie aux CD-Rom d'OCLC.
Chapitre 1
Le cadre du stage
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Interrogation de la base interne de Doc INSA

Serveur Doc INSA Serveur Wais Serveur web
Linterrogation directe permet une vision " jour " de la base L ensemble de la base est rgulirement envoye par ftp sur le serveur Wais de Lyon. Elle passe alors par la " moulinette " Waisindex : tous les mots sont indexs Un lien avec un serveur Web, permet une consultation plus conviviale
Interrogation du logiciel loris : telnet csidoc.insa-lyon.fr Interrogation par le WEB : http://insa.lyon.fr
Tout utilisateur connect au rseau internet dispose de deux interfaces possibles pour interroger la base interne de DOC INSA
Chapitre 1
Le cadre du stage
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Chapitre 2 ~
Analyse des Besoins
"(...)Il faut compter que la gestion d e l'information et de la documentation devient de plus en plus "stratgique" pour des organismes de toute sorte (monde de la recherche compris), c'est dire pour le personnel qui agit au s e i n de ces organismes (...)"1
Ce chapitre ainsi que les deux suivants constituent notre cahier des charges. Il ne prtend pas l'exhaustivit, mais retrace un parcours indispensable.
2.1 Les Elments du Cahier des Charges

Le cahier des charges constitue un pralable au choix de tout logiciel ou systme informatique. Globalement, on doit pouvoir y dnoter les besoins exprims et potentiels, les reprendre en terme d'objectifs, puis tudier des rponses adaptes ces besoins sur la base : de l'existant - du point de vue des pratiques - du point de vue d'une compatibilit avec le type de matriel existant ou adapter, des performances des div ers applications ou systmes que l'on peut trouver sur le march ou dvelopper ventuellement soi-mme, d'une prise en compte des aptitudes de(s) l'utilisateur(s), de contraintes budgtaires. Si, dans un rapport, les diffrentes dmarches peuvent tre rendues de faon squentielle, dans la ralit, les tapes simbriquent : visites sur le terrain ont altern avec tude de march, connaissance de la structure daccueil et multiples contacts (Administration, professionnels de linformatique, de la documentation, organismes de recherche partenaires de lINSA, nombreuses discussions avec notre responsable de stage tmoignant dune troite collaboration, etc..). Dun point de vue mthodologique, nous avons tabli une liste des critres et des fonctionnalits souhaits ; puis nous avons pris comme cl de vote, le besoin de recherche de documents, pour rpertorier les catgories de logiciels et systmes qui y sont ddis. Nous avons cherch identifier ce qui fait la spcificit de ces systmes pour cibler la catgorie qui rpond le mieux nos critres, voire, en offre des fonctionnalits supplmentaires. Puis, il restait choisir le produit dans la
Archimag, (1997), Avril, n103, p3

Analyse des besoins 15
Chapitre 2
gamme de ceux que nous avons tudis, et poser les bases de son implmentation.
2.2 Les besoins de la Direction de la Recherche

2.2.1 Les acteurs/utilisateurs concerns Direction de la Recherche : le Directeur et son quipe (assistante et secrtaire) Responsables de laboratoires : le Directeur qui rend compte de lactivit de son laboratoire Chercheurs : en poste, en post-doctorat, en thse, qui ont intrt disposer des informations relatives leurs propres publications mais qui gagneraient grer leurs interrogations en ligne et leurs bibliographies. 2.2.2 Types de publications souhaits Parmi tout ce qui fait la production dun chercheur, voici au dpart les diffrents types de publications qui intressent la Direction de la Recherche en particulier, , avec les spcificits souhaites, en vue d'tablir des statistiques :
Publications : Revue internationale avec comit de lecture K Revue internationale sans comit de lecture K Revue franaise avec comit de lecture K Revue franaise sans comit de lecture K Langue franaise K anglaise K autre K Domaine scientifique de rattachement (DSPT 1 8) K Rsum en Franais : 5 lignes maximum Mots-cls en Franais : 5 maximum (extraits du rsum et du titre) Auteurs INSA (identifis par astrique, gras ?) Sigle du laboratoire INSA de rattachement (identifis par astrique, gras ?)
Il est convenu que la prsentation des rfrences puisse tre faite selon la norme officielle prsente dans un des Guides de DocInsa.
Communications Communication internationale dans congrs avec actes K Communication internationale dans congrs sans actes K Communication franaise dans congrs avec actes K Communication nationale dans congrs sans actes K Langue franaise K anglaise K autre K Domaine scientifique de rattachement (DSPT 1 8) K Rsum en Franais : 5 lignes maximum Mots-cls en Fanais : 5 maximum (extraits du rsum et du titre) Sigle du laboratoire INSA de rattachement (identifis par astrique, gras ?)
Chapitre 2
Analyse des besoins
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2.2.3 Mesures : les tendances et moyens de la recherche La Direction de la Recherche de lInsa souhaite se doter dun outil logiciel permettant une visibilit de la recherche l'INSA et une disponibilit permanente de la "production" de ses chercheurs, afin : de faire des extractions statistiques pouvant rpondre de faon fiable aux diffrentes requtes des Ministres, des organismes scientifiques (CNRS, INRA, INSERM...) et d'autres partenaires (Rgion) ; de permettre un suivi des carrires nettement amlior ; dorganiser une vitrine sur Internet o divers accents sur la recherche, tays de chiffres de rfrences et dexemples, puissent tre dvelopps ; damorcer un projet pilote/porteur pour le ple scienfifique de la Rgion Rhne-Alpes. Il sagit non seulement de collecter et compiler les rfrences des publications, mais pouvoir les stocker, y avoir accs tout moment et facilement, et pouvoir les traiter aux fins de suivre les tendances de la recherche lInsa, de faire des extractions dans diverses directions selon les lignes de force souligner.
2.3 Les besoins des chercheurs

Le besoin est double. Il sagit pour eux de pouvoir grer les rfrences bibliographiques quils rapatrient eux-mmes depuis leurs propres sources : e n ligne, bases de donnes, saisie manuelle, imports. La gestion dune "bibliographie personnelle" ncessite de pouvoir la stocker, de pouvoir linsrer automatiquement aux endroits voulus dans le corps des textes, et la fin de ces textes de pouvoir galement diter les notices en formats prdfinis selon les exigences de leurs diteurs et de leurs partenaires (Organisme de tutelle, etc..). Enfin il sagit de pouvoir retrouver de faon trs complte leurs propres publications faire valoir dans leurs dossiers de carrire, classes de faon automatique par catgories et prsentes aux normes requises.
2.4 Analyse de la demande

2.4.1 Une grille de saisie des publications programmes sous Access La Direction de la Recherche avait demand un de ses assistants de monter u n modle de grille de saisie, ce qui a t fait sous Access. Mais en ltat il na pu tre exploit comme souhait, en raison dune rpartititon inadquate des informations dans les champs. Par exemple, dans un seul champ rfrences sont runis les auteurs, le titre de la publication, lanne, le lieu, les pages. Par contre, cinq champs distincts sont crs pour recevoir les mots-cls limits arbitrairement cinq. La traduction du besoin tait donc la premire chose expliciter pour quelle soit grable par un systme. Autre point dlicat : sur la base de ces modles de saisie crs sous Access, la Direction de la Recherche, presse de faire dmarrer le projet, envisageait
Chapitre 2
Analyse des besoins
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d'adopter une "solution radicale" visant imposer ces modles en ltat dans les laboratoires. Ctait risquer un chec en raison de linadquation de ces modles, de la confusion des rubriques, et de l'impasse ainsi faite sur les pratiques, attentes et suggestions ventuelles dans les units de recherche. Dans la mesure du possible, il valait mieux ne pas se retrouver dans limpossibilit deffectuer le moindre des traitements escompts ! En fait lobjectif de disposer dun maximum de donnes, fiables, refltant lactualit des laboratoires et du parcours de leurs personnels, dpasse la seule problmatique dun inventaire des publications des chercheurs. Cet inventaire pourrait constituer une partie dun systme dinformation plus vaste, avec mise de la base sous rseau, prenant en compte de faon plus globale les rfrences bibliographiques. Par ailleurs, sil est ncessaire dimposer des changements par voie hirarchique, dans le cadre de la fonction publique, cela ne dispense pas de sensibiliser les personnels, afin dobtenir quils simpliquent personnellement, et ainsi datteindre les objectifs poss. En revanche, sagissant des besoins de la Direction de la Recherche, le produit le mieux adapt devrait clairement distinguer et grer les informations attendues, comme nous le verrons dans le chapitre 4. 2.4.2 Les contraintes d'une solution informatique La mise en oeuvre dune solution informatique impose de corriger, voire de changer des habitudes au sein des diffrents laboratoires. Par consquent, ltape suivante consistera : Faire un tat pralable des pratiques bibliographiques en ce qui concerne la saisie des publications des chercheurs et la gestion des notices bibliographiques personnelles des chercheurs. Choisir une solution logicielle permettant une gestion documentaire et bibliographique rpondant certaines ncessits :
- des rubriques qui renseignent de faon fine sur la nature et ltat des publications d e s chercheurs ; - un outil dextraction statistique paramtrable selon diffrents traitements qui seront effectus partir de la base de donnes des rfrences (bibliomtrie ?) ; - une importante capacit de stockage de donnes ; - compatibilit avec les formats existants pratiqus dans les laboratoires et la Direction de l a Recherche ; - compatibilit avec les plateformes prsentes dans les units de recherche ; - possibilit de mise en rseau ; - ouverture vers dautres programmes ; - convivialit et volutivit.
Affecter un poste de travail au systme pressenti et aux divers traitements effectuer : aussi bien pour toute la phase de prospection effectue durant la priode de stage, puis pour la phase dexprimentation et de mise en oeuvre. Ce peut tre indiffremment un poste Macintosh ou PC compatibles, les deux configurations tant utilises gale proportion dans les laboratoires ainsi que le montre notre tude de lexistant au chapitre suivant.
Chapitre 2
Analyse des besoins
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Chapitre 2
Analyse des besoins
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~ Chapitre 3 ~ Analyse de lExistant

3.1 Recueil des pratiques
3.1.1 Grille dentretien
Pour les besoins du prsent rapport, nous prsentons la dmarche de faon squentielle, mais il en a t autrement dans la ralit : l'enqute sur les systmes informatiques documentaires et les entretiens dans les laboratoires se sont drouls quasi paralllement. Il n'est pas facile de mnager des rendez-vous runissant les acteurs concerns par la problmatique dans les laboratoires, tout en tenant compte de notre propre calendrier. La priode de fin d'anne acadmique rendait les choses plus pineuses : agents dj e n cong, ou se dpchant de mettre leur travail jour...
Dans la mesure o nous allions tre amene introduire l'usage d'un systme mal connu dans les laboratoires, il tait ncessaire de "descendre sur le terrain" pour connatre ce qui se pratiquait jusqu'ici en matire de recueil de la production bibliographique des chercheurs. Il est apparu que le plus simple et le plus direct tait de prparer une "grille d'entretien" servant introduire le sujet autant qu' recueillir les avis sur ce qu'il convenait de faire. Grille dentretien
la saisie des publications des chercheurs :
par le secrtariat non oui
par eux-mmes
par chaque chercheur pour toute lUnit Nom du/des Logiciel(s) :
un logiciel bibliographique (lequel) utilis :
Autre pratique :
Traitement de Texte Lequel : Autre logiciel Lequel : Fiches manuelles
le degr de satisfaction sur ce qui se pratique grand moyen faible les dispositions des secrtaires/chercheurs par rapport au projet de la Direction de la Recherche et l'ide de se doter d'un logiciel spcifique : favorables moyen faible
Chapitre 3
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3.1.2 Synthse des entretiens

En fait de grille d'entretien, on le voit, il s'agissait plutt d'une sorte d'aidemmoire des questions poser. Nanmoins, le compte rendu des d iffrentes visites s'est avr rapidement trs riche et concluant dans la mthode comme dans les rsultats obtenus. Nous avons contact une bonne vingtaine de laboratoires et quipes sur les 31 que compte l'INSA de Lyon. En raison de la priode estivale et de quelques ennuis de sant qui nous ont loigne du "terrain", nous n'avons pu en visiter davantage. Dans l'ensemble, le projet a suscit de la curiosit et souvent de l'intrt. Nous n'avons rencontr de mfiance que chez deux interlocuteurs : un chercheur excd car tout projet caractre informatique porte virtuellement un surcrot de charge, parce quil lui incombe, malgr lui, de "dpanner" tout et tout le monde. De plus, il tait persuad, comme certaines secrtaires rencontres, qu'aucun chercheur ne se disciplinerait jamais... Devant la raction enthousiaste de ses collgues chercheurs du couloir suivant, prcisons que son pessimisme s'est mu en un dubitatif "on verra : si la Direction de l a Recherche s'engage et qu'on demande tous les labos d'avoir le mme outil, alors ce sera peut-tre diffrent"... L'autre personne sceptique tait une secrtaire qui, ayant appris utiliser Excel lors d'une formation, s'en servait pour rentrer les publications "qu'on v e u t bien me remettre" . Elle ne voyait pas ce qu'un nouveau logiciel pouvait apporter de plus... C'est qu'au-del d'un "nouveau systme" implmenter, l'enjeu est bien de concerner tous les membres des laboratoires. Selon un avis rencontr dans la majorit des units contactes (8 laboratoires) la judicieuse ide serait de commencer par les directeurs. Les avis taient favorables un nouvel outil, condition qu'il soit facile d'utilisation, et rende les services voqus sur les deux plans : chercheurs, secrtaires et directeurs des laboratoires, et pas seulem ent la Direction de la Recherche relais du Ministre.
3.2 Le parc informatique dans les laboratoires

Certains laboratoires sont largement quips de postes Macintosh, et d'autres majoritairement de postes PC et compatibles. Les gros systmes (Unix, NT, OS) sont galement prsents, mais rservs la recherche proprement dite. Tous les laboratoires ont leur propre serveur reli via le CSI1 - Centre d e Sources Informatiques - au rseau du Campus et l'Internet.
Autrefois "CRI" : Centre des Ressources Informatiques

Analyse de l'existant 21
Chapitre 3
Dans tous les laboratoires, le poste rserv la messagerie est un PC, ce quimpose le centre informatique prcisment. Dans ces conditions, il tait important que le systme slectionner puisse fonctionner sur les plates-formes : PC et Macintosh. Malgr la tendance qui veut que les Macintosh tendent disparatre, certains laboratoires s'en sont rcemment quips...
3.3 La collecte des rfrences bibliographiques

