MECANISMOS DE PROGRAMACIN DE PROYECTOS

ndice del Contenido 1. Glosario ... 2. Introduccin 3. Sumario.. 4. Objetivos. 4.1. Objetivo General.. 4.2. Objetivo Especifico.. 5. Mecanismos de Programacin de Proyectos.. 5.1. Diagrama de Gantt. 5.2. Ruta Crtica. 5.3. PERT 5.4. MS Project 6. Conclusiones 7. Recomendaciones.. 8. Bibliografa. 2 3 4 4 4 4 5-15 6-8 9-12 12-14 15 16 16 17-18

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Glosario

Diagrama Gantt: Es una herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado1. Ruta Crtica: Es la secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la mayor duracin entre ellos, determinando el tiempo ms corto en el que es posible completar el proyecto. La duracin de la ruta crtica determina la duracin del proyecto entero. Cualquier retraso en un elemento de la ruta crtica afecta a la fecha de trmino planeada del proyecto, y se dice que no hay holgura en la ruta crtica2. PERT: Mtodo para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo mnimo necesario para completar el proyecto total3. MS Project: Es un software de administracin de proyectos diseado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo4

Programacin de Proyectos: Programar es establecer un calendario de ejecucin del proyecto. Por tanto, una buena programacin debe tener en cuenta tiempos, recursos y costes5.

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Introduccin

La programacin es un proceso ampliamente utilizados en los proyectos. Contribuyen a la planificacin eficiente y sistemtica de la secuencia de trabajos. La programacin se ocupa sobre todo de calcular los tiempos de iniciacin y terminacin de cada actividad en relacin con el cumplimiento del plan. El proceso de programacin de proyectos mediante la utilizacin de las tcnicas grficas o de redes se caracteriza por el desarrollo de una serie de etapas que permiten incorporar en un solo anlisis los factores tiempo y costo, para definir el punto ptimo de ejecucin de cada actividad en funcin tanto de la disponibilidad de recursos fsicos, humanos, financieros y de tiempo como del mnimo costo de ejecucin. Aunque desde la antigedad se han realizado proyectos de gran envergadura como por ejemplo la construccin de edificios pblicos, guerras, viajes, etc., no es hasta principios del siglo pasado cuando aparecen el conocido diagrama de Gantt, CPM, PERT y MS Project en donde que se refleja de forma esquemtica las tareas, su duracin y las fechas en que se debern realizar.

3.

Sumario del Contenido

Mecanismos para Programacin de Proyectos Pag. 5 - 15

Diagrama de Gantt Pg. 6 - 8

CPM Ruta Crtica Pg. 9 -12

PERT Pg. 12- 14

MS Project Pg. 15

4. Objetivos 4.1 Objetivo General Conocer los diferentes tipos de herramientas utilizados para programar los proyectos.

4.2 Objetivo Especfico Investigar sobre los diferentes mecanismos para la programacin de proyectos. Revisar y analizar cada mecanismo con el fin de comprender su funcionalidad.

5.

Mecanismos para Programacin de proyectos

Planificar un proyecto consiste en definir los objetivos, el trabajo a realizar, los recursos disponibles, el plazo y el presupuesto. Ms concretamente, en la fase de planificacin debemos: 1. Definir el proyecto, especificando los objetivos, recursos disponibles, tiempo necesario y presupuesto general. 2. Dividir el trabajo (fases, departamentos, servicios). 3. Dividir el trabajo en actividades o tareas. 4. Representar el diagrama de descomposicin del trabajo adecuado. 5. Establecer las relaciones de precedencia entre actividades. 6. Estimar la duracin de las actividades determinando los recursos implicados y estimando las necesidades de stos por parte de las actividades. Programar es establecer un calendario de ejecucin del proyecto. Por tanto, una buena programacin debe tener en cuenta tiempos, recursos y costes.

Un programa es un cronograma del plan y, por consiguiente no se puede establecer sino hasta que se ha elaborado el plan basado en el diagrama de red. Dada la evolucin tecnolgica los seres humanos cada vez abordamos proyectos ms complejos, pero por otra parte creamos tcnicas ms evolucionadas, completas y automticas para gestionar estos proyectos. La construccin del misil Polaris, as como la solucin de los problemas en la gestin de la produccin de Dunlop llevaron al desarrollo de las tcnicas conocidas como PERT (Tcnica para la Evaluacin y Revisin de Programas) y CPM (Mtodo del Camino Crtico) que aportan a la programacin de proyectos tcnicas matemticas.

