ADMINISTRATIVAS ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL: CONTABILIDAD ESTRATGlCAS EN CRDlTOS Y COBRANZAS Y SU lNFLUENClA EN LA SlTUAClN FlNANClERA Y ECONMlCA DE LA EMPRESA LABORATORlO ROBLES E.l.R.L ALUMNA : PAUL ANGHELO RUIZ IPANAQUE ASESOR : MG. CPCC EUSEBIO SARMIENTO MAZA CHIMBOTE PER 2013 v INDICE I GENERALIDADES iii TlTULO iv AUTOR iv TlPO DE lNVESTlGAClON iv LOCALlDAD iv DURAClON DE LA EJECUClON DEL PROYECTO iv CRONOGRAMA DE TRABAJO iv RECURSOS iv PRESUPUESTOS v FlNANClAMlENTO v II PLAN DE INVESTIGACION CAPITULO I: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1 DESCRlPClON DE LA REALlDAD PROBLEMATlCA l FORMULAClON DEL PROBLEMA l OBJETlVOS DE LA lNVESTlGAClON l JUSTlFlCAClON DE LA lNVESTlGAClON 2 LlMlTAClONES DE ESTUDlO 3 VlABlLlDAD DEL ESTUDlO 3 i v CAPITULO II: MARCO TEORICO CONCEPTUAL 4 ANTECEDENTES DE LA lNVESTlGAClON 4 BASES TEORlCAS 5 DEFlNlClONES CONCEPTUALES 7 FORMULAClON D ELA HlPOTESlS l7 CAPITULO III: METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION 18 METODO Y DlSEO DE LA lNVESTlGAClON l8 POBLAClON Y MUESTRA l8 OPERAClONALlZAClON DE LAS VARlABLES l8 TECNlCAS E lNSTRUMENTOS DE RECOLECClON DE DATOS l9 TECNlCAS PARA EL PROCESAMlENTO Y ANALlSlS DE LA 23 lNFORMAClON ASPECTOS TECNlCOS 23 CAPITULO IV: RECURSOS Y CRONOGRAMA 24 CAPITULO V: FUENTES DE INFORMACION 25 CAPIRULOVI: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 26 CAPITULO VII: REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 27 ii v I GENERALIDAD ES iii v iv v GENERALIDADES 1. TITULO "Estratgicas en Crditos y Cobranzas y su influencia en la Situacin Financiera y Econmica de la Empresa Laboratorio Robles E.l.R.L." 2. AUTOR NOMBRE Y APELLlDOS: PAUL ANGHELO RUlZ lPANAQUE. GRADO ACADEMlCO: UNlVERSlTARlO DOMlClLlO: A.H. MANUEL GONZALES PRADA A-l6 EMAlL: ANGHELO658_658@HOTMAlL.COM 3. TIPO DE INVESTIGACIN 3.1. D A!"#$% & '& O#()*&!(+) : Bsica 3.2. D A!"#$% & '& T,!)(!& $ C%)*#&-*&!(+) : Descriptiva 4. LOCALIDAD E INSTITUCIN DONDE SE E.ECUTAR/ EL PROYECTO DE INVESTIGACIN LOCALIDAD : Chimbote - Ancash INSTITUCIN : Empresa Laboratorio Robles E.l.R.L. 5. DURACIN DE LA E.ECUCIN DEL PROYECTO 4 MESES 6. CRONOGRAMA DE TRABA.O INICIO : l5 de SETlEMBRE T0RMINO : l0 DE DlClEMBRE o 24 Horas Semanales. 7. RECURSOS 7.1 P#-%)&' I)1-*(2&$%# : Autor del Proyecto. 7.2 M&*#(&'- 3 E4"(5%- : Computadora e lmpresora. v v 8. PRESUPUESTO PARTIDAS S6. S6. S6. 71. BIENES 314.5 A. MATERIAL DE ESCRITORIO Papel Bond Corrector Lapiceros USB Flders Cartucho para lmpresora 2 Millar 3 Unidad 2 Unidad l Unidad l5 Unidad 4 Unidad 26 7.50 5 43 l3 220 314.5 72. SERVICIOS 1134 A. MOVILIDAD Local B. COMUNICACIONES Telefona C. OTROS SERVICIOS Fotocopias Anillado lnternet Servicios Diversos 520 l80 38 l6 80 300 527 187 434 TOTAL 1448. 5 8. FINANCIAMIENTO: 9.l Autofinanciamiento. vi v II PLAN DE INVESTIGACIO N vii v CAPITULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA viii v 1.1 DESCRIPCION DE LA REALIDAD PROBLEM/TICA: El presente Proyecto, tiene como problema principal el buscar la elaboracin e implementacin de polticas estratgicas y adecuadas en el otorgamiento de Crditos y en el Sistema de Cobranzas a los Clientes de la empresa LABORATORlO ROBLES E.l.R.L., ya que segn nuestros resultados a esperar son que de esta manera mejorar la Situacin Financiera y Econmica de la empresa, permitiendo que las deudas de los clientes se reduzcan a un mnimo. 1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA: Qu efectos tendra la aplicacin de Polticas Estratgicas de Crditos y Cobranzas en la Gestin de la empresa Laboratorio Robles E.l.R.L.? 1.3 OB.ETIVOS DE LA INVESTIGACION: 1.3.1 OB.ETIVO GENERAL: Disear una poltica estratgica en crditos y cobranzas donde el ciclo de convertibilidad del efectivo sea ms eficiente y que estas cuentas no se conviertan en incobrables, poniendo en riesgo a la empresa financieramente y econmicamente. 1.3 OB.ETIVOS ESPEC9FICOS: Formular una poltica definida y operativa de cobros a clientes. Analizar la desproporcionalidad de las cifras de saldos antiguas de clientes. Establecer una relacin de facturas que se han vencido por el ao actual y el subsiguiente, as como el monto de los mismos. Proporcionar alguna seguridad de que no hay manipulaciones que afecten las cuentas por cobrar. Plantear un programa de auditora de cuentas y documentos por cobrar que tenga por finalidad; comprobar los adeudos a cargo del deudor y verificar si estn debidamente registradas en las cuentas por cobrar as como los intereses sobre los documentos. ix v 1.4 .USTIFICACION DE LA INVESTIGACION: 1.4.1 .USTIFICACION TEORICA: La presente investigacin se justifica porque es necesario que se implanten Estratgicas en Crditos y Cobranzas y su influencia en la Situacin Financiera y Econmica de la Empresa Laboratorio Robles E.l.R.L por las cuales el financiamiento en la Empresa Laboratorio Robles E.l.R.L, que abastecen de lnsumos mdicos no es ptimo, puesto que los prstamos concedidos por las entidades crediticias generan altos intereses que muchas veces se convierten en impagables, generndose as de esa manera al problema que se trata de solucionar con la presente investigacin. En consecuencia podramos decir que la implantacin de estrategias en las cuentas por cobrar es de vital importancia, para el funcionamiento de la empresa. El propsito final de la investigacin es validar aspectos tericos referentes a la Aplicacin Estratgicas en Crditos y Cobranzas y su influencia en la Situacin Financiera y Econmica de la Empresa Laboratorio Robles E.l.R.L Del Distrito de Chimbote. 