Informe de Auditora M-00-27 24 de marzo de 2000 MUNICIPIO DE RIO GRANDE (Unidad 4061)

Perodo auditado: 1 de enero de 1996 al 12 de enero de 1997

CONTENIDO

Pgina

Informacin sobre la unidad auditada ........................................................................................... 1 Perodo cubierto y normas aplicables............................................................................................ 2 Opinin......................................................................................................................................... 3 Clasificacin y contenido de los hallazgos.................................................................................... 3 Informes de la auditora anterior ................................................................................................... 5 Otros anejos .................................................................................................................................. 5 Recomendaciones ......................................................................................................................... 5 Cartas a la gerencia ....................................................................................................................... 6 Comentarios de la gerencia ........................................................................................................... 6 Reconocimiento ............................................................................................................................ 7 Anejo 1 - Hallazgos: 1 - Contratacin de un proyecto sin obtener el permiso de construccin................ 8 2 - Acciones disciplinarias excesivas contra empleados municipales....................... 9 3 - Comprobantes de desembolso que no fueron cancelados como constancia de haberse pagado y rdenes de compra sin las certificaciones requeridas ......................................................................... 10 Anejo 2 Anejo 3 - Funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el perodo auditado ................................................................................................. 13 - Funcionarios principales de la Asamblea Municipal que actuaron durante el perodo auditado ..................................................................................... 14

Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico

24 de marzo de 2000

Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cmara de Representantes : Realizamos una auditora de las operaciones fiscales del Municipio de Ro Grande (Municipio) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentacin vigentes. La misma se efectu a base de la facultad que se nos confiere en la Seccin 22 del Artculo III de la Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Nm. 9 del 24 de julio de 1952, segn enmendada. Determinamos emitir varios informes de dicha auditora . Este es el primero y cubre

las operaciones del Municipio correspondientes al perodo del 1 de enero de 1996 al 12 de enero de 1997 . INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico con personalidad jurdica. Sus operaciones se rigen por la Ley Nm . 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios Autnomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991 (Ley Nm. 81), y el Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas para los Municipios de Puerto Rico aprobado por el Comisionado de Asuntos Municipales el 30 de junio de 1995 (Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas). El mismo comenz a regir el 31 de julio de 1995. Las operaciones objeto de

este informe estuvieron cubiertas por la Ley Nm. 81 y por el Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas. El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto a su jurisdiccin . Es una entidad jurdica con carcter permanente . Adems, tiene existencia y personalidad legal independiente a la del Gobierno Estatal. El sistema gubernamental del Municipio est compuesto por dos poderes: el Ejecutivo y el Legislativo. El Alcalde, como funcionario ejecutivo ejerce las funciones administrativas. Es electo cada cuatro aos en las elecciones generales de Puerto Rico. La Asamblea Municipal ejerce las funciones legislativas y est compuesta por 14 miembros, quienes tambin son electos en dichas elecciones. El Municipio provee servicios a sus habitantes tales como : conservacin y ornato,

educacin, desarrollo de obras pblicas y viviendas, control ambiental, programas de recreacin y deportes, seguridad y otros. Para ofrecer dichos servicios el Municipio cuenta con las

dependencias correspondientes, entre otras: Obras Pblicas, Recreacin y Deportes, Defensa Civil, Guardia Municipal y la Oficina de Programas Federales. Los presupuestos del Municipio ascendieron a $8,317,846 en el 1995-96 y $9,175,859 en el 1996-97. El Municipio tena preparados los estados financieros auditados correspondientes a los aos fiscales hasta el 1995-96. PERIODO CUBIERTO Y NORMAS APLICABLES La auditora cubri del 1 de enero de 1996 al 12 de enero de 1997 . En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas anteriores y posteriores. 2

El examen se realiz de acuerdo con las normas de auditora del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeo o ejecucin. pruebas que consideramos necesarias de acuerdo con las circunstancias . OPINION Las pruebas efectuadas demostraron que las operaciones fiscales del Municipio objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentacin, excepto por el siguiente Hallazgo clasificado como principal: En marzo de 1995 el Alcalde, Hon. Wilfredo Mercado Ortiz, contrat la construccin de un sistema de alcantarillado sanitario en las comunidades La Dolores y La Ponderosa por $2,899,000 sin obtener previamente de la Administracin de Reglamentos y Permisos (ARPE) el permiso de construccin correspondiente. Esta situacin no ofreci al Municipio seguridad de que los planos estaban diseados de acuerdo con las leyes y los reglamentos aplicables y evit que ARPE ejerciera su funcin reguladora . El permiso se obtuvo 22 meses luego de que se comenzaron los trabajos . En el Anejo 1 se comenta detalladamente el Hallazgo resumido y los hallazgos 2 y 3 clasificados como secundarios. CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS En nuestros informes de auditora se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas . Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios 3 Efectuamos las