5.1 Diagrama de Gantt Es una herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado6. Permite al usuario modelar la planificacin de las tareas necesarias para la realizacin de un proyecto. Esta herramienta fue inventada por Henry L. Gantt en 1917. Debido a la relativa facilidad de lectura de los diagramas de GANTT, esta herramienta es utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos los sectores. El diagrama de GANTT es una herramienta para el director del proyecto que le permite realizar una representacin grfica del progreso del proyecto, pero tambin es un buen medio de comunicacin entre las diversas personas involucradas en el proyecto. Este tipo de modelo es particularmente fcil de implementar con una simple hoja de clculo, pero tambin existen herramientas especializadas, la ms conocida es Microsoft Project. En un diagrama de Gantt, cada tarea es representada por una lnea, mientras que las columnas representan los das, semanas, o meses del programa, dependiendo de la duracin del proyecto. El tiempo estimado para cada tarea se muestra a travs de una barra horizontal cuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho determina la fecha de finalizacin estimada. Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar simultneamente. 5

A medida que progresa una tarea, se completa proporcionalmente la barra que la representa hasta llegar al grado de finalizacin. As, es posible obtener una visin general del progreso del proyecto rastreando una lnea vertical a travs de las tareas en el nivel de la fecha actual. Las tareas ya finalizadas se colocan a la izquierda de esta lnea; las tareas que an no se han iniciado se colocan a la derecha, mientras que las tareas que se estn llevando a cabo atraviesan la lnea. Si la lnea est cubierta en la parte izquierda, significa que la tarea est demorada respecto de la planificacin del proyecto. Adicionalmente, es posible que los eventos ms importantes, que no sean las tareas mismas, se muestren en la planificacin como puntos de conexin del proyecto: estos se denominan acontecimientos. Los acontecimientos permiten que el proyecto se realice en fases claramente inidentificables, evitando que se prolongue la finalizacin del mismo. Un acontecimiento podra ser la produccin de un documento, la realizacin de una reunin o el producto final de un proyecto. Los acontecimientos son tareas de duracin cero, representadas en el diagrama por un smbolo especfico, frecuentemente un tringulo invertido o un diamante7. Como-crear-un-Diagrama-de-Gantt En un diagrama de GANTT, cada tarea es representada por una lnea, mientras que las columnas representan los das, semanas, o meses del programa, dependiendo de la duracin del proyecto. El tiempo estimado para cada tarea se muestra a travs de una barra horizontal cuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho determina la fecha de finalizacin estimada. Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar simultneamente. Si las tareas son secuenciales, las prioridades se pueden confeccionar utilizando una flecha qu desciende de las tareas ms importantes hacia las tareas menos importantes. La tarea menos importante no puede llevarse a cabo hasta que no se haya completado la ms importante.

A medida que progresa una tarea, se completa proporcionalmente la barra que la representa hasta llegar al grado de finalizacin. As, es posible obtener una visin general del progreso del proyecto rastreando una lnea vertical a travs de las tareas en el nivel de la fecha actual. Las tareas ya finalizadas se colocan a la izquierda de esta lnea; las tareas que an no se han iniciado se colocan a la derecha, mientras que las tareas que se estn llevando a cabo atraviesan la lnea. Si la lnea est cubierta en la parte izquierda, la tarea est demorada respecto de la planificacin del proyecto. Idealmente, un diagrama como este no debe incluir ms de 15 20 tareas para que pueda caber en una sola hoja con formato A4. Si el nmero de tareas es mayor, es posible crear diagramas adicionales en los que se detallan las planificaciones de las tareas principales. Ventajas-y-Desventajas-de-los-Diagramas-de-Gantt.