1.4.2 .USTIFICACION METODOLOGICA: La presente investigacin se justifica metodolgicamente porque se sustenta en conocimientos ya existentes que forman el marco terico, que sern utilizados para solucionar problemas prcticos como el de evitar la preocupacin que existe sobre las empresas privadas en el manejo de sus cuentas por cobrar, ltimamente se ha podido ver gran cantidad de grandes y medianas empresas que de la noche a la maana ya no lo eran. Algunas empresas quebradas, otras en reestructuracin y otras declaradas como insolventes. x v Cuando uno analiza esta problemtica se piensa en la importancia que tiene la financiacin a efectos de que pueda permitir que la empresa subsista y se desarrolle. 1.4.3 .USTIFICACION PR/CTICA: Este trabajo de investigacin servir a las empresas comerciales como medio para ver la importancia de tener una buena financiacin para lograr la eficiencia, eficacia, economa y sobre todo una buena posicin en el mercado. 1.5 LIMITACIONES DE ESTUDIO: El presente proyecto de tesis no puede acceder a toda la informacin correspondiente de la empresa por ello se trabaj en base a la informacin dada. 1.6 VIABILIDAD DEL ESTUDIO: El proyecto est bien elaborado. xi v CAPITULO II MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL xii v 2.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION: Como es de conocimiento general, las instituciones que por excelencia se dedican a otorgar crditos de distintas naturalezas son los bancos e instituciones financieras, para lo cual utilizan una serie de procedimientos y herramientas para tal fin, pero no solo las instituciones bancarias otorga crditos tambin lo hacen la gran variedad de empresas existentes (empresas comerciales, industriales, de servicios, etc.); con el nico fin de captar ms clientes y aumentar sus niveles de ventas y con ello obtener utilidad y que la empresa pueda subsistir en el medio en que desarrolla. Pero tambin existe un nivel de riesgo en el cual estos entes estn inmersos, el cual es el riesgo de morosidad y hasta cierto punto de incobrabilidad de las operaciones al crdito que realizan sobre lo cual tratare ms adelante con el nico fin de contribuir a disminuir este riesgo dando unas pautas como sugerencia. A lo largo de todo el proceso de otorgamiento de un crdito, se torna amplio y complejo el anlisis de los aspectos y factores que se tienen que analizar entre los cuales tenemos: Determinacin de un mercado objetivo. Evaluacin de crdito. Evaluacin de condiciones en que se otorgan. Aprobacin del mismo. Documentacin y desembolso. Poltica de cobro. Administracin del crdito en referencia, etc. Las pautas, procedimientos, polticas para otorgar un crdito previo estudio y evaluacin de los factores y variables a tener en cuenta, es el objetivos del presente estudio y cuyo contenido se desarrollara ms adelante. xiii v 2.2 BASES TEORICAS: Aguirre (l992) define la financiacin como: "la consecucin del dinero necesario para el financiamiento de la empresa y quien ha de facilitarla"; o dicho de otro modo, la financiacin consiste en la obtencin de recursos o medios de pago, que se destinan a la adquisicin de los bienes de capital que la empresa necesita para el cumplimiento de sus fines. As por ejemplo, existen empresas con una preferencia notable hacia el endeudamiento bancario, mientras otras optan por la autofinanciacin o acuden a emisiones de acciones para conseguir recursos que financien su actividad. A priori, las combinaciones posibles entre las distintas formas de financiacin son mltiples, incluso para aquellas organizaciones que tienen un acceso restringido a los mercados financieros, como es el caso de las pequeas y medianas empresas (PYME). En principio existe variedad de criterios para su anlisis. Se establecen distintos enfoques con el fin de encontrar respuestas a objetivos y destinatarios diferentes. Los enfoques que se exponen a continuacin analizan la financiacin desde el marco interno y externo primeramente, y a partir del mbito temporal en que las consideraciones iniciales se hacen a partiendo del corto y largo plazo ms adelante. Aguirre y Amat analizan el financiamiento desde dos vertientes: una primera nombrada financiacin interna o autofinanciacin que es la proveniente