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MANUAL DE PROCEDIMIENTO Gestin y Administracin de Compras

(Materiales, Piezas, Mobiliario y Equipos)

CONTRALORIA: APROBACIN:

CON-03-1306-08 Del 14-11-2008

Direccin General de Organizacin y Sistemas Ave. San Martn No. 139, Santo Domingo, D. N. Tels. (809) 960-3043 / (809) 687-3838 Fax (809) 565-3756

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INDICE
IIIIIIINTRODUCCIN ORGANISMOS REAS Y PUESTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO GESTIN Y ADMINISTRACIN DE COMPRAS (Materiales, Piezas, Mobiliario y Equipos)____________________________________________________ 5 3.1 POLTICAS Y NORMAS GENERALES Definicin Alcance Polticas y Normas Actividades: Nm.1: Cotizar Compra Nm.2: Evaluar Solicitud de Compra Nm.3: Elaborar y Entregar Orden de Compra IVVRELACIN DE FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS HISTRICO ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS_____________________________________________________________________31 VI. ANEXOS: FORMULARIOS HISTORIAL CAMBIOS A DOCUMENTOS 32 23 25 27 30 6 14 14 14 3 4

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I- INTRODUCCIN
En el presente Manual quedan previstas las polticas y normas, as como el procedimiento para las compras de: materiales, piezas, mobiliario y equipos. Tiene como objetivo disponer de una gua que nos permita estandarizar las actividades que intervienen en el proceso, a fin de lograr la mayor calidad, en las mejores condiciones predominantes en el mercado y al ms bajo costo. Las principales mejoras aspectos: 1. 2. 3. 4. incluidas en este manual estn enmarcadas en los siguientes

Segregacin de funciones, acorde a la naturaleza de las operaciones. Rediseo de formularios actuales. Diseo de nuevos formularios. Control en recepcin solicitudes de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos.

Con su aprobacin y su posterior implementacin procuramos edificar, estandarizar y optimizar los procesos de trabajo y facilitar el entrenamiento del personal de las reas implicadas en su ejecucin. Agradecemos a la Contralora, Auditora General, Direcciones Generales de Tecnologa, Operaciones, Banca Personal, Administrativa, Direccin de Compras y de manera muy especial a la Subadministracin General Administrativa, representada por el Ingeniero Eros Caamao, quienes hicieron aportes para la mejora de los procedimientos incluidos en este manual. El uso y consulta de este material garantiza la eficiencia de los procesos descritos en el mismo.

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III- PROCEDIMIENTO GESTIN Y ADMINISTRACIN DE COMPRAS (Materiales, Piezas, Mobiliario y Equipos)

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3.1 POLTICAS Y NORMAS GENERALES:


(El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio)

COMPRA DE MATERIALES, PIEZAS, MOBILIARIO Y EQUIPOS 1. El sistema de compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos estar sujeto a los principios de economa, eficiencia, publicidad, transparencia, igualdad de oportunidades para oferentes, flexibilidad y fluidez en los procesos, tecnologa moderna y la responsabilidad de los Ejecutivos encargados del sistema. Toda dependencia con facultad para recomendar la adquisicin de materiales, piezas, mobiliario y equipos para la Institucin, as como para autorizar los mismos, tiene que ajustarse a las normas y procedimientos previstos. A tales fines, deber definir los precios, garantas, condiciones de entrega, formas de pago y otros aspectos de inters. Todas las compras o contrataciones debern realizarse tomando en consideracin, en primer orden, las necesidades que justifiquen la adquisicin de materiales, piezas, mobiliario y equipos, los precios suministrados por el mercado, las especificaciones tcnicas del bien a comprar y las normas de calidad. El contrato para la compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos, ser vlido cuando se realice conforme al ordenamiento jurdico y cuando el acto definitivo de adjudicacin y la constitucin de la garanta sean cumplidas. Se perfeccionar por la recepcin de la Orden de Compra por parte del suplidor o por la firma de las partes del contrato a intervenir.

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NIVELES DE AUTORIZACIN 5. Los niveles de autorizacin de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos quedan establecidos en el siguiente orden ascendente: a) b) c) d) e) f) Gerente de Compras Director de Compras Director General Administrativo SubAdministrador General Administrativo Comit Administrativo Consejo de Directores

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Los topes para aprobacin atribuibles a los Ejecutivos que autorizan las compras, va la Direccin de Compras, sern establecidos por el Consejo de Directores.

COTIZACIONES 7. Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Gerente de Compras, Director de Compras, Director General Administrativo o el SubAdministrador General Administrativo, segn sus niveles de autorizacin, debern contener un mnimo de tres (3) cotizaciones. Las mismas podrn realizarse mediante fax, correo electrnico, escritas o por la va telefnica. Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Comit Administrativo, segn niveles de autorizacin definidos, debern contener un mnimo de tres (3) cotizaciones por escrito, y presentadas a dicho Comit, junto a cuadro comparativo de cotizaciones. Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Consejo de Directores, segn niveles de autorizacin definidos, debern contener un mnimo de tres (3) cotizaciones por escrito en sobres lacrados que sern abiertos previamente por el Comit Administrativo y presentados posteriormente al Consejo de Directores del Banco, junto a cuadro comparativo de cotizaciones. Este Organismo decidir sobre la necesidad o no de realizar concurso pblico para la adquisicin de materiales, piezas, mobiliario y equipos. Cuando por la naturaleza del bien a comprar o por disponibilidad de ofertas existentes en el mercado, el nmero de suplidores participante sea inferior a tres (3), se dejar constancia expresa de esta situacin en el expediente que corresponda.