La ventaja principal del grfico de Gantt radica en que su trazado requiere un nivel mnimo de planificacin, es decir, es necesario que haya un plan que ha de representarse en forma de grfico. Los grficos de Gantt se revelan muy eficaces en las etapas iniciales de la planificacin. Sin embargo, despus de iniciada la ejecucin de la actividad y cuando comienza a efectuarse modificaciones, el grfico tiende a volverse confuso. Por eso se utiliza mucho la representacin grfica del plan, en tanto que los ajustes (re planificacin) requieren por lo general de la formulacin de un nuevo grfico. Para superar esa deficiencia se crearon dispositivos mecnicos, tales como cuadros magnticos, fichas, cuerdas, etc., que permite una mayor flexibilidad en las actualizaciones. An en trminos de planificacin, existe todava una limitacin bastante grande en lo que se refiere a la representacin de planes de cierta complejidad. El Grfico de Gantt no ofrece condiciones para el anlisis de opciones, ni toma en cuenta factores como el costo. Es fundamentalmente una tcnica de pruebas y errores. No permite, tampoco, la visualizacin de la relacin entre las actividades cuando el nmero de stas es grande. En resumen, para la planificacin de actividades relativamente simples, el grfico de Gantt representa un instrumento de bajo costo y extrema simplicidad en su utilizacin 8. 7

5.2 Ruta Crtica (Critical Path Method CPM) Los mtodos de programacin por camino crtico (CPM: critical path methode) nacen en la dcada del '50. El proyecto "Polaris" origina en el ao 1958 el desarrollo del conocido como PERT (program evaluation and review technique) que adquiere relevante importancia. Conceptualmente no hay una diferencia apreciable entre ellos y el procedimiento para utilizarlos es el mismo y la diferencia estriba en los datos y en el resultado final. El CPM tiene como objetivo construir una curva de costos para el proyecto que suministre el costo mnimo. Emplea tiempos estimados y se aplica, en general, para tareas conocidas. Por ejemplo construccin de casas, donde las tareas bsicas son las mismas cambiando la magnitud y/o las formas.

El PERT tiene como objetivo determinar la duracin del proyecto y su probabilidad de realizacin en ese tiempo. Emplea tiempos probabilsticos y es til para tareas nuevas o aleatorias. Por ejemplo las tareas de mantenimiento donde se conoce realmente la magnitud y tipo de tareas a realizar cuando se abren e inspeccionan los equipos. Teniendo como finalidad planificar, programar y controlar, efectivamente la marcha de un proyecto, su fundamentacin se basa en la teora de redes. Un programa del proyecto proporciona un cronograma para cada actividad y muestra las primeras fechas de inicio (PI) y de terminacin (PT), y las ltimas fechas de inicio (UI) y de terminacin (UT) para cada actividad. Se calculan retrospectivamente a partir del diagrama de red. La holgura es comn y comparte entre todas las actividades de dicha ruta, si es positiva representa la cantidad mxima de tiempo que las actividades pueden retrasarse sin poner en peligro la terminacin del proyecto9. En el CPM se determina la duracin de un proyecto, entendiendo ste como una secuencia de actividades relacionadas entre s, donde cada una de las actividades tiene una duracin estimada. Las actividades y sus tiempos de duracin son conocidos.

Una ruta es una trayectoria desde el inicio hasta el final de un proyecto. En este sentido, la longitud de la ruta crtica es igual a la trayectoria ms grande del proyecto. Cabe destacar que la duracin de un proyecto es igual a la ruta crtica. Para poder hacer uso de la Ruta Crtica se necesita seguir los siguientes pasos: 1. Definir el proyecto con todas sus actividades o partes principales. 2. Establecer relaciones entre las actividades 3. Decidir cul debe comenzar antes y cul debe seguir despus. 4. Dibujar un diagrama conectando las diferentes actividades en base a sus relaciones de precedencia. 5. Definir costos y tiempos estimados para cada actividad. 6. Identificar la trayectoria ms larga del proyecto, siendo esta la que determinara la duracin del proyecto (Ruta Critica) 7. Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el proyecto. Adicionalmente se define el trmino la holgura para cada actividad que consiste en el tiempo mximo que se puede retrasar el comienzo de una actividad sin que esto retrase la finalizacin del proyecto. La holgura de una actividad se puede obtener con la siguiente frmula: Holgura = IL IC = TL TC Dnde: IL: Inicio ms lejano, IC: Inicio ms cercano, TL: Termino ms lejano, TC: termino ms cercano. Con la diagramacin se pretende representar grficamente la relacin entre las diferentes actividades de un proyecto. En este sentido, la diagramacin no es un fin, sino que slo un instrumento que facilitar la comprensin integral del proyecto y la asignacin de recursos a cada una de sus actividades.