3.3.1 Versus Direction de la Recherche...
Nous l'avons dit dans la prsentation de la Direction de la Recherche : c'est le besoin ponctuel qui mobilise la qute et la collecte des rfrences bibliographiques des publications des chercheurs. C'est essentiellement l'occasion des dossiersd'valuation scientifique envoys par le Ministre toutes les organisations de recherche subventionnes, l'chance d'un plan de financement ou pour le renouvellement des crdits, ou pour la Rgion l'occasion d'un appel d'offre, l'chance d'un contrat, ou pour tel Dpartement de la Recherche, ou pour les partenaires de la recherche scientifique que sont le CNRS, L'INSERM ET L'INRA, etc. que la collecte des rfrences des publications des chercheurs prend un relief pineux. Selon le cas (dossier, rapport intermdiaire, rapport quadriennal...) il est demand aux chercheurs des laboratoires de fournir toute leur production sur l'anne coule, ou les 2 annes, ou les 4 annes. L'assistante ou la secrtaire de la Direction de la Recherche se contente de transmettre les dossiers dans les laboratoires. Ceux-ci ont environ 1 mois pour les faire remonter dment remplis. A la faveur des dossiers qui repassent par le service, les assistantes du directeur de la Recherche tchent de "rcuprer" les rfrences des publications en les saisissant sous Word : oprations peu aises de recherche dans les copies de dossiers, quand elles ne sont pas obliges de recourir au (photo)copiage/collage manuels. C'est surtout partir de ces saisies, et des bibliographies qui doivent obligatoirement figurer dans les rapports de recherche de chaque laboratoire (quadriennaux ou de mi-parcours) que la Direction de la Recherche tablit des statistiques, c'est dire au prix de comptages manuels. Mais il n'y a pas que le Ministre qui requiert des renseignements, les autres partenaires financiers et de Recherche demandent galement des comptes ; c'est que sur les 31 laboratoires, un grand nombre sont URA ou UMR CNRS, INSERM ou INRA... Sans parler des contrats dcrocher moyennant un appel d'offre remplir dans l'urgence souvent, auquel on participe en fournissant des donnes...
Chapitre 3
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3.3.2 ...et versus Laboratoires

a) Circulation de l'information Dans les units d'Informatique, les secrtaires des quipes et les chercheurs qui le dsirent, disposent d'une macro ralise sous Word, et ont la possibilit de rentrer les rfrences bibliographiques au fur et mesure des parutions 1. Nous avons rencontr une secrtaire qui compile encore les rfrences sur des fiches bristol, ce qui offre l'avantage d'avoir porte de la main et de faon sre les renseignements voulus. Du ct des laboratoires, beaucoup de chercheurs ont l'information sur leurs propres publications dissmines dans des endroits souvent connus d'eux seuls. Au grand dam des secrtaires qui il incombe de faire la saisie, de remplir le volet "publications" des dossiers ministriels, ou de mettre e n forme les rapports d'activits... C'est que la moiti des chercheurs est enseignante galement, ce qui contribue l'irrgularit de leur prsence dans le laboratoire ou l'quipe. Il y a galement tous les chercheurs en mission, qui ne sont pas porte de la main pour donner les lments bibliographiques aux moments favorables. Par ailleurs, physiquement, plusieurs laboratoires s'tendent sur des niveaux diffrents dans le mme btiment, voire, ont leurs quipes dissmines e n deux ou trois endroits sur le Campus ou hors de lINSA (Rockfeller...) Les laboratoires ont galement rpondre, dans la mme urgence, certains appels d'offre qui comportent toujours un volet relatif aux publications du laboratoire ou aux chercheurs qui seront impliqus dans le projet. On trouve une certaine organisation dans quelques units : deux laboratoires ont mis en place un systme de bote dont chaque tiroir est destin recevoir copie des publications soumises (en attente d'tre acceptes et paratre), celles parues dans un compte rendu de colloque, le texte des confrences invites, les brevets et les thses. b) Entre ncessit, urgence et manque de repres Les heureux hasards interviennent galement dans le recueil : lorsque, dans les secrtariats des laboratoires, on voit arriver au courrier un paquet d'articles dits "tirs part", manant d'une maison d'dition et destins un chercheur donn, on peut conclure qu'il s'agit d'une de ses publications, alors on prend l'initiative d'en recueillir les rfrences. Enfin, nous l'avons dit plus haut, l'utile urgence est souvent le moyen le plus vident : quand sonne l'heure de l'laboration des rapports d'acti vit intermdiaires et quadriennaux, avec le branle-bas enfivr qu'engendre la compilation en dernire minute des publications des uns et des autres ; quand pour le(s) chercheur(s) concern(s) sonne l'heure de remettre les dossiers de carrire dment remplis et complts.
Chapitre 3
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Comme remarquait un chercheur : "(...)c'est vrai que nos laboratoires grent leur propre production scientifique de manire ... approximative et n o n coordonne..." Toutes ces considrations ont conduit un des chercheurs consults affirmer : "que la Direction de la Recherche de l'INSA souhaite disposer d'un m m e logiciel lui permettant de grer l'ensemble de la production scientifique de ses laboratoires, au niveau des laboratoires et au niveau de l'tablissement, est u n grand pas dans la rationalisation..." C'est l en effet un vaste programme "dont on peut se rjouir qu"il soit nonc au plus haut niveau". Ceci dit, il est important de distinguer les objectifs des modes de ralisation. Car des orientations suffisent-elles dfinir une politique ? Le diable se cache toujours dans les dtails !
3.4 Les systmes de recueil de rfrences informatiss utiliss dans les laboratoires
Il ne s'agit pas tant de faire une tude exhaustive des systmes rencontrs avec tous les aspects techniques de leur fonctionnement, que de faire un relev de l'existant et de faire une estimation du degr d'utilisation de ces systmes informatiss. "Biblio" sous Macintosh, logiciel bibliographique crit en son temps en 4D par M. PAJOT et diffus par l'INSERM ; version " maison " amliore pour toutes les quipes dun des laboratoires de Biochimie ; "EndNote" est utilis conjointement avec Biblio sous MacIntosh. Les chercheurs apprcient EndNote qui s'incorpore en toute transparence dans le traitement de texte Word (MS Word, WordPerfect, MacWrite). Mais Biblio leur est un complment prcieux de par ses lexiques (mots-cls, priodiques). "Biblio" de l'INSERM, le mme logiciel que ci-dessus au point de dpart. La version originale a t successivement "bricole dans le laboratoire, et rend ainsi un certain nombre de services..." Dans ce laboratoire, un des chercheurs, enseignant informaticien s'est charg de ce "bricolage" et de centraliser les publications de ses pairs sur la base dont il s'occupe, ralisant ainsi tous les transferts ncessaires quand il le faut, et notamment vers la base Labintel du CNRS. Nous sommes reconnaissante cet informaticien qui nous a apport une aide prcieuse ce projet de cration d'une base de donnes pour les besoins de la Direction de la Recherche. Il a fait, vis--vis d'elle, l'effet de "garant" de la validit de notre dmarche, de l'adquation et de la fiabilit du produit pressenti. Il nous a relay de faon trs technique dans les changes avec le concepteur/vendeur, aux fins d'optimiser ledit produit dans le sens des besoins de la Direction de la Recherche.
Chapitre 3
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"FoxPro sous Dos" est utilis dans un laboratoire par les diffrents chercheurs, mme si l'un d'entre eux a pris plus particulirement en charge l'entretien de la base. Celle-ci est constitue essentiellement de notices tlcharges depuis des bases de donnes puis tries et classifies par ses soins ensuite. Elle apprcierait de changer de systme pour quelque chose de plus convivial et prsentant des possibilit plus tendues : de recherche plus complexe et de formatage d'ditions par exemple... "Excel" sur Macintosh est utilis par une secrtaire (suite une formation), trs intresse par cette activit. "Biblio 6" est une macro dveloppe sous WordBasic, utilise dans les laboratoires d'Informatique pour la saisie des rfrences des publications des chercheurs prcisment. Par cette macro, les quipes alimentent une base hberge sur le serveur du laboratoire (cf. copies d'crans plus loin). Les entretiens effectus dans ce laboratoire d'Informatique et les rubriques de la macro qu'ils ont dveloppes2 montrent combien la demande de la Direction de la Recherche trouve cho dans la ralit des laboratoires : la ncessit d'inventorier les publications jointe au souci de la notice de carrire. "Word" , traitement de texte avec mises en forme approximatives est utilis dans plus de 10 laboratoires. Cette situation de fait nous a pousses creuser les possibilits de Word entre macro, base de donnes incorpore et protocoles de transfert de donnes (simple saisie avec tabulation, virgule, saut de ligne...) "Access" expriment par la secrtaire d'un laboratoire qui coordonne 3 quipes, en vue de faire utiliser son systme dans toutes les quipes. Malgr les excellents cours suivis DESSID, nous n'avons pas encourag l'utilisation d'Access qui devient trs vite lourd, difficile manipuler pour ce type de situation. Le fait est que nous ne disposions pas nous-mmes de la possibilit de manipuler ce logiciel, car il n'est pas install sur les postes de Doc'INSA. Enfin"Labintel" sert beaucoup de rfrence, principalement dans les laboratoires associs avec le CNRS. Labintel est le systme de base de donnes des publications des chercheurs du CNRS : protg en criture, trs complexe remplir, avec la contrainte d'une grande quantit de champs dont un grand nombre en saisie obligatoire. L'clectisme des outils employs et le mdiocre sentiment de satisfaction quasi unanimement rencontr conforte le projet d'homognisation de la Direction de la Recherche autant que la pertinence d'un logiciel spcifiquement
Voir copie d'cran la fin de ce chapitre

Analyse de l'existant 25
Chapitre 3
documentaire ou bibliographique pour rpondre aux besoins des uns et des autres. La question budgtaire est un point sensible, car on sait que les laboratoires sont aujourdhui tenus de grer un budget comprenant : contrats, frais dquipement, dpenses diverses... et l'on touche l le "nerf de la guerre" : quels laboratoires accepteront d'investir dans l'acquisition d'un nouveau systme avec l'indispensable corollaire qu'est la formation l'utilisation ? Faudra-t-il que la Direction de la Recherche envisage de prendre la ralisation du projet sur son propre budget ? Nous reproduisons ci-aprs le modle de macro sous Word "Biblio 6" dvelopp et utilis dans le dpartement d'Informatique. Il prsente ceci d'intressant : le fait de comporter une prsentation souple, claire, courte des rubriques exactement souhaites par la Direction de la Recherche, et de proposer une grille de saisie agrable sous la forme de quatre masques de saisie explicits dans le formulaire de la macro ci-dessous (Livre, Revue, Thse, Rapport).
Utiliser loutil Livre pour tout ce qui a t publi dans un livre (y compris les actes de congrs). Utiliser loutil Revue pour tout ce qui a t publi dans une revue (y compris les actes de congrs). Utiliser loutil thse pour les habilitations, les doctorats et les mmoires CNAM. Cocher la case correspondante. Utiliser outil interne pour les rapports de recherche et rapports techniques. * Livres * Articles dans des Livres * Revues internationales avec Comit de Lecture * Revues nationales avec Comit de Lecture * Confrences Internationales avec Comit de Programme * Confrences Nationales avec Comit de Programme * Autres Revues * Autres Confrences * Habilitation diriger des recherches * Thses de Doctorat * Mmoires CNAM * Rapports internes Exemple : Grille d e saisie des rfrences bibligraphiques BENEY J. Rapport Technique 1995, 1 p. Franais Mots-cls : Cyberntique Rsum : ce texte peut tenir sur plusieurs lignes ; alors nayez pas peur de la fin du cadre, continuez taper. Keywords : Cybernetics Abstract : Same thing for this text.
Chapitre 3
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On trouve les masques de saisie en droulant le menu "Outil" sous Word. L'cran de saisie relatif aux Thses, comporte un bouton cocher prcisant l'habilitation diriger une thse.
Ci-dessous, le masque de saisie dun Rapport
Chapitre 3
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Voici prsent, lcran de saisie relatif aux Thses. Remarquons le bouton cocher prcisant lhabilitation diriger une thse. Parmi les renseignements quun chercheur doit fournir, ce point est important, non seulement par rapport sa propre notice de carrire, mais comme faisant partie des indications quexploite la Direction de la Recherche.
Chapitre 3
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Chapitre 4 ~
Solutions Informatiques Possibles
Nous sommes dans le cas de figure d'un systme documentaire mettre en place. Pour cela, il est important de connatre les fonctions, les techniques et les produits documentaires dans leur diversit. Une fois les besoins analyss, les objectifs dfinis, diverses sources d'information slectionnes et leur analyse effectue, il nous faut dterminer les rubriques et fonctionnalits dont o n aura besoin. A partir de l, nous dterminerons l'outil informatique de classement, de traitement et de diffusion le mieux appropri, quitte modifier a posteriori certains lments du cahier des charges.
4.1 Une base de donnes unique et homogne

Une base ou banque de donnes est appele contenir un ensemble d'lments relatifs un fait, une situation, un vnement, aux fins de traitement de toute sorte. Chaque lment d'information sur un document doit faire l'objet d'un champ, o il est stock avec ses semblables, de faon permettre ultrieurement une recherche et un tri consquents. Ds lors, il co nvient de poser et d'organiser le maximum de critres et lments qui devront se trouver pris en charge par le systme charg de grer les donnes de la base. Par exemple, la capacit de tri et de traitement statistique du systme devra permettre la Direction de la Recherche de raliser des extractions par auteur / anne ou tranche d'anne / type d'activit ; ou encore, par laboratoire / axe de recherche / nombre de communications des colloques internationaux, etc. Donnes factuelles sur les Chercheurs INSA
Base de donnes devra contenir les "productions" des chercheurs depuis 1993, soit : 1000 chercheurs et doctorants, 27 laboratoires 15 quipes 3 productions individuelles en moyenne par an. Objectifs : Etablissement de bilans statistiques Normalisation des rfrences Accs par rseau (visibilit INSA et Internet) Pas de confidentialit de la base (confidentialit des traitements ?) Simplicit d'utilisation, convivialit
Chapitre 4
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Les catgories de publication rpertorier

Livre Article de livre Rapport Communication scientifique avec actes Communication scientifique sans actes Publication dans une/des revues Publication/revue nationale Publication/Revue internationale
Publication dans un congrs Publication/Revue avec comit de lecture Publication/Revue dans comit de lecture Intervention Participation Thse Brevet

Champs minimum souhaits (rubriques avec/sans liste, avec/sans index)

Auteurs Premier auteur Auteur(s) spcifiquement INSA Titre congrs Rsum Mots cls (titre et rsum) Renvoi un laboratoire (+ sigle du labo) Langue
Thme/Domaine scientifique principal et/ou secondaire (cf. code des 8 DSPT)) Titre publication Titre revue Anne Volume Numro Lieu (pays/ville Pages
Les attentes par rapport la gestion bibliographique

Gestion des doublons (validation) Saisie par les chercheurs Appel de rfrences Contraintes de (re)numrotation des rfrences Prsentation selon les contraintes imposes par l'diteur de la revue (ex. caractres enrichis : gras italique, etc.)
Possibilit de modification (ajout) de rfrences en fin d'article Insertion de rfrences Importation de rfrences Exportation de rfrences Demandes de tirs part (gestion mailing) Demandes de documents/photocopies
Outils de requte indispensables