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APROBACIN DE COMPRAS 11. El Comit Administrativo es el Organismo que tendr la responsabilidad de abrir los sobres cerrados y lacrados con las cotizaciones recibidas para ser conocidas por este y el Consejo de Directores. Posterior a su apertura, tomar nota y solicitar a la Direccin de Compras preparar cuadros comparativos para la eleccin del suplidor. Las compras a ser conocidas por el Consejo de Directores, sern presentadas por el Subadministrador General Administrativo, va el Administrador General.

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Ninguna compra, con el fin de satisfacer una necesidad o dar curso a un proyecto, podr ser fraccionada para evadir el cumplimiento a las polticas y procedimientos establecidos. Las instancias con autoridad para la aprobacin de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos, podrn requerir cuantos informes tcnicos consideren precisos, y se relacionen con la compra. Cualquiera que sea su opinin sobre el contenido de los indicados informes, deber ser motivada y expresada por medio escrito. En los casos de las compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos que luego de su ejecucin se requiera de una inversin extra, que en total (compra ms inversin extra) supere el tope de autorizacin de la instancia que aprob en primer trmino, deber presentarse a la instancia con lmite de autorizacin suficiente para su ratificacin, dejando documentadas las circunstancias que motivaron la erogacin extraordinaria. En caso de compra de bienes, que se realice bajo la modalidad de Subasta o Remate, se presentar a la instancia de aprobacin correspondiente, la recomendacin para adquirir el bien de inters, dejando documentadas las circunstancias y proceso empleado para aprovechar la oportunidad presentada. Para la compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos bajo la modalidad de Urgencia, que como consecuencia de esta condicin, tenga que aprobar una instancia inferior a la que tiene la capacidad para autorizarla, deber contener la declaracin de urgencia hecha por quien aprueba. En todo caso, la instancia que aprueba bajo esta condicin, presentar informe a la instancia con mayor nivel de autoridad, en un plazo no mayor de tres (3) das hbiles, para ratificacin. Los requerimientos de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos hechos por todas las dependencias, a ser atendidos bajo la facultad atribuida al Gerente de Compras, Director de Compras y Director General Administrativo, que no cuenten con su voto favorable, debern presentarse ante el Subadministrador General Administrativo, quien decidir ratificar o no la decisin adoptada. Cuando el Subadministrador General Administrativo decida ratificar la opinin desfavorable emitida por Gerente de Compras, Director de Compras y Director General Administrativo, y por ende, decide dejar desierto el procedimiento de compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos, deber dejar constancia expresa en el expediente, con los motivos para adoptar esa decisin. Estas decisiones de rechazo, debern ser presentadas

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quincenalmente ante el Comit Administrativo para su conocimiento y fines que considere pertinentes. CALIFICACIN DE SUPLIDORES Y SU DERECHO A OFERTAR 20. Tendrn derecho a ofertar y registrarse como suplidor del Banco, toda persona fsica o jurdica que cumpla con las condiciones establecidas en este procedimiento. El Director y el Gerente de Compras sern los responsables de calificar a los potenciales suplidores, mediante la depuracin de las documentaciones que presenten y la revisin de los datos que aparecen en el formulario Evaluacin del Suplidor (DGA-126). Luego de seleccionado, instruirn al Oficial Control de Compras su inclusin en el Registro de Elegibles de Suplidores y dar el debido seguimiento, a los fines de evidenciar el cumplimiento de condiciones por parte del suplidor. El Director de Compras presentar mensualmente al Comit Administrativo, va el Director General Administrativo, informe de los nuevos suplidores incluidos en el Registro de Elegibles de Suplidores, junto a los documentos exigidos y el formulario Evaluacin del Suplidor, mediante los cuales fueron evaluados y seleccionados. De igual modo proceder con los suplidores no seleccionados, en cuyo informe indicar las causas de la desestimacin. La decisin administrativa de seleccin o desestimacin, en cuanto a la elegibilidad de las personas fsicas o jurdicas evaluadas como nuevos suplidores del Banco, solo podr variarse por el Comit Administrativo o Consejo de Directores. El Registro de Elegibles de Suplidores constituye archivo que har posible la toma de decisiones oportunas para la adquisicin de materiales, piezas, mobiliario y equipos, en atencin a las necesidades de la Institucin. No obstante, se podrn considerar potenciales suplidores no registrados, cuyas ofertas, en los trminos requeridos por la Institucin, superen las condiciones de los suplidores registrados. Entre estos se destacan, los que presentan sus ofertas mediante licitacin pblica. El Director de Compras solicitar a los potenciales suplidores, que presenten documentos probatorios para demostrar que:

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a) Poseen la debida competencia tcnica y suficientes condiciones, equipos y dems instalaciones fsicas, capacidad empresarial, confiabilidad, experiencia, tiempo en el mercado y reputacin, as como personal para dar cumplimiento a la orden o contrato a adjudicar. b) Tienen la capacidad jurdica necesaria para contratar. c) No estn en quiebra o en proceso de liquidacin, sus negocios no han sido puestos bajo administracin judicial, y sus actividades comerciales no han sido suspendidas. 26. No podrn participar como oferentes, las personas fsicas o morales que se hallen en circunstancias tales como: a) Desempeando funciones Pblicas del Poder Ejecutivo, Legislativo y/o Judicial. b) Miembros del Consejo de Directores, Ejecutivos y empleados del Grupo Financiero Reservas. c) Personas jurdicas en cuyo capital social participe alguno de los Ejecutivos mencionados en el prrafo anterior o parientes por consanguinidad o afinidad, que presenten ofertas en condiciones inferiores a las prevalecientes en el mercado para operaciones similares. d) Personas fsicas o jurdicas que estn siendo procesadas o hayan sido condenadas mediante sentencia definitiva por: delitos de falsedad o contra la propiedad, delitos de cohecho, malversacin de fondos pblicos, trfico de influencia, negociaciones prohibidas a los Ejecutivos, revelacin de secretos o usos de informacin privilegiada, delitos contra las finanzas pblicas o del Banco. e) Empresas cuyos directivos se encuentren procesados por delitos contra la administracin pblica, contra el Banco o cualquier empresa del Grupo Financiero Reservas u otro delito grave definido en nuestro Cdigo Penal. f) Los que no hubieren dado cumplimiento a sus obligaciones tributarias o de Seguridad Social impuestas por las disposiciones vigentes.

