Gestin y Operadores Logsticos

Unidad 5 : Tecnificacin del Almacn

Agenda : Sesin 16
Catalogacin y codificacin de materiales

 Qu es Catalogar ? Apuntar, registrar ordenadamente libros, manuscritos, etc. formando catlogos de ellos
Enciclopedia Salvat, vol 4. p 2827

Incluir en un catlogo y clasificar, encasillar dentro de una clase o grupo, respectivamente

Diccionario de la Real Academia Espaola de la Lengua

El Catalogo
Es la relacin ordenada de los diferentes materiales que existen en la empresa.
Unidad de Medida

Cdigo

Descripcin

Ubicacin

Base del sistema de Control.

Catalogacin y codificacin de materiales

TIPOS DE EMPRESAS

PRODUCCION

COMERCIAL

SERVICIOS

Ventajas de Catalogacin de Materiales

Simplifica Inventarios Disminuye imprevisiones y errores Emplea mejor el espacio disponible Mejora el clculo de necesidades Concentra la atencin del personal en menor variedad de artculos Elimina los obsoletos o huesos, mejora ndice de rotacin

Ventajas de Catalogacin de Materiales

Simplifica la Contabilidad Mejora el Control de las Operaciones o actividades logsticas Disminuye el tiempo de permanencia de los artculos en recepcin Reduce la posibilidad de Mezclar materiales Productividad en Administracin de Inventarios, Gestin y Almacenes Aumenta la funcionalidad de la empresa y rendimiento Deja libre el capital usado para otros menesteres.

Arbitrarios Definidos Smbolos Alfabticos

Smbolos Numricos

Smbolos Mnemnicos

SIMBOLOS (Cdigos)

Smbolos en Signos o Seales

Smbolos Mixtos

Catalogacin y codificacin de materiales

INICIO

Emisin del Catlogo de Materiales

Determinacin de Normas (Comit)

1

Identificacin de material existente

2

Procesamiento de materiales
7

PROCEDIMIENTO PARA CATAGOLAR MATERIALES

Preparacin de la clasificacin
(Clases, Subclases, secciones)

Ordenamiento de Materiales

Asignacin de cada artculo<

Eleccin del Sistema de Smbolos

Distribucin de Materiales

Etapas del Proceso de Catalogacin de Materiales

1
NORMALIZACION

4
CODIFICACION

2
IDENTIFICACION

3
CLASIFICACION

Etapas
Etapa 1: Normalizacin
Finalidad: Disminuir las variedades existentes mediante Normas Objetivo de una Norma: Facilita criterios para juzgar, comparando y seleccionando materiales, evitando variedades innecesarias

Criterios referidos a:
Marca Denominaciones Caractersticas Propiedades fsicas o qumicas Usos Acabado Embalaje Inspeccin o Control Dimensiones

Razones para intervenir en la Normalizacin:

Por necesidad de informacin Resolucin de problemas con proveedores y control de stocks. Tienen conocimiento adecuado sobre fuentes de abastecimiento de confianza

Etapa 1: Normalizacin

Materiales para la Produccin

a. Materiales de Metal

b. Alambres y Cables b. Repuestos

Materiales para Construccin

Materiales para Embalaje y para Manipulacin Equipos de Manipulacin y Repuestos

Materiales y Equipos para Mantenimiento y sus Repuestos Equipos de Oficina y Utiles de Escritorio

Elementos de Fijacin

Maderas

Etapa 2: Identificacin
Se precisan caractersticas particulares de c/artculo en relacin. Con las generales para asegurar diferenciarlas con otros materiales del mismo grupo
Existe una frecuencia de errores al describir errneamente la denominacin del material

La identificacin separa en Grupos similares, llamados Clases, luego en subclases, finalmente en secciones.
Es muy importante la Participacin de los Especialistas de c/rea para la labor de identificacin

Etapa 2: Identificacin

Cuestionario para identificar los Materiales

Cul es la naturaleza especfica de ste material? Qu diferencias existen entre este y otros materiales similares del grupo? Cmo descubrir correctamente este artculo en relacin con los otros de la misma familia? Cuntos materiales estn identificados? Cules son los materiales de ms fcil identificacin? Cuntas repeticiones se han encontrado en artculos conocidos por diferentes nombres, pero cuyas caractersticas son idnticas? Cules son las Caractersticas principales de este material? Se puede eliminar este artculo, de acuerdo con las normas establecidas? Se ajusta a las normas? Es un similar? En que otra forma puede encontrarse este artculo? Con que descripcin?

Etapa 3: Clasificacin
Sistemtico Ordenamiento de todas las existencias similares identificadas, de acuerdo a sus caractersticas comunes, su uso y su naturaleza y su separacin por clases segn sus diferencias fundamentales. La clasificacin se hace sobre unas tarjetas o listados de Descripcin tomadas del proceso anterior, las que se agrupan en razn a su naturaleza en Clases, Sub clases, secciones, grupos, etc. Esta labor se orienta a la Simplificacin de Existencias y eliminacin de Variedades innecesarias, lo que facilita la reduccin de Costos de Procesamiento.

