Fundamentos de Sistemas de Informacin

Ing. Manuel Alcntara Ramrez CIP 149488

Logros de Aprendizaje

Identificar la presencia de Sistemas de informacin en las organizaciones actuales. Entender la estructura de un Sistema de Informacin Establecer los retos de las organizaciones frente a los sistemas de Informacin modernos

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Contenido del curso

Semana 1

Sesin 1: Los SI y las organizaciones Sesin 2: Introduccin a los ERP Sesin 1: Los SI y las TIC Sesin 2: Computacin en la nube Sesin 1: SI y la WEB Sesin 2: Comercio electrnico

Semana 2:

Semana 3:

Semana 4:

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Sesin 1: SI e Inteligencia Artificial Sesin 2: Gestin del conocimiento

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Los SI y las organizaciones

Definiciones bsicas relacionadas

Dato Informacin Conocimiento Caractersticas Tipos Enfoque Sistmico Elementos de un SI Estructura de un SI

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Sistema

Sistema de informacin

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Dato

Dato es el registro de un hecho, acontecimiento, transaccin, etc.

Son estados primarios de las realidades concretas.

Ejemplos: Nmeros, letras, smbolos, imgenes y sonidos, que describen objetos, condiciones o situaciones.
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Informacin

Coleccin organizada/estructurada de datos presentada en un contexto especfico que le da sentido.

En la informacin, los datos estn procesados de tal manera que resulten tiles o significativos para el receptor de los mismos Los datos se pueden considerar la materia prima para obtener informacin

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Conocimiento
Informacin ubicada en un contexto y que aporta conclusiones acerca de otras informaciones.

Es la mezcla de experiencias concretas, valores, informacin de contexto y juicio basado en la experiencia que proporciona un marco de referencia para evaluar e incorporar nuevas experiencias e informacin

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Dato, informacin y conocimiento

Dato

Informacin

Conocimiento

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Pirmide asociado a la informacin empresarial

Calidad Calidad

Inteligencia

Conocimiento

Informacin

Datos

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Caractersticas de la Informacin

Econmica

Informacin

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Caractersticas de la Informacin

Exacta: La informacin exacta carece de errores. (GIGO, garbage in, garbage out). Completa: La informacin completa contiene todos los datos importantes. Econmica: Los responsables de la toma de decisiones siempre deben evaluar el valor de la informacin con el costo de producirla. Flexible: La informacin flexible es til para muchos propsitos. Confiable: La informacin confiable depender de algunos factores; por ej.: del mtodo de recoleccin de datos o de la fuente de informacin.
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Caractersticas de la Informacin

Simple: Por lo general no se precisa de informacin sofisticada y detallada. Oportuna: La informacin oportuna es la que se recibe justo cuando se le necesita. Verificable: La informacin debe ser verificable. Esto significa la posibilidad de comprobar que es correcta. Accesible: La informacin debe ser de fcil acceso para los usuarios autorizados. Segura: La informacin debe estar protegida contra el acceso por parte de usuarios no autorizados

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Sistema

Conjunto de cosas que, relacionadas entre s ordenadamente, contribuyen a un determinado objetivo. (Diccionario de la RAE, 2007).

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Sistema
Entorno

Objetivo

Limites del sistema

Entradas

Procesos

Salidas

Retroalimentacin

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Tipos de Sistemas
Simple : Pocos elementos con interaccin sencilla
Abierto: Interacta con su entorno Estable: Sufre escasos cambios con el paso del tiempo Adaptable: Es capaz de modificarse en respuesta a cambios en el entorno Permanente: Diseado para existir durante un perodo relativamente largo Naturales: Creados por la naturaleza Concretos: Compuestos por mquinas , objetos y cosas del mundo real Determinsticos: Es posible conocer con certeza su comportamiento
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Complejo: Muchos elementos estrechamente relacionados o interconectados