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El Oficial Control de Compras ser el responsable de llevar un control del comportamiento de los suplidores activos y entregar reporte mensual al Director de Compras, apoyndose en reportes semanales recibidos del Encargado de Compras y el Encargado Trmite Cuentas Por Pagar, Direccin de Suministros. Los mismos incluirn el siguiente detalle: a) Del Encargado de Compras: 1. 2. 3. 4. 5. Disponibilidad del bien, cuando se requiere Disponibilidad de piezas y servicios Descuentos por pronto pago Garantas Otros

b) De la Direccin de Suministros: 1. Tiempo de entrega 2. Cumplimiento de las especificaciones 28. El Director de Compras es el responsable de presentar informe trimestral a la Direccin General Administrativa, sobre el desempeo de los suplidores activos para toma de decisiones. En caso necesario presentar Informes individuales, si el caso lo amerita. El Director General Administrativo ser responsable de la revisin de las informaciones registradas en informe indicado en el punto que antecede, y presentar conclusiones al Comit Administrativo para los fines que considere pertinentes. A fin de cumplir con el principio de igualdad y oportunidad para todos los oferentes, el Oficial Control de Compras, Direccin de Compras deber mantener actualizada una base de datos de suplidores depurados y clasificados por tipo de bien.

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CALIFICACIN DE BIENES 31. Las reas con capacidad para certificar sobre cualidades de materiales, piezas, mobiliario y equipos, debern elaborar o actualizar anualmente los manuales de especificaciones tcnicas con mayor demanda por la Institucin, y remitirlos a la Direccin General Administrativa para fines de una correcta cotizacin y compras. Entre las reas detallamos: Direccin

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General de Tecnologa, Direccin General de Seguridad, Direccin de Ingeniera y Direccin General de Mercadeo y Comunicaciones. 32. La Direccin General Administrativa es el rea responsable de velar porque los bienes: materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos, se ajusten a las normas y estndares de calidad definidos para cada caso, en las especificaciones tcnicas y econmicas requeridas por el Banco. La calidad requerida por la Direccin de Compras para cada material, mobiliario y equipo deber hacerse atendiendo a uno o varios de los medios y criterios siguientes: a) Muestras, descripciones y fotografas del producto a suministrar. b) Descripcin de las medidas empleadas por el suplidor, para asegurar la calidad del producto. c) Certificaciones expedidas por los institutos o servicios especializados nacionales y/o internacionales encargados del control de calidad, que garanticen la existencia de especificaciones y normas necesarias. d) La garanta ofrecida por el suplidor. Una mayor garanta en el tiempo, constituye un indicador de mayor calidad del producto o servicio. GARANTIAS 34. Las garantas respondern a los siguientes conceptos: a) De las obligaciones derivadas del contrato, de los gastos originados al Banco por demora del contratista en el cumplimiento de sus obligaciones y de los daos y perjuicios ocasionados a la institucin, con motivo de la ejecucin del contrato o en el supuesto de incumplimiento del mismo. b) En el contrato de suministro, la garanta responder por la existencia de vicios o defectos de los materiales, piezas, mobiliario y equipos suministrados durante el plazo de garanta que se haya previsto en el contrato.

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Los adjudicatarios cuyas rdenes de compras y/o contratos incluyan avance que exceda la suma de cien mil pesos con 00/100 (RD$100,000.00) o su equivalente en dlares, estn obligados a constituir una garanta en el plazo de cinco (5) das hbiles, contados desde que se le notifique la adjudicacin, mediante una pliza de seguro de fidelidad, la cual deber estar endosada a favor del Banco, para garantizar el monto de dicho anticipo, en caso de incumplimiento del contrato. Este avance o anticipo se har debidamente motivado. Las Garantas sern devueltas en las condiciones siguientes: a) Despus de aprobada la liquidacin del contrato, si no resultaren responsabilidades que hayan de ejecutarse sobre la garanta y transcurrido el plazo de la misma, se ordenar su cancelacin. b) En el supuesto de recepcin parcial, el contratista slo podr solicitar la cancelacin de la parte proporcional de la garanta, cuando as se autorice expresamente en el pliego de condiciones particulares. c) Transcurrido el plazo acordado desde la fecha de terminacin del contrato, sin que la recepcin formal ni la liquidacin se hubieren realizado por causas ajenas al contratista, se proceder inmediatamente a la cancelacin de la garanta.