de los recursos generados por la empresa, es decir de los beneficios no distribuidos; y una segunda fuente llamada financiacin externa, que es la obtenida de accionistas, proveedores, acreedores y entidades de crdito. (Weston y Copeland, l995) definen la estructura de financiamiento como la forma en la cual se financian los activos de una empresa. La estructura financiera est representada por el lado derecho del balance general, incluyendo las deudas a corto plazo y las deudas a largo plazo, as como el capital del dueo o accionistas. Para expertos como (Damodaran, l999) y (Mascareas, 2004), la estructura financiera debe contener todas las deudas que impliquen el pago de intereses, sin importar el plazo de vencimiento de las mismas, en otras palabras "es la combinacin de todas las fuentes financieras de la empresa, sea cual sea su plazo o vencimiento". Sin embargo, hay autores que consideran relevante darle xiv v ms importancia a la estructura de los recursos que financian las operaciones al largo plazo. (Mary A. Vera Colina, 200l) plantea que la forma como estn distribuidas las diferentes fuentes de financiamiento de la empresa se denomina estructura financiera. Otra definicin de estructura de financiamiento es la manera de cmo una entidad puede allegarse de fondos o recursos financieros para llevar a cabo sus metas de crecimiento y progreso. No existe una receta mgica que otorgue a la empresa el financiamiento ideal. En el campo de las fuentes de financiamiento para la empresa cada una de ellas involucra un costo de financiamiento, por tanto, puede considerarse un portafolio de financiamiento, el cual debe buscar minimizar el costo de las fuentes de recursos para un nivel dado de riesgo. Cuando se inicia en una empresa el financiamiento est estrechamente ligado a las personas. Generalmente el modelo o concepto de lo que ser la empresa no est claramente establecido. En estos casos las inversiones son ms pequeas que a posterior. El capital necesario para comenzar una empresa, o para establecer el diseo inicial de lo que ser en el futuro, se llama capital de semilla Normalmente, las empresas cuentan en su mayora con acceso a fuentes de financiamiento tradicionales, entre las que se encuentra principalmente la banca comercial. Sin embargo, tambin se puede acceder al mercado de valores, que puede poseer ventajas comparativas con relacin al financiamiento de la banca comercial como son: reducciones en el costo financiero, mayor flexibilidad en la estructura de financiamiento, mejoramiento en la imagen de la empresa, etc. Por tanto, es necesario que las empresas sepan efectuar un anlisis cuidadoso de las alternativas que enfrentan, debiendo estudiar los costos y beneficios de cada una de ellas. En la presente investigacin, se consideran vlidas estas definiciones, por lo que se definir la Estructura de Financiamiento como la combinacin entre recursos financieros propios y ajenos; es la obtencin de recursos o medios de pago, que se destinan a la adquisicin de los bienes de capital y a la inversin corriente que la empresa necesita, para el cumplimiento de sus objetivos, lo cual se traduce en la forma en que se financian los activos de una empresa. xv v 2.3 DEFINICIONES CONCEPTUALES: CR0DITO: Un crdito se define como una prerrogativa de comprar ahora y pagar en una fecha futura, en la actualidad es un sistema moderno de comercializacin mediante el cual una persona o entidad asume un compromiso de pago futuro (deudor) por la aceptacin de un bien o servicio ante otra persona o entidad (acreedor); en cual los pagos de las mercancas se aplazan a travs del uso general de documentos negociables. Ej. Letras de cambio, cartas de crdito, factura conformada, etc. El crdito flexibiliza los trminos de una transaccin (plazos, montos, tipo de inters, etc.) facilitando el acuerdo comercial, tanto al cubrir una satisfaccin de venta tanto por parte del comerciante, como la necesidad de comprar por parte del consumidor, de acuerdo a la disponibilidad de pago que presenta. SU.ETOS DEL CR0DITO: Es la persona natural o jurdica que rene los requisitos para ser evaluado y posteriormente ser favorecido con el otorgamiento de un crdito, en efectivo o venta de un artculo con facilidades de pago. Estos requisitos estn comprendidos en la poltica de crditos de la empresa que otorga dicho crdito. POL:TICAS DE CR0DITOS: Son todos los lineamientos tcnicos que utiliza el gerente financiero de una empresa, con la finalidad de otorgar facilidades de pago a un determinado cliente. La misma que implica la determinacin de la seleccin de crdito, las normas de crdito y las condiciones de crdito. La poltica de crdito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crdito a un cliente y el monto de ste. La empresa no debe solo ocuparse de los estndares de crdito que establece, sino tambin de la utilizacin correcta de estos estndares