Cerrado: No interacta con el entorno Dinmico: Sufre rpidos y constantes cambios con el paso del tiempo No adaptable : Es incapaz de modificarse en respuesta a cambios en el entorno Temporal: Diseado para existir durante un perodo relativamente corto Artificiales: Creados por el hombre Abstractos: Estn compuestos por conceptos , planes , hiptesis e ideas Probabilsticos: Su comportamiento esta asociado a una probabilidad
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Enfoque Sistmico

Es una manera de pensar, Es un mtodo y tcnica de anlisis Es un estilo de administracin Es til para el desarrollo de aplicaciones software grandes o complicadas

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Enfoque Sistmico - Caractersticas

Propsito u objetivo: las unidades o elementos (u objetos), como tambin las relaciones, definen una distribucin que trata siempre de alcanzar un objetivo. Holismo , Globalismo o totalidad: todo sistema tiene naturaleza orgnica; cualquier estimulo en cualquier unidad del sistema afectar a todas las dems unidades debido a la relacin existente entre ellas. Existe una relacin de causa y efecto entre las diferentes partes del sistema. Entropa: tendencia que tienen los sistemas al desgaste o a la desintegracin. A medida que la entropa aumenta los sistemas se descomponen en estados ms simples. Homeostasis: es el equilibrio dinmico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del medio ambiente. Sinergia: El todo es mayor que la suma de las partes.

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Sistema de informacin

Cualquier combinacin organizada de personas, hardware, software, redes de comunicacin y recursos de informacin que almacene, recupere, transforme y disemine informacin en una organizacin (O'Brien'06)

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Sistema de informacin

Sistema encargado de coordinar los flujos y registros de informacin necesarios para llevar a cabo las funciones de una empresa de acuerdo con su planteamiento o estrategia de negocio (Andreu'96)

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Sistema de informacin

Conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una organizacin (Laudon'08)

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Sistema de informacin

Conjunto integrado de personas, procesos y tecnologa que trabajan en conjunto y tiene por objetivo proveer en cualquier momento a una organizacin de la informacin necesaria para apoyar las operaciones, la administracin y la toma de decisiones (Monforte'95)

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Elementos de un Sistema de informacin

Informacin Procesos Personas Tecnologa

La informacin debe ser capturada, coordinada, procesada, almacenada, analizada y distribuida con un propsito especfico

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Objetivos de un SI

Satisfacer las necesidades de informacin para la operacin de la organizacin y para las actividades de direccin y control correspondientes, apoyando los procesos estratgicos y de tomas de decisin.

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Objetivos de un SI
Funcionalidad: Operacional: apoyo en los negocios y operaciones de negocio Decisin: apoyo en la toma de decisiones de negocio Estratgica: estrategias de apoyo para lograr una ventaja competitiva

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Tipos de SI

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Tipos de SI

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Tipos de SI

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Caractersticas deseables de un SI

Disponibilidad: de la informacin cuando es necesaria, por los medios adecuados y en un formato conciso, legible y fcil de manejar Selectivo (calidad vs cantidad) Resultados inteligentes, precisos y fiables Flexible: capacidad de adaptacin y ampliacin Amigable: interfaces intuitivos orientados al usuario Seguro :

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Evolucin de los SI

Procesado de datos (1950): transacciones, almacenamiento y contabilidad Informes administrativos (1960): generacin de informes para apoyo en la toma de decisiones Apoyo a la toma de decisiones (1970): sistemas de apoyo a la toma de decisiones interactivo/especfico Apoyo estratgico y al usuario final (1980): sistemas de informacin ejecutiva, sistemas expertos, sistemas de informacin estratgico, sistemas de colaboracin en grupo Negocio y comercio electrnico (1990): sistemas de negocio y comercio electrnico basados en internet
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Los SI y las organizaciones

Organizaciones

Conceptos Objetivos Caractersticas Estructura organizacional Cultura organizacional Cambios organizacionales