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3.2 PROCEDIMIENTO Nm.1:


GESTIN Y ADMINISTRACIN DE COMPRAS DE MATERIALES, PIEZAS, MOBILIARIO Y EQUIPOS DEFINICIN

Describe las actividades para realizar compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos requeridos por las reas Administrativas y Oficinas Comerciales a travs de la Direccin de Compras, a fin de garantizar el desarrollo de sus operaciones.
ALCANCE

Desde: Que se reciben las solicitudes de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos, hasta la entrega o envo de la Orden de Compra al Suplidor y la distribucin interna de sus copias para fines de: recepcin del bien adquirido, trmites de pagos, registros contables y archivo. Aplica en: Direccin de Compras y Direccin General Administrativa.
POLTICAS Y NORMAS
(El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio)

SOLICITUD DE COMPRA 1. Las solicitudes de materiales y piezas, debern canalizarse a travs de la Direccin de Suministros, mediante el formulario Requisicin de Almacn, DGA-075. Las correspondientes a mobiliario y equipos, sern tramitadas para fines de autorizacin, va la Direccin General Administrativa, mediante carta o correo electrnico de funcionario competente, anexando o adjuntando segn el caso, el formulario antes indicado. 2. La Direccin General Administrativa evaluar la solicitud de mobiliario y equipo, y de ser aceptada, tramitar hacia la Direccin de Suministros, para los fines correspondientes. 3. La Direccin de Suministro proceder a verificar la disponibilidad de los bienes requeridos (materiales, piezas, mobiliario y equipos), y en caso de la no existencia de los mismos, proceder con el trmite de compra, va la Direccin de Compras. 4. Para iniciar el procedimiento de compra, el rea solicitante deber contar con los recursos presupuestarios suficientes. En caso de no disponerse de los fondos en el Presupuesto, solicitar autorizacin al rgano competente, por delegacin del Consejo de Directores. El rgano autorizado deber presentar en reunin ordinaria de dicho Consejo, un informe sobre las partidas extra-presupuestarias, a los fines de conocimiento y ratificacin.

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5. Las reas de servicios del Banco, como son: Direccin General de Tecnologa, Direccin General de Seguridad, Direccin de Servicios Generales y Direccin de Ingeniera, debern preparar los presupuestos anuales necesarios para satisfacer los requerimientos de mantenimiento y servicios de las distintas dependencias, y requerir los materiales, piezas, mobiliario y equipos de uso constante a la Direccin de Suministros, para el trmite de compras a gran escala. 6. El Gerente de Almacn y Suministros, Direccin de Suministros, ser el responsable de remitir peridicamente a la Direccin de Compras las solicitudes de reposicin de inventario de mercancas nuevas, agotadas o con existencia por debajo de la cantidad prevista, mediante memorando y formulario Solicitud Reposicin de Inventario, DGA013, a fin de realizar compras a gran escala para suplir o reponer las mismas. Los indicados requerimientos, sern presentados a la Instancia correspondiente, de acuerdo al monto involucrado y naturaleza del material, mobiliario y equipo a adquirir. 7. Las reas del Banco solicitarn por escrito a la Direccin de Ingeniera, la evaluacin tcnica del espacio fsico donde se colocarn las obras de arte, previo a la solicitud de compra. 8. El Gerente de Diseo de la Direccin de Ingeniera, ser el responsable de realizar evaluacin tcnica del espacio fsico de reas y Oficinas donde se colocarn las obras de arte solicitadas para la compra, a fin de recomendar las caractersticas especficas que deben poseer, atendiendo al tipo de Oficina, como: dimensiones, material utilizado para su impresin, marcos, entre otras. 9. El Gerente de Diseo de la Direccin de Ingeniera, ser el responsable de remitir por escrito el resultado de la evaluacin realizada para la adquisicin de obra de arte, al rea u Oficina que hizo la requisicin. 10. Las reas y Oficinas del Banco solicitarn la compra de obras de arte, a travs de la Direccin de Compras, anexando el resultado de la evaluacin recibido de la Direccin de Ingeniera. 11. El Director de Compras solicitar por escrito al Gerente de Cultura de la Direccin de Comunicaciones, la recomendacin de la Galera de Arte o Suplidor, Artista y Obra de Arte que estime conveniente, anexando el resultado de la evaluacin realizada por la Direccin de Ingeniera.

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12. El Gerente de Cultura de la Direccin de Comunicaciones, ser el responsable de visitar como mnimo, tres Galeras de Arte o Suplidores que estn incluidos en Registro de Elegibles de Suplidores, y seleccionar y recomendar por escrito, el Artista y la obra que estime conveniente comprar, tomando en consideracin sus conocimientos en artes plsticas y los resultados de la evaluacin de la Direccin de Ingeniera. 13. El Gerente de Cultura de la Direccin de Comunicaciones, gestionar y remitir mensualmente a la Direccin de Compras, catlogos de artistas y obras de arte de que disponen las Galeras de Arte, Artistas y otros suplidores, a fin de que sean autorizados por el Banco. 14. El Gerente de Cultura de la Direccin de Comunicaciones, deber recomendar por escrito a la Direccin de Compras, evaluar e incluir en el Registro de Elegibles de Suplidores las Galeras de Arte, Artistas Plsticos y otros suplidores de obras de arte que estime conveniente. 15. En caso de que la solicitud de compra se refiera a adquisicin de Software (s) y Hardware (s), ver el Manual de Procedimientos Solicitud y Evaluacin para la Adquisicin Software (s), Hardware (s) y Servicios Tecnolgicos, publicado en Intranet. 16. En caso de que la solicitud de compra se refiera a adquisicin de inmuebles, ver el manual de procedimientos Adquisicin y Control de los Bienes Inmuebles. COTIZACIONES 17. Para las solicitudes de cotizaciones de compras, deber tomarse en consideracin los suplidores registrados en el Registro de Elegibles de Suplidores, y la modalidad de compra utilizada, por correo electrnico, va fax, mensajera externa, mediante los formularios Solicitud de Cotizacin, DGA-005 y Cotizacin Telefnica, DGA-078 o a travs de publicacin en la prensa, en caso necesario. 18. El Encargado de Compras, y en caso necesario el Gerente de Compras, debern seleccionar los suplidores para fines de cotizacin, en base al Registro de Elegibles de Suplidores, considerando las polticas y normas previstas para esta actividad. En este sentido, la Direccin General Administrativa supervisar el cumplimiento de dichas disposiciones.