Oprateurs boolens Oprateurs logiques Troncature droite/gauche Proximit

Multichamps Requtes multiples Croisement des requtes
Chapitre 4
30
Au-del des caractristiques techniques et des fonctionnalits auxquelles devra rpondre le systme appel tre choisi, nous avons mis en vidence d'autres paramtres. Ils interviennent par rapport au confort d'utilisation pour les futurs usagers :
Structure de la base : paramtrable et modifiable par l'utilisateur Saisie & mise jour de donnes : contrlables (multi-crans) automatiques reprise totale/partielle de documents existants, modifiables(et en sries), copier/coller. Edition, visualisation : mobilit des intituls et de l'ordre des champs, des documents (tri), reprage des mots (surbrillance ou soulign), classement des rponses, mmorisation formats dition
Scurit, confidentialit : mots de passe Indexation et puissance de la recherche : Possibilit de ngociation sur les prix selon : souplesse et limites, sparateurs de valeur achat group/licence(s) de site - version (blanc), prvisions capacit disques, opraversion de test - multilinguisme (de la doc, du teurs boolens et de proximit, troncatures et logiciel, des commandes, des docs, les polimasques (cf. fichiers inverses base esab), paces) du systme mettre en place. renthsage par niveaux (historique d'une re Important : qualit de la documentation d'accherche, sauvegarde d'une quation de recompagnement, clart des messages d'erreur, cherche) dveloppement de modules spcifiques Fonctions complmentaires : thesaurus avec (adaptables aux nouvelles versions) cohrence des relations, tl(d)chargement
Remarque Le fait de demander aux chercheurs de rajouter un rsum et des mots-cls la "fiche d'identit" de leurs travaux rend ces notices "enrichies". Or, mme si la pratique est communment admise1, la notion de notice enrichie pose la question du droit d'auteur. "La constitution et l'exploitation de banques d e donnes soulve aussi des questions d'appropriation. D'un ct le producteur a droit une protection pour le travail d'organisation donn l a documentation et pour la constitution de cet ensemble d'informations (...) D'un autre ct, doivent tre respectes les prrogatives des auteurs auxquels des emprunts seraient effectus pour constituer une banque de donnes (...)". Ils peuvent s'opposer une exploitation de leur oeuvre sans leur autorisation, mais "ne sauraient refuser qu'elle soit prsente sous forme d'indexation o u de rsum signaltique et sans dnaturation"2. Par ailleurs, sur le plan technique, cet enrichissement entrane la ncessit de construire - ou de faire appel - de nouveaux outils d'accs prenant en compte les besoins de l'interrogation distance de ces notices enrichies (lexique, tables, liens etc.) D'o la distinction entre objectifs et modes de ralisation.
1 parce que trs commode pour la recherche documentaire... 2 J. HUET, H. MAISL, (1983), Informatique et sciences humaines, in Encyclopdia Universalis, Corpus, 12, pp 333
Chapitre 4 Solutions informatiques possibles 31
4.2 Conception programmation
d'un
systme
partir
d'un
langage
de
Cette ventualit a t exclue d'entre de jeu par le responsable du stage, pour plusieurs raisons : - manque de temps pour ce faire, - existence de nombreux produits dj dvelopps, - problme de maintenance, d'assistance documentaire, donc de personnel...
4.3 Utilisation d'un systme de gestion de base de donnes

On aurait pu envisager de programmer avec le logiciel ACCESS de Microsoft, attendu qu'il fait partie du pack Office assez largement diffus dans les laboratoires, et que la Direction de la Recherche l'exploite prcisment pour la gestion globale de ses activits. Mais trs vite, il est apparu qu'indpendamment de la complexit de la conception d'un systme adquat sous ACCESS, ce SGBD(R) s'avre tre d'une utilisation difficile ds que la base est importante. L'interrogation, est alors laborieuse, limite et pnible, voire peu fiable3. Parmi les dtails d'utilisation, si la modification des donnes au fur et mesure des besoins est un avantage, il n'est par exemple pas possible de revenir en arrire et difficile de rechercher en plein texte, ce qui reprsente u n inconvnient pour les chercheurs. Il est d'ailleurs avr que les logiciels de gestion de bases de donnes n o n conus pour un usage spcifiquement documentaire ou bibliographique sont fortement dconseills par les professionnels de la documentation ; tmoin les discussions rcurrentes sur le sujet sur les listes de diffusion par messagerie (ADBS, Biblio-fr, CRU, etc.) ou de News. Sur la question de logiciels appropris pour la gestion bibliographique, une documentaliste de Jussieu4 proposait sur la liste de discussion Biblio-fr une bonne synthse des conseils qu'elle avait obtenus de la part de plusieurs professionnels. Nous trouvons intressant de reprendre ci-aprs l'avis clairant de l'un d'entre eux 5 : "(...) pour ce qui est d'utiliser dconseillerais trs fortement surtout pas vos informaticiens, subtilits bibliographiques) bikose
3
ACCESS, DBASE, FOXPRO et d'autres, j e quiconque de se lancer dans cela (n'coutez ils n'y connaissent gnralement rien e n :
Nous appuyons ce commentaire sur l'avis de quelques professionnelles de la documentation de notre connaissance avec qui nous nous sommes entretenue. "A la demande de certains chercheurs, recensant les diffrents logiciels qui importation de rfrences de base d e des formats prdfinis et dfinir soi-
4 Biblio-fr 12.06.1997, noel@.jussieu.fr (Elisabeth Noel) nous souhaitons mettre leur disposition un dossier permettent de grer les bibliographies personnelles : donnes informatises, mise en forme de rfrences selon mme" 5 Idem
Chapitre 4
32
impossible, sauf suite de durs labeurs d'importer directement dans la base de donnes partir d'une autre base (CD-ROMs, etc.),
difficile, sans de grands efforts de faire de la mise en page pour d e s impressions formates dcemment selon des normes reconnues (ce que tous ces logiciels font en "ciseau"),
difficile, voire impossible, de faire du "Cite While you Write", savoir d'appeler votre logiciel bibliographique de l'INTERIEUR de votre traitement de texte pour insrer une citation de faon entirement automatise,
difficile de modifier, paramtrer, tripoter, triturer, calibrer, contourner, bricoler la base et ses produits drivs sans une bonne connaissance e n programmation (comme d'importer du MARC par exemple). Bref, si vous comptez votre salaire horaire, ce qui cote dans les 400 $ canadiens (hmmm... 1 600 FF) revient alors de 10 20 fois plus cher... pour u n produit 50 % moins efficace et 200 % plus lourd. Ce serait comme construire son camion pour dmnager au lieu d'engager une firme de dmnageurs !"
4.4 Extension de l'usage d'un certains laboratoires
systme dj exploit dans
La popularit de pack Office de Microsoft et sa vulgarisation mettent des outils comme le traitement de texte (Word), le tableur (Excel), la base de donnes (Access) et l'dition graphique (PowerPoint) la disposition de l'utilisateur professionnel comme de l'utilisateur moyen. Or, en sus de leur spcificit, les logiciels du pack Office de Microsoft font globalement "un peu de tout", mais insuffisamment, quand ce n'est pas imparfaitement : mise en page, stockage et exploitation lmentaire de donnes, etc. Mais si on ne s'improvise pas diteur, ni graphiste, ni statisticien, en matire de gestion documentaire et bibliographique, il faut galement savoir que ces logiciels prsentent de lourdes limites par rapport la logique aux contraintes de gestion de l'enregistrement d'une information "clate" en rubriques et au paramtrage pertinent de leur indexation ; il faut connatre les liens ncessaires entre les tables de donnes pour permettre l'exploitation des donnes saisies, pour des interrogations multi-champs, multi-critres et des temps de rponses satisfaisants.
4.4.1 EXCEL
On peut effectivement envisager d'utiliser le tableur Excel l'chelle d'une petite unit. La recherche se fait ligne par ligne et il faut chaque fois relancer la recherche. Il est plus facile de crer des fichiers par type de documents, ce qui permet d'courter le temps d'ouverture des fichiers ainsi que le temps de recherche. Par contre, en tant que tableur, il peut tout fait tre utilis pour traiter les rsultats des requtes effectues sur une autre base mieux approprie la gestion de documents, et en grer des reprsentations techniques et suggestives
: diagrammes, courbes, "camemberts", graphiques en trois dimensions, etc. Les fonctions de traitement de donnes de Power Point permettent galement ce logiciel d'tre utilis en aval de la base de donnes pour en reprsenter des rsultats d'extractions statistiques.
4.4.2 WORD
Puissant logiciel de traitement de texte par ailleurs, dans la plupart des laboratoires Word est le plus utilis pour la saisie des publications des chercheurs sur le tas ou en cas de ncessit. Cela se fait le plus souvent sous forme de simple texte continu et juste mis en forme, sans normes ni formats l'appui. Concernant la recherche bibliographique, Word prsente quelques avantages :
la commande "rechercher" permet de rechercher des chanes de caractres; la recherche de mots avec une mise en forme spcifique est possible, on dispose de troncatures internes, droite, gauche, il est par exemple possible d'utiliser des macros pour extraire des formes simples, des suffixes, des prfixes, la prsentation est claire, pas besoin de faire des copier/coller pour utiliser les notices, Word permet d'diter des documents propres avec tables des matires, tri des documents, il est galement intressant car on peut utiliser le mme fichier pour faire plusieurs choses Par contre, il n'y a pas d'opration boolenne possible, et la recherche ne prend qu'un seul mot en compte, donc on ne peut pas faire de recoupement, et on ne peut mmoriser les recherches.
Les laboratoires axs sur l'informatique ayant, pour leur part, dvelopp une macro sous Word (avec du langage de programmation WordBasic), nous avons envisag l'ventualit de retravailler la macro existante6 pour e n tendre l'usage tous les laboratoires. Mais on n'aurait pas pu contourner les limites d'un tel systme, compte tenu des disparits entre les laboratoires, des ncessits de gestion et d'exploitation de donnes des fins bibliographiques et statistiques, et de l'dition en formats multiples. Autant une macro peut permettre de saisir un ensemble de rfrences, autant la recherche et le traitement par catgorie ne sont pas possibles, et on ne peut indexer les champs. 4.4.3. Etude d'un cadre de saisie pour chercheurs et secrtaires souhaitant conserver Word Par contre, sachant qu'il n'est pas facile de changer les habitudes, et que le but du projet n'est pas de "bousculer" les personnels des laboratoires, l'usage de Word pourrait tre maintenu, mais pour la saisie, moyennant certaines contraintes qui permettraient alors de verser les lments de la saisie dans u n autre logiciel : mme sans recourir une macro, il est possible d'entrer des lments d'une rfrence dans un ordre donn, avec une tabulation comme
6 Cf. prsentation du modle de macro en annexe

sparateur de valeur, ce qui permet d'importer ou d'exporter les donnes vers la base d'accueil. Si on alignait par ordre d'utilit les logiciels Word, Excel et gestion de bases de donnes, on pourrait placer Word au niveau de la saisie de rfrences rcupres dans une base de donnes dont les extractions statistiques pourraient tre mises en forme (graphiques, "camemberts") par Excel o u PowerPoint. C'est dire qu'il faut un produit plus adapt aux besoins de la recherche bibliographique : il permettrait d'une part, de proposer des listes de rfrences bibliographiques par catgorie de toute espce, avec le contenu de certains champs plutt que d'autres (mots-cls, rsum, auteurs INSA, etc.) et d'autre part, de procder aux multiples extractions souhaites par la Direction de la Recherche (des statistiques sur les rsultats), tout en permettant tout utilisateur d'interroger la base depuis son poste ou un poste ddi.
Entre Word Base / Logiciel X Sortie
Excel Power Point
En dfinitive, Word, Excel et Access ne sont tous les trois utilisables pour grer une unit documentaire qu' condition que cette unit soit de petite taille et qu'il n'y ait pas trop de documents, car ce moment-l, la recherche dj longue devient laborieuse. Ils ne permettent pas de recherches croises.
4.5 Utilisation d'un progiciel existant sur le march

Parmi les solutions informatiques possibles, nous venons d'liminer successivement : la programmation pure d'un produit, l'utilisation d'un SGBD(R) et du pack Office. Il nous reste examiner les progiciels ciblant la gestion documentaire : en l'occurrence, les logiciels documentaires et les logiciels bibliographiques, essentiellement.
4.5.1 Les logiciels documentaires

En nous appuyant sur le sminaire "Logiciels Documentaires" organis par le DESSID lors d'un club de la Doua, sur l'observ et sur un excellent document ralis sous la direction de M. Joly et quelques recherches effectues sur le rseau des rseaux, nous retenons comme dfinition de base du logiciel documentaire qu'il permet d'assurer les fonctions de gestion et de recherche des documents de tous types : ouvrages, priodiques, rapports, brevets, images, ditions, (catalogues, bulletins bibliographiques...) tats statistiques... Techniquement, le plus souvent, autour du module d'enregistrement et de recherche de donnes, s'articulent plusieurs modules intgrs ou optionnels : la structuration de la base, la saisie/modification des donnes, l'dition cran/papier, la gestion de bibliothque (prt, bulletinage, commandes), l'archivage d'images, l'archivage de sons, la communication, le vidotex...
En 1992, M. Joly signalait 37 logiciels documentaires. Nous en avons repr 33 nouveaux en juillet 19977. Nous faisons brivement, ci-aprs, le point sur certaines de leurs caractristiques, communment partages avec les logiciels bibliographiques, sachant que leur complexit et un certain nombre de leurs modules dpassent largement les besoins de notre commanditaire. Ces logiciels s'adressent des structures - centres de documentation ou bibliothques- dont les impratifs ne sont pas les mmes que ceux d'une direction de la recherche ou d'un chercheur de laboratoire. Au-del des particularits de configuration, de systme d'exploitation, de capacit mmoire requise, nous avons recens un certain nombre de performances et de critres qui marqueront les diffrences d'un logiciel documentaire l'autre, le degr de dveloppement de ces critres dterminant fortement les prix (en moyenne trs levs) bien entendu :
structure et limites de la (des) bases fonctionnement en rseau formats de saisie souplesse de la correction niveaux de recherche importation/exportation de donnes installation et structuration de la base par l'utilisateur texte intgral langage naturel, hypertexte/hypertexte dynamique gestion multi-bases et multi-crans, fichiers inverses fichiers en format variable recherche boolenne multi-champs temps de rponse acceptables lexiques/thesaurus consultables et ditables ditions et tri dfinissables par l'utilisateur gestion multimdia reformatage
4.5.2 Logiciels bibliographiques