SI , organizacin y enfoque sistmico Subsistemas organizacionales SI basadas en el desempeo Recursos humanos y los SI
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Organizaciones - conceptos

Coordinacin racional de actividades de un grupo de personas con el propsito de conseguir un fin (Schein'70) Estructura social formal, estable, que toma recursos del entorno y los procesa para producir bienes y servicios (Laudon'08) (Def. tcnica) Conjunto de derechos, privilegios, obligaciones y responsabilidades que con el tiempo llegan a un equilibrio delicado a travs de los conflictos y la resolucin de los mismos (Laudon'08) (Def. conductual)
31 Ing. Manuel Alcntara

Organizaciones - conceptos
Definicin Tcnica Manera en que las empresas combinan capital, trabajo y tecnologa Capital y fuerza de trabajo (entorno) Funcin de produccin (organizacin) Consumo a cambio de suministros (entorno)

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Organizaciones - conceptos
Definicin conductual Describe el interior de la empresa Destaca las relaciones de grupo, los valores y las estructuras Considera los hbitos de trabajo no formales Acuerdos con subordinados y superiores no escritos Permite apreciar como afecta la tecnologa al funcionamiento interno

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Organizaciones - conceptos

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Objetivos de las organizaciones

Elevar al mximo sus utilidades mediante el incremento de sus ingresos, o la reduccin de sus costos.(Existen adems otras organizaciones no lucrativas, cuya meta principal no es la obtencin de ganancias.)

Brindar valor a quienes participan en sus actividades (clientes, proveedores, administradores o empleados).

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Caractersticas de las organizaciones

Caractersticas comunes (Laudon'08, p86) Burocracias con divisiones definidas del trabajo y la especializacin Especialistas organizados en jerarquas de autoridad Contratar y promover empleados en base a sus cualidades tcnicas y profesionales Principio de eficiencia: maximizar los resultados con recursos limitados Otras: procesos de negocio, cultura organizacional, poltica organizacional, reas funcionales...

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Procesos de negocio
Reglas, procedimientos y practicas que se han desarrollado para enfrentar prcticamente cualquier situacin que surja

Un proceso de negocio es un conjunto de rutinas de produccin Una empresa es un conjunto de procesos de negocio Procesos de negocio asociados a reas funcionales Procesos de negocio que cruzan reas funcionales

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Poltica organizacional

Diferentes especialidades, inquietudes y perspectivas Puntos de vista diferentes sobre la organizacin Origen de luchas y conflictos Resistencia poltica a la implantacin de SI

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Cultura organizacional

Conjunto de supuestos acerca de que productos desarrollar, como y donde producirlos y quien debe hacerlos. Supuestos fundamentales, irrebatibles e incuestionables No se publican y rara vez se comentan Procesos de negocio ocultos en la cultura Resistencia cultural al cambio tecnolgico Cultura se ajusta lentamente al cambio
39 Ing. Manuel Alcntara

Entorno

Organizacin toma recursos (financieros, humanos...) y ofrece bienes y servicios Dependencia e influencia La organizacin debe responder a cambios en el entorno: (requisitos legales, acciones de clientes y competidores) SI instrumento de exploracin del entorno: percibir cambios y actuar sobre ellos Adaptacin choca con procesos, poltica y cultura. El entorno cambia mas rpido que las organizaciones Incapacidad para adaptarse y falta de recursos para mantenerse: fracaso
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Estructura organizacional

La estructura organizacional se refleja en la estructura del SI

Muchas cuentan con alta direccin, gerentes intermedios, gerentes de operaciones y personal de operaciones

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Estructura organizacional

Clasicacin de Mintzberg (1979) Empresario emprendedor: Entorno cambia con rapidez. Administrador nico. Pequea empresa Burocracia mecnica: Entorno cambia con lentitud. Equipo administrativo centralizado. Empresa de manufactura media Burocracia con divisiones: Combinacin de burocracias mecnicas. Oficina central. Gran empresa Burocracia profesional: Basada en el conocimiento y experiencia. Departamentos con autoridades centralizadas dbiles. Bufetes, escuelas y hospitales
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reas funcionales