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19. Las Direcciones Generales de Tecnologa, Seguridad, Mercadeo y Comunicaciones y la Direccin de Ingeniera podrn sugerir a la Direccin de Compras los suplidores que estimen convenientes, a fin de contribuir con la correcta cotizacin y compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos. 20. La decisin de solicitar cotizaciones o propuestas mediante el concurso pblico (licitacin), va publicacin en peridico de circulacin nacional, se tomar en atencin a lo dispuesto mediante resolucin aprobatoria del Consejo de Directores. 21. Las cotizaciones sern seleccionadas a partir de los criterios: mejor mercanca, calidad, precio, tiempo de entrega y descuentos por pronto pago. 22. Un proveedor cuya cotizacin ha sido seleccionada, deber competir en prximos concursos con suplidores diferentes a los que intervinieron en el proceso que result ganancioso. 23. El Encargado de Compras, llevar un Registro Control de la solicitud y recepcin de cotizaciones. 24. Si luego de transcurrido tres (3) das de haber remitido las solicitudes de cotizaciones a los suplidores, no se recibe respuesta de algunas de stas, se proceder con la remisin a otros suplidores, a fin de completar el nmero de cotizaciones requeridas. Tales solicitudes estarn enmarcadas dentro de igual plazo de tres (3) das, al trmino del cual quedar cerrado el proceso de seleccin. El referido plazo de seis (6) das en total, no descartar ninguna de las cotizaciones recibidas. 25. El Encargado de Compras dar seguimiento a las solicitudes de cotizaciones enviadas a los suplidores y tomar acciones sobre aquellas que cumplido el plazo de cierre no han sido respondidas. Esta condiciones sern: a) Contactar al suplidor y acordar ampliar plazo de vencimiento, hasta seis das. b) Enviar solicitud de cotizacin a otro suplidor. 26. La copia de la Solicitud de Cotizacin, DCS-007, se archivar en el expediente del suplidor que resulte ganador. En adicin a la copia de la Orden de Compra y de la aprobacin del organismo correspondiente.

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27. Las solicitudes de cotizaciones, mediante los formularios Solicitud de Cotizacin, DGA005 y Cotizacin Telefnica, DGA-078 se prepararn en original, y se agregarn e identificarn las copias necesarias, segn la cantidad de suplidores que participen (tres o ms), atendiendo a las modalidades de compras o contrataciones, segn topes de autorizacin establecidos. 28. La Direccin de Compras solicitar asesora al personal tcnico de las Direcciones Generales de Tecnologa, Seguridad, Mercadeo y Comunicaciones y la Direccin de Ingeniera, en caso de requisiciones de materiales, piezas, mobiliario y equipos que no estn incluidos en Manuales de Especificaciones Tcnicas, previo a su cotizacin. 29. El Gerente de Cotizaciones Internacionales, tramitar y controlar las solicitudes de cotizaciones de compras internacionales, requeridas por el Director de Compras. 30. El Director de Compras dar seguimiento a las solicitudes de cotizaciones de compras internacionales, hasta su recepcin. APROBACIN DE COMPRA 31. El Encargado de Compras deber elaborar los memorandos y cuadros comparativos para presentar las solicitudes de compras a los organismos de decisin, segn los montos de sus cotizaciones. 32. La aprobacin de compra podr ser revocada nicamente por la Instancia que aprob o por una superior, siempre que dicha decisin cuente con las justificaciones de lugar. En este sentido, la Subadministracin General Administrativa supervisar el cumplimiento de dichas disposiciones. 33. Si el suplidor ganador no cumple con las condiciones establecidas en la Orden de Compra, se le cancelar y se adjudicar la compra al segundo ganador, presentando informe sobre tal situacin a la instancia que aprob en primer trmino. ORDEN DE COMPRA 34. El Encargado de Compras llevar registro de los talonarios del formulario Orden de Compra, DGA-001, y los mantendr{ bajo custodia. Una vez el organismo decisorio o funcionario competente, autorice la compra, entregar el formulario en blanco, al Representante de Compras.

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35. El Representante de Compras, completar el formulario Orden de Compra DGA-119, e ingresar en registro control, en atencin a orden secuencial numrico, sin excluir detalles, especificando con claridad la descripcin del material, mobiliario o equipo a ser adquirido, y las indicaciones del lugar de recepcin y condiciones de pago. El Encargado de Compras ser el responsable de velar en todo momento, por el cumplimiento de lo antes descrito para los fines de seguimiento. 36. El Encargado de Compras es el responsable de entregar diariamente al Gerente de Compras, un reporte de las rdenes de compras emitidas y canceladas, para fines de monitoreo y al Oficial Control de Compras para fines de archivo y control en cronolgico del rea. 37. El Director de Compras verificar que la Orden de Compra, DGA-119, est debidamente firmada, previo a su entrega al Oficial Control de Compras para su distribucin. 38. Las rdenes de Compras, deben firmarlas el Director y el Gerente de Compras, conjuntamente. En ausencia de uno de estos funcionarios, firmar el Encargado de Compras, en sustitucin del funcionario ausente. 39. Completada y firmada la Orden de Compra, DGA-119, el Oficial Control de Compras ingresar en Registro Control el estatus de firmada, y entregar al Auxiliar Control de Compras para su distribucin, como se detalla a continuacin: a) Original: Suplidor. b) Primera copia: Expediente Suplidor como acuse de recibo, junto a copia de los documentos que sustentan la compra. c) Segunda copia: Gerencia de Almacn y Suministro, junto a documentos originales que sustentan la compra, a fin de diligenciar la recepcin conforme de los materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos, la elaboracin de entradas contables y el consecuente trmite de pago y produccin de registros contables, va la Gerencia Control Cuentas por Pagar. d) Tercera copia: Gerencia Control Cuentas por Pagar, Direccin General Administrativa, a fin de conformar expediente y produccin de registros oportunos. e) Cuarta copia: a archivo cronolgico, a fin de controlar la secuencia numrica de las rdenes emitidas. Esto as, con el objetivo de facilitar cualquier labor de investigacin.