los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves . En la seccin anterior se ofrece informacin sobre la clasificacin de los hallazgos de este informe. Los hallazgos del Anejo 1 de este informe estn presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redaccin de informes de esta Oficina. El propsito es facilitar al lector una mejor comprensin de la informacin ofrecida . Cada uno de ellos consta de las siguientes partes : 1 . Situacin - Los hechos encontrados en la auditora indicativos de que no se cumpli con uno o ms criterios. 2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situacin . Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma sana de administracin, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinin de un experto o juicio del auditor. 3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio . 4. Causa - La razn fundamental por la cual ocurri la situacin . Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales sealados. En la seccin "Comentarios de la Gerencia" se incluye informacin sobre la contestacin de la gerencia con respecto a los asuntos sealados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreci informacin especfica, sta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

INFORMES DE LA AUDITORIA ANTERIOR Situaciones similares a las comentadas en los hallazgos 3-a y c fueron objeto de recomendaciones en los informes de la auditora anterior M-98-8 y M-98-10 del 18 de diciembre de 1997 y 13 de enero de 1998, respectivamente . Estas no fueron atendidas . El no atender las recomendaciones de los informes de auditora de esta Oficina, sin justa causa, puede constituir una violacin al Artculo 3.2-B de la Ley Nm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Etica Gubernamental. A estos efectos, el 30 de enero de 1987 el Director Ejecutivo de la Oficina de Etica Gubernamental emiti la Carta Circular Nm. 86-4, mediante la cual exhort a los alcaldes y funcionarios de la Rama Ejecutiva del Gobierno a cumplir con las mismas. OTROS ANEJOS El Anejo 2 contiene una relacin de los funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el perodo auditado. El Anejo 3 contiene una relacin de los funcionarios principales de la Asamblea Municipal que actuaron durante el perodo auditado. RECOMENDACIONES A la Comisionada de Asuntos Municipales 1 . Ver que el Municipio cumpla con el Plan de Accin Correctiva establecido por esta Oficina y con las disposiciones del Boletn Administrativo 1998-16 aprobado por el Gobernador el 13 de junio de 1998 (hallazgos 1 al 3).

Al Alcalde 2. Ver que se obtengan los permisos de las agencias estatales correspondientes antes de contratar la construccin de obras (Hallazgo 1) . 3. Observar las normas establecidas por ley y por reglamentacin para las cesantas, los descensos, los traslados e imposicin de medidas disciplinarias al personal (Hallazgo 2). 4. Ejercer una supervisin eficaz sobre las funciones de la Directora de Finanzas para asegurarse de que: a. Marque como pagados los comprobantes de desembolso y sus justificantes al momento de efectuar los pagos (Hallazgo 3-a) . b. Obligue los crditos presupuestarios necesarios para el pago de las obras al momento de formalizar los contratos (Hallazgo 3-c). 5. Ver que se emitan las rdenes de compra firmadas por los funcionarios

correspondientes antes de que se ordenen las compras y los servicios (Hallazgo 3-b). CARTAS A LA GERENCIA Los hallazgos de este informe fueron sometidos al ex Alcalde, Sr. Wilfredo Mercado Ortiz, para comentarios . COMENTARIOS DE LA GERENCIA El ex Alcalde someti sus comentarios sobre nuestros hallazgos por carta del 27 de febrero de 1999 (carta del Alcalde Mercado Ortiz) . hallazgos del Anejo 1 . Sus observaciones se incluyen en los

RECONOCIMIENTO
Expresamos nuestro agradecimiento a los funcionarios y empleados del Municipio por la cooperacion que nos prestaron durante nuestra auditoria.

