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LiderDeProyecto.com / Manejo Financiero, una factor de xito en la ejecucin de un proyecto

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Soy Nov ato Soy Gerente de Proyectos Quiero ganar ms Quiero mej orar a mi empresa y sus proyectos Tengo experiencia, pero no soy experto Soy experto (o eso creo)

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Manejo Financiero, un factor de xito en la ejecucin de un proyecto 1
Por Juan Jos Miranda Miranda [ Acerca del autor ] La gestin financiera es una funcin que permite unificar la planificacin, presupuestacin, contabilidad, pagos, informes financieros, controles internos, auditora, adquisiciones y desembolsos para respaldar la ejecucin. Es un elemento crtico en el xito de un proyecto. Contar con informacin financiera oportuna y relevante permite construir una base firme para tomar mejores decisiones, lo que a su vez facilita el avance fsico del proyecto al contar con la necesaria disponibilidad de fondos, reduciendo el riesgo de demoras o cuellos de botella. En un proyecto, una buena gestin financiera proporciona la informacin esencial para los que realizan las tareas de ejecucin y supervisin, lo que facilita la deteccin de errores accidentales o deliberados, facilitando la prevencin de fraude y corrupcin, ya que posibilita los controles internos y la capacidad de identificar con rapidez los sucesos inusuales y los desvos que comprometen el presupuesto asignado al proyecto. Es pues la funcin financiera una de las ms idneas herramientas con que cuenta un lder de proyecto para apuntalar su xito. Etapas en la administracin financiera de la ejecucin El desarrollo de todo tipo de proyectos y en especial aquellos de alguna magnitud, que son los que concentran nuestro mayor inters, precisan apelar a diferentes fuentes internas y externas (nacionales e internacionales) para su cabal financiamiento. En efecto, son muchas y muy variadas las modalidades utilizadas en el financiamiento de proyectos de diferente tipo, que determinan pautas o formatos distintos en la programacin y organizacin financiera para la ejecucin de un proyecto. Tres etapas se deslindan o distinguen en la administracin financiera para ste propsito: identificacin de una estrategia de financiacin; la planificacin financiera y el cierre financiero.
La interaccin de los roles del PM y el Business Analyst (Jos Luis Chong)

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En consecuencia el lder del proyecto y los responsables del tema debern abordarlas con suficiente rigor: Identificacin de una estrategia de financiacin: La posibilidad de adelantar una adecuada maniobra de financiamiento se basa principalmente en el conocimiento exhaustivo del proyecto y sus necesidades de recursos, de las fuentes disponibles con sus limitaciones y restricciones, y especialmente de la capacidad de gestin del equipo responsable de la negociacin. Cabe anotar que la mejor fuente de informacin radica en los estudios de preinversin que sirvieron de base para tomar la decisin de ejecutar el proyecto, y facilit la estructuracin del plan de negocios con el fin de adelantar las primeras pesquisa en busca de dinero. La estrategia financiera debe conjugar y hacer valer todas las fortalezas potenciales y mitigar el efecto y la importancia de las debilidades observadas, con el fin de lograr una negociacin equilibrada que favorezca a las partes. Es oportuno anotar que en algunos casos se nombra tempranamente al gerente responsable de la ejecucin del proyecto, con el fin de comprometerlo activamente en la negociacin con los potenciales inversionistas, lo mismo, que en los acuerdos en montos y condiciones de crditos con banqueros y proveedores de equipos, insumos y suministros. Este escenario resulta particularmente interesante, puesto que, en el diseo y elaboracin de contratos y en la exigencia del cumplimiento de los mismos, estar el gerente del proyecto, quien podr coordinar con mayor seguridad las necesidades de recursos financieros demandados por las diferentes actividades y las fuentes comprometidas en valores y fechas. No obstante, la seleccin de la firma o el profesional que asumir la responsabilidad de la gerencia del proyecto, suele hacerse en la mayora de los casos, despus de haber negociado las condiciones de participacin de inversionistas y de proveedores de crdito, ms an, en muchas ocasiones stos tienen activa participacin en la seleccin del gerente del proyecto, suele ser una decisin de consenso entre los involucrados. La razn en muy sencilla, tanto inversionistas como las agencias de crdito son muy suspicaces con el manejo de los recursos que comprometen y exigen garantas de idoneidad en todos los agentes que se vinculen al proyecto, con el fin de mitigar cualquier riesgo que ponga en peligro la ejecucin del proyecto y por ende sus inversiones. En fin, la identificacin de una estrategia financiera es el resultado de un trabajo en equipo, formado por los propietarios del proyecto o sus gestores, los proveedores de recursos financieros interesados y el grupo de gerencia (cuando ste ya se ha nombrado), todos ellos, conciliarn intereses para establecer un plan y un cierre financiero exitosos. Es claro, que la dinmica de la negociacin y la posibilidad de lograr acuerdos depende de la confiabilidad y rigor de los estudios de preinversin, que para proyectos de alguna magnitud deben alcanzar el nivel de factibilidad.

