Notas

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO PM 2

ASPECTOS GENERALES
La gestin de las comunicaciones incluye los procesos necesarios para asegurar la generacin, recoleccin, distribucin, almacenamiento, recuperacin y destino final de la informacin.

EL VALOR DE COMPARTIR INFORMACIN

COMUNICA TODO LO QUE PUEDAS A LOS ASOCIADOS, CUANTO MS CONOZCAN MS SE PREOCUPARN. Y CUANTO MS INVOLUCRADOS ESTN, NO TENDRN LIMITE PARA MEJORAR EN SU DESEMPEO. Sam Walton - Fundador de Wal- Mart

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Notas
El Project Manager invierte un 90% de su tiempo en comunicar, siendo esta habilidad la principal en el puesto. Se comunica con:

El El

directorio, informando de los avances, resultados y status del proyecto Equipo de trabajo, actualizndolo, impartiendo instrucciones, identificando las preocupaciones; motivando e influyendo; verificando la ejecucin y educando en valores Stakeholders, con los que tiene que crear puentes, estrechar relaciones; facilitar los procesos y recibir retroalimentacin

Los

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Notas
INVESTIGACIONES SOBRE COMUNICACIONES
La comunicacin es racional solo en un 30 por ciento. El 70 por ciento restante transcurre a nivel emocional. Es un fenmeno complejo en el que interviene la palabra en la parte verbal, pero tambin las caractersticas vocales y visuales. El lenguaje corporal puede transformar totalmente lo que se dice y, dependiendo de las circunstancias, generar un mensaje diferente.

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Notas GESTIN DE LAS EN EL PROYECTO COMUNICACIONES

OBJETIVO DE LAS COMUNICACIONES

Cada una de las personas involucradas en el Proyecto debe estar en condiciones de enviar y recibir la informacin que permita que su funcin sea eficaz y eficiente. Debe comprender como afecta su estilo de comunicacin al proyecto y al resto de los involucrados.

La Gestin de Comunicaciones en el Proyecto conformada por los siguientes Procesos:

est

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Notas 1PROCESO DE IDENTIFICAR STAKEHOLDERS (INTERESADOS)

Anlisis de los interesados (Stakeholder)

Los interesados, como sabemos, son individuos u organizaciones que estn directamente involucrados en el Proyecto. Incluimos:

Lder del proyecto Miembros del equipo Inversores Clientes y consumidores Proveedores y contratistas 5

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Notas
La sociedad en General Para gestionar debidamente la comunicacin que intercambiamos con cada uno de ellos debemos saber quines son, conocer sus necesidades de informacin y saber cmo influir sobre ellos

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Notas 2- PROCESO DE COMUNICACIONES PLANIFICAR LAS

Se determina el tipo de informacin y las comunicaciones necesarias para cada una de las partes que intervienen en el Proyecto.

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Notas

Cada Proceso de la Administracin del Proyecto, arrojar como resultado documentos con diferentes tipos de informacin que debern ser comunicados:

Objetivos del Proyecto Cronograma de Trabajo Objetivos de cada Etapa Responsabilidades y funciones Presupuesto de Recursos Agendas de trabajo Normas para el Control de Calidad Reportes y avances

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Notas 3- PROCESO INFORMACIN DE DISTRIBUIR LA

La informacin debe estar disponible, en tiempo y forma, para cada uno de los participantes del proyecto.

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Notas 4- PROCESO DE GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS

Gestionar las Comunicaciones para satisfacer las necesidades de los Stakeholder y resolver polmicas entre ellos

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Notas COMUNICACIONES EFECTIVAS

Reconociendo la importancia fundamental de la comunicacin, es necesario fijar algunas pautas bsicas para que esta sea efectiva:

Piense con la cabeza, antes de hablar con la boca. Precise los objetivos que quiere lograr. Adapte lo que quiere decir al receptor y la situacin. Seleccione el momento, lugar y el canal. Recuerda que tan importante es lo que se dice como la forma en la que se dice. Obtenga cierta receptor. retroalimentacin del

Mantenga una actitud de escucha activa. Muestre al otro que tiene inters en lo que dice. Sea flexible, adapte se expresin para facilitar el dilogo. Sea positivo y mantenga el buen humor.

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Notas

LAS

BUENAS REUNIONES NO SUCEDEN,

SE DISEAN

Establecer, de antemano, un da y hora para su realizacin. Establecer y comunicar una Agenda previa. Establecer los objetivos a cumplir en la reunin. Citar a la gente indicada. Mantener un proceso de reunin ordenado. Fijar tiempos de disertacin y participacin por reas. Confeccionar una minuta de la reunin: temas, fechas responsables. Establecer una hora de finalizacin. Al final, reunin. realizar una evaluacin de la

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Notas 5PROCESO RENDIMIENTO DE INFORMAR EL

La informacin de Resultados obtenidos, del avance del Proyecto, debe indicar:

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Notas
Son contenidos habituales de estos informes: Logros desde el informe anterior. Situacin actual del desempeo. Avance hacia la solucin de problemas identificados. Problemas por solucionar en el futuro. Especificaciones de acciones correctivas a realizar en el futuro. Metas a alcanzar en el prximo informe. Para informar sobre el rendimiento definimos previamente indicadores y as monitorear el proyecto. Los indicadores ms habituales son:

Costo presupuestado Costo devengado (R: real) Valor del trabajo ( T: avance en % $ ) Desvo presupuestarios (real vs. presupuesto) ndice de desempeo del costo (IDC = T / R) ndice de desempeo de Agenda (IDA = T/P) realizado

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CARACTERSTICAS DE LOS OBJETIVOS
Medibles Metas y objetivos que, una vez completadas puedan ser verificadas. Alcanzables pero desafiantes. Metas u objetivos alcanzables pero que significan un desafo Plazo de finalizacin. Especifica cuando se logra el objetivo o meta. Especficos. Mientras ms precisin se le da a la definicin de la meta, ms probabilidad existe de ser alcanzada. Relevantes Las metas deben estar vinculadas a los objetivos y metas del equipo y la organizacin. Y

METAS

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Notas

CONCLUSIONES
Una eficaz GESTIN de las COMUNICACIONES, mejora la Productividad del Proyecto. Para obtener los RESULTADOS ESPERADOS, deben existir ESTMULOS APROPIADOS. Nos comunicamos SILENCIOS con: PALABRAS-GESTOS-

Nos comunicamos a travs de: REUNIONES-MAILINFORMES-MEMOS-INDICADORES-etc. Evitar la INFORMACIN que no agrega VALOR Realizar el CONTROL INDICADORES relevantes de GESTIN, con

Reflexin: COMUNICAR es brindar informacin, INFORMACIN es conocimiento, CONOCIMIENTO implica valor, VALOR es el agregado que diferencia.

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