Manufactura y produccin Ventas y marketing Finanzas y contabilidad Recursos humanos

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reas funcionales: Manufactura y produccin

Producir los bienes y servicios de la empresa Planificacin, desarrollo y mantenimiento de las instalaciones de produccin Adquisicin, almacenamiento y disponibilidad de los materiales de produccin Identificacin de equipo, instalaciones, materiales y mano de obra requeridos

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reas funcionales: Ventas y marketing

Vender los productos o los servicios de la organizacin Identificar los clientes para los productos o servicios de la empresa Determinar que necesitan y/o desean Disear productos y servicios para satisfacer sus necesidades Anunciar y promover estos productos y servicios

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reas funcionales: Finanzas

Administrar los activos financieros de la empresa (efectivo, acciones, bonos,...) para maximizar su rendimiento Administrar la capitalizacin de la empresa: buscar nuevos activos financieros Determinar si la empresa esta consiguiendo el mejor rendimiento Requiere mucha informacin externa

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reas funcionales: Contabilidad

Mantener y administrar los registros financieros de la empresa (ingresos, pagos, nominas,...) Dar cuenta de sus flujos de fondos Muy relacionado con finanzas: seguimiento de activos financieros y flujos de fondos Generacin de informes sobre activos y flujos de fondos

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reas funcionales: Recursos humanos

Atraer, desarrollar y mantener la fuerza de trabajo de la empresa Identificar empleados potenciales Gestionar los registros de empleados Desarrollar las aptitudes y habilidades de los empleados

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Estructura organizacional
Dependiendo de las metas de la organizacin y de su mtodo administrativo, podemos identificar diversos tipos de estructuras: Tradicional (o jerrquica) De proyectos De equipos Multidimencional

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Estructura organizacional tradicional

Estructura organizacional en la que directores de grandes departamentos rinden informes a un presidente o administrador de alto nivel. Los departamentos responden a criterios de divisin de trabajos acordes con sus funciones. (ej. marketing, produccin, sistemas de informacin, finanzas y contabilidad, desarrollo, etc.) Se concibe como una serie de niveles:

Capas mas altas: mayor poder y autoridad Cesin de autoridad: acciones ms giles y con ms rpida resolucin de problemas. Los SI hacen posible la cesin de autoridad, proporcionando informacin agregada a los niveles inferiores de la jerarqua.
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En la actualidad, estructura organizacional plana:

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Estructura organizacional tradicional: ejemplo

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Estructura organizacional por proyectos

Este tipo de estructura se centra en grandes productos o servicios. Una unidad por cada producto, o por cada servicio que proporciona. Cada unidad ejerce por s misma las funciones tradicionales (ej. marketing, produccin, sistemas de informacin, finanzas y contabilidad, desarrollo, etc.) Muchos equipos de proyectos son de carcter provisional.

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Estructura organizacional por proyectos : ejemplo

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Estructura organizacional por equipos

Est centrada en equipos o grupos de trabajo. Se agrupa a los individuos de distinta reas funcionales (forman equipos especiales de trabajo y proyectos, alcanzar determinados objetivos). Los equipos pueden ser pequeos o grandes. Cada equipo cuenta con un lder.

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Estructura organizacional multidimensional

Integra varias estructuras al mismo tiempo (ej. Estructura tradicional con unidades a cargo de proyectos).

Posibilidad de atender tanto a reas corporativas como a importantes lneas de productos. Problema: existencia de mltiples lneas de autoridad. Solucin: conceder prioridades.