Por:
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MUNICIPIO DE RO GRANDE Anejo Hallazgos Hallazgo 1 - Contratacin de un proyecto sin obtener el permiso de construccin

En marzo de 1995 el Alcalde Mercado Ortiz contrat por $2,899,000 la construccin de un sistema de alcantarillado sanitario en las comunidades La Dolores y La Ponderosa sin obtener previamente de la Administracin de Reglamentos y Permisos (ARPE) el permiso de construccin correspondiente. En noviembre de 1996 ARPE emiti una orden de paralizacin de la construccin de dicha obra hasta que el Municipio obtuviera dicho permiso. El mismo se obtuvo en febrero de 1997, luego de 22 meses de que se comenzaron los trabajos en el proyecto. En la Ley Nm. 76 del 24 de junio de 1975, Ley Orgnica de la Administracin de Reglamentos y Permisos, se dispone que para realizar trabajos de construccin y de reconstruccin se obtendr de dicha agencia un permiso de construccin . En el Captulo VIII, Parte III, Seccin 3(8) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece que no se anunciar subasta alguna hasta que los planos y especificaciones de lugar estn preparados y aprobados por las agencias estatales pertinentes. El no obtener el permiso de ARPE previo al inicio de la construccin del proyecto no ofreci al Municipio seguridad de que los planos estaban diseados de acuerdo con las leyes y los reglamentos aplicables . Tampoco permiti a ARPE ejercer su funcin reguladora.

(Cont . Anejo 1) El Alcalde Mercado Ortiz no cumpli con la disposicin citada ni protegi los intereses del Municipio en este caso . En la carta del Alcalde Mercado Ortiz ste indic lo siguiente : Al momento de subastar e iniciar el Proyecto Alcantarillado Sanitario La Dolores La Ponderosa, Fase 1, exista la posibilidad de perder los fondos asignados mediante donativo por la "Rural Development Administration" . Esta decisin se tom basndose en la proteccin de los mejores intereses de los ciudadanos a los cuales beneficiara la construccin del proyecto de referencia y contando con la aprobacin de la Agencia Federal que otorgaba el donativo. Vanse las recomendaciones 1 y 2. Hallazgo 2- Acciones disciplinarias excesivas contra empleados municipales En septiembre de 1995 el Alcalde Mercado Ortiz despidi de sus puestos a dos empleados por alegada apropiacin de propiedad municipal. Los empleados apelaron la decisin del Alcalde ante la Junta de Apelaciones del Sistema de Administracin de Personal (JASAP). En diciembre de 1996 JASAP orden que se modificara la medida disciplinaria de destitucin por una de suspensin de empleo y sueldo por 1 y 3 meses a cada empleado, respectivamente, y la reinstalacin en sus puestos, as como el pago de los sueldos y beneficios dejados de percibir. Esto, porque la sancin del Municipio no fue proporcional con la falta cometida . En febrero de 1997 el Municipio solicit una revisin del caso en un Tribunal. En junio de 1997 dicho Tribunal declar sin lugar la revisin y ratific la decisin de JASAP. El Municipio apel dicha decisin, lo cual fue denegado en noviembre de 1997.

(Cont. Anejo 1) En enero de 1998 el Municipio pag $44,538 a los empleados por los sueldos dejados de percibir mientras estuvieron fuera de sus puestos. Adems, por acuerdo entre las partes, les

reinstalaron los balances de los beneficios marginales relacionados con las licencias por enfermedad y por vacaciones, los cuales equivalan a $7,947. En los artculos 11 .012 y 11 .013 de la Ley Nm. 81 se establecen los procedimientos para la suspensin o destitucin de los empleados. El Municipio desembols $44,538 y acumul beneficios marginales por $7,947 sin recibir servicio alguno a cambio, privndose de dichos recursos para su funcionamiento . El Alcalde Mercado Ortiz no cumpli con las disposiciones citadas ni protegi los intereses del Municipio respecto a la situacin comentada . En la carta del Alcalde Mercado Ortiz ste indic lo siguiente : Nos reafirmamos que las destituciones en contra de los dos (2) empleados municipales fueron tomadas al amparo de la Ley Nm. 81 (artculos 11 .012 y 11 .013), a las disposiciones del Reglamento de Personal vigente en el Municipio de Ro Grande (Seccin 8.3) y a las disposiciones de la Ley de Etica Gubernamental (Artculo 3 .2) . Entendemos que JASAP err en su decisin de cuestionar las medidas disciplinarias aplicables y que el Municipio de Ro Grande debi acudir a un foro jurdico de mayor jerarqua en vas de proteger el inters pblico. Vanse las recomendaciones 1 y 3 . Hallazgo 3 - Comprobantes de desembolso que no fueron cancelados como constancia de haberse pagado y rdenes de compra sin las certificaciones requeridas a. De octubre de 1995 a enero de 1997 el Director de Finanzas no marc como pagados 23 comprobantes de desembolso y sus justificantes emitidos por $245,285 . Una situacin similar se coment en el informe de la auditora anterior M-98-8 .
10