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40. Las rdenes de compras canceladas debern archivarse en original con todas sus copias, con sello de CANCELADO, especificando la causa de la cancelacin, fecha e inicial del Ejecutivo que la autoriz, la cual se archivar en el expediente de rdenes del mes o cronolgico. 41. El Oficial Control de Compras ser el responsable de supervisar la correcta distribucin de las rdenes de compras. 42. El Oficial Control de Compras dar seguimiento continuo a la recepcin conforme y oportuna de materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos, a partir de los reportes diarios recibidos desde la Gerencia de Almacn y Suministro. 43. El Oficial Control de Compras elaborar y entregar al Gerente de Compras, un reporte semanal del estatus de las rdenes de compras, atendiendo al orden secuencial numrico. 44. El Gerente de Compras remitir semanalmente a la Gerencia Administrativa, Direccin General de Seguridad, una relacin de los bienes adquiridos que requieran estar avalados por plizas de seguros, atendiendo a sus caractersticas. Esto as, a los fines de que se proceda con la suscripcin de las mimas. Entre estas plizas, citamos: a) BBB, Bankers Blanket Bond, o de Fidelidad Bancaria: Cubre prdidas acorde a los siguientes siniestros: robos por terceros o va electrnica, asaltos, infidelidades de empleados, falsificaciones, entre otros. b) Todo Riesgos: Cubre destruccin o desaparicin de bienes muebles, inmuebles y equipos, originados por efectos de desastres naturales, robos y prdidas. c) De Vehculos: Cubre daos propios y a terceros, ocasionados por accidentes de trnsito, robos, destruccin parcial o total a los vehculos. d) Responsabilidad Civil: Garantiza la cobertura de daos que pueden ocasionrseles a terceros ubicados o transitando por reas e inmediaciones del Banco y ocasionados producidos por bienes propiedad del Banco, tales como cada de letreros y vallas u otros efectos. COMPRAS INTERNACIONALES 45. El Gerente de Cotizaciones Internacionales deber remitir al Director de Compras, las cotizaciones requeridas por ste, relativas a los materiales, piezas, mobiliario y equipos a ser adquiridos, y servicios de embarque o envo en caso de que esto ltimo aplique. En lo que refiere a la gestin aduanal, la Direccin de Compras cotizar dichos servicios.

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46. Realizada la seleccin de los suplidores de los bienes y servicios de embarque o envo, el Oficial Control de Compras le remitir va Fax, las rdenes de compras por tales conceptos, y entregar al Auxiliar Control Compras, los originales de cada Orden con la nota de Orden enviada, debidamente inicializada y con fecha de envo, para su archivo en el expediente de suplidores. Para los casos de compaas de embarques o envos, radicadas en el pas, el original de la indicada Orden, le ser entregado directamente. 47. En caso de que el retiro de los bienes sea por gestin aduanal, la Direccin de Compras entregar al Agente Aduanal que suplir los servicios, la Orden de Compra junto a carta de autorizacin para el retiro de la Direccin General de Aduanas. 48. Al igual que las compras realizadas en territorio nacional, el Banco requerir del suplidor internacional la garanta que corresponda, con vigencia a partir de la fecha en que el bien es recibido conforme y probado por el Banco. 49. El Gerente de Cotizaciones Internacionales informar a la compaa de embarque o de envo, los datos del Almacn al que deber contactar para la recepcin de los bienes adquiridos, a fin de que se efecte su retiro. 50. El Oficial Control de Compras, dar seguimiento continuo a los envos de los bienes adquiridos, hasta confirmar la recepcin conforme. Esta accin se realizar a travs de las compaas de envo, del personal de contacto en la Direccin General de Aduana, del Agente Aduanal o del Almacn correspondiente. TRMITE DE PAGO DE COMPRAS 51. La Direccin de Compras deber sugerir a los suplidores, abrir una cuenta en el Banco, a fin de acreditar sus pagos. 52. El Oficial Control de Compras llevar un riguroso seguimiento de las compras a crdito, a fin de que sean redimidos en su oportunidad, los pagos parciales o compromisos pendientes de pago a suplidores, va la Gerencia Control Cuentas Por Pagar y la Gerencia de Contabilidad Operativa. 53. Los muebles y equipos especiales como: obras de arte, plantas elctricas, mobiliario modular, equipos de seguridad y equipos automatizados, que por su naturaleza se requiera entregar en las reas del Banco donde sern instalados, sern recibidos por la Gerencia de Activo Fijo, con la copia de Orden de Compra recibida de los Almacenes de Equipos Computarizados y de Mobiliario y Equipos. El personal tcnico de esta Gerencia, recibir