al tomar decisiones de crdito. Deben desarrollarse fuentes adecuadas de informacin y mtodos de anlisis de crdito. Cada uno de estos aspectos de la poltica de crdito es importante para la administracin exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecucin inadecuada de una buena poltica de crditos o la ejecucin exitosa de una poltica de crditos deficientes no producen resultados ptimos. xvi v OB.ETIVO B/SICO DEL OTORGAMIENTO DE UN CR0DITO Desde el punto de vista empresarial, el establecer un sistema de crditos tiene como objetivo principal incrementar el volumen de las ventas mediante el otorgamiento de facilidades de pago al cliente, pudiendo ser este comerciante, industrial o pblico consumidor que no presente disponibilidad para comparar bienes o servicios con dinero en efectivo y de esta forma, cumplir con el objetivo principal de la organizacin el cual es generar mayores ingresos y rentabilidad para la empresa. COMPOSICIN DE LOS CR0DITOS Est compuesto por: Solicitante del Crdito (Clientes deudores ) Otorgante del Crdito ( Acreedores ) Documentos a cobrar: Facturas, letras, pagares; etc. Deudores Morosos Garantas Reales o Prendarias Tasa de lnters Pactada Monto del Crdito Plazos y modalidad de pago. CLASIFICACIN DE LOS CR0DITOS Existen una gran variedad en cuanto a clasificacin y tipos de los crditos, en el presente estudio se tratara de agruparlos de tal manera que pueda ser de gua para las personas que hagan uso de este sistema de comercializacin desde dos puntos de vista: CREDlTOS FORMALES Y CREDlTOS lNFORMALES. A.; C#,$(*%- F%#<&'-.; Los crditos formales son todos aquellos crditos que tienen caractersticas contractuales; en que las partes contratantes se obligan mutuamente al cumplimiento del mismo. Es decir este crdito se formaliza por escrito entre ambas partes. Y '%- !#,$(*%- ()=%#<&'-> aquellos que no cuentan con estas caractersticas. Entre los crditos formales tenemos: xvii v C#,$(*%- $ C%)-"<% % C#,$(*%- C%<#!(&'-.; Son todos aquellos crditos otorgados por las empresas al pblico en general en los trminos sealados en el contrato de crdito. Y que son destinados a satisfacer las necesidades del pblico en general. C#,$(*%- E<5#-&#(&'-.; Son todos aquellos crditos celebrados entre empresas sean estas de produccin, de comercializacin o de servicios para suministrase materias primas, insumos, suministros o para comprar productos y luego venderlos o para la prestacin o adquisicin de servicios, etc. C#,$(*%- B&)!&#(%-.; Son todos aquellos crditos otorgados por las empresas del sistema financiero a las distintas empresas para invertir ya sea en activos fijos, aumentar la produccin, pagar deudas a sus acreedores, aumentar su ventas, aumentar sus lneas de productos, etc. As como tambin a personas que necesitan recursos para financiar sus actividades sean estas personas naturales o jurdicas. TIPOS DE CR0DITOS Los crditos pueden ser de las siguientes tipos de acuerdo a: &.; POR SU E?IGIBILIDAD Y PLA@OS DE PAGO Crditos a Corto Plazo Crditos a Mediano Plazo Crditos a Largo Plazo Aqu se encuentran los crditos de consumo, los crditos de inversin, crditos bancarios, A.; POR SU ORIGEN Crditos por Ventas Otros Crditos Crditos otorgados por operaciones propias del giro de negocio de una empresa, por ejemplo: los crditos comerciales. !.; POR SU NATURALE@A xviii v C%) G&#&)*B&: El Crdito con Letra de Cambio Avalada.- Es un ttulo valor que garantiza el cumplimiento de la obligacin. El Crdito con Letra Simple no Avalada.- Es un ttulo valor que carece de la seguridad que da el aval. Pagar Crdito Respaldado por Pagar.- Contrato de reconocimiento de deuda con garanta solidaria para darle mayor solidez. S() G&#&)*B&: aqu se encuentran los crditos que se otorgan sin alguna garanta de por medio solo con la buena reputacin del cliente. Este tipo de crdito es excepcional no es muy comn en el mercado. $.; POR SU MODALIDAD M%$&'($&$ D(#!*&.; Segn el tipo de trato para lograr el crdito. lntervienen el solicitante del crdito y la empresa que va a otorgar dicho crdito. M%$&'($&$ I)$(#!*&.; En este tipo de crdito interviene una tercera persona, es el caso de los arrendamientos financieros, crdito documentario ( la carta de crdito), etc. ADMINISTRACIN DE CR0DITOS Para conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayora de las empresas encuentran que es necesario ofrecer crdito. Las condiciones de crdito pueden variar entre campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo campo industrial generalmente ofrecen condiciones de crdito similares. Las ventas a crdito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crdito que estipulan el pago en un nmero determinado de das. Aunque todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro el periodo de crdito, la mayora de ellas se convierten en efectivo en un plazo inferior a un ao; en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como activos circulantes de la empresa. Toda empresa que otorga crditos a sus clientes a travs de cualquiera de las modalidades descritas anteriormente deben contar con un Departamento de riesgos crediticios. POL:TICAS DE COBRO xix v Las polticas de cobro de la empresa son los procedimientos que sta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las polticas de cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de estimacin de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de las polticas de cobro sino tambin de la poltica de crditos en la cual se basa su aprobacin. Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las polticas de crdito de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difcil cobro de la empresa. El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimacin de cuentas incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando as las utilidades. Los costos de esta estrategia puede incluir la prdida de ventas adems de mayores gastos de cobro si el nivel de la gestin de cobranza es demasiado intenso; en otras palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte, reduciendo as los ventas de la empresa. La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestin de cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro. Modalidades de procedimiento de cobro Normalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro. A medida que una cuenta envejece ms y ms, la gestin de cobro se hace ms personal y ms estricta. Los procedimientos bsicos de cobro que se utilizan en el orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro: CARTAS: Despus de cierto nmero de das contados a partir de la fecha de vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la empresa enva una carta en buenos trminos, recordndole al cliente su obligacin. xx v Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado despus del envo de la carta, se enva una segunda carta ms perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas. LLAMADAS TELEFNICAS: Si las cartas son intiles, el gerente de crditos de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago. UTILI@ACIN DE AGENCIAS DE COBROS: Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta clase de gestin de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un porcentaje mucho menor del que espera recibir. PROCEDIMIENTO LEGAL: Este es el paso ms estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros. El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reducindose as la posibilidad de futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los traslados. Existe un punto ms all del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto. As terminamos este ciclo de la administracin de las cuentas por cobrar, que como ya se explic en los anteriores artculos es de gran importancia para la empresa y para los responsables del rea financiera y contable. REGLAS DE CR0DITO B/SICAS PARA PTIMOS RESULTADOS EN EL RECAUDO DE CARTERA PRIMERO: QUlEN ESPERA LE PAGUEN, REClBE SU PAGO. Una actitud positiva y firme es de vital importancia en la administracin y control de acreencias. Hemos comprobado que si usted espera le paguen, y la contra parte lo xxi v sabe, y es consciente de que usted tomar las medidas necesarias para que esto suceda, le pagar. Es sencillo: si toma la administracin de acreencias con la debida seriedad, sus acreedores sern serios con respecto a sus compromisos hacia usted. Por lo contrario, si la toma a la ligera, y permite a sus acreedores aprovecharse de usted, se aprovecharn. Por "tomarlo con la debida seriedad" se entiende: Establecer polticas y procedimientos que le permitan tomar decisiones rpida y fcilmente. Asegurase de que sus clientes entiendan sus trminos, polticas e intenciones. Comprometerse a entrenarse usted mismo y a sus funcionarios en la administracin y recaudo de acreencias. Entender y utilizar las herramientas y servicios a su disposicin. Le invitamos a que mire de cerca la forma en que su compaa administra sus acreencias. Pregntese si esta tarea es tomada con la debida seriedad o si se requiere de un ajuste de actitud. SEGUNDO: HAGA ALGO CADA VElNTE DlAS. No hay nada ms efectivo que un enfoque sistemtico y controlado a la administracin de acreencias siendo la utilizacin de un procedimiento escalonado, por etapas, el principal factor de xito. Obtenemos grandes resultados con un proceso que funciona de la siguiente manera y llamamos la "Agenda a Veinte Das": Da Uno. Se realiza la venta, se entrega el producto y se genera una factura a 30 das. Veinte Das despus, o sea l0 das antes del vencimiento de la acreencia, llame al cliente. Es una llamada de pre-cobro que hace tambin las veces de una llamada de servicio. Pregunte si recibieron el pedido, si todo est a su entera satisfaccin, si tienen la factura y si entienden sus trminos. Si existe un problema tendr la xxii v oportunidad de