(Cont. Anejo 1) Es norma de control interno y de sana administracin requerir que los comprobantes de desembolso y dems justificantes se marquen como pagados una vez se efecten los pagos correspondientes . Esta situacin puede propiciar que se utilicen indebidamente los documentos de desembolso y sus justificantes. El Director de Finanzas no cumpli con su deber al respecto . b. De octubre de 1995 a diciembre de 1996 se tramitaron 9 rdenes de compra por $115,557 sin la firma de los siguientes funcionarios : Funcionario Director de Finanzas Jefes de dependencias Nmero de rdenes 1 8 9 Importe $18,450 97,107 115 557

En el Captulo IV, Seccin 1 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se dispone que los documentos que dan base a un pago deben originarse en las distintas unidades administrativas del municipio y debern ser aprobadas por los jefes de dichas unidades . Debern ser aprobados, adems, por el Alcalde o su representante autorizado, antes de referirse para pago a la Oficina de Finanzas . Esta situacin no permite mantener un control efectivo de las compras y los servicios y del presupuesto . El Alcalde Mercado Ortiz, el Director de Finanzas y los jefes de dependencias en funciones no cumplieron con la disposicin citada .

(Cont. Anejo 1) c. El Director de Finanzas no oblig los crditos necesarios para el pago de un contrato de construccin por $13,904 formalizado en enero de 1996, al momento de otorgarse . Dicho funcionario registr las obligaciones al momento de efectuarse los desembolsos . Una situacin similar se coment en el informe de la auditora anterior M-98-10. En el Captulo VIII, Parte IV, Seccin 2(2) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se dispone que los municipios debern obligar las asignaciones antes de efectuar las compras, con el propsito de que haya balance disponible para cubrir los desembolsos cuando los materiales o equipo comprados se reciban o los servicios se rindan. Esta situacin impide mantener un control efectivo de las partidas destinadas al pago de obras y propicia los sobregiros de stas. El Director de Finanzas no cumpli con la disposicin citada y se apart de normas de sana administracin en este caso. En la carta del Alcalde Mercado Ortiz ste indic lo siguiente : Aceptamos sin comentarios adicionales los hallazgos sealados. Vanse las recomendaciones 1, 4 y 5 .

MUNICIPIO DE RIO GRANDE Anejo Funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el perodo auditado Perodo

o2

Nombre Hon. Wilfredo Mercado Ortiz Sra. Minerva Mrquez Correa Sr. Carlos Caraballo Marn Sr . Gabriel Daz Rivera Sra. Elis A. Morales Quintero Sr. Isaas Rivera Estrella Sra. Genoveva Cepeda de Ceballo Sr. Marcelo Canales Velzquez Sra. Carmen S. Santiago Rodrguez Sr. Jos R. Figueroa Bez Sr. Hctor Rosa Cirilo Alcalde

Cargo

Desde

Hasta

1 ene 96 13 may 96 1 ene 96 1 ene 96 18 mar 96 1 ene 96 1 ene 96 1 ene 96 1 oct 96 1 ene 96 1 ene 96

12 ene 97 12 ene 97 3 may 96 12 ene 97 26 abr 96 12 ene 97 12 ene 97 12 ene 97 12 ene 97 17 sep 96 1 ene 97

Directora de Finanzas Director de Finanzas Secretario Municipal Secretaria Municipal Interina Auditor Interno Directora de Recursos Humanos Director de Obras Pblicas Municipal Directora de la Oficina de Programas Federales Director de la Oficina de Programas Federales Director de la Defensa Civil

No se incluyen interinatos menores de 30 das.

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MUNICIPIO DE RIO GRANDE Anejo Funcionarios principales de la Asamblea Municipal que actuaron durante el perodo auditado Perodo

o3

Nombre Hon. Juan L. Mndez Reyes Sra. Vivian Julin Camacho

Cargo Presidente de la Asamblea Municipal Secretaria de la Asamblea Municipal

Desde 1 ene 96 1 ene 96

Hasta

12 ene 97 12 ene 97

z No se incluyen interinato menores de 30 das .

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