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conforme el conduce o elaborar acuse o recepcin para su remisin a la Gerencia Control de Cuentas Por Pagar para trmite de pago. 54. Los Encargados de los Almacenes debern remitir diariamente al Oficial Control de Compras y al Gerente Control Cuentas Por Pagar, va el Gerente de Almacn y Suministro, reportes de bienes recibidos conforme, indicando la Requisicin de Almacn, DGA-075 y Orden de Compra, DGA-119, a que corresponden y la fecha de recepcin para fines de registro y trmite de pago. 55. La Gerencia Control Cuentas por Pagar, Direccin General Administrativa, recibir del Encargado Trmite de Cuentas Por Pagar, va el Gerente de Suministro: Orden de Compra, Factura y Conduce (si aplica) en original, y acuse de recepcin conforme, correspondientes a los materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos. 56. El Gerente de Cotizaciones Internacionales ser responsable de informar al suplidor internacional, sobre el estatus del pago por bienes adquiridos. CONTROL DE EXPEDIENTES 57. Los expedientes de los suplidores, debern permanecer archivados bajo la custodia del Auxiliar Control de Compras o en su defecto por el personal que acte por delegacin del Director de Compras. Dicho custodio deber llevar un registro control de los expedientes contenidos en estos archivos. 58. Por lo menos una vez cada seis meses, el Gerente de Compras realizar revisin sorpresa a los expedientes de compras, y evaluar el cumplimiento de la poltica de control existente, a fin de garantizar la integridad de los mismos. Este Ejecutivo deber dejar constancia de la revisin realizada, a travs de certificacin en un Registro Control. 59. El Auxiliar Control de Compras deber llevar control de los expedientes prestados, a travs del formulario Solicitud y Control de Datos/Efectos, SU-VAR-067.

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ACTIVIDAD Nm. 1: COTIZAR COMPRA

RESPONSABLE Director de Compras

Gerente de Compras o Gerente de Cotizaciones Internacionales

PASOS 1. Recibe de la Direccin de Suministros memorando y formulario Solicitud Reposicin de Inventario, DGA-013, revisa que est completa y correcta, hace las observaciones en caso necesario y enva al Gerente de Compras o al Gerente de Cotizaciones Internacionales, atendiendo al tipo de compra. 2. Revisa la Solicitud Reposicin de Inventario, DGA-013, verifica observaciones del Director, si las tiene, las aclara con ste o con el Gerente de Suministro, en caso necesario. 3. Selecciona para cotizar mnimo tres suplidores atendiendo a: a) b) c) d) Polticas Establecidas Registro de Elegibles de Suplidores Desempeo de servicio, precio y calidad de productos Monto aproximado de la compra

Si la compra es internacional: 4. El Gerente de Compras Internacionales realiza las gestiones de cotizaciones, a travs de suplidores autorizados, en atencin a las Polticas y Normas, y enva las cotizaciones al Encargado de Compras, para su registro y presentacin al Ejecutivo u Organismo correspondiente, segn niveles de autorizacin. Si la compra es nacional: 5. El Gerente de Compras entrega la requisicin al Encargado de Compras para fines de cotizacin. 6. Recibe del Gerente de Compras, memorando y formulario Solicitud Reposicin de Inventario, DGA-013, junto a Suplidores seleccionados para cotizar, y registra en archivo control los datos necesarios de la solicitud y del Representante de Compras que cotizar, para fines de seguimiento. 7. Asigna al Representante de Compras la Requisicin, junto a suplidores seleccionados para la solicitud de cotizacin.

Encargado de Compras

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Representante de Compras

8. Llena formulario Solicitud de Cotizacin, DGA-005 o Cotizacin Telefnica, DGA-078 con la descripcin y condiciones necesarias, y lo remite a los suplidores seleccionados para cotizar, va fax, correo electrnico o mensajero externo, segn el caso. 9. Archiva temporalmente solicitud de cotizacin en expediente para seguimiento y posterior solicitud de aprobacin de la compra. 10. Recibe de Suplidores las cotizaciones y verifica si los datos descritos estn correctos, segn formulario Solicitud de Cotizacin, DGA005 o Cotizacin Telefnica, DGA-078. Si datos estn incorrectos o diferentes a lo solicitado: 11. Devuelve cotizacin al suplidor para su correccin o solicita cotizacin a otro suplidor autorizado, en caso necesario. Si datos estn correctos: 12. Anexa cotizaciones al expediente de solicitud de la compra, registra cotizaciones en archivo control y entrega al Encargado de Compras para su presentacin al Ejecutivo u Organismo correspondiente, segn niveles de autorizacin establecidos.

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ACTIVIDAD Nm. 2: EVALUAR SOLICITUD DE COMPRA

RESPONSABLE Encargado de Compras

PASOS 1. Recibe del Representante de Compras, el expediente de la solicitud de compra: formularios Solicitud Reposicin de Inventario, DGA013, y Solicitud de Cotizacin, DGA-005 o Cotizacin Telefnicas, DGA-078, de los suplidores seleccionados, y verifica que est completo, que los datos de las cotizaciones estn correctos y que cumplan con las normas y polticas establecidas. 2. Clasifica los expedientes de solicitudes de compra, atendiendo a montos y al tipo del material, mobiliario o equipo a comprar. Si compra est prevista para aprobar por instancias con un nivel de autorizacin menor al del Comit Administrativo: 3. Entrega al Gerente de Compras para su evaluacin o presentacin al Ejecutivo correspondiente. Si compra est prevista para aprobar por instancias con un nivel de autorizacin igual o mayor al del Comit Administrativo: 4. Prepara memorando y cuadro comparativo con las cotizaciones recibidas y entrega al Gerente de Compras para su presentacin al organismo correspondiente. 5. Recibe expediente de solicitud de compra para evaluacin, junto a cotizaciones, cuadros comparativos y memorandos, segn montos de las solicitudes de compras. Si compra est prevista para ser aprobada por el Gerente de Compras: 6. Evala el expediente de solicitud de compra y toma decisin. Si no aprueba 7. Informa al usuario y remite solicitud de compra junto a sus anexos, al Oficial Control de Compras para su archivo en expediente del Suplidor y en cronolgico. Si aprueba 8. Devuelve expediente al Encargado de Compras, para la elaboracin de la Orden de Compra a nombre del Suplidor seleccionado.