solucionarlo antes de la fecha de vencimiento y ambas partes quedarn satisfechas. Si no hay problema, usted sabr que el cliente est conforme y que probablemente pagar a tiempo. El sabr que usted est interesado y pendiente. La prxima llamada (si es necesaria) debe ser programada para veinte das despus, o sea, l0 das despus del vencimiento de la factura. Si en ese momento existe un problema es an tiempo de solucionarlo efectivamente. Sin embargo, si el cliente est ganando tiempo y buscando trabajar con su dinero, tambin lo sabr y podr actuar en conformidad. TERCERO: NO DE LA ESPALDA A SUS DEUDORES. Conceder crdito a otra empresa implica asumir un cierto nivel de riesgo. Obviamente, en la mayora de los casos, este riesgo es parte del costo de hacer negocios, y es aceptable - siempre y cuando sea administrado adecuadamente. Aun cuando no pudiese aplicar ninguna de las otras reglas a su negocio, le recomendamos sta. En un instante se puede perder el control de acreencias descuidadas. Y la prdida de control es el primer paso hacia la prdida de su negocio. He aqu algunas de las seales sobre las que debe mantenerse alerta. Pagos demorados o variaciones en hbitos de pago. Promesas de pago incumplidas. Llamadas y mensajes no devueltos. Cheques posfechados o devueltos por falta de fondos. Refinanciamiento o cambio de entidades bancarias. Retornos de mercanca no autorizados. Ventas a precios inusualmente bajos. Cambios radicales en hbitos de compra. Crecimiento excesivamente rpido. xxiii v CUARTO: TRANSMlTA SUS TERMlNOS CON CLARlDAD Y NO MUESTRE DEBlLlDAD. Se trata de mantenerse en lo dicho. Al conceder trminos de financiamiento tenga la determinacin de comunicarlos claramente y mantngase con firmeza, no importan las circunstancias. Recuerde, un negocio es un negocio. Su empresa cumpli con sus obligaciones y ahora les toca el turno a sus clientes. lndique sus trminos e intenciones con claridad. Si es vago y relajado sobre los trminos de venta es probable que las personas con quien trata sean vagos y relajados cuando de pagar se traten. Una recomendacin: Si no indica claramente cules son sus trminos no puede asumir que sus clientes los entiendan o acepten. No asuma que la otra persona es incumplido y mal cliente solo porque la cuenta no fue pagada a tiempo. La verdad es que muchas disputas y situaciones de mora son generadas por malentendidos. Recuerde tambin explicar sus trminos y condiciones a sus propios empleados. Es un error comn el asumir que su propio personal est bien informado sobre la forma en que usted conduce su negocio. CUINTO: NO TENGA MlEDO DE AUMENTAR LA PRESlON. Si encuentra que tiene un problema en sus manos, lo importante es adquirir el control lo ms rpidamente posible y continuar presionando por resultados. La clave es reconocer cuando el proceso se ha estancado y estar preparado a utilizar un enfoque ms fuerte cada que vez que establezca contacto. Si est utilizando la "Agenda a Veinte Das" (ver la segunda regla), debe saber despus de la primera o segunda llamada si tiene o no un problema en sus manos. En ese momento, la cuenta por cobrar slo estar vencida por unos pocos das y ya sabr usted cuales son las intenciones de su cliente. Si cree usted que su intencin es pagar, puede llegar a un acuerdo que satisfaga a ambas partes (recuerde confirmarlo por escrito). Si cree que no piensan pagar, aumente la presin: no lo dude, pase al siguiente nivel. Mientras aumenta sus niveles de presin y sigue el proceso recuerde: es su plata; y con frecuencia no le pagarn si no presiona. xxiv v SE?TO: UTlLlCE APOYO Es comprensible que algunas personas sean reticentes a hacer llamadas de cobro. Despus de todo, discutir asuntos de plata puede ser incmodo y angustiante. Apyese en personas allegadas a usted. La clave est en planear su llamada, y, si se siente nervioso, encuentre un amigo o colega y practquela. Tmese unos momentos, organice los hechos, discuta lo que quiere decir y, lo ms importante, decida lo que quiere lograr con la llamada. Haga una lista de las objeciones que pueda encontrar y decida como las manejar. Por ejemplo, que dira si le responden con la frase clsica de "el mensajero tiene su cheque"? La mayor parte de las personas se sentirn aliviadas y dirn "Excelente! Muchas Gracias" y terminarn la llamada. Gran error. Su respuesta debera ser: Cul es el nmero del cheque? Cul es el monto? A quin se le envi? Cundo se le entreg al mensajero? Cmo se llama el mensajero? Tenga en cuenta que sus esfuerzos no producirn resultados si permite que el deudor estanque sus iniciativas. As que cuando esto suceda, pida refuerzos. LAS CUENTAS POR COBRAR: Son los activos que posee una empresa, como consecuencia de haber otorgado crditos a sus clientes, con respecto a su presentacin en el balance general se debe de tener en cuenta el Reglamento para la lnformacin Financiera, Resolucin CONASEV N l82-925-EF/94.l0 del 