Diagrama de flechas El diagrama de flechas representa grficamente las relaciones de dependencia que existen entre las actividades de un proyecto. En el diagrama, la actividad se representar por una flecha, no importando su forma, orientacin ni longitud. Sobre ella se describe la actividad mediante la anotacin de su nombre, cdigo o ambos. El inicio y trmino de una actividad se realizan a travs de un suceso. Se denomina suceso al momento de empezar o finalizar una actividad y se representar grficamente por medio de un crculo llamado nodo, en el que pueden iniciarse o terminar una o ms actividades. Un nodo se grafica como se ilustra a continuacin, incluyendo en cada uno de sus casilleros la siguiente informacin: Identificacin del nodo, mediante la asignacin de un cdigo. Momento ms tardo del inicio de las actividades ms crticas de las que comienzan

en este nodo, sin que se atrase el plazo disponible para su realizacin. Momento ms temprano posible de inicio de las actividades que comienzan en este

nodo. La diagramacin de la secuencia de actividades se denomina red y representa grficamente el plan de ejecucin de un proyecto, mostrando la interrelacin de las diversas actividades del mismo. Siguiendo de esta forma la interdependencia marcada para cada actividad en la tabla de secuencias, se llega a dibujar la red. Es necesario tener presente, al diagramar la secuencia de actividades, que ningn suceso puede ser origen de una actividad que conduzca al mismo suceso de partida. Tampoco pueden existir actividades cuya conclusin no d lugar al inicio de otra o al trmino del proyecto. Para iniciar la diagramacin, es necesario ver en la tabla de secuencias qu actividades no tienen precedencia. Estas deben diagramarse primero. Luego se 10

dibujarn las actividades siguientes, mediante el anlisis de qu actividades siguen a cada una de las expresadas en la tabla de secuencias. La numeracin de los nodos es importante, aunque puede hacerse arbitrariamente, asignando a cada suceso un nmero cualquiera y diferente. Es conveniente, sin embargo, numerarlos en forma ordenada, de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, cuando haya dos nodos paralelos, de manera tal que ninguna flecha se dirija de un nmero ms alto a uno ms bajo. Para posibilitar la intercalacin de nuevas actividades en futuras revisiones, se numeran usualmente de diez en diez10. La razn de numerar los sucesos reside en que as se puede identificar a las actividades mediante una combinacin de nmeros.

5.3 PERT Una malla PERT permite planificar y controlar el desarrollo de un proyecto. Trabajan con tiempos probabilsticos. Normalmente para desarrollar un proyecto especfico lo primero que se hace es determinar, en una reunin multidisciplinaria, cules son las actividades que se deber ejecutar para llevar a feliz trmino el proyecto, cul es la precedencia entre ellas y cul ser la duracin esperada de cada una. Principios Estos tres principios deben respetarse siempre a la hora de dibujar una malla PERT: Principio de designacin sucesiva: se

nombra a los vrtices segn los nmeros naturales, de manera que no se les asigna nmero hasta que han sido nombrados todos aquellos de los que parten aristas que van a parar a ellos. Principio de unicidad del estado inicial y el final: se prohbe la existencia de

ms de un vrtice inicial o final. Slo existe una situacin de inicio y otra de terminacin del proyecto.

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Principio de designacin unvoca: no pueden existir dos aristas que tengan

los mismos nodos de origen y de destino. Normalmente, se nombran las actividades mediante el par de vrtices que unen. Si no se respetara este principio, puede que dos aristas recibieran la misma denominacin. Duracin de una Actividad Para estimar la duracin esperada de cada actividad es tambin deseable tener experiencia previa en la realizacin de tareas similares. En planificacin y programacin de proyectos se estima que la duracin esperada de una actividad es una variable aleatoria de distribucin de probabilidad Beta Unimodal de parmetros (a, m, b) donde: = Se define como el tiempo optimista al menor tiempo que puede durar una actividad. = Es el tiempo ms probable que podra durar una actividad. = ste es el tiempo pesimista, o el mayor tiempo que puede durar una actividad. = Corresponde al tiempo esperado para una actividad (Este corresponde al tiempo CPM, asumiendo que los clculos son exactos). NOTA: Se supone que cada Tarea, sigue una ley de distribucin de de Euler

El valor (o tiempo) esperado en esta distribucin. Esta se expresa en la siguiente frmula: Cuya varianza est dada por: Y una desviacin estndar: Clculo de los tiempos de inicio y trmino ms tempranos El tiempo de inicio ms temprano ES (Early Start) y de trmino ms temprano EF (Early finish) para cada actividad del proyecto, se calculan desde el nodo de inicio hacia el nodo de trmino del proyecto segn la siguiente relacin:

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La duracin esperada del proyecto (T) es igual al mayor de los tiempos EF de todas las actividades que desembocan en el nodo de trmino del proyecto. Clculo de los tiempos de inicio y trmino ms tardos El tiempo de inicio ms tardo LS (Latest Start) y de trmino ms tardo LF (Latest finish) para cada actividad del proyecto, se calculan desde el nodo de trmino retrocediendo hacia el nodo de inicio del proyecto segn la siguiente relacin: Donde (t) es el tiempo esperado de duracin de la actividad y

donde LF queda definida segn la siguiente regla: Regla del tiempo de trmino ms tardo: El tiempo de trmino ms tardo, LF, de una actividad especfica, es igual al menor de los tiempos LS de todas las actividades que comienzan exactamente despus de ella. El tiempo de trmino ms tardo de las actividades que terminan en el nodo de trmino del proyecto es igual a la duracin esperada del proyecto (T).

5.4 MS Project Es un software de administracin de proyectos diseado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. La aplicacin crea calendarizacin de rutas crticas, adems de cadenas crticas y metodologa de eventos en cadena disponibles11.

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6.

Conclusiones Las mecanismos de planificacin PERT, Diagrama de Gantt, Ruta Crtica, etc son herramientas tiles para para la programacin del proyecto, ya que estas muestran a detalle todas las actividades, recursos, tiempos requeridos en el proyecto; lo que genera una fcil comprensin del objetivo del proyecto.

Es necesario el conocer los mecanismos de programacin de proyectos, ya que muchos proyectos tienden a fracasar por el desconocimiento o mala aplicacin de estos mecanismos. Conociendo dichos mecanismo facilitara el xito de los proyectos, ya que estas herramientas nos da un panorama de todo el proyecto.

7. Recomendaciones Se recomienda el uso de programas para proyectos, ya que estas dan una clara imagen del proyecto que se desea hacer; ya que detallan los recursos, tiempos, actividades a requeridos en el proyecto.

8. Bibliografa

Diagrama de Gantt. (2013, 10 de febrero). Wikipedia, La enciclopedia libre. Fecha de consulta: 05:40, marzo 4, 2013 desde http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Diagrama_de_Gantt&oldid=63704139.
2

Mtodo de la ruta crtica. (2013, 10 de febrero). Wikipedia, La enciclopedia libre. Fecha de consulta: 17:37, marzo 3, 2013 desde http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=M%C3%A9todo_de_la_ruta_cr%C3%ADtica&o ldid=63685387.

Tcnica de revisin y evaluacin de programas. (2012, 14 de octubre). Wikipedia, La enciclopedia libre. Fecha de consulta: 17:39, marzo 5, 2013 desde 14

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=T%C3%A9cnica_de_revisi%C3%B3n_y_evalu aci%C3%B3n_de_programas&oldid=60512444.
4

Microsoft Project. (2013, 1 de marzo). Wikipedia, La enciclopedia libre. Fecha de consulta: 15:25, marzo 5, 2013 desde http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Microsoft_Project&oldid=64246477.
5

https://sites.google.com/site/gdpumh/programacion-de-proyectos

Diagrama de Gantt. (2013, 10 de febrero). Wikipedia, La enciclopedia libre. Fecha de consulta: 05:40, marzo 4, 2013 desde http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Diagrama_de_Gantt&oldid=63704139.
7

Diagrama de Gant, (Diciembre 2012). Kioskea.net. Consultado el 03 de Marzo del 2013 desde http://es.kioskea.net/contents/projet/gantt.php3
8

Herramientas Para La Programacin De Un Proyecto. BuenasTareas.com.

Recuperado 02, 2013, de http://www.buenastareas.com/ensayos/Herramients-Para-LaProgramacion-De-Un/4309694.html

Herramientas Para La Programacin De Un Proyecto. BuenasTareas.com.

Recuperado 02, 2013, de http://www.buenastareas.com/ensayos/Herramients-Para-LaProgramacion-De-Un/4309694.html

10

Programacin de Proyectos (2010, 16 de Octubre), Rincn del Vago. Fecha de (03 de Marzo del 2013), desde la World Wide Web:

Consulta

http://download.rincondelvago.com/programacion-de-proyectos

11

Microsoft Project. (2013, 21 de febrero). Wikipedia, La enciclopedia libre. Fecha de 15:38, marzo 5, 2013

consulta:

desde http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Microsoft_Project&oldid=64005505.

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