L'tude des buts, de particularits de fonctionnement et des performances des logiciels de bibliographie personnelle dits logiciels de gestion de bibliographies personnelles prsente de grandes similitudes avec les fonctions des logiciels documentaires. La vise et certaines spcificits en font des produits bien diffrents : la recherche de documents reste le mobile commun mais le logiciel bibliographique compile et gre les rfrences des documents plutt que les documents eux-mmes, ce qui en fait dj un systme moins lourd, sans compter qu'il ne comporte pas les fonctions de gestion et d'intendance de toute la structure documentaire : btiments, personnel, relations aux fournisseurs et services compris. Ceci se rpercute sur un ensemble de manipulations qui sont simplifies dans les logiciels bibliographiques, et sur des cots moindres. Le logiciel bibliographique est dit personnel, car la gestion des rfrences se fait de faon personnalise par rapport l'usage de l'utilisateur. En ce sens, il s'adresse essentiellement au chercheur scientifique (toutes disciplines confondues) pour qui il reprsente un outil dans le domaine de recherche spcifique qui est le sien. Du reste, le terme "personnel" est surtout employ
7Par l'Internet, partir du serveur du CRU
dans le monde anglo-saxon o il connat une expansion plus importante que le logiciel documentaire lequel tend tre le mme pour toutes les institutions de formation, ce qui facilite les changes... mais pas la concurrence ! Parmi les produits ddis la gestion de rfrences bibliographiques, nous n'avons videmment pas retenu les logiciels de reformatage (Data Magician , Infotrans ...). En fait, de recherche bibliographique, l'intrt de leur utilisation rside dans l'analyse automatique de rfrences en ligne pour importation dans plusieurs types de formats. Les donnes alimentant des champs dont la concordance avec le champ des sources d'interrogation est paramtre. Or les outils bibliographiques voluent fortement et sont de plus en plus dots de filtres d'importation et de possibilits de paramtrage de formats pour divers besoins d'dition en sortie. Au final, les logiciels de reformatage sont de plus en plus, soit directement "encapsuls" ou intgrs dans des logiciels bibliographiques (tel EndLink pour EndNote ou BiblioLink pour ProCite), soit principalement utiliss dans des centres de documentation qui pratiquent une "veille" sur des thmatiques donnes. Quoiqu'il en soit, ils ne correspondent pas aux attentes de nos commanditaires. En reconstituant une trame isolant les caractristiques des logiciels bibliographiques, nous avons retrouv les principales fonctionnalits de notre cahier des charges et nous avons conclu qu'ils s'adaptent avec cohrence la gestion de la production bibliographique des chercheurs de l'INSA de Lyon. Nous prsentons et argumentons cette option dans le chapitre suivant.
Chapitre 4
37
~ Chapitre 5 ~
Les Logiciels Bibliographiques
Dans notre tude des moyens, nous nous sommes intresses de prs cette gamme de logiciels cibls sur la gestion spcifique de rfrences bibliographiques. Nous prcisons que des critres comme l'ergonomie ou le degr d'efficacit sont plutt fonction de la sensibilit de l'utilisateur que de l'ordre de la performance. Cependant, ces critres revtent autant d'importance pour le logiciel bibliographique que pour ses pairs. La plupart de la documentation que nous avons pu trouver sur ce sujet provient du "rseau des rseaux" : listes de discussion et sites ddis ces produits.
5.1 Usages du logiciel bibliographique
Usage acadmique ou professionnel : sont concerns tudiants, enseignants et professionnels qui compilent des bibliographies de gros volume et publient auprs de divers diteurs. Ces usagers ont besoin de pouvoir intgrer les rfrences bibliographiques dans leurs traitements de textes. Ceux d'entre eux qui font une carrire acadmique, doivent compiler leur propre bibliographie pour valoriser leur parcours professionnel et justifier leurs recherches. Usage tudiant 2me et 3me cycle : ce stade, les tudiants ralisent des notes de synthse bibliographiques. Il leur faut disposer d'un outil, leur permettant d'importer ou d'exporter des notices. De plus, en 3me cycle, ils rdigent dj des rapports et des papiers et doivent prsenter ces publications dans des formats propres aux diteurs. Usage domestique : nombre de personnes ont besoin d'un outil pour classer et cataloguer diverses collections dont des ouvrages. Plusieurs logiciels documentaires proposent une version allge ou une version "tudiant" pour dbutants.
Chapitre 5
Logiciels bibliographiques
38
5.2 Les catgories de logiciels bibliographiques
Bases de donnes bibliographiques : conues pour stocker des citations et gnrer une liste de rfrences ; peuvent comporter des styles et formats d'diteurs. Gestionnaires bibliographiques : utiliss pour mise en forme ultrieure de donnes bibliographiques ; s'intgrent des traitements de texte avec possibilit d'incorporer des citations dans du texte ; ont une fonction d'import dveloppe ; incluent des styles et formats d'diteurs. Bases de donnes de catalogage : pour usage domestique, au bureau ou dans certaines bibliothques ; n'ont pas pour fonction premire de gnrer des citations ou listes de rfrences. Serveurs Web de bases de donnes : conus pour publier des bases de donnes bibliographiques sur le Web en lecture simple ou avec tlchargement possible. Outils import ou logiciels de formatage : utilitaires pour convertir les formats de faon ce que les donnes ainsi rapatries puissent tre utilises dans une base de donnes bibliographiques. Ont donc un rle d'intermdiaire, entre des bases de donnes en ligne ou sur CD-Rom et une base de donnes "personnelle". Certains de ces logiciels permettent de grer des forums et listes de discussions contenant gnralement beaucoup d'informations. Globalement, on retrouve dans ces logiciels les fonctionnalits minimales que nous avons signales dans le cahier des charges, savoir : 1
fonctionnement en rseau, structure de la (des) base(s), formats de saisie, niveaux de recherche, importation/exportation de donnes, lexiques/thesaurus consultables et ditables, ditions et tri dfinissables par l'utilisateur, gestion multimdia, texte intgral,
installation et structuration de la base par l'utilisateur, gestion multi-bases et multi-crans, fichiers inverses, fichiers en format variable, recherche boolenne multi-champs, temps de rponse acceptables, langage naturel, hypertexte / hypertexte dynamique, fonctionnement rseau, reformatage.
1 Cf. chapitre 2 et chapitre 4.1

Chapitre 5 Logiciels bibliographiques 39
5.3 Caractristiques et fonctionnalits d'un logiciel de gestion de rfrences bibliographiques : exemple de "Reference Manager"
Ds 1993, le progiciel Rfrence Manager2 considr comme "tnor" dans le domaine, existe pour les configurations courantes (IBM-PC, Macintosh, DOS). Il peut comporter une base principale (capacit de 65 000 MS-DOS et 32 000 Macintosh) et un nombre illimit de petites bases (ouverture d'une base la fois), et propose des fonctions trs avances : Types de publication
rsum livre chapitre de livre article de presse article dans une revue travaux non publis
Champs (format article de revue) de longueur variable

pas de champ dsignant le type de publication auteur (initiales) titre nom de la revue (seule saisie obligatoire en 4 versions : titre complet, en abrviation standard, en 2 sortes d'abrviation propres 2 utilisateurs date (l'anne seule) premire page dernire page volume dpt d'dition notes mots-cls d'enregistrement
Saisie des donnes

fichiers ASCII non importables manuelle au format RIS par menus avec un code pour chaque champ par champs regroups en fentres possibilit d'insertion et de rcriture mots tout faits (word wrap ?) possibilit de faire des paragraphes par menus droulants mots-cls lexique de titres de priodiques astrisques devant auteurs et mots-cls saisis pour la premire fois demande de confirmation pour l'enregistrement d'un titre nouveau option de vrification des doublons durant la saisie incorporation automatique de mots du titre et des notes comme mots-cls
pointage des mots du titre dj prsents dans les mots-cls possibilit d'imprimer les rfrences nouvellement saisies mise en forme des caractres : soulignement, italique, gras, susbsript, superscript recours aux touches ALT et pav numrique pour entrer les accentuations diacritics reconnat les commandes DOS sauvegarde automatique aprs chaque saisie stockage de chaque base de donne dans des rpertoires distincts en 4 fichiers : refman1.dat : information sur la notice refman2.dat :support de l'information refman3.dat : index des mots-cls refman4.dat : index du nombre de notices
2 Prix en 1993 : $300 sans les options (module de capture, le format de plus de 100 revues) ; Producteur RIS absorb entre-temps par NILES lui-mme producteur d'END-NOTE autre logiciel bibliographique
Chapitre 5 Logiciels bibliographiques 40
Fonction d'importation
pas de possibilit d'entrer de nouveaux formats, ni de modifier le systme pour l'adapter ses besoins tlchargement de rfrences partir d'un certain nombre de bases de donnes fournies en-ligne et sur CD-ROM partir de services courants et d'enregistrements Ref-11 possibilit de choisir d'inclure des motscls ou des rsums possibilit de rechercher les doublons possibilit d'diter chaque notice possibilit d'adjoindre au dictionnaire des abrviations de titres de revue (tout nouveau mot est considr comme une abrviation) et de placer une priodicit juste aprs dans les titres de revue pas besoin d'effacer une recherche possibilit de conversion d'une base de donnes moyennant un cot
Fonction d'dition
l'dition se fait champ par champ, partir du mme cran que celui de l a saisie possibilit d'diter les enregistrements immdiatement aprs avoir entr une notice ou fait une recherche globalement, possibilit d'imprimer les auteurs, diteurs, mots-cls et titres de revues les bases de donnes peuvent tre fusionnes, effaces, copies et scindes la correction d'un nom d'auteur dans l a liste des auteurs implique le mme changement dans toutes les notices concernes ; cette fonction "chercher /remplacer" ne s'applique pas ailleurs la recherche de doublons donne la liste du nombre de ces notices (critres de base : nom d'auteur, de la revue, l'anne, les pages) possibilit de convertir les notices en diffrents formats de publication
Fonction de recherche
la recherche se fait avec des rubriques qui permettent d'entrer chaque lment de l a recherche jusqu' 9 lments ; les commandes recherche : groupe de mots, expressions boolennes OR AND NOT, troncature droite, groupe d'annes ;
la recherche peut se faire par auteur, diteur, titre de la revue, anne, mot-cl, mots ou groupe de mots du titre et des notes, numro de notice, dpt d'dition
5.4 Etude de march des progiciels bibliographiques

Aprs avoir tudi l'tendue des possibilits d'un logiciel bibliographique partir de Reference Manager, nous avons prospect sur l'Internet essentiellement, et auprs de distributeurs pour rpertorier les logiciels bibliographiques disponibles sur le march. En effet, pratiquement tous les distributeurs de logiciels ont un site Web prsentant leurs produits.
Chapitre 5
41
E.G. Sieverts, professeur d'universit Amsterdam et auteur de l'ouvrage de rfrence "Text retrieval packages", analyse 50 logiciels bibliographiques. Nous avons pu recenser 71 produits, ce qui constitue une liste presque exhaustive :
Chapitre 5
42
Producteur / Donnes Gestion de Base Distributeur techniques de donnes prix indicatif Academic Data Manager
1.
Les 20 principaux logiciels bibliographiques : Etude de march

Fonction dEntre Automatique / Manuelle Fonction dimport Fonction de Sortie / Edition
Fonction de Recherches
Remarques
Fonction Rseau
Kalmarx Software, 49 $
Mac, Power PC, + Windows en 1998 Langue anglaise Mac, + PC / Windows = 1998 Langue anglaise PC / Windows NT Langue anglaise Gre plusieurs bases Gre plusieurs bases
Gre plusieurs bases
BiblioCite Pro Daedalus Bibliographi Software, de 35 $ 99 $ ca

3.
2.
Daedalus Group Inc, 28 $
Saisie manuelle Importation de fichiers 1 type de notice Oprateurs et saisie dlimits par prdfini 4 formats boolens liste automatique Tabulations, fichier prdfinis (pour d'auteurs type REFER diteurs non d'autorit pour scientifiques) revues, diteurs, Couplage possible liste mots-cls avec Works + autres traitements de texte Saisie manuelle et Importation depuis notice prdfinie Par auteurs, saisie automatique bases de donnes format titres, dates, motsbibliographique cls prdfini (dont html) Saisie manuelle et Filtre import pour saisie automatique bases de donnes, import fichiers REFER / BibTeX / texte import depuis logiciels documentaires / bibliographiques (EndNote, reference Manager) Saisie manuelle import bases de (saisie simple, car donnes, import mise en forme en depuis logiciels sortie) et saisie documentaires / automatique bibliographiques / TT filtres (filtres pour fichiers bibliographiques texte) pour rcupration de rfrences dans un texte
Gestion de notes Edition de fiches classiques
Gestion de notes
SeeCite
Bernard Mac, PC / 4. BiblioMacPc Lassalle, Univ. Windows NT, Lille Linux 1 800 FHT
Logiciel dvelopp sous 4D cf. module de bibliomtrie taille bases illimite (selon capacit disque dur)
Couplage avec Standard Liste de Oui Word / WordPerfect, formats diteur de textes d'dition format ASCII formats prdfinis bibliographiques (conversion paramtrables automatique) Export sous format html / LaTex, 5 formats notice Recherche Fonctions Oui : bases prdfinis, diteur multicritres, demande de interrogeables de texte incorpor, historique de la tir--part + par Internet couplage avec recherche, PEB Word, Works, autres reprage lien hypertexte TT en format RTF doublons entre rubrique format Labintel, rsum et liste multiples formats de mots-cls bibliographiques prdfinis (diteurs
Chapitre 5
43
Producteur / Donnes Gestion de Base Distributeur techniques de donnes prix indicatif Biblogic
5.
Biblogic Computer Services, Shareware, 47$ Westing Software, 59,95 $
Bookends Pro / Plus
6.
PC / Dos plusieurs milliers de Saisie manuelle et Import depuis Couplage avec Langue rfrences par base saisie automatique certaines bases de traitements de texte anglaise donnes plusieurs formats, incorpore citations dans texte, dite liste de rfrences Macintosh / Base(s) Illimite(s) Saisie manuelle et Import depuis bases Couplage avec SE / System 7 selon taille saisie automatique de donnes (CD ROM, Word, MacWrite, Langue Disque Dur en ligne) dlimitation WriteNow, anglaise par tabulation et / ou WordPerfect filtres d'importation 90 formats paramtrable prdfinis, liste de rfrences
Fonction dEntre Automatique / Manuelle
Fonction dimport
revues scientifiques)
Fonction de Sortie / Edition
Remarques
Fonction Rseau
Recherche sur catgories
Gestion de notes
Citation (7)
7.
Oberon, Michael Quinion Associates, 399 $
PC / Windows Langue anglaise
Plusieurs bases actives simultanment
Saisie manuelle et saisie automatique
Filtres d'importation 7 notices prdfinies Couplage avec Word, WordPerfect 1000 formats bibliographiques (dont html), intgration de notes, dition liste de rfrences
Oprateurs Lien logiques hypertexte, Recherche sur rfrences et chanes de images, caractres reprage historique de la structure recherche, chimique et reprage objet doublons, liste auteurs, motscls, revues auteurs, motscls, liste de revues prdfinie, reprage doublons
Oui
Dictionnaire, Oui : recherche par Coupl avec bouton et BookWhere menus 2000 spcialis droulants pour la recherche dans les catalogues en ligne (Internet, ftp, etc...)
Chapitre 5
44
Producteur / Donnes Gestion de Base Distributeur techniques de donnes prix indicatif