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Estructura organizacional multidimensional

Ejemplo

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Cambios organizacionales

El cambio organizacional alude a la manera en que las organizaciones lucrativas y no lucrativas planean, ejecutan y manejan el cambio. El cambio puede ser producto de factores externos o internos. El modelo de cambio consta de tres etapas:

Descongelamiento

Abandonar viejos hbitos y crear ambiente para el cambio Aprendizaje de nuevos mtodos y conductas Reforzar los cambios para que sean aceptados
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Movimiento

Congelamiento.

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Cultura y Cambios organizacionales

La implantacin de sistemas de informacin producen cambios en las organizaciones. El cambio provoca un aprendizaje organizacional. Cambios en los procesos de toma de decisiones: una compaa podra enriquecerse con una mayor cantidad de datos una vez que los empleados sepan que pueden obtener datos exactos, completos y pertinentes para la toma de decisiones. Cambios en las actividades laborales: un administrador podra descubrir, por ejemplo, que una base de datos es ms eficiente que un formulario impreso para el registro de contactos con clientes.
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SI, organizaciones y Enfoque Sistmico

A partir del enfoque de sistemas, podemos analizar a la organizacin como un sistema entrada-proceso-salida:

Las entradas: capital, recursos humanos, tecnologas, energa, informacin, materias primas y otros. Los procesos: tareas, relaciones interpersonales, cultura y otros. Las salidas: productos, servicios y otras.
Los procesos estn influenciados por la retroalimentacin de las salidas.
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SI, organizaciones y Enfoque Sistmico

La organizacin es un sistema socio-tcnico (y abierto) incluido en otro ms amplio: la sociedad, con la que interacta, influyndose mutuamente. Finalidad: la transformacin de recursos que provienen de su entorno y que debe devolverlos en forma de bienes, de servicios o productos. Para ello emplea dos tipos diferentes de tecnologa:

de transformacin de los recursos. de la administracin.

En el sistema organizacin, estn incluidos otros subsistemas de rango menor (subsistemas) que conforman una jerarqua de actividades.
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Subsistemas organizacionales

Subsistema social: Se refiere a las dimensiones concernientes a las personas y a su comportamiento individual y social. Elementos: Individuos, grupos, cultura organizacional, clima organizacional, valores, normas, metas, creencias Las personas, a travs de dos tipos de relaciones, conforman dos tipos de agrupamientos diferentes:

Los grupos previstos son el resultado del agrupamiento de funciones y tareas, o sea, la llamada organizacin formal. Las relaciones entre los diferentes grupos informales conforman una red de relaciones denominada organizacin informal.

El subsistema social est influido por el subsistema administrativo y el tcnico, los que lo modelan, conforman e influyen en su funcionamiento.

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Subsistemas organizacionales

Subsistema tcnico: Se refiere a las variables tecnolgicas que acta dentro de la organizacin y hace que los insumos se conviertan en bienes terminados. Su objetivo es la eficiencia tecnolgica. Elementos: equipos, mquinas, instalaciones, procesos, mtodos, conocimientos tcnicos, tareas. El subsistema administrativo establece el subsistema tcnico y mantiene las relaciones entre sus unidades y lo coordina con el subsistema social. El aspecto dominante de este subsistema es cmo se realizan las tareas.
62 Ing. Manuel Alcntara

Subsistemas organizacionales

Subsistema administrativo: Se refiere a las variables que afectan a la administracin de la organizacin. Este subsistema se extiende por toda la organizacin relacionndola con su medio, estableciendo los objetivos, desarrollando planes estratgicos, tcticos y operativos, diseando la estructura y estableciendo procesos de control. Elementos: Fines, misin, objetivos, polticas, estrategias, funciones, jerarqua, proceso administrativo (planificacin, organizacin, direccin y control), estructura formal.
63 Ing. Manuel Alcntara

SI basados en el desempeo

En el uso de los SI por parte de las empresas pueden distinguirse al menos tres grandes etapas: Etapa 1: Reduccin de costos y productividad Etapa 2: Ventaja competitiva Etapa 3: Administracin basada en el desempeo

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SI basados en el desempeo
Etapa 1: Reduccin de costos y productividad

Se inicia en la dcada de 1960 Se ignor en general el aspecto de los ingresos, no se buscaron oportunidades de elevar las ventas mediante SI.

