Fernando Alzate Alcal

Admnistracin Estratgica

Horario: 17:00-18:00

SHAFT NURSERY AND LANDSCAPE

Giro: Servicios de diseo en jardines ornamentales y paisajes de exteriores. Servicios: Diseo en jardines ornamentales y paisajes de exteriores, Mantenimiento de jardines y cspedes, Viveros y venta al menudeo.

HECHOS RELEVANTES
La empresa ha determinado la creacin y diseo de jardines y paisajes como actividad principal; sin embargo, la demanda de este servicio no es suficiente para cumplir con las expectativas de ganancia esperadas. La forma de operar es inadecuada. Se realizan trabajos de diseo sin anticipos y slo se cobran si son del agrado del cliente. Existe una ausencia de procesos de control interno para tareas administrativas (administracin del personal, compensaciones, etc.), de almacn (control de inventarios, kardex, etc.), de ventas (registros de mercancas vendidas), de compras, crdito y cobranza. Operar bajo este sistema nicamente provoca mayores prdidas por los materiales utilizados, clientes no atendidos e inconformes y posteriormente serios problemas financieros. Respecto a su distribucin de la planta, el primer escenario con el que se encuentran los clientes son oficinas, herramientas, bodegas y reas con rboles cubiertos. Si la empresa dedicada a diseos, no presenta una distribucin atractiva a sus clientes con plantas grandes (listas para venta) y algunos arbustos diseados, como parte de un muestrario, su probabilidad de ventas disminuir. Por otra parte, el camino tiene un diseo irregular, lo que podra provocar retrasos de tiempo en la operacin diaria. Finalmente, en cuanto a la situacin financiera son claros los problemas que presenta: Maneja altos niveles de inventario con una rotacin lenta, su ltimo flujo de efectivo disminuy en un 21% respecto a su periodo anterior. Su margen de utilidad ha disminuido ms de 2% en un periodo de dos aos (cabe resaltar que el MU en 1977 era 7.58%, es muy bajo respecto al potencial y giro del mercado). Finalmente casi la mitad de los ingresos (45.62%) se destinan a sueldos y salarios, es necesaria una reestructura en ese punto.

13-2-2014

Fernando Alzate Alcal

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PROPUESTAS
Control en operaciones con flujo de efectivo y gestin de recursos Operar bajo un sistema informtico administrativo (como el SAE) que permita controlar todas las operaciones de compra-venta de la empresa como: inventarios, clientes (CRM), facturacin, cuentas por cobrar, vendedores, compras, proveedores y cuentas por pagar. Contar con un sistema de estas caractersticas permite generar reportes, estadsticas, grficas y consultas en tiempo real que colaboran para la toma de decisiones y desarrollo de estrategias comerciales. Implantacin de un sistema POS (Point Of Sale/Punto de Venta) para registrar las transacciones que se realicen da a da. Ya que el sistema registra montos, usuarios y salidas del inventario, los problemas como desvos de efectivo, evasin de responsabilidades y salidas no registradas del inventario disminuiran significativamente. Crear polticas de efectivo y manejo de mercancas, estableciendo un ptimo proceso de operacin y estipulando medidas de seguridad y sanciones por no cumplirlas.

Rediseo en la distribucin de la planta Desde el punto de vista logstico y mercadolgico la actual distribucin de la planta no es la ptima. Bajo la primera perspectiva, se puede apreciar que para que un cliente logre ver la variedad de plantas con las que se cuenta, debe de atravesar los almacenes de herramientas, oficinas y el rea de plantas y rboles cubiertos, esto adems de disminuir la esttica del lugar retrasa los procesos de venta. Por otro lado el diseo de los caminos debe cambiarse de tal forma que faciliten el acceso a cada una de las reas al mismo tiempo que se reducen los tiempos por desplazamiento. Finalmente se podran fusionar los dos estacionamientos y rea de mantenimiento de vehculos (que actualmente se encuentran en zonas diferentes), esto evitara duplicidad de actividades y un uso eficiente del espacio disponible. En cuanto al enfoque mercadolgico, se puede aprovechar la nueva distribucin de la planta para una mayor captacin de clientes. Colocar las plantas listas para venta y algunas muestras de diseo a la vista del cliente generar un efecto de atencin y curiosidad en l, esto significa que el inters en el negocio incrementara y las oportunidades de venta creceran tambin.