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La planeacin financiera: Desde luego que solamente tiene sentido una planificacin financiera rigurosa cuando el estudio de preinversin se ha desarrollado, a nivel de factibilidad, reiteramos, y se tienen suficientes evidencias para pensar en que el proyecto se ejecutar, por lo tanto los diseos definitivos avanzan hasta el nivel de ingeniera de detalle que permita respuestas adecuadas y suficientes en torno a los siguientes aspectos:
Programacin de actividades y sus necesidades de recursos monetarios. Informacin relativa a los fabricantes de equipos y proveedores y las condiciones de negociacin. Cronologa de las operaciones. Definicin de moneda y condiciones de pago. Requisitos documentarios y garantas exigidas. Fuentes alternativas disponibles y sus respectivos costos, plazos y condiciones. Organizacin y direccionamiento (usos) de los fondos gestionados y comprometidos.

La desagregacin tecnolgica del proyecto (EDP) nos permite identificar plenamente las actividades que se debern realizar (alcance), el momento de su ejecucin y los recursos de todo orden necesarios para terminarlas adecuada y oportunamente. Los recursos financieros debern planearse para procurarlos en el momento adecuado, habida cuenta de los requisitos exigidos por proveedores, banqueros e inversionistas que no entregarn recurso alguno hasta no llenar a plenitud las condiciones y obligaciones establecidas en los contratos. Es claro que el reto de los gestores de proyectos es atender armnicamente los intereses de los diferentes agentes que participan. Los prestamistas reclamarn mayor seguridad, menos riesgo y el pago oportuno de las acreencias y en las mejores condiciones de tasa de inters y de garantas. Los propietarios perseguirn los crditos ms baratos, en condiciones ms flexibles y la asuncin mayor de riesgos por parte de los acreedores. Se trata pues de conciliar en un punto en el cual las partes se manifiesten satisfechas. Dada la magnitud de la mayora de proyectos aqu referenciados, se precisa la concurrencia necesaria de una serie de agentes que aporten dinero, asuman riesgos y se beneficien de los resultados, por lo tanto la estructuracin jurdica y la formulacin financiera del proyecto, deber ser de tal rigor y transparencia que los participantes potenciales puedan ponderar adecuadamente los costos y beneficios que se derivan hacia ellos, y especialmente corroborar la capacidad autnoma del proyecto durante la operacin, para generar los recursos que permitan atender los compromisos tributarios, los del servicio de la deuda y, desde luego, aquellos valores que a manera de utilidades satisfagan las expectativas de los agentes involucrados. El plan financiero debe atender entre otros los siguientes requisitos: Los patrocinadores o gestores del proyecto debern garantizar la consecucin de los recursos suficientes para la instalacin, montaje y puesta en marcha, ya que de no ser as no encontrarn respuestas en ninguno de los eventuales participantes, sean estos compradores o proveedores de insumos, o inversionistas externos que solamente participan siempre y cuando les ofrezcan