8.EndNote Niles Software / Mac, Dos, PC 32 000 rfrences par base (Plus)/EndLi Distrib.France Windows Ritme 1390 f Langue nk
h.t.
anglaise
Saisie manuelle et saisie automatique (format Marc)
Fonction dimport
Remarques
Fonction Rseau
100 filtres 17 notices Oprateurs d'importation directe prdfinies, + boolens, notices recherche directe paramtrables (30 sur champs disponibles) Internet, liste de "Encapsuls" dans termes, reprage Word / WordPerfect doublons grce EndLink 300 formats bibliographiques prdfinis (dont html), intgration de citations dans texte, dition listes de rfrences Saisie manuelle et Filtres d'importation, Intgre sous Word et saisie automatique de capture de fichiers WordPerfect plus de filtres bibliographi100 formats d'dition ques pour rcupraInsertion de rfrention de rfrences ces et citations assisdans un texte ts par bote outils. Module de capture 35 notices de rfrences en prdfinies + notices ligne paramtrables (33 champs)
Lien Oui + Internet hypertexte Compatibilit Mac entre PC en rseau rfrences et articles, cran d'accueil avec menus de la base langue anglaise Pas de lexique mots-cls
Dos RIS / Distrib. 9. Reference France Integral Windows / NT Mac Software Manager Langue 4 500 f h.t. anglaise
Capacit bases illimite (capacit Disque Dur) Destin des publications scientifiques
Oprateurs boo- Gre citations deOui avec licences lens, rfrences: corps + Internet recherches de texte et pied croises (jusqu' de page (Word). 10 bases) rep- Diction-naire. rage doublons Lien hypertexte historique de la entre rfrences recherche, liste et articles. de synonymes, Lexique motsmots-cls automatiques
Chapitre 5
45
Producteur / Donnes Gestion de Base Distributeur techniques de donnes prix indicatif References
10.
Jaco Voorham PC / Windows (auteur priv) 95, NT ShareWare Mise jour 75 $ gratuite Langue anglaise
Plusieurs bases actives simultanment
Library Master
11.
Balboa SoftWare de 175 $ 350 $
Dos compatible Windows Langue anglaise
Papyrus
12.
Research Dos, Mac, Software Windows NT Design entre et OS / 2 25 et 99 $ Langue Mises jour 10 anglaise $
21 000 rfrences par base
Saisie manuelle et Import fichier Dbase, 1 type de notice (9 Recherche par ? saisie automatique html, filtre d'import champs) auteur et date sur paramtrable couplage avec Word option par titre formats oprateurs bibliographiques logiques paramtrables reprage doublons recherche sur chanes de caractre liste mots-cls, revues Saisie manuelle et Import depuis ProCite, 50 notices prdOprateurs intgration Oui : Novell, NT, saisie automatique EndNote, Carl finies. couplage logiques, chanes notes et Lantastic, Uncover Dbase et avec Word, Word- de caractres, citations dans NetBIOS plusieurs formats Perfect, AmiPro, dates, reprage le texte 100 filtres d'import WordStar, Write, doublons, pour CD-Rom et bases NotaBene. Dizaines historique en ligne, de formats bibliorecherche graphiques prd- liste prdfinie finis (dont html), dide revues tion liste de rf. Saisie manuelle et Import depuis bases Couplage avec Oprateurs saisie automatique de donnes en ligne, Word, WordPerfect, boolens et CD-Rom, autres AmiPro, WordStar, logiques logiciels TeX, Write, bibliographiques Plus de 100 formats d'dition
Fonction dimport
Remarques
Fonction Rseau
Liste de Papyrus revues Retriever permet abrge, transfert et mises jour, partage de formats et fichiers en import de rseau formats, sont additionnels Version spciale pour formation aux mtiers de la documentation
Chapitre 5
46
Producteur / Donnes Gestion de Base Distributeur techniques de donnes prix indicatif ProCite/Bibli o-Link
13.
RIS 395 $ (5 lic.)
Mac, Dos, Windows Langue anglaise
Nombre illimit de Saisie manuelle et Module de capture de 28 types de notices bases de donnes saisie automatique pages Web, (45 champs utilisation 1 base la Formats Ascii et import de bases de disponibles) fois dlimit avec donnes en ligne et Couplage avec 2 billions masque de 45 CD-Rom via Biblio- Word et WordPerfect d'enregistrements champs Links Centaines de par base Sauvegarde formats automatique bibliographiques (dont html) intgration citations dans le texte, dition liste de rfrences
Fonction dimport
Remarques
Fonction Rseau
14.ProCite/Bi blio-Link (suite)
GetARef
15.
DatAidAB
PC Windows Logiciel de gestion de reproduction de collections, d'import de rfrences Langue anglaise
Stocke et prsente Saisie manuelle et des donnes saisie automatique publies en format Fichier texte texte Adaptation du logiciel la datation 2000 avec garantie Limit la taille du Disque Dur
Oui Gnre des Limit la taille de la bibliographies et de base de donnes courtes citations 130 filtres d'import spcifiquement avec mises jour en formates dans des ligne + filtres crits paramtrables S'intgre Word et WordPerfect Formats bibliographiques prdfinis, citations dans texte, liste de rfrences
Oprateurs Lien Oui avec licences boolens / hypertexte Serveur NT, logiques entre articles Novell reprage et rfrences doublons ou objets liste de mots-cls Liste alimente par d'abrviations touche au clavier de titres de F9 revues Historique possibilit de recherches crer des listes conserv d'autorit Recherche en texte intgral, en champs spcifiques, en champs indexs Recherche sur chanes de caractres Liste de revues Edition Oui Oprateurs annuelle de Tlchargement logiques, chanes documents de fonctionnel de caractres, travail recherche sur Version plusieurs bases japonaise et la fois, reprage sudoise doublons Liste de revues, thesauris
Chapitre 5
47
Producteur / Donnes Gestion de Base Distributeur techniques de donnes prix indicatif PowerRef
Langue anglaise
16.
Chem-Innova- PC / Windows Nombre de bases de Saisie manuelle et tion Software / NT donnes limites la saisie automatique Inc de 129 $ taille du Disque Dur 199 $

Depuis base de donnes et autres logiciels, filtres d'import paramtrables, import fichier texte par tabulations
Fonction dimport
Remarques
Fonction Rseau
Scribe
17.
Data Magician
18.
Scribe s.a. Bilingue SRB (Canada) anglais / Rdacteur 49 $ franais bibliographique Pentium PC, selon la norme Iso Windows 95 690 et le projet Iso et + / NT 690-2 Rpertorie descripteurs, ouvrages collectifs Balboa IBM PC Ms Gre le transfert de SoftWare Dos donnes entre Folland Langue diffrents systmes Software anglaise de bases de Services Inc. donnes et de Prix entre 195 traitements de texte et 250 $ Ralise plusieurs Version Dmo manipulations 50 $ simultanment : Manipulation de contenu de champs, conversion de format, gestion d'espace ou de ponctuation etc...
-----
Attribue des descripteurs chaque document
8 notices Champs Lien prdfinies, et multiples, hypertexte notices personnalireprage entre sables (champs doublons rfrences et illimits). S'intgre Liste documents ou Word, WordPerfect terminologique graphiques et autres TT Export vers de Formats nombreux bibliographiques logiciels paramtrables Exporte les notices Tri et recherche Comporte Iso en format rtf de documents guide S'intgre tout TT d'utilisation et Fusionne fichiers de fichier d'aide document
Oui NT
Oui NT
Entre flexible depuis une multitude de sources Format Ascii dlimit Marque Dbase etc... Lecture de multiples types de fichiers
Import chronomtr Sortie flexible Fonction Manipulation Permet la depuis multiples depuis une multitude recherche et sophistique consultation de sources (dont de sources remplacement Spcifie champ bases de ProCite, catalogue en ligne) Format Ascii dlimit sophistique d'entre et RefManager, Marque Dbase etc... Combine les champ de EndNote, Cration de champs, ajoute sortie allant FileMaker Pro multiples types de du texte ou ensemble (Claris) sur le fichiers coupe les web champs de multiples faons
Chapitre 5
48
Producteur / Donnes Gestion de Base Distributeur techniques de donnes prix indicatif

Outils TeX Mac OS Gestion de 19. gratuits, Existe en bibliographies relie BibTeX gnralement plusieurs au systme d'dition dvelopps versions scientifique par des indissociable TeX/LaTeX : particuliers et s de extension '.aux' disponibles sur TeX/LaTeX : Bulles d'aide Internet OzTeX, CMacTeX, DirecTeX Pro, Textures Langue anglaise NotaBene Dos, Progiciels 20. NotaBene / Prix modr Windows 3 / destination du milieu modulable 95 universitaire Ibid Langue anglaise ---------
Fonction dimport
Remarques
Fonction Rseau
----Gnre une liste formate de rfrences partir de leurs citations dans un document original TeX (extension '.bst') Editeur alpha indispensable pour texte, mathmatiques, schmas et section de documents Utilisation de Biblio2.0, Traitement de texte l'outil d'import de utilisant les bases de Library catalog donnes Ibid et Ibidem
-----
Trs rapide Oui Compatible Configuration avec d'autres Internet possible applications Configuration Internet
-----
-----
-----
Chapitre 5
49
~ Chapitre 6 ~
Le Choix de BiblioMacPc
6.1 Les avantages de BiblioMacPc
La convergence de plusieurs lments factuels nous a amene privilgier le logiciel BiblioMacPC :

un logiciel en langue franaise ; un logiciel que le concepteur - lui-mme chercheur scientifique au CNRS - a labor en fonction des besoins de la recherche en France ; un logiciel fonctionnant sur les deux environnements MacIntosh et PC dont sont quips chercheurs et personnel administratif dans les diffrents laboratoires ; un logiciel dont nous avons dcouvert l'usage rpandu, organis et trs apprci, dans les laboratoires de Biomtrie, au plan national ; un logiciel dont des versions trs proches1 , car dveloppes avec le mme langage (4me Dimension), sont dj utiliss dans certains laboratoires2 de l'INSA de Lyon ; un logiciel dont le concepteur garde une matrise ajuste au plus prs des besoins des utilisateurs3 ; un logiciel comportant d'entre de jeu un module de bibliomtrie volutif permettant prcisment de raliser des extractions statistiques sur les auteurs et le nombre de publications ; l'existence d'un "club d'utilisateurs" rallis un site web ddi au produit : ce club est destin tenir inform les utilisateurs de BiblioMacPc de
Le logiciel Biblio pratiqu en Biochimie et C REATIS provient de L 'INSERM , comme BiblioMacPc, mais n'a pas volu de faon aussi significative ; voir notre chapitre "Pratique dans les laboratoires" 2 Notamment dans les laboratoires de Biochimie, et de CREATIS 3 Depuis sa premire diffusion en 1990, BiblioMacPc a connu quatorze mises jour corrigeant des "bugs" et apportant de notoires amliorations
Chapitre 6 Le choix de BiblioMacPc 50
l'volution du logiciel, rpondre aux questions les plus frquemment poses, donner des trucs et astuces pour mieux utiliser BiblioMacPc, tlcharger des utilitaires ncessaires au fonctionnement de BiblioMacPc ; un logiciel dont le cot, sensiblement dgressif selon le nombre de licences, est modr, sachant que mises jour et assistance sont gratuites.
Prix incluant le runtime de 4me Dimension - version Mac ou PC - M 1 800 fht lunit pour 1 exemplaire 1 500 fht lunit pour 2 exemplaires 1 200 fht lunit pour 3 9 exemplaires 1 000 fht lunit pour 10 exemplaires
BiblioMacPC fonctionne sur tous les Macintosh et PowerMac quips dau moins 6 Mo de mmoire vive, mais il est plus confortable de lutiliser sur un Macintosh puissant. Le logiciel fonctionne galement sur les PC quips de Windows 95 ou Windows NT.
6.2 Les fonctionnalits de BiblioMacPc

Rappelons que le choix d'un systme devait satisfaire les attentes de quatre publics :

la Direction de la Recherche les Directeurs de Laboratoire les chercheurs le personnel administratif ventuellement appel saisir les publications
Partant des lments du tableau de synthse du chapitre prcdent, nous avons tudi de faon plus dtaille les fonctionalits de BiblioMacPC en regard de son adquation aux lments du cahier des charges. Quelques documents papier et en ligne ainsi qu'un change de correspondance avec le concepteur nous ont permis de faire le point sur le produit et de confirmer le choix de BiblioMacPC comme outil de travail pour les publics cibls. Il a t trs ais d'obtenir du concepteur une version de dmonstration fonctionnant sous Windows'95, mais il s'agissait d'une version limite. BiblioMacPC a t dvelopp afin de rpondre l'attente des chercheurs e n France, sachant que la plupart des logiciels bibliographiques actuellement disponibles sur MacIntoch ou PC, sont en anglais. Il rpond au souci de gestion efficace des rfrences et citations bibliographiques, et de rdaction de rapports d'activit. A ce jour, le logiciel BiblioMacPC , dvelopp sur MacIntoch et PC (Dos et Windows 95) a t diffus auprs de 140 tablissements ou laboratoires. 6.2.1 La saisie BiblioMacPC permet :
la saisie manuelle de fiches : masques de saisie pour article, article de livre, livre, thse, congrs, communication, rapport, brevet ; la saisie automatique aussi bien partir de disquettes et CD-Rom de bases de donnes (Current Contents, Pascal etc.) qu' partir de fichiers en-ligne : issus
Chapitre 6
51
de linterrogation dune banque de donnes sur serveur (Medline, Pascal, Francis, Biosis) ou sur CDROM Mac et PC ( ex : Medline, Cancerline, Excerpta Medica,) ou sous la forme de profil personnalis (Medline distribu par Questel, Pascal de lINIST) ;
ou encore la rcupration de rfrences bibliographiques dj tapes dans nimporte quel traitement de texte partir de fichiers texte (Ascii) scanns, condition que les lments des rfrences aient t taps dans ce fichier texte dans le mme ordre. Avant de scanner un texte, il faut toujours utiliser le format RTF sinon la bibliographie sera dpourvue d'enrichissements typographiques et des codes de contrles RTF apparatront dans la bibliographie.
En saisie manuelle, le nombre dauteurs saisissable est illimit. Le lexique d'auteurs associ au bouton "Auteurs" permet de saisir dans la fiche le nombre d'auteurs voulu dans l'ordre voulu. Les noms des revues scientifiques sont rpertoris dans un lexique modifiable o il suffit de cliquer le nom de la revue pour quil vienne sinscrire automatiquement dans la rubrique "Priodique". Le logiciel est fourni avec une liste importante de titres de revues. Les mots-cls sont en nombre illimit, et modifiables volont ; ils sont rpertoris dans un lexique o, comme pour les noms de revues, il suffit de cliquer sur un mot-cl pour que celui-ci vienne sinscrire automatiquement dans la zone correspondante. Les mots du titre faisant dj partie du lexique de mots-cls sont automatiquement saisis dans la fiche. Les mots-cls peuvent aussi tre entrs en les slectionnant la souris dans le titre, ou dans le rsum. Pour la saisie des auteurs dans BiblioMacPc, il y a un format obligatoire, et il faut respecter quelques rgles pour viter d'ultrieurs dysfonctionnements : Le nom DOIT tre suivi d'un espace et des initiales prnom. Si les initiales prnom ne sont pas connues, l'espace qui suit le nom DOIT tre saisi. Si cette rgle n'est pas suivie, on suscite un plantage en demandant "Citations complte vers pp" dans le menu "Texte". De mme, au moment de la conversion des fiches en texte, le nom apparatra e n majuscules avec chaque lettre spare de la suivante par un point, si la demande avait t faite de mettre un point aprs chaque initiale. Par exemple, on aura : L.A.S.S.A.L.L.E. Le prnom peut tre saisi en entier condition de le faire suivre d'un tiret de soulignement.