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Propuesta de la redistribucin de la planta

Estrategias para mejorar situacin financiera Actualmente se manejan altos niveles de inventario con muy baja rotacin, lo que hace que su mantenimiento sea muy costoso. La recomendacin es que se maneje un inventario acorde a la demanda y temporada de productos; adems, el inventario deber operar mediante un sistema de control (kardex/SAE) y un mtodo de anlisis para su clasificacin (ABC, por ejemplo). Respecto al flujo de efectivo actual, ste disminuy considerablemente respecto al periodo pasado (-21%) esto por un incremento de casi el doble de ventas a crdito. Se sugiere mejorar los procesos de operacin en ventas de mercanca. En primer lugar solicitar anticipos y pagos provisionales a plazos determinados en ventas a crdito, esto ayudar a incrementar el capital de trabajo disponible y evitar la falta de dinero para hacer frente a las obligaciones contradas. Como una medida adicional se podra utilizar un arrendamiento financiero para vehculos y equipo; reduciendo gastos por estos conceptos y obteniendo un beneficio fiscal. Debido a que prcticamente la mitad de los ingresos se destinan a sueldos y salarios, y stos (desde el punto de vista del mercado laboral) no son bien pagados, se recomienda una reestructura de personal. Dicha reestructura buscar seleccionar a los mejores elementos para permanecer en la compaa, por otro lado eliminar duplicidad de funciones o puestos innecesarios, as como un nuevo esquema de sueldos y compensaciones que sea ms competitivo en el mercado, reduciendo altos ndices de rotacin de personal (actual 5.7).

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Acciones mercadolgicas Distribucin y presentacin de mercanca y servicios atractiva

Se ha comprobado que los negocios cuyas actividades estn relacionadas con un servicio de diseo tienen una ventaja competitiva al presentar de forma dinmica, esttica e impactante sus productos o muestras de los servicios. La imagen que se transmite como empresa es de profesionalismo, confianza, vanguardismo y distincin.

Fernando Alzate Alcal Propaganda y Publicidad

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Se requiere proporcionar, folletos, tarjetas o volantes sobre el negocio, aun cuando sea sencilla. Colocar el nombre y logo de la empresa, los servicios que ofrece (resaltados con fotografas) y la direccin y telfonos en dnde se encuentran son suficientes para empezar a captar la atencin de clientes potenciales.

Costumer Relationship Managament

Adems de los productos o servicios prestados, su presentacin y publicidad, es importante procurar un alto estndar en atencin y servicio. Desde el primer contacto con el cliente hasta el seguimiento post-venta debern cuidarse estos aspectos, contar con un catlogo o base de datos de los clientes para informarle de promociones o nuevos productos/servicios puede ser una herramienta muy til en la bsqueda de incremento en ventas y desarrollo de mercado. S la empresa logra una correcta administracin respecto a su relacin con el consumidor, contar con una nueva ventaja diferencial que difcilmente perdera por un tercero.

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CONCLUSIONES
La empresa Shaft Nursery and Landscape requiere tomar medidas de cambio urgentes principalmente en las reas de administracin, mercadotecnia, contabilidad y finanzas para poder mejorar su situacin actual. Actualmente, la empresa presenta un margen de utilidad de menos del 6% anual dejndola en un escenario critico; sin embargo, emplear las estrategias ya mencionadas y dar seguimiento a cada una de ellas permitirn revestir la situacin financiera en muy poco tiempo, e incluso recuperar mucho del mercado perdido.