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participan siempre y cuando les ofrezcan suficientes y confiables garantas que respalden el pago de las acreencias a travs de la operacin. Los gestores del proyecto debern orientar las pesquisas en los mercados de capitales para buscar financiacin al menor costo posible. Tambin los gestores debern reducir al mnimo la exposicin al riesgo de insolvencia por parte de los patrocinadores o propietarios. Mediante modelos de ingeniera financiera se disearn formas de reparticin de dividendos que optimicen la tasa de rendimiento de las acciones de los patrocinadores, teniendo en cuenta los condicionamientos exigidos por los prestamistas y el flujo de efectivo derivado de la operacin del proyecto. Los responsables de la planeacin financiera debern identificar y exigir por parte de las autoridades el reconocimiento de los beneficios fiscales a que tenga derecho el proyecto.Tambin debern conseguir un tratamiento regulatorio adecuado dentro de las normas vigentes. Adems debern garantizar la mejor sincrona entre el flujo de efectivo generado por el proyecto y la programacin del pago del servicio de la deuda y el reconocimiento de las dems acreencias. Se trata de concertar fuerzas antagnicas mutuamente dependientes que buscan mejorar su posicin. La estrategia del gestor del proyecto es lograr un nivel de equilibrio a travs de frmulas conciliatorias que armonicen los riesgos con los aportes, y que permita sacar adelante el proyecto y por ende beneficiar sustancialmente a cada uno de los participantes. En efecto, el diseo del plan para la financiacin del proyecto incluye la consecucin de recursos tanto para la ejecucin como para garantizar la sostenibilidad; por lo tanto, requiere de la identificacin y anlisis de las fuentes potenciales de fondos y su disponibilidad periodo por periodo y, obviamente, la programacin de la produccin y las ventas para la presupuestacin de los ingresos en cada ao de operacin del proyecto. Cierre financiero: Quiz uno de los retos ms difciles para los propietarios de un proyecto de alguna magnitud es precisamente garantizar la llegada oportuna de los recursos financieros suficientes para la realizacin de todas y cada una de las actividades programadas durante la ejecucin, vale decir, estructurar el cierre financiero. Aqu surgen dos modalidades extremas: por un lado el propietario se encarga de conseguir los recursos y contrata a una firma especializada para la ejecucin del proyecto. Una tendencia ms moderna es que la firma ejecutora sea tambin la responsable de gestionar los recursos y hacerse responsable de su devolucin o pago a travs de los flujos generados durante la operacin. En cualquier circunstancia e independiente de quien asuma la responsabilidad, es preciso protocolizar el cierre financiero, para lo cual es preciso disear y aplicar refinados modelos de ingeniera financiera, puesto que se necesita tomar decisiones en torno a: Monto de endeudamiento requerido: el estudio de factibilidad y los diseos definitivos ofrecen toda la informacin pertinente para dimensionar las necesidades de capital para la financiacin del proyecto tanto en el periodo de ejecucin como durante la operacin. La determinacin del nivel de endeudamiento apropiado se establece a partir de:
Monto de las inversiones fijas y diferidas necesarias para la ejecucin. El monto de las necesidades del capital de trabajo que proscriba cualquier conato de parlisis por falta de recursos. Costos financieros que hay que asumir por la financiacin de la ejecucin y los dems egresos derivados de la administracin del crdito. Un margen de seguridad que permita cubrir eventuales situaciones no previstas.

Si las circunstancias de orden tcnico lo permiten en algunos proyectos se puede programar el inicio de operaciones antes de la terminacin total del proyecto (crecimiento en forma modular), lo que origina la disponibilidad temprana de ciertos ingresos que alivien las cargas derivadas de los crditos. Dado que esto afecta directamente la cronologa y ejecucin presupuestal el gerente del proyecto debe tener especial inters en esta estrategia que debe ser analizada e impulsada si resulta vlida y es concurrente a los propsitos del proyecto. Determinacin del grado mximo de apalancamiento: la razn deuda/capital que determina el nivel mximo de apalancamiento depende de:
La rentabilidad esperada y los riesgos de operacin del proyecto. Capacidad de los patrocinadores de cubrir con capital adicional. Inters que manifiesten los potenciales inversionistas de aportar capital. La participacin como inversionistas de los eventuales compradores del producto o servicio. La intencin de participacin como inversionistas de proveedores de insumos. Nivel de cubrimiento de las garantas. Solvencia de las partes interesadas en la compra del producto o servicio manifiesta en la suscripcin de slidos contratos de compra de mediano y largo plazo.