Ex1 : LASSALLE Bernard_ Ex2 : SMITH H_John_ Ex3 : CARTER John_D_
Au moment de la conversion de ces fiches, les tirets seront supprims Notons au bas de la fiche de saisie un groupe de trois petites rubriques dans la partie de la fiche rserve au demandes de "tirs part" en bas. Lorsqu'on
clique dessus, ces rubriques s'agrandissent et sont en ralit des rubriques alphanumriques sans attribution que l'utilisateur peut s'approprier. pour ses besoins : complments d'information. On peut imaginer pouvoir grer partir de l des rubriques spcifiques telles que le nom du dpartement scientifique d'appartenance du laboratoire, ou tout auter lment de classification dont aura besoin la Direction de la Recherche.
En saisie automatique, BiblioMacPC reprend intgralement les fichiers issus des banques de donnes. Les titres des revues scientifiques sont abrgs aux normes internationales par consultation dune table dquivalence modifiable par lutilisateur. Il na plus qu entrer les mots-cls quil souhaite pour chaque fiche (bien que dans tous les cas les mots-cls et le rsum puissent tre galement repris). Les mots-cls peuvent tre mis en attente avant dintgrer le lexique. La synonymie est gre, tout comme les doublons. L'import de fichiers texte crs dans un traitement de texte (par exemple u n fichier de mots-cls, ou de priodiques, ou d'une bibliographie sous Word...) doit se faire au format "Texte seul" disponible dans tout traitement de texte. Aucun enrichissement typographique (gras, soulign, etc.), aucune couleur, aucune modification de la taille ou de la police de caractres ne doivent tre apports aux citations par rapport au texte environnant. Sinon, le format RTF ajoute des codes de contrle l'intrieur des citations qui ne sont alors plus
comprises comme telles par BiblioMac. Toutes ces modifications ne doivent tre apportes qu'aprs le scannage du texte et la reconnaissance de toutes les citations.
Chapitre 6
54
6.2.2 Cration d'une base vide, recherche et tri On peut installer autant de bases que souhait. La solution la plus simple pour crer une base vide est de copier le fichier "Biblio.data" (version Macintosh) o u "Biblio.4DD" (version Windows) qui se trouve dans le dossier BiblioMacPc (version Macintosh) ou BMacPc (version Windows) au moment de l'installation de BiblioMacPc sur le disque dur. Une fois ce fichier copi sur disquette, il suffit de changer son nom (n'importe lequel pour la version Macintosh ; pour la version Windows, il faut garder le suffixe .4DD) puis de l'installer sur le disque dur. BiblioMacPC permet de modifier, de supprimer, dimprimer les fiches et doprer des recherches trs rapides (fiches retrouves parmi des milliers e n une seconde) par combinaison d'oprateurs boolens et logiques, comme on le voit dans la copie d'cran ci-dessous, grce un diteur de formules trs puissant. L'historique des recherches intermdiaires peut tre stock puis rappel pour tre retravaill ultrieurement. Le tri peut tre ralis sur quatre niveaux de profondeur avec ordre ascendant ou descendant pour chacun des quatre critres retenus. Il est possible de modifier un mot du titre sur une slection de fiches. Pour poser une requte : Dans le masque de recherche, il suffit d'entrer le critre rechercher Auteur : En premire position, quelle que soit sa position par ailleurs Anne : Mot-cl : Troncature automatique (la troncature permet d'entrer le dbut du mot seulement) Combiner les critres entres eux avec : OU ET Trier les rfrences par : Nom d'auteurs Anne
Chapitre 6
55
6.2.3 Sortie / export en traitement de texte BiblioMacPC permet galement de convertir les fiches en format texte e n tenant compte des normes exiges par les diteurs de priodiques, ce qui automatise ltablissement de la bibliographie dun article destin publication. Les enrichissements typographiques (gras, italique, soulign) font partie intgrante de la conversion. En conversion texte, il est possible de grer les rubriques vides par des double crochets encadrant la zone slectionne. A u moment de la conversion, le contenu de cette zone n'apparatra pas si la rubrique correspondante est vide. Par exemple, dans une configuration on peut avoir dfini ceci :
<Auteurs> (<Anne>) <Titre prio>, Vol : <Volume>% p. <Premire page>.
S i la rubrique volume n'est pas vide, aprs conversion cela donnera le
formatage suivant :
Smith M (1995) J. Brit. Sci., Vol : 78 p. 52
Par contre, si la rubrique volume est vide, cela donnera :

Smith M (1995) J. Brit. Sci., Vol : p. 52
Pour pallier ce problme, il faut encadrer la rubrique volume par les double crochets (obtenus en cliquant sur un bouton prvu), et on obtient
<Auteurs> (<Anne>) <Titre prio>, [[Vol : <Volume>%]] p. <Premire page>
Aprs conversion et si la rubrique Volume est vide, le rsultat sera :

Smith M (1995) J. Brit. Sci., p. 52
La conversion des fiches en texte et la visualisation ne sont possibles que si une configuration a t choisie au pralable. BiblioMacPC permet galement de balayer un texte la recherche des citations simples de type (Auteur, Anne) ou multiple de type (Auteur, Anne ; Auteur, Anne) et dcrire la fin du texte analys (ou en notes de bas de page) les rfrences formates selon les normes imposes par la revue. Le logiciel propose d'ailleurs un grand nombre de normes d'dition dj formates, et la possibilit d'en formater volont. La cration dun index des auteurs et/ou des mots-cls cits dans les rfrences est automatise. En scannage de texte, il est possible de tirer les citations multiples incluses dans le texte sur les noms d'auteurs ou sur l'anne. Exemples de textes gnrs automatiquement par BiblioMacPC :
GOTTARDIS MM, WAGNER RJ, BORDEN EC and JORDAN VC (1989). Differential ability of antiestrogens to stimulate breast cancer cell (MCF-7) growth. Cancer Res., 49 : 476-479. (1) GOTTARDIS M.M., R.J. WAGNER, E.C. BORDEN & V.C. JORDAN, 1989, Cancer Res., Vol : 49, p.476.
6.2.4 Ecriture darticles, de rapports, etc. BiblioMacPC possde un traitement de texte intgr complet permettant au cours de lcriture dun article dinsrer des citations puises directement dans la base, et de formater automatiquement la bibliographie en fin de texte.
Chapitre 6
56
Linsertion de citations peut aussi tre ralise dans un autre traitement de texte comme WORD. Note : deux fonctions ne concernent pour l'instant que la version Macintosh : Procdures "Convertir les fiches en texte" et "Scanner et Formater" : la fin du processus, le texte cr par BiblioMacPc ("Fiches converties" ou fichier suffix par #ref ou #refnum) est automatiquement ouvert dans Word si ce programme est prsent sur le mme disque dur que BiblioMac. Si Word est dj ouvert, il est alors amen au premier plan et le texte est prsent. Les procdures qui envoient une citation vers le presse-papiers (menu "Texte") amnent Word au premier plan s'il est dj ouvert. Il ne reste plus qu' coller la citation (+V). Ces 2 fonctions sont actives par le bouton "Conversion en texte" prsent dans les Prfrences. 6.2.5 La demande de documents BiblioMacPC gnre automatiquement les demandes de "tirs part" aux auteurs, les demandes de documents aux bibliothques universitaires et aux organismes spcialiss (INSERM, INIST). La gestion des demandes de documents par formulaire lectronique (INIST) est automatise. 6.2.6 La gestion d'organismes BiblioMacPc contient la possibilit de grer un fichier d'organismes. Le masque de saisie offre la mme simplicit que celui des rfrences bibliographiques, avec les fonctions de modification, de recherche, de tri , et d'impression de la fiche intgrale l'exception de la rubrique "notes" . La rubrique "dpartement" corrspond au nom du laboratoire.
Chapitre 6
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6.2.7 Ouverture vers dautres programmes BiblioMacPC est interfac avec les programmes des logiciels bibliographiques EndNote et Pro-Cite. Les changes de fiches se font aussi bien depuis ces programmes vers BiblioMacPC que vice versa. BiblioMacPc reconnat a posteriori les doublons Dtail important : BiblioMacPc permet d'exporter directement ses fiches dans Interpub au format Labintel du CNRS. En fait, le transfert des fiches vers EndNote a t modifi pour tre directement compatible avec Interpub pour la base de donnes Labintel du CNRS. Il suffit donc de slectionner les fiches qui seront exportes, puis de demander dans le menu "Transfert" "BiblioMacPc vers EndNote" . Les fiches sont enregistres dans un format ("Refer") qui est reconnu par Interpub. Dans Interpub, il suffit de choisir le format Endnote (Refer codes).
6.3 BiblioMacPc en Rseau

Il est possible d'ajouter des codes de retour chariot et des tabulations dans les rubriques "rsum" et "notes" : ils seront compris par le logiciel au moment de la conversion des fiches en texte. Ces codes sont transforms en codes HTML lorsque BiblioMacPc est mis dans un serveur W3. Les fonctions HTML de BiblioMacPc ont t amliores : lorsqu'une rfrence contient un rsum, u n lien hypertexte permet d'afficher ce rsum. Le module de recherche HTML peut tre affich en franais ("4D.acgi$Build-Form) ou en anglais ("4D.acgi$BuildFormUS).
Le logiciel peut tre utilis en rseau de 2 manires : 6.3.1 En mono-utilisateur Il faut installer le fichier "Biblio.data" de BiblioMacPc sur le poste serveur et le fichier "Biblio" sur les postes clients. Sur MacIntosh, Appleshare permet aux utilisateurs d'accder au dossier qui contient le fichier "Biblio.data". Sur les postes clients, il suffit alors d'appeler le Slecteur dans le menu Pomme, de slectionner le serveur et de monter le dossier qui contient "Biblio.data". Un double clic sur "Biblio.data" lance alors la base. Cette utilisation ne permet qu' un seul client la fois d'utiliser BiblioMacPc mais elle est la plus simple mettre en oeuvre et dgrade peu les performances (en terme de vitesse) de BiblioMacPc. 6.3.2 En multi-utilisateur Pour que plusieurs utilisateurs puissent accder au mme "Biblio.data" de manire simultane, il est ncessaire d'acqurir les lments suivants : - 4D Server : le prix de la licence est variable en fonction du nombre de clients connecter. - 4D Write
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58
- Une version de BiblioMacPc sans runtime intgr. Il faut ensuite installer "Biblio", "Biblio.data" et "4D Server" sur le serveur, et "4D" client sur chaque machine distante. Dans ces conditions, "Biblio.data" est accessible plusieurs utilisateurs simultanment mais un prix beaucoup plus lev et les performances diminuent 3 4 fois (en terme de vitesse d'excution). 6.3.3 BiblioMacPc et l'Internet Sans aucune modification, une base de fiches gre par BiblioMacPc (version Macintosh) peut tre interroge par un client Internet W3. Il suffit de crer u n alias du fichier "Biblio", le renommer "4D.acgi" (sans les guillemets) et de le placer dans le dossier qui contient MacHTTP ou Webstar. Dans une page HTML, on ajoute l'instruction suivante pour obtenir l'diteur de recherche en franais :
<A HREF = "4D.acgi$build_form"> Interroger une base BiblioMacPc </A>
ou l'instruction suivante pour obtenir l'diteur recherche en anglais :

<A HREF = "4D.acgi$build_formUS"> Interroger une base BiblioMacPc </A>
"Interroger une base BiblioMacPc" est le lien hypertexte qui permet de prsenter la page d'interrogation de la base. Ce texte peut tre chang convenance. Par contre, le texte en gras DOIT figurer tel quel. Puis, dmarrer BiblioMacPc. Cette fonction s'obtient en franais ou en anglais. Une fentre d'interrogation se prsente alors. On peut par exemple taper un nom d'auteur dans la rubrique et exprimenter les fonctions de cette fentre.
6.4 Protection des donnes

L'accs en mode utilisateur aux bases de BiblioMacPc est conditionn par u n mot de passe, sinon, on y entre en tant que consultant. Aprs une mise jour de BiblioMacPc , mot de passe est supprim. Pour entrer dans la base correspondante, le mot de passe n'est pas reconnu. La solution est de rintroduire le mot de passe en entrant dans BiblioMacPc en double-cliquant simplement sur "Utilisateur", puis en demandant "Changer le mot de passe" dans le menu "Utilitaires". D'autre part, il faut sauvegarder trs rgulirement le fichier "Biblio.data" sur MacIntosh, ou "Biblio.4DD sous Windows. C'est lui qui contient les fiches principales, les lexiques de mots-cls et de priodiques et tous les paramtrages de la base (prfrences, adresse pour les demandes de tir part, etc.). Cette sauvegarde peut se faire sur un lecteur externe (optique, syquest, disque externe, etc.) ou sur des disquettes. Il est intressant de noter que les donnes du fichier "Biblio.data" peuvent tre compresses de 50% 70%. Pour cela, il suffit d'utiliser un utilitaire comme Compact Pro ou StuffIt (tous deux du domaine public) ou encore Disk Doubler (produit commercial) pour Macintosh
Chapitre 6
59
ou PKZip et ses drivs (WinZip, Drag and Zip, etc.) pour Windows. De mme, le fichier Biblio.data" peut tre segment sur autant de disquettes que ncessaire. L'auteur de BiblioMacPc (version Mac) fournit un utilitaire de sauvegarde (SoftBackUp II) du domaine public qui permet d'effectuer cette opration. Cet utilitaire ne compresse pas les donnes (un fichier de 14 Mo par exemple sera copi sur 10 disquettes). Il existe dans le commerce des utilitaires de sauvegarde vendus avec "MacTools" ou "Norton Utilities" qui, en plus, compressent les donnes ce qui a pour avantage de rduire le nombre de disquettes de sauvegarde (la compression peut atteindre 50 60%).
7. Le module de bibliomtrie
Ce module permet BiblioMacPc de faire l'analyse de toute la base o u seulement d'une slection et de crer un rapport qui indique la frquence des occurences de nom d'auteurs, de priodiques et de mots cls. Malheureusement, nous n'avons pas pu tester ce module, car il n'est pas compris dans la version de dmonstration. Nous n'avons pu qu'en faire une observation passive au centre de documentation du laboratoire de Biomtrie de l'universit Claude Bernard Lyon 1. Sachant que ce module tait adapt e n l'occurrence au contexte des laboratoires de Biomtrie sur la France, nous e n avons nanmoins trouv le principe de fonctionnement trs intressant. Trois options sont proposes :
l'une permet de faire un bilan gnral sur les auteurs, priodiques et mots cls, la seconde permet de prsenter la liste des priodiques avec les noms d'auteurs et les mots cls associs ce priodique et la troisime permet de faire le bilan d'activit d'un auteur. Sa position comme signataire pour chaque article est prcise, les noms des co-auteurs sont indiqus, les priodiques dans lesquels il a publi et les mots cls utiliss sont rpertoris.
Ce module est certainement un point majeur qui fait du logiciel BiblioMacPc le favori parmi les rsultats de notre investigation. "(...) BiblioMacPc est en effet capable d'affecter une fiche un laboratoire d o n n et de faire une slection par laboratoire, d'extraire de manire simple les fiches anne par anne par exemple, ou laboratoire par laboratoire, et d'en donner l e nombre.(...)"4 La volont de collaboration marque du concepteur devait lui permettre de faire voluer son produit de faon pouvoir croiser de faon plus fine et adapte aux ralits de l'INSA les donnes des diverses bases cres par BiblioMacPc . pour remplir le souhait de la Direction de la Recherche, ce qui nous amne l'tape suivante.
Extrait d'un change de courrier lectronique entre le concepteur et l'enseignant en informatique intres par le projet, durant la phase d'investigation et de tests, 27.08.1997.
Chapitre 7
La M ise en Oeuvre :
Etapes accomplies Etapes venir
7.1 Les tapes accomplies
Il y a tout un travail prparatoire l'introduction d'un systme de gestion informatise, que ce soit dans les projets de laboratoire, dans le mode de fonctionnement des utilisateurs, ou dans son implmentation effective sur les lieux, surtout lorsqu'il s'agit de lieux distants. La premire partie de notre stage a t consacr la ralisation de notre cahier des charges, assortie d'une prospection extensive auprs d'diteurs de logiciels.
Nous avons utilis la seconde partie de notre stage organiser information et sensibilisation la polyvalente solution offerte par BiblioMacPc auprs :