Etapa 3: Clasificacin
EJEMPLO
Clasificacin de materiales que una empresa puede realizar. Por clase y sub clase.
CLASE: Material de Ferretera en General Subclases o secciones:

Aseguradores: Clavos, tachuelas, pernos, prisioneros, tornillos, etc. Cerrajera: Cerrojos, picaportes, chapas, aldabas, bisagras, etc. Arandelas, Anillos, huachas y artculos similares Poleas, soportes tecles y artculos similares.

Etapa 4: Codificacin
Asignar Nmeros, letras u otros smbolos para distinguir cada artculo por sus caractersticas. Evitamos con ello la duplicidad o aumento de variedades y lo diferenciamos de los dems.

Es una actividad muy ardua para lo cual la empresa se prepara, para ello tiene que ya tener definido el nmero de elementos que tendr el Cdigo y como se representaran en las Clases, Subclases, ordenamientos e items.
Esta es la ltima etapa del Proceso de Catalogacin y tambin presenta algunos problemas en la seleccin y disposicin de los smbolos. Es lo primero que hay que prever y resolver.

Etapa 4: Codificacin
Organizacin para iniciar la Codificacin Pensar en que smbolos emplear, pero para ello es necesario contestar unas preguntas previas: Que informacin se requiere para evaluar los resultados y tomar decisiones inteligentes? Qu informacin debe ser proporcionada en lo relacionado con materiales? Cuantos detalles es necesario considerar? En que forma se puede presentar dicha informacin?

Etapa 4: Codificacin
Organizacin para iniciar la Codificacin
Cul es la utilidad de los datos a proporcionar? Con que frecuencia se requiere la informacin? Es la informacin adecuada para futuros requerimientos, teniendo en cuenta otros materiales que pueden ser incorporados y la mejora o cambios en el equipo de procesamiento?

Tipos de Cdigos a Emplear

a. Smbolos Numricos y Alfabticos Smbolos Alfabticos: Abarca + clasificaciones Existen 26 smbolos alfabticos En Cdigos largos se complica

Smbolos Numricos

Existen 10 smbolos, Es ms limitado pero menos engorroso

b. Smbolos Nemnicos

Son significativos, desarrollan la memoria visual y la ayudan a recordar caractersticas propias.

Ejemplo Es la identificacin de cada material, producto, activo, mercadera de la empresa. El cdigo puede ser: Alfabtico (a z) Numrico (0 9) Alfanumrico (a . z,0 . 9)

Primero,

realizamos

un

levantamiento de informacin de almacenes, para saber los materiales que tenemos.

Segundo, establecemos el PATRON de codificacin.

Sabiendo la cantidad y variedad de materiales o items existentes, se establece el nmero de dgitos que debe tener nuestro catlogo y su composicin. Ejemplo: Familias

Ejemplo
CDIGO 18 1806 18060020 18060025 18060040 18060100 18060250 DESCRIPCIN Materiales Elctricos Lmparas incandescentes Lmparas incandescentes de 20 watts Lmparas incandescentes de 25 watts Lmparas incandescentes de 40 watts Lmparas incandescentes de 100 watts Lmparas incandescentes de 20 watts

Ejemplo Catlogo

Colocacin u Orden de los Smbolos en el Cdigo

Cdigos de Secuencia: Presenta Numeracin correlativa Aplicados a numeracin de Formularios o documentos como Ordenes de Compra, facturas, Guas de Remisin, etc. Pueden surgir confusiones al usar los cdigos inactivos Se usan para reservar una cantidad determinada de smbolos en la secuencia, para cada clasificacin de artculos. Se crean reservas. Usando con frecuencia en Cdigos Contables Ordenamiento en Grupos o Campos para designar clasificaciones efectuadas La posicin de los dgitos empleados es significativa, indica de izquierda a derecha las significaciones mayores.

Cdigo de Block

Cdigo de Grupo

Ejemplos
Cdigo de Block Cdigos 01 49 50 79 80 99 Cdigo de Grupo Descripcin Activo Pasivo Capital 31 08 2467 31 - Clase 08 - Sub-clase o seccin 2467 - Item

EJERCICIO
Con la siguiente lista de artculos de una Minimercado, elaborar un Catlogo.

Manzana Delicia 1 kg. Mango Tommy 1 Kg Galletas RITZ Six Pack Arroz Superior Sipan - 1 Kg Azcar Tumn 1 Kg. Jaboncillo Rexona 125 gr. Jamonada de Ternera Otto Kunz Dentfrico Kolynos 90 gr. Champan Premier 650 ml Mortadela Razzetto Gaseosa Coca Cola 2 lit Queso Mantecoso El Andino 200 gr Leche Ideal Six Pack Detergente Ariel 250 gr Vino Borgoa La Mancha 750 ml Gaseosa Cassinelli 650 ml Frejol Castilla - 250 gr. Hot Dog Rojo La Segoviana 100 gr Galletas Rellenitas Six Pack Aceite de Cocina Peruanita 500 ml. Detergente Ariel 500 gr. Naranja Huando 1 Kg Aceite de Cocina Crisol 1 lit.