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suscripcin de slidos contratos de compra de mediano y largo plazo.

El nivel de apalancamiento corresponde a un equilibrio entre la capacidad del proyecto de convocar y emplear recursos ajenos y la posibilidad real de pagarlos con los flujos derivados de la operacin. Un apalancamiento exagerado pone en peligro el proyecto al no producir los flujos suficientes que requiere el servicio de la deuda, pero el no aprovechar adecuadamente la capacidad de endeudamiento puede acarrear, al mismo tiempo, costos de oportunidad. En resumen, la capacidad de endeudamiento corresponde al nivel de deuda que el proyecto es capaz de servir por completo durante el periodo de amortizacin del prstamo. Se suele calcular a partir del flujo de efectivo descontado ao por ao. Se trata pues de establecer la cantidad mxima de apalancamiento a la cual se puede acceder, teniendo en cuenta las caractersticas financieras del proyecto y las condiciones establecidas por los prestamistas. Uno de los trabajos que deben realizar los asesores financieros de los propietarios del proyecto o de los gestores del mismo, es la elaboracin de modelos que garanticen la inclusin de toda clase de variables pertinentes relacionadas con los flujos de caja previstos en diferentes escenarios, que permitan argumentar vlidamente ante los prestamistas las solicitudes de crdito correspondientes, basadas en la capacidad de endeudamiento. La experiencia y el conocimiento de estos expertos permiten valorar diferentes paquetes de financiacin que brinde el costo de capital ms atractivo, asumiendo diferentes niveles de riesgo. Aplicacin de capital propio como garanta de la solvencia del proyecto: el programa de utilizacin de fondos a largo plazo debe concordar con las erogaciones necesarias para la construccin, instalacin y puesta en marcha. Los prestamistas suelen ser un tanto desconfiados y requieren que los patrocinadores o propietarios y los inversionistas de capital apliquen una cantidad significativa de recursos a la inversin inicial (como prueba de confianza en su propio negocio) antes de comenzar a irrigar el proyecto con sus recursos. Este requisito asegura que los prestamistas, propietarios e inversionistas de capital adquieren un compromiso firme desde los primeros momentos. Estimacin del flujo de caja periodo por periodo: desde luego, que un plan financiero tcnicamente concebido debe compaginar armnicamente la necesidad de recursos financieros para realizar las diferentes actividades y los flujos de ingresos derivados de los compromisos acordados con prestamistas e inversionistas, de lo contrario el proyecto tendr que apelar a financiaciones costosas de corto plazo. En principio la informacin financiera derivada de los estudios de factibilidad suele presentarse en perodos anuales, sin embargo, los asesores de las partes tendrn que corroborar en escala mensual o semanal segn el caso, el comportamiento de los flujos de caja. Seleccin de monedas para financiar el proyecto: cuando se acuerda recibir dinero por concepto de aporte o crdito o recursos originados en las ventas, y tambin se acuerda el pago de acreencias en diferentes monedas se puede incurrir en un riesgo de tipo de cambio que es preciso mitigar, por esa razn, los patrocinadores o propietarios negociarn basados en algn modelo multimoneda que mitigue y controle este riesgo. Estimacin del horizonte del proyecto o su vida til: es claro que el vencimiento de la deuda de un proyecto no debe exceder su vida til. Algunos proyectos de extraccin de minerales o petrleo, segn la tasa de produccin pueden determinar con precisin su vida til y ajustar a propsito el esquema de financiacin. Si bien es cierto que el gerente del proyecto solamente tiene que preocuparse por los sucesos de todo orden acaecidos durante la ejecucin, tambin es cierto que adems de la nueva capacidad instalada, el gerente es responsable de entregar al operador unas finanzas sanas, respaldadas por una capacidad de produccin o de prestacin de servicios que genere recursos suficientes para atender las acreencias originadas en las grandes inversiones de la ejecucin. De lo anterior se desprende que el dimensionamiento del monto requerido, la estimacin del grado mximo de apalancamiento soportable, la disponibilidad de recursos propios como garanta de solvencia y seriedad, la estimacin detallada de flujos de caja a escala mensual, la seleccin de monedas fuertes para recibir y entregar recursos, y la estimacin rigurosa del horizonte del proyecto y su vida til son argumentos que es preciso analizar para garantizar un cierre financiero confiable y exitoso. La Funcin Financiera en la Ejecucin del Proyecto Dentro del concepto de proyecto en ejecucin la