de la Direction de la Recherche des membres des laboratoires de collgues de Doc'INSA,
Dans le mme temps, nous avons expriment le logiciel BiblioMacPc partir d'une version de dmonstration obtenue du concepteur, et du partage d'exprience de la documentaliste du laboratoire de Biomtrie1. Nous avons galement bauch quelques prospectives quant aux suites pratiques donner au projet : vers une autre mission
de
stage ? pour un(e) professionnelle de la documentation ? pour un(e) assistant(e) de la Direction de la Recherche ?
Nous lui exprimons encore notre reconnaissance pour la grande disponibilit manifeste
La mise en oeuvre : tapes accomplies & tapes venir
Chapitre 7
61
7.1.1 Une runion de travail dcisive A la mi-parcours de notre temps de stage, nous avons organis une sance de travail avec le responsable de la Direction de la Recherche, son assistant, notre responsable de stage, afin de faire le point sur ltat davancement de nos travaux et dmarches. A l'ordre du jour :
tat des lieux de la saisie des publications des chercheurs . prise de contact et visite de 16 laboratoires2 et "introduction" du projet avec laide dun questionnaire (oral) . qui saisit les rfrences , voire le texte entier ? . comment saisit-on (normes et formats) et quel rythme ? . quel outil informatique est utilis pour cela ? . le parc informatique disposition dans le laboratoire : PC/Mac/autres ? tat des lieux des besoins des chercheurs en matire de : . saisie - stockage - requtes - mises jour . habitudes des chercheurs et/ou secrtaires . collecte des rfrences : quelle coordination ? . qui fait ltat des publications ? Etude de solutions, et rsultats . proposition et prsentation de BiblioMacPc (alors en test par nos soins) . contacts dispositions possibles avec le concepteur . Proposition d'organisation d'une dmonstration prive pour la Direction
Les points forts de la runion taient sans doute : la remonte des informations de la base3 aux oreilles de la Direction de la Recherche, une nouvelle donne. La majorit des personnes rencontres dans les Laboratoires sest montre favorable et intresse par la mise e n oeuvre dun systme informatique homogne sur lINSA avec perspectives de vitrine sur Internet. Au cours des entretiens, la plupart se sont montrs intresss par lexistence de produits rpondant leurs besoins bibliographiques. lanalyse rfutant la cration de la base sous ACCESS, la prconisation du logiciel BiblioMacPc taye par les fructueux changes sur des points techniques avec le concepteur (par ailleurs trs disponible), notamment, concernant l'extension des possibilits du module de bibliomtrie.
Cf. tableau de synthse des visites de laboratoires en annexe 3 Chapitre 3 Analyse de lexistant
Chapitre 7 La mise en oeuvre : tapes accomplies & tapes venir
62
7.1.2 Premires conclusions A la fin de cette longue runion de travail, le Directeur de la Recherche et ses assistants ont opt pour BiblioMacPc . Ils ont dcid d'tendre la proposition d'une dmonstration de BiblioMacPc l'ensemble des laboratoires, et il a t convenu : de fixer une date avec le concepteur pour une prsentation de son logiciel sur une demi-journe ds le dbut de l'anne scolaire4 ; dadresser une circulaire pour en informer au premier chef les responsables des laboratoires ainsi que les personnes impliques par la saisie de rfrences bibliographiques ; la circulaire allait tenir lieu de convocation la dmonstration et de tout mettre en oeuvre pour son implmentation. Ce qui supposait :
que la Direction de la Recherche prenne en charge lacquisition des licences et des versions sur son budget, avec une certaine participation des laboratoires de prvoir une runion de travail, ou un "djener" avec le concepteur l'occasion de son passage Lyon, afin de poser les lments d'un nouveau cahier des charges relatif aux modifications apporter la version actuelle de BiblioMacPc en fonction des ralits et de l'tat de la recherche l'INSA de Lyon. de se doter d'un poste de travail ddi la base de donnes au sein de la Direction de la Recherche (ou Doc'INSA ?) et de prvoir des sances de travail avec le CSI, concernant l'hbergement de la base de donnes sur un des serveurs de l'INSA (Doc'Insa ou ?) d'envisager l'ventualit d'une cration de poste ( temps plein o u partiel) pour assurer la maintenance de la base de donnes, tel que nous le suggrons dans le point suivant.
A partir de ces rsultats positifs, les tches se sont rparties : La Direction de la Recherche s'occupait de la circulaire et de sa diffusion. Il nous revenait d'organiser cette demi-journe de dmonstration collective dans ses points pratiques : prise de date - rservation d'un amphithtre et du matriel ncessaire - rservation au restaurant du personnel de l'INSA extension des invitations certains chercheurs, enseignants et professionnels de la documentation hors INSA. Si l'enjeu du projet comporte une possible extension (aux autres INSA ? aux voisins partenaires de la recherche ?...), il tait juste d'en commencer la mise en oeuvre ds la dmonstration !
Cette date a d tre fixe aprs la fin de notre stage

Chapitre 7
63
7.2 La journe de dmonstration l'INSA de Lyon

L'amphithatre tait plutt plein : une bonne trentaine de chercheurs, secrtaires et responsables de laboratoires s'taient dplacs pour assister la brillante dmonstratioon de B. LASSALLE, concepteur et dveloppeur (sous 4D) de BiblioMacPc. Les ractions : la plupart taient tonns et concquis par les nombreuses possibilits et performances de ce produit prsentant, au demeurant, une interface d'utilisation simple. En fait, le concepteur a "coll" au plus prs la ralit du chercheur , en gnral davantage proccup de ses recherches que de la matrise d'un outil techniquement (ou informatiquement) complexe, et du chercheur insr dans le contexte particulier de la recherche en France. Il rcapitule une srie de fonctions sur quelques crans-type dont on a vite compris les divers champs, rubriques et boutons. Plusieurs participants ont marqu leur accord l'acquisition du logiciel, et donc au projet de la Direction de la Recherche, d'autant plus si cette acquisition tait prise en charge par elle pour l'ensemble des laboratoires. A la fin de la sance, une enseignante a ngoci sur le tas l'acquisistion de 17 versions du logiciel afin d'en inclure l'enseignement et l'usage dans le cursus de la matrise dlivre par l'IUP o elle enseigne.
7.3 Prospectives pour la maintenance d'une base de donnes

Indpendamment des dtails d'ordre trs technique relatifs l'implmentation du logiciel sur les machines, il est clair qu'un certain nombre de considrations doivent tre prises en compte pour la coordination et la maintenance de la base des publications des chercheurs. Les points de dtail et de rflexion qui suivent ont fait l'objet de nombreuses dicussions avec notre chef de stage et avec la Direction de la Recherche qui il revient de prendre les dcisions en matire stratgie, et en terme de budget bien videmment, mme si une certaine concertation, voire, un partage de responsabilits, peuvent s'envisager avec Doc'INSA "matre d'oeuvre" de notre stage.
Dtermination des personnes qui seront charges du recueil et de la saisie des publications, et du rythme de la saisie ;

une personne affecte cette saisie pour l'ensemble des laboratoires ? une personne dsigne ou volontaire dans le laboratoire (chercheur o u secrtaire) ? rythme mensuel, trimestriel ? le directeur de la recherche (ou son assistant ?) une personne dsigne ou volontaire de Doc'Insa les personnes prposes la saisie tout membre du laboratoire intress par cet outil de travail personnel autant que collectif
Formation des utilisateurs de la base :

Chapitre 7
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7.4 Information et formation l'utilisation de BiblioMacPc

Toute prise en main d'un systme quelconque, suppose un investissement e n temps, en budget, en personnel. L'utilisation de BiblioMacPc n'chappe pas cette rgle. Par consquent, il est logique d'tablir des prvisions en matire de contenu et modalit de formation. 7.4.1 Cadre de rflexion Il en va de manires de travailler qui doivent changer pour inclure (autant que s'y soumettre) les outils proposs par la technologie actuelle. Ainsi, sans faire tat de la quantit croissante de fichiers personnels en mmoire, le travail l'ordinateur est non seulement incontournable, mais il exige des rflexes et une grande prsence ce que nous faisons entre une lecture, son indexation dans notre "fichier" de citations et rfrences, ou bien une rdaction d'article, la coordination de sa bibliographie et l'indexation de l'article en question dans une base donne : pourquoi pas la base mise en place par la Direction de la Recherche ? En outre, il faut interroger de plus en plus de bases de donnes sur Internet, ce qui suppose au minimum de se conformer la normalisation des langages documentaires. C'est dire qu'un module de formation l'utilisation d'un outil de travail - ftil un logiciel - peut comporter/proposer une optimisation de la recherche documentaires. En apprenant classer, indexer et reprer de l'information personnelle dans un ordinateur, on apprend du mme coup mieux grer sa documentation : notes de lecture, fichiers de publications (produites, reues o u tldcharges), courrier lectronique, paglecs et signets de sites Internet. Dans cette formation, il sera videmment important d'assortir l'acquisition des notions ncessaires, d'exemples et de possibilits de manipulation des procdures suivre pour accomplir les tches. On rejoint ici le volet "formation" trs bien dvelopp Doc'INSA, mme s'il s'agit ventuellement d'aller former "sur le terrain"... De toute vidence, l'avenir doit parler : il s'agit que le concepteur ralise rapidement les modifications pour l'INSA ; puis que le logciel soit install, que la saisie soit effective dans les laboratoires, qu'elle soit verse dans un coin de serveur dterminer (Doc'INSA ou CRI)5, et qu' la Direction de la Recherche aient matrises les fonctions d'import et de traitement de ces donnes. Soit les personnes vont vers un lieu d'apprentissage convenu, soit les formateurs se dplacent vers le lieu d'utilisation du matriel.
5 Quitte procder ultrieurement un "reversement" dans un serveur WAIS. Toute la stratgie serait alors porte par l'interface d'accs et d'utilisation dont la configuration en soi constitue tout un projet
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7.4.1 Des objectifs, ou contenus de modules de formation Les limites temporelles de notre stage ne nous auront pas donn le loisir de poser les bases d'un vritable programme de formation. Nanmoins, nous pouvons tablir quelques pistes. Cette proccupation est si incontournable, qu'un autre projet peut en prendre la charge, ventuellement, la mission d'un autre stage.
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Intgrer les meilleurs renseignements sur les possibilit du produit Constitution et utilisation d'une base bibliographique Classer lectroniquement de l'information Dfinir la classification, un sujet, un document lectronique Mmoriser le cadre de classification Classer des fichiers Distinguer le genre de fichier Effectuer le classement des documents Normaliser des noms de fichiers Classer des messages lectroniques Classer des signets Se familiariser avec les outils d'indexation Rviser le rseau conceptuel de son champ de connaisssances Rpertorier les outils linguistiques et documentaires de sa spcialit Adapter des outils d'indexation existants ses besoins personnels Indexer des documents Analyser un document Choisir les descripteurs Indexer des notes de cours Indexer des bases de donnes Indexer des fichiers de traitement de texte Indexer des documents HTML Indexer des messages de courrier lectronique Indexer un document lectronique
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7.4.3 D'un point de vue pratique Il se fait que le concepteur de BiblioMacPc anime des stages de gestion bibliographique de manire rgulire soit au CNRS soit l'INSERM de Villejuif. Il y prsente en dtail le fonctionnement des Current Contents, de EndNote (premire journe) de BiblioMacPc (deuxime jour). Il fait galement une dmonstration d'interrogation de banque de donnes par le rseau tlphonique et par Internet, et organise une journe de perfectionnement quelques mois plus tard. Ces stages sont gratuits pour les personnels CNRS et reviennent 900 Frs les 2 jours pour les autres personnels. En d'autres termes, BiblioMacPc est suffisamment clair et simple (tout e n assurant une gestion relativement complexe) pour que la familiarisation survienne au bout de 1 2 jours d'utilisation. Compte tenu des dimensions du projet d'informatisation des publications des chercheurs de l'INSA de Lyon, l'auteur est dispos ngocier quelques formations sur place.
7.5 Problmatique de la mise en rseau

Le principal point qui demeure pour l'instant en suspens, concerne la mise sur le "rseau des rseaux", ou "la visibilit" de la recherche l'INSA de Lyon. L'incertitude ne tient pas tant aux conditions matrielles, ni techniques qui n e sont gure difficiles tre runies et mises en uvre : l'INSA dispose d'un Centre des Ressources Informatiques trs quip et d'une trs bonne matrise de la gestion du rseau interne et de la connexion l'Internet. De l'avis de quelques chercheurs, il est clair que la mise en rseau du dispositif venir sera indispensable "le problme est celui de l'adquation de l'outil au service de l a migration de services de diffusion de l'information vers la base de d o n n e s dans quelques annes, avec encore un sous-rseau de consultation !" C'est sur un plan stratgique, ou dontologique, que que la question est sensible, car il en va de la crdibilit de la Direction de la Recherche elle-mme. Que mettre sur "la Toile" ? Que retrancher ? La notion de rseau est
Chapitre 7
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importante dans sa part d'influence : d'une part, une mise en rseau de ses travaux donnent une visibilit sur ce qu'on fait, avec un effet d'incitation et d'incidence sur des habitudes prendre ou changer, d'autre part, ct "internautes", on ne mesure ni la lecture ni l'interprtation ni l'usage(s) qui peuvent tre faits des donnes exposes. En effet, ne sont pas uniquement en cause les erreurs de transcription toujours possibles depuis la transmission des donnes jusqu' la saisie, en passant par la pertinence des mots-cls et la bonne catgorisation d'une publication. Les erreurs d'information au niveau d'un laboratoire sont certes dommageables, mais circonscrites, et donc rcuprables ; tandis qu' l'chelle de l'Internet, de l'ombrage port sur L'INSA en tant qu'tablissement de recherche, l'chelle nationale, voire internationale, serait difficilement rectifiable, "pardonnable"... Ceci tant, les avis sont partags. Un postulat prvaut : la validit scientifique relle d'une publication ou d'une communication se mesure par son caractre international. Dans la mesure o la Direction de la Recherche opre elle-mme une slection parmi l'ensemble des publications de ses chercheurs pour forger et proposer ses valuations, ce peut tre ce tri qui soit mis "en vitrine". Mais pouquoi un tri plutt que l'ensemble, pourquoi ce tri -l plutt qu'un autre... Car par ailleurs, les personnes susceptibles d'interroger la production scientifique de l'INSA de Lyon ne le font pas ncessairement dans cette optique d'valuation. Ds lors, priver la communaut scientifique largie de la visibilit "brute" de cette production scientifique ne se justifie pas forcment. On ne saurait empcher le visiteur virtuel lambda de prfrer souligner les disproportions statistiques entre la production d'un chercheur de telle telle anne, ou d'un laboratoire l'autre, ou toute autre considration qu'il lui plairait de tirer de son "voyage" sur le territoire de la production scientifique de l'INSA de Lyon ! On sait combien un message peut subir de distorsions ds lors qu'il s'chappe de l'metteur pour atteindre un rcepteur vis, et, a fortiori, un rcepteur non identifi. Sortis d'un consensus collectif o des rgles de jeu sont claires et entendues pour les parties, quels sont le sens ou la valeur de l'information ? En tout tat de cause, cette phase de mise sur le rseau ne sera pas ralise dans un avenir immdiat, c'est un volet qui doit encore mrir la faveur de l'usage. Quoiqu'il en soit, les filtres de sortie de BiblioMacPc permettent de minimiser si ncessaire - le nombre et le type d'informations relatifs aux rfrences bibliographiques consultables sur l'Internet, et le module de bibliomtrie peut tout fait rester privatif. Ce logiciel reste un bon compromis entre les exigences et attentes, possibilits de la Direction de la Recherche et celles des laboratoires d'une part, entre les normes de prsentation de rfrences bibiographiques dfinies internationales, et les normes "hors-normes" des diteurs, d'autre part.
Chapitre 7
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Les Conditions et A cquis du Stage en Conclusion...
Partant du mot d'ordre de l'INSA1 tous ses "services d'appui" l'Enseignement et la Recherche - dont Doc'INSA - et trs concerne par un traitement du livre, du priodique et d'un espace documentaire au service de l'usager individuel ou collectif, nous avons t particulirement sensible aux moyens stratgiques et matriels que Doc'INSA met en uvre pour monnayer le service l'usager en mme temps que le service l'image de l'tablissement comme entit.
1. Base avant2 : Accueil, services et prestations de service de Doc'INSA