29/0l/92, Art. l5 rubro cuentas por cobrar comerciales que indica los siguiente: se deben incluir en este rubro los documentos y cuentas por cobrar provenientes de operaciones relacionadas con el giro del negocio. COSTOS DE FINANCIAMIENTO: Los costos de financiamiento tambin llamados costos de capital se dan cuando una empresa toma la decisin de otorgar crditos debiendo por lo tanto financiar dicha inversin puesto que la empresa tiene que pagar al personal, a los proveedores, al personal de limpieza, pago de servicios pblicos, pago al personal que administra la xxv v empresa as como al personal que se encarga de vender los productos y el personal que se encarga de la cobranza de los mismo; estos costos de financiamiento aumentan mientras permanezcan las cuentas ms tiempo sin cobrar ya que la empresa debe pagar intereses por cada da transcurrido. EST/NDARES DE CR0DITO: Los estndares de crdito definen el criterio mnimo para conceder crdito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crdito, referencias, periodos promedio de pago y ciertos ndices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estndares de crdito. Al realizar el anlisis de los estndares se deben tener en cuenta una serie de variables fundamentales como los gastos de oficina, inversin en cuentas por cobrar, la estimacin de cuentas incobrables y el volumen de ventas de la empresa. DEPARTAMENTOS DE RIESGOS CREDITICIOS: Es el departamento que se encarga que los riesgos de la institucin se mantengan en niveles razonables que permitan buena rentabilidad a la misma; la principal funcin de este departamento es determinar el riesgo que significar para la institucin otorgar un determinado crdito y para ello es necesario conocer a travs de un anlisis cuidadoso los estados financieros del cliente, anlisis de los diversos puntos tanto cualitativos como cuantitativos que en conjunto permitir tener una mejor visin sobre el cliente y la capacidad para poder pagar dicho crdito. 2.4 FORMULACION DE LA DIPOTESIS: 2.4.1 DIPOTESIS GENERAL: Una adecuada aplicacin de Polticas Estratgicas de crditos y cobranzas permitir a la empresa LABORATORlO ROBLES E.l.R.L contar con un adecuado control de sus cuentas por cobrar. 2.4.2 DIPOTESIS ESPEC:FICA: La aplicacin de estrategias mejorara su situacin financiera y econmica. xxvi v xxvii v CAPITULO III METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION. 3.1 METODOS Y DISEEO METODOLOGICO DE LA INVESTIGACION: En el presente trabajo de investigacin realizado en la empresa LABORATORlO ROBLES E.l.R.L. Se utiliz el mtodo descriptivo, porque nos permiti identificar cules son las causas que han generado la falta de una buena poltica de cobranza. Dentro del mtodo descriptivo, se ha escogido el diseo descriptivo simple, ya que se pretende indagar y averiguar el grado de conocimiento y juicio que tiene el xxviii v personal que labora en la empresa, de la falta de una adecuada poltica de Cobranzas y Crditos a los clientes. 3.1.1 TIPO DE INVESTIGACION: Descriptiva. 3.1.2 NIVEL DE INVESTIGACION: Universitaria 3.2 POBLACION Y MUESTRA: El universo poblacional ser Chimbote especial y especficamente los laboratorios de anlisis. 3.3 OPERACIONALI@ACION DE LAS VARIABLES> MATRI@ DE CONSISTENCIA: 3.3.l VARlABLE lNDEPENDlENTE La falta de polticas estratgicas en el Sistema de Crditos y Cobranzas. 3.3.2 VARlABLE DEPENDlENTE La Rentabilidad Econmica y Financiera de la Empresa. 3.3.3 VARlABLE lNTERVlNlENTE Empresa Laboratorios Robles E.l.R.L. 3.4 TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS: Aqu se empezar a recoger los datos, recibir informacin, asimismo solicitar orientacin y para la realizacin del presente trabajo. El trabajo de campo propiamente dicho, se realizar tomando en cuenta el siguiente orden: &F Recoleccin de datos utilizando fichas y anlisis de documentos. AF Obtencin de informacin de los funcionarios responsables utilizando las fichas de entrevistas. !F Realizacin de encuestas previamente elaborada a los funcionarios y jefes de las reas de la empresa. xxix v FUENTE PRIMARIA. La fuente principal lo proporciona el diseo de la empresa quien hace conocer la problemtica con el fin de buscar alternativas de solucin creando un plan estratgico adecuado para el otorgamiento de Crditos y Cobranzas a los clientes. La informacin y los datos relevantes de la problemtica sern recogidos de los documentos encontrados y proporcionados por la Empresa. FUENTE SECUNDARIA Este facilitado por la variedad bibliogrfica existente sobre el tema de estudios ya sea en libros coma en el internet. Se recogen los datos recibiendo informacin adecuada, entre otros casos solicitando orientacin y asesoramiento profesional. Recopilamos los siguientes datos: Registros de ventas. Estados Financieros de la empresa. Para el anlisis de toda esta informacin se aplicarn los diferentes mtodos con el fin de realizar el diagnstico de la