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Dentro del concepto de proyecto en ejecucin la funcin financiera ocupa un lugar estratgico, cuyo objetivo principal es utilizar toda su capacidad operativa y analtica para atender eficientemente a sus "clientes internos", vale decir, su respaldo oportuno y eficaz a las reas de produccin, recursos humanos, procedimientos administrativos y adquisiciones.

Las principales tareas encomendadas a la funcin financiera son las siguientes: Elaboracin y proyeccin de presupuestos y flujos de fondos acordes con las diferentes actividades programadas. Fijacin de polticas en torno al comportamiento de los activos: en cuanto a los circulantes, definiendo procedimientos con respecto a caja y bancos y al control de los inventarios. En lo que respecta a los activos fijos, se tendr que definir procedimientos de depreciacin con fines contables y tributarios, y en lo tocante a los activos diferidos, se definirn las normas que rigen los procesos de amortizacin. Definicin y planeacin de la estructura de endeudamiento2 : la funcin financiera debe buscar un permanente equilibrio entre los niveles de endeudamiento y la solidez y autonoma del proyecto; en efecto, la utilizacin intensiva del crdito mejora la rentabilidad, siempre que su costo sea inferior al rendimiento, por eso se suele afirmar que en las circunstancias anotadas "mayor apalancamiento" beneficia a la empresa propietaria del proyecto; sin embargo, se precisa de una actitud ponderada al respecto, ya que un exceso de endeudamiento apareja cuotas mayores para el cubrimiento del servicio de la deuda (capital ms intereses), que debern ser respaldadas desde luego, por mayores niveles de ventas cuya responsabilidad es ajena a la diligencia del gerente del proyecto. Por otro lado, la imagen de solidez corporativa se resentir y la confianza por parte de terceros (bancos y corporaciones) tambin se afectar, pero adems la autonoma de la firma y su operacin podr quedar comprometida. Si bien es cierto que la poltica de financiamiento la define la empresa matriz, los directivos del proyecto decidirn si acuden directamente al mercado de capitales con la emisin de bonos, o si se aproxima al ahorro primario mediante la colocacin de acciones. Debemos insistir en que los recursos propios tienen un "costo de oportunidad" cuya estimacin es una de las tareas primordiales y permanentes de la funcin financiera. La asuncin de compromisos financieros con agencias, bancos, fabricantes y proveedores nacionales e internacionales requiere estudio, organizacin y notable trabajo de detalle para consolidar y apuntalar los contratos correspondientes y el cierre financiero. Cabe anotar que entre las cartas de intencin y los primeros giros pueden transcurrir algunos meses especialmente si se trata de agencias internacionales que exigen autorizaciones y avales de parte de las respectivos gobiernos o entidades nacionales, lo cual supone por parte del proyecto contar con profesionales con conocimiento e iniciativa para garantizar la culminacin exitosa de los diferentes trmites. Esta funcin se encarga tambin de las operaciones financieras de rutina que hacen referencia a un cmulo de actividades cotidianas programadas, y otras imprevistas o accidentales, que desarrolla el equipo de tesorera como: la tarea diaria de revisar las disponibilidades y requerimientos de fondos; ordenar traslados, consignaciones y pagos; la elaboracin de los presupuestos de caja semanales; el manejo de las cuentas corrientes; instrucciones de remesas de fondos, compras de divisas, giros al exterior para cumplir compromisos programados; negociacin y apertura de crditos; documentacin de garantas, colocacin y pago de plizas de seguros, entre otras. Garantizar la elaboracin oportuna y confiable de los estados financieros y sus anlisis correspondientes. Estudio y colocacin de plizas de seguro que garanticen su cabal cubrimiento en todo tipo de riesgos. Elaboracin de listados actualizados de los bienes del proyecto que pueden servir de garanta ante terceros. Es claro que entre ms avance la ejecucin, el patrimonio del proyecto se ir incrementando y por ende su capacidad de respaldar acreencias. Adelantar las estrategias adecuadas de cubrimiento del proyecto en ejecucin en contra de los procesos de devaluacin e inflacin. La poltica financiera est afectada continuamente por situaciones no financieras, como: el comportamiento del mercado tanto de insumos como de productos, los cambios continuos de la legislacin (comercial, laboral, de comercio exterior, de aduanas, etc.), los desarrollos tecnolgicos, los riesgos polticos, etc., que se deben tener en cuenta en el momento de hacer los presupuestos de corto y mediano plazo. Una de las tareas ms importantes de la administracin financiera del proyecto son las tareas de control de las fuentes y usos previstos en el plan, y las exigencias surgidas de la misma dinmica de la ejecucin del proyecto. El control de las fuentes se ocupa de la magnitud de los desembolsos, del clculo de intereses, comisiones, primas de compromiso y de riesgo, saldos por utilizar y todas las relaciones financieras contractuales con los proveedores. El control de usos, corresponde al registro del flujo de caja por rubros diferenciales y en alguna medida a la comprobacin fsica de su aplicacin segn lo convenido en la programacin respectiva. En resumen la funcin financiera incluye todas las acciones encaminadas a determinar el nivel de recursos necesarios, su distribucin entre los distintos usos, y localizacin y