Gerente de Compras

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Si compra est prevista para ser aprobada por Director de Compras, Director Administrativo o Subadministrador General: 9. Entrega al Director de Compras para su evaluacin y toma de decisin, o para su presentacin al ejecutivo correspondiente, segn nivel de autorizacin. Si compra est prevista para ser aprobada por el Comit Administrativo o Consejo de Directores: 10. Verifica que las cotizaciones, cuadros comparativos y memorandos estn correctos, y entrega expedientes al Director de Compras para su evaluacin y presentacin al Organismo correspondiente, segn nivel de autorizacin. 11. Evala el expediente de solicitud de compra y toma decisin.

Director de Compras, Director General Administrativo, Subadministrador General Administrativo, Comit Administrativo Consejo de Directores Gerente de Compras 12. Recibe del Director de Compras el expediente de la solicitud de compra con su decisin o la del Ejecutivo u Organismo correspondiente. Si Ejecutivo u Organismo no aprueba la compra:

13. Informa decisin a las reas solicitantes, y entrega expediente al Oficial Control Compras, para su archivo en expediente del Suplidor y en cronolgico del rea. Si Ejecutivo u Organismo aprueba la compra: 14. Devuelve al Encargado de Compras expediente de solicitud de compra: Solicitud Reposicin de Inventario, DGA-013 y Solicitud de Cotizacin (DGA-005) o Cotizacin Telefnica (DGA-078), Cotizaciones, memorando y cuadro comparativo, segn montos aprobados, con la decisin del ejecutivo u organismo correspondiente, para la elaboracin de la Orden de Compra a nombre del Suplidor seleccionado.

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ACTIVIDAD Num. 3: ELABORAR Y ENTREGAR ORDEN DE COMPRA

RESPONSABLE Encargado de Compras

PASOS 1. Recibe del Gerente de Compras, expediente de la solicitud aprobada conteniendo: Solicitud Reposicin de Inventario, DGA-013, y Solicitud de Cotizacin (DGA-005) o Cotizacin Telefnica (DGA078), Cotizaciones, memorando y cuadro comparativo, segn montos aprobados, registra en archivo control el estatus de la requisicin como: Compra Aprobada. 2. Entrega expediente de solicitud de compra aprobada junto a formulario Orden de Compra, DGA-119 en blanco al Representante de Compras y le instruye completarla. Representante de Compras 3. Recibe el expediente de solicitud de compra aprobada completa formulario Orden de Compra, DGA-119 con los datos de la compra y lo devuelve junto a expediente al Encargado de Compras. Encargado de Compras 4. Recibe expediente de la compra junto a Orden de Compra, DGA-119, completada y verifica si est correcta. Si Orden de compra no est correcta: 5. Devuelve expediente y Orden de Compra al Representante de Compras para fines de correccin. Si Orden de compra est correcta: 6. Iniciala la Orden de Compra y entrega al Gerente de Compras. 7. Recibe expediente de compra junto a Orden de Compra y verifica que esta ltima, est correcta, firma y entrega al Director de Compras. Si Orden de compra no est correcta: 8. Devuelve expediente y Orden de Compra al Encargado de Compras para fines de correccin. Si Orden de compra est correcta: 9. Firma la Orden de Compra y entrega al Director de Compras. 10. Recibe expediente de compra, verifica que Orden de Compra est correcta.

Gerente de Compras

Director de Compras

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Si Orden de compra no est correcta: 11. Devuelve expediente y Orden de Compra al Gerente de Compras para fines de correccin. Si Orden de compra est correcta: 12. Firma la Orden de Compra y entrega al Oficial Control de Compras. 13. Recibe expediente de la compra aprobada junto a Orden de Compra firmada y confirma que el expediente est debidamente completado y firmado. Si la Orden de Compra no est correcta o el expediente no est completo: 14. Devuelve al puesto correspondiente para su correccin o firma. Si la Orden de Compra est correcta y el expediente est completo: 15. Registra Orden Compra en archivo control, con el estatus de Orden de Compra Distribuida. 16. Entrega expediente y Orden de Compra DGA-119 al Auxiliar Control Compras. 17. Recibe expediente de la compra aprobada junto a Orden de Compra firmada, obtiene dos fotocopias del expediente. 18. Desglosa Orden de Compra, DGA-119, y distribuye de la siguiente forma: a) Original: Suplidor. b) Primera copia: Expediente del Suplidor como acuse de recibo, junto a copia de los documentos que sustentan la compra. c) Segunda copia: Gerencia de Almacn y Suministro, junto a documentos originales que sustentan la compra, a fin de diligenciar la recepcin conforme de los materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos, la elaboracin de entradas contables y el consecuente trmite de pago y produccin de registros contables, va la Gerencia Control Cuentas por Pagar. d) Tercera copia: Gerencia Control Cuentas por Pagar, Direccin General Administrativa, a fin de conformar expediente y produccin de registros oportunos.

Oficial Control de Compras

Auxiliar Control Compras

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e) Cuarta copia: a archivo cronolgico, a fin de controlar la secuencia numrica de las rdenes emitidas. Esto as, con el objetivo de facilitar cualquier labor de investigacin.

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V- HISTRICO ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Versin
Versin Nm.1 Versin Nm.2

Direccin General de Organizacin & Sistemas Actualizacin Originado por /Tema


Subadministracin General Administrativa y Direccin General Administrativa. Comunicacin DC-1304-08 del 06/10/2008

Contralora Fecha Aprobacin


Comunicacin CON-03-0365-08 Comunicacin CON-03-1306-08 Del 14-11-2008

Inclusin de Poltica sobre los responsables de firmar el formulario Orden de Compras.

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