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SI basados en el desempeo
Etapa 2: Ventaja competitiva

Comienza en la dcada del 1980. Se orient a la adquisicin de ventajas competitivas. Se invirtieron grandes cantidades en SI y se ignoraron los costos.

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SI basados en desempeo
Etapa 3: Administracin basada en el desempeo.

En la actualidad se tiene especial consideracin tanto por la ventaja estratgica como por los costos. Medidas:

Rendimiento de la inversin (ROI, Return of Investment):

Medida del valor de los SI que investiga las utilidades o beneficios adicionales generados como porcentaje de la inversin en tecnologas de SI.

Crecimiento de las ganancias Participacin de mercado Atencin y satisfaccin del cliente.

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SI basados en desempeo

Muchas organizaciones utilizan SI para medir y controlar la productividad: Medida de los productos (salidas) generados divididos entre los insumos (entradas) requeridos. Productividad= (Productos/Insumos) * 100% Factores que podran tenerse en cuenta:

Cantidad de materias primas utilizadas, calidad resultante, tiempo necesario para producir un bien o servicio.

Mas importante que la cifra es la comparacin entre perodos, situaciones y organizaciones, para tomar medidas correctivas.
68 Ing. Manuel Alcntara

SI basados en desempeo

Un SI puede servir adems para elevar la productividad La capacidad para aplicar las tecnologas de la informacin logrando un aumento de la productividad es lo que distingue a las empresas de xitos de las que fracasan. La tecnologa de la informacin no es productiva en s misma. Se precisa de individuos sabiamente dirigidos, excelentemente capacitados y motivados.

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SI basados en desempeo

Justificacin de los SI: Las organizaciones deben asegurarse la conveniencia de mejorar o renovar sus SI.

Necesidad de una justificacin de la necesidad de cambio y de que con ello se obtendrn ganancias.
asegurar que es compatible con la estrategia corporativa y que favorecer el cumplimiento de metas y objetivos especficos. Eevaluar el grado de riesgo e incertidumbre asociado al proyecto.

Cada proyecto de SI debe ser objeto de una revisin:

Qu tan claramente se conocen los requisitos del SI?, demanda el proyecto un esfuerzo precursor antes desconocido para la empresa, en cuanto a TI? Existe riesgo de repercusiones administrativas en caso de que el proyecto sea implementado de forma deficiente?... Ahorros tangibles, ahorros intangibles, requisito legal, modernizacin o proyecto piloto.

identificar beneficios fundamentales de los SI

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SI y recursos humanos
Responsabilidades primarias

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SI y recursos humanos
Otras responsabilidades: Consultoras Desarrollo y ventas de productos en empresas proveedores de hardware y software.

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Actividad Nro 1

Objetivo:

Identificar una organizacin y establecer la estructura de un Sistema de informacin dentro de la misma. Formar grupo de trabajo. Seleccionar una organizacin de estudio. Presentar un informe grupal Realizar una exposicin(se sortea los expositores)

Indicaciones:

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Actividad 1. Contenido del informe

1.- Cartula con integrantes 2.- Resmen(media pgina) 3.-Presentacin

Del trabajo realizado Objetivo, desarrollo, resultados, descripcin del informe Nombre y giro del negocio Estructura organizativa Cultura organizacional Sistemas de informacin implementados. Sistemas de informacin por implementar
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4.-Introduccin

5.- Identificacin de la organizacin.

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Actividad 1. Contenido del informe

6.- Identificacin del Sistema de Informacin de estudio

Descripcin como Sistema

Salidas Procesos ( Actividades, Tareas) Entradas Control o retroalimentacin

Personal Software

7.- Conclusiones 8.- Referencias

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Bibliogrficas WEB.
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