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el nivel de recursos necesarios, su distribucin entre los distintos usos, y localizacin y ponderacin de fuentes para garantizar la ejecucin del proyecto. ____________________ 1 Juan Jos Miranda M. es el autor del libro EL DESAFO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS (Tercera Edicin). 2 Si bien es cierto que la oficina que cumple esta funcin habitualmente la tesorera tiene responsabilidad durante el tiempo de ejecucin, en muchos proyectos las acreencias necesarias para financiar esta fase tendrn que ser atendidas durante la operacin del proyecto y con cargo a las ventas previstas.

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Editor dijo el 26 Julio de 2013: Saludos Edith, Nos alegra que el artculo haya aportado informacin de inters. Gracias.

Edith dijo el 23 Julio de 2013: Muchas Gracias por su aporte. Muy bueno y enriquecdor el articulo Jorge Otero dijo el 14 Julio de 2011: Dentro de las actuales tendencias para la estructuracin de proyectos de inversin, el tema de la aglomeracin de industrias y conformacion de Clsters ha venido cobrando bastante importancia como mecanismo de fomento de la productividad, la innovacin y generacin de conocimiento. Sabe Usted sobre algunas particularidades que deban tenerse en cuenta al momento de planear y evaluar financieramente estas iniciativas? Agradezco cualquier aporte que me pudiera hacer sobre este tema. ismael dijo el 27 Julio de 2010: Gracias por este gran aporte, aprendi muchas cosas que no conocia y aprendi de algunas que hacia pero que no sabia. Nuevamente muchas gracias por su aporte. Ismael de la Cruz JUAN JOSE MIRANDA M dijo el 19 Mayo de 2010: Apreciado Alexander Toto, Usted tiene toda la razn, no obstante le invito a conocer entregas futuras donde seguramente tendr la oportunidad de conocer algunas aplicaciones. cordial saludo, Juan Jos Miranda M ALEXANDER TOTO dijo el 19 Mayo de 2010: EXCELENTE ESTOS ARTICULOS PERO LE FALTA UN POCO DE PEDAGOGIA, SER MAS GRAFICO CON ALGUN EJEMPLO.

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