Une "atmosphre" : disponibilit et attention C'est donc partir des besoins des usagers que les activits s'organisent et se rpartissent, plutt que de les contraindre se plier un cadre rigide (pour la commodit de sa structure) au nom d'un "bon fonctionnement de l'tablissement". . Dispositifs d'valuation aux divers niveaux de ses services : sondage papier disposs durant une certaine priode sur les tables de travail dans les diffrents espaces d'accueil ; compteur de visiteurs sur le site du centre de documentation. . Jeu "Quizz" de formation la recherche pertinente d'informations en ligne (bases, CD-ROMs) incitant discrtement recourir l'aide ventuelle d'une des personnes-ressource de la maison. L'espace : accueil et services (consultation, lecture, prt, formation, conseil) L'amnagement de l'espace traduit le souci d'une "base avant" avenante et efficace : le sas qui constitue l'entre propose des manifestations culturelles et scientifiques de tout bord avec abondance de dpliants et tracts sur prsentoir et table basse assortie d'une banquette, d'un distributeur de boissons chaudes et froides, et de ... la possibilit d'y fumer (!). La banque de prt forme juste une avance dans le vaste espace d'accueil o se distribuent postes de consultation en accs libre, tables de travail, blocs de
"(...) apporter la collectivit, dans la mesure des moyens dont ils disposent eux-mmes, l a logistique gnrale ncessaire au bon fonctionnement de l'tablissement". 2 SALAN, J.M., (1997), Marketing des services d'information - Analyse de l'activit, Cours DESS Informatique Documentaire, Enssib, p.12.
Conclusion Conditions et acquis du stage
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tiroirs fiches papier de moyenne hauteur. En lger retrait par rapport la banque de prt, le service du PEB3 . D'un ct de cet espace d'accueil, trois marches et un passage dot de barrire lectronique antivol donnent accs une salle o se rpartissent priodiques, ouvrages scolaires, normes Afnor, Journal Officiel, encyclopdies et dictionnaires, photocopieur carte, tables de travail et le bureau d'une employe spar de la salle par un large panneau vitr : prsence certes "surveillante", mais prsence "ressource" surtout. De l'autre ct de la salle d'accueil, trois autres marches mnent au local de formation la recherche de l' I S T4 , et la salle de consultation de bases de donnes en ligne et de CD-ROMs
2. Base arrire5 : le circuit du livre, cl de vote du service Doc'INSA

Tout le travail ralis en "base arrire" est peine perceptible la personne qui vient ou consulter une revue, emprunter un ouvrage ou une base de donnes, ou se faire aider dans sa recherche. L'acquisition de l'ouvrage : la connaissance des ouvrages utiles adjoindre au fonds actuel se fait par plusieurs "entres" : le suivi des catalogues des diteurs scientifiques, la demande des usagers, les listes bibliographiques recommandes aux tudiants par les professeurs, etc. Puis, au niveau du Secrtariat-Comptabilit, vient l'tape de l'mission de bons de commande auprs des libraires de la place ou des diteurs spcialiss, suivie de la rception des ouvrages. Le traitement : pour chaque ouvrage commence alors le travail de personnalisation propre la maison :
l'identification par un numro d'inventaire correspondant l'ordre d'arrive (depuis 1959 !) et une cote l'attribution d'un bordereau qui sera rempli et paraph aux diverses tapes de sa circulation, accompagnant l'ouvrage jusqu'au rayonnage ; L'indexation assure par les cinq ingnieurs-documentalistes de Doc'INSA
Les innovations technologiques tiennent une bonne place dans l'quipement de Doc'INSA, ce qui nous a permis de tirer avantage de la formation du DESS : les rseaux ; les formats de transfert de fichier ; les systmes d'exploitation ; le protocole ftp ; l'intrt des notions de programmation dans l'exprimentation de macros crites avec diffrents outils logiciels (Word, Write, Wordpad, fonction Bloc-Note) afin d'automatiser des tches rptitives ; le tlchargement de logiciels et utilitaires depuis Internet ; l'exploitation des CD-Rom ; les avantages du passage du rseau tlphonique au rseau Internet pour le transfert des notices rigoureusement formates du catalogue de l'OCLC ; le circuit du
Prt entre Bibliothques Information Scientifique et Technique 5 SALAN, J.M., (1997), Marketing des services d'information - Analyse de l'activit, Cours DESS Informatique Documentaire, Enssib, p.12.
4 3
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Conditions et acquis du stage
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livre relay par la base Doris-Loris : son alimentation, sa consultation, les mises jours priodiques et post-inventaires. Prt et magasin : le systme du fonds d'ouvrages stocks dans un magasin accessible aux seuls magasiniers, et emprunts/rendus par le biais de fiches ; ce systme, associ l'accs aux priodiques lectroniquement protg rduit considrablement les "pertes" : sur l'exercice 96-97, l'inventaire de juillet 97 auquel nous avons particip a fait tat de ?? d'ouvrages perdus, de ? ? numros de priodiques ports disparus. L'inventaire : le personnel, tout grade confondu, participe cet inventaire annuel. Le remarquable rsultat de l'quation entre le nombre de personnes rparties par quipes de deux, les tranches horaires, et les rayons d'ouvrages parcourus par cote, fiches papier en mains, permet le recensement fiable de 100.000 ouvrages en deux jours ! Sont rpertoris les ouvrages manquants, et par la mme occasion, les ouvrages trs abms, les tiquetages ou couvertures dfectueuses, les fiches surcharges d'annotations, sans parler de la remise e n place des invitables ouvrages mal rangs.
3. En conclusion, pas de problmes, mais des solutions !

Cet intitul veut recouvrir les contraintes et alas qui ont jalonn le stage, dont nous conservons cependant un got formateur plutt que de difficult... La Direction de la Recherche n'a pas pu pourvoir notre quipement informatique avant le dernier mois de stage. Nous avons suppl cet ala e n recourant l'emprunt ponctuel de postes de travail sur place Doc'INSA, puis aprs un mois de stage, auprs du Centre Informatique du Premier Cycle (CIPCIM). Le traitement des informations Internet, des donnes de nos entretiens et communications par messagerie lectronique n'a, de ce fait, pas t ais. En contrepartie, nous avons d fonctionner sur plusieurs postes de travail de configuration diffrente, pas forcment relis une imprimante, ou affects des services diffrents : au catalogage, l'interrogation en ligne, l'interlocuteur privilgi de la maison en matire d'informatique, la personne responsable de la base documentaire, etc. Nous avons navigu de Windows 3.11 Windows 95 et 97 en passant par des versions de Word de Winword 2 Word 7, avec des excursions sur plate-forme MacIntosh pour l'exprimentation de logiciels ; il a fallu recourir au protocole FTP de transfert de fichier pour passer d'un poste l'autre, via des serveurs diffrents, o u pouvoir imprimer divers fichiers. Tout cela s'est avr formateur, illustrant l'adage selon lequel "il n'y a pas d e problmes, mais des solutions" !
Cette diversit dans un quipement de qualit et la logistique qui l'accompagne placent Doc'INSA parmi les centres de documentation scientifiques de rfrence. Le souci de gestion du patrimoine documentaire, avec, comme rfrence centrale, l'usager, est apprentissage prcieux pour toute future mission de gestion d'un centre de documentation informatis, ft-il de moindre envergure, ou au service de projets d'un autre ordre que scientifique.
Conclusion Conditions et acquis du stage
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Cet tat de fait permet - dans le court, moyen et long terme - d'optimiser l'aboutissement et le rayonnement d'un projet tel que la gestion du patrimoine bibliographique et documentaire de l'INSA de Lyon au dmarrage duquel nous apprcions d'avoir apport une trs modeste contribution. Les limites du stage ayant cantonn le projet sa seule mise en route, on ne peut que formuler, l'endroit du projet, des voeux de "satisfaisante" ralisation. Nous restons positivement marque par le fait qu'un mme souci de qualit de prestation, et la mme intelligence des enjeux d'une visibilit de la Recherche aujourd'hui, versus production scientifique, ait amen la Direction de la Recherche et Doc'INSA dpasser une certaine mconnaissance rciproque, et "retrousser les manches" pour travailler ensemble, mettre e n commun comptences et moyens. Ce seul fait laisse entendre que le "souci de la qualit", de la cohrence, voire de la cohsion n'est pas vain concept au sein de l'INSA.
Conclusion
Conditions et acquis du stage
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B ibliographie
Ouvrages
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ZANIER, F., (1995), L'laboration d'un tableau de bord - Comment valuer un centre de documentation, ADBS Editions, Paris, 100 p., ISBN 2-901046-86-X, 155 fr
Annexes
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Articles d'ouvrages / Priodiques

HANSON, T., (1995), Bibliographic Software and Hertfordshire Press,. ISBN: 0-900458-51-8. the Electronic Library, University of
LAINE-CRUZEL, S., (1994), Vers de nouveaux systmes prenant en compte le profil des utilisateurs, Documentaliste Sciences de l'Information, ADBS, pp. 143-147 LASSALLE, B. (1993), Etude comparative de logiciels bibliographiquess sur Macintosh, Le Micro Bulletin, n47, Janvier, pp.168-190 LASSALLE, B. (1993), Logiciels bibliographiques sur PC, Le Micro Bulletin, Mai, pp.94-113 Les diteurs, (1997)Dossier Archimag, pp. 13-21 Les intermdiaires, (1997)Dossier Archimag, pp. 22-35 Les usagers et les chercheurs, (1997)Dossier Archimag, pp. 36-48 RABIONOWITZ, R., (1993), Bibliographic software : point of reference, PC M agazine , vol.12, n17, October 12, pp. 269-283 STIGLEMAN, S., (1994), Bibliography formatting software : an updated buying guide for 1994, DATABASE, vol. 17, Decembre, pp.53-65 VOGELEISEN, M., (1997), , Modes d'emploi, mode d'emploi, Sciences Humaines , n76, Octobre, pp. 40-43 (1996), 37 logiciels documentaires la loupe, Livre-Hebdo, n94
Rapports / Cours
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Signets de sites Internet

BIBSOFT sur les logiciels de gestion de bibliographie personnelle :
http://www.listserv.iupui.edu/archives/bibsoft.html
CHORUS, analyse, critique et points de vue sur des logiciels bibliographiques :
http://www-writing.berkeley.edu/chorus/eresearch http://chorus.cycor.ca/biblio/biblio1.html Integral Software : http://www.intesoft.com/
Annexes
75
Complments d'informatioon sur presque tous les logiciels bibliographiques : http://www.ecst.csuchico.edu/jacobsd/bib/tools/commercial.html Logiciels bibliographiques, formats et liens hypertextes : http://www.fourier.ujf-grenoble.fr/~bouche/PDFtex/
Academic Data Manager, producteur de logiciels : http://members.aol.com/kalmarx/frames2.html BiblioCite Pro : http://bib.daedalus.com/index.html Bibliographica : http://members.aol.com/winkelhake/bgraph.html BiblioMacPc : http://www.univ-lille1.fr/bibliomacpc Biblogic : http://home1.gte.ner/biblogic/program.html Bookends Pro : http://www.westinginc.com/BOOKENDS/bookdata.html Citation : http://www.oberon-res.com EndNote : http://www.niles.com Experbib : http://www.chemexper.be/experbib.html GetARef : http://www.getaref.com/ht/gar_home.htm Library Master : http://balboa-software.com/ Papyrus : http://www.rsd.com PowerRef : http://www.cheminnovation.com/poweref.html ProCite et Reference Manager : http://www.risinc.com Reference 97 : http://www.mdnet.com.br/personal/jvp/refer97.htm Logiciels pour BibTex : http://www.loria.fr/cgi-bin/man2html.pl/usr/local/man/man1/bibtex.1 http://www.tcisoft.com/bibdb.html http://www.uni-koblenz.de/~gerd/ftp/BibTool http://www.ecst.csuchico.edu/~~jabobsd/bib/bp/
Listes et groupes de discussion

listserv@indycms.iupui.edu (or listserv@indycms.bitnet) avec comme texte"subscribe bibsoft" Catalogue des listes de diffusion francophones : http://www.cru.fr/listes/ Se dsabonner d'une liste : http://www.cru.fr/listes/apropos/sedesabonner.faq.html Biblio fr : <biblio-fr@cru.fr> Information et discussion des membres de NVB (professionnels de la documentation Pays-Bas) : <nvb-l@nic.surfnet.nl>
Annexes 76

39

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Ecole Nationale Suprieure des Sciences de l'Information et des Bibliothques

Universit Claude Bernard Lyon 1

DESS EN INFORMATIQUE DOCUMENTAIRE

A database for INSA researchers's publications - Feasibility study

Table des Matires

Analyse des besoins

3.1 RECUEIL DES PRATIQUES .................................................................................................................................................20

3.4 LES SYSTMES DE RECUEIL DE RFRENCES INFORMATISS UTILISS DANS LES

Solutions informatiques possibles

4.5 UTILISATION D'UN PROGICIEL EXISTANT SUR LE MARCHE.......................................................................35

Les Logiciels bibliographiques

5.4 ETUDE DE MARCH DES PROGICIELS BIBLIOGRAPHIQUES................................................. 41

6.3 BIBLIOMACPC EN RESEAU............................................................................................................................................58

La mise en oeuvre : Etapes accomplies & Etapes venir

7.1 LES ETAPES ACCOMPLIES .................................................................................................................................................62

7.5 PROBLEMATIQUE DE LA MISE EN RESEAU............................................................................................................67

Conclusion Bibliographie Annexes

Direction de la Formation Mission Formation Continue

ELEVES / INGENIEURS I N S A FORMATION CONTINUE ADMINISTRATIF

33 Laboratoires dont 13 associs des organismes publics (CNRS, INRA, INSERM)

EURINSA Premier cycle Europen de Formation d Ingnieurs

CAST s.a. Centre dActualisation Scientifique et Technique

Bureau des lves

INSAVALOR Filiale de valorisation industrielle

Association des Ingnieurs INSA

Service des Admissions commun aux 4 INSA 3 Cycle

1.2 L'INSA de Lyon et la recherche scientifique

1.3 Les laboratoires

Matriaux Macromolculaires (LMM) Physicochimie Industrielle (LPCI) Thermodynamique Applique (LTA)

Electronique, Electrotechnique et Automatique

Conception et Analyse des Systmes Mcaniques (CASM)

Mcanique des Contacts (LMC) Mcanique des Fluides (LMF)

Gnie Civil et Urbanisme

Unit de recherche en Gnie Civil - URGC

Thermique et Gnie des Procds pour l'Environnement

Analyse environnementale des Procds et des Systmes Industriels (LAEPSI)

Centre de Thermique de Lyon (CETHIL) Pollution, Dchet, Environnement (POLDEN)

Sciences de la Vie et Biochimie

Biochimie et Pharmacologie Biologie Applique (LBA)

Gntique Molculaire des Microorganismes et des Interactions Cellulaires (LGMMIC)

Modlisation Mathmatique et Calcul Scientifique

Equipe de Sciences Humaines de l'INSA de Lyon (ESCHIL)

1.4 La Direction de la Recherche

1.5 La Valorisation de la Recherche

INSA Lyon, (1994), Livret d'Accueil des Personnels

1.6 LInformation scientifique et technique : DocINSA

Le CISM hberge et gre les bases de donnes WAIS

Le CRI-CSI gre les serveurs de lINSA interconnects

1.6.3 Doc'INSA en quelques chiffres et dates

Interrogation de la base interne de Doc INSA

Interrogation du logiciel loris : telnet csidoc.insa-lyon.fr Interrogation par le WEB : http://insa.lyon.fr

Analyse des Besoins

2.1 Les Elments du Cahier des Charges

Archimag, (1997), Avril, n103, p3

2.2 Les besoins de la Direction de la Recherche

Analyse des besoins

2.3 Les besoins des chercheurs

2.4 Analyse de la demande

Analyse des besoins

Analyse des besoins

Analyse des besoins

~ Chapitre 3 ~ Analyse de lExistant

par le secrtariat non oui

un logiciel bibliographique (lequel) utilis :