situacin de la empresa en cuanto al problema de investigacin. T0CNICAS Haremos uso de las entrevistas y encuestas a funcionarios, jefes y personas que manejan y sean responsables del aspecto contable y administrativo de la empresa. Anlisis e interpretacin de datos, documentos e informacin obtenida de la empresa a estudiar. RECOLECCIN DE DATOS El trabajo de campo propiamente dicho, se realizar tomando en cuenta el siguiente orden: &F Recoleccin de datos utilizando fichas y anlisis de documentos. xxx v AF Obtencin de informacin de los funcionarios responsables utilizando las fichas de entrevistas. !F Realizacin de encuestas previamente elaborada a los funcionarios ENCUESTA SOBRE EL CONTROL DE CR0DITOS Y COBRAN@AS> CUE SE VIENE 7TORGANDO A LOS CLIENTES DE LABORATORIO ROBLES E.'.R.L. M" !&) ") &-5& GHF $)*#% $' 5&#,)*-(- '& #-5"-*& 4" !%)-($# !%##!*&. 1. Existe una poltica de Crditos y Cobranzas en la empresa a) Si ( ) b) No ( ) c) No sabe ( ) 2. Usted tiene algn conocimiento del sistema de crditos y cobranzas. xxxi v a) Si ( ) b) No ( ) c) No Sabe ( ) 3. Usted cree que la empresa gana con esta estrategia de crditos y cobranzas. a) Si ( ) b) No ( ) c) No Sabe 4. Como considera usted la actual poltica de crditos y cobranzas, cree que los resultados son eficientes. a) Si ( ) b) No ( ) c) No Sabe ( ) 5. Cree que se debe seguir dando esta estrategia de ventas. a) Si ( ) b) No ( ) c) No Sabe ( ) 6. Que percibe UD. con respecto a los crditos por ventas, implementados por la gerencia. a. Mantenimiento de la cifra de ventas. b. Disminucin de la cifra de ventas. c. Ventas arriesgadas a clientes poco sanos. d. lncremento de las ventas. 7. Existe un alto porcentaje de morosidad, a que se debera este problema. a) La falta de control en las cobranzas. b) Rigurosa seleccin de clientes. c) Descuentos sobre ventas por pronto pago. d) Falta de liquidez de los clientes. 8. Ud. Se siente comprometido a que esta estrategia de crditos por ventas logre sus objetivos. a) Si ( ) b) No ( ) c) No Sabe ( ) 8. Si los clientes infieren en un empeoramiento en el plazo de cobro, sera necesario que: a) Exista una poltica de riesgo de clientes. xxxii v b) Se limite el crdito. c) Determinar la solvencia de los clientes. d) Especificar el lmite del crdito. 17. Cree que los precios de los servicios son los suficientemente justos, y que si responden a un segmento de la poblacin de esta ciudad. a) Si ( ) b) No ( ) c) No ( ) 3.5 TECNICAS PARA EL PROCESAMIENTO Y ANALISIS DE INFORMACION: Se realizar el Anlisis de Datos comparando y procesando la informacin obtenida de las encuestas y entrevistas realizadas, con el fin de obtener los resultados e ir contrastndolos con nuestra hiptesis inicial. La informacin obtenida ser analizada utilizando los mtodos que validen su contenido, es decir buscando su categora dentro del conocimiento a investigar. xxxiii v xxxiv v CAPITULO IV RECURSOS Y CRONOGRAMA 4.1 RECURSO DUMANO: ASESOR DEL CURSO "TESlS EUSEBlO SARMlENTO" 4.2 RECURSO ECONOMICO: BlENES: S/ 3l4.5 SERVlClOS: S/ ll34 TOTAL S6 1448.5 4.3 RECURSO FISICO: COMPUTADORA E lMPRESORA ACTIVIDADES SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE xxxv v l 2 3 4 l 2 3 4 l 2 3 4 l 2 3 4 REALlZAClON DEL DlAGNOSTlCO SlTUAClONAL
DETERMlNAClON DEL PROBLEMA DE lNVESTlGAClON
FORMULAClON DE LOS OBJETlVOS GENERALES Y ESPEClFlCOS
FORMULAClON DEL MARCO TEORlCO Y CONCEPTUAL
METODOS DE lNVESTlGAClON E lMPLANTAClON DE TECNlCAS
ANALlSlS DE RESUKTADOS RECURSOS Y CRONOGRAMA FUENTES DE lNFORMAClON CONCLUSlONES Y RECOMENDAClONES REFERENClAS BlBLlOGRAFlCAS xxxvi v CAPITULO V FUENTES DE INFORMACION REVISTA ENTRELINEAS : Actualizacin Tributaria y Contable. N l29 Setiembre 2000 VILLACORTA CAVERO A. : Productos y Servicios Financieros/ Operaciones Bancarias. Editora el Pacifico 200l / Lima Per xxxvii v xxxviii v CAPITULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES: EL PRESENTE TRANJO DE lNVESTlGAClON TUBO CON FlN ESPEClFlCO DETERMlNAR LAS FALLAS O DEClNAClONES QUE TlENE LA EMPRESA LABORATORlO ROBLES E.l.R.L EN EL AMBlTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR. xxxix v ENFOCANDONOS EN LA SlTUAClON PROBLEMATlCA lMPLANTAMOS TECNlCAS QUE NOS AYUDARON A DETERMlNAR DlCHOS FACTORES E lMPLANTARLAS. RECOMENDACIONES: LA BUENA APLlCAClN DE UNA ESTRATEGlA CONLLEVARA A LA EMPRESA HAClA UN DESARROLLO OPTlMO EN SU AMBlYO FlNANClERO. xl v CAPITULO VII REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS APA@A ME@A MARIO : Finanzas para Contadores en Excel. Editora Real 2002 / Lima Per REVISTA ENTRELINEAS : Actualizacin Tributaria y Contable. N l29 Setiembre 2000 VILLACORTA CAVERO A. : Productos y Servicios Financieros/ Operaciones Bancarias. xli v Editora el Pacifico 200l / Lima Per I**5:66JJJ.2-*(%5%'(-.!%<6!&)&'-6=()&)!(#&6&#*(!"'%-6386!H!3.I*< I**5:66JJJ.A3()2*%).)*6-!#(*%-68#2'&-.I*< I**5:66JJJ.-!#(A$.!%<6$%!643151766POLITICAS;DE;CREDITO;);J%#$1 xlii